close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Внутренний документ

код для вставкиСкачать
Содержание и значение
делопроизводства
Базарова Е.Г., к.п.н., ст.преподаватель кафедры ЭиУО
РИКУиО
Делопроизводство определяется как «отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с документами», т.е. весь процесс
с момента создания документа и до его уничтожения
или передачи на хранение в архив.
Документоведение – научная дисциплина, которая
изучает в историческом развитии:
закономерности образования документов;
способы их создания;
становление и развитие систем документации,
складывающиеся в различных отраслях человеческой
деятельности.
Сама же организация документных работ: создание,
изготовление, прием, регистрация документов, их
распределение и контроль исполнения, справочная
работа, вопросы классификации документов, порядок
проведения экспертизы ценности, хранения и
использования документов – предмет
делопроизводства.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного
создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение,
передача, обработка, учет, регистрация, контроль,
хранение, систематизация, подготовка документов для
сдачи в архив, уничтожение).
В последние десятилетия используется термин
документационное обеспечение управления (ДОУ). Его
появление связано с внедрением в управление
компьютерных систем и их организационным,
программным и информационным обеспечением для
приближения к терминологии, употребляемой в
компьютерных программах и литературе.
Документирование — это процесс создания и
оформления документа. Государственный стандарт
определяет документирование как «запись
информации на различных носителях по
установленным правилам».
В управленческой практике используют главным
образом документы, созданные каким-либо способом
письма - рукописным, машинописным, типографским,
компьютерным, а также с использованием графики,
рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на
специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке,
магнитной ленте, диске и др.).
Изучением развития способов документирования и
носителей информации занимается научная
дисциплина — документоведение.
Организация работы с документами — это обеспечение
движения документов в аппарате управления, их
использования в справочных целях и хранения. Термин
определяется государственным стандартом как
«организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности
учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение
документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправления.
В технологию работы с документами входит:
• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и
текущее хранение документов.
Регистрация - т запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения, контроль
исполнения документов — совокупность действий,
обеспечивающих их своевременное исполнение,
формирование дела - группирование исполненных
документов в дело в соответствии с номенклатурой дел
(систематизированным перечнем наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленным в установленном порядке) и
систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на
информации по рассматриваемому вопросу или
управляемому объекту. Информация тождественна
понятиям: «данные», «сведения», «показатели».
«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах,
событиях, явлениях и процессах независимо от формы
их представления».
К управленческой информации предъявляется ряд
требований: полнота, оперативность, достоверность,
точность, адресность, доступность для восприятия
человеком.
Документ - это зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать. Это же определение дано и в
государственном стандарте на термины и определения
«Делопроизводство и архивное дело». Для более полной
характеристики понятия «документ» следует раскрыть и
понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его
элементов, которые называются реквизитами
(наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.)
Реквизит документа — обязательный элемент
оформления официального документа.
Различные документы состоят из разного набора
реквизитов. Число реквизитов определяется целями
создания документа, его назначением, требованиями к
содержанию и форме данного документа.
Информация, зафиксированная на материальном
носителе, должна быть обязательно оформлена путем
проставления необходимых реквизитов. Только тогда
она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как
результат закрепления (отображения) фактов, событий,
явлений объективной действительности и
мыслительной деятельности человека любым удобным
способом на специальном материале.
Официальные документы — это документы, созданные
юридическими или физическими лицами,
оформленные и удостоверенные в установленном
порядке. Среди них особую категорию составляют
служебные (управленческие) документы, которые
определяются государственным стандартом как
официальные документы, используемые в текущей
деятельности организации.
Документы - носители информации - непременный
элемент внутренней организации любого учреждения,
предприятия, любой фирмы обеспечивает
взаимодействие их структурных частей и отдельных
сотрудников.
Документы - основание для принятия управленческих
решений; служат доказательством их исполнения и
источником для обобщений и анализа, а также
материалом для справочно-поисковой работы. В
управленческой деятельности документ выступает и
как предмет труда, и как результат труда.
формы управленческой деятельности выражаются
посредством соответствующих документов:
распорядительная деятельность — изданием
различных распорядительных документов;
планирование — посредством подготовки различных
планов; учет — в виде составления и обработки
статистической, бухгалтерской, оперативнотехнической документации; контроль — путем сбора
сведений в письменном виде и т.д.
Классификация документов по их назначению
1. регламентация деятельности (уставы, положения,
регламенты, правила, инструкции и др.);
2. распорядительная деятельность (приказы, указания,
постановления, решения, распоряжения и др.);
3. накопление и обобщение информации (отчеты,
акты, доклады и др.);
4. передача информации (письма, телеграммы,
телефонограммы и др.).
Важную роль в сфере управления играют документы,
отражающие деятельность различных коллегиальных
органов (протоколы), которые могут выступать и
средством осуществления распорядительной
деятельности, и средством накопления и обобщения
информации.
Значение латинского слова «документ» (documentum) доказательство, свидетельство. В настоящее время
бесспорность документа также определяется понятием
«юридическая сила документа».
Юридическая сила документа — это свойство
официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком
оформления.
Орган управления или должностные лица,
выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке действующие нормы
законодательства;
• издавать документы только в пределах своей
компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время
общегосударственные правила составления и
оформления документов.
Юридически значимые реквизиты: наименование
организации, дата и регистрационным номер
документа, подпись, печать, грифы согласования и
утверждения.
В управленческой практике принято различать
документы по степени их подлинности на черновые,
беловые, подлинники, копии.
Документированная информация - основа управления,
его эффективность в значительной степени базируются
на производстве и потреблении информации.
В современном обществе информация стала
полноценным ресурсом производства, важным
элементом социальной и политической жизни общества.
Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения
эффективности управления необходимо уделять
достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение
всегда базируется на информации, на служебном
документе.
Управление документами -один из главных факторов
конкурентоспособности любого предприятия, означает
особую организации работы с документами и
данными, координацию процессов создания,
изменения распространения.
Правильно организованное управление делами
снижает время, необходимое для поиска, повышает
точность и своевременность информации, устраняет ее
избыточность.
Правильное составление и оформление документов в
соответствии с новыми нормативами – важнейшая
обязанность работников делопроизводственных служб.
Формы организации делопроизводства: централизованная -все
операции по обработке документов сосредоточиваются
(централизуются) в едином для всего учреждения центре канцелярии, общем отделе или у секретаря
децентрализованная - рассредоточение делопроизводственных
операций между структурными подразделениями учреждения;
при этом в каждом из них выполняется относительно
однородный набор делопроизводственных операций
смешанная-операции выполняют централизованно (прием,
регистрация, контроль, размножение документов) и
децентрализованно (справочно-информационное обслуживание,
хранение документов, формирование дел).
В небольших учреждениях, не имеющих общих
отделов, отделов делопроизводства,
делопроизводственное обслуживание осуществляет
секретарь-референт руководителя.
Его важнейшая задача, которая реализуется при
выполнении многих функций, - оказание
максимальной помощи руководителю и экономия его
времени.
Состояние делопроизводства и общая культура
обслуживания руководителей, специалистов в
значительной мере определяется качеством труда
секретаря-референта, которое, в свою очередь,
зависит от уровня его организации.
Организация работы с документами – организация
документооборота, хранения и использования
документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот является важным звеном в
организации делопроизводства в организации
(учреждении), так как он определяет не только
инстанции движения документов, но и скорость
движения документов.
В делопроизводстве документооборот рассматривается
как информационное обеспечение деятельности
аппарата управления, его документирования, хранения
и использования ранее созданных документов.
Организация документооборота – это правила, в
соответствии с которыми должно происходить
движение документов.
Организация документооборота объединяет всю
последовательность перемещений документов в
аппарате управления организации (учреждения), все
операции по приему, передаче, составлению и
оформлению, отправке (и подшивке) документов в
дело.
Основными правилами организации документооборота
оперативное прохождение документа, с наименьшими
затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения
документа (каждое перемещение документа должно
быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов);
порядок прохождения и процесс обработки основных
видов документов должны быть единообразными.
Разделяют централизованный документооборот и
документооборот уровня структурного
подразделения
Централизованный документооборот представлен
организационно-распорядительной документацией, а
документооборот уровня структурного подразделения
– специализированной документацией,
обеспечивающей основные направления деятельности
организации (в него могут входить и организационнораспорядительные документы).
Выделяют три основных типа документов, составляющих
централизованный документооборот.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Большинство входящих документов должны порождать
соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут
быть установлены нормативными актами, предписывающими то
или иное время ответа на соответствующий входящий документ,
или могут быть указанны непосредственно во входящем
документе.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый
из учреждения. Большинство исходящих документов являются
ответом организации на входящие документы. Некоторая часть
исходящих документов готовится на основе внутренних документов
организации. Небольшое число исходящих документов может
требовать поступления входящих документов (например, запросы в
другие организации).
Внутренний документ – официальный документ, не
выходящий за пределы подготовившей его
организации. Данные документы используются для
организации работы учреждения (организации), так как
они обеспечивают целенаправленное решение
управленческих задач в пределах одной организации.
К внутренним документам относятся организационноправовые, организационно-распорядительные
документы.
Контрольные вопросы к теме
1. Какие документы называют исходящими?
2. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и
рассмотрение входящих документов?
3.Какие документы называют внутренними?
4.В чем заключается особенность работы с
внутренними документами?
5. Для чего и как производится учет объема
документооборота?
6. Какие документы подлежат обязательному
контролю?
Документ
Категория
Презентации
Просмотров
377
Размер файла
167 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа