close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Модуль «Экспресс- Договоры» - АСУ-XXI

код для вставкиСкачать
Семейство программ «Экспресс-Управление»
Модуль «ЭкспрессДоговоры»
Методическое пособие
Компания «АСУ XXI век»
www.asuxxivek.ru
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Содержание
Введение..................................................................................................................3
Раздел 1. Создание договора ........................................................................4
Подготовка шаблона договора в MS Word .......................................4
Создание типа договора .............................................................................8
Создание договора ..................................................................................... 13
Раздел 2. Ведение взаиморасчетов по договорам ....................... 21
Создание счета клиента по договору............................................... 21
Создание отгрузочных документов ................................................. 25
Ведение взаиморасчетов по договору ............................................ 28
Подсчет маржинальной прибыли по договорам....................... 31
Компания «АСУ XXI век»
2
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Введение
Программный модуль «Экспресс-Договоры» — это система по эффективному
управлению договорами: созданию документов по шаблонам и подготовки
отгрузочных документов (счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных
работ).
Модуль «Экспресс-Договоры» может поставляться как самостоятельная
программа, выполняющая отдельные функции и решающая локальные задачи, так и
вместе с другими программными модулями семейства «Экспресс-Управление»
(например, «Экспресс-Контакт», «Экспресс-Продажи» или «Экспресс-Финансы»),
образуя целостное программное решение, в котором все модули и функциональные
блоки взаимосвязаны и работают в едином комплексе.
В большинстве случаев модуль «Экспресс-Договоры» поставляется заказчику
вместе с модулями «Экспресс-Контакт» и «Экспресс-Продажи», образуя мощное
программное решение по автоматизации отдела продаж, маркетинга и
обслуживания клиентов.
Модуль «Договоры» предназначен для решения следующих задач:
Создание договоров по шаблонам;
Хранение реестра (архива) договоров;
Ведение взаиморасчетов по договорам;
Подсчет маржинальной прибыли по договорам.
Рассмотрим каждую из этих задач по отдельности.
Компания «АСУ XXI век»
3
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Раздел 1. Создание договора
Для того чтобы автоматизировать процесс создания договоров, необходимо
выполнить следующие действия:
Подготовить шаблон договора в MS Word;
Создать тип договора в программе «Экспресс-Управление»;
Создать договор в программе «Экспресс-Управление».
Подготовка шаблона договора в MS Word
На первом шаге необходимо подготовить шаблон договора в MS Word.
Вы создаете обычный договор, который должен содержать поля —
специальные метки, куда будет вставлена информация из программы «ЭкспрессУправление».
Рис. 1. Исходный договор без полей
Компания «АСУ XXI век»
4
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 2. Шаблон договора, где серым выделены поля — места, куда будет
вставлена информация из «Экспресс-Управление»
Для того чтобы в исходном договоре обозначить поля, необходимо:
1. Установить курсор на место создаваемого поля в документе;
2. На главной панели выбрать пункт меню «Вставка — Поле»:
Рис. 3. Пункт меню «Поле»
Компания «АСУ XXI век»
5
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
3. В открывшемся окне «Поле» выбрать категорию поля «Comments»;
4. В поле «Новое примечание» написать «Имя поля», например, —
«Номер_договора»:
Рис. 4. Окно «Поле». Слева выбирается тип поля (Comments),
по центру сверху — имя поля (Номер_договора)
5. Нажать кнопку «ОК».
Рис. 5. Созданное поле «Номер_договора»
Компания «АСУ XXI век»
6
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
В шаблоне договора необходимо установить поля во всех местах, куда Вы
планируете вставлять информацию из программы «Экспресс-Управление». Поля
могут быть сделаны для автоматического переноса в документ договора следующей
информации:
№
Наименование реквизита
1
Договор №
2
Дата
3
Дата начала
4
Дата окончания
5
Тип договора
6
Наименование договора
7
Полное наименование типа договора
8
Полное наименование типа договора в дательном падеже
9
Головной договор №
10
Полное наименование типа головного договора
11
Полное наименование типа головного договора в дательном падеже
12
Сторона 1 (наименование)
13
Сторона 1 (полное наименование)
14
Сторона 1 (ФИО руководителя в именительном падеже)
15
Сторона 1 (ФИО руководителя в родительном падеже)
16
Сторона 1 (расшифровка подписи руководителя)
17
Сторона 1 (должность руководителя в родительном падеже)
18
Сторона 1 (должность руководителя в именительном падеже)
19
Сторона 1 (ответственный)
20
Сторона 1 (руководитель действует на основании (тип док-та))
21
Сторона 1 (руководитель действует на основании (№ док-та))
22
Сторона 1 (руководитель действует на основании (дата док-та))
23
Сторона 1 (юридический адрес)
24
Сторона 1 (почтовый адрес)
25
Сторона 1 (фактический адрес)
26
Сторона 1 (ИНН)
27
Сторона 1 (КПП)
28
Сторона 1 (р/с)
29
Сторона 1 (банк)
30
Сторона 1 (к/с банка)
31
Сторона 1 (БИК банка)
32
Сторона 2 (наименование)
33
Сторона 2 (полное наименование)
Компания «АСУ XXI век»
7
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
34
Сторона 2 (ФИО руководителя в именительном падеже)
35
Сторона 2 (ФИО руководителя в родительном падеже)
36
Сторона 2 (расшифровка подписи руководителя)
37
Сторона 2 (должность руководителя в родительном падеже)
38
Сторона 2 (должность руководителя в именительном падеже)
39
Сторона 2 (контактное лицо)
40
Сторона 2 (действует на основании (тип док-та))
41
Сторона 2 (действует на основании (№ док-та))
42
Сторона 2 (действует на основании (дата док-та))
43
Сторона 2 (юридический адрес)
44
Сторона 2 (почтовый адрес)
45
Сторона 2 (фактический адрес)
46
Сторона 2 (ИНН)
47
Сторона 2 (КПП)
48
Сторона 2 (р/с)
49
Сторона 2 (банк)
50
Сторона 2 (к/с банка)
51
Сторона 2 (БИК банка)
52
Сумма договора
53
Сумма договора прописью
54
Валюта договора
55
Предоплата (%)
56
Отсрочка платежа (дни)
57
Тип доставки
58
Место доставки
59
Транспортная организация
Шаблон договора создан.
Создание типа договора
Создадим в программе «Экспресс-Управление» тип договора, которым затем
будем пользоваться для создания типизированных договоров, с использованием
шаблона, подготовленного на первом шаге.
1. На панели инструментов выберите пункт меню «Журналы и Отчеты —
«Типы договоров»:
Компания «АСУ XXI век»
8
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 6. Вызов формы «Типы договоров»
2. Открылась форма «Типы договоров». Создадим новый тип договора
«Лицензионный договор». Нажмите кнопку «Создать» на панели
инструментов или вызовите одноименную команду контекстного меню:
Рис. 7. Форма «Типы договоров»
3. Открылась форма «Правка типа договора». В поле редактирования
«Наименование» введите «Лицензионный договор». На закладке
«Основная» в поле со списком «Вид договора» установите значение
«Договор с клиентом»:
Компания «АСУ XXI век»
9
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 8. Форма «Правка типа договора». Закладка «Основная»
4. На закладке «Нумерация» установите флажок «Нумеровать договоры
типа», а в поле со списком «Тип» установите значение «Номер». Таким
образом, договоры данного типа будут нумероваться, начиная с 1:
Рис. 9. Форма «Правка типа договора». Закладка «Нумерация»
Компания «АСУ XXI век»
10
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
5. На закладке «Хранение вложений» выберите, где будут храниться
созданные по данному типу договоры: в базе или в указанном
пользователем каталоге:
Рис. 10. Форма «Правка типа договора». Закладка «Хранение вложений»
6. На закладке «Шаблон Word» задаются соответствия полям шаблона и
реквизитам договора:
Рис. 11. Форма «Правка типа договора». Закладка «Шаблон Word»
Компания «АСУ XXI век»
11
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
7. В поле с формой-списком «Шаблон» выберите тот шаблон, по которому Вы
хотите делать договор — шаблон, который Вы создали на первом шаге:
Рис. 12. Выбор файл шаблона договора
8. В таблице, расположенной в нижней части формы, установите
соответствие реквизитам договора (левый столбец) и полям шаблона
(правый столбец). Ячейки столбца «Поля шаблона» содержат поля со
списками, содержащими все поля, установленные в шаблоне договора.
Установите соответствие для всех нужных реквизитов договора:
Компания «АСУ XXI век»
12
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 13. Установление соответствий реквизитов договора полям шаблона
В левой нижней части формы содержится список полей шаблона, несвязанных
с реквизитами договора. Как только полю из списка устанавливается
соответствие реквизиту договора, данное поле исчезает из этого списка.
9. В нижней части формы нажмите кнопку «Закрыть» и подтвердите
внесенные изменения.
10. Тип договора создан.
Создание договора
Шаблон договора и тип созданы. Теперь можно приступить к созданию
договоров по шаблону. Рассмотрим пример создания договора:
1. На панели инструментов выберите пункт меню «Журналы и Отчеты —
Договоры»:
Компания «АСУ XXI век»
13
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 14. Вызов формы «Договоры»
2. Открылась форма «Договоры». Создадим новый лицензионный договор.
Нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов или вызовите
одноименную команду контекстного меню:
Рис. 15. Форма «Договоры»
Компания «АСУ XXI век»
14
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
3. Открылась форма «Правка договора»:
Рис. 16. Форма «Правка договора». Закладка Основная» — незаполненная
4. Закладка «Основная»:
В поле с формой-списком «Тип договора» необходимо выбрать тип
договора, по которому будет создаваться новый договор. Выберите тип,
созданный на втором шаге — «Лицензионный договор»;
Заполните все необходимые реквизиты на закладке «Основная»:
Компания «АСУ XXI век»
15
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 17. Форма «Правка договора». Закладка «Основная»
5. На панели инструментов нажмите кнопку «Создать файл договора по
шаблону». Таким образом, будет создан договор по шаблону,
подготовленному на первом шаге. Значения, введенные в поля закладки
«Основная», будут установлены в поля шаблона договора. Файл договора
будет отображаться на закладке «Прикрепленные файлы», откуда может
быть открыт с помощью одноименной команды контекстного меню:
Рис. 18. Форма «Правка договора». Закладка «Прикрепленные файлы»
Компания «АСУ XXI век»
16
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
6. Закладка «Спецификация» предназначена для создания приложений к
договору, содержащих спецификацию. Закладка содержит список,
представленный таблицей, содержащей перечень номенклатуры по
данному договору:
Рис. 19. Форма «Правка договора». Закладка «Спецификация»
7. Чтобы добавить новую номенклатуру необходимо в области таблицы
вызвать команду «Добавить» контекстного меню. Создастся новая строка в
таблице. Ячейка столбца «Номенклатура» представляет собой поле с
формой списком, открывающее форму «Номенклатура». Выберите в этой
форме нужную номенклатуру и нажмите кнопку «ОК»:
Компания «АСУ XXI век»
17
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 20. Форма «Правка договора». Закладка «Спецификация».
Добавление номенклатуры
Рис. 21. Форма «Номенклатура»
Компания «АСУ XXI век»
18
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 22. Форма «Правка договора». Закладка «Спецификация»
8. Для просмотра печатной формы спецификации на панели инструментов
нажмите кнопку «Предварительный просмотр»:
Рис. 23. Печатная форма спецификации
Компания «АСУ XXI век»
19
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
9. Таким образом, создав один раз шаблон договора и тип, из программы
«Экспресс-Управление»,
Вы
сможете
очень
быстро
создавать
типизированные договоры.
Компания «АСУ XXI век»
20
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Раздел 2. Ведение
взаиморасчетов по договорам
В программе «Экспресс-Управление» реализована возможность ведения
взаиморасчетов по договорам:
Создание счета по договору;
Создание отгрузочных документов (актов выполненных работ или
товарных накладных);
Ведение взаиморасчетов по договору.
Создание счета клиента по договору
1. Для создания счета клиента по определенному договору необходимо:
2. На панели инструментов вызовите пункт меню «Журналы и Отчеты —
Договоры». Откроется журнал «Договоры»;
3. Вызовите на правку (пункт контекстного меню «Правка» или двойной
щелчок левой кнопки мыши) тот договор, по которому хотите создать
счет. Откроется форма «Правка договора»;
4. На панели инструментов открывшейся формы нажмите кнопку «Создать
счет клиента»:
Компания «АСУ XXI век»
21
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 24. Форма «Правка договора». Кнопка «Создать счет клиента»
5. Откроется форма «Правка счета»:
Рис. 25. Форма «Правка счета». Закладка «Основная»
Компания «АСУ XXI век»
22
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
6. Поля закладки «Основная» уже заполнены реквизитами, полученными из
формы «Правка договора». Таблица этой формы содержит перечень
номенклатуры, который
был добавлен в таблице закладки
«Спецификация» формы «Правка договора». Закладка «Связанные
документы» содержит договор, по которому создается данный счет. Чтобы
просмотреть печатную форму счета, нажмите кнопку «Предварительный
просмотр» на панели инструментов:
Рис. 26. Форма «Правка счета». Кнопка «Предварительный просмотр»
Компания «АСУ XXI век»
23
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 27. Печатная форма счета
7. В левой нижней части формы нажмите кнопку «Закрыть» и подтвердите
внесенные изменения, если они были произведены.
8. Таким образом, счет клиента по договору создается с помощью одной
кнопки «Создать счет клиента». Этот счет будет храниться в журнале
«Счета клиента» и на закладке «Связанные документы» формы «Правка
договора» того договора, по которому создается счет:
Рис. 28. Форма «Правка договора». Закладка «Связанные документы»
Компания «АСУ XXI век»
24
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Создание отгрузочных документов
Для создания отгрузочных документов (актов выполненных работ, товарных
накладных, счетов-фактур) по договору необходимо выполнить следующие
действия:
1. На панели инструментов вызовите пункт меню «Журналы & Отчеты» - >
«Договоры». Откроется журнал «Договоры»;
2. Вызовите на правку (пункт контекстного меню «Правка» или двойной
щелчок левой кнопки мыши) тот договор, по которому хотите создать
отгрузочный документ. Откроется форма «Правка договора»;
3. На панели инструментов открывшейся формы нажмите кнопку «Создать
документ «Реализация» исходящий»:
Рис. 29. Форма «Правка договора». Кнопка «Создать документ
«Реализация» исходящий»
4. В зависимости от типа номенклатуры, занесенной в спецификацию
договора, создастся акт выполненных работ (для услуг) или товарная
накладная (для товаров). После создания документа программа предложит
открыть его на правку:
Компания «АСУ XXI век»
25
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 30. Форма «Правка акта выполненных работ». Закладка «Основная»
5. Поля и таблица открывшейся формы содержат значения, полученные из
реквизитов формы «Правка договора». Если необходимо, Вы можете
изменить нужные Вам реквизиты. Закладка «Связанные документы»
содержит договор, по которому создавался данный документ. Чтобы
просмотреть печатную форму документа, на панели инструментов
нажмите кнопку «Предварительный просмотр»:
Компания «АСУ XXI век»
26
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 31. Печатная форма акта выполненных работ
6. В левой нижней части формы нажмите кнопку «Закрыть» и подтвердите
внесенные изменения, если они были произведены.
7. Таким образом, отгрузочный документ создан и хранится в журнале
«Документы «Реализация» исходящие» и на закладках «Связанные
документы» и «Реализация» формы «Правка договора» того договора, по
которому создается документ:
Рис. 32. Форма «Правка договора». Закладка «Связанные документы»
Компания «АСУ XXI век»
27
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 33. Форма «Правка договора». Закладка «Реализация»
В нижней части формы в данном примере написано «Реализовано: 19 300,00».
Это означает, что по данному договору было реализовано услуг на сумму 19 300,00
рублей.
Ведение взаиморасчетов по договору
В программе «Экспресс-Управление» реализована возможность ведения
взаиморасчетов по договору. На предыдущем шаге мы создали отгрузочные
документы по договору, то есть мы знаем, что данной организации было
предоставлено услуг на сумму 19 300,00 рублей. Баланс по договору отрицательный,
так как услуги были оказаны, но не были оплачены.
Для ведения взаиморасчетов по договору необходимо в программе
отображать не только отгрузку, но и оплату услуг по договору. Для этого
необходимо выполнить следующие действия:
1. На панели инструментов вызовите пункт меню «Журналы и Отчеты —
Договоры». Откроется журнал «Договоры»;
2. Вызовите на правку (пункт контекстного меню «Правка» или двойной
щелчок левой кнопки мыши) нужный. Откроется форма «Правка
договора»;
3. Перейдите на закладку «Оплата». Здесь необходимо отобразить оплату,
произведенную по договору;
Компания «АСУ XXI век»
28
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
4. Вызовите команду контекстного меню «Добавить операцию» поля
закладки «Оплата»:
Рис. 34. Форма «Правка договора». Закладка «Оплата».
Пункт контекстного меню «Добавить операцию»
5. Откроется «Журнал операций». Здесь необходимо либо выбрать, либо
создать новую финансовую операцию, отображающую оплату
услуг/товаров компании и нажать кнопку «ОК», расположенную в левой
нижней части формы. На закладке «Оплата» формы «Правка договора»
будет отображаться данная финансовая операция:
Рис. 35. Форма «Правка договора». Закладка «Оплата».
Компания «АСУ XXI век»
29
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
В нижней части формы в данном примере написано «Оплачено: 10 000,00».
Это означает, что по данному договору за услуги нашей компании было оплачено
10 000,00 рублей
Итак, в совокупности получается, что наша компания оказала услуг на сумму
19 300,00 рублей, а получила 10 000,00 рублей. Таким образом, баланс по данному
договору – отрицательный и равен 9 300,00 рублей.
Баланс по договорам, удовлетворяющим условиям фильтра, отображается в
нижней правой части формы «Договоры»:
Рис. 36. Форма «Договоры». Баланс по договорам
Компания «АСУ XXI век»
30
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Подсчет маржинальной прибыли по договорам
Для подсчета маржинальной прибыли по договорам необходимо выполнить
следующие действия:
1. На панели инструментов вызовите пункт меню «Журналы и отчеты —
Договоры». Откроется журнал «Договоры»;
2. Вызовите на правку (пункт контекстного меню «Правка» или двойной
щелчок левой кнопки мыши) нужный. Откроется форма «Правка
договора»;
3. Перейдите на закладку «Затраты». Здесь необходимо отобразить затраты
нашей компании, произведенные по договору;
4. Вызовите команду контекстного меню «Добавить операцию»:
Рис. 37. Форма «Правка договора». Закладка «Затраты».
Пункт контекстного меню «Добавить операцию»
5. Откроется «Журнал операций». Здесь необходимо либо выбрать, либо
создать новую финансовую операцию, отображающую затраты компании
и нажать кнопку «ОК», расположенную в левой нижней части формы. На
закладке «Затраты» формы «Правка договора» будет отображаться данная
финансовая операция:
Компания «АСУ XXI век»
31
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
Рис. 38. Форма «Правка договора». Закладка «Затраты»
6. В появившейся строке необходимо отобразить сумму, потраченную «на
сделку», то есть затраты нашей компании по данному договору. Для этого
в новой строке встаем на ячейку «На сделку» и указываем необходимую
сумму:
Рис. 39. Форма «Правка договора». Закладка «Затраты».
Отображение затрат по договору
Компания «АСУ XXI век»
32
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
В данном примере мы отобразили, что на сделку по договору нами было
потрачено 2 400,00 рублей. В левой нижней части формы отображено, что затраты
составляют 2 400,00 рублей, а маржинальная прибыль – 16 900,00 рублей.
Маржинальная прибыль по договорам, удовлетворяющим условиям фильтра,
отображается в нижней правой части формы «Договоры»:
Рис. 40. Форма договоры. Маржинальная прибыль по договорам
Компания «АСУ XXI век»
33
Методическое пособие — Модуль «Экспресс-Договоры»
ООО «Компания АСУ XXI век»
197110, Россия, Санкт-Петербург, Петровский пр., 26
Тел./факс: (812) 350-94-14, 235-48-90
Адрес в Интернете: http://www.asuxxivek.ru
Электронная почта: mailbox@asuxxivek.ru
Техническая поддержка: service@asuxxivek.ru
Ждем вашего звонка!
Компания «АСУ XXI век»
34
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
26
Размер файла
1 271 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа