close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Шаблон документов OmniWay

код для вставкиСкачать
ЧТО ТАКОЕ СУНДУК
Рассказывает Илья Савичев
1
СУНДУК
—
это
автоматизированная
информационная
система
управления
сервисной и/или проектной организацией (не
только в области ИТ), обеспечивающая учёт и
контроль
следующих
ключевых
видов
деятельности:
ведение клиентской базы;
управление продажами и маркетингом;
администрирование контрактов;
управление проектами;
поддержка пользователей;
учёт рабочего времени сотрудников;
база знаний;
развитие персонала;
управленческая отчётность.
Управление проектами обеспечивает не только
контроль выполнения проектов как таковой, но и
является частью единого информационного
пространства: заказчик — лид — контракт
— проект — исполнители — списание
времени — акты — статьи базы знаний —
себестоимость и прибыль — проектная премия.
Мультивалютность. Мы работаем в нескольких
странах,
с
несколькими
иностранными
вендорами, поэтому расчёт различных
параметров одновременно в нескольких
валютах важен и для оперативной работы
(например, контракты в Евро) и для финансовой
отчётности — когда все показатели приводятся к
единой валюте (например, USD) и могут быть
сравнимы.
Учёт
рабочего
времени
сотрудников
представляет собой механизм списания
отработанных часов на различные виды
деятельности
с
последующим
их
согласованием, контролем и отчётностью.
База знаний — важнейший элемент обеспечения
качества проектных работ и предоставления
сервиса.
Мы
в
СУНДУКе
храним
проектные
решения,
собственные
методические и учебные материалы,
различные стандарты, результаты конкурентной
разведки, шаблоны и образцы документов.
— Ой, мамочки, что это?!
— Это отличный вместительный сундук!
— Сундук?!
— Сундук!
Масяня. "Подарочки". 2002 год.
Управление продажами включает в себя ведение
клиентской базы данных, сопровождение
потенциальных сделок (лидов, от англ.
lead)
с
заказчиками,
маркетинговых
мероприятий и соответствующей отчётности.
Управление контрактами обеспечивает полный
цикл договорной работы:
оформление договоров;
выставление и контроль оплаты счетов;
актирование выполненных работ;
получение информации об исполнении
платежей в бухгалтерских системах;
ведение
детальной
информации
о
поставках;
автоматическое формирование большого
количества различных документов.
СУНДУК — акроним, образованный от слов
Система Управления Нашей Деятельностью.
1
1.
OmniWay © 2009-2012
www.omniway.ru
Управление
персоналом
от
планирования
интервью, до трудовых договоров, ставок, резюме
и ведения квалификационной базы. Последнее
когда помогает, знаете? Когда нужно
быстро
подготовить
информацию
о
квалификации консультантов, отобрать
нужных по заявленным требованиям или просто и
быстро собрать актуальные резюме.
Отчётность в СУНДУКе отличная! Благодаря
единому информационному пространству (а не
пресловутым
"бесшовным"
интеграциям),
грамотно
спроектированной
модели
данных и необходимым аналитическим
характеристикам,
мы
получаем
управленческую отчётность по всем процессам
практически во всех разрезах: страны, виды
бизнеса,
контрагенты,
источники
продаж,
сотрудники, валюты, контракты, проекты и так
далее.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОДАЖАМИ
Рассказывает Василий Владимиров
"Реклама – двигатель торговли". Не будем с этим
спорить. Будем планировать и проводить
рекламные и маркетинговые мероприятия, тем
более что в СУНДУКе есть всё необходимое в
соответствии с маркетинговой наукой:
определение бизнес-задач;
декомпозиция каждой бизнес-задачи
на инициативы;
планирование
мероприятий
в
рамках
инициатив;
учёт наших прямых расходов и спонсорских
пакетов;
учёт наших косвенных расходов — нашего
времени, потраченного на подготовку и
проведение
мероприятия
(а
это,
как
выясняется, иногда значительно превосходит
прямые расходы!!!)
о
Управление продажами находит отражение в
СУНДУКе в виде лидов (потенциальных сделок).
Карточка
каждого
лида
содержит
исчерпывающую информацию о его
предмете и источнике, финансовую
оценку, оценку вероятности, плановые и
фактически отнесённые на него расходы. Кроме
того, лид — это хранилище RFP, ТЗ, КП и всех
прочих документов и переписки.
СУНДУК следит за соблюдением процесса,
напоминает о следующих действиях,
предупреждает
о
превышении
плановых
ресурсов
и
просит
"приложить
к
делу"
необходимые на данном этапе документы.
2.
OmniWay © 2009-2012
www.omniway.ru
Что
взамен?
Взамен
полная
история
взаимоотношений, структурированная, удобно
расположенная Клиентская база — основа
любого бизнеса. Для эффективных продаж
нужна информация, самая разная: от
реквизитов и особенностей оформления
документов
до
дней
рождений
сотрудников. Сложите это в СУНДУК и доставайте
из него нужные данные в нужное время: удачные
и неудачные сделки, количество и объёмы
выполненных проектов, контракты по видам
бизнеса, состояние текущих лидов и так далее.
Для руководства в СУНДУКе хранится отчётность.
На наших еженедельных совещаниях мы
проводим анализ текущего состояния продаж:
новые/выигранные/проигранные лиды;
ресурсы,
потраченные
за
прошедший
период;
конечно же, "воронка" продаж.
УПРАВЛЕНИЕ КОНТРАКТАМИ
Рассказывает Елена Савичева
Мы используем самые разные контрактные
схемы — это связано с различными видами
бизнеса
(например,
оказание
услуг
существенно отличается от передачи прав
пользования
программным
продуктом),
различной спецификой в разных странах,
требованиями заказчиков и так далее.
Объём контрактной документации достаточно
большой, поэтому очень востребован высокий
уровень автоматизации, который бы позволил
выполнение многих стандартных операций
ускорить и упростить, сохранив при этом
мощную аналитическую базу.
Функции
В этих вопросах много надежд возлагалась на
СУНДУК, и он не подкачал, поскольку обеспечил в
полном объёме контрактный документооборот,
контроль исполнения процессов и отчётность:
описание и хранений самых разных видов
договоров — прямых и субконтрактных,
рамочных и фиксированных, заказов и
приложений;
выставление и контроль оплаты счетов;
формирование
финансовых
и
технических актов;
формирование,
контроль
полноты
и
правильности поставок.
Кроме того, поскольку в СУНДУКе контракты,
акты, проекты и проектные этапы взаимосвязаны,
то СУНДУК повышает качество наших
внутренних коммуникаций, например:
при подписании договора
оповещается Архитектор проекта, который
начинает работы по проекту;
при выполнении очередного этапа проекта
оповещается Менеджер контракта, который
подписывает с заказчиком соответствующий
акт;
окончание работ по очередному этапу и
получение подписанного акта приёмки
сигнализирует руководству о необходимости
расчёта и начисления премий.
"Автоматы"
Шаблоны основных документов (договоров, ТЗ,
актов, счетов и т.п.) хранятся в СУНДУКе и
используются
для
автоматического
формирования нужных документов. Счета
и
акты,
их
суммы
и
количества
рассчитываются
автоматически.
Даже
написание сумм словами (с правильными
падежами
и
временами)
выполняется
автоматически — пустяк, но приятно, поскольку
экономит время и избавляет от нудной работы.
3.
OmniWay © 2009-2012
www.omniway.ru
Учёт лицензий
Много потенциальных ошибок таит в себе
сопровождение договоров на передачу прав
пользования (ну, или по простому — продажу
лицензий)
и
технической
поддержки:
периодически меняются цены, состав
товарных позиций и условия поддержки, у
заказчиков
могут
быть
специальные
условия по цене и оплате. При условии хотя бы
нескольких сотен заказчиков, нескольких сотен
позиций и хотя бы нескольких лет договорных
отношений — без надёжного инструмента не
ошибиться невозможно!!!
И здесь нас действительно спасает СУНДУК,
который
знает
историю
закупок
каждого
заказчика, цены и скидки по каждой товарной
позиции, условия и особенности технической
поддержки (продление которой, кстати говоря, он
также рассчитывает "автоматом").
Тренинги
Похожим
образом
мы
ведём
учёт
и
контролируем
исполнение
наших
тренинговых договоров: ведение реестра
тренингов, формирование договорной
документации,
персонализированный
учёт
слушателей, а также выданных сертификатов.
Мультивалютность
Мы
работаем
в
нескольких странах, с
несколькими иностранными вендорами,
поэтому расчёт различных параметров
одновременно в нескольких валютах важен
и для оперативной работы (например, контракты
в Евро) и для финансовой отчётности — когда все
показатели
приводятся
к
единой
валюте
(например, USD) и могут быть сравнимы. Валюты
получаются ежедневно
от ЦБ каждой страны.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Рассказывает Александр Цимбалистов
Управление проектами в СУНДУКе ценно не
само
по
себе
(специализированных
инструментов много), а в связке с другими
процессами и информационными потоками:
проект
связан
с
контрактом
и
соответствующим лидом — это означает, что
у контрактного администратора и accountменеджера есть информация о ходе
выполнения
проекта,
необходимости
подготовки контрактных документов (счетов и
актов), текущей финансовой эффективности
проекта;
архитектор проекта получает информацию о
подписании актов и оплате;
функциональные
руководители
имеют
данные о финансовом состоянии проекта;
формирование стоимости проекта ведётся в
соответствии с количеством и стоимостью
ресурсов, а проектная премия выплачивается
согласно трудоёмкости каждого человека
при прочих условиях (проект прибыльный,
наполнена база знаний и так далее).
Заказчик
вознаграждения
результат.
за
вклад
каждого
в
общий
Т.е. премия считается по проекту, с учётом
фактического уровня прибыльности (связка
контракт-проект), в соответствии с реальным
вкладом каждого (связь проект-этап-сотрудниксписанное время), а также тиражирования
знаний (этап-сотрудник-статья базы знаний).
Итого:
планируем этапы;
формируем проектную группу;
определяем план и объём работ;
фиксируем
плановые
показатели
финансовые и ресурсные;
в
процессе
выполнения
контролируем
плановые показатели, списываем часы и
работаем с базой знаний;
по окончании проводим план-факт анализ,
анализ базы знаний и… (пам-пара-рам!)
получаем премию.
Лид
Контракт
Проект
Акт
Этап проекта
Отработанные
часы
Статья
базы знаний
Сотрудник
Проектная
премия
Про премии и не только
Мы
применяем
долевое
распределение
прибыли между участниками проекта — это не
только материальный стимул (не самый
важный, но и не самый последний), такой
подход примечателен ещё и тем, что
устанавливает
партнёрские
отношения
в
коллективе,
понятные
условия
понятного
4.
OmniWay © 2009-2012
www.omniway.ru
Посмотреть что-кто-где-когда можно в любой
момент в самых разных вариантах.
БАЗА ЗНАНИЙ
Рассказывает Сергей Осадчий
В чём залог успеха проектной или сервисной
компании? В доверии заказчиков. На чём
основано
доверие?
На
порядочности
и
профессионализме.
Порядочность
—
это
нравственная
категория, вся
надежда
на
родителей, а профессионализм есть функция
знаний и опыта.
Вот
и
получается,
что
накопление,
распространение, использование и, вообще,
управление знаниями — один из ключевых
процессов в организации, которая занимается
предоставлением профессиональных услуг.
База знаний — наиболее значимый и
ощутимый
артефакт
управления
знаниями.
Источники знаний — самые разные. Конечно, это
результаты наших проектов. Конечно, это типовые
решения,
которые
разрабатываются
и
применяются в рамках поддержки клиентов. Но
это также типовые контракты, маркетинговые
материалы,
информация
о
конкурентах,
внешние стандарты и методики, результаты
нашей внутренней работы по управлению
знаниями.
Чтобы процесс формирования и накопления
знаний
шёл
бодрее,
мы
сделали
его
обязательным условием получения премии по
итогам выполнения проекта.
"Подальше положишь – поближе возьмешь",
гласит народная мудрость. Чтобы искать было
удобно, мы ввели
простую и понятную
категоризацию,
организовали
возможность
подписки,
включили
полнотекстовый
индексированный поиск, а также ввели практику
периодического обзора новых поступлений.
Через некоторое время мы перестали
спрашивать друг у друга: "Где взять?". Ответ
очевиден: "Где-где? В СУНДУКе!".
Процесс
утверждения
и
информирования
стандартный. Новая статья попадает на рецензию
к ответственному за раздел. Здесь ее ждёт
семантическая
проверка,
проверка
на
соответствие нашим стандартам оформления,
категоризация, выдача прав доступа.
5.
OmniWay © 2009-2012
www.omniway.ru
УЧЁТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Списание часов — механизм учёта рабочего
времени сотрудников, основными задачами
которого являются:
анализ всей нашей деятельности, в том числе
с точки зрения заработанных денег;
сбор первичных данных для расчёта премий
по результатам выполнения проектов;
создание доказательной базы для заказчиков;
"план-факт" анализ выполненный работ для
более качественного их планирования в
будущем.
Как это работает
Основные принципы списания часов:
Часы списывают все!
Часы списываются ежедневно, максимальная
задержка — один день! На самом деле — это
не сложно и не ресурсоёмко. Более того,
именно ежедневное списание позволяет
получить приемлемую точность — пока не
забыл, чем занимался.
Часы
утверждаются
ежедневно,
максимальная задержка — два дня!
Списываем не "восьмёрки", а реальные
цифры: 20 – значит 20, СУНДУК сам
разберётся, какие часы были отработаны в
рабочее и нерабочее время.
Схема данных списания часов показана на
следующем рисунке:
Если списано недостаточное количество
часов, информируется сотрудник и его
административный руководитель.
Если часы утверждены не полностью,
информируется
административный
руководитель сотрудника.
Полностью списанные и утвержденные
спустя определённое время (например,
по окончанию проекта) переводятся в
архив.
часы
Мы используем следующие основания для
списания:
внешний проект — работа в проекте для
заказчика, за деньги, в соответствии с
контрактом;
тех. поддержка — работа по тех. поддержке,
за деньги, в соответствии с контрактом.
внутренний проект — "бесплатный" проект:
либо в рамках R&D, либо для решения
внутренних задач организации;
продажи — участие в продажах;
маркетинг —
участие
в
подготовке
и
проведении маркетингового мероприятия
(выставки, конференции);
база знаний — работа с базой знаний,
подготовка или чтение статей базы знаний.
общая
операционная
деятельность
—
раздумья,
напрямую
не
связанные
с
конкретным проектом, участием в продажах
или контрактной деятельностью;
тренинг — официальный внешний тренинг;
больничный;
отгул;
отпуск.
Списать, согласовать или не согласовать часы
можно непосредственно в системе или по email.
Дневной табель:
является "контейнером" списанных часов на
определённую дату по каждому сотруднику;
используется
для
контроля
количества
списанных и утверждённых часов;
создаётся
автоматически
для
каждого
сотрудника по рабочему календарю его
страны.
6.
OmniWay © 2009-2012
www.omniway.ru
ОТЧЁТНОСТЬ
Отчёты СУНДУКа построены на Crystal Reports и
сводных таблицах MS Excel. Создавать их можно
бесконечно много, однако основных, наиболее
часто используемых не больше десятка — по
текущим продажам, финансовому состоянию,
проектам и знаниям.
Здоровье проектов — отчёт, который даёт
быструю и наглядную оценку финансового
здоровья
проекта:
прибыль
соответствует
плановым показателям, ниже их или проект
убыточен (затрачено больше времени и/или
ресурсов на его реализацию).
Статус продаж — показывает текущие лиды,
взвешенный объём продаж, ТОP-5 самых
больших и самых вероятных лидов, т.е. тех, над
которыми нужно сосредоточиться.
Утилизация — даёт верхнеуровневую оценку
вовлечения сотрудников в оплаченные работы.
Хорошо, когда утилизация составляет 100%, но так
бывает только в сказках. Но если она меньше
60% — дело худо, товарищи.
Статус продаж может быть построен за любой
период, в разрезе стран, видов бизнеса и
account-менеджеров.
План платежей — показывает будущие платежи
за нужный период по стране. При этом
показываются отдельно платежи по подписанным
договорам и находящимся на подписании.
Кроме того, отчёт позволяет "провалиться" и
изучить, на что уходит рабочее время каждого
конкретного сотрудника.
Представление графическое и табличное. Очень
полезный отчёт!
Анализ проектов — предназначен для детального
анализа израсходованного времени проектной
группой, проанализировать загрузку в рабочее и
нерабочее время, оценить прибыльность проекта,
распределить
проектную
премию
по
результатам проекта и закрытия договора.
7.
OmniWay © 2009-2012
www.omniway.ru
О КОМПАНИИ OMNIWAY
Наша специализация — ITSM-консалтинг:
проектирование процессов управления;
разработка различных видов регламентной и
методической
документации
(описания
процессов, ролевые и рабочие инструкции,
методики оценки качества процессов и
мотивации
сотрудников,
ресурсносервисные модели, модели стоимости и т.п.);
проектирование,
конфигурирование
и
интеграция
информационных
систем,
обеспечивающих
необходимый
учёт
и
контроль исполнения процессов;
проектирование
и
разработка
аналитической отчётности;
обучение сотрудников — как работать по
процессам, как контролировать процессы,
как работать в информационных системах,
как получать и анализировать отчётные
данные;
участие во внедрении процессов и систем, в
том числе помогаем в поддержке и
правильном проведении организационных
изменений;
оказываем методическую и техническую
поддержку внедрённых решений.
Консультанты OmniWay — сертифицированные
специалисты (ITIL Expert, IT Service Manager,
ISO 20000 Manager), имеющие многолетний
проектный опыт в России и странах СНГ.
Офисы компании расположены в Москве и
Киеве.
www.omniway.ru
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
29
Размер файла
1 214 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа