close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Подготовка документов

код для вставкиСкачать
С И С Т Е М А
АВТОМАТИЗАЦИИ
НОТАРИАЛЬНОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
"ЭКСПРЕСС"
РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Copyright (c) 2000-2014 ООО «Триасофт».
СОДЕРЖАНИЕ
Общие сведения............................................................................................... 1
Назначение системы ...................................................................................... 1
Комплект поставки системы ........................................................................... 1
Лицензионное соглашение ............................................................................. 2
Версия для администраций поселений ......................................................... 2
Подготовка документов .................................................................................. 3
Выбор документа из библиотеки форм ......................................................... 4
Установка размера окна выбора документа из библиотеки ...................... 4
Структура библиотеки форм, навигация по разделам .............................. 5
Загрузка документа из библиотеки............................................................. 7
Загрузка документа в режиме «Турбо» ...................................................... 7
Заполнение документа ................................................................................... 9
Типы вопросов - поле и вариант ................................................................ 9
Выбор ветвей вариантов ............................................................................ 9
Заполнение полей..................................................................................... 10
Поля с подсказками .................................................................................. 11
Необязательные поля............................................................................... 11
Формат вводимых данных для разных видов полей ............................... 12
Составные панели .................................................................................... 13
Ввод данных с использованием справочника адресов............................ 14
Список вопросов для документа .............................................................. 15
Просмотр текста документа ......................................................................... 17
Работа с окном документа ........................................................................ 17
Перемещение по документу ..................................................................... 18
Масштабы и режимы отображения документа ........................................ 20
Переключение в режим копии документа ................................................ 22
Отображение специальных символов...................................................... 23
Редактирование документа .......................................................................... 24
Выделение блока текста документа......................................................... 24
Операции с блоком текста ........................................................................ 25
Поиск и замена текста во всем документе ............................................... 27
Вставка нового пункта в нумерованный список, удаление пункта .......... 28
Редактирование значений полей ............................................................. 29
Преобразование части документа в текст ............................................... 30
Проверка правописания ........................................................................... 30
Форматирование текста документа ............................................................. 31
Установка шрифта, его размера и начертания ........................................ 32
Установка параметров абзаца.................................................................. 33
Форматирование с помощью стилей ........................................................ 37
Расположение документа на странице ........................................................ 38
Формат страницы ...................................................................................... 38
Дополнительное уплотнение текста документа....................................... 41
Документы на специальных бланках ........................................................ 42
Сохранение документа................................................................................. 43
Занесение документа в реестр................................................................. 43
Повторное сохранение документа ........................................................... 48
Сохранение незавершенного документа ................................................. 48
Занесение документа в библиотеку ......................................................... 48
Запись документа на внешний носитель или в файл .............................. 49
Печать документа ......................................................................................... 50
Предварительный просмотр печати......................................................... 51
Печать сигнального экземпляра............................................................... 51
Печать документа ..................................................................................... 53
Загрузка документа ...................................................................................... 55
Загрузка документа из реестра ................................................................ 55
Загрузка из списка отложенных документов ............................................ 58
Загрузка документа с внешнего носителя или из файла......................... 58
Удаление документа .................................................................................... 61
Работа с реестрами ....................................................................................... 62
Виды реестров .............................................................................................. 62
Главный реестр......................................................................................... 62
Служебные документы ............................................................................. 62
Отложенные документы ........................................................................... 63
Работа с реестром........................................................................................ 64
Просмотр реестра ..................................................................................... 64
Поиск пропущенных реестровых номеров ............................................... 65
Поиск документа в реестре ...................................................................... 65
Удаление документов из реестра............................................................. 67
Изменение списка реестров ......................................................................... 68
Список реестров ....................................................................................... 68
Добавление реестра ................................................................................. 69
Изменение реестра ................................................................................... 71
Удаление реестра ..................................................................................... 71
Формирование статистического отчета ....................................................... 72
Импорт реестра ............................................................................................ 74
Сервисные функции ..................................................................................... 77
Централизованный электронный реестр ..................................................... 79
Редактирование сведений о документе. .................................................. 80
Автоматическое формирование централизованного реестра................. 82
Дополнительные возможности системы ................................................... 84
База данных падежей................................................................................... 84
Наполнение базы данных падежей .......................................................... 84
Коррекция базы данных падежей ............................................................. 85
База данных недействительных бланков .................................................... 85
Поиск бланка в базе данных..................................................................... 86
База данных арестов и запрещений ............................................................ 87
Добавление, изменение и удаление записей .......................................... 88
Поиск записи в базе данных ..................................................................... 89
База данных наследственных дел ............................................................... 90
Добавление, изменение и удаление записей .......................................... 91
Поиск записи в базе данных ..................................................................... 93
База данных завещаний ............................................................................... 94
Добавление, изменение и удаление записей .......................................... 95
Поиск записи в базе данных ..................................................................... 97
База данных недействительных документов .............................................. 97
Поиск записи в базе данных ..................................................................... 98
База данных отмененных доверенностей ................................................... 99
Добавление, изменение и удаление записей .......................................... 99
Поиск записи в базе данных ................................................................... 101
База данных клиентов ................................................................................ 101
Добавление, изменение и удаление записей ........................................ 103
Поиск записи в базе данных ................................................................... 104
База данных палат и нотариусов России .................................................. 105
Нотариальные палаты ............................................................................ 105
Нотариусы ............................................................................................... 106
База данных статистических отчетов ........................................................ 107
Просмотр базы данных ........................................................................... 107
Добавление, изменение и удаление записей ........................................ 109
База данных ограничений по лицам .......................................................... 109
Добавление, изменение и удаление записей ........................................ 110
Поиск записи в базе данных ................................................................... 111
База данных бланков единого образца ..................................................... 112
Получение бланков в палате .................................................................. 113
Использование бланков для печати документа ..................................... 114
Обнаружение испорченных бланков ...................................................... 116
Удаление записи об операции................................................................ 116
Недействительные бланки ..................................................................... 117
Автоматическая работа с базой данных бланков .................................. 118
Книга расходов ........................................................................................... 118
Журнал учета корреспонденции ................................................................ 121
Подсистема видеорегистрации .................................................................. 122
Настройка подсистемы видеорегистрации ............................................ 123
Режимы работы подсистемы видеорегистрации ................................... 125
Занесение видеоматериалов в реестр .................................................. 128
Режим «на выезде» .................................................................................... 129
Подсистема резервного копирования ........................................................ 130
Создание резервной копии ..................................................................... 131
Восстановление данных из резервной копии ........................................ 133
Импорт информации .................................................................................. 134
Подсистема осмотра интернет сайтов....................................................... 136
Изменение стиля оформления документов............................................... 139
Библиотека стилей.................................................................................. 139
Изменение стиля..................................................................................... 140
Модификация библиотеки форм................................................................ 141
Режим «модификация формы» .............................................................. 142
Изменение текста документа ................................................................. 142
Добавление новых вопросов .................................................................. 143
Запись документов в библиотеку ........................................................... 146
Общие сведения. Назначение системы
Общие сведения
Руководство
пользователя
содержит
справочную
информацию по работе с системой автоматизации
нотариального делопроизводства «Экспресс».
Информация по установке, настройке и обновлению системы
приведена в Руководстве по установке и началу работы.
Пожалуйста, внимательно изучите данное руководство перед
использованием системы!
Назначение системы
Система автоматизации нотариального делопроизводства
«Экспресс» (далее – система «Экспресс») предназначена
для подготовки, печати и хранения текстов нотариальных
документов.
Применение оригинальной методики позволяет сократить
трудоемкость
и
длительность
процесса
подготовки
документов в несколько раз по сравнению с другими
системами подготовки текстов.
Наличие большого количества дополнительных функций,
разработанных
с
учетом
специфики
нотариального
делопроизводства, делает работу с системой «Экспресс»
простой
и
удобной
даже
для
неподготовленного
пользователя.
Комплект поставки системы
В комплект поставки системы «Экспресс» входят:
компакт-диск с программным обеспечением;
электронный ключ для порта USB;
руководство по установке и началу работы;
руководство пользователя.
Компакт-диск содержит программное обеспечение системы
«Экспресс» и полное руководство по использованию системы
в электронном виде.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
1
Общие сведения. Лицензионное соглашение
Это руководство можно просмотреть на экране компьютера и
напечатать на принтере с помощью специальной бесплатной
программы - Acrobat Reader. Эта программа будет
автоматически установлена на компьютере при первом
обращении к электронной документации.
Лицензионное соглашение
В соответствии с условиями лицензионного соглашения при
покупке системы Вы приобретаете право на установку и
использование одной копии программного обеспечения на
одном компьютере, в качестве которого может выступать
рабочая станция, терминал или любое другое цифровое
электронное устройство (далее “компьютер”).
Для использования программы одновременно на нескольких
компьютерах Вам необходимо получить отдельную лицензию
для каждого дополнительного компьютера (при приобретении
дополнительных лицензий предоставляются значительные
скидки).
Версия для администраций поселений
Специальная версия АРМ нотариуса «Экспресс» для
администраций поселений предназначена для использования
главами
местных
администраций
и
специально
уполномоченными
должностными
лицами
местного
самоуправления при совершении ими отдельных видов
нотариальных действий в случае, если в поселении или
расположенном на межселенной территории населенном
пункте нет нотариуса.
Отличается от стандартной версии АРМ нотариуса
«Экспресс» сокращённой библиотекой форм документов,
содержащей только те виды нотариальных документов,
которые предусмотрены ст.37 "Основ законодательства
Российской Федерации о нотариате".
2
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Версия для администраций поселений
Подготовка документов
В этом разделе детально описывается процесс подготовки
документов и различные приемы, которые можно
использовать при этом.
Подготовка документа включает в себя следующие основные
этапы:
выбор и загрузка документа;
заполнение документа;
просмотр готового документа на экране, печать
сигнального экземпляра;
коррекция документа;
сохранение документа;
печать документа.
Конечно, указанная схема отражает лишь общий подход к
подготовке документов и не охватывает всех возможных
режимов работы системы. Так, документ может быть
подготовлен заранее, без присутствия действующих лиц. В
этом случае реестровый номер документа неизвестен и
будет определен только в момент подписания документа.
Для таких случаев предназначен так называемый реестр
отложенных документов, для записи в который нет
необходимости указывать реестровый номер документа.
Впоследствии документ может быть извлечен из реестра
отложенных, скорректирован, занесен в реестр и напечатан в
окончательном виде.
Также исходный документ может быть загружен из
электронного реестра и использован, например, для выдачи
дубликата или для подготовки на его базе нового документа,
однотипного с уже существующим.
Таких ситуаций может быть множество и охватить их все не
представляется возможным. В каждом подобном случае
пользователь может применять свой индивидуальный
подход, тем более что система предоставляет большие
возможности по манипуляции документами.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
3
Подготовка документов. Выбор документа из библиотеки форм
Выбор документа из библиотеки форм
Сразу после запуска системы (после выбора пользователя
для
многопользовательской
системы)
автоматически
открывается окно выбора документа из библиотеки форм:
Данное
окно
позволяет
просматривать
оглавление
библиотеки и загружать необходимый документ, а также
вносить изменения в структуру библиотеки и выполнять
различные настройки библиотеки.
<F8>
Окно «Выбор документа из библиотеки» можно также
вызывать самостоятельно. Для этого необходимо выбрать
пункт меню Документ и щелкнуть левой кнопкой мыши на
пункте Загрузить из библиотеки.
Установка размера окна выбора документа из
библиотеки
Как и размеры других окон программы, размеры данного окна
можно изменять, то есть увеличивать или уменьшать. Для
изменения размеров окна необходимо подвести курсор мыши
4
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Выбор документа из библиотеки форм
к краю окна (курсор должен принять форму двойной стрелки)
и, нажав на левую кнопку мыши, потащить за край окна.
Кроме изменения размеров самого окна, пользователь имеет
возможность изменять размеры двух полей внутри окна. Для
этого необходимо подвести курсор мыши к разделяющей
полосе в центре окна (курсор должен принять форму двойной
стрелки) и потянуть за разделяющую полосу влево или
вправо.
Структура библиотеки форм, навигация по разделам
Окно «Выбор документа из библиотеки» состоит из двух
частей. Левая часть окна содержит общий древовидный
список разделов библиотеки форм. При выборе одного из
разделов в левой части окна, правая часть окна будет
отображать список подразделов и форм документов,
размещенных в выбранном разделе.
Разделы обозначаются иконками
, а документы —
.
Для раскрытия уровня в древовидном перечне разделов в
левой части окна следует щелкнуть левой кнопкой мыши по
символу
, расположенному слева от иконки папки
раздела, или выбрать уровень двойным щелчком мыши.
Кроме того, можно воспользоваться кнопкой Открыть
раздел.
Открытие разделов в правой части окна также может
производиться при помощи двойного щелчка левой кнопки
мыши или нажатием на кнопку Открыть раздел.
Верхняя часть окна содержит вспомогательные кнопки
, предназначенные для манипуляций с
уровнями библиотеки, а также кнопки
,
и
.
При нажатии кнопки
раскрывается только первый
уровень древовидного списка левой части окна, все
вложенные разделы при этом закрываются. Кнопка
раскроет список до второго уровня, а кнопка
— до
третьего.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
5
Подготовка документов. Выбор документа из библиотеки форм
Кнопка
служит для раскрытия всех уровней древовидного
списка, а кнопка
позволяет подняться на один уровень
вверх относительно текущего.
Кнопка
служит для поиска нужных документов в
библиотеке. При ее нажатии система запрашивает строку
поиска, а после ее указания отбирает в библиотеке только те
документы, названия которых содержат указанную строку.
Для выключения этого режима необходимо в качестве строки
поиска задать пустую строку.
Список форм документов, расположенный в правой части
окна, отсортирован в порядке, заданном при разработке
библиотеки. Кнопка
позволяет изменить этот порядок.
При нажатии этой кнопки ее положение фиксируется, а
формы документов в выбранном разделе сортируются по
алфавиту. Для возврата к исходному порядку сортировки
необходимо отжать эту кнопку.
Нажатие на кнопку
переключает окно в режим
модификации структуры библиотеки. В этом режиме можно
выполнить следующие изменения в библиотеке форм
документов:
1. Создать новый раздел.
2. Переименовать или удалить существующий раздел.
3. Изменить порядок следования разделов.
4. Переименовать или удалить форму документа.
Кроме того, для каждого документа (отдельно для оригинала
и для копии документа) можно изменить большое число
параметров, в том числе:
1. Задать реестр, в который будет сохраняться
документ.
2. Определить формат страницы, который будет
использован для печати документа.
3. Установить категории документа, которые будут
использоваться для формирования статистического
отчета.
4. Определить вид документа с точки зрения
использования бланков единого образца.
6
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Выбор документа из библиотеки форм
5.
Установить признак печати документа на личном
бланке нотариуса.
Для выхода из режима внесения изменений в структуру
библиотеки необходимо отжать кнопку
.
Любые изменения, осуществляемые в этом режиме необратимы.
Если Вы не уверены в своих действиях, то пользоваться данной
возможностью программы не рекомендуется.
Загрузка документа из библиотеки
Для загрузки документа из библиотеки форм необходимо
сделать следующее:
1. Выбрать в левой части окна раздел документов.
2. Найти в разделе нужный документ (например, «Договор
купли-продажи (доли) квартиры») и выделить его,
щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
3. Нажать на кнопку Загрузить или дважды щелкнуть по
документу левой кнопкой мыши.
Загрузка документа в режиме «Турбо»
Режим «Турбо» позволяет создавать логически связанные
между собой документы. При загрузке документа из
библиотеки документов в режиме «Турбо» система сама
переносит все введенные данные из текущего (открытого)
документа в новый.
Режим «Турбо» целесообразно применять при подготовке
одного документа на основе другого, например, для
подготовки передаточного акта к договору купли-продажи или
при выдаче нескольких свидетельств о праве на наследство
одному и тому же лицу, но на разное имущество.
Для того чтобы подготовить документ на основе данных
другого документа, необходимо сделать следующее:
1. Открыть документ, на основе которого создается
следующий (если он был закрыт).
2. Открыть окно «Выбор документа из библиотеки»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
7
Подготовка документов. Выбор документа из библиотеки форм
3.
В открывшемся окне выбрать новый документ и
нажать на кнопку Турбо.
После загрузки документа, так же, как и в случае обычной
загрузки документа и его заполнения, перед пользователем
будут открываться диалоговые окна с вопросами. Но, в
отличие от простого заполнения формы, поля уже будут
содержать правильный текст, а в вариантах будут выбраны
нужные ветви.
Пользователю останется лишь проверить заполнение нового
документа и ввести информацию, не содержащуюся в
предыдущем документе.
В зависимости от видов документов во второй документ может
быть перенесена лишь часть данных из первого документа.
Внимательно проверяйте заполнение второго документа,
особенно в том случае, если Вы применяете этот режим для
новой, ранее не опробованной пары документов.
8
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Заполнение документа
Заполнение документа
После загрузки документа из библиотеки
автоматически перейдет к его заполнению.
система
При этом Вам последовательно задаются вопросы, а на
основании Ваших ответов формируется текст документа.
Типы вопросов - поле и вариант
Вопросы бывают двух основных видов – ввод значения поля
и выбор ветви варианта.
При вводе значения поля с клавиатуры может быть введен
любой текст, который будет затем вставлен в документ либо
непосредственно в таком же виде, в котором он был введен,
либо после преобразования введенного текста в другой
формат. Примером поля может быть фамилия гражданина
или его адрес.
При выборе варианта пользователю предлагается выбор
одного из заранее заданных значений (ветвей), что приводит
изменению целого фрагмента формируемого документа, в
том числе может привести к изменению списка задаваемых
далее вопросов. Например, в виде варианта выполняется
выбор одного из документов, удостоверяющих личность
продавца квартиры: паспорт, удостоверение личности,
свидетельство о рождении и т.д. При выборе варианта
пользователь
может
выбрать
только
одно
из
предоставленных ему значений.
Выбор ветвей вариантов
При выборе варианта появляется диалоговое окно, в
заголовке которого содержится текст «Выберите вариант».
Например, после выбора из библиотеки документов договора
«Договор
купли-продажи
(доли)
квартиры»,
первым
вопросом, который будет задан, будет выбор варианта:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
9
Подготовка документов. Заполнение документа
Выберите требуемую ветвь варианта с помощью клавиш или мыши и нажмите <Enter> или кнопку ОК, после чего
система автоматически перейдет к следующему вопросу.
Заполнение полей
Если текущий вопрос предлагает заполнить поле, то в
заголовке диалогового окна будет выведено «Введите
значение поля». Например, вторым вопросом при выборе
формы «Договор купли-продажи (доли) квартиры» будет
вопрос:
Как правило, при вводе поля система сама предлагает какоелибо его значение. Если это значение Вас устраивает, просто
нажмите <Enter> или кнопку ОК.
Перед вводом другого значения удалять предлагаемый
системой ответ не нужно - он будет удален автоматически
после ввода первого символа.
Система сама подсказывает формат ввода значений. Так,
например, при вводе дат необходимо использовать именно такой
синтаксис – разделенные пробелами две цифры числа, две цифры
месяца и четыре цифры года. Если в документе дата должна быть
указана прописью, то система сделает это сама. Это же относится
ко многим другим полям, поэтому внимательно смотрите на
формат строки, подсказываемой программой, и вводите Ваши
данные в таком же формате.
10
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Заполнение документа
Поля с подсказками
Для части полей в документах установлен режим
запоминания введенных пользователем значений. В
дальнейшем эти запомненные значения могут быть
использованы при заполнении этого же или другого
документа.
Для получения списка подсказок при заполнении поля
необходимо нажать клавишу на клавиатуре или кнопку ,
расположенную справа от области ввода текста. Если эта
кнопка заблокирована, то это означает, что в данном поле
запоминание подсказок не предусмотрено.
Количество запоминаемых подсказок ограничено (исходно
установлено ограничение в 10 подсказок, но это может быть
изменено в системных настройках), поэтому по мере ввода
новых значений самые старые подсказки будут удаляться
для того, чтобы освободить место для новых.
Для того, чтобы запретить удаление часто используемой
подсказки, необходимо напротив нее поставить галочку. Это
можно сделать, нажав левой кнопкой мыши на квадрате,
расположенном слева, или нажав на клавишу <Пробел>,
предварительно выбрав нужную подсказку с помощью
клавиш и на клавиатуре.
Для удаления подсказки из списка необходимо открыть
список, выбрать нужную подсказку с помощью клавиш и на клавиатуре и нажать на клавишу <Del>.
Необязательные поля
Перед текстом вопроса у некоторых полей встречается
специальный знак [-]. Таким способом отмечаются поля,
которые заполнять необязательно, причем в случае, если в
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
11
Подготовка документов. Заполнение документа
качестве значения поля будет введена пустая строка, в
документе будет отсутствовать не только само значений
поля, но и некоторый связанный с этим значением фрагмент
текста.
Например, поле «Дата рождения продавца 1» при
заполнении договора купли-продажи квартиры заполнять не
обязательно:
Если при заполнении этого поля будет введена дата, то в
документе появится текст:
12 июня 1990 года рождения
А если в ответ на этот вопрос ввести пустую строку, то
в документе исчезнет не только дата, но и слово "рождения".
Для ввода пустой строки необходимо стереть предлагаемое
системой значение нажатием на клавиши <Backspace> или
<Del> на клавиатуре и нажать на кнопку ОК.
Формат вводимых данных для разных видов полей
Большое количество вводимых значений полей вставляются
в текст документа не в том виде, в котором они вводятся
пользователем, а после преобразования в другой, требуемый
в данном документе формат.
Для правильного преобразования необходимо вводить эти
значения в ожидаемом системой формате, иначе система не
сможет преобразовать введенные значения.
Во всех случаях при заполнении поля пользователю нужно
вводить данные в таком же формате, в котором система
предлагает начальное значение для этого поля.
Так, например, при вводе дат необходимо использовать
такой формат – разделенные пробелами две цифры числа,
две цифры месяца и две (или четыре) цифры года
(например, "12 06 90"). Если дата в документе должна быть
указана прописью, то система сама преобразует введенную
дату в необходимый формат.
12
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Заполнение документа
Это же относится ко многим другим полям, поэтому
внимательно смотрите на формат строки, подсказываемой
системой, и вводите Ваши данные в таком же формате.
Ввод серии и номера свидетельства о рождении нужно
осуществлять в виде «12ик°123456». В этом случае система
автоматически преобразует строку к виду «XII-ИК № 123456».
Знак номера указывать не нужно, в документе программа
сама его поставит.
Числа (стоимость, площадь, число комнат и прочее) вводятся
цифрами, например «600», «40,8», а доли - в формате «1/3»,
в случае необходимости система преобразует их в
соответствующие числа прописью.
Фамилии, имена и отчества в основном вводятся только в
именительном падеже.
Иногда вопрос при вводе поля может быть задан так, что
ответ требуется дать в каком-либо конкретном падеже,
например:
В этом случае Вы должны дать ответ именно в требуемом
падеже.
Всегда внимательно читайте вопрос, задаваемый системой,
и старайтесь ответить на него в такой же форме, в какой система
подсказывает ответ.
Составные панели
Кроме простых полей и вариантов данные могут вводиться и
в составных диалоговых панелях. Например, при вводе
данных о доверителе, как показано на рисунке ниже. В
системе предусмотрена база данных клиентов (физических и
юридических лиц), информация из данной базы может
использоваться при заполнении реквизитов документов.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
13
Подготовка документов. Заполнение документа
Дополнительно может быть приобретена и установлена
система сканирования паспортов РФ. В этом случае в
диалоге ввода данных о действующем лице есть кнопка
,
при нажатии на которую выполняется сканирование
паспорта. Отсканированное изображение преобразуется, и
соответствующие данные вставляются в диалог ввода
данных о действующем лице.
Настройка системы описана в подразделе «Настройка
системных параметров» руководства по установке и началу
работы.
Ввод данных с использованием справочника адресов
Ввод адресов в некоторых документов, в основном
предназначенных для передачи в органы ФНС, необходимо
выполнять в специальных диалоговых панелях с помощью
справочника адресов.
14
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Заполнение документа
Ввод адреса в такой панели выполняется последовательно
сверху вниз – сначала вводится (или выбирается из списка)
название субъекта РФ, затем район, и.т.д. По мере ввода
информации все последующие поля заполняются списками
возможных значений. В первых четырех полях ввести можно
только значения из справочника. Поле «улица» помимо
выбора из списка позволяет ввести произвольное название
улицы, которое будет занесено в отдельную базу данных, и
впоследствии будет включаться в список улиц указанного
населенного пункта. Номера дома, корпуса и квартиры
заполняются
произвольно.
Если
для
выбранного
населенного пункта или улицы справочник содержит
уникальный почтовый индекс, система заполнит его
автоматически, в противном случае индекс необходимо
вводить вручную.
Из-за большого объема база данных справочника адресов не
включена в установочный набор системы «Экспресс», при
необходимости его можно скачать с интернет-сервера, введя в
адресной строке браузера адрес download.triasoft.com/fias/fias.exe.
Список вопросов для документа
В процессе заполнения документа пользователь может
вернуться к любому ранее заданному вопросу. Для этого
необходимо нажимать на кнопку Назад или нажимать
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
15
Подготовка документов. Просмотр текста документа
комбинацию клавиш <Alt+> до возврата на желаемую
позицию.
Если в процессе заполнения формы нажать на кнопку
Список или нажать комбинацию клавиш <Alt+>, то появится
окно с полным списком вопросов к данному документу:
Для перехода к нужному вопросу выберите его и нажмите на
кнопку ОК. Таким способом можно проверить заполнение
конкретных частей документа или изменить некоторые
введенные ранее значения.
Если пользователь закончил заполнять документ, список
вопросов можно открыть выбором в меню пунктов
Правка/Заполнить документ/Список вопросов
или
нажатием клавиши <Alt+F5>.
Если возникла необходимость заполнить документ с самого
начала,
выберите
в
меню
пункты
Правка/Заполнить документ/С первого вопроса
или
нажмите клавишу <F5>.
16
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Просмотр текста документа
Просмотр текста документа
После заполнения документа система выводит на экран текст
готового документа и переходит в режим просмотра и
коррекции.
Работа с окном документа
По умолчанию программа работает в режиме открытия
только одного окна - для того чтобы открыть следующий
документ, необходимо закрыть предыдущий.
Для перехода в многооконный режим следует в окне
«Настройка системных параметров», в поле «Режим
открытия документов» выбрать пункт «Каждый документ
открывается в новом окне» или нажать на кнопку
,
расположенную на панели инструментов системы. После
этого станет возможным открытие нескольких документов
одновременно.
Для обратного перехода в однооконный режим отожмите
кнопку
на панели инструментов.
В многооконном режиме окна можно упорядочивать каскадом
или одно над другим. Как в однооконном режиме, так и в
многооконном, можно разделять один документ на части.
Для упорядочивания окон каскадом нужно в меню Окна
выбрать пункт Упорядочить каскадом, для упорядочивания
окон
одно
над
другим
выбрать
пункт
Упорядочить без перекрытий.
При одновременной работе с несколькими документами для
перехода от окна одного документа к другому можно
воспользоваться меню Окна. В нижней части этого меню
будут отображаться названия открытых документов. Для
перехода к другому документу достаточно щелкнуть по его
названию левой кнопкой мыши.
Окно каждого документа может быть разделено на части. Это
удобно в случае, когда требуется сравнить части текста,
расположенные
в
разных
местах
документа,
не
помещающихся одновременно на экране, или создать текст в
конце документа, опираясь на информацию, расположенную
в начале документа.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
17
Подготовка документов. Просмотр текста документа
Для разделения окна документа на две части нужно сделать
следующее:
1. Выбрать в меню Окна пункт Разделить или нажать
<Ctrl+Alt+S>, после чего курсор примет форму двойной
стрелки.
2. Провести курсором над документом и в нужном месте
щелкнуть левой кнопкой мыши.
Для отмены разделения окна документа на части повторно
нажмите <Ctrl+Alt+S>.
Перемещение по документу
Перемещение с помощью мыши
Для перехода из одного места документа в другое при
помощи мыши достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши в
новом месте и курсор вставки изменит свое местоположение.
Прокрутка содержимого документа при помощи мыши
организована так же, как и в любом другом приложении
Windows, — с помощью кнопок прокрутки
,
,
или
, перетаскивания бегунка прокрутки и щелчков по самой
полосе прокрутки между бегунком и кнопкой со стрелкой.
При прокрутке документа при помощи мыши курсор вставки
не меняет своего положения, но если при перемещении по
документу щелкнуть левой кнопкой мыши в каком-либо месте
документа, то курсор переместится в новое положение.
Перемещение с помощью клавиш
Для перемещения можно использовать клавиши управления
курсором на цифровой клавиатуре (при включенном режиме
Num Lock) или клавиши, расположенные между цифровой
клавиатурой и алфавитно-цифровыми клавишами.
Ниже приведены клавиши
выполняемые ими действия:
18
управления
курсором
Клавиша
Действие
Перемещает курсор на один символ
вправо.
Перемещает курсор на один символ
влево.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
и
Подготовка документов. Просмотр текста документа
Клавиша
Действие
Перемещает
вверх.
Перемещает курсор на одну строку вниз.
Home
End
курсор
на
одну
строку
Перемещает курсор на начало строки.
Перемещает курсор в конец строки.
Ctrl+
Перемещает
слово.
курсор
Ctrl+
Перемещает
слово.
курсор
на
на
следующее
предыдущее
PgUp
Перемещает курсор на группу строк
вверх.
PgDn
Перемещает курсор на группу строк вниз.
Ctrl+Home
Перемещает курсор в начало документа.
Ctrl+End
Перемещает курсор в конец документа.
Перемещение при помощи команды «Поиск»
Для быстрого поиска текста в
воспользоваться командой «Поиск».
документе
можно
Для этого необходимо выбрать в меню Правка пункт Найти,
после чего появится окно «Найти и заменить»:
<Ctrl+F>
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
19
Подготовка документов. Просмотр текста документа
В данном окне на вкладке «Найти» следует ввести образец
текста для поиска и при необходимости установить
дополнительные параметры поиска:
1. Учитывать регистр — при поиске различать
прописные и строчные буквы.
2. Только слово целиком — искать отдельное слово,
соответствующее введенной комбинации букв.
3. Направление вверх — при поиске текста перемещение
по документу ведется только вверх.
4. Направление вниз — при поиске текста перемещение
по документу ведется только вниз.
5. Весь документ — поиск ведется во всех направлениях.
После нажатия на кнопку Найти программа начнет поиск
заданного образца текста в документе. Если искомый
образец будет найден, курсор переместится на строку
документа, в которой содержится заданный образец. При
последующих нажатиях на кнопку Найти в документе будут
последовательно
найдены
все
оставшиеся
строки,
содержащие заданный образец.
Масштабы и режимы отображения документа
Изменение масштаба изображения
Для
изменения
масштаба
изображения
можно
воспользоваться одним из двух способов:
1. Выбрать нужный масштаб из списка масштабов,
расположенного на панели инструментов:
Для задания нестандартного масштаба отображения
следует выбрать одно из предлагаемых значений, а затем
ввести вместо него новое значение и нажать клавишу
<Enter> на клавиатуре.
2. Выбрать в меню Формат пункт Масштаб. При этом
откроется окно «Масштаб отображения документа»:
20
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Просмотр текста документа
В этом окне также можно выбрать один из стандартных
масштабов или указать произвольный коэффициент
масштабирования,
выделив
предварительно
пункт
«Коэффициент (%)».
Наиболее удобным является масштаб "Ширина страницы", при
выборе которого система автоматически вычисляет такое
значение коэффициента масштабирования, чтобы строки
документа были видны полностью.
Переключение режимов отображения
В зависимости от размера экрана монитора, его разрешения
и размера окна документа, а также в зависимости от
быстродействия компьютера может быть выбран один из
режимов отображения документа:
1. Обычный режим отображения.
В окне документа выводится текст документа, переход на
новую
страницу
отображается
специальной
разделительной линией.
2. Отображение по ширине текста.
В окне документа выводится текст документа, включая
переносы и отступы сверху и снизу листа.
3. Отображение по ширине листа.
В окне документа выводится текст документа, включая
переносы и отступы сверху, снизу, слева и справа листа.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
21
Подготовка документов. Просмотр текста документа
Для переключения режимов отображения используйте
команды меню или кнопки на панели инструментов:
Формат / Отображение / Обычное.
Формат / Отображение / Страницы.
Формат / Отображение / Страницы с отступами.
Если при работе с текстом документа возникают заметные
задержки,
для
ускорения
вывода
текста
переключите
Отображение в режим Обычное.
Переключение в режим копии документа
Для большинства подготавливаемых документов система
«Экспресс» автоматически формирует копию документа,
отличающуюся
от
оригинала
дополнительной
удостоверительной надписью в конце текста документа.
Каждая копия документа имеет собственную дату
удостоверения, тариф и заносится в реестр под отдельным
реестровым номером.
Обычно копии документа формируются, заносятся в реестр и
печатаются автоматически при занесении в реестр и печати
оригинала документа, при этом система автоматически
присваивает каждой копии отдельный реестровый номер.
В случае необходимости документ может быть переключен из
режима отображения оригинала в режим отображения копии,
при этом появляется возможность просмотра и коррекции
текста дополнительной удостоверительной надписи. В
режиме отображения копии текст оригинала документа
выделяется
серым
шрифтом
и
недоступен
для
редактирования. В этом режиме можно редактировать только
элементы, расположенные на копии документа.
Для переключения в режим отображения копии достаточно
нажать
на
кнопку
или
выбрать
Формат / Индикация пункт Копия документа.
22
в
меню
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Просмотр текста документа
Для возврата в режим отображения оригинала документа
следует повторно выбрать в меню тот же пункт или отжать
кнопку
на панели инструментов.
При переключении в режим отображения копии может произойти
переключение на другой формат страницы, например, оригинал
доверенности на автотранспорт печатается на специальном
бланке, а копия доверенности - на чистом листе А4.
Отображение специальных символов
При просмотре подготовленного документа на экране
дисплея могут присутствовать дополнительные символы,
предназначенные для обозначения структуры текста
документа.
К наиболее важным специальным символам относятся
символы пробела и конца абзаца, а также скобки элементов
формы (в частности, полей).
Эти символы отображаются только на экране и при печати
документа выводиться не будут, а при редактировании
документа они помогают лучше ориентироваться в структуре
текста, поэтому выключать их индикацию не рекомендуется.
Для отображения границ полей используются скобки двух
видов - угловые < > и квадратные [ ].
В угловых скобках отображаются значения, которые могут
быть изменены при редактировании текста документа, а в
квадратных скобках выводятся значения, ввод которых не
предусмотрен (обычно это значения, формируемые системой
автоматически).
Для включения индикации наиболее важных специальных
символов нужно нажать на кнопку
инструментов или клавишу <F9> на клавиатуре.
на
панели
Для выключения индикации специальных символов нужно
отжать кнопку
на панели инструментов или повторно
нажать на клавишу <F9>.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
23
Подготовка документов. Редактирование документа
Индикация специальных символов и скобок полей предназначена
для облегчения понимания структуры текста документа системы
«Экспресс». Редактировать текст документа с выключенной
индикацией этих символов категорически не рекомендуется!
Редактирование документа
Для редактирования текста документа в системе «Экспресс»
применяются те же приемы, что и в стандартных текстовых
редакторах, но необходимо учитывать, что система
«Экспресс» и при редактировании документа продолжает
следить за соответствием всех его частей и может
самостоятельно изменить те части документа, которые
зависят внесенных Вами изменений.
Выделение блока текста документа
Часто для совершения каких-либо операций с текстом нужно
выделить какую-то его часть (блок текста). Выделять текст
можно как при помощи мыши, так и при помощи клавиатуры.
Выделение блока при помощи мыши
Для выделения блока текста при помощи мыши достаточно
установить курсор в начало выделяемой области и, не
отпуская левой кнопки мыши, провести курсором над всем
выделяемым текстом.
Выделение блока при помощи клавиатуры
Для выделения блока текста при помощи клавиатуры
необходимо установить курсор в начало выделяемой
области, и, нажав и удерживая клавишу <Shift>, установить
курсор в конец выделяемой области. При этом можно
использовать следующие клавиши:
Клавиша
24
Действие
Shift+
Выделяет один символ вправо.
Shift+
Выделяет один символ влево.
Shift+
Выделяет одну строку вверх.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Редактирование документа
Клавиша
Shift+
Shift+Home
Shift+End
Действие
Выделяет одну строку вниз.
Выделяет текст до начала строки.
Выделяет текст до конца строки.
Shift+Ctrl+
Выделяет следующее слово.
Shift+Ctrl+
Выделяет предыдущее слово.
Shift+PgUp
Выделяет блок текста вверх.
Shift+PgDn
Выделяет блок текста вниз.
Shift+Ctrl+Home
Выделяет блок текста до начала
документа.
Shift+Ctrl+End
Выделяет блок текста до конца
документа.
Ctrl+A
Выделяет весь текст документа.
Операции с блоком текста
При работе с документом могут быть выполнены следующие
операции с блоком текста:
удаление блока;
вырезание блока;
перенос блока;
копирование блока.
Поскольку некоторые фрагменты документа могут быть
взаимосвязаны, то не всегда вставка (изменение) текста в
указанной позиции возможна, и иногда может привести к
неожиданным результатам.
Для удаления блока текста нужно выделить в документе
удаляемый фрагмент и нажать на клавишу <Delete>.
Операция вырезания блока также удаляет выделенный
фрагмент текста, но перед удалением этот фрагмент
сохраняется в буфере обмена. Содержимое буфера обмена
может потом быть вставлено в любое место этого или
другого документа.
Для вырезания блока текста необходимо:
1. Выделить фрагмент текста документа.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
25
Подготовка документов. Редактирование документа
2.
Выбрать в меню Правка пункт Вырезать или нажать
на кнопку
на панели инструментов.
Для переноса блока текста из одного места в другое
необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить фрагмент текста документа.
2. Выбрать в меню Правка пункт Вырезать или нажать
на кнопку
3.
на панели инструментов.
Установить курсор в место вставки блока и выбрать в
меню Правка/Вставить или нажать на кнопку
панели инструментов.
на
Для копирования блока текста из одного места в другое
необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить фрагмент текста документа.
2. Выбрать в меню Правка пункт Копировать или
3.
нажать на кнопку
на панели инструментов.
Установить курсор в место вставки блока и выбрать в
меню Правка/Вставить или нажать на кнопку
панели инструментов.
на
Описанные операции вырезания, переноса и копирования
блока текста используют буфер обмена для временного
хранения блока. При этом предыдущее содержимое буфера
обмена
пропадает.
При
необходимости
сохранить
содержимое буфера обмена можно воспользоваться
переносом или копированием блока текста при помощи
мыши. В этом случае буфер обмена не задействуется.
Для того чтобы перетащить блок текста при помощи мыши,
следует сделать следующее:
1. Выделить блок текста.
2. Подвести курсор к выделенной области (он примет
форму стрелки).
3. Нажать на левую кнопку мыши и потащить фрагмент
в нужную часть документа, удерживая левую кнопку
мыши нажатой.
4. Отпустить левую кнопку мыши.
26
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Редактирование документа
Для копирования блока текста с помощью мыши, следует
выполнить следующие действия:
1. Выделить блок текста.
2. Подвести курсор к выделенной области (он примет
форму стрелки).
3. Нажать клавишу <Ctrl> на клавиатуре и левую кнопку
мыши и потащить фрагмент в нужную часть
документа, удерживая клавишу <Ctrl> и левую кнопку
мыши нажатыми.
4. Отпустить клавишу <Ctrl> и левую кнопку мыши.
Поиск и замена текста во всем документе
Для поиска и замены текста в документе
воспользоваться командой «Найти и заменить».
можно
Для этого необходимо выбрать в меню Правка пункт
Найти и заменить или нажать <Ctrl+H> на клавиатуре, после
чего появится окно Найти и заменить:
В данном окне в строке Найти следует ввести текст,
который нужно заменить, а в строке Заменить на: ввести
текст, на который нужно заменить, при необходимости
установить дополнительные параметры поиска:
1. Учитывать регистр — при поиске различать
прописные и строчные буквы.
2. Только слово целиком — искать отдельное слово,
соответствующее введенной комбинации букв.
3. Направление вверх — при поиске текста перемещение
по документу ведется от текущей позиции вверх.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
27
Подготовка документов. Редактирование документа
4.
5.
Направление вниз — при поиске текста перемещение
по документу ведется от текущей позиции вниз.
Весь документ — поиск ведется вниз от начала
документа.
После нажатия на кнопку Заменить система начнет поиск
заданного образца текста в документе. Если искомый
образец будет найден, курсор переместится на строку
документа, в которой содержится заданный образец. При
последующих нажатиях на кнопку Заменить в документе
будут последовательно найдены и заменены все оставшиеся
строки, содержащие заданный образец.
Для того чтобы заменить все вхождения заданного образца
текста в документе, нажмите на кнопку Заменить все.
Вставка нового пункта в нумерованный список,
удаление пункта
При работе с документом может потребоваться вставить
новый нумерованный пункт в текст. Для того чтобы сохранить
автоматическую нумерацию пунктов в документе, новый
нумерованный пункт следует вставлять следующим образом:
1. Установить курсор в начало строки, перед которой
нужно будет вставить нумерованный пункт.
2. Нажать клавишу <Enter> для того, чтобы сделать
пустую строку, затем установить курсор в начало
пустой строки.
3. Выбрать в меню Правка пункт Вставить пункт или
нажать на клавишу <F7> на клавиатуре, после чего
появится окно:
4.
28
Выбрать нужный вид пункта и нажать на кнопку ОК.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Редактирование документа
При копировании или перемещении блока текста,
содержащего нумерованные пункты, система «Экспресс»
автоматически изменит нумерацию пунктов в документе так,
чтобы сохранить
их правильную последовательную
нумерацию.
Для удаления пункта из нумерованного списка необходимо
выделить полностью номер пункта и нажать клавишу
<Delete> на клавиатуре, оставшиеся пункты будут также
автоматически перенумерованы.
Редактирование значений полей
Введенные при заполнении полей документа ответы
выводятся в тексте документа в виде полей, обозначенных
специальными скобками двух видов - угловыми < > и
квадратными [ ].
В угловых скобках отображаются значения, которые могут
быть изменены при редактировании текста документа, а в
квадратных скобках выводятся значения, ввод которых не
предусмотрен (обычно это значения, формируемые системой
автоматически).
Для изменения значения полей первого вида установите
курсор на поле в любое место между угловыми скобками < >
и нажмите клавишу <F2> или любую алфавитно-цифровую
клавишу, после чего появится окно заполнения значения
поля, аналогичное тому, которое возникало при начальном
заполнении документа:
Отредактируйте значение поля или введите новое значение и
нажмите на кнопку ОК. Система «Экспресс» автоматически
изменит все соответствующие поля во всем документе.
Обратите внимание, что ввод значений необходимо
выполнять по тем же правилам, что и при начальном
заполнении документа, например, фамилии, имена и
отчества нужно вводить в именительном падеже.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
29
Подготовка документов. Редактирование документа
Индикация специальных символов и скобок полей предназначена
для облегчения понимания структуры текста документа системы
«Экспресс». Редактировать текст документа с выключенной
индикацией этих символов категорически не рекомендуется!
Преобразование части документа в текст
Для редактирования значений полей, выведенных в
квадратных [ ] скобках, а также в тех случаях, когда
требуется выполнить значительные правки фрагментов
текста,
содержащих
большое
количество
полей,
предусмотрена
функция
преобразования
фрагмента
документа в простой текст.
При этом все содержащиеся в выделенном фрагменте текста
элементы формы (поля и варианты) уничтожаются, а на их
место вставляется их содержимое в виде обычного текста,
который затем может быть легко изменен.
Достоинство такого способа редактирования документа
заключается в том, выполненные таким способом изменения
фрагмента документа абсолютно не влияют на другие части
документа.
Для преобразования части документа в текст необходимо
сделать следующее:
1. Выделить блок текста документа (или весь
документ).
2. В меню Правка выбрать пункт
Преобразовать в текст.
При преобразовании части документа в текст логика системы
частично отключается, поэтому ответственность за содержание
преобразованного
фрагмента
полностью
ложится
на
пользователя.
Проверка правописания
Если в системных настройках «Экспресс» установлена опция
автоматической проверки правописания, то все ошибочные
или незнакомые слова в тексте документа будут подчеркнуты
красной волнистой линией:
30
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Форматирование текста документа
Проверка слов также может быть выполнена нажатием
кнопки
на панели инструментов, при обнаружении
ошибочных или незнакомых слов откроется окно:
В верхней части окна отображается найденное незнакомое
слово в документе, а в нижней — варианты для замены.
Для добавления незнакомого слова в словарь следует
нажать на кнопку Добавить. Для того, чтобы пропустить
слово и перейти к следующему, нужно нажать на кнопку
Пропустить. Для пропуска всех найденных незнакомых слов
следует нажать на кнопку Пропустить все.
Кнопка
Словарь…
открывает
окно
редактирования словаря пользователя.
просмотра
и
Форматирование текста документа
Документы, подготавливаемые с помощью системы
«Экспресс», автоматически форматируются в соответствии с
требованиями,
предъявляемыми
к
нотариальным
документам, но система «Экспресс» не ограничивает
пользователя
в
возможностях
дополнительного
форматирования текста документа.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
31
Подготовка документов. Форматирование текста документа
При форматировании текста документа могут быть изменены
параметры шрифта и абзаца.
Установка шрифта, его размера и начертания
В документе может быть использован любой шрифт из
набора
шрифтов,
установленного
на
компьютере
пользователя, при этом могут быть заданы такие
дополнительные параметры шрифта, как размер, начертание
и цвет символов.
Для установки требуемых параметров шрифта следует
выделить блок текста и вызвать с помощью меню
Формат / Шрифт или с помощью горячей клавиши <Ctrl+D>
диалоговое окно Параметры шрифта:
В окне Параметры шрифта могут быть установлены
следующие параметры шрифта:
1. Вид шрифта выбирается из списка «Шрифт».
2. Высота шрифта выбирается из списка «Высота» или
вводится вручную.
3. Начертание шрифта (обычный, жирный, курсив,
жирный курсив) выбирается из списка «Начертание».
4. Цвет текста выбирается из списка «Цвет».
5. Цвет фона выбирается из списка «Фон».
6. Режим подчеркивание символов включается выбором
пункта «Подчеркивание».
32
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Форматирование текста документа
7.
Межсимвольный интервал (обычный, разреженный,
уплотненный), и в случае последних двух вариантов –
величина разрежения или уплотнения.
Для
быстрого
форматирования
текста
воспользоваться
следующими
кнопками
на
инструментов или горячими клавишами:
можно
панели
- выбор шрифта;
- установка размера шрифта;
- <Ctrl+B> - полужирный шрифт;
- <Ctrl+I> - наклонный шрифт (курсив);
- <Ctrl+U> - подчеркивание символов;
- выбор цвета символов;
- выбор цвета фона.
Установка параметров абзаца
Абзац - это одна или несколько строк в документе,
заканчивающихся символом (отображается
включенной индикации специальных символов).
при
При вводе текста для завершения абзаца нужно нажать на
клавишу <Enter> на клавиатуре.
Абзац имеет набор параметров, описывающих способ его
расположения в тексте документа. Для установки параметров
абзаца поместите курсор на нужный абзац и выберите в
меню: Формат/Абзац или нажмите <Alt+P> на клавиатуре,
после чего откроется диалоговое окно:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
33
Подготовка документов. Форматирование текста документа
В этом окне могут быть определены следующие параметры
абзаца:
1. Отступ слева - расстояние от левой границы
печатной области на листе до левой границы абзаца.
2. Отступ справа - расстояние от правой границы
печатной области на листе до правой границы абзаца.
3. Отдельно для первой строки абзаца - отступ (вправо)
или выступ (влево) относительно левой границы
абзаца.
4. Интервал перед абзацем - расстояние от последней
строки предыдущего абзаца до первой строки нового
абзаца.
5. Междустрочный интервал - расстояние между
строчками абзаца.
6. Выравнивание - тип выравнивания абзаца по ширине
страницы.
7. Признак «Не разбивать» - если этот признак
установлен, то все строчки абзаца будут размещены
на одной странице.
34
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Форматирование текста документа
8.
Признак «С новой страницы» - если этот признак
установлен, то первая строка абзаца будет
начинаться на новой странице.
9. Признак «Удерживать с предыдущим» - если этот
признак установлен, то первая строка абзаца и
последняя строка предыдущего абзаца и будут
размещены на одной странице.
10. Признак «Удерживать со следующим» - если этот
признак установлен, то последняя строка абзаца и
первая строка следующего абзаца будут размещены на
одной странице.
Для того чтобы изменить параметры у нескольких абзацев
одновременно, выделите несколько абзацев перед вызовом
этого диалогового окна.
Выравнивание текста
Для того чтобы выровнять абзац влево, вправо, по центру
или по формату, удобнее пользоваться горячими клавишами
или кнопками, расположенными на панели инструментов.
Установите курсор на нужный абзац или выделите несколько
абзацев и выполните одно из действий:
Ctrl+L
выравнивание влево;
Ctrl+R
выравнивание вправо;
Ctrl+E
выравнивание по центру;
Ctrl+J
выравнивание по формату.
Табуляции
Если при редактировании документа нажать клавишу <Tab>,
то курсор переместится вправо и остановится на одной из
фиксированных позиций, определяемых шириной табуляции
по умолчанию.
Исходно в системе «Экспресс» установлена ширина
табуляции по умолчанию в 15 мм, но для каждого абзаца
могут быть определены дополнительные табуляции.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
35
Подготовка документов. Форматирование текста документа
Для определения табуляций поместите курсор на нужный
абзац и выберите в меню: Формат/Параграф или нажмите
<Alt+P> на клавиатуре, после чего откроется диалоговое
окно, в котором выберите закладку Табуляции:
В этом окне можно выполнять операции по добавлению или
удалению табуляций.
Для добавления табуляции необходимо сделать следующее:
1. В поле «Позиции» введите значение позиции табуляции
в миллиметрах.
2. В области «Выравнивание» выберите один из способов
выравнивания текста относительно позиции
табуляции.
3. В области «Заполнение» выберите один из трех
способов заполнения строки перед табуляцией.
4. Нажмите на кнопку Добавить.
Для удаления табуляции выберите удаляемую позицию и
нажмите на кнопку Удалить.
36
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Форматирование текста документа
Координатная линейка
Координатная линейка расположена вверху окна документа и
предназначена для отображения и изменения значений
отступов текущего абзаца. Кроме того, на этой линейке
отображаются и с ее помощью могут быть установлены
табуляции.
Линейка отображает расстояние в сантиметрах:
Для включения или выключения индикации координатной
линейки используйте команду меню ФорматПанели
управленияЛинейка.
Для изменения отступа абзаца слева, справа или отступа
первой строки при помощи маркера линейки необходимо
поместить курсор вставки на нужный абзац и перетащить при
помощи левой кнопки мыши соответствующий маркер на
координатной линейке.
Левый нижний треугольный маркер предназначен для
изменения
отступа абзаца слева,
правый маркер
предназначен для изменения отступа абзаца справа, а
верхний маркер регулирует отступ для первой строки абзаца.
Нижний
прямоугольный
маркер
предназначен
для
одновременного изменения отступа слева и отступа для
первой строки абзаца.
Форматирование с помощью стилей
Стиль – это заранее определенный набор признаков
форматирования шрифта и абзаца, полностью описывающий
вид и расположение различных абзацев документа.
Все поставляемые с системой «Экспресс» документы
отформатированы с применением основного набора
предопределенных стилей, например, для форматирования
заголовков документов применен стиль «Заголовок», для
обычного текста применен стиль «Обычный», строчки для
подписей имеют стиль «Подпись» и так далее.
Применение стилей позволяет упростить и значительно
ускорить операции по форматированию текста документа.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
37
Подготовка документов. Расположение документа на странице
Для форматирования при помощи стилей достаточно
установить курсор на нужный абзац или выделить несколько
абзацев и выбрать требуемый стиль из списка стилей на
панели инструментов.
Расположение документа на странице
На расположение текста документа на странице также влияет
используемый для данного документа формат страницы.
Формат страницы определяет размеры листа бумаги, вид и
величины отступов от краев листа до текста, а также
некоторые другие параметры, учитываемые при размещении
текста документа на листе.
Для каждого документа в библиотеке документов системы
«Экспресс» задан определенный формат страницы, который
будет использован для его печати, причем для оригиналов
документа и для его копий могут быть использованы
различные форматы страницы.
В случае необходимости изменения формата страницы
можно либо установить для документа один из заранее
определенных и именованных форматов страницы, либо
задать для него индивидуальный формат страницы.
Формат страницы
Для изменения формата страницы документа на один из
определенных в системе «Экспресс» форматов необходимо
выполнить следующие действия:
1. Выбрать в меню системы пункты Формат/Страница
или нажать <Ctrl+S>, после чего откроется окно:
38
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Расположение документа на странице
2.
В поле Название выбрать один из форматов страницы
из списка.
При
этом
автоматически
будут
установлены
необходимые параметры формата страницы.
все
В этом же окне для документа может быть установлен
индивидуальный формат страницы, для которого возможна
установка следующих параметров:
1. Размеры листа – ширина и высота листа бумаги
задаются в полях «Ширина (мм)» и «Высота (мм)».
2. В секции «Горизонтальные (мм)» задаются значения
отступов для страницы слева и справа, а также
признак «Зеркальные отступы», который обычно
устанавливается при печати документа на двух
сторонах одного листа.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
39
Подготовка документов. Расположение документа на странице
3.
4.
5.
6.
7.
В секции «Вертикальные (мм)» устанавливаются
отступы на странице сверху и снизу, причем для
нечетных и четных страниц могут быть заданы
различные значение. Разные отступы на нечетных и
четных страницах обычно используются для печати
документов на бланках в том случае, если на лицевой
стороне бланка есть дополнительные элементы,
напечатанные типографским способом, например,
номер бланка или изображение герба.
Поле «Минимальный отступ снизу на последней
странице (мм)» позволяет оставить свободное место
на последней странице документа, используемое
иногда для нанесения дополнительных отметок на
документе в виде штампов и печатей.
Секция
«Заполнение
страницы»
служит
для
регулировки диапазонов автоматического изменения
межстрочных интервалов при разбиении документа на
страницы. Если при разбиении текста документа на
страницы разрыв текста придется на абзац, который
нельзя разбивать или на несколько абзацев, которые
необходимо удерживать на одной странице, система
«Экспресс» автоматически изменит межстрочные
интервалы
и
постарается
разорвать
текст
документа в другом месте.
Если
установлен
признак
«Автоматическое
уплотнение страниц документа», то при этом
система «Экспресс» будет пытаться скомпоновать
документ таким образом, чтобы он занимал как можно
меньшее число страниц.
Секция «Признаки» устанавливает дополнительные
признаки документа – такие, как печать без переносов
и вывод в нижней части
каждой страницы ее
порядкового номера в документе.
Для сохранения настроек необходимо в окне «Формат
страницы» нажать на кнопку ОК.
Изменение параметров страницы на вкладке Формат, окна
Формат страницы распространяется только на тот
документ, к которому применяется данное форматирование.
Сами форматы при этом не изменяются.
В случае необходимости пользователь может также изменить
параметры предопределенных форматов страницы, при этом
40
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Расположение документа на странице
внесенные изменения окажут влияние на все документы,
которые используют эти форматы.
Прежде чем вносить изменения в используемые в системе
«Экспресс» форматы страницы, проверьте, какие документы
используют эти форматы и попробуйте напечатать один из этих
документов, задав для него индивидуальные аналогичные
значения.
Дополнительное уплотнение текста документа
Если документ содержит больше одного листа, то при его
нотариальном удостоверении придется сшивать листы.
Но часто этого можно избежать за счет уплотнения текста
документа путем дополнительного уменьшения межстрочных
интервалов.
При использовании функции дополнительного уплотнения
текста система «Экспресс» уменьшит интервал между
строчками текста документа ровно настолько, чтобы
уменьшить число страниц на одну.
Для дополнительного уплотнения документа на одну
страницу нужно выбрать в меню Формат пункт Уплотнить
текст или нажать на кнопку
.
При слишком сильном сокращении расстояния между
строчками и наложении строк друг на друга режим
уплотнения должен быть отключен. Для этого необходимо
отжать кнопку
или убрать галочку напротив пункта
Уплотнить текст в меню Формат.
Если в системных настройках разрешено уменьшать шрифты
при очень большом наложении строк (это настройка по
умолчанию), алгоритм работы программы меняется. При
включении режима принудительного уплотнения она
анализирует степень уплотнения, и если строки начинают
слишком сильно накладываться друг на друга, система
пропорционально уменьшает все шрифты в документе.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
41
Подготовка документов. Расположение документа на странице
Документы на специальных бланках
Для документов, печатаемых на специальных бланках (бланк
доверенности на автотранспорт), кроме стандартных
параметров формата страницы, дополнительно описываются
расположение и размер всех полей печати бланка.
В системе заложены различные типы бланков доверенности,
и для каждого из них заданы собственные размеры и
расположение полей печати.
Несмотря на выверенное взаимное расположение всех
полей, достаточно часто требуется точная настройка печати
доверенностей под конкретный принтер и даже под
конкретную партию бланков.
Для настройки печати доверенностей на автотранспорт
необходимо:
1. Выбрать пункт Настройка бланков меню Настройка,
после чего откроется окно:
42
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Сохранение документа
2.
3.
4.
5.
Выбрать требуемый вид бланка.
Установить способ подачи бланка в принтер.
Отрегулировать дополнительные смещения для
первой и для второй страницы бланка.
Нажать кнопку OK.
Для того чтобы сместить печатаемый текст влево,
необходимо в поле «по горизонтали» указать размер
смещения со знаком «минус». Для смещения текста вправо
необходимо в поле «по горизонтали» задать положительное
значение.
Если необходимо поднять текст на некоторое расстояние
вверх, достаточно в поле «по вертикали» указать размер
смещения со знаком «минус». Если нужно наоборот опустить
печатаемый текст вниз, то в поле «по вертикали» необходимо
задать положительное значение.
При смещении последней фиксированной строки на бланке
относительно заданной линии необходимо измерить
величину смещения и указать ее в поле «Смещение
последней строки бланка, печатаемой на линии (мм)».
Сохранение документа
В зависимости от степени готовности документа и его
назначения, текущий документ в системе «Экспресс» может
быть сохранен в реестре или в специальном списке
отложенных документов, записан в файл, на любой внешний
носитель или занесен в библиотеку форм документов.
После этого сохраненный документ может быть загружен из
этих же источников для продолжения работы с ним.
Занесение документа в реестр
Занесение документа в реестр - это наиболее часто
используемая операция сохранения документа.
Для сохранения в реестр документу обязательно должен
быть присвоен уникальный реестровый номер. Кроме того,
одновременно с сохранением оригинала документа, в
реестре могут быть занесены записи о копиях этого
документа и их реестровых номерах.
Кроме собственно текста документа, в реестр также
заносятся название документа, дата его удостоверения и
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
43
Подготовка документов. Сохранение документа
реестровый номер, а также некоторые дополнительные
параметры документа, в том числе аннотация документа, его
статистические категории и сумма тарифов, взысканных при
удостоверении документа.
Эти параметры служат в дальнейшем для быстрого поиска
документа и формировании статистических отчетов по
совершенным нотариальным действиям.
В системе «Экспресс» также предусмотрен режим, в котором
в реестр могут заноситься документы без реестрового номера, но
в этом случае логика работы системы с реестром будет нарушена
и формируемая статистика будет искажена.
Занесение документа в реестр выполняется в несколько
этапов и начинается с выбора в меню пункта
Документ/Сохранить или нажатия кнопки
на панели
инструментов. При этом открывается диалоговое окно
«Сохранение документа»:
44
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Сохранение документа
В окне «Сохранение документа» необходимо указать
название документа, реестр, в который заносится документ,
дату и реестровый номер первого оригинала, число
дополнительных оригиналов документа. Как правило, все эти
данные извлекаются из самого документа или из системных
настроек, и не требуют исправления.
Дополнительные
оригиналы
документа
чаще
всего
отсутствуют, так как, несмотря на то, что удостоверяется
обычно несколько экземпляров оригинала документа, все
экземпляры имеют одинаковый реестровый номер.
Однако существуют документы, например, передаточные
акты, которые удостоверяются в нескольких экземплярах с
разными реестровыми номерами. В этом случае в панели
сохранения документа необходимо указать нужное число
дополнительных оригиналов и их реестровые номера. При
этом у каждого оригинала может быть свое собственное
количество копий.
В случае необходимости c помощью кнопок Новый реестр и
Новый том из этого окна может быть вызвано окно создания
нового реестра или нового тома в существующем реестре.
После нажатия на кнопку Далее выполняется переход к
следующему диалогу, содержащему подробную информацию
о каждом из заносимых в реестр оригиналов документа, а
также о необходимом количестве копий для каждого
оригинала.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
45
Подготовка документов. Сохранение документа
Для того чтобы указать информацию, специфичную для
конкретного оригинала (например, число копий, список
бланков единого образца, использованных для печати
документа и т.д.), выберите нужный оригинал в списке
Реестровый номер, расположенном в верхней части окна.
Для изменения списка статистических категорий нажмите
кнопку Добавить или Удалить. Аннотация документа и
взысканные тарифы редактируются непосредственно в
соответствующих текстовых элементах. Если в системных
параметрах установлен режим автоматического выбора
бланков единого образца со склада нотариуса, система сама
подставит номера нужного количества бланков. При
необходимости этот список можно откорректировать, для
этого нажмите кнопку Изменить.
Все изменения относятся к оригиналу, реестровый номер которого
является текущим в списке, расположенном в верхней части окна.
Для изменения параметров другого оригинала необходимо
переключить список на его реестровый номер.
46
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Сохранение документа
После завершения ввода информации об оригиналах
нажмите кнопку Далее. При этом в случае, если хотя бы для
одного оригинала было указано ненулевое число копий,
откроется следующее окно,
В этом окне вводится подробная информация о сохраняемых
в реестре копиях документа. Все копии, относящиеся к
одному оригиналу, имеют одинаковые параметры, за
исключением реестровых номеров – им присваиваются
последовательные реестровые номера в выбранном реестре,
начиная с номера, указанного в графе С номера:. Для
редактирования параметров копий другого оригинала,
выберите его реестровый номер в списке Реестровый
номер.
После нажатия кнопки Далее в этом окне все оригиналы и
все копии документа будут занесены в электронный реестр.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
47
Подготовка документов. Сохранение документа
Если сразу после занесения документа в реестр Вы собираетесь
его распечатать, используйте кнопку
на панели
инструментов, которая совмещает в себе одновременно две
функции - занесение документа в реестр и его печать.
Повторное сохранение документа
После внесения изменений в уже сохраненный в реестре
документ для записи его новой редакции в реестр достаточно
еще раз нажать на кнопку
на панели инструментов или
выбрать в меню Документ пункт Сохранить. При этом все
установленные ранее параметры сохранения документа
будут сохранены.
Для того чтобы сохранить уже занесенный в реестр документ
под другим реестровым номером, выберите в меню
Документ пункт Сохранить как. В этом случае снова
откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в
котором могут быть заданы новые параметры сохранения, а
том числе и новый реестровый номер.
Сохранение незавершенного документа
В том случае, если документ готовится заранее и его
реестровый номер пока неизвестен, документ может быть
временно сохранен в списке отложенных документов.
В дальнейшем этот документ может быть загружен из списка
отложенных документов и сохранен в реестре после того, как
будет задан его реестровый номер.
Для того чтобы сохранить документ в списке отложенных
документов, нажмите в окне сохранения документа кнопку
Отложить.
Занесение документа в библиотеку
В случае если внесенные в документ изменения могут
потребоваться при последующей подготовке аналогичных
документов,
документ
целесообразно
сохранить
в
библиотеке.
48
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Сохранение документа
В дальнейшем этот документ может быть выбран в качестве
исходной формы для заполнения наряду с остальными
документами, находящимися в библиотеке.
Для занесения текущего документа в библиотеку форм
документов выполните следующие действия:
1. Выберите в меню Документ пункт
Занести в библиотеку, после чего откроется окно:
2.
3.
4.
В левой части окна выберите раздел, в который
должен быть сохранен документ.
В поле «Документ» в нижней части окна укажите новое
название сохраняемого документа.
Нажмите кнопку Сохранить.
Запись документа на внешний носитель или в файл
Для переноса документа на другой компьютер или пересылки
документа по электронной почте он может быть записан в
виде файла на внешний носитель или на жесткий диск.
Для сохранения документа в виде файла необходимо
сделать следующее:
1. Выбрать в меню Документ пункт Сохранить в файл,
после чего откроется диалоговое окно «Сохранение
документа в файле»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
49
Подготовка документов. Печать документа
2.
3.
4.
5.
Для сохранения на любом подключенном внешнем
носителе нужно щелчком мыши выбрать первый пункт
«документ сохраняется в корневой папке указанного
устройства».
При наличии на компьютере нескольких устройств со
сменными дисками выбрать одно из них в поле
«Устройство (дисковод)».
Также можно выбрать пункт с указанием полного пути
куда будет сохраняться документ.
Нажать на кнопку ОК.
Для сохранения документа в виде файла в произвольную
папку жесткого диска или любого другого устройства
воспользуйтесь вторым вариантом - «документ сохраняется в
файле с указанным полным путем».
Печать документа
Печать документа в системе «Экспресс» может быть
выполнена в двух основных режимах - печать сигнального
экземпляра или предварительный просмотр печати на
экране, и окончательная печать оригинала и копий
документа.
Прежде чем выполнять окончательную печать документа,
необходимо занести его в реестр, так как только при
занесении
документа
в
реестр
окончательно
устанавливаются реестровые номера оригинала и копий
документа, а также определяется их количество.
50
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Печать документа
Если документ не занесен в реестр, он может быть
распечатан только с помощью функции печати сигнального
экземпляра.
Предварительный просмотр печати
Для предварительного просмотра на экране документа в
таком виде, в каком он будет впоследствии напечатан,
предназначен режим просмотра печати, который может быть
включен одним из следующих способов:
1. Выбрать пункт Просмотр печати в меню Документ.
2.
3.
Нажать на кнопку
Нажать <Ctrl+Alt+I>.
.
После включения просмотра печати главное окно системы
«Экспресс» отобразит документ в том виде, в котором он
будет напечатан. Режимы просмотра документа и его
масштаб можно изменять с помощью кнопок Увеличить и
Уменьшить или щелкая по документу левой кнопкой мыши.
Для перемещения по страницам используйте кнопки Вперед
и Назад.
Для возврата к обычному виду главного окна нужно нажать на
кнопку Закрыть.
Печать сигнального экземпляра
Функция печати сигнального экземпляра предназначена для
пробной печати документа без его сохранения в реестре.
Документ будет напечатан в том виде, в каком он
отображается на экране (в виде оригинала или в виде копии
документа).
Для печати сигнального экземпляра выберите в меню
Документ пункт Печать сигнального экземпляра или
нажмите на кнопку
, после чего откроется окно:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
51
Подготовка документов. Печать документа
В открывшемся окне в поле «Количество экземпляров»
укажите количество печатаемых экземпляров документа. При
необходимости можно поменять ориентацию страницы с
книжной на альбомную. Для начала печати нажмите на
кнопку ОК.
Если установлен режим «Разобрать по экземплярам», то все
экземпляры документа будут печататься поочередно, в
противном случае сначала будут напечатаны все экземпляры
первой страницы документа, затем все экземпляры второй
страницы и т.д.
Если установлен режим «Пауза перед печатью страницы», то
перед печатью каждой страницы будет открываться диалог,
предлагающий пользователю поставить в принтер лист
бумаги и подтвердить печать страницы документа:
Для подтверждения печати необходимо нажать на кнопку ОК,
для пропуска страницы документа нажать на кнопку Пропуск,
для отмены печати на кнопку Отмена.
52
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Печать документа
Печать документа
Печать документа в окончательном виде возможна лишь в
том случае, если документ уже занесен в реестр.
Для одновременного занесения документа в реестр и печати
выберите в меню Документ/Печать или нажмите на кнопку
на панели инструментов. Сначала все оригиналы и
копии документа будут занесены в реестр так, как это
описано в разделе Сохранение документа, а после этого
откроется диалоговое окно «Печать документа».
В этом окне для каждого сохраненного в реестре оригинала
документа и для каждой копии документа будет указано
количество печатаемых экземпляров. В соответствии с
правилами нотариального делопроизводства экземпляры
оригинала дополнительно делятся на группы:
-
печатаемые на бланках единого образца (экземпляр
покупателя);
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
53
Подготовка документов. Печать документа
-
печатаемые
продавца);
на
чистых
листах
бумаги
(экземпляр
-
печатаемые на чистых листах бумаги с указанием
номеров всех использованных бланков (экземпляр
нотариуса).
Система «Экспресс» автоматически вычисляет и предлагает
в этом окне наиболее вероятное количество экземпляров
оригинала документа (в зависимости от количества
действующих лиц и вида документа).
Для каждой копии документа исходно устанавливается
печать одного экземпляра.
Для изменения количества печатаемых экземпляров введите
в соответствующем поле требуемое значение и нажмите
клавишу <Enter>. Для перемещения между полям
используйте клавиши , и <Tab> на клавиатуре.
После установки требуемого количество печатаемых
экземпляров для каждого вида документа нажмите на кнопку
OK. При необходимости можно поменять ориентацию
страницы с книжной на альбомную.
Если установлен режим «Разобрать по экземплярам», то все
экземпляры документа будут печататься поочередно, в
противном случае сначала будут напечатаны все экземпляры
первой страницы документа, затем все экземпляры второй
страницы и т.д.
Если установлен режим «Пауза перед печатью страницы», то
перед печатью каждой страницы будет открываться диалог,
предлагающий пользователю поставить в принтер лист
бумаги и подтвердить печать страницы документа:
Для подтверждения печати необходимо нажать на кнопку ОК,
для пропуска страницы документа нажать на кнопку Пропуск,
для отмены печати на кнопку Отмена.
54
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Загрузка документа
Загрузка документа
Как при сохранении, так и для загрузки документа в системе
«Экспресс» могут быть использованы различные источники.
Наиболее часто документы для последующего заполнения
загружаются из библиотеки, что уже было рассмотрено в
главе «Выбор документа из библиотеки форм».
Также документы могут быть загружены из реестра, из списка
отложенных документов, с внешнего носителя или из файла.
Загрузка документа из реестра
Для загрузки документа из реестра нужно сделать
следующее:
1. Выбрать в меню Документ пункт Загрузить из
реестра, после чего откроется окно:
<Alt+F8>
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
55
Подготовка документов. Загрузка документа
2.
3.
В поле «Реестр» выбрать тот реестр и тот том, в
котором был сохранен искомый документ, или выбрать
в списке пункт «ВСЕ РЕЕСТРЫ».
Найти в списке документов нужный документ и нажать
на кнопку Загрузить.
Если документ был подготовлен другим нотариусом, а
установлен режим загрузки документа в том виде, в котором
он был сохранен, то, используя пункт Установить
параметры нотариуса в меню Правка, для документа
можно установить параметры текущего нотариуса.
Если реестр содержит большое количество документов,
найти нужный документ становится затруднительно. В этом
случае можно воспользоваться поиском документа.
Для поиска документа нужно нажать на кнопку Поиск,
расположенную в правом верхнем углу окна, после чего этого
диалоговое окно примет следующий вид:
Чтобы начать поиск документа, следует указать один или
несколько критериев поиска:
56
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Загрузка документа
1.
2.
3.
4.
5.
В поле «Реестровый номер» можно указать
реестровый номер требуемого документа.
Задать интервал дат, в котором создавался
документ. Для этого нужно установить начальную и
конечную даты удостоверения документа.
Выбрать раздел реестра из списка «Раздел реестра»,
установив или очистив флаг «с подразделами».
Выбрать нужную статистическую категорию в списке.
В поле «Клиент» ввести нужные фамилию, имя и
отчество, или выбрать искомого клиента из базы
данных.
В этом поле допускается указывать только клиентов, реально
присутствующих в базе данных. Если здесь указать произвольные
фамилию, имя и отчество, система автоматически очистит это
поле перед выполнением операции поиска.
6.
Задать строки поиска в полях «Поиск по аннотации» и
«Поиск по тексту документа». В качестве ключевых
слов для поиска по аннотации могут быть
использованы только те слова, которые входят в
аннотацию документа. К таким словам, как правило,
относятся фамилии действующих лиц и некоторые
другие значения, введенные в процессе заполнения
документа.
Для поиска по всему документу
используйте поле «Поиск по тексту документа».
Поиск по тексту всего документа требует загрузки и просмотра
каждого документа, и занимает достаточно много времени. Для
ускорения поиска используйте это поле вместе с
другими
критериями,
ограничивающими
число
просматриваемых
документов.
Для начала поиска нужно нажать кнопку Отбор, для очистки
критериев поиска и отображения полного списка документов
нажать кнопку Сброс.
Следует иметь в виду, что отбор записей осуществляется по
критерию «И», то есть чем больше критериев указывается
для поиска, тем меньше документов будет найдено.
Для завершения режима поиска достаточно отжать кнопку
Поиск или просто закрыть это окно.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
57
Подготовка документов. Загрузка документа
Загрузка из списка отложенных документов
Чтобы загрузить документ из списка отложенных документов,
необходимо выполнить следующие действия:
1. В меню Документ выбрать пункт Загрузить
отложенный или нажать на кнопку
откроется диалоговое окно:
2.
, после чего
Выбрать нужный документ из списка и нажать на
кнопку Загрузить.
Загрузка документа с внешнего носителя или из файла
Для загрузки документа с внешнего носителя необходимо
сделать следующее:
1. Выбрать в меню Документ пункт
Загрузить из файла, после чего откроется
диалоговое окно «Загрузка документа из файла»,
причем если к компьютеру не подключен ни один
внешний носитель, то выбрать можно будет только
второй пункт всплывающего окна:
58
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Загрузка документа
2.
3.
4.
5.
Выбрать щелчком мыши первый пункт «документ
загружается из корневой папки указанного
устройства».
При наличии на компьютере нескольких устройств со
сменными дисками выбрать одно из них в поле
«Устройство (дисковод)».
Также можно выбрать пункт с указанием полного пути
откуда будет загружаться документ.
Нажать на кнопку ОК.
Если на подключенном внешнем носителе записано
несколько файлов системы «Экспресс», то откроется
диалоговое окно, предлагающее выбрать один из файлов:
Для загрузки одного из документов выберите его из списка и
нажмите на кнопку ОК.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
59
Подготовка документов. Загрузка документа
Для загрузки документа из файла, находящегося в
произвольной папке жесткого диска или любого другого
устройства, воспользуйтесь вторым вариантом загрузки «документ загружается из файла с указанным полным
путем».
60
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Подготовка документов. Удаление документа
Удаление документа
Для удаления документа из реестра или из списка
отложенных документов используйте кнопку Удалить в
соответствующем диалоговом окне.
Для удаления документа из библиотеки выполните
следующие действия:
1. Выберите в меню Документ пункт Загрузить, после
чего откроется стандартное окно выбора документа
из библиотеки.
2.
Нажмите на кнопку
для перехода в режим внесения
изменений в библиотеку, после чего окно выбора
документа из библиотеки примет следующий вид:
3.
В левой части окна выберите необходимый раздел
библиотеки.
В правой части окна щелкните по названию удаляемого
документа правой клавишей мыши и выберите в
контекстном меню пункт Удалить.
4.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
61
Работа с реестрами. Виды реестров
Работа с реестрами
Реестры в системе «Экспресс» предназначены для хранения
подготовленных документов.
Виды реестров
По умолчанию в системе заведено два реестра: «Главный
реестр» и «Служебные документы», но пользователь может
создать любое дополнительное число реестров. В
соответствии с правилами нотариального делопроизводства
каждый реестр состоит из одного или более томов.
Кроме того, в системе предусмотрен специальный реестр
«Отложенные документы», предназначенный для временного
хранения незавершенных документов.
Главный реестр
Исходно настройки системы выполнены таким образом, что
все документы, удостоверяемые нотариусом, заносятся в
главный реестр системы. Каждый документ при этом должен
иметь уникальный реестровый номер.
Так же, как и в ведущемся нотариусом бумажном реестре,
записи в электронном реестре упорядочены по дате
удостоверения и реестровому номеру документа.
Для каждого календарного года электронный реестр
создается заново и имеет свою собственную нумерацию
реестровых номеров. При создании реестр имеет один том, в
процессе работы пользователь может создать в реестре
любое количество томов.
Общий объем электронного реестра ограничен только
объемом жесткого диска, отведенного для хранения данных.
Документы,
подготавливаемые
удостоверяемые им, заносятся
документы».
нотариусом,
но
не
в реестр «Служебные
Служебные документы
Реестр «Служебные документы» предназначен для хранения
различных вспомогательных документов, подготавливаемых
и печатаемых нотариусом, но не удостоверяемых, и поэтому
не имеющих реестрового номера. К таким документам
62
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Виды реестров
относятся, например,
платежные поручения.
письма,
извещения,
справки
и
Отложенные документы
«Отложенные документы» - это специальный реестр,
предназначенный для временного хранения незавершенных
документов.
В отличие от обычных реестров, реестр «Отложенные
документы» может содержать ограниченное количество
документов и поэтому не имеет никаких дополнительных
функций, кроме загрузки и удаления занесенных в него
документов.
Для получения списка отложенных документов необходимо
выбрать в меню Реестр пункт Отложенные документы или
нажать кнопку
на панели инструментов, после чего
откроется диалоговое окно:
Для загрузки отложенного документа необходимо выделить
его в списке и нажать на кнопку Загрузить, для удаления
документа предназначена кнопка Удалить.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
63
Работа с реестрами. Работа с реестром
Работа с реестром
Просмотр реестра
<Alt+F8>
Для просмотра списка документов, находящихся в реестре,
следует выбрать в меню Реестр пункт Оглавление реестра
или в меню Документ выбрать пункт Загрузить из реестра,
после чего откроется диалоговое окно «Список документов
реестра»:
Для выбора одного из ведущихся в системе реестров
достаточно выбрать год ведения реестра в поле «Год»,
название реестра и номер его тома в поле «Реестр».
При выборе документа из отображенного списка в поле
«Аннотация текущего документа» будет выведен набор
ключевых
слов,
составляющих
аннотацию
данного
документа.
Для отображения всех документов, хранящихся во всех
ведущихся в этом году реестрах, необходимо в поле
«Реестр» выбрать значение «Все реестры».
64
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Работа с реестром
Поиск пропущенных реестровых номеров
После установки признака С пропусками среди строк с
названиями документам будут отображены дополнительные
строки с информацией о количестве пропущенных в этом
месте реестровых номеров.
Эта функция может быть использована для быстрого поиска
различий между ведущимся нотариусом бумажным реестром
и электронным реестром в случае, если часть документов
готовится не в системе «Экспресс».
Функция отображения пропусков в нумерации доступна
только в режиме отображения одного тома одного реестра. В
режиме отображения всех реестров, всех томов одного
реестра, а также в режиме поиска эта функция запрещена.
Поиск документа в реестре
Если реестр содержит большое количество документов,
найти нужный документ становится затруднительно. В этом
случае можно воспользоваться поиском документа.
Переход в режим поиска документов выполняется нажатием
кнопки Поиск, расположенной в правом верхнем углу
диалогового окна. В режиме поиска окно просмотра
оглавления электронного реестра имеет следующий вид:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
65
Работа с реестрами. Работа с реестром
Чтобы начать поиск документа, следует указать один или
несколько критериев поиска:
1. В поле «Реестровый номер» задать реестровый номер
требуемого документа.
2. Задать интервал дат, в котором создавался
документ. Для этого нужно установить начальную
и конечную даты удостоверения документа.
3. Выбрать раздел реестра из списка «Раздел реестра»,
установив или очистив флаг «с подразделами».
4. Выбрать нужную статистическую категорию в списке.
5. В поле «Клиент» ввести нужные фамилию, имя и
отчество, или выбрать искомого клиента из базы
данных.
В этом поле допускается указывать только клиентов, реально
присутствующих в базе данных. Если здесь указать произвольные
фамилию, имя и отчество, система автоматически очистит это
поле перед выполнением операции поиска.
66
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Работа с реестром
6.
Задать строки поиска в полях «Поиск по аннотации» и
«Поиск по тексту документа». В качестве ключевых
слов для поиска по аннотации могут быть
использованы только те слова, которые входят
в аннотацию документа. К таким словам, как правило,
относятся фамилии действующих лиц и некоторые
другие значения, введенные в процессе заполнения
документа.
Для поиска по всему документу
используйте поле «Поиск по тексту документа».
Поиск по тексту всего документа требует загрузки и просмотра
каждого документа, и занимает достаточно много времени. Для
ускорения поиска используйте это поле вместе с
другими
критериями,
ограничивающими
число
просматриваемых
документов.
Для начала поиска нужно нажать кнопку Отбор, для очистки
критериев поиска и отображения полного списка документов
нажать кнопку Сброс.
Следует иметь в виду, что отбор записей осуществляется по
критерию «И», то есть чем больше критериев указывается
для поиска, тем меньше документов будет найдено.
Для завершения режима поиска достаточно отжать кнопку
Поиск или просто закрыть это окно.
Удаление документов из реестра
Для удаления документов из реестра необходимо выделить
один или несколько документов в списке и нажать на кнопку
Удалить.
После этого появится дополнительное диалоговое окно,
отображающее список удаляемых документов с запросом на
подтверждения удаления этих документов:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
67
Работа с реестрами. Изменение списка реестров
Для подтверждения удаления необходимо нажать на кнопку
Удалить. Для отмены удаления нажать на кнопку Отмена.
В случае удаления оригинала документа одновременно будут
удалены и все копии этого документа!
Изменение списка реестров
По умолчанию в системе заведено два реестра: «Главный
реестр» и «Служебные документы», но пользователь может
создать любое дополнительное число реестров.
Список реестров
Просмотреть список всех реестров, ведущихся в системе
«Экспресс», можно в диалоговом окне «Список реестров
пользователя». Для вызова этого окна необходимо в меню
Реестр выбрать пункт Реестры.
68
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Изменение списка реестров
Для каждого реестра пользователя здесь отображаются все
его параметры, такие как тип, вид нумерации, шаблоны
имени тома и реестровых номеров, а также список
имеющихся томов этого реестра.
При создании нового реестра система автоматически создает
в этом реестре первый том. В процессе работы пользователь
может создать любое количество томов в каждом из
имеющихся реестров. Исключением являются служебные
реестры, такие как реестр «Служебные документы», которые
всегда состоят из одного тома.
Кроме просмотра существующих реестров, данное окно
позволяет добавлять новые реестры и их тома, удалять или
изменять их.
Добавление реестра
Для добавления нового реестра выполните следующие
действия:
1. В окне «Список реестров пользователя» нажмите на
кнопку Добавить, после чего откроется диалоговое
окно «Создание специального реестра»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
69
Работа с реестрами. Изменение списка реестров
2.
3.
4.
5.
6.
70
В поле «Название реестра» введите название нового
реестра.
Выберите
вид
создаваемого
реестра
–
для
регистрации нотариальных документов, имеющих
реестровый номер, или для регистрации служебных
документов.
Определите вид нумерации для последовательных
томов создаваемого реестра – ведется ли сквозная
нумерация документов, или каждый новый том
начинается с реестрового номера 1.
Определите шаблоны по умолчанию для названий
томов и для форматов реестровых номеров томов
данного реестра. При создании шаблонов можно
использовать два специальных символа – символ «%»
означает последовательный номер тома, а символ «#»
- последовательный номер документа в реестре.
Поле «Обозначение реестра» содержит один или
несколько
символов,
предназначенных
для
идентификации реестра, например «Д» - реестр для
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Изменение списка реестров
7.
регистрации доверенностей, «К» - для копий
документов.
Зона «Примеры» предназначена для наглядного
контроля правильности введенных шаблонов.
Реестровый номер документа, как правило, включает в себя
номер тома, обозначение реестра и последовательный
номер документа в реестре. Так, если для реестра определен
шаблон названий томов как «том %», то последовательные
тома будут иметь названия «том 1», «том 2», и т.д. Если при
этом шаблон формата реестрового номера определен как
«%Д-#», то в первом томе формат реестрового номера будет
«1Д-#», во втором – «2Д-#», и т.д. Последовательные
документы в первом томе такого реестра будут иметь номера
«1Д-1», «1Д-2», и т.д., а во втором томе – «2Д-1», «2Д-2», и
т.д.
Изменение реестра
Для изменения параметров реестра, а также шаблонов
названий томов и форматов реестровых номеров
используйте кнопку Изменить в окне «Список реестров
пользователя».
Действия по изменению параметров реестра аналогичны
действиям по созданию нового реестра.
Удаление реестра
Для удаления реестра необходимо в окне «Список реестров»
выделить в списке удаляемый реестр и нажать на кнопку
Удалить. Обратите внимание, что удалить можно только
реестр, не содержащий ни одного документа.
Главный реестр и реестр служебных документов не могут быть
удалены!
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
71
Работа с реестрами. Формирование статистического отчета
Формирование статистического отчета
При формировании статистического отчета система
основывается
на
наборе
статистических
категорий
документа. Эти категории присваиваются разработчиками
при формировании библиотеки документов и могут
дополнительно меняться в процессе заполнения документа.
Окончательно сформированный набор категорий вместе с
информацией о взысканных тарифах сохраняется в реестре.
Эту информацию всегда можно посмотреть и при
необходимости изменить, нажав в окне оглавления реестра
кнопку Свойства.
Для формирования статистического отчета выберите в меню
Реестр пункт Статистика. Откроется окно:
В этом окне выберите год, а при необходимости –
произвольный период, за который требуется отчет, укажите
форму отчета и отметьте галочкой те реестры, которые надо
включать в отчет.
72
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Формирование статистического отчета
При выборе формы отчета имейте в виду, что в базу данных
включаются
только
отчеты,
сформированные
по
стандартным формам, утвержденным правлением ФНП.
Расширенные отчеты помимо статистики по видам
нотариальных действий включают в себя финансовую
информацию,
и
предназначены
для
внутреннего
использования.
Нажав на кнопку Параметры Вы получите возможность
установить пароль на доступ к статистическим отчетам, а
также определить дополнительные условия формирования
отчета.
Если Вы полностью уверены в правильности хранящейся в
реестре информации, в отсутствии пропущенных или
дублирующихся документов (вся эта информация выводится
в списке реестров), можете сразу запустить формирование
отчета нажатием кнопки Отчет. Если же такой уверенности
нет, сначала необходимо выполнить процедуру подготовки
реестра, основное назначение которой как раз и заключается
в устранении всех этих неточностей.
Процедура подготовки реестра запускается нажатием кнопки
Подготовка
Откроется окно подготовки реестра, в котором система
автоматически проведет Вас по всем хранящимся в реестре
документам. Для каждого документа будет выведена
информация, хранящаяся в реестре, а при установке
признака Показать текст документа – еще и текст
документа. Проверьте, и при необходимости откорректируйте
список статистических категорий, связанных с документом, и
его тарифы. После этого подтвердите правильность
введенной информации нажатием кнопки Подтвердить.
После подтверждения всех документов в реестре Вы
сможете получить статистический отчет.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
73
Работа с реестрами. Импорт реестра
Сформированный отчет будет представлен в виде обычного
документа, который может быть просмотрен на экране и
напечатан. Если выбрана стандартная форма отчета, а в
качестве интервала формирования отчета был выбран Весь
год, полученный отчет будет занесен в базу данных
статистических отчетов.
Импорт реестра
При объединении реестров нескольких компьютеров для
ведения совместного реестра, или при переносе системы на
новый компьютер может потребоваться операция импорта
документов из внешнего реестра в текущий реестр системы
«Экспресс».
74
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Импорт реестра
Для запуска этой операции выберите в меню Реестр
соответствующий пункт Импорт, после чего откроется окно
«Импорт реестра»:
Ознакомьтесь с информацией и нажмите кнопку «Начать»,
затем укажите путь к каталогу с информацией, используя
кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Далее» для перехода к
следующему шагу.
Также можете указать, какие базы данных будут
импортироваться. Нажмите кнопку «Далее» для перехода к
следующему шагу.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
75
Работа с реестрами. Импорт реестра
Укажите, все ли документы будут импортироваться. Нажмите
кнопку «Далее» для перехода к следующему шагу.
Процесс импорта начинается по нажатию кнопки «Далее».
Дождитесь сообщения об успешном выполнении операции.
76
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Сервисные функции
Сервисные функции
В случае возникновения ошибок при работе с электронным
реестром
Вы
можете
воспользоваться
сервисными
функциями, предоставляемыми системой «Экспресс». Для
доступа к этим функциям выберите в меню Реестр пункт
Сервис – откроется диалоговое окно:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
77
Работа с реестрами. Сервисные функции
В этом окне доступны следующие функции:
1. Проверка структуры реестра – выполняется проверка
логической структуры всех баз данных, входящих в
состав электронного реестра, а также все логические
связи между записями. Эта функция не вносит никаких
изменений в рабочие файлы и может быть выполнена
многократно без каких-либо последствий.
2. Проверка реестровых номеров – выполняется проверка
соответствия реестровых номеров документов
формату реестровых номеров того тома реестра, в
котором документ сохранен. В случае обнаружения
документов с несоответствующими реестровыми
номерами
пользователь
получает
возможность
быстро перенести их в нужные реестры и тома.
3. Восстановление структуры годового реестра – заново
формируется оглавление электронного реестра
выбранного года на основании списка документов,
реально присутствующих в архивных базах данных.
78
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Централизованный электронный реестр
4.
5.
Эта операция может помочь в случае пропажи части
документов из реестра в результате программного
или аппаратного сбоя.
Проверка записей о бланках единого образца – проверка
совпадения информации об использовании бланков в
реестре и в соответствующей базе данных. Если в
этих
записях
будут
обнаружены
расхождения
(реестровый
номер
в
базе
данных
бланков
отсутствует или не совпадает), то после получения
подтверждения
пользователя
она
будет
скорректирована.
Проверка быстродействия при работе с реестром
вычисляет среднее время выполнения типовых
операций – чтение и запись документа, получение
очередного реестрового номера. Эта процедура
используется для оценки скорости работы с сетевым
реестром в случае, если при загрузке документов из
реестра или при записи документов в реестр
возникают большие задержки. Для оценки результатов
тестирования и получения рекомендаций по ускорению
работы системы обратитесь в службу поддержки ООО
«Триасофт».
Централизованный электронный реестр
Помимо основного электронного реестра система «Экспресс»
ведет централизованный реестр нотариальных действий
(ЦЭР).
Для полноценного функционирования централизованного реестра
система «Экспресс» должна работать совместно с клиентским модулем Единой информационной системы нотариата (ЕИС "еНот")
– в этом случае информация о совершенных нотариальных
действиях будет автоматически передаваться на сервер Единой
информационной системы (ЕИС "еНот").
Для доступа к оглавлению централизованного реестра
выберите в меню Реестр пункт Централизованный
электронный реестр или нажмите комбинацию клавиш
Ctrl+Alt+F8.
Оглавление
выводится
в
следующем
диалоговом окне:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
79
Работа с реестрами. Централизованный электронный реестр
При заполнении одного или нескольких полей в условиях
поиска
система
формирует
список
документов,
удовлетворяющих заданным условиям. Кнопка Сбросить
отменяет все условия поиска.
Кнопки Добавить, Изменить, Удалить, расположенные
справа от списка документов, позволяют соответственно
добавить новую запись о документе, изменить или удалить
существующую запись. Кнопка Подробнее выводит
подробные сведения о выбранном документе.
Система позволяет прикрепить к записи о документе сканобраз.
Для
документов,
имеющих
скан-образ,
в
соответствующие колонке списка выводится специальная
иконка, а по нажатию кнопки Скан на экран выводится
изображение выбранного документа.
Редактирование сведений о документе.
Добавление или изменение записи о документе выполняется
в следующем диалоговом окне:
80
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Централизованный электронный реестр
Иконка в левой колонке списка лиц, указанных в документе,
означает, что данное лицо обратилось за совершением
нотариального действия. Так, например, в доверенности, у
каждого доверителя должен быть установлен этот признак, а
все поверенные должны быть отмечены просто как лица,
поименованные в документе.
Кнопки, расположенные справа от списка лиц позволяют
добавить информацию о новом лице, изменить или удалить
сведения о выбранном лице. Строка списка для поиска
автоматически формируется из фамилий, имен и отчеств
физических лиц или наименований юридических лиц,
введенных в поле ФИО/Наименование диалогового окна
редактирования сведений о лицах.
В группе элементов, обозначенной Скан-образ документа,
выводится краткая информация об имеющемся в записи
изображении документа. Расположенные справа кнопки
позволяют отсканировать документ, прикрепить в качестве
образа документа графический файл, расположенный на
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
81
Работа с реестрами. Централизованный электронный реестр
диске, просмотреть или удалить текущее изображение
документа.
В
качестве
изображения
документа
допускаются
монохромные графические файлы всех основных форматов с
разрешением 300 точек на дюйм и объемом не более 300
Кбайт на страницу.
При
сканировании
документов
формируется
многостраничное изображение, перед каждой страницей
появляется диалоговое окно:
Нажатие кнопки Сканировать добавляет к изображению
документа очередную страницу. После того, как будет
отсканирован весь документ, необходимо нажать кнопку ОК.
Для указания границ рабочей области перед сканированием
очередной страницы можно вывести панель управления
сканером.
Система сама устанавливает необходимые параметры цветности
и разрешение сканирования, и менять их в панели управления
сканером запрещено.
Автоматическое формирование централизованного
реестра.
Система «Экспресс» позволяет автоматически формировать
записи в централизованном электронном реестре. Режим
автоматического формирования записей задается на
закладке Архив диалогового окна Системных настроек. В
зависимости от выбранного режима, записи формируются
либо только для оригиналов документов, либо для
82
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Работа с реестрами. Централизованный электронный реестр
оригиналов и копий документов. Сразу после занесения
документа в основной реестр система выводит следующее
диалоговое окно:
Вся необходимая информация выделяется из документа
автоматически, для окончательного формирования записи
необходимо только отсканировать документ, подписанный
сторонами.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
83
Дополнительные возможности системы. База данных падежей
Дополнительные возможности
системы
База данных падежей
Система «Экспресс» сама расставляет введенные Вами
данные в нужных падежах по всему документу, при этом она
использует имеющуюся в системе базу данных падежей и
родов слов.
Наполнение базы данных падежей
В случае отсутствия в базе данных информации о роде или
падежных окончаниях для введенного слова, система
запросит эту информацию у пользователя и занесет ее в базу
данных для последующего использования.
Для ввода данной информации
«Определение падежей выражения»:
используется
окно
В этом окне система подчеркивает красной линией слова в
тех падежах, по которым информация в базе данных
отсутствует. Для многих неизвестных слов система даже
подскажет правильное значение, но иногда она ошибается,
поэтому пользователь должен внимательно проверить и, в
случае необходимости, скорректировать подчеркнутые слова.
Также необходимо выбрать правильное значение для рода
всего выражения в целом.
84
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных недействительных бланков
Коррекция базы данных падежей
Если будет обнаружено, что одно или несколько введенных
при заполнении документа слов отображены в документе в
ошибочных падежах, то для устранения проблемы
необходимо провести коррекцию базы данных падежей для
каждого из этих слов.
Для выполнения коррекции базы данных выполните
следующие действия:
1. Установите курсор на слово, отображенное с ошибкой.
2. Выберите в меню Базы данных пункт Падежи или
3.
4.
5.
нажмите на кнопку
на панели инструментов.
Измените ошибочные окончания для всех падежей.
Проверьте и, если это необходимо, измените род
слова.
Нажмите на кнопку OK.
Встречаются фамилии, которые в именительном падеже для
мужского рода и женского рода совпадают. При этом, склоняясь в
мужском роде, в женском роде они не склоняются (например,
Петросян). Нужно просклонять это слово для мужского рода, а при
определении рода фамилии указать «Мужской/Женский».
Поскольку система определяет род по фамилии, имени и отчеству
в целом, она определит, что Петросян Иван Иванович мужского
рода, и его фамилия склоняется, а Петросян Анна Петровна —
женского, и ее фамилия не склоняется.
База данных недействительных бланков
База данных недействительных бланков предназначена для
хранения информации об утраченных и испорченных
номерных бланках доверенностей на автотранспорт и
проверки этих данных при подготовке документов.
Непосредственно в момент ввода значения поля с номером
бланка при заполнении документа (например, в доверенности
на автотранспорт в случае передоверия) система «Экспресс»
автоматически проверяет наличие введенного номера бланка
в базе данных утраченных бланков.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
85
Дополнительные возможности системы. База данных недействительных бланков
Если этот номер бланка будет найден, то система выдаст на
экран соответствующее предупреждение.
База утраченных бланков автоматически пополняется при
каждом обновлении версии системы «Экспресс».
Для доступа к базе данных следует в меню Базы данных
выбрать пункт Недействительные бланки, после чего
откроется окно «База данных недействительных бланков»:
Поиск бланка в базе данных
Проверка введенного в процессе заполнения документа
номера
бланка
выполняется
системой
«Экспресс»
автоматически непосредственно в момент ввода значения
поля с номером бланка, и пользователю не нужно выполнять
для этого какие-либо дополнительные действия.
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого в верхней части окна
«База данных недействительных бланков» предусмотрена
область «Поиск в базе данных».
86
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных арестов и запрещений
Для поиска номера бланка необходимо выполнить
следующие действия:
1. В поле «Палата» выбрать нужную нотариальную
палату, или оставить в этом поле пункт «Все
палаты».
2. В поле «Нотариус» ввести фамилию нужного
нотариуса или оставить это поле пустым.
3. В поле «Бланк» ввести один или несколько проверяемых
номеров бланков. При вводе нескольких номеров для их
отделения друг от друга используйте запятую.
4. Нажать на кнопку Отбор.
5. Для сброса критериев поиска и возврата к полному
списку номеров бланков необходимо нажать на кнопку
Сброс.
База данных арестов и запрещений
База данных арестов и запрещений предназначена для
хранения информации о наложении арестов и запрещений на
имущество лиц и организаций и проверки этих данных при
подготовке документов.
Непосредственно в момент ввода значения поля с фамилией,
именем и отчеством (или названием организации) владельца
имущества при заполнении документа система «Экспресс»
автоматически проверяет наличие соответствующих записей
в базе данных арестов и запрещений.
Если такие записи будут найдены, то система выдаст на
экран соответствующее предупреждение.
Для занесения, изменения или удаления информации
необходимо выбрать в меню Базы данных пункт Аресты и
запрещения, после чего откроется окно «База данных
арестов и запрещений»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
87
Дополнительные возможности системы. База данных арестов и запрещений
Добавление, изменение и удаление записей
Для изменения или добавления записи необходимо сделать
следующее:
1. В окне «База данных арестов и запрещений» нажать на
кнопку Добавить или, выделив одну из записей в
списке, нажать на кнопку Изменить, после чего
откроется окно «Ввод информации об аресте»:
88
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных арестов и запрещений
2.
3.
В открывшемся окне в области «Владелец» с помощью
кнопок Добавить или Изменить внести записи о
владельцах имущества, а в области «Имущество» с
помощью кнопок с помощью кнопок Добавить или
Изменить внести записи об имуществе, находящемся
под арестом или запретом.
Для записи информации нажать на кнопку ОК, для
отмены записи - кнопку Отмена.
Для удаления записи используйте кнопку Удалить в окне
«База данных арестов и запрещений».
Поиск записи в базе данных
Проверка по базе данных арестов и запрещений выполняется
системой «Экспресс» автоматически в процессе заполнения
документа непосредственно в момент ввода значения поля с
фамилией
или
названием
организации
владельца
имущества, и пользователю не нужно выполнять для этого
какие-либо дополнительные действия.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
89
Дополнительные возможности системы. База данных наследственных дел
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого в верхней части окна
«База данных арестов и запрещений» предусмотрена
область «Параметры поиска».
Для поиска сведений по арестам и запрещениям необходимо
выполнить следующие действия:
1. В поле «Владелец» ввести фамилию, имя и отчество
или название организации владельца имущества.
2. В поле «Вид владельца» выбрать соответствующее
значение «Физическое лицо» или «Юридическое лицо».
3. Для уточнения поиска в поле «Имущество» можно
ввести наименование имущества.
4. База данных арестов и запрещений может включать в
себя записи, созданные другими нотариусами Вашего
региона. Для ограничения списка и исключения из него
записей других нотариусов установите признак
«Показывать только собственные записи системы
«Экспресс».
Для очистки полей поиска используйте кнопку Сброс.
База данных наследственных дел
База данных наследственных дел предназначена для
формирования списка наследственных дел, и проверки этих
данных при подготовке документов с целью предостеречь от
повторного заведения дела.
Непосредственно в момент ввода значения поля с фамилией,
именем и отчеством наследодателя при заполнении
документа система «Экспресс» автоматически проверяет
наличие соответствующих записей в базе данных
наследственных дел.
Если такие записи будут найдены, то система выдаст на
экран список найденных дел и пользователь может:
а) выбрать соответствующее дело и внести изменения или,
б) отказаться от выбора найденных дел и завести новое.
При сохранении документа в реестр данные из документа
автоматически добавляются в базу данных.
90
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных наследственных дел
База данных наследственных дел поставляется пустой и
заполняется самим пользователем.
Для занесения, изменения или удаления информации
необходимо выбрать в меню Базы данных пункт
Наследственные дела, после чего откроется окно «База
данных наследственных дел»:
Добавление, изменение и удаление записей
Для изменения или добавления записи о наследственном
деле необходимо сделать следующее:
1. В окне «База данных наследственных дел» нажать на
кнопку Добавить или, выделив одну из записей в списке
наследодателей, нажать на кнопку Изменить, после
чего откроется окно «Изменение информации о
наследственном деле» (или «Добавление нового
наследственного дела»):
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
91
Дополнительные возможности системы. База данных наследственных дел
2.
3.
В открывшемся окне внести информацию о
наследственном деле.
Для записи информации нажать на кнопку ОК, для
отмены записи - кнопку Отмена.
Для изменения или добавления записи о документе
необходимо сделать следующее:
1. В окне «База данных наследственных дел» нажать на
кнопку Добавить или, выделив одну из записей в списке
документов, нажать на кнопку Изменить, после чего
откроется окно «Изменение информации о документе»
(или «Добавление нового документа»):
92
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных наследственных дел
2. В открывшемся окне внести информацию о документе.
3. Для записи информации нажать на кнопку ОК, для
отмены записи - кнопку Отмена.
Для удаления записи используйте кнопку Удалить в окне
«База данных наследственных дел».
Для загрузки сохраненного в реестре наследственного дела
используйте кнопку Загрузить в окне «База данных
наследственных дел».
Поиск записи в базе данных
Проверка по базе данных наследственных дел выполняется
системой «Экспресс» автоматически в процессе заполнения
документа непосредственно в момент ввода значения поля с
фамилией, и пользователю не нужно выполнять для этого
какие-либо дополнительные действия.
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого в верхней части окна
«База данных наследственных дел» предусмотрена область
«Условия поиска».
Для поиска сведений о наследственном деле необходимо
выполнить следующие действия:
1. В поле «Наследодатель» ввести фамилию, имя и
отчество наследодателя.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
93
Дополнительные возможности системы. База данных завещаний
2. В поле «Год» выбрать год.
3. В поле «№ дела» ввести номер.
4. Для уточнения поиска можно выбрать состояние дела.
Для очистки полей поиска используйте кнопку Сбросить.
Настройка работы с базой данных описана в подразделе
«Настройка системных параметров» руководства по установке и
началу работы.
База данных завещаний
База данных завещаний предназначена для формирования
списка завещаний нотариуса и последующей работы с ними
(например, для изменения статуса имеющегося завещания),
а также для проверки этих данных при подготовке
документов.
Непосредственно в момент ввода значения поля с фамилией,
именем и отчеством при заполнении документа система
«Экспресс»
автоматически
проверяет
наличие
соответствующих записей в базе данных завещаний.
Если такие записи будут найдены, то система выдаст на
экран список найденных завещаний и пользователь может:
а) выбрать соответствующее завещание и внести изменения
или,
б) отказаться от выбора найденных завещаний и завести
новое.
При сохранении документа в реестр данные из документа
автоматически добавляются в базу данных.
База данных завещаний поставляется пустой и заполняется
самим пользователем.
Для занесения, изменения или удаления информации
необходимо выбрать в меню Базы данных пункт
Завещания, после чего откроется окно «Просмотр базы
данных завещаний»:
94
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных завещаний
Добавление, изменение и удаление записей
Для изменения или добавления записи необходимо сделать
следующее:
1. В окне «Просмотр базы данных завещаний» нажать на
кнопку Добавить или, выделив одну из записей в
списке, нажать на кнопку Изменить, после чего
откроется окно «Редактирование записи в БД
завещаний» (или «Добавление записи в БД завещаний»):
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
95
Дополнительные возможности системы. База данных завещаний
2.
3.
В открывшемся окне внести информацию о завещании.
Для записи информации нажать на кнопку ОК, для
отмены записи - кнопку Отмена.
В случае отмены имеющегося завещания используйте
кнопки, расположенные справа от полей «ФИО» и
«Реестровый номер», для поиска нужного завещания.
Для загрузки сохраненного в реестре завещания используйте
кнопку Загрузить в окне «Просмотр базы данных
завещаний».
Для удаления записи из базы завещаний используйте кнопку
Удалить в окне «Просмотр базы данных завещаний».
96
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных недействительных
документов
Поиск записи в базе данных
Проверка по базе данных завещаний выполняется системой
«Экспресс» автоматически в процессе заполнения документа
непосредственно в момент ввода значения поля с фамилией,
и пользователю не нужно выполнять для этого какие-либо
дополнительные действия.
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого в верхней части окна
«Просмотр базы данных завещаний» предусмотрена область
«Условия поиска».
Для поиска сведений о завещании необходимо выполнить
следующие действия:
1. В поля «ФИО» и «Дата рождения» ввести фамилию,
имя, отчество и дату рождения завещателя.
2. В поля «Дата документа» и «№ по реестру» дату и
номер завещания.
Для очистки полей поиска используйте кнопку Сбросить.
Настройка работы с базой данных описана в подразделе
«Настройка системных параметров» руководства по установке
и началу работы.
База данных недействительных документов
База данных недействительных документов содержит
информацию о недействительных паспортах и используется
при подготовке документов.
Непосредственно в момент ввода значения поля с номером и
серией паспорта при заполнении документа система
«Экспресс»
автоматически
проверяет
наличие
соответствующих записей в базе данных недействительных
документов.
Если такие записи будут найдены, то система выдаст на
экран соответствующее предупреждение.
База данных содержит информацию, полученную из
разнородных источников, и не является абсолютно
достоверной.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
97
Дополнительные возможности системы. База данных недействительных
документов
Поиск записи в базе данных
Проверка по базе данных недействительных документов
выполняется системой «Экспресс» автоматически в процессе
заполнения документа непосредственно в момент ввода
значения поля с номером и серией паспорта, и пользователю
не нужно выполнять для этого какие-либо дополнительные
действия.
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого необходимо выбрать
в меню Базы данных пункт Недействительные документы,
после чего откроется окно «Информация о недействительных
документах»:
Затем следует ввести серию и номер документа в
одноименное поле в верхней части окна «Информация о
недействительных документах».
Для очистки поля поиска используйте кнопку Сброс.
98
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных отмененных доверенностей
База данных отмененных доверенностей
База данных отмененных доверенностей предназначена для
формирования списка отмененных доверенностей и проверки
этих данных при подготовке документов.
Непосредственно в момент ввода значения поля с фамилией,
именем и отчеством при заполнении документа система
«Экспресс»
автоматически
проверяет
наличие
соответствующих записей в базе данных отмененных
доверенностей.
Если такие записи будут найдены, то система выдаст на
экран список найденных доверенностей и пользователь
должен принять
решение об использовании этой
доверенности.
Для занесения, изменения или удаления информации
необходимо выбрать в меню Базы данных пункт
Отмененные доверенности, после чего откроется окно
«Просмотр базы данных отмененных доверенностей»:
Добавление, изменение и удаление записей
Для изменения или добавления записи необходимо сделать
следующее:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
99
Дополнительные возможности системы. База данных отмененных доверенностей
1.
В окне «Просмотр базы данных отмененных
доверенностей» нажать на кнопку Добавить или,
выделив одну из записей в списке, нажать на кнопку
Изменить,
после
чего
откроется
окно
«Редактирование
записи
в
БД
отмененных
доверенностей» (или «Добавление записи в БД
отмененных доверенностей»):
2.
В открывшемся окне внести информацию об
отмененной доверенности.
Для записи информации нажать на кнопку ОК, для
отмены записи - кнопку Отмена.
3.
В случае отмены имеющейся доверенности используйте
кнопку, расположенную справа от поля «Дата», и
«Реестровый номер», для поиска нужной доверенности.
Для
загрузки
сохраненной
в
реестре
отмененной
доверенности используйте кнопку Загрузить в окне
«Просмотр базы данных отмененных доверенностей».
100
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных клиентов
Для удаления записи используйте кнопку Удалить в окне
«Просмотр базы данных отмененных доверенностей».
Поиск записи в базе данных
Проверка по базе данных отмененных доверенностей
выполняется системой «Экспресс» автоматически в процессе
заполнения документа непосредственно в момент ввода
значения поля с фамилией, и пользователю не нужно
выполнять для этого какие-либо дополнительные действия.
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого в верхней части окна
«Просмотр базы данных Просмотр базы данных отмененных
доверенностей» предусмотрена область «Условия поиска».
Для поиска сведений об отмененных доверенностях
необходимо выполнить следующие действия:
1. В поле «Дата доверенности» ввести дату документа.
2. В поле «Доверенный» ввести фамилию, имя и
отчество доверителя.
3. В поле «№ по реестру» ввести реестровый номер.
4. В поле «Поверенный» ввести фамилию, имя и
отчество доверителя.
Для очистки полей поиска используйте кнопку Сбросить.
Настройка работы с базой данных описана в подразделе
«Настройка системных параметров» руководства по установке
и началу работы.
База данных клиентов
База данных клиентов предназначена для формирования
списков физических и юридических лиц и ускорения работы
при подготовке документов.
Непосредственно в момент ввода значения поля с фамилией,
именем и отчеством (названием организации или её
представительства) при заполнении документа система
«Экспресс»
автоматически
проверяет
наличие
соответствующих записей в базе данных клиентов.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
101
Дополнительные возможности системы. База данных клиентов
Если такие записи будут найдены, то система выдаст на
экран список найденных физических и юридических лиц и
пользователь может выбрать соответствующую запись.
Если нужная запись отсутствует, то после ввода
пользователем новой информации о клиенте система
«Экспресс» автоматически занесет введенные данные в базу
и будет использована в дальнейшей работе.
По умолчанию включены параметры «автоматический поиск
ФИО в базе данных клиентов» и «автоматическое занесение
в базу данных введенной пользователем информации о
клиентах», настройка которых описана в подразделе
«Настройка системных параметров» руководства по
установке и началу работы.
База данных клиентов поставляется пустой и заполняется
самим пользователем.
Для занесения, изменения или удаления информации
необходимо выбрать в меню Базы данных соответствующий
подпункт (Граждане или Организации) пункта Клиенты,
после чего откроется окно «Просмотр базы данных
клиентов»:
102
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных клиентов
Добавление, изменение и удаление записей
Для изменения или добавления записи необходимо сделать
следующее:
1. В окне «Просмотр базы данных клиентов» нажать на
кнопку Добавить или, выделив одну из записей в
списке, нажать на кнопку Изменить, после чего
откроется
окно
«Изменение
информации
о
существующем клиенте» (или «Ввод информации о
новом клиенте»):
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
103
Дополнительные возможности системы. База данных клиентов
2.
3.
В открывшемся окне внести информацию о клиенте.
Для записи информации нажать на кнопку ОК, для
отмены записи - кнопку Отмена.
Для удаления записи используйте кнопку Удалить в окне
«Просмотр базы данных клиентов».
Поиск записи в базе данных
В процессе заполнения документа в момент ввода значения
поля с фамилией (названием организации) пользователь
может выбрать нужное значение из базы данных клиентов.
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого в верхней части окна
«Просмотр базы данных клиентов» предусмотрено поле
«Поиск по фамилии» («Поиск по названию»).
Для очистки полей поиска используйте кнопку Сбросить.
Настройка работы с базой данных описана в подразделе
«Настройка системных параметров» руководства по установке
и началу работы.
104
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных палат и нотариусов России
База данных палат и нотариусов России
База данных Нотариальных Палат и частных нотариусов
России предназначена для хранения и быстрого поиска
справочной информации и автоматически пополняется при
каждом обновлении версии системы «Экспресс».
Просмотр базы данных осуществляется в одном окне с
переключением между списком Нотариальных Палат и
списком нотариусов при помощи кнопок Палаты и
Нотариусы соответственно. Вызвать окно можно двумя
способами:
1. В меню Базы данных выбрать пункт Нотариальные
палаты.
2. В меню Базы данных выбрать пункт Нотариусы
России.
Нотариальные палаты
После выбора в меню Базы данных пункта Нотариальные
палаты откроется окно «Нотариальные палаты»:
В верхней части окна расположен список Нотариальных
Палат, в нижней части окна выведена информация о
выбранной палате - адрес, телефон и фамилии
представителей.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
105
Дополнительные возможности системы. База данных палат и нотариусов России
Для перехода к списку нотариусов выбранной палаты
необходимо нажать на кнопку Нотариусы.
Нотариусы
После выбора в меню Базы данных пункта Нотариусы
России откроется окно «Нотариусы России»:
Окно отображает полный список нотариусов России или
список нотариусов по выбранной Нотариальной Палате. В
нижней части окна выводится более подробная информация
о выбранном нотариусе.
Для переключения между полным списком нотариусов и
списком нотариусов по выбранной палате необходимо
выбрать один из режимов - «Все нотариусы» или «Список
палаты» соответственно.
Для перехода к списку Нотариальных Палат следует нажать
на кнопку Палаты.
Для быстрого поиска нужного нотариуса в поле «Поиск по
фамилии», расположенном над списком нотариусов,
необходимо ввести первые буквы фамилии.
При этом в списке нотариусов произойдет автоматический
переход к фамилиям, начинающимся на введенную
комбинацию букв. Например, при наборе символов «Ива»,
106
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных статистических отчетов
позиция в списке переместится на первую фамилию,
начинающуюся с «Ива».
База данных статистических отчетов
База данных статистических отчетов предназначена для
хранения всех сформированных нотариусом годовых
статистических отчетов.
Информация в эту базу данных попадает автоматически
после формирования очередного отчета по форме,
утвержденной правлением ФНП, при условии, что
интервалом отчета был выбран один год. Отчеты за месяц
считаются промежуточными и в базу данных не заносятся.
Хранящийся в базе данных отчет нотариуса разделен на две
части. Каждая из этих частей имеет поле статуса, которое
может принимать следующие значения:
- «не заполнено» - эта часть сохранена в базе данных, но
имеет не заполненные или некорректно заполненные поля;
- «заполнено» - все данные в этой части отчета заполнены и
имеют корректные значения;
- «отправлено» - соответствующая часть отчета отправлена в
региональную нотариальную палату.
Если у какой-то части отчета установлен один из признаков
«не заполнено» или «заполнено», соответствующую часть
можно изменить.
После установки признака «отправлено» соответствующая
часть отчета закрывается для редактирования. Несмотря на
то, что система позволит загрузить отчет и изменить любые
его данные, введенная информация не будет сохранена в
базе данных статистических отчетов.
Просмотр базы данных
Для просмотра базы данных выберите в меню Базы данных
пункт Статистические отчеты, после чего откроется окно
«Статистические отчеты»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
107
Дополнительные возможности системы. База данных статистических отчетов
Кнопка Оправить предназначена для отправки заполненного
отчета (или одной из его частей) в нотариальную палату. При
нажатии на эту кнопку возникает следующее окно:
Установите признак Отправить у тех частей отчета, которые
необходимо оправить в нотариальную палату, и нажмите
кнопку ОК.
Система «Экспресс» не выполняет обмен с сервером Единой
информационной системы нотариата РФ, она лишь готовит
данные для отправки. Для обмена с сервером используйте
информационную систему нотариуса «еНот».
При необходимости можно ограничить доступ пользователей
к статистическим отчетам. Для этого нажмите кнопку
Параметры и в открывшемся окне установите пароль для
доступа к отчетам.
108
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных ограничений по лицам
Добавление, изменение и удаление записей
Записи в базу данных автоматически добавляются при
формировании очередного годового отчета.
Если отчет необходимо модифицировать, загрузите его,
внесите требуемые изменения, а после завершения работы
отчет будет перезаписан.
Для удаления отчета выберите его в списке и нажмите кнопку
Удалить.
Изменение или удаление отчета возможно только до момента его
отправки в нотариальную палату, после отправки отчет в базе
данных блокируется. Создание нового годового отчета приводит к
перезаписи в базе данных существующего отчета за тот же год.
База данных ограничений по лицам
База данных ограничений по лицам предназначена для
хранения
информации
о
недееспособных
лицах,
несовершеннолетних лицах, родители которых не имеют
права действовать от имени своих детей, а также лицах,
отмеченных в связях с террористами.
При
заполнении
документа
система
«Экспресс»
автоматически проверяет наличие соответствующих записей
в базе данных ограничений по лицам.
Если такие записи будут найдены, система выдаст на экран
соответствующее предупреждение.
Для занесения, изменения или удаления информации
необходимо выбрать в меню Базы данных пункт
Ограничения по лицам, после чего откроется окно
«Ограничения по лицам»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
109
Дополнительные возможности системы. База данных ограничений по лицам
Добавление, изменение и удаление записей
Для изменения или добавления записи необходимо сделать
следующее:
1.
В окне «Ограничения по лицам» нажать на кнопку
Добавить или, выделив одну из записей в списке,
нажать на кнопку Изменить, после чего откроется
окно «Ввод информации об ограничениях по лицам»:
2.
В открывшемся окне ввести всю необходимую
информацию и выбрать вид ограничения.
3.
Для записи информации нажать на кнопку ОК, для
отмены записи - кнопку Отмена.
110
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных ограничений по лицам
Для удаления записи используйте кнопку Удалить в окне
«Ограничения по лицам».
Поиск записи в базе данных
Проверка по базе ограничений по лицам выполняется
системой «Экспресс» автоматически в процессе заполнения
документа, и пользователю не нужно выполнять для этого
какие-либо дополнительные действия.
В случае необходимости также имеется возможность ручного
поиска записи в базе данных, для этого в верхней части окна
«Ограничения
по
лицам»
предусмотрена
область
«Параметры поиска».
Для поиска сведений об ограничениях необходимо
выполнить следующие действия:
1. В поле «ФИО лица» ввести фамилию, имя и отчество.
2. В поле «Дата рождения» указать дату рождения
нужного лица.
Для очистки полей поиска используйте кнопку Сброс.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
111
Дополнительные возможности системы. База данных бланков единого образца
База данных бланков единого образца
База данных бланков единого образца состоит из двух
подсистем и предназначена для учета операций нотариуса с
бланками единого образца, а также для проверки
действительности
бланка,
на
котором
напечатан
представленный нотариусу документ.
Первая из этих подсистем выполняет учет наличия бланков
единого образца на складе нотариуса, их расход для печати
документов, списание со склада нотариуса испорченных
бланков. Для того, чтобы открыть диалоговую панель данной
подсистемы, выберите в меню Базы данных пункт Бланки
единого образца а в открывшемся подменю – пункт
Операции с бланками.
Элементы, расположенные в верхней части окна,
предназначены для поиска нужной операции или нужных
бланков. Заполнение полей критериев поиска приводит к
автоматическому переформированию списка операций в
соответствии с новыми условиями. Для отмены всех условий
поиска и вывода полного списка операций с бланками
необходимо нажать кнопку Сброс.
112
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных бланков единого образца
В средней части окна расположен список всех операций,
отвечающих заданным критериям поиска. Поля Список и
Примечание, расположенные в нижней части окна, уточняют
текущую выбранную запись в списке операций.
Для добавления записи о новой операции с бланками
нажмите кнопку Добавить>. При этом появится подменю
выбора вида операции. Система «Экспресс» позволяет
вводить информации только о трех видах операций с
бланками единого образца:
получение бланков со склада нотариальной палаты;
использование бланков для печати документов;
обнаружение испорченных бланков.
Получение бланков в палате
При вводе или изменении операции получения бланков со
склада нотариальной палаты появляется следующее
диалоговое окно:
В этом окне Вы можете ввести информацию о нескольких
диапазонах бланков. Для этого заполните информацию об
одном диапазоне, после чего нажмите кнопку Добавить.
Введенная информация занесется в список, после чего
операцию ввода диапазона можно повторить. Если при вводе
диапазона произошла ошибка, Вы можете удалить
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
113
Дополнительные возможности системы. База данных бланков единого образца
информацию обо всем диапазоне – для этого выберите в
списке нужный диапазон и нажмите кнопку Удалить<-.
Поле Дата операции по умолчанию содержит текущую дату,
но ее значение может быть изменено на реальную дату
получения бланков, которая может оказаться раньше
текущей даты. Дата получения бланков влияет на операции
использования бланков при печати документов – система
автоматически выполняет проверку условия о том, что бланк
не может быть использован раньше, чем был получен.
Поле Разрядность номера имеет существенное значение в
операциях поиска бланка. Так, бланки с номерами 123456 и
0123456 считаются разными, так как имеют разную
разрядность.
Использование бланков для печати документа
При добавлении или модификации операции использования
бланков для печати документа появляется следующая
диалоговая панель:
114
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных бланков единого образца
Верхняя часть окна содержит информацию о документе.
Поле Дата и время операции при вводе новой операции
заполняется текущими датой и временем. При изменении
существующей записи в это поле помещается дата и время
редактируемой операции. Значение этого поля по
возможности точно должно совпадать с реальным временем
удостоверения документа. Большие расхождения могут
вызвать ошибки при занесении введенной информации в
базу данных.
Левый список содержит информацию о бланках, имеющихся
на складе нотариуса. Все имеющиеся бланки разбиты на
непрерывные диапазоны. При выборе любого из этих
диапазонов информация о первом бланке этого диапазона
помещается в соответствующие поля центральной части
окна. При необходимости номер и количество бланков можно
изменить. Нажатие кнопки -> приведет к помещению всех
указанных бланков в правый список, который содержит
бланки,
использованные
для
данного
документа.
Последовательно можно ввести несколько диапазонов
бланков.
При необходимости часть, или даже все бланки из списка
документа можно удалить и направить либо на склад чистых,
либо на склад испорченных бланков. Для этого введите
в средней части диапазон бланков, которые необходимо
удалить из списка документа, после чего нажмите кнопку <для помещения бланков на склад, либо кнопку
<-Испорченные – для помещения бланков на склад
испорченных бланков.
Для завершения ввода данных об использовании бланков
для печати документа и нажмите кнопку ОК.
Перед сохранением информации в базе данных бланков единого
образца система проверяет ряд условий, невыполнение которых
приведет к отказу в регистрации операции. Наиболее частым
нарушением является отсутствие бланка на складе нотариуса на
момент выполнения операции. Например, документ напечатан на
бланке, а после исправления был перепечатан на другом бланке,
который поступил на склад уже после удостоверения документа. В
такой ситуации необходимо изменить дату операции – она должна
совпадать не с датой совершения нотариального действия, а с
датой выполнения исправлений.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
115
Дополнительные возможности системы. База данных бланков единого образца
Обнаружение испорченных бланков
Операция этого типа допустима только в случае, если
испорченный
бланк
обнаружен
до
момента
его
использования для печати документа. Другими словами,
бланк в это время должен находиться на складе нотариуса.
Если бланк был испорчен уже после занесения информации
об его использовании в базу данных, сведения об этом
необходимо сохранить через режим изменения записи об
использовании бланка.
При добавлении или модификации записи об обнаружении
испорченных бланков появляется следующее диалоговое
окно.
В окне укажите дату и время обнаружения испорченных
бланков, а также переместите номера всех обнаруженных
бланков со склада в список, распложенный в правой части
окна.
Перемещение диапазонов бланков из одного списка в другой
выполняется аналогично тому, как это описано выше – в
операции использования бланков для печати документов.
Удаление записи об операции
Для того, чтобы удалить запись о выполнении какой-либо
операции с бланками единого образца, необходимо выбрать
нужную операция в списке, после чего нажать на кнопку
116
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. База данных бланков единого образца
Удалить. Так же, как и в случаях добавления и изменения,
перед
удалением
операции
выполняется
проверка
корректности этого действия. Так, например, операция
получения бланков из палаты невозможно удалить, если хотя
бы один из этих бланков был уже использован для печати
документов или помещен на склад испорченных бланков.
Если такое действие все же необходимо выполнить, сначала
надо удалить все операции, в которых принимают участие
бланки из указанного диапазона.
Недействительные бланки
При необходимости проверить нотариальный документ,
выполненный на бланке единого образца, выберите в меню
Базы данных пункт Бланки единого образца, а в
открывшемся подменю – Недействительные бланки.
Откроется следующее диалоговое окно.
В верхней части окна введите условия для поиска бланка,
после чего в списке отобразятся только те записи, которые
соответствуют указанным критериям поиска. Нижние поля
окна содержат уточняющую информацию по текущей записи,
выбранной в списке.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
117
Дополнительные возможности системы. Книга расходов
Автоматическая работа с базой данных бланков
Несмотря на то, что система предоставляет возможности
ручного использования базы данных бланков единого
образца, более удобным является использование этой базы
данных в автоматическом режиме.
Так, если в системных настройках будет включен режим
Автоматического выбора бланков единого образца со
склада нотариуса, то при сохранении очередного документа
в реестре со склада будет автоматически выбираться нужное
число бланков. После подтверждения пользователя и
сохранения документа в электронном реестре в базу данных
бланков единого образца будет автоматически заноситься
запись об использовании этих бланков.
При вводе информации о доверенности (или другом
нотариальном документе) в процессе заполнения документа
система запрашивает номер бланка единого образца, на
котором выполнена доверенность. Введенный бланк
автоматически проверяется на наличие в базе данных
недействительных бланков единого образца и если
информация о нем в базе данных будет найдена,
пользователь получит предупреждение об этом.
Книга расходов
Книга расходов представляет собой специализированную
базу данных, в которую заносится информация о расходах
нотариуса, связанных с осуществлением нотариальной
деятельности.
Для того, чтобы открыть книгу расходов, выберите в меню
Базы данных пункт Книга расходов.
118
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Книга расходов
Верхняя часть диалогового окна содержит условия поиска
записей. Определите условия для отбора только нужных
записей из базы данных, либо нажмите кнопку Сброс для
получения всего имеющегося списка.
Список может быть отсортирован по любому столбцу – как
по возрастанию, так и по убыванию параметра. Для
включения сортировки по столбцу установите курсор мыши
на заголовок нужного столбца, после чего нажмите левую
кнопку мыши. Выполнение этого же действия повторно
приводит к изменению порядка сортировки.
Для добавления новой записи в книгу расходов нажмите
кнопку Добавить. В открывшемся окне заполните поля
новой записи:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
119
Дополнительные возможности системы. Книга расходов
Кнопки , расположенные справа от полей Вид платежа и
Получатель платежа, вызывают дополнительные подменю,
содержащие не только последние значения, введенные в
этих полях, но и связанные с этими значениями строки в
остальных полях. Таким образом, нажав эту кнопку в поле
Вид платежа и выбрав одно из подсказанных значений, Вы
вызовете автоматическое заполнение всех остальных полей
теми значениями, которые были связаны с выбранной
строкой.
Для изменения или удаления выбранной записи нажмите
соответственно кнопку Изменить или Удалить.
Кнопки Отчет и Печать предназначены для вывода на печать
записей книги расходов. При нажатии кнопки Отчет
формируется отчет по всем отобранным в соответствии с
текущим фильтром записям, сгруппированный
по типам платежей;
по получателям платежей;
по статистическим категориям.
Кнопка
Печать
формирует
табличный
документ,
содержащий все отобранные в соответствии с текущим
фильтром записи книги расходов.
В связи с тем, что книга расходов нотариуса содержит
финансовую информацию, может быть нежелательным
доступ к этой информации посторонних лиц. Для исключения
120
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Журнал учета корреспонденции
такого доступа Вы можете определить пароль, не зная
которого, посторонний человек не сможет открыть книгу
расходов. Для определения пароля нажмите кнопку
Параметры.
Журнал учета корреспонденции
Журнал учета корреспонденции представляет собой
специализированную базу данных, содержащую записи
входящих и исходящих документов и предназначенную для
ведения учета и контроля корреспонденции нотариуса.
Для того чтобы открыть журнал, выберите в меню Базы
данных пункт Журнал регистрации корреспонденции.
Верхняя часть диалогового окна содержит условия поиска
записей. Определите условия для отбора только нужных
записей из базы данных, либо нажмите кнопку Сброс для
получения всего имеющегося списка.
Список может быть отсортирован по любому столбцу – как по
возрастанию, так и по убыванию параметра. Для включения
сортировки по столбцу установите указатель мыши на
заголовок нужного столбца, после чего нажмите левую кнопку
мыши. Выполнение этого же действия повторно приводит к
изменению порядка сортировки.
Для добавления новой записи в журнал нажмите кнопку
Добавить. В открывшемся окне заполните поля новой
записи:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
121
Дополнительные возможности системы.
кнопка выбора
из реестра
(для исходящих
документов)
Экспорт списка корреспонденции в таблицу MS Excel
доступен по правой кнопке мыши.
При
запуске
программы
система
автоматически
отслеживает состояние записей, у которых отсутствует
отметка об исполнении, а срок исполнения истек. При
наличии таких записей отображается информационное окно
Неисполненные запросы с возможностью быстрого
перехода в журнал учета корреспонденции.
Для установки отметки об исполнении необходимо сделать
любую запись в поле Отметка об исполнении.
Изменение
параметров
уведомления
о
входящей
корреспонденции доступно через меню Настройка/Системные
параметры/Базы данных [2]
Подсистема видеорегистрации
Подсистема видеорегистрации предназначена для создания
архива
фото
и
видеоматериалов,
относящихся
к определенному нотариальному действию.
Используя недорогую веб-камеру, подключенную к своему
компьютеру и закрепленную так, чтобы в поле её зрения
попадали находящиеся в кабинете у нотариуса граждане,
можно зафиксировать все основные этапы совершения
нотариального действия в виде отдельных фотографий или
целого видеофильма со звуком.
122
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Подсистема видеорегистрации
Полученные фото и видеоматериалы будут храниться
в электронном реестре вместе с текстом подготовленного
документа, и всегда могут послужить дополнительными
доказательствами в случае возникновения каких-либо
спорных ситуаций.
Для
работы
данной
подсистемы
необходимо
установленной операционной системы Microsoft
XP/Vista/7/8 и подключенной к компьютеру веб-камеры.
наличие
Windows
Настройка подсистемы видеорегистрации
Для запуска подсистемы видеорегистрации нажмите кнопку
на панели инструментов.
При первом запуске подсистемы на экране появится мастер
настройки видеокамеры. В первых двух диалоговых окнах
выберите из предлагаемых списков необходимые устройства
для ввода видео- и аудиосигнала:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
123
Дополнительные возможности системы. Подсистема видеорегистрации
В следующем окне необходимо выбрать параметры
вводимого
изображения
и
качество
сохранения
видеоматериалов в реестре:
Параметр Разрешение может быть определен отдельно для
фотографий и для видеозаписи. Допустимые значения этого
параметра
приводятся
в
списке
и
определяются
техническими характеристиками подключенной видеокамеры.
Чем выше разрешение, тем больше будет различимо
деталей, но тем больше места на диске будут занимать
отснятые видеоматериалы.
Перед занесением в реестр, фотографии и видеозаписи
сжимаются с целью уменьшения их объема, но при этом
ухудшается их качество. Параметр Качество позволяет
124
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Подсистема видеорегистрации
выбрать приемлемый компромисс между четкостью
сохраняемого изображения и объемом необходимого для
этого дискового пространства. Это параметр также может
быть задан отдельно для фотографий и для видеозаписей.
При установке параметров можно руководствоваться
следующими приблизительными оценками:
1. одна фотография с разрешением 320х240 и качеством
60 занимает около 12 КБ на диске, с качеством 100 - 15
КБ. Тот же сюжет с разрешением 640х480 в
зависимости от качества займет 30-35 КБ;
2. один
видеоклип
длительностью
30
секунд
с
разрешением 320х240 и качеством 60 занимает
примерно 250 КБ, с разрешением 640х480 и тем же
качеством - 700 КБ. А вот увеличение качества до 100 в
случае разрешения 640Х480 для того же клипа
длительностью в 30 секунд приведет к увеличению
файла до 5 Мб.
После
определения
параметров
видеорегистрации готова к работе.
подсистема
Режимы работы подсистемы видеорегистрации
Для запуска подсистемы видеорегистрации нажмите кнопку
на панели инструментов.
При первом запуске подсистемы на экране появится мастер
настройки видеокамеры. После его завершения откроется
окно подсистемы видеорегистрации:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
125
Дополнительные возможности системы. Подсистема видеорегистрации
Окно подсистемы всегда располагается поверх основного
окна приложения. Его размеры и положение на экране можно
менять. Наиболее удобным вариантом работы является
такое расположение окон, когда основное окно приложения
занимает часть экрана и смещено к его краю, а окно
подсистемы видеорегистрации расположено рядом с
основным окном, но не перекрывает его.
Подсистема имеет два основных режима работы - в первом
источником изображения является видеокамера, во втором ранее отснятые видеоматериалы. Переключение этих двух
режимов выполняется двумя кнопками в верхней части окна и
. Эти же кнопки являются индикаторами текущего
режима. Нажатие кнопки
видеокамеры.
запускает мастер настройки
При переключении источника сигнала на видеокамеру
подсистема
автоматически
переходит
в
состояние
предварительного просмотра, и в области изображения
появляется "живая" картинка с объектива. В этом режиме
можно сделать фотографию или включить видеозапись.
126
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Подсистема видеорегистрации
Для фотографирования нажмите кнопку
. Сразу после
этого текущее изображение с камеры будет сохранено как
фотография, на экране картинка зафиксируется на 2 секунды,
а после указанной паузы подсистема опять вернется в режим
предварительного просмотра. В списке, расположенном в
нижней части окна, появится иконка с изображением только
что сделанного снимка.
Для запуска видеозаписи нажмите кнопку
. После
небольшой
технологической
паузы,
связанной
с
переключением камеры, начнется запись, для завершения
которой необходимо нажать кнопку
.
После завершения записи в списке видеоматериалов также
появится иконка, символизирующая записанный клип.
После ввода одной фотографии и одной видеозаписи окно
подсистемы выглядит так:
Во втором режиме работы источником изображения является
фотография или ранее выполненная видеозапись. Для
переключения
в
этот
режим
необходимо
нажать
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
127
Дополнительные возможности системы. Подсистема видеорегистрации
соответствующую кнопку, либо выполнить двойной щелчок
по любой иконке в списке отснятых видеоматериалов.
При переключении в этот режим система автоматически
начинает воспроизведение текущего видеоматериала из
списка. В случае фотографии в окне появляется ее
статическое изображение, в случае видеоклипа начинается
его воспроизведение. Управление режимом воспроизведения
клипа производится кнопками
,
и
.
Кнопка
служит для удаления ненужных материалов из
списка. После нажатия на эту кнопку на экране появляется
диалоговое окно, в котором можно выбрать удаляемые
материалы и после подтверждения - удалить их.
Занесение видеоматериалов в реестр
Отснятые видеоматериалы сохраняются в электронном
реестре вместе с текстами соответствующих документов.
Создание фотографий или видеозаписи возможно только при
наличии в системе «Экспресс» открытого документа. Все
материалы, созданные в процессе работы с документом,
относятся к нему и сохраняются вместе с этим документом в
электронном реестре. При работе в многооконном режиме
переключение между документами приводит к переключению
соответствующих списков видеоматериалов.
Сохранение видеоматериалов в реестре выполняется независимо
от состояния окна подсистемы в момент сохранения документов.
Даже если перед сохранением документа окно закрыть,
материалы будут занесены в реестр. Если сохранение каких-либо
видеоматериалов нежелательно, их необходимо явно удалить из
списка.
Если документ в реестре содержит видеоматериалы,
в начале соответствующей строки оглавления реестра
находится специальная иконка (в примере - документ "Без
имени"):
128
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Режим «на выезде»
Загрузка такого документа приводит к автоматической
загрузке всех связанных с ним видеоматериалов. Причем
загрузка эта выполняется независимо от состояния окна
подсистемы видеозаписи. Список видеоматериалов появится
даже если сначала загрузить документ, и лишь потом открыть
окно подсистемы. После загрузки документа из реестра
возможно удаление существующих снимков и/или клипов, а
также создание новых. Изменения в списке видеоматериалов
считаются
модификацией
документа
и
приводят
к повторному сохранению загруженного из реестра
документа, даже если в тексте документа не было сделано
никаких исправлений.
Режим «на выезде»
В работе нотариуса может возникнуть потребность
в использовании АРМ «Экспресс» на компьютере,
работающего в режиме сетевой работы (подключенного
к основному компьютеру через локальную сеть) вне
помещения нотариальной конторы.
Для активации данного режима работы выберите в меню
Настройка пункт Режим «на выезде»
При выборе этого варианта работы данный компьютер
отключается от общего реестра и базы данных
и переключается в режим локальной работы.
В случае если все необходимые документы будут готовиться
непосредственно на выезде, то импорт информации можно
пропустить, иначе выберите вариант импорта:
все документы на текущую дату;
все документы за последнюю неделю;
все документы за последний месяц.
На выезде можно редактировать любые документы, как
в основном реестре, так и в реестре отложенных документов.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
129
Дополнительные возможности системы. Подсистема резервного копирования
После возвращения, подключите компьютер к локальной
сети и выключите режим работы «на выезде», при этом все
документы, созданные или отредактированные за время
выезда, включая приложения и видеоматериал, будут
включены в реестр.
При необходимости можно отказаться от импорта
документов при отключении режима работы на выезде.
Подсистема резервного копирования
Система «Экспресс» включает в себя большое количество
файлов - базы данных, библиотеки форм, реестры и т.д. При
сбоях электропитания, аппаратуры или программного
обеспечения структура этих файлов может быть нарушена,
что приведет к неправильной работе системы, частичному,
а иногда и полному разрушению информации.
Резервное копирование позволяет избежать подобной
ситуации, и в случае нарушения нормальной работы системы
- восстановить потерянные в результате сбоя данные. Для
обеспечения
безопасности
и
сохранности
системы
необходимо периодически создавать резервные копии.
В результате Вы всегда будете иметь возможность вернуться
к тому состоянию системы, которое было на момент создания
резервной копии.
130
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Подсистема резервного копирования
Дополнительное
назначение
системы
резервного
копирования - это перенос данных пользователя (реестры,
базы, библиотеки, настройки) на новый компьютер. Для
этого сначала на старом компьютере выполняется создание
резервной копии, а затем, на новом компьютере, после
установки "чистой" системы «Экспресс», выполняется
восстановление данных. В результате на новом компьютере
окажется копия системы со старого компьютера.
Создание резервной копии
Подсистема создания резервных копий построена таким
образом, что выполняет копирование только новой
информации, т.е. информации, изменившейся после
создания предыдущей копии. Поэтому чем чаще выполняется
копирование данных, тем меньше времени занимает эта
операция (создание первой копии может быть долгим). Для
того чтобы в случае сбоя иметь возможность наиболее полно
восстановить информацию, создание резервных копий
рекомендуется выполнять не реже одного раза в неделю.
Резервные копии можно создавать на внешнем накопителе
типа USB-Flash или в указанной папке жесткого диска.
Рекомендуется создавать резервные копии на внешнем
носителе или жестком диске другого компьютера из Вашей
локальной сети.
Для создания резервной копии данных пользователя,
выберите в меню Настройка пункт Резервное копирование
- Создание резервной копии.
При этом откроется мастер создания резервной копии,
в котором необходимо указать место хранения копии
и обязательный комментарий. Нажатие кнопки Создать
в последнем окне мастера запускает процедуру создания
копии.
Создание первой копии может занять достаточно много
времени.
Это зависит от быстродействия Вашего
компьютера и объема накопленной информации. Оно может
продолжаться от нескольких минут до часа. Последующие
копии на этом устройстве будут создаваться значительно
быстрее.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
131
Дополнительные возможности системы. Подсистема резервного копирования
Имеется возможность выполнения резервного копирования
данных в автоматическом режиме. Для указания интервала и
времени выполнения автоматического копирования выберите
меню
Настройка/Резервное
копирование/Параметры
автоматического копирования.
В параметрах автоматического создания резервных копий
можно указать два места, в которые будут сохраняться копии.
В этом случае копии будут сохраняться в них по очереди:
четные – в основной папке,
нечетные – в дополнительной.
В выборе интервала копирования можно задать:
ежедневно
еженедельно (выбор дня недели)
ежемесячно (выбор числа месяца)
Для повышения надежности
создавать полные копии данных.
132
рекомендуется
периодически
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Подсистема резервного копирования
Восстановление данных из резервной копии
Восстановление данных из резервной копии может
потребоваться при необходимости переустановки системы,
при разрушении информации в системе в результате
аппаратного или программного сбоя, а также при
необходимости перенести системные данные на новый
компьютер.
Процедура восстановления позволяет не только полностью
восстановить всю информацию в системе, но также и
скопировать из резервной копии один или несколько
конкретных файлов. Режим восстановления отдельных
файлов дает большую гибкость, но при этом необходимо
очень точно представлять себе структуру файлов системы - в
противном случае операция восстановления может привести
к полной потере работоспособности системы.
Возможна ситуация, когда настройки путей размещения
компонентов
системы
при
восстановлении
данных
отличаются от путей, которые были в системе в момент
создания
резервной
копии.
В
этом
случае
при
восстановлении информации система проверит наличие этих
путей и если они присутствуют в системе, предложит два
варианта восстановления:
с сохранением текущих настроек системы;
с сохранением тех настроек, которые были на момент
создания копии.
Первый вариант выбирается, когда необходимо перенести в
текущую систему информацию из резервной копии. Второй
вариант используется при восстановлении информации в
сетевой версии системы, когда необходимо полностью
восстановить структуру сети.
Восстановление информации из копии всегда связано
с удалением информации, созданной после формирования
резервной копии системы. Поэтому подсистема резервного
копирования позволяет временно сохранить состояние
системы
непосредственно
перед
выполнением
восстановления. Если впоследствии окажется, что при
восстановлении пропали нужные данные, или что для
операции восстановления была выбрана не та резервная
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
133
Дополнительные возможности системы. Импорт информации
копия, всегда можно
восстановления.
отменить
результаты
последнего
Обратите внимание, что пока существует временная копия,
все операции создания копий и восстановления из резервных
копий запрещены!
Перед любой из этих операция необходимо либо отменить
результаты последнего восстановления, либо удалить
временную копию.
Для восстановления системы из резервной копии данных
пользователя, выберите в меню Настройка пункт Резервное
копирование/Восстановление из резервной копии.
Импорт информации
В системе «Экспресс» предусмотрена возможность импорта
информации в следующие базы данных:
аресты и запрещения;
завещания;
клиенты;
наследственные дела;
отмененные доверенности;
ограничения по лицам;
бланки единого образца.
Для этого необходимо выбрать в меню Базы данных
соответствующий подпункт пункта Импорт, после чего
откроется окно «Импорт базы данных [название БД]»:
134
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Импорт информации
Ознакомьтесь с информацией в окне «Импорт базы данных
[название БД]» и нажмите кнопку «Начать» для перехода к
следующему шагу.
Выберите формат базы данных и нажмите кнопку «Далее»
для перехода к следующему шагу.
Затем укажите путь к файлу с информацией, используя
кнопку «Обзор». Процесс импорта начинается по нажатию
кнопки «Далее». Дождитесь сообщения об успешном
выполнении операции.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
135
Дополнительные возможности системы. Подсистема осмотра интернет сайтов
Подсистема осмотра интернет сайтов
Подсистема предназначена для автоматизации процедуры
сбора доказательств в сети Интернет и формирования
протокола осмотра интернет сайтов.
Для работы подсистемы не требуется запуск внешних
программ или интернет-браузера – все необходимые
средства встроены в саму систему «Экспресс». При этом
136
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Подсистема осмотра интернет сайтов
в качестве обозревателя интернет сайтов используется
модуль Internet Explorer, входящий в состав операционной
системы Windows.
Алгоритм формирования протокола следующий:
система обращается к серверу времени и фиксирует
точное время начало осмотра;
пользователь инициирует переход на выбранную
страницу в сети Интернет и описывает свои действия,
результатом которых является этот переход;
система отображает содержимое указанной страницы
во внутреннем окне;
система определяет тип перехода, и если выполняется
переход на новый домен, автоматически формирует
блок технической информации об этом домене. Блок
технической
информации
включает
сведения
о владельце домена, его физических адресах в сети
Интернет, проверку наличия соединения с доменом,
трассировку маршрута при обмене пакетами с этим
доменом и т.д.;
пользователь осматривает и описывает содержимое
открытой страницы;
при необходимости пользователь может сохранить
изображение осматриваемой страницы – для этого он
выбирает режим сохранения, а система в зависимости от
режима автоматически выполняет захват и сохранение
либо всей страницы, либо ее фрагмента;
при необходимости перехода по любой ссылке,
расположенной в пределах осматриваемой страницы,
или ввода нового адреса в сети Интернет, пользователь
инициирует этот переход, и цикл осмотра повторяется;
по завершению осмотра система повторно обращается
к серверу времени и фиксирует точное время окончания
осмотра.
Создание протокола осмотра начинается с выбора из
библиотеки специального документа «Протокол осмотра
интернет сайта». В процессе заполнения этого документа
система задаст вопрос об адресе сайта, который Вы хотите
осмотреть, и автоматически откроет специальное диалоговое
окно.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
137
Дополнительные возможности системы. Подсистема осмотра интернет сайтов
В верхней части окна расположены кнопки управления
браузером, кнопки формирования описаний и сохранения
изображений интернет страниц. Под кнопками находится
адресная строка, которая показывает адрес текущей
страницы.
Вы можете осмотреть произвольное количество сайтов,
используя для перехода любые ссылки, расположенные в
пределах осматриваемой страницы или вводя адрес новой
страницы непосредственно в адресной строке.
Осмотр завершается закрытием окна браузера. После этого
система автоматически формирует и помещает в нужные
части протокола всю последовательность выполненных
действий, включая все Ваши комментарии и автоматически
собранную информацию. Отдельно формируется набор
приложений, включающий в себя техническую информацию
обо всех осмотренных доменах и изображения страниц,
сохраненные в процессе осмотра.
Для удобства работы во все диалоговые окна, возникающие в
процессе осмотра, система по умолчанию подставляет
сообщения. Определить или изменить тексты этих
138
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Изменение стиля оформления
документов
сообщений можно в процедуре настройки подсистемы,
которую рекомендуется выполнить перед ее первым
использованием. Для настройки подсистемы выберите в
основном меню программы пункт Настройка/Параметры
осмотра Интернет сайтов.
Изменение стиля оформления документов
Все поставляемые с системой «Экспресс» документы
отформатированы с применением основного набора
предопределенных стилей, например, для форматирования
заголовков документов применен стиль «Заголовок», для
обычного текста применен стиль «Обычный», строчки для
подписей имеют стиль «Подпись» и так далее.
Стиль – это заранее определенный набор признаков
форматирования шрифта и абзаца, полностью описывающий
вид и расположение различных абзацев документа.
Для того чтобы полностью изменить внешний вид всех
документов, подготавливаемых с помощью системы
«Экспресс»,
достаточно
изменить
характеристики
используемых в этих документах стилей, при этом
модификация самих документов не потребуется.
Библиотека стилей
Для получения полного списка стилей, определенных
в системе «Экспресс», необходимо в меню Формат выбрать
пункт Стили, после чего откроется окно «Определение
стилей»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
139
Дополнительные возможности системы. Изменение стиля оформления
документов
Это
окно
позволяет
просматривать
характеристики имеющихся стилей.
и
изменять
При выборе одного из стилей в списке «Стиль» в поле
параметры будут отображены характеристики шрифта
и абзаца для выбранного стиля, а также выведена
информация о его базовом стиле.
Если в самом стиле какие-либо параметры явно не заданы,
то он наследует их от своего базового стиля. В случае
изменения базового стиля все зависящие от него стили также
будут изменены.
Изменение стиля действует одновременно на все документы
в библиотеке форм системы «Экспресс»!
Изменение стиля
Для изменения характеристик одного из имеющихся стилей
необходимо выполнить следующие действия:
1. В меню Формат выбрать пункт Стили.
140
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Модификация библиотеки форм
2.
3.
4.
5.
В открывшемся окне «Определение стилей» выбрать
из списка «Стиль» изменяемый стиль.
Для изменения вида, размера и начертания шрифта
нажать на кнопку Шрифт и изменить необходимый
параметр.
Для изменения форматирования абзаца нажать на
кнопку Абзац и изменить параметры абзаца.
Закрыть окно нажатием на кнопку Закрыть.
Обычно для полного изменения внешнего вида всех документов
в системе «Экспресс» достаточно изменить стиль под названием
«Стандартный», который является базовым для остальных
используемых стилей.
Модификация библиотеки форм
Система
«Экспресс»
предоставляет
пользователю
практически неограниченные возможности по модификации
документов, находящихся в библиотеке форм, а также по
созданию новых документов (все документы в библиотеки
подготовлены с помощью самой системы «Экспресс»).
Для этого, кроме основного режима работы - «Заполнение
формы», в системе «Экспресс» предусмотрены еще два
дополнительных режима - «Модификация формы» и
«Подготовка формы».
Переключение
режимов
производится
выбором
соответствующего варианта в меню Правка/Режим.
Наибольшие возможности по созданию и изменению
документов предоставляет режим «Подготовка документов»,
однако для того, чтобы работать в этом режиме, необходимо
обладать дополнительными знаниями о внутренней
структуре документов системы «Экспресс».
Режим «Модификация формы» предназначен специально
для того, чтобы необходимые изменения в документах можно
было выполнять без каких-либо дополнительных навыков и
знаний.
Используя этот режим, пользователь может самостоятельно
вносить любые изменения в существующие документы,
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
141
Дополнительные возможности системы. Модификация библиотеки форм
а также создавать новые документы на основе документов,
уже имеющихся в библиотеке.
Прежде чем приступить к модификации существующих или
созданию новых документов, обратитесь в службу поддержки
системы «Экспресс» - вполне возможно, что необходимые
изменения уже выполнены и учтены при выпуске очередного
обновления системы «Экспресс».
Режим «модификация формы»
Для переключения в режим модификации формы
необходимо дать выбрать в меню Правка/Режим вариант
Модификация формы, а также включить индикацию
специальных символов нажатием кнопки
инструментов или клавиши <F9> на клавиатуре.
на панели
После выполнения указанных действий система «Экспресс»
перейдет в режим «Модификация формы», в строке
состояния
появится
индикатор
«МОД»
,
а в тексте загруженного документа - большое количество
символов < и >, обозначающих границы элементов формы полей и вариантов.
Изменение текста документа
В режиме «Модификация формы» пользователь может
вносить изменения в любые части текста документа, в том
числе и в те фрагменты, которые появляются в тексте
документа только в определенных случаях при его
заполнении.
Например, пункт «3. Отчуждаемая доля квартиры состоит
из..» в договоре купли-продажи квартиры появляется лишь
тогда, когда предметом договора является не целая
квартира, а ее доля.
142
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Модификация библиотеки форм
Для внесения изменений в такие фрагменты необходимо
переключиться на соответствующий вариант документа,
нажав клавишу <F5> и частично ответив на соответствующие
вопросы при заполнении документа.
Добавление новых вопросов
В режиме «Модификация формы» пользователь также имеет
возможность добавить дополнительные вопросы, которые
будут задаваться при заполнении документа так же, как и
вопросы, предусмотренные разработчиками системы.
Для добавления вопроса типа «Введите значение поля»
необходимо вставить элемент формы типа поле, для
добавления вопроса типа «Выберите вариант» - элемент
типа вариант.
Для того чтобы вставить в документ дополнительное поле,
выполните следующие действия:
1. Установите курсор в позицию в тексте документа, где
должен появиться ответ на задаваемый вопрос.
2. Создайте
пустое
поле,
выбрав
в
меню
Правка/Элемент пункт Вставить поле или нажав на
клавишу <Ctrl+F7>, после чего в тексте документа
появятся символы < >, обозначающие границы нового
поля.
3.
Установив курсор между символами < >, выберите в
меню Правка/Элемент пункт Описание элемента или
нажмите на клавишу <Ctrl+F2>, после чего появится
окно «Параметры поля»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
143
Дополнительные возможности системы. Модификация библиотеки форм
4.
5.
6.
7.
8.
144
В поле «Название поля» введите текст вопроса,
который
должен
задаваться
при
заполнении
документа.
В поле «Имя» укажите имя внутренней переменной,
в которую будет записано введенное при заполнении
документа значение. Если одно и то же имя будет
использовано в нескольких полях, то они будут иметь
одно и то же значение.
Для запоминания введенных ответов в виде подсказок
введите в поле «Запоминать под именем» имя
дополнительной переменной.
Установите признак «Ввести в аннотацию, если
введенное значение должно быть добавлено в
аннотацию документа
Нажмите кнопку ОК.
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Модификация библиотеки форм
Для того чтобы вставить в документ дополнительный
вариант, выполните следующие действия:
1. Установите курсор в позицию в тексте документа, где
должно быть вставлено содержание одной из ветвей
варианта.
2. Создайте
пустой
вариант,
выбрав
в
меню
Правка/Элемент пункт Вставить вариант или нажав
на клавишу <Alt+F7>, после чего в тексте документа
появятся символы < >, обозначающие границы нового
варианта.
3.
Установив курсор между символами < >, выберите в
меню Правка/Элемент пункт Описание элемента или
нажмите на клавишу <Ctrl+F2>, после чего появится
окно «Параметры варианта»:
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
145
Дополнительные возможности системы. Модификация библиотеки форм
4.
5.
6.
В поле «Название варианта» введите текст вопроса,
который
должен
задаваться
при
заполнении
документа.
В поле «Имя переменной» укажите имя внутренней
переменной, в которую будет записано значение
варианта - номер выбранной при заполнении документа
ветви. Если одно и то же имя будет использовано в
нескольких вариантах, то они будут переключаться
одновременно.
Переключите окно на вкладку ветви, и добавьте
необходимое количество ветвей:
8.
9.
Нажмите кнопку ОК.
Нажмите клавишу <F3> для выбора первой ветви
варианта, после чего введите текст этой ветви
между символами < >.
10. Повторите ту же операцию для переключения на
остальные ветви варианта и ввода текста этих
ветвей.
Запись документов в библиотеку
Для занесения измененного документа в библиотеку форм
документов для того, чтобы он мог быть использован
в качестве исходной формы при последующей подготовке
аналогичных документов, выполните следующие действия:
1. Выберите в меню Документ пункт
Занести в библиотеку, после чего откроется окно:
146
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
Дополнительные возможности системы. Модификация библиотеки форм
2.
3.
4.
В левой части окна выберите раздел, в который
должен быть сохранен документ.
В поле «Документ» в нижней части окна укажите новое
название сохраняемого документа.
Нажмите кнопку Сохранить.
При последующих модификациях этого документа для
сохранения его нового варианта вместо старого вместо
пункта Занести в библиотеку в меню Документ используйте
пункт Записать изменения или клавишу <Ctrl+F3>.
Для того, чтобы не испортить поставляемые с системой
документы, записывайте модифицированные документы под
другими именами!
АРМ нотариуса «Экспресс». Руководство пользователя.
147
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
700
Размер файла
2 953 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа