close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Архивный отдел - Администрация города Хабаровска

код для вставкиСкачать
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
УПОРЯДОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
(Методические рекомендации)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного отдела управления Делами администрации г. Хабаровска
СОГЛАСОВАНО Протокол НЭМС государственное учреждение "Государственный
архив Хабаровского края"
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от22.09.2010№9от15.10.2010№11от26.11.2010№12
г. Хабаровск
2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение...........................................................................
31.Общие требования к упорядочению документов по личному составу..............................................................................
41.1.Формирование дел...............................................................
71.2.Подшивка дел.....................................................................
101.3.Нумерация листов в деле.......................................................
101.4.Составление заверительной надписи........................................
111.5.Составление внутренней описи...............................................
121.6.Оформление обложки дела....................................................
122.Особенности упорядочения отдельных видов документов по личному составу.................................................................
142.1.Приказы по личному составу..................................................
142.2.Личное дело........................................................................
152.3.Индивидуальные должностные (регламенты) инструкции........................................................................
182.4.Трудовые договоры (контракты).............................................
18Приложения (образцы)
1.Приложение № 1 "Образец листа-заверителя дела".....................
192.Приложение № 2 "Образец внутренней описи"...........................
203.Приложение № 3 "Образец обложки дела"................................
214.Приложение № 4 "Образец карточки дела". ...............................
225.Приложение № 5 "Образец обложки личного дела".....................
23Список источников..............................................................24
ВВЕДЕНИЕ Упорядочение документов по личному составу - это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.1
Органы местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия, граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (далее - организации) обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков их хранения, установленных ст. 22 Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), ведомственными перечнями и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области архивного дела.
Отметка "ЭПК" в сроке хранения означает, что по истечении установленного срока документы должны поступить на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации, так как некоторые из них могут представлять собой научно-историческую ценность и должны быть переданы на постоянное хранение.
Документы по личному составу на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются только в случае ликвидации организации в упорядоченном виде.
Методические рекомендации разработаны архивным отделом управления Делами администрации города Хабаровска (далее - архивный отдел) в соответствии требованиями, установленными действующим законодательством в области архивного дела на территории Российской Федерации, а также с учетом практики работы архивного отдела с документами по личному составу органов местного самоуправления и организаций, учреждений и предприятий города Хабаровска и др.
При подготовке методических рекомендаций использованы нормативные правовые акты Российской Федерации по состоянию на 26 ноября 2010 года.
Цель методических рекомендаций - оказать методическую и практическую помощь в упорядочении документов по личному составу ответственным за архив и делопроизводство организаций.
1. Общие требования к упорядочению документов по личному составу
К документам по личному составу в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности относятся:
- приказы (распоряжения) о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; обо всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы); дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
- индивидуальные должностные регламенты (инструкции) государственных и муниципальных служащих, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц;
- книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и организации контроля распорядительных документов по личному составу;
- реестры сведений о доходах физических лиц;
- лицевые карточки (счета) работников2;
- тарификационные ведомости (списки);
- документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности;
- списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда;
- документы, подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда;
- акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний;
- документы о производственных авариях и несчастных случаях;
- документы о тяжелых, вредных, опасных условиях труда и сокращении рабочего дня в связи с этими условиями труда, травматизме и профессиональных заболеваниях;
- письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел;
- личные карточки (ф. Т-2);
- личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, персональные дела, личные дела учащихся, аспирантов, ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем);
- трудовые договоры (служебные контракты), соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел;
- выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом;
- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел;
- командировочные удостоверения (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности);
- документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (при отсутствии приказов);
- списки работников;
- книги (журналы, карточки) учета приказов по личному составу, личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- документы к заседаниям аттестационных и квалификационных комиссий (протоколы заседаний, решения аттестационных, квалификационных, экзаменационных, конкурсных комиссий, комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность);
- документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел;
- документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала;
- документы по представлению к награждению (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др. о представлении к награждению) в представляющих организациях;
- невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, дипломы, аттестаты, государственные, муниципальные, ведомственные награды (удостоверения) и др.);
- ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним;
- документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел;
- документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций;
- в учреждениях образования - основные сведения из классных журналов;
- документы по конвертации трудового стажа работников.
Специалистами органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, для подтверждения права на льготное (досрочное) пенсионное обеспечение используются следующие документы (при упорядочении научно-технической документации рекомендуется руководствоваться учебно-методическим пособием "Экспертиза ценности, упорядочение и подготовка к передаче на постоянное государственное хранение научно-технической документации" (Самара, 2004):
- в представительных органах власти и местного самоуправления - персональные карточки учета депутатов;
- на предприятиях сельского хозяйства - книги учета труда и расчетов с работниками;
- в организациях, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений - протоколы общих собраний учредителей, акционеров, содержащие сведения по кадровым вопросам;
- в органах опеки и попечительства - документы по патронированию и опеке (лицевые счета опекунов); - в центрах занятости населения и миграционных службах - личные дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев;
- штатные расписания (расстановки);
- маркшейдерские документы;
- технологические регламенты производства (карты, режимы и т.д.);
- приказы (распоряжения) о закреплении за определенными участками работ и оборудования;
- должностные (рабочие) инструкции;
- карты аттестации рабочих мест по условиям труда;
- журналы индивидуального дозиметрического контроля;
- карты индивидуального учета дозы облучения;
- планировки цехов, участков;
- карты горных отводов;
- планы горных работ;
- табеля учета рабочего времени;
- инвентарные списки основных средств (оборудования);
- паспорта на оборудование;
- наряды на выполнение работ, нормированное задание;
- операционные журналы;
- списки работников, работающих во вредных условиях труда.3
Упорядочение дел по личному составу проводится самостоятельно организацией под непосредственным методическим руководством архива организации или на договорной основе.
1.1. Формирование дел
1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и копийные экземпляры документов.
1.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела по личному составу постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (кроме невостребованных подлинных личных документов).
Полное оформление дел предусматривает:
- реставрацию листов дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- подшивку или переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела по личному составу временного (до 10 лет включительно) хранения, за исключением документов дающих право на льготное (досрочное) назначение трудовой пенсии, подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, лист-заверитель не составлять. Дела по личному составу временного (до 10 лет включительно) хранения, дающие право на льготное (досрочное) назначение трудовой пенсии, подлежат полному оформлению и включаются в описи дел по личному составу долговременного хранения. Например: журналы учета работников, совмещающих профессии, табели (графики), журналы учета рабочего времени и др.
1.1.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы по личному составу с разными сроками хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
- группировать в дело документы одного календарного года. Исключения составляют: личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год, журналы регистрации приказов, распоряжений по личному составу и т.п.;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
1.1.4. Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, целесообразно определить основные виды работ и порядок их проведения.
При формировании дел из россыпи документов сначала определяются структурные подразделения организации, к которым должны быть отнесены документы. При отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения на основе определенных признаков систематизации, а если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы россыпи включаются в единицы хранения, к которым они относятся.
При систематизации листовой россыпи и формировании из нее единиц хранения необходимо обращать внимание на содержание документов, регистрационные записи на документах, внешние особенности документов (цвет и качество бумаги, шрифт текста документа, почерк и др.), помогающие установить связь между отдельными документами россыпи.
1.1.5. Внутри дела документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности. Исключение составляют лицевые счета, трудовые договоры (не вошедшие в состав личных дел), индивидуальные должностные инструкции (при отсутствии в организации личных дел), личные карточки (ф. Т-2).
1.1.6. Документы - приложения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты. 1.1.7. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации группировать в отдельные дела, например:
"Приказы предприятия о приеме на работу работников"; "Приказы предприятия об увольнении работников" и т.п.
1.1.8. Лицевые счета, расчетные ведомости, личные карточки (ф.Т-2) формируются по следующим принципам:
- по алфавитному принципу, например:
"Лицевые счета работников треста на буквы А-К", "Лицевые счета работников треста на буквы Л-П"
- по категориям работников, например:
"Лицевые счета инженерно-технических работников завода", "Лицевые счета временных работников завода" и т.п.
- по хронологическому принципу, например:
"Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам завода за январь-июнь 1991 г.", "Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам завода за июль-декабрь 1991 г."
- по дате увольнения и по алфавиту, например:
"Личные карточки (ф.Т-2) работников завода, уволенных в 1991 году на буквы А-К", "Лицевые счета работников, уволенных в 1991 году завода на буквы А-М"
1.1.9. В том случае, если даты единицы хранения определяются приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Например: "Личные карточки (ф. Т-2) работников предприятия, уволенных в [1991 году] на буквы А-К"
Полные или отдельные элементы дат, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительными знаками. Например:
"Неполные личные дела работников предприятия, уволенных в [1956 году ?] на буквы А-Н"
1.1.10. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
1.1.11. При утрате в организации оригиналов, каких либо видов документов по личному составу, розыск которых положительного результата не дал, на хранение передаются копии этих документов, при этом в заголовках дел указывается их копийность после заголовка с прописной буквы, например: "Приказы предприятия по личному составу. Копии"
Если данные о копийности относятся к части документов или одному документу, то они вносятся в заголовок вслед за указанием видов этих документов или одного документа в скобках со строчной буквы, например:
"Документы (автобиографии, ходатайства (копии), представления) к награждению почетным званием "Лучший учитель года" работников школы"
1.1.12. Протоколы аттестационных комиссий в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
1.2. Подшивка дел
1.2.1. Документы формата А4, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола (формат А5 - на 3 прокола) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. 1.2.2. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются, проводится реставрация листов.
1.2.3. При наличии в личном деле невостребованных подлинных личных документов (удостоверений, трудовых книжек, дипломов и т.п.) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии более двух невостребованных подлинных личных документов они изымаются из личных дел и на них составляется отдельная опись. Порядок составления описи невостребованных подлинных личных документов отражен в "Методических рекомендациях по составлению описей дел по личному составу" (Хабаровск, 2009).
1.2.4. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела чистый лист, сверху которого прокладывается полоска картона шириной в 1,5 см. В необходимых случаях в начале дела подшивается внутренняя опись.
1.3. Нумерация листов в деле
1.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым графитным карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
1.3.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
1.3.3. Иллюстративные документы (фотографии), представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа в левом углу (фотодокументы к актам о расследовании несчастных случаев).
1.3.4. Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
1.3.5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, расчётные листки, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Например: лицевой счет с наглухо наклеенными расчетными листками, нумеруются как один лист. Если к лицевому счету по заработной плате подклеены одним краем расчетные листки, то нумеруется лицевой счет и каждый расчетный листок.
1.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
1.3.7. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в листе-заверителе старая запись зачеркивается и на нем делается новая заверительная надпись.
1.4. Составление заверительной надписи
1.4.1. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение № 1). В нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов (наличие литерных, пропущенных, крупноформатных листов дела, листов с наклеенными фотографиями, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
1.4.2. В деле лист-заверитель составляется на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа.
1.4.3. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
1.4.4. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
1.5. Составление внутренней описи
1.5.1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные дела, приказы по личному составу, личные карточки (ф. Т-2), личные дела и т.д.), а также для учета дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание дел.
1.5.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (приложение № 2). 1.5.3. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
1.5.4. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
1.5.5. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
1.6. Оформление обложки дела
1.6.1. На обложке дела по личному составу (приложение № 3) указываются:
- полное наименование организации, в именительном падеже,
с указанием вышестоящей организации и сокращенное наименование;
- индекс дела по номенклатуре дел организации;
- заголовок дела;
- крайние даты дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
1.6.2. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела (ниже старого наименования) указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
1.6.3. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭК организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
1.6.4. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год (ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год(ы)".
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты проведения первого и последнего заседания (принятия решения), составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. В случаях, если даты приказов по личному составу (прием, увольнение и т.п.) не совпадают с фактической датой приема, увольнения и т.п., то при оформлении обложки дела за основу берется фактическая дата приема, увольнения и т.п. работника организации.
1.6.5. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и сроки хранения дела.
1.6.6. После систематизации документов внутри дела следует описание этих дел на карточках (приложение № 4). Каждая карточка оформляется на формате листа А6. На карточку с обложки дела выносятся: дата дела, вид документов (приказы, лицевые счета и т.п.), количество листов в деле, срок хранения (при необходимости).
По завершении описания дел на карточках составляется и утверждается окончательная схема систематизации дел внутри описи, в соответствии с которой карточки систематизируются и получают архивный шифр.
2. Особенности упорядочения отдельных видов документов по личному составу
2.1. Приказы по личному составу
2.1.1. Критерием отнесения приказа к приказам по личному составу является то, что документ содержит информацию, гарантирующую подтверждение основных социальных прав гражданина Российской Федерации, право на должностные надбавки, льготные (досрочные) пенсии, в том числе по инвалидности и др. 2.1.2. Приказы по личному составу 75-летнего срока хранения формируются отдельно от приказов 5-летнего срока хранения.
2.1.3. К приказам по личному составу долговременного (75-летнего) хранения относятся:
- о приеме (заключении трудовых договоров), переводе, увольнении (расторжении трудовых договоров); - о поощрениях (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, занесение в Книгу почета, на Доску почета); - о награждении государственными и ведомственными наградами, грамотами, дающими право на льготы и получение званий;
- о результатах прохождения лицом аттестации, тарификации;
- об изменении фамилии;
- о работе в режиме неполного рабочего времени;
- о доплатах (за вредность, тяжелые условия труда, высокую классность, совмещение (замещение должности), работу в вечернее и ночное время суток и др.);
- о выплате районных коэффициентов, процентных надбавок к заработной плате (за квалификационный разряд, выслугу лет, непрерывный стаж работы и др.);
- о предоставлении отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы;
- о предоставлении дней отдыха донорам, учебных отпусков;
- о направлении на военные сборы, курсы повышения квалификации;
- о направлении в командировку, не связанную с основной работой; - о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
- подтверждающие особый характер работы или условия труда за период работы, который засчитывается в стаж, дающий право на льготное (досрочное) назначение пенсии (о направлении (командировании) работников на полевые работы, для выполнения работ вахтовым методом,4 в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других районов страны; работу в течение навигационного периода на водном транспорте, а также в других учреждениях сезонных отраслей промышленности);
- об отстранении (недопущении) от работы (за появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения; на основании медицинского заключения в связи с выявленными противопоказаниями для выполнения работы, предусмотренной трудовым договором (кроме периода, когда беременная женщина не работала до решения вопроса о ее трудоустройстве в соответствии с медицинским заключением); если работник не прошел в установленном порядке обучение и проверку знаний в области охраны труда; если работник не прошел в обязательном порядке медицинский осмотр).
2.1.4. К приказам по личному составу 5-летнего срока хранения относятся приказы: - о предоставлении очередных отпусков;
- о привлечении к сверхурочным работам;
- о продлении оплачиваемого отпуска в связи с предоставлением больничного листа;
- о предоставлении отпуска в связи с регистрацией брака, смертью родственников (как правило, срок устанавливается коллективным договором);
- о работе в день (дни) отдыха, праздничные дни, предоставлении за отработанное время другого дня отдыха (отгул), оплаты или дополнительного отпуска; - о направлении на учебу, стажировку.
2.2. Личное дело
2.2.1. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности: информацию о приёме, перемещении и увольнении работника, возрасте, образовании, трудовом стаже, семейном положении, размере заработной платы и др.
2.2.2. Личное дело после увольнения работника подлежит полному оформлению (см. п. 1.4.).
2.2.3. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.
2.2.4. Первоначально подшивают документы, отражающие процесс приема на работу:
- заявление о приеме на работу, направление или представление; - характеристика(и) или рекомендательное письмо с последнего места работы (если есть);
- копия(и) документа об образовании, наличии ученой степени или ученого звания5;
- документы, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например, списки научных трудов и изобретений; - автобиография (при наличии), содержащая описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица, составленная собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок;
- анкета (личный листок по учету кадров) с фотографией, заполненная лично поступающим на работу. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.;
- дополнение к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров), куда внесены сведения о работнике и его трудовой деятельности, изменении в учетных признаках: награждении, наложении и снятии взысканий, присвоении почетных званий, пребывании за границей и др.; - трудовой договор6;
- копия распоряжения (приказа) о приеме на работу.
За документами, отражающими процесс приема на работу, в хронологическом порядке помещают:
- копии документов (или выписки) о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (по результатам конкурса, испытания, если таковое проводилось), об утверждении в должности, переводе, поощрении;
- копии документов, подтверждающие повышение квалификации, получение ученой степени или ученого звания; - аттестационные листы, копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда; - выписки из протоколов заседаний комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающие право на получение процентной надбавки за выслугу лет;
- сведения об изменении фамилии; - документы о представлении к присвоению почетных званий, государственных наград, награждению министерств, ведомств (заключения о премировании, представления, характеристики, наградные листы и др.), в том числе по отклоненным ходатайствам.
Последним в личное дело помещают копию распоряжения (приказа)
об увольнении (переводе), а перед ней - заявление об увольнении (переводе). 2.2.5. В личном деле государственного (муниципального) служащего документы располагаются в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведение его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
2.2.6. Перед документами личного дела подшивают внутреннюю опись, в которой учитывают все документы, помещенные в личное дело. Листы внутренней описи нумеруют отдельно от документов личного дела.
2.2.7. На обложке личного дела (приложение № 5) пишут: наименование организации, ее непосредственную подчиненность, наименование структурного подразделения, фамилию, имя, отчество уволенного (уволившегося) работника в именительном падеже, крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.
2.2.8. Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты. Например:
Ильясов Нурулла Хабибулович (Юрий Алексеевич)
Хасин Борис Павлович (Борух Пинхусович)
Иностранные фамилии, имена воспроизводятся в русской транскрипции, в скобках приводится их написание на иностранном языке (если оно имеется в личном деле). Например: Лихт Радомир (Licht Radomir)
2.2.9. Личное дело считается неполным при отсутствии одного из перечисленных документов: приказа (распоряжения) о приеме на работу, анкеты (личного листка по учету кадров) или дополнения к ней, автобиографии (при наличии), приказа (распоряжения) об увольнении (переводе).
Из неполных личных дел формируют дела, документы в которых располагаются по алфавиту фамилий уволенных работников (количество листов дела не должно превышать 150 листов).
2.3. Индивидуальные должностные регламенты (инструкции)
(при отсутствии личных дел)
2.3.1 Индивидуальные должностные регламенты (инструкции) хранятся в личном деле 75 лет ЭПК. При отсутствии личных дел в организации должностные инструкции формируются в самостоятельное дело, для которого предусмотрен аналогичный срок хранения.
2.3.2. В самостоятельных делах должностные инструкции формируются по году их утверждения, а в году по должностям в соответствии со штатным расписанием.
2.3.3. Сформированные дела с должностными инструкциями подлежат полному оформлению.
2.4. Трудовые договоры (контракты)
2.4.1. Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения и дополнения к ним, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет ЭПК и формируются в самостоятельные дела по году заключения трудового договора (контракта), а в деле по алфавиту фамилий.
2.4.2. Сформированные дела с трудовыми договорами (контрактами), трудовыми соглашениями и дополнениями к ним подлежат полному оформлению.
____________________
Главный специалист архивного
отдела управления Делами администрации г. Хабаровска М.В. Костромина
30.11.2010
1 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2 При их отсутствии упорядочению подлежат: сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат, налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу и по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц, документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ по трудовым договорам, договорам подряда, списки работников, получающих персональные ставки, оклады
3 Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, при наличии в них должностей с вредными условиями труда передают на хранение перечисленные документы в архивные учреждения вместе с документами по личному составу
4 Вахтовый метод - особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное возращение к месту постоянного проживания. 5 Копии документов об образовании должны быть заверены либо нотариально, либо подписью сотрудника отдела кадров и печатью отдела кадров, при наличии предъявленного подлинника документа.
6 Если в организации не заводятся личные дела, трудовые договоры (контракты) формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников и хранятся 75 лет ЭПК (ст. 657 ТУ).
---------------
------------------------------------------------------------
---------------
------------------------------------------------------------
18
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
50
Размер файла
136 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа