close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И

код для вставкиСкачать
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
НОУ ВПО КАБАРДИНО - БАЛКАРСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА
Факультет «Экономика и управление»
Кафедра «Менеджмента»
Утвервдаю
Первый проректор
Ф.Ф.Хараева
АД.
2011 г
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА
ДС.Ф.8 Документационное обеспечение управления
Специальность: 080503.65 - Антикризисное управление
Форма обучения: очная/заочная
Нальчик, 2011
1.
Цели и задачи дисциплины
Необходимой составной частью современного управления является
обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не
налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление,
поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности
ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования
документов.
В современных условиях значительного роста объемов информации,
увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных
экономических связей, роль организации процесса создания и оформления
документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла.
Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с
ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных
инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех
сотрудников.
Цель изучения дисциплины «Документное обеспечение управления»
заключается в овладении основами правильного оформления документов и
надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи дисциплины:
- отражение управленческой, производственной и иной деятельности
предприятия в соответствующих документах;
- обеспечение рационального использования документов в деловой практике
предприятия.
2.
Требования к уровню освоения содержания дисциплины
Студент, изучивший дисциплину, должен
знать
• зависимость организации работы с документами от развития аппарата
управления;
• методы и технологию обработки документов на основе использования
средств организационной и вычислительной техники;
• современные направления развития и пути совершенствования
документационного обеспечения управлении;
• основные
научные
и
практические
проблемы
организации
документационного обеспечения управления;
• нормативно-методические
документы,
регламентирующие
документационное обеспечение управления;
• закономерности изменения объема документооборота;
• рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки
документов в традиционных и автоматизированных системах документационного
обеспечения управления;
уметь
1
• применять на практике навыков анализа документов и систем
документации;
• правильно составлять документы и оформлять их в соответствии с
государственными стандартами;
• унифицировать,
проектировать
формы
документов,
системы
документации, внедрять унифицированные системы документации в практику.
овладеть навыками:
• практического применения полученных теоретических знаний;
• работы в службах документационного обеспечения управления;
• работы с отраслевыми и ведомственными документами;
• подготовки к производственной, в т.ч. преддипломной практике.
Объем дисциплины и виды учебной работы
3.
Виды учебной работы
Объем (кол-во час.)
Аудиторная работа (всего)
Лекции
Семинарские (практические) занятия
КСР
Лабораторные занятия
Самостоятельная работа
Общая трудоемкость
54
36
18
56
110
4. Семестры и вид отчетности по дисциплине
Семестр
5 семестр
Форма итогового контроля
(зачет, экзамен, контрольная работа,
курсовая работа, коллоквиумы, рефераты)
зачет
2
Самостоятельная
работа
Практические
занятия
Содержание и основные задачи современного
документационного обеспечения управления.
История развития системы государственного
Семинары
1
Очная форма
обучения
Количество часов
Лекции
№
Разделы, темы
5. Содержание дисциплины
5.1. Разделы, темы дисциплины и формы учебной работы
4
2
7
4
2
7
2
3
4
5
6
7
8
документирования
Нормативно-методическая база ДОУ.
Основные требования к составлению и оформлению
документа.
Системы документации.
Общие основы деловой корреспонденции.
Организация документооборота.
Формирование и хранение дел.
ИТОГО
4
4
2
2
7
7
6
4
6
4
3
6
2
2
4
2
18
7
7
7
7
56
5.2. Содержание дисциплины.
№
п/п
1.
2.
3
4
5
6
7
Тема и её содержание
Содержание и основные задачи современного документационного
обеспечения управления.
Предмет, содержание и задачи ДОУ.
Место и роль документов в управлении на современном этапе.
Классификация документов.
История развития системы государственного документирования
Делопроизводство в Древней Руси.
Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.
Коллежское делопроизводство.
Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
История управления и делопроизводства в ХХ вв.
Нормативно-методическая база ДОУ.
Состав нормативно-методической базы ДОУ.
Стандартизация и унификация системы ДОУ.
Общероссийские классификаторы документации.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные требования к составлению и оформлению документа.
Бланки документов и требования к ним.
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р
6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов».
Системы документации.
Система организационной документации.
Система распорядительной документации.
Система информационно-справочной документации.
Общие основы деловой корреспонденции.
Служебная переписка на предприятии.
Деловая речь и ее грамматические особенности.
Логическое построение документов.
Организация документооборота.
Понятие и принципы организации документооборота.
Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
Прохождение исходящих и внутренних документов.
Работа с конфиденциальными документами.
(колво
час.)
13
13
13
13
15
13
17
3
8
Работа с письмами и обращениями граждан.
Формирование и хранение дел.
Составление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел
Подготовка и передача документов на архивное хранение.
13
6.Задания для самостоятельной работы студентов
№
п/
п
Название
раздела, темы
1
Содержание и
основные задачи
современного
документационн
ого обеспечения
управления.
История
развития
системы
государственног
о
документирован
ия
Нормативнометодическая
база ДОУ.
Основные
требования к
составлению и
оформлению
документа.
2
3
4
Самостоятельная работа студентов
Количест Задания,
Сроки
во
выносимые на выполнен
самостоятельн ия
часов в
соотв. с
ую работу
тематиче
ским
планом
7
Роль
сентябрь
документацион
ного
обеспечения и
его влияние на
управление.
7
История и
сентябрь
этапы развития
служб
документации
в России
7
7
5
Системы
документации.
7
6
Общие основы
деловой
корреспонденци
и.
7
7
Организация
7
документооборот
а.
Нормативноправовая база
ДОУ
Обязательные
требования к
оформлению и
порядок
работы с
документами
Оформление
управленчески
х документов
Деловая
корреспонденц
ия и основы
ведения
переговоров
Основные
правила
организации
документообор
ота в
Формы
организац
ии
Формы
контроля
Индивид
Информацио
нное
сообщение
Индивид.
Создание
материаловпрезентаций
сентябрь
Индивид.
Реферат
октябрь
Индивид.
Доклад
октябрь
Индивид.
октябрь
Коллектив.
Составление
опорного
конспекта
Деловая
игра
ноябрь
Индивид.
Сообщение
4
8
Формирование и
хранение дел.
7
учреждении
Формирование
документов в
дела и
подготовка дел
к передаче в
архив
декабрь
Индивид.
Доклад
7. Содержание текущего и итогового контроля.
Текущий контроль.
Формы контроля: вопросы, рейтинговое оценивание.
Содержание контрольных мероприятий:
Тема № 1,2
Целю, занятий является изучение:
• основных этапов развития системы государственного документирования и
выделение определенных традиций создания документов;
• федеральных законов, ГОСТов
Вопросы:
1. Основные этапы развития делопроизводства в России: приказное
делопроизводство,
коллежское
делопроизводство,
министерское
делопроизводство.
2. История делопроизводства в годы советской власти – основные этапы
развития. Организационное и нормативное обеспечение делопроизводства в
СССР.
3. Современное состояние организации работ в органах государственной
власти и местного самоуправления по развитию и совершенствованию ДОУ.
4. Подготовка кадров для делопроизводственных служб.
Требования к индивидуальной работе
Индивидуальная работа является обязательной для всех студентов
изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления» и
позволяет получить 30 баллов. Для успешного выполнения необходимо
соблюдение
требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" и Постановления
Госкомстата России №1 от 05.01.2004г.
Работа включает в себя заполненные образцы документов необходимых
для успешного функционирования
предприятия. Название, ОПФ и сферу
деятельности которого студент выбирает самостоятельно.
К обязательным документам относятся:
5
• Краткая характеристика предприятия
• Устав
• Штатное расписание
• Правила внутреннего распорядка
• Положение о структурном подразделении
• Должностная инструкция
• Заявления
• Приказы
• Договора
• Распоряжения
• Акты
• Протоколы
• Письма
• Справки
• Унифицированные формы первичной учетной документации по учету
торговых операций
Тема №3
Целю, занятия является изучение:
классификаторов, регулирующих документационную деятельность в
России, постановлений Госкомстата России;
• состава и расположения реквизитов на управленческих документах
согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядитель ной документации.
Требования к оформлению документов».
•
•
Вопросы:
1. Какие основные законы регулируют ДОУ?
2. Что представляет собой Унифицированная система документов (ДОУ)?
3. С какой целью разработан и введен в действие ГОСТ Р6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к
оформлению документов»?
4. Какой
стандарт
используют
для
оформления
организационнораспорядительных документов?
5. Что понимается под унификацией и стандартизацией?
6. Что представляет собой Унифицированная система документов (ДОУ)?
7. С какой целью разработан и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к
оформлению документов»?
6
Задания, вынесенные на занятия:
1. Письменная проверочная работа по пройденным темам
2. Изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения
управления включающую:
Законы РФ:
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ;
• Федеральный
закон
Российской
Федерации
«О
техническом
регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ;
• Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993
г. № 5485-1.
ГОСТы РФ:
• ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к
построению формуляра-образца»;
• ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»
Перечень
типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6
октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.)
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор продукции (ОКП)
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
• Комментарии к Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО)
• Общероссийский классификатор видов экономической деятельности
(ОКВЭД)
• Общероссийский
классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Постановления Госкомстата России:
• Постановление Госкомстата России от 5 января 2004г. №1;
• Постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132
•
Тема №4
Целю, занятия является изучение:
состава и расположения реквизитов на управленческих документах
согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядитель ной документации.
Требования к оформлению документов».
•
7
•
•
основных видов управленческих документов
особенностей составления и оформления организационных документов
Вопросы:
1. Разработка стандартных бланков организации.
2. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении
управленческих документов
3. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового и
продольного бланков организации.
Задания, вынесенные на занятия:
1. Письменная проверочная работа по пройденным темам
2. Самостоятельно составить и оформить следующие виды бланков
предприятия:
• общий бланк предприятия
• угловой бланк письма предприятия
• продольный бланк письма предприятия
• продольный бланк письма должностного лица
3. Изучить особенности составления организационных документов:
• устав
• положение
• инструкция
• штатное расписание
• правила внутреннего трудового распорядка.
4. Изучить расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового
и продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»
5. Рассмотреть образцы бланков документов, представленные в ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»
Тема №5
Целью, занятия является изучение:
основных видов управленческих документов
• особенностей
составления и оформления
распорядительных
и
информационно-справочных документов
• особенностей
составления
и
оформления
документов
по
профессиональной деятельности
• особенностей
составления и оформления
первичной учетной
документации по учету торговых операций
•
8
•
особенностей составления и оформления служебных документов.
Вопросы:
Организационные документы: устав, положение, инструкция, штатное
расписание, правила внутреннего трудового распорядка.
• Распорядительные документы: приказ, распоряжение, постановление,
указание, решение.
• Информационно-справочные
документы: акт, протокол, докладная
записка, объяснительная записка, справка, телеграмма.
• Какие документы относятся к унифицированным формам первичной
учетной документации по учету торговых операций в соответствии с
Постановлением Госкомстата N 132 от 25 декабря 1998 г. "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых
операций"?
Задания, вынесенные на занятия:
•
1. Письменная проверочная работа по пройденным темам
2. Изучить особенности составления и оформления распорядительных
документов:
• приказ
• распоряжение
3. Изучить унифицированные формы первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты:
• Т1. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
• Т1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
• Т2. Личная карточка
• Т3. Штатное расписание
• Т5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
• Т5а. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
• Т6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
• Т6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
• Т8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении)
• Т9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• Т9а. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• Т10. Командировочное удостоверение
• Т10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении
• Т11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника
4. Изучить особенности составления и оформления информационносправочных документов:
• акт
• протокол
5. Изучить особенности составления и оформления документов по
профессиональной деятельности:
9
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Доверенность
Договор поставки
Государственный договор на выполнение заказа на поставку продукции
Договор поручения на продажу продукции
Договор комиссии на продажу продукции
Договор купли-продажи товаров в кредит
Договор купли-продажи товаров с условием предварительной оплаты
Договор на поставку продукции материально-технического назначения
Договор на автомобильные перевозки грузов
Договор на поставку товаров
Договор об уступке товарного знака
Договор складского хранения
Договор транспортной экспедиции
Претензионное письмо
Тема №6
Целю, занятия является изучение:
особенностей составления и оформления служебных документов.
• изучение движения документов на торговом предприятии с момента их
создания до завершения исполнения или отправки.
•
Вопросы:
1. Назовите логические элементы письма.
2. Перечислите основные требования к деловой речи.
3. В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на
примере письма)?
4. Каково функциональное назначение коммерческих писем?
Задания, вынесенные на занятия:
1. Письменная проверочная работа по пройденным темам
2. Самостоятельно оформить следующие виды служебных писем:
• письмо-просьба
• письмо-запрос
• гарантийное письмо
• письмо-подтверждение
• сопроводительное письмо
• письмо-приглашение.
3. Изучить особенности журнальной регистрации документов:
• Журнал регистрации входящей корреспонденции
• Журнал регистрации исходящей корреспонденции
• Журнал регистрации приказов
10
Тема №7,8
Целю, занятия является изучение:
изучение движения документов на торговом предприятии с момента их
создания до завершения исполнения или отправки.
• изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными
этапами работы по подготовке документов к архивному хранению.
•
•
Вопросы:
1. Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?
2. Опишите порядок прохождения внутренних документов?
3. Каковы задачи, виды и сроки контроля исполнения документов?
4. Что такое документооборот предприятия, и каковы принципы его
организации?
5. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?
6. В чем заключаются особенности работы с поступающими документами?
7. Правила и формы регистрации документов и их особенности?
Формирование и хранение дел:
них?
1. Что такое номенклатура дел предприятия? Ее виды и значение?
2. Что Вы знаете о порядке формирования дел и расположения документов в
3. Каков порядок передачи дел в архив?
Задания, вынесенные на занятия:
1. Письменная проверочная работа по пройденным темам
2. Самостоятельно заполнить следующие виды журналов регистрации:
•
Журнал регистрации входящей корреспонденции
•
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
•
Журнал регистрации приказов
3. Изучить особенности составления номенклатуры дел предприятия.
4. Изучить порядок формирования дел и оформления их для архивного
хранения с использованием следующих форм:
• Лист заверитель дела
• Обложка дела постоянного и временного хранения
• Внутренняя опись документов дела
Унифицированные формы документов:
•
•
•
•
•
Т1. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т2. Личная карточка
Т3. Штатное расписание
Т5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
11
Т5а. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
• Т6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
• Т6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
• Т8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении)
• Т9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• Т9а. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• Т10. Командировочное удостоверение
• Т10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении
• Т11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника
•
Образцы оформления и формы документов:
Акт. Общие требования
• Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика
• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при
приемке импортных товаров
• Акт о приемке товаров
• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при
приемке товарно-материальных ценностей
• Товарная накладная
• Форма внутренней описи документов дела
• Доверенность
• Договор поставки
• Журнал регистрации входящей корреспонденции
• Журнал регистрации исходящей корреспонденции
• Журнал регистрации приказов
• Образец формы должностной инструкции
• Образец формы листа-заверителя
• Организация документооборота
• Примерная форма номенклатуры дел
• Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• Пример оформления письма подтверждения
• Пример оформления письма просьбы
• Пример оформления положения
• Пример оформления правил внутреннего трудового распорядка
• Образец оформления претензионного письма
• Приказ
• Протокол
• Распоряжение
• Образец регистрационно-контрольной карточки
• Пример оформления Устава
•
Образцы оформления документов по профессиональной деятельности:
12
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Доверенность
Договор поставки
Государственный договор на выполнение заказа на поставку продукции
Договор поручения на продажу продукции
Договор комиссии на продажу продукции
Договор купли-продажи товаров в кредит
Договор купли-продажи товаров с условием предварительной оплаты
Договор на поставку продукции материально-технического назначения
Договор на автомобильные перевозки грузов
Договор на поставку товаров
Договор об уступке товарного знака
Договор складского хранения
Договор транспортной экспедиции
Претензионное письмо
Итоговый контроль.
Формы контроля: зачет
Содержание контрольного мероприятия:
Перечень вопросов к зачету
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Предмет, содержание и задачи ДОУ.
Место и роль документов в управлении на современном этапе.
Классификация документов.
Делопроизводство в Древней Руси.
Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.
Коллежское делопроизводство.
Министерское делопроизводство ХIХ-начала ХХ вв.
История управления и делопроизводства в ХХ вв.
Состав нормативно-методической базы ДОУ.
Стандартизация и унификация системы ДОУ.
Общероссийские классификаторы документации.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Бланки документов и требования к ним.
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р
6.30.
Система организационной документации.
Система распорядительной документации.
Система информационно-справочной документации.
Служебная переписка на предприятии.
Деловая речь и ее грамматические особенности.
Логическое построение документов.
Понятие и принципы организации документооборота.
Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
13
23.
24.
25.
26.
27.
28.
Прохождение исходящих и внутренних документов.
Работа с конфиденциальными документами.
Работа с письмами и обращениями граждан.
Составление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел.
Подготовка и передача документов на архивное хранение.
14
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8. Литературное обеспечение дисциплины
№
п/п
Наименование (автор, название)
Год издания
Основная литература
Наличие в
библиотеке
(кол-во экз.)
Басаков М.И. Делопроизводство
2008
(Документационное обеспечение управления):
Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К»
Демин М.Ю. Делопроизводство.
2008
Документационный менеджмент.- М.: БераТор,
Кузнецова Т.В. - Делопроизводство.
2007
Документационное обеспечение управления.
Издательство: ЗАО "Бизнес-школа "ИнтелСинтез".-320с.
Охотников А.В., Булавина Е.А.
2008
Документоведение и делопроизводство:
Учеб.пособие.- 2-е изд., перераб. и доп.М.:ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д,
Стенюков М.В. Делопроизводство (консп.
2008
Лекций). – М.: ПРИОР-издат,
Дополнительная литература
Организация работы с документами: Учебник/
2007
Под ред. проф. В.А.Кудряева.- 2-е изд.,
перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
16.Пиляева В.В. Примерные образцы договоров
с комментариями. - М.: ИНФРА - М,
Спивак В.А. Документирование
2007
управленческой деятельности
(Делопроизводство).- СПб.; Питер,2005.
18. Стенюков М.В. Образцы документов по
делопроизводству. – М.; ПРИОР.
Янковая Н.Ф. Как организовать
2008
делопроизводство. – М.: МЦФЭР,
1.
2
3
4
5
1.
2
3
9. Обеспеченность дисциплины оборудованием
№
п/п
Наименование
1
2
3
Персональные
компьютеры
Аудитория №
Комплект
наглядных
пособий
Комплект раздаточных
материалов
Кол-во
Форма использования
20 Доступ к образовательным
ресурсам во время самостоятельной
работы студентов, работа с
мультимедийными материалами на
практических занятиях
Ответствен
ный
15 На лекциях, семинарских,
практических занятиях
15 На практических занятиях
15
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
10. Методические рекомендации для преподавателей
Для успеха любого предприятия не менее важное значение имеет
документационное обеспечение управления.
В процессе деятельности в любой организации возникает значительный
объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется
компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов,
объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и
закрепляется в табеле документов.
Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей
жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют
свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо
уничтожаются.
Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с
официальными документами осуществляется технологический прорыв: на
смену
бумажному
делопроизводству
приходит
электронный
документооборот.
Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы
фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее
делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное
делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения.
Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с
минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть
проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с
наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна
давать возможность быстрого контроля.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая
может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным
подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным
сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только
правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в
полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость
и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой
очень усложняет работу того или иного предприятия. Система
документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном
современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в
делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых
предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной
стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией.
Этим обуславливается актуальность данной темы.
Курс дисциплины «Документационное обеспечение управления»
направлено на изучение системы документационного обеспечения,
ознакомление с основными видами документов и требованиями к их
оформлению, с документационным обеспечением управленческой
деятельности.
16
Курс дисциплины позволяет овладеть основами правильного
оформления документов и надлежащей организацией документооборота
согласно требованиям ГОСТа.
Студентам будет необходимо совершенствовать полученные на
лекциях знания посредством изучения дополнительной литературы, которая
указана в программе.
Критерии оценки знаний студентов:
Оценка «отлично» выставляется студенту, который:
1) глубоко, осмысленно, в полном объёме усвоил программный
материал, излагает его на высоком научном уровне, готов использовать ЭВМ
и современные методы исследования, изучил основную, дополнительную и
справочную литературу;
2) свободно владеет методологией данной дисциплины; раскрывает
производственные отношения, связанные с коммерческим использованием
спортивных сооружений, владеет категориями, понятиями и терминологией;
3) умеет творчески применять теоретические знания при решении
практических задач в конкретных ситуациях; адекватные рекомендации при
разрешении противоречий, возникающих в процессе коммерческого
использования спортивных сооружений;
4) на достаточно высоком уровне раскрывает межотраслевые,
внутриотраслевые и внутриобъектовые взаимосвязи коммерческого
использования спортивных сооружений;
5) стремится самостоятельно пополнять и обновлять знания в процессе
дальнейшей учебы и профессиональной деятельности.
Оценка «хорошо» выставляется студенту, который:
1) полно раскрывает материал, предусмотренный программой, изучил
основную литературу;
2) владеет методологией данной дисциплины, методами исследования;
3)умеет
применять
теоретические
знания
при
решении
производственных задач, возникающих в процессе документационном
обеспечении управления;
4) допускает небольшие ошибки при изложении материала, не
искажающие содержание ответа по существу вопроса.
Оценка «удовлетворительно» выставляется студенту, который:
1) владеет материалом в пределах программы курса, однако при
ответах на вопросы допускает определенные ошибки и неточности
относительно сущности отдельных положений предмета;
2) способен решать конкретные управленческие задачи, разобраться в
конкретных ситуациях, связанных с документационном обеспечении
управления;
3) обладает достаточными знаниями для продолжения обучения и
получения профессиональных знаний для практической деятельности.
Оценка «неудовлетворительно» выставляется студенту, который:
1) показав пробелы в знаниях основного учебного материала, не
может дать четкого ответа на вопрос и определений основных положений и
17
терминов;
2) не умеет решать задачи и не может разобраться в конкретной
производственной ситуации;
3) не выполнил практические работы, предусмотренные программой
семинарских занятий.
В случае получения неудовлетворительной оценки возможны
отработки практических работ и повторная сдача теории.
11. Методические рекомендации для студентов
В ходе изучения курса «Документационное обеспечение управления»
студенту рекомендуется:
ознакомиться с глоссарием дисциплины.
Глоссарий
А
Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и
трудовой деятельности работника.
Автоматизированное делопроизводство - делопроизводство с
применением программного обеспечения, автоматизирующего согласование,
регистрацию, контроль исполнения, поиск и другие процессы с документами.
Автоматизированная информационная система - информационная
система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и
связи.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее
документ.
Авторский признак - группировка в деле документов одного автора.
Адресат - лицо или организация - получатель документа.
Адресование документа - указание получателя документа путем
проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
Акт документ,
составленный
несколькими
лицами
и
подтверждающий конкретные факты, события или действия.
Акцепт - принятие предложения о заключении договора (контракта)
одной из его сторон.
Архив организация
или
структурное
подразделение,
осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью
использования.
Архивное хранение - хранение документов в архиве, обеспечивающее
их рациональное размещение, сохранность и использование.
Б
Баланс предприятия - финансовый документ, отражающий состояние
денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами,
идентифицирующими автора официального письменного документа.
В
18
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий
согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Владелец сертификата ключа электронной подписи - физическое
лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа
подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной
цифровой подписи, позволяющей с помощью средств электронной и
цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в
электронных документах (подписывать электронные документы).
Внешний документ - документ, отправленный другим организациям
(лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за
пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень
документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов,
названий, дат, номеров листов.
Входящий документ - документ, поступивший на предприятие.
Выписка из документа - заверенная копия части документа.
Г
Гарантийное письмо - служебное письмо, подтверждающее обещание
выполнить взятые обязательства (по оплате, предоставлению услуг и т.п.).
Государственная
система
документационного
обеспечения
управления
(ГСДОУ) совокупность
принципов
и
правил,
устанавливающих единые требования к документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами в органах
государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального
документа, свидетельствующий об особом характере информации,
ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф
согласования реквизит
официального
документа,
выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором
документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий
нормативный или правовой характер его содержанию.
Д
Дата официального документа - реквизит официального документа,
содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания,
утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами.
Директивный документ - документ, поступивший из вышестоящей
организации и содержащий указания к действию.
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу
на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или
гражданина).
19
Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об
установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка - документ, адресованный руководству и
содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями
составителя.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами. Синоним термина «делопроизводство».
Документация - оформленная по единым правилам совокупность
документов.
Документирование - запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
Документ (документированная информация) - зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Документооборот - движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документы
постоянного
хранения документы,
которым
установлено бессрочное (вечное) хранение.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором
определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника
предприятия.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа,
имеющий юридическую силу подлинника.
Ж
Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной
форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
3
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко
излагающий его содержание.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и
содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа - совокупность реквизитов: «эмблема
организации», «наименование организации», «справочные данные об
организации», «наименование вида документа», «дата документа»,
«регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и
дату документа», «заголовок к тексту».
Запрос - документ, содержащий просьбу предоставить информацию по
какому-либо вопросу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.
И
Индекс (номер) дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое
обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его
обложку.
Индексация документов - присвоение документам порядковых номе
ров и условных обозначений при регистрации.
20
Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные,
производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций,
предприятий и должностных лиц.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности
предприятия (по делопроизводству) - документ, регламентирующий
правила, приемы и процессы создания документов, а также порядок работы с
ними на предприятии.
Исковое заявление - заявление в суд, арбитраж о претензиях к
физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из
организации.
К
Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела
и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Коммерческая
тайна конфиденциальность
информации,
позволяющая ее обладателю при существующих или возможных
обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов,
сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную
коммерческую выгоду.
Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче,
хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт
служит основанием получателю груза для предъявления претензии о
возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контрагент - одна из сторон контракта, договора.
Контракт - см. договор.
Контроль исполнения документов - совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация - документированная информация,
доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия
документа документ,
полностью
воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть
их, не имеющий юридической силы.
Копия документа: заверенная - копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Н
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований
дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то
государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянно го
или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
О
Организационно-распорядительный документ - вид письменного
документа, в котором фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
21
обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,
пред приятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация
работы
с
документами
организация
документооборота, хранения и использования документов в текущей
деятельности учреждения.
Оригинал документа - первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа - отметка, проставляемая на
нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты
поступления.
Оферта - письменное предложение о заключении договора (контракта)
на определенных условиях.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с
установленными правилами.
П
Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного
лица
на
документах,
предусмотренных
нормативными
актами,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный
экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и
месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные
иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись реквизит
документа,
представляющий
собой
собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования,
структуру, функции, права и обязанности организации, структурного
подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Постановление - правовой акт, изданный коллегиальным органом
управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие
Порядок документирования.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения
производственных задач.
Проект документа - предварительный вариант будущего документа,
предназначенный для рассмотрения, согласования, утверждения, подписания.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных
органов.
Р
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения
оперативных вопросов.
22
Регистрационно-контрольная
карточка
(РКК) карточка,
содержащая основные сведения о документе, контроле его исполнения и
работе с ним.
Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или
буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации.
Регистрация документов - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на
документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им
решение.
Реквизит
документа обязательный
элемент
оформления
официального документа.
Рекламация - письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков
в полученной продукции или выполненной работе.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях
разрешения производственных задач, вопросов.
С
Система
документирования совокупность
документов,
взаимосвязанных по назначению, сфере деятельности и единым требованиям
к их оформлению.
Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление
делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие под
разделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ - официальный документ, используемый в те
кущей деятельности организации.
Служебная
записка документ,
адресованный
руководству
предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему
органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с
выводами, просьбами и предложениями.
Справка - документ, содержащий информационно-справочные,
аналитические или отчетные сведения, представляемый руководству..
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативноправовым актом, организационно-распорядительным документом или
резолюцией.
Стандартизация документов - установление и применение единых
форм (образцов) служебных документов.
Структура и штатная численность - документ, в котором закреплены
наименования и общее количество структурных подразделений,
наименования должностей и количество штатных единиц в каждом
подразделении предприятия.
У
Унифицированная система документации (УСД) - система
документации, устанавливающая единый комплекс видов документов для
стандартных управленческих ситуаций, содержащая правила составления и
оформления документов, образцы и трафаретные тексты документов.
23
Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру
организации в сфере государственной, коммерческой или общественной
деятельности.
Ф
Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских
правоотношений.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело
в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
дела.
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая
требования к расположению реквизитов.
Ш
Штатное расписание - унифицированный документ, содержащий
сведения о структурных подразделениях, должностях работников,
количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном
фонде заработной платы предприятия.
Э
Экспедиция структурное
подразделение
организации,
осуществляющее прием и отправку корреспонденции.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
Экспертная
комиссия
(ЭК) комиссия,
состоящая
из
квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного
отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Электронный документ - документ, в котором информация представ
лена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его
действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер,
должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая
подпись).
Электронная регистрационная карточка (ЭРК) - электронный
аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки, содержащий
основные сведения о документе и работе с ним и хранящийся в единой базе
данных предприятия.
Ю
Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающая в
качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа - свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего
его органа и установленным порядком оформления.
иметь тетради по лекционным и практическим занятиям;
ознакомиться с основной и дополнительной литературой
выявить дискуссионные вопросы и сформулировать свою точку
зрения на них, аргументируя ее.
после ознакомления с теоретическим материалом ответить на
вопросы для самопроверки.
При подготовке к семинарским занятиям необходимо:
24
- внимательно ознакомиться с тематикой семинара;
- прочесть конспект текста лекции по теме, изучить рекомендованную
литературу;
- составить краткий план ответа на каждый вопрос семинарского
занятия;
- проверить свои знания, отвечая на вопросы для самопроверки;
- если встретились незнакомые термины или имена, обязательно
обратиться к словарю и зафиксировать их в тетради.
- выполнить задание по теме семинарского занятия. Все письменные
задания выполняются в тетради для семинарских занятий.
Автор программы
Шекихачева Н.И.
25
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
45
Размер файла
540 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа