close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Регистрация документов

код для вставкиСкачать
Регистрация документов
Зачем нужна регистрация документов
Регистрация документов означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы: * обеспечивать учет документов и контроль их исполнения; * облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы; * обеспечивать сохранность документов.
Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи. Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение? Нет, не нужно. Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную карточку с информацией о документе и передать копию в структурное подразделение. Документы для регистрации
Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах: * на входящих (кроме приложений к ним); * на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы; * на внутренних и приложениях к ним.
На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа. Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Как правило, не регистрируют: * поздравительные письма и телеграммы; * документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.); * документы, не требующие исполнения и ответа; * малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам; * письма с пометкой "лично".
Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов. Как присваивать документам номера
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в регистрационный индекс включается: * порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.); * условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: "к", "ок", "о/к". У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).
Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-ок, где 134 - порядковый номер документа, а "ок" - обозначение структурного подразделения. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения - 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре - 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа - 144. Необходимо разработать для фирмы единую систему индексации документов и закрепить ее в инструкции по делопроизводству. По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу? В небольших фирмах обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов - "к", "ок" или "лс". В крупных фирмах с большим штатом работников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, "п" -прием на работу, "от" - отпуск, "к" - командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя. В очень крупных компаниях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, "пр" - прием на работу рабочего, "пс" - прием на работу специалиста. Работа с документами
Документы можно регистрировать: * в специальных регистрационных журналах. Регистрационный журнал - это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе; * На карточках. Этот вариант предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.
Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета. С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля - письма, приказы, инструкции. Ведь карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по автору, содержанию, алфавиту и т. п. Какие учетные журналы нужно вести в отделе кадров? Обязательно нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец книги см. в главе "Трудовая книжка"). Кроме того, традиционно кадровики ведут следующие журналы: * учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки (утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР", приложения 2 и 3, образцы журналов см. в главе "Командировка"); * приема, перемещения (перевода), увольнения сотрудников; * учета отпусков; * учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров; * выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; * выдачи командировочных удостоверений.
Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.). Можно ли вести учетные формы в электронном виде? Можно, но только те, где не требуется собственноручных подписей сотрудников или исполнителей. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в фирме на бумажном носителе. А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых договоров, учета личных дел можно вести и с помощью компьютера. Обычно в фирме параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная "бумажная". Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников. 
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
112
Размер файла
38 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа