close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Согласование договоров и

код для вставкиСкачать
Согласование
договоров и
управление договорной
деятельностью
Согласование договоров всегда являются одной из
наиболее длительных процедур в компании. Не каждая
компания имеет реестр действующих договоров в
электронном виде, что затрудняет не только
операционную деятельность организации, но и
усложняет отчетность перед фискальными органами.
Работа с любым договором начинается с формирования структуры работ
или спецификации поставки. В зависимости от инициатора договора различают типовые (создаваемые по шаблону, разработанному юристами организации), или нетиповые (обычно с формулировками, предлагаемыми
контрагентом). В любом случае жизненный цикл и стадии любого соглашения достаточно детерминированы и имеют линейные состояния.
На этапе создания очень важно иметь типовые шаблоны договоров, оперативно изменяемые юридическим отделом с уточнением формулировок, реквизитов организации, лицами, имеющими право подписи. Наличие централизованного хранилища (репозитория) позволит всегда иметь актуальные
шаблоны договоров, актов. Доступ к изменению шаблонных, уставных и
регламентных документов компании регулируется правами доступа, предоставляемым администратором: права доступа могут быть даны как на
изменение всех упомянутых документов, так и на их часть. Права доступа
на видимость шаблонов и возможность создания определенного вида документа (договора, акта, исходящего письма) также строго регулируется,
пользователь, не имеющий прав на инициирование договора не сможет его
создать в системе.
При создании договора пользователю предлагается либо импортировать
версию договора, подготовленную контрагентом, либо создать по имеющемуся в системе шаблону, заведенному юридическим управлением.
Каждому договору в системе соответствует своя регистрационная карточка, содержащая необходимый набор атрибутов, частью заполняемый
из справочников. Благодаря технологии DocsUp IObject добавление атрибутов на карточку производится без программирования.
Например, при принятой в компании системе разнесения договора на Центры Финансовых Ответственности и учета конвенантов, может возникнуть необходимость добавления статьи бюджета, такие операции производятся без какого - либо перепрограммирования.
Типовой
процесс
работы по согласованию и утверждению договора
приведен на диаграмме. В процессе
прохождения проекта договора по
бизнес - процессу
система учитывает все созданные
версии документов
и высказанные замечания
Маршруты согласования могут быть как статические, так и динамические (пользователь сам выбирает, с кем согласовывать договор), однако во
избежание злоупотреблений для любого вида договора могут быть прописаны тел лица, которые будут включены в лист согласования в обязательном порядке,
при этом обязательные
согласующие
визируют договор в первую
очередь.
Типовой
процесс
работы по согласованию и утверждению договора
приведен на диаграмме. В процессе
прохождения проекта договора по
бизнес - процессу
система учитывает все созданные
версии документов
и высказанные замечания
Маршруты согласования могут быть как статические, так и динамические (пользователь сам выбирает, с кем согласовывать договор), однако во
избежание злоупотреблений для любого вида договора могут быть прописаны тел лица, которые будут включены в лист согласования в обязательном порядке,
при этом обязательные
согласующие
визируют договор в первую
очередь.
При создании карточки договора пользователь должен обязательно заполнить (выбрать) контрагента, являющегося стороной договора. Реестр контрагентов ведется только пользователями, которым предоставлены такие полномочия.
Такие пользователи могут внести информацию о контрагенте уже на
стадии заполнения обязательных атрибутов карточки, тогда как не
имеющие прав на создание контрагента пользователи имеют возможность только выбора стороны по договору из справочника.
Основанием для подписания договора должно быть надлежащим образом
и надлежащим порядком закрепленное лицо, действующее либо на основании устава, или на основании доверенности.
Большинство договоров не являются автономными: они прямо или
опосредованно связаны со спецификациями, с дополнительными соглашениями, актами выполнения работ, счетами, счетами фактурами, перепиской по его исполнению и многими другими документами.
Для
связывания документов между собой
система
содержит механизм
"Связанные документы". Система позволяет
строить
связи
между
документами с
указанием типов связей.
Все задачи пользователю поступают в единую точку входа «Входящие»,
содержащей не только сведения о задачах, но набор фильтров и сортировку, позволяющих легко найти нужную задачу или поступивший документ
Открывая задачу «согласование» пользователь видит все замечания по
документу, сделанные до него, может запросить дополнительную информацию, оставить свои комментарии или замечания. Результатом выполнения задачи согласования является принятие решения «Согласен» или «Не
согласен»
Инициатор документа может настроить уведомления,
позволяющие ему быть в любой момент в курсе происходящих с запущенным на согласование документом: для
этого достаточно пометить
те события, которые представляют для него интерес.
В случае необходимости сотрудники могут воспользоваться глубоко проработанными поисковыми возможностями, включающими поиск не только по атрибутивной информации, но и по текстам документов. Работа с
интуитивно понятным поисковым механизмом позволяет найти не только документы по четким критериям, но и по словоформам (например, при
поиске по слову «документ» будут найдены и файлы, содержащие словоформы: «документы», «документа» и другие).
К договору может быть привязана
сетевая диаграмма исполнения
(диаграмма Ганта) представляющая собой отрезки (графические плашки),
размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка
на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи
или этапа.
Руководитель или куратор договора может увидеть сводную информацию
по его исполнению вплоть до отдельной задачи.
Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».
Поднося указатель мыши к любой из задач пользователь может видеть
текущий статус задачи: начало, % выполнения.
Переходя в ракурс исполнителей можно увидеть, какие задачи назначены в
разрезе сотрудников (диаграмма Ганта показывает выполнение проекта в
разрезе задач).
Любое исполнение задач неразрывно связано с контролем их исполнения.
Для контроля исполнения архитектура предусматривает 3 независимых
механизма:
механизм напоминаний
механизм отчетности по исполнительской дисциплине
сводка задач сотрудника
Механизм напоминаний посылает сообщения сотруднику, напоминая о необходимости выполнить задачу в срок.
Сводка задач показывает просроченные задачи, а механизмы отчетности
дают представление руководителям
об эффективности
работы их подчиненных
Использование специализированного решения по ведению договоров дает
организации следующие преимущества:
наличие единого реестра действующих договоров;
накопление сведений о контрагентах;
сводный реестр доверенностей;
ускорение согласования договоров, актов, дополнительных соглашений;
актуальный статус исполнения работ по договору;
понимание будущих финансовых обязательств (конвенантов);
упорядочивание шаблонов по договорам;
хранение полной истории по согласованию и исполнению любого договора, акта выполненных работ, дополнительного соглашения.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
51
Размер файла
5 125 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа