close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Методические рекомендации - Государственный архив Тульской

код для вставкиСкачать
Государственный архив
Тульской области
УТВЕРЖДЕНО
Директор государственного
архива Тульской области
______________В.М. Лысак
__________________ 2006 г.
Методические рекомендации
"Порядок подготовки документов постоянного хранения (УД) для
передачи в ГАТО, в том числе от ликвидированных учреждений, организаций и предприятий"
Составитель: Кондырева Е.А.
Одобрено
Протокол ЭМК ГАТО
от 09.02. 2006 № 2
Тула – 2006
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
……………………………………………………………………………
3
Раздел I. Архивно-техническая обработка дел постоянного хранения
1.1. Порядок формирования дел в организации …………………………..
1.2. Требования к оформлению дел, передаваемых на государственное
хранение ………………….……………………………………………
1.2.1. Подшивка дел …………………………………………..
1.2.2. Нумерация листов ………………………………………...
1.2.3. Лист-заверитель …………………………………………...
1.2.4. Внутренняя опись …………………………………………
1.2.5. Оформление обложки дела ……………………………….
4
5
5
7
8
8
9
Раздел II. Научно-справочный аппарат к фонду организации
10
2.1. Состав СНСА архива организации ………………………………… 11
2.1.1. Опись дел (документов) ………………………………... 12
2.1.1.1. НСА к описи….…………………………………..……… 12
2.1.2. Каталог ………………………………………………….. … 13
2.1.3. Указатель …………………………………………………... 13
2.1.4. Обзор …………………………………………………… … 14
2.1.5. Историческая справка ……………………………………. 14
Раздел III. Порядок передачи документов в государственный архив
3.1 Проверка наличия и состояния документов, подлежащих передаче
в госархив ………………………………………………………………
3.2. Формирование и увязка связок …………………………………….
3.3. Порядок приема и оформления документов в государственном
архиве……………………………………………………………………
15
16
17
Приложения (формы)
Лист-заверитель дела …………………………………………….…
Внутренняя опись ………………………………………………….
Обложки дела постоянного хранения …….…………………. …
Титульный лист описи дел постоянного хранения ……………
Сводная опись дел постоянного хранения ……………………….
Акт проверки наличия и состояния дел фонда ………………….
Акт переработки описей …………………………………………..
Ярлык для увязки связок ………………………………………….
Акт приема-передачи документов на государственное хранение …………………………………………………………………...
19
20
21
22
23
25
26
27
Список использованных источников и литературы …………………………
29
Приложение № 1.
Приложение № 2.
Приложение № 3.
Приложение № 4.
Приложение № 5.
Приложение № 6.
Приложение № 7.
Приложение № 8.
Приложение № 9.
28
2
Введение
В процессе деятельности фирмы, учреждения, организации, предприятия создается
большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности
для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как
накопление и хранение информации.
Быстрый поиск и использование документов возможен лишь при чѐткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт1 даѐт определение дела, как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещѐнные в одну
обложку». Дела считаются заведѐнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях организации, учреждения, предприятия2 и хранятся в них до передачи в архив учреждения, а затем в государственный архив. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве
организации - подготовка дел для последующего их хранения и использования
Подготовка дел для передачи на государственное хранение осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в законодательстве Российской Федерации 3, а
также в основных правилах работы государственных4 и ведомственных5 архивов.
Данные методические рекомендации не касаются вопросов проведения экспертизы
ценности документов. Они определяют порядок обработки документов, которые уже
отобраны для передачи на государственное хранение и разработаны для сотрудников ведомственных архивов и лиц, ответственных за архив организации.
Передаче в государственный архив подлежат законченные делопроизводством дела
постоянного срока хранения организаций, включенных в список источников комплектования ГАТО, независимо от их формы собственности, после истечения срока ведомственного хранения документов, или в случае ликвидации организации.
Документы федеральных органов государственной власти, а также документы органов
государственной власти, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения - через 15 лет.
Документы органов государственной власти и прокуратуры области, государственных организаций областного и окружного подчинения - через 10 лет.
Документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля государственной собственности - через 10 лет.
Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются соглашением (договором) о сотрудничестве. Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора) с передачей права собственности государству.
При ликвидации организации - источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения экспертизы их ценности.
1
ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.
далее - организации
3
Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27.10.2004 № 125-ФЗ, Закон Тульской области об архивном деле в Тульской области от 11.01.2006 №675-ЗТО
4
Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М., 2002. 304 с.
5
Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. 152 с.
2
3
Подготовку дел управленческого характера постоянного срока хранения, независимо от формы собственности организации, передающей документы в государственный архив, можно разделить на несколько этапов. Это:
I. архивно-техническая обработка дел постоянного хранения;
II. составление НСА к фонду;
III. передача дел в архив.
Раздел I. Архивно-техническая обработка дел постоянного хранения
Архивно-техническая обработка дел включает три основных операции: формирование, оформление и описание дел. Они производится непосредственно в организации –
источнике комплектования государственного архива лицами, ответственными за работу с
документами.
1.1 Порядок формирования дел в организации
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях лицами, ответственными за документационное
обеспечение управления, в случае необходимости при непосредственном методическом
руководстве соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела
фильмов, рукописей, истории болезней и др.);
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе
делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
4
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в
отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- протоколы ( с текстами выступлений) также формируются в самостоятельные дела
Планово-отчетные документы также группируются в дела по видам и хронологии
с относящимися к ним приложениями. Как правило это:
- планы, в том числе перспективные и долгосрочные программы развития,
- отчеты по основной деятельности;
- статистические отчеты;
- сводные бухгалтерские отчеты;
Документы по капитальному строительству (отчеты по освоенным вложениям,
планы зданий, проекты, титульные листы, акты и т.д.) могут формироваться как пообъектно, так и с учетом хронологических рамок и видов документов.
Специфические для конкретной организации документы группируются в отдельные
дела также с учетом хронологии и видов документов, Возможно использование тематического принципа формирования дела
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в
хро0нологической последовательности, документ-ответ помещается за документомзапросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка
может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
1.2. Требования к оформлению дел, передаваемых на государственное хранение
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности
которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление
дел. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
оформление реквизитов обложки дела (в том числе, при необходимости уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка и крайних дат
дела)
1.2.1 Подшивка дел
В том случае, если дела не имеют твердого переплета, выполненного в специализированной мастерской с использованием лидерина или других материалов, для формирования твердого корешка, допускается подшивка дел ручным способом.
Прежде чем подшить документы в дела, из них удаляются металлические скрепления, (булавки, скрепки и т.д.) В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа5
заверителя (приложение № 1) и, в тех случаях, когда к делу будет составляться внутренняя опись, бланки форм внутренней описи ( приложение № 2).
Дела подшиваются прочной ниткой в твѐрдую обложку (папку) из картона на 4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет
при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги ( допускается использование клея ПВА), за которую документ и будет подшит.
Картон, отличает от обычной бумаги три основных параметра: масса и толщина;
многослойная структура; жесткость. Если бумага имеет толщину более 0,25 мм - это картон
Жесткость - одна из главных характеристик, т.к. картонная обложка должна выполнять функцию защиты содержимого. При одинаковой толщине картон может обладать
различными жесткостными характеристиками.
В зависимости от структуры картоны разделяются на следующие группы:
• чистоцеллюлозные
• с добавлением древесной массы
• макулатурные.
Целлюлозные картоны имеют высокую стоимость по сравнению с другими видами,
но отличаются самыми высокими качественными (жесткостными) характеристиками.
Картон с добавлением древесной массы, имеет меньшую массу и более высокую жесткость по сравнению с макулатурным картоном.
Не менее важен и такой показатель качества картона, как кислотность (Рн фактор),
который должен быть нейтральной, чтобы его длительное воздействие не повредило бумагу внутри дела.
В связи с тем, что в настоящее время на рынке представлено большое количество
фирм, производящих картон, а на обложках, используемых для подшивки дел, как правило, не указываются его характеристики и ГОСТы или ТУ, в соответствии с которыми они
произведены, затруднительно дать рекомендации по использованию какого-либо конкретного вида картона. Тем не менее, необходимо соблюдать такой параметр, как толщина,
которая должна быть в пределах 1-1,75 мм.
.
В архивной практике чаще всего встречаются два вида подшивки дел:
подшивка с полосой (шарниром) для дел, состоящих не более чем из 50 листов
подшивка в полторы обложки с формированием корешка, для дел размером до 250
листов.
При подшивке первым способом (рис. №1), подготовленные листы дела укладываются на картонную обложку лицевой стороной вверх, так чтобы
первым в деле оказался лист №1, или первый лист
внутренней описи. Рекомендуется, для наибольшей сохранности документов, укладывать сверху
чистый лист бумаги. Затем накладывается картонная планка (шарнир) шириной 10-15 мм и, на
равном расстоянии друг от друга, делаются четыре прокола, при этом возможно использование
электродрели дрели (Ø сверла 2,5-4 мм) Желательно, чтобы первый и последний проколы находились на расстоянии не более 20 мм от верхнего и нижнего края подшиРис. 1 подшивка дела с шарниром
ваемых листов.
6
Концы нити выводятся между листами подшитого дела и завязываются двойным узлом.
При подшивке вторым способом, на подготовленные, как и в первом случае, листы
дела сначала укладывается половина стандартной картонной обложки, затем целая обложка, которая послужит для формирования задней стенки дела и корешка (рис.2)
Рис. 2 Порядок расположения обложек,
Рис.3 Формирование корешка и задней стенки
Подготовленное таким образом дело также, как и в первом случае, подшивается на четыре прокола. Затем, с помощью линейки и шила проводятся линии сгиба и определяется ширина будущего корешка (рис.3) Обложка выворачивается и обрезается в соответствии с форматом листов, составляющих дело.
При подшивке, для большей сохранности сформированного корешка, рекомендуется после листа-заверителя
подкладывать картонную полосу шириной 50-100 мм.
На рис. № 4 показано, как должно выглядеть готовое
дело.
Рис.4. Вид готового дела
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении или неформатные
документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты, папки
с тремя клапанами и завязками или в специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
1.2.2 Нумерация листов
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым, мягким карандашом (2М-4М) или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
7
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле
листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части
верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется
как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и
т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется
сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные
издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию,
если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится
их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок или пропусков в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче на государственное хранение допускается употребление литерных номеров листов (т.е. на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв (литер) а б, в и т.д.)
1.2.3. Лист-заверитель
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной
стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются
цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных
номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них
листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения
в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в
листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа
последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя,
он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
1.2.4. Внутренняя опись
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов в деле, учет
которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
8
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме
опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты.
При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
1.2.5. Оформление обложки дела
Обложка дела постоянного хранения составляется и оформляется по установленной
форме (приложение № 3), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела ( рис.5).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов
государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией
В необходимых случаях в заголовок вносятся
уточнения (номера приказов, протоколов и др.) В
тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части)
выносится общий заголовок дела и заголовок
каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке
не оговаривается.
Заголовок должен точно и кратко передавать
основное содержание дела. При этом факты и события, отражѐнные в документах, должны быть
раскрыты. Сначала в заголовке должен указывается вид документов (протоколы, приказы, отчѐты,
доклады, переписка и т.д.). Затем указывается автор или корреспондент (если Рис. 5 Оформление
обложки дела
это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.
Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по
личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить
предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено
по его заголовку, к заголовку допускается составление аннотация, поясняющей содержание дела. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.
Например:
Годовой отчѐт о работе предприятия за 1998 год.
В отчѐте содержится ретроспективный анализ развития предприятий данной отрасли с 1995 г.
9
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.
Например:
Приказы директора по производственным вопросам № 1-80.
Крайние даты дела – год(ы) (а, при необходимости - месяц, число) заведения и
окончания дела на обложке дела указываются арабскими цифрами Если в дело включены
документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за...
год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и
отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую
и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых
точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов
(частей), проставляются крайние даты ( год, месяц, число) документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При указании даты дела с приказами (распоряжениями) по основной деятельности
требуется указать дату первого и дату последнего приказа в деле.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой
дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело.
Обязательными реквизитами обложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела, и срок хранения дела. На делах
пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела оформляется в архиве организации. В нѐм указывается номер
дела по описи, номер описи и номер фонда, который будет присвоен комплексу документов в государственном архиве. Последний указывается в том случае, если он заранее известен. Если нет - номер фонда проставляется сотрудниками государственного архива,
осуществляющими прием документов.
Раздел II. Научно-справочный аппарат к фонду организации
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической
основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.
2.1. Состав СНСА архивов организации
Состав СНСА архива организации определяется видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению:
1. опись
2. каталог
3. указатель
4. обзор
5. историческая справка
10
При создании СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников, состава и наполнения справочного
аппарата к справочникам
Обязательными элементами СНСА документов организации, передаваемых на государственное хранение являются описи и историческая справка к архивным фондам организации.
2.1.1. Опись дел (документов)
Опись дел (документов) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
Объектом описания в описи является единица хранения, учета.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией (приложение № 4)
Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с архивом.
Количество единиц хранения (учета) в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются
в новой описи.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие
элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• делопроизводственный индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), соответствующий его заголовку на обложке дела;
• крайние даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела.
Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы
документов) или единицы хранения.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е.
располагают в строго определѐнном порядке. Чаще всего используется хронологическиструктурная систематизация дел, когда дела располагают по годам, а в пределах года по
структурным подразделениям. Внутри каждой структурной части дела располагаются в
порядке значимости содержащихся в них документов:
• приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
• приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
• планы, сметы, отчѐты, балансы; доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или
по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться номенклатурой дел, ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.
Требования, соблюдаемые при составлении описей дел.
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации
на основе номенклатуры дел.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело
состоит из нескольких томов или частей, то каждые из них вносятся в опись под самостоятельным номером).
11
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут
быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела
В случае, если документы по этой описи ранее уже были переданы на хранение в государственный архив, следует уточнить с какого номера будет начинаться продолжение
описи на дела, подлежащие последующей передаче
Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же",
при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью).
Графа описи "Примечания" используется для отметок о выбытии дел, особенностях их
физического состояния и т.п.
Для суммарного учета дел в описях вслед за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и в круглых скобках прописью)
количество дел, первый и последний номера единиц хранения по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров,
выбывшие единицы хранения).
Законченные описи дел, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому
(части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по
листу фонда в валовом порядке.
В организации описи составляются ежегодно. Описи, подготовленные структурными
подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, по которой в дальнейшем дела передаются на хранение в государственный архив.
2.1.1.2. НСА к описи
НСА к описи составляют предисловие и, при необходимости, указатели, оглавление, список сокращенных слов.
В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и
структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается
наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается
краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его
составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с ука12
занием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации
(лицом, ответственным за архив).
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях),
названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист
(приложение № 5). На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения
указываются:
• название фонда;
• номер фонда;
• номер описи;
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного,
хранения), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного
названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку переплетается или подшивается.
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических
для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется по аналогии с
порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики
Сводная опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК
(ЭК) и даты заседания, на котором она была рассмотрена. После этого опись выносится
на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. После утверждения ЭПК (в конце описи
ставится гриф "Утверждено" с указанием номера протокола и даты заседания) опись утверждается руководителем организации.
Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
Каждой законченной описи присваивается номер.
Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, снабжена
итоговой записью.
Печатается опись в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный архив, один остается в архиве организации
2.1.2. Каталог
Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании
документов сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации В
зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
13
2.1.3. Указатель
Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематичес
ский или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический,
именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя
различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
2.1.4. Обзор
Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе
и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации
являются обзор фонда и тематический обзор.
2.1.5 Историческая справка
Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду. Историческая
справка состоит из следующих разделов:
история фондообразователя;
история фонда;
характеристика документов фонда.
История фондообразователя - включает сведения о возникновении организации, название организации-предшественника, хронологическую последовательность всех реорганизаций, а именно:
• даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
• задачи и функции организации и их изменения;
• масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
• место организации в системе государственного аппарата, экономической, обществен• но-политической, культурной и другой жизни;
• изменения в названии и подчиненности организации;
• структура организации и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. В отношении архивной коллекции - указываются сведения по истории ее создания,
сведения о составителе
История фонда - включает следующие сведения:
• дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
• изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности,
утраты, незадокументированные периоды);
• степень сохранности документов;
• особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
• сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу),
находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
• сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
• состав научно-справочного аппарата к фонду;
Характеристика документов фонда - включает сведения:
• по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов;
• сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;
14
•
•
о научно-справочном аппарате к фонду;
о видах носителей информации;
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации,
изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при
первой передаче документов фонда; один хранится в архиве организации.
Раздел III. Порядок передачи документов в государственный архив.
3.1. Проверка наличия и состояния документов, подлежащих передаче в госархив
Перед передачей документов на государственное хранение в обязательном порядке
проводится проверка их наличия и состояния. Это делается в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, внесенному в описи, а
также выявления дел, подлежащих дополнительной архивно-технической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
• установление фактического наличия документов, находящихся в ведомственном архиве;
• выявление и устранение недостатков в учете документов;
• выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
• выявление и учет документов. требующих технической обработки.
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
• сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах
хранения;
• подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
• изымать дела, не внесенные в опись;
• изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются имеющиеся описи и документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в
описях и сведениям в листах фондов.
Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей
описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение № 6).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных
документах запрещается.
15
Дела, выданные для работы сотрудникам организации, и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися
в наличии.
Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе
проверки. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их
розыск. В этих целях рекомендуется:
• изучить все учтенные документы по выдаче дел из архива;
• организовать розыск не обнаруженных дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела;
• проверить находящихся рядом дела;
• изучить акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользо
вание, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места.
Утраченные подлинные документы могут быть заменены их заверенными копиями.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей, о чем во всех экземплярах описей делается соответствующая отметка и вносятся изменения в заверительные записи к ним.
В случае не обнаружения большого количества дел опись подлежит переработке, а
имеющиеся в наличии дела перешифровке. При этом составляется специальный акт, в котором указываются причины переработки описи и изменения в количественном составе
дел (приложение № 7)
Подвергнутая переработке опись, как самостоятельное дело, вносится в конец вновь
созданной описи, которая в установленном порядке проходит согласование и утверждение.
3.2. Формирование и увязка связок
Проверенные дела в строгом соответствии с их расположением в описи увязываются в архивные связки (рис.6) с использованием картонных обложек и снабжаются ярлыками (приложение № 8), на которых обозначены основные поисковые данные дел.
Связки нумеруются в валовом порядке.
Шпагат продевается в ярлык таким образом, чтобы края ярлыка плотно прилегали к
связке (рис.7). В противном случае при использовании и транспортировке ярлык может
разорваться.
Рис.6 Порядок укладки дел в связки
Рис.7 Образец продевания шпагата
в ярлык
16
В связках дела располагают по возрастанию номеров. При необходимости, для равномерного распределения толщины связки, дела укладывают корешками на обе стороны.
Толщина связки не должна превышать 20 см.
Связки увязываются специальным архивным узлом,
навыки вязания которого, можно приобрести под руководством сотрудников государственного архива.
Архивный узел позволяет многократно развязывать и
связывать связку, не нарушая еѐ целостности и расположения в ней дел.
В таком виде (Рис.8) дела доставляются в государственный архив для последующего хранения и использования.
Рис. 8. Вид готовой связки
3.3. Порядок приема и оформления документов в государственном архиве.
Документы принимаются в государственный архив по утвержденным ЭПК описям.
Вместе с документами передаются три экземпляра описи и НСА к ним.
При первом приеме документов от организации требуется историческая справка о
фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.
Сотрудниками государственного архива осуществляется поединичный прием дел,
при этом сверяется соответствие заголовка каждого дела с заголовком указанным в описи, количеством листов в деле и датой дела. Одновременно проверяется качество архивно-технической обработки документов.
Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой.
На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение. При этом организация, передающая дела на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.
Прием документов от организации оформляется актом приема-передачи документов
на государственное хранение (приложение № 9).
Все выявленные недостатки в обработке и описании документов устраняются сотрудниками организации до момента подписания акта приема-передачи дел.
Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном
архиве, другой - в организации. Также в организацию передается один экземпляр описи,
с отметкой о приеме документов.
17
ПРИЛОЖЕНИЯ
(формы)
18
Приложение № 1
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В
деле
подшито
и
пронумеровано
__________________________
________________________________________________________________________листов
(цифрами и прописью)
с №________________ по №____________________
в том числе:
литерные номера листов ________________________________________________________
пропущенные номера листов ____________________________________________________
пронумерованы чистые листы____________________________________________________
+ листов внутренней описи ______________________________________________________
Особенности физического состояния и
формирования дела
Номера листов
1
2
_______________________
_____________________
(наименование должности)
(подпись)
____________________
(расшифровка подписи)
"_____" _________________ 2010 г.
Формат А4 (210*297 мм)
_____________________________________________________________
Форма листа-заверителя дела
19
Приложение № 2
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. №____________________
№
п/п
Индекс
документа
Дата
документа
Заголовок документов
1
2
3
4
Номера
листов
ед.хр.
5
Примечание
6
Итого_______________________________________________________________________документ
ов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_____________________________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
подписи
Подпись
Расшифровка
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
________________________________________________________________________
Форма внутренней описи документов дела
20
Приложение № 3
Код гос.архива__________
Код организации ________
Ф.№_________
Оп.№________
Д.№_________
____________________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
____________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО №____ТОМ №______
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(заголовок дела)
_____________________________________________________________________________________
(крайние даты)
На____________листах
Хранить_____________
Ф.№_________
Оп.№________
Д.№_________
Формат А4 (210*297 мм)
_____________________________________________________________________
Форма обложки дела постоянного хранения
21
Приложение № 4
_____________________________________________________________________________________
(название государственного архива*)
_____________________________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд №_________________
ОПИСЬ №_______________
_____________________________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты документов___________________________
Формат А4 (210*297 мм)
___________________________________________________________________________
Форма титульного листа описи дел постоянного хранения
*
Заполняется в государственном архиве
22
Приложение № 5
Наименование организации
Фонд №____________
УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №___________
дел постоянного хранения
ции
Наименование должности
руководителя организа-
за________________год
Подпись
расшифровка
подписи
Дата
№
п/п
1
Индекс
дела
2
Заголовок дела
Крайние даты
Кол-во листов
Примечание
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено___________________________________________________________ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с №_______________________________по №________________________________________________, в том
числе:
литерные номера:________________________________________________________________________
пропущенные номера:____________________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи
подписи
Наименование должности
руководителя архива
подписи
(лицо ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка
Подпись
Расшифровка
Дата
УТВЕРЖДЕНО
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от______________№________
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от______________№________
Формат А4 (210*297 мм)
______________________________________________________
Форма сводной описи дел постоянного хранения
23
Приложение 6
Наименование организации
Название архива
АКТ
_______№_____________
______________________
(место составления)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
проверки, наличия и состояния дел
_____________________________
(постоянного, временного хранения,
по личному составу)
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Фонд №______________
Основание___________________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комисии__________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комссии:________________________________________________________________
(наименование должностей, фамилия, инициалы)
_____________________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________по___________________
Проверкой установлено:
1. Всего числятся по описям:______________________________________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
__________________________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
__________________________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
3. Имеются литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________________________дел
(цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _____________дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________________________дел
(цифрами и прописью)
4.2. не перечислены, но учтенных в итоговых записях описей _______________дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
__________________________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
24
Продолжение
приложения 6
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
___________________________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
_________________________________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии
_________________________________________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дизинфекции_________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2 требующих дизенсекции__________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации__________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и одшивки____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов_______________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки__________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование___________________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№…)
Проверку проводили:
Наименование должностей
Подписи
Расшифровка
подписей
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
____________________________________________________________
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
25
Приложение 7
(название организации)
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________
(дата)
_________________________
(должность руководителя)
_________________________
(название организации)
переработки описей
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Фонд № _____________________________________________________________________
(название фонд)
____________________________________________________________________________
По состоянию на __________________ в фонде № ________________ по учетным данным
(дата начала работы)
числилось ________________ описей, ____________ ед. хр., __________________ за годы
В процессе переработки описи в составе фонда произошли следующие изменения:
1. Количество дел уменьшилось на _________________________________________ дела
в результате списания необнаруженных _____________________________________ дела
2. Количество дел увеличилось на __________________________________________ дела
в результате добавления, переформирования ______________________________________
__________________________________________________________________________ дел
Вновь составлены описи № ___________________ на _________________________ дел
По состоянию на
___________________________ в фонде № ____________________
(дата завершения работы)
числится ______________________описей, ______________ ед. хр. за ____________ годы.
Проведены следующие виды работ: ______________________________________________
_____________________________________________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ______________________
_____________________________________________________________________________
(перечислить какой именно)
Работу выполняли:
__________________________
_______________________
______________
(наименование должности работника,
подпись,
расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
департамента культуры
Тульской области
от ______________ № ___
Формат А4 (210 297)
___________________________________________________________________________
Форма акта переработки описей
26
Приложение 8
Фонд
Отдел
ОПИСЬ №
О
19 ______г.
__________
О
19______г.
№№ дел
Связка №
__________
Хранить постоянно
Формат 140х110
____________________________________________________________________
Ярлык для увязки связок
27
Приложение 9
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(наименование должности руководителя
____________________________
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________
(наименование должности руководителя
____________________________
организации-сдатчика )
организации-приемщика)
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Печать
Дата
Печать
АКТ
___________ № ___________
(дата)
приема-передачи документов
на хранение
____________________________________________________________________________
(основание передачи)
_____________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_________________________________________________________________ ________сдал,
(название организации-сдатчика)
а _____________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
№
пп
Название,
номер описи
1
2
Количество
экземпляров
описи
3
Количество
ед. хр.
Примечания
4
5
Итого принято ___________________________________________________________ед. хр.
Фонду присвоен номер ____________________________________
Передачу произвели:
Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Должность
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Формат А4 (210 297)
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
28
Список
использованных источников и литературы
1. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27.10.2004
№ 125-ФЗ
2. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
3. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М.,
2002.
4. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.
5.
Реставрация документов на бумажных носителях. - М., 1989.
29
Приложение № 3
Код гос.архива__________
Код организации ________
____________________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
____________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО №____ТОМ №______
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(заголовок дела)
_____________________________________________________________________________________
(крайние даты)
На____________листах
Хранить___________
Формат А4 (210*297 мм)
_____________________________________________________________________
Форма обложки дела постоянного хранения
30
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
115
Размер файла
1 045 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа