close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Документооборот

код для вставкиСкачать
Документооборот территориальнораспределенного холдинга
Управление и контроль
Преимущества:
Контроль исполнения выполняемых
резолюций и поручений, отданных из
управляющей компании
Возможность
сквозного согласования документа
филиала с сотрудниками других филиалов и управляющей компанией
Проблемы взаимодействия
управляющей компании холдинга и дочерних зависимых
обществ (ДЗО) и филиалов
заключаются, как минимум, в
возможностях по контролю
управляющей компании по
исполнению распоряжений,
отданных на филиалы и в ДЗО.
Часто бывает, что переданный
в дочернюю компанию приказ
или распоряжение «теряется»:
он регистрируется под своим
входящим номером и отследить
его исполнение из центра не
представляется возможным.
Отдавшему приказ или резолюцию руководителю необходимо
иметь перед собой агрегированную сводку по исполнению
«на местах» и большинство
информационных систем либо
вообще не позволяют выдавать
такую информацию, или же
требуют дорогостоящей и неустойчивой в эксплуатации централизованной установки на
мощном и дорогом оборудовании. Представляемое решение,
базируемое на платформе Doc-
sUp Fusion, в своем составе
имеет встроенные средства, позволяющие отслеживать ход исполнения на
местах.
Наличие встроенных
механизмов информационного взаимодействия децентрализованных систем
не только повышают качество управления и его оперативность, но и уменьшают стоимость эксплуатации.
Контроль исполнения поручений филиалами: в агрегированной сводке видны состояния всех отданных на филиалы и в ДЗО резолюций
Документооборот территориально-распределенного холдинга
Сквозное согласование
Организационная структура компании представляется в виде дерева
отделов, должностей, ролей.
Для удобства предусмотрен быстрый поиск сотрудника, должности
или отдела по первым буквам его
Процессы согласования договоров (да и иных
документов), инициируемых
филиалами и ДЗО и имеющих в листе согласования
сотрудников управляющей
компании не только длительны по времени, но и, подчас,
непредсказуемы по результату: в управляющей компании
документ может потеряться,
необходимо постоянно звонить, уточнять, у кого он
находится, каков статус рассмотрения. Использование
сервисов DocsUp Business
Applications позволяет проводить такие процессы электронного одобрения документов не только прозрачно для
пользователя, но и с полным
уведомлением о совершаемых сотрудниками действий
(открытие документа, принятие положительного или отрицательного решения), а
заложенные механизмы вынесенного сервера аудита обеспечивают невозможность (в
том числе администраторами
системы электронного документооборота) осуществить
«подчистку» каких—либо
записей истории, выполненных кем—либо действий.
На закладке истории
карточки документа отражаются все действия, выполненные с ним, с указанием пользователя, выполнившего действие, дату, время, адрес компьютера, с которого осуществлялась операция.
Единые регламентные документы
Система позволяет строить
связи между документами с
указанием типов связей, при
добавлении связанного
документа пользователь будет
обязан выбрать тип связи.
Стр. 2
Преимущества централизации сервисных подразделений в управляющих
компаниях является не только экономия средств на содержание управленческого и
сервисного аппарата сотрудников, но и единые механизмы, процессы и регламентирующие документы, шаблоны
договоров, смет, бюджетов.
В настоящее время на
большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры,
приказы,
переписка с поставщиками,
финансовая документация и
др.) хранится в электронном
виде, обычно в неупорядоченно
м виде общедоступном файлсервере. При таком хранении
неизбежно дублирование ин-
формации, не обеспечивается поддержка разных версий
документов и безопасность
их хранения. Наличие единого хранилища—репозитория
позволит сотрудникам на
местах всегда использовать
актуальные версии шаблонов
документов, что исключит
возможные юридические или
финансовые риски.
Документооборот территориально-распределенного холдинга
Ведение шаблонов документов
Для каждого типа документов системы администратор определяет как некоторый набор предопределенных шаблонов (например, для вида
документа "Договор поставки" может быть
несколько шаблонов текстов договоров, заранее подготовленных юридическим отделом).
Администратор системы может не только создавать виды документов в соответствии с требованиями и регламентом документооборота
организации, но и указывать тех пользователей
или должности сотрудников, которые будут
иметь права создания документов определенного типа.
Базовые справочники и карточки документов
Наличие механизмов построения различной модели управления бизнес-процессами организации, ролевой модели, как
на уровне
должностей, так и
отдельных
ролей
в
бизнес
процессах и
матрицах
доступа
позв ол яют
использовать любые
стр укт ур ы
управления.
Базовые справочники включают все необходимые для организации полноценного документооборота и кросс-офисных бизнес—
процессов. Редактирование справочников возможно как системным, так и предметным администратором.
Контроль исполнения документов и резолюций
Контроль исполнения документов организован как децентрализованно (руководитель или делопроизводитель подразделения может поставить себе на контроль определенные документы или резолюции), так и централизованно
(выделенным отделом контроля и
делопроизводитва). Встроенные отчеты позволяют видеть ракурсы исполнения с указанием просроченных
документов списком, в графическом
виде, фильтруя исполнителем как по
подразделениям/департаментам, так
и по типам документов. Наличие
дизайнера отчетов позволяют разработчикам и администраторам создавать отчеты в любых ракурсах и срезах под требования конкретных организаций, отделов и руководителей.
Стр. 3
Документооборот территориально-распределенного холдинга
Консолидированная отчетность
Консолидированная отчетность доступна руководителям в
любое время и в любом виде. Возможны разрезы как по
подразделениям, так и по конкретным исполнителям. В
системе имеется собственный генератор отчетных форм,
позволяющим эксплуатационному персоналу и разработчикам создавать свои собственные отчеты.
Функциональность типового решения
Автоматизируемые виды документов: Входящие, Исходящие, Организационно-распорядительные (приказы и распоряжения), Внутренние (служебные записки) ;
Создание документов с использованием офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы и на основе
шаблонов, импорт документов в систему;
Рассылка документов по формируемому пользователем, либо типовому списку:
адресатов документов;
исполнителей, указанных в резолюции;
по списку согласования проекта документа.
Маршрутизация документов и их регистрационно-контрольных карточек (РКК) по структурным подразделениям:
передача документов между сотрудниками, являющимися пользователями системы, согласно установленной технологии обработки документов;
рассылка уведомлений об установленных событиях заинтересованным сотрудникам;
пересылка сообщений между сотрудниками.
Исполнение и контроль исполнения документов:
создание резолюции по документу;
создание отчета о выполнении резолюции;
учет данных о ходе и результатах исполнения документов;
отслеживание сроков исполнения документов;
автоматическое напоминание о сроках исполнения (рассылка уведомлений).
Контактная информация
Согласование,
утверждение и подписание документов:
учет проектов документов;
учет замечаний по ходу согласования проектов;
хранение версий проектов документов, возникающих в процессе согласования;
возможность отправки на согласование
параллельно нескольким согласующим;
возможность создания маршрутов согласования сотрудниками канцелярии;
отслеживание сроков согласования и автоматическое напоминание о них.
Регистрация, организация хранения электронных документов и учетной информации о них с разграничением прав
доступа как на уровне одного пользователя, так и на уровне групп пользователей;
Поддержка версионности и ведение истории работы с документами (кто, когда, какие изменения произвел)
Стр. 4
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
59
Размер файла
2 020 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа