close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

И Н С Т Р У К Ц И Я ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТОО «ATE

код для вставкиСкачать
Утверждаю
Генеральный директор
ТОО «ATE XPRESS»
____________ __________________
(личная подпись) Расшифровка подписи
«___» _______________ 2013 г.
М. П.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ТОО «ATE XPRESS»
АСТАНА 2013
2
СОДЕРЖАНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ............................................................................................................................... 3
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ............................................................................................................................ 3
2.1.
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ....................................................................................................................... 3
2.2.
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ........................................................ 4
2.3.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА ................................................... 4
2.4.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ КОМПАНИИ ...................................... 7
2.5.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ........................................................... 8
2.6.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ ........................................................... 9
3. ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ..................................................................................... 9
3.1.
ОБЩИЕ ПРАВИЛА К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА .................................................... 9
3.2.
ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ..................................................................... 9
3.3.
ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ................................................................ 10
3.4.
ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ............................................................... 11
3.5.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ .................................................................................... 12
3.6.
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТИ, ШТАМПА И БЛАНКОВ ................................................................. 12
3.7.
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ...................................................................... 12
ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ........................................................................................................... 12
3.8.
ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ........................................................................................... 13
3.9.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ ........................................................................................................................ 14
3.10. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ............................................................................................................................. 15
3.11. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................... 16
3.12. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ КОМПАНИИ .......................................................................................... 16
Приложение 1 ...................................................................................................................................................... 17
ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ТОО «ATE XPRESS» .................................... 17
Приложение 2 ...................................................................................................................................................... 19
БЛАНК ПИСЬМА ТОО «ATE XPRESS» ........................................................................................................... 19
Приложение 3 ...................................................................................................................................................... 20
ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ........................................................................................ 20
ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ ПО КАДРАМ ............................................................................................................... 23
Приложение 4 ...................................................................................................................................................... 25
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ...................................................................................................................................... 25
Приложение 5 ...................................................................................................................................................... 26
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА .............................................................................................................................. 26
Приложение 6 ...................................................................................................................................................... 28
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ...................................................................................................................................... 28
3
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок работы с документами в
ТОО «ATE Xpress» (далее - Компания) – подготовку, оформление, регистрацию,
контроль,
прохождение
документов,
направлена
на
совершенствование
делопроизводства.
1.2. Соблюдение требований настоящей Инструкции является обязательным для
всех сотрудников Компании.
1.3. Основные положения настоящей Инструкции распространяются на процесс
документирования в Компании.
1.4. Ответственность за ведение делопроизводства, руководство и контроль за
документами, учет, сохранность, своевременное исполнение документов в структурных
подразделениях Компании возлагается персонально на их руководителей и
делопроизводителя, который имеет возможность полного просмотра всех документов
Компании. При смене делопроизводителя документы и дела передаются вновь
назначенному по акту приема-передачи. Доступ ко всем документам имеют также
Генеральный Директор и Управляющие партнеры. Сотрудники Компании имеют доступ
к тем документам, в исполнении которых тем или иным образом они принимают
участие (если они являются авторами/замещающими, участниками согласования,
авторами подписи, исполнителями документа).
1.5. Делопроизводитель должен знакомить новых сотрудников Компании с настоящей
Инструкцией и другими документами, регламентирующими делопроизводство
Компании.
1.6. Сотрудники Компании, виновные в нарушении настоящей Инструкции, несут
ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
1.7. Руководители подразделений и делопроизводитель ОБЯЗАНЫ:
контролировать состояние исполнительской дисциплины, принимать меры по
устранению фактов нарушений установленных сроков исполнения документов;
возлагать исполнение функциональных обязанностей сотрудников на период их
отсутствия (отпуск, больничный, командировка и т.п.) на других сотрудников с
помощью механизма «Замещающие» в структуре Компании.
2.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
2.1. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1.1. Для решения административных и организационных вопросов, вопросов
взаимодействия и регулирования управленческой деятельности в Компании создаются
следующие документы:
1) Информационно-справочные:
Входящие;
Договоры;
Заявки в ИТ-службу;
Заявки на доступ к архиву;
Заявки на оплату;
Заявления;
Исходящие;
Протоколы;
Служебные записки;
2) Организационно-правовые:
Графики отпусков;
Доверенности;
Должностные инструкции;
Положения о структурных подразделениях;
4
Трудовые договоры;
Штатное расписание;
3) Организационно-распорядительные:
Поручения;
Приказы;
4) Производственные:
Заявки клиентов;
Заявки на доработку;
Клиентская база;
Проекты;
Рабочие документы.
2.1.2. Управленческая деятельность Компании осуществляется посредством издания
распорядительных документов: приказов и распоряжений руководства, решений,
протокольных поручений, внутренних инструкций, правил и т.п.
2.2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.2.1. Все документы, отправляемые за пределы Компании, оформляются на фирменном
бланке, изготовленном типографским способом, в соответствии с установленными
требованиями, используемому строго по назначению и подлежащему учету бланочной
продукции (приложение 2).
2.2.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен
иметь поля не менее:
при вертикальном расположении листа поля:
по левому краю листа (для подшивки) - 20 мм;
по правому краю листа
- 10 мм;
по верхнему краю листа
- 10 мм;
по нижнему краю листа
- 10 мм;
при горизонтальном расположении листа поля:
по верхнему краю листа (для - 20 мм;
подшивки)
по правому краю листа
- 10 мм;
по левому краю листа
- 10 мм;
по нижнему краю листа
- 10 мм;
2.2.3. При составлении письма на бланке указываются:
1) дата документа;
2) регистрационный номер документа;
3) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, если это
ответное письмо;
4) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку
подписи.
2.3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
2.3.1. Датирование документа является обязательным его реквизитом. Датой приказа,
распоряжения является дата их подписания или утверждения, датой протокола – дата
заседания (принятия решения), датой акта – дата совершения зафиксированного
события, датой письма – дата его отправления. Дата служит поисковым признаком и
употребляется при ссылках на документ наряду с регистрационным номером и
названием документа.
5
2.3.2. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных
документах, документах, содержащих сведения финансового характера, при ссылке на
нормативные правовые акты, а также при их оформлении, например, 25 марта 2013
года.
2.3.3. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению,
должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным
шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в
дательном падеже.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит
в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому
лицу указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. При
переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только
фамилии и инициалов должностного лица. Если документ адресуется однородным
организациям, их адресаты указываются обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве
адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.
2.3.4. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого
листа документа и состоит из слова «Утверждаю» (оформляется строчными буквами,
без применения кавычек), наименования должности, подписи, инициала имени,
фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом
гриф утверждения состоит из слова «Утвержден (а, о, ы)», вида распорядительного
документа в творительном падеже, его даты и номера.
2.3.5. В состав резолюции/поручения входят фамилия исполнителя (исполнителей),
содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись и дата. В случаях, когда
поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо,
указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции/
поручении.
2.3.6. Документ объемом более 10 строк должен иметь заголовок, который
оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса
слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. В документе, не
требующем государственной регистрации в органах юстиции, при величине заголовка
более 5 строк, допускается оформление заголовка посередине документа. Точка в конце
заголовка не ставится.
2.3.7. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание
документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на
вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).
2.3.8. Цифровой материал или словесная информация о нескольких объектах по ряду
признаков в документах оформляется в виде таблиц. Таблицы имеют два уровня
членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строк. Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с
заголовками. Если таблицу печатают на двух и более страницах, то графы таблицы
нумеруются, и на последующих страницах печатаются только их номера.
2.3.9. Связные тексты документов, как правило, состоят из двух основных частей. В
первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй
6
(заключительной) решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых случаях в
первой части указываются просьбы, предложения, во второй приводятся обоснования,
аргументы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей, письма просьбу без пояснения). В
тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного
документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора,
дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько
решений, выводов, предложений, его можно разбить на разделы, пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами.
2.3.10. Текст документа на бланке формата А4 печатается размером 14 шрифта Тіmes
New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и
межстрочный интервал могут быть иными.
2.3.11. При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие
листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего
поля листа без знаков препинания.
2.3.12. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, выше подписи
должностного лица проставляются количество листов, экземпляров (если количество
превышает один экземпляр).
Например:
Приложение: на ____ л. в ______ экз.
2.3.13. При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера,
наименования, количество листов, количество экземпляров.
Например:
Приложения:
1. Акт приема-передачи документов на 1 л.
2. Счет-фактура на 1л.
2.3.14. Приложения к документам могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими
распорядительными документами;
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с
сопроводительным письмом
2.3.15. В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом
верхнем углу пишется слово «Приложение» с указанием его порядкового номера (если
приложений больше одного), наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера.
Например:
Приложение
к приказу ТОО «ATE Xpress» от «___» __________2013 г.
2.3.16. Приложения к документам могут быть представлены:
в виде единого документа с основным текстом;
в виде прикрепленных файлов к основному документу.
2.3.17. Обязательным реквизитом документа является подпись, устанавливаемая на
каждом документе при его согласовании, подписании или внесении исправлений и
позволяющая установить отсутствие искажения информации в документе с момента его
формирования.
2.3.18. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии
должностей.
2.3.19. Документы, направляемые в электронном виде, содержат сведения об
исполнителе – фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя документа и
наименование подразделения. При направлении документов в сторонние организации
7
на бумажных носителях необходимо указывать исходящий номер, дату регистрации, а
также фамилию, инициалы и номер служебного телефона исполнителя, которые
располагают в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа ниже
подписи руководства либо на оборотной стороне в случаях отсутствия места на лицевой
стороне. Допускается оформление реквизита размером 12 шрифта Times New Roman.
2.4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ КОМПАНИИ
2.4.1. Подготовка приказов/распоряжений Компании осуществляется на основании
поручений Генерального директора делопроизводителем и направляется ему на
подпись. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на
основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления и др.).
Порядок подготовки и прохождения приказов включает в себя процессы составления,
согласования с юристом и с руководителями заинтересованных подразделений,
подписания Генеральным директором, регистрации и ознакомления. При этом фамилии
должностных лиц выбираются строго по маршруту с соблюдением последовательности
поступления документа на согласование по служебной иерархии, т.е. по списку
согласования снизу вверх.
2.4.2. В случаях, когда затрагиваются вопросы финансовой или материальной
ответственности, необходимо согласование с главным бухгалтером.
2.4.3. Проект приказа, поступившего на согласование, должен быть рассмотрен не
более чем в двухдневный срок. Участники согласования выражают свое мнение (при
наличии возражений/замечаний/предложений). В случае несогласия приказ
дорабатывается и проходит повторное согласование.
2.4.4. После завершения согласования проект приказа на бумажном носителе
направляется на подпись Генеральному директору Компании.
2.4.5. Подписанные приказы поступают к делопроизводителю Компании на
регистрацию. Приказы должны быть зарегистрированы в соответствии с их типом.
2.4.6. Приказы по основной деятельности состоят из порядкового номера и постфикса
«П». Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации
Компании, утверждении и изменении структуры и штатного расписания в целях
утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил,
регламентов и др.) при необходимости регулирования вопросов финансирования,
материально-технического, научно-технического и документационного обеспечения,
социальной политики и др.
2.4.7. Приказы по личному составу состоят из порядкового номера и постфикса «Л/С».
Приказы по личному составу регулируют прием, перевод, премирование, поощрение
и увольнение сотрудников. Образцы приказов по личному составу приведены в
Приложении 3.
2.4.8. Приказы по кадрам состоят из порядкового номера и постфикса «К». Приказы
по кадрам регулируют предоставление отпусков, вынесение взысканий, направление в
командировки сотрудников.
2.4.9. После издания с приказом в обязательном порядке должны быть ознакомлены
все заинтересованные лица.
2.4.10. Ответственность за правильное оформление, своевременное издание и контроль
над исполнением возлагается на делопроизводителя Компании.
2.4.11. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события,
послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании
другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого
документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на
нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно
8
указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной
регистрации нормативных правовых актов.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»,
печатаемым прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос
на другую строку.
2.4.12. Приказ может быть создан из заявления сотрудника (о предоставлении трудового
отпуска, об увольнении и т.п.).
2.4.13. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых
действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и
подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не
ставятся.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В
качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные
должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать
сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа.
2.4.14. Ответственность
за
качество,
своевременность
предоставления
распорядительных документов на согласование/подпись несут руководитель
подразделения и исполнитель. Руководство в одно-двухдневный срок рассматривает
поступающие документы, излагая свои возражения, либо вносит свои
замечания/предложения.
2.5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
2.5.1. Протокольные решения совещаний у Генерального директора Компании носят
распорядительный характер.
2.5.2. Ответственность и оперативность за формирование протокола совещания,
контроль за исполнением возлагаются на делопроизводителя Компании.
2.5.3. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время
совещания (заседания), собрания и др.
2.5.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной
части после заголовка протокола указываются фамилии и инициалы
председательствующего, секретаря, присутствовавших. Вводная часть заканчивается
повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов). Каждый вопрос нумеруется
арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О»/«Об» и пишется с
абзаца.
2.5.5. Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами
повестки дня. Текст каждого раздела делится на абзацы, начинающиеся со слов
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся
прописными буквами полужирным шрифтом.
2.5.6. После заполнения необходимых полей (вводной и основной частей) протокол
согласовывается
участниками
совещания
(заседания),
подписывается
председательствующим Генеральным директором. Подписанный протокол
регистрируется делопроизводителем, который на основании протокола создает
поручения и направляет на исполнение.
2.5.7. Участники совещания, не менее чем за 1 час до его начала, обязаны отправить
отчет о проделанной работе по поручениям Генеральному директору, вместе с ним
предоставить отчет о выполненных работах за неделю и план работы на следующую
неделю. Отчеты предоставляются в утвержденной форме.
9
2.6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ
2.6.1. Порядок подготовки и прохождения договоров включает в себя процессы
составления проекта документа, внутреннего согласования, внешнего согласования с
контрагентами, подписания и регистрации.
2.6.2. Ответственность за правильное оформление и контроль над исполнением
возлагается на делопроизводителя Компании.
2.6.3. Все договоры в обязательном порядке должны быть согласованы с юристом и
главным бухгалтером Компании.
2.6.4. Срок согласования договоров составляет 2 рабочих дня.
2.6.5. Каждому договору присваивается номер, состоящий из префикса «К», «Д»,
«КА», «ТД», «ПД», порядкового номера и постфикса с указанием текущего года,
проставляемого делопроизводителем Компании после подписания:
Клиент № К/1/12;
Дилер № Д/1/12;
Контрагент № КА/1/12;
Трудовой договор № ТД/1/12;
Прочие договора № ПД/1/12.
2.6.6. Регистрация подписанных договоров, контрактов, соглашений, внесение
изменений/дополнений к ним, доверенностей при обязательном наличии виз
инициатора, курирующего руководителя, а также их формирование в соответствующие
дела на бумажных носителях и занесение в соответствующие журналы производятся
делопроизводителем.
3. ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
3.1. ОБЩИЕ ПРАВИЛА К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1.1. Документооборот Компании – это движение документов с момента их
получения или создания до завершения исполнения или отправки.
3.1.2. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
регистрация (ручная), оцифровка, верификация, доведение документов до
руководства Компании;
уведомления о документах, поступивших на рассмотрение (согласование,
подписание, исполнение), посредством электронной почты;
оперативное рассмотрение документов руководством Компании (не более 2-х дней),
адресное направление их исполнителям, своевременное предоставление ответа;
передача документов на исполнение из одного структурного подразделения в другое
путем создания нового поручения;
при направлении документа на исполнение нескольким должностным лицам
ответственность за его исполнение возлагается на руководителя подразделения,
указанного в резолюции первым (если не оговорено иное). Ответственный исполнитель
имеет право запрашивать от соисполнителей заключения и предложения по
исполнению поручения;
обязательное занесение информации о текущем состоянии исполнения документа в
карточку поручения;
обязательная регистрация всех этапов прохождения документа от руководства до
исполнителя;
формирование карточек дел.
3.2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
3.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции
производится в централизованном порядке у делопроизводителя с последующим
размещением в журнале «Входящие документы». Если документ (в т.ч. факсы или
10
электронное письмо) поступил в подразделение или к конкретному исполнителю,
минуя регистрацию, он должен быть направлен делопроизводителю.
3.2.2. При регистрации поступившего в Компанию документа делопроизводителем
присваивается номер, состоящий из порядкового входящего номера и текущего года.
Например, 36/13.
3.2.3. На бумажных носителях входящих документов на нижнем поле лицевой стороны
первого листа документа проставляется штамп с указанием регистрационного номера,
даты поступления в Компанию и количества листов.
3.2.4. Ответственность за своевременную регистрацию, сканирование, передачу
поступивших документов к руководителю в день их поступления и контроль над
исполнением возлагается на делопроизводителя Компании.
3.2.5. Делопроизводитель Компании проводит предварительное рассмотрение
поступивших документов и после регистрации направляет их Генеральному директору.
Генеральный директор имеет возможность создать поручения по данному документу.
3.2.6. Срок исполнения входящих документов по умолчанию равен 10 рабочим дням,
если делопроизводитель не указал иную дату.
3.2.7. После получения отчета об исполнении входящего документа Генеральный
директор должен наложить резолюцию, пометив документ как завершенный, либо
направив его на доработку.
3.2.8. После резолюции Генерального директора делопроизводитель относит документ
к делу и закрывает его.
3.3. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
3.3.1. Порядок подготовки и прохождения исходящих документов включает
следующее:
составление проекта документа (ответного письма) ответственным исполнителем
подразделения;
отработку с заинтересованными подразделениями путем направления на
согласование;
подпись Генерального директора.
3.3.2. При создании исходящего документа автором при необходимости выбираются
участники согласования.
3.3.3. В случае несогласия одним из участников согласования документ поступает к
автору документа на доработку.
3.3.4. Согласованный документ поступает на подпись Генеральному директору.
3.3.5. Подписанный
руководителем
исходящий
документ
направляется
делопроизводителю Компании для регистрации.
3.3.6. Регистрационный
номер
исходящего
документа,
присвоенный
делопроизводителем, состоит из порядкового исходящего номера и текущего года.
Например, 74/12.
3.3.7. Дата исходящего документа проставляется в день регистрации и отправки.
3.3.8. Делопроизводитель Компании перед регистрацией документа проверяет
правильность его оформления:
наличие заголовка к тексту, заполнение номера и даты документа, на который дается
ответ;
правильное указание адреса корреспондента;
наличие указанных в документе приложений.
3.3.9. В случае обнаружения в документе несоответствий правилам документирования
делопроизводитель уведомляет об этом Генерального директора.
3.3.10. После подписания и регистрации документа делопроизводитель относит его к
делу «Исходящие документы» текущего года, распечатывает его на фирменном бланке
11
Компании и заносит на подпись Генеральному директору. После получения рукописной
подписи делопроизводитель направляет его адресату.
3.3.11. Отправка или передача исходящих документов без регистрации у
делопроизводителя запрещается.
3.3.12. Все вышеперечисленные требования распространяются на документы,
созданные в Компании и отправляемые электронной почтой и другими способами.
3.4. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
3.4.1. К внутренней корреспонденции относятся документы, не покидающие пределы
Компании, такие как служебные записки, объяснительные записки, заявления, заявки на
оплату и другие документы внутреннего характера и назначения. Получателем и
отправителем внутреннего документа всегда является структурное подразделение
Компании.
3.4.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
должно соответствовать прохождению исходящих документов, на этапе исполнения –
входящих документов.
3.4.3. Порядок подготовки и прохождения внутренних документов включает в себя
процессы составления документа, согласования с заинтересованными лицами,
подписания Генеральным директором и исполнения конечным адресатом.
3.4.4. В зависимости от характера вопроса, оговоренного во внутреннем документе,
требуется его согласование с соответствующими заинтересованными лицами.
Согласование документа представляет собой принятие решения относительно
затрагиваемого в документе вопроса. В случае несогласия каким-либо участником
процесса документ возвращается автору на доработку. После произведения
необходимых поправок и доработок автор обязан направить документ участникам
согласования повторно.
3.4.5. Документы финансового характера (заявки на оплату) в обязательном порядке
должны пройти согласование у главного бухгалтера.
3.4.6. Документы, в которых затрагиваются юридические вопросы, должны быть
согласованы с юристом.
3.4.7. Заявления на отпуск сотрудников должны быть согласованы с
соответствующими руководителями структурных подразделений.
3.4.8. Заявления на командировку сотрудников должны быть согласованы с
соответствующими руководителями структурных подразделений с указанием цели,
места назначения, используемого транспорта и периода командирования.
3.4.9. Срок согласования внутренних документов составляет 1 рабочий день.
3.4.10. В случае долгого отсутствия или других причин невозможности согласования
документа автор вправе завершить согласование и отправить документ на подпись.
3.4.11. После согласования со всеми участниками процесса документ направляется на
подпись Генеральному директору. Генеральный директор может подписать, отправить
на доработку либо отказать в подписи документа. Во всех случаях автор документа
получает соответствующее уведомление.
3.4.12. В случае отправления на доработку документ возвращается к автору документа.
В случае отказа в подписи документ считается закрытым.
3.4.13. После подписания внутренний документ получает внутренний номер и
направляется на рассмотрение сотруднику, который был указан в документе в качестве
адресата. Внутренний номер документа состоит из префикса «В», порядкового номера и
текущего года. Например, В-255/13.
3.4.14. Внутренний документ с момента получения адресатом должен быть рассмотрен
и исполнен в течение 10 рабочих дней. Для исполнения документа адресат вправе
привлекать соисполнителей. При создании поручения необходимо выбрать
исполнителей, указать срок исполнения, ввести заголовок поручения и при
12
необходимости ввести более подробный текст поручения. Далее поручение необходимо
направить его исполнителям. При этом поручение должно быть поставлено на контроль
согласно указанному автором сроку исполнения. Если для исполнения поручения
исполнителям будет недостаточно отведенного срока, они вправе запросить новый срок.
Для фиксирования факта исполнения документа исполнитель создает отчет об
исполнении, который прикладывается к поручению. При этом автор поручения,
получив уведомление об исполнении, должен его принять либо отклонить, отправив на
доработку.
3.4.15. Для завершения работы над документом автор должен наложить резолюцию и
отнести к делу.
3.5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль,
регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля,
направление исполненного документа в дело, учет и анализ хода исполнения
документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов.
3.5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения, включая документы прошлых лет, исполнение которых перенесено на
текущий год. Неисполненные документы повторно не регистрируются, в документе
указываются вновь установленные сроки.
3.5.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на
руководителей структурных подразделений или должностные лица.
3.5.4. Контроль
за
сроками
исполнения
документов
осуществляется
делопроизводителем.
3.5.5. Документ снимается с контроля руководителем или по его поручению –
делопроизводителем.
3.6. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТИ, ШТАМПА И БЛАНКОВ
3.6.1. Компания имеет одну печать и один штамп.
3.6.2. Порядок использования печатно-бланочной продукции, печати, штампа,
подлежащих защите, в Компании определяется приказом Генерального директора.
3.6.3. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, и выдача ведется в
журнале учета. Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной
продукции, подлежащей защите. Листы журналов нумеруются, прошиваются и
опечатываются.
3.6.4. Печатно-бланочная продукция, печать, штамп, подлежащие защите, хранятся в
опечатываемом сейфе.
3.6.5. При реорганизации или ликвидации Компании уничтожение неиспользованной
печатно-бланочной продукции, печати, штампа, подлежащих защите, производится с
составлением актов, утверждаемых Генеральным директором Компании, и
проставлением отметок в соответствующем журнале учета.
3.7. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
3.7.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в
дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой
для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
3.7.2. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными
документами, положениями о структурных подразделениях, должностными
инструкциями сотрудников, типовыми перечнями документов с указанием сроков
13
хранения, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются
виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности Компании.
3.7.3. Номенклатура дел Компании подписывается Генеральным директором.
3.7.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Генеральным
директором и вводится в действие с 1 января следующего года.
3.7.5. Номенклатура дел в случае изменения в функциях и структуре Компании
пересоставляется, перепечатывается с соответствующими поправками и заново
утверждается.
3.7.6. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных
подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой
Компании (штатное расписание).
3.7.7. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как
обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
3.8. ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
3.8.1. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел,
заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания (приложение 4).
3.8.2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного
в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Элементы индекса отделяются друг от друга дефисом.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять порядок расположения
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел
индекс сохраняется.
3.8.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок типа
«разные материалы», «общая переписка» и т.д., а также вводных слов и сложных
оборотов.
Заголовок дела должен состоять из следующих элементов: название вида дела
(переписка, журнал и др.) или разновидности документа (протоколы, приказы и др.);
название структурного подразделения (автор документа); краткое содержание
документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных
последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин
«документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и
др.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому
вопросу она ведется. В случаях ведения переписки с однородными корреспондентами, в
заголовках указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными
корреспондентами, их наименования не перечисляются.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Заголовки судебных, следственных, личных, персональных и других дел,
содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному
вопросу, начинаются со слова «дело».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, составляется общий
заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома
(части), уточняющие содержание заголовка дела.
14
3.8.4. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со
степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую
документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы
вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами
Компании. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные
документы.
Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке,
изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за
соответствующими основными документами.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому
признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и
корреспондентов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел
3.8.5. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.
3.8.6. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов
(статей) типового перечня документов с указанием сроков их хранения, при их
отсутствии на типовую номенклатуру дел.
3.8.7. В графе 5 отделом кадров указываются наименования перечня документов,
типовой номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и
делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче
дел в другое структурное подразделение для их продолжения, в архив организации,
наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей.
3.8.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов).
Сведения о количестве заведенных дел сообщаются делопроизводителю
Компании.
3.9. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
3.9.1. Исполненные документы формируются сотрудниками отдела кадров в дела в
соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры не
допускается.
3.9.2. Контроль за формированием дел осуществляет отдел кадров.
3.9.3. При формировании дел соблюдается следующее:
в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
приложения к документам присоединяются вместе. Если приложения объемом
свыше 180 листов, то они составляют отдельный том, о чем в документе делается
отметка;
группируются в дела документы одного календарного года;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и
лишние экземпляры;
телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих
основаниях в соответствии с номенклатурой дел
документы постоянного и временного срока хранения группируются раздельно;
по объему дело не должно превышать 180 листов.
3.9.4. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с
их поступлением.
3.9.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с
относящимися к ним приложениями (это инструкции, правила, положения, уставы,
15
утвержденные распорядительными документами). Если приложения утверждены в
качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
3.9.6. Приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу
формируются в отдельные дела.
3.9.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе
с документами к ним.
3.9.8. Переписка группируется за делопроизводственный год и систематизируется в
хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за
документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
3.9.9. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в
соответствии с их поступлением.
3.9.10. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и
располагаются в них в алфавитном порядке фамилий сотрудников.
3.9.11. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в
алфавитном порядке фамилий сотрудников.
3.9.12. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление
обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в
одно дело.
3.9.13. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в
соответствующие дела того года, на который или за который они составлены,
независимо от даты их составления, утверждения или поступления.
3.10. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
3.10.1. Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела – подготовка дела к хранению, проводится делопроизводителем при
методической помощи и под контролем отдела кадров.
3.10.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
3.10.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу указываются следующие реквизиты:
наименование Компании, наименование структурного подразделения;
наименование населенного пункта Компании; номер (индекс) дела;
заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения
дела;
архивный шифр дела.
3.10.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней
описи, нумеруются. Листы нумеруются карандашом, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
3.10.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись,
которая подписывается делопроизводителем с указанием расшифровки подписи и даты
составления.
Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие
документов) отмечаются в листе-заверителе (приложение 5) со ссылкой на
соответствующий акт.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с
итоговой надписью.
3.10.6. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно».
16
3.10.7. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке
содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
3.10.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации
(особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела
согласно приложению 6.
3.10.9. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
3.10.10. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного
свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производится
на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и др.) из
документов удаляются.
3.10.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.11. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.11.1. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив Компании
в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.
3.11.2. Сохранность документов и дел обеспечивают отдел кадров, руководители
структурных подразделений. Дела хранятся в шкафах в рабочих кабинетах.
3.11.3. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел
Компании, на корешках обложек указываются их индексы.
3.11.4. Выдача дел во временное пользование подразделениям Компании производится
на основании созданной заявки, согласованной руководителем структурного
подразделения и отделом кадров.
3.12. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ КОМПАНИИ
3.12.1. Передача дел из структурных подразделений в архив Компании осуществляется
по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел,
завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно)
хранения передаются в архив Компании по номенклатуре дел.
17
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ТОО «ATE XPRESS»
1. Акт – документ, составляемый и подписываемый несколькими должностными
лицами, подтверждающий установленные факты или события (по результатам
ревизий, при приеме-передаче материальных или других средств и т.п.).
2. Доверенность – документ, подтверждающий полномочия сотрудника на
осуществление определенных действий.
3. Договор, соглашение, контракт – документы, фиксирующие установление
определенных взаимоотношений, предусматривающие четкое разграничение
ответственности сторон и регламентирующие их отношения.
4. Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов и
предназначенный для устного прочтения.
5. Заключение (отзыв) – документ, содержащий мнение, вывод должностного
лица/созданной комиссии Компании по рассматриваемому вопросу/документу.
Заключение представляется без сопроводительного письма и подписывается
ответственным
специалистом,
которому
поручено
рассмотрение
документа/вопроса, или членами созданной комиссии, в отдельных случаях
подписывается руководством Компании.
6. Инструкция – документ, утверждаемый руководством Компании с целью
установления правил, регулирующих организационные (в т.ч. должностные),
научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности
Компании.
7. Отчет – сведения о выполнении задания, поручения, проведения определенных
мероприятий, представляемые руководству.
8. Перечень – систематизированное перечисление объектов, работ, документов и
т.п.
9. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, где
излагаются поручения, просьбы, информации и т.п.
10. Положение – нормативно-правовой акт, в котором закрепляются задачи,
функции, обязанности, права и организация работы структурных подразделений
Компании. Положения о структурных подразделениях утверждаются
Генеральным директором.
11. Пояснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных
положений основного документа.
12. Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководством Компании по
основным вопросам деятельности Компании или по личному составу. Приказы
подписываются Генеральным директором, в период его отсутствия –
Исполнительным директором.
13. Протокол – вид документа, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и
принятие решений различного рода совещаний, собраний, заседаний и т.п. В
отдельных случаях оформляется в виде протокольного решения, где отражаются
поручения должностным лицам.
14. Рабочий документ – документ произвольного характера, не имеющий
определенного маршрута.
15. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый с целью разрешения
оперативных вопросов деятельности Компании. Распоряжение может
подписывать Генеральный директор.
18
16. Служебная записка (докладная) – документ, адресуемый руководству Компании
или в структурные подразделения, по изложению какого-либо вопроса с
предложениями составителя или представляемый в порядке информации.
17. Список – документ, содержащий перечисление лиц, должностей, названий
структурных подразделений и т.п. в определенном порядке, составляемый для
информации или регистрации.
18. Устав – правовой акт, определяющий статус, цели, функции и права Компании,
величину Уставного фонда, распределения прибыли и формирования резервного
и других фондов Компании.
Устав подлежит утверждению и регистрации в Министерстве юстиции
Республики Казахстан.
19. Факс, телеграмма, телефонограмма – корреспонденция, выделяемая в связи с
особым способом передачи текста.
19
Приложение 2
БЛАНК ПИСЬМА ТОО «ATE XPRESS»
Республика Казахстан, 010000
г. Астана, пр. Сарыарка, 31/2
бизнес-центр «Запад»
Тел.: +7 (7172) ____________
http://www.1atexpress.com
Эл. почта: info@ate.kz
Логотип Компании
20
Приложение 3
ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Образец приказа на перевод внутри Компании:
ПРИКАЗ № ____- Л/С
«О переводе на другую должность и
о повышении заработной платы»
«___» _________ 20__ года
В связи с производственной необходимостью в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи
41 Трудового Кодекса Республики Казахстан ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Перевести ____________________ с должности __________________ на должность
Ф.И.О.
_______________________ с «___» _________ 20__ года.
2. Установить сотруднику заработную плату согласно штатному расписанию.
3. Отделу кадров внести соответствующие изменения в трудовой договор с
сотрудником №____ от « » ___________ 20__ года.
Генеральный директор
ТОО «ATE XPRESS»
(подпись)
(расшифровка подписи)
Визы:
С приказом ознакомлен ______________________________________
(ФИО, дата, подпись)
21
Образец приказа на прием на работу:
ПРИКАЗ № ___- Л/С
«О приеме на работу»
«
» ___________ 20__ года
В соответствии со ст. 33 Трудового Кодекса Республики Казахстан ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Принять на работу _______________________________ с « » __________ 20__ года
Ф.И.О.
на должность ________________________.
2. Установить сотруднику заработную плату согласно трудовому договору и штатному
расписанию.
3. Установить сотруднику испытательный срок – 2 (два) месяца.
Основание:
1) Заявление ____________________________ от « » ________ 20__ года;
Ф.И.О.
2) Трудовой договор №_______ от « » ________ 20__ года.
Генеральный директор
ТОО «ATE XPRESS»
(подпись)
(расшифровка подписи)
Визы:
С приказом ознакомлен ______________________________________
(ФИО, дата, подпись)
22
Образец приказа на увольнение:
ПРИКАЗ №____- Л/С
«О расторжении трудового договора»
«
» _________ 20__ года
В соответствии с п. 2, 3 ст. 57 Трудового кодекса Республики Казахстан
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Расторгнуть трудовой договор №___ от « » _________20__ года с ________________
Ф.И.О. должность
__________________________ по инициативе сотрудника с « » ________ 20__ года.
2. Бухгалтерии произвести соответствующие
законодательству Республики Казахстан.
выплаты
Основание: Заявление __________________________ от «
согласно
трудовому
» ________ 20__ г.
Ф.И.О.
Генеральный директор
ТОО «ATE XPRESS»
(подпись)
(расшифровка подписи)
Визы:
С приказом ознакомлен ______________________________________
(ФИО, дата, подпись)
23
ОБРАЗЦЫ ПРИКАЗОВ ПО КАДРАМ
Образец приказа о предоставлении очередного трудового отпуска:
ПРИКАЗ № ____- K
«О предоставлении трудового
отпуска сотруднику»
В соответствии
ПРИКАЗЫВАЮ:
с
п.1
« ___ » _________ 20__ года
ст.105
Трудового
Кодекса
Республики
Казахстан
1. Предоставить _________________ ______________ ежегодный оплачиваемый трудовой
должность
Ф.И.О.
отпуск сроком на 24 календарных дней с «___» _________20__ года по «___»
________20__ года (включительно) за период с «___» _________20__ года по «___»
_________20__ года.
2. Бухгалтерии произвести соответствующие выплаты сотруднику.
Основание: заявление ____________________________ от «___» _________20__ года.
Ф.И.О.
Генеральный директор
ТОО «ATE XPRESS»
(подпись)
(расшифровка подписи)
Визы:
С приказом ознакомлен ______________________________________
(ФИО, дата, подпись)
24
Образец приказа по командировке:
Приказ № ___- К
«О командировании»
«
» ___________ 20__ года
В связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Направить в командировку __________________ ________________ в г. __________
Ф.И.О.
должность
______________________ с « » __________ 20__г. по « » ___________ 20__г.
(включительно) с целью ____________________________________________.
2. Бухгалтерии произвести оплату всех причитающихся расходов после
представления подтверждающих документов.
Основание: Решение _____________________
Генеральный директор
ТОО «ATE XPRESS»
(подпись)
(расшифровка подписи)
Визы:
С приказом ознакомлен ______________________________________
(ФИО, дата, подпись)
25
Приложение 4
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Официальное наименование
Компании
(на государственном языке)
IСТЕРДIҢ НОМЕНКЛАТУРАСЫ
___________ № _____________
(дата)
(индекс)
Утверждаю
Генеральный директор
_____________
(личная подпись) Расшифровка подписи
Дата
(на русском языке)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
|На 2013 год|
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Количество
дел (томов,
частей)
Срок хранения дела
(тома, части) и
номер статьи по
перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Наименование должности руководителя
_____________ Расшифровка подписи
отдела кадров
(личная подпись)
дата
Визы руководителей структурных подразделений
Согласована
протоколом ЦЭК (ЭК)
организации
(дата и номер протокола)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
Итого:
Наименование должности руководителя
отдела кадров
_______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
дата
Итоговые сведения переданы в архив Компании
Наименование должности сотрудника,
передавшего сведения
_______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
дата
26
Приложение 5
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист (ов), в том числе:
литерные № № листов __________________________________________________
пропущенные № № листов ______________________________________________
пронумерованные чистые листы __________________________________________
+ листов внутренней описи ______________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
___________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Особенности формирования, оформления,
№ № листов
физического состояния и учета документов дела
1
2
1. Брошюры и другие печатные издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты
6. Марки почтовые
7. Марки гербовые
8. Штемпели почтовые и другие
9. Специальные почтовые отметки
10. Сургучные, мастичные печати
11. Фотодокументы
12. Карты, планы, чертежи и другая научнотехническая документация
13. Рисунки, гравюры, акварели
14. Автографы видных деятелей
15. Склеенные листы
16. Утрата части листов
17. Угасающий текст
Наименование должности лица,
заполнившего лист-заверитель дела ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
дата
Формат А4 (210Х297)
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных
листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи
документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и
физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки,
штемпели, штампы, пломбы);
27
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки,
техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские
материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в
графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы
1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в
графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей
материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2
указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена
подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листезаверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
28
Приложение 6
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
№
№
п/п
Делопроизводственный индекс
Дата
документа
Заголовок
документа
Номера
листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого _____________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись
документов дела
_______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
дата
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
312
Размер файла
917 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа