close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

код для вставкиСкачать
Вологодский институт права и экономики ФСИН России
Кафедра информатики и математики
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Практикум
для специальности 080505 – «Управление персоналом»
Вологда – 2009
Информационные технологии управления персоналом: Практикум
для специальности 080505 – «Управление персоналом». – Вологда: ВИПЭ
ФСИН России, 2009. – 62 с.
Авторы:
Бабкин Алексей Александрович – начальник кафедры информатики
и математики ВИПЭ ФСИН России, кандидат педагогических наук.
Панфилова Ольга Александровна – преподаватель кафедры
информатики и математики ВИПЭ ФСИН России.
Шахов Олег Альбертович – начальник инженерно-экономического
факультета ВИПЭ ФСИН России, кандидат технических наук, доцент.
Рецензенты:
Наимов
Алижон
Набиджанович
–
профессор
кафедры
информационных систем и технологий ВоГТУ, доктор физикоматематических наук, профессор.
Кольев Александр Анатольевич – доцент кафедры экономики и
управления ВИПЭ ФСИН России, кандидат экономических наук.
Рассмотрен и одобрен на заседании кафедры информатики и
математики ВИПЭ ФСИН России 27 ноября 2008 года, протокол № 3
ВИПЭ ФСИН России, 2009
2
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ........................................................................................................... 4
Тема 1. Разработка специализированных шаблонов и форм документов
средствами текстового процессора Microsoft Word ....................................... 5
Тема 2. Средства мультимедиа. Применение информационных технологий
для подготовки электронных мультимедийных презентаций ..................... 10
Тема 3. Компьютерные сети. Поисковые системы в управленческой сфере:
состав и принципы организации компонентов. ............................................ 24
Тема 4. Базы данных кадрового учёта подразделений. Методы построения.
......................................................................................................................... 39
Тема 5. Автоматизированное рабочее место специалиста. Обзор некоторых
программных средств, используемых в сфере управления персоналом
(отдел кадров, секретариат) ........................................................................... 45
Тема 6. Специализированные программные средства подразделений ФСИН
и других правоохранительных органов, применяемые в сфере управления
персоналом: Система электронного документооборота «Кодекс» ............. 53
Список литературы ........................................................................................ 61
3
Введение
Настоящий практикум составлен в соответствии с рабочей
программой, тематическим планом курса «Информационные технологии
управления персоналом» и требованиями действующего Государственного
стандарта для специальности 080505 – Управление персоналом.
Практикум предназначен для курсантов специальности «Управление
персоналом» и рассчитан на индивидуальную работу на практических
занятиях под руководством преподавателя.
Прохождение курса базируется на знаниях, полученных при
изучении дисциплин блока «Экономики», «Информатика».
Базу методического и информационного обеспечения формирует
дисциплина «Информатика», а также специальные дисциплины,
формирующие знания об управленческих и экономических процессах.
Практикум содержит краткую информацию по соответствующим
темам программы, материалы для индивидуальной работы курсантов на
практических занятиях, список рекомендуемой литературы.
Задания практикума к темам 1, 2 и 4 направлены на использование
пакета Microsoft Office (Word, Power Point, Access) при создании
специализированных шаблонов и форм документов, электронных
презентаций, а также баз данных кадрового учёта подразделений.
Практические задания темы 3 предполагают получение сведений
курсантами об основных поисковых системах и ресурсах всемирной
глобальной сети Internet, применительно к управленческой сфере.
Материалы и упражнения к темам 5 и 6 ориентированы на изучение
ряда специализированных программных средств в сфере управления
персоналом, в том числе в УИС.
4
Тема 1. Разработка специализированных шаблонов и форм
документов средствами текстового процессора Microsoft Word
Общие сведения о шаблонах документов
К числу средств автоматизации создания и оформления документов
можно отнести шаблоны. Шаблоны – это совокупность стилевых
настроек, хранящихся отдельно от документов. Это своеобразный макет
документа, который «хранит» его формат, расположение основного текста
на странице и положение сносок, вид и расположение колонтитулов,
способ нумерации страниц, стили оформления всех структурных
элементов документа. Некоторое количество универсальных шаблонов
поставляется вместе с текстовым редактором и устанавливается на
компьютере вместе с ним.
УТВЕРЖДАЮ
Начальник _______________________
(наименование учреждения, органа УИС)
_________ __________________
(подпись)
(инициалы, фамилия)
«_____» _____________ 200_ г.
Должностная инструкция
____________________________________________________________________
(полное наименование должности, структурного подразделения, учреждения, органа УИС, специальное звание, (классный чин), Ф.И.О.)
I. Общие положения
1.
2.
II. Права _________________
(наименование должности)
3.
4.
III. Обязанности _________________
(наименование должности)
5.
6.
IV. Ответственность _________________
(наименование должности)
Должностная инструкция разработана в соответствии с требованиями приказа ФСИН
России от «_____» ___________ 200_ г. № _______
Начальник _______________________
(должность, подпись, инициалы, фамилия)
«____» ____________ 200_ г.
Работник__________________________
(должность, подпись, инициалы, фамилия)
«____» ____________ 200_ г.
Рис.1.1
5
Задание №1. Создание по образцу шаблонов нормативных
документов (на примере шаблона должностной инструкции).
1. Создать по образцу (рис.1.1) шаблон должностной инструкции
сотрудника УИС.
2. Сохранить документ в своей папке под именем Должностная
инструкция.
Задание №2. Использование официальных форм для подготовки
приказов и распоряжений.
Для многих документов юридического характера разработаны и
утверждены формы. Образцы этих форм можно найти в базах справочных
правовых систем, например КонсультантПлюс. Примером такой формы
может служить форма приказа о приеме на работу.
1. Найти, через справочно-правовую систему КонсультантПлюс
официальную форму приказа о приеме на работу (рис 1.2.). Выбрать
вариант для текстового редактора Microsoft Word.
2. Используя найденную форму, составить приказ о приеме на работу
И. И. Иванова.
Основные данные, для заполнения формы:
номер документа – 265
дата составления – 01.09.2008
принять на работу с 01.09.2008 по 04.07.2009
ФИО – Иванов Иван Иванович
табельный номер – 1210
структурное подразделение – кафедра гидравлики
должность – доцент
условия приема, характер работы – по трудовому договору с
последующим избранием
оклад – 3000 р.
надбавка – 1000 р.
Испытательный срок – 1 месяц
основание – трудовой договор от 31 августа 2004 г. № 345
руководитель организации – ректор Петров П.П.
3. Сохранить, подготовленный документ в личной папке под именем
Приказ о приеме на работу.
6
Код
Форма по
ОКУД
по
ОКПО
0301001
(наименование организации)
Номер
документа
Дата
составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
с
по
Принять на работу
Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
в
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
руб.
коп.
руб.
коп.
(цифрами)
надбавкой
(цифрами)
с испытанием на срок
Основание:
Трудовой договор
от “
месяца(ев)
”
20
г. №
Руководитель
организации
(должность)
(личная подпись)
С приказом (распоряжением) работник
ознакомлен
(расшифровка подписи)
“
(личная подпись)
Рис. 1.2
7
”
2
0
г.
Контрольное задание
1. Подготовить по образцу приказ Минюста РФ (рис.1.3).
Министерство юстиции Российской Федерации
ПРИКАЗ
Москва
5 июня 2008 г.
№ 379
Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции
работника уголовно-исполнительной системы
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, №11, ст. 1283) и в целях
упорядочения работы по кадровому обеспечению деятельности учреждений и органов уголовноисполнительной системы, установления единства в определении должностных обязанностей
работников уголовно-исполнительной системы и предъявляемых к ним квалификационных
требований п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки должностной инструкции работника уголовноисполнительной системы.
2. Начальникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы организовать
разработку должностных инструкций работников уголовно-исполнительной системы.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора С. X. Шамсунова.
Директор
Ю. И. Калинин
Рис.1.3
Сохранить подготовленный документ в своей папке под именем
Приказ.
2. Используя шаблон официального бланка организации (рис 1.4.),
подготовить электронный вариант официального письма о
проведении конференции или поздравления с юбилеем (выбрать
самостоятельно).
8
Начальнику
Владимирского юридического
института ФСИН России
полковнику внутренней
службы
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
ВОЛОГОДСКИЙ ИНСТИТУТ
ПРАВА И ЭКОНОМИКИ
(ВИПЭ ФСИН РОССИИ)
ул. Щетинина, д.2, г. Вологда, 160002
т. 8 (8172)53-01-73 ф. 51-82-48 т/т 146297
С.Н. Емельянову
“Волга”
От
16.01.2009 г. №
На
от
О проведении электронной
научной конференции
Уважаемый Сергей Николаевич!
[Текст письма]
Начальник
генерал-майор внутренней службы
В.В. Попов
Исп. Иванов П.И.
Тел. (8172) 53-67-22
Рис.1.4
Сохранить подготовленный электронный документ в своей папке
под именем Бланк ВИПЭ.
9
Тема 2. Средства мультимедиа. Применение информационных
технологий для подготовки электронных мультимедийных
презентаций
Лабораторно-практическая работа № 1
«Знакомство с основными понятиями Microsoft PowerPoint и приемами
создания и оформления презентаций»
В качестве темы первой презентации возьмем электронную
иллюстрацию выступления, касающегося структуры построения курса
лекций по изучению Microsoft Office. Этот процесс подготовки
презентации разобьем на два этапа:
непосредственная разработка презентации, т. е. оформление каждого
слайда;
демонстрация, т. е. процесс показа готовых слайдов, который может
сопровождаться пояснениями лектора, некоторыми графическими
пометками по ходу демонстрации.
Разработка презентации
Для начала нужно сформулировать тему будущей презентации, хотя
бы ориентировочно определить количество слайдов и их структуру.
Продумать варианты оформления слайдов.
Подготовим шесть слайдов.
На первом отразим название курса и его продолжительность
(титульный лист презентации). На втором – графически отобразим
структуру курса. На остальных – содержание занятий, соответственно по
темам:
Microsoft Word;
Microsoft Excel;
Microsoft PowerPoint;
Организация работы с документацией.
Создание презентации
Слайд № 1.
Запустите PowerPoint: Пуск-Программы-Power Point.
В группе полей выбора Создать новую презентацию выберите
Новая презентация.
10
Слайд 1
Рис.2.1
Следующим шагом окажется появление окна Разметка слайда, на
котором представлены различные варианты разметки слайдов (рис. 2.1).
Выберите самый первый тип – Титульный слайд.
Наконец-то перед вами появится первый слайд с разметкой для ввода
текста (метками-заполнителями).
Метки-заполнители – это рамки с пунктирным контуром,
появляющиеся при создании нового слайда. Эти рамки служат меткамизаполнителями для таких объектов, как заголовок слайда, текст,
диаграммы, таблицы, организационные диаграммы и графика. Чтобы
добавить текст в метку-заполнитель, достаточно щелкнуть мышью, а
чтобы добавить заданный объект, щелкнуть дважды. Однако белый фон не
производит впечатления.
Начните свою работу с выбора цветового оформления слайда.
PowerPoint предоставляет возможность воспользоваться шаблонами
дизайна которые позволяют создавать презентации в определенном стиле.
Шаблон дизайна содержит цветовые схемы, образцы слайдов и
заголовков с настраиваемыми форматами и стилизованные шрифты. После
применения шаблона дизайна каждый вновь добавляемый слайд
оформляется в едином стиле.
В меню Формат выберите команду Применить шаблон дизайна
(Оформление слайда) ... и дальше вас ждет очень приятный процесс «просматривай и выбирай».
Когда разметка выбрана, остается ввести с клавиатуры текст
заголовка и подзаголовка. Для этого достаточно щелкнуть мышью по
метке-заполнителю, и ввести текст, который автоматически будет
оформлен в соответствии с установками выбранного шаблона дизайна.
Первый слайд готов.
11
Слайд № 2
Самый сложный по изготовлению и насыщенный слайд. К его
подготовке мы приступим в самую последнюю очередь. Сразу же после
разработки первого слайда, приступим к третьему.
Слайд № 3
Для того чтобы вставить новый слайд, выполните команду Вставка–
Создать слайд... Появляется уже знакомое окно Создать слайд. Выберите
разметку слайда Заголовок и текст в две колонки.
Слайд 3
Щелчок мыши по метке-заполнителю заголовка позволяет ввести
новый заголовок.
Щелчок мыши в метке-заполнителе левой колонки дает возможность
вводить текст.
Переход к новому абзацу внутри колонки осуществляется при
помощи клавиши (Enter).
Перед вами знакомый по текстовому редактору маркированный
список. Размер, цвет и вид маркера определяются параметрами
выбранного шаблона дизайна.
Когда первая колонка будет заполнена текстом, щелкните по меткезаполнителю второй колонки.
Слайд № 4
Разрабатывается точно так же, как предыдущий слайд. Выполните
эту работу самостоятельно.
12
Слайд 4
Слайд № 5
Основным отличием от двух предыдущих слайдов является то, что в
окне Создать слайд нужно выбрать разметку Заголовок и текст.
Однако в этом варианте применен иерархический (или
многоуровневый) список (два уровня абзацев - различные маркеры и
отступы).
Для того чтобы "понизить" или "повысить" уровень абзаца
примените кнопки
панели инструментов. Можете сначала набрать
весь текст в один уровень (обычный маркированный список), а затем
выделить абзацы следующего уровня и нажать соответствующую кнопку
панели инструментов. Маркер автоматически будет изменен при переводе
абзаца на новый уровень.
Слайд 5
Так как в зависимости от длины строк вводимого текста у вас есть
вероятность получить как "широкий", так и "узкий" список, после набора
может возникнуть необходимость переместить список целиком, чтобы
зрительно он располагался по центру слайда.
13
Слайд №6
Выполняется точно так же, как и предыдущий слайд.
Слайд 6
Слайд № 2
Теперь приступим к разработке второго слайда - самого сложного по
выполнению и самого эффектного.
Так как этот слайд нужно вставить после первого, значит, следует
перейти к первому слайду. Перемещение между слайдами осуществляется
при помощи кнопок (стрелки), расположенных на вертикальной полосе
прокрутки или клавиш PageUp, PageDown.
Когда на экране появится первый слайд, выполните команду
Вставка-Создать слайд.
Выберите разметку Только заголовок.
Введите текст заголовка.
Далее оформите заголовки разделов курса, размещенные в рамках.
Для этого потребуется воспользоваться панелью Рисование.
Если панель Рисование отсутствует на экране, активизировать ее
можно, выполнив команду Вид-Панели инструментов. На экране
появится диалоговое окно Панели инструментов. В списке панелей
инструментов активизируйте переключатель Рисование.
Итак, панель Рисование активна, выберите на ней инструмент
Надпись. Указатель мыши принял форму текстового курсора, установите
его в нужное место и введите название первого раздела, например, WORD.
Вокруг текста возникает рамка (метка-заполнитель) (аналогично той
ситуации, когда пользовались инструментом Рамка текста в редакторе
Word).
14
Слайд 2
Далее воспользуемся графическими возможностями оформления
текста.
Выделив набранный заголовок раздела, воспользуйтесь командой
Формат-Шрифт или соответствующими кнопками для того, чтобы
подобрать шрифт, его цвет, размер шрифта и стили оформления
(полужирный, курсив).
Выровняйте набранный текст По центру рамки Надпись
(выравнивание происходит по центру рамки, независимо от ее размера);
Выполните команду Формат-Надпись-Цвета и линии…. В
появившемся диалоговом окне выберите опцию Цвет, выберите любой
понравившейся цвет, вновь войдите в опцию цвет, выберите Способы
заливки
–
Градиентная.
Поэкспериментируйте
и
выберите
понравившейся тип заливки. В меню Формат-Надписи в опции Линии
выберите цвет, шаблон, тип и толщину.
Заголовок первого раздела готов. Три оставшихся оформлены таким
же образом. Удобнее всего растиражировать имеющийся (переместить
мышью с нажатой клавишей Ctrl, затем в новый заголовок установить
текстовый курсор и изменить текст WORD на EXCEL и т.д. Таким
образом, за короткий промежуток времени можно подготовить заголовки
всех разделов.
Перечень занятий подготовлен с применением тех же приемов,
только выбрано более простое оформление (отсутствует заливка, выбран
только цвет линии). Выполните самостоятельно. Для того чтобы текст
внутри рамки располагался в две строки, набирайте его в два абзаца (после
первой строки воспользуйтесь клавишей Enter) или в две строки
(Shift+Enter).
Разместите на поверхности слайда все элементы таким образом,
чтобы их можно было соединить линиями. Далее требуется нарисовать
15
соединяющие линии. На схеме представлены линии двух типов: со
стрелкой (соединяют заголовок раздела с перечнем занятий) и
ограниченный с двух сторон кругами (соединяют заголовки разделов).
Для начертания линии выберите инструмент Линия, проведите
линию от одной рамки к другой, затем для выделенной линии установите
цвет и вид стрелки. Нарисованную линию можно перемещать, "схватив"
мышью за внутреннюю область. Если же указатель мыши подвести к краю
линии, форма указателя изменится. В этом случае линию можно
растягивать или сокращать, можно изменять ее наклон.
Пролистайте все имеющиеся слайды.
Сохраните презентацию в личной папке под именем: Office.
1.
2.
3.
4.
5.
Контрольные вопросы:
Для чего предназначена программа MS Power Point?
Из каких действий состоит процесс создания презентаций?
Что такое слайд?
Как добавить в презентацию новый слайд?
Что такое шаблон?
Лабораторно-практическая работа № 2
«MS PowerPoint. Демонстрация слайд-фильма и настройка анимации»
Откройте созданный вами ранее файл Office
Демонстрация
Для того чтобы начать демонстрацию, перейдите к первому слайду и
воспользуйтесь кнопкой, расположенной в левой нижней части экрана или
выполните команду Вид-Демонстрация... (в этом случае нет
необходимости переходить к первому слайду).
Первый слайд должен появиться перед вами в режиме просмотра
(занимает весь экран).
Переход к следующему слайду в режиме демонстрации
осуществляется щелчком мыши, нажатием клавиш Enter, Пробел,
PageDown, при помощи клавиш управления курсором "Вниз" или
"Вправо".
По ходу демонстрации вы можете делать любые устные пояснения,
переходя к новому слайду через такой промежуток времени, который
потребуется.
Провести демонстрацию наиболее эффективно, вам поможет
использование контекстного меню, которое в процессе демонстрации
можно вызвать нажатием правой клавиши мыши (рис.2.2).
16
Рис.2.2
Как пользоваться командами контекстного меню?
Вы хотите, чтобы указатель мыши не был виден во время
презентации, но собираетесь пользоваться мышью. Выберите команду
Указатель - Параметры стрелки - Скрывать всегда. Вы сможете
перемещать указатель мыши по экрану, щелкать для перехода к новому
слайду, вызывать контекстное меню, при этом указатель мыши останется
невидимкой. Для того чтобы вернуть стрелку указателя мыши, вызовите
контекстное меню и выберите команду Указатель - Параметры стрелки
- Автоматически.
Вы хотите на какое-то время отвлечь внимание слушателей от экрана
и привлечь к себе, чтобы сообщить что-то особенно важное. Выполните
команду Экран - Черный экран (Белый экран). Щелчок мыши выведет
на экран следующий слайд.
Вы хотите во время демонстрации графически отметить некоторые
моменты: обвести какие-то записи, провести указующую линию, чтобы
акцентировать на чем-либо внимание слушателей. При этом вам нужно,
чтобы все пометки не сохранялись до следующей демонстрации. Выберите
команду Ручка указатель мыши изменил форму, теперь им можно
рисовать, делать пометки по ходу демонстрации. Цвет ручки можно
выбрать при помощи команды Указатель - Цвет. Кроме указателя в виде
ручки есть еще и Фломастер, и Выделение (маркер).
По каким-то причинам, вы хотите завершить демонстрацию прежде,
чем достигли последнего слайда. Выберите команду Завершить
демонстрацию.
Обратите внимание!!! Обязательно первую демонстрацию
проведите только для себя (прорепетируйте), а затем уже выходите
выступать перед аудиторией.
Если провести демонстрацию вы хотите не сразу после создания
презентации, а через какое-то время (например, на следующий день) нет
необходимости запускать PowerPoint. Найдите свой файл при помощи
17
проводника Windows (или заранее создайте для него ярлык на рабочем
столе), выделите и вызовите контекстное меню нажатием правой клавиши
мыши. В контекстном меню будет присутствовать команда Демонстрация
(Показ).
Настройка анимации
Откройте презентацию Office.
Щелкните по слайду № 1 правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите опцию Смена слайдов. Исследуйте эту панель в правой
части окна. Также можно изменить следующие параметры Смены
слайдов – Скорость перехода, а также возможность Добавить звук.
Возможно задать Смену слайдов по щелчку, либо автоматически, через
выбранный интервал времени.
Обратите внимание!!! Часто сложно рассчитать время, через
которое должна происходить смена слайдов, так как в ходе демонстрации
могут возникать различные ситуации, на которые заложить время не
представляется возможным. Например, вопросы, которые может задать
аудитория во время показа. Поэтому чаще используют смену слайдов по
щелчку.
Замечание. Слайды, оформленные в одном стиле (цвет, шрифт, переходы,
анимация в одном выдержанные направлении), т.е. единого дизайна, легче
воспринимаются аудиторией.
Задайте смену слайдов В форме круга, скорость – Средне, звук –
Бластер. И щелкните по кнопке Применить ко всем. Если же вам
необходимо задать смену слайдов различного вида, то нужно щелкнуть по
кнопке Применить, тогда выбранный тип смены слайдов будет применен
к текущему слайду.
Предварительный просмотр осуществляется при помощи кнопки
Просмотр. Просмотр всего слайд-фильма производится щелчком по
кнопке Показ слайдов.
Далее произведем анимацию объектов на слайде. Рассмотрим по
шагам процесс анимации слайда.
Слайд № 1. щелкните правой кнопкой мыши по заголовку на слайде
и в контекстном меню выберем опцию Настройка анимации. В правой
части экрана появится панель Настройка анимации. На данной панели
есть возможность Добавить эффект: Вход, выделение, выход, пути
перемещения.
Вход – это объект, у которого анимационный эффект присутствует в
момент его появления на слайде. Выход – в момент исчезновения,
Выделение – объект изменяет свои параметры (цвет, размер, и др.). Пути
перемещения - присвоение сложной траектории объекту на слайде.
Выберем эффект Вход – поворот, скорость – средне. Подзаголовок
эффект Выделение – Изменение цвета текста, скорость – быстро.
18
Слайд № 3 – слайд № 4 – выполните самостоятельно. Обратите
внимание на то, что при настройки анимации есть возможность
корректировать параметры эффектов, а также изменять порядок
следования объектов анимации.
Слайд № 2 – Здесь необходимо продумать порядок следования
объектов при анимации, если вы будете анимировать каждый блок
отдельно.
Если же вы хотите, чтобы схема появлялась или уходила целиком,
как единый объект, то необходимо вспомнить
навыки работы с рисованными объектами в Word.
На панели инструментов Рисование выберите
кнопку Выбор объектов
и обрисуем вокруг
всей
схемы
прямоугольник.
Обратите
внимание!!! Все объекты должны попасть в зону
выделения. Далее на панели Рисование щелчок
по кнопке Действия – Группировать. Теперь
схема – это один объект, настройте для него
анимацию.
Сохраните результат своей работы в личной
папке под тем же именем, что и ранее.
Контрольные вопросы:
1. Для чего предназначена программа MS
Power Point?
2. Как настроить анимацию картинки?
3. Как настроить переход слайдов?
4. Как поменять местами слайды?
5. Как настроить анимацию текста
Рис.2.3
Лабораторно-практическая работа № 3
«MS PowerPoint.Создание слайда с диаграммой и таблицей»
Создайте новый файл MS Power Point. Данный файл будет содержать
всего 3 слайда: Титульный, слайд с таблицей и слайд с диаграммой.
Добавьте новый слайд, выбрав макет Заголовок и диаграмма.
Введите в блок Заголовок слайда - Экономические показатели. В
области диаграммы дважды щелкните левой кнопкой мыши. На слайде
отобразиться диаграмма, и отдельно появится окно Таблица данных. Эту
таблицу надо заполнить своими данными, которые указаны на рис 2.4.
По мере заполнения своей информацией Таблицы данных
диаграмма будет изменяться.
Закройте окно с таблицей данных, воспользовавшись кнопкой
Закрыть в правом верхнем углу. Ваша диаграмма будет выглядеть так, как
показано на рис. 2.5
19
Рис.2.4
Рис. 2.5
Справа от столбцов диаграммы пустое место. Это произошло от того,
что данные в столбцах B, C, D – были стерты. Отредактируем таблицу
данных. На панели инструментов Стандартная есть кнопка Режим
таблицы, щелкните ее. Обратите внимание на столбцы B, C, D – их
заголовки выпуклые, т.к. в них введены данные, если вы их сотрете, то
заголовки столбцов все равно останутся выпуклыми, т.е. данные в ячейках
есть, но они нулевые. Щелкните правой кнопкой мыши по заголовкам
столбцов B, C, D – и выберите режим удалить или вырезать, посмотрите,
что у вас получилось (рис. 2.6).
Для редактирования элементов построенной диаграммы щелкайте по
ним правой кнопкой мыши и выбирайте команды из контекстного меню.
Самостоятельно поменяйте цвета столбцов данных, цвет стенок
диаграммы и расположение легенды.
Рис.2.6
20
Создание слайда с таблицей
Создайте слайд, содержащий таблицу распределения финансов
(название отдела, на какие нужды выделяются средства и в каком
количестве).
Добавьте новый слайд, выбрав макет (шаблон) Таблица.
Отдел
Отдел мониторинга
Отдел научных
разработок
Информационноаналитический отдел
Отдел
социологических
исследований
Мероприятия
Объем
Финансирования
тыс.руб.
Проведение
тестирования курсантов
1-3 курсов инженерноэкономического
факультета
142
Разработка тестов
97
Проведение
консультационной
работы среди
методистов
Проведение
социологического
опроса
135
185
В области таблицы дважды щелкните левой кнопкой мыши и задайте
размерность таблицы. Затем щелкните по кнопке OK. Заполните таблицу
информацией, как показано на рисунке выше.
Поменять местами слайды можно, используя команду Вид Сортировщик слайдов, либо на панели Структура слайдов (находится
слева), захватив слайд перенести его на нужное место.
Сохраните презентацию под именем Распределение финансов в
личной папке.
1.
2.
3.
4.
5.
Контрольные вопросы:
Для чего предназначена программа MS Power Point?
Из каких действий состоит процесс создания презентаций?
Как добавить в презентацию новый слайд?
Что такое шаблон (макет)?
Как поменять порядок следования слайдов?
21
Лабораторно-практическая работа № 4
«MS PowerPoint.Вставка в слайд рисунков и анимация при
демонстрации»
Откройте созданный ранее вами файл презентации Распределение
финансов.
Откройте титульный слайд. Создайте на нем блок с датой, для этого
используйте на панели Рисование кнопку Надпись
(рис.2.7),
присвойте ей следующие параметры (предварительно проверьте, что блок
надпись активна) цвет линии - нет линий, цвет заливки - нет заливки.
Надпись
Рис.2.7
В текстовый блок вставим дату: Вставка-Дата и время. Выберите
любой доступный формат и поставьте флажок у опции Обновлять
автоматически. Данная опция позволяет не менять вручную дату и время,
а приложение Power Point будет производить эту функцию автоматически.
Выделите блок с Датой и уменьшите размер шрифта до 18 пт. Сделать это
можно с помощью кнопок
. Переместите блок с датой в верхний
левый угол изменив предварительно его размер (рис.2.8).
Рис.2.8
Выполните команду Вставка – Рисунок – Картинки, если вы
хотите взять рисунок из коллекции Microsoft или Вставка – Рисунок – Из
файла, если ваш рисунок находится в какой то из папок компьютера.
Выберите подходящую картинку и вставьте её на слайд. Картинка
будет располагаться точно по центру слайда. Переместите картинку в
другое место слайда, при необходимости уменьшите или увеличьте её
размеры, используя маркеры окаймления.Кроме статичных рисунков в
коллекции файлов есть и анимационные, они обозначены звездочкой внизу
картинки.
Примените фон для Титульного слайда. По известному вам
способу.
22
Анимация объектов при демонстрации слайдов
Настройте анимацию для титульного слайда презентации.
Перейдите к титульному слайду.
Присвойте всем объектам вашей презентации анимацию объектов.
Выполните команду Показ слайдов – Настройка анимации. В левой
части можно проконтролировать – тот ли объект был выбран.
Затем необходимо произвести отдельную настройку анимации
каждого выбранного объекта: эффекта появления объекта, времени его
появления и способа его появления (по щелчку мыши или по времени).
Для просмотра результатов настройки нажимайте кнопку Просмотр окна
Настройки анимации. Результат будет виден на образце слайда.
После настройки всех объектов щелкните по кнопке ОК.
К каждому слайду можно добавить звук (текст автора, записанный
ранее; звуки, музыку). Используя команду Вставка - Фильмы и звук –
Звук из коллекции картинок (Стандартные).
Прослушайте свой результат.
Создайте слайд № 4. Разметка слайда – Пустой. Создайте надпись
с помощью функции Добавить объект Word Art – СПАСИБО ЗА
ВНИМАНИЕ! Присвойте эффект анимации Выход – Центрифуга.
Сохраните презентацию на жестком диске вашего компьютера в
папке своей группы командой Файл – Сохранить под тем же именем
Распределение финансов. Обратите внимание, что расширение файла
созданного в Power Point - .ppt
1.
2.
3.
4.
5.
Контрольные вопросы:
Для чего предназначена программа MS Power Point?
Из каких действий состоит процесс создания презентаций?
Как добавить в презентацию новый слайд?
Что такое шаблон (макет)?
Как поменять порядок следования слайдов?
23
Тема 3. Компьютерные сети. Поисковые системы в управленческой
сфере: состав и принципы организации компонентов.
Использование Интернет–ресурсов
Поисковые системы в управленческой сфере
Оcнoвнaя пpoблeмa, кoтopaя вcтaeт нa одном из этапов paбoты пepeд
пoльзoвaтeлeм - это быcтpoe пoлyчeниe нeoбxoдимoй инфopмaции, тo ecть
oпepaция пoиcкa. Пpoблeмa пoиcкa инфopмaции вooбщe являeтcя oднoй
из нaибoлee cлoжныx, ocoбeннo в бoльшиx нaбopax дoкyмeнтoв.
Рaccмoтpим caмыe pacпpocтpaнeнныe cпocoбы пoиcкa c тoчки зpeния
вoзмoжнocти иx aвтoмaтизиpoвaннoй пoдгoтoвки. Инoгдa cлyчaeтcя, чтo
дoкyмeнты пpиxoдят в нecкoлькиx зapaнee нeycтaнoвлeнныx и
нeизвecтныx фopмaтax, и тoгдa пoявляeтcя вoзмoжнocть coздaть cpeдcтвa
пoиcкa дoкyмeнтoв пo иx aтpибyтaм. Обычнo aвтoмaтичecки yдaeтcя
oтcлeживaть лишь минимaльный нaбop aтpибyтoв, тaкиx, кaк вpeмя
пocтyплeния дoкyмeнтa, иcтoчник, paзмep этoгo дoкyмeнтa, вoзмoжнo,
нaимeнoвaниe и aвтop.
Сиcтeмы aвтoмaтизиpoвaннoй copтиpoвки дoкyмeнтoв пoкa eщe
peдкo вcтpeчaютcя и дoвoльнo дopoги, пoэтoмy caмый пpocтoй выxoд из
тaкoй cитyaции - этo нaнять экcпepтoв пo кoнкpeтнoй тeмaтикe для
copтиpoвки дoкyмeнтoв пo pyбpикaм.
Кoнтeкcтный
пoиcк
этo
eдинcтвeнный
пoлнocтью
aвтoмaтизиpoвaнный вид пoиcкa, нo пpи бoльшиx oбъeмax инфopмaции
пoлyчeниe
пoльзoвaтeлeм нyжнoй инфopмaции coпpяжeнo co
знaчитeльными тpyднocтями.
Итак, coвpeмeнныe cиcтeмы aвтoмaтизaции дoкyмeнтooбopoтa
пpeдлaгaют, в ocнoвнoм, cлeдyющиe чeтыpe видa пoиcкa: пoиcк пo
aтpибyтaм (нaимeнoвaниe дoкyмeнтa, aвтop или дpyгoй иcтoчник, нoмep
дeлa, библиoгpaфичecкий или инoй индeкc и т.п.); гипepтeкcтoвыe
ccылки
(тexнoлoгия
Интepнeт);
тeмaтичecкиe
pyбpикaтopы
(клaccификaция, пpинятaя в библиoтeчнoм дeлe); кoнтeкcтный пoиcк
(пoиcк пo ключeвым cлoвaм, пo фpaзaм или иx фpaгмeнтaм).
Использование Интернет-ресурсов при поиске информации
Иccлeдoвaниe фиpмeннoй cтpyктypы или тoвapнoй cтpyктypы pынкa
ocнoвывaeтcя нa cбope инфopмaции, пpeдcтaвлeннoй нa Web-cepвepax
кoмпaний c ee пocлeдyющeй oбpaбoткoй мeтoдaми, пpимeняeмыми пpи
тpaдициoнныx мapкeтингoвыx иccлeдoвaнияx, a тaкжe нa cбope и aнaлизe
oпyбликoвaннoй в Internet инфopмaции. Пo oтнoшeнию к Internet ocнoвнoй
зaдaчeй являeтcя пoиcк Web-cepвepoв фиpм или инфopмaции из oблacтeй,
пpeдcтaвляющиx мapкeтингoвый интepec для фиpмы, пpoвoдящeй
мapкeтингoвoe иccлeдoвaниe. В кaчecтвe мeтoдoв для нaxoждeния
нeoбxoдимoй инфopмaции фиpмaми мoжнo выдeлить cлeдyющee:
24
пoиcк инфopмaции c иcпoльзoвaниeм пoиcкoвыx мaшин (Rambler,
Aport, Yandex, Yahoo, Hotbot и дp.). Пoиcкoвыe мaшины являютcя
ключeвым cпocoбoм пoиcкa инфopмaции, пocкoлькy coдepжaт
индeкcы бoльшинcтвa Web-cepвepoв Internet. Являяcь, c oднoй
cтopoны, дocтoинcтвoм, c дpyгoй cтopoны - этo нeдocтaтoк,
пocкoлькy нa любoй зaпpoc мaшины oбычнo выдaют бoльшoe
кoличecтвo инфopмaции, cpeди кoтopoй тoлькo нeбoльшaя чacть
являeтcя пoлeзнoй, и тpeбyeтcя знaчитeльный oбъeм вpeмeни для ee
извлeчeния и oбpaбoтки;
пoиcк в Web-кaтaлoгax. Кaк и пoиcкoвыe мaшины, кaтaлoги
иcпoльзyютcя пoceтитeлями Internet для пoиcкa нeoбxoдимoй им
инфopмaции.
Кaтaлoг
пpeдcтaвляeт
coбoй
иepapxичecки
opгaнизoвaннyю cтpyктypy, в кoтopyю инфopмaция зaнocитcя пo
инициaтивe пoльзoвaтeлeй, пoэтoмy oбъeм инфopмaции в кaтaлoгax
oгpaничeн и мoжeт cлyжить в кaчecтвe oднoй из oтпpaвныx тoчeк
дaльнeйшeгo пoиcкa инфopмaции;
иcпoльзoвaниe "жeлтыx cтpaниц". "Жeлтыe cтpaницы" (Yellow Pages)
- aнaлoг шиpoкo pacпpocтpaнeнныx нa Зaпaдe тeлeфoнныx
cпpaвoчникoв. Нa "жeлтыx cтpaницax" oбычнo пoмeщaeтcя кpaткaя
инфopмaция o типe бизнeca кoмпaнии, ee лoгoтип, oднa-двe
иллюcтpaции и пoлнaя инфopмaция o кoopдинaтax фиpмы.
Стaндapтный cepвиc включaeт нaзвaниe бизнeca, нoмepa тeлeфoнoв и
фaкca, aдpec элeктpoннoй пoчты, a тaкжe ccылки нa Web-cтpaницы
фиpмы в Internet, ecли oни cyщecтвyют. Тaким oбpaзoм, "жeлтыe
cтpaницы" мoгyт cлyжить xopoшим иcxoдным пyнктoм для пoиcкa
фиpм, зaнимaющиxcя oпpeдeлeнным видoм кoммepчecкoй
дeятeльнocти;
пoиcк c иcпoльзoвaниeм тeмaтичecкиx Web-cepвepoв. Пpaктичecки
для любoй oблacти знaний в Internet cyщecтвyют cepвepы (Jump
Station), coдepжaщиe кoллeкции гипepтeкcтoвыx ccылoк нa
инфopмaциoнныe pecypcы пo дaннoй oблacти. Тaкиe cepвepы oбычнo
coдepжaт бoльшoe кoличecтвo ccылoк и иcпoльзyютcя в кaчecтвe
oтпpaвныx тoчeк для пoиcкa инфopмaции пo oпpeдeлeннoй тeмe;
пoиcк пo ccылкaм, pacпoлoжeнным нa Web-cтpaницax. В Internet
шиpoкo pacпpocтpaнeнa пpaктикa oбмeнa ccылкaми мeждy
cepвepaми, кoтopaя oбычнo пpoиcxoдит нa взaимoвыгoднoй ocнoвe
мeждy пapтнepaми пo бизнecy и мoжeт cлyжить ocнoвoй для
пocлeдoвaтeльнoй нaвигaции в Internet c цeлью пoиcкa нeoбxoдимoй
инфopмaции.
25
Практическая работа №1
Организация поиска информации в сети Интернет
I. Поиск информации в Интернет (теоретическая справка)
В Интернете размещены миллионы сайтов, причем кроме полезной
информации есть много устаревших ресурсов, мусора и недобросовестной
рекламы. Находить информацию в Интернете помогают мощные
поисковые системы.
Индексированные каталоги (list.mail.ru и др.) удобны, если ведется
поиск общей информации по теме (например, по теме автомобили, ответом
будет список сайтов про автомобили). Если же нужно найти конкретный
документ, то каталог окажется малоэффективным.
Тематические коллекции ссылок – это списки по узкой тематике,
составляемые специалистами в этой области и коллекционерамилюбителями. Многие сайты имеют специальную страницу «Ссылки», где
можно найти ссылки на интереснейшие ресурсы Интернета.
Поисковые машины www.yandex.ru, www.rambler.ru и др.).
Поисковая машина состоит из двух мастей: поискового робота (паука),
который обходит серверы Сети, формируя базу данных ссылок на Webресурсы и программы, определяющей рейтинг найденных ссылок.
Принцип работы поисковой машины: после того как пользователь введет в
поле запроса ключевые слова, поисковая машина проверяет свою базу
данных и выдает список упорядоченных ссылок, наиболее точно
отвечающих заданным ключевым словам.
Можно выделить две основные проблемы поиска:
- число Web-страниц постоянно растет, а скорость робота
ограничена, поэтому в базе данных имеются ссылки далеко не на
все ресурсы Сети;
- пользователь не точно задал ключевые слова, и поисковая машина
выдала много «мусора» — ненужной информации.
Советы по поиску:
1. Сформулируйте точнее ваш вопрос: избегайте общих слов (чем
уникальное ключевое слово, тем больше шансов найти то, что
нужно).
2. Ищите больше, чем по одному слову. Используйте синонимы.
3. Не пишите прописными (большими) буквами.
4. Проверьте орфографию.
5. Используйте функцию «Найти похожие документы».
6. Пользуйтесь расширенным поиском и языком запросов.
7. Пользуйтесь разными поисковыми системами: один и тот же запрос в
разных системах может дать разный список ссылок.
26
II. Поиск информации во всемирной паутине
Если вы не знаете, на каком сайте может находиться нужная вам
информация, то воспользуйтесь поисковыми серверами или каталогами:
rambler.ru, ya.ru, yandex.ru, altavista.com, yahoo.com и др.
В Адресной строке введите адрес поискового сервера (например,
www.rambler.ru).
На первой странице поискового сервера в поле Я ищу (иногда здесь
написано Найти) введите ключевое слово, которое достаточно точно
описывает нужную вам информацию, например "ведомственные вузы".
Нажмите клавишу Enter или кнопку Найти (правее поля запроса).
Результаты поиска отобразятся на новой странице в виде списка
ссылок на web-страницы с краткими комментариями, поясняющими
содержимое страницы. Чтобы открыть заинтересовавшую вас webстраницу, щелкните по ссылке на неё (подчеркнутый синий текст названия
страницы).
III. Сохранение информации с Web-страницы
Сохранение текста.
Чтобы сохранить информацию с Web-страницы, выполните
действия:
1. Выделите текст на Web-странице.
2. Выберите в Строке меню Правка/Копировать.
3. Откройте Microsoft Word.
4. Выберите в Строке меню Правка/Вставить.
5. Сохраните текст как документ Word (Файл/Сохранить).
Сохранение Web-страницы полностью.
Для сохранения Web-страницы выполните действия:
1. Выберите пункт Файл/Сохранить как.
2. В поле Папка выберите свою рабочую папку.
3. В поле Имя файла можно ввести любое имя Web-страницы.
4. Щелкните по кнопке Сохранить.
Сохранение рисунка.
Для сохранения рисунка необходимо выполнить следующие
действия:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по рисунку.
2. В контекстном меню выберите команду Сохранить рисунок
как.
3. Откройте свою папку.
4. Если хотите, измените имя файла и далее нажмите Сохранить.
27
IV. Практические задания
Задание 1. Знакомство с окном браузера Internet Explorer.
1. Создайте папку Интернет в своей рабочей папке.
2. Запустите программу-браузер Internet Explorer для работы со
службой WWW.
3. Ознакомьтесь с содержимым пунктов главного меню браузера
(Файл, Правка, Вид, Избранное, Сервис, Справка).
4. Ознакомьтесь с назначением наиболее часто используемых кнопок
Панели инструментов.
5. Используя текстовый редактор Блокнот, самостоятельно создайте
документ с внесением в него информации по пунктам 3, 4 о
содержимом окна Браузера. Сохраните файл в папке Интернет под
именем Знакомство с браузером.
Задание 2. Навигация в сети Интернет по гиперссылкам на Webстраницах.
1. Откройте сайт ВИПЭ (рис.3.1)(в Адресной строке удалите все
символы, введите адрес: www.vipe-fsin.ru и нажмите Enter). В
течение нескольких секунд происходит подключение компьютера
к тому компьютеру, на котором расположен сайт (индикатор
прогресса на панели состояния в нижней части окна отражает
процесс подключения). Если Web-страница долго не открывается
(более 2—3 мин), то ее можно перезагрузить (кнопка Остановить,
кнопка Обновить). В случае появления нечитаемых выражений
необходимо
изменить
кодировку
символов
(Вид
Вид/Кодировки/Кириллица (Windows) или Кириллица (КОИ8Р)).
2. Найдите и сохраните в папке Интернет фото института под
именем ВИПЭ_фото.
3. Найдите и откройте Web-страницу с информацией о своем
факультете. Указатель мыши и области гиперссылки приобретает
вид ладони с указательным пальцем. Открыть Web-страницу с
адресом, указанным в гиперссылке, можно двумя способами:
один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по гиперссылке.
При этом новая Web-страница будет загружена или в
текущее окно браузера или в новое окно (это зависит от
решения разработчика сайта);
щелкнуть правой кнопкой мыши на гиперссылке, выбрать
режим открытия документа (открыть в новом окне иди в
текущем окне браузера);
28
Рис.3.1
4. Сохраните Web-страницу с информацией о своем факультете в
папку Интернет.
Задание 3. Работа с поисковой системой (тематический поиск,
формирование сложного запроса).
1. Откройте Web-страницу поисковой системы Rambler (в Адресное
поле введите адрес: www.rambler.ru и нажмите клавишу Enter).
2. Найдите и ознакомьтесь с информацией о репертуаре московских
театров или кинотеатров с помощью тематического поиска (на
стартовой странице).
3. Вернитесь на стартовую страницу поисковой системы Rambler
(кнопка Назад).
4. Для формирования сложного запроса ознакомьтесь с языком
поисковых запросов: гиперссылка Помощь в поиске (справа от
кнопки Найти!). Ознакомьтесь с основными положениями языка
поисковых запросов.
5. Сохраните информацию о языке поисковых запросов в текстовом
файле Поисковый язык.txt в папке Интернет (Файл/Сохранить
как.../Введите имя: Поисковый язык/Выберите тип файла:
Текстовый файл (*.txt)/Выберите папку Интернет/кнопка
Сохранить).
6. Вернитесь на стартовую страницу поисковой системы Rambler.
7. С помощью сложного запроса найдите на сегодняшний день
репертуары Большого театра, Малого театра и театра на
Таганке.
8. Сохраните информацию о репертуаре каждого театра в виде Webстраницы в папке Интернет.
9. Вернитесь на стартовую страницу поисковой системы Rambler.
10. С помощью формирования сложного запроса найдите информацию
29
о погоде в Париже или в Лондоне: В строке поиска введите текст
запроса: (прогноз погода) & (Париж \ Лондон)/кнопка Найти.
11. Вернитесь на стартовую страницу поисковой системы Rambler.
12. С помощью формирования сложного запроса найдите информацию
о ближайших авиарейсах Москва-Париж или Москва-Лондон, а
также найдите стоимость билетов в бизнес-классе на эти рейсы.
Сохраните эту информацию в папке Интернет в виде текстовых
файлов (формат MS Word)
Задание 4. Работа с поисковой системой Yandex.
1. Откройте Web-страницу поисковой системы Yandex (в Адресное
поле введите адрес: www.yandex.ru и нажмите клавишу Enter).
2. Найдите информацию о прогнозе погоды в Вологде на ближайшую
неделю. Найдите информацию о прогнозе погоды на неделю в
вашем регионе. Вернитесь на стартовую страницу.
3. Для формирования сложного запроса ознакомьтесь с языком
запросов (гиперссылка Помощь/раздел Как искать в
Яндексе/гиперссылка
Детальное
описание
языка
запросов/выбрать раздел Основные операторы).
4. Вернитесь на стартовую страницу поисковой системы Yandex.
5. Найдите материал для реферата на тему «Защита информации в
Интернете». Например, можно сформировать такой запрос:
(защита информации в Интернете) & реферат.
6. Найдите материал для реферата, сформировав другие запросы на
эту тему.
7. Сохраните информацию для реферата в файле Реферат.doc в папке
Интернет (формат MS Word)
8. Вернитесь на стартовую страницу поисковой системы Yandex.
9. Самостоятельно сформулируйте запрос по поиску официального
сайта Министерства юстиции РФ.
Рис. 3.2
10. Перейдите на сайт Министерства юстиции РФ и ознакомьтесь с
основной информацией, размещенной на сайте (рис 3.2).
30
11. Используя гиперссылки, перейдите на сайт Федеральной службы
исполнения наказаний (рис.3.3).
Рис. 3.3
12. Ознакомьтесь с основной информацией, размещенной на сайте и
сохраните стартовую страницу сайта в папке Интернет в виде Webстраницы.
13. Попробуйте найти гиперссылку по которой можно перейдите на
сайт ВИПЭ. Перейдите на сайт ВИПЭ.
V. Самостоятельная работа
Создайте в папке Интернет папку Самостоятельная работа.
Найдите и сохраните информацию в папке Самостоятельная работа по
следующим вопросам:
1. Место и дата рождения В.В. Путина и Д.А. Медведева.
2. Информация о дне работников уголовно-исполнительной системы
(дата, когда введен, и т.д.).
3. Виды исправительных учреждений (ИУ) в РФ.
4. В каких случаях сотрудник УИС может применить огнестрельное
оружие.
5. В отношении каких лиц нельзя применять специальные средства.
31
Практическая работа №2
Основы работы с электронной почтой. Создание почтового ящика.
Отправка, получение и чтение сообщений
Часть I. Регистрация почтового ящика.
1. Запустите Internet Explorer.
2. В адресной строке наберите www.yandex.ru, нажмите клавишу Enter
или щелкните кнопку Переход.
3. На открывшейся странице щелкните ссылку на страницу доступа к
электронной почте Завести почтовый ящик (рис.3.4)
Рис.3.4
Примечание.
Дизайн сайта Яндекс может быть изменен, и то, что вы видите на
экране, может не совпасть с предложенной иллюстрацией. Также может
быть модифицирована процедура регистрации и некоторые шаги
изменены, удалены, добавлены.
4. На первом шаге регистрации вам предстоит ввести логин — учетное
имя в службах Яндекса, а также фамилию и имя. В качестве логина
может быть использована любая комбинация латинских символов и
цифр. Фамилию и имя можно ввести кириллицей (рис.3.5). Яндекс
может сам предложить вам логин. Лучше воспользоваться этим
вариантом.
Рис. 3.5
32
Примечание.
Логин не должен быть занят другими пользователями, поэтому проще
всего воспользоваться вариантом, предложенным Яндексом, который он
составит на основании ваших реальных имени и фамилии. В дальнейшем
адрес вашего почтового ящика будет логин@yandex.ru. Поэтому не стоит
придумывать очень длинные и замысловатые логины.
5. Введя все необходимые данные, щелкните кнопку Дальше.
6. На следующем шаге необходимо ввести данные, обеспечивающие
безопасность доступа к вашему почтовому ящику, — пароль,
контрольный вопрос и контрольные цифры:
- придумайте пароль и введите его дважды в соответствующих
полях. Не используйте в пароле русские буквы и спецсимволы.
Пароль при вводе будет отображаться звездочками (*), чтобы
никто не мог подсмотреть его. Обязательно хорошо запомните, а
лучше запишите свою комбинацию логина и пароля;
- контрольный вопрос и ответ на него нужны на случай, если вы
забудете свой пароль. По правильному ответу на контрольный
вопрос система сможет вас идентифицировать. Выберите любой
вопрос из списка и впишите ответ на него в соответствующее
поле;
- после того как вы заполните все обязательные поля (обычно они
отмечены
красной
звездочкой),
щелкните
кнопку
Зарегистрироваться, и ваш почтовый ящик будет создан. Поля
мобильный телефон, электронная почта можно не заполнять
7. Далее вы можете перейти на страницу сервисов, щелкнув по кнопке
Начать пользоваться сервисами Яндекса. Перейдите в свой
почтовый ящик, щелкнув клавишу Почта (рис. 3.6)
Рис. 3.6
1.
2.
3.
4.
Часть II. Создание и отправка сообщений.
Запустите Internet Explorer.
В адресной строке наберите www.yandex.ru, нажмите клавишу Enter
или щелкните кнопку Переход.
На открывшейся странице щелкните ссылку на страницу доступа к
электронной почте (Почта).
Заполните поля Логин и Пароль и щелкните кнопку Войти.
33
Примечание.
Обычно вы сразу попадаете на страницу содержания папки Входящие
почтового ящика, в которой хранятся пришедшие к вам сообщения. Также
имеются папки для отправленных сообщений (Отправленные),
удаленных
(Удаленные),
отправленных
многим
пользователям
(Рассылки) и написанных, но не отправленных сообщений (Черновики).
Вы можете сами создавать дополнительные папки для упорядочивания
своей корреспонденции. Цифры рядом с папкой показывают, сколько в ней
сообщений (всего и не прочитанных).
Рис. 3.7
Создание и отправка сообщений.
1. Обменяйтесь адресами электронной почты с соседом справа или слева.
2. Щелкните кнопку Написать. Будет загружена страница, позволяющая
создать и отправить сообщение.
3. Заполните необходимые поля:
- Кому — сюда введите адрес своего корреспондента, например
fio@yandex.ru;
- Копия и Скрытая — эти поля можно не заполнять, они служат для
отправки одного письма нескольким адресатам;
- Тема — здесь напишите краткий заголовок сообщения, например
Поздравляю.
- В теле письма введите текст послания, например Как хорошо, что
теперь у нас есть электронная почта. Если в теле письма есть
реклама, ее можно удалить.
Рис. 3.8
34
4. Установите флажок Сохранить копию письма при отправке, тогда
ваше письмо сохранится в папке Отправленные, и вы сможете к нему
вернуться. Например, для проверки правильности введенного адреса.
5. Щелкните Отправить.
Рис.3.9
6. Через некоторое время (необходимое на отправку сообщения) будет
загружена страница Входящие.
Часть III. Получение и чтение сообщений. Создание ответного
сообщения.
Получение сообщений.
1. Убедитесь, что страница доступа к почтовому ящику загружена.
2. Для доставки корреспонденции щелкните Проверить почту.
Рис.3.10
Примечание.
Не забывайте периодически выполнять эту процедуру для получения
новых писем. Если ваш коллега не успел отправить письмо, то вам
придется щелкнуть кнопку повторно.
Примечание.
В папке Входящие показываются только заголовки сообщений. Вы
можете увидеть, от кого пришло письмо и его тему. Непрочитанные
сообщения часто выделяются полужирным шрифтом.
Рис.3.11
Примечание.
При обмене сообщениями важно взаимодействовать. Если вы не
получили письма, постарайтесь убедиться, что ваш коллега правильно ввел
адрес.
35
3. Щелкнув тему сообщения, перейдите на страницу с текстом письма.
Если ваш корреспондент не указал тему сообщения, то в
соответствующем столбце будет отображена надпись No subject.
4. Прочитайте письмо. Определите дату и время отправки сообщения.
Рис.3.12
Создание ответного сообщения.
1. Находясь на странице с текстом сообщения, щелкните кнопку
Ответить
2. Когда загрузится страница создания ответного письма, обратите
внимание, что поля Кому и Тема уже заполнены. Это очень удобно. В
теле сообщения процитировано письмо, на которое вы отвечаете. По
желанию тело сообщения можно очистить.
3.
4.
5.
6.
Рис.3.13
Напишите в теле письма текст ответного послания, например Теперь
мы сможем переписываться, и для этого нам нужен только доступ в
Интернет.
Установите флажок Сохранить копию письма при отправке и
щелкните Отправить.
Вернитесь в папку Входящие.
Завершите работу с программой Internet Explorer.
36
Практическая работа №3
Подготовка простейших Web-документов. Основы языка HTML
Задание №1. Создание простейшей Web-страницы.
1. Создайте для работы в личном каталоге папку WEB.
2. Запустите текстовый редактор Блокнот.
3. Введите следующий текст:
<HTML>
<HEAD>
<TITLE> Заголовок документа </TITLE>
</HEAD>
<BODY>
Содержание
документа
</BODY>
</HTML>
4. Сохраните этот документ под именем first.htm (необходимо ввести
расширение) в папке WEB.
5. Запустите программу Internet Explorer (Пуск ► Программы ►
Internet Explorer).
6. Дайте команду Файл ► Открыть. Щелкните на кнопке Обзор и
откройте файл first.htm из своей папки.
Задание №2. Создание таблиц средствами языка HTML.
1. Запустите текстовый редактор Блокнот.
2. Введите следующий документ:
<HTML>
<HEAD>
<TITLE> Работа с таблицами </TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<TABLE BORDER=5>
<CAPTION ALIGN=bottom> Таблица №1 </CAPTION>
<TR>
<TD ROWSPAN=2></TD>
<TH COLSPAN=2> Среднее значение </TH>
</TR>
<TR>
37
<TH> Рост </TH>
<TH> Вес </TH>
</TR>
<TR>
<TD>Мужчины</TD>
<TD ALIGN=center>174</TD>
<TD ALIGN=center>78</TD>
</TR>
<TR>
<TD>Женщины</TD>
<TD ALIGN=center>165</TD>
<TD ALIGN=center>56</TD>
</TR>
</TABLE>
</BODY>
</HTML>
3. Сохраните этот документ под именем table.htm в папке WEB.
4. Запустите программу Internet Explorer (Пуск ► Программы ►
Internet Explorer).
5. Дайте команду Файл ► Открыть. Щелкните на кнопке Обзор и
откройте файл table.htm из своей папки.
6. Посмотрите, как отображается этот файл, сравните вашу
получившуюся таблицу с рисунком таблицы, который находится
выше.
7. Внесите необходимые изменения в файл table.htm, открыв его через
Блокнот, если это нужно.
38
Тема 4. Базы данных кадрового учёта подразделений. Методы
построения
Задание №1. «Ознакомление с элементами интерфейса, структурой
таблиц, типами данных, объектами и шаблонами СУБД Access.
Формирование таблиц к базе данных «Кадры»
Цель задания: научиться работать с объектами и шаблонами, узнать
особенности интерфейса и панелей инструментов, научиться определять
имена полей, типы данных, форматы представления данных.
1. Запустить СУБД Access.
2. В окне "Создание базы данных" выбрать опцию "Новая база
данных".
3. В окне "Файл новой базы данных" записать имя файла "кадры-???"
(вместо ??? – номер своей группы). Предварительно сохраните файл в
свою рабочую папку!
4. Далее выбрать группу объектов "Таблицы" и "Создание таблицы в
режиме конструктора".
5. В окне "Таблица 1" ввести имена полей, определить типы данных и
размеры полей в соответствии с таблицей:
Имя поля
Фамилия
Имя
Отчество
Организация
Подразделение
Должность
Звание по штату
Аттестован
День
Месяц
Год
Национальность
Республика, край, область
Район (округ)
Город, населенный пункт
Номер личного дела
Табельный номер
Личный номер
Место для фотографии
Тип данных
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Логический
Числовой
Числовой
Числовой
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Числовой
Числовой
Числовой
Поле объекта OLE
Размер поля
20
20
20
50
50
50
50
Да/нет
Целое
Целое
Целое
20
50
50
50
Целое
Целое
Целое
---
6. Закрыть окно "Таблица 1", сохранив его с именем "кадры".
39
7. В режиме конструктора сформировать таблицы – справочники с
именами: "Должности", "Звания", "Подразделения", каждая состоит
из одного поля текстового типа.
8. Открыть из окна "база данных" созданные таблицы – справочники и
составить списки должностей, званий и подразделений института в
соответствии с названием таблицы и в порядке увеличения значимости.
9. При необходимости, получить справку у преподавателя или
успевающего курсанта. Результат работы представить преподавателю.
Сохраните результаты работы.
Задание №2: «Создание экранной формы к базе данных «Кадры»
Цель задания: научиться создавать экранные композиции таблиц,
используя мастера форм; перекомпоновывать размещение элементов
формы и задавать свойства полей в соответствии с регламентирующими
документами.
Вид учетной карточки на сотрудника
Рис. 4.1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Порядок работы:
Открыть созданную на предыдущем занятии базу "кадры".
В категории "Объекты" выбрать "Формы".
Выбрать режим "Создание формы с помощью мастера".
В окне "Создание форм" выбрать таблицу "кадры" из списка.
При помощи кнопки (>>) отправить поля таблицы в окно
"Выбранные поля".
На следующем шаге выбрать внешний вид формы "В один
столбец".
Выбрать стиль оформления "официальный".
40
8. Задать имя формы "кадры".
9. В категории "Дальнейшие действия" выбрать изменение макета
формы.
10. Разместить поля в форме также, как в приведенном рис.4.1
11. Заголовки "Сведения о сотруднике", "Дата рождения", "Место
рождения" ввести в форму самостоятельно по экранным
подсказкам.
12. Свойства полей "Звание по штату", "Подразделение",
"Должность" определить как "Поле со списком" (через
контекстное меню выбрать пункт Преобразовать) и указать в
качестве источников данных для списков таблицы "Звания",
"Подразделения", "Должности" соответственно.
13. Закрыть с сохранением режим конструктора форм, открыть
созданную форму "Кадры" и заполнить её по возможности
данными о курсантах своей группы и руководстве курса (15-20
записей).
Задание №3: «Формирование отчета по выборке полей из базы
данных «Кадры»
Цель задания: Научиться создавать и готовить к печати отчет по
интересующим сведениям из базы данных «Кадры».
Примерный вид формы отчета
Рис. 4.2
41
Порядок работы:
1. Открыть базу "Кадры".
2. В категории "объекты" выбрать "отчеты".
3. Запустить режим мастера отчетов.
4. В окне "Создание отчетов" выбрать основную таблицу "кадры".
5. Из полей таблицы выбрать только: Фамилия, Имя, Отчество,
Подразделение, Должность, Звание по штату.
6. В качестве уровней группировки выбрать: Подразделение и
Должность.
7. Задать сортировку записей по фамилии в алфавитном порядке.
8. Выбрать макет отчета "по левому краю 1".
6. Примерный вид отчета приведен на рис. 4.2.
9. Выбрать стиль оформления отчета "спокойный".
10. Задать имя отчета "кадры" и щелкнуть по кнопке "Готово".
11. При наличии времени, сформировать отчеты по другим выборкам
полей.
Задание №4: «Ведение поиска в базах данных, формирование
запросов к базе данных «Борей»
Цель задания: научиться формировать запросы к базам данных,
варьируя условия отбора.
Примечание (!): учебная база "Кадры" для эффективного ведения
поиска должна содержать сведения о реальных или вымышленных
курсантах, сержантах, офицерах института, причем, число различных
записей должно быть не менее 300. Поэтому для обучения будет
использована учебная база данных "Борей" (рис.4.3).
Рис.4.3
42
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Порядок работы:
Запустить СУБД Access.
Открыть учебную базу данных "Борей" (Справка-Примеры баз
данных).
В категории Объекты в окне базы данных выбрать Запросы.
В режиме конструктора просмотреть структуру существующих
запросов.
Сформировать свой запрос к базе "Борей" с условиями: какие
напитки и морепродукты можно поставлять из Франции или
Германии. Для этого:
- выбрать опцию "Создание запроса в режиме конструктора".
- в окне Добавление таблицы выбрать и добавить таблицы
Типы и Поставщики.
- в окне Запрос1 назначить следующие поля с условиями: поле
Категория – условие отбора: Напитки или Рыбопродукты;
поле Описание – вывод на экран; поле Страна – условие
отбора: Франция или Германия; поле Город – вывод на
экран; поле Обращаться к – вывод на экран.
- сохранить имя запроса как Запрос1 и активизировать запрос из
окна базы данных.
Самостоятельно сформировать запрос к базе "Борей" с условиями:
узнать, какой товар поставляет поставщик Вероника Кудрявцева
из Москвы.
Результат работы представить преподавателю.
Открыть созданную вами на предыдущих занятиях БД «Кадры» и
самостоятельно сформировать 2-3 запроса на ваш выбор.
Закрыть СУБД Access.
Контрольная работа
Задание 1. Сформировать таблицу базы данных «Пациент», которая
содержит поля: фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер участка,
адрес, наличие хронических болезней, дата последнего посещения врача.
Тип и размер каждого поля определить самостоятельно. В режиме таблицы
ввести в БД 2-3 записи. Сохранить созданную БД с своей папке под
именем Пациент.
Задание 2. Необходимо спроектировать БД «Видеотека», используя
приведенную ниже таблицу:
Имя поля
Номер
Фильм
Страна
Тип
Целый
Текстовый
Текстовый
Размер
30
15
43
Описание
Номер видеокассеты
Название фильма
Страна, где был снят фильм
Время (мин)
Жанр
Дата
Целое
Текстовый
Дата
15
-
Продолжительность фильма
Жанр фильма
Дата приобретения кассеты
1. Создать
структуру таблицы
базы
данных
«Видеотека»,
предварительно сохранив ее под именем Видеотека в своей папке.
Определить ключевое поле.
2. Самостоятельно подобрать и создать форму для базы данных.
Используя форму, внести информацию: 9-10 записей. Необходимо,
чтобы во вносимых записях присутствовало: в поле Страна –
Россия, США, Франция, в поле Время – 240 мин, 120 мин, 90 мин,
85 мин, в поле Жанр – боевик, комедия, драма, фантастика.
3. Формирование простых запросов (запрос на выборку):
запрос №1 - вывести на экран из БД «Видеотека» поля
«фильм», «время», «жанр» для всех фильмов, снятых в России.
запрос №2 - вывести на экран из БД «Видеотека» поля
«фильм», «время», «страна» для комедий продолжительностью
от 80 до 120 мин.
4. Завершить работу с программой.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
Задания для самостоятельной работы по теме
Вариант 1 БД «Библиотека»
Создать таблицу, содержащую следующие сведения: название книги,
автор, год издания, издательство, цена, количество книг.
Создать подчиненную таблицу об издательствах: страна, город
(заполняется из справочника городов), телефон.
Создать форму и внести при помощи нее в базу 12-15 записей.
Создать следующие запросы:
- вывести названия всех книг, цена на которые > 50 рублей;
- вывести названия всех книг данного автора.
Сформировать отчет.
Вариант 2 БД «Погода в мире»
Создать таблицу, содержащую следующие сведения: дата,
температура, облачность, осадки, регион (заполняется из
справочника регионов).
Создать подчиненную таблицу о регионах (площадь, количество
жителей, язык общения жителей).
Создать форму и внести при помощи нее в базу 12-15 записей.
Создать следующие запросы:
- вывести даты, когда шел снег и температура ниже -10
градусов;
- вывести сведения о погоде в данном регионе.
Сформировать отчет.
44
Тема 5. Автоматизированное рабочее место специалиста. Обзор
некоторых программных средств, используемых в сфере управления
персоналом (отдел кадров, секретариат)
Практическая работа №1
Работа с программой «Сотрудники предприятия»
Краткая характеристика программы
Данная программа предназначена для сотрудников отделов кадров
организаций.
Основные возможности программы:
ведение базы данных по сотрудникам предприятия;
возможность ведения нескольких баз (организаций) в одной
программе, учет вакансий;
составление карточки сотрудника с расширенным личностным и
профессиональным учетом;
возможность получения фото сотрудника с web-камеры;
печать карточки и дополнительных журналов, экспорт в MS Word
(OO Writer), поддержка печатной формы Т2 (Т2ГС);
оформление приказов (возможность формирования на базе
шаблонов .DOT);
оформление
трудовых
договоров,
возможность
создания
собственных шаблонов договоров;
возможность хранения изображений всех необходимых документов;
история изменения реквизитов каждого сотрудника, возможность
увольнения;
расчет отпусков и стажа в организации;
напоминания по дням рождения и медицинским книжкам;
табель учета рабочего времени;
поиск по журналу сотрудников;
печать журнала сотрудников(выборка), экспорт в MS Excel (OO Calc)
выбранных полей, загрузка списка сотрудников из файла XLS,
формирование отчетов.
Кроме того, программа поддерживает режим работы на сети,
количество пользователей не ограничено.
Задание №1. Формирование карточки организации.
1. Запустите программу «Сотрудники предприятия»
2. В строке меню щелкните Выбор организации.
3. Среди организаций выберите Наша организация и щелкните по
клавише Карточка организации.
45
4. Внимательно рассмотрите открывшееся окно,
элементы (рис.5.1)
5. Закройте окно.
6. Щелкните по кнопке создания новой организации
его
основные
внизу экрана.
Рис.5.1
7. Введите в строку Наименование базы (Организации) название
новой организации: «ВИПЭ ФСИН России», примечание можно
внести по вашему усмотрению.
8. Далее щелкните по кнопке Карточка организации и по аналогии с
рис. 5.1 заполните Реквизиты организации, для Вологодского
института права и экономики.
Основные реквизиты ВИПЭ:
Полное наименование организации: ФГУ ВПО Вологодский
институт права и экономики ФСИН России.
Город: г.Вологда.
Адрес: ул. Щетинина, д.2.
Следующую информацию (ИНН/КПП, ОКПО, Расчетный счет,
Корр.счет, В банке, БИК банка) введите самостоятельно на ваше
усмотрение.
ФИО руководителя: Попов Виктор Владимирович.
Должность руководителя: начальник института.
ФИО главного бухгалтера: Ефремов Роман Станиславович.
ФИО работника кадровой службы, должность: Климанов
Дмитрий Александрович, начальник отдела кадров.
Телефон, факс: (8172) 51-82-48
46
9. Попробуйте конвертировать введенные данные в MS Word, нажав на
кнопку В MS Word
.
10. Просмотрите созданный в MS Word документ. Сохраните документ в
формате MS Word в своей папке под именем Реквизиты ВИПЭ.
11. После заполнения основных данных щелкните на кнопке
Установить реквизиты и выйдите из окна.
Задание №2. Ввод данных о новом сотруднике.
1. Сделайте активной созданную вами базу, щелкнув два раза на
заголовке. Должно появиться специализированное окно Журнала
сотрудников ВИПЭ ФСИН России.
2. Щелкните по кнопке Новый сотрудник.
3. Откроется окно для заполнения информации о новом сотруднике
(рис.5.2).
4.
5.
6.
7.
8.
Рис.5.2
Используя основные вкладки окна: Общие сведения о сотруднике,
Паспортные данные, Образование и воинский учет, Трудовая
деятельность заполните личные данные. Поля, которые вы не в
состоянии заполнить на настоящий момент, оставляйте пустыми.
Введя все необходимые данные, попробуйте сформировать личную
карточку в MS Word, нажав на соответствующую кнопку
.
Сохраните созданную в MS Word форму в своей личной папке под
именем Личная карточка.
Аналогично, сформируйте данные о 4-5 сотрудниках ВИПЭ на примере
ваших друзей курсантов или сотрудников института (не требуется
введения абсолютно всех данных на сотрудника).
Закончите работу с формированием базы данных по сотрудникам
ВИПЭ.
47
9. Для просмотра введенных данных о сотрудниках нажмите клавишу
Показать работающих.
Задание №3.Основа редактирования в базе данных по сотрудникам
предприятия.
1. Для просмотра введенных данных о сотрудниках нажмите клавишу
Показать работающих.
2. Используя основные клавиши: Просмотр карточки, Изменить
карточку, История сотрудника, Уволить сотрудника попробуйте
осуществить те или иные действия в введенной базе данных по
сотрудникам, выбрав из базы данных одного-двух сотрудников.
1.
2.
3.
4.
Задание №4.Копирование и перенесение данных о сотрудниках в
другие базы данных.
В строке меню щелкните Выбор организации.
Самостоятельно, используя кнопки Копировать сотрудника в другую
базу данных, Перенести сотрудника в другую базу данных (рис.5.3)
осуществите данные действия с двумя сотрудниками из базы ВИПЭ
ФСИН России, перенеся или скопировав их данные в базу Наша
организация (данные одного сотрудника необходимо скопировать, а
другого перенести в базу данных Наша организация).
Покажите результат всех выполненных действий преподавателю.
Закончите работу с программой, предварительно удалив все введенные
данные о сотрудниках и организации – ВИПЭ ФСИН России.
Рис. 5.3
48
Практическая работа №2
Работа с программой «Регистрация документов организации»
Краткая характеристика программы
Программа предназначена для регистрации и ведения входящей,
исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов,
распоряжений и т. д.) организации.
Основные возможности программы:
- возможность ведения нескольких организаций;
- возможность автоматического формирования номера документа;
- оповещение по сроку исполнения для ответственных исполнителей;
- печать журналов, вывод в MS Word;
- создание карточки документа, экспорт карточки в MS Word,
возможность формирования карточки по шаблону;
- возможность вставки изображения документа;
- поиск по журналам;
- возможность вывода в MS Excel выбранных полей результата
поиска;
- использование справочников, создание отчеты;
- возможность настройки прав доступа каждого пользователя к
журналам документов;
- поддержка режима работы на сети.
Задание №1. Заполнение карточки организации
Рис.5.4
1. Запустите программу «Регистрация документов организации».
2. В строке меню щелкните Выбор организации.
49
3. В следующем окне щелкните по кнопке Добавить, при этом
откроется окно Карточка организации, представленное на рис.5.4
4. По аналогии с Практической работой №1 «Работа с программой
«Сотрудники
предприятия»
заполните
карточку
ВИПЭ
(информацию см. ниже).
Основные реквизиты ВИПЭ:
Полное наименование организации: ФГУ ВПО Вологодский
институт права и экономики ФСИН России.
Город: г.Вологда.
Адрес: ул. Щетинина, д.2.
Следующую информацию (ИНН/КПП, ОКПО, Расчетный счет,
Корр.счет, В банке, БИК банка) введите самостоятельно на ваше
усмотрение.
ФИО руководителя: Попов Виктор Владимирович.
Должность руководителя: начальник института.
ФИО главного бухгалтера: Ефремов Роман Станиславович.
ФИО работника кадровой службы, должность: Климанов
Дмитрий Александрович, начальник отдела кадров.
Телефон, факс: (8172) 51-82-48
5. Закройте текущее окно и сделайте активной организацию «ФГУ
ВПО Вологодский институт права и экономики ФСИН России».
Задание №2. Создание справочников
1. Запустите программу «Регистрация документов организации».
2. Выберите пункт Справочники в Строке меню.
3. Самостоятельно заполните следующие справочники:
- сторонние организации (название, ФИО руководителя) по
организациям, сотрудничающим с ВИПЭ (4-5 организаций).
ФИО руководителей могут быть вымышленными;
- сотрудники (фамилия, имя, отчество, отдел) по ВИПЭ (8-10
сотрудников разных отделов);
- исполнители (ФИО, отдел) по секретариату ВИПЭ (2-3
сотрудника);
- местонахождения (архив, бухгалтерия). Самостоятельно
прибавьте еще 2-3 записи по ВИПЭ;
- типы
документов
(письмо,
служебная
записка).
Самостоятельно прибавьте еще 3-4 записи по ВИПЭ
(например, приказ, положение, представление на сотрудника);
- наименование
внутренних
документов,
заполните
аналогично.
Задание №3. Создание нового входящего документа
1. Запустите программу «Регистрация документов организации».
50
2. Сделайте активной вкладку Входящие.
3. Щелкните по клавише Добавить пункт.
4. Самостоятельно заполните форму о каком-нибудь входящем
документе (документ в электронной форме), которой прислали по
электронной почте (например, приказ о награждении или приказ, о
присвоении специального звания). Для выбора нужной информации
из созданных необходимо использовать двойной щелчок левой
кнопкой мыши (например, пункт Носитель, см. рис.5.5, 5.6). При
щелчке, открывается осно соответствующего справочника, уже
подготовленного вами ранее, в котором необходимо выбрать тип
носителя.
Рис.5.5.
Рис.5.6
5. При затруднении, можно обратиться к документации по созданию
входящих
документов
организации
(файлы
«1.Входящая
корреспонденция_Общие сведения» и «2.Как создать новый
входящий документ»).
6. После заполнения формы можно просмотреть содержимое
созданного документа в MS Word (клавиша Печать карточки, в MS
Word)
7. Закончите работу с программой.
Задание №4. Создание нового исходящего документа
1. Запустите программу «Регистрация документов организации».
2. Сделайте активной вкладку Исходящие.
3. Щелкните по клавише Добавить пункт.
51
4. Аналогично предыдущему заданию (пункт № 4) заполните форму,
зарегистрировав исходящий документ.
5. При затруднении, можно обратиться к документации по созданию
исходящих документов организации (файлы «3.Исходящая
корреспонденция_Общие сведения» и «4.Как создать новый
исходящий документ»).
6. После заполнения формы можно просмотреть содержимое
созданного документа в MS Word (клавиша Печать карточки, в MS
Word)
7. Закончите работу с программой.
1.
2.
3.
4.
Задание №5. Создание нового внутреннего документа.
Запустите программу «Регистрация документов организации».
Сделайте активной вкладку Внутренние.
Щелкните по клавише Добавить пункт.
Аналогично предыдущему заданию (пункт № 4) заполните форму,
зарегистрировав внутренний документ «Заявление на закрепление
табельного оружия».
Примерный текст заявления
(набирается в MS Word и сохраняется на компьютере)
Начальнику ВИПЭ ФСИН России
генерал-майору внутренней службы
Попову В.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вас закрепить за мной табельной оружие: 9мм пистолет Макарова
Дата: ______
Личная подпись сотрудника_______
Расшифровка подписи ____________
5. При затруднении при заполнении формы, можно обратиться к
документации по созданию внутренних документов организации
(файлы «5.Внутренняя корреспонденция_Общие сведения» и
«4.Как создать новый внутренний документ»).
6. После заполнения формы можно просмотреть содержимое
созданного документа в MS Word (клавиша Печать карточки, в MS
Word)
7. Закончите работу с программой.
52
Тема 6. Специализированные программные средства подразделений
ФСИН и других правоохранительных органов, применяемые в сфере
управления персоналом: Система электронного документооборота
«Кодекс»
В состав программного комплекса «Кодекс» входя три подсистемы:
1. Программа «Письма и обращения граждан».
2. Программа «Контроль исполнения документов».
3. Программа «Служебная корреспонденция».
КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ
«ПИСЬМА И ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН»
1. ВВОД НОВОГО ОБРАЩЕНИЯ.
1.1 Ввести фамилию заявителя в окне поиска. В раскрывшемся списке
выбрать автора поступившего обращения. Если его нет – ввести
реквизиты заявителя по кнопке «Новый заявитель».
1.2 Занести нового заявителя в Базу Данных (БД) по кнопке «Запись».
1.3 В раскрывшемся окне ввести реквизиты обращения. Выбрать
отправителя из списка, обычно это заявитель, в другом случае выберем
организацию из списка и заносим ее исходящий номер в поле «номер»
и дату в поле «от». И в поле «подпись» - подпись лица в организации,
переславшего документ. Если первоначально документ был адресован в
другую организацию (например в аппарат Президента), то заполняем
необходимые реквизиты: «куда адресовал заявитель», «номер»
(исходящий номер), «от» (дату).
1.4 Дата регистрации заносится автоматически (ее можно корректировать).
Заполнить остальные поля, поле «вид обращения» является
обязательным.
1.5 В нижней части экрана располагаются две вкладки: «содержание
обращения» и «созаявители». Переход от одной вкладки к другой
осуществляется щелчком мыши по вкладке. Если у обращения
несколько авторов (заявителей), то одного автора выбирают как
основного заявителя, а остальных заносят как созаявителей. Если
обращение идет от другого лица, то основным является тот, о ком
написали, а написавший будет созаявителем.
1.6 Заполнив необходимые реквизиты обращения, нажимаем кнопку
«запись».
1.7 Раскрывается окно «новый вопрос». Реквизиты «тематика» и
«рассмотритель» являются обязательными, их выбирают из списка.
Если в справочнике «тематик» отсутствует нужная тема, то можно
53
выбрать «вопросы не вошедшие в тематику» и занести содержание
вопроса в поле «содержание». Срок по умолчанию – ставится месяц
(если задано в настройках), но его можно откорректировать. Заносим
признак оригинала (если это оригинал) и записываем.
1.8 После этого мы видим три заполненные таблицы: таблицу обращений,
таблицу вопросов, относящихся к обращению, на котором стоит
указатель, и таблицу исполнителей, относящихся к вопросу, на котором
стоит указатель (черная стрелка).
1.9 Если в письме несколько вопросов, то поочередно их заносим (по
кнопке «новый вопрос».
2. ВВОД ПОВТОРНОГО ДОКУМЕНТА
2.1 Ввести фамилию заявителя в окне поиска (как в пункте 1). В
раскрывшемся списке выбрать автора поступившего обращения.
2.2 Нажать кнопку «раскрыть».
2.3 Проанализировав зарегистрированные ранее обращения автора,
решаем, повторное обращение или нет, если повторное - установить
курсор на то обращение, к которому вновь поступившее является
повторным и нажать кнопку «повторное». В регистрационном номере
отразится, что документ повторный. Если, проанализировав, решили,
что обращение не повторное, то нажимаем кнопку «Новый» и далее как
в п.1.2 и далее.
3. ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА.
3.1 Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска».
3.2 Раскрыть документ
3.3 Находим нужное обращение (щелчком мыши на строке таблицы).
3.4 Аналогично выбираем нужный вопрос и нужного рассмотрителя.
3.5 Нажав кнопку «Меню операций», выбираем необходимое действие:
«Направлено на рассмотрение», «Направлено на заключение»,
«Переметка»,
«В
дело»,
«Закрытие»,
«Перенос
срока»,
«Промежуточный ответ», «Запись на прием к руководителю».
3.6 В раскрывшемся окне заносим необходимые данные.
54
КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ
«КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»
I. ПЕРВИЧНЫЙ ВВОД НОВОГО ДОКУМЕНТА – ЗАДАНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
1. ВВОД НОВОГО ДОКУМЕНТА.
Обязательными атрибутами являются (из справочника ввода по
мнемокоду).
Номер документа.
Дата издания.
Текущий срок исполнения (первоначальная дата контроля).
Заголовок документа. Если нажать кнопку «сохранить», то система
предложит два варианта: а) продолжить ввод документа, который
существует в Базе Данных (БД), б) если документ с такими атрибутами
существует в БД, то система спросит «работать с существующим» или
«ввести новый»
Контролер
Кто ведет (сотрудник, ведущий данный документ в секторе контроля).
Вид контроля.
Ярлычок «дело». Нужно выбрать номенклатуру дел, если данный
документ является родоначальником дела, если данный документ не
является родоначальником дела, его через кнопку присоединить к делу,
можно присоединить к любому делу, который появится в списке дел.
После присвоения регистрационного номера, дата регистрации (по
умолчанию) системная.
После нажатия на кнопку «сохранить» данному документу присвоится
регистрационный номер (сквозной счетчик, который устанавливается с
начала года).
Необязательным параметром является «тематика».
Ярлычок «корреспондент». Если настроены обмены, то атрибуты
«исходящий номер» и «дата исходящего» приходят через обмен. «Дата
передачи» приходит также через обмен. Все остальные атрибуты по
данному ярлычку заполняются, если необходимо иметь данную
информацию в БД. При дальнейшем развитии системы все атрибуты будут
передаваться, если они заведены в других подсистемах.
Ярлычок «первоисточник» заполняется, если у данного документа
имеется первоисточник..
Ярлычок «вложение». Сюда можно прикрепить а) отсканированный
текст документа взятый из файла, б) текст документа, набитый в любом
редакторе, с) установить ссылку на документ в ИПЦ «Кодекс».
55
Ярлычок «специальный». Атрибуты по данному ярлыку заполняются
только для одного вида документа (для обращения в органы гос.власти).
2. ВВОД НОВОГО ЗАДАНИЯ.
Обязательными атрибутами являются ввод либо номера приложения
пункта, либо номер пункта, либо номер подпункта.
Содержание задания.
Основной исполнитель (если он есть).
Нажать кнопку «сохранить», после чего заданию будет присвоен
регистрационный номер. После присвоения регистрационного номера,
дата регистрации (по умолчанию) системная.
Ввод тематики не обязателен.
3. ВВОД СПИСКА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ.
Вводятся группы (исполнитель) с одним сроком исполнения через
кнопочку «добавить». Срок исполнения
Срок исполнения (по умолчанию) равен текущему сроку исполнения
документа (но может корректироваться).
При нажатии кнопки «сохранить» исполнителям присваиваются
регистрационные номера, с датой системы, после чего можно вывести на
каждого исполнителя контрольную карту с первоначальным сроком
исполнения документа-задания.
По данному документу можно довести другие задания, с другими
исполнителями и их первоначальными сроками через кнопку «ввод нового
задания».
II. ВТОРИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТА.
4. РАБОТА С ИСПОЛНИТЕЛЯМИ.
Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска», отметив, что искать: а) уникальный номер, б) дата
издания, иначе – с помощью «Атрибутного поиска». Быстрый
поиск по исполнителям: по номеру контрольной карты, по номеру
исполнителя.
Если документ найден, по любой комбинации атрибутов, то
нажав кнопку «работа с документом», попадаем в режим
вторичной обработки документов.
По документу можно: 1) доводить задания, 2) делать переносы, 3)
отмену документа, 4) проставить дату фактического документа, 5)
снимать документ с контроля, 6) по заданию.
56
По исполнителю можно: 1) переносить сроки исполнения, 2)
отменять задания для данного исполнителя и 3) отмечать
выполнение задания.
Можно организовывать вложения точно так же как и по
документу. С признаком по переносу, отмене или выполнению.
КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ
«СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ»
1. ВВОД ПЕРВИЧНОГО ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА.
1.1 . Ввести индекс номенклатуры.
1.2 Ввести исходящий номер документа и дату исходящего
1.3 Ввести организацию, из которой поступил документ. Если это
подразделение Администрации, то выбор производится из справочника
«Исполнители», иначе – из справочника «Организации». Наиболее
часто встречающиеся организации , с которыми Вы ведете переписку,
должны присутствовать в справочнике. Остальные можно ввести,
выбрав в справочнике название «Другие организации», а в поле «От
кого» ввести название организации.
1.4 Ввести вид документа (если не указан)
1.5 Ввести содержание документа.
1.6 Ввести вид доставки (если требуется)
1.7 Ввести тематику (если требуется)
1.8 Поставить признак – оригинал или копия.
1.9 Если есть приложения, пометить галочкой.
1.10
Ввести количество страниц.
1.11
Сохранить документ.
Если по умолчанию настроен исполнитель, которому передается документ,
то на этом регистрация документа закончена. Иначе 1.12
Раскрыть ярлык «Движение»
1.13
Нажать кнопку «Добавить»
1.14
Ввести исполнителя, которому отдается документ на
рассмотрение.
1.15
Поставить признак «Руководитель» (Если исполнитель –
руководитель)
1.16
Поставить признак оригинала (если передается оригинал)
1.17
Поставить признак «Без возврата», если документ не должен
быть возвращен в Канцелярию
1.18
Нажать кнопку «Сохранить»
1.19
Выход из карточки
57
2. ПЕРЕМЕТКА ДОКУМЕНТА
2.1 Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска»
2.2 Раскрыть документ
2.3 Нажать ярлык «Движение»
2.4 Нажать «Режим корректировки»
2.5 Пометить строку с исполнителем, от которого вернулся документ
2.6 Нажать кнопку «Раскрыть»
2.7 Ввести «Дату возврата»
2.8 Ввести резолюцию (если есть)
2.9 Ввести «Кто подписал резолюцию» (если есть)
2.10 Нажать кнопку «Сохранить»
2.11 Нажать кнопку «Добавить»
2.12 Ввести нового исполнителя (см. п.1.13-1.17)
2.13 Нажать кнопку «Сохранить»
2.14 Выход из карточки
3 ВВОД ПОВТОРНОГО ДОКУМЕНТА
3.1 Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
3.2 Раскрыть документ
3.3 Нажать «Реж.корректировки»
3.4 Нажать ярлык «Повторный»
3.5 Нажать кнопку «Ввод повторного»
3.6 Далее – см. п.1.2-1.19
4. ВВОД ЗАПРОСА
4.1 . Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
4.2 .
Раскрыть документ
4.3 .
Нажать «Реж.корректировки»
4.4 .
Нажать ярлык «Запросы»
4.5 . Нажать кнопку «Ввод запроса»
4.6 . Ввести организацию, в которую посылается документ. Если это
подразделение Администрации, то выбор производится из справочника
«Исполнители», иначе – из справочника «Организации». Наиболее
часто встречающиеся организации , с которыми Вы ведете переписку,
должны присутствовать в справочнике. Остальные можно ввести,
выбрав в справочнике название «Другие организации», а в поле «От
кого» ввести название организации.
4.7 . Ввести вид документа (если он не указан)
58
4.8 .
4.9 .
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
Ввести содержание документа
Ввести «Кто готовил» (Если требуется)
Ввести «Кем подписан» (Если требуется)
Ввести вид доставки (если требуется)
Ввести тематику (если требуется)
Поставить признак – оригинал или копия.
Если есть приложения, пометить галочкой.
Ввести количество страниц.
Сохранить документ.
5 ВВОД ОТВЕТА НА ЗАПРОС
5.1. Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
5.1 . Раскрыть документ
5.2 . Нажать «Реж.корректировки»
5.3 . Нажать ярлык «Запросы»
5.2. Выбрать запрос, на который необходимо зарегистрировать ответ.
5.3. Нажать кнопку «Раскрыть». Откроется окно ЗАПРОС.
5.4. Нажать ярлык «Ответ на запрос»
5.5. Нажать кнопку «Ответ на запрос»
5.6. Заполнить карточку (см.п.1.2-1.19).
5. ВВОД ОТВЕТА НА ДОКУМЕНТ
5.7. Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
5.8. Раскрыть документ
5.9. Нажать «Реж.корректировки»
5.10. Нажать ярлык «Ответы»
5.11. Нажать кнопку «Ввод ответа»
5.12. Заполнить карточку. (см. п. 4.5 –4.15)
6. ВВОД ИНИЦИАТИВНОГО ИСХОДЯЩЕГО
6.1. Ввести индекс номенклатуры.
6.2. Заполнить карточку (см. п.4.5-4.15)
Если документ посылается в одну организацию, на этом ввод закончен,
иначе –
6.3. Нажать кнопку «Рассылка»
6.4. Нажать кнопку «Добавить»
6.5. Ввести «Адресат»
6.6. Сохранить
59
6.7.
Для всех адресатов повторить п.6.4.-6.6
7. ВВОД ОТВЕТА НА ИНИЦИАТИВНЫЙ ИСХОДЯЩИЙ
7.1. Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого
поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
7.2. Нажать «Реж. корректировки»
7.3. Нажать ярлык «Ответы»
7.4. Нажать кнопку «Ввод ответа»
7.5. Заполнить карточку первичного документа (см. п.1.2-1.19).
60
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Список основной литературы
Акперов И.Т.у Коноплева И.А., Голован СП. Казначейская система
исполнения бюджета в Российской Федерации: учеб. пособие / под
ред. И.Г. Акперова. — М.: Финансы и статистика, 2005.
Бочаров Е.П. Интегрированные корпоративные информационные
системы: учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2005
Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: учебное
пособие. – Улан-Удэ, 2005.
Информационные технологии управления: Учебное пособие для
вузов / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2007.
Ивасенко А.Г. и др. Информационные технологии в экономике и
управлении: учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2007.
Коноплева И.А. и др. Информационные технологии: учебное
пособие. – М.: Проспект, 2008.
Саак А.Э., и др. Информационные технологии управления: Учебник
для вузов. – СПб.: Питер, 2008.
Список дополнительной литературы
1. Автоматизированные информационные системы в экономике: учеб. /
под ред. И.Т. Трубилина. — М.: Финансы и статистика, 2001.
2. Гершензон В. Е., Смирнова Е.В., Элиас В. В. Информационные технологии в управлении качеством среды обитания: учеб. пособие для
студентов пед. учеб. заведений/ В.Е. Гершензон, Е.В. Смирнова, В.В.
Элиас. — М.: AcademiA, 2003.
3. Гринберг А. С Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой: учеб.пособие для студентов вузов/
А.С. Гринберг, В.М. Шестаков. - М.: ЮНИТИ, 2004.
4. Евдокимов В. В. Экономическая информатика: учебник для вузов /
под ред. В.В. Евдокимова. — СПб., 1997.
5. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета/
О.П. Ильина. - СПб.: Питер, 2002.
6. Информатика для юристов и экономистов / Симонович СВ. и др. СПб: Питер, 2001.
7. Информационные технологии в маркетинге: учеб. для студентов
вузов/ под ред. Г.А.Титоренко. — М.: ЮНИТИ, 2001.
8. Информационные технологии в экономике: [учеб. пособие/ Ю.Ф.
Симионов, Л.Н. Панасюк, А.Ю. Дроздов и др.]. — Ростов-н/Д.:
Феникс, 2003.
9. Информационные технологии (для экономиста): учеб. пособие/ Рос.
экон. акад. им. Г.В. Плеханова; под ред. А.К. Волкова. — М.:
ИНФРА-М, 2001.
10. Карабутов Н. Н. Информационные технологии в экономике: учеб.
пособие/ Н. Н. Карабутов. — М.: Экономика, 2002.
61
11. Козырев, Александр Александрович. Информационные технологии в
экономике и управлении: учебник/ А.А. Козырев. — 3-е изд. —
СПб.: Изд-во В.А.Михайлова, 2003.
12. Корнеев И. К. Информационные технологии в управлении/ И.К.
Корнеев, В.А. Машурцев. — М.: ИНФРА-М., 2001.
13. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера
2003. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.
14. Мельников В. В. Безопасность информации в автоматизированных
системах. — М.: Финансы и статистика, 2003.
15. Мишенин А.К Теория экономических информационных систем. —
М.: Финансы и статистика, 1999.
16. Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы. — СПб., Питер, 1999.
17. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник для вузов / под ред. И.Т. Трубилина.
— М.: Финансы и статистика, 1999.
18. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование
экономических информационных систем: учебник / под ред. Ю.Ф.
Тельнова. — М.: Финансы и статистика, 2001.
19. Советов Б. Я. Информационные технологии: учеб.для студентов
вузов/ Б.Я. Советов, В.В. Цехановский. — М.: Высш.шк., 2003.
20. Технические средства АСУ: учебник / под ред. В.П. Косарева. — М.:
Финансы и статистика, 1986.
21. Фридланд А.Я. Информатика и компьютерные технологии: Основные термины: Толковый словарь: Более 1000 базовых понятий и
терминов. — 3-е изд., испр. и доп. / А.Я. Фридланд. — М.: ООО
«Издательство Астрель»: ООО Издательство ACT», 2003.
22. Хотинская Г.И. Информационные технологии управления: учеб.
пособие/ Г.И. Хотинская; Моск. гос. ун-т сервиса. Ин-т экономики
сервиса. — М.: Дело и сервис, 2003.
23. Экономическая информатика: учебник / под ред. В.П. Косарева и
Л.В. Еремина. — М.: Финансы и статистика, 2001.
62
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
250
Размер файла
2 375 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа