close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

НИЖЕГОРОДСКИЙ ИНСТИТУТ

код для вставкиСкачать
НИЖЕГОРОДСКИЙ ИНСТИТУТ
МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА
Методическая разработка по дисциплине
делопроизводство
Составитель Ж.А.Шуткина
Н.Новгород
2006
Рабочая программа
(автор Л.Н. Суворова)
1. Пояснительная записка.
Актуальность дисциплины. Управленческие решения и действия организаций и предприятий фиксируются в служебных документах. В документах отражается и учитывается
деятельность организации, предприятия, поэтому ведение многих документов предписано
законами (организационные, кадровые и распорядительные документы и т.д.). При проверке
работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых
деятельность организации зафиксирована.
Уровень управления современной организацией зависит от того, насколько рационально и грамотно поставлена работа с документами в организации, т.е. насколько эффективно организовано делопроизводство (документационное обеспечение управления).
В современном мире, когда резко возросли потоки информации, функции документирования, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, составляют огромный
процент от всех управленческих функций и требуют больших интеллектуальных и трудовых
затрат. Кроме того, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого специалиста, имеющего дело с документами.
Цель изучения дисциплины. Изучение процедур составления и оформления документов, отражающих управленческую деятельность предприятия, в соответствии с современными требованиями, а также организации работы с документами с момента их создания
или получения до завершения исполнения по ним и передаче на хранение.
Назначение дисциплины. Дисциплина «Делопроизводство» является вузовским (региональным) компонентом. . Она дает полное представление о практике документирования
управленческой деятельности предприятия и организации документооборота в соответствии
с нормативными документами: рассмотрены современные требования к оформлению управленческих документов, технологические операции документооборота (прием, регистрация,
контроль, исполнение, систематизация, подготовка к хранению документов). Дисциплина
«Делопроизводство» будет интересна и студентам, и руководителям, т.к. любой современный специалист обязан грамотно работать с документами.
Адресность. Учебное пособие входит в состав учебно-методического комплекса дисциплины «Делопроизводство» по направлениям бакалавриата НИМБ. «Менеджмент», «Экономика», и специальностям «Менеджмент организации», «Финансы и кредит», «Маркетинг», «Бухучет, анализ и аудит».
Контроль знаний осуществляется для студентов очной формы обучения — путем
выполнения заданий на практических занятиях с использованием ПК, Консультанта-плюс;
для студентов заочной формы обучения - путем выполнения программированного задания.
Итоговой формой контроля является зачет.
Организация самостоятельной работы. Студенты самостоятельно изучают теоретический материал, в случае пропуска практических занятий готовят и сдают преподавателю
изученный материал в письменном виде.
Литература. В качестве базовых учебников по курсу «Делопроизводство» рекомендуются:
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М.,
Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005, 312 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного
обеспечения управления). Учебник для студентов вузов с грифом Министерства образования РФ - М. "ЮНИТИ", 2002, 359 с.
Медведева Т.А. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций.
СПб.: Политехника, 2004, 208 с.
2
Тематический план дисциплины "Делопроизводство"
Разделы и темы
Раздел 1. Оформление
Тема 1. Основные
понятия. Классификация и состав управленческих докуменТема 2. Оформление
управленческих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30Тема 3. Правила оформТема 4. Требования к изРаздел 2. Составление
Тема 5. Требования к текТема 6. Особенности
Раздел 3. Особенности
подготовки и оформлеТема 7. Основные
правила оформления организационТема 8. Правила оформления распорядительных
документов (приказ, укаТема 9. Правила
оформления информационноТема 10. Документирование деятельРаздел 4. Система документаТема 11. Виды кадровых
документов, правила их
Тема 12. Унифицированные
Тема 13. Правила оформТема 14. Правила
оформления трудового
Раздел 5. Организация
Тема 15. Понятие
документооборота и
его основные этапы.
Тема 16. Регистрация и организация
Тема 17. Номенклатура
дел. Формирование и
Общая
трудоемкость,
28
Аудиторные занятия, час
очная
7
заочная
4
Практические занятия,час
Самостоятельная
работа, час
очная заочная очная
7
14
2
1
0,5
8
2
0,5
2
16
2
4
2
1
3
1
2
1
1
3
-
5
-
32
7
2
9
2
1
0,5
8
2
0,5
14
2
0,5
8
2
0,5
28
6
3
8
4
2
1
10
1
4
1
1,5
4
7,5
-
8
1
2
1
1
13
2
4
2
2
-
16
30
1
1,5
4
7,5
7
13,5
4
7,5
2
5
2
заочная
24
-
14
25
-
2
3
1
4
5
9
1
0,5
1
2
3,5
10
2
0,5
3
5
9,5
8
3
1
1
4
7
2
1
0,5
1
1,5
4
1
-
1
-
2
4
2
1
0,5
-
-
1
1,5
3
-
-
Раздел 6. Подготовка
Тема 18. Экспертиза
ценности документов.
Итоговое количество
часов
Форма контроля знаний
студентов
2
1
-
-
-
1
2
2
1
-
-
-
1
2
102
26
10
25
-
51
92
зачет
зачет
накопительный рейтинг,
зачет
ПЗ
ПЗ
Содержание программы (основные дидактические единицы)
Раздел 1. Оформление управленческих документов
Тема 1. Основные понятия в делопроизводстве
Делопроизводство, документ, документирование, документооборот. Классификация и состав управленческих документов. Функции управленческих документов. Унификация и
стандартизация документов. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (УСОРД). Стандартизация управленческих документов.
Тема 2. Оформление управленческих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
Область применения стандарта. Состав реквизитов документов. Форматы бумаги и поля.
Бланки документов. Виды бланков. Способы расположения постоянных реквизитов в бланках. Нумерация страниц.
Тема 3. Правила оформления реквизитов документов.; Реквизиты организационнораспорядительных документов. Постоянные и переменные реквизиты. Расположение реквизитов на бланке. Согласование документов. Утверждение документов. Адресование документов. Подписание документов. Придание юридической силы документу.
Тема 4. Требования к изготовлению документов на компьютере Размеры межстрочных
интервалов при оформлении текста, для отделения друг от друга составных частей реквизитов, для отделения реквизитов друг от друга, при подготовке текста документа к изданию типографским способом. Стандартные положения табулятора при оформлении различных реквизитов документа. Подготовка документов на компьютере. Разработка шаблонов документов, трафаретных текстов, таблиц.
Раздел 2. Составление документов
Тема 5. Требования к тексту документа
Аргументированность, достоверность и объективность, полнота информации, краткость и
ясность изложения в текстах документов. Язык документа. Тон документа. Структура текста.
Тема 6. Особенности языка и стиля служебных документов. Применение устойчивых
языковых формул. Правильность сочетания слов. "Применение сокращенных слов и словосочетаний. Разделение текста на абзацы.
Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Тема 7. Основные правила оформления организационных документов.
Понятие положения и его структура. Устав организации, его назначение и структура. Понятие штатного расписания, структуры и штатной численности их оформление. Понятие и
назначение инструкции, виды инструкций, структура инструкции.
4
Тема 8. Правила оформления распорядительных документов.
Виды распорядительных документов. Подготовка, согласованиепроекта распорядительного документа. Понятие приказа, виды приказов, правила оформления приказа, структура
текста приказа. Понятие указания и его оформление. Понятие распоряжения и его оформление. Понятие решения и его оформление. Оформление выписки из распорядительных
документов и придание ей юридической силы.
Тема 9. Правила оформления информационно-справочных документов. Понятие делового письма, его назначение, виды писем, оформление письма на бланке организации,
структура текста письма. Понятие акта, виды актов, схема оформления акта, утверждение
акта. Понятие докладной записки и ее назначение, виды докладных записок и правила
оформления. Понятие объяснительной записки и ее назначение, виды объяснительных записок и правила оформления. Понятие справки и виды справок, правила оформления. Телеграмма, телефонограмма, телефакс, правила их оформления.
Тема 10. Документирование деятельности коллегиальных органов Понятие протокола.
Виды протоколов. Оформление протокола. Структура текста протокола. Оформление выписки из протокола и придание ей юридической силы.
Раздел 4. Система документации по личному составу (кадровые документы)
Тема 11. Виды кадровых документов, правила их оформления и хранения.
Виды кадровых документов. Требования к условиям хранения кадровых документов и
доступа. Приказы по кадрам, виды приказов, правила оформления, сроки хранения приказов. Основания для издания приказов по кадрам. Понятие личного дела. Состав личного
дела, порядок формирования личного дела. Личный листок по учету кадров. Документы,
предъявляемые и оформляемые при приеме на работу.
Тема 12. Оформление трудового договора, заявлений, автобиографии, характеристики, резюме, доверенности. Понятие, назначение и структура трудового договора. Понятие, назначение, оформление заявления работников, виды заявлений. Понятие, назначение
и оформление характеристики, автобиографии, резюме. Назначение и оформление доверенности.
Тема 13. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты. Унифицированные формы приказов о приеме, переводе на другую работу,
расторжении трудового договора, поощрении, предоставлении отпуска, командировании.
Правила их оформления. Личная карточка формы Т-2, назначение, особенности оформления, сроки хранения.
Тема 14. Правила оформления трудовых книжек.
Понятие трудовой книжки. Требования к оформлению и внесению записей в трудовую
книжку: оформление титульного листа, внесение сведений о трудовой деятельности, о поощрениях и награждениях, изменений. Вкладыш в трудовую книжку, его оформление.
Дубликат трудовой книжки, порядок оформления. Оформление выдачи трудовой книжки.
Порядок учета трудовых книжек в организации. Сроки хранения трудовых книжек.
Раздел 5. Организация работы с документами
Тема 15. Документооборот.
Понятие документооборота Основные принципы документооборота. Основные документопотоки и маршруты их движения. Схема обработки входящих документов. Схема обработки исходящих документов. Особенности обработки внутренних документов.
Тема 16. Регистрация и организация контроля исполнения документов.
Значение и цели регистрации документов. Системы регистрации документов. Общие правила регистрации документов. Формы регистрации документов. Формы регистрационных
журналов, регистрационно-контрольных карточек. Значение и виды контроля исполнения
документов. Виды срокового контроля. Формы контроля.
5
Тема 17. Текущее хранение документов.
Понятие дела и номенклатуры дел организации. Назначение номенклатуры дел. Общие
требования к номенклатуре дел. Виды номенклатуры. Порядок составления номенклатуры
дел. Порядок формирования и оформления дел. Организация текущего хранения дел.
Раздел 6. Подготовка дел к архивному хранению
Тема 18. Обработка дел для последующего хранения.
Понятие экспертизы ценности документов. Функции экспертных комиссий. Критерии
оценки документов. Деление документов на группы в зависимости от сроков хранения.
Оформление дел. Оформление обложек дел. Понятие описи дел и порядок их составления.
Виды дел, передающихся в архив. Порядок передачи дел в архив организации. Порядок передачи дел в государственный архив.
6
Примерный перечень контрольных вопросов,
выносимых на зачёт по курсу
«Делопроизводство»
1. Цели изучения и задачи курса делопроизводства, определение делопроизводства. Роль
документационного обеспечения в управлении.
2. Краткая характеристика приказного, коллежского и исполнительного делопроизводства в
России.
3. Нормативно-правовое обеспечение деятельности служб делопроизводства, структура и
содержание инструкции по делопроизводству на предприятии.
4. Понятие «документ», его функция. Классификация документов по основным признакам.
5. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты.
6. Характеристика реквизитов заголовочной части документа, их перечень и требования к
оформлению.
7. Характеристика реквизитов содержательной части документа, их перечень и требования
к оформлению.
8. Характеристика реквизитов оформляющей части документа, их перечень и требования к
оформлению.
9. Бланк документа, виды бланков организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам, размеры полей бланков.
10. Организационные документы, их назначение и роль. Основные виды и общие правила
оформления.
11. Общая характеристика должностной инструкции. Определение, структура содержания,
порядок оформления и основные реквизиты документа.
12. Штатное расписание. Общая характеристика документа; форма исполнения, структура
содержания, порядок оформления и реквизиты документа.
13. Распорядительные документы, их назначение и роль в управлении. Основные виды распорядительных документов и общие правила оформления.
14. Приказ по основной деятельности. Структура текста приказа, порядок его разработки и
правила оформления реквизитов. Выписка из приказа.
15. Распоряжение. Структура текста, правила оформления реквизитов.
16. Указание. Общая характеристика документа, структура его текста, порядок и особенности оформления, реквизиты указания.
17. Информационно-справочные документы, их назначение и роль в управлении. Перечень
основных видов информационно-справочных документов. Общие требования к оформлению.
18. Акт. Общая характеристика документа, структура текста, порядок разработки и оформления реквизитов акта.
19. Протокол. Общая характеристика протокола, структура текста, порядок разработки и
оформления реквизитов протокола.
20. Докладная, объяснительная записка. Общая характеристика документов, порядок
оформления реквизитов служебных записок.
21. Справка. Виды справок Общая характеристика документа, реквизиты справок, особенности оформления.
22. Служебное письмо. Виды писем. Структура, порядок оформления, требования к письму,
реквизиты письма.
23. Телеграмма и телефонограмма. Общая характеристика документов, порядок оформления реквизитов.
24. Документы по личному составу. Перечень документов. Особенности этих документов.
25. Оформление кадровых приказов, выписка из приказа.
26. Оформление заявления, автобиографии, характеристики, резюме.
27. Трудовая книжка. Правила оформления трудовых книжек.
28. Документооборот. Основные этапы документооборота. Технология работы с входящими документами.
29. Технология обработки внутренних и исходящих документов.
7
30.
31.
32.
33.
34.
35.
Регистрация документов и контроль исполнения документов.
Номенклатура дел на предприятии, формирование и оформление дел.
Подготовка документов на архивное хранение.
Организация и особенности приёма посетителей руководителем.
Порядок работы с письменными обращениями граждан.
Подготовка и обслуживание совещаний.
Методические рекомендации
Практическое задание является основным, так как по уровню его выполнения определяется уровень знаний и умений студента составлять конкретный вид документа. При выполнении практического задания необходимо дать определение документа, указать последовательность его разработки, кто, как правило, готовит этот документ. Раскрыть структуру
текста, реквизиты заголовочной, содержательной и оформляющих частей документа.
Задание требует разработать вариант документа. В заключительной части практического задания целесообразно указать наиболее распространённые ошибки, допускаемые при
оформлении данного документа.
Вариант разработанного документа должен иметь все необходимые реквизиты и текст
без пропусков и пустых строк.
В заключительной части работы сделать выводы. Оформить список использованных
нормативных документов и литературы.
Практическое задание
Разработать проекты документов:
Приказ по основной деятельности;
Акт;
Протокол;
Справка;
Служебное письмо.
8
Содержание
ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОМЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ.
1.1 ДОКУМЕНТЫ И ДЕЛОВПРОИЗВОДСТВО
1.2 ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
1.3 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ГЛАВА 2. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
2.1. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ
2.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА
2.3. ПОДГОТОВКА ТАБЛИЦ В ДОКУМЕНТАХ
ГЛАВА 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.
3.1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТА
3.2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ.
4.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ - УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ
4.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ,
РАСПОЛРЯЖЕНИЯ
4.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ГЛАВА 5. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
5.1 ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.2 УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ
5.3 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ТРУДОВОГО ДОГОВОРА И ДР.
ГЛАВА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ
6.2. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
6.3. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ
6.4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.4.КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
7.1.НОМЕНКУЛАТУРЫ ДЕЛ
7.2.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.3.ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
7.4.ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
ПРИЛОЖЕНИЯ
9
ГЛАВА 1.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОМЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
1.1. ДОКУМЕНТЫ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Делопроизводство-это специфическое направление деятельности, которое заключается в
составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в
ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово
"дело" зафиксировано в документах в 1584 г.
В русском языке понятие "документ" (от латинского documentum - доказательство, свидетельство) появилось в XVIII в. Петр I перевел его как "письменное свидетельство", подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа.
Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, не изменилось и к XX в. Ф. Павленков в Энциклопедическом словаре 1913 г. дает следующее определение документа: "Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство".
Позже ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
вносит в понятие "документ" некоторые изменения: "Документ - это средство закрепления
различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях
объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Здесь основную нагрузку несут понятия "информации" и "средства ее закрепления" т.е. "носители".
Таким образом, понятие "документ" приобретает три основных подхода к формулированию:
1. Документ - как материальный объект,
2. Документ - как носитель информации,
3. Документ - как сама документированная информация.
К настоящему времени термин "информация" предполагает, прежде всего, возможность
ее идентификации через реквизиты. Именно эта ее особенность отличает документ от других
носителей информации.
Таким образом, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному
официальному толкованию: "Документированная информация (документ), зафиксированная
на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ".
В современных условиях делопроизводство понимается как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами; синонимом делопроизводства государственный стандарт устанавливает докуметационное обеспечение управления.
Функциями делопроизводства по действующим нормативным документам считаются:
1.
установление правил процесса документирования и операций с документами на всех
участках деятельности;
2.
непосредственное выполнение ряда операций, таких как создание, регистрация-учет,
передача, оперативное хранение документов, поиск, контроль исполнения и т.д.
В условиях научно – технической революции произошло резкое увеличение объемов информации. В связи с этим возникла необходимость упорядочения информационных потоков.
Основным направлением совершенствования этого процесса является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию".
10
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними
других подобных объектов.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Ответственность за нормативное закрепление конкретных
унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена
в стране на Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии. Результатом работы по унификации документов могут быть:
•
общероссийские унифицированные формы;
•
отраслевые унифицированные формы;
•
унифицированные формы документов предприятия.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов
проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм,
повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной
совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям
управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:
• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации
(ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих
специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
1.2.ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в устаноленном порядке. Каковы же функции
документа?
«Функции документа»
Информационная
Правовая (юридическая)
Коммуникативная
Организационная
Документ, зафиксировав информацию, обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу,
многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени
Документ, обладающий юридической силой, может служить
подлинным доказательством заключенной в нем информации
прирассмотрении спорных вопросов в суде, а также содержать
зафиксированные правовые нормы
Документ служит средством связи, коммуникации, обмена
информацией между должностными лицами, структурными
подразделениями и внешними организациями
Спомощью документа обеспечивается воздействие на коллек11
Управленческая
Научно-историческая
Воспитательная
тивы людей для организации и координации их деятельности
В документах отражаются управленческие решения
Сохранение в виде архивных документов научного, исторического наследия
Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного
уровня образовательной подготовки
Виды документов и их классификация.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего
руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного
предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и
от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть
заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.
Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом
или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном
порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или
иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа
она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных
лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
1.3.НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими
12
актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были "Генеральный регламент", утвержденный Петром
I 28 февраля 1720 года, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II,
"Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные
принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).
В настоящее время основным нормативным актом, содержащим все требования к составлению и оформлению документов, является государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Стандарт создавался с учетом практики оформления документов, он включает наиболее
оптимальный набор реквизитов, необходимых и достаточных для характеристики организации – автора документа, придания докумен там необходимой официальности. Кроме того,
стандартом рекомендована рациональная и продуманная композиция расположения отдельных реквизитов документа, отвечающая удобству обработки документов в делопроизводстве
и традициям отечественного документирования.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм,
правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Вопросы
документационного
обеспечения
управления
регулируются:,
-законодательными
актами
Российской
Федерации;
-государственными
и
отраслевыми
стандартами;
-общероссийскими
классификаторами;
-государственными
и
отраслевыми
инструкциями
по
делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Законодательные акты РФ
1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от
07.06.1993 № 5341-1 - содержат основные законодательные нормы о порядке архивного
хранения документов;
2. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне" - определяет полномочия государственных органов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, содержащими ее;
3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ; Часть 2 от
26.01.1996 № 14-ФЗ; Часть 3 от 26.11.2001 № 146-ФЗ - содержат нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений ;
4.
Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" с изменениями от 10.01.2003 - содержит базовые понятия информации,
документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
5.Уголовный
кодекс
РФ
от
13.06.1996
№
63-ФЗ
(в
ред.
от
08.12.2003)
устанавливает
уголовную
ответственность
за
непра
вомерные действия с документами и информацией;
6.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 №
195-ФЗ - устанавливает ответственность за незаконное использование документов;
7.Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001 № 197-ФЗ с изменениями и дополнениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г. – содержит нормы права и положения по документам сферы
трудовых правоотношений;
8.Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.
Государственные стандарты
1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991
г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к докумен-
13
тированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и учреждениях.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от
27.02.1998 № 28 - дает понятия, определения и четкую терминологию объектов делопроизводства.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов от 03.03.2003- устанавливает состав и расположение реквизитов документа; виды бланков; требования к оформлению тексту документа.
Общероссийские классификаторы
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) от
30.12.1993 № 299 - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в
деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться в документах.
Государственные инструкции по делопроизводству
1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
от 27.11.2000 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных
актов и правила оформления отдельных документов.
2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.1О.2ООО - устанавливает сроки хранения документов.
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия
Содержит следующие разделы:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
-порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
14
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени
сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения
вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это
самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательнонормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки,
акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом
используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.
Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное
оформление и подписание документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть
безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого
понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела,
непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации
чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.
Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность
восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут
привести к нежелательным последствиям.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации,
исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа
должно нести смысловую нагрузку.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные,
т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
15
Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 №401 "Об
организации учета особо ценных документов"
или
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 №
1474-РП "О мерах по стимулированию жилищного строительства"
В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято
использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой
язык.
Например:
"В соответствии с достигнутой договоренностью..." или "Просим Вас изыскать возможность...", или "Принимая во внимание, что... просим (предлагаем)..." и т.д.
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или
ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в
деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.
Например:
архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь: совещание вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.
Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном
предложении однокоренных слов, тавтологии.
Например:
адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой выводы, предложения ,просьбы,
распоряжения, решения, рекомендации.
В последнее время для облегчения восприятия информации и выделения сути документа
рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса:
просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.
Например:
Прошу дополнительно выделить .... руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.
Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной
подгруппы студентов.
Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде
трафарета, анкеты, таблицы.
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной
информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов ос-новано на использовании
часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью
письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг,
поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.
Например:
16
Господину (И. О. Ф.)
Уважаемый (имя, отчество)
Так как оборот Ваших закупок превысил объем... руб., мы рады сообщить Вам о
введении дополнительной скидки в размере... %, действующей на закупки до
01.06.2000.
С наилучшими пожеланиями
Директор
И..О.Фамилия
или
Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки ... получено и зарегистрировано за №...
Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет ... в ... отделении
Московского коммерческого банка ... руб.
Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на
наш счет.
Коммерческий директор
И.О.Фамилия
или
Уважаемый господин...
В соответствии с Вашим запросом направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах.
Срок поставки заказанного количества - две недели. Партии объемом до ... шт. могут
поступить в Ваше распоряжение немедленно.
Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более
крупный заказ.
Старший менеджер
И.О.Фамилия
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи
с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.
Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить
основные моменты их выявления, создания и внедрения.
Методика разработки трафаретных текстов такова:
• выявляются типовые управленческие задачи,
• собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,
• составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию,
• проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,
• проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ.
Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность. Сегодня трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ.
Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как
исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на
переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации
значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.
В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные
формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.
Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом.
В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть
17
отражены. Такие документы фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения-получателя. Они гарантируют представление
полной информации, расположенной в определенной последовательности и удобной для обработки.
В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений". Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.
2.3. ПОДГОТОВКА ТАБЛИЦ В ДОКУМЕНТАХ.
Таблица -это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и
оформлению таблиц перечислены ГОСТ Р 6.30-2003, но изложенные в нем требования к
таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе
на организационно-распорядительную.
Структура и виды таблиц
Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый
элемент которой - составная часть и столбца и строки. Столбцы и строки снабжены заголовками и могут быть отделены друг от друга линейками. На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в
строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не
имеет смысла:
-в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;
-таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых
данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много
места и требующую значительных усилий при ее восприятии;
-таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно
продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.
Подлежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.
Сказуемое — это совокупность характеристик указанных в подлежащем объектов.
Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку
(шапку), боковик и прографку.
Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:
• цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);
• текстовые (содержат только текст);
• смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа);
• математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);
• таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).
Таблицы, представляющие собой образцы форм учета и отчетности и состоящие только из
заголовка и шапки, называются проформами.
Таблицы с незаполненной прографкой, предназначенной для последующего заполнения
вручную или на пишущей машинке, называются пустографками, или бланочными таблицами.
18
Таблица, заключенная с четырех сторон в рамку из линеек, называется закрытой; если линейки обрамления имеются только с трех сторон (сверху, справа и слева), то таблица называется полузакрытой, а если обрамляющая линейка имеется только сверху - открытой.
Таблица, занимающая всю площадь страницы, называется полосной, а занимающая лишь
часть ее - клочковой.
Если таблица размещена вдоль страницы (полосы) документа и читается так же, как и
текст, она называется продольной, а если она размещена поперек страницы и может быть
прочитана при повороте документа на 90° в направлении движения часовой стрелки, то она
называется поперечной. Таблица, размещаемая на двух смежных страницах (развороте), называется распашной.
Порядок разработки таблицы
Чтобы построить таблицу, необходимо:
1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего (в табл. 10.2 это наименования приставок).
2. Сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить те данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего (в табл. 10.2 это обозначения приставок и значения
соответствующих множителей).
3. Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике, а наименования показателей ска зуемого - в
головке.
4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и
сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета, в основном, способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке
ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления
таблицы.
5. Определить тему таблицы и вывести ее в качестве тематического заголовка.
Основные требования к форме и построению таблиц
При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства
Логичность построения таблицы означает следующее:
1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).
2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.
3. Логичность деления в подчиненных рубриках.
Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:
Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть
выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено
в случаях:
а) когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);
б) когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико
(рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под
начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);
Тематический заголовок
Показатели
подлежащего
1-й
2-й
Показатели сказуемого
3-й
4-й
5-й
6-й
11-й
12-й
1-й 2-й
3-й
Показатели
подлежащего
Показатели сказуемого
7-й
8-й
9-й
10-й
19
1-Й 2-й
3-й
в) когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.
2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.
3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и
требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).
4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) – подлежащего.
5.Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.
6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:
а) перевернуть таблицу - превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в
графы, а графы в строки;
б) перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей
подлежащего;
в) вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под
таблицей;
г) разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным
боковиком;
д) комбинировать по-разному указанные в пп. а-г приемы.
7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:
а) избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в
один;
б) объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один
повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;
в) образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;
г) устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;
д) переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;
е) заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или
обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.
8. Максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется:
а) выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а
общие для всех элементов прографки слова или числа - в тематический заголовок;
б) ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а
в относительных - тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин
в более крупные с помощью приставок;
в) объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;
г) заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее
>,более >, менее <, приблизительно » и т.п.).
9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под
таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:
1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках пустых мест в таблицах можно избежать, разделив
такую таблицу на 2-3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами
чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.
20
2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст
большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст
или большую часть его из таблицы.
Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации ненамного больше площади, занимаемой текстом в
других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив
иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку,
можно без ущерба сэкономить место.
4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.
5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.
6. Объединять соседние однотипные таблицы.
7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.
8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.
Оформление нумерационного заголовка таблицы
Назначение нумерационного заголовка - упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста
с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:
1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером.
2. Перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.
3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с
заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально
центрируется.
4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.
5. Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо.
6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Окончание
табл. с последующим номером и выравниванием вправо.
7. Стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа
должен быть единым.
Оформление тематического заголовка таблицы
Назначение тематического заголовка - дать возможность воспринять материал таблицы без
обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:
1. Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу
чтения документа.
2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.
3. Тематический заголовок горизонтально центрируется.
Оформление граф в головке (шапке) таблицы
При оформлении граф в головке таблицы учитывается следующее:
1.
Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в
боковике
2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми
(кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:
а)
словесное обозначение данных графы;
б)
буквенное обозначение данных графы;
21
в)
обозначение единицы измерения;
г)
указание на ограничение (от, до, не более, не менее).
Например: Температура /, °С, не менее.
3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе - только в случаях, когда среди показателей графы некоторые
стоят во множественном числе, или когда заголовок графы - существительное, которое в
данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.
4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых
или принятых в тексте данного документа.
5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для
некоторых терминов - обозначения в виде специальных символов (градусы - °С, проценты %, доллары США - $ и т.п.).
6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних
ярусов пишутся со строчной буквы.
7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).
8. Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть
под другой на одной странице.
9. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в
тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач.
Оформлять эти элементы таблицы необходимо с учетом следующего:
а)
нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф;
б) в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать
прописными русскими буквами, а остальные графы - арабскими цифрами.
10. Графа «Номер по порядку» оформляется с учетом следующих требований:
а) данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на
строки таблицы;
б) графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;
в) заголовок графы оформляется в виде: № п/п;
г)
допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.
11. Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:
а) включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается;
б) если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой;
в)
если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но
есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая
единица указывается после тематического заголовка, а остальные - после заголовков соответствующих граф;
г)
если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф;
д)
единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы.
12. Заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:
а)
как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего - к суммирующим частные итоги;
б)
в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю.
Оформление заголовков боковика таблицы
Заголовки боковика оформляются с учетом следующих требований:
1. Заголовки боковика располагаются:
22
а)
при одной ступени:
• от края боковика, если большинство умещается в 1 строку;
• с абзацного отступа, если они в 2-3 строки;
б)
при нескольких ступенях:
• заголовки 1-й ступени - согласно п. а;
• заголовки последующих ступеней - с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;
в)
заголовок В том числе рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.
2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся
заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.
3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до
строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.
4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено
кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То
же (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.
Оформление прографки таблицы
Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии
со следующими требованиями:
1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:
а)
при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие
(...), либо слова Нет свед.;
б) при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире. 2.
Обозначение ничтожно малых чисел оформляется следующим образом:
а)
если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;
б)
если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.
3. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и
слева направо - для дробной части.
4. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:
а)
числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);
б)
числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются;
в)
числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или
тире и выравниваются по разделителю;
г)
при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих
все числа ряда, перед числами пишут от...до...включ.;
д)
в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить
тире;
е)
округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака
для одного типа данных должно быть одинаковым.
5. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется следующим образом:
а)
если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика;
23
б)
если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
в)
если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать
строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
г)
текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика.
6. Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требованиям:
а)
текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);
б)
точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;
в)
при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же
правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.
7. Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются следующим
образом:
а)
линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы;
б)
в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой
обычно двойными линейками.
Оформление примечаний к таблице
Примечания к таблице оформляются следующим образом:
1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то
они оформляются в виде отдельной графы. Если примечания относятся только к части строк
или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.
2. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.
3. Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или
звездочками в виде верхних индексов).
4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.
24
ГЛАВА 3
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
3.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Официальные документы, издаваемые предприятиями, учреждениями и организациями,
как правило, должны изготавливаться на бланках.
Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX
в. Первоначально они были рукописные, их писали каллиграфы, и они заготовлялись впрок
"для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников". Затем бланки
стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии.
Согласно терминологическому стандарту бланк документа -это лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Бланк дает сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.
Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами
юридического лица.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены действующим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.
При получении документа в организации основное внимание, естественно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид
документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов,
композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.
Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:
• бланк не содержит справочных данных об авторе, его место нахождении; содержит их в
минимальном объеме, или они не соответствуют данным о государственной регистрации организации;
• указывается только сокращенное наименование организации-автора документа;
• отсутствует или не полностью указана организационно-правовая форма определение организационно-правовой формы не соответствует законодательно закрепленным формам (например: часто пишут АО, не уточняя тип акционерного общества);
• реквизиты бланка расположены произвольно и не соответствуют по своему составу
требованиям государственного стандарта;
• бланк "украшает" рисунок, который можно принять за эмблему, но он таковой не является;
• пестрота в оформлении: перенасыщенность излишними элементами (разноцветными
рисунками, линиями, штрихами, вензелями и другими "художественными" украшениями).
Бланк призван придавать информации официальный характер. Кроме того, применение
бланков за счет наличия постоянной информации значительно ускоряет процесс создания
документа, а также упрощает его восприятие.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех
следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков в основном используют два формата бумаги: А4 (210x297 мм)
и А5 (210x148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Формат А5 предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.
Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает использование форматов АЗ (297x420 мм) и А6
(105x148 мм). Следует знать, что за рубежом в использовании распространены иные форматы бумаги: ЬеКег (8 1/2 х 11 т, т.е. 21.59 х 27.94 см) и Ье§а1 (8 1/2 х 14 т, т.е. 21.59x35.56
см).
25
По рекомендации государственного стандарта бланки документов следует печатать на
белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
Стандарт допускает изготовление бланков как типографским способом, так и с помощью
компьютера. Что касается последнего, то распечатка бланков с компьютера рациональна для
небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная
форма бланка может быть легко изменена при изменении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ экономичен, так как не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что
воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.
При печати бланков, как правило, используются шрифты размером от 6 до 16 пт кегля.
Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6
до 24 пт кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от "длины" (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).
Государственным стандартом установлены следующие виды бланков:
•
общий бланк;
•
бланк письма;
•
бланк конкретного вида документа, кроме письма;
•
бланк должностного лица.
Общий бланк может включать следующие реквизиты:
•
Государственный герб Российской Федерации; "
•
герб субъекта Российской Федерации;
•
эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
•
код организации, ОГРН, ИНН/КПП;
•
наименование организации;
•
место составления или издания документа.
•
Кроме этих реквизитов, на общем бланке могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов:
•
дата документа;
•
регистрационный номер документа;
•
заголовок к тексту;
•
отметка о контроле.
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в
организации большого количества Данных видов документов. При разработке этих бланков
используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Наименование вида Документа".
Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав
наименования организации.
Бланк письма может включать в себя следующие реквизиты:
•
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
•
•
эмблему организации или товардайэиак (знак обслуживания)
•
код организации;
•
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
•
идентификационный номер налогоплательщика / Код причиныпостановки на учет
(ИНН/КПП);
•
код формы документа;
•
наименование организации;
•
справочные данные об организации.
Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут размещаться ограничительные отметки
для следующих реквизитов:
•
дата документа;
•
регистрационный номер документа;
•
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
26
•
адресат;
•
заголовок к тексту;
•
отметка о контроле.
Реквизит "Справочные данные об организации" включает в себя сведения о юридическом и
почтовом адресе организации, номерах телефонов, факса, расчетном счете, адресе электронной почты, сайте.
В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".
Государственным стандартом предусмотрено расположение реквизитов на бланках в двух
вариантах: продольном и угловом. Впервом случае все реквизиты бланка располагают вдоль
верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении
реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по
левому полю, либо поцентру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также написания резолюции. Примеры углового и продольного бланков приведены на рис. 1 и 2.
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82. Москва, 117393
Тел.: (095) 334-46-46 Факс: (095) 718-78-74
Е-mail: mail@vniidad.ru
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795.
ИНН/КПП 7708033140/771001001
______________ № ______ _.
на № __________ от ________
Рис. 1. Угловое расположение реквизитов в бланке
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва. 117393
Тел.: (095) 334-46-46 Факс: (095) 718-78-74
Е-mail: mail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708. ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
& *Д ' 4/ ^ * ^№^4______________
^
________________
на № _______________ от _________________
Рис. 2. Продольное расположение реквизитов в бланке
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Изображение герба размещают
на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов над серединой строки с на-
27
именованием организации; при продольном расположении реквизитов в центре поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
Наименование организации, являющейся автором документа, Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещают ниже полного. Наименование организаций субъектов Российской Федерации,
имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке
субъекта РФ, справа - на русском. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, когда оно закреплено в уставе или положении об организации. Наименование на
иностранном языке располагают ниже наименования на русском.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки для впечатывания отдельных реквизитов в виде уголков, штрихов, пунктиров или других обозначений (заголовка
к тексту, адресата и др.). Такие отметки не обязательно наносить на бланк, но следует знать,
что они значительно облегчают заполнение бланка.
Образцы бланков приведены в приложении.
3.2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен
быть составлен в соответствии с формой, принятойдля данной категории документов. От
полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила,
так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на
документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от
27.11.2000 № 68.
В государственном стандарте определено 30 реквизитов (было 29).
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
01.Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02.Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03.Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках
организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или
герб субъекта Российской Федерации.
04.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).
05.Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06.Идентификационный номер налогоплательщика I код причины постановки на учет
(ИИН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
28
07.Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное
наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают
ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено
в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают
ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором
документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
09.Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и
другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес
электронной почты и др.).
10.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не
указывают.
11.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2004 г. следует
оформлять: 01.09.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например; 01 сентября 2004 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц,
день месяца. Например: 2004.09.01.
Дата документа является одним из поисковых признаков документа. Кроме даты, проставленной в документе, датируются также все стадии оформления и обработки документа
(согласование, визирование, утверждение, проставление резолюции, получение документа,
исполнение документа), где дата оформляется аналогично.
12.Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров,
присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в
порядке указания авторов в документе.
13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный
номер и дату документа, на который дается ответ.
14.Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15.В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому
29
лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном падеже.
Например:
Администрация Энской области Контрольно-правовое управление
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:
Администрация Энской области
Контрольно-правовое управление
Главному специалисту А.С. Сидорову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:
Администрации районов,
городов Энской области
В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Редакция журнала «Новый мир»
Малый Путинковский переулок, д. ½
Центр, Москва, 103006
Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой
длинной строке. Например:
Директору ЗАО «Кристалл» Г.В.
Сидорову
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, а затем
почтовый адрес получателя. Например:
Гуляеву А.Н.
ул. Мира, д. 11, кв. 12
г. Новосибирск, 630102
16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом
(должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации
Подпись
А.А. Иванова
12.02.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его
даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Протоколом общего собрания акционеров
15.03.2004 № 12
или
30
УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Председателя Правления банка
30.09.2004 № 82
или
УТВЕРЖДЕН
Постановлением администрации области
12.03.2004 №375
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.
Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению представлен в приложении.
17.Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п.,
зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Например:
Зайцевой А.В. Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2004
Личная подпись 05.02.2004
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель,
а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На
документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента. Например: приказ
(о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2004 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета»; Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
19. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или
как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».
20. Текст. Тексты документов пишут на государственном языке РФ при направлении их:
в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного
субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде
их комбинации.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта
должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные
словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
31
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную
часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления
- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или
ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок
к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица
единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного
или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»,
«комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество
листов и экземпляров каждого. Например:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать
отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение № 2
к постановлению
администрации области
от 10.01.2004 №30
22.Подпись. В состав этого реквизита входит наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:
Директор Проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем
управления
Подпись
Или
32
А.А. Сергеев
Директор института
Подпись
А.А. Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответсвующей занимаемой должности. Например:
Директор завода
Главный бухгалтер
Подпись
Подпись
В.В. Волков
В.М. Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Заместительминистра
транспорта РФ
Заместитель министра
связи РФ
Подпись
Подпись
А.А. Петров
А.В. Смирнов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии
Члены комиссии:
темьева
Подпись
Подпись
Н.В. Куликов
К.М. Ар-
Подпись
Подпись
С.П. Матвеев
В.А. Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за»,
надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.
23. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления
начального профессионального
образования Министерства
образования РФ
_______________Е.Я. Бутко
подпись 12.02.2004
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма,
гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
педагогического совета
от 10.02.2004 №5
Или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ
от 10.02.2004 №01-4/270
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе
согласования.
Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны
указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ,
33
его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности
24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник общего отдела
Личная подпись О.Е. Матвоиенко
19.09.2003
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись
А.И. Ващук
19.09.2003
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в
нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается
по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати. На документах, удостоверяющих праве должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лиц; должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Например:
Начальник
управления
Печать
Подпись
Г.В.Сидоров
Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати должен быть четким и ставиться таким образом, чтобы он захватывал часть слов наименование должности и личной
подписи лица, подписывающего документ.
Примерный перечень документов, на которых ставиться печать организации представлен в приложении.
26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности
лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров
подпись
И.В. Смирнов
10.02.2004
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу.
Например:
В.А. Аксенов
225032
28. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело должна включать следующие данные:
• краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
• слова «В дело»;
34
• номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и
датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа
документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, очередной порядковый номер.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),
проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
35
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ,
ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ
Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюдение следующих правил:
- документ должен отвечать действующему законодательству;
- документ должен издаваться только в пределах своей компетенции;
- документ должен быть оформлен в соответствии с общегосударственными правилами
составления и оформления документов.
Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она
представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии
оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение
существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.
Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов
на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления, согласования и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагается последовательность
работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие
группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа
практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа,
тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание
документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение
может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо
вопросу.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности
управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и
решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только
правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов
позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов
и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание
36
следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.
Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей
- констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость
распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются
вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые
(ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается
словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ("решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих
на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного
числа ("приказываю", "предлагаю"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
Слова "ПОСТАНОВЛЯЕТ ("ПОСТАНОВИЛ"), "РЕШАЕТ' ("РЕШИЛ'), "ПРЕДЛАГАЮ",
"ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа.
Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ
Коллегия РЕШАЕТ
К формулировкам постановляющей части документа предъявляются особенно жесткие
требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным
распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.
В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное
должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом
в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать
объему предполагаемых работ.
Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще
срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
37
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет
(например, "Об итогах...", "О мерах...").
Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о
переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую
работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы
являются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными
Постановлением Госкомстата от 06 апреля 2001 г. № 26. При оформлении таких приказов
фактически только заполняются предложенные формы.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых
он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта
и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в
целом, юрисконсультом. Проекты докумен-тов, выполнение которых требует финансового
обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении
должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре
проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному
согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами - постановлений и решений, - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в
них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения
до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии
со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на шесть основных
групп.
38
1. Организационные документы: уставы, положения, правила и инструкции - документы, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы.
2. Распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения,
постановления, решения, указания.
3. Информационно-справочные документы: акты, протоколы, служебные письма,
справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы.
4. Документы по личному составу (кадровые документы): штатное расписание, приказы по личному составу, трудовые договоры, должностные инструкции, трудовые книжки,
личные карточки.
5. Коммерческие документы: коммерческие договоры (контракты), а также другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложений (спецификации, графики поставок и т.п.)
6. Документы по обращениям граждан: Предложения, заявления, жалобы и документы
по их рассмотрению.
Рассмотрим оформление документов каждой группы более подробно.
4.1. ОГРАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ – УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ
Устав - это правовой акт, определяющий права, функции и структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Основными видами уставов являются:
- устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом, например, министерством, комитетом);
- устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);
- устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом);
- устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников
организации).
Устав должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату (датой устава является дата его утверждения);
- гриф утверждения;
- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);
- место издания (город);
- текст
- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения;
2. Правовой статус;
3. Цели, задачи, предмет деятельности;
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи);
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства,
порядок распоряжении ими);
6. Учет и отчетность;
7. Контроль финансово-хозяйственной деятельности;
8. Права и обязанности участников;
39
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру,
функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального
органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для
однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например, Типовое положение об отделе кадров);
- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например, Положение о персонале ЗАО "Эверест").
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов, аукционов, тендеров.
Положение должно содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату (датой положения является дата его утверждения);
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи составителей;
- печать (при необходимости).
Текст может состоять из следующих разделов:
1. Общие положения;
2. Задачи и функции;
3. Управление и структура;
4. Права и обязанности;
5. Контроль деятельности;
6. Служебные контакты,
7. Ответственность.
Инструкция - это нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных
лиц.
Инструкции составляются на основе законодательства Россииской Федерации и могут
издаваться:
- органом государственного управления;
- отраслевым органом управления;
- муниципальным органом управления;
- руководством организации.
Инструкции бывают двух видов:
- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для
однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);
- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например, Инструкция по делопроизводству ЗАО "Эверест").
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, индивидуальными и отраслевыми. Подробная информация о порядке составления
должностной инструкции представлена в разделе "Документы по личному составу".
Инструкция должна содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату (датой инструкции является дата ее утверждения);
- номер;
40
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи составителей;
- печать (при необходимости);
- визы.
Инструкция, вводимая в действие приказом, оформляется как приложение к нему
4.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
К группе распорядительных относятся документы, создающиеся в процессе функционирования предприятия, учреждения или организации. Они содержат изложенную в повелительном наклонении информацию, обязательную для исполнения.
Порядок подготовки и реализации большинства распорядительных документов имеет
следующие этапы:
1. Изучение вопроса
2. Подготовка проекта документа
3. Согласование документа
4. Подписание документа
5. Ознакомление с информацией документа круга лиц, имеющих отношение к его содержанию и исполнению.
УКАЗАНИЕ
Указание - это правовой акт, издаваемый органом государственного самоуправления
преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного
органа и вышестоящих органов управления. Указания имеют форму служебного письма. Они
подлежат регистрации либо в журнале учета исходящих документов, либо в журнале учета
приказов.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными организациями коллективного управления, а также комиссиями, создаваемыми органами местного самоуправления (административной, торговой и т.п.) с целью разрешения наиболее
важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил, предписаний.
Образец оформления постановления
Герб
Государственный комитет Российской Федерации
по статистике
(Госкомстат России)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________ № _______
Москва
Об утверждении унифици
рованных форм первичной
учетной документации
Во исполнение _________________,
Государственный комитет Российской Федерации по статистике
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации (прилагается).
41
2. Установить
3. Признать утратившими силу __________________________
Председатель
Подпись
Расшифровка подписи
Зизы
Постановлением также называется заключительная часть протокола заседания коллегиальнго
органа (совета, собрания, правле|ния и т.д.).
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1….
1.2…
ПРИКАЗ
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на
основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.
Приказы подразделяются на две основные группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам),
- приказы по личному составу (кадровые приказы).
Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с
организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, снабжением и сбытом продукции, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.
Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами
власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение
требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к
категории изданных «во исполнение».
Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги
формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Если приказы издаются
чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа
Приказ по основной деятельности предприятия .должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату;
- регистрационный номер;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы или гриф согласования.
Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными» буквами (через пробел)
ниже наименования организации: от границы левого поля - при угловом расположении реквизитов, и в центре строки - при продольном расположении реквизитов.
Дата приказа оформляется цифровым способом. (Возможен вариант с использованием
трех пар цифр, например: 26.09.04. Или варианте полным, четырехзначным, написанием
года: 26.09.2004. В том случае, если время вступления в силу приказа специально не оговаривается в тексте, датой приказа считается дата его подписания.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности проставляется на той же
строке, что и дата, в пределах ограниченной площади. Регистрация приказов представляет
собой присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.
Место составления или издания приказа содержит название на селенного пункта, где
предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения,
42
применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Например, г. Белев Тульской
обл., с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл. При обозначении Москвы и СанктПетербурга сокращение «г.» («город») не употребляется.
Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу от границы левого поля. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он
начинается с предлога «о ...», отвечает на вопрос «О чем?» и может состоять, как правило, из
3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчиненных к распорядительной деятельности Руководителя, поэтому надо всегда следовать
правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.
Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из Двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и
задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.
В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога
«Для ...» или со сложных отыменных пред. логов «В связи ...», «С целью ...», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например,
«Для подготовки к проведению открытого заседания ...»,
«С целью привлечения дополнительных средств ...»,
«В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...».
Следует помнить, что предлог «В целях ...» до сих пор считается не соответствующим
нормам делового стиля русского литературного языка.
В приказе, изданном "во исполнение", констатирующая часть начинается с предлогов
"В соответствии...", "На основании...", "В связи...", "Во исполнение...", содержит название
вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный
заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:
"В соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от
00.00.00 № 000 "О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы... ".
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не
нуждается в разъяснении.
Разделяет констатирующую и распорядительную части слово "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое всегда оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами
(без пробелов) и заканчивается двоеточием.
Структура распорядительной части обычно выглядит следующим образом:
- "ПРИКАЗЫВАЮ:" (распорядительное действие);
- "кому" (исполнителю или структурному подразделению);
- "что сделать" (указывают конкретную работу
- "до какого числа" (сроки ее окончания). Например,
"Коммерческому директору Васильеву А.В. разработать положение об отделе маркетинга к 01.11.2004 ".
Часто распорядительная часть содержит несколько пунктов. В ком случае они нумеруются
арабскими цифрами, и каждый начинается с красной строки.
Если в приказе содержатся правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени
(нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что делать с
какого срока (или на какой срок). Например:
"Утвердить штатное расписание коммерческого отдела с01.01.2005",
"Внести с 01 декабря 2004 г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия:
43
В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует свое
право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним
и строится по образцу:
"Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова
А. К. "
Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при
формулировании пункта о контроле не допускаются.
Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого
поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращенное, т.к.
наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную
подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора
без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования
Должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией
не делается. Личная подпись руководителя, проставляется на первом экземпляре приказа.
Визы или гриф согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре
его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже
подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами, от 0-го и 4-го
положений табулятора. Пример оформления инициативного приказа по основной деятельности
ООО «Синтез-Абсолют»
ПРИКАЗ
17.12.2004 № 189
г.Чебоксары
О графике работы
Структурных подразделений
С целью совершенствования распорядка работы сотрудников фирмы
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию по составлению графика работы структурных подразделений фирмы в составе:
- Анисимов М.И. - зам. директора,
- Чернова А.Н. - начальник отдела кадров,
- Козырева Е.Н. - менеджер.
2. Всем руководителям структурных подразделений представить сведения об особенностях распорядка работы их отделов.
3. Комиссии представить проект графика работы структурных подразделений фирмы до
27.12.2004.
Директор
личная подпись
Е.А.Лукин
44
Пример оформления приказа
Администрация М-ской области
Управление школ
ПРИКАЗ
05.05.2000
№ 42
г. 1\1-ск
О подготовке школ области
к новому учебному году
В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году
ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником
финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов
на ремонт школьных зданий до 01.06.2000.
2 Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2000.
3 Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.2000.
Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.
4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии).
5Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ
Тимофеева СИ.
Начальник управления
Подпись
А.А. Иванов
В тех случаях, когда нет необходимости в воспроизведении всего текста приказа или это
будет экономически нецелесообразно, оформляется такой документ, как выписка из приказа.
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Выписка из приказа выполняется следующим образом. Реквизиты (наименование организации, дата, место издания и т.д.) оформляются без изменений за исключением названия
документа (ПРИКАЗ заменяется соответственно на ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА), при этом
дата и номер указываются того приказа, из которого мы делаем выписку. Констатирующая
часть текста приказа воспроизводится полностью без изменений, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ:». Из распорядительной части выбирается интересующий нас пункт (один или несколько). Порядковая нумерация его сохраняется. Что касается реквизита «Подпись», выписка из приказа содержит наименование должности лица, подписавшего оригинал приказа,
и расшифровку подписи. Руководитель не подписывает выписки из приказа. В отведенном
для этого месте делается запись: Подпись. Выписки из приказа обязательно заверяются.
Образец оформления выписки из вышеприведенного приказа
ООО «Синтез-Абсолют»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
17.12.2004 № 189
г. Чебоксары
О графике работы
структурных подразделений
С целью совершенствования распорядка работы сотрудников фирмы
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. Всем руководителям структурных подразделений представить сведения об особенностях распорядка работы их отделов.
Директор
личная попись
ВЕРНО
Секретарь-делопроизводитель
18.12.2004
личная подпись
Е.А.Лукин
А.Н.Чернова
45
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения
или организации с целью разрешения оперативных вопросов.
Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок дейст вия или касаются какого-то
конкретного круга работников. Струи тура распоряжения полностью соответствует структуре приказа п основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие реквизиты.
- наименование организации;
- наименование документа;
-дату;
- регистрационный номер;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распоряди тельной части. В констатирующей указывают основания издани) распоряжения, в распорядительной:
- "кому" (исполнителю или структурному подразделению);
- "что сделать" (указывают конкретную работу);
- "до какого числа" (сроки ее окончания).
В качестве разделительного слова (аналогично слову "ПРИКАЗЫВАЮ:") используют
слова «ОБЯЗЫВАЮ.» или «ПРЕДЛАГАЮ:». Однако возможны варианты, когда их опускают, указывают только действие, например:
-всем сотрудникам пройти инструктаж;
- работникам отдела кадров провести аттестацию;
- сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.
Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывает
должностное лицо или структурное под разделение, осуществляющее контроль исполнения
этого распоря жения.
ЗАО «Синтез-Абсолют»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000
№ 00
.
Чебоксары
г
О проведении служебного
расследования
В связи с фактом утраты в управлении делами 2 документов имеющих гриф "Конфиденциально",
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Заместителю генерального директора В.С. Дмитриеву создать рабочую группу для
проведения служебного расследования до 00.00.0000.
2. Рабочей группе установить причины и виновных в утрате документов. О результатах
работы группы доложить на плановом совещании 00.00.0000.
3. Начальнику управления делами И.П. Крамскому подготовить план мероприятий по
усилению обеспечения сохранности документов, имеющих грифы "Для служебного пользования", "Конфиденциально", и представить мне на рассмотрение до 00.00.0000.
4. Контроль исполнения распоряжения возложить на заместителя директора В.И. Фадеева.
Генеральный директор
личная подпись
46
А.С.Громов
РЕШЕНИЕ
Решение - это правовой акт, принимаемый органами местное самоуправления в пределах прав, предоставленных им законами.
Решениями именуются также совместные акты, издаваемые не однородными органами.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию
коллегиальных органов, например, таких как:
- о приоритетных направлениях развития фирмы;
- об участии в международной выставке;
- о разработке системы повышения квалификации работников;
- о разработке программы электронного документооборота;
- об открытии сайта в интернете;
- о внедрении рационализаторского предложения и т.п.
Решение должно содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату (датой решения является дата проведения собрания);
- номер (нумерация ведется по порядку, в пределах календарного года, отдельно от других
видов документов);
- наименование коллегиального органа;
- заголовок (если решение касается одного вопроса);
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи.
Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели задачи или основание решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер и заголовок.
В распорядительной части указывают:
- "РЕШИЛ (РЕШИЛИ)";
- "что сделать" (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением);
- "до какого числа" (срок окончания работ);
- "исполнителя" (структурные подразделения предприятия или должностные лица).
Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо
документы, то они оформляются как приложение.
Образец оформления решения
ОАО "ЭВЕРЕСТ"
РЕШЕНИЕ
27.01.2005 №01
Общего собрания акционеров
Общее ежегодное собрание акционеров ОАО «Эверест» в связи с перерегистрацией акционерного общества
РЕШИЛО:
1. Утвердить новую редакцию Устава ОАО "Эверест" со еледующими изменениями": в
ст. 8 "Управление Обществом" исключить подп. 4 из п. 8.5.
2. Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО "Эверест" в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации до 15.02.2005.
Председатель общего собрания
Подпись
Р.В.Робертов
Секретарь
Подпись
Т.А.Кимурова
47
4.3.ИНФОРМАЦИОННО_СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом
положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных
документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и
объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.
Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным
документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
ПРОТОКОЛ
Протокол - это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений
коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления.
По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы
подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими, в нем ведется запись всех выступлений по
ходу заседания. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы
докладов и принятые решения.
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом
или секретарем данного коллегиального органа по должности. При оформлении протокола
секретарь использует заранее составленные документы, такие, как: повестка дня, список
приглашенных, список членов коллегиального органа и др.
Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен, отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Протокол оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Протокол должен содержать следующие реквизиты:
-наименование организации;
-наименование структурного подразделения (при протоколировании оперативных собраний
и совещаний);
-наименование вида документа;
-дату (датой протокола является дата проведения собрания);
-номер (нумерация ведется по порядку, в пределах календарного года);
- место составления или издания документа
-текст;
-подписи.
Датой протокола является дата заседания, а не подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в
протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 25-26.10.2004; 25.10.04 26.10.04, а в протоколах общих собраний акционеров . буквенно-цифровым способом: 25-26
октября 2004 г.
Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседания; нумерация
ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста
строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня. Начинается вводная часть с указания председателя и секретаря заседания. Их фамилии оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиального
органа перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова "Присутствовали:" по всей ширине листа через один межстрочный интервал. Если в состав чле48
нов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается
количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка.
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц,
которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные" Приглашенных перечисляют с указанием полной должности, т.е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий.
Эта часть состава присутствующих также оформляется по всей ширине листа через один
межстрочный интервал.
Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом,
оформляется после слов "Повестка дня:" Каждый вопрос формулируется с предлогом "о",
отвечает на вопрос "о чем?'" и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются по степени значимости или
в порядке обсуждения и оформляются с красной строки. Пункты повестки дня должны быть
сформулированы четко и конкретно. "Разное" в повестку дня включать не рекомендуется. а в
повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по
разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Слово "СЛУШАЛИ" нумеруются в соответствии с номером пункта повестки дня,
оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С
красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом "о" содержание доклада. Если докладчик предоставил текст
своего вытупления, то после тире делается отметка: «Текст доклада прилагается (приложение 1 )».
Слово "ВЫСТУПИЛИ" оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с
красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной
речи записывается краткое или подробное подержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование его должности. Все вопросы к
докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления
и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:
Вопрос: Планируется ли повышение заработной платы сотрудникам в будущем году
Ответ: Да, заработная плата будет повышена на 30 %.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Оно оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно
формулируются распорядительные действия, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости. В
случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения:
"за" - 9, "против - "О", "воздержались" - О или "Единогласно". В протоколах общих собраний
акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.
Подписывают протокол председатель и секретарь. При подписании (от 0-го положения табулятора) указываются не занимаемые ими должности, а обязанности в составе данного коллегиального органа (председатель, секретарь). Расшифровки подписей печатаются от 6-го
положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных), инициалы располагаются перед фамилией, пробел между фамилией и инициалами не делается. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
49
Форма протокола (полный вариант)
000 «Синтез-Абсолют»
ПРОТОКОЛ
06.05.2004 № 07
г. Чебоксары
Заседания совета коллектива
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь
- Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
Повестка дня:
1. ___________________________________________________
Доклад_____________________________________________________________
2.__________________________________________________________________
Доклад_____________________________________________________________
1. СЛУШАЛИ:
фамилия И.О. - содержание доклада _________________________
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. - содержание выступления _______________
Фамилия И.О. - содержание выступления _______________________
РЕШИЛИ:
1.1. ________________________________________________
1-2-________________________________________________
3. СЛУШАЛИ:
4. ВЫСТУПИЛИ:
5. РЕШИЛИ:
Председатель
Секретарь
Личная подпись
Личная подпись
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
СПРАВКИ
Справки - это документы, содержащие текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу в подтверждение тех или иных фактов и
событий.
Справки обычно делят на две группы - с информацией о фактах событиях служебного
характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Вторая, наиболее многочисленная, группа справок включает
справки о подтверждении занимаемой должности, места учебы, о заработной плате, месте
проживания и пр. Так как ситуации по поводу которых эти справки выдаются, как правило,
типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки.
Справка должна содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
-дату;
- номер
- текст;
- подпись;
50
- печать.
Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени
и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова, таких как: "настоящая справка дана в том, что ..." или
"действительно работает и т. п. На справке обязательно проставляется дата ее подписания
или выдачи. Текст заверяется подписью и печатью.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они чаще
всего составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Такие справки, как
правило, имеют реквизит "адресат". Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а внутренние (представляемые внутри учреждения) - на чистом
листе бумаги с использованием тех же реквизитов, изменяя лишь название учрежденияавтора на название структурного подразделения.
Пример оформления справки
Название организации автора
СПРАВКА
12.02.2004
№178
Москва
Гл.бухгалтеру ОАО «Химпром»
А.В.Таракановой
Романова Надежда Николаевна является студенткой 4 курса дневного отделения факультета экономики и финансов. Обучается по специальности «Финансы и кредит».
Декан факультета
экономики и финансов Личная подпись
Референт
Личная подпись
П.Т.Ветров
Ф.А.Аксенова
ДОКЛАДНЫЕ, СЛУЖЕБНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ
Докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного
уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных
документов.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении
или факте. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель
инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Поэтому текст
докладной записки четко делится на две части: в первой излагаются факты или описывается
ситуация, во второй содержатся предложения или просьбы. Некоторые докладные записки
могут носить регулярный характер.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. В зависимости от адресата докладная записка может быть внутренней (в этом случае она участвует в потоке
внутренних документов между отделами одной и той же организации и подписывается составителем) и внешней (когда она адресуется в вышестоящие инстанции, оформляется на
общем бланке учреждения и подписывается руководителем).
Разновидностью внутренней докладной записки является служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения текущих производственных вопросов. Служебная записка – документ,
официально не принятый, т. е. Не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства.
51
Пример оформления докладной записки
Название учреждения-автора
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Директору Жуковского
00.00.0000 №00
научноМосква
исследовательского
О
выделении
помещений
Н.В..Пустовалову
института
22 апреля в здании института
будет проводиться научнометодическая конференция. Предполагается участие 15 образовательных учреждений города. В связи с этим прошу выделить дополнительно 2 аудитории для размещения вспомогательного оборудования.
Председатель конференции
личная подпись
Р.К. Палеев
Объяснительная записка также имеет две разновидности. В первом случае объяснительную записку понимают как документ, поясняющий содержание отдельных положений
основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.). Другую группу составляют объяснительные записки, разъясняющие причины какого-либо события, факта, поступка. Текст
таких записок должен быть разумным, убедительным и содержать необходимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением реквизитов общего бланка и подписываются составителем.
Финансовый отдел
Директору
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
ОАО «Синтез-Абсолют»
11.06.2004
А.А.Манееву
г.Новосибирск
О задержке
10.06.2004 была обнаружена утеря ключей от сейфа с документами ведущим экономистом отдела Сорокиным И.Л. В связи с отсутствием доступа к документации отдел не
смог своевременно подготовить информацию по Вашему запросу. Сорокин И.Л. предупрежден о недопустимости подобного отношения к служебным обязанностям. Справочная информация будет представлена к 8 часам 13.06.2004.
Зав. отделом
личная подпись
М.Н. Липатова
АКТ
Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов и событий.
Чаще всего акты составляются специально назначенными комиссиями, в которые
должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается обычно нечетным. Акт также может быть составлен конкретным должностным
лицом (специальные формы акта). В особую группу выделяются коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза.
Акт относится к документам, имеющим очень большое количество разновидностей:
акты проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, уничтожения дел, списания, инвентаризации, экспертизы, приемапередачи дел, ликвидации организаций и др.
На основании предварительных записей членов комиссии акт окончательно оформляется целью и задачами работы комиссии и количество заинтересованных сторон. Каждый
экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии. Все экземпляры приобретают одинаковую юридическую силу. Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.
52
Акт должен содержать следующие реквизиты.
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
-подписи;
печать (для важных внешних актов);
- приложение (при наличии).
Датой акта является дата актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась
несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы
Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей. При необходимости допускается заключительная часть текста, в которой могут содержаться выводы,
решения или рекомендации комиссии.
Вводная часть текста строго формализована, что делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: "Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том,
что ...", который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен. Начинается вводная часть с указания основания
для составления акта. Это может быть устное распоряжение руководителя, приказ или плановая
проверка.
Констатирующую часть текста удобно начинать с указания даты и цели составления акта. (25 июня 2002 г. комиссия провела экспертизу ...).
Почти все разновидности актов подлежат утверждению первым руководителем или его
заместителем. Ряд документов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам)
заверяется печатью предприятия.
Названия должностей при подписании акта не указываются: указываются обязанности в
составе комиссии (председатель, члены).
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают.
При этом в акте после подписей составителей ставится отметка "С актом ознакомлены:
должности, подписи, расшифровки подписей и даты".
В практику все больше входят типовые унифицированные формы, установленные для различных конкретных ситуаций.
Пример оформления акта
ОАО «Синтез-Абсолют»
АКТ
01.03.2004
г.Ижевск
О ……
УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор
Личная подпись И.О.Фамилия
02.03.2004
№ 04
Основание: устное распоряжение коммерческого директора от 27.02.2004
Составлен комиссией:
Председатель:
Наименование должности, И.О.Фамилия
Члены комиссии:
1. Наименование должности, И.О.Фамилия
2. Наименование должности, И.О.Фамилия
3. Наименование должности, И.О.Фамилия
Присутствовали:
1. Наименование должности, И.О.Фамилия
2. Наименование должности, И.О.Фамилия
Составлен в 3-х экземплярах:
1 экземпляр _________________________________________
53
2 экземпляр _________________________________________
3 экземпляр _________________________________________
Председатель
Личная подпись
И.О.Фамилия
Члены комиссии
Личная подпись
И.О.Фамилия
Для повторяющихся ситуаций удобно использовать разработанные типовые формы. К
таким, например, относится акт приема-передачи, акт контрольной проверки и т.п.
УТВЕРЖДАЮ
Должность
Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
МП
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ
00.00.0000
№00
г.
______________
Во исполнение трудового соглашения, заключенного
___________ 200 __г. Исполнитель _____________________
(фамилия инициалы)
сдает, ______________________________ в лице полномочного
(наименование организации)
представителя ____________________________ принимает
(должность, фамилия, инициалы)
следующие работы (услуги, продукцию):
1. Качество работ (услуг, продукции) проверено Полномочным представителем Организации в присутствии Исполнителя и соответствует требованиям.
2. Работы (услуги, продукция) надлежащим образом оформлены, сопровождающая документация в наличии и в порядке.
3. При выполнении работ Исполнителем произведены следующие производственные затраты:
Виды затрат _______________ Кол-во_____Цена
Сумма
Организация оплачивает произведенные Исполнителем дополнительные затраты в сумме
_______________________________________________ рублей.
Организация устанавливает надбавку/скидку за_________________к установленной в трудовом соглашении оплате в размере_______________рублей.
Итоговая сумма оплаты Исполнителю (с учетом надбавки, скидки) составляет
рублей.
Сдал:
Принял:
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения
чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов,
возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания
писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обра54
тить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении
(снятие вопроса по телефону или в личном разговоре)
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только
упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так
как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются
в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации,
содержащейся в письме, можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения
текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".
Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить.
Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать
смысл. Многословие мешает выделить суть документа.
Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные точны. Тон письма должен быть нейтральным.
В письмах рекомендуется использовать следующие формы изложения:
-от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
-от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
-от третьего лица единственного числа ("завод не возражает", "институт считает возможным")".
Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и
конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий
используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии..." и т.
п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов:
"учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.
Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме
текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос
"о чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).
Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы -инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного до55
кумента, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного
письма при окончательном оформлении письма-ответа.
По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструктивные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);
- гарантийные (дающие гарантии по выполнению каких-либо обязательств, оплаты, сроков и
т.п.);
- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);
- рекламные (предлагающие товары и услуги);
- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);
- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);
- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);
- письма-приглашения;
- сопроводительные (составляются, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения).
Письмо должно содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- дату;
- номер;
- ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- отметку о наличии приложений;
- подпись;
- отметку об исполнителе.
Название вида документа в письмах не указывается. Содержание излагается спокойным,
нейтральным тоном. Документ не должен быть эмоционально окрашен. Не допускается
также использование разговорных, просторечных или диалектических слов и оборотов.
В последнее время существует тенденция к изменению структуры текстовой части письма.
Если раньше рекомендовалось оформление вводной части с описанием причин, вызвавшим
составление письма, то теперь, с учетом современных темпов и условий, специалисты рекомендуют начинать документ с сути, а дополнения, пояснения, комментарии оформлять уже
после главной мысли.
Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале
исходящих документов отправляется адресату, а второй (копия) - хранится в деле.
Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не
имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам ...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам ...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ...» «В соответствии с
дополнительным протоколом высылаем Вам ...» «В подтверждение нашей договоренности
высылаем Вам ...»
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом
случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
56
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.
Образец сопроводительного письма
МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ
Правительство РФ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минэнерго России)
Китайгородский пр., д. 7, Москва, 103074
Тел.: 220-52-00 Факс: 206-80-80
ОКПО 00001111, ОГРН 0000000000001
ИНН/КПП 0000000001/000000001
10 октября 2001 г. №01-22/891
На № 345-пр от 13.04.2001
Представляем Вам на рассмотрение и утверждение Федеральную целевую программу «Топливо и энергия» на 2002 г., разработанную по поручению Правительства Российской Федерации и согласованную со всеми заинтересованными министерствами и ведомствами.
Приложения:
1. Федеральная целевая программа «Топливо и энергия» на 47 л. в 2 экз.
2. План мероприятий по реализации Федеральной целевой программы «Топливо и энергия»
на 9 л. в 2 экз.
Министр
личная подпись
А.С. Иванов
Соколкин Николай Евкеньевич
220-09-23
Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы.
Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас
провести... Просим Вас предоставить ... Просим Вас сообщить»... и т.д. Просьба МОЖЕТ формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса... Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести) Одновременно просим Вас...».
57
Акционерный коммерческий банк
«ПРОМЭКСИМ»
ИНСТИТУТ
ПРОБЛЕМ ИНВЕСТИРОВАНИЯ
Загородное ш., д. 5, Москва, 118365
Тел.: 220-52-00 Факс: 206-80-80
ОКПО 00001111, ОГРН 0000000000001
ИНН/КПП 0000000001/000000001
10.10.2003 г. №01-22/891
На № _____ от __________
Исполнительному директору
российско-швейцарского
совместного предприятия
«Russian Trust»
г-ну Г.П.Сидорову
Волоколамское ш., 10,
Москва, 215080
О предоставлении документов
Уважаемый Геннадий Павлович!
В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» г-на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам
института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.
С уважением
Директор института
Личная подпись
Е.Ф.Сабуров
Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или
материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на
законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как
организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной
деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как
правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на
это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмозапрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в
тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено
грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше
письмо от _______ № __ ...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов
бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся
сведения об инициативном письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с
...».
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том,
кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
58
Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо
событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу
или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого
объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения
сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что ...
Доводим до Вашего сведения, что ...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...
Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение
сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует
коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать
их, и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (поучение документов, предварительную договоренность, согласие на ...)».
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения
официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям
определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные
положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться
рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма
колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.
Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы,
продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически
значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является
юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и
главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.
Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений,
предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о
проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать
к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат»
оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут под59
писываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от
письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет.
При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения
текста - орнамент, рисунки и т.п.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату:
«Уважаемый ... !»
Образец письма-приглашения (на бланке письма)
Уважаемый,………………………….
Фирма «СК1Р СтЬН» совместно с управлением техники безопасности РАО «ЕЭС России» приглашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Нефтегазстрой-2001»
На стенде выставлены такие изделия, как:
• специальные защитные костюмы;
• костюмы для электромонтеров;
• монтажные пояса и фалы;
• различные перчатки, в том числе диэлектрические;
• различные респираторы и маски;
• специальная обувь с различными степенями защиты;
• каски, наушники и др.
Будем рады видеть Вас в павильоне № 4
с 15 по 20 октября 2001 г. по адресу:
Москва, Сокольнический вал, 1.
Директор
Зам.начальника Генеральной инспекции
Представительства
по эксп.эл.станции
А.П.Жуков
А.П.Григорьев
Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как
коммерческое предложение.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмопредложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию,
так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в случаях, когда организацияпартнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в
связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
Напоминаем Вам ...
Вторично напоминаем Вам ...
Обращаем Ваше внимание на то, что ...
Ставим Вас в известность, что ...
Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.
60
Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых
договоренностей.
Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства
не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства...
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) ...
Требуем незамедлительно выполнить ... и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ...
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...
В противном случае мы не несем ответственности за последствия ... и т.п.
Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу
или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в ...
Выражаем Вам свою благодарность за ...
Позвольте Вас поблагодарить за ...
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ... и т.п.
Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем
случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к
организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с ...
Искренне поздравляем Вас с ...
Примите паши искренние поздравления в связи с ...
Сердечно поздравляем Вас с ... и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками,
имеющей большую плотность и т.д
ТЕЛЕГРАММА
Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам
телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить
срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной
копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или
факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.
Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д.
Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату
за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.
61
В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса)
отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известнонаименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и
многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный
адрес: "СТРЕЛА", "СОСНА", "СОКОЛ", "УТЕС" и т.д. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма
используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы
передают несложные тексты, такие как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст
телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не
рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно
записать.
После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может
быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они
оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы
гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись
лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающих и принимающих сообщение, номера их телефонов и указание
времени приема телефонограммы.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен
список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна
быть принята.
Телефонограмма имеет следующий типовой формуляр.
Наименование учреждения-автора
Должность, инициалы лица, фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер его телефона
Адресат
Должность, инициалы,
фамилия лица,
принявшего телефонограмму,
номер его телефона,
время приема телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА
дата
№_____
место создания
Текст телефонограммы (не более 50 слов)
Должность
лица,
подписавшего
телефонограмму
го телефонограмма передается
Подпись
Например:
Управление пассажирского транспорта
или
от
имени
Руководителям служб
движения
Приняла секретарь
Передала секретарь А.И.Петрова,
тел. 432 12 12
И.П. Иванова,
62
которо
тел. 422 03 15
18 ч. 20 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
18.05.2002
№ 43.
г. Пенза
19 мая с 13 до 16 ч. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и
5. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта.
Зам. начальника городского управления
пассажирского транспорта
М.В. Мухмедов
ФАКС
Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в
виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
63
ГЛАВА 5
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
5.1. ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Документы по личному составу (кадровые документы) выделены в отдельную группу, поскольку имеют узконаправленную специфику - отражение трудовой деятельности персонала.
Однако в этой группе могут встречаться и организационные документы (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностная инструкция, трудовой договор), и распорядительные документы (приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков,
распоряжения), и информационно-справочные документы (личные карточки, заявления,
справки)
Кроме того, кадровые документы можно подразделить на обязательные, рекомендательные и
зависящие от специфики организации документы. Кадровые документы подразделяются
также на следующие подвиды, в зависимости от специфики документа:
- внутренние локальные нормативные акты;
- информационно-расчетные документы;
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
- официальная внутренняя переписка;
- распорядительные документы;
- журналы контроля и учета.
Приблизительное разделение некоторых кадровых документов по указанным двум
признакам приведено в таблице.
Рекомендательные
Зависящие от спе(возможные)
цифики
1
2
3
4
Внутренние
ло- Правила
внутреннего Положение по оплате Инструкция по ракальные норматив- трудового распорядка
труда и о премирова- боте с конфиденциные акты
нии сотрудников
альной информацией
Инструкция по охране
Коллективный доготруда
вор
Документы по защите
персональных данных
работников
Должностные инструкции
ИнформационноШтатное расписаГрафик сменнорасчетные
докуние
сти
менты
расчетные
Личная карточка Т2
документы
График отпусков
Обязательные
Табель учета рабочего
времени
трудовая деятель- Трудовые книжки
Справки о трудовой
ность
деятельности
щие трудовую деятельность работника
64
Трудовой договор
Официальная внутренняя переписка
Распорядительные
документы
Журналы контроля и учета
Заявления
ников
работ-
Докладные/ служебные записки
Приказы / распоряжения по личному составу
Книга учета движения Журнал учета меро- Журнал учета; протрудовых книжек
приятий по контролю
хождения
медицинских осмотров
Журнал учета прохо- Журнал учета военнождения инструктажа обязанных
по охране труда
Рассмотрим подробно наиболее важные кадровые документы, которые являются обязательными.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Должностная инструкция – это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция:
разрабатывается - руководителем структурного подразделения, визируется юрисконсультом
предприятия и кадровой службой, утверждается - руководителем предприятия или его заместителем по соответствующему профилю, или вводится приказом.
Должностная инструкция должна содержать следующие реквизиты:
- наименование министерства (если является отраслевой);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);
- текст;
- подписи составителей;
- печать (при необходимости);
- визы.
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
1.Общие положения.
2.Функциональные обязанности.
3.Права.
4.Ответственность.
5.Условия работы.
В разделе 1 - Общие положения - устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;
квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он
руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен
руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе 2 - Функциональные обязанности - определяются конкретные виды работ, выполняемых сотрудником, указывается, что он должен знать и уметь, а также его взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации.
В разделе 3 - Права - устанавливаются служебные полномочияи права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
65
В разделе 4 - Ответственность - указывается, за что конкретно несет ответственность
данный работник.
В разделе 6 - Условия работы - описывается режим работы, указываются особенности
выполнения, возможные командирования и т.п.
Должностная инструкция в зависимости от особенностей предприятия при необходимости может быть дополнена другими разделами.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Штатное расписание - это документ, применяемый для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением),
содержащий перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и
других служащих, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по
труду. При отсутствии этой должности в организации руководство компании самостоятельно решает вопрос, кому делегируется данная обязанность. Если руководитель делегирует
данную обязанность кому-то из подчиненных, у которого не прописан данный пункт в
должностной инструкции и трудовом договоре, то такое лицо назначается при помощи приказа по основной деятельности. Утверждается штатное расписание также приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Примерные формы
этих документов приведены ниже. Констатирующая часть в нем может не оформляться, если штатное расписание вводится впервые и нет необходимости в каких-либо пояснениях по
его введению.
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Москва
О возложении обязанности
по созданию проекта
штатного расписания
В связи с необходимостью разработки штатного расписания (нового штатного расписания, пересмотра штатного расписания № 00 от 00.00.000)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания на заместителя
генерального директора по финансовым вопросам Летова Р.М.
2. Согласовать проект штатного расписания с руководителями всех подразделений.
3. Представить готовый проект штатного расписания до 00.00.0000.
Генеральный директор
Подпись
М.И. Рязанов
С приказом ознакомлен
подпись
дата ознакомления
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Москва
Об утверждении
штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить штатное расписание» № 00 от 00.00.0000 с составом________штатных
единиц с месячным фондом заработной платы __________рублей.
Генеральный директор
подпись
М.И. Рязанова
66
Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. Заголовки приказа в данном случае могут быть следующими:
- О внесении изменений в штатное расписание;
- Об изменении штатного расписания;
- О частичном изменении штатного расписания.
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- изменение организационной структуры предприятия;
-реорганизация компании;
- изменение законодательства.
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Москва
О внесении изменений
в штатное расписание
В связи с реорганизацией производственного подразделения
ПРИКАЗЫВАЮ:
внести в штатное расписание № 00 от 00.00.0000 следующие изменения:
1. Вывести из отдела снабжения следующие должности: (перечислить).
2. Ввести в отдел логистики должность координатора поставок с должностным окладом
7000 рублей.
Основание: план реорганизации производственного подразделения от 00.00.0000.
Генеральный директор
СОГЛАСОВАНО
Заместитель генерального
директор по финансовым
вопросам
_____________Р.М. Летов
00.00.0000
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела снабжения
Начальник отдела логистики
подпись
М.И. Рязанова
СОГЛАСОВАНО
Начальник
отдела
Юрисконсульт
_____________Б.П.
00.00.0000
подпись
подпись
кадров,
Тихонов
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т-2
Личная карточка - это документ, составляемый на работника и содержащий краткие
сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
Личная карточка (унифицированная форма Т-2) заполняется на работников всех категорий, принятых приказом на работу.
Личная карточка заполняется на основании следующих документов:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об окончании учебного заведения;
- страховое свидетельство государственного индивидуального пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- приказ о приеме на работу.
Личная карточка должна содержать:
67
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату составления;
- текст;
- подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.
Текстовая часть личной карточки содержит следующие разде-ы:
- общие сведения о работе;
-сведения о воинском учете;
- прием на работу и переводы на другую работу;
- аттестация;
- повышение квалификации;
- профессиональная переподготовка;
- поощрения и награды;
- отпуск;
- социальные льготы;
- дополнительные сведения;
- - основание увольнения.
ГРАФИК ОТПУСКОВ
График отпусков - обязательный локальный нормативный акт, утверждаемый ежегодно
не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.
Исключение составляют отдельные категории работников. Например, у работающих
первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев. Отпускной
период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к
графику по мере приема новых работников.
График отпусков является сводным графиком. При его составлении учитывается действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.
Технология согласования разрабатываемого графика отпусков не установлена, то есть остается на усмотрение конкретной организации.
Следует, однако, отметить, что трудовым законодательством предусмотрены категории сотрудников, отпуск которым предоставляется в летнее или удобное для них время. К ним относятся:
- работники в возрасте до 18 лет;
- сотрудники, совмещающие работу с обучением;
- работники, не использовавшие отпуск или его часть в прошлом году;
- сотрудники-мужчины в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;
- жены военнослужащих;
- совместители (их отпуск должен совпадать с отпуском по месту основной работы).
Удобное время для отпуска предоставляется и некоторым другим категориям граждан
(пострадавшим при аварии на Чернобыльской АЭС; граждане, награждаемые знаком "Почетный донор России" и т.п.), но подробное изучение данного вопроса относится к области
трудового права.
Сотрудник имеет право (с согласия руководства) разбить отпуск на несколько частей, в
том числе по 1 дню. Однако, с точки зрения организации, оформление однодневных отпусков - трудоза-тратная процедура, включающая большой объем документооборота и занятости непосредственно связанных с этим сотрудников. Порядок предоставления отпуска имеет
следующие этапы:
-заявление работника с просьбой предоставить ему отпуск в определенный срок с визой
непосредственного руководителя;
- регистрация этого заявления в специальном журнале внутренней официальной переписки;
- получение резолюции руководителя организации или его полномочного заместителя;
- учет и внесение записей по предоставлению отпуска кадровой службой;
68
- надлежащее оформление приказа и ознакомление с ним работника;
- оформление и передача в бухгалтерию соответствующей информации;
- бухгалтерские операции.
Следует отметить, что при оформлении стандартного полного 1 отпуска заявление сотрудником не подается и приказ издается автоматически, если в графике отпусков указана
конкретная дата (на 1 практике часто проставляют только месяц).
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приказ по личному составу - это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования
трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.
Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перевод, увольнение,
предоставление отпуска, командирование, поощрение, взыскание и другие юридические
факты, возникающие в процессе управления кадрами.
Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ
и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки.
Приказ по личному составу может оформляться как в текстовом варианте, так и в виде
табличных унифицированных форм. Последние использовать предпочтительнее, так как
стандартизация способствует облегчению восприятия информации, позволяет не упускать
необходимые данные и во всем потоке документов соблюдать единообразие.
Датой приказа принято считать дату его подписания. Если не указан другой срок, вступает в силу приказ с этого момента. Текстовые приказы могут иметь пункты с разными сроками вступления в силу.
Нумерация приказов по личному составу ведется по порядку в пределах календарного
года. Номер приказа по личному составу обычно содержит буквенное расширение. К порядковому номеру документа через тире или косую черту добавляют буквы "К" или "ЛС" ("кадровый", "по личному составу"). Для приказов с различными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения. К приказам-ЛС обычно относят приказы
долгосрочного срока хранения (75 лет). Это приказы о приеме на работу, о переводе, увольнении, долгосрочных или зарубежных командировках. К приказам-К относятся приказы со
сроком хранения 5 лет: о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных российских
командировках.
В случае оформления текстового приказа по личному составу следует знать, что они могут
быть простыми и сложными. В простом приказе оформляется только одно распорядительное
действие.
Ясли оно относится к одному работнику, то приказ называется индивидуальным. Если одно
действие объединяет нескольких человек, то приказ считается сводным. Сложный приказ
содержит несколько распорядительных действий в отношении нескольких человек.
Заголовок к простому текстовому приказу кратко формулирует содержание распорядительного действия, начиная с предлога "О" (о чем?) и включает фамилию и инициалы работника,
например, О назначении Николаевой М.В. Заголовок к тексту сводных и сложных приказов
формулируется обобщенно - По личному составу.
Текст в данной категории приказов состоит из одной распорядительной части, которая
может формулироваться по пунктам. Начинается текст с обозначения распорядительного
действия (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ и т.п.), которое оформляется на отдельной
строке от границы левого поля заглавными буквами. Каждый пункт нумеруется арабскими
цифрами и начинается с красной строки. Нумерация пунктов и подпунктов уместна в том
случае, если их два и больше. Единственный пункт не нумеруется.
Текст каждого пункта приказа по личному составу обязательно заканчивается указанием на основание совершения распорядительного действия. В любом случае основание - это
какой-либо документ, а не абстрактное явление.
Обязательными являются отметки об ознакомлении с содержанием приказа. Они также
должны располагаться в соответствующем пункте или подпункте текстового приказа. Обра69
зец оформления текстовой части приказа по личному составу (в случае не унифицированной
формы) приведен ниже.
НАЗНАЧИТЬ
Николаеву Марину Владиславовну на должность начальника планово-экономического
отдела с 00.00.0000 с окладом по штатному расписанию без испытательного срока.
С приказом ознакомлена: Личная подпись
Дата
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
замечание;
выговор;
увольнение по соответствующим основаниям (ст. 81 ТК РФ). Внутренними локальными актами организации могут быть предусмотрены и другие дисциплинарные взыскания, не противоречащие трудовому законодательству. За каждый дисциплинарный проступок может
быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Процедура наложения дисциплинарного взыскания предполагает следующие этапы:
1. Факт совершения дисциплинарного проступка необходимо оформить в виде акта, докладной или служебной записки.
2. Взять с работника письменное объяснение. Как правило оно оформляется в виде объяснительной записки.
3. При отказе работника дать объяснение составляется акт, подтверждающий этот факт.
4. Издается приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания, но не позднее 1 месяца со дня совершения проступка. В этот срок не включается: время болезни работника, пребывание его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа.
В приказе должны быть указаны следующие сведения:
проступок, совершенный работником;
время совершения и обнаружения проступка;
вид налагаемого взыскания;
документы, основания, подтверждающие совершение проступка.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания является приказом по личному составу,
несмотря на то, что унифицированной формы на него не существует, и он оформляется по
правилам
приказов по основной деятельности с констатирующей и распорядительной частью. Этот
приказ может быть сложным, то есть в одном приказе могут налагаться дисциплинарные
взыскания на нескольких работников.
5. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в
течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае его отказа подписать приказ составляется соответствующий акт.
5.2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но
одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют
факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему
заработной платы.
Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О
первичных учетных документах" были разработаны и утверждены 5 января 2004 года Постановлением Госкомстата новые формы первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты. В соответствии в Постановлением, формы по учету кадров распространяются на
70
юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории
Российской Федерации. К утвержденным формам относятся:
Номер
формы
Т-1
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-1а
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2
Личная карточка работника
Т-2ГС
Личная карточка государственного служащего
Т-3
Штатное расписание
Т-4
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-ба
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7
График отпусков
Т-8
Т-9
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10
Командировочное удостоверение
Т-10а
Т-11
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а
Приказ (распоряжение) о поощрении работников
Т-8а
Наименование формы
Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого
в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные
и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа
сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1 а.
5.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ТРУДОВОГО ДОГОВОРА И
ДР.
Трудовая книжка - документ, подтверждающий трудовую деятельность человека.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих свыше пяти дней, если работа в данной организации является для работника основной.
Соискатель, поступающий на работу, обязан предъявить работодателю трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, с наличием записи об увольнении с последнего
места работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
71
Записи производятся аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (например, не допускается писать
"пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.)
В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" зачеркивание неточных или
неправильных записей не допускается. Исправления в таких случаях производятся следующим образом: после последней записи делается следующая, со следующим порядковым номером и соответствующей датой, с содержанием "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на
другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода. Например, "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". Или "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". По письменному заявлению работника, ему может быть выдан дубликат трудовой
книжки без внесения в него записей, признанных недействительными. При этом в правом
верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат".
На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан
дубликат" с указанием его серии и номера.
Зачеркивая (аккуратной тонкой горизонтальной чертой, так, чтобы изменяемая запись
оставалась читаемой) допускается лишь на титульном листе в связи с изменениями, подтвержденными документально (например, изменение фамилии в связи с замужеством и т.п.)
Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой
книжки и заверяются печатью и подписью работодателя или специально уполномоченного
лица.
Без зачеркиваний – путем дополнения – осуществляется фиксирование изменений данных о новом образовании, профессии, специальности.
Внесение сведений о работе осуществляется следующим образом. В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное - при его наличии. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2
указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в
структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования; наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
Формулировки данных записей должны соответствовать формулировкам в штатном расписании. Особенно важно это учитывать в отношении определенных должностей, специальностей и профессий, связанных с предоставлением льгот, либо наличием ограничений. В графу
4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения ипи иного решения), согласно которому
работник принят на работу.
Изменения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники и
штатное расписание, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки
на основании приказа (распоряжения) вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику присваивается новый разряд или квалификация, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
В случае присвоения второй профессии или квалификации в установленном порядке делается соответствующая запись. (Номер, дата "утановлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", соответствующее удостоверение, его номер и дата).
По желанию работника запись в трудовую книжку о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего это.
Если за время работы работника наименование организации меняется, то об этом отдельной строкой в графе 3 делается за-ь: "Организация такая-то с такого-то числа переименована
в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением
между работодателем и работником. При внесении записей об увольнении необходимо делать ссылку на соответствующую статью ТК РФ. Например: .
72
- "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового
кодекса Российской Федерации";
- "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской
Федерации";
- "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса
Российской Федерации";
- "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса
Российской Федерации";
- "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации";
- "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации";
- "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения
государственной должности, государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 Федерального
закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации"
- "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую
местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации";
При увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу в графе 3 указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. При
приеме на новое место к стандартной формулировке добавляется, что работник Принят (назначен) в порядке перевода.
При оформлении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться следующими правилами:
* Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении
дубликата в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем
и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную
организацию, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без
уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал
в прошлом владелец трудовой книжки.
* После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема, в графе 3 записывается наименование организации, а также структурное подразделение и работа (должность, специальность, профессия,
квалификация). Затем в графе 2 (указывается дата увольнения, а в графе 3 - причина (основание) увольнения. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше
сведений, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
* В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого
произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения возвращаются их
владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
73
Титульный лист трудовой книжки
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
00-00 № 000000
Фамилия ______________________________
Имя __________________________________
Отчество ______________________________
Дата рождения _________________________
Образование ___________________________
Профессия, специальность _______________
Дата заполнения ________________________
Подпись владельца книжки ______________
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек
МП
_______________
(разборчиво)
Форма бланка трудовой книжки
СВЕДЕНИЯ 0 РАБОТЕ
№
1
Дата
чис ме
ло
сяц
2
год
Сведения о приеме на работу, о переводах
на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью,
пункт закона)
3
На основании чего
внесена запись (документ, его дата и
номер)
4
Трудовой договор - это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении
трудовых правоотношений и регулирующий их.
Статья 56 Трудового кодекса РФ определяет трудовой договор как соглашение между
работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а
работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию,
соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор должен быть оформлен не позднее 3 дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 61 ТК РФ). Он составляется в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника,
другой для работодателя).
74
Следует четко различать трудовой договор и договор подряда. Их отличие носит принципиальный характер. Трудовой договор регулируется трудовым законодательством и отражает трудовые взаимоотношения, основанные на регулярном выполнении работы по определенной специальности, квалификации или должности и подчинении работника правилам
внутреннего трудового распорядка. Договор подряда относится к категории гражданскоправовых отношений, отличающихся от трудовых тем, что ориентированы они на выполнение разовой работы, фиксирующейся по конечному результату. Что касается внесения записей в трудовую книжку, то согласно ст. 66 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от
16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" она ведется работодателем только в отношении тех
лиц, которые состоят с ним в трудовых отношениях (являются его работниками). Запись в
трудовую книжку о работе по договору подряда не является правомочной.
Практическая разница между этими документами приведена в таблице.
Признак
Регулируется законодательством
Отношения сторон
Характер работы
Трудовой договор
Трудовым
Договор подряда
Гражданско-правовым
Построены на принципе подчинения одной стороны другой
Работник должен подчиняться
определенному режиму, соблюдать установленный распорядок выполнения работ
Построены на принципах партнерского равенства
Социальное страхование
Работодатель обязан оплачивать социальное страхование
работников
Ответственность за конечные результаты работы
Оплата работы
Риск по выполнению работы и
ее срокам берет на себя работодатель
Производится в соответсвии с
действующей в организации
системой оплатой труда
Работник зачисляется в штат,
постоянный состав, трудовой
коллектив организации, соблюдает правила внутреннего
распорядка
Принятие на работу сопровождается оформлением приказа, трудового договора и трудовой книжки
Отношение к организации
Оформление отношений
Исполнитель самостоятельно
организует свой труд (не противореча оговоренным условиям), заказчик лишь принимает
результат
Гражданские отношения регулируются иначе, чем трудовые,
они не связаны с социальными
гарантиями. Страховые взносы
в Фонд социального страхования не начисляются
Риск невозможности завершения работы и представления ее
конечных результатов работы
Заказчик оплачивает произвольную оговоренную сумму
за конечный результат работы
Исполнитель в штат организации не зачисляется и внутренним локальным актам не обязан подчиняться
Отношения оформляются гражданским договором, по результатам оформляется акт
приема работ. Запись в трудовую книжку не делается
Нельзя, однако, спекулировать на выплате социальных гарантий, формально оформив
один договор вместо другого. Нельзя, например, нанять на работу секретаря приемной, назвать заключенный с ним договор договором подряда и на этом основании не предоставлять ему социальных гарантий. Секретарь приемной принадлежит к штату организации,
его работа не имеет конечного результата, он выполняет обязательные указания должностных лиц, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка. При рассмотрении
75
этого договора в арбитражном суде он, по указанным признакам, будет отнесен к трудовому договору со всеми вытекающими из этого последствиями.
Трудовой договор должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату (датой договора является дата подписания сторонами);
- номер;
- место составления;
- текст;
- подписи работодателя и работника;
- печать.
Текст трудового договора, как и всех других договоров, начинается с так называемой
преамбулы, формулировка которой является, в основном, стандартной.
76
ГЛАВА 6
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей
функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" называется документооборотом.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и
движении.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого
аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.
6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях
экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших - секретарем-референтом.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время
на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята
автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то элек77
тронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных
документов в память машины (вручную или путем сканирования).
При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометой
"Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее
количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе
факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или
плохого качества отдельных страниц, об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверть за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрыти; уничтожаются, кроме писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и
о документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. Е этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при
получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником
почты.
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный
порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее
количество поступивших документов.
Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является учет
только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя
при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается
значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно
просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не
может увидеть выполненную работу во всем объеме.
Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим
штемпелевателем.
Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как
правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с
необходимых документов снимают ксерокопию.
В последнее время получили распространение факсимильные аппараты, позволяющие
получать документы на обычной бумаге и, сле довательно, не нуждающиеся в копировании.
Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер
снабженный факс-модемом, с последующей распечаткой факсов на обычном принтере.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или
отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
6.3 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
78
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ,
как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения"
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта
создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего
контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах
учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая
система по всем документам организации (фирмы).
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не
регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и
утвержденный руководителем перечень нерегистриуемых документов. Обычно он дается
как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться
и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные
письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный
номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа
регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует
централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам (в тех отделах, где они создаются и
оформляются): в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы
должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
• дата получения;
• регистрационный номер, присваеваемый документу учреждением получателем;
• дата документа;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением автором;
• автор (корреспондент), т.е. чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
79
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
• № дела (куда документ помещен после исполнения).
При регистрации отдельных видов документов, например, внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписы ваемые в регистрационные формы, частично
изменяются и дополня ются. Например, при регистрации обращений граждан записываете
их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная
электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например,
при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.
В силу традиции наиболее распространенной формой является журнальная. Ниже приводятся примерные формы журналов регистрации.
Примерная форма журнала регистрации исходящих документов
Индекс (№) до- Дата
кумента
Адресат
Краткое
жание
содер-
Исполнитель
Примечание
О поставках про- Калинин
ОАО
дукции
"Маяк"
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
56/0/
26.02.04
Индекс
(№) документа
Дата
поступления
46/01
26.05.04
Корреспондент, дата и
индекс поступившего
документа
ОАО "Маяк"
25.05.02 №58
Краткое
содержание
О взаиморасчете
Резолюция или
кому напрвляется
документ
Гл. бух.
Ивановой
Отметка
об исполнении
или примечание
Более удобной является карточная система регистрации докумен тов. Форма карточки
(РКК - регистрационно-контрольной карточки) расположение в ней реквизитов могут быть
определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148 х
210) или А6 (105 х 148).
Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов
на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма
РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
• одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной
базе данных;
• на основе базы данных организации организовать информационно-справочную работу;
• организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
80
При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.
6.4 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В
контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками
исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица.
Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме -секретарь. Сроковый контроль можно разделить на
текущий и предупредительный.
Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических
средств.
81
ГЛАВА 7
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
7.1.НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в
учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел
используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также
как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она
является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации,
предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура
отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории
учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того,
типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является
рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа,
цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам
и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с
участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает
изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на
основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их
формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба
отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем.
Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
82
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка
формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел
составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел
учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий
- находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного
документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в
утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых
дел и т.д.
Наименование предприятия,
организации или учреждения
ции
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 №00
Санкт-Петербург
на 2005 г.
Индекс
дела
Заголовок дела
01- Наименование раздела
01-01
Устав организации
01-02
Штатное расписание
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организаЛичная подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
Кол-во дел Срок хранения и № Примечания
(томов)
статьи по перечню
1
1
Постоянно, ст. 00
Постоянно, ст. 00
02 - Наименование раздела
Итого заведено _________ дел.
Документ разработал:
Должность
подпись
И.О. Фамилия
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
Экспертной комиссии
_________________№________
7.2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация
документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к
одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
83
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность
обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДа. Документы,
не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело
не помещают.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных
подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделениюприсваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03,
отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль
за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом
учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно
оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением
одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение
дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры
«Примечание».
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных
учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры
и проволоки».
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу,
их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному
вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись
документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или
представле ние; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании,
выписка из приказов о назначении, перемещениц увольнении (копии записок о приеме на
работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к
личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и
другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов, наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
7.3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРНЕНИЮ И ИСПОЛЗОВАНИЮ
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использовании. Основная цель упорядочения и хранения исполнен84
ных документов , создание условий для их использования в справочной работе учреждений
и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использа. ванию включает:
• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• оформление дел;
• описание документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не
входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий для передачи их на государственное хранение. Экспертиза ценности
документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а .также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и
порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение
возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10
лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и
изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур
дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному
оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и
его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс
дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается
место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения
проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые
разделы сводных описей дел, утвержденных ЭГЖ соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на
обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных
ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государствен-
85
ной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем
учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном
падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и
номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и
на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название
этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из
номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения
и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовкене оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после
точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из
них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в
деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания
дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.),
для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п.,
являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета
количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется
заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при
ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых,
замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со
ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков
хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельстваI и патентные изобретения и т.д.), а
также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают
их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного
хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой
систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является
86
одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах
или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся
шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию
документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения
руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими
ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается
выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое
время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются.
При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано
дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность
заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать
контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела для постоянного, долговременного хранения и по личному составу
Передача дел в ведомственный архив осуществляется как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не
подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой
службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и
номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки
дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений
обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива)
или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре
цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
7.3. ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел
для последующего их хранения и использования.
87
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после
окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого
срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой
фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1999 г. должны быть обработаны в 2001 г.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Государственной системе документационного обеспечения управления" и 'Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической
ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем
делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.
Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда
документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.
И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче и на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архи!
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится по руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно, крупных учреждениях со сложной структурой
действуют центральны экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координирую
работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинен ных или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно
найти в "Основных правилах работы ведомственных архивов". 19 января 1995 г. и 17 марта
1998 г. В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной
службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.
Из основных задач экспертной комиссии выделим:
• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
• организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения
которых истек.
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов
с указанием сроков хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и
отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирова88
ние, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и
т.п.).
В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:
1. постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
2. длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет);
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.
Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК
соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после
чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного
хранения за этот же период.
Оформление дел
I Оформление дела - "подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами", проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и
хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. .
Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10
лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления", "Основных правил работы ведомственных архивов" и "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти" проводится их полное оформление, которое включает:
•
подшивку или переплет дела;
•
нумерацию листов;
•
составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
•
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
•
оформление всех реквизитов обложки дела.
Сставление описей
На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись - "архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также
предназначенный для их учета и закрепления систематизации". Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.
Составление описи - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком
хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.
"Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.), и описи
на служебные ведомственные издания.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала
раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.
89
Например:
1997 год
Канцелярия
Отдел кадров
Отдел маркетинга
Бухгалтерия
Отдел труда и зарплаты
и т.д.
1998 год
Канцелярия
Отдел кадров
Отдел маркетинга
Бухгалтерия
Отдел труда и зарплаты
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором
они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено
делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
- приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
- приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
- планы, сметы;
- отчеты, балансы;
- доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или
по алфавиту.
При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями
документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.
При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее также составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит:
- порядковый номер;
- индекс дела;
- заголовок дела (в т.ч. и аннотация);
- дата;
- количество листов;
- примечания.
В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа - срок хранения дела.
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками,
разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами
"то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
Например:
Переписка с фирмой "Агат" об установке нового и замене старого оборудования.
То же с фирмой "Восток". То же с фирмой "Заря".
Графа описи "Примечания" обычно в делопроизводстве не используется. В дальнейшем в
ней при приеме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела,
о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.
В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей
деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В
90
крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в
отдельности.
В соответствии с требованиями "Государственной системы доку-ментационного обеспечения управления", обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.
Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляется в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива
работником делопроизводственной службы, секретарем или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.
Например, годовой раздел описи надела, отложившиеся в 1995 году, „олжен быть представлен не позднее 1997 г. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество
дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенности нумерации
дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение
крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством
рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-х
(при наличии ЭК - в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3-й будет подшит к протоколу ЭК).
УТВЕРЖДАЮ
должности
Наименование
структурного подразделения
Подпись
расшивровка подписи
руководителя
дата
ОПИСЬ№
название раздела
№ п/п Индекс де- Заголовок дела
ла
(тома, (тома, части)
части)
1
2
3
Дата дела
(тома, части)
4
Кол-во листов в деле
(томе, части)
5
В данную опись внесено
по №________, в том
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Дата
Срок хране- Примечание
ния дела (тома, части)
6*
7
дел с №
числе:
Подпись
Расшифровка подписи
На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленными правилами.
В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь.
Сдача дел в ведомственный архив
91
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится
по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться
ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному
составу принимаются архивом по описям.
Обработанные дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого
дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут.
Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20
см. Дела укладываются по возрастанию номе ров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки,
включив их в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные
правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой
делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения все имеющиеся документы формируются в дела, дела оформляются и передаются в архив, независимо от сроков их хранения. Передача дел ведется по описям дел и номенклатуре дел.
Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в
государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно,
что их документы, "представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность", составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы.
92
ПРИЛОЖЕНИЯ 1
Виды бланков
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДЛД)
____ __________________
№ ______________
Москва
93
Образец общего бланка
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивногодела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74
E-mail: hmail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
______________________ №_____________
На №_________________ от_____________
94
Образец продольного бланка письма
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивногодела
(ВНИИДАД)
Заместитель директора
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74
E-mail: hmail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001
______________________ №_____________
На №_________________ от_____________
95
Образец бланка должностного лица
96
РОСАРХИВ
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного
дела (ВНИИДАД)
П РИ КАЗ
____________________
№ __________
Москва
Образец конкретного вида документа
97
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Основные параметры оформления документов
(для формата А4)
1. Поля:
Левое –не менее 20 мм
Правое – не менее 10 мм
Верхнее – не менее 20 мм
Нижнее – не менее 20 мм
2. Размер шрифта:
для печати текста: 12-14 пт
для таблиц: 10 пт
3. Рекомендуемый шрифт:
Times New Roman
4. Межстрочный интервал:
полуторный(1,5 пт)
5. Абзацный отступ:
первое положение табулятора – 1,25 см от границы левого поля (5 печатных знаков при размере шрифта 12 пт)
6. Нумерация страниц:
Номера страниц проставляются в центре верхнего поля арабскими цифрами без знаков препинания (кавычек, тире, точек и т.п.) На первом листе документа номер не проставляется.
98
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ,
списания, экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и
т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); Задания (на проектирование
объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические задания и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.); Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию; Исполнительные листы; Командировочные удостоверения; Нормы расхода на драгоценные металлы;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансовохозяйственных операций;
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты,, на импорт и т.д.); Положения о министерствах (ведомствах);
Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на
калькуляцию в договору; на капитальное строительство и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований
на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Спецификации (изделий,
продукции и т.д.); Титульные списки; Штатные расписания и изменения к ним.
99
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
Отчеты
(о
производственной
деятельности,
командировках,
научноисследовательских работах и т.д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий,
на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в
деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы
коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство);
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Формы унифицированных документов;
Штатные расписания и изменения к ним.
100
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Подготовлено с использованием системы КонсультантПлюс
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.04 № 1
Форма по ОКУД
_________________________________________________________ по ОКПО
Код
0301001
343434
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
Принять на работу
с
по
Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом) _________________ руб. _____ коп.
(цифрами)
надбавкой _________________ руб._____ коп.
(цифрами)
с испытанием на срок ___________________________________________________ месяца(ев)
Основание:
Трудовой договор от « ___ » ________________ 20 ___ г. № _____________
Руководитель организации ________________
(должность)
____________
_______________
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен ____________ « __ » ________ 20 __г.
(личная подпись)
Подготовлено с использованием системы КонсультантПлюс
101
Унифицированная форма № Т-8
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.04 № 1
Форма по ОКУД
__________________________________________________________ по ОКПО
Код
0301006
343434
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от « ___ » ______________ 20 ___ г. № ________,
уволить « ___ » ______________ 20 ___ г.
(ненужное зачеркнуть)
Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))
Основание (документ,
номер, дата):
______________________________________________________________
(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.)
Руководитель организации _________________
(должность)
____________
_______________
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен ____________ « __ » ________ 20 __г.
(личная подпись)
Мотивирование мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от « ___ » _____________ 20 ___ г. № ________) рассмотрено
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
ПЕРЕЧЕНЬ
102
ДОКУМЕНТОВ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
Алф.
А
Сроки хранения
Акты и предписания по серьезным нарушениям техники безопасности Постоянно
Наименование видов документов
Акты о выделении документов к уничтожению
Постоянно
Акты о ликвидации организации
Постоянно
Акты о нарушении правил внутреннего распорядка
5 л. ЭК'
Акты об авариях и несчастных случаях, связанных с крупным матери- Постоянно
альным ущербом и человеческими жертвами
Б
Г
Акты приема и передачи в постоянное и временное пользование зда- Постоянно
ний, помещений, земельных участков
Бизнес-планы и их экономические обоснования
Постоянно
Годовой бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и их Постоянно
использовании; документы (справки к отчету о финансовых результатах деятельности и их использовании, приложения к балансу, специализированные формы, пояснительные записки и аудиторское заключение, расчеты, налоговые декларации) к ним
Годовые (сводные) отчеты (аналитические таблицы): о выполнении Постоянно
планов прибыли, платежей в бюджет, состоянии оборотных средств,
валютных планов, о затратах на производство, реализацию продукции
Годовые (сводные) отчеты о выполнении норм выработки, состоянии Постоянно
нормирования труда
Годовые (сводные) отчеты организации о выполнении перспективных Постоянно
и текущих планов
Д
Годовые (сводные) отчеты по кадрам
Постоянно
Годовые (сводные) отчеты: о состоянии условий труда о производственном травматизме, по охране труда технике безопасности
Постоянно
Годовые (сводные) отчеты: по труду, о численности работников, их
трудоустройстве, перемещении
Годовые (сводные) планы: финансовый (баланс доходов и расходов),
финансирования и кредитования, валютный, капитальных вложений,
по налогу с оборота, по вовлечению в оборот товарно-материальных
ценностей, по труду и заработной плате, прибыли; образования, распределения и использования различных фондов организации
Постоянно
Годовые (сводные) статистические отчеты и таблицы по веем основным видам деятельности организации; документы (информации, докладные записки) к ним
Постоянно
Годовые планы организации по всем основным видам деятельности
Госзаказы
Дела приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы,
устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр, список акционеров,
проспект эмиссии и др.)
Постоянно
Постоянно
Постоянно
Дела фонда
Постоянно
103
Постоянно
Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, анализы выполнения планов)
Постоянно
Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами государственной собственности
Постоянно
Договоры на проектирование, разработку, внедрение автоматизированных систем и программных продуктов
5 л. ЭК
Договоры на частную охранную деятельность
5 л. ЭК
Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании
Договоры о слиянии, разделении, присоединении организаций
Договоры с директором, генеральном директором, председателем и
членам коллегиальных исполнительных органов о правах и обязанностях; с организацией или предпринимателем о передаче им управленческих функций
5 л. ЭК
Постоянно
Простоянно
Договоры, контракты, соглашения с работниками
Договоры, соглашения по оказанию юридической помощи
Договоры, соглашения, контракты и документы (проекты, предложения, замечания, обоснования) по их подготовке
Договоры, соглашения, контракты о поставке и сбыте продукции
75 л. ЭК
5 л. ЭК
10 л. ЭК
Доклады, докладные записки по основной деятельности организации
5 л. ЭК
Документы (акты, заключения, протоколы) аварийных комиссий
Документы (акты, описи, перечни, заключения, справки) о приемепередаче товаров (продукции)
Документы (акты, переписка) о техническом и санитарном состоянии
зданий
Документы (дипломы, свидетельства, грамоты, аттестаты) о награждении за участие в выставках, ярмарках, презентациях
Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей,
справки, отчеты) о благотворительнной деятельности
Документы (докладные записки, сводки, справки, переписка) по вопросам информациооной деятельности, маркетингу
Документы (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения)
проверок организации
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о
расследовании несчастных случаев, профессиональных отравлений и
заболеваний, причин аварий, связанных с крупным материальным
ущербом и человеческими жертвами
Документы (доклады, справки) по подготовке кадров, повышению
квалификации работников
5 л. ЭК
5 л. ЭК
Постоянно
5 л. ЭК
Постоянно
Постоянно
Постоянно
Постоянно
Постоянно
5 л. ЭК
Документы (доклады, справки, отзывы, отчеты, переписка) об участии в выставках, ярмарках, презентациях
5 л. ЭК
Документы (доклады, стенограммы, тезисы докладов, переписка) об
организации и проведении различных мероприятий: конференций,
собраний, презентаций и др.
Документы (заключения, акты, справки, ТЭО) о целесообразности закупок, в том числе за рубежом
5 л. ЭК
Документы (образы, исторические справки, газетные и журнальные
статьи, заметки и др.) по истории организации
104
10 л. ЭК
Постоянно
Документы (отзывы, характеристики, анкеты, аттестационные листы)
о проведении аттестации и установлении квалификации
15 л. ЭК
Документы (планы, предложения, рекомендации, расчеты, ТЭО,
справки, сведения, переписка) о разработке и, выполнении планов
экономического сотрудничества
Документы (правила, инструкции, переписка) по защите информации
Документы (прогнозы, концепции, долгосрочные экономические
нормативы и лимиты) по экономическому прогнозированию
Документы (программы, планы, технические задания, отчеты) о командировках внутри РФ и за рубеж
5 л. ЭК
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных
планов, программ
Документы (протоколы, акты, заключения и др.) ревизий, аудита
3 г. ЭК
Постоянно
5 л. ЭК
5 л. ЭК
5 л. ЭК
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения и др.) по рассмотрению балансов и отчетов, переоценке основных фондов, определению износа основных средств, расчету оценки стоимости имущества
организации и др. вопросам производственной деятельности
Постоянно
Документы (протоколы, постановления) по урегулированию трудовых споров
Документы (протоколы, стенограммы, постановления, резолюции,
доклады, наказы, планы реализации критических замечаний) общих
собраний, конференций, заседаний руководящих органов первичных
общественных организаций
Документы (расчеты, анализы, справки) об установлении, состоянии,
пересмотре и применениии норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок
Документы (расчеты, обоснования, рекомендации, предложения,
справки) об анализе (прогнозировании) повышения производительности труда, о совершенствовании планов
Документы (расчеты, справки, выписки, заключения, сведения, обоснования и др.) по разработке и изменению планов
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде и покупке жилых помещений для сотрудников организации
Документы (соглашения, планы, акты, справки, рекомендации, переписка) об установлении экономических, культурных и других связий
с организациями
Документы (сообщения, рапорты, сведения, справки, сводки, табели)
по учету рабочего времени, о трудовой дисциплине
Постоянно
Документы (списки награжденных, представления, ходатайства, переписка) о награждении работников государственными наградами
Постоянно
Документы (списки поставщиков и потребителей, сводные данные,
ведомости) по поставке и распределению продукции, товаров
5 л. ЭК
Документы (справки, докладные записки, предложения, переписка)
по подготовке реорганизации, ликвидации организации
Документы (справки, отчеты) по социально-бытовым вопросам
Постоянно
Документы (справки, расчеты) по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу
Постоянно
105
Постоянно
Постоянно
5 л. ЭК
Постоянно
Постоянно
5 л. ЭК
5 л. ЭК
5 л. ЭК
Ж
Документы (справки, сведения, переписка) о высвобождении и потребности в работниках, о создании и ликвидации рабочих мест, о половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников и др.
5 л. ЭК
Документы (справки, сведения, переписка) о разработке и изменении
цен
Документы (справки, сведения, расчеты, анализы, переписка) о финансировании всех видов деятельности организации
Документы (статьи, тексты радио- и телепередач, брошюры, буклеты,
плакаты, диаграммы, фото-, фоно-, видиодокументы) по рекламе деятельности организации
Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения
экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги,
путеводители, проспекты, альбомы, буклеты и др.) об участии в выставках, ярмарках, презентациях
5 л. ЭК
5 л. ЭК
Постоянно
Журналы (книги) учета работы с акциями
Постоянно
Записки о приеме, перемещении, уволдьнении, заменяющие приказы
по личному составу
И
Инструкции о правах и обязанностях должностных лиц
5 л. ЭК
5 л. ЭК
75 л. ЭК
Постоянно
Информационные обзоры (доклады), составленные организацией
10 л. ЭК
Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы об организации
Юл. ЭК
Книги (журналы), карточки учета приема, перемещения, увольнения
работников
Книги регистрации договоров
75 л. ЭК
Постоянно
Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов
Постоянно
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий
Постоянно
Коллективный договор: документы (протоколы, справки, записки)
проверки его выполнения
Комплексный план по улучшению условий охраны труда, санитарнооздоровительных мероприятий; документы (переписка, справки, записки) по его разработке
Постоянно
Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам
Постоянно
Копии нотариальных документов (о правах собственности)
Л
5 л. ЭК
Документы (технико-экономические показатели, графики, справки,
сведения, анализы, таблицы, переписка) по разработке планов
Документы об организации и эксплуатации внутренней связи в организации
Журнал учета акционеров
З
К
Постоянно
Лицевые счета работников
Постоянно
5 л. ЭК
75 л.
Лицевые счета, карточки акционеров, свидетельства о внесении паев,
листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества
106
5 л. ЭК
Лицензии, квоты
Постоянно
Личные дела, личные карточки сотрудников (в том числе временных
сотрудников)
75 л. ЭК
Н
Номенклатуры дел, классификаторы дел и документов организации
5 л. ЭК
О
Образцы акций
Постоянно
Обращения граждан; документы (справки, записки, сводки, переписка) по их рассмотрению
Отчеты о встречах (переговорах)
Постоянно
Отчеты о пожарах
5 л. ЭК
Отчеты о финансовой деятельности общественных организаций
Отчеты об остатках, поступлении, расходе сырья и материков
П
Постоянно
Постоянно
5 л. ЭК
Паспорта зданий и оборудования
Постоянно
Передаточные, разделительные и ликвидационные балансы
Постояннл
Переписка о благотворительной деятельности
5 л. ЭК
Переписка по сущесвенным конфликтам, спорам, прентензиям
Постоянно
Перечень сведений, составляющих «коммерческую тайну» организации
Планы экономического и социального развития организации
Постоянно
Положения о высших, коллегиальных исполнительных и контрольных органах организации, о структурных частях и подразделениях
организации
Постоянно
Положения о распределении акций, о долевой собственности
Постоянно
Положения о филиалах, представительствах, дочерних обществах;
изменения и дополнения к ним
Положение об оплате труда, премировании; документы (справки, расчеты, предложения, обоснования, докладные записки) по их разработке
Правила внутреннего распорядка
Постоянно
Правила, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные организацией
Предложения (письма), представляемые органами управления организации в государственные органы местного самоуправления
Постоянно
Предложения, заявления и жалобы граждан
Постоянно
Постоянно
Постоянно
Постоянно
5 л. ЭК
Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией
Постоянно
Приемо-сдаточные, передаточные акты
Постоянно
Приказы, распоряжения руководителя предприятия по основной деятельности, кадрам и административно-хозяйственным вопросом
Постоянно
107
Программы маркетинговых исследований
Р
С
Постоянно
Проекты уставов, положений, инструкций, правил, рекомендаций, договоров, штатных расписаний; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по их разработке
Проспект эмиссй акций
Постоянно
Протоколы разногласий по договорам о поставках
Постоянно
Протоколы ревизионных комиссий
10 л. ЭК
Протоколы, постановления квалификационных и аттестационных комиссий
Протоколы, решения общего собрания трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков, совета арендаторов,
правления, совета директоров, дирекции, наблюдательного совета
Протоколы, стенограммы встреч (переговоров)
15 л. ЭК
Постоянно
Реестр акционеров, список пайщиков
Постоянно
Ф
Постоянно
Рекомендации, психофизические нормы диагностики профессиональной пригодности, перечни профессий, применяемые в организации
10 л. ЭК
Сведения о кандидатах в совет директоров, дирекцию, наблюдательный, попечительские советы, ревизионную комиссию
Постоянно
Сведения об участии организации как учредителя в других организациях
Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество
Постоянно
Свидетельство о реорганизации организации
Постоянно
Сметы, лимиты, экономические нормативы
Постоянно
Списки: штатно-списочный состав работников; членов руководящих
и исполнительных органов; ветеранов Великой Отечественной войны
У
3 г. ЭК
Постоянно
75 л. ЭК
Список лиц, имеющих право на получение дивидендов
Постоянно
Указания, задания, инструкции, рекомендации организации своим
представителям
Устав предприятия, учредительный договор и другие учредительные
документы, изменения и дополнения к ним
Учебные планы, программы, разработанные организацией
Постоянно
Ц
Финансово-экономические и конъюктурные обзоры, разработанные
организацией
Целевые программы информатизации организации
Ш
Штатные расписания
Постоянно
Постоянно
Постоянно
Постоянно
75 л. ЭК
108
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
267
Размер файла
2 078 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа