close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

УТВЕРЖДЕНО Решением Учёного совета ПГУ имени М.В

код для вставкиСкачать
УТВЕРЖДЕНО
Решением Учёного совета
ПГУ имени М.В. Ломоносова
(протокол от 28.05.2009 №12)
ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе в Поморском государственном университете
имени М.В. Ломоносова
Положение определяет основные нормативные требования к порядку
подготовки проектов гражданско-правовых договоров, соглашений, контрактов
и приложений к ним, к правилам их оформления, порядку проведения правовой
и финансовой экспертизы, подписанию, регистрации, учету, хранению и
контролю за их исполнением.
Основные понятия, используемые в Положении:
Университет - Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования «Поморский государственный университет
имени М.В. Ломоносова»;
Договор - договор, соглашение, контракт и приложения к нему об
установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей,
заключаемые университетом в порядке, установленном Гражданским кодексом
Российской Федерации;
Договорная работа - один из видов правовой деятельности университета,
включающий в себя подготовку, оформление, заключение договоров
гражданско-правового характера, а также организацию их исполнения, учета,
контроля и хранения.
Государственный контракт – договор, заключаемый университетом в
целях обеспечения нужд университета и в порядке, установленном
Гражданским кодексом Российской Федерации с учетом положений
Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ и иных федеральных законов и
нормативных правовых актов;
Контрагент, иная сторона договора - сторонняя организация, независимо
от её организационно-правового статуса и формы собственности, либо
физическое лицо, с которыми университет заключает договор;
Работник – работник университета, которому поручается подготовка
проекта договора либо сопровождение проекта договора, подготовленного иной
стороной (контрагентом), выступающей в договоре;
Ответственное подразделение – структурное подразделение университета,
которому поручается подготовка проекта договора либо сопровождение проекта
договора, подготовленного иной стороной (контрагентом), а также обеспечение
исполнения договора со стороны университета;
Инструкция по делопроизводству – инструкция по делопроизводству в
Государственном образовательном учреждении высшего профессионального
образования «Поморский государственный университет имени М.В.
2
Ломоносова», утвержденная Решением Учёного совета ПГУ имени М.В.
Ломоносова (протокол от 25.09.2008 № 1).
Раздел 1. Общие положения
1.1. Университет в соответствии с уставом является юридическим лицом,
обладает обособленным имуществом на праве оперативного управления, имеет
самостоятельный баланс, от собственного имени приобретает имущественные и
личные неимущественные права, несёт обязанности согласно действующему
законодательству Российской Федерации.
1.2. Договоры, заключаемые университетом с контрагентами, должны
оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства
Российской Федерации.
1.3. В силу принципа свободы договора университет может заключать
договоры как предусмотренные, так и не предусмотренные законом и иными
правовыми актами, если их условия не противоречат действующему
законодательству.
Университет может также заключать договоры, в которых содержатся
элементы различных видов договоров, предусмотренных законом и иными
правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон в этом случае
применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы
которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из
соглашения сторон или существа этого договора.
1.4. Целью договорной работы является создание системы внутренних и
внешних правоотношений университета, при которой сведены к минимуму
экономические, правовые и иные риски в его повседневной деятельности.
1.5. Задачи договорной работы:
- защита законных интересов и прав университета, его работников и
обучающихся в нём граждан;
- создание единого порядка подготовки и оформления проектов договоров;
- организация процесса согласования договоров в университете, включая
внешние согласования с контрагентами, а также с соответствующими
государственными органами и иными структурами в порядке и на условиях,
установленных действующим законодательством;
- организация регистрации договоров, в т.ч. направление их на
государственную регистрацию в порядке и на условиях, установленных
действующим законодательством;
- организация учета, оперативного хранения договоров;
- разработка локальных нормативных актов, регламентирующих
договорную работу в университете;
- организация разработки типовых договоров;
- организация исполнения договоров, контроля за их выполнением,
укрепления договорной дисциплины;
3
- обобщение и анализ состояния договорной работы, принятие мер
по её совершенствованию и повышению эффективности.
1.6. Методическое руководство договорной работой в университете
осуществляет юридический отдел.
Раздел 2. Субъекты договорных отношений
и установление их правомочий
2.1. Участниками (контрагентами) договорных отношений с университетом
могут являться как физические, так и юридические лица.
2.2. Работник ответственного подразделения, которому поручается
подготовка проекта договора либо сопровождение проекта договора,
подготовленного иной стороной (контрагентом), выступающей в договоре,
обязан установить личность и правоспособность представителя иной стороны
(контрагента) на заключение предполагаемого соглашения.
2.3. Личность и правоспособность устанавливаются следующими
документами:
- паспортом гражданина, который должен содержать все признаки
действительного
документа,
а
также
сведения,
предусмотренные
соответствующим нормативным правовым актом о нем;
- доверенностью, в случае если стороной в договоре выступает не
собственник, а его доверенное лицо. Доверенностью признается письменное
уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства
перед третьими лицами. В случаях предусмотренных законом, доверенность
должна быть нотариально удостоверена. Доверенность от имени юридического
лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного
на это его учредительными документами, с приложением печати этой
организации;
- учредительными документами юридического лица, а именно: устава, либо
учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В
случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся
коммерческой организацией, может действовать на основании общего
положения об организациях данного вида. Данные документы определяют
организационно-правовой статус юридического лица, вид его деятельности,
полномочия органов управления, в том числе его руководителя, которые от
имени юридического лица вправе выступать в гражданско-правовых
отношениях и другие положения, необходимые для заключения договора;
- приказами и должностными инструкциями, в соответствии с которыми
определяется должностное положение руководителя организации и его
заместителей, а также их полномочия по заключению договоров от имени
организации.
2.4. При заключении договора на выполнение лицензионных видов работ,
услуг необходимо потребовать от иной стороны лицензию, реквизиты которой
(номер, дата выдачи, выдавший орган) должны быть указаны в тексте договора.
4
2.5. Право подписи договоров от имени университета принадлежит
ректору, другие должностные лица могут обладать правом подписи договоров
только на основании полномочий, делегированных им ректором университета
по доверенности.
Раздел 3. Виды договоров. Полномочия структурных подразделений
университета на подготовку и заключение договоров
3.1. Все заключаемые университетом договоры подразделяются на два
вида: типовые договоры и договоры, не имеющие типовой формы (нетиповые
договоры).
3.2. Типовыми являются договоры, заключение которых носит постоянный
характер и их формы утверждены законодательством или нормативными
документами органов государственной власти Российской Федерации либо
локальными нормативными актами университета.
К числу типовых договоров, применяемых в университете, относятся,
например, договоры:
- на предоставление образовательных услуг (об обучении на платной
основе);
- о найме специализированного жилого помещения (места для проживания
в общежитии);
- об установлении, изменении либо прекращении трудовых отношений;
- об участии в семинарах, конференциях и т.д.
3.3. Типовые договоры могут заключаться ректором или иными
должностными лицами структурных подразделений университета на основании
полномочий, делегированных им ректором, по строго установленной форме и
без проведения согласительных процедур, в том числе без визирования в
юридическом отделе.
Перед заключением типового договора подлежат обязательному уточнению
в управлении бухгалтерского учета и контроля реквизиты университета.
К типовым договорам не применяются нормы, установленные в разделах 4,
5 и 6 настоящего Положения.
3.4. Нетиповыми являются договоры, устанавливающие, изменяющие или
прекращающие определенного вида гражданско-правовые отношения, а также
не имеющие установленной типовой формы и не заключаемые на постоянной
основе. К их числу относятся:
- договоры о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг для нужд
университета, в том числе государственные контракты;
- иные договоры возмездного характера (купли, продажи, предоставления
услуг, аренды и т.п.);
- договоры безвозмездного характера, например, о сотрудничестве.
3.5. Все структурные подразделения университета: учебные, научные,
административно-хозяйственные, управленческие, в том числе создаваемые по
решению Ученого совета университета на определенное время или для
5
выполнения определенного вида работ и исследований, обладают
полномочиями на подготовку любых из перечисленных видов договоров, но
только регулирующих отношения, вытекающие из задач, решаемых
непосредственно этими подразделениями.
3.6. Порядок подготовки и заключения договоров филиалами университета
осуществляется на общих принципах договорной работы при соблюдении норм,
установленных настоящим Положением, и с учётом специфики структуры
филиала и спектра решаемых им задач в научно-педагогической и финансовохозяйственной сферах.
Директор филиала университета несёт персональную ответственность за
организацию договорной работы в филиале, он вправе заключать договоры на
основании и в пределах полномочий, делегированных и определенных для него
ректором университета по доверенности.
3.7. Исключительным правом подготовки проекта государственного
контракта обладает соответствующее структурное подразделение университета
(отдел государственных закупок).
3.8. В случае, если действующим законодательством Российской
Федерации предусмотрены иные правила подготовки проектов определенного
вида гражданско-правовых договоров, соглашений, контрактов и приложений к
ним, порядка их оформления, подписания, регистрации, учета, хранения и
контроля за исполнением, то настоящее Положение, как локальный
нормативный акт университета, применяется в части, не противоречащей
нормативно-правовым актам, имеющим большую юридическую силу.
Раздел 4. Условия договора
4.1. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев,
когда содержание соответствующего условия прописано законом или иными
правовыми актами.
4.2. В соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации признаются существенными и подлежат обязательному включению
в договоры гражданско-правового характера следующие условия:
- предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между
сторонами;
- цена договора или порядок ее определения (может отражаться
непосредственно в тексте договора, либо в соответствующем приложении к
договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного
договора, является обязательным условием для договоров, регулирующих
финансовые и имущественные правоотношения сторон);
- сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору и сроки
действия договора;
- порядок расчетов, сдачи и приема работ, а также источник
финансирования расходов (является обязательным условием для договоров,
регулирующих финансовые и имущественные правоотношения сторон);
6
- права и обязанности сторон;
- ответственность за неисполнение обязательств;
- порядок урегулирования и разрешения споров;
- реквизиты сторон.
4.3. В случае вступления в силу закона (другого нормативного правового
документа), устанавливающего иные правила, обязательные для сторон, чем те,
которые действовали ранее при заключении определённого вида договора,
условия данного договора сохраняют силу, если в законе установлено, что его
действие не распространяется на отношения, возникшие из ранее заключенных
договоров.
4.4. Договор должен соответствовать обязательным для сторон
требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными
правовыми актами, действующими в момент его заключения.
Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия,
признаваемые
в
соответствии
с
действующим
законодательством
существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения
которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями
локальных нормативных актов университета.
4.5. Договор как документ должен быть юридически и стилистически
выдержанным, ясным, лаконичным, понятным, не допускающим двойного
толкования.
Оформление договора осуществляется с соблюдением требований,
установленных Инструкцией по делопроизводству, на стандартных листах
белой бумаги форматом А4 (210х297 мм). При оформлении проекта договора на
двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы, номер проставляется от верхнего поля по центру страницы.
Нумерация должна быть сквозная с учетом приложений к договору. Не
допускается для оформления договоров использование оборотной стороны
листов бумаги.
Раздел 5. Основные требования к оформлению договоров
5.1. Договоры университета со сторонними организациями и с физическими
лицами заключаются в простой письменной либо, в случае необходимости,
нотариальной форме.
5.2. При заключении договора с иностранными лицами ответственное
подразделение (работник) готовит проект договора, содержащий аутентичный
перевод текста на русский или иностранный язык. При этом консультационную
поддержку ответственному подразделению (работнику) в подготовке проекта
договора оказывает, по поручению проректора по учебной работе,
соответствующее учебное подразделение университета.
5.3. Количество подготавливаемых экземпляров договора определяется
требованиями законодательства либо локальными нормативными документами
7
сторон для конкретного вида договора, но должно быть не менее, чем по одному
экземпляру для каждой из сторон договора.
5.4. Образцы различных видов договоров дают лишь наглядное
представление о том, каким должен быть документ, поэтому они могут
использоваться при подготовке проектов новых договоров, но с обязательным
учётом конкретных условий вновь заключаемого.
5.5. Договор должен содержать следующие обязательные сведения (или
составные части):
5.5.1. Преамбула (или вводная часть), включающая:
- точное наименование договора (договор на оказание услуг, аренды и пр.);
- дату и место заключения договора (город или населенный пункт);
- точное наименование сторон, в том числе:
для физических лиц - фамилию, имя, отчество полностью;
для юридических лиц – полное наименование либо название, под которым
данное лицо зарегистрировано в Едином государственном реестре юридических
лиц; фамилию, имя, отчество полностью должностного лица, подписывающего
договор; название, номер, дата издания документа, в соответствии с которым
должностное лицо полномочно подписывать данный договор;
- юридическое наименование сторон, определяемое законом для
соответствующего вида договора ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.).
5.5.2. Предмет договора (или основная часть) должен состоять из
следующих пунктов:
- непосредственно предмет и цели договора, т.е. о чем конкретно
договариваются стороны;
- обязанности и права каждой из сторон по договору;
- цена договора, порядок расчетов, приема и сдачи выполненных работ,
источник финансирования расходов, если договором регулируются финансовые
и имущественные правоотношения сторон;
- сроки выполнения сторонами своих обязательств;
- ответственность за неисполнение обязательств;
- порядок разрешения споров между сторонами по договору, в том числе с
указанием определенного суда, на рассмотрение спора которым стороны
соглашаются при заключении договора.
Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от
ситуации его заключения.
5.5.3. Реквизиты сторон:
- юридические адреса (почтовые реквизиты);
- адреса фактического местонахождения;
- банковские сведения (номера расчетных счетов, учреждений банка, кодов
банка и др.);
- номера контактных телефонов и факсов, адреса электронной почты (при
наличии таковых);
- количество экземпляров договора;
- подписи и печати сторон договора.
5.6. Договор может содержать дополнительные сведения:
8
- сроки действия договора. Их целесообразно указывать, даже если названы
сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит
знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить
претензионные требования к иной стороне. Также необходимо учитывать, что
если в договоре имеются финансовые расчёты, то срок действия договора
должен ограничиваться календарным годом, без перехода на последующий год;
- виды ответственности сторон;
- способы обеспечения обязательств;
- основания изменения или расторжения договора в одностороннем
порядке;
- порядок соблюдения конфиденциальности информации по договору.
5.7. К прочим условиям договора относятся сведения, касающиеся:
- определения законодательства, регулирующего отношения сторон
(важнейший элемент для международных соглашений);
- обстоятельств непреодолимой силы, в результате наступления которых
признается невозможным исполнение сторонами обязательств по договору;
- особенностей порядка согласования связи между сторонами. Здесь для
каждой стороны указываются лица, полномочные давать информацию и решать
вопросы, относящиеся к исполнению договора (это может формулироваться с
персональным указанием полномочного лица (лиц) или с указанием
должностей), сроки связи между сторонами, способы связи (телефон, факс,
телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных);
- ответственности сторон за представление неправильных реквизитов и за
несообщение об их изменении, в том числе предусматривающие освобождение
одной из сторон от ответственности за просрочки платежей в случае
непредставления или неправильного указания платежных реквизитов другой
стороной;
- изменения статуса документов, подготовленных в ходе преддоговорной
работы после подписания договора. Указывается, что после подписания
договора
все
предварительные
переговоры
по
нему,
переписка,
предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
5.8. К договору могут быть оформлены приложения, которые также
являются неотъемлемой частью договора, о чем в его содержании делается
соответствующая запись.
Раздел 6. Правила подготовки, согласования и заключения проектов
договоров. Правовая и финансовая экспертизы
6.1. Инициатива заключения договора может исходить от любой стороны –
университета, в том числе представляемого ответственным подразделением или
работником, наделенным соответствующими полномочиями, либо от
контрагента, в качестве которого выступают сторонние организации
(юридические лица) или физические лица, обладающие установленными
законом правами на заключение гражданско-правовых договоров.
9
6.2. Основаниями для подготовки договора, инициированного
университетом, являются:
- локальный нормативный акт университета (приказ, распоряжение,
указание, решение), изданный ректором или иным должностным лицом
университета, наделенным соответствующими полномочиями, а также
принятый коллегиальным органом университета, либо протокол заседания
коллегиального органа университета, прямо обязывающие структурное
подразделение (должностное лицо) осуществить от имени университета
договорное урегулирование (установление, изменение либо прекращение)
определенных правоотношений, как внутреннего (с сотрудниками университета
и обучающимися в университете), так и внешнего характера (со сторонними
организациями и физическими лицами);
- докладная записка руководителя либо работника ответственного
подразделения, наделенных соответствующими полномочиями, на имя ректора
или проректора, курирующего определенную сферу отношений, подлежащих
договорному урегулированию, с соответствующей резолюцией на ней
указанных представителей администрации университета. В докладной записке
должно быть указано описание предполагаемого договора, цели и мотивировка
необходимости его заключения, информация об ожидаемых результатах, в том
числе и об экономическом эффекте от его реализации (в отношении договоров,
предполагающих экономический эффект), а также иные важные условия
предстоящей сделки, если они не предусмотрены действующим
законодательством (например, размер сделки и т.п.);
- включение данного мероприятия в утвержденные ранее документы
университета планового характера (например, программа информатизации, план
закупок и т.п.). При этом работник ответственного подразделения обязан
подготовить проект договора не позднее, чем за 30 дней до установленной даты
окончания запланированного мероприятия, если иное не предусмотрено
действующим законодательством, а в пояснительной записке к проекту
договора указать основания (номер пункта, раздела плана, программы), по
которым разработан данный проект договора;
- заявка установленного образца на поставку товаров, выполнение работ,
оказание услуг для нужд университета.
6.3. Предложение о заключении договора, поступившее в университет от
контрагента, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к
прилагаемому проекту договора (при необходимости) либо договор,
подписанный представителем контрагента.
В данном случае основанием для начала подготовительных процедур,
направленных на заключение договора, является соответствующая резолюция
на поступивших документах ректора либо проректора, курирующего сферу
отношений, подлежащих договорному урегулированию.
Официальное (зарегистрированное в общем отделе университета)
получение проекта договора уже подписанного иной стороной, считается датой
принятия предложения на заключение договора.
10
О принятом администрацией университета решении (согласии на
заключение договора либо его отклонении) контрагент должен быть уведомлен
не позднее 30 дней со дня поступления проекта договора в университет
способом, оговоренным в проекте договора либо в сопроводительном письме.
6.4. При подготовке проекта договора либо сопровождении проекта
договора, подготовленного контрагентом, ответственное подразделение, в
случае необходимости, может взаимодействовать с другими заинтересованными
структурными подразделениями университета, при этом на юридический отдел
возлагается консультационная поддержка договорной работы.
6.5. Проект договора должен быть выполнен в соответствии с
требованиями, указанными в Разделе 5 настоящего Положения.
6.6. Ответственность за правильное оформление проекта договора,
проверку всех установочных данных и реквизитов контрагента, полноту и
качество собранного пакета документов, необходимого для заключения
договора, возлагается на руководителя ответственного подразделения,
инициировавшего данный договор, либо сопровождающего проект договора,
подготовленного контрагентом, по вопросам, относящимся к его компетенции.
6.7. В случае если при подготовке договора, имеющего финансовую
составляющую, связанную с расходованием средств университетом (независимо
от того, кто является инициатором предполагаемого соглашения), выступает
впервые контрагент, ранее неизвестный университету, уполномоченное
структурное подразделение университета обязано в пределах действующего
законодательства провести мероприятия по обеспечению условий безопасности
интересов университета, в том числе:
- ознакомиться с учредительными документами контрагента (устав,
учредительный договор), свидетельством о государственной регистрации и
свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
- установить учредителей организации - контрагента, каков размер ее
уставного фонда и сформирован ли он, где находится реальное местоположение
офиса (а не только юридический адрес);
- выяснить коммерческую репутацию контрагента, по возможности - его
финансовое положение.
В целях сбора объективной и всесторонней информации о контрагенте
возможно запросить сведения о нем и его руководителях у иных юридических и
физических лиц, длительный период времени являющихся партнерами
университета.
6.8. По указанию ректора университета мероприятия, направленные на
обеспечение безопасности интересов университета, его работников и
обучающихся лиц, могут проводиться и при подготовке договоров, не имеющих
финансовой составляющей, связанной с расходованием средств университетом.
6.9. После получения от контрагента всего пакета документов,
необходимого для заключения договора, а также их проверки, работник
ответственного подразделения обязан получить согласие уполномоченных
органов государственной власти на совершение сделки или подтверждение
11
уведомления о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или
уведомление предусмотрено законодательством Российской Федерации.
6.10. При подготовке проекта договора проводится его согласование со
структурными подразделениями, в функции которых входят вопросы,
относящиеся к предмету договора, а также с контрагентом. Участники
переговоров со стороны университета должны знать общие и специфические
требования к соответствующему виду договора. В процессе переговоров, с
учетом интересов сторон, производится корректировка условий проекта
договора, совместными усилиями достигается согласованный вариант договора.
6.11. Устранение спорных положений между сторонами, выявленных на
стадии подготовки проекта договора, разработанного по инициативе
университета, осуществляется в нижеприведенном порядке:
6.11.1. Проект договора после изучения его контрагентом и возвращенный
им с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен ответственным
подразделением и юридическим отделом в течение 3-х (трёх) рабочих дней.
6.11.2. В случае принятия представленных разногласий ответственное
подразделение в соответствии с разделом 5 настоящего Положения готовит
новый проект договора с учетом принятых предложений (замечаний), который
визируется и передается на подпись в порядке, установленном п.п. 6.13. - 6.18.
настоящего Положения.
6.11.3. При отклонении представленных разногласий ответственное
подразделение в порядке, предусмотренном для данного вида договоров,
уведомляет контрагента о принятом решении, в том числе путем направления в
его адрес проекта договора с протоколом собственных разногласий (замечаний)
и заключением о мотивах отклонения поступившего предложения, влекущих
невозможность заключить договор на предлагаемых условиях. Протокол
разногласий (замечаний) готовится тем работником, у которого
непосредственно возникли замечания (предложения) по представленному
проекту договора.
6.11.4. В сопроводительном письме университета либо непосредственно в
протоколе разногласий указываются порядок и сроки его уведомления о
решениях, принятых контрагентом. В случае принятия контрагентом
положительного для университета решения процедура подготовки проекта
договора продолжается, а при несогласии контрагента с протоколом
разногласий либо непредоставлении им своего мнения по протоколу
разногласий по истечении установленных университетом сроков, проект
договора считается отклоненным и не отвечающим интересам университета.
6.12. При выявлении в условиях проекта договора, подготовленного
контрагентом, положений, требующих внесения корректив либо не
соответствующих интересам университета, ответственное подразделение не
позднее 30 дней с даты поступления проекта договора уведомляет об этом
контрагента.
Дальнейшие
действия
по
устранению
разногласий,
осуществляются в порядке, регламентированном п. 6.11. настоящего
Положения.
12
6.13. В процедуре согласования проекта договора, исходя из определенного
вида предполагаемого соглашения, могут принимать участие руководители
(ответственные работники) структурных подразделений по принадлежности
предмета договора, проректоры, курирующие данные структурные
подразделения, а также главный бухгалтер и юридический отдел университета.
Если предметом договора являются поставка товара, выполнение работ,
предоставление услуг для нужд университета на возмездной основе, то проект
договора в обязательном порядке подлежит согласованию с лицом,
назначенным приказом ректора университета в качестве ответственного за
формирование сводных заявок для проведения соответствующих процедур (по
направлениям видов товаров, работ и услуг), а также в отделе государственных
закупок.
Вместе с проектом договора работник, представляющий интересы
университета по предстоящему соглашению, в ходе согласования обязан
приобщать к проекту договора все приложения, указанные в его тексте, и
документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка.
Время согласования проекта договора в структурном подразделении
университета не должно превышать двух рабочих дней с даты его
поступления.
Согласование осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по
делопроизводству. Виза должностного лица включает в себя его личную
подпись, фамилию и дату подписания в листе согласований либо на оборотной
стороне последнего листа договора в экземпляре университета.
В случае, если проставление виз на оборотной стороне последнего листа
договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе
согласования, оформленном по образцу, установленном Инструкцией по
делопроизводству. Лист согласования прикрепляется к договору и хранится
вместе с ним.
6.14. Экземпляры проекта договора, подготовленные для дальнейшего
представления в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо
государственную
регистрацию, а также направляемые контрагентам, не
должны содержать каких-либо пометок или виз.
6.15. В согласовании проекта договора принимают участие должностные
лица в следующем порядке:
- руководитель ответственного подразделения;
- проректор, курирующий ответственное подразделение;
- руководители иных структурных подразделений, в функции которых
входят вопросы, относящиеся к предмету договора, и проректоры, курирующие
эти структурные подразделения.
Данный перечень должностных лиц может быть сокращен в зависимости от
вида договора, а также должностного лица, обладающего правом на его подпись
в соответствии с полномочиями, предоставленными ректором университета.
6.16. Если в договоре регулируются (устанавливаются, изменяются либо
прекращаются) финансовые правоотношения сторон, а также иные отношения
возмездного характера, проект договора подлежит обязательному согласованию
13
главным бухгалтером университета и проректором по финансовоэкономической деятельности.
Начальную оценку по определению отношений возмездного характера
производит ответственное подразделение. Эта оценка может быть изменена на
этапе согласования. Определяющей является оценка юридического отдела. В
случае, если договор признается не регулирующим отношения имущественного
характера, данный факт фиксируется на этапе согласования в Журнале учёта
визирования проектов договоров юридического отдела (приложение № 1 к
Положению) в графе «Наименование договора, характеристика, сумма» путем
внесения в неё записи «не имущественный».
Целью согласования главным бухгалтером является проверка правильности
применения в проекте договора установленных нормативов, а также
возможность обеспечения исполнения условий договора финансовыми и
другими материальными средствами.
Согласование договоров, подготовленных и направленных в университет
контрагентом (иной стороной договора), осуществляется главным бухгалтером
и проректором по финансово-экономической деятельности только при наличии
на проекте договора подписи и печати контрагента. Данное положение может не
применяться к проектам договоров, инициированных университетом.
6.17. Завершающим этапом согласования в целях проверки соответствия
проекта договора действующему законодательству является его визирование в
юридическом отделе университета.
Визированию в юридическом отделе подлежат все виды заключаемых
договоров, за исключением типовых (формы которых утверждены
законодательством или нормативными документами органов государственной
власти Российской Федерации либо локальными нормативными актами
университета).
Проекты договоров, имеющие исправления, незаполненные места текста,
на визирование в юридический отдел не принимаются.
Сотрудник юридического отдела в зависимости от объема представленного
на согласование проекта договора, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней со дня
поступления его в отдел, осуществляет правовую экспертизу представленного
проекта договора, в случае отсутствия замечаний проект согласовывается и
направляется работнику. Согласование осуществляется путем проставления в
листе согласований либо на обороте последнего листа договора визы,
включающей в себя штамп юридического отдела, личную подпись сотрудника
юридического отдела, его фамилию и дату подписания, а также номер учетной
записи визируемого проекта договора по Журналу учёта визирования проектов
договоров юридического отдела.
Кроме того, при визировании производится также проставление штампа и
подписи сотрудника юридического отдела на обороте каждого листа проекта
договора в экземпляре университета.
При наличии замечаний по проекту договора сотрудник юридического
отдела составляет за своей подписью заключение, оформляемое по
установленной форме, с содержанием мотивированных выводов и
14
предложениями по ним (доработать либо отклонить договор полностью в виду
его нецелесообразности со ссылками на основания, обуславливающими данное
решение), а в листе согласований указывает, что замечания прилагаются на
отдельных листах, после чего направляет пакет документов работнику
ответственного подразделения.
В случае, если по предложениям и замечаниям юридического отдела были
внесены изменения и дополнения в проект договора, не меняющие его сути,
юридический отдел осуществляет визирование новой редакции проекта
договора. Визы других структурных подразделений прикладываются вместе с
предыдущей редакцией проекта договора. Если изменения носят характер,
существенно затрагивающий компетенцию других структурных подразделений,
новую редакцию проекта договора помимо юридического отдела визируют
подразделения, к компетенции которых относятся внесенные изменения. Визы
остальных управлений прикладываются вместе с предыдущей редакцией
проекта договора.
Учетная запись в Журнале учёта визирования проектов договоров
юридического отдела ставится в отношении всех представленных в отдел
проектов нетиповых договоров – как согласованных, так и не прошедших
согласование.
6.18. Согласованный со всеми должностными лицами, определенными
настоящим Положением, проект договора передается работником либо
руководителем ответственного подразделения проректору, курирующему
данное структурное подразделение, или в общий отдел университета для
подписания у ректора либо у иного должностного лица, которое обладает
правом подписи указанного вида договоров на основании полномочий,
делегированных ему ректором университета по доверенности.
Не допускается направление на подписание договоров, не согласованных в
порядке, установленном настоящим Положением либо договоров, по которым
имеются неурегулированные вопросы, в том числе договоров с протоколами
разногласий.
Также не допускается внесение каких-либо дополнений и изменений в
договор после его подписания.
Все изменения по обязательствам, включенным в договор, производятся
путем составления дополнительного соглашения к договору и согласовываются
в порядке, предусмотренном для согласования проекта договора. Расторжение в
одностороннем порядке договора допускается только на основании составления
соглашения о расторжении договора.
Раздел 7. Регистрация договоров, организация их исполнения,
учёта и хранения
7.1. Каждый договор, заключенный университетом, должен иметь
регистрационный номер.
15
Регистрационный номер присваивается договору после подписания его
должностным лицом университета, уполномоченным на подписание данного
вида договоров. Регистрационный номер и дата регистрации проставляются на
первом листе каждого из подписанных сторонами экземпляра договора после
его наименования.
В случае подписания договора, подготовленного и зарегистрированного
контрагентом, регистрационный номер университета проставляется через дробь
после регистрационного номера контрагента.
При заключении дополнительных соглашений к договорам их регистрация
осуществляется в порядке, аналогичном применяемому к регистрации
договоров.
7.2. Типовые договоры, подготовленные структурными подразделениями
для последующего заключения ректором или проректорами, а также
самостоятельно заключаемые структурными подразделениями с контрагентами
(иными сторонами договора), регистрируются непосредственно в структурных
подразделениях в специальных журналах, порядковый номер записей которых
является регистрационным номером договора. Например, договор о
предоставлении образовательных услуг регистрируется отделом по работе со
студентами, обучающимися на платной основе, в журнале регистрации
договоров о предоставлении образовательных услуг, договор найма
специализированного жилого помещения – уполномоченным должностным
лицом в журнале регистрации договоров о найме специализированных жилых
помещений, трудовой договор – отделом кадров в журнале учёта трудовых
договоров.
Форма журналов регистрации договоров определяется в соответствии с
Инструкцией по делопроизводству.
7.3. Нетиповые договоры, т.е. не имеющие установленной типовой формы,
после их подписания ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора,
либо лицом, которому соответствующие права делегированы на основании
доверенности, в течение одного рабочего дня подлежат регистрации в общем
отделе университета в Журнале регистрации договоров, не имеющих
установленной типовой формы (приложение № 2 к Положению), с
фиксированием сведений, касающихся последующего порядка учета,
исполнения, хранения договоров, а также сдачи их в архив.
Исключение составляют государственные контракты, для которых
законодательством предусмотрен иной порядок регистрации, осуществляемой
отделом государственных закупок.
7.4. После регистрации общий отдел передает все экземпляры
подписанного
соглашения
под
роспись
работнику
ответственного
подразделения, инициировавшего договор, либо сопровождавшего данный
договор, подготовленный контрагентом (иной стороной договора).
7.5. Работник ответственного подразделения, получив зарегистрированные
экземпляры договора, в течение одного рабочего дня направляет оговоренное
количество экземпляров соглашения посредством почтовой связи либо передает
непосредственно под роспись контрагенту (иной стороне договора), а также в
16
управление бухгалтерского учета и контроля (если договор регулирует
финансовые правоотношения сторон либо иные отношения возмездного
характера).
Сведения о каждом зарегистрированном договоре нетипового характера
работник ответственного подразделения в течение трёх дней обязан сообщить в
юридический отдел для учета договорной работы университета.
Работник ответственного подразделения обязан изготовить дополнительное
количество копий договора для последующей передачи их в иные структурные
подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договора.
7.6. В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость
государственной
регистрации
договора,
работник
ответственного
подразделения
принимает
необходимые
меры
по
регистрации
соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.
7.7. Ответственность за качественное и своевременное исполнение
договора возлагается на руководителя структурного подразделения
университета, готовившего договор или сопровождавшего проект договора,
подготовленного иной стороной (контрагентом), выступившей в договоре, если
иное не предусмотрено в самом договоре либо определено в локальных
нормативных документах университета (приказах, распоряжениях, указаниях).
7.8. Один экземпляр договора со всеми приложениями, содержащий визы
должностных лиц университета, и материалы (документы), связанные с его
исполнением, хранится в ответственном подразделении, имеющем
определенные в установленном порядке номенклатурные дела.
Экземпляры (копии) договоров могут также храниться в управлении
бухгалтерского учета и контроля и иных структурных подразделениях
материально-хозяйственного обеспечения (при регулировании финансовых
правоотношений либо иных отношений возмездного характера) в соответствии
с номенклатурой дел структурного подразделения.
Если для определенного вида договоров локальными нормативными
документами университета предусмотрен иной порядок хранения договоров,
отличный от установленного настоящим Положением – применяются правила,
установленные локальными нормативными документами университета.
7.9. По истечении сроков выполнения сторонами своих обязательств по
договорам, сроков действия договоров или исполнения обязательств,
предусмотренных договорами, при условии отказа от пролонгации договора,
работник ответственного подразделения составляет итоговую справку в
произвольной форме к договору за подписью руководителя ответственного
подразделения на имя ректора либо другого должностного лица, обладающего
правом подписи аналогичных договоров на основании полномочий,
делегированных им ректором университета по доверенности.
Если договором предусмотрено составление акта приема передачи
имущества, приема выполненных работ, услуг и т.п., то вместо итоговой
справки составляется соответствующий акт в порядке, предусмотренном для
каждого конкретного случая.
17
7.10. Завершенный исполнением оригинал договора, находящийся на
хранении в ответственном подразделении, вместе с материалами (документами),
связанными с его исполнением и итоговой справкой (актом) к нему с
резолюцией ректора (иного должностного лица) передается для хранения в
архив университета, о чем делаются соответствующие записи в учетных
документах общего отдела и структурных подразделениях университета.
При отсутствии материалов (документов), связанных с исполнением
договора, работник составляет докладную записку, которая вместе с
оригиналом договора, в том же порядке передается на хранение в архив.
7.11. По долгосрочным договорам или договорам, заключенным на
неопределенный
срок, руководителем
ответственного подразделения
составляются ежегодно промежуточные докладные записки на имя ректора или
проректора, на которого возложена обязанность по контролю за организацией
правовой работы в университете.
В докладной записке отражаются сведения о ходе и полноте исполнения
договорных обязательств сторонами, в необходимых случаях делаются ссылки
на документы, которые не могли быть приложены к докладной записке, а также
замечания по содержанию и организации исполнения договора, вызвавшие
затруднения в работе с ним; свои предложения по их устранению.
7.12. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения сторонами
условий договора руководитель ответственного подразделения обязан
обратиться в юридический отдел для получения юридической консультации.
Если для разрешения ситуации требуется применение правовых средств в
полном объеме, в том числе и с использованием судебного порядка для
восстановления нарушенных прав, руководитель ответственного подразделения
обращается с соответствующей докладной запиской на имя проректора,
курирующего организацию правовой работы в университете.
При принятии проректором решения о подготовке к судебному
разбирательству ответственное подразделение направляет в юридический отдел
документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе
запрошенные в управлении бухгалтерского учёта и контроля расчеты сумм
задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы,
необходимые для применения мер к контрагенту (иной стороне договора).
7.13. Сроки хранения исполненных договоров и материалов (документов),
связанных с их исполнением, определяются нормативными актами,
устанавливающими сроки хранения соответствующих номенклатурных дел, но
не менее гражданско-правовых сроков исковой давности.
Раздел 8. Распределение обязанностей в ходе реализации
договорной работы
8.1. Руководители ответственных подразделений университета обязаны
обеспечить:
18
- в установленные настоящим Положением сроки предоставление в
управление бухгалтерского учета и контроля экземпляра договора, имеющего
финансовое либо иное имущественное содержание, а также в юридический
отдел - сведения о каждом вновь заключенном договоре либо дополнительном
соглашении к заключенным ранее договорам;
- сохранность договоров, находящихся на хранении в руководимых ими
подразделениях;
- своевременное информирование администрации университета по поводу
неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом (иной стороной)
условий договора либо невозможностью исполнения со стороны университета
заключенных ранее договоров по тем или иным обстоятельствам;
- передачу в архив университета в установленные сроки договоров,
исполнение которых завершилось либо сроки их действия истекли.
8.2. Общий отдел обязан:
- обеспечить регистрацию и надлежащий учёт всех нетиповых договоров и
материалов (документов), связанных с их исполнением;
- не реже одного раза в полугодие проводить проверку организации ведения
делопроизводства договорной работы в структурных подразделениях
университета в соответствии с настоящим Положением. Результаты проверок
оформляются справкой, которая после рассмотрения ректором, проректором,
курирующим организацию правовой работы, доводится до сведения
руководителей структурных подразделений в целях устранения выявленных
недостатков.
8.3. Юридический отдел обязан:
запрашивать
от
руководителей
структурных
подразделений
предоставления в полном объеме сведений, касающихся договорной работы
(копии нетиповых договоров и дополнительных соглашений к ним);
- систематически, по срокам исполнения договоров, контролировать
поступление материалов, связанных с исполнением договора, докладных
записок, в том числе по долгосрочным договорам, промежуточных докладных
записок;
- ежегодно в срок до 01 февраля представлять ректору через проректора по
административной работе, курирующего организацию правовой работы в
университете, докладную записку о результатах договорной работы,
проведённой в университете в предыдущем году, основных недостатках в этой
деятельности, выявленных в ходе проверочных мероприятий, а также
предложениях, вносимых отделом в целях совершенствования правовой защиты
университета при заключении, выполнении и контроле за исполнением
соглашений гражданско-правового характера.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
75
Размер файла
179 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа