close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Документы по кадрам 1 1 2

код для вставкиСкачать
Документы по кадрам ...................................................................................................................1
Локальные акты .........................................................................................................................1
Учетные документы ..................................................................................................................2
Особенности оформления .............................................................................................................2
Штатное расписание..................................................................................................................2
Оплата труда ..............................................................................................................................3
Правила внутреннего трудового распорядка ..........................................................................3
График отпусков ........................................................................................................................3
Положение о защите персональных данных ...........................................................................4
Трудовой договор ......................................................................................................................4
Дополнительное соглашение ....................................................................................................4
Трудовая книжка........................................................................................................................4
Кадровые процедуры .....................................................................................................................5
Прием на работу ........................................................................................................................5
Дополнительное соглашение ....................................................................................................6
Изменение штатного расписания .............................................................................................6
Изменение биографических, учетных данных .......................................................................7
Перевод, перемещение ..............................................................................................................7
Материальная ответственность ................................................................................................7
Командирование сотрудников..................................................................................................8
Предоставление отпуска ...........................................................................................................8
Дисциплинарное взыскание .....................................................................................................9
Воинский учет ............................................................................................................................9
Увольнение работника ............................................................................................................10
Кадровый учет и кадровое делопроизводство организации
Надеемся, материал, с которым Вы познакомитесь в данном разделе, поможет
начинающим специалистам организовать свою работу, а более опытным - освежить свои
знания.
Документы по кадрам
Кадровые документы организации разделяют на Локальные нормативные акты и
Учетные документы.
Локальные акты
К локальным нормативным актам организации относят:
­
Штатное расписание (Т-3);
­
Правила внутреннего трудового распорядка;
­
График отпусков (Т-7);
­
Положение о защите персональных данных;
­
Положение об оплате труда;
­
Положение о коммерческой тайне.
С каждым из локальных нормативных актов сотрудник должен быть ознакомлен
до фактического допуска к работе под роспись!
Учетные документы
Учетные документы используются для первичного кадрового учета и включают:
­
Трудовые договоры;
­
Приказы по кадрам;
­
Личные карточки (Т-2);
­
Командировочные удостоверения, служебные задания (Т-10 и Т-10а);
­
Табель учета рабочего времени (Т-12 или Т-13);
­
Трудовые книжки;
­
Заявления, объяснительные, обязательства работников и т.д.
Значительная часть документов по кадрам имеет унифицированную форму
(формы «Т»). Бланки данных форм, Вы сможете найти в любой правовой базе или
кадровой программе (например, в программе 1С ЗиК). Ведение унифицированных форм
обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории
Российской Федерации (пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации
от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты»). В унифицированных формах
нельзя ничего убавлять, но добавлять можно – например, визы согласования.
Кадровые документы организации не ограничиваются приведенным списком. Мы
привели лишь те, которые встречаются в практике работы кадровых служб наиболее
часто.
Особенности оформления
При осуществлении документационного обеспечения в организации необходимо
обращать внимание на требования предъявляемые Инспекцией по труду к оформлению
кадровых документов.
Штатное расписание
­
Обязательно указывать оклады сотрудников;
­
Нельзя указывать для одинаковых должностей разные оклады (ст. 37
Конституции РФ и ст. 22 ТК РФ (за равный труд - равная оплата);
­
Для различия окладов, для одинаковых должностей могут устанавливаться
надбавки, которые и составят зарплату сотрудника, указанную в трудовом
договоре;
­
«Вилки» в окладах запрещены. Необходимо делать для одной должности
разные квалификационные категории, которые могут оцениваться поразному;
­
В штатном расписании может быть не одна штатная единица, а меньше,
например – 0,4 или 0,25;
­
Предложения по изменению Штатного расписания согласовываются
Руководителем функционального направления, Руководителем службы
персонала Управляющей Компании и утверждаются Генеральным
директором.
Оплата труда
Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном
расписании, получают надбавки, премии и комиссионные - в организации должен быть
документ четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и
начисления таких выплат по существующим системам оплаты труда и премирования.
Таким документом является «Положение об оплате труда».
При организации оплаты труда в организации необходимо помнить о следующих
наиболее часто встречающихся ошибки:
­
Одним из основных ориентиров для налоговых органов и инспекторов по
труду при проверке организации являются показатели минимальной и
средней заработной платы.
­
В течение месяца на предприятии должны быть установлены две даты для
выплаты заработной платы с интервалом 14-15 дней.
­
Даты, размеры и место выдачи зарплаты должны быть указаны в
Положении об оплате труда и в трудовых договорах. Случается, что
Положении об оплате труда указаны одни даты (размеры окладов), в
трудовых договорах – другие, а в ведомостях по зарплате – третьи, что
является нарушением Трудового законодательства.
В случае если в одну из назначенных дат работник не приходит за зарплатой,
работодатель должен составить акт о неявке работника за получением зарплаты снимая,
таким образом, с себя ответственность за невыплату в установленное время.
Правила внутреннего трудового распорядка
При самостоятельном составлении ПВТР необходимо помнить о следующих
встречающихся нарушениях:
­
В ПВТР, трудовых договорах, графиках работы должны быть установлены
одинаковые режимы работы для одинаковых должностей.
­
При нормированном рабочем дне с пятидневной рабочей неделей в
трудовых договорах и ПВТР продолжительность рабочего дня не может
превышать 8 часов в день, а для совместителей –16 часов в неделю (0,4
ставки).
График отпусков
Право работника на труд и отдых установлено Конституцией, а нарушение
конституционных прав влечет уголовную ответственность – помните об этом. Важно
отслеживать исполнение и соблюдение графика отпусков – это установленная законом
обязанность работодателя! Кроме того, компенсации за неиспользованный отпуск
накапливаются и могут достигать существенных размеров.
Деление отпуска на части допускается, но - при наличии заявления сотрудника
(из заявления должно быть ясно, что деление отпуска происходит по личной просьбе
работника). Необходимо соблюдать правило о том, что одна из частей отпуска должна
быть не менее 14 календарных дней.
Точность формирования графика отпусков допускает формулировки «конец
апреля», «начало мая» или номера недели.
Вновь принятым сотрудникам, отпуск должен быть предоставлен (по требованию
работника) по истечении первых 6-и месяцев работы!
График отпусков на очередной календарный год формируется в организации и
утверждается не позднее, чем за две недели до наступления очередного года (до17
декабря).
Положение о защите персональных данных
Основное, что необходимо помнить при работе с персональными данными
сотрудников – то, что доступ к ним ограничивается утверждаемым списком, а все
сторонние лица и организации, к персональным данным сотрудников могут быть
допущены исключительно с письменного согласия работника.
Трудовой договор
При разработке и заключении трудовых договоров, необходимо обратить
внимание на следующее:
­
Трудовые договоры должны быть заключены с каждым сотрудником.
­
Заключение срочных договоров допускается исключительно по основаниям
указанным в ТК РФ;
­
Размер заработной платы (тарифа), а также форма оплаты должны быть
прямо указаны в трудовом договоре.
Срочный трудовой договор, заключенный на период выполнения работ и
перезаключенный сразу после окончания работ на новый период будет признан судом
бессрочным. Данное положение не распространяется на срочные трудовые договоры,
заключаемые с Главным бухгалтером!
Любые переводы или перемещения допустимы исключительно с письменного
согласия работников!
Трудовой договор с Генеральным директором обязателен, если только он не
единственный учредитель организации!
Дополнительное соглашение
Дополнительные соглашения к трудовым договорам заключаются с работниками
при изменении существенных условий трудового договора. Вот некоторые основания для
заключения дополнительных соглашений:
­
Перевод, в результате которого меняется место работы или трудовая
функция работника (включая смену структурного подразделения);
­
Изменение должностного оклада, тарифа или любых иных изменениях в
системе оплаты в организации;
­
Изменение фамилии, имени, отчества, паспортных данных работника;
­
Изменение реквизитов организации (работодателя).
Трудовая книжка
Работа с трудовыми книжками в организации осуществляется в соответствии с
«Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой
книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением
Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 и «Инструкция по заполнению трудовых
книжек», утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. N 69.
При ведении трудовых книжек, необходимо помнить о наиболее часто
встречающихся ошибках:
­
При увольнении запись в трудовой книжке должна полностью
соответствовать основаниям, указанным в ст. 77 ТК РФ.
­
Трудовые книжки уволенных работников в организации храниться не
должны! Всем уволенным работникам, чьи трудовые книжки продолжают
храниться в организации, должны быть высланы уведомления о
необходимости их забрать!
­
Работники не могут самостоятельно приобретать трудовые книжки.
Трудовые книжки покупаются исключительно организацией, после чего
приходуются в приходно-расходной книге.
­
Трудовые книжки должны храниться в сейфе или в несгораемом шкафу.
Кадровые процедуры
В соответствии с действующим законодательством организация формирует и
ведет кадровый учет и кадровое делопроизводство. Ниже рассмотрим основные
кадровые процедуры и их документационное обеспечение.
Прием на работу
Оформление найма сотрудника сопровождается формированием следующих
документов:
­
Заявление работника;
­
Приказ о приеме на работу;
­
Трудовой договор;
­
Должностная инструкция;
­
Трудовая книжка;
­
Личная карточка;
­
Письменное обязательство работника о сохранении коммерческой тайны;
­
Иные документы (об образовании, военный билет, страховое
свидетельство и т.д.).
Перед фактическим допуском к исполнению обязанностей, каждый работник
должен быть ознакомлен под роспись с внутренними локальными актами и инструкциями
организации.
Документы о приеме на работу сотрудника хранятся 75 лет и сортируются
следующим образом:
­
Трудовые договоры нумеруются, регистрируются в книге регистрации
трудовых договоров и подшиваются в отдельную папку, в которой хранятся
вместе с дополнительными соглашениями.
­
Трудовые книжки принимаются у работника и хранятся в сейфе или
несгораемом шкафу. Запись о приеме у работника трудовой книжки (о
выдаче трудовой книжки) делается в Книге движения трудовых книжек.
В соответствии с нормами Охраны труда, вновь принятые работники должны
пройти Вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте. В том, что данные
инструктажи проведены, сотрудник должен расписаться в соответствующем журнале.
Дополнительное соглашение
Любые изменения существенных условий трудового договора допускаются с
обоюдного согласия работника и работодателя и сопровождаются заключением
дополнительного соглашения к трудовому договору.
Заключение с работником дополнительного соглашения сопровождается
формированием следующих документов:
­
Приказ о внесении изменений в документ, регламентирующий
существующие условия трудового договора (штатное расписание, ПВТР,
должностная инструкция или несколько документов);
­
Документ (документы), регламентирующий существующие условия
трудового договора, с изменениями внесенными Приказом;
­
Дополнительное соглашение к трудовому договору;
­
Запись в журнале первичного инструктажа на рабочем месте (в случае,
если изменения коснулись трудовой функции).
Создаваемые документы хранятся в соответствующих папках (приказы – с
приказами, штатные расписания – со штатными расписаниями и т.д.).
Дополнительные соглашения прикрепляются к трудовым договорам (один экземпляр у
работодателя, один экземпляр у работника).
Изменение штатного расписания
Процедура изменения штатного расписания применяется при наступлении
следующих событий:
­
Изменение структуры организации;
­
Изменение наименований должностей;
­
Изменение окладов (тарифов).
При использовании наименований должностей, желательно руководствоваться
действующим Единым тарифно-квалификационным справочником.
Указание в Штатном расписании должностей, не предусмотренных Единым
тарифно-квалификационным справочником, влечет ущемление прав работников на
социальные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.
Изменение штатного расписания сопровождается формированием следующих
документов:
­
Приказ о внесении изменений в штатное расписание;
­
Новое штатное расписание, с учетом изменений внесенных Приказом;
­
Дополнительные соглашения с работниками (в случае, если внесенные в
штатное расписание изменения коснулись существенных условий трудового
договора).
Изменение биографических, учетных данных
Процедура изменения биографических, учетных данных может быть обусловлена
наступлением следующих событий:
­
Изменение фамилии работника;
­
Изменение реквизитов организации.
Процедура оформления изменения биографических, учетных данных
отображается заключением с работником дополнительного соглашения.
Перевод, перемещение
В случае, когда перевод или перемещение работника носят временный характер
(на период вынужденного отсутствия – до 1 месяца или на период
нетрудоспособности) и не затрагивают существенных условий трудового договора достаточно письменного согласия работника (в простой письменной форме). При этом,
начисление зарплаты производится по исполняемой должности (но не менее средней
зарплаты по занимаемой).
Все остальные переводы или перемещения влекут необходимость заключения
дополнительного соглашения к трудовому договору, и сопровождается формированием
следующих документов:
­
Заявление работника;
­
Приказ о переводе или перемещении;
­
Дополнительное соглашение к трудовому договору.
При переводе или перемещении, перед фактическим допуском к работе с
работником должен быть проведен инструктаж на рабочем месте, с соответствующей
записью в журнале инструктажей и подписью работника.
Материальная ответственность
Необходимость должного оформления материальной ответственности в
организации обусловлена заинтересованностью работника и работодателя в
объективном и справедливом распределении ответственности между сторонами
трудового договора за сохранность имущества организации и наступает в следующих
случаях:
­
Наличие в организации работ, при выполнении которых с работниками
может заключаться договор о материальной ответственности;
­
Возложение полной материальной ответственности на должностное лицо
(при вступлении в должность или при начале выполнения работ);
­
Передача дел материально-ответственными лицами (при увольнении или
переводе материально-ответственного лица, на период нахождения в
отпуске);
­
Инвентаризация.
При оформлении материальной ответственности формируются следующие
документы:
­
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
­
Трудовой договор (или дополнительное соглашение к трудовому
договору), в котором указывается, что с работником заключен договор о
полной индивидуальной материальной ответственности.
Документы, формируемые при оформлении приемки-передачи дел материальноответственными лицами:
­
Приказ о проведении инвентаризации, с указанием сроков проведения и
состава инвентаризационной комиссии;
­
Инвентаризационные описи;
­
Акт приемки-передачи материальных ценностей;
­
Письменное объяснение материально-ответственного лица, в случае
выявленной недостаче материальных ценностей;
­
Приказ о привлечении работника к материальной ответственности за
ущерб, причиненный недостачей материальных ценностей, если сумма
ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (если
сумма ущерба превышает месячный оклад – взыскание ущерба в
судебном порядке).
Создаваемые кадровые документы хранятся 75 лет; инвентаризационные описи
и акты приемки-передачи материальных ценностей хранятся в соответствии с
требованиями бухгалтерского учета.
Командирование сотрудников
При направлении сотрудника в командировку в организации формируется
следующая документация:
­
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма
№ Т-9);
­
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении (форма Т-10а);
­
Командировочное удостоверение (форма Т-10);
­
Авансовый отчет (форма АО-1).
Документы о командировке хранятся в организации 5 лет.
Необходимо помнить, что расходы на командировку уменьшают
налогооблагаемую базу организации в случаях, когда сотрудник командируется на
предприятие с которым у организации имеется договор о сотрудничестве.
Обратите внимание: цель командировки должна быть одинакова в Служебном
задании, Командировочном удостоверении и Приказе о направлении в командировку!
Предоставление отпуска
Оформление предоставления очередного оплачиваемого отпуска
сопровождается формированием следующих документов:
­
Заявление работника на отпуск;
­
Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6);
­
Запись в личной карточке (Т-2) и графике отпусков (Т-7) о фактических
датах отпуска.
С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен не
позднее, чем за две недели под роспись!
График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до
наступления календарного года (до 17 декабря).
Вновь принятые работники, получают право на отпуск по истечении 6 месяцев
непрерывной работы в организации. Т.е., вновь принятого сотрудника работодатель
обязан отпустить в отпуск продолжительностью 28 календарных дней по его требованию,
после 6 месяцев непрерывной работы в организации!
Дисциплинарное взыскание
Дисциплинарное взыскание (замечание; выговор; увольнение по
соответствующим основаниям) может быть наложено в случае неисполнения или
ненадлежащего исполнения работником по его вине возложенных на него должностных
обязанностей и оформляется следующим образом:
­
Работодатель затребует от работника письменное объяснение (по
истечении двух рабочих дней, если указанное объяснение работником не
предоставлено, составляется акт об отказе в объяснении допущенного
нарушения);
­
Не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (шести месяцев
со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки
финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – не
позднее двух лет со дня его совершения), руководитель организации
издает приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику;
­
Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику
под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая
времени отсутствия работника на работе (если работник отказывается
ознакомиться с указанным приказом под роспись, составляется акт об
отказе в ознакомлении с приказом);
­
Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания
работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он
считается не имеющим дисциплинарного взыскания, а все хранимые по
взысканию документы уничтожаются.
Необходимо помнить, что дисциплинарное взыскание может быть обжаловано
работником в государственной инспекции труда и/или органах по рассмотрению
индивидуальных трудовых споров.
Воинский учет
Организация воинского учета в организации сопровождается формированием
следующих документов:
­
Руководитель организации издает Приказ «Об организации воинского учета
и бронирования граждан, пребывающих в запасе» и о возложении
ответственности за осуществление воинского учета в организации на
должностное лицо;
­
Лицо, ответственное за ведение воинского учета в организации:
готовит Донесение в военный учетный стол «О количестве граждан,
пребывающих в запасе, забронированных за отраслями экономики
Российской Федерации»;
заполняет раздел 2: «Сведения о воинском учете» в личных
карточках сотрудников (форма Т-2).
Создаваемые документы хранятся в соответствующих папках. Донесение «О
количестве граждан, пребывающих в запасе, забронированных за отраслями экономики
Российской Федерации» подается в Военный учетный стол по месту регистрации
организации ежегодно, в срок до 1 ноября.
Увольнение работника
Оформление увольнения работника сопровождается формированием следующих
документов:
­
Принимается заявление работника на увольнение (за 2 недели до
предполагаемой даты увольнения);
­
Издается приказ об увольнении (форма Т-8);
­
Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск и готовится
Записка – расчет.
­
Работник сдает полис обязательного медицинского страхования (ОМС) и
расписывается:
­
в приказе на увольнение,
в расчетной ведомости,
в личной карточке,
в журнале выдачи полисов ОМС,
в книге учета движения трудовых книжек.
В последний рабочий день (день увольнения), производится полный расчет
с сотрудником, делается запись в трудовой книжке работника.
В случае, когда уволенные работники за расчетом не являлись, у работодателя
должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать
расчет и трудовую книжку.
Агентство Ваши Люди специализируется на аутсорсинге
персонала и будет радо оказать помощь в организации кадрового
учета и кадрового делопроизводства в Вашей организации.
Если какие-то сведения данного раздела покажутся Вам
неполными, некорректными или неактуальными, просим сообщить
нам об этом. Мы обязательно исправим свои ошибки!
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
78
Размер файла
452 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа