close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Глава 4. Учет кассовых операций

код для вставкиСкачать
Глава 4. Учет кассовых операций
Общие положения ..................................................................................... 2
Схема учета денежных средств в кассе ..................................................................2
Организация кассового документооборота .............................................................2
Бухгалтерские счета учета денежных средств в кассе предприятия.......................3
Начальная настройка................................................................................. 3
Настройка счета кассы ...........................................................................................4
Настройка папок документов..................................................................................4
Ввод начальных остатков .......................................................................... 8
Ввод начальных остатков по кассе .........................................................................9
Ввод начальных остатков по кассовой книге ........................................................10
Поступление денежных средств ............................................................... 12
Приходный кассовый ордер..................................................................................12
Оплата от покупателя ..........................................................................................13
Возврат предоплаты поставщиком .......................................................................14
Оплата претензии поставщиком...........................................................................14
Возврат оставшейся подотчетной суммы..............................................................14
Погашение задолженности по недостачам, хищениям, материальному ущербу ...14
Снятие наличных денег с расчетного счета по чеку .............................................14
Возврат в кассу излишней зарплаты ....................................................................16
Излишки, выявленные при инвентаризации кассы ...............................................16
Вклад в уставный капитал ....................................................................................16
Расход денежных средств ........................................................................ 17
Расходный кассовый ордер...................................................................................17
Оплата поставщику ..............................................................................................18
Возврат предоплаты покупателю .........................................................................18
Возврат денег покупателю за возвращенный товар .............................................18
Сдача денег на расчетный счет ............................................................................19
Недостачи, выявленные при инвентаризации (ревизии) кассы ............................19
Выдача подотчетных сумм....................................................................................19
Возмещение подотчетных сумм ............................................................................20
Выдача зарплаты по ордеру .................................................................................20
Выплата пособий за счет соц. страхования по ордеру..........................................20
Ведомости в кассу ................................................................................... 20
Ведомость в кассу ................................................................................................20
Выдача зарплаты по ведомости............................................................................23
Выплата удержаний по исполнительным листам..................................................23
Выдача депонированной зарплаты по ведомости .................................................24
Инвентаризация кассы............................................................................. 25
Кассовая книга ........................................................................................ 25
Оформление листа кассовой книги ......................................................................26
Отчеты .................................................................................................... 29
Журнал-ордер по счету 50 «Касса» ......................................................................29
Методика проверки ................................................................................. 30
1
Глава 4. Учет кассовых операций
Общие положения
Все предприятия должны хранить денежные средства в учреждениях банка, а для приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса. Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый
операций в РФ».
Схема учета денежных средств в кассе
Поступление денежных
средств
Оплата от покупателя
Поступление денежных
средств от сотрудников
Снятие денежных
средств с расчетного
счета
Поступление денежных
средств из операционной
кассы
Касса
организации
Кассовая
книга
Расход денежных
средств
Оплата поставщику
Выдача зарплаты
Выдача подотчетных
сумм
Сдача денежных средств
на расчетный счет
Перевод денежных
средств из основной в
операционную кассу
предприятия
Рис. 4-1 – Схема учета денежных средств в кассе
Организация кассового документооборота
Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется в программе «Приходным кассовым ордером» в реестре «Приходные ордера». Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия
оформляется «Расходным кассовым ордером» в реестре «Расходные
ордера».
В некоторых случаях (оплата труда, выплата пособий по социальному
страхованию, выдача депонированных сумм и т.п.) выплаты могут производиться по платежным ведомостям без составления кассового ордера на
каждого получателя. Платежные ведомости создаются в программе в реестре «Ведомости в кассу». В этом случае на основании ведомости создается один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денег.
2
Начальная настройка
Все поступления и выдачи наличных денег на основании кассовых документов ежедневно фиксируются в кассовой книге через оформление документа «Лист кассовой книги». Сальдо по листу кассовой книги должно
совпадать с сальдо соответствующего счета кассы.
Порядок оформления кассовых документов и особенности оформления
кассовых операций рассмотрены в последующих разделах руководства.
Бухгалтерские счета учета денежных средств в
кассе предприятия
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в
кассах организации предназначен счет 50 «Касса».
Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50
«Касса» могут быть открыты субсчета:
50-01 «Касса организации» – денежные средства в кассе организации;
50-02 «Операционная касса» – денежные средства в кассах товарных
контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных
пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов
(пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений
связи и т.п.;
50-03 «Денежные документы» – хранение почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов
и других денежных документов.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и
денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса»
отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из
кассы организации.
Начальная настройка
Перед началом работы необходимо настроить:
счета учета денежных средств в кассе;
папки кассовых документов.
3
Глава 4. Учет кассовых операций
Настройка счета кассы
Прежде, чем приступить к созданию документов, необходимо указать, на
каком балансовом счете будут отражаться в программе операции по кассе
(кассам) вашей организации. Для того, чтобы организовать учет по нескольким кассам, нужно разбить счет 51-01 «Касса организации» на субсчета (например, 50-01-01, 50-01-02 и т.п.).
Чтобы разбить счет на субсчета, воспользуйтесь командой «Разбить на
субсчета» (<Ctrl+E>) в контекстном меню справочника «План счетов»:
Рис. 4-2 – Разбиение счета 50-01 на субсчета
Другой вариант: завести новые субсчета самого счета 50 «Касса» (например, 50- 02).
В дальнейшем, мы будем рассматривать простейший вариант учета: на
предприятии ведется только учет наличных денежных средств по счету
50-01 «Касса организации».
Настройка папок документов
В данном разделе рассмотрены особенности организации и настройки папок кассовых документов. Типовые настройки папок документов рассмотрены в книге «Руководство пользователя – Общие принципы
СБиС++».
Организация папок
В реестрах приходных, расходных ордеров и кассовой книге необходимо
создать папки, соответствующие имеющимся на практике кассам.
4
Начальная настройка
Папки можно создать двумя способами:
1.
Вручную – зайти в реестр и создать папки (<Ctrl+Ins>). При этом на
папке в поле «Счет кассы» нужно указать номер того субсчета, на котором ведется учет по данной кассе:
Рис. 4-3 – Указание счета кассы на папке кассового документа
2.
Автоматически – в настройках нашей организации в поле «Кассы»
завести кассы, которые есть у организации. При этом у кассы указывается:
5
Глава 4. Учет кассовых операций
Рис. 4-4 – Указание счета кассы на папке кассового документа
«Название» – название кассы.
«Открыта», «Закрыта» – дата открытия и закрытия кассы. Если у
кассы указана дата закрытия, то касса будет отмечена в списке серым
цветом.
«Лимит остатка денег в кассе» – установленный обслуживающим
банком лимит остатка денежных средств. Если это поле заполнено, то
при построении листа кассовой книги остаток денежных средств по
кассовой книге будет сверяться с указанным лимитом. Подробнее про
лимит остатка денег в кассе рассмотрено в разделе «Кассовая книга».
«Счет из плана счетов» – номер субсчета, на котором ведется учет
по данной кассе.
6
Начальная настройка
«Валюта». Заполняется только для валютных касс. Для рублевой кассы поле заполнять не нужно.
После заведения списка касс в настройках нашей организации в реестрах автоматически создадутся папки для каждой кассы.
Не зависимо от того, как были созданы папки касс в реестрах документов,
у них нужно указать группу нумерации:
Рис. 4-5 – Указание группы нумерации на папках кассовых документов
Для каждой кассы группа нумерации должна быть уникальна. Группа нумерации на папках документов для одной и той же кассы должна быть
одинаковая, в зависимости от группы нумерации кассовые документы будут попадать в кассовую книгу.
7
Глава 4. Учет кассовых операций
Особенности настройки папки кассовой книги
У созданных в кассовой книге папок нужно заполнить поля:
Рис. 4-6 – Настройка папки кассовой книги
«Касса» – касса из списка касс нашей организации. Заполняется только если требуется сверять остаток денежных средств в кассе с установленным лимитом.
«Док-тов на листе». Нужно указать количество документов, которые
помещаются на одном печатном листе кассовой книги. Это значение
будет присвоено по умолчанию всем листам кассовой книги, создаваемым в данной папке. Рекомендуется поставить значение «25».
Подробнее о назначении данного поля будет рассмотрено в разделе
«Кассовая книга».
Ввод начальных остатков
Подготовку информационной базы для дальнейшей эксплуатации в задаче
завершает ввод начальных остатков по кассе на дату начала учета. Как
правило, в качестве отправной точки рекомендуется выбирать начало от-
8
Ввод начальных остатков
четного года. Формирование начальных остатков по кассе состоит из следующих этапов:
ввод начальных остатков по счету 50 «Касса»;
ввод начальных остатков по кассовой книге.
Ввод начальных остатков по кассе
Ввод начальных остатков наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется в программе документом «Приходный ордер» (подробное описание данного документа см. раздел «Поступление денежных
средств»).
В поле «Дата» нужно ввести дату, предшествующую дате начала работы в программе. Для документа выбирается правило «Нач. остатки по
кассе» из папки «Нач. остатки». В поле «Сумма» указывается сумма
первоначального остатка наличных денег в кассе. При закрытии документа сумма проводится по счету кассы и на начало первого дня работы в
программе формируется остаток.
Рис. 4-7 – Формирование проводки при занесении начальных
остатков по кассе
9
Глава 4. Учет кассовых операций
Ввод начальных остатков по кассовой книге
Начальное сальдо по счету должно соответствовать начальному сальдо по
кассовой книге, поэтому, после создания и закрытия приходного кассового ордера на ввод начальных остатков, нужно сформировать начальное
сальдо по кассовой книге. Для этого создайте документ «Лист кассовой
книги»:
Рис. 4-8 – Создание листа кассовой книги на основании приходного
ордера по начальным остаткам
Дата первого листа кассовой книги должна соответствовать дате приходного ордера на ввод начальных остатков, номер – номеру последнего,
имеющегося у вас листа кассовой книги, остаток на начало равен нулю. В
созданный лист автоматически будет помещен приходный ордер на ввод
начальных остатков.
10
Ввод начальных остатков
Рис. 4-9 – Лист кассовой книги с приходным кассовым ордером на ввод
начальных остатков
Следующий лист кассовой книги, который вы создадите, будет соответствовать дате начала работы в системе.
Другой способ формирования начального сальдо по кассовой книге - указать сумму сальдо вручную. Для этого первый кассовый лист создается
датой начала работы в системе, в поле «Остаток на начало» указывается
начальный остаток. В этом случае, документ на ввод начальных остатков в
кассовую книгу не попадает.
Рис. 4-10 – Создание первого листа кассовой книги с указанием
начального сальдо
11
Глава 4. Учет кассовых операций
Поступление денежных средств
Приходный кассовый ордер
Для оформления операций по приему наличных денежных средств в программе предназначен документ «Приходный ордер»:
Рис. 4-11 – Экранная форма документа «Приходный ордер»
Реквизиты документа
Технология заполнения типовых реквизитов документа рассмотрена в
книге «Руководство пользователя – Общие принципы СБиС++». Здесь
мы рассмотрим особенности заполнения реквизитов приходного ордера.
«Лицо2» - указывается лицо, за которое выполняется платеж.
«Сумма» - сумма платежа. При оформлении поступления наличных
денег на основании документа в этом поле автоматически проставляется сумма этого документа.
«Примечание» – текст из этого поля выводится в строке «Основание»
печатной формы документа, в дополнение к названию (содержанию)
хозяйственной операции. Например, если в этом поле сделана запись
«за 2006 год», а в поле «Операция» указано правило операции «Оп-
12
Поступление денежных средств
лата от покупателя», то в печатной форме документа в строке «Основание» будет сделана запись - «Оплата от покупателя за 2006 год».
«В том числе» – поле предназначено для выделения в отдельную
строку суммы уплаченного НДС. Варианты формирования строки выбираются из предлагаемого списка. В зависимости от выбранного варианта автоматически заполняется соседнее текстовое поле документа. Текст, сформированный в этом поле, выводится в строке «В том
числе» печатной формы приходного ордера. Возможные варианты:
1.
НДС из оснований – сумма берется из основания документа;
2.
НДС18, НДС10 – рассчитывается по указанной ставке;
3.
Без налога – в строке делается запись «Без налога НДС»;
4.
НДС не указывается – строка не заполняется;
5.
НДС указан вручную – пользователь вручную заполняет это поле.
«Приложение» – используется для вывода текста в строку «Приложение» печатной формы документа. Здесь перечисляются прилагаемые первичные и другие документы – основания оформляемой хозяйственной операции с указанием их номеров и дат составления (авансовый отчет, заявление на материальную помощь и т.п.).
Печатные формы
Печать приходного кассового ордера выполняется из реестра документов,
по клавише <F4>. По документу можно сформировать следующие унифицированные печатные формы:
Приходный кассовый ордер (№ КО-1);
Приходный кассовый ордер (№ КО-1) без номера и даты.
Оплата от покупателя
Этим правилом могут оформляться две операции: поступление оплаты от
покупателя за поставленный товар и поступление предоплаты от покупателя. В поле «Принято от (Лицо1)» указывается покупатель. В поле «По
документам» указывается документ - основание платежа: договор или
счет (если ведется учет по договорам или счетам) и, если товар отгружен,
документ отгрузки (расходная накладная). Кроме того, в программе реализован механизм автоматического выбора подходящего документа от13
Глава 4. Учет кассовых операций
грузки, при указании в основании платежного документа договора или
счета.
Возврат предоплаты поставщиком
В поле «Принято от (Лицо1)» указывается поставщик. В поле «По документам» – указываются платежные документы, которыми был перечислен аванс поставщику, в сумме связи – сумма возврата по документу.
Оплата претензии поставщиком
Прием оплаты по претензии оформляется в случае, если поставщик выплатил вам деньги за возвращенный ему товар. В общем случае, эта операция аналогична приему оплаты от покупателя. Отличается лишь документ, выбираемый в основании. В поле «Принято от (Лицо1)» указывается поставщик. В поле «По документам» указываются расходные накладные на возврат товара. В сумме связи указывается возвращаемая сумма оплаты по накладной, возможно частичная.
Возврат оставшейся подотчетной суммы
В поле «Принято от (Лицо1)» указывается подотчетное лицо. В поле «По
документам» указывается расходный ордер, по которому был выдан
аванс. В сумме связи выводится сумма остатка.
Погашение задолженности по недостачам,
хищениям, материальному ущербу
В поле «Принято от (Лицо1)» выбирается сотрудник.
Снятие наличных денег с расчетного счета по чеку
В поле «Принято от (Лицо1)» указывается банк – отправитель из справочника «Организации и ЧП» или сотрудник из справочника «Сотрудники», который сдает деньги в кассу.
14
Поступление денежных средств
Рис. 4-12 – Снятие наличных денег с расчетного счета по чеку
Так как при снятии наличных денег с расчетного счета платежное поручение не оформляется, в выписку банка заносится приходный кассовый ордер. Для того, чтобы кассовый ордер попал в нужную выписку необходимо в поле «Наш р/счет» указать расчетный счет, с которого поступили
деньги:
Рис. 4-13 – Снятие наличных денег с расчетного счета по чеку
У расчетного счета в поле «Счет из плана счетов» должен быть указан
бухгалтерский счет для выполнения проводок. Посмотреть и изменить
значение бухгалтерского счета можно по нажатию клавиши <F3> на записи расчетного счета:
15
Глава 4. Учет кассовых операций
Рис. 4-14 – Счет учета денежных средств на расчетном счете
Если поле «Счет из плана счетов» не заполнено, то при закрытии документа, проводка будет сформирована по кредиту счета 51-01 «Расчетный
счет».
Возврат в кассу излишней зарплаты
В поле «Принято от (Лицо1)» выбирается сотрудник.
Излишки, выявленные при инвентаризации кассы
В поле «Принято от (Лицо1)» – выбирается ответственное лицо.
Вклад в уставный капитал
В поле «Принято от (Лицо1)» указывается учредитель.
16
Расход денежных средств
Расход денежных средств
Расходный кассовый ордер
Для оформления выдачи наличных денег из кассы организации в программе используется документ «Расходный ордер» :
Рис. 4-15 – Экранная форма документа «Расходный ордер»
Оформляются такие документы по аналогии с приходными ордерами. Отличие составляет лишь заполнение следующих полей:
«Выдать» – указывается имя, фамилия, отчество лица, получающего
денежные средства. Поле заполняется автоматически, на основании
данных из карточки получателя, либо текст формируется вручную.
«По документу» – указывается номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность. В поле автоматически выводятся паспортные данные получателя на основании сведений в карточке, либо
текст формируется вручную.
17
Глава 4. Учет кассовых операций
Печатные формы
Печать расходного кассового ордера выполняется из реестра документов,
по клавише <F4>. По документу можно сформировать следующие унифицированные печатные формы:
Расходный кассовый ордер (№ КО-2);
Расходный кассовый ордер (№ КО-2) без номера и даты;
Объявление на взнос наличными (в формате листа А4 или А5) – для
сдачи выручки в банк;
Акт возврата денежных сумм (№ КМ-3) –для оформления возврата
денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам.
Оплата поставщику
Этим правилом могут оформляться две операции: оплата поставщику за
полученный товар и предоплата поставщику. В поле «Принято от (Лицо1)» - указывается поставщик. В поле «По документам» указывается документ - основание платежа: договор или счет (если ведется учет по договорам или счетам) и, если товар получен, документ прихода (приходная
накладная). Кроме того, в программе реализован механизм автоматического выбора подходящего документа прихода, при указании в основании
платежного документа договора или счета.
Возврат предоплаты покупателю
В поле «Получатель (Лицо1)» указываем покупателя. В поле «По документам» указываем платежи, по которым был получен аванс от покупателя.
Возврат денег покупателю за возвращенный товар
В поле «Получатель (Лицо1)» выбирается покупатель. В поле «По документам» нужно указать расходные накладные на возврат товара. При
этом в поле «Сумма» платежного документа автоматически рассчитается
сумма возврата. Обратите внимание, что суммы по расходным накладным
возврата должны быть отрицательными.
18
Расход денежных средств
Сдача денег на расчетный счет
Сдача наличных денег на расчетный счет производится на основании документа «Объявление на взнос наличными». Данный документ может
быть создан в банке операционистом, в этом случае банк взимает небольшую плату за оформление документов. Для экономии времени и средств
можно распечатать эту заполненную форму прямо из программы и представить ее в банк.
В любом случае сдача денег в банк оформляется в программе расходным
кассовым ордером. При выборе соответствующего правила операции в
расходном ордере появляется поле «Наш р/счет». В этом поле указывается наш расчетный счет, на который происходит сдача наличных денег
(подробнее о работе с полем «Наш р/счет» см. раздел «Снятие наличных
денег с р/с / по чеку»). Для печати документа (<F4>) используется печатная форма «Объявление на взнос наличными». Проводки по сдаче денег
формируются в расходном ордере.
В дальнейшем при получении выписки банка данная операция будет отражена в ней не платежным поручением, а специальным типом документа.
При заполнении в программе выписки банка в нее будет автоматически
помещен данный расходный ордер для данной операции. Причем ордер
будет помещен в выписку по тому расчетному счету, который в нем указан. Таким образом, формирование входящего платежного поручения не
требуется.
Если у вас при выборе операции не появляется на диалоге поля «Наш расчетный счет», то проверьте что бы в названии операции было одно из слов
«Р/С», «БАНК», «РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ». В противном случае на диалоге не
будет данного поля.
Недостачи, выявленные при инвентаризации
(ревизии) кассы
В поле «Получатель (Лицо1)» указывается ответственное лицо.
Выдача подотчетных сумм
При выборе правила операции автоматически открывается справочник
«Сотрудники» для выбора подотчетного лица в поле «Получатель (Лицо1)».
19
Глава 4. Учет кассовых операций
Возмещение подотчетных сумм
В поле «Получатель (Лицо1)» указывается сотрудник, в поле «По документам» – авансовый отчет сотрудника. Задолженность организации перед сотрудником по затраченным суммам выводится в поле «Сумма».
Выдача зарплаты по ордеру
В поле «Получатель (Лицо1)» указывается сотрудник из справочника
«Сотрудники».
Выплата пособий за счет соц. страхования по
ордеру
При выборе правила операции автоматически открывается справочник
«Сотрудники» для выбора сотрудника в поле «Получатель (Лицо1)».
Ведомости в кассу
Ведомость в кассу
Выдача из кассы денежных средств по платежной ведомости оформляется
документом «Ведомость» в реестре документов «Ведомости в кассу».
Ведомость попадает в этот реестр автоматически, при оформлении документов на выдачу зарплаты в реестре «Выдача зарплаты». В остальных
случаях ведомость создается в реестре вручную:
20
Ведомости в кассу
Рис. 4-16 – Экранная форма документа «Ведомость в кассу»
Созданная ведомость распечатывается (по клавише <F4>) и по ней производится выдача денег. По окончании срока выплаты, неполученные по ведомости суммы должны быть депонированы. Для этого, нужная запись ведомости открывается (<F3>,<Enter>) и снимается флаг «Выдано»:
Рис. 4-17 – Флаг «Выдано» у записи ведомости
Поле «Сумма» у этой записи окрашивается в серый цвет, поле «К оплате»
обнуляется, общая сумма фактически выданной зарплаты пересчитывается.
21
Глава 4. Учет кассовых операций
Если ведомость в реестре создана на основании документов зарплаты, т.е.
автоматически, то все операции с ее записями, кроме депонирования, в
данном реестре будут недоступны.
Общая сумма фактических выплат по ведомости и сумма, подлежащая депонированию, указываются кассиром в соответствующих строках распечатанной ведомости, ведомость закрывается и передается на выписку расходного ордера. В программе расходный ордер создается автоматически
при закрытии ведомости (<Ctrl+Z>). Сформированный ордер помещается
в указанную папку документов, для него выбирается соответствующая
операция. В качестве документа-основания указывается ведомость на выплату. При этом в сумме связи указывается фактическая сумма выплаченных денег.
Рис. 4-18 – Расходный ордер, сформированный при закрытии ведомости
Дата и номер расходного ордера автоматически вписываются в графу
«Закрыта» ведомости:
22
Ведомости в кассу
Рис. 4-19 – Графа «Закрыта» в реестре ведомостей в кассу
После создания ордера, нужно войти в реестр расходных ордеров и закрыть сформированный документ (<Ctrl+Z>).
Расходный ордер по ведомости может быть создан вручную. В этом случае в поле «По документам» нужно будет указать соответствующую платежную ведомость.
Ведомость, по которой сформирован расходный ордер, становится недоступной для редактирования. Чтобы внести изменения в такую ведомость
нужно удалить соответствующий ордер.
Выдача зарплаты по ведомости
Если в программе ведется учет и начисление заработной платы, ведомость
в кассу создается автоматически: при оформлении документа на выдачу
зарплаты. Можно сформировать ведомость вручную. Для расходного ордера нужно выбрать операцию «Выдача зарплаты по ведомости».
Ведомость распечатывается в виде Платежной ведомости Т-53.
Выплата удержаний по исполнительным листам
Ведомость заполняется из справочника «Частные лица». В поле «Примечание» указывается вид выплаты. Для расходного ордера выбирается операция «Выплата удержаний по исполнит. листам по ведомости».
Если выплата удержаний по исполнительным листам производится через
почту, то нужно распечатать ведомость, используя печатную форму «Почтовый перевод»:
23
Глава 4. Учет кассовых операций
Рис. 4-20 – Печатная форма почтового перевода
Выдача депонированной зарплаты по ведомости
Табличная часть документа заполняется вручную (выбором из справочника «Сотрудники» или «Частные лица») или с помощью кнопки «Заполнить». Во втором случае, в поле «Операция» должна быть указана операция, задающая условие выбора в ведомость.
24
Инвентаризация кассы
Рис. 4-21 – Ведомость на выдачу депонированной зарплаты
Для расходного ордера выбирается операция «Выдача депонированной
зарплаты по ведомости».
Инвентаризация кассы
В установленные руководителем предприятия сроки, а также при смене
кассиров на предприятии может проводиться инвентаризация денежной
наличности кассы. Остаток денежной наличности сверяется с данными
учета по кассовой книге. Излишки, выявленные в результате инвентаризации, оформляются приходным кассовым ордером с правилом операции
«Излишки, выявленные при инвентаризации (ревизии) кассы». Недостачи, выявленные при инвентаризации, оформляются правилом «Недостачи, выявленные при инвентаризации (ревизии) кассы».
Кассовая книга
Все оформленные за день кассовые операции, должны быть зарегистрированы в кассовой книге. Для ведения в программе кассовой книги предназначен отдельный реестр документов – «Кассовая книга». При этом, если
вы ведете раздельный учет документов по нескольким кассовым книгам
(кассам), для каждой кассовой книги должна быть создана отдельная папка документов. Каждая папка документов кассовой книги должна быть соответствующим образом настроена (см. раздел «Начальная настройка»
параграф «Особенности настройки папки кассовой книги»). Сама книга отображается в программе в виде таблицы, содержащей в качестве
строк листы кассовой книги с указанием начальных и конечных остатков
25
Глава 4. Учет кассовых операций
на каждый день. Лист кассовой книги создается ежедневно в конце рабочего дня, после завершения всех операций по кассе.
Оформление листа кассовой книги
Листы кассовой книги формируются за период, указанный в реквизитах
«С» … «по». Соответственно, если периодом является один день – даты
совпадают.
Рис. 4-22 – Указание параметров формирования листа кассовой книги
Остаток наличных денежных средств в кассе на начало дня рассчитывается автоматически и отображается в поле «Остаток на начало».
Программа сама нумерует листы кассовой книги. Начальный номер листа
кассовой книги указывается вручную при создании первого листа кассовой книги в поле «Первый лист».
Для автоматической нумерации листов кассовой книги в поле «Документов на листе» указывается количество документов, помещающихся на
одном печатном листе кассовой книги. В поле автоматически подставляется значение, указанное на папке документов.
По умолчанию значение на папке должно быть указано «25». При изменении печатной формы кассовой книги может измениться количество документов, помещающихся на одном печатном листе. Поэтому после изменения печатной формы следует опытным путем определить количество листов и указать получившееся значение в настройках папки.
26
Кассовая книга
В зависимости от значения, указанного в поле «Документов на листе»,
рассчитается количество печатных листов кассовой книги. Номер первого
и последнего листа за день будет показан в экранной форме листа кассовой книги в поле «Листы с … по …»:
Рис. 4-23 – Экранная форма листа кассовой книги за день
В лист кассовой книги попадают все кассовые документы, оформленные в
указанный период (включительно), имеющие одинаковую группу нумерации и ранее не зафиксированные в кассовой книге. При этом, незакрытые
документы при занесении в кассовую книгу автоматически закрываются
(по ним формируются проводки).
При закрытии листа кассовой книги программа автоматически проверяет:
1.
Соответствие сальдо по кассовой книге и сальдо по счету кассы. Если
значения не равны, выдается сообщение об ошибке:
27
Глава 4. Учет кассовых операций
Рис. 4-24 – Сообщение об ошибке, выдаваемое в случае, если сальдо по
кассовой книге и сальдо по счету кассы не равны
2.
Соответствие сальдо по кассовой книге и лимита остатка денежных
средств в кассе. Если остаток превышает установленный лимит, то
выдается сообщение об ошибке:
Рис. 4-25 – Сообщение об ошибке, выдаваемое в случае, если сальдо по
кассовой книге больше лимита остатка денежных средств в кассе
Если сальдо по кассовой книге не совпадает с сальдо по счету
кассы
Необходимо проверить:
все ли документы попадают в кассовую книгу;
по всем ли документам сформированы проводки;
правильно ли выполнены проводки по документам.
Если документы не попадают в кассовую книгу
Чтобы документы попадали в кассовую книгу, необходимо, чтобы они
принадлежали папкам с той же группой нумерации, что и кассовая книга и
имели одинаковое значение параметра «Счет кассы». О настройке папок
документов см. раздел «Начальная настройка».
Особенности работы с документами, помещенными в
кассовую книгу
28
Отчеты
Документы, помещенные в кассовую книгу, помечаются специальной мет. Операции с таким документом ограничены: его нельзя удалить,
кой изменить сумму или дату документа. Чтобы открыть такой документ для
редактирования, нужно удалить соответствующий лист кассовой книги.
Особенности удаления листов кассовой книги
Программа позволяет удалять только последний лист (последнюю запись)
в кассовой книге. Поэтому, чтобы внести изменения в более ранние записи, придется удалить поочередно все последующие листы.
Печатные формы
По листу кассовой книги можно сформировать (<F4>) следующие унифицированные печатные формы:
«Отчет кассира»;
«Лист кассовой книги (№ КО-4)»;
«Титульный лист кассовой книги».
Отчеты
Журнал-ордер по счету 50 «Касса»
Проводки, сформированные в приходных и расходных кассовых ордерах,
автоматически попадают в журнал-ордер по счету 50 «Касса». Посмотреть
его можно, выбрав в меню «Бухгалтерия» пункт «Развернутый журналордер»:
29
Глава 4. Учет кассовых операций
Рис. 4-26 – Формирование развернутого журнала ордера по счету 50 «Касса»
Методика проверки
Сальдо по счету 50 «Касса» должно совпадать с сальдо в листах кассовой
книги на утро и вечер каждого дня. Для проверки соответствия сальдо по
счету с сальдо по кассовой книге нужно:
1.
Построить журнал-ордер по дням по субсчету счета 50:
Рис. 4-27 – Журнал-ордер по субсчету 50-01
2.
30
Открыть реестр листов кассовой книги:
Методика проверки
Рис. 4-28 – Реестр листов кассовой книги
3.
Визуально сравнить:
остаток денежных средств на начало периода в журнале-ордере и
кассовой книге;
остаток денежных средств на конец периода в журнале-ордере и
кассовой книге.
Если выявлены расхождения, то нужно:
1.
Проверить данные об остатках денежных средств на начало и конец
каждого дня и определить, когда возникли расхождения.
2.
Построить развернутый журнал-ордер по субсчету счета 50 в разрезе
документов, при этом в качестве периода указать день, за который обнаружены расхождения.
3.
Открыть для просмотра лист кассовой книги (<F3> или <Enter>) за
день, в котором обнаружены отклонения.
Визуально сравнить документы, сформировавшие проводки, с документами, попавшими в лист кассовой книги.
31
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
90
Размер файла
902 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа