close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового

код для вставкиСкачать
Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения
кадрового делопроизводства.
Тематический обзор
Мелочей в кадровой работе не бывает. Любая ошибочно указанная или неуказанная вообще информация может привести к самым серьезным правовым последствиям. У любого кадровика большая часть работы - именно ведение кадровой документации. не случайно, довольно часто при оформлении трудового договора и других кадровых документов некоторые, на первый взгляд, вроде бы незначительные, детали ускользают от его внимания.
Почему нельзя сокращать
В преамбуле трудового договора указывается наименование организации-работодателя, с которой работник заключает трудовой договор. Наименование организации указывается полностью строго в соответствии с учредительными документами: уставом (положением об организации - для бюджетных организаций). Сокращенное наименование может быть использовано только в том случае, если оно зафиксировано в учредительных документах, любые произвольные сокращения недопустимы.
Также в преамбуле полностью указываются фамилия, имя, отчество руководителя и документ, на основании которого он действует от имени организации при заключении трудового договора.
Например:
"Закрытое акционерное общество "Куб" в лице генерального директора Сухова Анатолия Петровича, действующего на основании устава..."
Если по каким-то причинам (отсутствие первого руководителя, делегирование права подписи) договор подписывается другим должностным лицом, то в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество и основание, дающее право на подписание договора. Им также является устав (положение об организации) или нотариально заверенная доверенность.
Приказ о делегировании полномочий дает право на подписание организационно-распорядительных документов, действующих, как правило, внутри организации, а договор является "соглашением между работодателем и работником" (ст. 56 ТК РФ), где работник выступает как равноправная сторона договора и самостоятельное лицо.
Затем в продолжение преамбулы полностью указываются фамилия, имя, отчество вновь оформляемого работника. Некоторые работодатели далее указывают в преамбуле паспортные данные работника, хотя они повторяются в конце при подписании договора.
Например:
"... и Самсонова Вера Алексеевна, действующая от своего имени и на основании паспорта - N, кем выдан, дата выдачи..."
Затем в трудовой договор в соответствии со структурой и штатным расписанием организации (форма Т-3) вписываются наименование структурного подразделения и должность, специальность, профессия с указанием разряда, квалификации, категории. Наименование профессий (должностей) рекомендуется определять в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС) или тарифно-квалификационными характеристиками. Однако работодатель вправе и сам определить наименование должностей и их характеристики.
Особенно внимательными надо быть при указании наименования структурного подразделения, должности, специальности или профессии в случае предоставления льгот (либо наличия ограничений). Когда по должности, специальности, профессии предусмотрена так называемая льготная пенсия, то наименования структурного подразделения, должности (профессии) должны строго соответствовать спискам N 1 и 2. Малейшие отклонения от этих нормативных документов в трудовом договоре, штатном расписании организации, приказе о приеме на работу, трудовой книжке и должностной инструкции работника могут привести к самым серьезным последствиям: Пенсионный фонд при оформлении пенсии откажется засчитывать работнику этот период в стаж, дающий право на льготную пенсию.
Кадровики т.н. "коммерческих структур" часто задают вопрос, насколько серьезным нарушением является указание должности работника, не соответствующее нормативным документам? В том случае, если предусмотрена льготная пенсия, это недопустимо. В то же время все прекрасно понимают, что внесение дополнений в квалификационный справочник несколько отстает от стремительно развивающейся экономической ситуации. По опыту работы кадровиков можно заметить, что трудовые книжки супервайзеров и мерчендайзеров Пенсионный фонд пока принимает без особых проблем, а внесение в квалификационный справочник таких должностей, как брокер и аукционист, вселяет надежду. В то же время стоит заметить, что руководители некоторых структур занимаются откровенным словотворчеством, придумывая названия должностей, прямой аналог которым уже имеется в нормативных документах. Такая практика не может приветствоваться, так как в перспективе у работника, принимаемого на такую изобретенную должность, могут возникнуть проблемы как с дальнейшим трудоустройством, так и с начислением стажа при уходе на пенсию.
Даты и сроки
Затем в договоре отражаются условия работы. Если для работника данное место является основным местом работы и он проработал более пяти дней, работник отдела кадров организации вносит запись о приеме на работу в его трудовую книжку. Рекомендуем проявлять особую настойчивость в вопросах соблюдения сроков предъявления работником трудовой книжки.
На практике довольно часто по вине работника возникают противоправные ситуации, в которых страдает не только он, но и организация-работодатель. Например, работник принят на основное место работы. Но по каким-либо причинам затягивает с предъявлением трудовой книжки. При этом он оформлен на работу, и в табеле учета рабочего времени ему ставятся т.н. "восьмерки", а не 16 или 20 часов в неделю, как предполагает прием на работу по совместительству. Время идет, кадровик нервничает, и, наконец, работник, проработавший определенный (порой весьма значительный) срок в данной организации (подчеркиваем, по основному месту работы), приносит трудовую книжку, в которой дата расторжения трудовых отношений с предыдущим работодателем обозначена... вчерашним, относительно даты предъявления подлинника трудовой книжки, числом. Далее кадровику остается ломать голову над тем, каким образом ему предстоит нарушить закон еще раз, выбирая для записи в трудовую книжку дату оформления трудовых отношений.
В соответствии с пунктом 8 новых Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей оформление трудовой книжки работника, принятого на работу впервые, производится работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу.
При приеме на работу по совместительству трудовая книжка работника хранится по основному месту работы и в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса "Документы, предъявляемые при приеме на работу" не предъявляется. При оформлении трудового договора на условиях совместительства это обязательно отражается в нем. Вы можете также внести разбивку рабочего времени по дням, если режим работы совместителей не отражен в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Например, по 3,33 - ежедневно или по 3 часа - в течение 4 рабочих дней и 4 часа - один день. И это же необходимо повторить в приказе о приеме на работу по совместительству.
Внесение в раздел "Вид договора" причины заключения срочного трудового договора обязательно. Самое серьезное внимание статье 59 "Срочный трудовой договор". Дата начала и окончания трудового договора указывается только для срочных трудовых договоров. Для договоров, заключенных на неопределенный срок, не рекомендуем оставлять незаполненным раздел "Окончание работы". В этом случае указывается не дата, а вид договора - "на неопределенный срок". Т.н. бессрочных трудовых договоров вообще не бывает. Т.к. срок всегда есть, вот только он не определен. Поэтому употребление данного термина некорректно и просто неграмотно.
Особенно внимательными при указании даты окончания трудового договора следует быть в том случае, если работник принимается по срочному трудовому договору для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с действующим законодательством сохраняется место работы. Наиболее часто встречающийся в практике случай - прием на работу по срочному трудовому договору на время отсутствия работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до достижения им (ребенком) возраста, предусмотренного законодательством (до 3 лет). Указание точной даты окончания такого срочного трудового договора приводит к неизбежным конфликтам и серьезным правовым последствиям в том случае, если молодая мать принимает решение выйти на законно сохраняемое за ней рабочее место до достижения ребенком возраста 3 лет, например, отсидев с ним дома полтора или два года. Учитывая финансовые проблемы молодых семей, такая ситуация в наше время совсем не редкость. И тогда кадровику, допустившему небрежность при заключении трудового договора, приходится решать серьезные проблемы, предлагая работнику, принятому на работу по срочному трудовому договору, расторгнуть трудовой договор по инициативе работника, соглашению сторон или оплачивать простой по вине администрации. Если работник и работодатель не достигают соглашения в этом вопросе, дальнейшие разборки проводит Государственная инспекция труда или суд.
Образец
Унифицированная форма N Т-73
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
┌───────────┐
│ Код │
├───────────┤
Форма по ОКУД│ 0301053 │
├───────────┤
по ОКПО│ 0301053 │
Закрытое акционерное общество "Круг" ├───────────┤
────────────────────────────────── │ 16035711 │
наименование организации │ │
├───────────┤
Отдел планирования инвестиций │ │
────────────────────────────────── Вид деятельности по ОКВЭД│ │
структурное подразделение ┌─────┼───────────┤
Трудовой договор │номер│ 156/вр │
├─────┼───────────┤
│ дата│ 13.04.2006│
├─────┼───────────┤
Срок действия договора │ с│ 13.04.2006│
├─────┼───────────┤
│ по│ 15.03.2007│
└─────┴───────────┘
Утверждаю
┌───────┬────────┐ ┌─────────────┐
│ Номер │ Дата │ │ Отчетный │ Руководитель Ген. директор
│докуме-│состав- │ │ период │ ──────────────────────
│ нта │ ления │ ├──────┬──────┤ должность
│ │ │ │ с │ по │ Козлов Б.Б.
├───────┼────────┤ ├──────┼──────┤ ────────────── ───────────────────
│ 23 А │15.03.07│ │13.04.│15.03.│ личная подпись расшифровка подписи
│ │ │ │06 │07 │
└───────┴────────┘ └──────┴──────┘
Акт о приеме работ, М.П.
выполненных по
срочному трудовому
договору,
заключенному на
время выполнения
определенной работы
В соответствии с трудовым договором N 156/вр от "13" апреля 20 06 г.
─────── ── ──────── ──
Работник Сапунов Игорь Сергеевич
──────────────────────────────────────────────────────────
фамилия, имя, отчество
выполнил за отчетный период следующие работы:
┌────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────┐
│Номер по по-│ Наименование работы │ Сумма, руб │
│рядку │ │ │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 1 │Подготовка плана размещения акций дополнительной эмиссии│ 200 000 │
│ │акций среди акционеров и привлечение новых акционеров │ │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 2 │Проведение эмиссии акций и их размещение │ 200 000 │
│ │среди акционеров │ │
├────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ │ │ │
└────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
Итого │ 400 000 │
├─────────────────────────┤
Сумма аванса, предоплаты │ 200 000 │
├─────────────────────────┤
Всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты) │ 200 000 │
└─────────────────────────┘
Работа(ы) выполнена(ы) Отлично
──────────────────────────────────────────────
указать качество, объем, уровень выполнения
работ
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
на сумму Четыреста тысяч рублей
──────────────────────────────────────────────────────────────
прописью
Работу сдал
Работник Сапунов И.С.
──────────────
личная подпись
Работу принял
Представитель
работодателя
(руководителя
организации) Зам. Ген. Директора Баранов К.К.
─────────────────── ────────────── ───────────────
должность личная подпись расшифровка
подписи
Руководитель
структурного
подразделения Нач. отдела Волков П.Л.
──────────────────── ────────────── ────────────────
должность личная подпись расшифровка
подписи
Главный (старший)
бухгалтер Медведева И.Д.
────────────── ────────────────
личная подпись расшифровка
подписи
А ведь можно избежать всего этого, если просто написать "На время отпуска по уходу за ребенком главного инженера Петровой М.П.".
В этом случае за Петровой М.П. сохраняется право прервать свой отпуск в любое удобное ей время и вернуться на свое рабочее место, причем проблем с работником, принятым по срочному трудовому договору, не возникает. Остается заметить, что на практике многие работодатели стремятся разрешить эту ситуацию по принципу "и волки сыты, и овцы целы". Работодатель, к всеобщему удовлетворению, стремится найти компромиссное решение путем перевода работника, с которым заключен срочный трудовой договор, на другую должность или место работы внутри организации.
При заключении срочного трудового договора с лицами, принимаемыми на работу для выполнения определенной работы, следует помнить, что определение конкретного срока окончания работы с точным указанием даты требует очень тщательного анализа.
Приведем случай из практики. Работник был принят по срочному трудовому договору для выполнения определенной работы, и при этом в трудовом договоре была зафиксирована предполагаемая дата окончания этой работы. По факту работа была выполнена в полном объеме значительно раньше указанного срока. Дальше возник вопрос: как расстаться с ним? Кадровик предложил написать заявление "по инициативе работника" (при этом по "собственному желанию работодателя". Просьба не путать "Божий дар с яичницей"). Но это возможно лишь при согласии работника. Ему может быть также предложено расторжение трудового договора "по соглашению сторон". При этом прекращение трудовых отношений в связи с окончанием срока трудового договора в данном случае неправомерно: работодателю придется искать ему другую работу внутри организации или оплачивать время простоя по вине работодателя.
В данном случае необходимо закрыть акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73). Этот документ не влияет на срок окончания трудового договора и причину расторжения трудовых отношений. Он просто фиксирует факт завершения или окончания работ на определенной стадии их выполнения.
В который раз об испытании, а не о его сроке
Далее в трудовом договоре указывается испытание. Если испытание при приеме на работу не устанавливалось, это следует отметить. Не забывайте также о внесении продолжительности испытательного срока в приказ о приеме работника на работу (формы Т-1, Т-1а). Если испытание не конкретизировано, то работник считается принятым на работу без испытания (ст. 70 ТК РФ).
Внимание! Испытание устанавливается работнику только один раз при приеме на работу. Оно не может быть увеличено по инициативе работодателя, например приказом директора, с последующим внесением изменений в заключенный трудовой договор.
Срок испытания для работников предприятий не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций, филиалов, представительств и других обособленных структурных подразделений, главных бухгалтеров и заместителей указанных руководителей и главных бухгалтеров - шести месяцев. Установление испытания в случае оформления трудовых отношений с работником, приглашенным для работы в данной организации, либо победителем конкурса на замещение вакантной должности часто встречается на практике, но является совершенно противозаконным.
Должностные обязанности и инструкции
Внесение в трудовой договор должностных обязанностей и прав работника, а также указание объема работ при совмещении профессий вовсе не избавляет кадровиков организации от написания должностных инструкций (которые, хотя и не предусмотрены ни одним нормативным правовым актом, тем не менее, играют весьма полезную и ответственную роль в определении качества работы).
Необходимость составления и оформления должностной инструкции с обязательной выдачей заверенной копии на руки (под роспись) работнику диктует не только практика кадровой работы, но сам процесс управления организацией и понятие исполнительской дисциплины. Должностные обязанности, права и ответственность работника должны быть абсолютно четко и в полном объеме зафиксированы документально, иначе невозможно определить границы должностной компетенции и ответственности работника, что неизбежно приводит к конфликтам, а порой и к необоснованным дисциплинарным взысканиям. Соответствующий раздел трудового договора ни в коей мере не заменяет должностную инструкцию, которая является локальным нормативным актом предприятия и традиционно пишется на соответствующую должностную позицию.
Где указывать размер зарплаты?
Еще одна ошибка, которая встречается при оформлении трудового договора, связана с указанием условий оплаты труда: должностного оклада (тарифной ставки) и надбавок, доплат, поощрительных выплат. Иногда с целью "сохранения коммерческой тайны"*(1) в этом разделе даются ссылки на штатное расписание и Положение о премировании. Делается это также с целью экономии времени: при изменении размера заработной платы можно ограничиться внесением изменений в штатное расписание, издать приказ директора без внесения последующих изменений в трудовой договор работника. Такие же ссылки даются и в приказе о приеме на работу. О том, какую путаницу такая "предусмотрительность" вносит в информационно-справочную работу в текущем делопроизводстве и в дальнейшем при выдаче архивных справок при оформлении пенсии, можно даже не упоминать. Но наличие таких ссылок в трудовом договоре не просто противоречит обычной логике: получается, что работника при приеме на работу необходимо под роспись знакомить со штатным расписанием организации, а лучше выдавать его копию (что, конечно же, никто не делает), иначе вообще непонятно, под чем он ставит свою подпись в последнем разделе трудового договора, а элементарно и грубо нарушает положения статьи 57 ТК РФ. В трудовом договоре должны быть зафиксированы также сроки выплаты заработной платы с указанием конкретных дат.
Несмотря на то, что в продаже существует значительное число сборников образцов, практических пособий и рекомендаций по заключению трудового договора с различными категориями работников, на каждом конкретном предприятии трудовой договор должен разрабатываться и тщательно анализироваться юристом и кадровиком предприятия. В рамки компетенции этих должностных лиц входят знание действующей законодательной и нормативной базы, специфики деятельности данной организации, а также особенности работы в должности, на которую принимается работник по заключаемому трудовому договору.
Юрист организации занимается разработкой "болванки" и составлением конкретного трудового договора, а кадровик отвечает за правильность его оформления. Именно он печатает текст договора, вносит в него на основании соответствующих документов (устава организации, паспорта работника) необходимую информацию об организации-работодателе и принимаемом по данному трудовому договору работнике. Кадровик знакомит поступающего на работу с текстом трудового договора, следит за полным и точным указанием реквизитов и подписей сторон, печати предприятия-работодателя.
Учитывая возможность серьезных юридических последствий, к которым приводят неточности и ошибки при оформлении трудового договора, проанализируем это с точки зрения норм и правил ведения кадрового делопроизводства.
Все по полочкам
Трудовой кодекс РФ (Извлечение)
Статья 57. Содержание трудового договора
В трудовом договоре указываются:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- условие об обязательном социальном страховании работников соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
- об испытании;
- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
- о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
- об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Поэтому такие глупости, как обязательства работника и работодателя, выдаваемые за предмет трудового договора - "работник обязуется работать честно и добросовестно, а работодатель обязуется оплачивать своевременно и в полном объеме" уже встречаются все реже и реже.
Коммерческая тайна работодателя
Отдельной позицией могут закрепляться условия о неразглашении коммерческой и иной, охраняемой законом, тайны. Эти условия включаются в трудовой договор работника только в том случае, если сведения, составляющие различные виды тайны, будут известны работнику в связи с исполнением им должностных обязанностей, указанных в трудовом договоре.
Но бывает, что такие условия включаются в трудовые договоры всех работников организации (предположим, что этим способом работодатель пытается подстраховаться от возможной утечки информации с ограничением доступа - ведь подобного рода информацию работник может получить не только в процессе исполнения им своей трудовой функции, но и по неосторожности коллег, имеющих доступ к служебной, коммерческой тайне). И если вновь принимаемый работник подписывает договор не глядя, а работодатель не считает необходимым знакомить нового работника с конкретным Перечнем сведений, содержащих/составляющих коммерческую тайну организации или Положением о коммерческой тайне организации (а бывает, что подобные документы в организации просто-напросто отсутствуют), то такое упущение со стороны работодателя может породить массу недоразумений и спорных ситуаций.
Перечень сведений, содержащих коммерческую тайну организации, определяется руководителем организации, разрабатывается и оформляется юридической службой совместно со службой безопасности и отделом кадров. Этот локальный нормативный акт компании, а также Положение о коммерческой тайне обязательно утверждаются руководителем предприятия. Работник знакомится с ними под роспись на первом экземпляре этих документов с указанием даты ознакомления. Устав предприятия, регистрационные документы, сведения о численности работающих, их составе, заработной плате и условиях труда, наличии вакансий не относятся к коммерческой тайне предприятия. Тем не менее, часто работника при заключении трудового договора предупреждают (в большинстве случаев все-таки устно) о том, что размер получаемой им заработной платы является коммерческой тайной. Иногда такое предостережение сопровождается угрозой возможного увольнения (кстати, эти предупреждения не имеют для работника никаких правовых последствий). Такие действия работодателя можно объяснить разными причинами. Например, часть заработной платы в организации выплачивается "в конверте", то есть идет сокрытие налогооблагаемой базы, а информация о нарушении законодательства по вполне понятным причинам работодателю невыгодна. Но даже в организациях, честно выплачивающих все налоги, обмен между работниками сведениями о размере получаемой ими заработной платы совсем не приветствуется. Широкое распространение такой информации негативно влияет на производственный микроклимат и иногда приводит к конфликтам на тему: "Кто как работает и сколько за это получает". На сегодняшний момент увольнение за реальное разглашение коммерческой тайны (повторяем, размер заработной платы работника таковой не является) - довольно редкий случай. Доказать в процессе служебного и судебного разбирательства вину конкретного работника бывает достаточно сложно. С работниками, которые по роду деятельности могут иметь до ступ к государственной тайне, трудовой договор заключается только после оформления соответствующей формы допуска. (Но это - тема отдельного разбирательства и статьи). Кадровикам следует в обязательном порядке предупредить об этом будущего работника еще на этапе собеседования. Оформление занимает значительный период, и ожидание документов на допуск может быть чревато для работника, уже ушедшего с предыдущего места работы, потерей - отказом от иных (возможно, более выгодных) предложений.
Помимо указанных позиций стороны вправе включать в трудовой договор и другие условия, если они не ухудшают положение работника и не противоречат напрямую действующему трудовому законодательству, иным нормативным актам компании.
Такими условиями, к примеру, могут быть дополнительные, не предусмотренные ТК РФ условия расторжения трудовых отношении или наложения дополнительных видов дисциплинарных взысканий. В нарушение действующего законодательства некоторые работодатели вносят в трудовой договор ограничение гарантий при временной нетрудоспособности, других гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом, выходных пособий и т.п. Например, часто распространенный случай, когда всем работникам предприятия вне зависимости от стажа, больничный вдруг по решению директора оплачивается в размере не более 50% (или при 100-процентной оплате больничного в трудовой договор заносятся ограничения по продолжительности болезни: не более пяти дней в году).
В начале 90-х годов некоторые руководители небольших коммерческих предприятий предупреждали сотрудников, принимаемых на должность секретаря руководителя (а это в основном молодые женщины и девушки) о том, что в течение трех-пяти лет они не должны выходит замуж или рожать детей. Конечно, такие позиции в трудовой договор не вносились, но не по причине их полной незаконности и даже абсурдности, а потому что трудовые договоры с работниками в таких организациях просто отсутствовали. Тем не менее, с такого работника могли потребовать расписку о том, что он предупрежден о возможности досрочного расторжения трудовых отношений в связи с замужеством или беременностью. В современных условиях такие ситуации, к счастью, становятся редким анахронизмом.
Кстати, и при заключении гражданско-правовых договоров нужно быть столь же внимательными, как и при заключении трудовых договоров. Содержание и форма гражданско-правовых договоров должны быть тщательно проанализированы юристом организации.
Дело в том, что зачастую небрежно составленные с правовой точки зрения гражданско-правовые договоры при внимательном изучении оказываются срочными трудовыми договорами с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в тех случаях, когда ее выполнение (завершение) не может быть определено конкретной датой. Оплата временной нетрудоспособности и ежегодный оплачиваемый отпуск такими гражданско-правовыми договорами, как правило, не предусматривается. Неквалифицированное разграничение гражданско-правовых и трудовых отношений может иметь серьезные правовые последствия для работодателя. Договор в судебном порядке может быть признан трудовым со всеми вытекающими отсюда последствиями: например, предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска или выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при прекращении действия договора.
Условия, включенные сторонами в трудовой договор, являются для них обязательными. Они не могут быть изменены в одностороннем порядке, например путем издания приказа руководителя об изменении существенных условий трудового договора. Но стороны могут путем взаимного соглашения внести в договор изменения и дополнения, не противоречащие действующему трудовому законодательству и не ухудшающие положения работника. Эти изменения и дополнения оформляются письменно с сохранением формы преамбулы договора, подписываются обеими сторонами и являются неотъемлемой частью трудового договора.
При переводе работника на другую постоянную работу, например в связи с повышением в должности, необходимо сначала получить письменное согласие работника на такой перевод - оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. И только затем издается приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Приказ подписывается руководителем организации, и основанием для его издания служат именно изменения к трудовому договору (с указанием номера и даты этого документа).
Реквизиты сторон
В завершение трудового договора следуют реквизиты, а не "адреса и подписи" сторон. Работник указывает фамилию, имя и отчество (в соответствии с паспортом), ставит личную подпись. Затем вносятся паспортные данные (номер, кем и когда выдан, код подразделения), адрес регистрации (на основании данных паспорта), дата и год рождения. Также работник должен указать в трудовом договоре номер свидетельства государственного пенсионного страхования, индивидуальный номер налогоплательщика, для матерей, имеющих детей в возрасте до 14 лет, дату рождения ребенка. Вообще-то это - ИНН - информация, не предусмотренная ТК РФ, и, кроме того, она вносится в личную карточку (форма Т-2), по электронной копии которой и ведется информационно-справочная работа. Внесение такой информации в трудовой договор увеличивает количество обращений к подлиннику трудового договора, а это неизбежно изнашивает документ с долговременным сроком хранения.
От имени работодателя договор подписывает уполномоченное должностное лицо (генеральный директор или первый руководитель организации), действующее на основании соответствующих документов (устава, Положения об организации, доверенности) и поименованное в преамбуле. Его фамилия, имя и отчество указываются при подписании договора, затем следует личная подпись.
На практике очень часто бывают случаи несоответствия информации этого раздела преамбуле договора, в которой как представитель организации-работодателя указывается одно должностное лицо (например, генеральный директор), а договор своей подписью и фамилией подписывает его заместитель, зачастую действующий в отсутствие руководителя только на основании приказа о замещении. Но право на подписание договора дают только соответствующие учредительные документы (или доверенность). Или еще хуже - подпись ставит иное лицо, проставляя косую черту перед наименованием должности руководителя, указанного в распечатанном трудовом договоре. Это вообще недопустимо. Почему?
Для начала обратимся к нормативным актам и отыщем там все, что так или иначе связано с реквизитом "подпись".
Итак, ГОСТ Р 5114198 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает следующее толкование подписи: "Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица". Слово "полномочный" в данном случае не случайно - документ может подписать только тот, кто имеет право принимать решение по затронутому в нем вопросу.
Еще один определяющий документ, имеющий силу на территории всей Российской Федерации, - государственный стандарт Р 6.302003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - описывает правила оформления реквизита "подпись" следующим образом (статья 3.22):
"В состав реквизита "подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия)".
Обратите внимание, что в состав реквизита, помимо автографа как такового, включены наименование должности и фамилия подписавшего. Как видим, в таких важных документах, как государственные стандарты, даже не предполагается возможность подписи другого человека вместо ответственного лица. Использование косой черты не упоминается вовсе.
Но проблема, тем не менее, существует. Косвенно на это указывают пункты инструкций по делопроизводству отдельных организаций.
Давайте для примера обратимся к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - документу, на основании которого составлены инструкции федеральных министерств и ведомств, их подразделений на территории России. В пункте, описывающем оформление подписи документа, читаем:
"Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например, "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности."
Однако инструкции по делопроизводству некоторых организаций запрещают даже такое исправление. Согласно им, в случае непредвиденного отсутствия на момент подписания документа ответственного должностного лица следует внести в подготовленный файл наименование должности и фамилию лица, фактически подписывающего документ, и заново распечатать страницу.
В России сегодня ситуация такова, что единых, обязательных для всех требований к оформлению организационно-распорядительной документации не существует. Каждая организация разрабатывает собственный порядок работы с документами, основываясь как на российских, так и на зарубежных традициях. ГОСТ 6.302003 носит рекомендательный характер. То есть специального нормативно-правового акта об обязательной расшифровке подписи с указанием фактической должности подписавшего и о запрете использования косой черты не существует*(2).
Тем не менее, помимо разнообразных инструкций и предписаний, существует здравый смысл. Попробуем разобраться, насколько важен такой, простой на первый взгляд, реквизит.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись подтверждает:
- достоверность сведений, изложенных в тексте документа;
- полномочия должностного лица, подписавшего документ.
Подпись - один из первых сложившихся в российском делопроизводстве обязательных элементов. Еще до формирования в XVI веке официального - "приказного" - делопроизводства в деловых документах указывали имена непосредственных участников события, после текста - имена его составителя и свидетелей. Это, во-первых, подтверждало достоверность события, а во-вторых, указывало, с кого можно потребовать ответ в случае необходимости.
Использование косой черты или предлога "за" вместо наименования должности лица, фактически подписавшего документ, а также отсутствие расшифровки его фамилии может оказаться невыгодным как составителю документа, так и его адресату. Очевидно, что реально ответственный за ведение дела человек не подписывал документ, а значит, не подтвердил принятое решение. Скорее всего, всезнающему секретарю организации известно, кому принадлежит росчерк. Но получатель такого документа вряд ли знаком с особенностями почерка всех руководителей предприятия и не владеет информацией о полномочиях этих людей. Получается анонимный документ, фактически подписанный неизвестно кем, что, конечно же, не дает никаких гарантий достоверности информации, содержащейся в нем. Ничего страшного, если это информационное письмо. А если речь идет о приказе или распоряжении? Непонятно, кто несет ответственность за принятое решение. Получатель вправе посчитать такой документ недействительным. В самом деле, ведь неизвестно, кто подписался под важным сообщением. У человека, осмотрительного в делах, не склонного доверять всему и сразу, могут возникнуть такие вопросы:
А имеет ли право этот неизвестный ему персонаж принимать ответственные решения и подписывать документы?
И знает ли настоящий руководитель о принятом решении?
А не подделка ли это? Некто составил выгодный для себя текст и, инсценировав отсутствие ответственного лица, отправил его адресату.
Руководитель, несмотря на то, что указаны его должность и фамилия, может отказаться от документа - его автографа нет, а значит, он не несет никакой ответственности за содержание бумаги и возможные последствия. Тем более что об отправке документа или его оглашении он распоряжения также не давал.
Таким образом, автор документа оказывается в невыгодной ситуации, потому что получатель имеет все основания не принимать документ за подписью неизвестного лица и, как следствие, не исполнять его.
Получатель документа окажется в проигрыше, если должностное лицо откажется от документа, ссылаясь на тот факт, что он не ставил свой автограф, несмотря на то, что документ был подготовлен за его подписью.
Таким образом, использование косой черты или предлога "за" перед наименованием должности и отсутствие расшифровки подписи подписавшего не разрешено ни одним из существующих нормативных или методических документов по ведению делопроизводства. При этом в инструкциях многих организаций существует запрет на анонимность подписи.
Полное и грамотное оформление подписи немаловажно. Наименование должности и фамилия лица, фактически подписавшего документ, указывают на должностное лицо, ответственное за принятое решение, а также подтверждают его полномочия в решении затронутого в документе вопроса. Анонимность подписавшего может привести к различным недоразумениям, например, к отказу получателем принятия документа к исполнению. Или к обращению в суд, как в описанной в примере ситуации.
Итак, что же делать, когда документ не может подписать руководитель, но это могут сделать его заместитель или исполняющий обязанности? Если у вас есть возможность перепечатать документ, то в реквизите "подпись" необходимо исправить наименование должности и фамилию, указав данные лица, фактически его подписывающего.
Но как быть, если на перепечатку страницы нет времени? Проблема решается при помощи обычной ручки. Секретарь должен вписать перед наименованием должности "зам." или "и.о." и исправить фамилию. Согласитесь, особых условий здесь не требуется. И потом вам не придется объяснять ситуацию и умолять адресата поверить анонимной подписи, вы избежите неожиданных и неприятных последствий.
Использование факсимиле руководителя при подписании экземпляра трудового договора, выдаваемого на руки работнику, также недопустимо. Факсимиле может быть использовано только при выдаче копий, а работнику на руки выдается подлинник. При необходимости выдачи копий трудового договора текст трудового договора и ксерокопированные или факсимильные подписи сторон заверяются подлинной подписью начальника отдела кадров (или другого, уполномоченного заверять копии документов, должностного лица). Для выдачи копий договора по сторонним запросам (например, по требованию работника) необходимо его письменное разрешение (заявление) и скрепление заверяющей подписи печатью предприятия (отдела кадров предприятия).
В трудовом договоре обязательны реквизиты работодателя (не просто - юридический и почтовый адрес организации и банковские реквизиты, а ОГРН, ИНН, КПП, координаты для связи - в том числе и e-mail/телефон/факс - если на них есть ссылки в тексте трудового договора. Нередко почтовый и юридический адрес организации отличаются. Юридическим адресом организации (или ее местонахождением как юридического лица) является место ее государственной регистрации. Этот адрес указывается в учредительных документах (уставе, Положении об организации). Почтовый адрес определяет фактическое местонахождение организации и указывается на бланках письма (название улицы, номер дома, офиса, город, почтовый индекс).
Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах.
На экземпляре, который остается у организации-работодателя, перед подписанием трудового договора руководителем проставляются визы кадрового специалиста, главного бухгалтера и юриста, и иных заинтересованных лиц (с которыми согласовывается сам факт и особенности трудовых отношений с конкретным человеком). После подписания - сначала трудовой договор должен по логике подписать работодатель, скрепив своей подписью все визы согласования, и только потом - будущий работник. Трудовой договор датируется. Датой трудового договора является дата его подписания последней (по очередности подписания) стороной. Дата трудового договора проставляется в его начале ниже наименования документа "Трудовой договор".
Обратите особое внимание на эту дату. Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под роспись (на самом бланке приказа по форме Т-1) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Затем трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован подписью руководителя и печатью организации. Форма журнала - произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ, при необходимости выдать не слишком развернутую справку.
При необходимости можно дополнить эту таблицу другой необходимой для справочно-информационной или поисковой работы информацией или исключить лишние (с точки зрения конкретного кадровика) позиции.
Примерная форма журнала регистрации трудовых договоров
┌──────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┬───────────────────────┐
│Дата и номер трудового договора │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Фамилия, имя, отчество работника, с которым│ │ │
│заключен трудовой договор │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Должность, место работы, контактный телефон │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Вид работы (основная, по совместительству) │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Срок трудового договора │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Наличие испытания и его срок (дата начала и│ │ │
│окончания) │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Подпись и дата получения работником на руки одного│ │ │
│экземпляра трудового договора │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на│ │ │
│работу │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Номер дела, в которое подшит трудовой договор │ │ │
├──────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┼───────────────────────┤
│Даты и номера изменений к трудовому договору │ │ │
└──────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┴───────────────────────┘
Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под роспись на другом экземпляре, который и будет храниться у работодателя. Работник может также (а не вместо!) расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе журнала регистрации трудовых договоров.
Довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя, а на руки работнику выдается заверенная копия (в лучшем случае) или просто ксерокопия трудового договора (без заверения). Это неправильная практика и прямое нарушение ТК РФ.
Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной как по основной работе, так и по совместительству.
Точно таким же образом оформляются, визируются, подписываются изменения к трудовому договору. Один экземпляр изменений под роспись выдается на руки работнику.
Как хранить эти документы
Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с пунктом "б" статьи 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со статьей 338 указанного Перечня также 75 лет.
Статья 67 ТК РФ допускает фактическое заключение трудового договора (выход работника на работу с ведома или по поручению работодателя) без его письменного оформления на момент начала работы. Но при этом устанавливает жесткие сроки оформления трудового договора в письменной форме: не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В этом случае датой трудового договора является фактическая дата его оформления, а в тексте договора указывается более ранняя по отношению к дате оформления дата приема на работу (например, работник приступил к работе 4 сентября 2003 года, а трудовой договор с ним был оформлен 6 сентября).
На практике в процессе проведения аудиторских и других видов проверок возникает вопрос о необходимости заключения трудовых договоров в письменной форме с ранее принятыми без письменного оформления трудового договора работниками. Например, работник был принят на работу до вступления в силу нового Трудового кодекса, не настаивал на письменном оформлении своих отношений с работодателем, а кадровик почему-то счел этот момент необязательным, хотя письменная форма трудового договора существует с 1992 года. В результате на сегодняшний момент возникла проблема, как заключить и оформить трудовой договор с работниками, принятыми на работу несколько лет назад?
Некоторые начинающие кадровики пытаются, по сути, фальсифицировать трудовой договор, проставляя дату фактического приема на работу таких работников. Этого делать не стоит хотя бы потому, что в Уголовном кодексе РФ существует статья 327 "Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков". Правда, она касается конкретных целей, которые ставит перед собой лицо, подделывающее документ, но все-таки осторожность не помешает.
Поэтому для оформлении трудового договора в письменной форме с работником, который работает на предприятии без оформления трудового договора в течение длительного времени, прежде всего, необходимо его письменное согласие (заявление). Миф о том, что работник так давно (до 1992 г.) работает и с ним ни разу никто ничего не подписывал - сказка для дураков. При любом изменении и размера заработка, и наименования и организационно-правовой формы предприятия, и условии работы и иных существенных условий трудового договора было необходимо оформить трудовой договор. Поэтому инспекторы труда уже не прислушиваются к такому оправданию.
Убедить работодателя в том, что еще с 1992 г. написание заявлений (вообще - каких бы то ни было) с просьбой о приеме на работу оказалось очень сложно. С упорством попугая абсолютное большинство работодателей настаивает на заявлениях о приеме на работу, полагая, что именно с этого начинаются трудовые отношения. Но Трудовой кодекс РФ (и ранее действовавший КЗоТ РФ с 1992 г.) не предусматривают такой формы документа вообще. И вот так - на пустом месте возникают конфликты. А как просто взять и открыть ТК РФ и прочитать его хотя бы раз., а не полагаться на то, что "извозчики довезут" и поэтому "географию знать не обязательно"...
Оформленный таким образом трудовой договор подписывается руководителем организации, регистрируется. Один экземпляр выдается на руки работнику под роспись, а другой подшивается в его личное дело или в папку-дело трудовые договоры с работниками.
Вот такие нюансы казалось бы простой кадровой работы.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 8, август 2007 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Согласно Федеральному закону от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" размер заработной платы работника тайной вообще быть не может.
*(2) Хотя это прямо было указано в ГОСТе Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. N 273) (с изменениями от 21 января 2000 г.)
Однако постановлением Госстандарта РФ от 26 августа 2001 г. N 352-ст постановление, утвердившее этот ГОСТ, отменено. И в настоящее время он не действует. А зря!
(Извлечение)
3.21 В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
46
Размер файла
170 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа