close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Содержание (план дипломной работы)

код для вставкиСкачать
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«КУЗБАССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Инженерно-экономический факультет
Кафедра вычислительной техники и информационных технологий
ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК
Зав. кафедрой, профессор, д.т.н.
__________________ А.Г. Пимонов
«_____» __________________ 2007 г.
Аникеева Ольга Викторовна
Автоматизация учета документооборота
по договорной деятельности в конфигурации
«1С:Бухгалтерский учет» для компании
ООО «КИТ»
Дипломная работа
Научный руководитель,
доцент, к.э.н.
___________________ Е.В. Буйная
Исполнитель,
студ. гр. ПИ-021
___________________ О.В. Аникеева
Консультант,
д.э.н, профессор
___________________ О.А. Бияков
Электронная версия дипломной работы помещена в электронную библиотеку
Файл:
Администратор:
Кемерово – 2007
РЕФЕРАТ
Дипломная работа, 49 страниц, 3 таблицы, 24 рисунка, 20 источников, 2 приложения.
ДОКУМЕНТООБРОТ, ДОГОВОРНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ДОГОВОР,
АВТОМАТИЗАЦИЯ, БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ, КОНФИГУРАЦИЯ, МЕТОДАННЫЕ.
Объект исследования – деятельность компании ООО «КИТ» и возможность автоматизации учета документооборота по договорной деятельности на предприятии.
Цель работы – создание блока автоматизации учета документооборота по договорной деятельности для повышения эффективности деятельности компании ООО «КИТ»
в соответствии с предъявленными требованиями.
Методы исследования – получение экспертной информации о деятельности
компании ООО «КИТ» и ее анализ, изучение нормативных источников, регулирующих
договорную деятельность.
Результат работы – в рамках данной дипломной работы в конфигурации
«1С:Бухгалтерский учет» создан блок для автоматизации учета документооборота по договорной деятельности, в котором учтены все требования заказчика.
Степень внедрения – разработанный дополнительный блок в конфигурации
«1С:Бухгалтерский учет» готов к внедрению на ООО «КИТ» для автоматизации договорной деятельности.
2
Содержание
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………………….……4
1
Теоретические основы документооборота коммерческого предприятия……………5
1.1
Понятие документооборота и классификация документов…………………...5
1.1.1
Основные понятия…………………………………………………………5
1.1.2 Классификация документов……………………………………………….8
1.2 Договор и его роль в деятельности предприятия………………………………9
2
1.2.1
Понятие договора и его роль…………………………………………...…9
1.2.2
Общая структура договора………………………………………………11
1.2.3
Виды и формы договора………..………………………………………..16
Автоматизация учета документооборота по договорной деятельности
компании ООО «КИТ»……………………..……..……………………………………22
2.1 Постановка задачи для ООО «КИТ»…………………….…………………….22
2.1.1
Компания ООО «КИТ». Ее структура…………………………………..22
2.1.2
Требования к автоматизации учета документооборота по
договорной деятельности компании ООО «КИТ»….…………………..23
2.1.3
Выбор программного обеспечения и его характеристика………..…...25
2.2 Автоматизация блока учета документооборота по договорной
деятельности……………………………………………………………………………28
3
2.2.1
Первичные документы…………………...………………………………29
2.2.2
Взаимосвязь документов………..……………………………………….32
2.2.3
Отчеты и журналы регистрации….……………………………………..33
Использование блока учета документооборота по договорной деятельности
компании ООО «КИТ»…………………………….…………………………………..35
3.1 Требование к оборудованию и ПО…………………………………………….35
3.2
Рекомендации по применению………………………………………………..36
3.3
Тестирование на ООО «КИТ»………………………………………………...45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………..46
ЛИТЕРАТУРА……………………………………………………………………………...47
ПРИЛОЖЕНИЕ А
АКТ О ВНЕДРЕНИИ………………………………………………48
ПРИЛОЖЕНИЕ В
СПИСОК ПРИЛАГАЕМЫХ ФАЙЛОВ…………………………..49
3
ВВЕДЕНИЕ
Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией»[1]. В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъектуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования
тенденций, о новинках техники и технологий, в то же время сохранив информацию, на с
основе которой можно вырваться вперед. Информация считается основным фактором развития общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому современное общество называют «информационным».
Документ – это, прежде всего, источник информации, который имеет юридическую и коммерческую ценность. Письменные документы являются наиболее достоверными доказательством, которое принимает инспекторы и судья. В любом споре исследованию бумаг придают первостепенное значение. Однако правильно составить юридически
значимый документ – только полдела. Необходимо также обеспечить его своевременное
получение, учет и хранение. Очень важно правильно его использовать. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в
текущей деятельности. В то же время он должен защищать компанию от ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.
Кроме того, информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и
слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на
выживаемость фирмы. Не случайно бизнес направляет огромное средства на обеспечение
информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание
бумагам на всех этапах жизни фирмы – от государственной регистрации до заключения
договоров с партнерами, ведь договор - это основа деятельности каждой организации, основание ее прав и обязательств в отношении сотрудников, акционеров, государства, клиентов и других заинтересованных лиц. Для достижения стабильности и успеха, необходимо эффективно управлять договорной деятельностью.
4
1 Теоретические основы документооборота коммерческого предприятия
1.1 Понятие документооборота и классификация документов
1.1.1 Основные понятия
Работа с документами является неотъемлемой составляющей труда практически
всех сотрудников любой организации. Работники управленческих структур от 50 до 90
процентов своего рабочего времени затрачивается на составление, оформление, учет и
контроль исполнения огромного числа различных документов[2].
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки,
обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях,
журналах и т.п. Непрерывный процесс движения документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения или отправки, объективно отражающий деятельность
предприятия и позволяющий оперативно управлять им, называется документооборотом.
Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие
документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют неполный
перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу
предприятия. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь,
обусловлено организацией документооборота в организации (предприятии).
Основные принципы организации документооборота [3]:
• прохождение документов должно быть оперативным;
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо
исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов
должно быть единообразными.
Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении
документов и однократность их обработки.
Контроль за движением документооборота на предприятии осуществляет
служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарьреферент, офис-менеджер и др.).
Документы, поступающие на предприятие, проходят следующие этапы документооборота:
5
Рисунок 1 - Этапы документооборота
Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа; а для поступивших – с даты поступления. Срок исполнения может
быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки
устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в
тексте документа или резолюции руководителя. Документ считается исполненным и
снимается с контроля после исполнения задания, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Все документы организации делятся на три документопотока [4].
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию
для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т.д.) и документы под6
ведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы,
заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании
органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т.д.) обеспечивают решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки
корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или исполнения.
Данные документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.
Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой
технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки
основных видов документов – график документооборота. Схемы позволяют определить
места операций по их обработке.
Учет объема документооборота.
Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации
(по структурным подразделениям или группам документов). При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и
машинописный.
При учете бланков необходимы следующие реквизиты:
1) при поступлении – наименование вида гербового бланка; дата поступление;
номер сопроводительного документа; наименование организации – поставщика гербовых
бланков;
2) при выдаче – наименование вида гербового бланка; количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организация, фамилия и инициалы должностного лица- получателя; расписка в получении.
Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений,
отдельных работников и учреждений в целом. Эти данные используются при разработке
мероприятий по совершенствованию документооборота и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
7
1.1.2 Классификация документов
Все документы на предприятиях по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным
вопросам, то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования,
снабжения и сбыта, других функциональных подразделений [5].
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы,
протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов
унифицировано, но они могут быть совершенно разными [5,6]:
1) по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками
данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий,
организаций и от частных лиц);
2) по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
3) по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои
особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных
предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографическим способом или на множительных аппаратах;
4) по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный
срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
5) по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющего именными;
6) по средствам фиксации – письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях;
7) по юридической силе – подлинные, копии, выписки, дубликаты.
Чтобы грамотно организовать «бумажную» систему компании, необходимо решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный для любой организации, независимо о профиля и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом.
Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимым документов,
которые подтвердят правоспособность компании, то есть возможность совершать сделки
и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату
уставного капитала или эмиссию акций для ОАО и т.д. (федеральные законы от 8 февраля
1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26 декабря 1995
г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Эту документацию в обязательном порядке
раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами [13].
Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании
предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности.
Здесь можно выделить [7]:
• документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию;
• документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками.
Определить объем внутренней документации фирмы – одна из самых сложных
задач на пути построения грамотной системы документооборота. Некоторые руководите8
ли полагают, что внутренние документы – ненужное бюрократическое излишество. Ведь
их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная
постановка целей составления внутренних документов.
Договорные отношения с контрагентами должны, по возможности, строиться на
стандартных, понятных для всех условиях. Соблюдение этого правила позволит руководителям фирмы работать с клиентами максимально эффективно. Ведь для решения конкретных спорных ситуаций будут применять договорные схемы, известные обеим сторонам. Блок договорной документации состоит, как правило, из набора типовых соглашений, которые адаптируют под особенности коммерческой деятельности компании.
1.2 Договор и его роль в деятельности предприятия
1.2.1 Понятие договора и его роль
Вся система делового оборота построена на основе договоренности партнёров.
Гражданско–правовые договоры регулируют практически все сферы предпринимательской деятельности, устанавливая условия тех или иных действий сторон. Значительная
часть общественных отношений строится на основе соглашения сторон принять на себя
определённые обязанности с тем, чтобы получить определённые права, как правило, вещного характера, так как экономический оборот предполагает определенное перемещение
материальных благ для удовлетворения соответствующих потребностей субъектов гражданских правоотношений[12].
В условиях развивающихся рыночных отношений договор – наиболее часто
встречающееся и экономически наиболее значимое основание возникновение обязательств.
Гражданским кодексом Российской Федерации договор определяется как «соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей» (п.1 ст. 420).
Договор заключается посредством направления одной стороной другой стороне
предложения заключения договора – оферты.
Для того, чтобы предложение признавалось офертой, оно должно соответствовать требованиям ст. 435 ГК, а именно:
• должно быть достаточно определенным и выражать явное намерение лица
заключить договор;
• должно содержать все существенные условия договора;
• должно быть обращено к одному или нескольким конкретным лицам.
Первое требование обусловлено тем, что без намерения лица заключить договор он не может быть заключен, даже если это лицо сообщило контрагенту все существенные условия договора. Второе требование вытекает из п. 1 ст. 432 ГК, в соответствии с
которым договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение
по всем существенным условиям договора. Если в предложении заключить договор отсутствует хотя бы одно из существенных условий, он не может быть заключен, даже если
вторая сторона и согласится с таким предложением. Наконец, третье требование обусловлено тем, что в момент заключения договора должно сниматься предложение его заключить. Иначе может возникнуть ситуация, в которой в отношении одного и того же пред9
мета может быть заключено несколько договоров, из которых реально можно исполнить
только один.
Так как в ст. 435 ГК определены требования к оферте, то можно сделать вывод,
что при отсутствии любого из указанных выше признаков предложение может рассматриваться только как приглашение создать оферту.
Оферта юридически связывает направившее ее лицо с момента получения
оферты адресатом. Договор признается заключенным, когда лицо, направившее оферту,
получает согласие, акцепт. Намерение акцептанта принять предложение должно быть выражено таким образом, чтобы не было сомнений ни в отношении факта акцепта, ни в отношении совпадения условия акцепта с условиями оферты. Эти требования могут быть
выражены в правиле, согласно которому акцепт должен быть абсолютным и соответствовать условиям оферты. Если же согласие на предложение заключить договор сопровождается какими-либо дополнениями или изменениями условий, содержащихся в оферте, то
его можно считать лишь приглашением к переговорам, но никак не акцептом. Если лицо,
получившее оферту, в срок, установленный для ее акцепта, совершает соответствующие
действия по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, уплата соответствующей суммы и т. п.), то это считается акцептом, если иное не предусмотрено
законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.
Если ответ о согласии заключить договор дан на иных условиях, чем предложено в оферте, то такой ответ признается отказом от акцепта и в то же время новой офертой
(ст. 443 ГК). Если стороны сами не могут урегулировать разногласия, возникшие при заключении договора, то у них есть возможность прийти к соглашению о передаче возникшего спора на рассмотрение суда (ст. 446 ГК). В этом случае условия договора, по которым стороны не пришли к соглашению, определяются в соответствии с решением суда.
Если адресат вообще никак не отреагировал на предложение заключить договор, то его
молчание рассматривается, по общему правилу, как отказ от заключения договора.
Договор как вид сделки может заключаться в любой форме, которая вместе с
тем определяется общими правилами заключения сделок – в устной, письменной форме, с
нотариальным удостоверением, с государственной регистрацией.
Условия договора определяются усмотрением сторон. В сфере договорных отношений также действует общий принцип «дозволено все, кроме прямо запрещенного
законом». Поэтому могут заключаться договоры как предусмотренные, так и непредусмотренные законом или иными правовыми актами (ст. 421 ГК РФ). Вместе с тем условия
договора должны соответствовать обязательным правилам, определяемым правовыми актами на момент заключения сделки. Если же после заключения договора устанавливаются
иные обязательные правила, то расходящиеся с ними условия договора все же сохраняют
силу (кроме случаев, когда закон все же распространяется и на их отношения, возникшие
до его принятия).
Характеризуя договор как юридический факт, порождающий обязательства,
следует выделить требования свободного волеизъявления, выраженного в нем сторонами
соглашения. Свобода договора выражается в свободе выбора контрагента, вида и условий
договора.
Договор считается заключенным, если сторонами достигнуто соглашение по
всем существенным условиям.
Обычными признаются те условия договора, которые не нуждаются в обязательном согласовании сторон. Предполагается, что стороны, достигнув соглашении заключить договор, согласились и с условиями, которые содержатся в законе об этом договоре.
10
В договор могут быть также включены случайные условия, не предусмотренные ни законом, ни обычными условиями. Их отсутствие не влияет на признание договора
заключенным. Но если они включены в договор, то, конечно же, должны соблюдаться.
1.2.2. Общая структура договора
Структура безотносительно к чему–либо представляет собой способ объединения
нескольких элементов в единую систему, упорядоченную совокупность. Что касается
структуры договора, то можно сказать, что это упорядоченная взаимосвязь составляющих
договор элементов.
Поскольку законодатель регламентирует в большей степени форму и содержание
договора, то структура определяется сторонами. Главное требование, чтобы в выбранной
структуре документа присутствовали все необходимые реквизиты и были озвучены все
существенные условия.
Любой письменный договор состоит из пяти основных частей:
1) преамбула;
2) предмет договора (существенные условия);
3) дополнительные условия договора;
4) иные условия договора (прекращение действия, изменения, дополнение, различные ссылки, оговорки, отсылки);
5) приложения (аддендумы, спецификации, сертификаты, счета-фактуры, гарантии, поручительства, доверенности, уставы).
Преамбула (или вводная часть). Общая структура преамбулы одинакова для всех
видов договоров. Она должна содержать следующие элементы.
1. Наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии, транспортных
услуг,
аренды,
совместной
деятельности
и
пр.).
Точное название договора дает понять, какие он определяет правоотношения.
Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а
из его содержания. Но, если название отсутствует, договор сначала следует прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу.
2. Дата подписания договора. Она включает число, месяц и год подписания. Со
всеми этими реквизитами связано правильное установление момента заключения
договора и окончания срока его действия, а значит и определенные юридические
последствия.
3. Место подписания договора (город или населенный пункт). Указание на место
совершения сделки - не простая формальность, оно имеет иногда большое юридическое значение. По законодательству места совершения сделки, определяются: а) правоспособность и дееспособность лиц, заключивших сделку, б) форма
сделки, в) обязательства, возникшие из сделки (правда, в последнем случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение - ст. 432 ГК РФ).
4. Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в реестре государственной регистрации, а также сокращенное название
сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.).
11
5. Должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания
на их полномочия на подписание договора.
Предмет договора. Данная часть договора содержит его существенные условия:
1) предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны.
2) обязанности и права стороны по договору.
3) цена договора и порядок расчетов и др.
4) срок выполнения сторонами своих обязательств.
Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной
ситуации его заключения.
Существенные условия - это условия, которые необходимы и достаточны для заключения договора. Для того, чтобы договор считался заключенным, необходимо согласовать абсолютно все его существенные условия. Договор не будет заключен до тех пор,
пока не будет согласовано хотя бы одно из его существенных условий. Именно поэтому
важно четко определить, какие условия для данного договора являются существенными, а
какие - нет. Круг существенных условий зависит от особенностей конкретного договора.
Так, цена договора купли–продажи недвижимости является существенной, в то время как
для большинства других договоров цена не является существенным условием.
В решении вопроса о том, относится ли данное условие договора к числу существенных, в действующем законодательстве имеются следующие ориентиры.
Во-первых, существенными являются условия о предмете договора, в соответствии с п. 1 ст. 432 ГК. Без определения того, что является предметом договора, невозможно
заключить ни один договор. Это весьма логично, поскольку, например, нельзя заключить
договор купли-продажи, если между покупателем и продавцом не достигнуто соглашение
о том, какие именно предметы будут проданы.
Во-вторых, к числу существенных относятся те условия, которые прямо поименованы в законе или иных правовых актах как существенные. Например, все то же условие о цене для договора недвижимости в силу требований ч. 1 ст. 555 ГК является обязательным, т.е. существенным.
В-третьих, существенными являются те условия, которые необходимы для договоров данного вида. Необходимыми, а значит и существенными, для конкретного договора признаются те условия, которые выражают его природу и без которых он не может существовать как данный вид договора.
В-четвертых, существенными считаются и все те условия, относительно которых
по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Данное положение
позволяет сделать вывод, что в силу волеизъявления одной из сторон в договоре существенным становится даже такое условие, которое не признано таковым законом, либо
иным нормативным актом, и которое не выражает природу этого договора. Это можно
проиллюстрировать следующим примером: требования, которые предъявляются к упаковке продаваемой вещи, действующим законодательством не отнесены к числу существенных условий договора купли-продажи и не выражают природу данного договора. Однако
для покупателя, который приобретает вещь в качестве подарка, упаковка может быть
весьма существенным обстоятельством. Поэтому, если покупатель потребует согласовать
условие об упаковке приобретаемого товара, оно становится существенным условием договора купли-продажи, без которого данный договор купли-продажи не может быть заключен.
12
Дополнительные условия договора. Настоящий раздел включает в себя условия,
которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые тем не менее
существенно влияют на реализацию прав и обязанностей сторон.
1.
Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки
выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.
2.
Ответственность сторон. Она обеспечивает исполнение обязанностей сторонами в случае нарушения условий договора одной из них. Обычно здесь определены различного рода санкции в виде пени, неустойки, штрафа, уплачиваемых контрагентом, не
выполнившим своих обязательств в отношении одного из согласованных условий.
При составлении договора можно предложить следующую методику определения ответственности: против каждой обязанности стороны должна быть предусмотрена соответствующая ответственность, в основном в виде штрафной неустойки. Это означает, что
убытки при ненадлежащем исполнении обязательств контрагента могут быть взысканы с
него сверх неустойки. Помните, что если такой вид ответственности отсутствует, неустойка является зачетной и убытки с контрагента можно будет взыскать в части, не покрытой неустойкой (ст. 394 ГК РФ).
3.
Цена и общая сумма договора. Указывается цена за единицу товара и (или)
общая сумма договора. Возможно указывание лишь общей суммы договора, в этом случае
цена за единицу (количественную, весовую, объемную, линейную; либо – комплект, штуку) обязательно – в спецификации; кроме того – валюта цены, способ определения и
фиксации цены. Цена выражается обычно в свободно конвертируемой (обращаемой)
валюте. Валютой цены, в зависимости от обстоятельств, может быть валюта страны
экспортера, валюта страны импортера или валюта третьей страны. Валюта цены должна
быть наиболее удобной и устойчивой. Вследствие частого изменения курса отдельных
валют следует сделать «валютную оговорку» - чтобы сохранить договорную стоимость
товара.
По способу фиксации цена может быть:
•
•
•
•
твердая – устанавливается при подписании договора, не изменяема (пример –
«Цена твердая, изменению не подлежит.»);
подвижная – изменяется пропорционально изменению рыночной цены на товар к
моменту поставки;
скользящая – рассчитывается отдельно на каждую поставляемую партию товара
учетом изменений расходов продавца;
с последующей фиксации – в договоре не определена, но указан способ ее определения.
4.
Способы обеспечения обязательств (гл.23 ГК РФ). Российское гражданское
законодательство предусматривает следующие основные способы обеспечения обязательств (ст. 329 ГК РФ): неустойка, залог, удержание имущества должника, поручительство, банковская гарантия, задаток. Кроме этого, могут быть предусмотрены и другие способы, предусмотренные законом или договором.
5.
Основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке
(гл. 29 ГК РФ).
6.
Условия о конфиденциальности информации по договору.
7.
Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в
арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности,
13
предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно
действующего третейского суда.
8.
Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника (ст. 338 ГК РФ).
9.
Сроки поставок. Они могут устанавливаться:
•
определением фиксированной даты поставки;
•
ставка;
определением периода, в течение которого должна быть произведена по-
•
склада»);
применением специальных терминов («немедленная поставка», «поставка со
•
указанием числа месяцев, недель, дней с момента совершения одной из сторон или обеими сторонами (либо третьей стороной – такой, как орган государственного
управления) предусмотренного в договоре действия: например, «со дня получения продавцом экспортной лицензии»;
•
определением интервалов поставок;
•
указанием временного интервала от предусмотренного в договоре события,
не зависящего то воли сторон либо третьего лица, например, «со дня недели после открытия навигации».
10.
Упаковка и маркировка. В данном разделе указывается: вид и характер упаковки, ее качества, размеры, маркировка.
Иные существенные условия договора.
1.Обстоятельства непреодолимой силы
Данный пункт оговаривает права и обязанности сторон в случае наступления некоторых событий, находящихся вне их контроля, независимо от того, предусмотрены последствия этих событий в отношении договора законом, или нет. Перечень таких обстоятельств, предусмотренных сторонами в договоре, являются произвольными и исчерпывающим.
Однако возможное разнообразие подобных ситуаций сложно учесть в столь категоричной формулировке, и обычно стороны включают в перечень оговорку, позволяющую расширить перечень при толковании уже заключенного договора: «…или иные непредвидимые обстоятельства, находящиеся вне контроля каждой из сторон… »[8].
Последствия наступления перечисленных событий для сторон ( и для исполнения
договора) могут быть различны, и сторонам следует детально описать их. Такими обстоятельствами могут быть: прекращение договора, увеличение срока исполнения обязательств; аннулирование договора по истечении определенного предельного срока; невозможность требования о возмещении убытков…
Необходимо помнить, что оговорка о форс-мажоре применяется при наступлении
определенного события независимо от того, допустила ли вследствие этого события сторона нарушение, или нет.
2. Санкции (за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств)
14
В основном упоминаются меры принуждения к надлежащему исполнению обязательств в отношении несуществующих условий договора, применимые лишь в случае закрепления их в договоре, а также, если нормативные меры по каким-либо причинам не
могут достаточно убедительно воздействовать на провинившегося. Данные меры (штраф,
неустойка, пеня) – лишь один из способов обеспечения обязательств, к которым также могут быть причислены некоторые способы расчетов, поставок, сдачи-приемки товара.
Обычно в этом разделе стороны предусматривают ответственность за:
1) просрочку в исполнении;
а) за задержку отгрузки;
б) за просрочку в поставке;
в) за просрочку платежа;
г) за уклонение от оплаты;
2) ненадлежащее исполнение:
а) за недопоставку
б) за некачественную или несоответствующую договору упаковку;
в) за несоответствие качества товара договорному.
3) неисполнение:
а) за отказ в поставке;
б) за отказ в оплате;
в) за необоснованное принятие товара.
4) Нарушение сроков рассмотрения претензий;
5) Разглашение конфиденциальной информации;
Кроме вышесказанного, определяется понятие и порядок исчисления и возмещения убытков.
3. Нормативные условия договора
1. Порядок изменения или дополнения договора («Соглашение об изменении
договора совершается в той же форме, что и договор».);
2. Условия вступления договора в силу («Настоящий договор вступает в силу с
момента подписания его сторонами»)
3. Порядок и последствия расторжения договора;
4. Право на приостановление исполнения;
Включение нормативных условий в текст договора оправдано:
1. с целью обратить внимание партнера на какое-либо положение закона;
2. при частных изменениях нормативной базы;
3. в случаях, когда законы позволяют отступление от нормативных условий
(«если иное не предусмотрено договором»)
4. Прекращение договора
Все обязательства по истечении определенного времени погашаются.
Цель обязательств состоит в их исполнении, а тем самым и в прекращении. Между тем договор, как факт, произведший определенное правовое действие, сохраняется
независимо от исполнения сторонами обязательств, возникших из договора. Таким образом, мы рассматриваем прекращение договора отдельно от прекращения обяза15
тельств. Возможны ситуации, вынужденные прекратить договор независимо от исполнения обязательств.
Договор может быть прекращен:
1. по воли одной или обеих сторон в силу наступления предусмотренных договором обстоятельств;
2. по обстоятельствам, независящим от воли сторон.
Способы прекращения договора:
1. соглашение;
2. смерть стороны, если обязательство жестко связано с личностью;
3. форс-мажорные обстоятельства;
4. расторжение из-за неисполнения другой стороной обязательств;
5. ничтожность договора;
6. в силу признания судом оспоримой сделки недействительной;
7. заменой исполнения;
8. зачетом требований (зачет обязательств погашением по соглашению сторон);
9. заменой обязательств (новацией);
10. невозможностью исполнения.
5. Реквизиты сторон:
а) почтовые реквизиты;
б) местонахождение (адрес) предприятия;
в) банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код
банка);
г) отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для
мелких отправок).
Особое внимание уделите наличию и правильности сведений, касающихся банковских реквизитов вашего контрагента, так как без них вам очень трудно будет взыскать убытки.
6.Количество экземпляров договора.
7.Подписи сторон с приложением каждой организации (предприятия).
Подводя итог тому, можно заключить, что четко и хорошо продуманная структура
договора, отражающая все необходимые условия, является необходимой как с юридической, так и практической точки зрения.
1.2.3 Виды и формы договоров
Все гражданско-правовые договоры обладают соответствующими признаками, которые позволяют подразделить их на отдельные виды.
В зависимости от преследуемой цели можно выделить несколько способов деления
договоров на отдельные виды[9].
Общая схема классификации договоров представленных ниже (рисунок 2).
16
Признак:
Юридическая направленность
Виды:
Окончательный (основной)
Предварительный
Распределение прав и
обязанностей
Заинтересованные лица
Односторонний
Взаимные
В пользу участников договора
В пользу третьих лиц
Характер перемещения
материальных благ
Основание заключения
договора
Способ заключения
Возмездный
Безвозмездный
Свободные
Обязательные
Взаимосогласованные
Договоры присоединения
Конкретное содержание
Договор купли-продажи
Договор аренды
Договор подряда
и другие
Договор поставки
Рисунок 2 - Классификация договоров
17
Прежде всего, по своей юридической направленности все договоры подразделяются на окончательные (основные) договоры и предварительные договоры.
Окончательный (основной) договор непосредственно порождает права и обязанности сторон, связанные с перемещением материальных благ, как то: передать товар, выполнить работу, оказать услуги, оплатить деньги и т.д. Именно такие права и обязанности
возникают, которые непосредственно связаны с перемещением материальных благ.
Предварительный договор — это соглашение сторон о заключении окончательного договора в будущем. Из этого предварительного договора не возникает прав и обязанностей, связанных с перемещением материальных благ. Но это все равно договор, а
любой договор направлен на изменение или прекращение каких-то прав и обязанностей значит, какие-то права и обязанности порождает и предварительный договор. Не порождая прав и обязанностей, связанных с перемещением материальных благ, он порождает
другие права и обязанности, в частности, обязанность сторон заключить договор в будущем и право каждой из сторон требовать от другой стороны заключения окончательного
договора. И это соглашение, которое именуется предварительным договором, имеет юридическую силу, эти права и обязанности опираются на силу государства. Это выражается
в следующем правиле, что если сторона предварительного договора уклоняется от заключения окончательного договора, то другая сторона вправе обратиться в суд с иском о понуждении к заключению договора, а также с требованием о возмещении всех понесенных
ею убытков, вызванных несвоевременным заключением основного, окончательного договора.
Так, по признаку распределения прав и обязанностей между сторонами договоры
делятся на односторонние и взаимные.
Односторонний договор предполагает, что у одной стороны возникают только
права, а у другой — только обязанности. Например, если заключен договор займа, то
давший взаймы, имеет право требовать возврата денежной суммы и никаких обязанностей
он не несет. А на том, кто взял взаймы, лежит обязанность вернуть в установленный срок
взятую денежную сумму и никаких прав по отношению к заимодавцу он не приобретает.
Эти договоры редко, но встречаются.
Большинство же договоров носят взаимный характер, когда у каждой из сторон
есть не только права, но и обязанности. Возьмем договор купли-продажи. Когда он заключен, у продавца появляется право требовать от покупателя уплаты покупной цены, а
на продавце лежит обязанность передать в собственность покупателя проданную вещь.
Так же, и у покупателя есть право требовать от продавца передачи ему проданной вещи,
но на нем лежит обязанность уплатить покупную цену.
Все договоры делятся на заключаемые в пользу их участников и заключаемые в
пользу третьих лиц. В зависимости от того, кто может требовать исполнения заключенного договора. Большинство договоров, встречающих на практике - это договоры в пользу
тех лиц, которые их заключают. Естественно, участники гражданского оборота вступают в
договорные отношения, прежде всего в своих собственных интересах, чтобы они вправе
были требовать исполнения договора.
Но встречаются и допускаются гражданским законодательством такие договоры,
когда они заключаются в пользу третьего лица и это третье лицо, которое не участвовало
в заключении договора, приобретает право требовать исполнения этого договора. Например, когда арендатор заключает договор страхования арендованного имущества в пользу
18
арендодателя от несчастного случая, и если этот несчастный случай наступил, то право
требовать выплаты страхового возмещения принадлежит не тому, кто заключил договор
страхования, а тому, в чью пользу он заключен, не арендатор вправе требовать выплаты
страховки, а арендодатель, который не участвовал в заключении договора страхования
арендованного имущества. Это договор в пользу третьего лица. Договор в пользу третьего
лица характеризуется тем, что это третье лицо, если договор заключен в его пользу, приобретает право требовать исполнения договора.
Различают возмездные и безвозмездные договоры. Различаются они в зависимости от характера перемещения материальных благ. Возмездный договор — это такой договор, по которому имущественное предоставление одной стороны обусловливает встречное имущественное предоставление от другой стороны. Например, купля-продажа. Продавец передает проданную вещь покупателю и вызывает тем самым встречное имущественное предоставление — тот передает ему деньги, то есть возмездный характер. Имейте
в виду, что большинство договоров в силу действующего закона стоимости, отношений
товарно-денежного характера носит возмездный характер. Но гражданское законодательство предусматривает возможность заключения безвозмездных договоров.
К безвозмездным договорам относятся такие договора, когда имущественное
предоставление производится только одной стороной без получения встречного имущественного предоставления от другой стороны. Наиболее распространенный безвозмездный
договор — это договор дарения, когда даритель дает какое-то имущество одаряемому, а
тот никакого имущественного предоставления взамен не вручает. Дарение — это безвозмездное предоставление. Даже незначительное встречное имущественное предоставление
делает договор возмездным, это уже будет не дарение, а купля-продажа.
Все договоры делятся на свободные и обязательные договоры и различаются по
основанию заключения.
Свободные договоры заключаются всецело по усмотрению сторон. Каждая из
сторон решает: заключать этот договор или не заключать. Это проистекает из принципа
свободы договора. Большинство договоров — это свободные договоры. Никто не может
понудить другую сторону к заключению договора.
Обязательные договоры — это такие договоры, которые являются обязательными хотя бы для одной из сторон. Они встречаются не так редко, например, в гражданском законодательстве. В частности, если предварительный договор заключен — заключение окончательного договора является обязательным для сторон, они договорились об
этом.
В зависимости от способа их заключения различают взаимосогласованные договоры и договоры присоединения. Различают эти договоры в зависимости от способа их
заключения.
Взаимосогласованные договоры — это такие договоры, когда условия договоров вырабатываются всеми сторонами этого договора, таких договоров большинство.
Договоры присоединения — это такие договоры, когда условия договора разрабатываются только одной стороной, и другая сторона может заключить этот договор только одним способом — присоединившись к тем условиям, которые разработала другая сторона. Других способов заключения этого договора нет. Эти условия определяются в каких-либо формулярах или иных стандартных формах.
19
Среди классификации договоров по различным основаниям в рамках данного проекта уместно выделить классификацию по конкретному содержанию регулируемых ими
отношений – договоры поставки, перевозки, подряда и др. Но ниже будут рассмотрены
виды договоров, которые используются на предприятии ООО «КИТ»
Каждый из договоров имеет определенную экономическую цель, регулируется определенным нормативным массивом, основан на товарно-денежных отношениях и равенстве сторон, оснащен механизмом имущественной ответственности.
Договор купли-продажи. Договор купли-продажи – древнейшая форма товарноденежных отношений между равноправными участниками имущественных отношений.
Основная экономическая цель договора – поступление в хозяйство покупателя на праве
собственности того или иного необходимого имущества. Основной экономический процесс товарообмена давно приобрел правовую форму договора [16].
Сфера применения этого договора чрезвычайно широка. Договор связан с удовлетворением разнообразных потребностей граждан и юридически лиц и потому совершаются ежедневно и ежечасно, в массовом масштабе в магазинах, на базарах, на биржах и аукционах, им опосредствуется снабжение оптовой и розничной торговли, внешнеторговая
деятельность. В форме этого договора осуществляется приватизация государственной и
муниципальной собственности.
Правовая и социально-экономическая ценность договора купли-продажи заключается в том, что он является юридическим основание для перехода права собственности от
одного субъекта к другому и потому выступает как необходимый элемент предпринимательской и коммерческой деятельности. Реализация этого договора связана с правомочием
собственника распоряжаться своим имуществом, своей волей и в своем интересе как для
удовлетворении своих потребностей, так и для получения прибыли.
По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот
товар и уплатить за него определенную денежную сумму. (ст. 454 ГК РФ).
Этой общей формулой определяется сущность купли-продажи.
Положения, общие для всех видов договоров купли-продажи, закрепляются и регулируются ст. 454-491 ГК РФ, понятия и особенности отдельных договоров купли-продажи
определяются ст. 492-566 ГК РФ. Общие положения купли-продажи включают в себя
права, обязанности и ответственность сторон, существенные и необходимые условия договора, момент исполнения обязательств, формы и порядок оплаты товара, различные
сроки.
Договор поставки. Громадный пласт экономических отношений опосредствуется
и обслуживаются договором поставки товаров.
Сторонами договора поставки всегда является юридические лица, деятельность которых может быть основана на любой форме собственности.
Экономическая цель этого договора для поставщика – реализация товара по наиболее выгодной цене и на наиболее выгодных условиях, для покупателя – приобретение
товара на праве собственности (на праве хозяйственного ведения) для предпринимательской, торговой или иной деятельности.
По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые
или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием (ст. 506 ГК РФ). Нарушение этого правила порождает обязанности возмещения убытков. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки
их транспортом, предусмотренным в договоре условиях.
20
При нарушении сроков поставки, при недопоставке, при поставке товаров ненадлежащего качества и товаров некомплектных ответственность поставщика установлена в
форме штрафной неустойки.
Договор поставки по процедуре его заключения и разрешения преддоговорных
споров, механизму исполнения и ответственности, способам обеспечения исполнения обязательств и формам привлечения к имущественной ответственности в принудительном
порядке является сложной юридической конструкцией и требует от предпринимателей
хорошего знания экономики, условий доставки товаров, расчетов за эти товары и гарантий
их оплаты. Портфель своевременно и четко оформленных договоров поставки является
необходимым условием рациональной и прибыльной предпринимательской деятельности.
Договор об оказании услуг. Одним из распространённых договоров является договор о предоставлении услуг. Именно в эту правовую форму облекаются консультационные услуги [16], услуги, связанные с обучением, услуги связи, медицинские услуги и т.д.
Сторонами договора могут быть как юридические так и физические лица. Согласно ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по
заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить
определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. При этом если
иное не установлено соглашением сторон, то услуги должны быть оказаны исполнителем
лично. В том случае, если исполнитель предполагает привлечение к работе каких либо
иных лиц целесообразно данный момент прописать в договоре. Кроме того, в договоре
важно чётко определить предмет договора. Например, если необходимо заключение договора на оказание консультационных услуг, то важно чётко и подробно указать по каким
темам, и в каком объёме будут оказаны данные консультационные услуги.
Главной особенностью услуг является то, что они, в отличие от выполняемых работ, не имеют овеществлённого результата, т.е. заказчику «продается» не сам результат, а
действия, к нему приведшие. Такой подход к пониманию услуг находит своё отражение не
только в гражданском, но и в налоговом законодательстве. Так, например, согласно ч. 5
ст. 38 Налогового кодекса РФ услугой признаётся деятельность, результаты которой не
имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления
этой деятельности.
По завершении договора, заключенного между организациями (предпринимателями) необходимо составить двусторонний акт, который будет подтверждать факт оказания услуг. Данный акт важен как для правильности ведения бухгалтерского учёта, так и
для доказывания обоснованности произведенных расходов и правильности исчисления
налога на прибыль, в случае возникновения спора с налоговыми органами.
Поскольку договор возмездного оказания услуг схож, с договором подряда то ст.
783 ГК РФ устанавливает положение, согласно которому общие положения о подряде, положения о бытовом подряде применяются к договору возмездного оказания услуг, если
это не противоречит положениям Гражданского кодекса РФ о договоре возмездного оказания услуг, а также особенностям предмета конкретного договора.
Таким образом, на основе рассмотрения структуры договора, характерных его
признаков и классификаций представляется возможным следующее определение договора – это согласованное волеизъявление двух или более лиц об установлении, изменении
или прекращении гражданских прав и обязанностей, опосредующее финансово – хозяйственную деятельность субъекта и представляющее собой, как правило, датированный и
подписанный сторонами единый документ. Поэтому для эффективности деятельности
организации необходимо уделять большое внимание работе с документами на всех этапах
договорного процесса – от поступления документов до их исполнения и хранения.
21
2 Автоматизация учета документооборота по договорной деятельности компании ООО «КИТ»
2.1 Постановка задачи для ООО «КИТ»
2.2.1 Компания ООО «КИТ» и её структура.
Компания ООО «КИТ» начала свою деятельность с 2005 года. В настоящее время в
списке ее клиентов насчитывается более чем сотня предприятий, половина из которых
являются ее постоянными клиентами. Сотрудничество с контрагентами (с поставщиками
и клиентами) осуществляется на основании заключаемых договоров.
Основной вид деятельности компании - торговля компьютерами и связанным с ними
оборудованием под заказ, а также оказание услуг по обслуживанию технического и программного обеспечения компьютеров. Поэтому виды договоров, заключаемых компанией
с контрагентами, различны – это договор купли-продажи, договор поставки, договор о
возмездном оказании услуг. Кроме этого, необходимо отметить, что компания ООО
«КИТ» постоянно развивается, о чем свидетельствует быстрый рост количества заключаемых договоров, их изменений и дополнений.
Структура компании ООО «КИТ» представлена в виде следующей рисунке 3. С ее
помощью также наглядно показаны потоки документооборота по договорной деятельности, представленные в виде соединяющих стрелок между подразделениями организации.
Рисунок 3 - Структура компании ООО "КИТ"
22
Изначально все документы поступают в офис, где происходит их регистрация и определяется вид заявки. Если данная заявка на покупку определенного товара, то она далее
поступает на склад. На складе определяется наличие необходимого товара. В случае отсутствия товара, его несоответствия требуемому виду, качеству или других причин, документы передаются в технический отдел или возвращаются в офис для урегулирования
данной проблемы. После этого заявка вновь отправляется обратно на склад, где выписываются необходимые документы, которые далее передаются в бухгалтерию. На данном
этапе исполнения заявки происходят расчеты и регистрация документов для оперативного
и бухгалтерского учета. Выписываются складские и бухгалтерские документы (счетфактура, товарная накладная). Эти документы снова поступают в офис для того, чтобы их
завизировать и указать, что заявка отработанна.
Если же поступающие документы предназначены для оказания услуг (техническая
поддержка, установка программных средств, поставка оборудования и др.), то после их
регистрации в офисе, они поступают в технический отдел или отдел обслуживания клиентов, где специалисты отрабатывают заявку, определяя конкретные требования клиентов,
уточняя условия договора и подготавливая необходимый пакет документов. Из технического отдела документы поступают для обработки в бухгалтерию, после чего они также
регистрируются в офисе об исполнении данной заявки.
2.1.2. Требования к автоматизации учета документооборота по договорной деятельности компании ООО «КИТ»
Для любой коммерческой организации в работе с договорами можно выделить
основные логические этапы, процессы договорной деятельности. Эти процессы представлены на рисунке 4.
Рисунок 4 - Процессы договорного процесса
23
Представленная схема может изменяться в зависимости от специфики ведения
договоров в организации, от ее структуры, от отрасли ее деятельности. Однако структура
договорного процесса останется неизменной [10].
В компании ООО «КИТ» непосредственная работа с документами по договорной
деятельности также осуществляется во всех четырех структурных подразделениях, которые выполняют свои определенные задачи, при этом задействованы сотрудники различных специальностей. Поэтому в организации, с помощью таких инструментов, как бумажный журнал договоров, электронная таблица Excel трудно составить четкую картину
договорной деятельности, планировать, контролировать расчеты и сроки работ по договорам. Получается, что полной картины о состоянии договоров, обязательств и расчетов по
сделкам у руководителя нет.
Большие объемы бумаг не позволяют оперативно и своевременно получать необходимую информацию. Приходилось тратить время на поиск нужного документа, учет и
контроль, составление и оформление договоров. Соответственно возникает проблема –
работа с огромным количеством различных договоров, которая требует немало усилий и
времени. Для изменения этой ситуации необходимо было наладить учет и своевременность получения информации по ее клиентам в разрезе заключенных договоров.
Автоматизация учета документооборота по договорной деятельности должна была позволить контролировать и анализировать договорную деятельность во всех аспектах,
то есть получать такие результаты, как:
•
•
•
•
•
хранение больших объемов информации в электронном виде;
сокращение расходов компании на деятельность, связанную с подготовкой и
согласованием договоров;
ускорение процесса подготовки и согласования договоров;
увеличение сохранности информации по всем сделкам компании;
доступность управленческой информации.
Это помогло бы компании избежать потерь, обусловленных несистемной работой
с договорами, разрозненным хранением документов и отсутствием полной и актуальной
информации.
Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи.
1. Создание журнала договоров. Это позволит не только бухгалтерам, но и другим сотрудникам структурных подразделений наглядно и доступно работать с документами, осуществлять быстрый поиск нужного договора и получать о нем необходимую информацию.
2. Ведение первичного документа договора в электронном виде. Это во многом упростит работу с договорами и позволит избежать серьезных ошибок. Гораздо проще
составить единый шаблон для нескольких видов договоров и предусмотреть в нем
все возможные ситуации, нежели готовить для каждого контрагента уникальный
контракт. Соответственно это позволит сократить время и затраты на составление
и оформление контракта.
3. Изменение условий договора путем введения электронного документа - дополнительное соглашение. В блоке учета договоров должна быть предусмотрена возможность регистрации дополнительных соглашений к договору. Необходимо реа-
24
лизовать функцию регистрации дополнительных соглашений на дополнение условий договора и изменение условий договора.
Изменение договора. Под изменениями условий договора понимается, что в
результате заключения дополнительного соглашения договора, прежние условия договора (сроки, сумма, план-график работ, план-график платежей) не действуют, а
имеют силу условия, указанные в дополнительном соглашении.
Дополнение условий. Дополнительное соглашение на дополнение договора не
изменяет условий основного договора, а является его дополнением. Такое соглашение может заключаться на дополнительные работы по договору и является самостоятельным основанием расчетов.
4.
Просмотр печатной формы оригинала договора; Позволяет просмотреть содержание договора, без поиска бумажного аналога документа.
5. Формирование отчетов в разрезе договоров.
С помощью автоматизации учета документооборота договорного процесса можно
будет определить текущее положение компании в разрезе ее договоров, вести историю
взаимоотношений с контрагентами, получить аналитическую информацию за необходимый период времени. Все это позволит принимать верные управленческие решения, снизить издержки, уменьшить временные затраты, тем самым увеличить прибыль организации.
Рисунок 5 – Эффективность при автоматизации учета договорной деятельности
2.1.3. Выбор программного обеспечения и его характеристика.
В настоящее время на рынке существует широкий выбор различных систем автоматизации деятельности предприятия в целом[11,12]. Также имеются решения для более
конкретных задач такие, как автоматизация договорного процесса, представленные в виде различных программных продуктов. Они находят практическое применение на предприятиях различного масштаба, профиля и рода деятельности.
Выбирая среди существующих систем автоматизации учета документооборота
договорного процесса, необходимо учитывать поставленные задачи и имеющие ресурсы в компании ООО «КИТ». Проанализировав все предлагаемые предложения на рынке,
можно разделить их на две группы.
25
К первой группе относятся комплексные системы автоматизации договорной
деятельности. Они обладают широкими функциональными возможностями. К данной
группе относятся следующие системы.
«Alfa-Contract», разработанная компанией «Информконтакт». Она позволяет создавать проект договора, учитывать и контролировать сроки и полноту исполнения договорных обязательств, регистрировать изменения договоров, вести учет расчетов с дебиторами и кредиторами в разрезе договоров. Программа разработана для крупных производственных предприятий, деятельность которых связана с взаимодействием с большим числом контрагентов.
Программа «АстроСофт»: Учет договоров» разработанная компанией «АстроСофт» и компаниями-партнерами имеющие статусы «1С:Франчайзи», «1С:Консалтинг». С
ее помощью возможно контролировать и анализировать договорную деятельность, хранить большие объемы документов, решать ряд других задач. Программа может быть использована на средних и на крупных предприятиях. Технологически программа реализована на платформе «1С: Предприятие 8.0».
Система управления «ПАРУС» (Корпорация «ПАРУС»). Ее возможностями являются: регистрация договоров и паспортов сделок, расчет скидок и утверждений договоров, формирование дополнительных соглашений, автоматический анализ по исполнению
договоров, ведение электронного архива документов, разработка и формирование отчетов.
Система «Галактика ERP». Модуль «Управление договорами» («Корпорация
«Галактика») предназначена для автоматизации договоров, связанных в первую очередь
со снабжением и сбыта. Позволяет вести учет расчетов по договорам, производить расчет
штрафных санкций за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты, формировать отчетность и проведение окончательных расчетов.
Все представленные системы, как правило, предназначены для крупных предприятий, где необходима автоматизация и решения широкого спектра задач. Соответственно
для таких программных продуктов характерна высокая стоимость[12]:
Таблица 1
Стоимость
Системы автоматизации учета договорной деятельности
Alfa-Contract («Информконтакт»)
Стоимость лицензии – 1800 –36 000 долл.
США (в зависимости от количества рабочих
мест, функционала, территориальной распределенности предприятия и т.п.). Стоимость внедрения - 2000-65 000 долл. США
(в зависимости от автоматизируемого бизнес-процесса, масштаба предприятия, схемы внедрения и т.п.)
АстроСофт: Учет договоров («АстроСофт» Стоимость лицензии и внедрения - 4820 у.е.
и компании-партнеры имеющие статусы (без ограничения количества пользователей
«1С:Франчайзи», «1С:Консалтинг»)
и лицензий)
Система управления «ПАРУС» (Корпора- Стоимость лицензии - 900 долл. США за
ция «ПАРУС»)
одно рабочее место. Стоимость внедрения 500-4000 долл. США за одно рабочее место
Система
«Галактика
ERP».
Модуль Стоимость лицензий -900 долл. США (зави«Управление договорами» («Корпорация сит от количества рабочих мест). Стоимость
«Галактика»)
внедрения может быть ниже или равна
стоимости лицензий
26
На рынке представлены также и системы, которые отличаются сравнительно невысокой стоимостью, например, программные продукты фирмы «1С», «Documentum»,
компании «БизнесПроект» и другие. В свою очередь они реализуют лишь общую схему
учета документооборота договорного процесса, но не учитывает особенности учета договорной деятельности и другие индивидуальные проблемы на конкретном предприятии.
Анализируя существующие решения по автоматизации учета документооборота
договорного процесса, следует заметить, что основной проблемой для предприятия является неполное соответствие представленных систем предъявляемым к ним требованиям.
Большинство из рассматриваемых систем слишком масштабны, сложны, универсальны и
не учитывают специфику компании ООО «КИТ».
Объективной причиной выбора в качестве средства разработки системы «1С:
Предприятие» является то, что с момента своего образования, компания ООО «КИТ» ведет учет своей хозяйственной деятельности именно в данной системе.
«1С:Предприятие» является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система «1С:Предприятие» может быть
использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности
предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами,
расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета
по любым разделам.
Система "1С:Предприятие" имеет компонентную структуру. Часть возможностей,
предоставляемых системой для решения задач автоматизации, являются базовыми, то есть
поддерживаются в любом варианте поставки системы. Они и представляет собой единую
платформу или ядро программного комплекса «1С: Предприятия», которое не подлежит
изменениям. Другие возможности реализуются с помощью компонент системы. Состав
установленных компонент определяет функциональные возможности системы.
Рисунок 6 - Структура системы «1С:Предприятие»
Существует три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный
учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом
обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными
задачами автоматизации предметной области, однако, они имеют достаточно четкую направленность, которая определяет выбор состава необходимых компонент, для создания
конфигурации.
«1С: Бухгалтерский учет» - это универсальная программа массового назначения
для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использо27
ваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятие»
.Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.
Однако, конфигурация «Бухгалтерский учет» не предусматривает автоматизацию
самого процесса заключения договоров и изменений условий или их дополнений, ранее
заключенных договоров. Изначально в конфигурации отсутствует отдельный и самостоятельный документ «Договор», что не позволяет получать о нем полную информацию.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерский учет» реализован только справочник
«Договоры», который является подчиненным справочнику «Контрагенты». Элемент справочника «Договоры» содержит только общие сведения, такие как наименование, сроки
обязательств, цены договора, валюта. Остальные условия договора не регистрируются, так
как они не используются в бухгалтерском учете. Реализованная схема в конфигурации
«1С: Бухгалтерский учет» позволяет лишь отслеживать бухгалтерские операции по номеру и дате заключения договора. Для управленческого учета регистрируемая информация в
справочнике не дает возможности получить полную информацию о конкретном договоре.
Столкнувшись с данной проблемой, компания ООО «КИТ» должна была решить
конкретную задачу – автоматизация учета договорного процесса. Оставив при этом без
изменений общую структуру существующей конфигурации, которая выполняет автоматизацию бухгалтерского учета предприятия.
Зная, что «1С:Предприятие» является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности
предприятий, была поставлена задача дополнить существующую конфигурацию дополнительным блоком, который бы позволял вести учет документооборота по договорной
деятельности.
С экономической точки зрения данное решение проблемы является наиболее эффективным, так как затраты на создание и внедрение дополнительных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов существенно ниже, чем затраты на разработку платформы "с нуля".подобной автоматизации.
Очень важным преимуществом такого подхода является унификация обучения
пользователей. Например, обучившись на курсах по "1С:Предприятию" или имея опыт
работы с какой либо из программ, пользователь достаточно быстро осваивает возможности специализированных или индивидуальных решений.
Стандартизация платформы также существенно упрощает и администрирование
системы, так как функции администрирования практически не зависят от конкретного
прикладного решения.
Специфические
алгоритмы
конфигурации
описываются
в
системе
«1С:Предприятие» при помощи программной компоненты Конфигуратор в программных
модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы «1С:Предприятие».
2.2 Автоматизация блока учета документооборота по договорной деятельности
Функционирование системы «1С: Предприятие» делится на два процесса:
•
конфигурирование - описание модели предметной области средствами
системы;
28
•
исполнение - обработку данных предметной области.
Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.
На этапе конфигурирования система оперирует такими понятиями (объектами), как
«Документ», «Журнал документов», «Справочник», «Реквизит» и другие. Совокупность
этих понятий и определяет концепцию системы.
На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции по их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей
в эти объекты, и алгоритмы, описывающие их специфику их обработки, для отражения
различных особенностей учета.
В процессе конфигурирования формируются структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов
предметной области (константы, справочники, документы, регистры, перечисления, журналы расчетов, бухгалтерские счета, операции, проводки и другие).
При работе пользователя в режиме исполнения конфигурации обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов,
созданных на этапе конфигурирования.
В компании ООО «КИТ» уже реализована своя конфигурация, описывающая
структуру и специфику бухгалтерского учета данного предприятия. Для реализации дополнительного блока к существующей конфигурации были использованы следующие базовые объекты метаданных:
o Документы;
o Справочники;
o Журналы документов;
o Перечисления;
o Отчеты;
o Константы.
2.2.1. Первичные документы
Документ – одно из основных понятий системы «1С: Предприятие». При помощи
документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных действиях, ее просмотр и, если необходима, ее корректировка. В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов.
В системе «1С: Предприятие» документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем.
Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.
Для реализации блока автоматизации учета договоров было создано два документа:
29
1. «Договор»;
2. «Дополнительное соглашение».
С помощью данных документов будет фиксироваться полная информация о договоре и его изменениях. Кроме этого, будет реализована возможность печати документа.
Структура каждого конкретного вида документа определяется при его создании в
конфигураторе. У любого вида документа существует два обязательных реквизита, которые создаются автоматически – дата и номер документа. Другие реквизиты документа
определяются в конфигураторе конкретно для каждого создаваемого вида документа.
Следует уточнить, что в конфигураторе создается, строго говоря, не сам документ, а средство ввода документа в компьютер – шаблон документа. Документ «Договор»
должен быть предназначен для ввода информации договоров разного вида. Для этого необходимо определить набор общих реквизитов, которые характерны для всех видов договоров и группу реквизитов, необходимые для конкретного договора.
Реквизиты документа «Договор» приведены в табл.2.
Таблица 2
Общие реквизиты:
Дополнительные реквизиты:
Номер
Для договора оказания услуг:
Дата
Услуги
ВЛицеПродавец
ФормаУслуг
НаОснованииПродавец
СрокПриемки
Контрагент
ПериодВыполнения
ФИОРуководителя
Для договора купли-продажи:
ДолжностьРуководителя
Товар
НаОснованииПокупателя
КачествоТовара
Цена
УсловияТовара
СтавкаНДС
ПериодПредоплаты
ПериодОплаты
МестоПерадачи
ПериодПредоплатыВДнях
ПроцентПредоплаты
ПроцентПродавца
Для договора поставки:
ПроцентПокупателя
Товар
Комментарий
ЗаявкаВДнях
ТоварВДнях
ДосрочнаяПостановка
АдресПоставки
КачествоТовара
ПериодПередачи
МестоПередачи
30
Реквизиты «Дата» и «Номер» - обязательные реквизиты документа, определяющие
дату проведения (когда был записан документ в базу) и уникальный номер, который автоматически присваивается документу.
Реквизиты «ВЛицеПродавец» - определяют фамилию, имя и отчество сотрудника
предприятия ООО «КИТ», подписавший договор.
«Контрагент», «ФИОРуководителя», «ДолжностьРуководителя» - реквизиты, определяющие информацию о контрагенте и его представители.
Создание первичного документа «Договор» реализовано следующими способами:
1) через главное меню (пункт «Документы»);
2) через созданный журнал «Договора».
Документ «Дополнительное соглашение» является подчиненным документу «Договор», то есть при его создании необходимо привязать его к конкретному существующему договору. Реквизитами документа «Дополнительное соглашение» являются:
Номер – обязательный реквизит документа
Дата - обязательный реквизит документа
ДоговорОснование – реквизит для связи с документом «Договор»
Дополнение – реквизит для заполнения изменения или дополнения пункта договора.
Комментарий.
Для созданных первичных документов реализована возможность просмотра печатной формы и создание бумажного аналога документа.
Для создание печатной формы документа «Договор» и «Дополнительное соглашение» были использованы следующие константы:
Таблица 3
Константа
Тип
Назначение
ОфициальноеНазваниеОрганизации
строка
Полное наименование организации в соответствии с учредительными документами
АдресОрганизации
строка
Юридический адрес организации
ИНН
строка
ИНН/КПП организации
Руководитель
Справочник.Сотрудники
ФИО руководителя
При создании первичных документов также был использован объект метаданных
«Перечисление»:
- «ВидыДоговоров», значениями которого выступают виды договоров (ДоговорОказанияУслуг, ДоговорКуплиПродажи, ДоговорПоставки)
- «ЦенаУстанавливается», - предназначен для договора поставки. Значения: Прайслист, Каталог, Прейскурант.
31
2.2.2. Взаимосвязь документов
При разработке дополнительного блока учета автоматизации документооборота
по договорной деятельности необходимо было решить самый главный вопрос – взаимосвязь между документами: документами, которые реализованы в типовой конфигурации
и предназначены для учета бухгалтерских операции и созданными первичными документами, предназначенные для учета договорного процесса.
Для решения этой проблемы изначально предполагался следующий вариант, представленный на схеме:
Рисунокподобного
7 - Взаимосвязь
документов
(начальный
вариант)во все бухгалтерДля реализации
варианта
необходимо
было добавить
ские документы, где фигурирует выбор контрагента дополнительный реквизит «Договор», который бы связывал его с документом «Договор». Но в этом случае возникали
проблемы с организацией аналитического учета.
Аналитический учет предназначен для получения детальной информации. Необходимость данного учета связана с тем, что вводимая информация о хозяйственных операциях в систему «1С:Предприятие» зачастую имеет обобщающий характер. Вся информация хранится на счетах бухгалтерского учета. Если для счетов указано ведение аналитического учета, то к нему привязывается объект или признак аналитического учета – субконто.
К счету или субсчету можно прикрепить до пяти видов разных субконто и таким
образом организовать ведение аналитического учета в любых необходимых разрезах.
В типовой конфигурации, для учета и движениях хозяйственных операций в разрезе договоров, организован справочник «Контрагенты» и подчиненный ему справочник
32
«Договоры». Они являются для большинства бухгалтерских счетов субконто1 и
субконто2 соответственно.
Для того, чтобы не нарушать механизм реализации аналитического учета в типовой конфигурации, необходимо было привязать документ «Договор» к соответствующему
элементу справочника «Договор».(см. схему 6) То есть при проведении документа «Договор» регистрируется новый элемент справочника.
Рисунок 8 - Взаимосвязь документов (конечный вариант)
2.2.3 Журнал регистрации и отчеты
В конфигурации «1С: Бухгалтерский учет» журнал является средством для работы с
документами. Работая с журналом, пользователь может вводить документы, просматривать их, редактировать и удалять. Журнал позволяет группировать документы для просмотра и быстрого доступа к ним.
Журнал, созданный в дополнительном блоке, предназначен для регистрации и отображения документов «Договор» и «Дополнительное соглашение».
33
Рисунок 9 - Журнал договоров
При создании журнала для него автоматически создается экранная форма в виде
таблицы, содержащая графы для отображения обязательных реквизитов документов (рисунок 10).
Рисунок 10 - Графы журнала договоров
34
По содержимому граф пользователь может искать документ в журнале, выполнять
поиск по их номерам. Для удобства пользователя, реализована возможность - отбирать
документы по их виду: либо отображать в журнале документы «Договор», либо документы «Дополнительное соглашение».
Отчеты. Любая система автоматизации учета только тогда выполняет свои функции, когда она имеет средства обработки накопленной в системе информации и получения
данных в удобном для просмотра и анализа в виде. Как правило, для решения подобных
задач в системе автоматизация учета существует подсистема формирования отчетных документов (их еще называют выходными документами). Такая подсистема может формировать набор различных отчетных документов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.
В типовой конфигурации «1С: Бухгалтерский учет» существует большое количество разнообразных отчетов, которые позволяют получать всю необходимую информацию
в различных разрезах. Но данные отчеты предназначены, как правило, для бухгалтерского
учета и они не достаточны для анализа и принятия решений управленческого характера.
В блоке автоматизации учета документооборота договорной деятельности реализованы следующие отчеты.
1. «Договоры контрагента». Данный отчет формирует список заключенных договоров с конкретным контрагентом.
Выбором в диалоговом окне необходимого поставщика или клиента из справочника «Контрагента» формируется перечень заключенных с ним договоров, где указана дата
заключения договора, его номер и вид. Кроме этого, выводится список дополнительных
соглашений у тех договоров, для которых они были заключены. Для дополнительных соглашений также выводится их номер, дата заключения и краткая информация, что было
изменено в договоре (срок оплаты, сумма договора и т.п.).
2.
«Акт сверки расчетов по договорам» - отчет, в таблице которого указан список документов по контрагенту и сальдо в разрезе всех заключенных с ним договоров.
В диалоговом окне необходимо выбрать из справочника «Контрагента» конкретного поставщика или покупателя и указать период сверки расчетов. При формировании данного отчета выводится таблица, в которой указано для каждого договора контрагента
сальдо на начало и конец периода, обороты периода, что и отличает реализованный отчет
от акта сверки расчетов в типовой конфигурации. Типовой акт сверки выводит обороты
за период нарастающем итогом, и это не позволяет определить взаиморасчеты с контрагентом в разрезе договоров.
3 Использование блока учета документооборота по договорной
деятельности компании ООО «КИТ»
3.1 Требования к оборудованию и программному обеспечению
Для функционирования разработанного блока автоматизации учета документооборота по договорной деятельности необходимо наличие следующего программных и
технических средств:
1. Процессор: класс Intel Pentium (Celeron).
2. Память на жестком диске: не менее 120 МБ
3. Операционная система: Microsoft Windows 95, Microsoft Windows 98, Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows NT.
35
4. Установленная программа «1С: Предприятие 7.7» конфигурация «Бухгалтерский учет».
3.2 Рекомендации по применению
Для работы реализованного блока необходимо, чтобы на компьютере пользователя была установлена система «1С:Предприятие» с компонентой «Бухгалтерский учёт".
При первом запуске в появившемся диалоге (рисунок 11) необходимо добавить
базу в список информационных баз с помощью кнопки "Добавить" и указать полный путь
до её каталога.
Рисунок 11 - Запуск программы "1С:Предприятие"
Для начала работы с первичными документами рекомендуется выбрать журнал договоров. Для этого необходимо в главном меню выбрать пункт Журналы/ Договора (рисунок 12).
36
Рисунок 12 - Выбор журнала договоров
С помощью журнала договоров можно просматривать договора и их дополнительные соглашения. Журналы позволяют группировать документы для просмотра и быстрого доступа к ним.
Рисунок 13 - Журнал договоров
37
Работая с данным журналом, пользователь может вводить, редактировать, просматривать и помечать на удаление документы.
С помощью кнопки «Реестр» возможен просмотр списка всех или определенного
вида документов.
Для ввода первичного документа необходимо нажать на панели инструментов
кнопку
и выбрать в открывшемся диалоговом окне (рисунок 14) вид документа.
Рисунок 14 – Перечень первичных документов
Документ «Договор о предоставлении услуг» представлен на рисунке 9. Для регистрации факта заключения договора необходимо заполнить все реквизиты, представленные на данной форме: номер и дата договора, информация о лицах, заключивший договор, предмете договора, сроках исполнения, сдачи-приемки работ, оплате и штрафных
санкциях, после чего нажать кнопку «ОК».
38
Рисунок 15 – Документ «Договор о предоставлении услуг»
Для печати договора следует нажать на кнопку «Печать». В результате откроется печатная
форма документа (рисунок 16), заполненная внесенными данными.
39
Рисунок 16 – Печатная форма договора
Работа с документами «Договор купли-продажи» (рисунок 17), «Договор поставки» (рисунок 18) аналогична. Необходимо заполнить также все реквизиты, находящиеся
на форме и нажать кнопку «ОК». Для того, чтобы открыть печатную форму документа необходимо нажать кнопку «Печать».
40
Рисунок 17 - Документ "Договор купли-продажи"
Рисунок 18 – Документ «Договор поставки»
41
При обработки первичного документа «Дополнительное соглашение» (рисунок 19)
необходимо указать договор, по которому оно было заключено.
Рисунок 19 – Документ «Дополнительное соглашение»
Для составления отчетов необходимо в главном меню программы выбрать пункт
меню Отчеты/Список договоров. Диалоговое окно данного отчета представлено на рисунке 20. Для формирования отчета нужно выбрать из справочника необходимого контрагента, после чего нажать кнопку «Сформировать». Для необходимости возможен вывод дополнительных соглашений для договоров, по которым они были заключены.
Рисунок 20 - Отчет "Список договоров"
В данном отчете представлена краткая информация о договоре – номер договора,
дата его заключения и вид договора.
42
Рисунок 21 - Печатная форма отчета "Список договоров"
При выборе в меню пункта Отчеты/Акт сверки расчетов появляется форма, представленная на рисунке 22. Данный отчет позволяет отслеживать взаиморасчеты с контрагентами в разрезе заключенных с ним договоров. Для формирования отчета необходимо
указать период и необходимого поставщика или покупателя из справочника «Контрагенты», указать счета, по которым будет произведен расчет, и нажать на кнопку «Заполнить».
Рисунок 22 - Отчет "Акт сверки расчетов"
43
На закладке «Таблица операций по расчетам» (рисунок 23) выводятся начальное и
конечное сальдо, обороты за период по каждому договору отдельно.
Рисунок 23 - Табличная часть отчета "Акт сверки расчетов"
При нажатии кнопки «Печать» выводится печатная форма отчета (рисунок 24).
Рисунок 24 - Печатная форма отчета "Акт сверки расчетов"
44
3.3 Тестирование на предприятии ООО «КИТ»
Для достижения стабильной работоспособности реализованного блока автоматизации учета документооборота договорного процесса необходимо было провести тестирование непосредственно на предприятии. Тестирование (проверка) блока проводилось разработчиком и сотрудником компании ООО «КИТ» на основе реальной базы данных.
На этапе тестирования устранялись недочеты, допущенные при программировании, а также проверялась отказоустойчивость программы при вводе пользователем ошибочных данных или неполном вводе всех необходимых данных. После успешного тестирования разработанный блок автоматизации учета документооборота договорной деятельности был принят в опытную эксплуатацию на предприятии ООО «КИТ».
45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проведенной работы реализован дополнительной блок, предназначенный для автоматизации учета документооборота по договорной деятельности в конфигурации «1С:Бухгалтерский учет» для компании ООО «КИТ», в котором учтены все
требования и пожелания заказчика. Данный блок обеспечивает:
•
•
•
•
•
•
•
систематизацию учета и хранения документов договорной деятельности;
изменение договоров путем ведения дополнительного соглашения;
оперативный доступ к документам;
эффективное управление процессами движения и обработки документов договорного процесса;
сокращение времени процедур согласования договоров и принятия управленческих
решений;
сокращение затрат рабочего времени сотрудников на составление бухгалтерской и
управленческой отчетности в разрезе договоров;
минимизацию финансовых затрат на документооборот договорной деятельности.
Реализованный программный блок учета автоматизации документооборота готов к
внедрению в компании ООО «КИТ» для дополнения его общей системы бухгалтерского
учета.
46
Литература
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: «Бизнес-школа ИНТЕЛ-СИНТЕЗ», 2003. С. 335.
Мескон М. Основы менеджемента/ Альберт М., Хедоури Ф. – М., 2002. – С. 166.
Березина Н.М. Современное делопроизводство 2-е изд./Воронцов Е.П., Лысенко
Л.М – СПб: Питер, 2006-10-03. - С. 69.
Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА,
2002. – 204 с.
Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное управления: Учеб.
пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М., ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 320 с.
Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие / издание 10-е, переработанное – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.
Спивак В.А., Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). – СПб: Питер, 2006. - С. 204.
Андреев С.Е. Договор. Учебно-практическое пособие/ Сивачева И.А., Федотова
А.И - Москва: Проспект, 1999. – 45 с.
Информационно-юридический портал FLEXA.RU. [Электронный ресурс].- Режим доступа: www.flexa.ru, свободный
АстроСофт: Учет Договоров. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
www.ud.astrosoft.ru, свободный.
Скутин А. Журнал «Финансовый директор» №5 (май) 2006 г. Электронная версия. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.fd.ru, свободный.
Дудин А. Юрист on-line. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
www.volgograd.ru, свободный.
Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. Издание 7-е, перераб. и доп. – М.:
ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д, 2004.
А. Алексеев. 1С: предприятие 7.7. Описание встроенного языка. Часть 1. – М.,
Фирма «1С»/ О. Дерут, В. Егоров, 1996-1999 г.
Н.А. Рязанцева. 1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы. – Спб.:
БХВ – Петербург, 2003 г.
Косарев А.И. Закон и право/Малинкович М.В., Покревская С.Д., Под ред. Проф.
Тепловой Н.А., проф. Малинкович М.В. – 2-е изд; перераб. и доп. – М.:, ЮНИТИ, 1999. – С.132-145.
Гражданский Кодекс Российский Федерации. Части первая, вторая и третья. – М.:
ТК Велби, Издательство Проспект, 2005 г.
Байдаков В. Введение в конфигурирование 1С:Бухгалтерии 7.7. / Нуралиев С.,
Шевченко А – М., Фирма «1С», 2000 г. – С. 309.
А. Алексеев. 1С: предприятие 7.7. Конфигурирование и администрирование.
Часть 1. – М., Фирма «1С»,1996-1999 г.
Электронный учебник по 1С: Предприятию, курс лекций по 1С,статьи про 1С.
[Электронный ресурс] – Режим доступа: www.mista.ru, свободный.
47
ПРИЛОЖЕНИЕ А АКТ О ВНЕДРЕНИИ
48
ПРИЛОЖЕНИЕ В СПИСОК ПРИЛАГАЕМЫХ ФАЙЛОВ
Диплом_Аникеева.doc – текст дипломной работы
Диплом_Аникеева.ppt – презентация дипломной работы
Папка «Конфигурация» - папка с рабочими каталогами пользователей
1Сv7.MD – файл конфигурации
1Сv7.DD – служебный файл системы 1С:Предприятие с описанием таблиц для
хранения объектов методанных.
Остальные файлы системы 1С:предприятия создаются автоматически после первого запуска, который необходимо произвести в монопольном режиме.
49
50
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
148
Размер файла
885 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа