close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Технологии договорной работы

код для вставкиСкачать
Технологии договорной работы
Введение
1. Договорная работа и ее место в деятельности предприятия
1.1 Понятие, цель и условия договора
1.2 Виды договоров
1.3 Договор купли-продажи
2. Подготовка к заключению договоров
2.1 Оценка оснований
2.2 Преддоговорные контакты
2.3 Разработка условий
3. Оформление договоров
3.1 Разработка проекта договора
3.2 Урегулирование разногласий
3.3 Изменение или расторжение договора
4. Регламентация договорной работы
4.1 Корпоративные правила
4.2 Документация, учет и контроль
4.3 Функциональные требования к автоматизации
4.4 Роль юридической службы
4.5 Регистрация договоров
4.6 Выдача оригиналов и копий
4.7 Хранение договоров
5. Структура и реквизиты договора
5.1 О реквизитах и других пунктах
5.2 Условия договора
5.3 Подписи сторон
Приложение 1. Должностная инструкция начальника сметно-договорного отдела
Приложение 2. Типовое Положение о порядке ведения договорной работы
Приложение 3. Типовой регламент бизнес-процесса "Прохождение договоров"
Список литературы
Введение
Правильно организованная и налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые создают потери времени и ресурсов. Кроме того, она помогает избежать конфликтов с партнерами, предотвратить судебные споры.
Объективные закономерности функционирования рыночной экономики и модернизации, курс на развитие которой избрала современная Россия, требуют от каждого хозяйствующего субъекта независимо от его организационно-правовой формы и решаемых хозяйственных задач постоянного стремления к повышению экономической эффективности, которая, как известно, во многом достигается за счет грамотной организации управления. Многие считают, что это область постоянных проблем и ее трудно оптимизировать.
Но современные тенденции менеджмента сводятся к тому, что эффективное управление возможно только в случае баланса бизнес-процессов, занятых в них сотрудников, клиентов, поставщиков и руководства предприятия. И выстраивание правильной договорной деятельности - важный элемент такой системы.
В рамках данного модуля учащиеся вначале получат представление о договорной работе в целом и ее роли в деятельности современного предприятия, исторических аспектах.
Затем будет представлена подробная информация о терминологии: понятия договора, сделки, их связь; цель договора, условия и виды договоров. Поскольку содержание учебного модуля ориентировано на предпринимателей, внимание акцентируется на особенностях договоров купли-продажи. Далее на конкретных примерах раскрываются организационные моменты: подготовка к заключению договоров, оценка оснований заключения договоров, визирование. При изучении договорных отношений отдельное внимание отведено преддоговорным контактам с возможными контрагентами. Правовые основы основных условий, правила оформления договоров далее детализируются в виде разработки проекта договора, способов урегулирования разногласий. Изменение или расторжение договоров - не менее важная часть договорной работы, подробно рассматривается с учетом практики российских предприятий. В содержании модуля много внимания уделяется регламентации договорной работы: корпоративным правилам, документации, учету и контролю договоров. Без информационных технологий сегодня не обходится деятельность даже малых предприятий, поэтому раскрываются функциональные требования к автоматизации договорных процессов. Информация о роли юридической службы будет полезна будущим и нынешним предпринимателям, особенно учитывая довольно изменчивую правовую среду деятельности современного предприятия. Также будут полезными способы регистрации договоров, передачи подписанного договора контрагенту. Заканчивает модуль информация о хранении договоров.
1. Договорная работа и ее место в деятельности предприятия
В современных условиях повышается самостоятельность предприятий в принятии и реализации управленческих решений, их экономическая и юридическая ответственность за результаты хозяйственной деятельности. Договор - это один из наиболее важных и распространенных институтов гражданского права, который применяется во всех сферах жизни общества и обслуживает разнообразные имущественные связи как предпринимателей, так и граждан. Кроме того, это одна из наиболее древних правовых конструкций.
Применение договоров на протяжении уже нескольких тысяч лет объясняется помимо прочего тем, что речь идет о гибкой правовой форме, в которую могут облекаться различные по характеру общественные отношения. Основное назначение договора сводится к регулированию в рамках закона поведения людей путем указания на пределы их возможного и должного поведения, а равно последствия нарушения соответствующих требований.
Договор служит идеальной формой активности участников гражданского оборота. Важно подчеркнуть, что, несмотря на изменение его социально-экономического содержания, в ходе истории общества сама по себе конструкция договора остается в своей основе достаточно устойчивой.
С течением времени, вместе с развитием системы общественных отношений, опосредствуемых договорами, расширился состав возможных участников: наряду с физическими лицами (гражданами) в этой роли стали выступать коллективные образования, признанные самостоятельными субъектами гражданского права - юридическими лицами. Все более многообразными становились предусмотренные в законодательстве типы договоров, усложнялись комбинации элементов, используемых при конструировании договорного правоотношения, и др. Ключевое значение для такой перестройки имело признание частной собственности и постепенное занятие ею командных высот в экономике, сужение до необходимых пределов государственного регулирования хозяйственной сферы, установление свободы выбора контрагентов и реализация других основ нового гражданского законодательства.
Конструкция договора применяется в различных отраслях права: международном, публичном, административном и др. И все же наиболее широко используется она в гражданском праве.
Договор - это та фундаментальная категория, которая на протяжении уже нескольких столетий разрабатывается юридической наукой, однако сказать, что есть однозначное, непротиворечивое ее понимание, было бы ошибочно. Более того, любая национальная конструкция договора имеет определенную специфику, обусловленную политическим, экономическим, идеологическим, культурологическим и др. контекстами. В качестве примера достаточно привести англо-американское понимание договора как обещания и романо-германское - как соглашения. Поэтому более правильно рассматривать договор не только как сложившиеся правовые нормы, правила поведения, а гораздо шире - как исторически обусловленное формирование представлений о его значении, определении, реализации, роли и месте в жизни общества. в отличие от западных стран теоретические основания договора в России были заложены достаточно поздно (в XIX - начале ХХ вв.), поскольку сама юридическая наука вступила в стадию активного развития только с середины 60-х гг. XIX века, первоначально решая задачи по элементарной систематизации правового материала [11].
Само понятие "договор" (лат. contractus) в его социальном, экономическом и юридическом понимании имеет различное значение. Так, например, В.И. Даль, разъясняя смысл слова "договор", указывает, что это "уговор, взаимное соглашение". На деловом языке - это предварительные условия или частное обязательство, совершенное на законном основании называется контрактом, условия его - кондициями; сдачу крепости на договоре называют капитуляциями. В экономическом значении договор - это наиболее оперативное и гибкое средство связи между производством и потреблением, изучения потребности и немедленного реагирования на них со стороны производства; он способен обеспечить баланс между спросом и предложением. В юридическом понимании договор - это и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплен факт установления обязательственного правоотношения. Из вышеизложенного следует, что договор служит универсальной формой его применения среди участников гражданского оборота и, несмотря на изменение его социально-экономического содержания в ходе истории развития общества, конструкция договора как порождение юридической техники остается в своей основе весьма устойчивой. С развитием системы общественных отношений, опосредствуемых договорами, такая конструкция широко используется во всех без исключения областях экономики, социальной, культурной жизни, в политике. Она применяется не только в гражданском праве, но и в других отраслях права. Понятие международного договора закреплено в Конституции РФ (ст. 15, 71, 72 и др.). Там же упоминаются договоры между органами государственной власти РФ и органами государственной власти субъектов РФ (cт. 125). В трудовом законодательстве РФ предусмотрены нормы, относящиеся к коллективному договору, соглашению и трудовому договору. Детально урегулированы договоры в семейном, жилищном, водном и др. Остановимся более подробно на юридическом (гражданско-правовом) понимании договора. В настоящее время основное назначение его сводится, согласно п. 2 ст. 1 ГК РФ, к регулированию в рамках закона свободного волеизъявления отдельных граждан и групп людей путем указания на пределы их возможного, либо должного поведения, а равно последствия нарушения соответствующих требований. В науке гражданского права по поводу того, что лежит в основе договора, имеются неоднозначные мнения. Одни придерживаются того, что договор - это волевой акт контрагентов, указывая на волю как первоисточник, а закон лишь восполняет или ограничивает их волю (волевая теория). Другие, наоборот, исходят из того, что договор обладает производным от закона правовым эффектом (теория приоритета закона). Третьи считают, что воля сторон при заключении договора направлена всего лишь на экономический интерес, при котором последствия заключенного договора мыслятся как средство для его осуществления; при этом стороны могут и не иметь достаточно ясного представления, что за этим стоит (эмпирическая теория). Следует согласиться с мнением некоторых специалистов, что решающим при заключении гражданско-правового договора является воля сторон. Она позволяет четко провести грань, отграничивающую гражданско-правовой договор от нормативного акта. Во-первых, договор выражает волю сторон, а правовой акт - волю издавшего его органа. Во-вторых, договор всегда рассчитан на конкретное регулирование поведения его сторон, а правовой (нормативный) акт "может и не определять такой конкретности, указывая на желаемое поведение для всех и каждого". В-третьих, гражданско-правовой договор заключается, и при этом всегда есть выбор: вступить в конкретное правоотношение с определенным субъектом либо отказаться; нормативно-правовой акт же провозглашается, и такого выбора при этом может и не быть.
1.1 Понятие, цель и условия договора
Статья 2 ГК РФ
1. Гражданское законодательство определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации (интеллектуальных прав), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и личные неимущественные отношения, основанные на равенстве, автономии воли и имущественной самостоятельности участников.
2. Гражданское законодательство регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием, исходя из того, что предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.
Коммерческая организация, согласно пункту 1 статьи 50 Гражданского кодекса РФ, - это юридическое лицо, преследующее извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности. Смысл этой нормы заключается в том, что целью деятельности коммерческой организации не может быть достижение убытка. Соответственно, если судом будет установлено, что целью деятельности коммерческой организации является получение убытка, то такая деятельность может быть признана незаконной. Индивидуальный предприниматель - гражданин, зарегистрировавшийся в качестве предпринимателя без образования юридического лица (п. 1 ст. 23 ГК РФ). Общие положения о договоре содержаться в части I Гражданского кодекса Российской Федерации. Отдельные виды договоров регулируются частью II ГК РФ. Начнем с понятия договора. Необходимо иметь в виду, что термин "договор" используется в гражданском и коммерческом праве, по крайней мере, в трех значениях: * Документ, на котором зафиксировано соглашение сторон. * Обязательства, возникшие на основании соглашения сторон. Мы говорим: между сторонами существует договор, имея в виду, что между ними возникли договорные обязательства, обязательственные правоотношения. * Юридический факт, основание возникновения обязательства (http://www.flexa.ru/corp/biz04-01.shtml?for_printing).
Первое, что необходимо четко установить - договор является единственным юридическим инструментом для осуществления гражданско-правовых, предпринимательских отношений между юридическими лицами и гражданами.
Договор - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Договор - это и юридический факт, и правоотношение, и сделка, и обязательство, и документ. Договор является разновидностью сделки, под которой понимаются действия граждан и юридических лиц, направленные на эти цели. Любой договор является сделкой, но не всякая сделка является договором. Например, действие, связанное с получением товара по доверенности. Такая сделка не может быть признана договором, купли-продажи, из-за отсутствия квалифицирующих признаков договора данного типа, в том числе предусмотренной законом формы. Таким образом, указанная сделка не устанавливает конкретные правоотношения для ее участников. Термином договор принято также называть и сам документ, в котором изложено содержание двух- или многосторонней сделки. Статья 153 ГК РФ
Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Статья 154 ГК РФ
1. Сделки могут быть двух- или многосторонними (договоры) и односторонними.
3. Для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка) либо трех или более сторон (многосторонняя сделка).
Статья 420 ГК РФ
1. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Сделка - только правомерное действие, совершенное в соответствии с требованиями закона. Правомерность сделки означает, что она обладает качествами юридического факта, порождающего те правовые последствия, наступление которых желают липа, вступающие в сделку, и которые определены законом для данной сделки.
Сделка и ее черты [7]
Поэтому сделка, совершенная в соответствии с требованиями закона, действительна, т.е. признается реально существующим юридическим фактом, породнившим желаемый субъектами сделки правовой результат. Содержание воли субъектов сделки формируется под влиянием социально-экономических факторов: лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, заключают сделки, чтобы обеспечить изготовление и сбыт товаров, оказание услуг и получение прибыли и т.п.; граждане посредством совершения сделок удовлетворяют материальные и духовные потребности.
Волеизъявление - выражение воли лица вовне, благодаря которому она становится доступной восприятию других лиц. Волеизъявление -важнейший элемент сделки, с которым, как правило, связываются юридические последствия. Именно волеизъявление как внешне выраженная (объективированная) воля может быть подвергнуто правовой оценке.
Иногда сделка порождает правовые последствия при наличии не только волеизъявления, но и действия по передаче имущества. Например, сделка дарения вещи возникает из соответствующего волеизъявления дарителя и одаряемого и действия по передаче одаряемому самой вещи.
Воля субъекта должна объективироваться каким-либо образом, чтобы быть ясной для окружающих. Способы выражения, закрепления или засвидетельствования воли субъектов, совершающих сделку, называются формами сделок. Воля может быть изъявлена устно, письменно, с помощью конклюдентных действий, молчания (бездействия). Основание (цель) сделки. Цель, преследуемая субъектами, совершающими сделку, всегда носит правовой характер - приобретение права собственности, права пользования определенной вещью и т.д. В силу этого нe являются сделками морально-бытовые соглашения, не преследующие правовой цели,- соглашения о свидании, совершении прогулки и т.д.
Типичная для данного вида сделок правовая цель, ради которой она совершается, называется основанием сделки (causa). Основание сделки должно быть законным и осуществимым. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ ( предварительный договор заключен, а от подписания основного договора отказывается), либо в случае добровольно принятых на себя обязательств ( не заключать такой договор).
Стороны вольны заключать любые договора - как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или другими правовыми актами, а также договора содержащие элементы различных договоров (смешанные).
Стороны вольны в выборе условий договора (должны отвечать предписаниям закона). В случае если условие договора не определено сторонами или диспозитивной нормой ( когда условие договора предусмотрено нормой, которая применяется постольку, поскольку соглашением сторон не установлено иное), соответствующие условия определяются обычаями делового оборота, применяемыми к отношениям сторон.
Некоторые авторы предлагают отказаться от определения договора через понятие соглашения и формулируют собственное универсальное определение договора:
"Договор - это совместно совершенные в соответствующей необходимой форме обособленные волеизъявления двух или более управомоченных субъектов права, направленные на регулирование поведения этих и (или) иных субъектов права, на основе согласия создающие правовые нормы и (или) индивидуальные правовые установления" [9].
Заключение договора ставит субъектов в юридическую зависимость друг от друга. В правовой литературе всегда отмечалось значение договора как средства (инструмента) налаживания огромного множества конкретных правовых связей самого разнообразного содержания, непосредственное осуществление которых опирается на механизм государственного принуждения. Функция установления договором юридической связи между его участниками в виде обязательства позволяет контрагентам реализовать на данной основе свои интересы и потребности, сочетая их между собой, закреплять их и в случае надобности защищать. Именно договор обеспечивает наиболее успешное развитие гражданского оборота, и никакие другие средства, какими бы самыми суровыми они ни были, вплоть до уголовного наказания, не говоря уж об административных, не обеспечат такой организованности и порядка в общественном производстве, как договор. Однако эти свойства договора сохраняются в том случае, если действуют общие правила о свободе договора. Без свободы договор не обладал бы этими уникальными свойствами (http://www.flexa.ru/corp/biz04-01.shtml?for_printing).
Общеизвестна роль договора как универсального регулятора хозяйственных связей, всеобъемлющего инструмента коммерции, хозяйственной деятельности. С другой стороны, договор между конкретными сторонами позволяет улавливать и упорядочивать их тончайшие взаимоотношения, избавляя законодателя от этой непосильной и ненужной функции.
Поэтому Гражданский кодекс дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.
Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.
1.2 Виды договоров
В Гражданском Кодексе предусмотрено множество видов договоров. Однако перечень приведенных в ГК договоров не является исчерпывающим, так как гражданское законодательство предусматривает возможность заключения таких видов договоров, которые хотя прямо и не предусмотрены гражданским законодательством, но не противоречат общим началам и смыслу гражданского законодательства. Чтобы ориентироваться во всем этом море разнохарактерных договоров, принята классификация договоров по отдельным видам. Прежде всего, по своей юридической направленности все договоры подразделяются на окончательные (основные) договоры и предварительные договоры. Окончательный (основной) договор непосредственно порождает права и обязанности сторон, связанные с перемещением материальных благ, как то: передать товар, выполнить работу, оказать услуги, оплатить деньги и т.д. Именно такие права и обязанности возникают, которые непосредственно связаны с перемещением материальных благ. Предварительный договор - это соглашение сторон о заключении окончательного договора в будущем. Из этого предварительного договора не возникает прав и обязанностей, связанных с перемещением материальных благ. Но это все равно договор, а любой договор направлен на изменение или прекращение каких-то прав и обязанностей, значит какие-то права и обязанности порождает и предварительный договор. Он не порождает прав и обязанностей, связанных с перемещением материальных благ, но порождает другие права и обязанности. Он порождает обязанность сторон заключить договор в будущем и право каждой из сторон требовать от другой стороны заключения окончательного договора. И это соглашение, которое именуется предварительным договором, имеет юридическую силу, эти права и обязанности опираются на силу государства. Это выражается в следующем правиле, что если сторона предварительного договора уклоняется от заключения окончательного договора, то другая сторона вправе обратиться в суд с иском о понуждении к заключению договора, а также с требованием о возмещении всех понесенных ею убытков, вызванных несвоевременным заключением основного, окончательного договора. Предварительный договор необходимо отличать от так называемого протокола о намерениях или соглашения о намерениях. В соглашении о намерениях лишь фиксируется желание сторон вступить в будущем в договорные отношения, они выражают свое желание и оно фиксируется. Но никаких юридических обязательств друг перед другом стороны протокола о намерениях не несут. Они выразили свое желание заключить договор в будущем, но никаких юридических обязательств на себя не берут, поэтому ни один из участников протокола о намерениях не вправе юридически через суд требовать заключения какого-либо договора. Различаются односторонние и взаимные договоры. Различаются они в зависимости от распределения прав и обязанностей между участниками договора. Односторонний договор предполагает, что у одной стороны возникают только права, а у другой - только обязанности. Например, договор займа заключен. Тот, кто дал взаймы, у него возникает право требовать возврата денежной суммы и никаких обязанностей он не несет. А на том, кто взял взаймы, лежит обязанность вернуть в установленный срок взятую взаймы денежную сумму, и никаких прав по отношению к заимодавцу он не приобретает. Эти договоры редко, но встречаются. Большинство же договоров носят взаимный характер, когда у каждой из сторон есть не только права, но и обязанности. Возьмем договор купли-продажи. Когда он заключен, у продавца появляется право требовать от покупателя уплаты покупной цены, а на продавце лежит обязанность передать в собственность покупателя проданную вещь. Так же, как у покупателя есть право требовать от продавца передачи ему проданной вещи, но на нем лежит обязанность уплатить покупную цену. Далее, все договоры делятся на договоры, заключаемые в пользу их участников, и договоры, заключаемые в пользу третьих лиц. Различаются они в зависимости от того, кто может требовать исполнения заключенного договора. Большинство договоров, которые встречаются на практике, это договоры в пользу тех лиц, которые их заключают. Естественно, участники гражданского оборота вступают в договорные отношения прежде всего в своих собственных интересах, чтобы они вправе были требовать исполнения договора. Но встречаются и допускаются гражданским законодательством такие договоры, когда они заключаются в пользу третьего лица, и это третье лицо, которое не участвовало в заключении договора, приобретает право требовать исполнения этого договора. Например, когда арендатор заключает договор страхования арендованного имущества в пользу арендодателя от несчастного случая, и если этот несчастный случай наступил, то право требовать выплаты страхового возмещения принадлежит не тому, кто заключил договор страхования, а тому, в чью пользу он заключен, не арендатор вправе требовать выплаты страховки, а арендодатель, который не участвовал в заключении договора страхования арендованного имущества. Это договор в пользу третьего лица. Договор в пользу третьего лица характеризуется тем, что это третье лицо, если договор заключен в его пользу, приобретает право требовать исполнения договора. Различают возмездные и безвозмездные договоры. Различаются они в зависимости от характера перемещения материальных благ. Возмездный договор - это такой договор, по которому имущественное предоставление одной стороны обусловливает встречное имущественное предоставление от другой стороны. Например, купля-продажа. Продавец передает проданную вещь покупателю и вызывает тем самым встречное имущественное предоставление - тот передает ему деньги, то есть возмездный характер. Имейте в виду, что большинство договоров в силу действующего закона стоимости, отношений товарно-денежного характера носит возмездный характер. Но гражданское законодательство предусматривает возможность заключения безвозмездных договоров. К безвозмездным договорам относятся такие договора, когда имущественное предоставление производится только одной стороной без получения встречного имущественного предоставления от другой стороны. Наиболее распространенный безвозмездный договор - это договор дарения, когда даритель дает какое-то имущество одаряемому, а тот никакого имущественного предоставления взамен не вручает. Дарение - это безвозмездное предоставление. Даже незначительное встречное имущественное предоставление делает договор возмездным, это уже будет не дарение, а купля-продажа. Все договоры делятся на свободные и обязательные договоры и различаются по основанию заключения. Свободные договоры заключаются всецело по усмотрению сторон. Каждая из сторон решает: заключать этот договор или не заключать. Это проистекает из принципа свободы договора. Большинство договоров - это свободные договоры. Никто не может понудить другую сторону к заключению договора. Обязательные договоры - это такие договоры, которые являются обязательными хотя бы для одной из сторон. Они редко, но встречаются, хотя, может быть, и не так редко, в гражданском законодательстве. В частности, предварительный договор заключен - всё, заключение окончательного договора является обязательным для сторон, они договорились об этом. К числу таких немногочисленных, но все-таки обязательных, договоров относится так называемый публичный договор. Публичный договор впервые предусмотрен в нашем гражданском законодательстве в новом ГК. До этого такого понятия не было. Заключение публичного договора предусмотрено в ст.426 ГК. Публичный договор, его существование обусловлено необходимостью защиты экономически более слабой стороны - потребителя. Вполне естественно, что когда гражданин-потребитель вступает в договорные отношения с таким монстром, как крупная торгующая фирма, авиапредприятие, то экономически стороны далеко не равны. Одно дело - экономический монстр, другое дело - гражданин. Конечно гражданин в экономическом плане более слабая сторона. И если бы он заключал договор на общих условиях, то более экономически сильная сторона всегда бы диктовала свои условия. Поэтому нужно как-то защищать интересы экономически более слабой стороны, и они защищаются с помощью публичного договора. Признаки публичного договора: 1. Обязательным участником публичного договора является коммерческая организация. 2. Эта коммерческая организация должна осуществлять деятельность по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг. 3. Эта деятельность должна осуществляться в отношении каждого, кто обратится к коммерческой организации. Это может быть деятельность по розничной торговле, перевозка транспортом общественного пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание и т.п. деятельность. 4. Предметом договора должно быть осуществление вышеуказанной деятельности. Скажем, когда предприятие розничной торговли торгует товарами и заключает договор продажи этих товаров, это та самая деятельность - публичный договор, если товар продается гражданину-потребителю. А если, скажем, предприятие розничной торговли закупает торговое оборудование, то это будет не публичный, а обычный гражданский договор, который подчиняется общим правилам. Итак, если все эти 4 признака в наличии, то перед нами публичный договор. И тогда к нему применяются следующие специальные правила, которых не знает обычный гражданско-правовой договор.
Коммерческая организация не вправе отказаться от заключения публичного договора при наличии у нее такой возможности. Это означает, что если торгующая организация имеет товар, она не может сказать, что я на завтра его приберегу, а то не хватит. Она обязана его продать. При необоснованном уклонении коммерческой организации от заключения публичного договора другая сторона вправе по суду требовать заключения с ней этого договора. Поскольку это коммерческая организация, заключение с ней такого договора является обязательным. Кроме этого, другая сторона вправе потребовать всех понесенных убытков, вызванных необоснованным отказом от заключения публичного договора. Коммерческая организация не вправе оказывать предпочтение одному лицу пред другим лицом, кроме случаев, установленных законом. Например, вы приходите в гостиницу, а вам говорят что не могут сдать вам номер, потому что вдруг приедет какое-нибудь важное лицо. Такого не должно быть, вам обязаны дать номер. Бывают исключения из общего правила. Например, льготы, которые предусмотрены для участников ВОВ, но это в силу особого распоряжения правительства. Последняя особенность публичного договора - цена, а также иные условия публичного договора должны быть одинаковыми для всех потребителей, опять-таки за исключением случаев, предусмотренных нормативными актами. Особенность коммерческого договора состоит в том, что такой договор:
имеет особый субъектный состав: его сторонами являются не все лица, а только те, которые занимаются торговой (коммерческой) деятельностью;
имеет специальную цель - установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в сфере торговли или содействия торговле.
Все коммерческие договоры можно классифицировать на следующие: 1. реализационные;
2. посреднические;
3. договоры, содействующие торговле;
4. организационные. Реализационные договоры регулируют отношения в сфере
5. доставки товаров от производителей к потребителям для предпринимательских и хозяйственных нужд. К ним относятся договоры: 6. оптовой купли-продажи, по которому одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену) (ст. 454 ГК РФ);
7. поставки, по которому поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется пере дать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 ГК РФ);
8. мены, по которому каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой;
9. товарного кредита, по которому предусмотрена обязанность одной стороны предоставить другой стороне вещи, определенные родовым признаками;
10. контрактации сельскохозяйственной продукции, по которому производитель сельскохозяйственной продукции обязуется передать выращенную (произведенную) им сельскохозяйственную продукцию заготовителю - лицу, осуществляющему закупки такой продукции для переработки или продажи (ст. 535 ГК РФ).
Посреднические договоры регулируют отношения по совершению одним лицом в интересах другого лица действий по поводу товара. К указанным договорам относятся:
1. договор поручения, по которому одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия;
2. договор комиссии, по которому одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента;
3. договор консигнации;
4. договор коммерческой концессии (франшизы), по которому одна сторона (правообладатель) обязуется предоставить другой стороне (пользователю) за вознаграждение на срок или без указания срока право использовать в предпринимательской деятельности пользователя комплекс исключительных прав, принадлежащих правообладателю, в том числе право на фирменное наименование и (или) коммерческое обозначение правообладателя, на охраняемую коммерческую информацию, а также на другие предусмотренные договором объекты исключительных прав - товарный знак, знак обслуживания (ст. 1027 ГК РФ) и т. д.
Договорами, содействующими торговле , являются договоры на:
* создание рекламной продукции;
* оказание рекламных и информационных услуг;
* выполнение маркетинговых исследований;
* хранение товаров, по которому товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности. Организационные договоры имеют своей целью организацию торгового процесса. К ним относятся:
* договоры органов государственной власти и местного самоуправления с производственными и торговыми фирмами по вопросам организации торговли;
* договоры исполнительных органов власти о межрегиональных поставках товаров;
* договоры об исключительной продаже товаров;
* договоры об организации деятельности по реализации товаров [Горбухов В.А. Коммерческое право. Конспект лекций. М.: Эксмо, 2007. - 192 с.]
Далее различают взаимосогласованные договоры и договоры присоединения. Различают эти договоры в зависимости от способа их заключения. Взаимосогласованные договоры - это такие договоры, когда условия договоров вырабатываются всеми сторонами этого договора, и таких договоров большинство. Договоры присоединения - это такие договоры, когда условия договора разрабатываются только одной стороной, и другая сторона может заключить этот договор только одним способом - присоединившись к тем условиям, которые разработала другая сторона. Других способов заключения этого договора нет. Эти условия определяются в каких-либо формулярах или иных стандартных формах. Почему выделяются эти договоры присоединения в отличие от обычных взаимосогласованных? Есть общее правило, когда все участники договора принимают участие в выработке его условий. Но мы сталкиваемся с такой ситуаций, когда это практически невозможно. Представьте себе, если каждый пассажир авиакомпании будет согласовывать условия перевозки. Возможна была бы тогда массовая перевозка? Нет, невозможна. Поэтому те договоры, которые заключает авиакомпания, это договоры присоединения: она выработала условия, на которых перевозит, и вы можете заключить только договор присоединения. Но поскольку другая сторона, которая не участвовала в выработке этих условий, может быть поставлена в трудное положение, к договорам присоединения применяются особые правила, которые не применяются к обычным. Особые правила сводятся к тому, что присоединившаяся сторона может потребовать расторжения или изменения договора, если этот договор присоединения лишает ее прав, обычно предоставляемых по договору данного вида, исключает или ограничивает ответственность другой стороны, которая разрабатывала эти условия, или содержит другие явно обременительные для присоединившейся стороны условия. Например у одной стороны только права, а у другой только обязанности. Такой договор можно признать недействительным и потребовать расторжения, потому что он содержит явно обременительные условия: у одной стороны только права, а у другой стороны только обязанности, одна отвечает за всё, а другая не отвечает ни за что. Правила, которые относятся к договорам присоединения, не применяются тогда, когда присоединившаяся сторона - предприниматель и эта присоединившаяся сторона, предприниматель, заключила договор присоединения для осуществления предпринимательской деятельности. Дело в том, что эти льготы призваны защитить рядового участника гражданского оборота, обычного гражданина, а предприниматель - это профессионал в области рыночных отношений и его не заставишь присоединиться к таким условиям, с которыми он не согласен. Поэтому в данном случае применяются обычные правила. (http://www.flexa.ru/corp/biz04-04.shtml?for_printing). Схематично виды договоров можно представить по рисунку.
Классификация договоров [Гражданское право. Конспект лекций в схемах. М.: "Издательство Приор", 2000 - 144 с.] 1.3 Договор купли-продажи
1. Общие положения договора купли-продажи
По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Особенности положения данного договора, если иное не предусмотрено законом, применяются:
к ценным бумагам и валютным ценностям;
к имущественным правам;
к отдельным видам договора купли-продажи (розничная купля-продажа, поставка товаров, контрактация, энергоснабжение и др.).
Товаром могут быть любые, не изъятые из оборота вещи. Существенными условиями являются - наименование и количество товара. Риск случайной гибели товара с момента исполнения продавцом обязанности передать товар лежит на покупателе, если иное не предусмотрено законом или договором. Моментом исполнения обязанности продавца передать товар являются: * вручение товара покупателю или иному лицу при доставке товара;
* предоставление товара в распоряжение покупателя или иного лица, если товар должен быть передан в месте нахождения товара;
* сдача товара перевозчику или организации связи, если в обязанности продавца не входит доставка товара или передача в месте нахождения товара.
Условия договора купли-продажи: Количество товара. Условие о количестве товара являются существенным условием договора купли-продажи, при несоблюдении которого договор считается незаключенным. Количество товара должно быть выражено в единицах измерения или в денежном выражении.
Ассортимент товара. Если договором установлен определенный ассортимент товара (по видам, моделям, размерам, цвету), продавец должен передать товар в соответствии с ним. Если договором ассортимент не определен, хотя из существа обязательства вытекает такая необходимость, продавец передает товар в ассортименте исходя из потребностей покупателя, которые ему были известны, либо вправе отказаться от исполнения договора. При передаче товара несоответствующего ассортимента он считается принятым покупателем, если последний не сообщит в разумный срок о своем отказе. При принятии товара, не соответствующего ассортименту, покупатель обязан оплатить его по цене, согласованной с продавцом.
Качество товара. Товар должен соответствовать качеству, которое определено договором. В случае отсутствия условия о качестве товара продавец обязан передать товар, пригодный для целей его использования. При продаже товара по образцам или описанию товар должен соответствовать им. Гарантия качества - предоставление товара соответствующего качества, с гарантией того, что он будет соответствовать установленным требованиям в течение определенного времени (гарантийного срока). Гарантия качества распространяется и на все составляющие части товара. Гарантийный срок начинает течь с момента передачи товара покупателю. При невозможности использовать товар по не зависящим от покупателя обстоятельствам, гарантийный срок продлевается на время таких обстоятельств при условии извещения продавца о них.
Срок годности товара - срок, по истечении которого товар считается непригодным для использования по назначению. Он определяется периодом: 1) со дня изготовления; 2) до даты, до которой товар пригоден к использованию.
Качество товаров может подлежать проверке в соответствии с законом, требованиями государственных стандартов, договором. При проверке качества продавцом он обязан предоставить покупателю доказательства такой проверки. За недостатки товара, возникшие до передачи товара, отвечает продавец. Если на товар установлена гарантия качества, продавец несет ответственность за недостатки товара, если не докажет, что они возникли вследствие нарушения покупателем правил пользования или хранения, либо вследствие непреодолимой силы. Требования по недостаткам товара покупатель может предъявить:
* в течение гарантийного срока;
* в течение 2 лет со дня передачи товара, на который не установлен гарантийный срок или срок годности при условии, что недостатки были обнаружены в разумный срок;
* в течение срока годности на товар, на который установлен такой срок;
* если гарантийный срок менее 2 лет, а недостатки были обнаружены по истечении этого срока, но в пределах 2 лет, покупатель вправе предъявить требования, если недостатки товара возникли до передачи товара или по причинам, возникшим до передачи.
Тара и упаковка товара. Товар должен быть передан в соответствующей таре или упаковке в соответствии с договором (исключение, если по своему характеру товар не требует тары или упаковки). Если договор не предусматривает данного условия, товар должен быть упакован обычным для такого товара способом или способом, обеспечивающим его сохранность при транспортировке и хранении.
Комплект и комплектность. Если иное не предусмотрено договором, продавец обязан передать определенный набор товаров в комплекте одновременно. Продавец также должен соблюдать требование о комплектности товара, соответствующее условиям договора, обычаям делового оборота и иным обычно предъявляемым условиям.
Цена и оплата товара. Цена товара определяется договором купли-продажи. В случае если условие о цене в договоре отсутствует, она определяется ценой, которая взимается за аналогичные товары при сравнимых обстоятельствах. Если цена зависит от веса товара, то учитывается вес нетто. Цена также может изменяться в зависимости от обусловливающих ее показателей (себестоимость, затраты и т.п.).
Товар должен быть оплачен до или после его передачи, если иное не предусмотрено законом, договором или вытекает из существа обязательства. При неоплате в срок продавец вправе потребовать вместе с оплатой товара и уплаты процентов за неисполнение денежного обязательства. Договором могут быть предусмотрены следующие виды оплаты товара:
* предварительная оплата - обязанность покупателя оплатить товар полностью или частично до передачи его в срок, установленный договором. При неоплате продавец вправе отказаться от исполнения договора. Если продавец не исполняет своей обязанности по передаче товара, покупатель вправе требовать передачи оплаченного товара или возврата суммы предварительной оплаты за него.
* оплата товара, проданного в кредит, - оплата товара через определенное время после его передачи покупателю. Покупатель производит оплату в срок, установленный договором. При неисполнении обязанности покупателем продавец вправе требовать оплаты товара либо его возврата. При неоплате в срок на просроченную сумму подлежат уплате проценты за неисполнение денежного обязательства. Товар до полной его оплаты признается находящимся в залоге у продавца;
* оплата товара в рассрочку. Существенными условиями такого договора являются цена товара, порядок, сроки и размеры платежей. Продавец вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возврата товара, в случае если покупатель не произвел в установленный срок очередной платеж за проданный товар. Данное правило не применяется, если сумма выплаченных платежей составила более половины цены товара. К оплате товара в рассрочку применяются также правила об оплате товара, проданного в кредит.
2. Договор розничной купли-продажи
По договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. Признаки данного договора: * на стороне продавца может выступать гражданин или юридическое лицо, осуществляющие предпринимательскую деятельность;
* целевое назначение товара - для личного, семейного, домашнего использования;
* договор является публичным - продавец не вправе отказаться от заключения договора при наличии товара, не вправе оказывать предпочтение одному покупателю перед другим, определенные условия заключения договора;
* к отношениям по данному договору применяются законы о защите прав потребителей и иные правовые акты, принятые в соответствии с ними.
Особенности договора розничной купли-продажи: * договор считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека, иного документа, подтверждающего оплату товара;
* указанные документы служат доказательством оплаты товара, при этом их отсутствие не лишает возможности ссылаться на свидетельские показания;
* форма договора считается соблюденной с момента выдачи указанных документов, однако выдача не определяет форму договора, она подчиняется общим правилам о форме (устная, письменная);
* предложение заключить договор розничной купли-продажи может быть выражено в виде публичной оферты (предложение товара в его рекламе, каталогах, обращенных к неопределенному кругу лиц с содержанием всех существенных условий). Публичной офертой также будут являться выставление товаров в месте продажи, демонстрация их образцов, даже если цена и другие существенные условия не указаны.
Виды договора розничной купли-продажи. Продажа товара с условием о его принятии покупателем в определенный срок. Договор розничной купли-продажи может быть заключен с условием о принятии покупателем товара в срок, определенный договором. До истечения данного срока товар не может быть продан другому лицу. При нарушении этого условия продавцом покупатель вправе требовать отобрания товара и передачи его ему, а также возмещения понесенных убытков. Неявка или непринятие покупателем товара в срок рассматриваются как отказ от договора. Расходы, связанные с обеспечением передачи товара в срок, включаются в цену товара, если иное не установлено законом или договором.
Продажа товара по образцам. Договор розничной купли-продажи может быть заключен на основании ознакомления покупателя с образцом товара, предложенным продавцом. Образец товара может быть представлен его описанием, в каталоге с информацией о товаре, проспекте, буклете, в фотографиях и других информационных материалах, а также в рекламных объявлениях о продаже товаров.
Особенности продажи товаров по образцам (описаниям, каталогам) гражданам-потребителям определяются Правилами продажи товаров по образцам, утвержденными постановлением Правительства РФ. Договор считается исполненным с момента доставки товара в место, указанное в договоре, либо с момента доставки товара покупателю по месту его жительства, иное место может определяться законом или договором.
Допускается односторонний отказ покупателя от исполнения договора, но только до момента передачи ему товара. При таком отказе покупатель обязан возместить расходы продавца, связанные с выполнением им договора.
Продажа товара с использованием автоматов. Особым видом договора розничной купли-продажи является использование автоматов, при этом договор заключается покупателем с помощью конклюдентных действий.
Владелец автомата должен предоставить информацию путем помещения ее на автомате или иным способом: о наименовании продавца, его местонахождении, режиме работы, а также о действиях, которые необходимо совершить для получения товара. Такой договор считается заключенным с момента совершения покупателем действий, необходимых для получения товара, а не с момента получения документа, подтверждающего оплату товара.
Если покупателю не предоставлен оплаченный им товар, продавец (а не владелец автомата) обязан по его требованию предоставить товар или возвратить уплаченную сумму. Данные правила применяются также и в случаях использования автомата для размена денег, приобретения знаков оплаты или обмен валюты, если иное не вытекает из существа обязательства.
Продажа товара с условием о его доставке покупателю. Договором розничной купли-продажи может быть предусмотрена обязанность продавца доставить товар в место, указанное в договоре, или в место жительства гражданина (местонахождение юридического лица).
Срок исполнения данной обязанности определяется договором, а если срок в договоре не предусмотрен, - разумный срок после получения требования покупателя. Такой договор будет считаться исполненным с момента вручения товара покупателю или иному лицу, предъявившему подтверждающий оплату документ.
Договор найма-продажи. Договор розничной купли-продажи может содержать такое условие, что право собственности на товар переходит к покупателю не с момента передачи ему товара, а со дня его оплаты. До этого момента покупатель будет являться нанимателем (арендатором) переданного товара. Так, договор розничной купли-продажи в кредит предусматривает сохранение право собственности за продавцом до полной оплаты товара. [8] 2. Подготовка к заключению договоров
Для того чтобы заключить договор, необходимо, чтобы одна из сторон предложила заключить договор, а другая сторона, по крайней мере, согласилась с заключением этого договора. Поэтому заключение любого договора проходит по крайней мере две стадии. Первая стадия получила название оферта, вторая стадия - акцепт. Оферта - предложение заключить договор. Однако не всякое предложение заключить договор рассматривается как оферта. Только такое предложение заключить договор, которое одновременно отвечает следующим требованиям: 1. это предложение заключить договор должно ясно выражать намерение лица заключать договор. 2. это предложение должно содержать все существенные условия будущего договора. 3. это предложение должно быть обращено к одному или нескольким конкретным лицам. Если отсутствует хотя бы одно из этих трех условий, это будет не оферта, а в лучшем случае вызов на оферту или приглашение делать оферту. В частности, когда вы на рекламном щите видите объявление, что продается такой-то товар, если оно обращено к неопределенному кругу лиц, это всего лишь вызов на оферту. Предположим, оно содержит все существенные условия договора купли-продажи, но обращено к неопределенному кругу лиц, поэтому это не оферта, а всего лишь вызов на оферту. Потому что, если имеется оферта, как только к оферте прибавляется акцепт, договор считается заключенным. Если бы мы рассматривали это как оферту, по поводу одной и той же вещи могло бы быть заключено множество договоров, а договор может быть заключен только один, поэтому это вызов на оферту. Исключение составляет так называемая публичная оферта. Это такая оферта, которая содержит все признаки оферты за исключением одного: это обращение, которое содержит все существенные условия и выражает явное намерение заключить договор. Она обращена не к конкретному лицу, а к любому и каждому, кто откликнется на эту публичную оферту. Таким примером публичной оферты является такси с зеленым огоньком на стоянке, предложение заключить договор перевозки пассажиров, обращенное к любому и каждому, и первый, кто откликнется на эту оферту, с ним заключается договор, огонек гасится, оферта снимается. Акцепт - это согласие заключить договор. Однако не всякое согласие заключить договор имеет силу акцепта. Это согласие должно быть полное и безоговорочное. Если согласие заключить договор на предложенных условиях является полным и безоговорочным, то такое согласие имеет силу акцепта, и как только акцепт присоединяется к оферте, договор считается заключенным. Если есть согласие, но на несколько иных условиях, то это рассматривается, как отказ от заключения договора и одновременно как новая оферта. Только безусловное и безоговорочное согласие имеет силу акцепта. То лицо, которое делает оферту, называется оферентом, то лицо, которое выражает акцепт, называется акцептантом. И как только оферта сделана и к ней присоединяется акцепт, то договор считается заключенным. И акцепт, и оферта юридически связывают и оферента, и акцептанта. Юридическое действие оферты, так же как акцепта, зависит от многих условий. Если оферта не получена адресатом, то есть отправлено письмо с предложением заключить договор, но это письмо еще не получено адресатом, то оферент может в любое время снять эту оферту. Если же оферта получена ее адресатом, то эта оферта не может быть отозвана и снята оферентом в течение срока, установленного для ее акцепта, то есть в течение срока, установленного для ответа, оферент должен ждать этого ответа и не может в одностороннем порядке снять оферту или изменить ее условия. Если он это сделает, он обязан будет возместить другой стороне все понесенные ею убытки. То есть оферта, будучи полученной адресатом, связывает юридически оферента, он не может от нее отказаться и в одностороннем порядке её изменить. Но из этого общего правила может быть сделано исключение, если оно установлено в самой оферте, когда в оферте говорится, что оферент в любое время может отказаться от оферты, даже если она получена адресатом. До тех пор, пока адресат не получил акцепт, акцептант вправе от него в одностороннем порядке отозвать его, отказаться. Если получен, тот момент, когда акцепт был получен оферентом, договор считается заключенным. Юридическое действие оферты зависит еще от двух обстоятельств. С этой точки зрения, различают оферту, сделанную с указанием срока для ответа, и оферту, сделанную без указания срока для ответа. Если оферта сделана с указанием срока для ответа, в ней говорится: предлагается заключить такой-то договор, буду ожидать ответа в течение такого-то срока. Это означает, что оферент обязан ожидать в течение установленного срока. Если ответ придет в пределах установленного срока, договор считается заключенным, и в течение этого срока оферент не может отказаться от оферты и заключить договор с другим лицом. Если он это сделает, он должен своему контрагенту возместить все внесенные выплаты. Если же оферта сделана без указания срока для ответа, то ее юридическое действие зависит от другого обстоятельства - от того, в какой форме сделана эта оферта. Если оферта сделана в устной форме, без указания срока для ответа, то только немедленный акцепт связывает оферента. Если немедленного акцепта не последовало, то оферент никак не связан юридически перед своим контрагентом. Иная картина наблюдается в том случае, если оферта без указания срока для ответа сделана в письменной форме. В этом случае оферент обязан ожидать ответа в течение срока, нормально необходимого для пробега корреспонденции туда и обратно и обдумывания ответа. В течение этого срока он обязан ожидать ответа. И если, не дожидаясь ответа, заключит договор с каким-либо другим лицом, должен своему контрагенту возместить все понесенные убытки. Бывает ситуация, что ответ прибыл с опозданием. Нормально необходимое время для ответа прошло, а ответ с согласием заключить договор на предложенных условиях пришел через 10 дней. Какова судьба такого договора зависит от усмотрения оферента. Если он не обратит внимание на опоздание, договор будет заключен. Если он не желает заключить договор, то он пишет письмо: оферта прибыла с опозданием, договор не считается заключенным. А можно и вообще никак не отреагировать, потому что опоздал, а значит договор не считается заключенным. Бывает и более сложная ситуация, когда из ответа видно, что он отправлен без опоздания, но по вине почты задержался. Как быть в этой ситуации? Если ответ прибыл с опозданием, но из него видно, что он отправлен своевременно, то в этом случае оферент обязан немедленно сообщить о прибытии акцепта с опозданием, если не желает считать себя связанным договором. Если он этого не сделает, то договор считается заключенным несмотря на то, что акцепт прибыл с опозданием. Если он этого не сделает, договор будет считаться заключенным со всеми вытекающими отсюда последствиями. Если ответ о согласии заключить договор прибыл в срок, но в этом ответе есть согласие заключить договор, но на других условиях, то такой ответ рассматривается, как отказ от заключения договора, и в то же самое время, как новая оферта. То есть стороны как бы меняются местами: тот, кто был акцептантом, становится оферентом, со всеми вытекающими отсюда последствиями. То есть это уже новая оферта на новых условиях.
Наконец, стороны могут довольно долго вот так переписываться. Но бывают такие договоры, когда нельзя долго ждать. Скажем, электростанция ведет переговоры с угледобывающей организацией, которая поставляет уголь для того, чтобы вырабатывать энергию. И они вот так переписку ведут и никак не могут заключить договор, энергия не вырабатывается, люди мерзнут. Вот для того, чтобы этого не было, действует правило, что любая из сторон может обратиться к другой стороне с предложением передать разногласия на рассмотрение суда. Если другая сторона согласна, они обращаются в суд и суд уже установит те условия, на которых будет заключен договор. Если оферент послал оферту, а акцептант вообще никак не реагирует, молчит, и не ясно, то ли он согласен заключить договор, то ли не согласен. Или более сложная ситуация: оферент, зная, что он может промолчать, пишет: предлагаю такие-то товары, срок ответа - такой-то; в случае, если ответа не последует, считаю договор заключенным. А акцептант молчит. В отличие от бытующего мнения о том, что молчание - знак согласия, в гражданском праве действует прямо противоположное правило: молчание - это отказ от заключения договора. Заключение договора в обязательном порядке . Этот порядок применяется тогда, когда заключение договора обязательно хотя бы для одной из сторон. Здесь возможны два варианта. Первый вариант, когда оферту направляет сторона, для которой заключение договора не является обязательным. В этом случае другая сторона, для которой заключение договора является обязательным, должна в течение 30 дней со дня получения оферты рассмотреть эту оферту и направить другой стороне: первое - извещение об акцепте. В этом случае договор считается заключенным на тех условиях, которые содержались в оферте. Второе, что может сделать вторая сторона, если она не согласна с условиями оферты, она составляет так называемый протокол разногласий и направляет другой стороне. Протокол разногласий представляет собой следующий документ, который состоит из двух частей. В первой части пишутся те условия договора, которые предложены в оферте. Во второй части то, что предлагает акцептант по тем пунктам договора, с которыми акцептант не согласен. Если оферент согласен с теми условиями, которые предлагает акцептант в протоколе разногласий, договор считается заключенным на условиях, содержащихся в протоколе разногласий. Если он не согласен с этими условиями, то оферент может в течение 30 дней передать возникший спор на рассмотрение суда, и суд определит, на каких условиях будет заключен договор. Если оферент в течение 30 дней этого не сделает, а для оферента заключение договора не является обязательным, договор считается незаключенным. Следующее, что может сделать другая сторона, получив оферту, послать извещение об отказе в заключении договора. И в этом случае оферент вправе обратиться в суд с иском о понуждении к заключению договора. Наконец, если контрагент, получив оферту, вообще никак не реагирует, то это рассматривается, как отказ от заключения договора. И в этом случае опять-таки оферент вправе обратиться в суд с иском о понуждении к заключению договора. Это в том случае, если оферту направляет сторона, не обязанная заключить договор, а для другой стороны заключение договора является обязательным. Возьмем противоположную ситуацию, когда оферту направляет та сторона, для которой заключение договора является обязательным. Если оферту направляет обязанная сторона, для которой заключение договора является обязательным, то другая сторона, не обязанная заключить договор, вправе в течение 30 дней совершить одно из следующих действий: 1. Направить извещение об акцепте. И тогда договор считается заключенным на тех условиях, которые содержатся в оферте. 2. Направить извещение об отказе в заключении договора. Тогда договор считается не заключенным, потому что для нее заключение договора не является обязательным. 3. Направить оференту протокол разногласий. В этом случае оферент, получив протокол разногласий, обязан в течение 30 дней известить другую сторону о принятии условий протокола разногласий, и тогда договор считается заключенным на тех условиях, которые содержатся в протоколе разногласий, либо извещение о том, что он не согласен с условиями, которые содержатся в протоколе разногласий. В этом случае другая сторона может обратиться в суд с иском о понуждении к заключению договора. 4. Последний вариант - молчание. Сторона, получив оферту (она не обязана заключать договор), промолчала. В этом случае договор считается не заключенным, потому что для данной стороны заключение договора не обязательно. 2.1 Оценка оснований
Законодательство не предусматривает процедуры визирования, поэтому все отдается на усмотрение каждого конкретного предприятия. Само по себе понятие визирования можно определить как проставление работником предприятия на договоре своей подписи в подтверждение того, что договор соответствует тем критериям, соответствие которым должен проверять этот работник.
Применительно к данной процедуре, руководство каждой компании должно решить для себя следующие вопросы:
1. Необходимо ли визирование вообще.
2. Визирование каких конкретно договоров необходимо.
3. Кто из сотрудников компании должен визировать договоры.
4. В какой последовательности эти сотрудники должны визировать договоры.
5. На соответствие каким конкретно критериям должен проверять договор каждый из визирующих его сотрудников.
6. Какова ответственность лица, завизировавшего договор, в случае выявления в завизированном им договоре несоответствия тем критериям, которые этот сотрудник должен был проверить.
Исходя из ответов на эти вопросы, и необходимо строить внутренний акт предприятия по вопросам визирования заключаемых договоров. И если в нем будет предусмотрено, что тот или иной сотрудник предприятия (к примеру, главный бухгалтер или финансовый директор) должен визировать заключаемые предприятием договоры, то значит так и будет.
Если же в акте по визированию (либо трудовом договоре/контракте или должностной инструкции - там обязанность визирования также может быть закреплена) подобной обязанности для главбуха или финдиректора не предусмотрят, то визировать заключаемые договоры у этих работников оснований не будет.
Порядок согласования основных групп договоров руководителями подразделений
ПодразделениеГруппы договоровВизирующиеПраво подписиСлужба материально-технического снабженияДоговоры поставки сырья и материаловРуководитель службы качества; руководитель отдела логистики; начальник юридической службы; финансовый директор; главный бухгалтерГенеральный директор; исполнительный директор (доверенность №..)Договоры поставки оборудованияГлавный инженер; руководитель отдела логистики; начальник юридической службы; финансовый директор; главный бухгалтерГенеральный директор; исполнительный директор (доверенность №..)Коммерческая службаДоговоры (нетиповые) поставки готовой продукцииРуководитель службы качества; начальник юридической службы; финансовый директор; главный бухгалтерГенеральный директор; исполнительный директор (доверенность №..)
Руководитель коммерческой службы (доверенность №)Все структурные подразделенияДоговоры на обучениеначальник юридической службы; начальник кадровой службы; финансовый директор; главный бухгалтерГенеральный директор; исполнительный директор (доверенность №..)
Зам Генерального директора по административным вопросам (доверенность №)
2.2 Преддоговорные контакты
Преддоговорные контакты довольно разнообразны. Наиболее распространенным видом преддоговорных контактов в настоящее время являются переговоры, но не следует сводить к одним лишь переговорам все многообразие преддоговорных отношений, развертывающихся между сторонами договора в промежуток времени с момента возникновения воли, направленной на заключение договора, по крайней мере, у одной из сторон, до момента его заключения. Совершаемые в этот временной промежуток действия сторон, направленные на заключение договора, охватываются понятием способа заключения договора. Это понятие пока не закреплено на законодательном уровне, не подвергалось глубокому теоретическому осмыслению, хотя ученые нередко используют его при разработке ряда вопросов гражданского, предпринимательского и коммерческого права. Практика свидетельствует о целесообразности процесса предварительного согласования условий будущих договоров путем переговоров во всех без исключения случаях, когда такая потребность вызвана самим содержанием коммерческих отношений и необходимостью осуществления делового сотрудничества с постоянными контрагентами. Игнорирование осуществления такого важного и необходимого для установления договорных отношений процесса, как согласование условий договоров, приводит к длительным задержкам при заключении договоров, снижению уровня экономической обоснованности важнейших условий производства и реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг. (http://www.lawmix.ru/comm/4904/)
Масштабу и сложному характеру современных коммерческих связей необходим адекватный процесс определения условий договоров и согласования сторонами сложных технических, экономических и юридических вопросов, касающихся установления договорных отношений.
С восстановлением гражданско-правового статуса договора как результата взаимосогласованной воли сторон стала обнаруживаться важность того, каким образом, посредством каких конкретных действий осуществляется волеизъявление сторон, как протекает процесс согласования воль. Необходимость в анализе способа заключения договора нередко возникает в правоприменительной практике при уточнении отдельных условий договора, установлении момента заключения и вступления договора в силу, решении вопроса о действительности или недействительности договора целиком или в части, определении преддоговорных обязательств и преддоговорной ответственности сторон, при понуждении стороны к заключению договора в случаях, когда его заключение для нее обязательно в силу закона или договора. [10] 2.3 Разработка условий
В хозяйственной деятельности случаются ситуации, когда заключение конкретного договора на данный момент затруднительно, невозможно или, нецелесообразно. По общему правилу не допускается понуждение к заключению договора. Это возможно в случаях, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ, другим законом или добровольно принятым участниками гражданского оборота на себя обязательством.
Посредством договоров выявляются истинные и конкретные потребности сторон в товарах, работах, услугах, характер и направление предпринимательской и другой экономической деятельности. Договор определяет права и обязанности каждой из сторон, последовательность, а также порядок их осуществления и исполнения. Велика роль условий договора, касающихся последствий нарушения (невыполнения или ненадлежащего исполнения) сторонами обязательств. Экономическая эффективность каждого договора, взятого в отдельности, как и договорной работы в целом, заключается в том, чтобы не только получить от заключения и исполнения договора максимальную прибыль, но также и не потерять предполагаемый доход и уже имеющееся имущество.
Однако стороны осознают, что в ближайшем будущем заключение такого договора было бы выгодно или необходимо для них, а потому хотели бы получить определенные гарантии от партнера по переговорам с целью выполнения им обязательств в дальнейшем.
Подписание протокола о намерениях в таком случае не решает проблему, так как не влечет для участников никаких юридических и финансовых обязательств.
Выходом в сложившейся ситуации может быть подписание ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ДОГОВОРА, смысл которого состоит в установления предварительного обязательства между участниками основного (заключаемого в будущем) договора, когда не представляется возможным его немедленное заключение.
Предварительный договор является разновидностью гражданско-правовых договоров. Легальное его определение дано в п.1 ст. 429 Гражданского Кодекса РФ: по предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором. Если заключен предварительный договор, то можно не просто требовать от другой стороны заключения окончательного договора, а более того, если она уклоняется, то можно через суд присудить к заключению договора и взыскать все понесенные убытки из-за того, что она необоснованно уклоняется от заключения договора. Но чтобы предварительный договор имел такое действие, необходимо следующее условие: в предварительном договоре должны быть согласованы все существенные условия окончательного договора либо установлен порядок из согласования. Если это есть в предварительном договоре, согласованы все существенные условия окончательного договора либо определен порядок согласования, предварительный договор вступает в действие и порождает юридические последствия. Кроме того, в предварительном договоре необходимо установить срок для заключения окончательного договора, то есть когда должен быть заключен окончательный договор. Однако условие о сроке не является существенным условием предварительного договора. Если условие о сроке заключения окончательного договора отсутствует, то это не влечет за собой признание предварительного договора не заключенным, он считается заключенным. В этом случае, если срок заключения окончательного договора не установлен, он должен быть заключен в течение года с момента заключения предварительного договора. В отличие от протокола о намерениях, предварительный договор влечет возникновение у сторон юридических обязательств по заключению основного договора. Иными словами, на основании предварительного договора можно в судебном порядке принудить контрагента к выполнению тех действий, которые в нем предусмотрены.
Даже если документ назван протоколом о намерениях, но содержит все существенные условия будущего основного договора, то он может быть признан судом предварительным договором со всеми вытекающими последствиями. Однако предварительный договор влечет юридические обязательства для сторон только в том случае, если соблюдены все требования, установленные для него законом. Одним из основных требований является указание в предварительном договоре предмета и всех существенных условий основного договора.
Заключение предварительного договора подчиняется общему для договоров порядку: такой договор признается заключенным с момента достижения сторонами соглашения по всем существенным условиям договора в требуемой в подлежащих случаях форме.
Для предварительного договора существенными являются условия, позволяющие установить предмет, а также условия основного договора. То есть наряду с существенными условиями самого предварительного договора в нем должны быть определены и те, которые будут являться существенными для основного (будущего) договора.
Важной особенностью предварительного договора является то, что существенные условия, согласованные в нем, переходят в основной договор в неизменном виде.
При заключении предварительного договора следует помнить очень важный момент: если одна из сторон при заключении основного договора предложит включить в него новые условия, такие условия не могут быть отнесены к существенным условиям основного договора, если они не определены таковыми в предварительном договоре.
Существенные условия, согласованные в предварительном договоре, переходят в основной договор в неизменном виде. Предварительный договор должен заключаться в форме, установленной для основного договора, а если такая форма не установлена, то в письменной форме. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает в случае спора права ссылаться на подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания. Однако право приводить письменные и иные доказательства сохраняется. В отличие от общего правила, несоблюдение формы предварительного договора всегда влечет его ничтожность. Однако если основной договор подлежит государственной регистрации в уполномоченном органе (договор купли-продажи объекта недвижимости), то предварительный договор такой регистрации не требует.
Как правило, предварительный договор заключается в виде одного документа, подписанного сторонами. При этом договор в письменной форме может быть заключен и путем обмена документами.
Предварительный договор должен содержать указание на срок, в течение которого будет подписан основной договор, Если этот срок не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента подписания предварительного договора.
Срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. С учетом этого в предварительном договоре необходимо указывать конкретную дату заключения основного договора или период времени, по истечении которого он подлежит заключению.
Незаключение основного договора в установленный в предварительном соглашении срок приводит к тому, что, во-первых, результат, на который были направлены усилия сторон, не возникает; во-вторых, стороны лишаются права понуждения к заключению основного договора.
По истечении времени, указанного в договоре, стороны обязаны заключить основной договор, существенные условия которого указаны в предварительном. Однако имеют место ситуации, когда одна из сторон отказывается от совершения основного договора. В данном случае заинтересованная сторона вправе требовать по суду заключения основного договора на предварительно согласованных условиях и возмещения понесенных убытков.
Подводя итог, приведем необходимую структуру предварительного договора:
1. Стороны;
2. Предмет. Данное условие, как и для остальных договоров, является существенным, и при его отсутствии предварительный договор не будет считаться заключенным;
3. Срок действия предварительного договора и срок, когда должен быть заключен основной договор;
4. Условия основного договора.
Их можно прямо прописать как в самом тексте предварительного договора, так и оформить в виде проекта основного договора, который выступит приложением к предварительному. (http://www.gdap.ru/text/analytic/66.html)
3. Оформление договоров
Чем точнее и правильнее составлен договор, тем меньше рисков, что сделка обернется убытками в виде реального ущерба, неполученной прибыли, расходов на судебные разбирательства и т.д. Некомпетентное оформление договора влечет следующие негативные последствия: 1. Договор может быть признан недействительным. ГК РФ устанавливает перечень оснований для признания договора недействительным (ст.ст. 166-181 ГК РФ). При признании любого договора недействительным стороны обязаны возвратить друг другу все полученное по нему в натуре или компенсировать в денежном выражении, в случае, если стороны имели умысел по такому договору, и он был исполнен, в доход государства подлежит взысканию вся сумма (ст. 169 ГК РФ). 2. Договор может быть признан незаключенным. В этом случае договор не порождает никаких правовых последствий для сторон. 3. Договор может привести к невозможности получения от контрагента ожидаемого результата, не предусмотренного или предусмотренного договором недостаточно полно. 4. Договор может возложить на стороны неоправданные налоговые расходы. 5. Необходимость обращения в судебные инстанции, что потребует существенных денежных и временных затрат на рассмотрение спора. (http://www.urindustria.ru/info240.htm)
3.1 Разработка проекта договора
Проект предстоящего договора желательно разработать самой заинтересованной стороне, а не получать его от контрагента. Лицо, которое составляет проект, имеет преимущества по включению в договор выгодных ему условий. В дальнейшем в процессе переговоров другая сторона будет изменять, оспаривать уже включенные в проект условия.
Известно, что та или иная формулировка одного и того же предложения может иметь разный смысл, и это также является преимуществом для стороны, составляющей проект договора. Кроме того, можно избежать всяких неожиданностей, которые могут исходить от вашего контрагента, а по его замечаниям можно проследить, в чем именно состоят его интересы, и предотвратить включение в договор нежелательных условий. Если же договор составляется партнером, не исключено, что в нем должным образом не будут учтены все ваши интересы, придется подгонять их под "чужой" договор, и, таким образом, инициатива может быть упущена. (http://dogovorum.ru/articles/zakluchenie-dogovora)
Существует несколько правил, которые желательно учитывать при подготовке проекта хозяйственного договора.
1. Если руководитель не профессиональный юрист-хозяйственник, за основу можно взять другой аналогичный договор высокого качества;
2. Важно уделить внимание внутренней структуре договора. Она должна быть логична и, фактически, отражать последовательность взаимодействия его сторон: от определения цели сотрудничества (предмет договора - "поставщик поставит товар покупателю", "подрядчик выполнит работы для заказчика"), подробного описания должных действий, сроков их совершения и прав каждой из сторон ("поставить товар в течение 3 дней с момента", "гарантийные обязательства") до случаях наступления и мерах ответственности ("за просрочку возврата многооборотной тары");
В большинстве случаев, фактическое исполнение договоренностей руководителей осуществляют многочисленные сотрудники фирм, для которых условия договора должны быть понятны и не требовать дополнительных разъяснений.
3. Условия договора должны быть развернутыми и отражать все достигнутые на словах договоренности. В случае необходимости договор можно увеличить до 5-6 страниц и более, если ситуация требует детальной регламентации. В большинстве случаев этого и не потребуется.
4. Если в рамках исполнения одного договора планируется подписание нескольких документов (дополнительных соглашений, спецификаций, актов и т.д.), ссылка в них на основной договор обязательна. Неисполнение контрагентом условий, отраженных в таких дополнительных документах, сделает затруднительным возложение на него ответственности за их нарушение, в том числе и ответственность, определенную договором (штрафы, неустойки, отличные от указанных в законе и т.д.)
5. Если есть необходимость использования малознакомых терминов и понятий, необходимо привести в договоре их определения в виде глоссария. Таким образом исключаются возможные в будущем расхождения в их понимании и толковании.
6. Чрезмерное, неоправданное доверие какому-либо партнеру нежелательно. 7. Необходимо обратить внимание на предыдущее сотрудничество с партнером, с которым планируется заключение договора. "Старые" проблемные моменты в "новом" договоре также необходимо учесть.
8. Если исполнение договора с контрагентом существенно зависит от действий иных лиц (цепочка: изготовитель - поставщик - покупатель), нужно оценить риски и возможные последствия. Возможно, лучшим вариантом будет изменить юридическую структуру взаимодействия, заменив перепродажу товара (договор поставки) на посреднические услуги (агентский договор), ведь последний вариант позволяет варьировать степень возможности ответственности.
9. Со стороны контрагента договор (каждая его страница) должен быть подписан лично лицом, имеющим на это право. Обмен факсами и электронной почтой нежелателен. Если сделка заключается на крупную сумму, то она может подпадать в категорию "крупные сделки", т.е. 25 и более процентов балансовой стоимости имущества компании, что влечет необходимость ее одобрения общим собранием участников/акционеров либо советом директоров компании-контрагента. В уставе компании также могут содержаться ограничения прав директора на совершение определенных сделок. Нарушение этого правила может повлечь признание такого договора незаключенным или недействительным.
Оформление и фиксация фактического исполнения договора - не менее важная задача. Именно нарушение договорных условий будет основанием для предъявления претензий или судебных разбирательств. Поэтому от "качества" сопутствующей документации во многом будет зависеть возможность получить от контрагента должное либо самому не стать "без вины виноватым" (поставщики часто не отражают в ТН/ТТН сопутствующую товару документацию: инструкции, сертификаты и т.д., что приравнивается к ненадлежащему исполнению обязательств по поставке). (http://www.gdap.ru/text/analytic/67.html) 3.2 Урегулирование разногласий
Разногласия, возникающие при заключении договора, могут быть переданы на рассмотрение суда в двух случаях: если имеется соглашение сторон о передаче возникшего или могущего возникнуть спора на разрешение арбитражного суда либо такая передача предусмотрена законодательством (ст. 446 ГК).
Соглашение сторон о передаче разногласий, возникших при заключении договора, на разрешение суда может быть достигнуто путем обмена письмами, телеграммами. Возможен и такой вариант, когда условие о передаче разногласий на разрешение суда включается одной из сторон в проект договора, а вторая сторона в протоколе разногласий не высказывает замечаний по соответствующему условию проекта договора. Не исключена возможность принятия судом к своему производству споров, подлежащих передаче в суд по соглашению сторон, даже если отсутствует письменное соглашение, однако контрагентом стороны, обратившейся в суд, совершен ряд действий, свидетельствующих о том, что он не возражает против рассмотрения конкретного спора в суде.
Законодательством предусматривается рассмотрение преддоговорных споров судом в двух случаях. Во-первых , когда непосредственно в законе или ином правовом акте предусмотрена процедура урегулирования разногласий по договору, включающая и передачу этих разногласий на рассмотрение суда. Такие нормы содержатся, например, в транспортных уставах и кодексах и изданных в соответствии с ними правилах перевозки грузов (договоры на эксплуатацию подъездных путей, на подачу и уборку вагонов и др.).
Во-вторых , когда в соответствии с законом заключение отдельных видов договоров обязательно для одной из сторон.
Правилам ст. 446 ГК о судебном рассмотрении разногласий сторон, возникших при заключении договора, корреспондирует положение о том, что гражданские права и обязанности могут возникнуть из судебного решения, установившего их (пп. 3 ч. 2 п. 1 ст. 8 ГК). 3.3 Изменение или расторжение договора
По общему правилу, договоры должны исполняться, даже если после заключения договора приняты нормативные акты, устанавливающие иные, обязательные для сторон правила. Это правило закрепляет принцип стабильности договора. Когда стороны заключали договор, действовал один закон, устанавливающий одни обязательные правила. Договор еще не исполнен, а законодатель принял другие правила, обязательные для сторон, и в этом случае предпочтение отдается договору. Договор должен исполняться на тех условиях, на которых был заключен, несмотря на существование других правил. Здесь действует принцип незыблемости договора, договоры должны исполняться на тех условиях, на которых они заключены. Другое общее правило: изменение или расторжение договора допускается только по взаимному соглашению сторон. Однако исключение из этого общего правила может содержаться в самом договоре. Итак, договор может изменяться и расторгаться только по взаимному соглашению сторон, если в самом договоре не предусмотрено иное. Одностороннее изменение договора, по общему правилу, не допускается и одностороннее расторжение договора не допускается. Однако в двух случаях, и то только по решению суда, одна из сторон вправе потребовать изменения либо расторжения договора: 1) При существенном нарушении договора другой стороной. 2) При существенном изменении обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора. Существенное нарушение условий договора другой стороной. Не всякое нарушение условий договора дает другой стороне право требовать, пусть даже по суду, изменения или расторжения уже заключенного договора, а только существенное нарушение является тому основанием. В законе не сказано, какие нарушения считаются существенными для договора, но даются общие ориентиры. Под существенным нарушением условий договора признается такое нарушение, которое влечет для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что она вправе была рассчитывать при заключении договора.
Основания изменения и расторжения договора
Существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора. В этом случае также можно в одностороннем порядке через суд требовать либо расторжения, либо изменения условий уже заключенного договора. Но это возможно при наличии следующих условий: 1) Это допускается тогда, когда иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа. То есть если в договоре содержится такой пункт, что никакие изменения обстоятельств не являются основанием для его изменения и расторжения, расторгнуть его невозможно. А может быть и такая ситуация, что в договоре на этот счет ничего не сказано, но из существа договора видно, что риск изменения обстоятельств несет одна из сторон. Таким договором является договор строительного подряда. Подрядчик осуществляет работы за свой риск, и он несет риск изменения обстоятельств. Таким образом, у подрядчика нет права требовать изменения или расторжения договора, ссылаясь на изменение обстоятельств, расторжения договора. 2) Обстоятельства должны измениться настолько, что если бы сторона могла это предвидеть, то договор либо вообще не был заключен, либо был бы заключен на совсем иных условиях. Но одного этого тоже недостаточно. 3) Заинтересованная сторона вправе потребовать по суду расторжения договора, наряду с тем, о чем мы говорили, при наличии одновременно следующих условий: в момент заключения договора стороны исходили из того, что таких изменений не произойдет; если же они допускали, что такие изменения могут произойти, то это не является основанием для расторжения договора. 4) Изменение этих обстоятельств вызвано причиной, которую заинтересованная сторона не в состоянии предотвратить. 5) Исполнение договора без изменений его условий влечет для заинтересованной стороны такой ущерб, что она в значительной мере утрачивает то, на что вправе была рассчитывать при заключении договора. 6) Из обычаев делового оборота или существа обязательства не вытекает, что риск изменения обстоятельств несет заинтересованная сторона. 7) В отличие от расторжения, изменение договора по решению суда допускается в исключительных случаях, когда его расторжение противоречит общественным интересам либо повлечет за собой значительный ущерб для сторон. 8) Фактически, требование в одностороннем порядке расторжения договора или изменения ввиду того, что существенно изменились условия, из которых стороны исходили при заключении договоров, применяется чрезвычайно редко на практике, потому что договоры должны исполняться на тех условиях, которые были. Это не только практика наших судов, но и практика всех зарубежных судов. И такие обстоятельства встречаются чрезвычайно редко. (http://www.flexa.ru/corp)
4. Регламентация договорной работы
Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:
заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).
Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла - договор - сам становится юридически обязательным документом.
Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями. Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:
* учесть специфические особенности и условия работы предприятия, и призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;
* установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;
* закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;
* определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;
* предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.
Правильно налаженная договорная работа на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а, следовательно, поможет избежать многих судебных споров. Ведь очень часто на предприятиях бытует мнение, особенно ответственных исполнителей, что согласование - это лишняя волокита, на которую напрасно тратится время.
Учитывая, что сделка представляет собой единство волеизъявления сторон, облеченное в форму договора с соответствующим содержанием, следует отметить, что именно при согласовании договора могут быть допущены ошибки, которые приведут к недействительности заключаемой сделки, например:
* превышение полномочий, определенных учредительными документами;
* истечение срока полномочий;
* совершение сделок (заключение договоров) с превышением полномочий, представленных на основании доверенности;
* отсутствие специального разрешения на осуществление деятельности (лицензий);
* несоблюдение условий, необходимых для совершения сделок, признаваемых "крупными", например для акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, для ФГУПов, а также сделок с заинтересованностью. Договорная работа является не просто одной из сфер управленческой деятельности, - она представляет собой важный организационный ресурс экономического роста всех без исключения российских предприятий и организаций. Однако эффективное управление договорной деятельностью на предприятии начинается с создания системы договорной работы.
Система - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство.
Поэтому системный подход к договорной работе является возможностью приблизиться к эффективному управлению организацией в целом. Если система договорной работы не будет позволять эффективно координировать движение всех составных частей данной системы, то такая система договорной работы будет являться неэффективной, т.к. в ней кроется дефект.
Именно системный подход к организации договорной работы на предприятии является самым оптимальным для многих хозяйствующих субъектов. Как известно, 90% управленских решений документируются. Вместе с тем ни одна хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.
Из всех существующих ненормативных правовых средств регулирования взаимосвязанной деятельности хозяйствующих субъектов в рыночной экономике договор является самым эффективным. Значение и содержание современной договорной работы во многом определяется функциональной ролью договора в условиях рыночной экономики. Поэтому создание системы договорной работы является одним из важнейших в деятельности предприятия. 4.1 Корпоративные правила
Договорная работа зачастую является ядром ведения бизнеса любой коммерческой организации. От того, насколько эффективно она построена, во многом зависит конкурентоспособность, статус организации, ее положение на рынке. При неэффективной организации работы с договорами возникают следующие типовые сложности:
* потеря документов в процессе согласования и хранения;
* затягивание сроков согласования договорных документов;
* нарушение сроков и этапов исполнения договоров.
Все это может привести не только к потере выгодных контрактов, снижению репутации, но и, как следствие, к сокращению прибыли организации. Как правило, договор содержит ряд приложений и сопутствующих документов: акты, дополнительные соглашения, спецификации и т.д. Поэтому также важно отслеживать процесс согласования и исполнения указанных договорных документов. Для выполнения всего цикла работы с договором: создание проекта договора, его согласование, визирование, регистрация, контроль выполнения обязательств по этапам договора, - удобно использовать специализированные информационные системы.
Модель процесса работы с договором
Функции (шаги) процесса прохождения договора
ФункцииРеализация в компаниях, имеющих развитую систему электронной коммуникации (электронная почта)Функция 1.
Создание договора сотрудникомИз корпоративной базы данных (или локального компьютера) открывается файл с шаблоном договора и заполняются данные Функция 2.
Согласование договора с юристомОтсылка по электронной почте Функция 3..
Согласование договора с менеджерами, участвующими в процессах, к которым относится данный договор По электронной почте. Процедура согласования может быть регламентирована и документирована Функция 4.
Подписание договора Генеральным директором (руководителем предприятия)Договор подписывается письменно или посредством электронной подписи (согласно регламенту) Функция 5.
Регистрация договораРегистрация производится автоматически после завершения предыдущей функцииФункция 6.
Отсылка копии договора партнеру для подписанияВыполнение функции определяется регламентом и статусом партнера (известный/неизвестный, важный/не очень важный и т.п.) Необходимо, чтобы договорная работа, направленная на заключение и организацию исполнения договора, строилась как совокупность юридически значимых действий, способных породить соответствующие права и обязанности между контрагентами. Другими словами, в ней не должно быть допущено оснований для признания заключенного договора недействительным.
Практика показывает, что согласование условий договоров является основным слагаемым экономической эффективности как самого договора, так и договорной работы в целом. Именно поэтому хозяйствующим субъектам не следует делать акцент на использование типовых договоров. Последние, как правило, не отражают индивидуальных особенностей хозяйственного положения и интересов каждой стороны. Составление контракта на основе только типовых образцов, текста закона либо комментариев к нему может привести к тому, что в договоре будет отсутствовать согласованность его содержания с конкретными условиями деятельности, а также с возможностями и интересами самих его участников. Между тем достижение такой согласованности крайне важно в договорной работе.
Поэтому сегодня насущным становится рассмотрение вопросов, связанных с техникой договорной работы, основаниями формирования условий договоров, с согласованием этих условий в зависимости от условий деятельности, возможностей и потребностей конкретных хозяйствующих субъектов.
Работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна (менеджеры по продажам, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции. В результате страдает качество договорной работы.
Реальность же требует от организаций правильно построенную систему договорной работы. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее адекватных деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.
Для серьезных организаций не обойтись без организации специализированных договорных отделов и юридических служб.
Хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность. В этом особенно заинтересованы крупные компании, получающие значительную долю прибыли от поставок.
Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:
* Обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
* Разработка форм договоров и отчетной документации.
* Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений.
* Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе.
* Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот.
* Внедрение системы автоматизации договорной работы.
* Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.
* Консалтинг.
* Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов. Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов.
Таким образом, договорной отдел является ключевой единицей в бесперебойной работе предприятия как единого организма. При наличии же автоматизированной системы управления договорами, работа договорного отдела может быть переведена на качественно новый уровень.
Автоматизация управления договорами позволяет не только их учитывать, но и управлять договорами. Мы рассмотрим некоторые требования к системе автоматизации, что может показаться интересно компаниям, стоящим перед выбором системы автоматизации управления договорами.
Автоматизация договоров начинается с их учета. Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными. Входя в картотеку, сотрудник должен видеть информацию о документе: номер, дату, контрагента, сумму отгрузки, сумму оплату и т.д. Более того, вывод информации должен быть способен настраиваться самим пользователем.
Каждый документ имеет свой печатный вид или несколько печатных видов. Печатные формы могут быть регламентированы законодательством или внутренней политикой компании, а могут иметь произвольную форму. Например, на основе документа отгрузки должны формироваться счет-фактура, накладная и т.д., которые утверждены законом. Форма же самого акта определяется компанией, который уже имеет произвольную форму, и может иметь несколько вариантов. Система должна позволять быстро создавать и настраивать печатные формы, а также хранить ссылки на внешние документы любого типа. Кроме того, сам документ должен хранить всю информацию для печатных форм, так в договоре информация для печатной формы договора, ведомости работ, календарного плана, сметы.
Каждый документ, перед тем как стать фактом, проходит цепочку согласований. Хотя в малых компаниях созданием и утверждением документов может заниматься директор, в большинстве компаний документ утверждается, перед тем как будет подписан: договорным отделом, бухгалтерией, производственным отделом, юристами и т.д. С другой стороны, договор может находиться у нас, у контрагента, быть факсовой копией и т.д. Система должна позволять устанавливать любой статус документа и строить отчет по согласованиям.
Особенностью управления договорами является структурированность и иерархичность документов. Рассмотрим цепочку. Не все звенья могут присутствовать в компании. Вначале между компанией и заказчиком заключается партнерская программа на определенный период. Программа носит рекомендательный характер. На основе программы заключаются генеральные договора, не содержащие конкретных позиций. По генеральному договору заключаются рабочие договора с указанием сроков, ТМЦ (работ), сумм и т.д. Также может быть заключено дополнение к дополнительному соглашению. Договор разбивается на этапы со своими сроками и суммами, в этапе свои позиции, а по каждой позиции свои затраты. В акте мы можем в произвольной форме закрывать этапы и позиции. Аналогичная цепочка в отношениях с поставщиками. Здесь особенностью является привязка позиций субподрядных договоров к договорам с заказчиками. Если система автоматизации не поддерживает такую архитектуру, то это не управление договорами, а торгово-складской учет договоров.
Информация, заложенная в документах, должна работать. И это не только формирование печатных форм. С помощью аналитического учета мы должны получить картину как одного договора, так и портфеля заказов (договоров), т.е. система должна поддерживать OLAP технологии. Система автоматизации должна содержать генератор произвольных отчетов. И поддерживать быстрое добавление новых аналитических справочников (например, для некоторых строительных компаний важен не только объект строительства, но и направление его строительства (коммуникации)). Конечно, наличие специализированных отчетов только приветствуется.
Что мы должны иметь на выходе от системы управления договорами? Информацию о положении компании, план-факт исполнения договоров: доходы и расходы, себестоимость, движение денежных средств. Плановая информация формируется на основе договоров, фактическая на основе отгрузок и оплат по договорам.
Очень хорошо, если система интегрирована с расчетом себестоимости и бюджетированием. Плановая себестоимость формируется на основе договорных смет. Фактическая себестоимость состоит из субподрядных работ, списание материалов, общехозяйственных расходов, которые распределяются по договорам. Портфель договоров создает операционный бюджет компании. Фактические данные попадают в исполнение бюджета. По договорам формируются календарные планы выполнения работ и движения денежных средств. Если компания не относится к малым, то имеет смысл уделить особое внимание формированию бюджетных планов на отчетные периоды, чтобы адекватно управлять фирмой.
В последнее время в первые ряды управления договорами компании входят владение нефинансовой информацией о состояние договора. Данное направление называется Управление Задачами ( workflow, проектами). Задача формируется на основе выполняемых работ по договору, находится в определенном состоянии, имеет сроки и состоит в связях с другими задачами. Чтобы пункт договора был выполнен, он должен пройти несколько состояний. Например, разработка программного модуля проходит следующие состояния: технические требования, разработка, отладка, написание документации, опытная эксплуатация. Таким образом, чтобы сдать данный пункт договора, задача должна иметь конечное состояние.
Для малых предприятий достаточно для учета бесплатных программ или Excel. Для компаний со стандартными бизнес-процессами подойдет коробочный продукт. Если же компания или холдинг имеет сложный внутренний учет, то здесь уже поможет внедрение. Компании, занимающиеся разработкой и внедрением программного обеспечения автоматизации Управления договорами, советуют компаниям-заказчикам с пониманием относиться к внедрению и всем трудностям, связанным с ним, не только программным, но и административным и психологическим. Проект считается удачным, если обеспечено 90% работоспособности, изложенной в техническом задании. Серьезно увеличивают шансы на удачное внедрение и получения эффекта от внедрения привлечение консалтинговой компании для оптимизации управления компанией и написанию технического задания.
Технология внедрения также может отличаться. Некоторые поставщики практикуют комплексную автоматизацию под ключ. Такой подход связан с определенными трудностями. Шансы, что система в целом заработает, намного меньше, чем вероятная работоспособность отдельного модуля. Поэтому некоторые компании предпочитают лоскутную автоматизацию из работающих модулей. Даже если адаптированный программный продукт полностью соответствует техническому заданию - не факт, что он заработает. На этапе проектирования контуры конечного продукта выглядят достаточно зыбко. Возможно, лучше внедрять не под ключ, а использовать метод работающих прототипов. В каждый момент внедрения заказчик уже имеет работающую систему с ограниченной функциональностью. Такой момент позволяет достаточно быстро определить, подходит ли данная система для автоматизации предприятия, а не ждать опытную эксплуатацию. К тому же такой подход позволяет быстро находить и исправлять ошибки.
Перед выбором системы лучше ознакомиться со всеми продуктами на рынке с помощью демо-версий (рекламные проспекты не достаточно точно передают возможности программы), а в случае внедрения устроить тендер. (http://dogovorum.ru/articles/trebovania-k-avtomatizacii-upravlenia-dogovorami) Ведение договорной работы на предприятии регламентируется его корпоративными актами. Они имеют различные названия: "О ведении договорной работы на предприятии", "Инструкция о порядке ведения договорной работы", "Инструкция о порядке разработки и заключении договоров", "Положение о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств", "Положение о ведении претензионной работы на предприятии" и т. п. Как видим, акты, регулирующие договорную работу, могут как носить комплексный характер, так и отражать всего лишь одну ее сторону, стадию, вид.
Однако в регулировании договорной работы есть предел, за которым ее нормирование теряет смысл. Нормальная регламентация часто "не срабатывает", поскольку в заранее установленных правилах трудно учесть своеобразие конкретной ситуации, и в итоге зачастую детализированные инструкции, положения не применяются теми, кому они адресованы. "Мертвые" правила, содержащиеся в значительном числе корпоративных актов, обязаны своим происхождением недооценке роли правовых знаний работников, ответственных за ведение договорной работы, повышения их квалификации, обмена опытом в этой сфере.
Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, имеют специальный характер, поэтому они в отличие, например, от корпоративных актов, регулирующих управление корпорацией, утверждаются руководителем предприятия, а не общим собранием или советом директоров. В то же время корпоративные акты о ведении договорной работы относятся к разряду весьма важных, и их утверждение на более низком уровне (заместителями руководителя или начальниками юридических служб или договорных отделов) нецелесообразно. Договоры - это документы, от которых может зависеть судьба корпорации в целом, а не только какого-либо структурного подразделения
4.2 Документация, учет и контроль
Для заключения договора необходимо согласовать все его существенные условия в требуемой в подлежащих случаях форме. В соответствии со ст. 420 ГК, к договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Таким образом, договор может быть заключен в устной форме, простой письменной форме или в нотариальной форме. Устная форма имеет место тогда, когда волеизъявление выражено словами, поведением человека и не зафиксировано в каком-либо документе. Устная форма имеет значение общего правила. Можно совершать сделки в устной форме, если законом не предусмотрены повышенные требования к форме - письменная либо нотариальная. При этом устная форма имеет место не только тогда, когда стороны выражают волеизъявление словами, договаривается словами, но и когда воля лица совершить сделку выражается вовне и закрепляется вовне его поведением. Договоры могут заключаться в устной форме, если не требуется письменная или нотариальная форма. К тому же, при заключении договора, стороны могут договориться о письменной или нотариальной форме тогда, когда по закону не требуется ни письменная, ни нотариальная форма. Это значит, что если только стороны пришли к соглашению, что договор должен быть заключен в нотариальной форме, хотя по закону нотариальная форма не требуется, договор вступит в действие только тогда, когда он будет нотариально удостоверен. Письменная форма предполагает выражение и закрепление волеизъявления в каком-либо документе. Это может быть единый документ - договор, может быть обмен письмами, телеграммами, телефонограммами, факсами, и даже документы, подготовленные с помощью средств ЭВМ, признаются письменной формой. Когда письменная форма обязательна? Ст.161 ГК: должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариальной формы (нотариального удостоверения), следующие сделки: * Сделки юридических лиц между собой и с гражданами. * Сделки граждан между собой на сумму, превышающую 10 МРОТ, а в случаях, предусмотренных законом, независимо от суммы сделки. Последствия несоблюдения требования закона о простой письменной форме сделки: 1. Eсли стороны пренебрегли требованием о простой письменной форме, совершили ее в устной форме, то сделка действительна, но в случае спора о том, была совершена сделка или не была, стороны в качестве санкции лишаются права на свидетельские показания. Можно доказывать любыми другими способами, но только не свидетельскими показаниями. Поэтому договор будет действовать, но если возникает спор совершена сделка или не совершена, то у сторон не будет права ссылаться на свидетельские показания. 2. В порядке исключения из общего правила недействительна сделка, совершенная в устной форме, если требуется законом письменная, если об этом в самом законе прямо сказано. Если в законе сказано, что несоблюдение постой письменной формы влечет за собой признание сделки недействительной, в этом случае она недействительная. В ГК сказано: договор такой-то совершается в простой письменной форме. К этому применяется общее правило. Если устная форма, нельзя ссылаться на свидетельские показания. И если только в законе сказано, что договор должен быть совершен в простой письменной форме, несоблюдение простой письменной формы влечет за собой недействительность сделки, только в этом случае обязательна письменная сделка. Например, в ст. 331 ГК прямо сказано, что неустойка должна быть совершена в письменной форме. Несоблюдение простой письменной формы влечет за собой признание соглашения о неустойке недействительным. Письменная форма может выражаться в составлении одного документа, который подписывается всеми участниками договора. Это наиболее типичная форма, когда составляется текст договора, и участники этого договора подписывают этот договор. Это классическая письменная форма. Однако к письменной форме договора приравнивается также обмен письмами, телеграммами, телефонограммами и тому подобными способами. Это тоже письменная форма заключения договора, если каждая из сторон отправляет ту или иную форму письменного уведомления, подписывая его надлежащим образом. Наконец, законом или договором могут быть установлены дополнительные требования к письменной форме. Скажем, стороны могут договориться, что договор должен быть оформлен на фирменном бланке какой-то организации и подписи каждой из сторон должны быть скреплены печатями этих организаций. Если стороны об этом договорились, то договор считается надлежащим образом оформленным и вступившим в действие только тогда, когда он будет таким образом оформлен: на бланке этой организации, и когда на подписи каждого из участников будет подставлена печать, скрепляющая подпись. Здесь возникает интересная ситуация. Обычно на практике преувеличивают значение печати. Представим себе ситуацию. Заключают договор два юридических лица, при заключении договора никаких дополнительных требований, предъявляемых к форме, не оговорили. Если договор подписан руководителями организаций и с той, и с другой стороны он вступает в силу независимо от того, что не скреплен печатью. И другая ситуация, когда печать есть, а договор подписало не то лицо, которое вправе по уставу подписывать без доверенности. В этом случае договор может быть признан недействительным. Надлежащая подпись договора без печати влечет за собой действительность договора.
Если договор подписан руководителями организаций и с той, и с другой стороны, но не скреплен печатью, договор вступает в силу независимо от того, что не скреплен печатью. Если печать есть, а договор подписало не то лицо, которое вправе по уставу подписывать без доверенности. В этом случае договор может быть признан недействительным. Что делает печать? Печать делает только предположение о том, что договор подписало то лицо, которое имеет право его подписывать. Если на подпись лица ставится печать организации, значит тем самым подтверждается, что это лицо имеет право подписывать договор. Договор будет признан недействительным только в том случае, если другая сторона знала или должна была знать, что это лицо, подписавшее договор, на самом деле не имело права его подписывать. Поэтому печать сама по себе только удостоверяет подпись этого лица, что подписало именно то лицо, которое обозначено в этом документе. Таким образом, надлежащая подпись без всякой печати влечет за собой действительность договора. Нотариальная форма предполагает выражение и закрепление волеизъявления в письменном документе, удостоверенном нотариусом или другим лицом, имеющим право совершать действия, приравненные к нотариальным действиям. К нотариальной форме предъявляются все те требования, которые предъявляются к простой письменной форме, плюс надлежащее удостоверение нотариусом либо заменяющим его лицом. Нотариальная форма применяется в случаях, предусмотренных законом. Если в законе сказано, что должна быть нотариальная форма, значит должна быть нотариальная. Обычно нотариальная форма предусматривается для важных сделок, имеющих существенное значение для участников гражданского оборота. Несоблюдение нотариальной формы во всех случаях влечет за собой признание сделки недействительной. Толкование договора. Форма договора закрепляет и правильно отражает согласованное волеизъявление участников договора. Эта форма для того и нужна, чтобы правильно выражать и закреплять согласованное волеизъявление всех участников этого договора. Но как бы тщательно стороны при заключении договора ни работали над смыслом договора, все-таки иногда встречаются определенные сложности в выявлении смысла этого договора и тех условий, на которых заключен договор. И здесь помогают правила, которые получили название толкование договора. Правила толкования договора содержатся в ст. 431 ГК и они сводятся к следующему. Прежде всего, при толковании договоров судом принимается во внимание: 1. Буквальное значение содержащихся в нем выражений. То есть суд прежде всего опирается на общее правило: он буквально толкует содержание этого договора, тех выражений, которые в нем есть. 2. При неясности буквального смысла какого-либо условия договора смысл договора и смысл этого условия устанавливается путем сопоставления этого условия с другими условиями этого же договора. Если сопоставление не позволяет выявить содержание договора, то тогда при толковании содержания договора, необходимо выяснить действительную волю сторон с учетом целей договора. При этом принимаются во внимание все сопутствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры, переписка сторон, практика, установившаяся во взаимоотношениях этих сторон, обычаи делового оборота и, наконец, последующее поведение сторон по договору. Например, если одна из сторон оплачивает договор заключенный, то она уже не может говорить, что она не заключила этот договор. Ясно, что они согласовали все условия, считают договор заключенным и уже оплачивают. Последующее поведение сторон подтверждает то, что сторона считает договор заключенным
4.3 Функциональные требования к автоматизации
Проблема управления договорами привлекает всеобщее внимание, потому что ее эффективное решение может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат. Задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений - в работу с договорами вовлечены многие подразделения и сторонние организации. Поэтому система управления договорами должна уметь приспосабливаться к различным требованиям и выглядеть "родной" для каждого подразделения и при этом поддерживать сквозной бизнес-процесс.
Не меньшее значение на сегодняшний день имеет требование соответствия регулирующим законодательным актам и стандартам. Среди них (ставшие уже привычными) требования ISO 9000, акт Sarbanes-Oxley (который не следует рассматривать как сугубо внутриамериканское дело, он имеет большое влияние и за пределами США), европейский документ Basel II и, конечно же, требования российского законодательства (например, 94-ФЗ).
В силу того, что договора имеют различную специфику и принадлежат разным бизнес-процессам, нельзя говорить об универсальном решении по управлению всеми договорами. Например, требования к системе с точки зрения продавца и покупателя весьма разнятся. Существует два принципиально разных подхода к решению задачи управления договорами, и, как следствие, существует два класса решений. * Подход со стороны финансово-учетных систем, когда договор рассматривается как бизнес-транзакция. В этом случае в системе хранится вся содержательная информация, которая, как правило, заносится вручную в различные учетные формы. Текст договора и другой относящейся к нему документации обычно недоступен или хранится просто в виде файлов, но чаще всего - на бумаге.
* Подход "от документа". Договор рассматривается как, в первую очередь, неструктурированный документ и к нему применяется весь арсенал современных систем управления документами и бизнес-процессами. При таком подходе можно легко автоматизировать процедуры согласования, но возникают трудности с обработкой учетной информации. Преимущества и недостатки подходов к управлению договорами Подход "от транзакции"Преимущества НедостаткиНаследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетирование, логистика и др.)
Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством.
Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процедурах обработки.Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров.
Отсутствует (или недостаточна) функциональность по работе с текстами договоров и других документов.
Трудности с обработкой нестандартных договоров.Подход "от документа"Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора - от черновика.
Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации.
Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами.
Базовые понятия - документ, согласование, контроль исполнения легко воспринимаются всеми сотрудниками.Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, работы).
Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно. Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами, сегодня не существует. На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы электронного документооборота (ECM, Enterprise Content Management) и системы управления ресурсами предприятия (ERP, Enterprise Resource Planning).
Со стороны ИТ задача управления договорами выглядит на первый взгляд "размытой", поскольку большинство функций, необходимых для управления договорами, уже присутствует в ряде имеющихся информационных систем, однако просто настроить все эти системы таким образом, чтобы получилось единое решение не так-то просто.
А строить отдельную систему исключительно для управления договорами не представляется разумным, так как она будет дублировать ряд функций других систем.
Например, функции управления финансово-учетной информацией есть в ERP. Но далеко не все сотрудники имеют к ней доступ. Да и едва ли это было бы разумно с финансовой стороны.
Ход исполнения сложного договора отслеживается руководителем проекта при помощи средств управления проектом. Однако далеко не все исполнители, вовлеченные в проект, обладают достаточной квалификацией для работы с ними.
А обеспечить надлежащее документирование деятельности, чтобы не попасть под различные санкции могут только сотрудники службы ДОУ, договорного отдела и специалисты по соответствующей предметной области, которые в первую очередь работают с системой электронного документооборота.
Дополнительные трудности приносит дуальность требований - необходимость поддержать оперативное управление и выполнить регулирующие требования, включая долгосрочное хранение документации. Поэтому система управления договорами - "крепкий орешек" для ИТ.
Основные функциональные модули системы управления договорами Система управления документами Одна из основных подсистем - организует электронное хранилище документов.Средства поддержки жизненного цикла документовОбеспечивает соблюдение регламентов и требований законодательства по документированию деятельности организации.Система автоматизации бизнес-процессовОбеспечивает автоматизацию процессов согласования, оплаты и исполнения договоров. Учитывая, что система управления договорами обязана увязывать несколько бизнес-приложений, система автоматизации бизнес-процессов может быть внешней по отношению к выбранной платформе документооборота. Например, можно полагаться на workflow-модуль ERP-системы. Средства взаимодействияСреда коллективной работы, система мгновенного обмена сообщениями, тесная интеграция с электронной почтой, поддержка мобильных устройств - без этого невозможно обеспечить взаимодействие с внешними организациями - поставщиками, клиентами, подрядчиками и др. в зависимости от специфики проекта.Средства автоматической сборки документовПри подготовке пакета договорных документов использование обычных статических шаблонов не позволяет добиться нужной эффективности. Состав всего пакета и содержание отдельных документов может зависеть от множества факторов, но в то же время весь документ состоит из стандартных блоков. Поэтому следует использовать средства автоматической генерации документов с широкими возможностями по управлению этом процессом.Средства сравнения документовВ случаях, когда происходит взаимодействие с внешними участниками, которые вносят свои правки в документ, рекомендуется использовать средства сравнения документов для быстрого выявления и просмотра сделанных изменений.Средства публикации и представления документовФинальные версии документов могут публиковаться на корпоративном портале (в защищенной среде). Что требует преобразования в HTML; также рекомендуется преобразовывать финальные версии в формат PDF с целью исключения возможности случайного (или преднамеренного) редактирования документа.Средства электронной подписиОбеспечивают придание юридической значимости и доказательной силы электронным документам.
(Для внутренних нужд применение ЭЦП может оказаться избыточным.)Среда построения отчетов и аналитический блокОтчетов только по движению документов в случае договоров явно недостаточно. Требуется применение полноценного модуля построения отчетов по данным из разнородных источников; возможности многомерного анализа (OLAP) также будут полезны.Модуль интеграции EDMS с ERP-системойОдин из существенно важных серверных компонентов. Построение сквозного решения без тесной интеграции системы документооборота с системой управления предприятием нереально.Система массового сканированияВ силу законодательства и традиций невозможно отказаться от использования бумажных документов. Для включения их в бизнес-процесс следует использовать промышленные решения по сканированию документов. Фундаментом решения по управлению договорами является тесная интеграция с системы электронного документооборота с финансово-учетной системой.
Предлагаемые на рынке решения зачастую используют упрощенный подход (например, жизненный цикл не предусматривает пролонгации), в них отсутствуют важные функциональные модули (взаимодействие с внешними организациями, аналитический блок). По мере накопления экспертизы, решения по управлению договорами будут совершенствоваться. Если сегодня каждый проект рассматривается как уникальный, то в скором будущем должны появиться типовые решения, учитывающие сначала функциональную специфику, а затем и отраслевую - т.е. следует ждать появления вертикальных решений по управлению договорами, тесно интегрированных с финансовыми и производственными блоками системам управления предприятием.
Рынок систем управления договорами только начинает развиваться. На нем пока нет явных лидеров. Большинство решений носит экспериментальный характер. Рост интереса к данной проблематике явно опережает возможности системных интеграторов и поставщиков платформ по реализации этих решений. (http://dogovor.bitecs.ru/?stati:funkcionalnye_trebovaniya_k_avtomatizacii_dogovornoi__deyatelnosti)
4.4 Роль юридической службы
Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл - чрезмерная детализация рождает "мертвые" правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.
При разработке инструкций (положений) не следует ни воспроизводить, ни пересистематизировать нормы законодательства. Это ведет, во-первых, к отрыву создаваемых актов от реального структурирования договорной работы на предприятии, во-вторых, - к искажению смысла закона. В таких корпоративных актах не следует предусматривать нормы, регулирующие отношения с контрагентами, поскольку это является предметом договорной регламентации с ними.
К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.
Особое внимание следует обратить на роль юридической службы в договорной работе на предприятии. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной кампании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.
Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.
При проверке проектов правовых документов либо участии в подготовке приказов, инструкций, положений, договоров и другой правовой документации по вопросам договорной работы юридической службе следует обращать внимание на то, чтобы в них не устанавливались незаконные положения и условия. Только после такой проверки проекты указанных документов могут быть завизированы юридической службой.
Юридической службе следует участвовать в определении структуры договорных связей предприятия исходя из необходимости установления более рациональных договорных отношений. При этом необходимо иметь в виду, что структура договорных отношений может зависеть от характерного для данного предприятия направления специализации, организационного построения (наличия в составе производственного объединения самостоятельных предприятий, производственных единиц) и распределения функций между ее хозяйственными подразделениями, от технологических особенностей производства и др.
Получив проект договора для проверки, юрисконсульт должен посмотреть, правильно ли он составлен по существу и по форме. При визировании проекта договора следует, кроме того, обратить внимание на отражение в нем всех существенных условий, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования.
В тех случаях, когда у подразделения предприятия, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.
Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров. 4.5 Регистрация договоров
Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера. Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным:
В ООО "Ломос" поступил договор на поставку от ЗАО "Форот". При этом в ЗАО "Форот" договору был присвоен № 305/607НВ/05. В ООО "Ломос" - № 124-К/2005. Поэтому общий номер договора будет выглядеть следующим образом: № 305/607НВ/05/124-К/2005. На практике возможен другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата. В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом. При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа. Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора: порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС - буквенное обозначение коммерческой службы.
Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров: - регистрационный номер;
- дополнительный номер (номер контрагента);
- дата договора;
- наименование контрагента;
- предмет договора;
- срок действия;
- ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
- цена договора;
- наличие приложений;
- кто подписал договор. Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф "регистрационный номер" и "дополнительный номер (номер контрагента)" вводится одна - "номер договора".
В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например: * договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
* лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
* сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ. 4.6 Выдача оригиналов и копий
Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования для передачи контрагенту. В некоторых организациях ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.
Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.
Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).
К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), можно обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.
Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.
Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов - в течение 2 месяцев.
Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. Это может быть оформлено служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.
Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть. 4.7 Хранение договоров
Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.
Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.
Основное требование - заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил. Обязательными элементами заголовка дела являются: * название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
* далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
* наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
* адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
* обобщенное краткое содержание документов дела;
* указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
* даты, к которым относятся документы дела;
* указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле. В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.
Пример 1. При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело "Договоры, заключенные со страховой компанией "Квадрат". В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.
Пример 2.
При работе с несколькими банками удобно формировать дело по каждому банку, в которое войдут договоры о расчетно-кассовом обслуживании с использованием электронной формы документов, договоры об открытии банковских счетов, договоры об открытии кредитной линии, договоры залога и др. Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.
При разработке номенклатуры дел можно рекомендовать осуществлять классификацию договоров по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений - по видам, в случае необходимости.
Пример 3.
В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например: * договоры дарения;
* договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
* договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
* договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы устанавливает ст.57 ГК, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения - более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
* договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
* договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
* договоры о приватизации;
* договоры об экономических, научных и культурных связях;
* договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд. Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов. (www.ippnou.ru/article.php?idarticle=002922)
5. Структура и реквизиты договора
Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.
Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить кто именно его заключил. Поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора, и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные: * для организаций: юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;
* для граждан: фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись. Как было отмечено выше, стороны могут включить в договор любые дополнительные или, иначе говоря, факультативные условия договора, не противоречащие императивным нормам законодательства. Описать все возможные дополнительные условия невозможно. При их составлении стороны исходят из конкретных обстоятельств дела.
В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору. Так, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако, если это условие будет включено в договор, то должник уже окажется обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.
Широко распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты: * в договоре предусматривается претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае, если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);
* при отсутствии в договоре специальных оговорок, либо при наличии в договоре указания о том, что возникшие споры разрешаются в установленном порядке, споры между сторонами будут разрешаться судом, как правило, по месту нахождения ответчика, в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством РФ. Однако в случаях, установленных ст. 30 АПК и ст120 ГПК, стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например, определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;
* с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда. В этом случае сторонам необходимо согласовать название и местонахождение постоянного действующего третейского суда, либо определить порядок формирования третейского суда, в частности, указать число судей, язык разбирательства и другие вопросы, поскольку, если в дальнейшем одна из сторон будет уклоняться от этого, спор останется неразрешенным;
* для внешнеторговых договоров используют так называемую типовую арбитражную оговорку о том, что споры, вытекающие из данного договора, подлежат разрешению в арбитраже, действующем по регламенту, определяющему порядок формирования третейского суда, в том числе в случае уклонения одной из сторон от утверждения кандидатур третейских судей. При определении ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими своих обязательств по договору следует учитывать, что она определяется в соответствии с общими положениями законодательства (ст.15, 401 и др. ГК РФ) с учетом особенностей, предусмотренных законом или договором. Также в договоре следует предусмотреть обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (форс-мажор). При отсутствии соответствующих положений в договоре данный вопрос будет регулироваться нормами закона, в частности ст. 401 ГК РФ, где установлено, что лицо, не исполнившее обязательство, либо исполнившее ненадлежащим образом, несет ответственность при наличии вины в форме умысла или неосторожности. Лицо признается невиновным, если при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась по характеру обязательства и условиям оборота, оно приняло все меры для надлежащего исполнения обязательства. Отсутствие вины доказывается лицом, нарушившим обязательство.
Однако законом могут быть установлены и иные условия ответственности. Так, например, лицо, не исполнившее или ненадлежащим образом исполнившее свои обязательства при осуществлении предпринимательской деятельности, несет ответственность независимо от вины. Единственным основанием (если иное не установлено законом или договором), освобождающим его от ответственности, будет непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства. Следует отметить, что к таким обстоятельствам не относятся, в частности, нарушение обязанностей со стороны контрагентов должника, отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров, отсутствие у должника необходимых денежных средств. 5.1 О реквизитах и других пунктах
Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: "Договор аренды здания"). Возможным вариантом является указание только слова "договор" в начале документа.
Место заключения договора также обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ). По внешнеторговым сделкам место заключения договора имеет особое значение, так как может явиться фактором, определяющим подлежащее применению право.
Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.
Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца - словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами.
В предмете договора должны быть определены те отношения, по поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Так, в соответствии со ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке, либо в составе другого недвижимого имущества.
Следует различать предмет договора и объект договора. Объект договора - это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор. Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. При составлении данного раздела договора следует учитывать, что предмет договора, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе ГК применительно к указанным в нем договорам. Предметом договора являются вещи, включая ценные бумаги, недвижимость, имущественные права и другие объекты гражданских прав.
Предмет договора должен быть определенным, в нем точно и недвусмысленно описываются все права и сведения, передаваемые по договору, подробно указываются объем этих прав, порядок, территория, условия их передачи и использования, цель соглашения. Смысл понятия "использование" должен быть раскрыт. Субъекты договорных отношений должны знать, о каких объектах идет речь. В этом разделе должны быть определены вид лицензионного соглашения (исключительная, простая лицензия) и объем прав, оставляемых за лицензиаром. В ряде случаев для каждого вида использования следует определить свою территорию, например, где лицензиат может производить, а где сбывать продукцию. Насколько полно и четко сформулированы положения этого раздела, настолько гармонично будут в дальнейшем развиваться отношения сторон. При возникновении судебной тяжбы суд в своем решении будет исходить в первую очередь из содержания этого раздела.
Требования, предъявляемые к форме договора, аналогичны тем, которые приняты в отношении сделок. Исключение составляют случаи, когда непосредственно в законе установлена определенная форма для конкретного вида договоров.
Поэтому, например, договоры, заключаемые между юридическими лицами, а также между ними, с одной стороны, и гражданами - с другой, должны совершаться в простой письменной форме (п. 1 ст. 161), а в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, договоры должны быть нотариально удостоверены (п. 2 ст. 163) Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: "Договор аренды здания"). Возможным вариантом является указание только слова "договор" в начале документа.
Место заключения договора также обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ). По внешнеторговым сделкам место заключения договора имеет особое значение, так как может явиться фактором, определяющим подлежащее применению право.
Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.
Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца - словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами.
В предмете договора должны быть определены те отношения, по поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Так, в соответствии со ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке, либо в составе другого недвижимого имущества.
Следует различать предмет договора и объект договора. Объект договора - это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор. Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. При составлении данного раздела договора следует учитывать, что предмет договора, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе ГК применительно к указанным в нем договорам. Предметом договора являются вещи, включая ценные бумаги, недвижимость, имущественные права и другие объекты гражданских прав.
Предмет договора должен быть определенным, в нем точно и недвусмысленно описываются все права и сведения, передаваемые по договору, подробно указываются объем этих прав, порядок, территория, условия их передачи и использования, цель соглашения. Смысл понятия "использование" должен быть раскрыт. Субъекты договорных отношений должны знать, о каких объектах идет речь. В этом разделе должны быть определены вид лицензионного соглашения (исключительная, простая лицензия) и объем прав, оставляемых за лицензиаром. В ряде случаев для каждого вида использования следует определить свою территорию, например, где лицензиат может производить, а где сбывать продукцию. Насколько полно и четко сформулированы положения этого раздела, настолько гармонично будут в дальнейшем развиваться отношения сторон. При возникновении судебной тяжбы суд в своем решении будет исходить в первую очередь из содержания этого раздела.
Требования, предъявляемые к форме договора, аналогичны тем, которые приняты в отношении сделок. Исключение составляют случаи, когда непосредственно в законе установлена определенная форма для конкретного вида договоров.
Поэтому, например, договоры, заключаемые между юридическими лицами, а также между ними, с одной стороны, и гражданами - с другой, должны совершаться в простой письменной форме (п. 1 ст. 161), а в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, договоры должны быть нотариально удостоверены (п. 2 ст. 163)
5.2 Условия договора
В Гражданском кодексе установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным. Во-первых, между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора, а во-вторых, достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.
Содержанием договора являются те условия, на которых этих соглашение достигнуто. В зависимости от юридического значения этих условий они подразделяются на три вида: * Существенные условия * Обычные условия * Случайные условия договора, в зависимости от их юридического значения Наиболее важными являются существенные условия, поэтому они и называются существенными. Под существенными условиями договора понимаются те условия, которые необходимы, с одной стороны, а с другой стороны, и достаточны для заключения договора данного вида. Это означает, что необходимо согласовать все существенные условия договора. Если не согласовано хотя бы одно из существенных условий договора, договор не считается заключенным. С другой стороны, если согласованы все существенные условия договора, другие условия можно не согласовывать, и без них договор может считаться заключенным. Поэтому и говорим: с одной стороны - необходимые, без них невозможно заключить договора, а с другой стороны - достаточные для заключения договора. Другие условия могут быть (и обычные, и случайные), а может их и не быть. Главное, чтобы были существенные условия. Существенные условия. Какие условия относятся к существенным? Прежде всего, условие о предмете договора, то есть о чем стороны договариваются. Без согласования предмета договора не может быть заключен ни один договор. Поэтому условия о предмете являются существенным условием. К существенным относятся те условия, которые признаны таковыми по закону, когда прямо в законе сказано, что для такого вида договора требуется согласовать такие условия. Это бывает редко: только для некоторых видов договоров в законе перечисляются условия, которые отнесены к существенным, но, тем не менее, мы сталкивается с ситуацией, когда говорится в законе, какие условия являются существенными. В частности, п.3 ст.455 ГК гласит, что условия договора купли-продажи о товаре считаются согласованными, если договор позволяет определить наименование и количество товара. Но обычно в законе не перечисляются условия, которые относятся к существенным условиям для данного вида договора. В этом случае, когда в законе не указано, какие условия относятся к существенным, то существенными признаются такие условия, которые необходимы для договора данного вида, то есть выражают природу этого договора, такие условия, без которых договор данного вида в принципе не может существовать. Например, если мы возьмем договор страхования. Страховой случай относится к существенным условиям? Конечно. Без перечисления тех обстоятельств, которые относятся к страховому случаю, невозможно представить условия договора страхования. Он страхуется от этих случаев, поэтому без перечисления этих случаев договор страхования не считается заключенным. К существенным также относятся любые условия, относительно которых по заявлению одной стороны должно быть достигнуто соглашение. Стоит хотя бы одной из сторон потребовать согласования любого условия, как оно приобретает существенное значение и становится существенным условием. Обычные условия. Обычные условия - это те условия, которые предусмотрены правовыми актами, законными, подзаконными нормативными актами. Они не нуждаются в согласовании и включаются в содержание договора автоматически в момент заключения договора данного вида. Часто гражданско-правовой закон в диспозитивных нормах перечисляет обычные условия договора. Наиболее типичные условия договора. На протяжении многих веков участники гражданского оборота, как правило, заключали договор на таких условиях. Это обычные условия, и закон зафиксировал их в качестве обычных условий договора. Стороны могут изменить эти обычные условия. Но если они ничего не сказали об этом условии, значит они согласились с тем условием, которое закреплено в законе, с обычным условием. Случайные условия. Случайное условие включается в содержание договора только по усмотрению сторон. Эти случайные условия либо дополняют обычные условия, то есть вводят такие условия, которых в законе не предусмотрено, либо изменяют эти обычные условия, которые зафиксированы в законе. Если случайное условие отсутствует в тексте договора, то это не влияет на действительность договора. Договор и без него считается заключенным. И тем самым случайное условие отличается от существенного, где в том случае, если не согласовано хотя бы одно из существенных условий, договор не считается заключенным. А если не согласовано какое-то случайное условие, без него договор может считаться заключенным. Тем самым случайное условие отличается от существенного. Случайное условие приобретает юридическую силу и становится обязательным для сторон лишь при включении этого случайного условия в содержание договора, то есть текст договора, и тем самым случайное условие отличается от обычного условия, которое не обязательно включать в текст договора, оно и так действует, поскольку закреплено в законе. Таким образом, случайное условие договора, чтобы оно действовало, нужно обязательно включить в содержание договора. Виды условий договора
Если любое условие потребовала согласовать одна из сторон, пускай самое случайное, оно тут же приобретает существенное значение и приобретает характер существенного условия. Но тут возникает вопрос: чем же тогда существенное условие отличается от случайного условия? Ведь если случайное условие потребовала согласовать хотя бы одна из сторон, оно приобретает существенное значение. Чем они отличаются? А они отличаются по юридическому значению, их юридическое значение различно и это различие состоит в следующем. Отсутствие случайного условия лишь в том случае влечет за собой признание договора не заключенным, если заинтересованная сторона докажет, что она требовала согласовать это случайное условие, но соглашение по этому условию не было достигнуто. Если заинтересованная сторона этого не докажет, то договор считается заключенным и без этого случайного условия. А если же не согласовано хотя бы одно из существенных условий, то ничего никому доказывать не надо, договор считается не заключенным.
5.3 Подписи сторон
В соответствии с законодательством РФ договор должен быть подписан сторонами, однако способ такого подписания нигде не урегулирован. Считается ли, например, договор подписанным, если одна из сторон проставила "галочку" от руки на месте подписи?
Данный вопрос вызывает немало споров. В законодательстве ответа на него нет. Подпись как форма фиксации согласия стороны с тем, что содержится в документе, дает определенные гарантии для последующей идентификации ее владельца, которая с большой точностью может быть осуществлена при проведении почерковедческой экспертизы. Исходя из этого рекомендуется, подписывая документы, проставлять расшифровку подписи, причем написанную самим же подписавшим документ лицом. Это особенно актуально, если контрагент вместо подписи проставляет нехитрую закорючку, которую несложно будет повторить после недолгой тренировки любому другому лицу (в такой ситуации не всегда поможет и вышеуказанная экспертиза). Если же контрагент рядом с "галочкой" собственноручно напишет свою фамилию и имя, в действенности подписи можно не сомневаться. Таким образом, действительной будет считаться та подпись, которая может выполнить функцию идентификации её автора, в противном случае договор можно оспорить как подписанный ненадлежащим лицом.
Если подпись не может выполнить функцию идентификации ее автора, договор можно оспорить как подписанный ненадлежащим лицом. Поэтому рекомендуется, подписывая документы, проставлять расшифровку подписи, написанную самим подписавшим документ лицом.
Что касается заверения договоров печатью, то за небольшим исключением в законодательстве нет требования об обязательности такого заверения, есть лишь правило о том, что любая сделка должна быть подписана. В отличие от подписи печать легко подделать, поэтому она может служить лишь дополнительной гарантией аутентичности. То же справедливо и в отношении факсимиле.
Относительно заключения договора посредством использования факсимильной связи можно сказать следующее. Законодательством прямо предусмотрена такая возможность, однако данный способ связан с определенным риском, т.к. технологические особенности указанного вида связи не позволяют точно и достоверно зафиксировать дату, адресата, отправителя и содержание сообщения. Однако ввиду широкого применения на практике факсимильной связи необходимо порекомендовать следующее. Необходимо вести журнал учета входящих и исходящих сообщений (конечно, такой журнал можно сделать в любой момент, и большого значения он не имеет, но будет являться еще одним доказательством в вашу пользу на суде).
При отправлении важных документов всегда необходимо просить принявшего сделать копию полученного сообщения, проставить на ней свою подпись, а также указать должность, ФИО, дату, время принятия документа и отослать такую копию обратно (более эффективный способ, т.к. у вас останется копия вашего документа с автографом работника контрагента)
Как только будет возможность, составить и подписать с контрагентом единый документ (лучше поздно, чем слишком поздно!). Перечисленные выше приемы, тем не менее, не дают стопроцентной защиты от недобросовестных контрагентов. Одним из наиболее надежных способов снятия подобных вопросов является заключение между сторонами специального соглашения, в котором был бы урегулирован порядок подтверждения договоров, подписанных с помощью факсимиле, а равно переданных посредством факсимильной связи. Как правило, такое соглашения сводится к порядку распределения рисков, связанных с удостоверением факта того, что экземпляр подписан/исходит от надлежащей стороны. В подобных соглашениях необходимо предусмотреть: * приоритетность применения экземпляра той или иной стороны в случае возникновения спора (аутентичность);
* распределение риска возникновения технических ошибок в прохождении факсимильного отправления;
* распределение риска вмешательства третей стороны, действующей под видом одного из контрагентов;
* порядок обмена документами посредством факсимильной и иной связи;
* порядок использования факсимиле. После урегулирования указанных вопросов использование факсимильной связи, а также факсимиле станет более безопасным.
Нередко возникает необходимость заключения договора между двумя организациями, в которых генеральным директором выступает одно и то же лицо, либо, нужно заключить договор между организацией и ее директором. Являются ли такие сделки действительными, и что делать в подобных ситуациях? Многие, опасаясь признания сделки недействительной, заключают с одной стороны договор по доверенности, или даже формально отправляют директора в одной из двух фирм в отпуск, и также по доверенности от имени одной из организаций заключают договор. Согласно ст.53 ГК РФ юридическое лицо приобретает права и обязанности через своих полномочных органов, которым и является генеральный директор; положение об ограничении представительства в такой ситуации не действуют, т.к. директор не является представителем юридического лица, он - его орган.
Сделка между двумя организациями, в которых генеральным директором выступает одно и то же лицо, будет относиться к сделкам с заинтересованностью и должна быть одобрена до ее совершения советом директоров (наблюдательным советом) общества или общим собранием акционеров (участников).
Однако данный вид сделок (договоров) совершается в особом порядке. Данная сделка будет относиться к сделкам с заинтересованностью и соответственно такая сделка, должна быть одобрена до ее совершения советом директоров (наблюдательным советом) общества или общим собранием акционеров (участников).
Гражданин, являвшийся на момент совершения спорной сделки между обществом и фирмой директором одновременно обеих этих организаций, признается лицом, заинтересованным в совершении обществом данной сделки. (http://dogovorum.ru/articles/zakluchenie-dogovora
Приложение 1. Должностная инструкция начальника сметно-договорного отдела
УТВЕРЖДАЮ Руководитель "___________"
___________ (____________)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника сметно-договорного отдела 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника сметно-договорного отдела"___________" (далее - "Общество").
1.2. Начальник сметно-договорного отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.
1.3. Начальник сметно-договорного отдела подчиняется непосредственно ___________ Общества.
1.4. На должность начальника сметно-договорного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности начальника сметно-договорного отдела не менее __ лет.
1.5. Начальник сметно-договорного отдела должен знать: а) законодательство Российской Федерации, постановления и решения Правительства Российской Федерации по вопросам ценообразования в строительстве; основы рыночной экономики;
б) методы управления коллективом и требования по научной организации труда;
в) систему бухгалтерского учета, методы и порядок составления отчетности, приемы анализа хозяйственной деятельности, финансовых показателей предприятий и организаций законодательство и нормативные документы по налогообложению, таможенной деятельности в Российской Федерации;
г) методические рекомендации по форме, содержанию и правилам составления всех видов сметной и договорной документации на строительство новых, реконструкцию и капитальный ремонт действующих объектов;
д) сметно-нормативную базу в ценах на ресурсы;
е) правила производства строительноонтажных работ, а также правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;
ж) цены на ресурсы и тенденции их изменения, а также методы прогнозирования этих изменений с учетом двух видов удорожания строительства объектов, обусловленных:
- научно-техническим и социальным прогрессом и мерами по охране окружающей среды;
- инфляционными процессами;
з) методы проектирования и проведение технико-экономических расчетов;
и) передовой отечественный и зарубежный опыт проектирования и строительства в части вопросов определения стоимости строительства новых, реконструкции и капитального ремонта действующих объектов, а также стоимости выполненных работ и расчетов за них;
к) средства коммуникации и автоматизированной обработки информации для выполнения своих обязанностей и реализации прав. 1.6. В период временного отсутствия начальника сметно-договорного отдела его обязанности возлагаются на __________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Начальник сметно-договорного отдела осуществляет следующие функции:
а) определяет трудоемкость и распределение заданий (объемов работ) между группами и специалистами отдела;
б) подготавливает предложения по совершенствованию организации и работы отдела, осуществляет контроль за реализацией указанных предложений;
в) подготавливает предложения о приеме на работу, о назначении и освобождении от занимаемых должностей специалистов отдела, об условиях оплаты труда и других условиях трудовых взаимоотношений в отделе; согласовывает проект трудового договора (контракта), в том числе обязанности, права и ответственность для вновь принимаемого в отдел специалиста, как персонально с этим специалистом, так и с заместителем руководителя проектной организации по работе с личным составом;
г) подготавливает предложения о необходимости изменений должностей специалистов отдела;
д) осуществляет мероприятия по обучению, повышению квалификации и переподготовке специалистов отдела;
е) подготавливает материалы для проведения аттестации специалистов отдела;
ж) разрабатывает систему информационного обеспечения специалистов отдела и осуществляет контроль за ее функционированием;
з) утверждает план комплектования нормативно-справочной документацией по вопросам сметного нормирования и ценообразования в строительстве;
и) согласовывает паспорта рабочих мест специалистов отдела;
к) определяет нормативную трудоемкость и продолжительность выполнения отдельных видов работ в отделе с последующим определением себестоимости указанных работ;
л) доводит до сведения специалистов отдела и осуществляет контроль за соблюдением утвержденных в проектной организации организационно-распорядительных документов;
м) подписывает установленные формы учета и делопроизводства, а также табель выхода на работу специалистов отдела;
н) составляет заявки и расчеты потребности отдела в финансовых, материально-
технических и т.п. ресурсах;
о) принимает решения о системе планирования и контроля исполнения работы специалистами отдела;
п) подготавливает организационно-распорядительные документы, регулирующие отношения и конкретные вопросы работы внутри отдела, осуществляет контроль за их соблюдением;
р) подготавливает документы и участвует в работах, определенных функциями отдела;
с) выполняет и требует выполнения правил внутреннего трудового распорядка от специалистов отдела;
т) во время длительного отсутствия специалистов отдела выполняет их отдельные обязанности (по вопросам, связанным с организацией управления в отделе);
у) участвует в разработке и обеспечении функционирования СМК организации;
ф) организовывает в СМК организации работы по: - проведению анализа причин несоответствий, относящихся к работе отдела и регистрации - результатов такого анализа;
- проведению корректирующих действий, необходимых для устранения причин несоответствий;
- определению потребностей в применении предупреждающих действий;
- проведению предупреждающих действий, необходимых для устранения потенциальных - несоответствий;
- осуществлению мероприятий, связанных с записями по качеству: идентификации; - сбора/рассылки и регистрации; обеспечения свободного доступа; составления и ведения - картотеки хранения; хранения; поиска; изъятия;
- определению и организации осуществления корректирующих действий по устранению недостатков, выявленных в процессе внутреннего аудита(проверки) качества;
- определению потребностей в применении статистических методов;
- разработке и поддержанию в рабочем состоянии документированных процедур - использования статистических методов;
- проведению анализа и утилизации несоответствующей сметной документации;
- регистрации факта выполненной работы по переделке (доработке) или утилизации несоответствующей сметной документации для обозначения фактического состояния;
- повторному контролю исправленной сметной документации. 3. ПРАВА
Начальник сметно-договорного отдела имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности начальника сметно-договорного отдела.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
3.4. Давать устные и письменные распоряжения, обязательные для исполнения специалистами отдела.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник сметно-договорного отдела несет ответственность за: 4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины. 5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы начальника сметно-договорного отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью начальник сметно-договорного отдела обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Начальнику сметно-договорного отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________________ /_________________ /
(подпись) Приложение 2. Типовое Положение о порядке ведения договорной работы
Генеральный директор _______________/_________________/
М.П. ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения договорной работы Наименование организации
"______"___________ 20__ г.
г. Москва
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее - договоров). 1.2. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.3. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее - Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением. 1.4. Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту - ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем. 1.5. Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства. 2. Понятие и условия договоров
2.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
2.2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным: а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами; б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
г) порядок расчетов;
д) права и обязанности сторон; е) ответственность за неисполнение обязательств;
ж) порядок урегулирования и разрешения споров;
з) юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового). 3. Основные требования к оформлению договоров
3.1 Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
3.2.Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов. 3.3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
3.4. Договоры должны содержать следующие сведения:
3.4.1. Преамбула (или вводная часть):
а) наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);
б) дата подписания договора;
в) место подписания договора (город или населенный пункт);
г) полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.);
д) должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.
3.4.2. Предмет договора:
а) предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;
б) обязанности и права стороны по договору;
в) обязанности и права второй стороны по договору;
г) цена договора и порядок расчетов и др.;
д) срок выполнения сторонами своих обязательств. Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения. 3.4.3. Дополнительные условия договора:
а) Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.
б) Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.
в) способы обеспечения обязательств;
г) основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
д) условия о конфиденциальности информации по договору;
е) Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.
ж) Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника. з) 3.4.4. Прочие условия договора:
а) законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов); б) Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются:
- лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей; - сроки связи между сторонами. Например: "... каждый вторник с ______ ч.";
- способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.
в) Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу. г) Реквизиты сторон:
- почтовые реквизиты;
- местонахождение (адрес) контрагента;
- банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
- отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).
Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов. д) количество экземпляров договора;
е) подписи сторон и печати сторон договора.
В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах. 4. Заключение договоров
4.1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом. 4.2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый "юридический адрес"), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации. 4.3. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству. При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.
4.4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.
5. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)
5.1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.
5.2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.
5.3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
5.4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.
6. Порядок согласования договора
6.1. Для всех структурных подразделений, должностных лиц Агентства устанавливается следующий порядок согласования договоров:
а) проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения; б) проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
в) юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов Договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
г) при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;
д) после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;
е) после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись генерального директора (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Агентства и регистрируется в установленном порядке. 6.2. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
а) исполнитель договора;
б) структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора;
в) начальник финансово-экономического отдела;
г) главный бухгалтер;
д) юрисконсульт. 6.3. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Агентстве. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
6.4. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем Агентства (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью. 6.5. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе "Компетенция генерального директора" может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены. В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.
6.6. Договоры от имени Агентства подписывает его генеральный директор и (или) уполномоченное лицо. 7. Регистрация, выполнение и хранение договоров
7.1. Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юрисконсульту Агентства и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.
7.2. Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Агентства.
7.3. Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения. 7.4. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, указанными в п.п. 1.4. настоящего Положения, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом. 7.5. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка. Приложение 3. Типовой регламент бизнес-процесса "Прохождение договоров"
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями является договор (коммерческий контракт). Договор (коммерческий контракт) - документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон (лиц) об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их. В Договоре (коммерческом контракте) отражаются вопросы, связанные с: • характером сделки; • условиями сделки (поставки, услуги); • сроками сделки; • транспортировкой; • упаковкой и маркировкой; • ценой; • качеством; • оплатой; • гарантиями; • правами и обязанностями сторон; • другими вопросами взаимоотношения сторон. ТЕХНОЛОГИЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОГОВОРА НА ПРЕДПРИЯТИИ Технология прохождения Договора на предприятии включает следующие стадии: • подготовка и оформление проекта Договора; • подписание Договора; • исполнение и контроль исполнения Договора (этапа); • перенос исполненного Договора в дело. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ДОГОВОРА Данная стадия состоит из следующих этапов: • подготовка и оформление коммерческого предложения; • принятие решения по коммерческому предложению; • оформление проекта Договора. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • подготовкой коммерческого предложения; • оформлением коммерческого предложения; • согласованием коммерческого предложения; • проверкой правильности оформления коммерческого предложения; • подписанием коммерческого предложения. Подготовку и оформление коммерческого предложения проводит Сотрудник структурного подразделения (Ответственный исполнитель) по поручению Руководителя предприятия (его заместителя), Руководителя структурного подразделения, либо в порядке личной инициативы. 1. Подготовка коммерческого предложения Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, выраженного в направлении, как правило в письменном виде, коммерческого предложения (оферты) Контрагенту (Заказчику). При подготовке коммерческого предложения осуществляется формулировка условий предлагаемой сделки и составление текста коммерческого предложения. Текст коммерческого предложения чаще всего состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части излагают обоснование (факты, события, документы и др.), побудившие Исполнителя предложить данную сделку Заказчику. В основной части коммерческого предложения формулируются условия предлагаемой сделки. Материалы, необходимые для обоснования, пояснения, расшифровки условий предлагаемой сделки в целом, или ее отдельных положений, как правило оформляются в виде Приложений к Коммерческому предложению со ссылкой на них в соответствующих пунктах Коммерческого предложения. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись "Приложение к коммерческому предложению от 00.00.00 № 00/00-00". 2. Оформление коммерческого предложения Коммерческое предложение желательно оформлять на Бланке для писем предприятия (далее "Бланк"). Оформление коммерческого предложения заключается в проставлении в строго определенных местах Бланка или стандартного листа необходимого набора реквизитов (аналогичного используемому при оформлении писем). При выполнении данной технологической операции проставляются следующие реквизиты: эмблема организации; * код организации по ОКПО; * код документа по ОКУД; * наименование организации; * индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке; * адресат; * заголовок к тексту; * текст; отметка о наличии приложения; * фамилия исполнителя и номер его телефона; Примечания: Символом * помечены обязательные для оформления Коммерческого предложения реквизиты. Коммерческое предложение рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя). Первый лист первого экземпляра Коммерческого предложения, как уже отмечалось, желательно оформлять на Бланке для писем предприятия. 3. Согласование коммерческого предложения После подготовки и оформления в письменном виде Коммерческого предложения Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует изложенные в нем условия предлагаемой сделки с: • Руководителем структурного подразделения; • Юристом; • Главным бухгалтером; • Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение; • другими заинтересованными должностными лицами. Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "визы" в строго определенном месте Бланка или стандартного листа, на котором оформлено Коммерческое предложение (далее "на Бланке"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются (проставляются) на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра Коммерческого предложения, остающегося на предприятии. Если при согласовании Коммерческого предложения возникла необходимость внесения изменений в условия предлагаемой сделки, то в этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование текста Коммерческого предложения. 4. Проверка правильности оформления коммерческого предложения Перед передачей согласованного Коммерческого предложения на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов на оформление Писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ (документационного обеспечения управления) предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ (далее "специалисты службы ДОУ"). Неправильно оформленное Коммерческое предложение возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). 5. Подписание коммерческого предложения Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права - далее "его заместитель"). Допускается подписывать только первый экземпляр Коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы ДОУ (проставляют на Бланке реквизит "отметка о заверении копии "). При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". В специальных случаях (для придания юридической силы Коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания Коммерческого предложения Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит "печать"). При подписании Коммерческого предложения у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста Коммерческого предложения. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПРЕДЛОЖЕНИЮ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • отправкой коммерческого предложения Заказчику; • регистрацией отправки коммерческого предложения Заказчику; • контролем получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком; • корректировкой коммерческого предложения; • получением решения по коммерческому предложению от Заказчика; • регистрацией получения решения по коммерческому предложению. Подписанное Коммерческое предложение отправляется Заказчику (Контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки. 6. Отправка коммерческого предложения Заказчику Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике). Регистрация Коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о Коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Коммерческое предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется. Реквизит "дата" проставляется на Бланке после подписания Коммерческого предложения. Реквизит "индекс" Коммерческого предложения, как правило, включает: • порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; • индекс по номенклатуре дел. В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами. В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей: • порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов; • номер направления по Номенклатуре дел предприятия; • номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия; • номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости). Пример: 123/01-23, где 123 - порядковый регистрационный номер, 01-23 - номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр Коммерческого предложения. Индекс Коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года. На Приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются. Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы: • индекс и дата; • автор (разработчик); • кто подписал; • заголовок и/или краткое содержание; • приложения; • корреспондент или адресат (кому направлен); • резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата); • расписка исполнителя в получении документа; • срок исполнения; • отметка о контроле; • ход исполнения; • отметка об исполнении; • номер дела; • перенос данных на машинный носитель; • примечания. При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. Примечание: Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа - ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то регистрация завершается переносом данных на машинный носитель. Признаком того, что Коммерческое предложение зарегистрировано в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф). После регистрации Коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: • по почте; • средствами факсимильной связи; • личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика). В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Коммерческое предложение представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). При отправке Коммерческого предложения по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте Коммерческому предложению прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре Коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата"). Примечание: Коммерческие предложения, с проставленным на них реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи. В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Коммерческое предложение, переданное для отправки, должно быть обработано и отправлено в течени и одного рабочего дня. Отправка Коммерческого предложения продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Коммерческого предложения (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: • при почтовом отправлении - уведомлен ие о е го вручении отделением связи; • при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения (" Confirmation Report "); • при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма. Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре Коммерческого предложения проставляют реквизит "отметка о контроле" на левом поле Бланка напротив реквизита "заголовок к тексту" и делают необходимые записи в регистрационных формах. После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра Коммерческого предложения. 7. Регистрация отправки коммерческого предложения Заказчику На основании записей об отправке Коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 8. Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Коммерческого предложения Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Коммерческое предложение, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение. Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть Коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения. 9. Корректировка коммерческого предложения Если при рассмотрении Коммерческого предложения у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 1 по 8). 10. Получение решения по коммерческому предложению от Заказчика Оформленное Заказчиком в письменном виде решение по Коммерческому предложению может быть получено от него: • по почте; • средствами факсимильной связи; • личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя). Полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению (далее "Решение"), как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: • приема и первичной обработки; • предварительного рассмотрения, разметки (классификации). Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа Решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Если в адресе Решения указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученное Решение не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа Решения проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ. Решение, требующее обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения Решения Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с Решением производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Решения осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 11. Регистрация получения решения по коммерческому предложению Поступившее в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Решение регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если не было зарегистрировано специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации Решения (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации Коммерческого предложения, описанному в п. 6. Разница заключается в том, что реквизиты "дата" и "индекс" проставляются в соответствующих полях реквизита "отметка о поступлении" (в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе), а в реквизите "дата" проставляется дата поступления Решения на предприятие. Кроме того, регистрация Решения производится в регистрационных формах входящих документов. Сведения о зарегистрированном Решении переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на Решении ). ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ДОГОВОРА На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • оформлением проекта договора; • согласованием проекта договора; • проверкой правильности оформления проекта договора. Если полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то Ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта Договора. 12. Оформление проекта договора Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированное Решение, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет проект Договора в соответствии с условиями сделки, изложенными в согласованном с Заказчиком Коммерческом предложении (Решении). При этом, если на Решении стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над проектом Договора изложенные в ней указания и сроки. При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Проект Договора рекомендуется печатать в двух экземплярах (пе рвый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя). 13. Согласование проекта договора Оформленный проект Договора Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с: • Руководителем структурного подразделения; • Юристом; • Главным бухгалтером; • Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение; • другими заинтересованными должностными лицами. Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к проекту Договора. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании проекта Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат согласованным с Заказчиком условия сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста проекта Договора. Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования условий предлагаемой сделки - пп. 1-11). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. условия сделки были заранее согласованы Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновен ия у И сполнителя непредвиденных обстоятельств. 14. Проверка правильности оформления проекта договора Перед отправкой согласованного проекта Договора Заказчику необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный проект Договора возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА Данная стадия состоит из следующих этапов: • корректировка проекта Договора; • подписание Договора Исполнителем; • подписание Договора Заказчиком. КОРРЕКТИРОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • отправкой проекта договора Заказчику; • регистрацией отправки проекта договора Заказчику; • контролем получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком; • корректировкой проекта договора; • получением откорректированного проекта договора от Заказчика; • регистрацией получения откорректированного проекта договора. 15. Отправка проекта договора Заказчику Полностью подготовленный и оформленный проект Договора перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация проекта Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на проекте Договора с последующей записью необходимых сведений о проекте Договора в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Проект Договора регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. При наличии в проекте Договора сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на проекте Договора проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), проект Договора регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. После регистрации проект Договора отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: • по почте; • средствами факсимильной связи; • личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика). В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает проект Договора представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). При отправке проекта Договора по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте проекту Договора прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Отправка проекта Договора средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре проекта Договора, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата"). Примечание: Проект Договора, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи. В случае личной доставки проекта Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении проекта Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Проект Договора, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течени и одного рабочего дня. Отправка проекта Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком проект Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: • при почтовом отправлении - уведомлен ие о е го вручении отделением связи; • при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения (" Confirmation Report"); • при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии сопроводительного письма. Отправленный Заказчику проект Договора ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре проекта Договора проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах. После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра проекта Договора. 16. Регистрация отправки проекта договора Заказчику На основании записей об отправке проекта Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 17. Контроль получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему проекта Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов проект Договора находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) проекта Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил проект Договора, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения проекта Договора и контролирует их выполнение. Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть проект Договора и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения. 18. Корректировка проекта договора Если при рассмотрении проекта Договора у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют проект Договора (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 12 по 17). 19. Получение откорректированного проекта договора от Заказчика Откорректированный проект Договора (далее "проект Договора") может быть получен от Заказчика: • по почте; • средствами факсимильной связи; • личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя). Полученный от Заказчика проект Договора, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: • приема и первичной обработки; • предварительного рассмотрения, разметки (классификации). Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа проекта Договора автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Если на проекте Договора (или в адресе Сопроводительного письма) указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то он передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученный проект Договора не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то он также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа проекта Договора проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ. Проект Договора, требующий обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения проекта Договора Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с проектом Договора производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка проекта Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 20. Регистрация получения откорректированного проекта договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю проект Договора регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации проекта Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации Решения по Коммерческому предложению, описанному в п. 11. Сведения о зарегистрированном проекте Договора переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на проекте Договора). ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ИСПОЛНИТЕЛЕМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • оформлением договора (2 экз.); • согласованием договора; • проверкой правильности оформления договора; • подписанием договора Исполнителем. 21. Оформление договора (2 экз.) Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированный проект Договора, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет Договор взяв за основу откорректированный проект Договора, полученный от Заказчика. При этом, если на проекте Договора стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над Договором изложенные в ней указания и сроки. При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Договор печатается в двух экземплярах. 22. Согласование договора Оформленный Договор Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с: • Руководителем структурного подразделения; • Юристом; • Главным бухгалтером; • Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение; • другими заинтересованными должностными лицами. Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к Договору. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат откорректированному проекту Договора, полученному от Заказчиком. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста Договора. Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования проекта Договора - пп. 12-20). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. проект Договора были заранее откорректирован Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновен ия у И сполнителя непредвиденных обстоятельств. 23. Проверка правильности оформления договора Перед передачей согласованного Договора на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный Договор возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). 24. Подписание договора Исполнителем Договор подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Договоре) Руководитель предприятия (его заместитель). Подписываются оба экземпляра Договора. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Договоре проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". После подписания Договора Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Договоре проставляется реквизит "печать"). При подписании Договора у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор. В таком случае процесс изменения текста Договора проводится аналогично тому, как это описано в п. 22. ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ЗАКАЗЧИКОМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • регистрацией договора; • отправкой договора Заказчику (2 экз.); • регистрацией отправки договора Заказчику; • контролем получения и подписания договора Заказчиком; • получением подписанного договора от Заказчика (1 экз.); • регистрацией получения подписанного договора. 25. Регистрация договора Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Договор перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Договоре (на обоих экземплярах) с последующей записью необходимых сведений о Договоре в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Договор регистрируется только один раз - в день его подписания. Договор регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной (на Договоре проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Договор регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. 26. Отправка договора Заказчику (2 экз.) После регистрации оба экземпляра Договора (далее "Договор") отправляются Заказчику. Отправка может осуществляться: • по почте; • личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика). В первом случае отправку производят специалисты службы ДОУ, во-втором - Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Договор представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). К отправляемому по почте Договору прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Примечание: Договор, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте. В случае личной доставки Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Договор, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течени и одного рабочего дня. Отправка Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: • при почтовом отправлении - уведомлен ие о е го вручении отделением связи; • при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма. Отправленный Заказчику Договор ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшейся на предприятии копии Сопроводительного письма проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах. 27. Регистрация отправки договора Заказчику На основании записей об отправке Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 28. Контроль получения и подписания договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Договор находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Договор, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания Договора и контролирует их выполнение. Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен подписать и возвратить Договор в 10-ти дневный срок после его получения (для долгосрочных - 20 дней). Если при подписании Договора у Руководителя Заказчика возникли замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор, то в таком случае процесс изменения текста Договора (повторное согласование и корректировка) проводится аналогично тому, как это описано в п. 22, 24. 29. Получение подписанного договора от Заказчика (1 экз.) Подписанный Договор (1 экземпляр - далее "Договор") может быть получен от Заказчика: • по почте; • личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя). Полученный от Заказчика Договор, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: • приема и первичной обработки; • предварительного рассмотрения, разметки (классификации). Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Полученный Договор передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю (в соответствии с записями, сделанными в регистрационных формах при отправке Договора на подпись Заказчику). Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 30. Регистрация получения подписанного договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Договор регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации получения Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации получения откорректированного Договора, описанному в п. 20. Сведения о зарегистрированном Договоре переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если после получения Договор передавался Руководителю предприятия и им была оформлена Резолюция). РАССЫЛКА ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • организацией оперативного хранения договора; • размножением договора; • заверением размноженных копий договора; • рассылкой договора (копий) Исполнителям; • регистрацией рассылки договора (копий) Исполнителям. РАССЫЛКА ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • организацией оперативного хранения договора; • размножением договора; • заверением размноженных копий договора; • рассылкой договора (копий) Исполнителям; • регистрацией рассылки договора (копий) Исполнителям. 31. Организация оперативного хранения договора С момента разработки Договора и до переноса исполненного Договора в дело он должен храниться на предприятии (в специально отведенном для этих целей месте). Вопрос организации и проведения оперативного хранения Договора в данном материале подробно не обсуждается 32. Размножение договора Если в работе по исполнению Договора участвует несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности проведения работ допускается размножение Договора в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Договора и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Договора, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на Ответственного исполнителя. Размножение Договора осуществляют специалисты службы ДОУ. Технологические операции, связанные с размножением Договора, содержащего коммерческую тайну (на Договоре, проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), в данном материале не рассматриваются. 33. Заверение размноженных копий договора Размноженные копии Договора заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Договора специалист службы ДОУ проставляет на каждой копии Договора реквизит "отметка о заверении копии". 34. Рассылка договора (копий) Исполнителям Все размноженные и заверенные экземпляры Договора либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Договора передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки. В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием даты и количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Договора. Обработка Договоров и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течени и одного рабочего дня с момента их поступления в службу ДОУ. 35. Регистрация рассылки договора (копий) Исполнителям После завершения рассылки специалисты службы ДОУ на основании сведений из списка рассылки делают необходимые записи в регистрационных формах. ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • постановкой договора (этапа) на контроль; • проверкой своевременного получения договора (копий) Исполнителями; • исполнением договора (этапа). 36. Постановка договора (этапа) на контроль Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Договоров. Ответственным за организацию контроля исполнения Договора (этапа) является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Договора (этапа). Контроль исполнения Договора (этапа) осуществляют специалисты службы ДОУ и руководители структурных подразделений (направлений деятельности) готовивших данный Договор. Для постановки Договора (этапа) на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). 37. Проверка своевременного получения договора (копий) Исполнителями Если рассылку Договора (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению Договора. Если Исполнитель не получил копию Договора, то повторно производятся необходимые технологические операции предыдущего этапа ( пп. 32-35). 38. Исполнение договора (этапа) Проведение Исполнителем конкретных работ по исполнению Договора (этапа). КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • проверкой и регулировкой исполнения договора (этапа); • докладом Руководителю об исполнении договора (этапа); • корректировкой условий договора (этапа). 39. Проверка и регулировка исполнения договора (этапа) Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует и регулирует ход исполнения Договора (этапа). Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Договора (этапа). Срок исполнения Договора (этапа) - это период времени, отведенный на исполнение Договора (этапа). Обычно устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения Договора (этапа): Время, оставшееся до установленного срока исполнения Контрольные сроки проверки более 3 месяцев - ежемесячно, до 15-го числа от 1 до 3 месяцев -
дважды в месяц, до 15-го и 30-го числа от 10 до 30 дней -
еженедельно (в понедельник) от 5 до 10 дней -
дважды в течение срока от 1 до 5 дней -
ежедневно 40. Доклад Руководителю об исполнении договора (этапа) Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Договора (этапа), достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Договора (этапа) в установленные сроки. 41. Корректировка условий договора (этапа) В необходимых случаях Исполнитель и Заказчик согласуют изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа). Основанием для этого является Докладная записка Ответственного исполнителя Исполнителя Руководителю предприятия, либо официальное Письмо, подписанное Руководителем Заказчика (его заместителем). В данных документах приводится мотивировка необходимости таких изменений. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Докладную записку как внутренний документ, а Письмо - как входящий документ (эти процессы в данном материале не рассматриваются и соответствующие им технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). Решение об изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) оформляется Протоколом, который подписывается Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика (далее "Протокол"). Данный Протокол является неотъемлемой частью Договора. Изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) должно быть оформлено (подписан Протокол) до истечения срока исполнения Договора (этапа). Протокол готовится Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Протокол как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). Подготовка, оформление и подписание такого Протокола проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора ( пп. 1-37). Согласно типовых сроков исполнения документов, рассмотрение, принятие решение и подписание Протокола должно быть произведено в 20-ти дневный срок после его получения. На основании подписанного Протокола специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Договора (этапа) путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). ЗАВЕРШЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: • завершением исполнения договора (этапа); • записью (отчетом) об исполнении этапа; • снятием исполненного этапа с контроля. 42. Завершение исполнения договора (этапа) Договор (этап) считается исполненным, если фактически проведены указанные в нем работы (с учетом возможных изменений, зафиксированных в Протоколе), а также Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика подписан двухсторонний Акт приема-сдачи работ по Договору (этапу) (далее "Акт"). Акт готовится (оформляется) Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор, после завершения исполнения Договора (этапа), но не позднее указанного в нем срока его завершения. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Акт как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). Подготовка, оформление и подписание такого Акта проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора ( пп. 21-31). Согласно типовых сроков исполнения документов, подписание Акта должно быть произведено в 3-х дневный срок после его составления (получения), если в условиях Договора не указаны иные сроки. 43. Запись (отчет) об исполнении этапа Результат исполнения этапа Договора представляют в виде письменного отчета. Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются. Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). 44. Снятие исполненного этапа с контроля Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения этапа Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный этап Договора снимается ими с контроля. Снятие исполненного этапа Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполненнии этапа Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ДОГОВОРА В ДЕЛО На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: • записью (отчетом) об исполнении договора; • снятием исполненного договора с контроля; • подшивкой исполненного договора в дело. 45. Запись (отчет) об исполнении договора Результат исполнения Договора представляют в виде письменного отчета. Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются. Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). 46. Снятие исполненного договора с контроля Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный Договор снимается ими с контроля. Снятие исполненного Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполненнии Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). 47. Подшивка исполненного договора в дело Договор, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел). Вместе с ним должны быть переданы все документы (если они не передавались в процессе исполнения Договора), использовавшиеся в процессе исполнения Договора (входящие, исходящие, внутренние). Если какие-либо из этих документов не были обработаны (зарегистрированы, оформлены и т.п.) специалистами службы ДОУ, то они соответствующим образом обрабатываются ими (с учетом правил для документов данной категории). После этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Подшивка Договора в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Договоров в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляют специалисты службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия (или Руководителя структурного подразделения - направления деятельности). Порядок и правила формирования дел ( в т.ч., с Договорами, содержащими коммерческую тайну), а также требования, предъявляемые к этому процессу, в данном материале не рассматриваются. После завершения подшивки Договора в дело, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Согласно типовых сроков хранения документов, Договора (коммерческие контракты) хранятся 3 года после истечения срока действия, при условии завершения ревизии. Для Договоров (коммерческих контрактов) с иностранными контрагентами этот срок определен в 10 лет. Список литературы
1. Респект: Учет договоров 2. Респект: Учет договоров Программа для учета и ведения договров 3. Информационный юридический портал FLEXA.RU 4. "Гольцева, Данилевский и партнеры: Юридические и Налоговые консультанты" (GD&P) 5. Институт проблем предпринимательства 6. Компания "Юриндустрия"
7. Гражданское право. Конспект лекций в схемах. М.: "Издательство Приор", 2000 - 144 с.
8. Грудцына Л.Ю., Спектор А.А. Гражданское право России: Учебник для вузов. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2008. - 560 с
9. Иванов, В. В. Общая теория договора.; Институт государства и права Российской Академии Наук. -Науч. изд. - М.:Юристъ,2006. -238 с.-Библиогр.: с. 220 - 238
10. Полякевич В.Г. Разнообразие преддоговорных отношений и институт преддоговорной ответственности // Законы России: опыт, анализ, практика, №8, 2007
11. Примак Т.К. Юристъ - Правоведъ. 2009. № 4. С. 80-84 
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
457
Размер файла
640 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа