close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

www.stabus.ru

код для вставкиСкачать

ПРОГРАММА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ПОДДЕРЖКИ И РАЗВИТИЯ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ООО "УЧЕТНЫЕ ЦЕНТРЫ"
Аналитический материал
к семинару на тему:
"КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО"
Москва, 2009
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Система кадровой документации в соответствии с требованиями ТК РФ4
2. Обязательные и рекомендуемые внутренние регламенты5
2.1. Коллективный договор10
2.2. Структура предприятия и штатное расписание11
2.3. Правила внутреннего трудового распорядка13
2.4. Положение о конфиденциальной информации14
(коммерческой тайне)14
2.5. Положение о защите персональных данных16
2.6. График предоставления отпусков18
3. Трудовые договоры и должностные инструкции20
3.1. Виды трудовых договоров20
3.1.1. Содержание трудового договора25
3.2. Должностная инструкция и порядок ее составления27
4. Унифицированные формы и особенности их оформления30
4.1. Штатное расписание31
4.2. График отпусков37
4.3. Личная карточка40
4.3.1. Порядок заполнения личной карточки работника40
5. Особенности оформления испытательного срока, увольнения, наложения дисциплинарного взыскания53
5.1.Оформляем результаты испытания53
5.2. Оформление прекращения трудового договора61
5.2.1. Общий порядок оформления прекращения62
трудового договора62
5.2.2. Расторжение трудового договора63
при реорганизации компании63
5.2.3. Некоторые аспекты увольнения работника65
по собственному желанию65
5.2.4. Основания и порядок увольнения работника, длительное время отсутствующего по неизвестным причинам67
5.2.5. Особенности увольнения работника, работающего67
по срочному трудовому договору67
5.2.6. Увольнение работника за прогул68
5.3. Нарушение трудовой дисциплины69
5.3.1. Виды дисциплинарных проступков69
5.3.2.Прогул: оформление, увольнение, восстановление70
5.3.3. Как отменить дисциплинарное взыскание?79
6. Порядок оформления совмещения и совместительства81
6.1. Совместительство81
6.2. Совмещение профессий (должностей)84
7. Порядок оформления трудовой книжки.85
Ответственность за нарушения ее оформления.85
7.1. Оформление трудовой книжки при принятии86
работника на работу впервые86
7.2. Заполнение сведений о работе88
7.3. Заполнение сведений о совместительстве89
7.4. Исправление ошибок90
7.5. Внесение записей об увольнении (прекращении трудового договора)91
8.1. Проведение и оформление отбора93
документов на хранение и уничтожение93
8.2. Сроки хранения документов95
1. Система кадровой документации в соответствии с требованиями ТК РФ
Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество, и по тому, насколько умело и грамотно они оформляются, можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.
Ни в одном нормативном акте РФ не закреплен обязательный перечень документов по кадровому учету, который должен быть на том или ином предприятии. Однако любой кадровик обычно назовет перечень документов, которые способствуют не только организованному кадровому учету на предприятии, но и будут соответствовать требованиям любого проверяющего в случае проведения контрольных мероприятий органами по труду. Формирование указанного перечня документов обусловлено, прежде всего, практикой организации кадрового учета на предприятии, за время которой выработались те документы, которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто удобны и необходимы в жизни предприятия. Именно поэтому организовывать кадровый учет или его восстанавливать необходимо, прежде всего, с определения перечня документов, которые уже имеются на предприятии и какие документы необходимо создать. А также необходимо определить, есть ли необходимость в создании документов, наличие которых законодатель определяет на усмотрение самой организации.
Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.
Основным законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон "Об информации, информатизации и защите информации", Закон "О персональных данных", Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине. Нормативно-правовая документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права, например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д.
Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).
2. Обязательные и рекомендуемые внутренние регламенты
Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на группы.
Локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее - ТК РФ), например штраф или лишение права на отпуск, то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:
1) документы обязательного характера, т.е. предусмотренные ТК РФ:
- коллективный договор;
- структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);
- положение о защите персональных данных;
- должностные инструкции;
- график предоставления отпусков (форма Т-7);
- положение об оплате труда;
2) документы рекомендательного характера:
- положение о персонале;
- положение об аттестации (оценке) персонала;
- положение о структурном подразделении;
- план работы кадровой службы;
- прогноз потребности в кадрах;
3) документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:
- инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
- табель форм документов по работе с персоналом;
- альбом форм документов по работе с персоналом;
- регистрационные книги.
Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации, например приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в сводной форме:
- книга регистрации трудовых договоров;
- книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
- книга регистрации приказов;
- книга регистрации протоколов;
- книга регистрации актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- книга регистрации личных дел;
- трудовой договор;
- договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
- договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- внутренняя служебная переписка.
Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:
- письмо о переводе;
- заявление;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- протокол;
- представление:
- представление о переводе;
- представление о поощрении;
- представление об увольнении;
- акты;
- распорядительные документы.
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
К первой группе относятся: приказы по основной деятельности предприятия (по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания); инструкции по кадровому делопроизводству, порядку проведения аттестации и т.д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Ко второй - приказы по личному составу, например приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:
1. Приказы по личному составу.
2. Унифицированные формы:
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);
- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);
- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9);
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а);
- командировочное удостоверение работника (форма Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а).
3. Приказы, имеющие произвольную форму:
- о вынесении взысканий;
- об изменении анкетно-биографических данных;
- об установлении профессии;
- о присвоении разряда;
- о совмещении профессий (должностей);
- об установлении надбавки;
- о замещении временно отсутствующего работника;
- о дежурстве;
- о привлечении к сверхурочным работам;
- об изменении режима работы.
4. Первичные учетные документы:
- личная карточка работника (форма Т-2);
- личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС);
- учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);
- табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
- акт о приеме работ (форма Т-73).
5. Личные документы:
- трудовая книжка.
Документы личного дела:
- личный листок по учету кадров;
- анкета поступающего на работу;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- копии документов об образовании;
- автобиография;
- характеристика;
- рекомендательное письмо;
- информационно-справочные документы.
6. Уведомление:
- уведомление о предстоящем увольнении;
- уведомление о сокращении штата;
- уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;
- уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;
- уведомление о получении трудовой книжки;
- справка с места работы.
7. Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:
- анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
- заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);
- заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);
- опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (форма АДВ-6);
- справка о соответствии (форма АДВ-7);
- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (форма СЗВ-1).
8. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:
- заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;
- заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.
На каждом предприятии служба управления персоналом обязана иметь в своем распоряжении определенные нормативные и организационные документы, необходимые для нормального функционирования данной организации - локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция). Давайте подробно рассмотрим, какие документы необходимо иметь и как они оформляются.
Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ:
- коллективный договор;
- структура предприятия и штатное расписание (форма № Т-3);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);
- положение о защите персональных данных;
- график предоставления отпусков (форма № Т-7).
2.1. Коллективный договор
Согласно ст. 40 ТК РФ коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами.
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.
Для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации работодатель наделяет необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения или иное лицо в соответствии с ч. 1 ст. 33 ТК РФ. При этом правом представлять интересы работников наделяется представитель работников этого подразделения, определяемый в соответствии с правилами, предусмотренными для ведения коллективных переговоров в организации в ч. 2 - 5 ст. 37 ТК РФ.
Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет. Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации, индивидуального предпринимателя, а действие коллективного договора, заключенного в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, - на всех работников соответствующего подразделения. Коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации. При смене формы собственности организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение трех месяцев со дня перехода прав собственности. При реорганизации организации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока реорганизации.
При реорганизации или смене формы собственности организации любая из сторон имеет право направить другой стороне предложение о заключении нового коллективного договора или продлении действия прежнего на срок до трех лет. При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока проведения ликвидации.
Уровень прав и гарантий, предусматриваемых коллективным договором, как правило, выше минимальных трудовых стандартов, установленных ТК РФ, иными актами трудового законодательства. Льготы и преимущества, более благоприятные по сравнению с установленными законом условия труда, предусматриваются в коллективных договорах исходя из финансово-экономического положения работодателя.
Важно помнить, что коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, то они не могут применяться.
Нарушение или невыполнение работодателем или лицом, его представляющим, обязательств по коллективному договору, соглашению влечет наложение административного штрафа в размере от тридцати до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда. Рассмотрим примерный вариант коллективного договора.
2.2. Структура предприятия и штатное расписание
Структура предприятия - схематическое отображение структурных подразделений, где отражаются все подразделения организации и схематически показывается порядок их подчиненности, а также вертикальные и горизонтальные связи между подразделениями.
Разрабатывать структуру предприятия и определять численность работников должен руководитель службы управления персоналом, имеющий необходимые знания и опыт, а также обладающий информацией о рынке, финансовом состоянии предприятия и перспективах его развития.
Не рекомендуется документально закреплять структуру предприятия в случаях если:
- предприятие является малым предприятием;
- управление предприятием находится в одних руках;
- предприятие занимается одним видом деятельности, когда нет смысла разбивать сотрудников на рабочие группы.
Определенной унифицированной формы структуры предприятия нет, хотя правила ее оформления подчиняются общим требованиям ГОСТа, поэтому документ может иметь содержательную часть в виде текста, схемы или таблицы.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Комбинат по выпуску детских игрушек"
___________ А.А. Петров
"____" _______ 20__ г.
Организационная структура
ОАО "Комбинат по выпуску детских игрушек"
┌─────────────────────────┐
┌───────────────────────┤ Генеральный директор │
│ └─────────────────────────┘
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
├─────>│ Первый заместитель генерального директора - финансовый директор │
│ └─────────┬──────────────────────┬───────────────────────┬─────────┘
│ \│/ \│/ \│/
│ ┌─────────┴───────────┐ ┌───────────────────┐ ┌────────────────────┐
│ │Планово-экономический│ │ Бухгалтерия │ │Служба экономической│
│ │экономический отдел │ └───────────────────┘ │ безопасности │
│ └─────────────────────┘ └────────────────────┘
│ ┌──────────────────────┬───────────────────────┐
│ │ \│/ \│/
│ ┌─────────┴─────────┐ ┌─────────┴─────────┐ ┌──────────┴─────────┐
│ │ Главный инженер │ │ Основное │ │ Вспомогательные │
│ └───────────────────┘ │ производство │ │ службы │
│ └───────────────────┘ └────────────────────┘
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
├─────>│ Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам │
│ └───────────┬───────────────────────┬────────────────────┬─────────┘
│ \│/ \│/ \│/
│ ┌───────────┴───────────┐ ┌────────┴───────┐ ┌─────────┴─────────┐
│ │Отдел торговых операций│ │ Отдел снабжения│ │ Отдел реализации │
│ └───────────────────────┘ └────────────────┘ └───────────────────┘
└────────────────┬──────────────────────┬────────────────────┐
\│/ \│/ \│/
┌─────────┴─────────┐ ┌─────────┴────────┐ ┌────────┴───────┐
│ Служба управления │ │Юридическая служба│ │ Служба ГО и ЧС │
│ персоналом │ └──────────────────┘ │ │
└───────────────────┘ └────────────────┘
Одним из обязательных локальных нормативных актов является штатное расписание. Оно отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для его оформления применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Ни один законодательный акт не устанавливает обязанности работодателя вести штатное расписание. В Трудовом кодексе оно только упоминается. В ст. ст. 15 и 57 ТК РФ трудовая функция сотрудника определена как работа "по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы...". На практике отсутствие в организации штатного расписания проверяющие органы считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Отказ от составления штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, в случае, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ). В случае рассмотрения спорной ситуации в суде без штатного расписания работодателю будет практически невозможно доказать, что увольнение оправданно.
2.3. Правила внутреннего трудового распорядка
При приеме на работу работодатель обязан под роспись ознакомить работника с Правилами внутреннего трудового распорядка, действующими в организации. Порядок утверждения Правил внутреннего трудового распорядка определен в ст. 190 ТК РФ.
В Правилах внутреннего трудового распорядка организации, как минимум, должны содержаться следующие сведения: - день выплаты заработной платы - ст. 22, 136 ТК РФ;
- рабочее время - ст. 91 ТК РФ;
- режим рабочего времени - ст. 100 ТК РФ;
- перечень должностей с ненормированным рабочим днем, если таковые имеются ст. 101 ТК РФ;
- суммированный учет рабочего времени (порядок ведения), если такой учет предусмотрен в организации - ст. 104 ТК РФ;
- разделение рабочего дня на части, перерывы для отдыха и питания - ст. 105 ТК РФ;
- специальные перерывы для обогревания и отдыха, если таковые предусмотрены в организации - ст. 109 ТК РФ;
- выходные дни работников - ст. 111 ТК РФ;
- дополнительный отпуск работникам с ненормированным рабочим днем, если таковые имеются - ст. 119 ТК РФ;
- трудовой распорядок в организации - ст. 189 ТК РФ;
- поощрения - ст. 191 ТК РФ.
2.4. Положение о конфиденциальной информации
(коммерческой тайне)
При наличии в организации объектов коммерческой тайны некоторым из работников вменяется в обязанности сохранять коммерческую тайну. В случае, если такая обязанность предусмотрена трудовым договором, положение о коммерческой тайне становится обязательным локальным нормативным актом работодателя. Регулируются вопросы охраны коммерческой тайны Федеральным законом от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (в редакции от 18.12.2006 г.).
Согласно ст. 6 данного Закона режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих сведений:
1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.
Охрана конфиденциальности информации осуществляется следующими мерами: - определяется перечень информации, составляющей коммерческую тайну;
- ограничивается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
- ведется учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
- осуществляется регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
- на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, наносится гриф "Коммерческая тайна" с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, перечисленных выше мер. Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя; обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.
В целях охраны конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений работодатель обязан: - ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;
- ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
- создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.
Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями. В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан: - выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;
- не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;
- передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну. Работник имеет право обжаловать в судебном порядке незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении информации, к которой он получил доступ в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
2.5. Положение о защите персональных данных
Согласно ст. 85 ТК РФ персональные данные работника - это информация, касающаяся конкретного работника, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями.
Согласно ст. 87 ТК РФ работодателю необходимо установить порядок получения, обработки, хранения и использования персональных данных работников. Положения, содержащиеся в локальном нормативном акте, должны отвечать требованиям, установленным ТК РФ, Федеральным законом "О персональных данных" от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ и иными федеральными законами.
Основные сведения о персональных данных работника содержатся, как правило, в его личном деле и в трудовом договоре. Порядок формирования, ведения и хранения личного дела устанавливается работодателем. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные работника, определяются на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Решение Федеральной архивной службы от 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003 г.). В соответствии с Перечнем личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно. Личные дела остальных работников хранятся в течение 75 лет.
Поскольку обязанность по защите персональных данных ТК РФ возлагает на работодателя, для осуществления такой защиты необходимо создать соответствующие условия, такие как, особый режим доступа в те помещения, где хранятся персональные данные, оборудование мест для хранения такой информации, меры, направленные на защиту персональных данных от случайного уничтожения, утраты, несанкционированного доступа, изменений или распространения персональных данных.
Порядок обработки персональных данных работников, т.е. порядок получения, хранения, комбинирования, передачи или другого использования персональных данных сотрудника, разрабатывается и утверждается работодателем самостоятельно и оформляется локальным нормативным актом. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в организации, сотрудник имеет право в любой момент получить доступ к своим личным документам, а также копии любой записи, содержащей персональные данные (ст. 89 ТК РФ).
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут как дисциплинарную, материальную, административную, гражданско-правовую, так и уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). Административная ответственность установлена ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 рублей; на должностных лиц - от 500 до 1 000 рублей; на юридических лиц - от 5 000 до 10 000 рублей.
Уголовная ответственность установлена ст. 137 Уголовного кодекса РФ, санкция которой предусматривает наказание штрафом в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев. В случае совершения преступления лицом с использованием своего служебного положения, такое деяние наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет, либо арестом на срок от 4 до 6 месяцев.
К работнику, на которого согласно должностным обязанностям возложена ответственность за хранение персональной информации других работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение.
2.6. График предоставления отпусков
Закон предписывает всем работодателям утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, график отпусков на 2009 г. должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее 16.12.2008.
При составлении графика отпусков необходимо иметь в виду, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое деление отпуска допустимо по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
- временной нетрудоспособности работника;
- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
При отсутствии графика и работодатель (организация или индивидуальный предприниматель), и руководитель предприятия могут быть привлечены к административной ответственности. Частью 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено административное наказание в виде наложения административного штрафа:
- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц - в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - в размере от 1000 до 5000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток.
Унифицированная форма № Т-7 графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.
Работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по требованию работника, независимо от графика:
- когда муж просит предоставить ему ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (причем в данном случае отпуск должен быть предоставлен независимо от времени непрерывной работы этого сотрудника у данного работодателя) (ст. 123 ТК РФ);
- когда сотрудница пожелала уйти в отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (женщине предоставляется оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя) (ст. 260 ТК РФ);
- при уходе лица, работающего по совместительству, в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
- в случае обращения работника, являющегося родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ).
Как внести изменения в график отпусков? Если после утверждения графика отпусков в организацию приняты новые сотрудники, то его необходимо скорректировать. Это можно сделать двумя способами:
- изменить непосредственно график отпусков с учетом новых сотрудников и утвердить его заново;
- ежемесячно издавать дополнения к документу, используя унифицированную форму № Т-7, и записывать в него новых сотрудников. Основанием для внесения изменений будет приказ, в котором указываются причины изменений. Следует помнить, что дополнение является приложением к основному графику отпусков, следовательно, утверждать его необходимо в том же порядке, что и первоначальный график (завизировать у руководителей кадровой службы и структурных подразделений, затем согласовать с профсоюзным органом, далее дополнение должен утвердить руководитель организации).
Но в этом случае трудовым инспекторам может не понравиться, что на один год существует несколько графиков отпусков.
График отпусков составляется не только для того, чтобы работодатель мог выполнить требования трудового законодательства и запланировать предоставление отпусков работникам с точки зрения производственной необходимости и интересов работников, но и чтобы подготовиться к выплатам отпускных. Частью 9 ст. 136 ТК РФ установлено, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В результате работодатель может столкнуться с ситуацией, особенно в летние месяцы, когда большинство сотрудников идет в отпуск и резко увеличивается фонд оплаты труда.
Статьей 123 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя извещать под роспись каждого работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. С целью исполнения данного требования нужно возложить на определенного сотрудника кадровой службы обязанность по извещению работников о предстоящих отпусках. Трудовой кодекс не содержит требования к форме такого извещения.
В случае нарушения установленного порядка извещения работника о предстоящем отпуске у работника возникает право требовать (по письменному заявлению), а у работодателя - обязанность перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок (ст. 124 ТК РФ).
3. Трудовые договоры и должностные инструкции
3.1. Виды трудовых договоров
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании заключенного трудового договора, представляющего собой согласно ч. 1 ст. 56 ТК РФ соглашение, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник берет на себя обязательство лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня этого допущения.
Трудовые договоры по сроку действия бывают двух видов:
бессрочный трудовой договор - заключается на неопределенный срок;
срочный трудовой договор:
- срок действия оговорен в самом договоре, но не свыше пяти лет;
- срок действия ограничен временем выполнения определенной работы.
На практике довольно часто вместо трудового договора заключается так называемое трудовое соглашение. В российском трудовом законодательстве нет такого понятия, как "трудовое соглашение" (так часто называют работу по гражданско-правовому договору, который регулируется ГК РФ).
Работа по гражданско-правовому договору (подряд, возмездное оказание услуг или иные гражданско-правовые сделки) направлена на конечный результат и оговаривает оплату, а не регламентирует трудовой распорядок. Подмена трудового договора соглашениями гражданско-правового характера - это сознательное ущемление прав работника. Не желая обеспечивать работника положенными по ТК РФ льготами и привилегиями, работодатель при приеме на работу прибегает к заключению договора подряда или договора на оказание услуг.
Однако согласно ст. 11 ТК РФ только суд может установить, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем.
Трудовое соглашение приемлемо только в случае, когда работник, выполняющий постоянные трудовые обязанности и находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, продолжает работать.
Давайте подробнее рассмотрим характерные отличия между трудовым договором и трудовым соглашением.
Сравнительный анализ трудового договора
и трудового соглашения
Трудовой договорГражданско-правовой договорРегулирует трудовые отношения Объединяет различные типы договорных отношений (купля-продажа, подряд, возмездное оказание услуг и т.д.) Трудовые отношения регулируются трудовым правом Трудовые отношения регулируются гражданским правом Работник выполняет функцию постоянного работника по определенной специальности, квалификации, должности, профессии, относящейся к его трудовой функции Гражданин выполняет только индивидуально-конкретную работу, порученную заказчиком Приказ (распоряжение) о приеме на работу не издается Приказ (распоряжение) о приеме на работу не издается Предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск Ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется Работник подчиняется правилам внутреннего распорядка Процесс труда и условия его применения находятся за пределами обязательного правоотношения Имущественные риски возлагаются на работодателя Исполнитель обязуется выполнять работу на свой риск Труд работника оплачивается регулярно независимо от результатаОплата производится по окончании работ на основании акта приемки выполненных работ Запись о периоде работы на данном предприятии вносится в трудовую книжку Запись о работе по гражданско-правовому договору в трудовую книжку не вносится Срочный трудовой договор - это трудовой договор с ограниченным сроком действия. Срочный договор заключается на срок не более 5 лет или на время выполнения определенной работы. Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.
Самая распространенная ошибка или, как правило, сознательное нарушение ТК РФ - это необоснованное заключение срочных трудовых договоров, чтобы в случае необходимости быстро отделаться от неугодного работника. Поэтому, чтобы работодатель этим не злоупотреблял, в законодательном порядке запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.
Государственный трудовой инспектор и прокуратура обращают особое внимание на данное нарушение с вытекающими отсюда последствиями.
Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считается заключенным на неопределенный срок.
Необходимо помнить, что срочный трудовой договор по истечении срока действия должен быть расторгнут, а работника необходимо уволить. С данным работником при необходимости может быть заключен новый трудовой договор, причем работника необходимо заново оформить на работу.
Срочный договор, как правило, применяется в случаях замены временно отсутствующих работников, например на период отпуска по уходу за ребенком, на период болезни основного работника или на время выполнения определенной работы.
Во избежание непредвиденных последствий в срочном трудовом договоре необходимо, по возможности, не указывать точных сроков его действия, используя формулировки типа: "до сдачи объекта в эксплуатацию...", "на время отпуска по уходу за ребенком...", "на время болезни...", "до подписания акта о сдаче-приеме работ..." и т.д.
Например, для внедрения программы "1-С бухгалтерия" надо установить сеть, наладить компьютерную технику и обучить персонал ею пользоваться. Для проведения вышеперечисленных работ заключается трудовой договор с инженером-программистом, в котором необходимо отметить в графе "Настоящий трудовой договор заключен до подписания акта о сдаче-приеме работ по внедрению программы "1-С бухгалтерия".
Прием-сдача работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, оформляется актом о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, унифицированной формы № Т-73, утвержденной Постановлением Госкомстатом России от 05.01.2004 № 1.
Акт подтверждает завершение работы, на время выполнения которой заключался трудовой договор, и является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты за работу. Составляется данный акт работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.
Необходимо помнить, что срочный трудовой договор заключается только в том случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных частью первой ст. 59 ТК РФ:
- на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы;
- на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
- для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);
- с лицами, направляемыми на работу за границу;
- для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
- с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;
- с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;
- для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника;
- в случаях избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;
- с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;
- с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;
- в других случаях, предусмотренных Кодексом или иными федеральными законами.
Это были приведены случаи, когда трудовой договор заключается только срочный.
Стоит помнить, что ст. 261 ТК РФ обязывает работодателя в случае истечения срочного трудового договора во время беременности женщины продлить срок договора по ее письменному заявлению и при представлении медицинской справки, подтверждающей состояние беременности, до наступления у нее права на отпуск по беременности и родам.
Женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности, обязана по запросу работодателя, но не чаще чем один раз в три месяца, представлять медицинскую справку, подтверждающую состояние беременности.
Однако если женщина продолжает работать после окончания беременности, то работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с ней в связи с истечением срока его действия в течение недели со дня, когда работодатель узнал или должен был узнать о факте окончания беременности.
Кроме того, допускается увольнение женщины в связи с истечением срока трудового договора в период ее беременности, если трудовой договор был заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника и невозможно с письменного согласия женщины перевести ее до окончания беременности на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации женщины, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую женщина может выполнять с учетом ее состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать ей все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
3.1.1. Содержание трудового договора
Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре в обязательном порядке указываются:
1) фамилия, имя, отчество работника;
2) наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключившего трудовой договор;
3) сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
4) сведения о документах, удостоверяющих личность работодателя - физического лица;
5) идентификационный номер налогоплательщика для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
6) сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
7) место и дата заключения трудового договора.
А также существенные условия трудового договора:
1) место работы (с указанием структурного подразделения), а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
2) дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;
3) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
4) характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
5) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
7) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
8) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью;
9) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Кроме этого в трудовом договоре могут предусматриваться:
1) положения об испытании;
2) положения о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
3) положения об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя;
4) положения о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
5) положения об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
6) положения об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
7) иные положения, не ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.
Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия, предусмотренные ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности: об уточнении места работы с указанием структурного подразделения и его местонахождения и (или) о рабочем месте.
3.2. Должностная инструкция и порядок ее составления
Несмотря на то, что Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, она является неотъемлемым инструментом в регулировании трудовых отношений. Должностная инструкция - это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Ее отсутствие само по себе не расценивается нарушением трудового законодательства и не влечет за собой ответственности, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений (Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).
По поводу необходимости разработки должностных инструкций ведется много споров. Ряд специалистов утверждает, что они обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие в связи с размытыми формулировками в трудовом законодательстве отвергают их, полагая, что должностные инструкции не имеют значения в организации и управлении трудом. Ранее аналогичные споры велись по поводу целесообразности или необходимости наличия у учреждения штатного расписания. Они разрешились, когда были внесены соответствующие изменения в ТК РФ. Теперь необходимость наличия штатного расписания предусмотрена ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. На сегодняшний день законодательство предоставляет каждому руководителю право принять самостоятельно решение относительно наличия в учреждении должностных инструкций.
В настоящее время практикуется применение двух видов должностных инструкций: персональных (индивидуальных), оформляемых в виде приложений к трудовому договору, а также принятых в виде локальных нормативных актов. Несмотря на споры специалистов о необходимости наличия должностной инструкции, некоторые федеральные законы определяют права и обязанности работников именно ими. Часто трудовой договор не дает полного представления о служебных обязанностях работника. Поэтому наличие должностных инструкций в учреждении важно. В них определены не только трудовые функции специалистов, круг их обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования к определенной занимаемой должности.
Отсутствие должностной инструкции может ограничить возможность работодателя защитить свои законные интересы в ходе рассмотрения трудового спора, предметом которого является отказ в приеме на работу.
Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции, позволяет:
- объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в том числе в процессе прохождения конкурса (избрания или выборов на должность);
- наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности);
- рационально распределить трудовые функции между работниками организации (осуществить разделение труда в целом);
- решить вопрос о переводе работника на другую работу;
- оказать необходимое содействие в обеспечении соблюдения трудовой дисциплины (в том числе позволяет оценить поведение работника в случаях его поощрения или наказания).
Статья 60 ТК РФ запрещает нанимателю требовать от работника выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором. Но, как отмечено ранее, трудовой договор содержит лишь общие обязанности работника, которыми он наделен в силу закона или иных правовых актов. Как правило, в нем отсутствует перечень непосредственных производственных обязанностей сотрудника, которые составляют и обусловливают его трудовую функцию в данном учреждении и на определенной должности. Решением этой проблемы как раз может стать разработка и утверждение должностной инструкции, которую в идеале необходимо сделать приложением к трудовому договору, тогда объем обязанностей работника будет определен достаточно конкретно, в то же время составленный документ станет частью трудового договора, что соответствует требованиям ст. 60 ТК РФ. Кроме этого, когда в должностную инструкцию вносят изменения, это не влечет за собой необходимость преобразования обязательных условий трудового договора. Лучше всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника (Письмо Роструда от 31.10.2007 №4412-6).
Определение четкого объема обязанностей сотрудников имеет значение не только юридическое, но и практическое. Грамотно сформулированная должностная инструкция поможет работнику наиболее качественно справляться со своими обязанностями, что приводит к повышению эффективности трудовой деятельности и ответственности сотрудников, а это существенный плюс такого документа.
Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.
Руководствуясь государственными нормативами, работодатель вправе самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. В соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа Р 6.30-2003 должностная инструкция включает следующие реквизиты: наименование учреждения разработчика; вид документа; дату; регистрационный номер; место составления или издания; гриф утверждения; заголовок и текст документа; отметку о наличии приложений; подпись; гриф согласования; визы согласования; отметку о заверении копии документа и об исполнителе.
Подробная должностная инструкция содержит обычно следующее:
- общие положения (описание документа: какая должность, кем назначается и пр.);
- требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности);
- должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать);
- критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее определяются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем;
- права специалиста (например, своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.);
- права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя);
- ответственность специалиста (описание зоны ответственности).
Работник подлежит ознакомлению с должностной инструкцией во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством, а именно:
- при заключении трудового договора;
- при переводе на другую работу (независимо от того, является перевод постоянным или носит временный характер, и т.д.);
- при предложении другой работы, вакантной должности (вакантных должностей) в порядке трудоустройства в случаях, предусмотренных ТК РФ.
Факт ознакомления с должностной инструкцией подтверждается личной подписью работника, которая ставится на самой инструкции и на специальном листе ознакомления. Из вышесказанного следует, что должностная инструкция - документ важный и весьма полезный, в некоторых случаях даже представляющий собой последнюю надежду при разрешении трудовых споров.
4. Унифицированные формы и особенности их оформления
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в соответствии с данным Постановлением работодатель осуществляет и хранение указанных документов. Данным Постановлением утверждены такие формы, как:
По учету кадров:
№ Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, № Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу, № Т-2 Личная карточка работника, № Т-3 Штатное расписание, № Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, № Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу, № Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику, № Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам, № Т-7 График отпусков, № Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), № Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении), № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, № Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку, № Т-10 Командировочное удостоверение, № Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, № Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника, № Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников.
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№ Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, № Т-13 Табель учета рабочего времени, № Т-49 Расчетно-платежная ведомость, № Т-51 Расчетная ведомость, № Т-53 Платежная ведомость, № Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей, № Т-54 Лицевой счет, № Т-54а Лицевой счет, № Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику, № Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), № Т-73 Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Некоторые из них и наиболее часто встречающиеся в деятельности организации:
4.1. Штатное расписание
Для штатного расписания существует унифицированная форма № Т-3, в связи с чем добавлять новые графы в штатное расписание можно, а удалять нельзя.
Заполнение формы следует начинать с наименования организации - оно указывается в точном соответствии с наименованием, определенном в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них.
Дата документа проставляется в специально отведенной графе. Из-за того, что дата штатного расписания не всегда совпадает со временем ввода его в действие, в данной форме предусмотрена графа "Штатное расписание на "___" _______ 20___ года".
В отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.
В графе "Структурное подразделение" указывается наименование и код структурного подразделения, к которому относится данная должность. Если речь идет о коммерческой организации, то в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений. Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому необходимо использовать отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений. Наименования подразделений указываются по группам:
- административно-управленческий аппарат (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
- производственные подразделения;
- вспомогательные или обслуживающие подразделения.
В графе "Профессия (должность)" указывается данная должность. Если организация не находится на бюджетном финансировании, то вы вправе самостоятельно определять наименования должностей в соответствии с обязанностями, возлагаемыми на работника. Однако нужно иметь в виду, что если сотрудник выполняет работу, за которую необходимо предоставление льгот согласно федеральному законодательству, а в штатном расписании для него определена профессия, не входящая в квалификационный справочник, то он лишается всех льгот. Например, если работник выполняет функции газоэлектросварщика, а в штатном расписании для него определена профессия "сварщик", то он теряет право уйти на пенсию с 55 лет.
Поэтому на предприятиях, где имеются "вредники", рекомендуется наименование должностей и профессий определять с помощью Общероссийского классификатора занятий и Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также списка производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях, и списка производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению следующая: сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. В графе "Количество штатных единиц" указывается необходимое количество работников по данной профессии. Причем здесь не обязательно должно стоять круглое число, т.к. часто используется труд совместителей. В графе "Оклад (тарифная ставка)" указывается оклад или часовая тарифная ставка. В ряде книг рекомендуется в штатном расписании в графе "Оклад (тарифная ставка)" указывать не конкретный оклад, а так называемую "вилку" (3500 - 5000 руб.) для одноименных должностей. Хотя это и не является большой ошибкой, однако государственный трудовой инспектор в своем предписании обязательно укажет, чтобы предприятие привело данный документ в порядок, т.е. в графе "Оклад (тарифная ставка)" должна быть указана точная сумма окладов. Причем размер оклада или тарифной ставки в соответствии со ст. 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда.
У работников, имеющих одинаковую должность на одном предприятии, не может быть разных окладов. Вот для чего за графой "Оклад (тарифная ставка)" следуют графы "Надбавка", где можно указать надбавку определенному работнику за дополнительный объем работ. Например, за выслугу лет, ненормированный рабочий день и т.д.
Но здесь возникает другая проблема - как в случае необходимости отменить установленную надбавку. Ведь сделать это не так легко, т.к. при этом, согласно ст. 57 ТК РФ, существенно изменяются условия труда. А в случае изменения существенных условий труда работника необходимо предупредить об этом за два месяца в письменной форме.
Как правило, штатное расписание пересматривается и утверждается один раз в год на 1 января или после увеличения заработной платы всем сотрудникам предприятия.
В ходе деятельности предприятия очень часто возникают определенные моменты, когда необходимо ввести или вывести из штатного расписания какую-либо должность. Ограничений здесь нет. Для внесения изменений в штатное расписание издается приказ, а само штатное расписание не меняется.
В целях устранения конфликтных ситуаций между руководителями структурных подразделений предприятия целесообразно разработать и утвердить инструкцию по внесению изменений в штатное расписание.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Комбинат по выпуску детских игрушек"
___________ И.И. Иванов
"____" _______ 20__ г.
ИНСТРУКЦИЯ
по внесению изменений в штатное расписание
1. Общее положение
1.1. Настоящий документ регулирует порядок внесения изменений в штатное расписание общества.
1.2. К изменениям штатного расписания общества относятся:
1.2.1. Введение нового структурного подразделения.
1.2.2. Ликвидация структурного подразделения.
1.2.3. Введение новой должности.
1.2.4. Изменение наименования должности.
1.2.5. Сокращение должности.
1.2.6. Изменение должностных окладов.
2. Порядок внесения изменений в штатное расписание
2.1. Введение в штатное расписание нового подразделения производится на основе:
2.1.1. Решения генерального директора, основанного на служебной записке на его имя за подписью инициатора.
2.1.2. Проекта структуры и штатной численности подразделения.
2.1.3. Проекта положения о структурном подразделении.
2.1.4. Проектов должностных инструкций персонала нового подразделения.
2.2. Введение в штатное расписание новой должности производится на основе:
2.2.1. Служебной записки от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание должности.
2.2.2. Новой структуры подразделения.
2.2.3. Проекта должностной инструкции на вновь вводимую должность.
2.3. Изменение наименования должности работника и изменение базового оклада сотрудника производятся на основе:
2.3.1. Служебной записки с соответствующим обоснованием, подписанной руководителем подразделения.
2.3.2. Проекта доработанной должностной инструкции работника.
2.4. Ликвидация структурного подразделения.
2.4.1. Ликвидация структурного подразделения, сокращение должности, занимаемой работником, сокращение вакантной должности производятся на основе:
2.4.1.1. Решения генерального директора общества.
2.4.1.2. Решения генерального директора, принятого на основании результатов проверки, проведенной службой управления персоналом общества, в случае обнаружения несоответствия или дублирования функций.
2.4.2. Решение о ликвидации структурного подразделения, сокращении должности, занимаемой работником, оформляется приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников об увольнении по сокращению штатов.
2.4.3. О решении ликвидировать структурное подразделение, сократить должность, занимаемую работником, служба управления персоналом общества ставит в известность информационным письмом местную службу занятости за два месяца до введения в действие этого решения.
2.4.4. Решение о сокращении вакантной должности оформляется приказом.
2.5. После утверждения документов генеральным директором служба управления персоналом проводит необходимые организационные мероприятия.
Начальник службы управления персоналом
А.А. Петрова
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
КодФорма по ОКУД0301017Общество с ограниченной ответственностью "Алые паруса"по ОКПОнаименование организации
Номер документаДата составленияШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ230.12.2008УТВЕРЖДЕНОПриказом организации от"30"декабря2008г. №03/од
на периодс"01"января2009г.Штат в количестве6единиц
Структурное подразделениеДолжность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификацииКоличество
штатных единицТарифная ставка
(оклад) и пр.,
руб.Надбавки, руб.Всего, руб.
((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 +
гр. 8) гр. 4)Примечаниенаименованиекод12345678910Администрация01Генеральный директор135 00035 000Бухгалтер125 00025 000Секретарь215 00030 000Отдел кадров02Начальник отдела 120 00020 000Отдел по распределению заказов03Начальник отдела125 00025 000Итого6120 000135 000
Руководитель кадровой службыГенеральный директорИвановИ.И. Ивановдолжностьличная подписьрасшифровка подписиБухгалтерСидороваА.Т. Сидороваличная подписьрасшифровка подписи
4.2. График отпусков
График отпусков составляется по форме № Т-7, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. При наличии выборного профсоюзного органа отметка об учете его мотивированного мнения об очередности предоставления оплачиваемых отпусков указывается на первом листе графика.
Для утверждения графика отпусков не требуется издание приказа. Достаточно лишь подписи уполномоченного на то лица на первом листе графика отпусков. Необходимости заверить график отпусков печатью организации законодательство не предусматривает.
Законодательно установленной инструкции о порядке заполнения формы графика отпусков нет. Поэтому работодатель вправе определить, в каком порядке будет производиться сортировка данных - по структурным подразделениям или по дате ухода сотрудников в отпуск.
Приведем образец заполнения формы графика отпусков, в котором данные отсортированы по структурным подразделениям.
С первой по четвертую графы заполняются в соответствии со штатной расстановкой. Если в организации не ведется перечень табельных номеров, графа 4 остается незаполненной, удалять ее не нужно.
В графе 5 необходимо указать количество календарных дней отпуска, положенных работнику, а в графе 6 - запланированную дату отпуска. Если отпуск разбивается на две или более частей, в графе 5 указывается количество дней каждой такой части, в графе 6 - соответствующие запланированные даты отпусков.
Часто встречается вопрос о необходимости внесения в графу 5 дополнительных отпусков, положенных работнику в соответствии с законодательством или локальным нормативным актом организации. Частью 2 ст. 120 ТК РФ установлено, что при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Поэтому в графе 5 указывается продолжительность отпуска путем суммирования основного и дополнительного (если таковой полагается) отпусков работника. Если на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то они исключаются из числа календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Так, если работнику полагается 28 дней отпуска и согласно графику отпусков он должен уйти в отпуск с 1 ноября, то в качестве даты окончания отпуска (в графе 6) указывается 29 ноября, а не 28-е, поскольку в соответствии со ст. 112 ТК РФ в указанном месяце есть нерабочий праздничный день - 4 ноября. Вместе с тем в графе 5 должно быть указано 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска.
Графа 7 "Фактическая дата отпуска" заполняется после выхода работника из отпуска, поскольку возможно перенесение отпуска на другой срок или его продление, а также отзыв работника из отпуска.
Графы 8 и 9 предназначены для отметок о перенесении отпуска на другой срок. В графе 8 указывается документ, на основании которого перенесен отпуск. Если о переносе отпуска ходатайствует работник - нужно истребовать от него соответствующее заявление, которое должно быть завизировано руководителем предприятия или уполномоченным лицом. Если перенос отпуска связан с производственной необходимостью - требуется уведомление от работодателя и письменное согласие на перенос отпуска от работника. После этого в обоих случаях издается приказ о переносе отпуска на другой срок. Затем в графе 9 указывается дата предполагаемого отпуска, согласованная в приведенном выше порядке.
В графе 10 "Примечание" возможны различные отметки, например, об увольнении работника в течение года (необходимости изменять график отпусков при увольнении сотрудников или издавать приказ об их исключении из графика отпусков нет).
С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники. Отдельной графы для этого в форме № Т-7 не предусмотрено, работодатель может издать приказ о внесении изменений в указанную форму, в том числе о необходимости дополнения указанной формы графой "Ознакомлен".
Унифицированная форма № Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
КодФорма по ОКУД0301020Общество с ограниченной ответственностью "Алые паруса"по ОКПО(наименование организации)
Мнение выборного профсоюзного органаУТВЕРЖДАЮот ""20г. № учтеноРуководительГенеральный директор(должность)Номер документаДата составленияНа годИвановИ.И. ИвановГРАФИК ОТПУСКОВ0516.12.20082009(личная подпись)(расшифровка подписи)
"16"декабря2008г.
Структурное подразделениеДолжность (специальность, профессия)
по штатному расписаниюФамилия, имя, отчествоТабельный номерОТПУСКПримечаниеколичество календарных днейдатаперенесение отпусказапланированнаяфактическаяоснование (документ)дата предполагаемого отпуска12345678910АдминистрацияГенеральный директорИванов Иван Иванович0012801.06.200901.06.2009АдминистрацияБухгалтерСидорова Анна Тимофеевна0022825.06.200925.06.2009АдминистрацияСекретарьПетрова Ирина Петровна0032803.07.200903.07.2009Отдел кадровНачальник отделаПушкина Светлана Сергеевна0042807.08.200907.08.2009Отдел по распределению заказовНачальник отдела Сицов Петр Иванович0052808.09.200908.09.2009
Руководитель кадровой службыНачальник отделаПушкинаС.С. Пушкина(должность)(личная подпись)(расшифровка подписи)
4.3. Личная карточка
Форма и обязательность заполнения данного документа на каждого работника установлена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В частности, в п. 2 указано, что формы, установленные п. 1.1 рассматриваемого Постановления, в том числе форма личной карточки № Т-2, распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а установленные п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.
Обязательность ведения данного документа подтверждается также положением п. 12 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225, в котором указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
При проведении проверки сотрудники трудовой инспекции отсутствие карточек формы № Т-2 могут расценить как нарушение трудового законодательства. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
4.3.1. Порядок заполнения личной карточки работника
Личная карточка работника заполняется на основании документов, представленных работником. Они перечислены в ст. 65 ТК РФ:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие документы, установленные ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Также в личную карточку вносятся реквизиты приказа о приеме на работу.
Отдельные данные - состав семьи, номера телефонов работника и ближайших родственников, уровень владения иностранными языками - работник сообщает о себе сам. Поэтому он должен присутствовать при заполнении личной карточки или сотрудник отдела кадров может составить анкету, включающую графы для недостающих сведений. Сотрудник отдела кадров должен лично вносить данные в форму № Т-2, поскольку именно он несет ответственность за правильность ее заполнения.
О техническом оформлении личной карточки в законодательстве четких указаний нет. На практике часто возникает вопрос: можно ли форму № Т-2 вести в электронном виде, не распечатывая? Ответ отрицательный, поскольку реквизиты самой личной карточки предусматривают подтверждение подписью работника внесенных данных. Поэтому ее можно заполнять полностью вручную или первоначальные сведения заполнять в электронном виде, а все последующие записи вносить вручную.
Немаловажен и вопрос о том, обязательно ли кодировать информацию в личной карточке. В настоящее время этого можно не делать. Ранее кодирование предназначалось для автоматизированной обработки данных и статистического учета. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т.п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Однако из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.
Если же необходимо кодировать информацию, соответствующие коды можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.
Наименование организации указывается согласно учредительным документам. В правом верхнем углу проставляется код ОКПО.
В таблице в верхней части первого листа формы отмечаются следующие данные:
- дата составления - может отличаться от даты приема работника, а может быть такой же, поскольку законодательством не установлен срок, в течение которого работник кадровой службы должен заполнить личную карточку вновь принятого сотрудника;
- табельный номер - присваивается сотруднику при приеме на работу, не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации. Указанная графа может оставаться незаполненной, если табельные номера не присваиваются в организации;
- графы, содержащие идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, заполняются на основании представленных работником документов, а если он поступает на работу впервые, то заполняются после получения соответствующих документов;
- в графе "Алфавит" проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка;
- характер работы - постоянно или временно;
- вид работы - основная или по совместительству;
- в графе "Пол" - мужской, женский - указывается лишь первая буква.
Личная карточка Раздел I. "Общие сведения"
В графе "Трудовой договор" указываются номер и дата его составления. Если дата подписания трудового договора не совпадает с датой начала работы, то в имеющейся графе можно указать дату подписания трудового договора, а рядом указать дату начала работы, что будет важно при исчислении стажа на отпуск.
Графы с 1 по 4 заполняются на основании паспортных данных. Фамилию, имя и отчество сотрудника необходимо внимательно переписать без сокращений.
Дата рождения записывается, как правило, в следующем виде: месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. Однако не будет ошибкой, если дата будет полностью записана цифрами. При необходимости кодирования информации в ячейке справа указывается дата рождения цифровым способом.
При кодировании информации о месте рождения необходимо обратиться к ОКАТО.
При заполнении графы 4 формулировки записей можно определить по ОКИН:
- гражданин Российской Федерации - код 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) - код 2;
- иностранный гражданин - код 3;
- лицо без гражданства - код 4.
Если заполняется карточка сотрудника, имеющего двойное гражданство, то в графе 4 в скобках указать страну, гражданином которой он является: "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Литвы)". Так же следует поступить при заполнении личной карточки сотрудника, являющегося иностранным гражданином: "Иностранный гражданин (Республика Чехия)".
Графа 5 заполняется на основании сведений работника, сообщенных в анкете. Формулировки записей могут быть следующими: "Читаю и перевожу со словарем" - код 1, "Читаю и могу объясниться" - код 2, "Владею свободно" - код 3. В случае кодирования информации коды проставляются и в отношении самих языков (например, английский язык - код 014, французский - 213 и т.д.). Если необходимости в данных сведениях по условиям выполняемой работником трудовой функции нет, графу можно оставить незаполненной.
Данные в графу 6 вносятся на основании документа об образовании. Существует несколько уровней образования:
- начальное (общее) образование - работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) - код по ОКИН 02;
- основное общее образование - работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство - код 03;
- среднее (полное) общее образование - работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство - код 07;
- начальное профессиональное образование - работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство - код 10;
- среднее профессиональное образование - работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом - код 11;
- неполное высшее образование - работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение - код 15;
- высшее образование - работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом - код 18;
- послевузовское образование - работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом - код 19.
Если требуется внести данные о более чем двух образованиях, можно добавить графы. Однако удалять незаполненные графы не стоит.
При заполнении раздела о послевузовском образовании и кодировании информации аспирантура, ординатура и адъюнктура обозначаются кодом 02, а докторантура кодом 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставляется пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.
Графа 7 "Профессия" предназначена для внесения сведений об основной и дополнительной профессии. Часто в графу "Основная" вносятся данные о том, какую должность занимает работник в организации. Однако это неверно. В качестве основной указывается профессия, по которой сотрудник приобрел наибольший опыт работы, а в качестве дополнительной - профессия, представляющая интерес для фирмы, с целью создания кадрового резерва. Кодирование информации осуществляется при помощи ОКПДТР.
Графа 8 содержит сведения о стаже, который подразделяется на общий, непрерывный и стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время при заполнении данной графы необходимо рассчитывать страховой стаж работника. Указанные данные вносятся на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Графа 9 содержит сведения о состоянии в браке. Примеры записей с указанием кодов по ОКИН:
- никогда не состоял в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен (разведена) - код 5;
- разошелся (разошлась) - код 6.
В графе 10 "Состав семьи" необходимо указать ближайших родственников (родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник). Конечно, нет необходимости указывать всех родственников; как правило, вносятся сведения лишь о лицах, проживающих с работником.
Графа 11 содержит сведения о паспортных данных сотрудника. При смене паспорта в личной карточке делается отметка об этом и указываются новые данные. Прежние данные не зачеркиваются.
В графу 12 вносятся сведения об адресе места жительства работника по паспорту и фактически. В последнем случае работник представляет данные устно, если присутствует при заполнении личной карточки, или указывает в анкете.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личная карточка Раздел II. "Сведения о воинском учете"
Правила заполнения разд. II даны подробно в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющихся Приложением к Постановлению № 1.
Основными документами, на основании которых заполняется разд. II "Сведения о воинском учете", являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
- п. 1 "Категория запаса" - на офицеров запаса не заполняется;
- п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
- п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или шесть цифр и буквенный знак, например "113194А");
- п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
- в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом): строка "а" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
- п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
- п. 2 "Воинское звание" - делается запись "Подлежит призыву";
- п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".
Правильность внесенных в первые два раздела сведений подтверждается подписями работника, на которого заполняется данная личная карточка, и сотрудника отдела кадров.
Личная карточка Раздел III. "Прием на работу, переводы на другую работу"
В данный раздел вносятся записи на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5). При этом администрация обязана ознакомить работника под роспись с каждой записью, внесенной в графу 6 формы.
В раздел не вносятся сведения о перемещении работника.
Личная карточка Раздел IV. "Аттестация"
Данный раздел заполняется лишь в случае проведения аттестации сотрудников в соответствии с нормами законодательства. Указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе "Основание" следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю организации рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации также можно отразить в данном разделе.
Личная карточка Раздел V. "Повышение квалификации"
В раздел "Повышение квалификации" заносятся данные о краткосрочном (от 72 до 100 часов) и длительном (свыше 100 часов) обучении в образовательном учреждении повышения квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает соответственно удостоверение или свидетельство установленного образца. Указанные нормы часов установлены п. 28 Постановления Правительства РФ № 610 "Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов".
Личная карточка Раздел VI. "Профессиональная переподготовка"
Профессиональная переподготовка - это получение дополнительной профессии. Обучение ведется на базе высшего образования в объеме не менее 500 академических часов, по окончании которого выдается диплом.
Личная карточка Раздел VII. "Награды (поощрения), почетные звания"
В данный раздел вносятся сведения о поощрениях фирмой и государственных наградах. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.
В данном разделе не указываются премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе (п. 25 Правил).
Личная карточка Раздел VIII. "Отпуск"
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. В графе "Период работы" указывается полный рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть. В качестве основания выступает приказ о предоставлении отпуска. Сведения в раздел вносятся по возвращении работника из отпуска.
Личная карточка Раздел IX. "Социальные льготы"
В данном разделе сотрудник кадровой службы фиксирует право работника на получение социальных льгот, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании представленных работником документов, таких как справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и др. В качестве основания рекомендуется указывать нормативный акт, дающий работнику право на соответствующую льготу.
Личная карточка Раздел X. "Дополнительные сведения"
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов, о наличии необходимых для исполнения служебных обязанностей документов (водительское удостоверение, загранпаспорт) и т.д.
Также в этот раздел можно вносить сведения о дисциплинарных взысканиях, которые согласно ст. 194 ТК РФ действуют в течение года. Следует помнить, что работодатель вправе снять дисциплинарное взыскание с работника и до истечения года со дня его применения. Об этом сотрудник кадровой службы также может внести отметку в разд. X личной карточки работника.
Личная карточка Раздел XI. "Основание прекращения
трудового договора (увольнения)"
Все время работы сотрудника в организации разд. XI личной карточки остается незаполненным. При его увольнении в данный раздел необходимо вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.
Хранение личных карточек
Личные карточки работников (в том числе временных работников) должны храниться 75 лет в архиве организации или могут быть сданы на хранение в государственные архивы.
Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.
Унифицированная форма № Т-2
Код
Общество с ограниченной ответственностьюФорма по ОКУД0301002"Космос"по ОКПО(наименование организации)
Дата составленияТабельный номерИдентификационный номер налогоплательщикаНомер страхового свидетельства государственного пенсионного страхованияАлфа
витХарактер работыВид работы
(основная, по совместительств)Пол (мужской, женский)23.11.2007008771501220370020-034-323-63БпостоянноосновнаяМЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой договорномер08/09дата23.11.2007
1. ФамилияБородинИмяИванОтчествоИванович
Код2. Дата рождения28 апреля 1960 г.28.04.1960 (день, месяц, год)3. Место рожденияг. Москвапо ОКАТО4. ГражданствоГражданин Российской Федерациипо ОКИН15. Знание иностранного языкаанглийскийвладеет свободнопо ОКИН014(наименование)(степень знания)по ОКИН6. ОбразованиеВысшеепо ОКИН(среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное)
Наименование образовательного учрежденияДокумент об образовании, о квалификации или наличии специальных знанийГод
окончанияНОУ Московский институт государственныйнаименованиесерияномер2006институт управленияДипломВС525897Квалификация по документу об образованииНаправление или специальность по документуЭкономика и управление на предприятии Код по ОКСОЭкономист-менеджер
Наименование образовательного учрежденияДокумент об образовании, о квалификации или наличии специальных знанийГод
окончаниянаименованиесерияномерКвалификация по документу об образованииНаправление или специальность по документуКод по ОКСОПослевузовское профессиональное образованиеКод по ОКИН(аспирантура, адъюнктура, докторантура)
Наименование образовательного,
научного учрежденияДокумент об образовании,
номер, дата выдачиГод
окончанияНаправление или специальность по документуКод по ОКСОКод7. ПрофессияЭкономистпо ОКПДТР(основная)
Менеджерпо ОКПДТР(другая)2-я страница формы № Т-2
8. Стаж работы (по состоянию на"23"ноября2007 г.):
Общий23дней2месяцев29летНепрерывныйднеймесяцевлетДающий право на надбавку за выслугу летднеймесяцевлетднеймесяцевлет
9. Состояние в бракеСостоит в зарегистрированном бракеКод по ОКИН210. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие родственники)Фамилия, имя, отчествоГод рождения123ЖенаБородина Лидия Матвеевна1960СынБородин Алексей Иванович1985
11. Паспорт:№45 07 959737Дата выдачи"17"мая2005г.Выдан(наименование органа, выдавшего паспорт)Паспортно-визовым отделением ОВД района Отрадное города Москвы
Код подразделения 772-054
12. Адрес места жительства:
Почтовый индекс По паспорту127562г. Москва, ул. Декабристов, д. 10, корп. 1, кв. 173
Почтовый индекс Фактический152113г. Москва, ул. Рокоссовского, д.13 , кв. 47
Дата регистрации по месту жительства"25"июня2003г.Номер телефона (495) 907-13-15
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
6. Наименование военного комиссариата по месту жительства1. Категория запаса22. Воинское званиерядовойОВК Перовского района ВАО г. Москвы3. Состав (профиль)солдаты7. Состоит на воинском учете:4. Полное кодовое обозначение ВУС998000Аа) общем (номер команды, партии)5. Категория годности к военной службеАб) специальном8.(отметка о снятии с воинского учета)
Работник кадровой службыИнспекторМорозоваА.А. Морозова(должность)(личная подпись)(расшифровка подписи)
РаботникБородин(личная подпись)"23"ноября2007 г.3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
ДатаСтруктурное подразделениеДолжность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификацииТарифная ставка (оклад), надбавка,
руб.ОснованиеЛичная подпись владельца трудовой книжки12345613.01.2009Отдел закупокДиректор по закупкам75 000Приказ № 08/кБородинот 13.01.2009
IV. АТТЕСТАЦИЯ
Дата аттестацииРешение комиссииДокумент (протокол)Основаниеномердата1234503.03.2008Соответствует занимаемой должности503.03.2008Приказ № 7 От 28.02.2008
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
ДатаВид повышения квалификацииНаименование образовательного учреждения, место его нахожденияДокумент
(удостоверение, свидетельство)Основаниеначала обученияокончания обучениянаименованиесерия, номердата1234567816.09.199914.02.2000краткосрочноеНОУ Учебный центрУдостоверение003425.02.2000Приказ № 75"Поднимись"15.01.2009
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
ДатаСпециальность (направление, профессия)Документ
(диплом, свидетельство)Основаниеначала переподготовкиокончания переподготовкинаименованиеномердата12345674-я страница формы № Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Наименование награды (поощрения)Документнаименованиеномердата1234
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы
и др.)Период работыКоличество календарных дней отпускаДатаОснованиеспоначалаокончания1234567Ежегодный23.11.200722.11.20082801.07.200829.07.2008Приказ № 55-кот 14.06.2008Отпуск без сохранения заработной23.11.200723.11.2008513.10.200817.10.2008Приказ № 75-кплатыот 10.10.2008
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Наименование льготыДокументОснованиеномердата выдачи1234
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XI. Основание прекращения
трудового договора (увольнения)Трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника п. 3 ч.1 ст. 77 ТК РФ
Дата увольнения"13"января2009 г.Приказ (распоряжение) №4-кот"13"января2009 г.
Работник кадровой службыИнспекторМорозоваА.А. Морозова(должность)(личная подпись)(расшифровка подписи)РаботникБородин(личная подпись)
5. Особенности оформления испытательного срока, увольнения, наложения дисциплинарного взыскания
5.1.Оформляем результаты испытания
Сегодня большинство компаний стараются брать сотрудников с испытательным сроком, так как работодатель, желая застраховать себя от ошибок в подборе кадров, стремится проверить квалификацию работника не только по представленным документам, но и по фактической работе. Однако решение об испытательном сроке, его продолжительности и условиях прохождения не должно противоречить требованиям действующего законодательства. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть оговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.
Поправки в ТК РФ ужесточили требования, при которых работодатели "задним числом" смогут устанавливать для сотрудников испытания. То есть если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (ч. 2 ст. 67 ТК РФ), условие об испытании должно быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы (ч. 2 ст. 70 ТК РФ).
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках"), факт приема работника на работу с испытательным сроком в трудовой книжке не отражается.
Например. Распоряжением директора работник был фактически допущен к исполнению обязанностей мастера по ремонту электроприборов. Трудовой договор было решено оформить позднее, после того, как определится точный график работы. А пока руководитель и работник подписали "промежуточное" соглашение, по которому работнику устанавливается двухмесячный испытательный срок. В последующем при оформлении трудовых отношений кадровик включил условие об испытании в текст трудового договора.
СОГЛАШЕНИЕ № ___
г. Москва"__"_______ ____ г.
Открытое акционерное общество "Спарта" (ОАО "Спарта") в лице Директора Антонова Бориса Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Кулик Антон Сергеевич, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о следующем:
Кулику А.С., фактически допускаемому к работе в должности мастера по ремонту электроприборов с 21.11.2007, устанавливается испытательный срок - 2 (два) месяца.
Адреса и подписи сторон:
Работодатель:
ОАО "Спарта"
Место государственной регистрации: _______________________________
ИНН __________ / КПП ___________
Р/с _____________________________ В ______________________________
К/с ______________ БИК ____________
ОКПО ______________
Телефон/факс: _____________________
Директор
__________________ Б.И. Антонов
м.п.Работник:
Кулик Антон Сергеевич
ИНН ____________________________
Паспорт гражданина РФ № _________
Выдан __________________
Дата выдачи _____________
Код подразделения ___________
Место жительства: ________________
________________________________
Подпись Работника
__________________ А.С. Кулик
Экземпляр соглашения получил ПодписьА.С. Кулик Следующий момент, который необходимо соблюдать, - это сроки, сопровождающие всю процедуру испытания. Начало исчисления испытательного срока - с первого рабочего дня сотрудника. Минимальный срок испытания законодатель не определил, давая возможность работодателю решить этот вопрос самостоятельно, исходя из каждой конкретной ситуации. Статья 70 ТК РФ четко обозначила предельные сроки, тем самым гарантируя соблюдение прав работника (3 месяца - для всех работников, 6 месяцев - для работников руководящих должностей). Пункт 6 ст. 70 ТК РФ говорит о том, что для работников, с которыми заключается трудовой договор на срок от 2 до 6 месяцев, испытание не может превышать 2 недель. Согласно ст. 293 ТК РФ такие договоры могут заключаться с сезонными работниками. Необходимо помнить, что максимальный срок испытания, предусмотренный законом, не может быть увеличен по инициативе работодателя, даже с согласия самого работника. В срок испытания не засчитывается период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе (п. 7 ст. 70 ТК РФ). В данном случае общая продолжительность будет исчисляться путем сложения периодов до и после перерыва. Однако полученная сумма не должна превышать срока, указанного в трудовом договоре. Разрешая споры граждан, уволенных по причине неверного исчисления испытательного срока в случае его дробления, суды исходят из законодательно закрепленного положения п. 7 ст. 70 ТК РФ.
Пример. Из обзора судебной практики Архангельского областного суда о рассмотрении дела об исчислении срока испытания.
Ч. был принят на работу на должность начальника отдела ОАО "Урало-Сибирский банк" с 7 марта 2002 г. с трехмесячным испытательным сроком, уволен 5 августа 2002 г., то есть по истечении пяти месяцев. Суд первой инстанции установил, что представленными в деле доказательствами подтверждено то обстоятельство, что Ч. с 27 мая по 24 июля 2002 г. не работал в связи с временной нетрудоспособностью. Этот период был правильно исключен работодателем из испытательного срока. Кроме того, основания, по которым работодатель пришел к выводу, что истец не выдержал испытание, представлены в деле (нарекания со стороны клиентов банка, несдержанность, конфликтность). Отказывая истцу в восстановлении на работе, суд определил, что представленные доказательства свидетельствуют о том, что он уволен в период испытательного срока. Судебная коллегия по гражданским делам с данным решением суда согласилась.
Нередко не соблюдаются срок и форма предупреждения о предстоящем увольнении. А именно до истечения срока испытания работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с работником, но только предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня (ч. 1 ст. 71 ТК РФ). Проверяя соблюдение работодателями требований данной статьи в части исполнения обязанности по предупреждению работника о предстоящем увольнении в установленной форме и указанных сроках, суды неоднозначно реагируют на нарушения, допущенные в этой части работодателем.
Пример. Из обзора судебной практики Архангельского областного суда о рассмотрении дела о восстановлении на работе в связи с несоблюдением работодателем положений ст. 71 ТК РФ.
Ю. был уволен с работы в последний день испытательного срока и не был предупрежден работодателем о предстоящем увольнении в установленном законом порядке. Плесецкий районный суд, отказывая в иске, пришел к выводу, что данное нарушение не корректируется и не является основанием к восстановлению истца на работе. Суд указал, что коль скоро увольнение последовало в день окончания испытательного срока, то это освобождало работодателя от обязанности предупреждать работника о предстоящем увольнении за 3 дня. Кроме того, работодателем были представлены доказательства несоответствия работника порученной ему работе, неудовлетворительных результатов испытания. Ввиду этого допущенное нарушение о сроках предупреждения работника об увольнении вряд ли может быть рассмотрено как основание для восстановления работника на работе. Нарушенные при этом права работника, связанные с трудоустройством (а данный срок предусмотрен законодателем именно для подыскания работником иной работы), могут быть восстановлены путем изменения даты его увольнения с тем расчетом, чтобы трудовые отношения были прекращены в день истечения трехдневного срока предупреждения и взыскания в пользу работника утраченного за этот период заработка применительно к ст. 394 ТК РФ.
Практика показывает, что испытательный срок зачастую завершается сообщением о том, что работник не прошел испытательный срок, без объяснения и мотивировки причин, послуживших основанием для принятия такого решения работодателем. В результате, если работник обращается в суд, в подавляющем большинстве случаев выносится решение в пользу работника.
Чтобы такого не происходило, работодателю рекомендуется составлять график работ (план заданий) на испытательный срок, знакомить с ним работника под роспись и строго контролировать результативность порученных заданий.
В этом случае при возникновении необходимости подтвердить в суде обоснованность своей позиции работодатель сможет четко обозначить, что именно было поручено работнику, каковы были сроки исполнения задания и каков результат.
Срок испытания при приеме на работу оказывается для работодателя сложным периодом, так как в Трудовом кодексе испытательному сроку посвящено всего лишь две статьи. Многие компании таким образом решают эту проблему. Службами управления персоналом создается положение о прохождении испытательного срока, являющееся неотъемлемой частью правил внутреннего трудового распорядка. Это положение регламентирует процедуру установления и прохождения испытательного срока работником.
Назначая испытательный срок, необходимо внимательно изучить перечень лиц, к которым не должен применяться испытательный срок (ч. 4 ст. 70 ТК РФ), и так, испытание при приеме на работу не устанавливается для:
- лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
- беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;
- лиц, не достигших возраста 18 лет;
- лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;
- лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;
- лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
- лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;
- иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "_______________"
№ ________ от "__" _____ 2009 г.
Положение о прохождении испытательного срока
I. Общие положения
1.1. Целью испытательного срока является проверка соответствия специалиста поручаемой ему деятельности непосредственно в рабочей обстановке.
1.2. Испытательный срок устанавливается по соглашению сторон, продолжительностью не более трех месяцев. 1.3. Продолжительность испытательного срока указывается в трудовом договоре (контракте) (ч. 1 ст. 70 ТК РФ), а также в приказе о приеме на работу. 1.4. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительной причине (ч. 7 ст. 70 ТК РФ). 1.5. При неудовлетворительном результате испытания увольнение работника производится без выплаты выходного пособия по ч. 2 ст. 71 ТК РФ. 1.6. Если испытательный срок истек, а сотрудник продолжает работать, он считается выдержавшим испытание. Последующее расторжение трудового договора (контракта) допускается только на общем основании (ч. 3 ст. 71 ТК РФ). II. Порядок прохождения испытательного срока
2.1. При оформлении на работу Начальник отдела управления персоналом (ОУП) знакомит нового сотрудника с внутренними нормативными документами:
Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о коммерческой тайне, должностной инструкцией (и др.) под роспись.
2.2. В течение трех дней Начальником ОУП разрабатывается программа адаптации сотрудника, с которой сотрудник знакомится под роспись.
2.3. В течение двух недель со дня зачисления сотрудника на работу для него ОУП организуется обязательное первичное включенное обучение сроком не более 3 дней (видеокурс, практическое занятие или лекция). 2.4. Руководитель подразделения, где работает новый сотрудник, знакомит его с Положением о подразделении и другими локальными актами, регламентирующими деятельность подразделения.
2.5. Руководитель подразделения назначает куратора (сотрудника подразделения, проработавшего на предприятии не менее 1 года), который знакомит сотрудника с основными технологиями работы на данном рабочем месте. 2.6. Руководитель с вновь принятым сотрудником (в течение первой недели после зачисления) составляют план работы на время испытательного срока; план включает в себя наименование работ, срок их выполнения и конкретный результат, которого должен достичь подчиненный. 2.7. План работ вновь принятого сотрудника утверждается руководителем, согласовывается начальником ОУП, подписывается работником и передается Начальнику ОУП.
2.8. За две недели до окончания испытательного срока руководитель и сотрудник обсуждают соответствие конкретных достигнутых результатов поставленным целям (плану работ).
2.9. Руководитель пишет информационно-аналитическую записку о результатах, достигнутых работником в период испытательного срока, дает заключение "прошел испытательный срок" - "не прошел испытательный срок"; делает заключение о пригодности сотрудника к работе в данной должности; дает рекомендации о возможном повышении квалификации. 2.10. Заключение согласовывается с директорами по направлениям, руководителями, которые заинтересованы в данном специалисте, сотрудничали с ним в период испытательного срока. Для руководящего персонала обязательно согласование заключения с Начальником ОУП. 2.11. Согласованное заключение поступает к Начальнику ОУП не позднее чем за пять дней до окончания испытательного срока работника. Директор по персоналуподпись И.О. Фамилия
В разных организациях могут разрабатываться свои формы оценки прохождения работником испытания. Сведения могут заноситься, скажем, в журнал либо в испытательный листок. Все собираемые о прохождении испытания сведения должны быть доступны для ознакомления сотрудником.
На основании внесенных в журнал или лист оценок сотрудник кадровой службы готовит представление об оставлении на работе (если результаты удовлетворительные) или о расторжении трудового договора в связи с неудовлетворительными результатами испытания.
Само представление, а также сведения в журнале (испытательном листе) сообщаются работнику по его требованию. Так как отметки о результатах работы испытуемого проставляются в журнале (или испытательном листе), следует принять систему оценок. Можно ограничиться словесным выражением оценки, а можно ввести 5-балльную или 10-балльную шкалу. Кроме оценок записываются комментарии - негативные и положительные моменты, которые приводятся в дополнение к оценкам.
Поскольку во время испытательного срока на работника распространяются все нормы ТК РФ, то работник может быть уволен и по иным основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом. Например, если работник, совершил прогул в период испытательного срока, увольнять его следует не по ст. 71 ТК РФ, а по пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ. В период испытательного срока на работника распространяются правила внутреннего трудового распорядка, невыполнение которых не может служить причиной увольнения по результатам испытания, однако может послужить основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности.
Теперь обратимся к положениям ч. 3 ст. 70 ТК РФ, где говорится, что в период испытания на работника распространяются положения ТК РФ и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также нормы коллективного договора, соглашений и локальных нормативных актов. Это положение представляется принципиально важным, так как свидетельствует о невозможности ущемления в правах испытуемого работника по сравнению с остальными сотрудниками. Законодатель не делает различий между оплатой труда сотрудника, проходящего испытательный срок, и другими работниками. Не стоит этого делать и работодателю, так как уменьшение размера заработной платы может быть признано необоснованным, тем более если объем выполняемой работы соответствует объему, выполняемому работником на общих основаниях. Согласно ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. Запрещается какая-либо дискриминация в сфере оплаты труда. Следовательно, уменьшение оклада работника по причине прохождения им испытания является незаконным. Работодателю следует помнить, что на такого работника распространяется положение о премировании, принятое в организации. Законодательство гарантировало работнику оплату больничного листа, оплату за сверхурочную работу, за работу в выходные и праздничные дни. Период испытания засчитывается в стаж, дающий право на отпуск. Иными словами, работник, оформленный на работу с испытательным сроком, по своему правовому положению обладает таким же объемом прав и гарантий, как и любой другой работник, за исключением тех особенностей, которые установлены законодательством.
Не стоит заменять обычный трудовой договор с испытательным сроком гражданско-правовым или срочным трудовым договором. На практике такие случаи, к сожалению, не редкость. Они создают иллюзию у работодателя, что с сотрудником, заключившим, скажем, срочный трудовой договор, проще будет расстаться, в случае несоответствия поручаемой работе. Но не следует забывать, что срочный трудовой договор может быть заключен лишь в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 58, 59 ТК РФ). Постановление Пленума Верховного Суда "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" настоятельно рекомендует уделять пристальное внимание данному вопросу. В ряде случаев по обращениям граждан с жалобой о неправомерном заключении срочного трудового договора, он может быть признан заключенным на неопределенное время. Закон устанавливает запрет на заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.
В заключение хотелось бы подчеркнуть, что испытание при приеме на работу следует рассматривать как правовой механизм, любезно предоставленный законодателем, для урегулирования взаимоотношений работника и работодателя на начальной стадии сотрудничества. И ни в коем случае испытательный срок нельзя использовать как инструмент давления на работника. Правильное практическое применение норм трудового законодательства об испытании является одним из важнейших инструментов эффективной кадровой политики и служит интересам как работодателя, так и работника.
5.2. Оформление прекращения трудового договора
Специалисты в области трудового права используют при принятии решений по вопросам, касающимся порядка увольнения работников, следующий нормативно-правовой материал: Трудовой кодекс РФ, Постановление Пленума Верховного суда РФ "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", а также Письма Роструда от 05.09.2006 № 1551-6, от 05.09.2006 №1552-6, от 04.12.2006 № 2014-6-1, от 28.12.2006 № 2264-6-1, от 05.02.2007 № 276-6-0 и другие.
5.2.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
В соответствии с действующим трудовым законодательством прекращение трудового договора с работником организации оформляется приказом или распоряжением работодателя. С указанным приказом или распоряжением о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. Также по требованию работника работодатель обязан выдать ему копию указанного приказа или распоряжения, которая заверяется в установленном законодательством порядке.
Нередко встречаются случаи, когда работник отказывается ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора под роспись. При наступлении такой ситуации на приказе или распоряжении о прекращении трудового договора производится соответствующая надпись.
Во всех случаях днем прекращения трудового договора с работником будет последний день работы работника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с действующим нормативно-правовым регулированием сохранялось место работы (должность).
Работодатель в день прекращения трудового договора обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом не имеет значения, получил работник право на ежегодный оплачиваемый отпуск или нет. В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска производится удержание из заработной платы.
Также работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой.
Стоит отметить, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора с работником должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иных федеральных законов, со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи.
Действующее в настоящее время трудовое законодательство предусматривает и те ситуации, когда работодатель лишен возможности выдать трудовую книжку в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки. В указанной ситуации работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Такая пересылка почтой трудовой книжки может производиться только с согласия работника по указанному им адресу. Следует отметить, что со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Законодательством также предусмотрено освобождение работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника в связи с прогулом, осуждением к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, а также в случае увольнения женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности по ее письменному заявлению и при предоставлении медицинской справки, подтверждающей состояние беременности.
Также следует помнить о том, что по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
5.2.2. Расторжение трудового договора при реорганизации компании
Реорганизация юридического лица - слияние, выделение, преобразование, присоединение, разделение - сама по себе не может быть основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации.
Реорганизация организации сопровождается фактическим сокращением штата или численности ее работников. В данном случае обычно изменяется штатное расписание - в него, например, могут вводиться новые или исключаться некоторые структурные подразделения и должности.
В указанной ситуации можно говорить не о приоритетном праве приема на работу работников, а о преимущественном праве на оставление на работе при сокращении численности или штата работников. Работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией предоставляется преимущественное право на оставление на работе.
Если производительность труда и квалификация работников одинакова, то предпочтение в оставлении на работе отдается:
- семейным при наличии двух или более иждивенцев, а именно нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию;
- лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ оснований для увольнения по сокращению штата не имеется, если в новом штатном расписании должность работника банка сохранена.
В этом случае изменяются условия трудового договора с работником, о чем он должен быть извещен в письменной форме не позднее чем за два месяца. При согласии работника с такими изменениями трудовые отношения с ним продолжаются.
Необходимо правильно оформить увольнение по сокращению численности или штата:
1) работники организации предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ);
2) работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу:
- это может быть вакантная должность или работа, соответствующая квалификации работника;
- вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья;
3) при сокращении численности (то есть должность в штатном расписании сохраняется, но количество штатных единиц уменьшается) отдельные категории работников имеют преимущественное право на работе (это указано ранее);
4) работнику в обязательном порядке должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
В исключительных случаях за уволенным работником сохраняется средний месячный заработок в течение третьего месяца со дня увольнения. Такое решение принимает орган службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.
С письменного согласия работника работодатель имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения двухмесячного срока. В таком случае работодатель выплачивает работнику дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении;
5) работник не может быть уволен в период нетрудоспособности или отпуска.
5.2.3. Некоторые аспекты увольнения работника по собственному желанию
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, предупредив об этом работодателя. Такое предупреждение делается в письменной форме и за две недели до даты предполагаемого увольнения.
Действующее законодательство разрешает работнику предупредить работодателя об увольнении не только в период работы, но и в период нахождения в отпуске и в период временной нетрудоспособности. Дата предполагаемого увольнения может приходиться также и на указанные периоды.
Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работника и до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении по соглашению между работником банка и работодателем.
Работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника, если заявление работника обусловлено невозможностью продолжения им работы, а именно:
- зачисление в образовательное учреждение;
- выход на пенсию;
- наличие иных уважительных причин, в силу которых работник не может продолжать работу, например направление мужа (жены) на работу за границу, к новому месту службы;
- в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора.
Работник может подать заявление об увольнении по своей инициативе, то есть по собственному желанию, в любой форме, в том числе путем направления указанного заявления по почте, например, заказным письмом. Трудовой кодекс РФ не содержит препятствий этому.
Спорным остается вопрос об увольнении работника в период временной нетрудоспособности.
В Письмах Роструда содержится позиция, в соответствии с которой правило, не допускающее увольнения работника в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске, применяется только для случаев увольнения по инициативе работодателя. Таким образом, увольнение может быть произведено по истечении двухнедельного срока предупреждения либо в срок, указанный в заявлении работника.
Специалисты придерживаются более осторожной позиции, которая не запрещает работодателю уволить работника по собственному желанию, если в период нахождения на больничном листе истекает срок предупреждения, указанный в его заявлении. Но если работник по окончании временной нетрудоспособности не подал заявления об увольнении по собственному желанию с новой датой, то действия работодателя считают неправомерными.
Вне зависимости от изложенных выше позиций работник до истечения срока предупреждения об увольнении в соответствии с трудовым законодательством имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в указанном случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому не может быть отказано в заключении трудового договора. Например, запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы (ч. 4 ст. 64 ТК РФ).
Следует также обратить внимание на то, что расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо только в том случае, когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением. Если в судебном разбирательстве работник утверждает, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию, то это обстоятельство подлежит проверке. Обязанность доказывания данного обстоятельства возлагается на работника. Следует отличать увольнение работника по собственному желанию от увольнения по соглашению сторон.
Трудовой договор с работником может быть расторгнут по одному из общих оснований расторжения трудового договора, а именно по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ).
Это основание означает, что обе стороны - работодатель и работник - пришли к компромиссу, чаще всего в соответствии с которым работодатель увольняет неугодного работника, а работник в таком случае может получить выходное пособие, которое определяется по согласию между сторонами данного компромисса. При достижении договоренности трудовой договор с работником может быть расторгнут в срок, определенный сторонами. Отмена договоренности по сроку при таком увольнении возможна только при взаимном согласии сторон.
Так же, как и в случае увольнения работника по собственному желанию, при обращении в суд с заявлением о принуждении со стороны работодателя уволиться по соглашению сторон обязанность доказывания факта принуждения возлагается на работника.
5.2.4. Основания и порядок увольнения работника, длительное время отсутствующего по неизвестным причинам
Трудовой кодекс РФ в п. 6 ст. 83, предусматривающей основания прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, называет обстоятельством прекращения трудового договора смерть работника либо признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим.
В таком случае в трудовой книжке работника делается соответствующая запись. Запись должна содержать ссылку на свидетельство о смерти или решение суда о признании лица безвестно отсутствующим или умершим. Если свидетельство о смерти или решение суда о признании лица безвестно отсутствующим или умершим отсутствует, то работодатель не вправе прекратить трудовой договор с работником.
Вместе с тем в соответствии с ч. 1 ст. 59 ТК РФ на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с другим работником на период его отсутствия или признания судом гражданина умершим или безвестно отсутствующим.
5.2.5. Особенности увольнения работника, работающего по срочному трудовому договору
В случае, когда по срочному трудовому договору на работу приняли работника на время отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком основного работника и в трудовом договоре это прямо указано, то при наступлении беременности работника, принятого по срочному трудовому договору, на практике возникает вопрос возможности его увольнения при выходе основного работника, а также вопрос выплаты ему пособия по беременности и родам.
Действующим законодательством предусмотрено в ст. 261 ТК РФ, что в случае истечения срока срочного трудового договора (в нашем случае это выход на работу основного работника) в период беременности женщины при наличии ее заявления, а также медицинской справки, подтверждающей состояние беременности, работодатель обязан продлить срок трудового договора до наступления у нее права на отпуск по беременности и родам.
При продлении договора до окончания беременности женщина обязана по запросу работодателя предоставлять медицинскую справку, подтверждающую состояние беременности. Такая справка предоставляется по запросу работодателя, но не чаще чем один раз в три месяца.
В случае непоступления такого заявления от работника, принятого на работу по срочному договору, трудовой договор может быть расторгнут, соответственно, работодатель не будет выплачивать этому работнику пособие по беременности и родам, так как пособие по беременности и родам назначается и выплачивается по месту работы только работающим женщинам (п. 9 Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 № 883. В случае если указанное заявление от такого работника поступило, трудовой договор продлевается до наступления у него права на отпуск по беременности и родам. Работодатель будет обязан выплатить названное пособие.
5.2.6. Увольнение работника за прогул
Прогулом в соответствии с трудовым законодательством признается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
К прогулу также приравниваются самовольное использование дней отгулов, а также самовольный уход в отпуск.
Прогулом не будет являться использование работником дней отдыха в случае, если работодатель в нарушение закона отказал в их предоставлении и время использования работником таких дней не зависело от усмотрения работодателя.
Можно уволить работника за прогул, написавшего заявление об увольнении по собственному желанию и отказавшегося без согласия работодателя отработать две недели. В данной ситуации считается возможным изменить причину расторжения трудового договора и уволить за прогул.
При увольнении за прогул по общему правилу днем увольнения работника будет являться последний день его работы, то есть день, предшествующий первому дню прогула.
В ситуации, когда прогулу предшествовал период временной нетрудоспособности, подтвержденный больничным листом, увольнение за прогул возможно не ранее окончания периода временной нетрудоспособности. Работник после окончания периода временной нетрудоспособности должен приступить к работе, и работодатель должен выяснить причину невыхода на работу, если по окончании этого периода работник не приступил к работе.
Так как увольнение за прогул является в соответствии с трудовым законодательством мерой дисциплинарного взыскания, при увольнении по данному основанию следует соблюдать порядок применения дисциплинарных взысканий, предусмотренный ст. 193 Трудового кодекса РФ. В данном случае работодатель должен прежде всего располагать документами, подтверждающими неуважительность причины отсутствия работника на работе.
Отталкиваясь от положений действующего трудового законодательства, следует обратить внимание, что вынужденным прогулом является невозможность выполнения работником своей трудовой функции вследствие незаконного лишения его возможности трудиться. Поэтому заработная плата работнику со дня после окончания периода временной нетрудоспособности начисляться не должна, если работник по окончании указанного периода не приступает к работе без уважительных причин.
5.3. Нарушение трудовой дисциплины
5.3.1. Виды дисциплинарных проступков
Работник обязан добросовестно выполнять должностные функции, возложенные на него трудовым договором (ст. 21 ТК РФ). Кроме того, он должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.
Дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными законами, трудовым договором и локальными нормативными актами. Не выполняя правила трудовой дисциплины, работник совершает дисциплинарный проступок. Нарушениями могут быть признаны следующие проступки:
- виновное (умышленное или неосторожное) неисполнение обязанностей, возложенных на него трудовым договором;
- неисполнение приказов и распоряжений руководителя;
- наличие брака в работе;
- порча или хищение имущества работодателя либо имущества других работников;
- нарушение режима рабочего времени (опоздание на работу, преждевременный уход с работы, неявка на работу без уважительных причин (прогул));
- отказ от прохождения обязательных медицинских осмотров;
- нарушение правил охраны труда и др.
За совершение дисциплинарного проступка работодатель имеет право привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Статья 192 ТК РФ устанавливает исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий, которые работодатель имеет право применить к работнику за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Это замечание, выговор и увольнение по соответствующему основанию.
5.3.2.Прогул: оформление, увольнение, восстановление
Наиболее распространенным случаем нарушения трудовой дисциплины, конечно же, является прогул. Это значит, что работник без уважительных причин отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности. А также что сотрудник не находился на своем рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Если работник "прогулял", то работодатель может либо уволить нарушителя, либо наложить на него одно из двух оставшихся дисциплинарных взысканий - замечание или выговор. Кстати, ТК РФ не предусматривает такой вид наказания, как строгий выговор. А также работодатель не вправе за дисциплинарную провинность устанавливать штрафы, объявлять выговоры с предупреждением, переводить на другую работу, понижать в должности. Ведь ТК РФ не предусматривает такие меры. Трудовое законодательство четко регламентирует процедуру, сроки наложения дисциплинарных взысканий и виды документов, которые должны быть составлены.
Итак, работник прогулял. Какие же действия необходимо совершить, чтобы объявить ему замечание или выговор, и какие документы следует оформить в данном случае?
Во-первых, перед применением дисциплинарного взыскания (то есть, например, перед объявлением выговора) необходимо провести расследование и зафиксировать факт нарушения работником трудовой дисциплины в письменном виде. Для этого необходимо составить акт о нарушении трудовой дисциплины (именно этот документ впоследствии станет основанием для издания вами соответствующего приказа (распоряжения)).
Общество с ограниченной ответственностью
"Романтик"
Акт № 1
г. Москва"02" сентября 2008 г.
О нарушении трудовой дисциплины
Соколовской Т.П.
Мною, заведующим складом Кабановым В.П., в присутствии заместителя заведующего складом Петрова А.А. и кладовщика Соколова С.В. составлен настоящий акт о нижеследующем:
Продавец-консультант Соколовская Т.П. отсутствовала на рабочем месте 1 сентября 2008 г. с 8 ч 00 мин. до 13 ч 15 мин. Появившись на работе, она сказала, что отсутствовала по причине опоздания пригородной электрички, но оправдательных документов не представила.
Соколовской Т.П. было предложено представить письменное объяснение по поводу ее отсутствия на рабочем месте 1 сентября 2008 г. свыше четырех часов.
Заведующий складомКабановВ.П. Кабанов
Зам. заведующего складом ПетровА.А. Петров
КладовщикСоколов С.В. Соколов
С актом ознакомлена:Соколовская Т.П. Соколовская
02.09.2008
Во-вторых, после составления акта, но до издания приказа следует потребовать с работника объяснение в письменной форме. В объяснительной записке работник имеет право указать на отсутствие в своих действиях вины, сославшись на какие-либо уважительные причины, которые не позволили ему прийти на работу вовремя (такой причиной может, например, стать внезапная отмена пригородной электрички в связи с аварией на железной дороге. Однако работник должен подтвердить данный факт соответствующей справкой с железнодорожного вокзала). Фактически в объяснительной записке работник указывает причины (мотивы), по которым он нарушил трудовую дисциплину. Указанные им сведения подлежат объективной проверке. Работник пишет объяснительную записку в свободной форме.
Заведующему складом
Кабанову В.П.
Объяснительная записка
Об отсутствии на рабочем месте
1 сентября 2008 г. я, продавец-консультант Соколовская Т.П., отсутствовала на рабочем месте с 8.00 до 13.15 в связи с отменой пригородной электрички из Твери (N 6071, отправление 05.42).
Справку об опоздании электрички на Ленинградском вокзале мне не выдали, так как не было бланков.
Продавец-консультантСоколовскаяТ.П. Соколовская
02.09.2008
Если работник в течение двух рабочих дней с момента происшествия отказывается давать письменное объяснение, вам необходимо составить соответствующий акт. Форма акта законом не установлена, однако следует иметь в виду, что в случае трудового спора суд проверит достоверность данного акта. Лучше всего, чтобы в его составлении участвовали незаинтересованные работники. Например, если работу прогулял продавец, то в качестве свидетелей, подписавших акт, можно указать кладовщика и бухгалтера. Отказ работника дать письменное объяснение не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания. Но пока вы не потребовали объяснений или у вас не составлен акт о том, что работник отказался написать объяснительную записку, вы не может привлечь работника к дисциплинарной ответственности.
Общество с ограниченной ответственностью
"Романтик"
Акт № 2
г. Москва"02" сентября 2008 г.
Об отказе от представления
объяснений по поводу отсутствия на работе
Мною, заведующим складом Кабановым В.П., в присутствии заместителя заведующего складом Петрова А.А. и кладовщика Соколова С.В. составлен настоящий акт о нижеследующем:
1 сентября 2008 г. в соответствии со ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации продавцу-консультанту Т.П. Соколовской было предложено представить письменное объяснение по поводу отсутствия ее на рабочем месте 1 сентября 2008 г. с 8 ч 00 мин. до 13 ч 15 мин., на что она ответила отказом без мотивации.
Заведующий складомКабановВ.П. Кабанов
Зам.заведующего складомПетровА.А. Петров
КладовщикСоколовС.В. Соколов
С актом ознакомлена:СоколовскаяТ.П. Соколовская
02.09.2008
После того как работник написал объяснительную записку или вы составили акт об отказе от объяснений, можно издавать приказ о применении дисциплинарного взыскания. Унифицированной формы такого приказа по УСПУД нет. Но вы можете разработать ее по аналогии с остальными унифицированными формами и утвердить приказом
┌───────────────┐
│ Код │
├───────────────┤
Общество с ограниченной ответственностью Форма по ОКУД │ │
"Романтика ├───────────────┤
------------------------------------------------- по ОКПО │ │
(наименование организации или индивидуального └───────────────┘
предпринимателя)
┌───────────────┬────────────────┐
│Номер документа│Дата составления│
├───────────────┼────────────────┤
Приказ │ 3 │ 02.09.2008 │
(распоряжение)└───────────────┴────────────────┘
о дисциплинарном взыскании
Объявить
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Соколовской Татьяне Петровне │ 22 │
----------------------------------------------------------└───────────────┘
(фамилия, имя, отчество)
торговый зал
---------------------------------------------------------------------------
(структурное подразделение)
продавцу-консультанту
---------------------------------------------------------------------------
(должность, (специальность, профессия))
выговор
---------------------------------------------------------------------------
(вид дисциплинарного взыскания)
В связи с отсутствием на рабочем месте 01.09.2008 в течение пяти часов
---------------------------------------------------------------------------
(причина дисциплинарного взыскания)
пятнадцати минут (с 8.00 до 13.15) без уважительных причин
---------------------------------------------------------------------------
Основание:
Объяснительная записка Соколовской Т.П. от 01.09.2008, акт об отсутствии
---------------------------------------------------------------------------
на рабочем месте от 01.09.2008 N 1
---------------------------------------------------------------------------
Усачев О.Г. Усачев
Руководитель организации Директор_____ --------- ---------------------------
или индивидуальный (должность) (расшифровка подписи)
предприниматель
Соколовская 02 сентября 08
С приказом (распоряжением) ---------------- "--" --------- 20-- г.
работник ознакомлен (личная подпись)
В приказе обязательно следует указать причину применения дисциплинарного взыскания - проступок, который совершил работник (например, "в связи с прогулом - отсутствием на рабочем месте 14.09.2008 в течение более четырех часов (с 9.00 до 13.15) без уважительных причин"), а также документы, явившиеся основанием для применения взыскания (объяснительная записка работника, акт об отсутствии работника на рабочем месте и др.).
Непременно следует ознакомить работника с данным приказом (желательно в течение трех дней с момента его издания) под подпись. В отметку об ознакомлении работника с приказом (распоряжением) входят слова "С приказом ознакомлен", личная подпись работника и дата ознакомления. В случае отказа ознакомиться с приказом составляется акт об отказе ознакомиться с приказом о дисциплинарном взыскании
Общество с ограниченной ответственностью
"Романтик"
Акт № 3
г. Москва"02" сентября 2008 г.
Об отказе от подписи на приказе
о применении дисциплинарного взыскания
Мною, Директором ООО "Романтика" О.Г. Усачевым, в присутствии заведующего складом Кабановым В.П., заместителя заведующего складом Петрова А.А. и кладовщика Соколова С.В. составлен настоящий акт об отказе продавца-консультанта Соколовской Т.П. расписаться на приказе о применении к ней дисциплинарного взыскания N 3 от 02.09.2008 без объяснения причин.
ДиректорУсачевО.Г. Усачев
Заведующий складомКабановВ.П. Кабанов
Зам.заведующего складомПетровА.А. Петров
КладовщикСоколовС.В. Соколов
С актом ознакомлена:СоколовскаяТ.П. Соколовская
02.09.2008
При наложении дисциплинарного взыскания обязательно следует соблюдать сроки. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и пребывания его в отпуске. Отсутствие работника по другим основаниям (например, в связи с использованием отгулов) не прерывает течение месячного срока. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка. Однако если нарушение было обнаружено в результате ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки, тогда работодатель может применить дисциплинарное взыскание до истечения двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
Предположим, есть подозрение, что продавец украл товар. Возбуждается дело и ведется следствие. Пока факт хищения будет установлен, могут пройти годы. В течение расследования работодатель не может наказать работника. Но после его окончания (при доказанной вине продавца) можно. Тогда работодатель вычитает из общего срока время следствия. Если останется меньше 6 месяцев, тогда работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Работодатель не вправе наказать работника дважды за одно и то же нарушение. Поэтому нельзя, объявив выговор за прогул, затем уволить работника по этому основанию. Суды в таких случаях принимают решение о восстановлении работника на работе. Причем даже в тех случаях, если нарушение полностью подтверждается, поскольку увольнение уже представляет собой второе дисциплинарное взыскание. Также нельзя, объявив дисциплинарное взыскание, лишить работника премии по итогам данного периода, если только данное положение не было прописано в локальных нормативных актах организации.
Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор) в трудовую книжку не заносятся. Исключение составляет увольнение за нарушение трудовой дисциплины, поскольку причина увольнения записывается в трудовую книжку.
Как уволить за прогул? Однократное совершение работником дисциплинарного проступка не является основанием для увольнения, если, конечно, его нельзя рассматривать как грубое нарушение трудовой дисциплины.
Фрагмент. Статья 81 Трудового кодекса РФ
Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:
(...) 6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:
а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);
б) появления работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации-работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
в) разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника;
г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;
д) установленного комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушения работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий (...).
Рассмотрим последовательность действий на примере увольнения работника за прогул. Поскольку увольнение по данному основанию является одной из мер дисциплинарного взыскания, работодатель должен соблюсти все правила, установленные законом в отношении наложения дисциплинарных взысканий. А именно:
1. Составить акт о нарушении трудовой дисциплины.
2. Потребовать от работника объяснения.
3. В случае отказа давать объяснения составить еще один акт - об отказе давать объяснения.
А после подготовки указанных документов работодатель может издать приказ об увольнении работника по унифицированной форме № Т-8. В нем он укажет основание увольнения (прогул - отсутствие на рабочем месте без уважительной причины с... до... в течение рабочего дня) со ссылкой на пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ. В конце приказа надо привести в качестве оснований документы, в которых зафиксирован факт прогула (акт, докладная записка), а также объяснительную записку работника (если таковая есть). Унифицированная форма № Т-8
┌───────────────┐
│ Код │
├───────────────┤
Общество с ограниченной ответственностью Форма по ОКУД │ │
"Романтика ├───────────────┤
------------------------------------------------- по ОКПО │ │
(наименование организации или индивидуального └───────────────┘
предпринимателя)
┌───────────────┬────────────────┐
│Номер документа│Дата составления│
├───────────────┼────────────────┤
│ 7 │ 02.09.2008 │
ПРИКАЗ └───────────────┴────────────────┘
(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от "30" июля 2006 г. N 5,
уволить "02" сентября 2008 г.
(ненужное зачеркнуть)
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Соколовская Татьяна Петровна │ 22 │
----------------------------------------------------------┴───────────────┘
фамилия, имя, отчество
торговый зал
---------------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
продавец-консультант
---------------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
___________________________________________________________________________
За прогул - отсутствие на рабочем месте 01.09.2008 более пяти часов подряд
в течение рабочего дня без уважительной причины с 8.00 до 13.15, пп. "а"
п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации
---------------------------------------------------------------------------
основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)
объяснительная записка Соколовской Т.П. от 01.09.2008,
Основание (документ, акт об отсутствии на рабочем месте от 01.09.2008 N 2
номер, дата): ------------------------------------------------------
заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.
Усачев О.Г. Усачев
Руководитель организации _Директор___ ---------------- ---------------------
или индивидуальный (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
предприниматель
С приказом (распоряжением) Соколовская 02 сентября 08
работник ознакомлен ------------------- "----" ------------- 20-- г.
личная подпись
Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от "__" _____ 20__ г. N __) рассмотрено
Работник может обжаловать в трудовой инспекции или в суде дисциплинарное взыскание (в том числе и увольнение). В этом случае работодателю придется доказывать, что все требования трудового законодательства были соблюдены. В противном случае меры дисциплинарного взыскания, примененные по отношению к работнику, будут отменены.
5.3.3. Как отменить дисциплинарное взыскание?
Дисциплинарное взыскание действует в течение одного года со дня его применения. Если в течение года со дня его применения работник не будет подвергнут новому взысканию, тогда будет считаться, что у работника нет дисциплинарных взысканий. Кстати, можно и досрочно "освободить" провинившегося сотрудника (до истечения года), если работник добросовестно исполняет свои трудовые обязанности и не допускает нарушений трудовой дисциплины. Основаниями могут стать как просьба работника, так и инициатива работодателя.
Если работник просит снять дисциплинарное взыскание, он может высказать свое пожелание в виде заявления в свободной форме. Как правило, так происходит, когда работник приносит оправдательные документы, которые он не мог представить в момент составления объяснительной записки. Таким образом, работник, хоть и с опозданием, но доказывает, что причина, по которой он совершил дисциплинарный проступок, была уважительной. Лучше принять это во внимание и отменить изданный приказ. Иначе это придется делать по решению соответствующих органов, если работник туда обратится. Общество с ограниченной ответственностью
"Романтик"
Приказ № 4
г. Москва"10" сентября 2008 г.
О снятии дисциплинарного взыскания
В связи с представлением документа, подтверждающего отсутствие по уважительной причине продавца-консультанта Соколовской Т.П. 01.09.2008 на рабочем месте с 8.00 до 13.15,
Приказываю:
1. Снять с Соколовской Т.П., продавца-консультанта, дисциплинарное взыскание в форме выговора, объявленного приказом от 02.09.2008 N 3.
Основание:
1. Заявление Соколовской Т.П. от 10.09.2008 N 3.
2. Справка Ленинградского вокзала от 09.09.2008 N 654.
3. Приказ от 02.09.2008 N 3 считать утратившим силу.
4. Считать Соколовскую Т.П., продавца-консультанта, не имеющей дисциплинарного взыскания.
ДиректорУсачевО.Г. Усачев
С приказом ознакомлена:СоколовскаяТ.П. Соколовская
10.09.2008
6. Порядок оформления совмещения и совместительства
Совместительство и совмещение - абсолютно разные формы организации труда. Однако на практике эти понятия часто путают, подменяя одно другим. Если сотрудник в свободное от основной работы время выполняет другую регулярную оплачиваемую работу на условиях трудового договора - это совместительство (ст. ст. 60.1 и 282 ТК РФ). Работать по совместительству можно не только у своего работодателя, но и в другой организации (у другого предпринимателя или физического лица, не являющегося предпринимателем).
При совмещении профессий (должностей) работа осуществляется "в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены)" и всегда у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).
6.1. Совместительство
Существует несколько факторов, определяющих совместительство: работник имеет основное место работы, выполняет трудовые функции (должностные обязанности) в свободное от основной работы время, делает это регулярно и так же регулярно получает плату за работу по совместительству. Трудовые отношения с таким сотрудником устанавливаются на основе трудового договора. Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ). Например, если учетный период рабочего времени - одна неделя, норма рабочего времени - 40 часов, то продолжительность рабочего времени совместителя не может превышать 20 часов. Как следует из ст. 60.1 ТК РФ, совместительство может быть внешним и внутренним.
Внешнее совместительство - это выполнение регулярной оплачиваемой работы у другого работодателя (имеется в виду не по месту основной работы). Другим работодателем может быть и организация, и предприниматель без образования юридического лица, и работодатель - физическое лицо, не являющийся предпринимателем.
Внутреннее совместительство - выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у работодателя по основному месту работы. То есть работник вправе заключить трудовой договор по основному месту работы с указанием должности, профессии, специальности в качестве совместителя.
Процедура оформления на работу сотрудника на условиях совместительства такая же, как и при принятии его на основную работу. Трудовой договор с совместителем заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой с отметкой работника "Второй экземпляр трудового договора получил" хранится у работодателя.
В трудовом договоре необходимо прописать, что работа будет выполняться на условиях совместительства (абз. 4 ст. 282 ТК РФ). Типичная ошибка работодателей: с сотрудником, которого принимают на работу в качестве внутреннего совместителя, не заключается новый трудовой договор. При этом зарплата рассчитывается одновременно и по основной работе, и по работе, выполняемой по совместительству.
Однако с таким работником необходимо не только заключить трудовой договор, но и заполнить на него личную карточку (форма № Т-2), а также присвоить табельный номер. То есть в табеле учета рабочего времени этот работник будет фигурировать дважды: как основной работник и как совместитель.
Перечень обязательных документов при приеме на работу на условиях совместительства приведен в ст. 283 ТК РФ. Это:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- диплом или иной документ об образовании, профессиональной подготовке в случае, если предстоящая работа требует специальных знаний (или надлежаще заверенные копии таких документов);
- справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если работник принимается на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
Однако перечисленные документы от внутреннего совместителя можно не требовать, поскольку копии всех необходимых документов такой сотрудник уже представил.
Учитывая, что режим рабочего времени и времени отдыха (он обычно для совместителей индивидуален) является обязательным условием для включения в трудовой договор, его необходимо прописать в трудовом договоре. Например, соответствующее положение можно сформулировать так:
"Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 20 (двадцать) часов: с понедельника по пятницу с 17.00 до 21.00.
Выходными днями для Работника являются суббота и воскресенье".
Или так:
"Работнику устанавливается рабочая неделя продолжительностью 12 часов. Работник работает по скользящему графику: в понедельник, среду и пятницу с 18.00 до 20.00, во вторник и четверг с 17.00 до 20.00. Выходными днями для Работника являются суббота и воскресенье".
Труд совместителей оплачивается "пропорционально отработанному времени в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором". На это указано в ст. 285 ТК РФ.
Порядок предоставления отпуска совместителям четко прописан в ст. 286 Трудового кодекса и значительно отличается от порядка предоставления отпуска по основной работе. В частности, в этой статье сказано, что "лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом".
Таким образом, норма, установленная ст. 122 ТК РФ, согласно которой "право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя", в отношении совместителей не действует. Внешнему совместителю, который желает получить очередной отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы, можно порекомендовать взять соответствующую справку по основному месту работы и представить ее работодателю, у которого выполняется работа по совместительству.
Сотрудникам, работающим на условиях совместительства, гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством, локальными нормативными актами, соглашениями предоставляются в полном объеме. Исключение составляет перечень гарантий и компенсаций "лицам, совмещающим работу с обучением, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях". В этих случаях гарантии и компенсации предоставляются работникам только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ).
Трудовой договор с совместителем в соответствии со ст. 288 ТК РФ может быть прекращен по общим основаниям. Они, предусмотрены в ст. 77 ТК РФ. Но в ст. 288 ТК РФ установлены дополнительные основания прекращения трудового договора: "трудовой договор, заключенный на неопределенный срок с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной".
Обратите внимание: речь идет о договоре, заключенном на неопределенный срок. Следовательно, срочный трудовой договор не может быть прекращен на данном основании.
Как следует из ст. 288 ТК РФ, работодатель, который прекращает трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, обязан предупредить об этом совместителя в письменной форме. Причем сделать это нужно не менее чем за две недели до указанного события.
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. В этот день работодатель обязан произвести с ним полный расчет.
Согласно ст. 66 ТК РФ "по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству".
6.2. Совмещение профессий (должностей)
При совмещении профессий (должностей) предполагается, что сотрудник наряду с работой, обусловленной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 60.2 ТК РФ). Под совмещением профессий понимается выполнение работником наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии. Совмещение должностей - это выполнение работником дополнительной работы по другой должности. Понятие "совмещение профессий" применяется в отношении рабочих, а понятие "совмещение должностей" - в отношении служащих и специалистов.
К совмещению относится и расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. В этом случае сотрудник наряду с работой, определенной трудовым договором, выполняет дополнительный объем работ по одной и той же профессии или должности.
И, наконец, еще одна разновидность совмещения - исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. В такой ситуации работник заменяет другого работника, который отсутствует в связи с болезнью, отпуском, командировкой (или по другим причинам) и за которым в соответствии с действующим законодательством сохраняется рабочее место (должность).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, устанавливается работодателем с письменного согласия работника. Так сказано в ст. 60.2 ТК РФ. Размер оплаты совмещения устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы. На это указано в ст. ст. 60.2 и 151 ТК РФ.
Все виды совмещения профессий (должностей) могут быть поручены только с письменного согласия работника. Совмещение оформляется следующим образом. В связи с тем, что условия о "трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)" являются обязательными для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), с работником, совмещающим профессии (должности), необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
На основании заключенного дополнительного соглашения необходимо издать приказ о совмещении должностей, например, с таким текстом:
"Лимоновой Марии Григорьевне, секретарю-референту, поручить в порядке совмещения должностей выполнение обязанностей офис-менеджера с 10 октября 2006 г. с доплатой за совмещение должностей в размере 5000 руб. в месяц".
При оформлении совмещения не требуется заключать новый трудовой договор, равно как и делать записи в трудовой книжке.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). В этом случае также заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, а на его основании издается приказ об отмене совмещения.
В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ).
Законодатель установил, что срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем работодатель устанавливает с письменного согласия работника.
Работника имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а также право работодателя досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
7. Порядок оформления трудовой книжки.
Ответственность за нарушения ее оформления.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
При необходимости работники вправе обратиться с письменным заявлением к работодателю о выдачи копии трудовой книжки, при этом работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Требования к учету и хранению трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила учета и хранения трудовых книжек). Необходимо различать два вида учета трудовых книжек: бухгалтерский и кадровый. В первом случае учитываются бланки документов, принадлежащие компании, а во втором - заполненные документы, которые принадлежат работникам. Порядок оформления трудовых книжек, внесения записей о работнике, о работе, о переводах, об увольнении и иных регулируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69. Этим же Постановлением утверждена форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которую вносятся записи обо всех трудовых книжках работников, принятых на работу к данному работодателю. При увольнении работник получает трудовую книжку и расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
7.1. Оформление трудовой книжки при принятии работника на работу впервые
В случае если работник принят на работу впервые, работодатель должен оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
При оформлении в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
- запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
- профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка
Оформление первой страницы (титульного листа) трудовой книжки
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
АТ-II № 9759200
Фамилия ИвановИмя СеменОтчество ПетровичДата рождения 24 декабря 1967 года(число, месяц, год)Образование высшееПрофессия, специальность экономистДата заполнения "24" октября 1989 г.(число, месяц, год)Подпись владельца книжки ИвановМ.П.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Григорьева (разборчиво)
7.2. Заполнение сведений о работе
Принимая работника на работу, работодатель (инспектор отдела кадров), в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывает полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 указывается дата приема на работу;
- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием организации. Необходимость этого обусловлена тем, что, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.
Пример внесения записи о приеме на работу и переводе в другое структурное подразделение
СВЕДЕНИЯ
О РАБОТЕ КТ-II № 1195225
№
записиДатаСведения о приеме на другую постоянную работу
(с указанием причин и ссылкой на работу, переводе
квалификации, увольнении
на статью, пункт законов)Наименование,
дата и номер документа, на основании которого внесена записьчис
ломе
сяцгод1234Общество с ограниченной ответственностью "ТехноМакс" (ООО "ТехноМакс")112012001Принята в технический отделна должность инженера-Приказ № 4-Ктехнолога.от 12.01.2001 г.218042004Переведена в отдел контроляна должность инженера-Приказ № 41-К технолога.от 18.04.2004
В случае перевода работника в другое структурное подразделение на другую постоянную работу, изменения квалификации, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. При изменениях и дополнениях, вносимых в квалификационные справочники, штатное расписание организации, работодатель (инспектор кадровой службы) доводит их до сведения работников, после чего в трудовые книжки работников на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
7.3. Заполнение сведений о совместительстве
По желанию работника по месту основной работы может быть внесена запись о работе по совместительству на основании документа, подтверждающего работу по совместительству:
- в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. Пример внесения записи о работе по совместительству
СВЕДЕНИЯ
О РАБОТЕ КТ-VII № 5123204
№
записиДатаСведения о приеме на другую постоянную работу
(с указанием причин и ссылкой на работу, переводе
квалификации, увольнении
на статью, пункт законов)Наименование,
дата и номер документа, на основании которого внесена записьчис
ломе
сяцгод1234Общество с ограниченной ответственностью "Протон" (ООО "Протон")123012004Принята в бухгалтериюзаместителя главногоПриказ № 8-Кбухгалтера.от 23.01.2004 г.210092004Принята на работу посовместительствуПриказ ЗАОв Закрытое акционерное общество "Стройдом""Стройдом" № 28-К(ЗАО "Стройдом") вбухгалтерию на от 25.05.2004 г.должность бухгалтера.
7.4. Исправление ошибок
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Пример исправления записи с ошибочным указанием даты приказа
СВЕДЕНИЯ
О РАБОТЕ АТ-II № 9759200
№
записиДатаСведения о приеме на другую постоянную работу
(с указанием причин и ссылкой на работу, переводе
квалификации, увольнении
на статью, пункт законов)Наименование,
дата и номер документа, на основании которого внесена записьчис
ломе
сяцгод1234507072004Переведен в отдел продаж на должность менеджера по Приказ № 18-кпродажам.от 07.08.2004 г.607072004Запись за № 5 недействительнаПереведен в отдел продаж на должность менеджера по Приказ № 18-кпродажам.от 07.07.2004 г. 7.5. Внесение записей об увольнении (прекращении трудового договора)
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: - в графе 1 ставится порядковый номер записи; - в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); - в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); - в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Пример внесения записи об увольнении
СВЕДЕНИЯ
О РАБОТЕ КТ-IV № 5298744
№
записиДатаСведения о приеме на другую постоянную работу
(с указанием причин и ссылкой на работу, переводе
квалификации, увольнении
на статью, пункт законов)Наименование,
дата и номер документа, на основании которого внесена записьчис
ломе
сяцгод1234Открытое акционерное общество "КамчаткаСервис" (ОАО "КамчаткаСервис")622012001Принята в канцелярию на должность делопроизводиПриказ № 4-Ктеля.от 22.01.2001 г.724092003Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77Приказ № 24-КТрудового кодекса РоссийскойФедерации.. от 24.09.2003 г.Инспектор отделакадров (подпись)Н. К. ПановаОзнакомлена (подпись)Д. Р. Сидоров При оформлении трудовой книжки новому сотруднику работник кадровой службы организации должен использовать свой бланк даже в том случае, если первый предъявит чистый бланк трудовой книжки с просьбой его заполнить. Дело в том, что, во-первых, в соответствии с п. 44 Правил ведения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а, во-вторых, он вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании соответствующего договора (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н). В свою очередь, в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя - объединения "ГОЗНАК" Минфина России.
Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении трудовой книжки бланка сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст. 5.27 КоАП РФ - организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., предпринимателя - на сумму от 1000 до 5000 руб. Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность вышеупомянутых хозяйствующих субъектов на срок до 90 суток.
Также не следует сбрасывать со счетов и тот факт, что предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.
8. Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации
8.1. Проведение и оформление отбора
документов на хранение и уничтожение
Для предприятия и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение на предприятиях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников предприятия, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение на предприятии, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственного предприятия, не являющегося источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся им самостоятельно.
По истечении сроков хранения в архивах организаций - источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем предприятия. После утверждения описей предприятия разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решение о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем предприятия.
Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Предприятия, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.
Изменение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, запрещается.
8.2. Сроки хранения документов
№ статьиВид документаСрок храненияПримечание12341. ПРЕДПРИЯТИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
Организационные основы управления1.1.Уставы, положения предприятия (типовые и индивидуальные)Постоянно1.2.Учредительные документы, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний списки учредителей Постоянно1.3.Свидетельства о регистрации, ликвидации предприятия, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительствПостоянно1.4.Положения о структурных подразделениях предприятия; о филиалах, представительствах Постоянно1.5.Штатные расписания предприятия, изменения к нимПостоянно2. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников2.1.Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами Постоянно2.2.Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров 5 лет ЭПК2.3.Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет2.4.Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 лет ЭПКО предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутри российских командировках - 5 лет 2.5.Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): руководителя предприятия Постоянночленов руководящих, исполнительных, контрольных органов предприятия Постоянноработников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Постоянноработников 75 лет ЭПК2.6Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК2.7Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет ЭПК2.8.Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК2.9.Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу1 год2.10.Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребованияНевостребованные - не менее 50 лет 2.11.Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет2.12.Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Постоянно2.13.Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 лет ЭПК2.14.Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность 3 года2.15.Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 года2.16.Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 летПри отсутствии приказов - 50 лет 2.17.Список (штатно-списочный состав) работников Постоянно2.18.Списки: а) членов руководящих и исполнительных органов предприятия Постоянноб) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий Постояннов) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий Постоянног) работников 75 летд) прошедших аттестацию 5 лете) военнообязанных 3 годаж) кандидатов на выдвижение на должность 5 летз) получающих персональные ставки, оклады 10 лет2.19.Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года2.20.Переписка об оформлении командировок 5 лет2.20. Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных3 года2.21. Графики предоставления отпусков 1 год2.22. Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 летб) работников, направленных в командировки 5 летв) военнообязанных 3 годаг) отпусков 3 годад) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений 75 лете) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 50 летж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 годаз) выдачи командировочных удостоверений5 летУстановление квалификации работников2.23.Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий 15 лет ЭПК2.24.Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседаний аттестационных, квалификационных комиссий 5 лет2.25. Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников До замены новыми2.26. Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий 5 лет2.27. Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации 5 лет2.28. Графики проведения аттестации, становления квалификации 1 годПрофессиональная подготовка и повышение квалификации работников2.29. Документы (доклады, справки расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации 5 лет ЭПК2.30. Примерные образовательные программы
(долгосрочные и целевые): а) по месту разработки Постоянно2.31. Учебные планы, программы: а) по месту разработки Постоянноб) на других предприятиях До минования надобности2.32. Учебно-методические пособия: Постоянно2.33. Договоры об обучении 5 лет ЭПКПосле истечения срока действия договора 2.34. Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации 1 год2.35. Ведомости учета часов работы преподавателей 1 год2.36. Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов 3 годаПосле замены новыми 2.37. Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий 1 год2.38. Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам 5 лет2.39. Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения 5 лет3. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности3.1. Правила внутреннего распорядка 1 годПосле замены новыми 3.2. Документы (акты, докладные служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка 1 год3.3. Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов Постоянно3.4. Переписка об утверждении печатей и штампов 3 года3.5. Акты уничтожения печатей и штампов 3 годаПри отсутствии книг, журналов оттисков и слепков - постоянно3.6. Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию 1 год3.7. Книги регистрации удостоверений и пропусков 3 года3.8. Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 год3.9. Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 год3.10. Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников 1 год3.11. Списки, книги адресов и телефонов 1 годПосле замены новыми3.12. Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах 1 год Список используемых в аналитических материалах документов
Полное наименование документаСокращенное наименование документаНормативные акты
(Кодексы, законы РФ, Федеральные законы) 1.Трудовой Кодекс РФ от 30.12.01. № 197-ФЗТК РФ2.Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.01 № 195-ФЗКоАП РФ3.Федеральный закон № 90-ФЗ от 30.06.2006 г. "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации"Закон 90-ФЗ4.Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" ФЗ "О коммерческой тайне"5.Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 г. № 152-ФЗФЗ "О персональных данных"Указы Президента, Постановления Правительства 6.Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 № 51)Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках"7.Постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения органов исполнительной власти 8.Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"Постановление Минтруда № 699.Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"Постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1 10.Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (ред. от 28.12.2006)Постановление Пленума Верховного суда РФ "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"11.Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников"Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-612.Письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6 "О порядке увольнения работника по собственному желанию"Письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6
АНАЛИТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ к семинару на тему: "КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО"
_____________________________________________________________________________
100
Россия 127051 Москва
ул. Петровка, д. 20/1, 3 подъезд, 2 этаж
тел./факс: (495) 935-70-17
e-mail:info@stabus.ru; http://www.stabus.ru
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
205
Размер файла
1 184 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа