close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Бизнес умения - Aep

код для вставкиСкачать
ОРГАНИЗАЦИОННИ УМЕНИЯ
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна
програма “Административен капацитет”, съфинансирана от
Европейския съюз чрез Европейския социален фонд
Организационни умения
Модули:
1.
2.
3.
4.
Комуникации
Ефективно събрание
Управление на времето
Управление на стреса
Модул първи:
Комуникации
Устни комуникации
Комуникации по телефона
Писмени комуникации
Модул първи:
Комуникации
Устни комуникации
Комуникации по телефона
Писмени комуникации
Устни комуникации
Разговорите в офиса – добри теми и
забранени теми
Как да разговаряме интелигентно на бизнес
теми
Спасителни фрази за печелене на доверие
и създаване на добра атмосфера
Тон и темпо
Три правила за избор
на теми за разговор в офиса
Неутрални и не-нападателни
Релевантни за ситуацията или събитието
Вие не сте центърът на света
Правила при представяне
Представете:
По-младия на по-стария
Колегата на клиента
Не-официално на официално лице
Служителя в компанията на почетния гост
Как да отговорим интелигентно,
когато не знаем отговора
Веднага поставете във фокус партньора
Питайте
Върнете въпроса
Как да печелим доверие
по време на разговор
Клишета
Факти
Емоционални изказвания
НИЕ – форма
Езикът на тялото
Разстояние
Оживление
Наклон
Усмивка
Кимане
Стойка
Визуален
контакт
Модул първи:
Комуникации
Устни комуникации
Комуникации по телефона
Писмени комуникации
Комуникации по телефона
Гласова поща
Вдигане на телефона
Правила за клетъчните телефони
Получаване на съобщение
Гласова поща
Съобщението на вашия телефон
Какво съобщение да оставите
Вдигане на телефона
Какво казваме, когато вдигаме телефона
Моля изчакайте...
Това не е моят телефон...
Правила за клетъчните телефони
Използвайте на обществено място само при
крайна необходимост
Ако наоколо има други хора, говорете тихо и
кратко
Изключете телефона, преди да влезете в среща
Не искайте назаем телефона на друг, ако
наблизо има обществен телефон
Не говорете, докато шофирате
Получаване на съобщение
Запишете правилно номера и името
Попитайте от къде се обаждат
Запишете датата и часа
Добавете инициалите си
Модул първи:
Комуникации
Устни комуникации
Комуникации по телефона
Писмени комуникации
Писмени комуникации
Целта на всяка писмена комуникация
Формула за писане на кратки и ясни писма и
бележки
Етикет на електронната поща
Внимавайте за тона си, когато пишете
Добре написаното писмо е:
Добре форматирано
С ясно съдържание
Ясно посочва какви следващи стъпки се очакват
Най-важното съобщение е ясно подчертано
Всеки параграф е фокусиран на една тема
Параграфите са дълги до 6 реда
Всяко изречение е до 15 думи
Думите са конкретни и познати на читателите
Граматиката, пунктуацията и правописът са верни
Формула за писане на кратки и
ясни писма и бележки
Открийте истинската цел на писмото
Идентифицирайте читателите
Определете извода
Определете стратегията
Кога да НЕ използваме e-mail
За изказване на съболезнования,
благодарности или поздравления
За нищо лично
Не изпращайте шеги
За важна информация
Вместо лична среща
Кога да използваме e-mail
Като допълнение на друга комуникация
След събрания и срещи
При недостатъчно време
При обмен на компютърни файлове и данни
За неформални съобщения
Някои бележки за стила
Внимавайте с правописа и граматиката, все
пак...
Не пишете само с главни или малки букви
Използвайте кратки изречения
Не повтаряйте
Не повече от един екран
Не препращайте без разрешение на
изпращача
Внимавайте за тона си,
когато пишете
Писмените комуникации са
по-формални
от устните.
Модул втори:
Ефективното събрание
Въведение
Планиране
Комуникации
Важни съображения
Голямото събитие
Приключване
Модул втори:
Ефективното събрание
Въведение
Планиране
Комуникации
Важни съображения
Голямото събитие
Приключване
Решение ли е събранието?
Бизнес комуникациите имат много
форми…
–
–
–
–
–
–
–
Бележки
И-мейли
Телефонни разговори
Факсове
Доклади
Неформални разговори
Събрания
Вие решавате ...
Коя е най-добрата комуникация, за да
удовлетворите следните нужди:
Да
предоставите или да получите
информация
Да решите конфликт в офиса или да
изгладите различия в мненията
Да вземете решение с мнозинство по някой
въпрос
Да генерирате колективен дух
....
Да бъдете сигурни, че персоналът разбира
естеството на проекта
Да проведете обучение при използването на
ново оборудване
Да промените мнението на хората по даден
въпрос
Да се справите незабавно с възникнал
проблем
Може ли работата да се свърши
чрез други средства на
комуникация?
Бележки
И-мейли
Телефонни
разговори
Факсове
Доклади
Неформални
разговори
Кога НЕ се прави събрание
Не всяка нужда се решава най-добре на
събрание
Ако…
Трябва да предадете просто съобщение
Нуждаете се от прост отговор на прост въпрос
Трябва да предоставите информация, която не
изисква незабавен отговор
Нямате време да разглеждате всяка страна на
въпроса и да обсъждате всеки елемент
Сте по-убедителни на хартия, вместо пред публика
И накрая…
Направете събрание, ако:
Взаимодействието на мненията е
необходимо, за да се създаде идея, план
или проект
Груповата динамика е важна за постигането
на целта
Въпросът е комплексен и изисква
разисквания и обяснения
Модул втори:
Ефективното събрание
Въведение
Планиране
Комуникации
Важни съображения
Голямото събитие
Приключване
Имате ли достатъчно опит?
Тест за самооценка
Трябва да знаете целта
Това е първата и най-важна стъпка в
планирането на събрание
Какви
са текущите конфликти, проблеми или
съображения, които може да се разгледат на
събранието?
Каква работа трябва да се свърши и какви решения
да се вземат преди събранието?
Каква информация трябва да се разпространи?
Каква работа трябва да се свърши и какви решения
да се вземат по време на събранието?
Кои от следните твърдения са
верни за събрание с цел?
“Днес ви поканих тук, защото от много време не сме
се събирали.”
“Поканих ви тук, защото искам да знам върху какво
работи всеки от вас.”
“Днес сме тук, защото трябва да вземем някои
решения за бъдещата ни дейност.”
“Днес сме тук, защото имам някои идеи за
бъдещата ни дейност и искам вашето мнение по
въпроса.”
Бъдете реалисти
Задайте си въпросите…
Мога ли да постигна целта?
Разполагам ли с информацията, която искам да
предоставя на другите, и разбирам ли я?
Другите разполагат ли с информацията, от която се
нуждая?
Имам ли необходимото време?
Ще присъстват ли на събранието хората, които са
ми необходими за постигането на целта ми?
Имам ли властта да вземете решение, за да
постигнете целта си?
Подготвени ли сте за събранието?
Видове събрания
Дискусия
Участниците споделят идеи и мнения,
предоставят информация и евентуално взимат
решения чрез някакъв вид гласуване.
Брифинг
Един или повече презентатори предоставят
информация на група слушатели.
Комбинация от двете
Участници
Кои хора засяга дневният ред?
Кой ще свърши работата или ще вземе
решенията по дневния ред?
Кой трябва да присъства на събранието?
Оценка на нуждите
Какво трябва да знае аудиторията?
Какво иска да знае аудиторията?
Какви са възможните ползи за аудиторията,
ако събранието е успешно?
Какви въпроси ще има аудиторията?
Определете времето на
събранието
Осигурете достатъчно време за подготовка
Планирайте събранието за ден, когато
всички необходими хора ще могат да
присъстват
Избягвайте да правите събрания на
празници, дълги уикенди, в началото или
края на седмицата
Елементи на събранието
Поздравления
Откриване
Основна част
Закриване
Обратна връзка
Дневен ред
Първо сложете въпросите с най-висок приоритет.
Включете следното:
Кои хора ще присъстват
Час на започване
Час на приключване
Какви въпроси ще се разглеждат
Кой коя презентация ще прави
Време за всяка презентация
Обща цел на събранието
Забележки
Бъдете реалистични
Нито една от сесиите не трябва да бъде подълга от един час, без почивка от 5-10 минути
Как се прави дневен ред
Каква е целта на събранието?
На кои въпроси трябва да се отговори?
Колко време ще отнеме всеки въпрос?
Минути:
Преходно време
Общо ____ въпроса
Общо ____ часа _____ минути
Логистика
Осигурете нужното оборудване преди
началото на събранието
Къде трябва да се проведе събранието?
Мястото трябва да е подходящо
Има ли всичко необходимо (оборудване,
кейтъринг, достатъчно места за сядане и
т.н.)
Планиране на събранието
План на събранието
Модул втори:
Ефективното събрание
Въведение
Планиране
Комуникации
Важни съображения
Голямото събитие
Приключване
Комуникации с участниците
Аудиторията трябва да бъде информирана и
подготвена да участва още преди събранието
Съобщете целта на събранието
Раздайте дневния ред предварително
Кажете им кога и къде ще се състои събранието и
колко ще продължи
Кажете на всеки участник какъв принос очаквате от
него
Раздайте докладите предварително
Покана за събрание
Място, дата и час на събранието
Кой свиква събранието
Кой ще участва в събранието
Главната цел на събранието
Дневен ред с време за всяка точка
Каква подготовка очаквате от участниците
Планиране на комуникациите
График на комуникациите
Модул втори:
Ефективното събрание
Въведение
Планиране
Комуникации
Важни съображения
Голямото събитие
Приключване
Организиране на презентациите
Как да се разработи всяка тема
Кой, Какво, Кога, Къде, Защо
Помислете за включване на
Дефиниции, илюстрации, опит
Материали за участниците
За предварително четене
Имате ли аудио-видео оборудване?
Разпространение на материалите
Дръжте нещата под контрол
Намалете напрежението
Подготовка
Визуални материали
Дискусия
Дишане
Движение
Подреждане на залата
Стил
Размер на залата
Размер на групата
Конференция
Малка
Малка
Подкова
Малка/средна
Малка
Кръгла маса
Малка/средна
Малка/средна
Разпръсната
Средна
Средна+
Класна стая
Средна
Голяма
Театър
Голяма
Голяма
Откриване на събранието
Бъдете ентусиазиран и професионален
Създайте топла атмосфера, в която хората
да могат да работят
Раздайте дневния ред
При нови групи, представете участниците
Поздравете почетните гости
Определете правила (ако е възможно)
Водене на събранието
Придържайте се към дневния ред
Разговорът трябва да бъде релевантен
Обобщете общите решения
Създаване на добра обстановка
Помогнете на другите да се изразят добре
Избягвайте “да редактирате” изказванията
им
Дръжте се с участниците с уважение
Не забравяйте, че хората са различни
Отдайте заслуженото на опита и таланта на
всеки
Благодарете
Откликвайте на сигналите
Как да се справим с
прекъсванията
... от участници, които монополизират
събранието
... от участници, които разсейват
вниманието
... от участници, които подхвърлят
забележки
... от участници, които критикуват всичко
...
Как да се справим с
прекъсванията
...
... от участници, които водят други разговори
... от участници, които се държат зле
... от участници, които ви предизвикват
... от участници, които не се включват
Трудни ситуации
Сценарии – справяне с трудни ситуации
Как да говорим
Вярвайте в това, което казвате. Бъдете логичен
Насърчавайте обратната връзка
Спечелете доверието на публиката
Гледайте публиката и се опитайте да я почувствате
Говорете само за добре познати неща
Организирайте добре презентацията си
Говорете високо, ясно и просто
Започнете с обяснение какво ще говорите и
обобщете накрая
Документация
Преди събранието
Дайте на протоколчика някои или всички от
следните неща:
–Списък на участниците
–Кой къде ще седи
–Дневен ред
–Бележник
–Копие на всички доклади, които ще бъдат
представени
Документация
По време на събранието
–
–
Протоколът трябва да е кратък
Подчертавайте обсъжданите идеи, постигнатите решения,
какви действия трябва да се вземат и кой е отговорен
След събранието
–
–
Напишете протокола, като използвате точките от дневния
ред като заглавия
Преди следващото събрание го изпратете на участниците,
за да го прегледат, включително на онези, които не са били
Модул втори:
Ефективното събрание
Въведение
Планиране
Комуникации
Важни съображения
Голямото събитие
Приключване
Роли по време на събрание
Лидер на дискусията
Който записва
Презентатор
Участник
Авторитетна фигура
Умения на лидера на дискусията
Да започва – да задвижи индивидуалната или
групова дискусия
Да насочва – да поддържа посоката на
започналия диалог
Да приключва – да обобщава, да завършва,
или да прекъсва хората, когато вече са
свършили
Модул втори:
Ефективното събрание
Въведение
Планиране
Комуникации
Важни съображения
Голямото събитие
Приключване
Как да приключим навреме
Ако някой въпрос “затъне”, планирайте го за
следващото събрание
Ако трябва да стигнете до заключение сега,
обявете това предварително
Следете времето
Приключване на събранието
Обобщете главните точки
Повторете задачите, които са възложени на
участниците
Предварително обявете дневния ред за
следващото събрание
Изразете одобрение
Комуникации и последващи
действия
Протокол
–
–
Благодарности
–
–
Разпратете го веднага след приключване на събранието
Включете срокове
На хората, които са помогнали зад кулисите
На основните говорители и на отзивчивите участници
Обратна връзка
–
От участниците
Окончателен доклад
Ползи
–
–
Формат
–
–
–
Улеснява проследяването на изпълнението
Напомня на участниците за съдържанието на събранието
Протокол плюс коментари, наблюдения и поправки
Кратък
Подбирайте внимателно думите си
Разпращане
Оценка на събранието
Винаги оценявайте успеха на събранието и
питайте какво може да се подобри следващия
път
Оценката трябва да включва:
Какво е било постигнато
Какво не е било постигнато
Оценка на събранието
Формуляр за оценка на събранието
Модул трети:
Управление на времето
Въведение
Инструменти за управление на времето
Управление на времето на работното място
Концентрирайте се върху
резултатите,
не върху заетостта си
Смяната на фокуса
е в сърцето
на управлението на
времето.
Модул трети:
Управление на времето
Въведение
Инструменти
на времето
за управление
Управление на времето на работното място
Инструменти
за управление на времето
Открийте колко струва времето ви
Убедете се, че се концентрирате върху
правилните неща
Проверете как наистина прекарвате
времето си
Планирайте как да решите проблема
Първо най-важните неща
Решете какви са личните ви приоритети
Изчислете цената на времето си
Заплата, данъци, наем,
оборудване,
администрация и т.н.
Работите 200 дни в
годината,
по 7 ½ часа на ден
1,500 часа годишно
Изчислете
един час
цената
на
Определете приоритетите си
в работата
• Какво обичате да
правите?
• Концентрирайте се върху
силните си страни
SWOT анализ
• Разберете как може да
свършите работата си
отлично
Дневник на дейностите
Как се води дневникът
Как да се учим от него
План за действие
Какво трябва да направите,
за да постигнете целта си.
Научете се да правите разлика
Поддръжка и развитие
Спешно и важно
Списък на приоритетите
Напишете задачите, които
трябва да свършите
Разбийте по-големите на помалки, докато опишете всичко
Дайте им приоритети от 1
(много важна) до 6 (изобщо
не е важна)
Сортирайте задачите по
приоритети
Определете личните си цели
Първо напишете няколко неща,
които искате да постигнете в
живота си
След това направете план как да
ги постигнете
Накрая опишете дейностите по
плана
Започнете изпълнението и
поддържайте курса
Модул трети:
Управление на времето
Въведение
Инструменти за управление на времето
Управление
на времето на
работното място
Управление на времето
на работното място
Какво ни губи времето
Стратегии за управление на времето
Управление на времето, делегиране и
управление на хора
Управление на времето,
делегиране и управление на хора
Общи съвети и техники
Почистете бюрото си!
Организирайте пространството около вас
Телефонни разговори
Прекъсванията от посетители
Модул четвърти:
Управление на стреса
Да разберем стреса
Дневник на стреса
По-висок стрес, по-висока ефективност
Подгответе се за стреса
Техники за намаляване на лошия стрес
Да разберем стреса
За оцеляване
Вътрешно генериран
От околната среда и работата
От умора и свръхнатоварване
Дневник на стреса
Открийте какво ниво на стрес предпочитате
Разберете колко ефективно работите под
стрес
Идентифицирайте какво ви причинява стрес
Проверете колко ефикасни са антистресовите ви стратегии
По-висок стрес,
по-висока ефективност
Фокусирайте се върху важността и
спешността на задачата
Поставете си предизвикателство
Разделете задачата на малки парчета и се
награждавайте при изпълнението на всяко
от тях
Ядосайте се на нещо!
Подгответе се за стреса
Репетиции
Планиране
Избягване
Подценяване на събитието
Достатъчно информация
Техники
за намаляване на лошия стрес
Визуализиране
Наблюдение,
рационално мислене и
позитивно мислене
Автохипноза и
автосугестия
Медитация
Упражнения
Мускулна релаксация и
дълбоко дишане
Управление на
времето
Промяна на
отношението
Физически упражнения
и хоби
Здраве и хранене
Околна среда
Визуализиране
= душевна
настройка към
нивото на стрес
Наблюдение, рационално
мислене и позитивно мислене
= контрол на
вътрешно
генерирания стрес
Психотренинг
(Автохипноза и автосугестия)
= мощни средства
за релаксация
Медитация
= релаксация чрез
фокусиране на
вниманието
Упражнения
= подобряване на
здравето и
намаляване на
умората
Мускулна релаксация и дълбоко
дишане
= контролиране на
адреналина
Управление на времето
= контролиране на
стреса чрез
повишаване на
ефективността
Промяна на отношението
= намаляване на
социалните
проблеми
Физически упражнения и хоби
= промяна на
конкурентната
среда
Здраве и хранене
= намаляване на
химическия стрес
Околна среда
= по-добро качество на
въздуха, осветеността,
обстановката,
хигиената, шума,
ергономията, личното
пространство
УСПЕХ
с овладяването
на техниките
за облекчаване
на стреса!
Документ
Категория
Презентации по философии
Просмотров
12
Размер файла
654 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа