close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

12. Документы кадровой службы муниципального образования

код для вставкиСкачать
АССОЦИАЦИЯ
«СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН»
ДОКУМЕНТЫ
КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
Уфа
2010
Методическое пособие «Документы кадровой службы муниципального
образования».– Уфа: Мир печати, 2010. – 102 с.
Издание подготовлено по заданию
Ассоциации «Совет муниципальных
образований Республики Башкортостан»
Составитель: Заборовская Светлана Геннадьевна,
доцент кафедры государственного
и муниципального управления БАГСУ,
канд. соц. наук
Ответственный за выпуск: Исхаков Рустам Ахметович,
исполнительный директор
Ассоциации «Совет муниципальных
образований Республики Башкортостан»
Предлагаемое методическое пособие является продолжением серии книг,
посвященной муниципальной службе, и предназначено для использования в работе муниципальных служащих. В пособии подробно прописано документационное обеспечение кадровой службы органа местного самоуправления.
Электронная версия данного методического пособия находится на официальном сайте Ассоциации «Совет муниципальных образований Республики
Башкортостан» www.asmo-rb.ru.
© Заборовская С.Г., 2010
© Ассоциация «Совет муниципальных образований
Республики Башкортостан», 2010
Документы кадровой службы
муниципального образования
Содержание
Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1. Понятие кадрового делопроизводства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2. Номенклатура дел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3. Правовая база для кадровой службы муниципального
образования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4. Классификация внутренних документов кадровой службы 18
4.1. Организационная структура местной администрации. . . . 18
4.2. Штатное расписание. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.3. Замещение должностей (штатный список) . . . . . . . . . . . . . 23
4.4. Внутренние локальные нормативные акты. . . . . . . . . . . . . 25
4.4.1. Положения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
4.4.2. Иные локальные правовые акты, регулирующие вопросы
муниципальной службы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.4.3. Должностные инструкции. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.4.4. Правила внутреннего трудового распорядка. . . . . . . . . 49
4.4.5. Положение об обработке персональных
данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
4.5. Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение
работника. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.5.1. Трудовой договор . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.5.2. Изменения трудового договора. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.5.3. Приказ (распоряжение) о переводе (Т-5, Т-5а). . . . . . . . 62
4.5.4. Приказ (распоряжение) о прекращении
действия трудового договора. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.5.5. Личная карточка муниципального служащего
(Т-2 ГС(МС) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
4.5.6. Трудовые книжки: учет и хранение. . . . . . . . . . . . . . . . . 75
4.5.7. Личное дело муниципального служащего . . . . . . . . . . . . 80
4.6. Документы, оформляющие отпуск . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
5.
6.
7.
Журналы учета и контроля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Организация текущего хранения кадровых документов. . . . . . 94
Формирование документов в дела. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Список литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Введение
До принятия в 2007 году нового Федерального закона от 2 марта
2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон) вопросам кадровой работы в муниципальном образовании не уделялось столько внимания. В новом
Федеральном законе кадровой работе в муниципальном образовании
отведена отдельная глава, которая включает шесть статей:
статья 28. Кадровая работа в муниципальном образовании;
статья 29. Персональные данные муниципального служащего;
статья 30. Порядок ведения личного дела муниципального служащего;
статья 31. Реестр муниципальных служащих в муниципальном
образовании;
статья 32. Приоритетные направления формирования кадрового
состава муниципальной службы;
статья 33. Кадровый резерв на муниципальной службе.
Согласно статье 28 кадровая работа в муниципальном образовании включает в себя:
1) формирование кадрового состава для замещения должностей
муниципальной службы;
2) подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);
3) организацию подготовки проектов муниципальных правовых
актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на
пенсию, и оформление соответствующих документов;
4) ведение трудовых книжек муниципальных служащих;
5) ведение личных дел муниципальных служащих;
6) ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном
образовании;
7) оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;
8) проведение конкурса на замещение вакантных должностей
муниципальной службы и включение муниципальных служащих в
кадровый резерв;
9) проведение аттестации муниципальных служащих;
10) организацию работы с кадровым резервом и его эффективное
использование;
11) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на
муниципальную службу, а также оформление допуска установленной
формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
12) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и
обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьей 13 Федерального закона и
другими федеральными законами;
13) консультирование муниципальных служащих по правовым и
иным вопросам муниципальной службы;
14) решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законом субъекта Российской Федерации.
Эффективность деятельности кадровой службы муниципального
образования зависит от того, насколько грамотно организована работа с документами. Представленные в полном объеме, правильно
оформленные и зарегистрированные документы - это гарантия эффективной работы с кадровым составом муниципального образования.
1. Понятие кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все
кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного
взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые
факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
• документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
• построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
• регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
• создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
• разрешить трудовые споры.
Кадровое делопроизводство в муниципальном образовании имеет свою специфику, обусловленную особенностями правового статуса муниципального служащего и прохождения муниципальной службы.
2. Номенклатура дел
В целях организации эффективного делопроизводства кадровой
службы в муниципальном образовании необходимо разработать номенклатуру дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации муниципального образования
с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и
индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых
в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав
дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это
систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые
предположительно будут заведены в делопроизводстве организации
(или ее структурного подразделения) в определенном календарном
году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном
порядке.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
8
ɕə ə:
ɭɱɟɬɚ ɞɟɥ,
ɡɚɜɟɞɟɧɧɵɯ ɜ
ɬɟɱɟɧɢɟ ɝɨɞɚ ɜ
ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ ɢ
ɜ ɟɟ
ɫɬɪɭɤɬɭɪɧɵɯ
ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɹɯ
ɮɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɹ
ɞɟɥ
(ɨɛɟɫɩɟɱɟɧɢɹ
ɩɨɪɹɞɤɚ ɩɪɢ
ɩɨɞɲɢɜɤɟ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ ɜ
ɞɟɥɚ
ɢɧɞɟɤɫɚɰɢɢ
ɞɟɥ
ɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɹ ɨɩɢɫɟɣ
ɩɪɢ ɫɞɚɱɟ ɜ ɚɪɯɢɜ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ɩɨɫɬɨɹɧ-ɧɨɝɨ
постоянного иɢ
ɜɪɟɦɟɧɧɨɝɨ
(ɫɜɵɲɟ 10 ɥɟɬ)
ɯɪɚɧɟɧɢɹ
ɭɱɟɬɚ ɜ ɚɪɯɢɜɟ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ɜɪɟɦɟɧɧɨɝɨ
ɯɪɚɧɟɧɢɹ
(ɞɨ 10 ɥɟɬ)
ɚɤɭɸноменклатуру
ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɭ дел
ɞɟɥ выбрать
ɜɵɛɪɚɬɶ и
ɢ утвердить
ɭɬɜɟɪɞɢɬɶ ɜв ɤɚɱɟɫɬɜɟ
Какую
качествеɨɛɪɚɡɰɚ
образ- ца
- типовую
примерную,
каждая
организация
решает
самостоɬɢɩɨɜɭɸ
ɢɥɢ или
ɩɪɢɦɟɪɧɭɸ,
ɤɚɠɞɚɹ
ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɹ
ɪɟɲɚɟɬ
ɫɚɦɨɫɬɨɹɬɟɥɶɧɨ.
ятельно.
Наличие
типовой
и
примерной
номенклатуры
значительно
ɚɥɢɱɢɟ ɬɢɩɨɜɨɣ ɢ ɩɪɢɦɟɪɧɨɣ ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɵ ɡɧɚɱɢɬɟɥɶɧɨ ɨɛɥɟɝɱɚɟɬ ɪɚɛɨɬɭ
облегчает работу по составлению индивидуальной номенклатуры
ɩɨ ɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɸ ɢɧɞɢɜɢɞɭɚɥɶɧɨɣ ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɵ ɞɟɥ, ɤɨɬɨɪɚɹ
дел,
которая разрабатывается в каждой конкретной организации. При
ɪɚɡɪɚɛɚɬɵɜɚɟɬɫɹ
ɜ ɤɚɠɞɨɣ
ɤɨɧɤɪɟɬɧɨɣ
ɷɬɨɦ ɡɚɝɨɥɨɜɤɢ
ɞɟɥ
этом заголовки дел
и сроки
храненияɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ.
документовɪɢ
полностью
переносятся
в нее
из типовой
или примерной
ɢ ɫɪɨɤɢ
ɯɪɚɧɟɧɢɹ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ɩɨɥɧɨɫɬɶɸ номенклатуры.
ɩɟɪɟɧɨɫɹɬɫɹ ɜ ɧɟɟ ɢɡ ɬɢɩɨɜɨɣ ɢɥɢ
Номенклатура
дел
разрабатывается
и утверждается в администɩɪɢɦɟɪɧɨɣ ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɵ.
рации муниципального образования в конце каждого календарного
ɞɟɥ ɪɚɡɪɚɛɚɬɵɜɚɟɬɫɹ
ɢ ɭɬɜɟɪɠɞɚɟɬɫɹ
года, аɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɚ
в действие вводится
с января очередного
года. ɜ ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ
ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɝɨ
ɨɛɪɚɡɨɜɚɧɢɹ
ɜ ɤɨɧɰɟ дел
ɤɚɠɞɨɝɨ
ɤɚɥɟɧɞɚɪɧɨɝɨ
ɝɨɞɚ, ɚ ɜ
При составлении
номенклатуры
следует
руководствоваться
имеющимися
в администрации
муниципального
образования полоɞɟɣɫɬɜɢɟ ɜɜɨɞɢɬɫɹ
ɫ ɹɧɜɚɪɹ ɨɱɟɪɟɞɧɨɝɨ
ɝɨɞɚ.
жением о кадровой службе, инструкцией по делопроизводству, а такɪɢ ɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɢ ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɵ ɞɟɥ ɫɥɟɞɭɟɬ ɪɭɤɨɜɨɞɫɬɜɨɜɚɬɶɫɹ
же Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
ɢɦɟɸɳɢɦɢɫɹ ɜорганизаций,
ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ
ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɝɨ
ɨɛɪɚɡɨɜɚɧɢɹ
деятельности
с указанием
сроков
хранения, ɩɨɥɨɠɟɧɢɟɦ
утвержден- ɨ
ɤɚɞɪɨɜɨɣ
ɫɥɭɠɛɟ, 6ɢɧɫɬɪɭɤɰɢɟɣ
ɞɟɥɨɩɪɨɢɡɜɨɞɫɬɜɭ,
ɚ ɬɚɤɠɟ
ɟɪɟɱɧɟɦ
ным
Росархивом
октября 2000ɩɨгода
(далее – Перечень),
номенклатурами
дел за
предшествующие
2 - 3 года. ɨɛɪɚɡɭɸɳɢɯɫɹ
Кроме того, приɜ составлении
ɬɢɩɨɜɵɯ
ɭɩɪɚɜɥɟɧɱɟɫɤɢɯ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ,
ɞɟɹɬɟɥɶɧɨɫɬɢ
номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требоваɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ, ɫ ɭɤɚɡɚɧɢɟɦ ɫɪɨɤɨɜ ɯɪɚɧɟɧɢɹ, ɭɬɜɟɪɠɞɟɧɧɵɦ ɨɫɚɪɯɢɜɨɦ
ния, предъявляемые к документации по личному составу Законами о
6 ɨɤɬɹɛɪɹ 2000службе,
ɝɨɞɚ (ɞɚɥɟɟ
– ɟɪɟɱɟɧɶ),
ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɚɦɢ
ɞɟɥ ɡɚ
муниципальной
Трудовым
кодексом Российской
Федерации,
ɩɪɟɞɲɟɫɬɜɭɸɳɢɟ
2 - 3 ɝɨɞɚ.
ɪɨɦɟ ɬɨɝɨ,
ɩɪɢ ɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɢ
ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɵ
ɞɟɥ
другими
нормативными
актами,
регулирующими
трудовые
правоотношения.
сожалению,
многиеɭɱɢɬɵɜɚɬɶ
из документов,
предусмотренные
за- ɤ
ɤɚɞɪɨɜɨɣ К
ɫɥɭɠɛɵ
ɧɟɨɛɯɨɞɢɦɨ
ɬɪɟɛɨɜɚɧɢɹ,
ɩɪɟɞɴɹɜɥɹɟɦɵɟ
конодательными актами, в частности Трудовым кодексом Российской
ɞɨɤɭɦɟɧɬɚɰɢɢ ɩɨ ɥɢɱɧɨɦɭ ɫɨɫɬɚɜɭ ɚɤɨɧɚɦɢ ɨ ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɣ ɫɥɭɠɛɟ,
Федерации, не включены в действующий Перечень, что вызывает опɪɭɞɨɜɵɦ ɤɨɞɟɤɫɨɦ
ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ
ɟɞɟɪɚɰɢɢ,
ɞɪɭɝɢɦɢ
ɧɨɪɦɚɬɢɜɧɵɦɢ
ɚɤɬɚɦɢ,
ределенные
трудности
у работников
кадровой
службы
при формировании
дел.
ɪɟɝɭɥɢɪɭɸɳɢɦɢ
ɬɪɭɞɨɜɵɟ ɩɪɚɜɨɨɬɧɨɲɟɧɢɹ. ɫɨɠɚɥɟɧɢɸ, ɦɧɨɝɢɟ ɢɡ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ, ɩɪɟɞɭɫɦɨɬɪɟɧɧɵɟ ɡɚɤɨɧɨɞɚɬɟɥɶɧɵɦɢ ɚɤɬɚɦɢ, ɜ ɱɚɫɬɧɨɫɬɢ
ɪɭɞɨɜɵɦ ɤɨɞɟɤɫɨɦ ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ ɟɞɟɪɚɰɢɢ, ɧɟ ɜɤɥɸɱɟɧɵ ɜ ɞɟɣɫɬɜɭɸɳɢɣ
В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает администрация муниципального образования (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и
регистрационные материалы – картотеки, журналы (книги) учета и
выдачи документов.
Согласно требованиям подраздела 3.4 Основных правил работы
архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 6 февраля
2002 года (далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой
службы формируется в виде таблицы.
Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов:
1) индекс дела;
2) заголовок дела;
3) количество единиц хранения;
4) срок хранения и номер статьи по перечню;
5) примечание.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого
дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в администрации муниципального образования цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности)
и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения, например 02-03, где 02 – обозначение
структурного подразделения (отдел кадров), 03 – порядковый номер
дела по номенклатуре (приказы по личному составу).
В графе 2 номенклатуры дел показываются заголовки дел.
Например, для отдела кадров заголовки дел могут идти в следующей последовательности.
Организационно-распорядительные документы.
Штатные расписания.
Приказы по личному составу.
Годовой план работы отдела.
Годовой отчет о работе отдела.
Более подробную информацию о формировании примерной номенклатуры дел администрации муниципального образования см.: Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан, Совета и администрации сельского, городского поселения Республики
Башкортостан. – Уфа: 2008. – 96 с.
10
Годовой статистический отчет о движении кадров.
Личные карточки работников (форма Т-2ГС (МС)) и т.д.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру дел или другое
основание для установления срока хранения дел.
В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о
переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и
т.д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и
временного хранения.
Пример формы номенклатуры дел кадровой службы администрации муниципального образования (аппарата Совета):
Индекс
дела
Заголовок
дела
(тома, части)
Кол-во
дел
Срок хранения
дела и номера
статей
по перечню
Примечание
В первом разделе номенклатуры дел кадровой службы муниципального образования указываются организационно-распорядительные документы. Это могут быть законодательные, нормативные и
другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры.
Необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы,
приказы и т.п. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела – «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т.п.).
В то же время нельзя объединять приказы с инструкциями, поскольку Перечень трактует срок хранения таких дел «3 г.» с учетом
примечания: «После замены новыми».
11
Внутренние руководящие документы могут формироваться по
аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций.
В то же время самой кадровой службой могут разрабатываться и
отдельные документы по организационным вопросам, входящим в
ее компетенцию (положение о премировании, положение о порядке
проведения аттестации, положение о работе с кадровым резервом и
т.п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного
хранения и должны вестись отдельно.
После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: Приказы по личному составу,
личные дела, личные карточки работников и т.п.
Номенклатура дел администрации муниципального образования
печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в
качестве учетного документа, четвертый – в архиве, в который передаются документы данной администрации (аппарата Совета) муниципального образования.
Сводная номенклатура дел администрации (аппарата Совета) муниципального образования пересматриваются не реже, чем один раз
в 5 лет. В конце каждого года она уточняется представителем нанимателя и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
3. Правовая база для кадровой службы муниципального
образования
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной
работы специалиста кадровой службы. Поэтому первым шагом является создание достаточной базы нормативных документов. Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой
службы, можно разделить на две самостоятельные группы.
В первую группу входят законодательные и подзаконные акты,
содержащие законодательство о муниципальной службе, нормы тру12
дового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для
исполнения. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам ответственности.
Ко второй группе относятся документы методического характера
по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что
они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать,
в какой мере придерживаться этих
13 рекомендаций.
ɨɤɭɦɟɧɬɵ, ɧɟɨɛɯɨɞɢɦɵɟ ɜ ɪɚɛɨɬɟ ɤɚɞɪɨɜɨɣ ɫɥɭɠɛɵ
ɮɢɰɢɚɥɶɧɵɟ ɞɨɤɭɦɟɧɬɵ
ɨɤɭɦɟɧɬɵ ɦɟɬɨɞɢɱɟɫɤɨɝɨ ɯɚɪɚɤɬɟɪɚ
ɨɧɫɬɢɬɭɰɢɹ ɢ ɨɧɫɬɢɬɭɰɢɹ ɚɤɨɧɨɞɚɬɟɥɶɫɬɜɨ ɨ ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɣ ɫɥɭɠɛɟ
ɪɭɞɨɜɨɣ ɤɨɞɟɤɫ ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ ɟɞɟɪɚɰɢɢ
ɟɞɟɪɚɥɶɧɵɟ ɡɚɤɨɧɵ
ɤɚɡɵ ɪɟɡɢɞɟɧɬɚ ɢ ɨɫɭɞɚɪɫɬɜɟɧɧɵɟ ɫɬɚɧɞɚɪɬɵ
ɟɠɨɬɪɚɫɥɟɜɵɟ ɢ ɜɟɞɨɦɫɬɜɟɧɧɵɟ ɧɨɪɦɚɬɢɜɵ
ɟɪɟɱɧɢ ɬɢɩɨɜɵɯ ɭɩɪɚɜɥɟɧɱɟɫɤɢɯ ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ɪɚɜɢɥɚ ɜɟɞɟɧɢɹ ɢ ɯɪɚɧɟɧɢɹ ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ɧɫɬɪɭɤɰɢɢ ɩɨ ɡɚɩɨɥɧɟɧɢɸ ɤɚɞɪɨɜɵɯ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ɨɫɬɚɧɨɜɥɟɧɢɹ ɪɚɜɢɬɟɥɶɫɬɜɚ ɢ ɢ
ɧɨɪɦɚɬɢɜɧɵɟ ɚɤɬɵ ɮɟɞɟɪɚɥɶɧɵɯ ɨɪɝɚɧɨɜ
ɢɫɩɨɥɧɢɬɟɥɶɧɨɣ ɜɥɚɫɬɢ
ɥɶɛɨɦɵ ɭɧɢɮɢɰɢɪɨɜɚɧɧɵɯ ɮɨɪɦ ɩɟɪɜɢɱɧɨɣ
ɭɱɟɬɧɨɣ ɞɨɤɭɦɟɧɬɚɰɢɢ
ɛɳɟɪɨɫɫɢɣɫɤɢɟ ɤɥɚɫɫɢɮɢɤɚɬɨɪɵ
ɩɪɚɜɨɱɧɢɤɢ
ɤɬɵ ɨɪɝɚɧɨɜ ɦɟɫɬɧɨɝɨ ɫɚɦɨɭɩɪɚɜɥɟɧɢɹ
ɨɤɚɥɶɧɵɟ ɧɨɪɦɚɬɢɜɧɵɟ ɚɤɬɵ
ɛɢɛɥɢɨɬɟɤɟ ɤɚɞɪɨɜɨɣ ɫɥɭɠɛɵ ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ (ɚɩɩɚɪɚɬɚ ɨɜɟɬɚ)
В библиотеке кадровой службы администрации (аппарата Совеɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɝɨ
ɨɛɪɚɡɨɜɚɧɢɹ
ɜ ɨɛɹɡɚɬɟɥɶɧɨɦ
ɩɨɪɹɞɤɟ ɞɨɥɠɧɵ
ɜɫɟ
та) муниципального
образования
в обязательном
порядкеɛɵɬɶ
должны
ɧɨɪɦɚɬɢɜɧɵɟ
ɩɪɚɜɨɜɵɟ ɚɤɬɵ,
ɫɨɫɬɚɜɥɹɸɳɢɟ
ɩɟɪɜɭɸ ɝɪɭɩɩɭ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
быть
все нормативные
правовые
акты, составляющие
первую
группу
документов
«Официальные
документы».
«ɮɢɰɢɚɥɶɧɵɟ ɞɨɤɭɦɟɧɬɵ».
Основы
правового регулирования муниципальной службы Росɫɧɨɜɵ ɩɪɚɜɨɜɨɝɨ ɪɟɝɭɥɢɪɨɜɚɧɢɹ ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɣ ɫɥɭɠɛɵ ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ
сийской Федерации закреплены Конституцией Российской Федераɟɞɟɪɚɰɢɢ ɡɚɤɪɟɩɥɟɧɵ ɨɧɫɬɢɬɭɰɢɟɣ ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ ɟɞɟɪɚɰɢɢ.
ции.
ɫɬɚɬɶɟ
3 ɟɞɟɪɚɥɶɧɨɝɨ
ɡɚɤɨɧɚ
« ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɣ
ɫɥɭɠɛɟ
ɜ
В
статье
3 Федерального
закона
«О муниципальной
службе
в Росɨɫɫɢɣɫɤɨɣ
ɟɞɟɪɚɰɢɢ»
ɭɫɬɚɧɨɜɥɟɧɨ,что ɱɬɨ
ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɚɹ
ɫɥɭɠɛɚ
сийской
Федерации»
установлено,
муниципальная
служба
осуществляется
Конституцией
Российской
Федерации.
ɨɫɭɳɟɫɬɜɥɹɟɬɫɹв ɜсоответствии
ɫɨɨɬɜɟɬɫɬɜɢɢ ɫсɨɧɫɬɢɬɭɰɢɟɣ
ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ
ɟɞɟɪɚɰɢɢ.
ɗɬɨ
ɨɡɧɚɱɚɟɬ, ɱɬɨ ɜ ɫɜɨɟɣ ɞɟɹɬɟɥɶɧɨɫɬɢ ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɵɟ ɫɥɭɠɚɳɢɟ ɨɛɹɡɚɧɵ
13
ɫɨɛɥɸɞɚɬɶ ɨɧɫɬɢɬɭɰɢɸ ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ ɟɞɟɪɚɰɢɢ, ɨɛɟɫɩɟɱɢɜɚɬɶ ɪɟɚɥɢɡɚɰɢɸ
ɩɪɚɜ ɢ ɫɜɨɛɨɞ ɝɪɚɠɞɚɧ, ɡɚɤɪɟɩɥɟɧɧɵɯ ɨɧɫɬɢɬɭɰɢɟɣ ɨɫɫɢɣɫɤɨɣ ɟɞɟɪɚɰɢɢ.
ɥɹ ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɣ ɫɥɭɠɛɵ ɜɚɠɧɟɣɲɢɦɢ ɹɜɥɹɸɬɫɹ ɫɥɟɞɭɸɳɢɟ
Это означает, что в своей деятельности муниципальные служащие
обязаны соблюдать Конституцию Российской Федерации, обеспечивать реализацию прав и свобод граждан, закрепленных Конституцией Российской Федерации.
Для муниципальной службы важнейшими являются следующие
положения Конституции Российской Федерации:
а) местное самоуправление обеспечивает самостоятельное решение населением вопросов местного значения, владение, пользование
и распоряжение муниципальной собственностью;
б) местное самоуправление осуществляется в городских, сельских поселениях и на других территориях с учетом исторических и
иных местных традиций;
в) структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно;
г) органы местного самоуправления самостоятельно управляют
муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные
вопросы местного значения;
д) установление общих принципов организации системы органов
местного самоуправления находится в совместном ведении Россий­
ской Федерации;
е) государственным языком Российской Федерации на всей территории является русский язык. Республики вправе устанавливать
свои государственные языки. В органах местного самоуправления
республик они употребляются наряду с государственным языком
Российской Федерации.
В соответствии со статьей 34 Конституции Республики Башкортостан «Граждане имеют равный доступ к государственной и муниципальной службе».
Правовые основы муниципальной службы в Республике Башкортостан составляют следующие законы:
1. Федеральный закон от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
14
2. Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2007 года № 453-з
«О муниципальной службе в Республике Башкортостан»;
3. Закон Республики Башкортостан от 28 мая 2009 года № 129-з
«О порядке присвоения и сохранения классных чинов муниципальных служащих в Республике Башкортостан»;
4. Закон Республики Башкортостан от 5 февраля 2009 года № 95-з
«Об утверждении типового положения о проведении аттестации муниципальных служащих в Республике Башкортостан»;
5. Закон Республики Башкортостан от 23 декабря 2005 года
№ 259-з «О Реестре муниципальных должностей муниципальной
службы в Республике Башкортостан»;
6. Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2004 года № 87-з
«О Перечне специализаций муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Башкортостан»;
7. Закон Республики Башкортостан от 3 июня 2004 года № 82-з
«О порядке исчисления стажа муниципальной службы в Республике
Башкортостан»;
8. Закон Республики Башкортостан от 28 марта 2006 года № 288-з
«О порядке назначения и выплаты пенсий за выслугу лет на муниципальной службе в Республике Башкортостан»;
9. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 26
мая 2005 года № 667-р (об утверждении формы анкеты, подлежащей
представлению в орган местного самоуправления, аппарат избирательной комиссии муниципального образования гражданином Российской Федерации, поступающим на муниципальную службу);
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 31
декабря 2004 года № 900 «Об утверждении перечня категорий государственных и муниципальных служащих, подлежащих государ­
ственной защите».
Кроме указанных нормативных правовых актов, регулирующих
вопросы организации муниципальной службы в администрации муниципального образования, в библиотечку кадровика муниципального образования необходимо включить следующие нормативные
правовые акты:
15
1. Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской
Федерации»;
2. Федеральный закон от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
3. Закон Республики Башкортостан от 18 марта 2005 года № 162-з
«О местном самоуправлении в Республике Башкортостан».
Однако, этот перечень не является исчерпывающим, существует
еще ряд документов, необходимых в работе кадровой службы муниципального образования. На муниципальных служащих распространяется действие трудового законодательства с особенностями, предусмотренными Федеральным законом «О муниципальной службе
в Российской Федерации», поэтому перечислив основные законы в
сфере муниципальной службы, остановимся на документах по трудовому праву.
1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Это основной закон,
которым должен руководствоваться в своей работе специалист кадровой службы. Нормы Трудового Кодекса регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и
времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций. Отметим еще раз,
что все нормы Трудового Кодекса применяются с учетом специфики
муниципальной службы.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». На основании этого закона строится вся работа
кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться
и где будет храниться информация, полученная от муниципального
служащего при его поступлении на муниципальную службу. Определяется круг лиц, имеющих доступ к персональным данным. Разрабатывается обязательное для любой организации Положение о защите
персональных данных.
3. Федеральный закон от 12 января 1995 года «О ветеранах» устанавливает льготы и гарантии и меры социальной поддержки ветеранов.
16
Как уже было сказано выше, ко второй группе нормативных правовых актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого
труда и по работе с кадровыми документами. Назовем самые важные
из них.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны
присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их
расположения, требования к фирменным бланкам.
Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба и эмблемы организации. Устанавливает, в каком случае в
заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы,
протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами
работают сотрудники кадровой службы.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов,
в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и
сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное
расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.
Унифицированные формы первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об
увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку,
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организации, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике
от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты».
17
о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного названным постановлением. В документе также даются рекомендации
по заполнению предлагаемых форм.
Постановление Правительства Российской Федерации от 16
апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» и постановление
Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся при работе с трудовыми книжками. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут правильно, без ошибок
заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в
нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного
или утраченного документа дубликат.
4. Классификация внутренних документов
кадровой службы
Внутренние документы кадровой службы можно условно разделить на несколько групп. Первую группу составляют документы,
закрепляющие структуру и штатное расписание администрации
(аппарата Совета) муниципального образования.
4.1. Организационная структура местной администрации
При создании любой организации формируются ее структура,
под которой понимается взаимоотношение уровней управления и
функциональных областей.
Функциональная структура - тип организационной структуры,
при котором подразделения создаются в соответствии с видом выполняемых ими работ и подчинены функциональным руководителям.
Должностная структура - модель формально установленных
отношений между предписанными социальными ролями (должностями), задачами и функциями персонала для организации согласованных действий.
В соответствии со статьей 37 Федерального закона от 6 октября
2003 года «Об общих принципах организации местного самоуправ18
ления в Российской Федерации» структура местной администрации
утверждается представительным органом муниципального образования по представлению главы местной администрации. В структуру
местной администрации могут входить отраслевые (функциональные) и территориальные органы местной администрации. Соответственно, любые изменения в структуру местной администрации вносятся решением представительным органом муниципального образования по представлению главы местной администрации.
Организационная структура местной администрации как исполнительно-распорядительного органа строится на принципах единоначалия и иерархической подчиненности. Процесс формирования
организационной структуры местной администрации включает в
себя формулировку целей, задач и функций, определение состава и
места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку соответствующих регламентирующих процедур и документов.
В современной муниципальной практике типичными звеньями
организационной структуры местной администрации являются:
- глава администрации;
- его заместители по сферам муниципальной деятельности, среди
которых могут быть один или два первых заместителя;
- структурные подразделения различных типов, которые могут находиться в подчинении главы администрации, одного из его заместителей или в соподчинении (например, отдел в составе управления);
- коллегиальные совещательные органы: коллегия администрации, экономический и другие советы;
- аппарат администрации.
С точки зрения изложенного выше распределения задач и целей
деятельности структурные подразделения администрации подразделяются на четыре группы.
Структура местной администрации обычно изображается в виде
схемы с указанием системы взаимодействия звеньев, установления
подчиненности и соподчиненности.
К ведению отраслевых структурных подразделений относятся вопросы, связанные с управлением конкретными отраслями
19
- ɚɩɩɚɪɚɬ ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ.
ɬɨɱɤɢ ɡɪɟɧɢɹ ɢɡɥɨɠɟɧɧɨɝɨ ɜɵɲɟ ɪɚɫɩɪɟɞɟɥɟɧɢɹ ɡɚɞɚɱ ɢ ɰɟɥɟɣ
ɞɟɹɬɟɥɶɧɨɫɬɢ ɫɬɪɭɤɬɭɪɧɵɟ ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɹ ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɹɸɬɫɹ ɧɚ
ɱɟɬɵɪɟ ɝɪɭɩɩɵ.
ǞǿǽȀǷǿȀǽǺȈDz ǼǻDZǽǭǴDZDzǸDzǺǵȌ ǹDzǾǿǺǻǶ
ǭDZǹǵǺǵǾǿǽǭȃǵǵ
ȁȀǺǷȃǵǻǺǭǸȉǺȈDz
ǻǿǽǭǾǸDzǯȈDz
ǿDzǽǽǵǿǻǽǵǭǸȉǺȈDz
ǯǾǼǻǹǻǰǭǿDzǸȉǺȈDz
21
- ȂǻǴȌǶǾǿǯDzǺǺǻDz
ǞȁDzǽȈ DZDzȌǿDzǸȉǺǻǾǿǵ:
ǞǸȀdzǮȈ:
ɬɪɭɤɬɭɪɚ ɦɟɫɬɧɨɣ
ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ ǝǭǶǻǺǺȈDz
ɨɛɵɱɧɨ ɢɡɨɛɪɚɠɚɟɬɫɹ
ɜ ɜɢɞɟ ɫɯɟɦɵ
ǭDZǹǵǺǵǾǿǽǭȃǵǵ ǯ
ǻǮDzǾǼDzȄDzǺǵDz;
-ǓǗǢ;
- ȁǵǺǭǺǾǻǯǭȌ;
ǷǽȀǼǺǻǹ
ǰǻǽǻDZDz
DZDzǸǻǼǽǻǵǴǯǻDZǾǿǯǻ
ɫ- ȊǷǻǺǻǹǵȄDzǾǷǭȌ;
ɭɤɚɡɚɧɢɟɦ ɫɢɫɬɟɦɵ
ɜɡɚɢɦɨɞɟɣɫɬɜɢɹ ɡɜɟɧɶɟɜ, ɭɫɬɚɧɨɜɥɟɧɢɹ ɩɨɞɱɢɧɟɧɧɨɫɬɢ ɢ
- ǿǽǭǺǾǼǻǽǿ;
ǵ DZǽ.
- ǼǻǿǽDzǮǵǿDzǸȉǾǷǵǶ
- ǼǽǭǯǻǯǭȌ;
ɫɨɩɨɞɱɢɧɟɧɧɨɫɬɢ.
- ǵǺȁǻǽǹǭȃǵǻǺǺǭȌ; ǽȈǺǻǷ;
-ǴDZǽǭǯǻǻȂǽǭǺDzǺǵDz;
- Ǽǻ ȀǼǽǭǯǸDzǺǵȋ
- ǻǮǽǭǴǻǯǭǺǵDz;
ǵǹȀȆDzǾǿǯǻǹ;
ɜɟɞɟɧɢɸ ɨɬɪɚɫɥɟɜɵɯ
ɫɬɪɭɤɬɭɪɧɵɯ ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɣ ɨɬɧɨɫɹɬɫɹ ɜɨɩɪɨɫɵ,
- ǷȀǸȉǿȀǽǭ
-ǷǻǺǿǽǻǸȉǺǻǵ DZǽ. ɤɨɧɤɪɟɬɧɵɦɢ ɨɬɪɚɫɥɹɦɢ (ɫɮɟɪɚɦɢ) ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɣ
ǭǺǭǸǵǿǵȄDzǾǷǭȌ
ɫɜɹɡɚɧɧɵɟ
ɫ ɭɩɪɚɜɥɟɧɢɟɦ
ǵ DZǽ.
ɞɟɹɬɟɥɶɧɨɫɬɢ. ɧɢ ɜɵɩɨɥɧɹɸɬ ɮɭɧɤɰɢɢ ɡɚɤɚɡɱɢɤɚ ɧɚ ɜɵɩɨɥɧɟɧɢɟ ɪɚɛɨɬ ɢ
(сферами)
муниципальной
деятельности.
функции
ɨɤɚɡɚɧɢɟ ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɵɯ
ɭɫɥɭɝ.
ɯ ɨɫɧɨɜɧɚɹ Они
ɪɨɥɶ выполняют
ɩɪɨɹɜɥɹɟɬɫɹ ɧɚ
ɷɬɚɩɟ
заказчика на выполнение работ и оказание муниципальных услуг. Их
ɪɟɚɥɢɡɚɰɢɢ ɰɟɥɟɣ ɢ ɡɚɞɚɱ ɠɢɡɧɟɨɛɟɫɩɟɱɟɧɢɹ ɢ ɪɚɡɜɢɬɢɹ ɬɟɪɪɢɬɨɪɢɢ.
основная роль проявляется на этапе реализации целей и задач жизнеобеспечения и развития территории.
ɪɢɦɟɪ ɫɯɟɦɵ ɫɬɪɭɤɬɭɪɵ ɦɟɫɬɧɨɣ ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ
ǐǸǭǯǭ ǭDZǹǵǺǵǾǿǽǭȃǵǵ
ǼDzǽǯȈǶ ǴǭǹDzǾǿǵǿDzǸȉ
ǰǸǭǯȈ
ǴǭǹDzǾǿǵǿDzǸȉ ǰǸǭǯȈ
ǴǭǹDzǾǿǵǿDzǸȉ ǰǸǭǯȈ
ǠǼǽǭǯǸDzǺǵDz
ǾDzǸȉǾǷǻǰǻ ȂǻǴȌǶǾǿǯǭ
ǵ ǼǽǻDZǻǯǻǸȉǾǿǯǵȌ
ǛǿDZDzǸ ǻǮǽǭǴǻǯǭǺǵȌ
ǛǿDZDzǸ ȊǷǻǺǻǹǵǷǵ
ǛǮȆǵǶ ǻǿDZDzǸ
ǗǻǹǵǿDzǿ Ǽǻ DZDzǸǭǹ
ǹǻǸǻDZDzdzǵ
ǛǿDZDzǸ ǿǻǽǰǻǯǸǵ
ǞDzǷǿǻǽ ǷǭDZǽǻǯ
ȀǼǽǭǯǸȌȋȆǵǶ
DZDzǸǭǹǵ
ǛǿDZDzǸ
ǴDZǽǭǯǻǻȂǽǭǺDzǺǵȌ
ǫǽǵDZǵȄDzǾǷǵǶ
ǻǿDZDzǸ
ɪɟɞɦɟɬɵ
ɞɟɹɬɟɥɶɧɨɫɬɢ
ɮɭɧɤɰɢɨɧɚɥɶɧɵɯ
ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɣ
Пример
схемы структуры
местнойɫɬɪɭɤɬɭɪɧɵɯ
администрации
ɨɯɜɚɬɵɜɚɸɬ ɨɩɪɟɞɟɥɟɧɧɭɸ ɮɭɧɤɰɢɸ ɞɥɹ ɜɫɟɣ ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ ɢ ɟɟ
ɫɬɪɭɤɬɭɪɧɵɯ
ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɣ.
ɫɧɨɜɧɨɣ
20
ɢɯ
ɨɫɨɛɟɧɧɨɫɬɶɸ
ɹɜɥɹɟɬɫɹ
ɢɫɩɨɥɶɡɨɜɚɧɢɟ ɩɪɟɢɦɭɳɟɫɬɜ, ɫɜɹɡɚɧɧɵɯ ɫɨ ɫɩɟɰɢɚɥɢɡɚɰɢɟɣ ɮɭɧɤɰɢɣ, ɢ
ɫɩɨɫɨɛɧɨɫɬɶ ɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ ɪɚɫɫɦɚɬɪɢɜɚɬɶ ɜ ɪɚɦɤɚɯ ɫɜɨɟɣ ɮɭɧɤɰɢɢ
ɬɟɪɪɢɬɨɪɢɸ ɰɟɥɢɤɨɦ.
Предметы деятельности функциональных структурных подразделений охватывают определенную функцию для всей администрации
и ее структурных подразделений. Основной их особенностью является использование преимуществ, связанных со специализацией функций, и способность администрации рассматривать в рамках своей
функции территорию целиком.
Создание территориальных структурных подразделений (районные в крупных городах и др.) связано с необходимостью приближения органов местного самоуправления к населению и позволяет
сочетать централизацию важнейших функций на высшем уровне
муниципального управления с повышением оперативности при решении текущих вопросов. Для стимулирования инициативы территориальных структурных подразделений им может предоставляться
автономия в рамках сметы расходов.
Вспомогательные подразделения не обладают собственной компетенцией по решению вопросов местного значения и выполняют
функции обеспечения деятельности руководства администрации и ее
структурных подразделений.
4.2. Штатное расписание
Штатное расписание один из немногих кадровых документов,
который упоминается в Трудовом кодексе (ст. 57 ТК РФ). В статье
уделено внимание отдельным моментам его составления и перечню
руководящих документов, используемых при этом.
Штатное расписание – организационно-правовой акт, в котором
закрепляется перечень структурных подразделений, должностей,
а также количество штатных единиц по каждой должности, должностного оклада, надбавки, месячный фонд заработной платы, как
по отдельным должностям, так и в целом. Штатное расписание утверждает структуру, штатный состав и численность администрации
муниципального образования в соответствии с ее уставом.
Согласно ст. 57 ТК РФ одной из обязательных составляющих содержания трудового договора (контракта) является указание в нем наименования должности, специальности, профессии, квалификации в
21
соответствии со штатным расписанием организации или конкретной
трудовой функции.
Штатное расписание является первичным документом по учету
кадров. Его унифицированная форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты». Согласно данному Постановлению унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические
лица всех организационно-правовых форм. Унифицированная форма № Т-3 предусматривает, что штатное расписание подписывается
только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.
Штатное расписание основывается на утвержденной представительным органом муниципального образования структуре. Утверждается штатное расписание уполномоченным лицом в соответствии
с Уставом муниципального образования, чаще всего главой местной
администрации и является основным документом, определяющим
организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав администрации муниципального образования.
Штатное расписание должно соответствовать унифицированной
форме № Т-3 «Штатное расписание» с учетом специфики муниципальной службы. Наименование организации указывается в точном
соответствии с тем наименованием, которое значится в Уставе муниципального образования.
Наименования должностей в штатном расписании должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов. Наименования должностей муниципальной службы утверждены Законом Республики Башкортостан от 23 декабря 2005 года № 259-з «О Реестре
муниципальных должностей муниципальной службы в Республике
Башкортостан» и Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2004
года № 87-з «О Перечне специализаций муниципальных должностей
муниципальной службы в Республике Башкортостан». Наименования
других должностей вносятся в штатное расписание в соответствии с
ЕТКС (Единым тарифно-квалификационным справочником), а также в соответствии с Квалификационным справочником должностей
22
руководителей, специалистов и других служащих. Наименования
должностей располагаются внутри структурных подразделений в порядке субординации и указываются полностью, без сокращений типа
«зам.», «зав.», «ст.».
Размеры должностных окладов и других составляющих денежного содержания муниципального служащего указываются в штатном
расписании в соответствии с нормами, установленными Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 7 апреля 2009
года № 135 «Об утверждении временных нормативов формирования
расходов на оплату труда в органах местного самоуправления в Республике Башкортостан».
Вносимые в штатное расписание изменения затрагивают определенные сторонами условия трудового договора и, следовательно, это
потребует внесения изменений и корректировки в другие кадровые
документы (личную карточку, трудовую книжку и др.).
Все изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание,
должны доводиться до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения представителя нанимателя вносятся соответствующие изменения
и дополнения.
4.3. Замещение должностей (штатный список)
Методические документы не рекомендуют указывать в штатном
расписании информацию о конкретных работниках. Для этих целей
в организациях ведется «замещение должностей» или «штатная расстановка». Мы назовем этот перечень - «штатный список».
Штатный список является рабочей формой штатного расписания,
в которую внесены фамилии и инициалы работников, замещающих
должности, предусмотренные штатным расписанием. Этот документ
необязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров.
Он позволяет быстро отследить число вакансий и замещенных должностей, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.
23
За основу штатного списка берется штатное расписание и добавляется графа «Ф.И.О. сотрудника». Таким образом, будут видны и
структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки.
В кадровой службе штатный список может быть без указания сведений об оплате труда, достаточно наименования должности и фамилии сотрудника. Такая форма незаменима в кадровой службе, где
работает 100 и более человек. Сотрудник кадровой службы должен
всегда точно знать, где и какие вакансии имеются, какие должности
замещены или могут быть временно и т.д.
Пример штатного списка
№
Должность
Замещение
Отдел образования
Файзуллин Г.М.
1. Начальник отдела
2.
Заместитель начальника отдела
3.
Главный специалист
Валеева Д.А.
4.
Главный специалист
5.
Главный специалист
6.
Ведущий специалист
Митяева О.Р.
(Морева К.К.)
Накипов З.Р.
(Фаттахова Б.Е.)
7.
Ведущий специалист
Митяева О.Р.
8.
Специалист 1 категории
Жукова Е.В.
ИТОГО по отделу: должностей – 8; замещено – 6; вакансий – 2
Примечание:
(Морева К.К.) – фамилия в скобках означает, что Морева К.К. находится в декретном отпуске. На ее место переведена временно Митяева О.Р., за которой сохраняется ее основная должность ведущего
24
специалиста, поэтому она выделена курсивом по своей основной
должности;
Митяева О.Р. - выделена курсивом, т.к. за ней сохранена ее основная должность на период замещения ею должности временно отсутствующего специалиста.
Подводя итог по каждому разделу по количеству должностей и
вакансий можно без больших временных затрат вывести итоги о количестве замещенных должностей и вакансий в администрации муниципального образования.
4.4. Внутренние локальные нормативные акты
Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового
права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и
иными нормативными правовыми актами, коллективным договором,
соглашениями».
В соответствии со статьей 44 Федерального закона от 6 октября
2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации» Устав муниципального
образования - основной нормативно-учредительный акт, определяющий статус муниципального образования и особенности деятельности органов местного самоуправления, закрепляющий организационные, финансово-экономические и иные основы местного самоуправления на территории данного муниципального образования. Устав
является своеобразной малой конституцией на территории муниципального образования.
Согласно статье 3 Федерального закона Устав муниципального
образования является одним из документов, устанавливающих правовые основы муниципальной службы. В соответствии с Уставом
муниципального образования:
образуются должности муниципальной службы в органе местного самоуправления, аппарате избирательной комиссии муниципального образования;
могут быть установлены дополнительные требования к кандидатам на должность главы местной администрации;
25
могут быть установлены дополнительные гарантии, предоставляемые муниципальному служащему.
Таким образом, экземпляр Устава муниципального образования
обязательно должен быть в кадровой службе.
4.4.1. Положения
Следующий блок документов - это положения. При наличии в
органе местного самоуправления структурных подразделений, в кадровой службе должны храниться положения о каждом структурном
подразделении. Положение о структурном подразделении это локальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в органе местного самоуправления.
Желательно, чтобы проект положения разрабатывал руководитель
вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо,
в подчинении которого данное подразделение будет находиться.
Как правило, кадровая служба и юридический отдел осуществляют методическое руководство разработкой проектов положений о
структурных подразделениях и их согласование. Чтобы упорядочить
работы по разработке проектов структурных подразделений, во многих организациях подготовлена типовая форма положения о структурном подразделении. Датой создания документа считается дата
утверждения Положения о структурном подразделении.
1. Заголовок. В нем указывается гриф утверждения в верхнем
правом углу документа (наименование вида утверждающего документа, его даты и номера или указание должности и Ф.И.О. лица,
утверждающего документ, его подписи и даты утверждения).
Существует два способа утверждения, оба имеют одинаковую
юридическую силу. Первый способ - утверждение документа подписью руководителя. При утверждении документа должностным лицом
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строке печатают наименование должности. Строчкой ниже оставляют свободное место
для личной подписи утверждающего лица и на этой же строке печатают расшифровку подписи - инициалы через точку перед фамилией.
Еще ниже указывается дата утверждения документа. При ее указании
26
два первых знака остаются незаполненными и заполняются рукой руководителя.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации муниципального района Абзелиловский район
___________ А.А. Александров
(подпись)
«_____»____________200___ г.
Второй способ утверждения - издание утверждающего документа (постановления, решения, распоряжения). Чаще всего в практике
кадровой работы, таким образом утверждаются локальные нормативные акты, другие организационные документы. Этот способ целесообразно использовать в тех случаях, если утверждаемый документ
нуждается в пояснении, установлении срока вступления в силу.
В этом случае утверждаемый документ является приложением к
утверждающему и в правом верхнем углу его первого листа указывается: УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО - по согласованию с наименованием утверждаемого документа),
затем наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер.
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением главы администрации муниципального района
Абзелиловский район
от 15 сентября 2009 г. № 32
Далее указывается вид документа – «Положение», наименование организации (в соответствии с учредительными документами),
вид (отдел, управление, служба, департамент и т.п.) и наименование
структурного подразделения, которое должно отражать его основное
функциональное направление. Например: «Об отделе образования».
Наименование структурного подразделения и организации указывается полностью без сокращений. Если существуют общепринятые
сокращения, то они указываются в скобках.
27
Положение о структурном подразделении начинается с раздела
«Общие положения».
2. Общие положения. Данный раздел, как правило, включает в
себя следующую информацию:
- применяемые в тексте термины, определения и сокращения (при
необходимости);
- место подразделения в структуре. Подразделение может быть
основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав более крупного подразделения;
- подчиненность подразделения и руководство им. Определяя
подчиненность подразделения, следует руководствоваться схемой
организационной структуры. В отношении руководства указывается
должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение, порядок его назначения;
- порядок его создания, реорганизации и ликвидации (если только
это не содержится в специальном локальном нормативном акте - регламенте создания внутренних структурных подразделений).
Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт,
констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений
руководителя и общих локальных нормативных актов, в Положении
перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству, для отдела
кадров - Положение о защите персональных данных работников), а
также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (для бухгалтерии - Федеральный закон 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
3. Цели и задачи подразделения. Основные цели. Целью создания
структурного подразделения является идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей
деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет
направить и сориентировать деятельность структурного подразделения, а также определить его назначение и обозначить его место в
структуре администрации муниципального образования.
28
Основные задачи создания структурного подразделения - это
определенное направление его деятельности, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. Перечисление
задач структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:
- предельная точность и определенность;
- решаемость;
- адекватность основным целям подразделения.
4. Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что
и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?» Они должны
быть ориентированы на конечные результаты деятельности.
Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:
- функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить
конкретные действия, при помощи которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;
- функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не
вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);
- перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя к второстепенным и текущим функциям;
- функции разных структурных подразделений не должны дублироваться;
- функции структурного подразделения должны быть увязаны с
функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;
- функции должны структурироваться (т.е. разделяться на должностные обязанности работников подразделения);
- функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы
была возможность оценить результаты деятельности подразделения;
- функции не должны выходить за пределы задач подразделения
и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.
5. Организационная структура. Здесь отражается внутренняя
29
структура самого подразделения, которая может быть простой (включать наименования должностей входящих в него работников) или
сложной (когда в составе также выделяются отдельные структурные
подразделения). Структура может быть выражена либо текстом, либо
схематично с отражением всех структурных единиц и их взаимодействия между собой.
6. Взаимоотношения с другими подразделениями и отдельными
должностными лицами. В основном в данном разделе указываются
взаимоотношения на уровне информационных и документационных
потоков с учетом специфики функций подразделения. Как правило,
раздел оформляется в виде таблицы.
7. Визы согласования. Внутреннее визирование оформляется
личной подписью, ее расшифровкой, указанием должности визирующего и даты визирования. Внешнее визирование оформляется грифом согласования, включающим слово «Согласовано» прописными
буквами без кавычек, под ним - наименование должности согласующего лица, затем личная подпись с расшифровкой и дата согласования. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, то
указывается наименование документа, содержащего решение о согласовании, его дата и номер.
8. Сведения об ознакомлении с положением. Заполняются после
утверждения положения и содержат подпись работника с расшифровкой, указание на должность и дату ознакомления. Целесообразно
включить в текст пометку, что ознакомившийся работник подтверждает получение на руки копии положения и обязуется ее хранить на
рабочем месте.
Проект положения о структурном подразделении имеет смысл
прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью организации. Данные действия
помогут избежать споров с работниками при обвинении в подмене
того или иного листа положения.
Изменения в положение о структурном подразделении вносятся в
том же порядке, в котором утверждается положение.
Положения о структурных подразделениях формируются в отде30
льную папку, например «Положения об отделах». При численности
структурных подразделений администрации муниципального образования более 5-6 человек можно сформировать отдельные папки для
каждого структурного подразделения (например «Отдел образования) и подшить в эти папки положение о структурном подразделении
и должностные инструкции всех специалистов данного подразделения.
4.4.2. Иные локальные правовые акты, регулирующие вопросы
муниципальной службы
Помимо Положений о структурных подразделениях администрации муниципального образования в кадровой службе должны
храниться правовые акты, регулирующие вопросы муниципальной
службы в муниципальном образовании. Перечень таких актов вытекает из Федерального закона.
В соответствии со статьей 6 названного Федерального закона
должности муниципальной службы устанавливаются муниципальными правовыми актами в соответствии с реестром должностей
муниципальной службы. Таким образом, перечень должностей администрации муниципального образования утверждается представительным органом муниципального образования на основании законов Республики Башкортостан от 23 декабря 2005 года № 259-з «О
Реестре муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Башкортостан» от 16 июля 2004 года № 87-з «О Перечне специализаций муниципальных должностей муниципальной службы в
Республике Башкортостан». Так как законодательство не устанавливает иные требования к перечню должностей муниципальной службы, этот перечень может быть утвержден в произвольном порядке.
31
Пример.
УТВЕРЖДЕН
Решением Совета муниципального района Абзелиловский район
от 10 апреля 2009 г.
Перечень должностей муниципальной службы администрации
муниципального района Абзелиловский район
группа
должностей
наименование должности
высшая
глава администрации
первый заместитель главы администрации
заместитель главы администрации
управляющий делами
начальник управления
заместитель начальника управления
начальник отдела
главный бухгалтер
начальник инспекции
председатель комитета
главный архитектор
заместитель
председателя
комиссии
по
делам
несовершеннолетних и защите их прав
заведующий архивным отделом
председатель административной комиссии
заместитель начальника отдела
заместитель главного бухгалтера
заведующий архивной службой
заместитель председателя административной комиссии
заведующий сектором
главный специалист
старший бухгалтер-ревизор
главный агроном
главный зоотехник
главный инженер
главный инженер-программист
главный инженер-электроник
главная
ведущая
старшая
32
младшая
главный инспектор
главный ревизор
главный экономист
главный юрисконсульт
заведующий общим отделом
ведущий специалист
ведущий агроном
ведущий бухгалтер
ведущий бухгалтер-ревизор
ведущий зоотехник
ведущий инженер
ведущий инженер-программист
ведущий инженер-электроник
ведущий инспектор
ведущий ревизор
ведущий экономист
ведущий юрисконсульт
ответственный секретарь комиссии по делам
несовершеннолетних и защите их прав
ведущий архивист
ответственный секретарь административной комиссии
специалист 1 категории
агроном первой категории
бухгалтер первой категории
заведующий канцелярией
заведующий машинописным бюро
заведующий приемной
зоотехник первой категории
инженер первой категории
инженер-программист первой категории
инженер-электроник первой категории
инспектор первой категории
ревизор первой категории
экономист первой категории
юрисконсульт первой категории
архивист первой категории
инспектор административной комиссии
специалист 2 категории
33
агроном второй категории
бухгалтер второй категории
зоотехник второй категории
инженер второй категории
инспектор второй категории
старший инспектор приемной
экономист второй категории
архивист второй категории
специалист
бухгалтер
инженер
инспектор приемной
инспектор
экономист
архивист
Перечень должностей муниципальной службы муниципального
образования может содержать большее количество наименований
должностей, нежели утвержденное штатное расписание. В ходе изменений, происходящих в жизнедеятельности муниципального образования может меняться и структура органа местного самоуправления,
что повлечет за собой необходимость введения новых наименований
должностей муниципальной службы в штатное расписание.
Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы (государственной службы)
или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и
навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей,
устанавливаются муниципальными правовыми актами на основе типовых квалификационных требований для замещения должностей
муниципальной службы, которые определяются статьей 7 Закона
Республики Башкортостан от 16 июля 2007 года № 453-з «О муниципальной службе в Республике Башкортостан». Исходя из требований
законодательства о муниципальной службе, в муниципальном образовании должны быть утверждены квалификационные требования
по конкретным должностям. Эти требования не должны противоречить закону, они могут только их дополнять. Специальные квалифи34
кационные требования к уровню образования, стажу (опыту) работы,
профессиональным знаниям и навыкам, необходимые для исполнения должностных обязанностей, устанавливаются с учетом задач и
функций органа местного самоуправления и включаются в должност­
ную инструкцию муниципального служащего.
Например, для бухгалтера могут быть установлены следующие
требования:
к уровню образования - наличие среднего профессионального образования по специальности «бухгалтерский учет и аудит»;
к профессиональным знаниям и навыкам - опыт работы с программой «1 С Бухгалтерия».
Следующий документ, необходимый для кадровой службы муниципального образования – это Положение (Порядок) о комиссии по
урегулированию конфликта интересов. Необходимость создания комиссии по урегулированию конфликта интересов и, соответственно,
утверждения Положения о порядке ее работы закреплена статьей 14
Федерального закона.
Статьей 17 Федерального закона установлено, что порядок проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы
устанавливается муниципальным правовым актом, принимаемым
представительным органом муниципального образования. Таким
образом, представительным органом муниципального образования
утверждается Положение о порядке проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы конкретного муниципального образования.
Положение о проведении аттестации муниципальных служащих
разрабатывается в муниципальном образовании и утверждается на
основании требований, установленных статьей 18 Федерального закона и Законом Республики Башкортостан от 5 февраля 2009 года
№ 95-з «Об утверждении типового положения о проведении аттестации муниципальных служащих в Республике Башкортостан».
Подробнее см. Порядок поступления на муниципальную службу. Оформление
приема на муниципальную службу: Методическое пособие /Автор-составитель
С.Г. Заборовская. – Уфа.: НМС АСМОРБ, 2008. – 80 с.
35
В соответствии со статьей 22 Федерального закона размер должностного оклада, а также размер ежемесячных и иных дополнительных выплат и порядок их осуществления устанавливаются муниципальными правовыми актами, издаваемыми представительным
органом муниципального образования. В Республике Башкортостан
система оплаты труда муниципального служащего регулируется Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 7 апреля
2009 года № 135 «Об утверждении временных нормативов формирования расходов на оплату труда в органах местного самоуправления в Республике Башкортостан». В соответствии с указанным нормативным правовым актом выплата премий, оказание материальной
помощи, установление надбавок к должностному окладу за особые
условия службы осуществляются в соответствии с муниципальными
правовыми актами соответствующих муниципальных образований.
Эти вопросы могут быть урегулированы Положением о материальном стимулировании (об оплате труда, о денежном содержании и
др.), в рамках норм, установленных законодательством. На практике зачастую возникают вопросы: в каком размере, и в каких случаях
выплачивать материальную помощь, в каком размере выплачивать
единовременное пособие к отпуску при увольнении работника и др.
Вот эти вопросы и должны быть урегулированы в Положении о материальном стимулировании.
Так же муниципальными правовыми актами устанавливаются
виды поощрения муниципального служащего и порядок его применения (ст. 26 Федерального закона).
В соответствии со статьей 31 Федерального закона Порядок ведения реестра муниципальных служащих утверждается муниципальным правовым актом. Законодательство о муниципальной службе
не дает рекомендаций по форме и ведению реестра муниципальных
служащих. Таким образом, реестром может быть любой список всех
штатных муниципальных служащих, работающих на данный момент
в муниципальном образовании. Отметим, что не следует путать реестр муниципальных служащих и реестр должностей муниципальной службы. Реестр муниципальных служащих муниципального образования может выглядеть следующим образом.
36
Пример.
Реестр муниципальных служащих муниципального района
Абзелиловский район
Дата
№ Фамилия,
Имя,
Должность Образование
назначения приема
п/п Отчество
рождения
на
должность на работу
классный
чин
Порядок ведения реестра муниципальных служащих муниципального образования должен установить форму ведения (например,
в виде, приведенном в примере); определить порядок включения в
него муниципальных служащих и их исключения; определить ответственных за ведение реестра.
В муниципальных образованиях в соответствии с муниципальными правовыми актами может создаваться кадровый резерв для
замещения вакантных должностей муниципальной службы (ст. 33
Федерального закона). Так как законодательство вновь не определяет
условий формирования кадрового резерва муниципальных служащих, можно воспользоваться теми основами, которые установлены
для формирования кадрового резерва гражданского служащего. Однако, учитывая специфику муниципальной службы, многие положения формирования кадрового резерва на гражданской службе не могут быть применены на муниципальной службе.
Последний документ, который упоминается в Федеральном законе и может быть в кадровой службе муниципального образования это
Порядок, условия и сроки проведения экспериментов в ходе реализации программ развития муниципальной службы (статья 35).
Подводя итоги, еще раз приведем перечень документов, регулирующих вопросы муниципальной службы, которые должны храниться в кадровой службе муниципального образования:
1. Перечень должностей муниципальной службы муниципального образования;
2. Положение (Порядок) о комиссии по урегулированию конфликта интересов;
37
3. Положение о порядке проведения конкурса на замещение
должности муниципальной службы конкретного муниципального
образования;
4. Положение о проведении аттестации муниципальных служащих;
5. Положение о материальном стимулировании;
6. Положение о поощрении муниципального служащего;
7. Порядок ведения реестра муниципальных служащих муниципального образования;
8. Положение о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы муниципального образования;
9. Порядок, условия и сроки проведения экспериментов в ходе
реализации программ развития муниципальной службы.
4.4.3. Должностные инструкции
В соответствии со статьей 12 Федерального закона обязанности
каждого муниципального служащего индивидуализируются в трудовом договоре и должностной инструкции.
Должностная инструкция является одним из основных организационно-правовых документов, определяющих задачи, функции,
основные права, обязанности и ответственность муниципального
служащего при осуществлении им трудовой функции согласно замещаемой должности муниципальной службы, квалификационные
требования, предъявляемые к лицу, замещающему указанную должность. Большое значение имеет должностная инструкция при проведении аттестации и квалификационного экзамена для установления
соответствия муниципального служащего замещаемой должности
муниципальной службы.
Должностные инструкции разрабатываются в целях обеспечения:
• взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями муниципальной службы;
• исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками администрации отдельных операций;
38
• четкого разграничения прав и обязанностей муниципальных
служащих;
• установления меры ответственности.
Необходимость разработки должностных инструкций обусловлена не только требованием законодательства о муниципальной службе,
должностная инструкция незаменима в стандартных управленческих
ситуациях, таких как адаптация впервые принятых на муниципальную службу, разрешение трудового спора и др.
Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции муниципального служащего, закрепленных в должност­
ной инструкции, позволяет:
• объективно оценить деловые качества претендента при приеме
его на муниципальную службу, в т.ч. в процессе прохождения
конкурса;
• наиболее точно оценить деятельность муниципального служащего в период прохождения им испытательного срока, аттестации и квалификационного экзамена (соответствие его замещаемой должности);
• рационально распределить обязанности между муниципальными служащими;
• решить вопрос о переводе муниципального служащего на другую работу;
• оказать необходимое содействие в обеспечении соблюдения
трудовой дисциплины (в.т.ч. оценить поведение муниципального служащего в случаях его поощрения или наложении дисциплинарного взыскания).
Четкое определение характера деятельности муниципального
служащего, круга его должностных обязанностей, ответственности,
квалификационных требований, предъявляемых к должности муниципальной службы, позволяет муниципальному служащему:
• объективно оценить свои возможности и дальнейшую перспективу деятельности;
• определить вид и род работы, круг своих обязанностей в целях
защиты трудовых прав;
39
• оценить меру юридической ответственности по замещаемой
им должности муниципальной службы.
Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение администрации в соответствии с его штатным расписанием.
Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности администрации муниципального образования и носить обезличенный характер. При приеме на муниципальную службу,
переводе муниципального служащего на другую должность муниципальной службы, работник должен быть ознакомлен с должностной
инструкцией под расписку.
Должностная инструкция становится обязательной для муниципального служащего при соблюдении следующих условий:
1) наличие в трудовом договоре ссылки на нее;
2) должностная инструкция утверждена представителем нанимателя;
3) должностная инструкции подписана муниципальным служащим при заключении трудового договора, в т.ч. при переводе его на
другую должность.
Требования должностной инструкции являются обязательными
для муниципального служащего, работающего в данной должности,
с момента его ознакомления с инструкцией и собственноручной подписи и до перевода на другую должность или увольнения.
Должностная инструкция должна иметь единую структуру построения. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию
должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. Ясность содержания достигается предельно
точным формулированием, как отдельных предложений, так и всего
текста в целом. В свою очередь, информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст предложений,
сочетающих минимальное количество слов с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде всего, от того, насколько последовательно расположены
40
в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.
Содержание должностной инструкции, как правило, представляет собой связный текст, включающий грамматически согласованную
управленческую информацию, являющуюся особенно значимой для
надлежащей регламентации повседневной деятельности того или
иного муниципального служащего.
В верхней части должностной инструкции указывается когда и
кем утверждена инструкция, подпись должностного лица, утвердившего документ.
Гриф утверждения должностной инструкции может быть прямым
и косвенным. На должностных инструкциях в основном ставится
прямой гриф утверждения, который означает, что документ утверждается непосредственно руководителем.
Образец
Утверждаю
глава сельского поселения
Альмухаметовский сельсовет
Абзелиловского района
Республики Башкортостан
_____________ И.И. Иванов
(подпись)
«10» апреля 2009 года
Если должностная инструкция утверждается специальным распорядительным документом (распоряжением главы администрации),
то на ней проставляется косвенный гриф утверждения:
Образец
Утверждено
Распоряжением главы
сельского поселения
Альмухаметовский сельсовет
Абзелиловского района
Республики Башкортостан
№ 123 от 10 декабря 2007 г.
41
Наименование документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом без кавычек и разрядки (без пробелов между
буквами). Заголовок к тексту должностной инструкции отвечает на
вопрос «кого?», поэтому он указывается в родительном падеже.
Образец
Должностная инструкция
управляющего делами администрации сельского поселения
Альмухаметовский сельсовет Абзелиловского района
Республики Башкортостан
Должностную инструкцию подписывает ее разработчик. Чаще
всего это руководитель структурного подразделения.
После вступления должностной инструкции в действие необходимо ознакомить с ней муниципального служащего и проставить отметку об ознакомлении. Муниципальный служащий расписывается
в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. При
этом инструкция оформляется в двух экземплярах - один хранится у
представителя нанимателя, а другой у муниципального служащего.
С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки
и обязуюсь хранить на рабочем месте.
Сидоров А.В. Сидоров
подпись расшифровка подписи
Образец
Структура должностной инструкции муниципального служащего
должна содержать следующие разделы:
1. Общие положения
2. Квалификационные требования
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
42
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения»
указывают полное наименование органа местного самоуправления,
конкретной должности, место должности в Реестре муниципальных
должностей муниципальной службы Республики Башкортостан по
группам (высшая, главная, ведущая, старшая, младшая), может быть
указана непосредственная подчиненность (кому непосредственно
подчиняется данный муниципальный служащий), порядок назначения и освобождения от должности, наличие и состав подчиненных.
В разделе «Квалификационные требования» указываются квалификационные требования, предъявляемые к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы или стажу работы
по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей. Данный раздел
может содержать дополнительные требования к должности, устанавливаемые с учетом специфики деятельности муниципального служащего. При указании квалификационных требований к уровню профессионального образования следует указывать конкретные специальности в соответствии с нормативными актами о специальностях и
квалификациях, применяемыми при организации учебного процесса
и оформлении дипломов.
Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и
навыков муниципальных служащих должны быть индивидуализированы применительно к содержанию и особенностям их должностных
обязанностей. Под навыками понимаются отдельные элементы действия, которые становятся автоматическими (неосознанными). В современной науке умения рассматриваются как способность работника
продуктивно с должным качеством и в соответствующее время выполнять определенную работу. Умения образуются на основе знаний,
приобретенных навыков и творческого мышления.
Профессионально-функциональные умения отражают способность муниципального служащего выполнять возложенные на него
обязанности в отношении объектов и предметов профессиональной деятельности. Содержание этих умений определяется исходя из
должностных обязанностей. Например, если муниципальный служащий должен организовывать взаимодействие с другими социаль43
ными и организационными структурами в процессе управления различными предметами деятельности, то в должностной инструкции
указывается следующее квалификационное требование – умение организовывать взаимодействие с социальными институтами в процессе реализации функций муниципального управления. Такой подход
позволит отразить в должностной инструкции не только нормативно
определяющие, но и мотивирующие к дальнейшему профессиональному развитию личностно-профессиональные и профессиональнофункциональные умения.
Личностно-профессиональные умения представляются в виде
профессионально важных качеств муниципального служащего, проявляемых в процессе подчинения, управления, профессиональной
коммуникации, взаимоотношений с гражданами и организациями.
Профессионально важные качества муниципального
служащего, проявляемые в профессиональных процессах
Профессиональной
коммуникации
Подчинения
Управления
• организованность
• дисциплинированность
• исполнительность
• трудолюбие
• адаптивность
• творческое
отношение к работе
• коллективизм
• убедительность
• целеустремлен• прагматичность
ность
• справедливость
• инновационность
• стратегическое
мышление
• организаторский
талант
• решительность
• требовательность
• ответственность
• настойчивость
Взаимоотношений
с гражданами и
организациями
• моральнонравственная
убежденность
• корректность
• толерантность
В разделе должностных обязанностей должны быть указаны конкретные функции, необходимостью исполнения которых обосновано
введение конкретной должности в соответствующем штатном расписании. Конкретные обязанности должны соответствовать положению
об органе и положению о структурном подразделении, в штатном
44
расписании которого введена соответствующая должность. Недопустимо включение в должностную инструкцию муниципального служащего функций и обязанностей, выходящих за рамки компетенции
соответствующего органа.
Основные обязанности, установленные для муниципальных
служащих, указываются в должностной инструкции в виде ссылки:
«3.1. Главный специалист исполняет должностные обязанности, предусмотренные статьей 12 Федерального закона «О муниципальной
службе в Российской Федерации», в том числе соблюдает ограничения, выполняет обязательства, не нарушает запреты, установленные
законодательством.».
Конкретные функции муниципального служащего образуются
при сочетании общих функций управления, таких как: планирование,
организация, координирование, регулирование, контроль, анализ с
видами муниципальных функций и муниципальных услуг.
Определение общих функций управления включают:
• планирование, которое рассматривается как постановка целей, определяющих перспективы развития и будущее состояние управляемых объектов и процессов, а также способы достижения намеченных целей;
• организация, которая направлена на установление конкретных параметров оргструктуры объекта и субъекта управления
и взаимосвязей между ними, в том числе: степени централизации и децентрализации управления: показателей разделения и
кооперации труда в объекте и аппарате управления; уровней
организации рабочих мест и условий труда; профессионально-квалификационного уровня персонала; регламентации и
стимулирования деятельности подразделений и каждого муниципального служащего;
• координация, обеспечивающая согласованность работ всех
звеньев системы управления; благодаря координации устанавливается единство отношений управляемой и управляющей
систем, структур объекта и субъекта управления, связывающее и объединяющее все усилия персонала;
45
• регулирование, создающее отношение упорядоченности и
устойчивости социально-экономической системы и в случае
ее отклонения от заданных параметров приводит в эффективное действие ее персонал;
• контроль, призванный выполнять обратную связь объектов
управления с аппаратом управления; эта функция выполняется, чтобы постоянно наблюдать, оценивать и давать информацию о реализации объектом управления решений, относящихся к его компетенции;
• анализ, который определяется как: разложение управляемых
процессов и процессов управления на составляющие их элементы таким образом, чтобы получить возможность исключить негативные проявления в объекте и субъекте управления,
выявить условия и тенденции их возникновения.
Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах
своей компетенции обладает муниципальный служащий при исполнении возложенных на него должностных обязанностей, а также может содержать такие права, как право принятия решений, получения
информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право визирования документов и участия в их
обсуждении и подготовке и т.п.
Также как и обязанности, основные права, установленные для
муниципальных служащих, указываются в должностной инструкции
в виде ссылки: «4.1. Основные права Главного специалиста установлены статьей 11 Федерального закона «О муниципальной службе в
Российской Федерации».
Права муниципального служащего вытекают как из функций мест­
ной администрации, так и из функций структурного подразделения, а
также должностных обязанностей муниципального служащего, установленных должностной инструкцией.
Например, руководитель имеет право:
• представлять возглавляемый орган по вопросам компетенции,
издавать распоряжения, давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию;
46
• принимать решения в соответствии с должностными обязанностями;
• осуществлять контроль (проверку) органов, учреждений, организаций в соответствии с компетенцией возглавляемого органа;
• поощрять и налагать дисциплинарные взыскания на руководителей подведомственных предприятий, организаций и работников возглавляемого органа;
• вести переписку с другими органами местного самоуправления, государственными органами субъектов Российской Федерации, а также предприятиями, учреждениями и организациями;
• делегировать предоставленные ему полномочия подчиненным
лицам и другие.
Раздел «Ответственность» может содержать формы ответственности муниципального служащего за результаты и последствия его
деятельности, а также за непринятие своевременных мер по конкретным вопросам служебной деятельности, если они относятся к кругу
его непосредственных обязанностей.
Вопросы дисциплинарной ответственности муниципального служащего содержатся в статье 27 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации», где предусмотрены замечание,
выговор, увольнение с муниципальной службы, а также временное
отстранение от исполнения должностных обязанностей. Перечислять их в должностной инструкции возможно, но не обязательно.
В отдельных случаях возможны иные виды ответственности, установленные законодательством.
Формулировка, предлагаемая в качестве примерной, связывает
ответственность с нарушением запретов, связанных с муниципальной службой, несоблюдением ограничений и невыполнением обязательств, установленных законами, неисполнением (ненадлежащим
исполнением) должностных обязанностей, с утратой или порчей государственного имущества Республики Башкортостан, которое было
предоставлено муниципальному служащему для исполнения должностных обязанностей.
47
В зависимости от возложенных на муниципального служащего
должностных обязанностей в должностной инструкции могут быть
установлены следующие виды ответственности:
• материальная ответственность за возможный имущественный
ущерб, связанный с характером служебной деятельности;
• моральная ответственность за обеспечение безопасности ведения работ, обусловленная вероятностью несчастных случаев при выполнении работ в опасных условиях;
• административная ответственность за снижение эффективности коллективного труда;
• дисциплинарная ответственность за несвоевременное выполнение заданий, распоряжений вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных; за несвоевременное рассмотрение в пределах своих должностных
обязанностей обращений граждан и общественных организаций, государственных органов и органов местного самоуправления;
• социальная ответственность за: предупреждение социальных
последствий принимаемых решений, обеспечение соблюдения защиты прав и законных интересов граждан, выполнения
работ, связанное с риском жизни других людей;
• другие, установленные трудовым договором.
Муниципальный служащий несет дисциплинарную, граждан­­
ско-правовую, административную или уголовную ответственность в
соответствии с законодательством в случае исполнения им неправомерного поручения.
Должностная инструкция должна быть согласована с юридиче­
ским отделом (юрисконсультом). При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями и вышестоящим руководителем.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.
48
В заключение хотелось бы отметить, что при составлении должностной инструкции необходимо соблюдать единую структуру и форму документа, избегая при этом дублирования формулировок. Если
ответственность и права могут быть схожи у муниципальных служащих, замещающих различные должности, то обязанности у каждого
отдельного муниципального служащего разные, вытекающие из конкретной должности муниципальной службы. Отнесение должности
муниципальной службы к определенной группе должностей также
влияет на круг полномочий по этой должности.
4.4.4. Правила внутреннего трудового распорядка
Необходимость разработки Правил внутреннего трудового распорядка закреплена не только Трудовым кодексом Российской Федерации, но и Федеральным законом о муниципальной службе.
Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности
и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время
отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а
также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного
работодателя (ст. 189 ТК РФ).
Соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка – один из основных признаков трудовых отношений. Одной
из основных обязанностей муниципального служащего является обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст.
12 ФЗ).
Порядок утверждения Правил внутреннего трудового распорядка
регламентирован статьей 190 ТК РФ. Исходя из положений этой статьи Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, их отсутствие может быть расценено как нарушение законодательства о труде и повлечь за собой санкции, предусмотренные ст. 5.27 КоАП РФ, а также другие негативные последствия
для работодателя.
49
При разработке текста Правил внутреннего трудового распорядка необходимо опираться на Трудовой кодекс Российской Федерации
и законодательство о муниципальной службе, другие нормативные
правовые акты.
Порядок оформления Правил внутреннего трудового распорядка
определяется тем, что они входят в состав системы организационнораспорядительной документации и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003,
именуемым «Унифицированные системы документации. Требования
к оформлению документов».
Эти требования Госстандарта сводятся к следующему:
- первый лист документа должен быть оформлен по образцу общего бланка (или на общем бланке организации, изготовленном типо­
графским способом) с указанием полного наименования организации
(а в случае необходимости - и закрепленного в уставе сокращенного
наименования). Отдельный титульный лист к документу обычно не
оформляется;
- название вида документа (правила) оформляется всегда прописными буквами в заголовочной части документа на следующей строке
ниже наименования организации на первом листе документа;
- датой Правил внутреннего трудового распорядка является дата
их утверждения руководителем организации;
- место составления или издания правил внутреннего трудового
распорядка должно быть оформлено в обычном порядке в соответствии с принятыми обозначениями и сокращениями исторических и
родовых названий (г. - город, п. - поселок и т.д.);
- на площади, отведенной в общем бланке для заголовка к тексту
(отмечена ограничительными уголками), указывается название Правил – «внутренний трудовой распорядок»;
- в правом верхнем углу бланка располагается гриф утверждения
правил (утверждение соответствующим документом, например приказом, или личной подписью руководителя);
- изложение содержания (текста) правил ведется по разделам и
пунктам в последовательности «от общего к частному».
50
В Правила внутреннего трудового распорядка могут включаться
следующие разделы:
общие положения;
порядок приема и увольнения;
основные права и обязанности работников;
основные права и обязанности работодателя;
режим рабочего (служебного) времени и время отдыха;
поощрения за успехи в работе;
ответственность за нарушения трудовой дисциплины.
Специальных требований к содержанию данного локального акта
в законодательстве не содержится. Правила внутреннего трудового
распорядка (далее – Правила) могут также предусматривать и иные
разделы по усмотрению работодателя.
Раздел «Общие положения» определяет цель создания Правил и
круг лиц, на которых они распространяют свое действие. Также в нем
содержатся основные термины и определения, используемые в локальном нормативном акте.
В разделе «Порядок приема и увольнения работников» может
быть предусмотрен перечень документов, предъявляемых работниками при приеме на работу, порядок проведения конкурса и оформления на работу. Раздел может содержать порядок прохождения испытания, устанавливаемого при приеме на работу в целях проверки
соответствия работника поручаемой работе, а также порядок оформления отдельных его этапов.
Как правило, данный раздел также включает в себя порядок оформления процедуры прекращения трудового договора по различным
основаниям. Учитывая, что Правила внутреннего трудового распорядка - документ, распространяющийся на всех работников администрации (аппарата Совета) муниципального образования, а это могут
быть не только муниципальные служащие, каждый раздел Правил
может включать разные варианты процедуры оформления приема на
работу, прекращения трудового договора и др.
Раздел «Основные права и обязанности работников» формулируется в соответствии с положениями ст. 21 ТК РФ, а также законо51
дательства о муниципальной службе, других нормативных правовых
актов, содержащих нормы трудового законодательства, и может быть
дополнен по усмотрению работодателя.
Права и обязанности работодателя предусмотрены в ст. 22 ТК
РФ и в соответствии с положениями указанной статьи могут быть
прописаны в одноименном разделе Правил: право заключать, изменять и расторгать трудовые договоры в порядке, предусмотренном
законодательством, оценивать работников, поощрять работников за
добросовестный труд, привлекать к дисциплинарным взысканиям и
материальной ответственности, требовать от работников исполнения
трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу как работодателя, так и третьих лиц, находящемуся у работодателя, и др. В
данном разделе может быть определен и перечень обязанностей работодателя, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством, например, предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором, обеспечивать безопасность и условия
труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда и др.
Работодатель обязан заранее и в соответствии с законодательством знакомить работников с локальными нормативными актами,
принимаемыми в организации и затрагивающими интересы работников.
При составлении раздела «Режим рабочего времени и времени
отдыха» необходимо учитывать, что согласно ст. 100 ТК РФ режим
рабочего времени предусматривает продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним
выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней
по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников,
продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время
перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней. В организации могут применяться различные режимы
рабочего времени для различных категорий работников. Раздел Правил «Режим (вариант - Режимы) рабочего времени и время отдыха»
52
может также содержать описание всех этих режимов, данных в соответствии с требованиями ст. 100 ТК РФ.
В этом же разделе целесообразно описать процедуру предоставления отпусков: виды и продолжительность предоставляемых отпусков, порядок составления графика отпусков, случаи и порядок
продления и перенесения отпуска. Положения раздела должны соответствовать требованиям статьи 21 Федерального закона о муниципальной службе.
В разделе «Поощрения», как правило, приводятся виды поощрений, применяемых к работникам, добросовестно выполняющим свои
трудовые обязанности, а также основания их применения с учетом
требований статьи 26 Федерального закона и статьи 16 Закона Республики Башкортостан от 16 июля 2007 года № 453-з «О муниципальной службе в Республике Башкортостан».
В разделе «Ответственность» определяется понятие трудовой
дисциплины, излагаются виды дисциплинарных взысканий, способы
их документального фиксирования, порядок применения к нарушителям трудовой дисциплины, а также условия снятия.
В Правилах внутреннего трудового распорядка могут найти отражение и другие вопросы регулирования трудовых отношений.
В соответствии со ст. 190 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372
ТК РФ.
Проект Правил и обоснование к нему направляются в представительный орган работников. Не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта представительный орган работников направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.
Если вышеуказанное мотивированное мнение не содержит согласия
с проектом или содержит предложения по его совершенствованию,
работодатель может согласиться с ними, либо в течение трех дней
после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом работников с целью
достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом. После этого
53
работодатель имеет право утвердить Правила внутреннего трудового
распорядка. Представительный орган работников может обжаловать
утвержденные Правила в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.
В соответствии с частью 2 статьи 190 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка могут быть оформлены в качестве отдель­
ного локального нормативного акта организации или же в качестве
приложения к коллективному договору. При этом на практике, как
правило, рекомендуется принимать Правила внутреннего трудового
распорядка в виде самостоятельного локального нормативного акта,
что обеспечивает оперативность внесения в них изменений и совершенствования содержания.
Внесение изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, принятых в качестве отдельного локального нормативного акта,
происходит по процедуре, применяемой ко всем локальным нормативным актам организации.
В соответствии с частью 3 статьи 68 ТК РФ работодатель обязан
ознакомить работника под подпись с Правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу, но до подписания трудового
договора. Рекомендуется размещать Правила внутреннего трудового
распорядка на видном месте. Также следует предусмотреть отметку в
трудовом договоре «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового
распорядка», либо лист ознакомления с Правилами.
4.4.5. Положение об обработке персональных данных
Основными правовыми актами, регламентирующими вопросы работы с персональными данными, являются Трудовой Кодекс
Российской Федерации и Федеральный закон от 27 июля 2006 года
№ 152-ФЗ «О персональных данных». В последнем установлены
принципы обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и оператора, иные положения.
Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями
и касающаяся конкретного работника. Она включает в себя такие
сведения, как фамилия, имя, отчество физического лица (субъекта
54
персональных данных), год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы и др. (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).
Работодатель в пределах, установленных законом, вправе обрабатывать персональные данные своих сотрудников - то есть получать,
хранить, комбинировать, передавать и использовать их иным образом (ст. 85 ТК РФ). Общие требования при обработке персональных
данных перечислены в статье 86 ТК РФ.
Такая обработка может осуществляться работодателем лишь с
целью обеспечения соблюдения нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по
службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Объем и содержание обрабатываемых персональных
данных определяются работодателем в соответствии с Конституцией
Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами.
Следует помнить, что все персональные данные работника работодатель может получать лишь у него самого. В случае, когда персональные данные возможно получить только у третьей стороны, работника необходимо уведомить об этом заранее и получить от него письменное согласие. В уведомлении, составленном в свободной форме,
работодатель должен сообщить цели, предполагаемые источники и
способы получения персональных данных, а также последствия отказа работника дать письменное согласие на их получение. Однако не
все данные работодатель вправе запросить. Так, он не вправе:
- получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. Исключение
сделано для случаев, когда потребность в этих сведениях непосред­
ственно связана с вопросами трудовых отношений, тогда работодатель вправе получить их с письменного согласия работника;
- получать и обрабатывать персональные данные работника о его
членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, установленных законом.
Порядок обработки, хранения и других процедур по обработке
персональных данных работников должен определяться локальным
55
нормативным актом организации. Каждый сотрудник организации
должен быть ознакомлен с ним под роспись. Для этого в конце положения оставляют несколько чистых листов, так называемых листов ознакомления, которые прошиваются вместе с положением, и на
последней странице с обратной стороны ставится надпись «Прошито
_____ страниц» и заверяется подписью руководителя и печатью организации. Иногда кадровики заводят журнал ознакомления с локальными нормативными актами. При регистрации ознакомления в таком
журнале необходимо выдавать работнику копию нормативного акта,
что потребует дополнительных материальных затрат.
Отдельно нужно сказать о содержании положения о персональных данных. При разработке данного документа необходимо включить в него:
- сведения, относящиеся к персональным данным (например,
рекомендации, характеристики, анкета, размер заработной платы и
т.д.);
- режим доступа к персональным данным и перечень лиц, имеющих право доступа к такой информации, их права и обязанности
(например, определить, что право доступа к персональным данным
сотрудника имеют руководитель, руководители структурных подразделений (доступ к личным данным только работников своего подразделения) по согласованию с руководителем);
- права работодателя и работника в области передачи, хранения и
обработки персональных данных;
- порядок накопления, систематизации, уточнения, хранения,
уничтожения, использования и передачи персональных данных;
- порядок ознакомления работника с его персональными данными, получения копий документов, содержащих такие данные;
- ответственность за нарушение норм по обработке персональных
данных.
56
4.5. Документы, оформляющие прием, перевод,
увольнение работника
Документирование процесса движения кадров - основная функ­
ция кадровой службы организации. Для реализации этой функции
кадровая служба подготавливает проекты приказов по личному составу, порядок издания, учета и рассылки которых по другим структурным подразделениям должен определяться локальным нормативным
актом, регламентирующим кадровое делопроизводство организации.
Главами 10 и 11 Трудового Кодекса Российской Федерации регламентировано заключение трудового договора - указаны порядок,
форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66
ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) и Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка
работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления
приема на работу.
1. Получение необходимых для приема на муниципальную службу документов.
2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами.
3. Заключение трудового договора.
4. Издание приказа о приеме на муниципальную службу.
5. Заполнение личной карточки формы № Т-2 ГС (МС).
6. Оформление личного дела муниципального служащего.
7. Внесение записи в трудовую книжку.
57
4.5.1. Приказ (распоряжение) о приеме муниципального служащего на муниципальную службу. Трудовой договор
При поступлении на муниципальную службу гражданин заключает трудовой договор. Трудовые договоры на муниципальной службе
заключаются по правилам, установленным трудовым законодатель­
ством с особенностями, предусмотренными Федеральным законом о
муниципальной службе.
Трудовому договору посвящен раздел III Трудового кодекса Российской Федерации. В числе особенностей, касающихся заключения
трудового договора с гражданином, поступающим на муниципальную службу, можно, в частности, назвать положения части 2 статьи
7, согласно которой с лицами, замещающими должности муниципальной службы, учреждаемые для непосредственного обеспечения
исполнения полномочия лица, замещающего муниципальную должность, трудовые договоры заключаются на срок полномочий данного
лица.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством
и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы
трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно
и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением
трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Сторонами трудового договора на муниципальной службе являются представитель нанимателя и гражданин, поступающий на муниципальную службу или муниципальный служащий.
В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовом договоре указываются:
фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя
(фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
58
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и
работодателя - физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой
договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими
полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
место работы;
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины),
послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;
условия оплаты труда работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
режим рабочего времени и времени;
условие об обязательном социальном страховании работника;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные
условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными
правовыми актами, содержащими нормы трудового права, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
об испытании;
о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной,
служебной);
59
об обязанности работника отработать после обучения не менее
установленного договором срока, если обучение проводилось за счет
средств работодателя;
о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
об улучшении социально-бытовых условий работника и членов
его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных
трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности муниципального служащего и представителя
нанимателя, установленные законодательством о муниципальной
службе и трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными
нормативными актами.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается муниципальному
служащему, другой хранится у представителя нанимателя. Получение
муниципальным служащим экземпляра трудового договора должно
подтверждаться его подписью на экземпляре трудового договора,
хранящемся у представителя нанимателя.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если служащий приступил к работе с ведома или
по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении служащего к работе работодатель обязан оформить с
ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих
дней со дня фактического допущения служащего к работе.
На основе трудового договора представитель нанимателя составляет акт о назначении на должность. Содержание акта должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
При назначении на должность (до подписания трудового договора) представитель нанимателя обязан ознакомить служащего под
роспись с правилами внутреннего трудового распорядка или адми60
нистративным регламентом, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными со служебной деятельностью
муниципального служащего.
4.5.2. Изменения трудового договора
Изменение определенных сторонами условий трудового договора,
в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации. Соглашение
об изменении определенных сторонами условий трудового договора
заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ в ред. Федерального
закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ).
В данной норме обоснованно выделены категории «изменение
определенных сторонами условий трудового договора» и «перевод
на другую работу». Причем первая из них шире, чем вторая, и это
важно учитывать как в теории трудового права, так и на практике.
Другой не менее важный аспект: указанное изменение условий трудового договора может быть лишь по письменному соглашению сторон трудового договора, а не по «письменному согласию работника»
(ст. ст. 72 и 72.1).
Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон
трудового договора. Документ, которым стороны оформляют изменение определенных сторонами условий трудового договора, именуется соглашением об изменении определенных сторонами условий
трудового договора. Такое соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Оно должно быть составлено и оформлено
в том же порядке, что и трудовой договор.
А именно согласно части 1 статьи 67 ТК РФ трудовой договор
заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах,
каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно
подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Следовательно, соглашение об
61
изменении определенных сторонами условий трудового договора
должно быть составлено в письменной форме, что также следует из
статьи 72 ТК РФ, в двух экземплярах - по одному для работодателя и
работника. Факт выдачи работнику экземпляра соглашения об изменении условий трудового договора должен быть подтвержден соответствующей подписью муниципального служащего на экземпляре
соглашения, хранящемся у представителя нанимателя.
Даже если в трудовой договор ранее уже вносились изменения
другим соглашением, появление новых изменений также необходимо внести в трудовой договор. Изменение определенных сторонами
условий трудового договора может сразу затронуть несколько частей
содержания. Например, изменение трудовой функции влечет изменение условий оплаты труда, что также необходимо отразить в соглашении об изменении условий трудового договора.
Документ, который получил известность как дополнительное
соглашение, не содержится ни в официальной классификации управленческих документов, ни в системе унифицированной документации по личному составу. Поэтому нормативные требования к его
оформлению отсутствуют. Однако этот документ очень широко используется в практике документирования трудовых отношений.
Так же как и на трудовые договоры, в организации необходимо
вести журнал регистрации соглашений об изменении условий трудовых договоров, а выдача работнику его экземпляра соглашения должна фиксироваться в указанном журнале.
4.5.3. Приказ (распоряжение) о переводе (Т-5, Т-5а)
Перевод на другую работу – процедура сложная, а оформлять ее
кадровикам приходится довольно часто. Повышение сотрудника в
должности, медицинские противопоказания к определенной работе,
оптимизация структуры – все это служит основанием для кадровых
перестановок. В новой редакции Трудового кодекса Российской Федерации правила перевода работника претерпели существенные изменения.
В соответствии со статьей 72.1 Трудового кодекса переводом признается постоянное или временное изменение трудовой функции ра62
ботника и (или) структурного подразделения, если оно было указано
в договоре, а также перевод сотрудника в другую местность вместе с
работодателем. Все остальные изменения определенных сторонами
условий, если при этом нет признаков перевода, оформляются дополнительными соглашениями к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).
Постоянный перевод работника на другую работу допускается
только с его письменного согласия. Документальное оформление будет немного различаться в разных ситуациях.
Если в организации имеются вакантные должности, с инициативой о переводе работника на эту должность может выступить его
непосредственный начальник. Тогда на имя представителя нанимателя оформляется представление, в котором указываются должность,
подлежащая замещению, на которую планируется перевод, наличие
образования, дается краткая характеристика деловых и личных качеств работника.
С инициативой о переводе на другую должность может выступить и сам работник. В этом случае необходимо оформить заявление
на имя руководителя предприятия, организации.
После того как между муниципальным служащим и представителем нанимателя достигнуто согласие о переводе, оформляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если должностные обязанности муниципального служащего
были указаны в трудовом договоре, в дополнительном соглашении
необходимо указать и новые должностные обязанности. Если же они
были оформлены отдельным документом - должностной инструкцией, необходимо ознакомить с ней работника под роспись.
Издание лишь приказа о переводе и подпись его муниципальным
служащим могут вызвать в дальнейшем споры о добровольности такого перевода.
Внесение изменений в трудовой договор подписывается обеими
сторонами (муниципальным служащим и представителем нанимателем). Этот документ служит основанием для издания приказа (распоряжения) о переводе в соответствии с формой № Т-5 (Т-5а).
Сведения о переводе вносятся в дополнение к анкете, которая хранится в личном деле муниципального служащего. Иногда на практике
63
кадровые специалисты не ведут дополнение к анкете, а подшивают в
личное дело копии приказов. В этом случае копия приказа о переводе
заверяется подписью работника кадровой службы (при этом печать
можно не ставить).
Необходимо также внести сведения о переводе в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки муниципального служащего (форма № Т-2 ГС (МС).
Не позднее недельного срока со дня издания приказа необходимо
внести соответствующую запись в трудовую книжку муниципального служащего (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»).
С данной записью муниципальный служащий знакомится под
роспись лишь при увольнении. При этом ставится одна подпись после записи об увольнении.
Итак, подводя итог можно сказать, что для перевода муниципального служащего на другую работу в пределах одной организации необходимо оформить следующие документы:
- представление непосредственного руководителя о переводе или
личное заявление муниципального служащего о переводе;
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ о переводе по форме № Т-5 (или № Т-5а при переводе
нескольких муниципальных служащих);
- запись в трудовой книжке;
- запись в личной карточке муниципального служащего (форму
№ Т-2ГС (МС).
Приказы о переводе целесообразно формировать в отдельную
папку, например, «Приказы о переводах (перемещениях)».
4.5.4. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
Увольнение - это прекращение трудового договора (контракта)
между представителем нанимателя и муниципальным служащим.
При увольнении муниципального служащего необходимо:
64
1) оформить приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора по форме № Т-8 (при увольнении одного муниципального служащего) или № Т-8а (при увольнении нескольких муниципальных служащих).
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора подписывается представителем нанимателя и объявляется муниципальному служащему под роспись.
В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового
договора невозможно довести до сведения муниципального служащего или муниципальный служащий отказывается ознакомиться с
ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответ­
ствующая запись;
2) на основании приказа сделать запись в личной карточке (форма № Т-2 ГС (МС), в лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и
трудовой книжке;
3) произвести расчет с муниципальным служащим по форме
№ Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является
последний день работы муниципального служащего, за исключением
случаев, когда муниципальный служащий фактически не работал, но
за ним в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации
или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).
Муниципальный служащий, не получивший трудовую книжку в
день увольнения, может после увольнения обратиться к представителю нанимателя в письменной форме о выдаче трудовой книжки, и
представитель нанимателя обязан выдать ее не позднее трех рабочих
дней со дня обращения муниципального служащего.
В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую
книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью
65
работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек,
печатью организации и подписью самого работника.
Отсутствие подписи, печати после записи об увольнении лишает
юридической силы все записи о работе гражданина в данной организации. Такая книжка не будет считаться документированным подтверждением трудового стажа работника, и незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального
подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений
на основе свидетельских показаний.
Помимо оснований для расторжения трудового договора, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, трудовой
договор с муниципальным служащим может быть расторгнут по инициативе представителя нанимателя (работодателя) в случае:
1) достижения предельного возраста, установленного для замещения должности муниципальной службы;
2) прекращения гражданства Российской Федерации, прекращения гражданства иностранного государства - участника международного договора Российской Федерации, в соответствии с которым
иностранный гражданин имеет право находиться на муниципальной
службе, приобретения им гражданства иностранного государства
либо получения им вида на жительство или иного документа, подтверждающего право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства, не
являющегося участником международного договора Российской Федерации, в соответствии с которым гражданин Российской Федерации, имеющий гражданство иностранного государства, имеет право
находиться на муниципальной службе;
3) несоблюдения ограничений и запретов, связанных с муниципальной службой и установленных статьями 13 и 14 Федерального
закона № 25-ФЗ;
4) применения административного наказания в виде дисквалификации.
Приказы об увольнении целесообразно формировать в отдельную
папку, например, «Увольнения».
66
4.5.5.
Личная
карточка
муниципального
служащего
(Т-2 ГС (МС)
Кадровая служба на каждого работника организации в первый
день его работы заводит личную карточку.
Постановлением Госкомстата России № 1 для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена
форма № Т-2ГС (МС). Она содержит 12 (а не 11, как форма № Т-2)
разделов. Порядковые номера разделов, начиная с IV, на единицу не
соответствуют указанным выше. Это произошло потому, что добавлен раздел IV «Присвоение квалификационного разряда, классного
чина, дипломатического ранга, воинского звания». В соответствующих графах раздела указываются дата присвоения квалификационного разряда, классного чина и т.д., наименование, размер надбавки
в рублях. В основании указываются номер и дата распоряжения. С
записями данного раздела служащий знакомится под роспись.
Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием
для заполнения формы № Т-2ГС (МС) признаются следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой
стаж;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие сведения о работнике.
Укажем некоторые особенности заполнения формы № Т-2ГС
(МС).
67
В п. 7 раздела I «Общие сведения» указывается ученая степень
служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31
июля 1995 года № 412.
В п.8 карточки формы № Т-2ГС (МС) отражается общий трудовой
стаж, а также непрерывный, стаж муниципальной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий,
непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий
право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных
подтверждающих соответствующий стаж документов.
Карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в
ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма № Т-2/Т-2 ГС (МС) (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в
ПЭВМ при заполнении формы, позволяют создавать любые отчетносправочные документы по личному составу организации.
68
73
Пример заполнения личной карточки муниципального служащего
(форма № Т-2ГС (МС)).
.
Унифицированная форма № Т-2ГС(МС)
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
0301016
Форма по ОКУД
по ОКПО
(наименование организации)
Номер страхового свидеДата состав- Табельный
Идентификационный
Алфательства государственного
ления
номер
номер налогоплательщика
вит
пенсионного страхования
15.09.2008
42
550700322548
069-2455-3851-25
М
Характер
работы
постоянно
Вид работы
Пол
(основная, по
(мужской,
совместительженский)
ству)
основная
муж
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
государственного (муниципального) служащего
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой
договор
номер
дата
1. Фамилия
Миронов
Имя
Андрей
12.09.2008
Владимирович
Отчество
Код
25 апреля 1982 г.
2. Дата рождения
(день, месяц, год)
3. Место рождения
по ОКАТО
04401
г.Омск
Россия
4. Гражданство
5. Знание иностранного
языка
по ОКИН
1
по ОКИН
английский
(наименование)
(степень знания)
(наименование)
(степень знания)
по ОКИН
среднее профессиональное
6. Образование
по ОКИН
(полное среднее, начальное профессиональное, среднее
профессиональное, высшее профессиональное)
Наименование образовательного
учреждения
Квалификация по документу об
образовании
учитель физики
Документ об образовании,
Год
о квалификации или наличии
окончания
специальных знаний
2005
наименование серия номер
диплом
АП
24622821
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
69
11
74
Документ об образовании,
о квалификации или наличии
специальных знаний
наименование серия номер
Наименование образовательного
учреждения
Квалификация по документу об
образовании
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Код по
ОКИН
Послевузовское профессиональное
образование
(аспирантура, адъюнктура, докторантура)
Наименование образовательного,
научного учреждения
Документ об образовании,
номер, дата выдачи
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Код по
ОКИН
7. Ученая
степень
(кандидат наук, доктор наук)
70
75
2-я страница формы № Т-2ГС(МС)
8. Стаж работы (по
состоянию на
« 12 » сентября 20 08
12
Общий
12
Непрерывный
Стаж государственной (муниципальной)
службы:
для надбавки за выслугу лет
для доплаты к пенсии
9. Состояние в
браке
г.):
дней
дней
5
5
дней
дней
2
2
месяцев
месяцев
лет
лет
месяцев
месяцев
лет
лет
Код по
ОКИН
женат
10. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие
родственники)
1
супруга
сын
11. Паспорт: №
Выдан
Год
рождения
Фамилия, имя, отчество
2
Миронова Елена Александровна
Миронов Вадим Андреевич
52-04 658425
Дата выдачи “ 13 ”
УВД ЦАО г.Омска
3
1984
2004
мая
2002
(наименование органа, выдавшего паспорт)
12. Адрес места жительства:
По паспорту
Почтовый
индекс
644052
г.Омск, ул. Поселковая, д.2, кв. 47
Фактический
Почтовый
индекс
644052
г.Омск, ул. Поселковая, д.2, кв. 47
Дата регистрации по месту жительства “ 12 ”
Номер телефона 92-48-75
71
сентября
1998
г.
г.
76
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
1. Категория
I солдаты
запаса
2. Воинское
рядовой
звание
3. Состав
солдаты
(профиль)
4. Полное кодовое обозначение
6584265Т
ВУС
5. Категория годности к
А-годен
военной службе
6. Наименование военного
комиссариата по месту
жительства
Центральный РВК г.Омска
7. Состоит на воинском
учете:
а) общем (номер команды,
партии)
С12
б) специальном
8.
(отметка о снятии с воинского учета)
Работник кадровой
службы
Работник
специалист
Демина
Демина В.Е.
(должность)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
Миронов
(личная подпись)
“ 15 ”
сентября
20 08 г.
72
77
3-я страница формы № Т-2ГС(МС)
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата
Структурное
подразделение
1
15.09.2009
2
Должность
3
специалист
Оклад,
надбавка, руб.
Личная
подпись
владельца
трудовой
книжки
Основание
4
5
2400+30% за Приказ №
особые условия 231 к от
службы
14.09.2008
6
Миронов
IV. ПРИСВОЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИОННОГО РАЗРЯДА,
КЛАССНОГО ЧИНА, ДИПЛОМАТИЧЕСКОГО РАНГА, ВОИНСКОГО
ЗВАНИЯ
Дата
Квалификационный разряд,
классный чин, дипломатический
ранг, воинское звание
Размер
надбавки,
руб.
1
2
3
Личная подпись
Основание владельца трудовой
книжки
4
5
V. АТТЕСТАЦИЯ
Документ (протокол)
Дата аттестации
Решение комиссии
1
2
Основание
номер
3
дата
4
5
VI. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Дата
Документ
Вид повыНаименование
(удостоверение, свидешения
образовательного
окончательство)
начала
квалифика- учреждения, место
ния
обучения
наиме- серия,
ции
его нахождения
обучения
дата
нование номер
1
2
3
4
5
6
7
Основание
8
VII. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Документ
(диплом, свидетельство)
Дата
начала
переподготовки
1
Специальность
окончания
(направление)
переподготовки
2
Основание
наименование
номер
дата
4
5
6
3
73
7
78
4-я страница формы № Т-2ГС(МС)
VIII. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ВЕДОМСТВЕННЫЕ НАГРАДЫ,
ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Наименование награды (поощрения)
наименование
1
Документ
номер
2
дата
3
4
IX. ОТПУСК
Вид отпуска
Период работы Количество
Дата
календарных
(ежегодный, учебный,
окончадней отпуска начала
без сохранения заработс
по
ния
ной платы и др.)
1
2
3
4
5
Основание
6
7
X. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Наименование льготы
номер
1
Документ
дата выдачи
2
Основание
3
4
XI. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XII. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
(УВОЛЬНЕНИЯ)
Дата увольнения “
”
Приказ (распоряжение) №
Работник кадровой службы
Работник
20
г.
от “
”
20
г.
специалист
Демина
Демина В.Е.
(должность)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
Миронов
(личная подпись)
74
4.5.6. Трудовые книжки: учет и хранение
В соответствии со ст. 66 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Этот
персональный документ отражает факты последовательной трудовой
биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.
Каждый работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у
него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя
является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора.
Если при приеме на работу выясняется, что у работника нет трудовой книжки или он ее потерял, то по его письменному заявлению
работодатель обязан оформить новую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Трудовая книжка работнику, принятому на работу впервые, оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного
срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой
книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине
работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Порядок оформления работодателем новой трудовой книжки в
случае, если сотрудник, поступающий на работу, ее потерял, приведен в Письме Роструда от 30 апреля 2008 года № 1026-6.
Бланками трудовых книжек, как следует из п. 46 Правил ведения
и хранения трудовых книжек, обеспечиваются непосредственно работодатели.
На основании п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек в
трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения
о работнике:
75
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата рождения (число, месяц, год);
3) образование;
4) профессия, специальность.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Например, если работник принят на работу 16 марта 2009 г., то в
трудовой книжке делается запись: «16.03.2009».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой,
ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без
каких-либо сокращений.
В соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде
заголовка указываются полное наименование организации, а также
сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком производятся следующие записи:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 указывается дата приема на работу;
- в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного
наименования, наименования должности (работы), специальности,
профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации;
- в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или
иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.
В случае если в трудовой книжке уже заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов документа, то возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку.
Порядок оформления и выдачи вкладыша регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
76
Вкладыш в трудовую книжку вшивается согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае, если в трудовой книжке
заполнены все страницы одного из разделов.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке. С
этой целью при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке на титульном листе ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения
трудовых книжек).
При выдаче каждого последующего вкладыша в трудовой книжке
ставится очередной штамп и указываются серия и номер вкладыша.
На титульном листе вкладыша размещаются сведения о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества
изменений (исправлений) в ранее совершенные записи) внесены на
основании соответствующих документов.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое
количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша
в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п.
46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 4 Порядка обеспечения бланками).
При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения
трудовых книжек).
Для учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее. Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.
77
Пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлено, что в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее, вносятся сведения обо всех операциях,
связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки
и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
(см. пример 5) регистрируются все трудовые книжки, принятые от
сотрудников при поступлении на работу, а также новые трудовые
книжки и вкладыши, выданные работникам. Впоследствии при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек
и вкладышей в них (п. 41 Правил).
Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).
Во всех остальных случаях, при которых возникает необходимость в наличии трудовой книжки, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его
подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную
в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил
ведения и хранения трудовых книжек).
Законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по
его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее, следует учитывать, что ответственность
за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации. Такие разъяснения приведены в Письме
Роструда от 18 марта 2008 года № 656-6-0.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные
работниками при увольнении либо в случае смерти работника его
ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Правил ведения и
хранения трудовых книжек), а именно 75 лет.
78
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и
выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность,
установленную ст. 5.27 КоАП РФ. По этой же статье работодателя
могут наказать и за отсутствие в организации книги учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной
книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицам грозит штраф от
1000 до 5000 руб.
Для организации по этой статье предусмотрен либо штраф от
30 000 до 50 000 руб., либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (см. Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 года по делу № КА-А40/10220-06).
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должност­
ным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за
аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным
разбирательствам. Допустим, это обстоятельство работодателем не
оспаривается и он добровольно изменит соответствующие записи в
трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, к работодателю может быть
предъявлен иск о материальной ответственности.
Обязанность возместить работнику не полученный им заработок
во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться
согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не
получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной
или не соответствующей законодательству формулировки причины
увольнения работника.
Статьей 237 Трудового Кодекса Российской Федерации предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненно79
го работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового
договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику
морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.
Уголовная ответственность. В ст. 140 Уголовного Кодекса Российской Федерации установлена ответственность за неправомерный
отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину
неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан. Это наказание
в виде штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной
платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо
лишения права занимать определенные должности или заниматься
определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.
В некоторых случаях возможно применение ст. 292 Уголовного
Кодекса Российской Федерации о служебном подлоге. Одно из наказаний по этой статье (при отсутствии признаков преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 292.1 УК РФ) - штраф до 80 тыс. руб.
Применение названной статьи возможно, если будет доказано,
что руководителем организации (должностным лицом, ответственным за обращение с трудовыми книжками работников организации)
совершены виновные действия из корысти или иной личной заинтересованности.
Работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из
корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан
по ст. 325 Уголовного Кодекса Российской Федерации. Например,
штрафом до 200 000 руб.
4.5.7. Личное дело муниципального служащего
Личное дело муниципального служащего представляет собой совокупность документов муниципального служащего, связанных с его
поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и прекращением муниципальной службы.
80
Статьей 30 Федерального закона определяется, что после прекращения служебных отношений личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. Оно хранится в архиве органа мест­
ного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.
Личные дела муниципальных служащих ведутся в том же порядке, что и личные дела государственных гражданских служащих, который регламентируется Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года
№ 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на
муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы и необходимые для обеспечения деятельности
муниципального органа. Личное дело муниципального служащего
ведется кадровой службой администрации (аппарата Совета) муниципального образования.
Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального
характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах
массовой информации), а в случаях, установленных федеральными
законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
К личному делу муниципального служащего приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной
должности муниципальной службы (если гражданин назначен на
должность по результатам конкурса);
81
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке,
присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии решений о награждении государственными наградами,
присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
- копия акта муниципального органа о назначении на должность
муниципальной службы;
- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных
дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и
дополнения, внесенные в трудовой договор;
- копии актов муниципального органа о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
- копия акта муниципального органа об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной
службы, о прекращении трудового договора;
- аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего
аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей
за аттестационный период;
- экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об
уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);
- копии документов о включении муниципального служащего в
кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
- копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия
или отмены;
82
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах,
об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну,
если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного
страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
физического лица по месту жительства на территории Российской
Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии
у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о
соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами.
В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного
дела. К личному делу муниципального служащего приобщаются
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Учетные данные муниципальных служащих хранятся
кадровой службой муниципального органа на электронных носите83
лях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
В обязанности кадровой службы муниципального органа, осуществляющей ведение личных дел муниципальных служащих, входит:
- приобщение документов к личным делам муниципальных служащих;
- обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в
личных делах муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- предоставление сведений о доходах, имуществе и обязатель­
ствах имущественного характера соответствующих муниципальных
служащих для опубликования общероссийским и региональным
средствам массовой информации по их обращениям;
- информирование муниципальных служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о
предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах
имущественного характера этих муниципальных служащих;
- ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных
законодательством Российской Федерации.
Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных
сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные
нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих.
При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом муниципальном органе его личное дело
передается в муниципальный орган по новому месту замещения
должности муниципальной службы.
84
При назначении муниципального служащего на государственную должность, должность государственной гражданской службы
Российской Федерации, или государственную должность, должность
государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту
замещения должности.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой муниципального органа, поступит на государственную или муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный или муниципальный
орган по месту замещения соответствующей должности.
Личные дела муниципальных служащих, содержащие сведения,
составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой
соответствующего муниципального органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления,
избирательную комиссию муниципального образования, которым
переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, или их
правопреемникам.
В течение периода прохождения муниципальной службы кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней
описи.
Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиваются в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе
«Примечание». В период работы муниципального служащего в администрации (аппарате Совета) муниципального образования во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.
Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел рекомендуется составлять картотеку личных дел. Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям.
85
Для хранения личных дел муниципальных служащих используются сейфы или надежно запираемые и опечатываемые шкафы (хранилища), в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
4.6. Документы, оформляющие отпуск
Отпуск является одним из видов времени отдыха, т.е. времени,
в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
Все отпуска необходимо оформлять в соответствии с требованиями
законодательства о муниципальной службе и норм Трудового Кодекса Российской Федерации.
В соответствии со статьей 21 Федерального закона муниципальному служащему предоставляется ежегодный отпуск с сохранением
замещаемой должности муниципальной службы и денежного содержания, размер которого определяется в порядке, установленном трудовым законодательством для исчисления средней заработной платы.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым
работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа
данной организации.
График отпусков является локальным нормативным актом.
График отпусков обязателен как для представителя нанимателя,
так и для муниципального служащего.
В ст. 123 Трудового Кодекса Российской Федерации установлено,
что всем работодателям необходимо утвердить график отпусков за
две недели до наступления календарного года. Например, график отпусков на 2010 год должен быть составлен и утвержден до 17 декабря
2009 года.
86
Порядок составления графика93
отпусков
ǞǮǻǽ ǹǺDzǺǵǶ ǽǭǮǻǿǺǵǷǻǯ ǻ dzDzǸǭDzǹǻǹ ǯǽDzǹDzǺǵ ǼǽDzDZǻǾǿǭǯǸDzǺǵȌ ǵǹ DzdzDzǰǻDZǺǻǰǻ
ǻǼǸǭȄǵǯǭDzǹǻǰǻ ǻǿǼȀǾǷǭ
ǛǮǽǭǮǻǿǷǭ ǾǻǮǽǭǺǺȈȂ ǻǿ ǽǭǮǻǿǺǵǷǻǯ ǼǻdzDzǸǭǺǵǶ Ǿ ȀȄDzǿǻǹ ǿǻǰǻ, Ȅǿǻ ǻǺǵ
ǺDz ȌǯǸȌȋǿǾȌ ǻǮȌǴǭǿDzǸȉǺȈǹǵ
ǏȈȌǯǸDzǺǵDz ǵ ȀȄDzǿ ǽǭǮǻǿǺǵǷǻǯ, ǷǻǿǻǽȈDz ǵǹDzȋǿ Ǽǽǭǯǻ ǼǻǶǿǵ ǯ ǻǿǼȀǾǷ ǯ ȀDZǻǮǺǻDz
DZǸȌ ǺǵȂ ǯǽDzǹȌ
ǞǻǾǿǭǯǸDzǺǵDz ǰǽǭȁǵǷǭ ǻǿǼȀǾǷǻǯ
ǠȄDzǿ ǹǺDzǺǵȌ ǯȈǮǻǽǺǻǰǻ ǼǽǻȁǾǻȋǴǺǻǰǻ ǻǽǰǭǺǭ ǼDzǽǯǵȄǺǻǶ ǼǽǻȁǾǻȋǴǺǻǶ
ǻǽǰǭǺǵǴǭȃǵǵ ǯ ǼǻǽȌDZǷDz, ȀǾǿǭǺǻǯǸDzǺǺǻǹ ǾǿǭǿȉDzǶ 372 ǟǗ ǝǡ
ǠǿǯDzǽdzDZDzǺǵDz ǰǽǭȁǵǷǭ ǻǿǼȀǾǷǻǯ ǺDz ǼǻǴDZǺDzDz, ȄDzǹ Ǵǭ DZǯDz ǺDzDZDzǸǵ DZǻ ǺǭǾǿȀǼǸDzǺǵȌ
ǷǭǸDzǺDZǭǽǺǻǰǻ ǰǻDZǭ (ǾǿǭǿȉȌ 123 ǟǗ ǝǡ)
Утвержденный
вывешивается
в подразделениях
ɬɜɟɪɠɞɟɧɧɵɣграфик
ɝɪɚɮɢɤ отпусков
ɨɬɩɭɫɤɨɜ ɜɵɜɟɲɢɜɚɟɬɫɹ
ɜ ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɹɯ
ɞɥɹ
для
сведения
всех
работников
или
объявляется
работникам
под
расɫɜɟɞɟɧɢɹ ɜɫɟɯ ɪɚɛɨɬɧɢɤɨɜ ɢɥɢ ɨɛɴɹɜɥɹɟɬɫɹ ɪɚɛɨɬɧɢɤɚɦ ɩɨɞ ɪɚɫɩɢɫɤɭ.
писку.
ɭɳɟɫɬɜɭɟɬ ɭɧɢɮɢɰɢɪɨɜɚɧɧɚɹ ɮɨɪɦɚ ɝɪɚɮɢɤɚ ɨɬɩɭɫɤɨɜ ʋ -7,
Существует унифицированная форма графика отпусков № Т-7,
ɭɬɜɟɪɠɞɟɧɧɚɹ ɨɫɬɚɧɨɜɥɟɧɢɟɦ
ɨɫɤɨɦɫɬɚɬɚ
ɨɫɫɢɢ
ʋ 1. №
ɪɢɦɟɧɹɟɬɫɹ
ɨɧɚ
утвержденная
Постановлением
Госкомстата
России
1. Применяетɨɬɪɚɠɟɧɢɹ
ɫɜɟɞɟɧɢɣсведений
ɨ ɜɪɟɦɟɧɢ оɪɚɫɩɪɟɞɟɥɟɧɢɹ
ɟɠɟɝɨɞɧɵɯ ɨɩɥɚɱɢɜɚɟɦɵɯ
сяɞɥɹ
она
для отражения
времени распределения
ежегодных
оплачиваемых
отпусков
работников
всех
структурных
подразделеɨɬɩɭɫɤɨɜ ɪɚɛɨɬɧɢɤɨɜ ɜɫɟɯ ɫɬɪɭɤɬɭɪɧɵɯ ɩɨɞɪɚɡɞɟɥɟɧɢɣ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ ɧɚ
ний организации на календарный год по месяцам.
ɤɚɥɟɧɞɚɪɧɵɣ ɝɨɞ ɩɨ ɦɟɫɹɰɚɦ.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать полоɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɢ ɝɪɚɮɢɤɚ
ɨɬɩɭɫɤɨɜ ɧɟɨɛɯɨɞɢɦɨ
ɭɱɢɬɵɜɚɬɶ
ɩɨɥɨɠɟɧɢɹ
женияɪɢ
действующего
законодательства
Российской
Федерации,
спеɞɟɣɫɬɜɭɸɳɟɝɨ
ɡɚɤɨɧɨɞɚɬɟɥɶɫɬɜɚ
ɟɞɟɪɚɰɢɢ,
ɫɩɟɰɢɮɢɤɭ
цифику
деятельности
организацииɨɫɫɢɣɫɤɨɣ
и пожелания
работников.
График подписывается
руководителем
кадровой службы органиɞɟɹɬɟɥɶɧɨɫɬɢ
ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ ɢ ɩɨɠɟɥɚɧɢɹ
ɪɚɛɨɬɧɢɤɨɜ.
зации и утверждается представителем нанимателя.
ɪɚɮɢɤ ɩɨɞɩɢɫɵɜɚɟɬɫɹ ɪɭɤɨɜɨɞɢɬɟɥɟɦ ɤɚɞɪɨɜɨɣ ɫɥɭɠɛɵ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ ɢ
В случае если в организации нет кадровой службы, то график
ɭɬɜɟɪɠɞɚɟɬɫɹ ɩɪɟɞɫɬɚɜɢɬɟɥɟɦ
ɧɚɧɢɦɚɬɟɥɹ. за его составление.
подписывается
лицом, ответственным
ɫɥɭɱɚɟ
ɟɫɥɢ ɜ графика
ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ
ɧɟɬ ɤɚɞɪɨɜɨɣ
ɫɥɭɠɛɵ,
ɬɨ вɝɪɚɮɢɤ
При
составлении
отпусков
необходимо
иметь
виду,
что
ежегодныйɥɢɰɨɦ,
оплачиваемый
отпуск
быть разделен на часɩɨɞɩɢɫɵɜɚɟɬɫɹ
ɨɬɜɟɬɫɬɜɟɧɧɵɦ
ɡɚ ɟɝɨможет
ɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɟ.
ти. Такое деление отпуска допустимо по соглашению представителя
ɪɢ ɫɨɫɬɚɜɥɟɧɢɢ ɝɪɚɮɢɤɚ ɨɬɩɭɫɤɨɜ ɧɟɨɛɯɨɞɢɦɨ ɢɦɟɬɶ ɜ ɜɢɞɭ, ɱɬɨ
нанимателя и муниципального служащего. При этом хотя бы одна из
ɟɠɟɝɨɞɧɵɣ
ɨɬɩɭɫɤ
ɦɨɠɟɬ
ɛɵɬɶ 14
ɪɚɡɞɟɥɟɧ
ɧɚ ɱɚɫɬɢ.
ɚɤɨɟ
частей
этогоɨɩɥɚɱɢɜɚɟɦɵɣ
отпуска должна
быть
не менее
календарных
дней
(ст.
ɞɟɥɟɧɢɟ
ɨɬɩɭɫɤɚ
ɞɨɩɭɫɬɢɦɨ
ɩɨ
ɫɨɝɥɚɲɟɧɢɸ
ɩɪɟɞɫɬɚɜɢɬɟɥɹ
ɧɚɧɢɦɚɬɟɥɹ
ɢ
125 ТК РФ).
ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɝɨ ɫɥɭɠɚɳɟɝɨ. ɪɢ ɷɬɨɦ ɯɨɬɹ ɛɵ ɨɞɧɚ ɢɡ ɱɚɫɬɟɣ ɷɬɨɝɨ ɨɬɩɭɫɤɚ
87
ɞɨɥɠɧɚ ɛɵɬɶ ɧɟ ɦɟɧɟɟ 14 ɤɚɥɟɧɞɚɪɧɵɯ ɞɧɟɣ (ɫɬ. 125 ).
Вносить изменения в утвержденный график отпусков допускается, только если изменения согласованы с соответствующим муниципальным служащим или связаны с принятием на работу новых работников.
Отсутствие и несоблюдение графика отпусков является нарушением трудового законодательства, что влечет административную ответственность.
88
89
Руководитель кадровой
службы
2
г. №
1
20
Должность
(специальность,
профессия)
по штатному
расписанию
”
Структурное
подразделение
от “
(должность)
3
Дата
составления На год
“
”
(личная подпись)
УТВЕРЖДАЮ
Руководит ель
ель
20
г.
(расшифровка подписи)
(должность)
0301020
Код
(личная подпись)
4
5
6
(расшифровка подписи)
7
8
9
10
ОТПУСК
дата
перенесение отпуска
Примечание
Примечани
Табельный количество
дата предпое
номер календарных
календарны заплани- фактиоснование
лагаемого
х дней
рованная ческая
(документ)
отпуска
Номер
документа
Фамилия, имя, отчество
ГРАФИК ОТПУСКОВ
учтено
Мнение выборного профсоюзного органа
(наименование организации)
Форма по
ОКУД
по
ОКПО
Унифицированная форма № Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
В соответствии со статьей 356 раздела 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября
2000 года, хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.
Чтобы уйти в отпуск, муниципальный служащий пишет заявление. Этот документ составляют в произвольной форме.
Получив заявление сотрудника, кадровик готовит приказ о предоставлении отпуска, а представитель нанимателя подписывает его.
Этот документ составляют по утвержденной форме. Если в отпуск уходит один человек, то используют унифицированную форму
№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». Если в отпуск одновременно уходят несколько человек, то
совместный приказ оформляют по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Эти формы тоже
утверждены Постановлением № 1.
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
0301005
Форма по ОКУД
Администрация МР Бураевский район
по ОКПО
(наименование организации)
Номер
документа
123-к
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Предоставить отпуск
Волгиной Веронике Васильевне
Дата
составления
14 марта 2008
Табельный
номер
44
(фамилия, имя, отчество)
Информационно-аналитический отдел
(структурное подразделение)
Ведущий специалист
(должность (специальность, профессия))
за период работы с “ 21 ” января 20 08 г. по
90
“ 20 ” января
20 09 г.
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на
с “
30
календарных дней
”
20
г.
по “
”
и (или)
Б. ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
20
г.
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения
заработной платы и другие (указать))
на
с“
6
”
20
г.
В. Всего отпуск на
с“
29 ”
июня
Глава администрации
календарных дней
по “
”
36
20
09
г.
(должность)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен
20
г.
календарных дней
по “ 3 ”
августа
(личная подпись)
(личная
подпись)
“
”
20
09
г.
(расшифровка подписи)
20
г.
Представитель нанимателя по требованию муниципального служащего согласно ст. 62 ТК РФ (распоряжения).
В соответствии со статьей 11 Закона Республики Башкортостан
«О муниципальной службе выплата денежного содержания муниципальному служащему за период ежегодного оплачиваемого отпуска
должна производиться не позднее чем за 10 календарных дней до начала указанного отпуска.
Приказы об отпусках можно регистрировать в специальном журнале. Унифицированной формы этого документа нет. Поэтому его
можно разработать самостоятельно. На основании приказа на отпуск
кадровик должен сделать отметки в личной карточке (форма № Т-2
ГС(МС) в разделе VII «Отпуск».
91
5. Журналы учета и контроля
В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе
фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала.
Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Ознакомление руководителей подразделений или иных должност­
ных лиц организации с журналом должно производиться в присут­
ствии лица, ответственного за его ведение.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за
его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлен срок
хранения большинства журналов – 75 лет.
Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести,
напрямую зависит от особенностей деятельности администрации муниципального образования. Однако есть журналы, которые должны
вестись в любой организации, независимо от формы собственности,
сферы деятельности или размеров организации. К таким журналам
относятся:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, необходимость ведения этой книги закреплена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от
10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала.
92
Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц,
т.е. обычно ведется на протяжении нескольких лет. Все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы,
незаполненных граф быть не должно. Если невозможно заполнить
какую-то графу (например, нет номера на трудовых книжках старого
образца), то необходимо проставить «прочерк» или написать «нет».
Следует обращать внимание на то, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения
трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если
вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на
выступающие из-под бумаги концы шнура.
Срок хранения книги в соответствии со ст. 358 (е) Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (далее
- Перечень) составляет 50 лет.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек
и вкладышей к ним содержит сведения о трудовых книжках, выданных работнику впервые, а также сведения о выданных вкладышах.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О
трудовых книжках», пп. 40 - 41 указано, что ведение данного журнала обязательно. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек» определена форма
(наименования граф таблицы) данного журнала. Срок хранения журнала в соответствии со ст. 193 Перечня составляет 5 лет.
В журнале учета работников, выбывших в командировку, и
журнале учета работников, прибывающих в командировку в организацию, производится регистрация работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку. Ведет такие журналы
специально назначенное приказом руководителя должностное лицо.
Ведение данных журналов предусмотрено Инструкцией Минфина
93
СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года № 62 «О
служебных командировках в пределах СССР». Срок хранения данных журналов в соответствии со ст. 358 (б) Перечня 5 лет.
Кадровой службе рекомендуется также вести следующие регистрационные журналы и книги, которые не имеют строго установленной формы:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов;
- журнал регистрации протоколов;
- журнал регистрации карточки № Т-2 ГС (МС);
- журнал регистрации личных дел;
- журнал учета сверхурочных работ;
- журнал предоставляемых отпусков и др.
В администрации муниципального образования могут вестись
так же журналы (книги), связанные со спецификой муниципальной
службы:
- журнал учета документов, поданных для участия в конкурсе на
замещение вакантной должности муниципальной службы;
- журнал учета заявлений, поданных в комиссию по конфликту
интересов и др.
6. Организация текущего хранения кадровых документов
Под текущим хранением понимается хранение и использование
документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они
сгруппированы, в архив.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.
Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных
дел:
Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
94
текущему хранению в отделе кадров подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его
личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на
архивное хранение;
личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета
и других документов, осуществляется, как правило, в помещениях
кадровых служб, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.
Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках
обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой
облегчат поиск документов.
В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые
книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от
шкафов (сейфов) для хранения документов.
Работникам кадровых служб не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий
компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их
исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать.
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых
документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) представителя нанимателя.
95
104
7. ɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɟ ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ ɜ ɞɟɥɚ
7. Формирование документов в дела
ɞɧɚ ɢɡ ɝɥɚɜɧɵɯ ɨɛɹɡɚɧɧɨɫɬɟɣ ɫɨɬɪɭɞɧɢɤɚ ɤɚɞɪɨɜɨɣ ɫɥɭɠɛɵ –
Одна
из главныхɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
обязанностей
кадровой
ɨɛɟɫɩɟɱɢɬɶ
ɫɨɯɪɚɧɧɨɫɬɶ
ɩɨ сотрудника
ɥɢɱɧɨɦɭ ɫɨɫɬɚɜɭ.
ɥɹслужбы
ɬɨɝɨ ɱɬɨɛɵ
– обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того
ɫɛɟɪɟɱɶ
ɩɨɞɬɜɟɪɠɞɚɸɳɢɟ
ɬɪɭɞɨɜɨɣ
ɪɚɛɨɬɧɢɤɨɜ,
чтобыɞɨɤɭɦɟɧɬɵ,
сберечь документы,
подтверждающие
трудовой ɫɬɚɠ
стаж работников, необходимо
соблюдать
определенные
правила
хранения.
Формиɧɟɨɛɯɨɞɢɦɨ
ɫɨɛɥɸɞɚɬɶ
ɨɩɪɟɞɟɥɟɧɧɵɟ
ɩɪɚɜɢɥɚ
ɯɪɚɧɟɧɢɹ.
ɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɟ
рование документов в дела – одно из таких правил.
ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ ɜ ɞɟɥɚ – ɨɞɧɨ ɢɡ ɬɚɤɢɯ ɩɪɚɜɢɥ.
Соблюдение правил формирования дел
Дает
возможность
компактно
хранить
документы
и экономить
место в офисе
Обеспечивает
сохранность,
систематизацию, учет
и удобство
использования
документов
Позволяет
контролировать
наличие
и местонахождение
документов
Повышает
оперативность поиска
необходимых
документов
Ускоряет
и облегчает
окончательное
оформление
дел перед
сдачей в архив
ɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɟɦ ɞɟɥ ɧɚɡɵɜɚɟɬɫɹ ɝɪɭɩɩɢɪɨɜɤɚ ɢɫɩɨɥɧɟɧɧɵɯ ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
Формированием дел называется группировка исполненных докуɜ ɞɟɥɨ ɜ ɫɨɨɬɜɟɬɫɬɜɢɢ ɫ ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɨɣ ɞɟɥ ɢ ɫɢɫɬɟɦɚɬɢɡɚɰɢɹ ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ
ментов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов
внутри
дела.ɮɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɟ
Таким образом,
ɜɧɭɬɪɢ
ɞɟɥɚ. ɚɤɢɦ
ɨɛɪɚɡɨɦ,
ɞɟɥформирование
ɩɪɨɢɫɯɨɞɢɬ ɜдел
ɞɜɚпроисɷɬɚɩɚ.
ходит в два этапа.
ɚɤ ɤɚɤ ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɚ ɞɟɥ ɨɩɪɟɞɟɥɹɟɬ ɩɟɪɟɱɟɧɶ ɡɚɜɨɞɢɦɵɯ ɜ
Так как номенклатура дел определяет перечень заводимых в адɚɞɦɢɧɢɫɬɪɚɰɢɢ
ɦɭɧɢɰɢɩɚɥɶɧɨɝɨобразования
ɨɛɪɚɡɨɜɚɧɢɹ
министрации(ɚɩɩɚɪɚɬɟ
(аппарате ɨɜɟɬɚ)
Совета) муниципального
дел иɞɟɥ ɢ
закрепляет
заголовки иɢсроки
хранения,
именноɢɦɟɧɧɨ
она помогает
ɡɚɤɪɟɩɥɹɟɬ
ɢɯ ихɡɚɝɨɥɨɜɤɢ
ɫɪɨɤɢ
ɯɪɚɧɟɧɢɹ,
ɨɧɚ расɩɨɦɨɝɚɟɬ
пределить разрозненные документы в дела и облегчает процесс их
ɪɚɫɩɪɟɞɟɥɢɬɶ
ɪɚɡɪɨɡɧɟɧɧɵɟ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɵ
ɞɟɥɚ ɢноменклатуры
ɨɛɥɟɝɱɚɟɬ ɩɪɨɰɟɫɫ
ɢɯ
формирования.
Однако самого
по себеɜналичия
недостаточно для
грамотного
формирования
дел. Необходимо
ещеɧɟɞɨɫɬɚɬɨɱɧɨ
знать о
ɮɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɹ.
ɞɧɚɤɨ
ɫɚɦɨɝɨ
ɩɨ ɫɟɛɟ ɧɚɥɢɱɢɹ
ɧɨɦɟɧɤɥɚɬɭɪɵ
принципах систематизации документов внутри дела.
ɞɥɹ ɝɪɚɦɨɬɧɨɝɨ ɮɨɪɦɢɪɨɜɚɧɢɹ ɞɟɥ. ɟɨɛɯɨɞɢɦɨ ɟɳɟ ɡɧɚɬɶ ɨ ɩɪɢɧɰɢɩɚɯ
ɫɢɫɬɟɦɚɬɢɡɚɰɢɢ ɞɨɤɭɦɟɧɬɨɜ ɜɧɭɬɪɢ ɞɟɥɚ.
ɪɢɡɧɚɤɢ
ɪɟɞɦɟɬɧɨ-ɜɨɩɪɨɫɧɵɣ
ɨɦɢɧɚɥɶɧɵɣ
ɥɹ ɱɟɝɨ ɧɭɠɧɨ
ɨɛɢɪɚɟɬ ɢ ɪɚɫɩɨɥɚɝɚɟɬ ɜ ɞɟɥɟ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɵ, ɤɚɫɚɸɳɢɟɫɹ ɨɞɧɨɝɨ
ɜɨɩɪɨɫɚ
96
ɨɦɨɝɚɟɬ ɮɨɪɦɢɪɨɜɚɬɶ ɜ ɞɟɥɨ
ɞɨɤɭɦɟɧɬɵ ɨɞɧɨɝɨ ɜɢɞɚ ɢ
ɧɚɢɦɟɧɨɜɚɧɢɹ
ɱɢɬɵɜɚɟɬ ɩɪɢɧɚɞɥɟɠɧɨɫɬɶ
ɪɢɦɟɪ
ɨɤɭɦɟɧɬɵ (ɧɨɪɦɚɬɢɜɧɵɟ
ɩɪɚɜɨɜɵɟ ɚɤɬɵ) ɨ
ɩɪɢɫɜɨɟɧɢɢ ɤɥɚɫɫɧɵɯ ɱɢɧɨɜ
ɛɨɪɧɢɤ ɩɪɢɤɚɡɨɜ
ɨɥɨɠɟɧɢɟ ɢ ɞɨɥɠɧɨɫɬɧɵɟ
Признаки
Для чего нужно
Собирает и располагает в
деле документы, касающиеся
Предметно-вопросный
одного вопроса
Номинальный
Структурный
Хронологический
Авторский
Алфавитный
Корреспондентский
Географический
Помогает формировать в дело
документы одного вида и
наименования
Учитывает принадлежность
документов к структурному
подразделению
Собирает в одно дело
документы за определенный
временной период
Помогает комплектовать в дело
документы одного автора или
одной организации
Располагает документы в деле
по алфавиту фамилий авторов
или названий организаций
Используется для
формирования в дела
документов переписки
Объединяет в дела документы
авторов, находящихся на одной
территории
Пример
Документы
(нормативные правовые
акты) о присвоении
классных чинов
Сборник приказов
Положение и
должностные
инструкции отдела
образования
Приказы за I полугодие
года
Приказы по отделу
образования
Сборник личных дел
уволенных сотрудников
Переписка с
Пенсионным Фондом
Переписка с
администрацией
сельского поселения
Альмухаметовский
сельсовет
В дела помещаются только исполненные документы. Как это определить? На документе должна быть соответствующая отметка исполнителя о направлении в дело.
Документы с разными сроками хранения формируются в разные
дела.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов и иметь толщину 3–4 см. Такое правило определяется неудобством использования толстых папок. Если количество документов, необходимых для
включения в дело, превышает эту норму, то дело разделяют на тома.
97
В каждое дело подшивается только один экземпляр и только подлинник документа. Исключение допустимо, когда оригинал не сохранился. В этом случае в дело может быть помещена заверенная копия.
Изготовить копию возможно, если заверенные копии документа ранее передавались в структурные подразделения.
98
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской
Федерации» № 25-ФЗ от 2 марта 2007 года /Собрание законодатель­
ства Российской Федерации, 5 марта 2007, № 10, ст.1152.
2. Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2007 года № 453-з
«О муниципальной службе в Республике Башкортостан» //«Республика Башкортостан», 30 июля 2007.
3. Анисимов А. Правила внутреннего трудового распорядка //
Кадровик. Трудовое право для кадровика. – 2007. - № 12.
4. Гальченко П. Зачем нужна должностная инструкция? //Кадровое дело. – 2004. - № 9.
5. Гридина Н. Обязательная кадровая документация //Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение.
– 2009. - № 4.
6. Делопроизводство в кадровой службе /Сост. А.В. Верховцев.
– 6-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004.
7. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизвод­
ство, документооборот и нормативная база. – М.: «Омега-Л», 2007.
8. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое
пособие/ Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина. – М.: КОНТРАКТ, ИНФРА-М, 2008.
9. Комиссарова Т.Ю. Работодатель на страже персональных данных работника //Отдел кадров коммерческой организации. – 2009. № 8.
10. Комментарий (постатейный) к Федеральному закону от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»: Под ред. А.Н. Козырина;
11. Костян И. Должностная инструкция: нужна или нет? //Справочник кадровика. – 2007. - № 3.
12. Косульникова М. Учет, хранение и уничтожение трудовых
книжек// Кадровая служба и управление персоналом предприятия.
– 2009. - № 7.
99
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в кадровой службе (традиционные и автоматизированные технологии) //Горячая линия бухгалтера. – 2009. - №№ 2-6.
14. Маркелова И.А. Личная карточка работника //Отдел кадров
бюджетного учреждения. – 2009. - № 1.
15. Маркелова И.А. Прием на работу: порядок оформления документов// Отдел кадров бюджетного учреждения. – 2009. - № 7.
16. Митрофанова В. Как оформить должностную инструкцию //
Кадровое дело. – 2004. - № 9.
17. Мольков Г. Регистрация кадровых документов //Кадровик.
Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 5.
18. Мурнина И. Кадровые документы: необходимо и достаточно//
Кадровое дело. – 2003. - № 3.
19. Мурнина И. Новый госстандарт обязателен для кадровой документации //Кадровое дело. – 2003. - № 6.
20. Новое в работе с персональными данными //Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 12.
21. Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан,
Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан. – Уфа: 2008. – 96 с..
22. Семенихин В.В. Кадровый документооборот: практическое
руководство. – М.: Эксмо, 2009. – 384 с.
23. Семенихин В.В. Трудовые книжки: правила заполнения и ведения// Экономико-правовой бюллетень. – 2009. - № 5.
24. Семенихин В.В. Трудовые книжки: правовые и бухгалтерские
аспекты// Новая бухгалтерия. – 2009. - № 6.
25. Скрябина О. Дополнительное соглашение к трудовому договору// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 10.
26. Смольянинова М.В. Создаем новое внутреннее структурное
подразделение в организации //Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2007. - № 8.
100
27. Строкина М.О. Перевод работника на другую работу у того же
работодателя //Отдел кадров бюджетного учреждения. – 2009. - № 8.
28. Тищенко Т. Должностная инструкция как гарантия успеха //
Расчет. – 2007. - № 4.
29. Филина Ф. Как правильно и быстро разработать должностные
инструкции //Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2007. - №4.
30. Филина Ф.Н. Все сложные кадровые вопросы. – М.: ГроссМедиаФерлаг, РОСБУХ, 2009.
31. Формируем кадровые документы в дела //Кадровое дело.
– 2006. - № 8.
32. Цивилева Е. Очередной отпуск. Предоставляем, оформляем.//
Бухгалтерия и кадры. – 2008. - № 5.
33. Чижов Б. Отпускной сезон 2009 года //Кадровик. Трудовое
право для кадровика. – 2009. - № 7.
34. Ширимова Е. Новые правила перевода //Кадровое дело. –
2007. - № 1.
101
ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Ïîäïèñàíî â ïå÷àòü 26.02.2010. Ôîðìàò 60õ841/16.
Óñë. ïå÷. ë. 5,92. Òèðàæ 1200 ýêç. Çàêàç ¹ 138.
Îòïå÷àòàíî â ÊÏ ÐÁ Èçäàòåëüñòâî «Ìèð ïå÷àòè».
450076, ã. Óôà, óë. Àêñàêîâà, 45. Òåë. 251-72-95.
102
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
1 802
Размер файла
5 680 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа