close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Практическая работа №1 - Тюменский Государственный

код для вставкиСкачать
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТНЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ ПРОМЫШЛЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ИНЖИНИРИНГА
Методические указания по подготовке к практическим занятиям
по дисциплине
Документационное обеспечение управления
для студентов, обучающихся по направлению
120714 Земельно-имущественные отношения
Составитель Н.А. Михайлюк
Ответственный секретарь РИС
Председатель учебно-методической
комиссии ИПТИ
_____________ Сайдимова Э.Р., ведущий
специалист инновационно-методического
отдела УМУ
«____» ____________ 201 __ г.
Подписи и контактные телефоны авторов
______________ Михайлюк Н.А.
(подпись)
«____» ____________ 201 __ г.
______________ Чуйков Р.С.
(подпись)
«____» ____________ 201 __ г.
Зав. отделением «Инжиниринг»
______________ Крылов О.А.
(подпись)
«____» ____________ 201 __ г.
Протокол № __ от ___________
тел. 89224741241
Тюмень
2012
Утверждено на заседании цикловой комиссии «Экономических и правовых
дисциплин»
Протокол № ___ от «_____» ____________ 20___г.
Составитель: Михайлюк Н.А., преподаватель информатики
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Тюменский государственный
нефтегазовый университет», 2012г.
Содержание
Введение
Практическое занятие №1-2. Составление и оформление
организационных документов
Практическое занятие №3-4. Составление и оформление
распорядительных документов
Практическое занятие №5-6. Составление и оформление справочноинформационных документов
Практическое занятие №7. Составление документов по личному составу
4
Практическое занятие № 8-9. Составление и оформление договоров
Практическое занятие №10. Решение тестов
Темы докладов (рефератов)
Литература
26
28
37
41
5
12
16
22
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Методические указания по выполнению
практических
занятий
составлены в соответствии с рабочей программой по дисциплине
«Документационное обеспечение управления» по специальности: 120714
«Земельно-имущественные отношения».
Практические задания помогают лучше усвоить теоретический
материал, овладеть терминологией, научиться использовать полученные
знания для решения конкретных задач. Выполняя практические задания,
студенты приобретают навыки делопроизводства, учатся реализовывать
полученные знания в практической деятельности.
В результате изучения дисциплины студент должен:
1. Иметь представление:
об организации движения документов в различных
системах управления.
2. Знать:
системы документации;
требования к составлению и оформлению документов;
порядок оформления реквизитов документов;
технологию создания документов;
составление
и
оформление
внутрифирменных,
межфирменных, внешнеэкономических документов;
формы контроля за исполнением документов;
единую государственную систему делопроизводства.
3. Уметь:
грамотно разрабатывать основные виды управленческих
документов;
работать с основными действующими законодательнонормативными
и
нормативно
методическими
документами по организации делопроизводства.
В методическое пособие включены задания и задачи по отдельным
темам курса. Оно может быть использовано как для самостоятельного
изучения курса, так и для проведения аудиторных практических занятий.
Практическое занятие № 1-2
Составление и оформление организационных документов
Тема 2.3. Организационно-правовые документы
Цель занятия: изучить учредительные документы учреждения,
организации, предприятия.
Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять
организационные документы.
Опорные знания при допуске к работе:
Понятие организационных документов.
Значение и функции организационных документов.
Краткая характеристика учредительного договора.
В чем отличие учредительного договора и положения об
организации?
Понятие организационно-распорядительных документов.
Норма времени: 4 часа.
Используемая литература:
1. Андреева
В.И.
Делопроизводство.
Требования
к
документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). / В.И.
Андреева – 3-е изд., перераб. и доп. – М. 2001.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие.
/ М.В. Кирсанова 4-е изд.– М.:ИНФРА-М; Новосибирск, 2007.–
312 с.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А.
Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и
технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и
доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева,
В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Задание 1
1. Составить Устав предприятия.
2.Оформить положение о структурном подразделении.
3. Оформить учредительный договор.
4. Оформить должностную инструкцию, штатное расписание.
Задание 2
Рассмотреть схему организационной структуры конкретного
предприятия и составить структурно-организационную схему
условно созданного студентами предприятия.
Методические указания
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом
учредительных документов.
В пакет учредительных документов организаций (предприятия)
входят:
учредительный договор;
устав;
положение об организации;
положение о структурном подразделении;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
должностные инструкции.
Организационно-правовые
документы
определяют
статус
предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в
деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической
силой.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке
и утверждении комплекса организационно-правовых документов,
содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие
статус
организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и
должностной состав, функциональное содержание деятельности
организации в целом, ее подразделений и работников, их права,
обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся:
устав
организации, учредительный договор, положение об организации,
положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и
совещательных органах, регламенты работы аппарата управления, штатное
расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например,
инструкция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила и др.
Организационно-правовые документы проходят в обязательном
порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом –
вышестоящей организацией, руководителем данной организации,
коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров,
советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в
зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться могут
организационные документы непосредственно актом руководителя,
распорядительным
документом
руководителя
(приказом
или
распоряжением) или коллегиального органа.
Оформляются организационно-правовые документы на листах
бумаги А4.
Обязательны реквизиты этих документов в соответствии с ГОСТ Р
6.30-2003 ―Унифицированные системы документации, Унифицированная
система организационно-распорядительной документации‖.
Требования к оформлению документов следующие:
наименование организации – автора документа;
наименование вида документа;
дата;
номер документа;
заголовок к тексту;
подпись;
гриф утверждения.
Датой организационного документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из
разделов, имеющих собственные заголовки, и разделен на пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно- правовые документы в
обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со
всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической
службы (юристом), заместителем руководителя организации или одним из
заместителей, курирующим соответствующее поле деятельности.
В
состав
организационно-правовых
документов
входят
учредительные документы – это документы, на основании которых
действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К
учредительным документам относятся – учредительный договор и устав.
Учредительный договор — это договор, в котором стороны
(учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок
совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего
имущества и участия в его деятельности.
В договоре определены также условия и порядок распределения
между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью
юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу
участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются
печатями учредителей.
Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и
другие
юридические
аспекты
учредительных
документов
регламентируются законодательством РФ.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания,
если в самом документе не оговорен другой срок.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную
структуру, цели, характер
и порядок деятельности созданного
юридического лица.
Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского
кодекса РФ. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его
разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности
от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и
организаций утверждается высшими органами (министерствами,
администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной
регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным
учредительным документам
при создании негосударственных
коммерческих организаций.
Организация считается утвержденной и приобретает права
юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный
договор и устав или только учредительный договор.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус
организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок
деятельности. На его основании действуют государственные и
муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет
бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст
положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи
и функции, права и ответственность. При описании содержания разделов.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и
штатную численность.
Составление документа, определяющего структуру и штатную
численность организации, может быть предусмотрено уставом
(положением об организации). Документ визируется заинтересованными
лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается
заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем
организации.
Структура и штатная численность организации, как правило,
утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся
приказом руководителя организации. В тексте документа указываются
коды структурных подразделений, их наименования
и штатная
численность.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную
численность организации, состав должностей и размер оплаты труда
работников организации.
В штатном расписании фиксируются следующие сведения:
структурное подразделение (наименование и код);
профессия (должность);
количество штатных единиц;
оклад (тарифная ставка);
надбавки;
месячный фонд заработной платы;
примечания.
Штатное расписание визируется руководителями подразделений,
главным бухгалтером, заместителем руководителя организации,
утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации с
проставлением печати организации на грифе утверждения. Изменения в
штатное расписание вносятся приказом руководителя организации ―О
внесении изменений в штатное расписание‖.
Положение о структурном подразделении – правовой акт,
устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность
структурных подразделений и иных органов учреждения, организации,
предприятия.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке
организации, утверждаются руководителем организации, подписываются
руководителем подразделения. Положения о подразделениях могут
утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом,
распоряжением), если одновременно с утверждением документа
необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения являются:
наименование организации;
гриф утверждения;
место издания;
наименование документа с заголовком к тексту;
текст;
подпись;
визы.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя
организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями
других структурных подразделений, с которыми данное подразделение
взаимодействует в работе.
Текст положения о подразделениях состоит из разделов:
1. Общие положения (указываются полное официальное наименование
подразделения, дата, номер правового акта, на основании которого
создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей
деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок
назначения и освобождения от должности руководителя подразделения,
наличие у подразделения печати).
2. Основные задачи (формируются цели, стоящие перед подразделением,
или его проблемы, которые призвано решать подразделение в своей
деятельности).
3. Функции (устанавливается вид работ, которые должно выполнять
подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.
Функции должны полностью отражать специфику деятельности
подразделения).
4. Права и обязанности (перечисляются действия, которые обязано
осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения
возложенных на него функций).
5. Ответственность
(устанавливаются
виды
дисциплинарной,
административной и при необходимости уголовной ответственности,
которую может нести руководитель подразделения в случае
невыполнения подразделением своих обязанностей).
6. Взаимоотношения
(регламентируются
информационные
и
документационные потоки подразделения; основные документы,
создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и
организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию
получает и представляет подразделение, периодичность и сроки
представления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие
разногласия).
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях
регламентации организационно-правового положения работника, его
обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его
эффективной работы.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим
унифицированную форму и установленную структуру текста и состоит из
следующих разделов:
1. Общие положения (содержат следующий набор информации:
обобщенные сведения по должности, подчиненность и кем руководит,
требования к образованию (высшее или среднее) и практическому
опыту (стаж работы по специальности), порядок назначения и
освобождения от должности, замещение во время отсутствия).
2. Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание
деятельности работника. В разделе указывают: участок работы,
закрепленный за работником; виды работ, выполняемых работником,
или перечень, курируемых объектов).
3. Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие
реализацию возложенных па него обязанностей; право принимать
решения, давать конкретные указания по конкретному вопросу,
подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с
предложениями
к
вышестоящему
руководителю;
право
представительства от имени подразделения или организации в других
организациях и пределы представительства; право участвовать в
совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к
деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения
возложенных функций информацию).
4. Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера
персональной ответственности работника).
5. Взаимоотношения (указывается от кого, в какие сроки, и какую
информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки
представляет, с кем согласовывает проекты подготавливаемых
документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и
другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими
подразделениями, лицами, организациями). Должностная инструкция
оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:
наименование организации;
гриф утверждения;
название вида документа
заголовок к тексту;
место составления;
подпись.
Должностная
инструкция
подписывается
руководителем
структурного подразделения и утверждается руководителем организации
или заместителем руководителя, курирующего данное подразделение.
Визируются
должностные
инструкции
руководителями
заинтересованных подразделений, руководителями службы персонала,
юристом, а также другими должностными лицами, от действия которых
может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является
дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции
работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен,
дата, подпись.
Контрольные вопросы
1. В каком случае составляется учредительный договор и устав
предприятия, а когда только устав предприятия?
2. Чем определяется структура учредительного договора? Каким
правовым актом?
3. Каков порядок заключения, составления, оформления и вступления в
силу учредительных документов?
Практическое занятие № 3-4. Составление и оформление
распорядительных документов
Тема 2.4. Распорядительные документы
Цель занятия: изучить назначение и оформление распорядительных
документов.
Опорные знания при допуске к работе:
Основное назначение распорядительных документов.
Назвать виды распорядительных документов с точки зрения
принятия управленческих решений.
Кратко охарактеризовать документы коллегиальных органов
управления.
Назвать и дать краткую характеристику распорядительных
документов, издаваемых на принципах единоначалия.
Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять
согласно ГОСТ Р 6.30-2003 распорядительные документы.
Норма времени: 4 часа.
Используемая литература
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту
фирмы (на основе ГОСТов РФ). / В.И. Андреева – 3-е изд., перераб. и
доп. – М. 2001.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. /
М.В. Кирсанова 4-е изд.– М.:ИНФРА-М; Новосибирск, 2007.– 312 с.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А.
Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология
работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. /
В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева,
В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Задание 1
Составить и оформить:
1. Приказ по основной деятельности.
2. Приказ по личному составу (прием на работу).
3. Распоряжение.
4. Указание.
Методические указания
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом
унифицированных форм и образцов распорядительных документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем
органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в
целях решения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов
их деятельности.
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.
Приказы оформляются на специальном бланке приказа и содержат
следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации
(герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального
образования), эмблема, наименование организации, наименование вида
документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к
тексту, подпись, визы.
Приказы по основной деятельности издаются:
во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих
органов власти и управления;
в
целях
осуществления
собственной
исполнительнораспорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач
организации.
Обязательным реквизитом приказа является заголовок, он должен
быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание
документа. Заголовок документа отвечает на вопрос «о чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной. В констатирующей части дается обоснование
распорядительных действий. В качестве обоснования действия может
выступать:
ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или
собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты,
номера, заголовка к тексту;
формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание
фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная
часть
приказа
начинается
словом
ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с
новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручения,
каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт
распорядительной части включает:
наименование должности, фамилию, инициалы исполнителей или
исполнителя;
поручение;
срок выполнения поручения.
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке
предписываемого действия на отдельные задания каждое из них
формируется отдельным пунктом. Каждый пункт или подпункт
распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с
одним сроком исполнения.
Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части
приказа не указывается в тех случаях, если предписываемые действия
носят регулярный или нормативный характер и их выполнение
предписывается на весь период действия данного приказа. Количество
исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Не указываются в распорядительной части исполнители и сроки
исполнения приказа, если действия носят организационный характер.
Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указываются
наименование должности лица, ответственного за исполнение документа,
его инициалы и фамилия. В приказе могут перечисляться ранее изданные
документы, которые этим приказом отменяются.
До представления проекта приказа на подпись он визируется
руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической
службой. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию
должностными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне
последнего листа проекта или на отдельном листе согласования: после
слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии лиц,
визирующих проект документа. Подпись должностного лица при
визировании проекта приказа сопровождается датой.
Подписывает приказ руководитель предприятия или его заместитель,
имеющий на это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания,
если не указан другой срок.
Приказ по личному составу – оформляют и ведут строго отдельно от
приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности
приказов по личному составу оформляются на одинаковых бланках.
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют
констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в
приказах по основной деятельности. Приказ по
личному составу
начинается с распорядительного действия:
ПРИНЯТЬ на работу (указывается установленный размер оплаты труда,
т. е. оклад, надбавки, предусматриваемая индексация, тарифная ставка,
а также при необходимости условия труда: временно с ____ по____, с
испытательным сроком);
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ на другую работу (указывается новая
должность и подразделение, вид переводов – продолжительность,
причина перевода – в полном соответствии с требованиями Трудового
кодекса Российской Федерации (ТК РФ), при необходимости –
изменение оплаты труда);
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК (указывается его вид, продолжительность,
дата, окончание);
КОМАНДИРОВАТЬ (указывается дата и продолжительность
командировки, место направления и наименование предприятия);
УВОЛИТЬ (особо точно указывается причина увольнения, согласно
статьям ТК РФ).
Пункты приказа по личному составу формируются в строгом
соответствии с требованиями ТК РФ и заканчиваются ссылкой на
письменное основание данного распорядительного действия.
Постоянная информация для любого кадрового приказа; указание
распорядительного действия, фамилия, имя и отчество (полностью),
должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного
пункта приказа.
Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с
главным
бухгалтером, юристом, с руководителями структурных
подразделений. Приказы по личному составу подписывает руководитель.
Приказы по личному составу согласно ТК РФ доводятся до сведения
работников под расписку.
Распоряжение
–
правовой
акт,
издаваемый
единолично
руководителем коллегиального органа управления в целях решения
оперативных вопросов.
Распоряжения также издаются руководителями исполнительного
органа управления, организаций и предприятий по вопросам частного
характера.
Распоряжения
оформляются
на
бланке
распоряжения.
Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный
герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб
муниципального образования), эмблема, наименование организации,
наименование вида документа (распоряжение), дата, номер документа,
место издания, заголовок к тексту, текст.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам,
что и приказы по основной деятельности. Различие между ними в том, что
в текстах распоряжений ключевым словом, разделяющим вводную и
распорядительную часть, является «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем
организации или его заместителями преимущественно по вопросам
информационно-методического характера, а также по вопросам,
связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других
актов данной или вышестоящей организации.
Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но
ключевыми словами в тексте указания, в зависимости от его содержания,
могут быть: «обязываю» или «предлагаю». Оформляются на общем
бланке с угловым расположением реквизитов.
Контрольные вопросы
1. Что такое приказ? Указать его виды.
2. Значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.
3. Приказ по личному составу (по кадрам), его структура и содержание.
Практическое занятие № 5-6. Составление и оформление справочноинформационных документов
Тема 2.5. Информационно – справочная документация
Цель занятия: научиться составлять справочно-информационную
документацию.
Опорные знания при допуске к работе:
Каково значение информационно- справочных документов?
Что такое докладная записка? Виды докладных записок.
Приобретаемые умения и навыки: умение составлять акт,
докладную (служебную, объяснительную) записку, заявление.
Норма времени: 4 часа.
Используемая литература:
1. Андреева
В.И.
Делопроизводство.
Требования
к
документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). / В.И.
Андреева – 3-е изд., перераб. и доп. – М. 2001.
2. Иритикова B.C. Докладные и объяснительные записки / В.С.
Иритикова // Секретарское дело. – 1997. – № 2.
3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие.
/ М.В. Кирсанова 4-е изд.– М.:ИНФРА-М; Новосибирск, 2007.–
312 с.
4. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А.
Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и
технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и
доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева,
В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Задание 1
1. Составить и оформить акт.
2. Составить и оформить протокол.
Задание 2
1. Составить и оформить внешнюю докладную (служебную)
записку.
2. Составить и оформить объяснительную записку.
3. Составить и оформить личное заявление.
Методические указания
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом
справочно-информационных документов.
Акт – это документ, составленный несколькими лицами для
подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты могут
составляться в самых различных ситуациях: при инвентаризации, при
приеме-передаче документов, материальных ценностей, ревизии,
ликвидации организации и т. д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми,
состав
которых
утверждается
распорядительным
документом
руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно
действующими комиссиями на регулярной основе.
Акт составляется на общем бланке организации или на специальном
бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно
повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название организации,
название вида документа (АКТ), дата, регистрационный номер документа,
место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях –
гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом
―акт‖.
Датой акта считается дата события (проверки, обследования и т. п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указываются основание его составления
(распорядительный документ, договор с указанием его даты и номера),
председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность,
характер, методы, сроки проделанной работы, установленные факты, а
также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть
разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая
представляет собой решения, выводы или заключения комиссии,
составившей акт.
В конце текста указывается количество составленных экземпляров,
их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется
количеством
заинтересованных в нем сторон или нормативными
документами. После отметки о количестве экземпляров следует отметка о
наличии приложений к акту (если они имеются).
Акт считается
принятым и вступает в действие после его
подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими
в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано его
подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии
следует оформить на листе и прилагать к акту.
В необходимых
случаях (если этого требуют нормативные
документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей
организации, по распоряжению которого проводились действия,
завершившиеся составлением акта.
Протокол –
документ, содержащий запись хода обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях,
конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся
во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также
материалов, подготовленных к заседанию. Оформляется протокол на
общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
название вида документа;
дату и номер протокола;
место составления протокола (проведения заседания);
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы ознакомления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: кто председатель, секретарь,
присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального
органа, приглашенные), какова повестка дня. Если на заседании
присутствует большое количество участников, в этом случае составляется
отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к
протоколу.
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются
рассматриваемые на заседании вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме:
СЛУШАЛИ –
ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос
―Повестки дня‖ рассматривается и оформляется отдельно по
вышеуказанной схеме. Постановляющая часть может подразделяться на
пункты.
Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо
важных случаях выступавшие должны визировать протокол. Визы
проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно
продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и
окончания заседания.
Отдельные виды протоколов (протоколы технических, экспертных
советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) утверждаются
руководителем организации или вышестоящего органа.
Наряду с полной формой протокола существуют краткая и
сокращенная формы протокола.
В сокращенных формах протокола после списка присутствовавших
(приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и
печатается название доклада. Последняя строка названия доклада
(повестки дня) подчеркивается и под чертой (в скобках) печатают фамилии
выступивших в порядке их выступления. Название каждого доклада
заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассматриваемые
вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
Докладная записка – это документ, адресованный руководству и
содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями.
Докладная записка имеет реквизиты: наименование предприятия,
наименование структурного подразделения, вид документа (ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА), дата, заголовок к тексту, текст, подпись.
Заголовок к тексту раскрывает его содержание. В начале текста
излагаются факты и приводится их анализ, затем следуют выводы и
предложения о конкретных действиях.
Внутренние записки подписываются составителем, внешние (в
вышестоящие органы) подписываются руководителем предприятия.
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины
какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составленный
вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаге и
адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами
объяснительной записки
являются:
наименование структурного
подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный
номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая
содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая –
причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой
объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Служебное письмо – обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи
текста – пересылкой по почте.
Письма составляются на специальном бланке А4 или А5 в
зависимости от размера текста. Обязательными реквизитами письма
являются:
наименование организации-автора;
справочные данные об организации;
дата;
регистрационный номер;
ссылка на дату и номер поступившего документа;
адресат;
заголовок к тексту;
подпись;
отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – печать.
В зависимости от типа письма и его содержания текст в нем может
быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух
частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане
письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и
заключение.
Во вступлении даются обоснование вопроса, причины возникновения
вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть
должна быть убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и
обоснованности предлагаемых решений. В заключении формируется
основная цель письма.
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем...) или от первого лица
единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю…). Письма,
адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого
внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу
уважительного обращения к адресату (―Уважаемый господин Беляев‖) и
заключительную формулу вежливости (С уважением). Если письмо
является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма,
на который дается ответ: ―№ ___от_________‖.
Письма визируются составителем, руководителем подразделенияавтора, при необходимости – с руководителями заинтересованных
структурных подразделений, а также с заместителем руководителя
организации, курирующим данное подразделение. Визируются письма на
втором экземпляре, который остается в архиве организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетентности, а также
руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им
предоставлено на это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на
обратной стороне листа. Датой письма является дата его подписания.
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе
копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так
как по факсу можно передавать любой документ на бумажном носителе –
приказ, распоряжение, договор, протокол и др. Чаще всего факс
используется для передачи служебных писем и разного рода
информационных сообщений.
Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией и не
обладает юридической силой, но по соглашению между организациями,
осуществляющими
факсимильную
связь,
факсограммы
могут
приравниваться к документу.
Документы, передаваемые по факсу, оформляются в соответствии с
требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и
должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по
каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем
как документ на бумажном носителе, передается по телефону и
записывается получателем.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий
регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование
должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телеграмму;
входящий регистрационный номер полученной телеграммы.
В тексте не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать
труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Составляется телефонограмма в одном экземпляре и подписывается
руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма
передаѐтся нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и
предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым
она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно
использовать специальные бланки.
Личное заявление – это документ, адресованный должностному лицу
и содержащий просьбу работника.
Заявление составляется по кадровым вопросам: при приеме на
работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.
Заявление адресуется руководителю организации или его
заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными
реквизитами заявления являются; наименование подразделения, название
документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность
заявителя, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и
заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит
изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого
вопроса.
Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие
обоснование просьбы (подлинники, копии документов, автобиографию и т.
д.).
Заявление подписывается составителем.
Контрольные вопросы
1. Раскройте назначение основных видов информационно-справочных
документов.
2. Каковы требования, предъявляемые к составлению и оформлению
актов?
3. Каковы особенности составления гарантийных писем?
4. Изложите основные особенности составления и оформления
служебного письма?
Практическое занятие № 7.
составу
Составление документов по личному
Тема 3.1. Документация по личному составу
Цель занятия: научиться составлять и оформлять документацию по
личному составу.
Приобретаемые умения и навыки: навыки составления,
оформления документов по личному составу.
Опорных знания при допуске к работе:
1. Для чего предназначены документы по личному составу?
2. Какие документы по личному составу существуют?
Норма времени: 2 часа.
Задание 1
1. Напишите приказ генерального директора закрытого
акционерного общества «Доминго» о приеме вас на работу бухгалтером.
2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме
«Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.
3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой
И.П.; б) об увольнении переводом в другую организации Недостающие
реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего
предприятия для поступления его в аспирантуру.
5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в
государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».
6. Напишите заявление о предоставлении вам административного
отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите
самостоятельно.
7. Напишите автобиографию, резюме необходимые для оформления
документов при поступлении на работу.
8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по
собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с
несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям
вследствие недостаточной квалификации.
9. Составьте проект трудового договора по найму, оплате и
увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.
11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.
Методические указания
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом
документов по личному составу.
Совокупность взаимосвязанных документов,
в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называются
документацией по личному составу.
Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно
классифицировать на четыре группы:
документация,
связанная
с
комплектованием
персонала
организации;
документация, связанная с процессом продвижения персонала по
службе;
документация, связанная с выполнением работником требований
трудовой дисциплины;
документация, связанная с прекращением трудовых отношений
работников с организацией, с увольнением.
Оформление документов при поступлении на работу
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии
вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием,
сопровождается оформлением документов:
Резюме
Запись
в трудовой книжке
Анкета
Трудовой контракт
Запись в личной карточке
ф. Т-2 и в личном деле
Приказ о приеме на
работу
Лицевой счет по
заработной плате
В настоящее время резюме, самый распространенный документ, с
помощью которого осуществляется не только поиск работы, но и отбор
претендентов на ту или иную вакантную должность. Прежде чем
пригласить потенциального работника на собеседование, многие
руководители предпочитают ознакомиться с его резюме, направленном в
адрес предприятия. Данная форма получения сведений о будущем
работнике экономит время и особенно удобна, когда несколько человек
претендуют на одно и то же место работы. Отличительной особенностью
резюме является изложение сведений об образовании и трудовой
деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе
«Дополнительные сведения» может быть указана любая информация:
знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные
навыки по другой специальности, индивидуальные
способности и
возможности человека. Внимательный анализ сведений, изложенных в
столь лаконичном документе, каким является резюме, способствует
созданию первого впечатления о претенденте на должность, позволяет
сделать вывод о его возрасте, семейном положении, опыте работы,
стремлении повышать свой образовательный уровень. На собеседовании,
как правило, приглашаются те из приславших свои резюме, чьи данные
заинтересовали работодателя.
На некоторых предприятиях заводится специальная папка, где
хранятся присланные резюме и координаты специалистов, предлагающих
свои услуги. Эти сведения пригодятся в случае появления вакансии или
при необходимости выполнения
срочной работы каким-либо
специалистом.
Резюме - является предельно сжатой, краткой и вместе с тем
достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на
должность в профессиональном отношении и социальном аспекте.
Законодательством не предусмотрено обязательное составление
гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об
их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой
договор. Однако практика написания гражданином заявления сложилась
исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения граждан.
Заявление о приеме на работу пишется, как правило, от руки в
произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом.
В заявлении указываются должность, инициалы, фамилия
руководителя предприятия, которому адресовано заявление. От кого
фамилия, инициалы (полностью), домашний адрес, дата, текст, подпись
работника и ее расшифровка.
Анкета – документ, составленный работником при трудоустройстве. Все
данные в анкете должны быть подтверждены соответствующими
документами. Эти данные проверяются работниками кадровой службы и
заверяются его подписью и печатью предприятия. Анкета является
составной частью личного дела (досье) работника.
При поступлении на работу претендента просят предоставить
рекомендацию с прежнего места работы либо указать координаты бывшего
руководителя. Зная о месте вашей предыдущей работы, работодатель
обращается туда с запросом о получении сведений относительно вашей
квалификации, отношению к работе, личных качеств и т.д. Подобная
информация пересылается конфиденциальным письмом.
В автобиографии должны быть отражены фамилия, имя, отчество,
причины изменения фамилии, год и место рождения. Социальное
положение, образование, какие учебные заведения заканчивал, и по какой,
специальности. Трудовая деятельность с указанием в прямом
хронологическом порядке времени, должности и место работы, причины
перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного
месяца, служба в Российской армии. Награды, поощрения, взыскания,
судимость. Семейное положение, основные сведения о ближайших
родственниках. Иные сведения, которые желает сообщить гражданин о
себе.
Используется повествовательная форма изложения. Автобиография
подписывается и датируется составившим ее лицом.
Контрольные вопросы
1. Какие документы предоставляет гражданин в кадровую службу для
решения вопросов о приеме на работу?
2. Как правильно составляется кадровое резюме?
3. Какие существуют технологические цепочки процедур организации
и документирования процесса приема граждан на работу?
4. Какие документы заполняет гражданин в кадровой службе?
5. С каких документов гражданина снимают копии?
6. В чем отличие личной карточки (листа) от анкеты?
7. Вносятся ли изменения в личную карточку (лист) при изменении
семейного положения и места жительства?
Используемая литература:
1. Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов / А.Н. Зайцев //
Секретарское дело. – 2003. – №1.
2. Кузнецова
Т.В.
Делопроизводство
(документационное
обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ЗАО «бизнес-школа»
«Интел-Синтез», 1999.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А.
Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и
технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. /
В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева.
– М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Практическое занятие № 8-9. Составление и оформление договоров
Тема 4.2. Договор купли-продажи. Договор поставки
Цель занятия: научиться составлять и оформлять договорноправовую документацию.
Приобретаемые умения и навыки: навыки составления,
оформления договоров.
Опорных знания при допуске к работе:
1. Какую функцию выполняет договор купли-продажи, договор
поставки?
2. В каких случаях оформляется протокол разногласий к договору
поставки?
Норма времени: 4 часа.
Используемая литература:
3. Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов / А.Н. Зайцев
// Секретарское дело. – 2003. – №1.
4. Кузнецова
Т.В.
Делопроизводство
(документационное
обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ЗАО «бизнесшкола» «Интел-Синтез», 1999.
5. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. /
В.А. Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и
технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп.
/ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева,
В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Задание 1
Составить и оформить договор (купли - продажи оптовой партии
товаров).
Задание 2
Составить и оформить протокол разногласий.
Методические указания
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом
документов договорно-правовой документации.
В условиях развития рыночных отношений особую роль
приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность
предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе.
Основная
схема
сотрудничества
предприятий
построена
на
взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое
партнерство соответствующими договорными обязательствами.
Договор – это соглашение двух или нескольких лиц (граждан или
юридических лиц) об установлении,
изменении или прекращении
гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и
обязанности сторон. Несмотря на то, что нет универсальной формы
договора, а договор – это индивидуальный акт и требует специальных
знаний, существует базовая структура договора, содержащая основные
положения.
По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество
в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление)
покупателя, а покупатель – принять имущество и уплатить за него
определенную
сумму.
Право собственности у покупателя возникает с момента передачи
вещи, если иное не установлено законодательством или договором.
Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит
поставщику, который после предварительных переговоров и согласования
условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них
потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К
договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической
характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.
Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта договора
должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор
считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли
соглашения по всем вопросам, а также когда неурегулированные
сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по
преддоговорному спору.
Протокол разногласий к договорам поставки составляется в тех
случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у
покупателя имеются возражения. Несмотря на это, он обязан подписать
договор, а по спорным вопросам составить протокол разногласий.
Протокол разногласий составляется в трех экземплярах. Два
экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным
договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект
договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть
его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а
спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража,
предупредив об этом покупателя. Если в течение указанного срока поставщик не передает спорные вопросы на рассмотрение в арбитражный
суд, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми
поставщиком.
Контрольные вопросы
1. Каково назначение договоров возмездного оказания услуг?
2. Назвать основные разделы договора купли-продажи продукции.
3. Изложите основные особенности составления и оформления
протокола.
Практическое занятие №10. Решение тестов
Цель занятия: закрепить полученные знания по курсу ДОУ.
Приобретаемые умения и навыки: навыки составления,
оформления документации.
Норма времени: 2 часа.
Используемая литература:
7. Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов / А.Н. Зайцев
// Секретарское дело. – 2003. – №1.
8. Кузнецова
Т.В.
Делопроизводство
(документационное
обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ЗАО «бизнесшкола» «Интел-Синтез», 1999.
9. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. /
В.А. Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
10. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и
технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп.
/ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева,
В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Задание 1
По всем темам предлагаются контрольные итоговые тестовые
задания для проверки знаний студентов (на каждый вопрос – надо дать
один правильный ответ):
1. Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа
Документооборот - движение документов в организации с момента
их создания до:
А) передачи на исполнение
Б) подшивки в дело
В) завершения исполнения или отправки
2. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в
организации?
А) да
Б) нет
3. Кем устанавливаются
индивидуальные сроки исполнения
документов?
А) руководителем структурного подразделения, где исполняется
документ
Б) канцелярией
В) руководителем организации
4. Какие формы регистрации документов в России?
А) журнальная
Б) карточная
В) автоматизированная
Г) все вышеперечисленные
5. При регистрации каких документов, вместе с порядковым
регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится
копия документа?
А) приказы
Б) протоколы
В) акты
Г) письма
6.
В каких документах рядом с регистрационным номером
указывается буква «Л» и «К»?
А) акты
Б) докладные записки
В) приказы по основной деятельности
Г) приказы по личному составу
Д) справки
7. При регистрации какого документа дату регистрации указывают
не в день его подписания?
А) приказ
Б) протокол
В) решение
Г) постановление
8. Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько
необходимо подготовить экземпляров этого документа?
А) четыре
Б) два
В) три
9. Какие могут быть номенклатуры дел?
А) конкретная
Б) примерная
В) типовая
Г) все вышеперечисленные
10. В номенклатуре дел документы систематизируются:
А) по видам документов
Б) по содержанию
В) по срокам хранения
Г) все вышеперечисленные
11. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую
тайну?
А) только руководитель
Б) все работники организации
В) руководители структурных подразделений, организаций
Г) работники, определенные руководителем
12. Реквизит документа - это:
А) его отдельный информационный элемент
Б) часть служебного письма
В) фирменный бланк
13. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
А) Директору школы № 269 Матвеевой Тамаре Петровне
Б) Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.
В) 129128, Москва, ул. Ростонинская, 7 Директору школы № 269 гже Матвеевой Т.П.
Г) Директору Московской школы № 269 Т.П. Матвеевой
14. В реквизите «Адресат» юридическому лицу инициалы ставят:
А) перед фамилией адресата
Б) после фамилии адресата
15. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о
наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не
упоминалось о приложении?
А) ПРИЛОЖЕНИЕ: Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
Б) Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
В) ПРИЛОЖЕНИЯ: на 6 л. в 1 экз.
16. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и
телефон исполнителя?
16.1. для оперативной связи с исполнителем
16.2. для придания документу юридической силы
17. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на
бланке документа?
А) Директор школы № 25
Подпись
В.А. Петрова
Б) Директор школы
Подпись
Петрова В.А.
В) Директор
Подпись
В.А. Петрова
18. План работы университета на 2007-2008 учебный год утвержден
решением Ученого совета. В каком случае правильно оформлен реквизит
«Гриф утверждения документа»?
А) УТВЕРЖДАЮ
Решение Ученого совета
от 12.08.2003 г. № 14
Б) УТВЕРЖДЕН
Решением Ученого совета
от 12.08.2003 № 14
В) УТВЕРЖДЕНО
Решение Ученого совета
от 12.08.2003 г. № 14
19. Реквизит согласования оформляют следующим образом:
А) СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании «Планета»
от 21.06.2003 №10
Б) _________________Н.И. Орлов
подпись
В) Начальник юридического отдела
личная подпись
Г.И. Сидоров
21.12.2003
20. Для документа, подлинник которого остается в организации,
визы проставляются:
А) ниже подписи руководителя, подписавшего документ
Б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника
документа
В) на первом листе документа на его оборотной стороне
21. Для документа, подлинник которого отправляется из
организации, визы проставляются:
А) в нижней части лицевой стороны последнего листа копии
документа, находящейся в организации
Б) в нижней части оборотной стороны последнего листа копии
документа, находящейся в организации
В) на первом листе оборотной стороны документа
22. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем
или исполняющим обязанности руководителя:
А) За директора_______________________________А.И. Петров
(подпись его зама Сидорова)
Б) Директор__________________________________А.И. Петров
(подпись его зама Сидорова)
В) И.О. директора____________________________ Г.В. Сидоров
(личная подпись)
23. Понятие «Делопроизводство» - это:
А) система хранения документов
Б) составление документов
В) документирование и организация работы с документами
24. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование
документа?
А) визы, согласования
Б) грифа согласования
25. Если две организации составляют совместный документ, то он
оформляется:
А) на бланке первой организации
Б) на бланке второй организации
В) на листе бумаги формата А4
26. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?
А) руководителем организации
Б) председателем
В) председателем и членами комиссии
Г) председателем и секретарем
27. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа»?
А) просьбах
Б) сопроводительных
В) информационных
Г) ответах
28. Является ли обязательным для регистрации организации,
организационно-правовая
форма
общество
с
ограниченной
ответственностью наличие Устава?
А) да
Б) нет
29. Какие организационные документы
ководителем организации?
А) должностные инструкции
Б) положения о структурных подразделениях
В) штатное расписание
Г) правила внутреннего распорядка
Д) все перечисленные выше документы
утверждаются
ру-
30. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации
и ликвидации организации?
А) в Уставе организации
Б) в Положении о структурном подразделении
В) в должностной инструкции
31. С какими документами при поступлении граждан на работу в
организацию их должны ознакомить?
А) Уставом организации
Б) Положением о структурном подразделении, куда поступает на
работу гражданин
В) должностной инструкцией
Г) со всеми перечисленными выше документами
32. Какие распорядительные документы издаются на основе
единоначалия?
А) решения
Б) приказы
33. Кто несет ответственность за издание приказа?
А) должностное лицо, подготовившее проект приказа
Б) руководитель организации
В) должностное лицо, подписавшее приказ
34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?
А) вид документа
Б) дата документа
В) адресат
Г) наименование организации
Д) подпись
35. Какая часть текста приказа является обязательной?
А) констатирующая
Б) распорядительная
36. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
А) да
Б) нет
37. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о
заверении копии»?
А) Верно:
Инспектор отдела кадров
Б) Верно
Инспектор отдела кадров
личная
подпись
И.И. Петрова
личная
И.И. Петрова
подпись
В) Верно:
Инспектор отдела кадров
личная
И.И. Петрова
подпись
дата
38. Что означает виза юриста на приказе?
А) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не
противоречит Закону
Б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую
силу
39. Что является датой протокола?
А) дата подписания протокола
Б) дата заседания
В) дата регистрации протокола
40. Из каких частей состоит текст протокола?
А) констатирующей, вводной
Б) вводной, заключительной
В) вводной, обобщающей
Г) основной, заключительной
Д) вводной, распорядительной
Е) основной, постановляющей
Ж) вводной, основной
З) все вышеперечисленное
41. Ставится ли на подписи в протоколе печать?
А) да
Б) нет
42. Какой нормативный документ в организации определяет порядок
работы с документами?
А) инструкция по делопроизводству
Б) регламент работы
43. Кем утверждается сводная номенклатура дел организации?
А) руководителем структурного подразделения организации
Б) руководителями службы делопроизводства
В) руководителями организации
Г) заместителем руководителя организации, отвечающим за службу
делопроизводства
44. Приказы по приему, увольнению работников помещаются:
А) в деле вместе с приказами о командировании работников
Б) отдельно от приказов о командировании
В) вместе с приказами по основной деятельности
45. Протоколы собраний коллектива и заседаний коллегии
регистрируются:
А) вместе
Б) отдельно
46. Срок исполнения документа исчисляется:
А) со дня поступления документа
Б) со дня написания руководителем резолюции
47. Какой может быть общий распорядительный документ двух
организаций, в одной из которых издается приказ, в другой распоряжение?
А) приказ
Б) постановление
В) решение
Г) указание
48. Совместное письмо двух организаций оформляется:
А) на бланке одной организации
Б) на бланке другой организации
В) на листе бумаги формата А4 или А5
49. Какой государственный стандарт определяет требования по
оформлению документов общего административного управления (ОРД)?
А) ГОСТ Р 51141-98
Б) ГОСТ 6.10.5-87
В) ГОСТ Р 6.30-2003
50. Является ли факсограмма отдельным видом документа:
А) да
Б) нет
ТЕМЫ ДОКЛАДОВ (РЕФЕРАТОВ)
1. Основные положения по документированию управленческой
деятельности.
2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
3. Значение
документационного
обеспечения
управления.
Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в
современный период.
4. Нормативно-методические документы по документационному
обеспечению.
5. Понятие «информация», «документ». Функции документа.
Способы документирования.
6. Виды документов, их классификация. Категории документов.
7. Унификация текста документа. Принципы унификации. Понятие
формуляра-образца документа. Определите, в чем заключаются общие
требования к унификации документов.
8. Системы делопроизводства /ЕГСД и ГСДОУ/. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации /УСОРД/.
9. Расскажите о единых правилах документирования управленческих
действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
10. Требования к составлению и оформлению реквизитов.
Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
11.
Перечислите
виды
организационно-распорядительных
документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков
общий порядок их оформления.
12. Составление и оформление служебных писем. Деловое письмо в
условиях унификации. Правила оформления. Реквизиты для официального
письма. Виды писем.
13. Виды бланков. Изготовление, учет, хранение гербовых бланков.
Постоянные и переменные реквизиты. Способы их оформления.
14. Составление и оформление характеристики.
15. Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции.
16. Совершенствование документационного обеспечения. Средства
механизации и автоматизации управленческого труда.
17. Организационно-технические мероприятия по подготовке и
проведению совещаний. Регламент.
18. Прием и регистрация документов. Формы регистрации.
19. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан.
20. Предварительное рассмотрение документов. Направление на
исполнение.
21. Основные принципы организации контроля исполнения
документов.
22. Формирование информационно-поисковой системы.
23. Формирование и хранение дел. Отправка документов.
24. Номенклатура дел.
25. Организационная документация. Составление и оформление
документов этой группы. Составление и оформление положения о
структурном подразделении.
26. Составление и оформление Устава, положения организации.
27. Подготовка документов к сдаче в архив. Экспертиза ценности
документов.
28. Виды распорядительных документов.
29. Составление и оформление постановлений, решений.
30. Составление и оформление приказов, распоряжений, указаний.
31. Составление и оформление протоколов. Виды протоколов.
32. Составление и оформление актов. Виды.
33. Составление и оформление договоров.
34.
Виды
информационно-справочные
документов.
Виды
информационно-аналитических документов.
35. Составление и оформление докладной записки.
36. Составление и оформление объяснительных записок.
37. Структура службы ДОУ. Должностной состав работников
службы ДОУ.
38. Язык, стиль служебных документов.
39. Основные задачи и функции службы ДОУ.
40. Организационные формы ведения делопроизводства.
41. Понятие «документооборот».
42. Составление и оформление телеграмм, телефонограмм,
факсограмм.
43. Аспекты содержания делового письма. Композиция документа.
44. Синтаксис, лексика, морфологические особенности официальноделовой письменной речи. Термины и профессионализмы.
45. Составление и оформление доверенности. Виды.
46. Составление и оформление справки.
47. Составление и оформление автобиографии, резюме.
48. Бездокументный обмен информацией. Цели составления
служебных документов. Черновик как первая стадия написания доклада
или отчета.
49. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании,
конференции).
50. Структура документа, правила оформления зафиксированные в
образцах.
51. Назначение и состав справочно-информационной документации.
52. Виды деловой переписки. Способы передачи деловой
информации. Требования, которые должны соблюдаться при ведении
переписки.
53. Документы по личному составу. Документирование движения
персонала.
54. Заявление. Личное дело. Личная карточка формы Т2 рабочих и
служащих.
55. Трудовой контракт.
56. Приказы по личному составу. Отличие приказов по основной
производственно-хозяйственной деятельности.
57. Трудовые книжки. Штатное расписание.
58. Должностные инструкции.
59.Основные требования к организации рассмотрения обращений
граждан. Регистрация.
60. Три основных вида обращения граждан.
61. Контроль за рассмотрением обращений граждан.
62. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению
обращений граждан.
63. Регистрация и учет документов. Передача документов внутри
организации.
64. Правила регистрации и индексации документов.
65. Общие правила регистрации документов. Порядок обработки
поступающих и отправляемых документов.
66. Организация контроля за исполнением документов.
Формирование дел.
67. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения.
Порядок продления сроков исполнения документов.
68. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за
исполнением документов.
69. Индивидуальные сроки исполнения, кто их устанавливает.
Объясните, почему не рекомендуется формирование и хранение дел у
исполнителя.
70. Хранение документов. Сроки хранения для разных видов
документов. Перечень.
71. Архив. Закон об архивном фонде. Передача дел в архив.
72. Особенности официально-делового стиля. В чем его отличие.
73. Корректурные знаки, значение и применение в тексте.
74. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и
чисел в документах. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры
слов.
75. Правила составления и оформления, основные разделы текста
Устава.
76. Постановление Госстандарта РФ № 9 от 21.01.2000 г. Какие
дополнения и изменение оно внесло в ГОС Р 6.30-97. ГОСТ на УСОРД Р
6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
77. Документация, сопровождающая движение кадров.
78. Общероссийские классификаторы технико-экономической и
социальной информации.
79. Государственные стандарты на документацию.
80. ГСДОУ. Основные требования к документам.
81. Нормативно-методическая база делопроизводства.
82. Требования к тексту. Отметки на документе.
83. Положение о службе делопроизводства.
84. Организация рабочих мест.
85. Понятие документооборота и его основные этапы.
86. Порядок адресования.
87. Согласование, подписание и утверждение документа.
88. Оформление реквизитов: «заголовок к тексту», «текст»,
«резолюция», «печать».
89. История развития документационных служб в России.
90. Подготовка и оформление основных видов документов. Систематизация
организационно-распорядительных документов.
91. Требования к документам изготовленным с помощью печатных
устройств.
92.Организация документооборота. Общие правила.
93. Подготовка распорядительных документов. Требования к тексту,
оформление, согласование и подписание. Подготовка проекта документа.
94. Подготовка проекта документа на основе единоличного принятия
решения.
95. Подготовка проекта документа на основе коллегиального
принятия решения.
96. Контроль, цель и организация контроля за исполнением
документов.
97. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Оперативное
хранение.
98. Документирование деятельности коллегиальных органов.
99. Подготовительная работа к проведению заседаний.
100. Организация документооборота.
Основные источники:
1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. / В.И.
Андреева. -М.: Кнорус, 2008.
2. Андреева В. И. Делопроизводство: Практическое пособие. / В.И.
Андреева.- М.: ЗАО «Интел-Синтез», 2007.
3. Архивоведение : учебник / Под ред. В.П. Козлова. М.: Академия,
2007.
Дополнительные источники:
1. Басаков,
М.И.
Делопроизводство
(Документационное
обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие. /
М.И.Басаков М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008.
2. Быкова, Т.А.Подготовка документов к последующему хранению и
использованию: Учеб. пособие. / Т.А.Быкова, Е.М. Емышева,
О.В.Мосягина М., 2008.
3. ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ.
Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию
стандартов
4. ГОСТ Р ИСО 9000:2001. Системы менеджмента качества.
Основные положения и словарь.
5. ГОСТ Р ИСО 9001:2001. Системы менеджмента качества.
Требования.
6. ГОСТ Р ИСО 9004:2001. Системы менеджмента качества.
Руководящие указания по улучшению деятельности.
Периодические издания:
журналы:
1. Журнал «Делопроизводство»;
2. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»;
3. Журнал «Секретарское дело».
Интернет-ресурсы:
1. http://ru.wikipedia.org/ Лекции по делопроизводству;
2. http://school-collection.edu.ru/ Единая коллекция цифровых образовательных
ресурсов;
3. http://kafup.narod.ru/disciplini/osnovnie/delo-лекции по делопроизводству.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
251
Размер файла
343 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа