close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

(pdf). Версия 1.6. Редакция от 01.06.2009 г. с сервера Контур

код для вставкиСкачать
Контур-Персонал
Версия 1.6
Справочник пользователя
Редакция от 01.06.2009 г.
В настоящем справочнике приняты следующие обозначения:
совет, носит рекомендательный характер;
важное сообщение.
Введение
Настоящий справочник предназначен для начинающих пользователей
системы Контур-Персонал (далее по тексту — система).
В данном справочнике подробно и последовательно описаны вход в систему,
основные элементы интерфейса, а также такие типичные задачи, с которыми
сталкивается в своей ежедневной работе каждый работник кадровой службы,
как: прием, перевод, увольнение, оформление отпусков, больничных листов,
командировок, учет рабочего времени сотрудников и формирование отчетности.
Справочник состоит из обособленных статей, сгруппированных в тематические
разделы. Каждая статья подробно описывает только одну задачу пользователя
от начала до конца на конкретном примере.
Приступать к работе с данным справочником следует только после того, как
пройден этап внедрения системы либо с помощью специалиста по внедрению
системы, либо с помощью Мастера ввода в эксплуатацию.
Данная редакция справочника не является окончательной, она содержит описание только базовых операций пользователя. В дальнейшем справочник бу­дет
дополняться.
Содержание
Начало работы с системой������������������������������������������������������������������������������������������������������������.4
Вход в систему�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.4
Описание интерфейса���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.7
Локальные нормативные акты����������������������������������������������������������������������������������������������������.9
Как получить информацию о штатном расписании по форме Т-3��������������������������������������.9
Как внести основные данные о работнике в систему����������������������������������������������������.11
Как внести дополнительные данные о работнике в систему�������������������������������������.14
Ввод паспортных данных�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.14
Ввод данных о трудовом стаже����������������������������������������������������������������������������������������������������������� .18
Ввод данных воинского учета�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .20
Ввод данных об образовании��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .23
Прием нового сотрудника����������������������������������������������������������������������������������������������������������� .26
Как оформить приказ о приеме���������������������������������������������������������������������������������������������������������� .26
Как напечатать личную карточку формы Т-2������������������������������������������������������������������������������� .30
Как напечатать трудовой договор������������������������������������������������������������������������������������������������������ .31
Перевод сотрудника������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.33
Как оформить перевод сотрудника с одной должности на другую в пределах одной
организации��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .33
Как напечатать дополнительное соглашение к трудовому договору������������������������������ .36
Увольнение сотрудника���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .38
Как оформить приказ об увольнении���������������������������������������������������������������������������������������������� .38
Как напечатать записку-расчет при увольнении������������������������������������������������������������������������ .42
Отпуск���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .44
Как составить график отпусков на предстоящий год��������������������������������������������������������������� .44
Как оформить ежегодный отпуск в соответствии с графиком отпусков������������������������ .49
Как оформить отпуск вне графика отпусков��������������������������������������������������������������������������������� .53
Как оформить отзыв из отпуска���������������������������������������������������������������������������������������������������������� .58
Как оформить продление отпуска в связи с болезнью����������������������������������������������������������� .62
Как оформить отпуск по беременности и родам����������������������������������������������������������������������� .62
Как оформить отпуск по уходу за ребенком�������������������������������������������������������������������������������� .66
2
Как оформить отпуск без сохранения заработной платы������������������������������������������������������.70
Больничный лист������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.75
Как внести в систему сведения о первичном больничном листе сотрудника�������������.75
Как внести в систему сведения о продолжении больничного листа��������������������������������.79
Командировка����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .83
Как оформить служебную командировку и напечатать командировочное удостоверение����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .83
Как оформить продление командировки�������������������������������������������������������������������������������������� .88
Отчетность в Пенсионный фонд�����������������������������������������������������������������������������������������������.91
Как сформировать анкету застрахованного лица АДВ-1��������������������������������������������������������.91
Как сформировать заявление об обмене страхового свидетельства АДВ-2��������������� .97
Как сформировать заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства
АДВ-3���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.104
Отчетность в военные комиссариаты��������������������������������������������������������������������������������� .111
Как сформировать отчет о принятых военнообязанных сотрудниках�������������������������� .111
Как сформировать отчет об уволенных военнообязанных сотрудниках��������������������.113
Как сформировать отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных (форма № 6)���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .116
Прочие отчеты�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� .118
Как получить список сотрудников, принятых в организацию������������������������������������������� .118
Как получить список сотрудников, уволенных из организации���������������������������������������.120
Как получить список сотрудников с указанием различных данных�������������������������������.122
Список с указанием возраста, паспортных данных и адреса регистрации���������.122
Список с указанием вида образования и учебного заведения���������������������������������.125
Учет рабочего времени в системе����������������������������������������������������������������������������������������.129
Как настроить производственный календарь (праздничные дни и переносы)�������.129
Как внести информацию об изменении графика работы сотрудника�������������������������� .132
Табельный учет�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.136
Как заполнить табель�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������.136
Как напечатать заполненный табель���������������������������������������������������������������������������������������.138
Как напечатать пустой табель («пустографку»)������������������������������������������������������������������.140
3
Начало работы с системой
Вход в систему
1. Система Контур-Персонал запускается одним из следующих способов:
• двойным нажатием на ярлык
Рабочем столе;
Контур-Персонал, размещенном на
• с помощью пункта меню Пуск / Все программы / СКБ Контур / КонтурПерсонал / Контур-Персонал.
2. При первом входе в систему в окне Подключение к приложению: КонтурПерсонал (рис. 1) укажите следующее:
• В поле Пользователь выберите имя пользователя admin
• Поле Пароль оставьте пустым
• Поле Сервер:
◦◦ оставьте пустым, если запуск системы Контур-Персонал производится на сервере или на компьютере, где была выполнена локальная
установка;
◦◦ введите имя сервера, если установлена клиентская часть системы, и
осуществляется подключение к серверной части.
• В поле Приложение из раскрывающегося списка выберите КонтурПерсонал.
Рис. 1. Подключение к системе Контур-Персонал
3. Нажмите на кнопку OK. Начнется процесс загрузки системы.
4. Дождитесь окончания загрузки системы. Открывается окно выбора рабочего места (рис. 2).
5. В
открывшемся
окне
наведите
курсор
мыши
Работа с персоналом и нажмите на кнопку Выбор.
4
на
строку
Рис. 2. Окно выбора рабочего места
Рабочее место Работа с персоналом используется при работе с
кадровым составом организации (создание карточек претендентов на работу; создание и ведение личных карточек сотрудников;
оформление приказов о приеме, переводе, увольнении сотрудников; оформление приказов по всем видам отпусков; командировкам, поощрениям и дисциплинарным взысканиям; формирование
отчетов о численности сотрудников, о движении персонала).
Название рабочего места отображается в заголовке окна системы.
6. После нажатия на кнопку Выбор открывается окно выбора рабочей даты
системы (рис. 3).
Рис. 3. Окно выбора рабочей даты
Рабочая дата – это дата, которая вводится при входе в систему. Все действия, выполненные в системе, датируются рабочей
датой. Подробную информацию о настройке рабочей даты см. в
контекстной справке системы (клавиша F1), статья Общие принципы работы в системе / Работа с датами.
5
7. В окне выбора рабочей даты оставьте дату, предложенную системой по
умолчанию. При необходимости работы в системе с более ранней или поздней датой (например, создать несколько приказов, отчетов с более поздней
датой) измените рабочую дату.
8. Нажмите ОК. В результате начнется процесс подготовки системы к работе.
9. Дождитесь завершения процесса подготовки системы к работе.
10.После завершения процесса подготовки системы к работе открывается информационное окно Система предупреждений (рис. 4).
Рис. 4. Система предупреждений
Система предупреждений служит для оповещения пользователей
о наступлении значимых кадровых событий в системе, о необходимости оформить те или иные документы в связи с наступлением
события.
11.Снимите флажки с тех событий, напоминания о которых получать не планируется. В дальнейшем при работе в системе данную настройку возможно
изменить.
12.Нажмите на кнопку Запустить. В результате отображается список событий с
указанием количества сотрудников по каждому событию.
Подробную информацию о работе с системой предупреждений см.
в контекстной справке системы (клавиша F1), статья Начало работы с системой / Система предупреждений.
13.По окончании работы с системой предупреждения нажмите на кнопку Закрыть. Вход в систему выполнен.
6
Описание интерфейса
Для удобства работы в системе используются единые элементы интерфейса.
Они обозначены на рисунке и рассмотрены на примере окна Персонал.
Рис. 1. Окно Персонал
Визуально окно делится на 2 части, левую и правую.
Список объектов штатного расписания расположен в левой части окна, в
нем отображается структура организации (холдинги, фирмы, подразделения,
штатные единицы).
Список сотрудников расположен в правой части окна, в нем отображается
список сотрудников того объекта штатного расписания, на котором установлен
курсор мыши в левой части окна.
Электронные карточки сотрудников и объектов штатного расписания
открываются двойным нажатием левой кнопки мыши или с помощью клавиши
Enter.
Для работы со структурой организации и списками сотрудников используют:
• Панель инструментов. Состоит из набора различных значков. Каждому
7
значку соответствует определенное действие. Если навести курсор мыши
на значок, то появится подсказка. Нажатие на значок приводит к выполнению необходимого действия.
• Контекстное меню. Для вызова контекстного меню установите курсор
на нужном объекте и нажмите на правую кнопку мыши. Как правило,
пункты контекстного меню повторяют значки панели инструментов, а также включают в себя ряд дополнительных функций.
Использование контекстного меню удобно на этапе освоения
системы. Если у пользователя возникает затруднение в выборе
дальнейшего действия, то полезно вызвать контекстное меню,
в котором отображен перечень функций, доступных из текущего
режима.
Все данные в системе, как правило, представлены в виде таблиц (рис. 1). Таблицы обеспечивают хранение большого объема информации, быстрый поиск
необходимых данных, а также упрощают пользователю ввод данных.
Ввод данных в систему осуществляется как вручную, так и с использованием
справочников. О наличии справочника свидетельствуют подчеркнутое назва(кнопка появляется после двойного нание (например, Имя) либо кнопка
жатия в заполняемом поле).
Даты также вводятся либо вручную, либо с помощью встроенного календаря
).
(кнопка
Если при заполнении каких-либо данных в справочнике нет необходимой записи, добавляется новая запись. Подробнее о том, как
в справочнике создать собственную запись см. статью «Ввод паспортных данных» раздел «Как добавить новую запись в справочник».
8
Локальные нормативные акты
Как получить информацию
о штатном расписании по форме Т-3
Для получения информации о структуре, штатном составе и штатной численности организации в системе используют отчет Унифицированная форма
Т-3.
Для того чтобы сформировать форму Т-3, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов.
3. В левой части реестра выберите группу 10.Штатное расписание / Унифи(Создать отчет). В резульцированная форма Т-3. Нажмите на значок
тате этого действия открывается окно выбора даты отчета.
4. Введите дату, на которую необходимо получить информацию. (Если необходимо получить актуальные на сегодняшний день сведения, то введите сегодняшнее число. Если необходимо построить отчет «задним числом», то введите дату из прошлого, которая вас интересует. Отобразится
то состояние штатного расписания, каким оно было на выбранную дату).
Нажмите на кнопку Выбор. Появится диалоговое окно для ввода параметра
отчета.
5. Заполните следующие параметры:
Название
Описание
Фирма
Укажите фирму, штатное расписание которой нужно
получить.
Подразделения
Заполняется, если нужно получить данные не по всей
фирме, а по одному из ее структурных подразделений.
Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
6. В открывшемся окне выберите Унифицированная форма Т-3
Т-3. При необхоПросмотр ).
димости просмотрите ее (кнопка
9
Если при просмотре формы Т-3 в столбце Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации не
отображены штатные единицы, значит в электронной карточке штатной единицы не указана должность / профессия (вкладка
Должность и профессия, часть Должность / Профессия, поле
Наименование). В этом случае воспользуйтесь печатной формой
Форма Т-3.
7. Распечатайте документ (кнопка
10
Печать ).
Как внести основные
данные о работнике в систему
Например, необходимо внести основные данные в систему о претенденте
Петровой Анне Ивановне, которая предоставила следующие документы:
• ИНН: 664 701 97 09 79
• Страховое свидетельство: 104-889-746 95
Данные работника вносятся в личную карточку. Карточка является электронным аналогом унифицированной формы Т-2. Она состоит из множества вкладок, на которых сгруппированы данные о сотруднике (например, паспортные
данные хранятся на вкладке Паспортные данные и т. п.).
Для того чтобы создать личную карточку и внести в нее основную информацию о претенденте, необходимо выполнить следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
(Создать сотрудника). В резуль3. В окне Персонал нажмите на кнопку
тате откроется окно Параметры создания объекта Сотрудник (рис. 1).
Рис. 1. Параметры создания объекта Сотрудник
4. В открывшемся окне оставьте дату создания личной карточки, предложенную по умолчанию. По умолчанию указана дата, с которой выполнен вход в
систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью встроен).
ного календаря (кнопка
Дата создания карточки должна предшествовать или равняться
дате приема сотрудника на работу.
5. Нажмите ОК. В результате откроется окно создания новой карточки претен11
дента, вкладка Основная информация (рис. 2).
Рис. 2. Вкладка Основная информация личной карточки сотрудника
6. На вкладке Основная информация должны быть заполнены следующие
поля. Поля заполняются по порядку сверху вниз.
12
Название
Описание
Пример
Дата создания
Дата создания личной карточки
сотрудника. По умолчанию вносится
дата, указанная на шаге 4.
02.02.2009
Код
Уникальный код карточки сотрудника. Вносится автоматически. Изменять код не рекомендуется.
П4974
Фамилия
Фамилия сотрудника вводится вручную.
Петрова
Название
Описание
Пример
Имя
Имя сотрудника вводится вручную.
Анна
При вводе начальных букв автоматически предлагается вариант написания имени из справочника. Если
вариант подходит, нажмите Enter,
если нет – продолжайте набор.
Отчество
Отчество сотрудника вводится вручную или с помощью справочника.
Заполняется по аналогии с именем
сотрудника.
Ивановна
Пол
Пол сотрудника вносится автоматически при внесении имени сотрудника.
Если пол сотрудника не внесен автоматически, выберите его из раскрывающегося списка.
Женский
Табельный номер
Табельный номер сотрудника. Указы- 24105
вается, если в организации ведется
табельная нумерация.
Страховое свидетельство
Номер страхового свидетельства сотрудника.
104-889-746
95
ИНН
Идентификационный номер налогоплательщика.
664701970979
Ввод основной информации о сотруднике завершен. Пример заполнения
данной вкладки см. на рис. 2.
При создании личной карточки претендента достаточно заполнить вкладку Основная информация. Однако следует помнить,
что для формирования формы Т-2 этой информации будет недостаточно. Подробнее о заполнении реквизитов личной карточки
сотрудника см. статью «Как внести дополнительные данные о
работнике в систему».
Сохраните внесенные данные с помощью кнопки
(Сохранить),
Сохранить если не(Сохранить и
обходимо заполнить другие вкладки карточки, или кнопки
закрыть), если работа с карточкой завершена.
13
Как внести дополнительные данные
о работнике в систему
Ввод паспортных данных
Паспортные данные сотрудника вносятся в его личную карточку на вкладку
Паспортные данные.
Например, необходимо внести в систему паспортные данные Петровой Анны
Ивановны:
• Паспорт: серия 65 99, номер 658 121, дата рождения 01.01.1950, выдан ОВД г. Охи Сахалинской обл., код подразделения 652-010, когда
выдан – 16.09.2005. Гражданство – Российская Федерация.
• Адрес прописки: г. Екатеринбург, Сиреневый бульвар 28а-29 с 18.06.1999
г.
• Место проживания: г. Екатеринбург, ул. Ильича 46-507.
Чтобы заполнить вкладку Паспортные данные, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на папке Претенденты.
В правой части окна отображается список сотрудников данной папки.
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
5. В окне Персонал нажмите на кнопку
(Открыть). В результате открывается личная карточка сотрудника, вкладка Основная информация.
6. Перейдите на вкладку Паспортные данные (рис. 1).
14
Рис. 1. Вкладка Паспортные данные личной карточки сотрудника
7. На вкладке Паспортные данные заполните следующие реквизиты:
Подчеркнутые реквизиты (ссылки) или наличие в поле кнопки
свидетельствуют о том, что поле возможно заполнить с помощью справочника. Справочник открывается при нажатии на ссыл.
ку или на кнопку
•
Паспортные данные, Гражданство, Дата рождения — внесите данные
из документа, удостоверяющего личность сотрудника, как показано на
рис. 1.
При заполнении реквизита Паспортные данные в справочнике подразделений, выдавших документ, может отсутствовать
необходимое подразделение. В этом случае добавьте запись в справочник. О том, как в справочнике создать собственную запись см.
ниже в разделе «Как добавить новую запись в справочник».
•
Адрес регистрации — внесите адрес сотрудника по прописке
(см. рис. 1). Для этого:
15
а) Нажмите на ссылку Адрес (текст). В результате открывается окно Редактирование адреса.
Рис. 2. Редактирование адреса
б) В открывшемся окне в строке Страна в столбце Наименование введите название страны (Российская Федерация). При вводе начальных
букв автоматически предлагается вариант написания имени из справочника. Если вариант подходит, нажмите Enter, если нет — продолжайте набор.
в) Аналогичным образом заполняются реквизиты Регион, Район, Город,
Нас. пункт, Улица (см. рис. 2).
г) В поле Дом введите номер дома и тип с помощью справочника
(рис. 2).
д) В поле Квартира введите номер квартиры и тип с помощью справочника (рис. 2).
е) Проверьте правильность заполнения адреса в верхней левой части
окна в поле Новый адрес. Если адрес введен верно, нажмите на кнопку Сохранить. Если адрес введен неверно, внесите изменения в соответствующих полях и нажмите Сохранить.
• Дата прописки — введите вручную (рис. 1).
• Адрес проживания — внесите адрес проживания сотрудника по аналогии с адресом регистрации (рис. 1).
16
Адрес проживания заполняется в том случае, если он отличается
от адреса регистрации. Если адрес проживания и адрес регистрации совпадают, достаточно ввести только адрес регистрации
и скопировать значение поля Адрес регистрации в поле Адрес
проживания. Для этого:
1. Заполните поле Адрес регистрации, как описано выше.
2. Установите курсор в поле Адрес проживания и нажмите
на правую кнопку мыши. Появится контекстное меню.
3. В контекстном меню выберите пункт Копирование адреса.
Копирование адреса выполнено.
Ввод паспортных данных сотрудника завершен. Пример заполнения данной
вкладки см. на рис. 1.
Сохраните внесенные данные с помощью кнопки
(Сохранить),
Сохранить если необходимо заполнить другие вкладки карточки, или кнопки
(Сохранить и
закрыть), если работа с карточкой завершена.
Как добавить новую запись в справочник
Выполним добавление записи в справочник на примере справочника подразделений, выдавших документ. Для этого:
1. Установите курсор мыши в поле, которое необходимо заполнить (Код подр.).
Нажмите на клавишу F2. В результате открывается справочник (Кто выдал
документ).
2. В справочнике нажмите на клавишу Insert.
3. В появившемся окне на основании данных паспорта внесите следующие
данные:
•
В поле Код введите код подразделения (652-010).
•
В поле Наименование — название подразделения (ОВД г. Охи Сахалинской обл.).
•
Флажок Входит в краткую форму справочника оставьте установленным.
4. Нажмите на кнопку
(Сохранить и закрыть).
Запись добавлена в справочник.
В остальные справочники системы записи добавляются аналогичным образом.
17
Ввод данных о трудовом стаже
Данные о трудовом стаже сотрудника вносятся в личную карточку на вкладку
Трудовая книжка. Эти сведения необходимы для ведения учета общего трудового и дополнительных стажей сотрудника (например, территориального, по
особым условиям труда), а также при формировании отчетов СЗВ-К и СЗВ-4.
Например, Петрова Анна Ивановна принимается в ИП Иванов с 09.02.2009 г.
на должность бухгалтера. В трудовой книжке Петровой имеются следующие
записи о предыдущих местах работы:
1. 24.05.2001—26.08.2004 – бухгалтер в Речном пароходстве. Работа в местности, приравненной к районам Крайнего Севера.
2. 24.09.2004 — 08.02.2009 – кассир на заводе.
В данном случае сотрудницу необходимо принять в ИП Иванов с помощью
приказа О приеме (подробнее см. статью Прием нового сотрудника), а записи из трудовой книжки внести вручную на вкладку Трудовая книжка.
Чтобы заполнить вкладку Трудовая книжка, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на папке Претенденты. В правой части окна отображается список сотрудников данной папки.
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
5. В окне Персонал нажмите на кнопку
(Открыть). В результате открывается личная карточка сотрудника, вкладка Основная информация.
6. Перейдите на вкладку Трудовая книжка (рис. 1).
7. На вкладке Трудовая книжка вручную введите серию и номер трудовой
книжки (ОБК 7654325789), а также при необходимости серию и номер вкладыша к трудовой книжке.
8. Внесите вручную или с помощью справочника только те записи из трудовой
книжки, которые соответствуют периодам работы, включаемым в общий
трудовой стаж на основании записей в его трудовой книжке (см. рис. 1).
18
Рис. 1. Вкладка Трудовая книжка личной карточки сотрудника
Записи из трудовой книжки вносятся по порядку, начиная с самой
первой записи. Поля заполняются вручную или с помощью справочника. Чтобы открыть справочник, установите курсор в поле, которое необходимо заполнить, и нажмите на клавишу F2.
Строки добавляются с помощью клавиши Insert.
На основании введенных записей автоматически заполняются реквизиты Общий стаж, а также специальные стажи, если они были заполнены (например,
Стаж по территориальным условиям МКС). Данные реквизиты расположены
в нижней части вкладки Трудовая книжка (см. рис. 1).
В дальнейшем информация о стаже вносится в карточку автоматически при
утверждении приказов (о приеме, переводе, увольнении и др.).
Пример заполнения данной вкладки см. на рис. 1.
Сохраните внесенные данные с помощью кнопки
(Сохранить),
Сохранить если необходимо заполнить другие вкладки карточки, или кнопки
(Сохранить и
закрыть), если работа с карточкой завершена.
19
Ввод данных воинского учета
Данные воинского учета сотрудников вносятся в личную карточку на вкладку Воинский учет и Воинский учет (доп). Данные сведения необходимы при
формировании отчетов для передачи в военкоматы, а также отображаются в
карточке Т-2.
Например, необходимо внести в систему следующие данные военного билета
Петрова Ивана Ивановича:
Военнообязанный; категория запаса — 2; воинское звание — сержант (старшина 1-й статьи); состав (профиль) — сержанты; ВУС — 0678095А; категория годности — годные к военной службе; Комиссариат приписки — Краснопресненский районный комиссариат г. Москвы; статус — на общем учете с 12.03.2004 г.;
группа воинского учета — РА.
Чтобы внести данные для воинского учета, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на папке Претенденты. В правой части окна отображается список сотрудников данной папки.
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петров).
5. В окне Персонал нажмите на кнопку
(Открыть). В результате открывается личная карточка сотрудника, вкладка Основная информация.
6. Перейдите на вкладку Воинский учет (рис. 1).
7. На вкладке Воинский учет заполните следующие реквизиты на основании
записей в военном билете сотрудника:
Подчеркнутые реквизиты (в дальнейшем — ссылки) свидетельствуют о том, что поле возможно заполнить с помощью справочника. Справочник открывается нажатием на ссылку.
•
20
Категория запаса — выберите из справочника категорию запаса (2).
• Воинское звание — выберите из справочника наименование воинского
звания (Сержант (старшина 1-й статьи).
• Состав (профиль) — выберите из справочника состав (сержанты).
• ВУС — введите ВУС вручную (0678095А).
• Категория годности к военной службе — выберите из справочника категорию годности к военной службе (Годные к военной службе).
• Комиссариат приписки — выберите из справочника наименование комиссариата приписки (Краснопресненский районный комиссариат г. Москвы).
Если при заполнении реквизита Комиссариат приписки в справочнике отсутствует наименование нужного военкомата, добавьте
в справочник новую запись. Подробнее о том, как в справочник добавить запись, см. статью «Ввод паспортных данных» раздел
«Как добавить новую запись в справочник».
Рис. 1. Вкладка Воинский учет личной карточки сотрудника
• Воинский учет — заполните следующие поля:
◦◦ Действ. с... — введите вручную дату постановки на учет (12.03.2004).
◦◦ Статус — выберите из справочника наименование статуса (На общем
учете).
Если сотрудник снят с учета, в поле Статус выберите Снят с
учета и в поле Код основания снятия выберите причину снятия
с учета.
21
8. После заполнения вкладки сохраните внесенные данные с помощью кнопки
(Сохранить). Пример заполнения данной вкладки см. на рис. 1.
9. Перейдите на вкладку Воинский учет (доп.) (рис. 2).
Рис. 2. Вкладка Воинский учет (доп.) личной карточки сотрудника
10. На вкладке Воинский учет (доп.) заполните следующие данные из военного
билета сотрудника:
•
Отношение к воинской службе — выберите из справочника наименование отношения к воинской службе (Военнообязанный).
•
Группа воинского учета — выберите из справочника группу воинского
учета (РА).
Пример заполнения данной вкладки см. на рис. 2.
Сохраните внесенные данные с помощью кнопки
(Сохранить),
Сохранить если необходимо заполнить другие вкладки карточки, или кнопки
(Сохранить и закрыть), если работа с карточкой завершена.
22
Ввод данных об образовании
Для того чтобы в системе учитывались данные об образовании сотрудников,
необходимо в личной карточке заполнить вкладку Образование.
Например, необходимо внести в систему данные об образовании Петровой
Анны Ивановны:
Диплом о высшем образовании АВС 0208098 Института экономики и культуры
г. Оренбурга, выдан 06.06.1999 г., специальность — экономика, квалификация
— бакалавр экономики. Дата поступления — 01.09.1994 г., дата окончания —
01.06.1999 г.
Чтобы заполнить вкладку Образование, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на папке Претенденты.
В правой части окна отображается список сотрудников данной папки.
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
5. В окне Персонал нажмите на кнопку
(Открыть). В результате открывается личная карточка сотрудника, вкладка Основная информация.
6. Перейдите на вкладку Образование (рис. 1).
Рис. 1. Вкладка Образование личной карточки сотрудника
7. На вкладке Образование заполните следующие реквизиты на основании записей в документах об образовании сотрудника:
23
Поля заполняются по порядку слева направо. Справочники, с помощью которых заполняются поля, открываются при нажатии на
клавишу F2.
• Начало обучения
(01.09.1994).
—
введите
вручную
дату
начала
обучения
• Конец обучения — введите вручную дату окончания обучения
(01.06.1999).
Если поле Конец обучения не заполнено, считается, что образование не закончено, и сотрудник продолжает обучение. Такой сотрудник не попадет в соответствующие отчеты.
• Наименование документа, подтверждающего образование — выберите из справочника наименование документа, подтверждающего образование (Диплом).
• Дата выдачи документа — введите вручную дату выдачи документа об
образовании (06.06.1999).
• Серия — введите вручную серию документа об образовании (АВС).
• Номер — введите вручную номер документа об образовании (0208098).
• Код формы обучения — выберите из справочника код формы обучения
(1). Автоматически вносится наименование формы обучения (Очное).
• Образование — заполняется в специальной форме Образование
(рис. 2). Поля открывшейся формы заполняются по порядку сверху вниз
с помощью справочников. Справочники открываются нажатием на ссылку.
Рис. 2. Заполнение реквизита Образование
24
•
Вид образования — выберите из справочника наименование вида образования (Высшее образование).
•
Специальность — выберите из справочника наименование специальности сотрудника в соответствии с документом об образовании (Экономика).
•
Квалификация по диплому — выберите из справочника наименование
квалификации сотрудника в соответствии с документом об образовании
(Бакалавр экономики).
•
Учебное заведение — выберите из справочника название учебного заведения, которое окончил сотрудник (Институт экономики и культуры).
Если в справочнике отсутствует необходимая запись, добавьте в
справочник новую запись. Подробнее см. статью «Ввод паспортных данных» раздел «Как добавить новую запись в справочник».
Пример заполнения вкладки Образование представлен на рис. 1.
Если у сотрудника несколько документов об образовании, введите
информацию о каждом из них в отдельной строке. Строки добавляются с помощью клавиши Insert.
Информация о курсах повышения квалификации, стажировках и
других формах повышения квалификации сотрудников вносится на
вкладку Образование (доп.) аналогичным образом.
Сохраните внесенные данные с помощью кнопки
(Сохранить),
Сохранить если необ(Сохранить и заходимо заполнить другие вкладки карточки, или кнопки
крыть), если работа с карточкой завершена.
25
Прием нового сотрудника
Чтобы в системе оформить прием нового сотрудника:
1. Создайте личную карточку претендента (подробнее см. статью «Как внести
основные данные о работнике в систему»).
После того как карточка создана, заполнена данными сотрудника и сохранена, она хранится в папке Претенденты.
Перед тем как создавать личную карточку сотрудника, убедитесь, что она не была создана ранее. Созданная личная карточка
сотрудника может храниться в следующих папках:
• Претенденты — если приказ о приеме сотрудника на работу
еще не оформлен.
• Папка той организации, на работу в которую сотрудник
принят — если сотрудник уже принят на работу.
• Уволенные — если сотрудник был уволен.
2. Создайте и утвердите приказ О приеме. После того как создан и утвержден
приказ о приеме сотрудника, карточка сотрудника перемещается в папку
той организации, на работу в которую он принят.
Как оформить приказ о приеме
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо оформить приказ о приеме Петровой Анны Ивановны на работу
в ИП Иванов на должность бухгалтера по заработной плате с 09.02.2009 г. (личная карточка уже создана).
Для того чтобы создать приказ О приеме, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на папке Претенденты.
В правой части окна отображается список претендентов.
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
26
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа.
Рис. 1. Передача данных в приказ
7. В окне выбора приказа выберите По персоналу / о приеме и нажмите на
кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно выбора даты
создания приказа.
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 2). Поля заполняются по порядку слева направо.
27
Рис. 2. Окно создания нового приказа
10.В открывшемся окне следующие поля должны быть заполнены:
Название
Описание
Пример
ТН
Табельный номер сотрудника, если в организации ведется табельная нумерация.
24106
*ФИО
Фамилия, имя, отчество сотрудника
Петрова
Анна Ивановна
*Период работы Дата вступления в должность.
с...
09.02.2009
*Код ШЕ
ШЕ656
Код и полное наименование штатной
единицы, на которую сотрудник принимается. Выбирается из справочника
(клавиша F2).
Бухгалтер
по заработной плате
*Наименование
*Число ставок
Количество ставок, которое будет занимать сотрудник на новой должности.
По умолчанию указывается 1 ставка.
Возможно указывать любое количество
ставок, в том числе дробное значение.
1
*Код вида работы
Код и полное наименование вида работы. Выбирается только из справочника
(клавиша F2). Не рекомендуется создавать в справочнике собственные записи.
1
*Вид работы
основная
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
28
11. При необходимости измените вручную или с помощью справочника (клавиша F2) значения полей, заполненные автоматически.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
По персоналу / Приказ о приеме.
12. После заполнения полей приказа (рис. 2) утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
13. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму:
•
форма Т-1 (Унифицированная форма), если приказ создан для
одного сотрудника;
•
форма Т-1а (Унифицированная форма), если приказ создан для
нескольких сотрудников.
в) При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите
на кнопку
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати документ.
г) Распечатайте документ.
14. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке По персоналу / о приеме.
После утверждения приказа доступны следующие действия:
•
Печать карточки Т-2 (подробнее см. статью «Как напечатать личную
карточку формы Т-2»).
•
Печать трудового договора (подробнее см. статью «Как напечатать трудовой договор»).
29
Как напечатать личную карточку формы Т-2
Рассмотрим следующий пример:
Петрова Анна Ивановна принята на работу в ИП Иванов на должность бухгалтера
по заработной плате. Необходимо распечатать ее личную карточку формы Т-2.
Для того чтобы напечатать форму Т-2, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников данной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Окно выбора сотрудника
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
5. В окне Персонал нажмите на кнопку
(Открыть). В результате открывается личная карточка сотрудника, вкладка Основная информация.
6. Нажмите на кнопку
(рис. 2).
(Печать). Откроется окно выбора печатной формы
7. Выберите печатную форму Т-2 Личная карточка (Унифицированная форма).
8. При необходимости просмотреть содержимое печатной формы нажмите на
кнопку
(Просмотр). В результате открывается окно ввода параметров.
9. В окне ввода параметров заполните следующие поля:
30
• Дата заполнения — введите дату создания карточки.
• Работа — выберите из справочника вид работы.
Нажмите ОК.
Рис. 2. Окно выбора печатной формы
10.Открывается подготовленный к печати документ.
11.Распечатайте документ стандартными средствами печати.
Печать карточки Т-2 завершена.
Как напечатать трудовой договор
Рассмотрим следующий пример:
Петрова Анна Ивановна принята на работу в ИП Иванов на должность бухгалтера по заработной плате. С ней заключили трудовой договор. Необходимо его
распечатать.
Для того чтобы напечатать трудовой договор, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт Текущая работа /
Приказы. В результате открывается реестр приказов.
3. В левой части реестра приказов выберите папку По персоналу / о приеме.
В правой части окна отображается список приказов данной папки (рис. 1).
31
Чтобы список приказов отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Реестр приказов
4. В списке приказов установите курсор на необходимом приказе и откройте
его двойным нажатием мыши.
5. В открывшейся форме приказа в верхней части (не на вкладке Сотрудник)
нажмите на кнопку
(Печать) (рис. 2). В результате открывается окно выбора печатной формы.
Рис. 2. Окно выбора печатной формы
6. В открывшемся окне в разделе Трудовые договоры установите флажок
Трудовой договор.
7. При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите на кнопку
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати документ.
8. Распечатайте документ стандартными средствами печати.
Печать трудового договора завершена.
32
Перевод сотрудника
Как оформить перевод сотрудника
с одной должности на другую в пределах
одной организации
Для перевода сотрудника с одной исполняемой должности на другую в системе используется приказ О переводе.
Рассмотрим следующий пример:
Петрова Анна Ивановна принята на работу в ИП Иванов на должность бухгалтера с 09.02.2009 г. С 25.03.2009 ее переводят на должность специалиста отдела
кадров.
Для того чтобы создать приказ О переводе, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников выбранной организации.
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа.
7. В окне выбора приказа выберите По персоналу / о переводе и нажмите на
кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно выбора даты
приказа.
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
33
Рис. 1. Передача данных в приказ
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 2). Поля заполняются по порядку слева направо.
Рис. 2. Окно создания нового приказа
10. В открывшемся окне на вкладке Перевод должны быть заполнены следующие поля:
Название
Описание
ТН
Табельный номер сотрудника, если в орга- 24106
низации ведется табельная нумерация.
*ФИО
Фамилия, имя, отчество сотрудника.
34
Пример
Петрова Анна
Ивановна
Название
Описание
Пример
*Пред. должн.
Должность, которую сотрудник занимал
до перевода на другую должность.
бухгалтер
*Период работы с
Дата вступления в новую должность.
25.03.2009
*Код новой
должности
Код и полное наименование штатной еди- ШЕ682
ницы, на которую сотрудник переводится.
Выбирается из справочника (клавиша F2). Специалист
отдела кадров
*Наименование
Число ставок
Количество ставок, которое сотрудник
будет занимать на новой должности.
1
*Код вида
работы
Код и полное наименование вида работы.
Выбирается только из справочника (клавиша F2). Не рекомендуется создавать в
справочнике собственные записи.
1
*Вид работы
Выбирается только из справочника (клавиша F2). Не рекомендуется создавать в
справочнике собственные записи.
основная
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
11. При необходимости измените вручную или с помощью справочника (клавиша F2) значения полей, заполненные автоматически.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
По персоналу / Приказ о переводе.
12. После заполнения полей приказа (рис. 2) утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
13. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
35
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму Приказ о переводе Т-5 (Унифицированная форма)
в) При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите
на кнопку
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати документ.
г) Распечатайте документ.
14. Если условия работы сотрудника изменились существенно, напечатайте дополнительное соглашение к трудовому договору. Для этого выберите печатную форму Дополнительное соглашение к договору и распечатайте
документ.
Дополнительное соглашение возможно распечатать позже. Подробнее см. статью «Как напечатать дополнительное соглашение к трудовому договору».
Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке По персоналу / о переводе.
Как напечатать дополнительное соглашение
к трудовому договору
Если дополнительное соглашение к трудовому договору печатается в связи с
переводом сотрудника с одной должности на другую в пределах одной организации, необходимо сначала оформить приказ о переводе сотрудника (см.
статью «Как оформить перевод сотрудника с одной должности на другую в
пределах одной организации»).
Для того чтобы напечатать дополнительное соглашение к трудовому договору,
выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт Текущая работа /
Приказы. В результате открывается реестр приказов.
3. В левой части реестра приказов выберите папку По персоналу / о переводе. В правой части окна отображается список приказов данной папки
(рис. 1).
36
Чтобы список приказов отображался полностью, установите
флажок Все входящие, а также установите диапазон дат, в котором создан приказ.
Рис. 1. Реестр приказов
4. В списке приказов установите курсор на необходимом приказе и откройте
его двойным нажатием мыши.
5. В открывшейся форме приказа в верхней части (не на закладке Сотрудник)
нажмите на кнопку
(Печать). В результате открывается окно выбора
печатной формы (рис. 2).
Рис. 2. Окно выбора печатной формы
6. В окне выбора печатной формы выберите Дополнительное соглашение к
договору.
7. При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите на кнопку
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати документ.
8. Распечатайте документ стандартными средствами печати.
Печать дополнительного соглашения к трудовому договору завершена.
37
Увольнение сотрудника
Как оформить приказ об увольнении
Для увольнения сотрудника с исполняемой должности в системе используется
приказ Об увольнении.
Рассмотрим следующий пример:
Петрова Анна Ивановна работает в ИП Иванов в должности специалиста отдела кадров с 25.03.2009 г. Необходимо уволить ее с 06.04.2009 г.
Для того чтобы создать приказ Об увольнении, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на папке той организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается список сотрудников выбранной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в приказ
38
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
Чтобы выбрать нескольких сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз» (на дополнительной клавиатуре справа). Если сотрудника выделять не нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
Рис. 2. Окно выбора приказа
7. В окне выбора приказа выберите По персоналу / об увольнении и нажмите на кнопку Выбор (рис. 2). В результате этого действия открывается окно
выбора даты приказа.
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
39
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3). Поля заполняются по порядку слева направо.
Рис. 3. Окно создания нового приказа
10. В открывшемся окне должны быть заполнены следующие поля:
Название
Описание
Пример
*Дата увольне- Последний рабочий день сотруд- 05.04.2009
ния
ника. По умолчанию вносится дата,
введенная в окне выбора даты приказа (п. 7).
ТН
Табельный номер сотрудника, если 24106
в организации ведется табельная
нумерация.
*Фамилия Имя Фамилия, имя, отчество сотрудника. Петрова Анна
Отчество
Ивановна
*Исполняемая Должность, с которой сотрудник специалист
должность
увольняется.
отдела кадров
*Код статьи ТК Номер и полное наименование ста- 77/3
РФ
тьи ТК РФ, согласно которой производится увольнение. Выбирается из Расторжение тру*Статья ТК РФ
справочника (клавиша F2).
дового договора
по
инициативе
работника
40
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
11. При необходимости измените вручную или с помощью справочника (клавиша F2) значения полей, заполненных автоматически.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
По персоналу / Приказ об увольнении.
12. После заполнения полей приказа (рис. 3) утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
13. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму Приказ об увольнении Т-8 (Унифицированная форма).
в) При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите
на кнопку
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати документ.
г) Распечатайте документ.
14. При необходимости распечатать записку-расчет для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при увольнении выберите печатную форму Записка-расчет (Т-61) Унифицированная форма
и распечатайте документ.
Записку-расчет возможно распечатать позже. Подробнее см. статью «Как напечатать записку-расчет при увольнении».
15. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов (пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке По персоналу / об
увольнении.
41
После утверждения приказа личная карточка сотрудника перемещается в папку Уволенные. Поскольку дата увольнения считается последним рабочим днем, то карточка перемещается в папку
Уволенные только на следующий день после увольнения. Карточка находится в папке Уволенные, пока сотрудник не будет принят
на работу в какую-либо организацию.
Как напечатать записку-расчет при увольнении
Записка-расчет применяется для учета и расчета причитающейся заработной
платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора.
Если записка-расчет печатается в связи с увольнением сотрудника, необходимо
сначала оформить приказ об увольнении сотрудника (см. статью «Как оформить приказ об увольнении»).
Если записка-расчет не напечатана сразу после формирования приказа Об
увольнении, ее возможно напечатать позже. Для этого:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт Текущая работа /
Приказы. В результате открывается реестр приказов.
3. В левой части реестра приказов выберите папку По персоналу / об увольнении. В правой части окна отображается список приказов данной папки
(рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Реестр приказов
42
4. В списке приказов установите курсор на необходимом приказе и откройте
его двойным нажатием мыши.
5. В открывшейся форме приказа в верхней части (не на закладке Сотрудник)
нажмите на кнопку
(Печать). В результате открывается окно выбора печатной формы (рис. 2).
6. В окне выбора печатной формы выберите Записка-расчет (Т-61) Унифицированная форма.
7. При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите на кнопку
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати документ.
Рис. 2. Окно выбора печатной формы
8. Распечатайте документ стандартными средствами печати.
Печать записки-расчета завершена.
43
Отпуск
Как составить график отпусков
на предстоящий год
Для составления графика отпусков в системе используется приказ График отпусков, разработанный в соответствии с унифицированной формой Т-7.
Приказ составляется на основе заявлений сотрудников, в которых отражены их
пожелания относительно даты и продолжительности отпуска.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо составить и утвердить график отпусков для сотрудников организации (ИП Иванов) на 2009 год. Согласно пожеланиям, указанным в заявлениях,
есть следующая информация:
• Иванова Наталья Степановна планирует взять ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.05.2009 продолжительностью 28 календарных дней;
• Селиванов Николай Васильевич планирует разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на две части:
◦◦ с 20.02.2009 - 10 календарных дней;
◦◦ с 01.09.2009 - 18 календарных дней.
Для того чтобы создать приказ График отпусков, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на нужной организации
(ИП Иванов). В правой части окна отображается список её сотрудников (рис.
1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников нажмите на клавишу Ctrl и, удерживая ее, курсором
мыши выделите необходимых сотрудников (Селиванова и Иванову). Отпустите клавишу, в результате выделены обе фамилии.
44
Рис. 1. Передача данных в приказ
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
7. В окне выбора приказа в папке Отпуска выберите График отпусков и нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно выбора даты приказа.
8. В открывшемся окне выбора даты приказа оставьте дату создания приказа,
предложенную по умолчанию. По умолчанию предложена дата, указанная
при входе в систему.
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа. В
нем данные каждого сотрудника внесены в отдельную строку (рис. 3). Приказ содержит две вкладки: Сведения о сотрудниках и отпусках и Руководители. Вкладка Руководители заполняется автоматически. На вкладке
Сведения о сотрудниках и отпусках должны быть заполнены следующие
поля:
45
Название
Описание
Данные из примера
ТН
Табельный номер сотруд- 6
ника.
*Фамилия Имя От- Фамилия, имя, отчество Селиванов Николай Васичество
сотрудника.
льевич
*Исполняемая
должность
Должность сотрудника,
ген. директор
для которой формируется
график отпусков.
Вышестоящее под- Наименование структурразделение
ного подразделения, в
котором работает сотрудник.
*График
Не указано, т.к. согласно
штатному расписанию
ШЕ ген. директор подчинена непосредственно
фирме и не входит ни в
один из ее отделов.
Вносится информация об См. рис. 4
отпуске сотрудника. Способ заполнения поля описан ниже в п. 10.
Рис. 2. Окно выбора приказа
46
Рис. 3. Окно создания нового приказа
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
10.Установите курсор на строке с данными Селиванова Н. В.
11.Двойным нажатием в поле График откройте дополнительное окно График
отпусков для сотрудника. Для того чтобы внести информацию о первой
части отпуска, заполните поля:
а) *Код - двойным нажатием в поле откройте окно Отпуска сотрудника.
Выберите отпуск из списка отпусков, положенных сотруднику на данной должности (115) и нажмите Выбор. Снова откроется окно График
отпусков для сотрудника.
б) Тип отпуска – заполняется автоматически (ежегодный основной оплачиваемый отпуск).
в) *Период – двойным нажатием в поле откройте окно Лента периодов
отпуска сотрудника (перечислены все периоды (годы), за которые
сотруднику положены отпуска). Выберите период, за который планируется предоставить отпуск, и нажмите Выбор.
г) Стаж с, По, Остаток заполняются автоматически данными из Ленты
периодов отпуска сотрудника.
д) *Отпуск с… – введите дату начала первой части отпуска (20.02.2009).
е) *Дней – укажите продолжительность отпуска в днях (10).
ж) По – окончание отпуска рассчитывается и заполняется автоматически
с учетом праздничных дней (02.03.2009). Информация о первой части
отпуска внесена (рис. 4).
з) Для того чтобы внести информацию о второй части, не закрывая окна
График отпусков для сотрудника, нажмите на клавишу Insert. Добавится строка.
47
Рис. 4. График отпусков Селиванова Н. В.
и) Повторите действия, описанные в пунктах а-г.
к) *Отпуск с… - введите дату начала второй части отпуска (01.09.2009).
л) *Дней – укажите продолжительность отпуска в днях (18).
м) По – окончание отпуска рассчитывается и заполняется автоматически
(18.09.2009). Информация о второй части отпуска внесена.
н) Нажмите ОК. Вновь откроется окно График отпусков. В поле График
отобразится информация о дате начала, дате конца и общей продолжительности отпуска (рис. 5).
12. График отпусков для второго сотрудника (Иванова Н. С.) заполняется аналогично (пункты а-ж). Поля заполняются значениями из заявления сотрудника.
Рис. 5. Заполненный график отпусков
13. После заполнения полей приказа утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
48
14. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму График отпусков (Унифицированная).
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Откроется заполненная форма приказа.
г) Распечатайте документ.
15. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в группе Отпуска / график отпусков.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Отпуска / График отпусков.
Как оформить ежегодный отпуск
в соответствии с графиком отпусков
Перед тем как в системе Контур-Персонал оформить сотруднику отпуск по
графику, необходимо оформить и утвердить приказ График отпусков. Данная
процедура описана в статье «Как составить график отпусков на предстоящий год».
На основании информации из графика отпусков, для сотрудника создается приказ Очередной оплачиваемый отпуск.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо оформить отпуск сотруднику Селиванову Н. В. согласно графику
отпусков, составленному и утвержденному в конце предыдущего года. В графике отпусков отражено, что отпуск предоставляется частями: первая часть зимой, вторая осенью. В данном примере оформляется первая часть (с 20.02.2009
по 02.03.2009).
Для того чтобы создать приказ о предоставлении отпуска сотруднику, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
49
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на нужной организации
(ИП Иванов). В правой части окна отображается список её сотрудников (рис.
1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в приказ
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на строке с фамилией Селиванов Н. В.
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
50
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
7. В окне выбора приказа в папке Отпуска выберите Очередной оплачиваемый отпуск и нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно выбора даты приказа.
Рис. 2. Окно выбора приказа
8. В открывшемся окне выбора даты приказа оставьте дату создания приказа,
предложенную по умолчанию. По умолчанию предложена дата, указанная
при входе в систему.
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3).
Рис. 3. Окно создания нового приказа
51
Приказ содержит две вкладки: Сведения о сотрудниках и отпусках и
Руководители. Вкладка Руководители заполняется автоматически. На
вкладке Сведения о сотрудниках и отпусках должны быть заполнены
следующие поля:
Название
Описание
Данные из примера
ТН
Табельный номер сотрудника
6
*Фамилия Имя
Отчество
Фамилия, имя, отчество сот- Селиванов Николай
рудника
Васильевич
*Исполняемая
должность
Должность сотрудника, для
которой оформляется отпусков
ген. директор
Вышестоящее
подразделение
Наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник
Не указано, т.к. согласно штатному расписанию ШЕ ген. директор
подчинена непосредственно фирме и не
входит ни в один из ее
отделов.
График отпусков
Указывается номер и дата
приказа График отпусков.
Способ заполнения поля
описан ниже.
См. рис. 3
*Отпуск
В данное поле вносится
информация об отпуске.
Способ заполнения поля
описан ниже.
с 20.02.2009 по
02.03.2009 (10 дней)
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
10. В поле График отпусков двойным нажатием откройте дополнительное окно
График отпусков. В нем отображается информация об отпуске, внесенная
в одноименный приказ.
11. В открывшемся окне выберите строку с отпуском, по которому оформляется
приказ, и нажмите Выбор. Вновь откроется окно заполнения приказа.
12. В поле *Отпуск автоматически внесена информация о предоставляемом отпуске (с 20.02.2009 по 02.03.2009 (10 дней).
13. Утвердите приказ с помощью кнопки
52
(Принять приказ).
Только после утверждения приказа информация об отпуске начинает учитываться в системе.
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
14. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму Т-6 Распоряжение о предоставлении отпуска (Унифицированная форма).
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Откроется заполненная форма распоряжения о предоставлении отпуска.
г) Распечатайте документ.
15. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в группе Отпуска / график отпусков.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Отпуска / Очередной оплачиваемый отпуск.
Как оформить отпуск вне графика отпусков
Для оформления отпуска, не предусмотренного графиком отпусков, в системе
используют приказ Очередной оплачиваемый отпуск.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо оформить отпуск сотруднице Ивановой Н. С. с 01.08.2009 продолжительностью 28 календарных дней.
Для того чтобы создать приказ о предоставлении отпуска сотруднику, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
53
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на нужной организации
(ИП Иванов). В правой части окна отображается список её сотрудников (рис.
1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в приказ
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на строке с фамилией Иванова Н. С.
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
54
7. В окне выбора приказа в папке Отпуска выберите Очередной оплачиваемый отпуск и нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно выбора даты приказа.
Рис. 2. Окно выбора приказа
8. В открывшемся окне выбора даты приказа оставьте дату создания приказа,
предложенную по умолчанию. По умолчанию предложена дата, указанная
при входе в систему.
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3). Приказ содержит две вкладки: Сведения о сотрудниках и отпусках и Руководители. Вкладка Руководители заполняется автоматически.
На вкладке Сведения о сотрудниках и отпусках должны быть заполнены
следующие поля:
Название
Описание
Пример
ТН
Табельный номер сотрудника.
23
*Фамилия
Фамилия, имя, отчество сотрудника.
Имя Отчество
Иванова Наталья Степановна
*Исполняемая Должность сотрудника, по которой
должность
оформляется отпуск.
бухгалтер
Вышестоящее Наименование структурного подразделеподразделения, в котором работает сотрудник.
ние
бухгалтерия
55
Название
Описание
Пример
*Отпуск
В данное поле вносится информация об
отпуске. Способ заполнения поля описан
ниже.
с 01.08.2009
по 28.08.2009
(28 дней)
Рис. 3. Окно создания нового приказа
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
10.В поле *Отпуск двойным нажатием откройте окно Отпуск для сотрудника.
Заполните следующие поля:
а) *Код - двойным нажатием в поле откройте окно Отпуска сотрудника.
Выберите отпуск из списка отпусков, положенных сотруднику на данной должности (115) и нажмите Выбор. Снова откроется окно Отпуск
для сотрудника.
б) *Тип отпуска - заполняется автоматически (ежегодный основной оплачиваемый отпуск).
в) *Период – двойным нажатием в поле откройте окно Лента периодов
отпуска сотрудника. Выберите период, за который сотруднику полагается отпуск, и нажмите Выбор.
В окне Лента периодов отпуска сотрудника внесены все периоды (годы работы), за которые сотруднику положены отпуска. Рекомендуется выбрать первый неиспользованный период. Он определяется по содержимому поля Не использовано – в поле указано
количество неиспользованных дней отпуска (в примере - 28). Если
продолжительность отпуска соответствует содержимому поля,
значит период еще не закрыт.
56
г) Стаж с, По, Остаток заполняются автоматически данными из Ленты
периодов отпуска сотрудника.
д) *Отпуск с… – введите дату начала отпуска (01.08.2009).
е) *Дней – укажите продолжительность отпуска в днях (28).
ж) По – окончание отпуска рассчитывается и заполняется автоматически
(28.08.2009).
з) Код – двойным нажатием в поле откройте окно Основания для отпуска. Выберите основание, согласно которому предоставляется отпуск
(01) и нажмите Выбор. Снова откроется окно Отпуск для сотрудника.
и) Основание – заполняется автоматически (Заявление работника). Информация об отпуске внесена (рис. 4).
Рис. 4. Отпуск для сотрудника Ивановой Н. С.
11. Нажмите ОК. В результате в поле Отпуск внесена информация о предоставляемом отпуске (с 01.08.2009 по 28.08.2009 — 28 дней).
12. Утвердите приказ с помощью кнопки
(Принять приказ). Только после
утверждения приказа информация об отпуске начинает учитываться в системе.
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
13. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
(Печать), расположенную в верхней части
окна приказа. Откроется окно выбора печатной формы.
б) Выберите печатную форму Т-6 Распоряжение о предоставлении отпуска (Унифицированная форма).
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Откроется печатная форма распоряжения о предоставлении отпуска.
г) Распечатайте документ.
57
Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в группе Отпуска / Очередной
оплачиваемый отпуск.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Отпуска / Очередной оплачиваемый отпуск.
Как оформить отзыв из отпуска
Для документального оформления факта отзыва сотрудника из отпуска в системе используется приказ Отзыв из отпуска.
Рассмотрим следующий пример:
Иванова Анна Степановна находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с
07.04.2009 г. продолжительностью 28 календарных дней. В связи с производственной необходимостью ее отзывают из отпуска на период с 20.04.2009 г. по
24.04.2009 г.
Для того чтобы создать приказ об отзыве, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников выбранной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в приказ
58
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на строке с фамилией Иванова А. И.
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
Рис. 2. Окно выбора приказа
7. В окне выбора приказа в папке Отпуска выберите Отзыв из отпуска и нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно выбора даты приказа.
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
59
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3). Поля заполняются по порядку слева направо.
Рис. 3. Окно создания нового приказа
10. В открывшемся окне на вкладке Сведения о сотрудниках и отпусках следующие поля должны быть заполнены:
Название
Описание
Пример
ТН
Табельный номер сотрудника, если
в организации ведется табельная
нумерация.
24106
*Фамилия Имя
Отчество
Фамилия, имя, отчество сотрудника.
Иванова Анна
Степановна
*Исполняемая
должность
Должность сотрудника, по которой
сотруднику предоставляется отпуск.
бухгалтер
*Код типа
отпуска
Код и наименование отпуска, из которого сотрудника отзывают. Выбирается из справочника (клавиша F2).
115; ежегодный
основной оплачиваемый отпуск
*Тип отпуска
*Номер периода
Период стажа, за который сотрудни- 1
ку был предоставлен отпуск. Выбирается из справочника (F2).
*Отпуск с...
Поля заполняются автоматически
при заполнении поля *Номер периода.
07.04.2009
Дата, с которой сотрудника отзывают из отпуска. Вводится вручную.
20.04.2009
*Число дней
*Отпуск по...
*Отозвать с
60
28
05.05.2009
Название
Описание
Пример
*Число дней
Количество дней, на которое сотрудника отзывают из отпуска.
Вводится автоматически при заполнении полей *Отозвать с и *Отозвать по.
5
*Отозвать по
Дата, по которую сотрудник отозван
из отпуска. Вводится вручную.
24.04.2009
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
11. Утвердите приказ с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
12. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
(Печать), расположенную в верхней части
окна приказа. Откроется окно выбора печатной формы.
б) Выберите печатную форму Об отзыве из отпуска.
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Откроется печатная форма приказа.
г) Распечатайте документ.
Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в группе Отпуска / Отзыв из отпуска.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Отпуска / Отзыв из отпуска.
После утверждения приказа информация об отпуске вносится в карточку сотрудника.
61
Как оформить продление отпуска
в связи с болезнью
Если сотрудник находился в отпуске и во время отпуска заболел, необходимо
продлить ему отпуск на количество дней болезни. В системе продление отпуска выполняется автоматически при оформлении приказа Больничный лист (с
продлением отпусков).
Например, Иванова Анна Степановна находится в ежегодном оплачиваемом
отпуске с 07.04.2009 г. по 05.05.2009 г. Она предоставила листок нетрудоспособности № ВК 2656971, в соответствии с которым она находилась на больничном
с 21.04.2009 г. по 28.04.2009 г. с диагнозом ОРЗ. Необходимо внести в систему
данные о больничном листе сотрудницы и продлить ей отпуск на количество
дней болезни. Для этого создайте приказ Больничный лист (с продлением
отпусков). Подробнее о его создании см. статью «Как внести в систему сведения о первичном больничном листе сотрудника».
Как оформить отпуск по беременности и родам
Для оформления в системе отпуска по беременности и родам используется
приказ По беременности и родам. Основанием для предоставления данного
отпуска является заявление сотрудницы, а также листок нетрудоспособности,
выданный медицинским учреждением, в котором она наблюдалась.
Рассмотрим следующий пример:
Сотрудница Петрова Анна Ивановна предоставила заявление на отпуск по
беременности и родам, а также листок нетрудоспособности с 25.02.2009 г. по
14.07.2009 г. Необходимо оформить сотруднице отпуск по беременности и родам.
Для того чтобы создать приказ По беременности и родам, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников данной организации (рис. 1).
62
Рис. 1. Передача данных в приказ
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудницы
(Петрова).
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
7. В окне выбора приказа выберите Отпуска / По беременности и родам и
нажмите на кнопку Выбор (рис. 2). В результате этого действия открывается
окно выбора даты приказа.
63
Рис. 2. Окно выбора приказа
8. В открывшемся окне выбора укажите дату, от которой создается приказ.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3). Поля приказа заполняются по порядку слева направо.
Рис. 3. Окно создания нового приказа
10. В открывшемся окне должны быть заполнены следующие поля:
64
Название
Описание
ТН
Табельный номер сотрудника, если в ор- 24106
ганизации ведется табельная нумерация.
Пример
Название
Описание
Пример
*Фамилия Имя Фамилия, имя, отчество сотрудника
Отчество
Петрова Анна
Ивановна
*Исполняемая Должность сотрудника, по которой
должность
сотруднику оформляется отпуск.
бухгалтер
*Отпуск с...
Дата начала отпуска по беременности и 25.02.2009
родам.
*Число дней
Количество дней отпуска.
*Отпуск по...
Дата окончания отпуска. Вносится авто- 14.07.2009
матически при заполнении полей *Отпуск с... и *Число дней.
*Код типа рас- Код и наименование типа расчета
чета
больничного листа.
140
3; по среднему
*Тип кода расчета
*Код типа уче- Код и наименование типа учета рабочего 2; по часам
та раб. време- времени сотрудника.
ни
*Тип учета раб.
времени
11. При необходимости измените значения этих полей с помощью справочника (справочник открывается двойным нажатием левой кнопки мыши) или
вручную.
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
12. После заполнения полей приказа утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
13. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму Т-6. Распоряжение о предоставлении
отпуска.
65
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати
документ.
г) Распечатайте документ.
14. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке Отпуска / По беременности и родам.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Отпуска / По беременности и родам.
После утверждения приказа информация об отпуске вносится в карточку сотрудника на вкладки Отпуска, Трудовая книжка и Медицинские данные.
Как оформить отпуск по уходу за ребенком
Для оформления в системе отпуска по уходу за ребенком используется приказ По уходу за ребенком до 1.5 лет (либо По уходу за ребенком до 3 лет).
Основанием для предоставления данного отпуска является заявление сотрудницы.
Рассмотрим следующий пример:
Сотрудница Петрова Анна Ивановна предоставила заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет. Необходимо оформить отпуск в системе.
Для того чтобы создать приказ, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников данной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
66
Рис. 1. Передача данных в приказ
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудницы
(Петрова А. И.).
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
7. В окне выбора приказа выберите Отпуска / По уходу за ребенком до 1.5
лет и нажмите на кнопку Выбор (рис. 2). В результате этого действия открывается окно выбора даты приказа.
67
Рис. 2. Окно выбора приказа
8. В открывшемся окне выбора укажите дату создания приказа.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа.
10. В открывшемся окне должны быть заполнены следующие поля (см. рис. 3):
Название
Описание
Пример
ТН
Табельный номер сотрудника, если
в организации ведется табельная
нумерация.
24106
*Фамилия
Имя Отчество
Фамилия, имя, отчество сотрудника Петрова Анна Ивановна
*Исполняемая должность
Должность сотрудника, по которой
сотруднику оформляется отпуск.
Наименование структурного подВышестоящее подраз- разделения, в котором работает
деление
сотрудник.
68
бухгалтер
бухгалтерия
Название
Описание
Пример
*Код типа
отпуска
Код и наименование отпуска, который предоставляется сотруднику.
256/1.5; Отпуск по
уходу за ребенком до
достижения им возраста полутора лет
*Отпуск с...
Дата начала отпуска по уходу за
ребенком.
15.07.2009 г.
*Число дней
Количество дней отпуска. Рассчи- 477
тается и заполнится автоматически
после заполнения полей Отпуск с и
Отпуск по.
*Отпуск по...
Дата окончания отпуска. Укажите 03.11.2010
день, в который ребенку исполнится 1.5 года. Нажмите на клавишу
Enter.
*Тип отпуска
Код основа- Выберите причину, согласно котония невклю- рой период пребывания в отпуске
чения в стаж не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной
оплачиваемый и дополнительные
отпуска.
Основание
121/2; время отпусков
по уходу за ребенком
до достижения им
установленного законом возраста
невключения в стаж
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
Рис. 3. Окно создания приказа
11. После заполнения полей приказа утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ). Только после утверждения приказа информация об
отпуске начинает учитываться в системе.
69
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
12. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) В верхней части окна нажмите на кнопку
выбора печатной формы.
(Печать). Откроется окно
б) Выберите печатную форму Т-6 Распоряжение о предоставлении отпуска (Унифицированная форма).
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати
документ.
г) Распечатайте документ.
13. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке Отпуска / По уходу за
ребенком до 1.5 лет.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Отпуска / По уходу за ребенком до 1.5.
Как оформить отпуск
без сохранения заработной платы
В системе для оформления отпуска без содержания применяют приказ Без сохранения з/платы.
Рассмотрим следующий пример:
Сотрудник Селиванов Н. В. написал заявление на предоставление отпуска
без сохранения заработной платы продолжительностью 4 календарных дня с
20.10.2009 по 23.10.2009 в связи с рождением ребенка. Руководитель организации разрешил воспользоваться сотруднику правом на отпуск. Необходимо
оформить отпуск в системе.
Для того чтобы создать приказ о предоставлении отпуска сотруднику, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
70
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников данной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в приказ
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на строке с фамилией Селиванов Н. В.
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
71
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
Рис. 2. Окно выбора приказа
7. В окне выбора приказа в папке Отпуска выберите Без сохранения з/п и
нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно
выбора даты приказа.
8. В открывшемся окне выбора даты приказа оставьте дату создания приказа,
предложенную по умолчанию. По умолчанию предложена дата, указанная
при входе в систему.
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3).
Рис. 3. Окно создания приказа
72
Приказ содержит две вкладки: Сведения о сотрудниках и отпусках и
Руководители. Вкладка Руководители заполняется автоматически.На
вкладке Сведения о сотрудниках и отпусках должны быть заполнены
следующие поля:
Название
Описание
Пример
ТН
Табельный номер сотрудника. 6
Указывается, если есть табельная
нумерация.
*Фамилия Имя Фамилия, имя, отчество сотрудни- Селиванов Николай
Отчество
ка.
Васильевич
*Исполняемая Должность сотрудника, по кото- ген. директор
должность
рой оформляется отпуск.
*Код типа от- Код и наименование отпуска, ко- 128,
пуска
торый предоставляется сотрудни- Отпуск без сохранения заработной
ку.
*Тип отпуска
платы
20.10.2009
Отпуск с…
Введите дату начала отпуска.
Дней
Укажите продолжительность от- 4
пуска в днях.
По
Окончание отпуска рассчитыва- 23.10.2009
ется и заполняется автоматически
при заполнении полей Отпуск с…
и Дней.
121/3
Время
предоставляемых по просьбе
работника отпусков
без сохранения заработной платы проПри необходимости выберите должите льностью
иную причину из справочника более четырнадцати
(клавиша F2).
календарных дней)
Код основания Причина, согласно которой периневк лючения од пребывания в отпуске без сов стаж
держания в стаж работы, дающий
Основание не- право на ежегодный и дополнивключения в тельные отпуска, не включается.
стаж
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
(Принять приказ). Только после
10. Утвердите приказ с помощью кнопки
утверждения приказа информация об отпуске начинает учитываться в системе.
73
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
11. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
(Печать), расположенную в верхней части
окна приказа. Откроется окно выбора печатной формы.
б) Выберите печатную форму Т-6 Распоряжение о предоставлении отпуска (Унифицированная форма).
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Откроется печатная форма распоряжения о предоставлении отпуска.
г) Распечатайте документ.
Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в группе Отпуска / Без сохранения
з/п.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Отпуска / Без сохранения з/п.
74
Больничный лист
Как внести в систему сведения
о первичном больничном листе сотрудника
Для учета больничного листа и внесения данных о нем в личную карточку сотрудника в системе используется приказ Больничный лист (с продлением отпусков).
Рассмотрим следующий пример:
Петрова Анна Ивановна предоставила листок нетрудоспособности № ВК
2656971, в соответствии с которым она находилась на больничном с 01.02.2009
г. по 08.02.2009 г. с диагнозом ОРЗ. Необходимо внести данные о больничном
сотрудницы в систему.
Для корректного расчета процента оплаты больничного в личной карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж сотрудника (вкладка Специальные стажи).
Для того чтобы создать приказ Больничный лист (с продлением отпусков),
выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников данной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
75
Рис. 1. Передача данных в приказ
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
7. В окне выбора приказа выберите Прочие приказы / Больничный лист (с
продлением отпусков) и нажмите на кнопку Выбор (рис. 2). В результате
этого действия открывается окно выбора даты приказа.
Рис. 2. Окно выбора приказа
76
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3). Поля приказа заполняются по порядку слева направо.
Рис. 3. Окно создания нового приказа
10. В открывшемся окне должны быть заполнены следующие поля:
Название
Описание
ТН
Табельный номер сотрудника, если в 24106
организации ведется табельная нумерация.
*Фамилия Имя Фамилия, имя, отчество сотрудника.
Отчество
Пример
Петрова Анна
Ивановна
*Исполняемая Должность сотрудника, по которой бухгалтер
должность
оформляется больничный лист.
*Болел с
Дата начала действия больничного лис- 01.02.2009
та. Автоматически вносится дата, введенная при входе в систему. Редактируется вручную.
*Дней нетрудо- Количество дней болезни. Вносится 8
способности
автоматически при заполнении полей
*Болел с и *Болел по.
*Болел по
Дата окончания действия больничного 08.02.2009
листа.
*Код
вида Вид больничного. От выбранного вида 1
больничного
больничного зависит значение поля
Процент оплаты. Выбирается из справочника.
77
Название
Описание
Пример
*Вид больнич- Вносится автоматически при заполне- По болезни
ного
нии поля *Код вида больничного.
*Серия
листа
мед. Серия медицинского листа.
ВК
*Номер
листа
мед. Номер медицинского листа.
2656971
Является прод- Позволяет учитывать, предоставлен ли флажок снят
лением боль- данный больничный впервые или является продолжением другого больничничного
ного листа.
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
11. После заполнения полей приказа утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
12. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму О расчете больничного листа.
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати
документ.
г) Распечатайте документ.
13. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке Прочие приказы / Больничный лист (с продлением отпусков).
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Прочие отпуска / Больничный лист с продлением отпусков.
78
Как внести в систему сведения
о продолжении больничного листа
Для оформления больничного листа и внесения данных о нем в личную карточку сотрудника в системе используется приказ Больничный лист (с продлением отпусков).
Рассмотрим следующий пример:
Петрова Анна Ивановна предоставила два бланка листка нетрудоспособности
№ ВК 2656971: один — с пометкой Первичный, а второй — с пометкой Продолжение. В соответствии с первичным больничным листом она находилась
на больничном с 01.02.2009 по 08.02.2009 с диагнозом ОРЗ. В соответствии с
листком, являющимся продолжением, сотрудница болела с 09.02.2009 г. по
12.02.2009 г. Необходимо внести данные о больничном сотрудника в систему.
Для корректного расчета процента оплаты больничного в личной карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж сотрудника (вкладка Специальные стажи).
О том, как оформить первичный листок нетрудоспособности в системе, см. статью справочника «Как внести в систему сведения о первичном больничном листе сотрудника»
Для того чтобы создать приказ Больничный лист (с продлением отпусков),
выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников данной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника (Петрова).
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
79
Рис. 1. Передача данных в приказ
7. В окне выбора приказа выберите Прочие приказы / Больничный лист (с
продлением отпусков) и нажмите на кнопку Выбор (рис. 2). В результате
этого действия открывается окно выбора даты приказа.
Рис. 2. Окно выбора приказа
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3). Поля приказа заполняются по порядку слева направо.
80
Рис. 3. Окно создания нового приказа
10.В открывшемся окне должны быть заполнены следующие поля:
Название
Описание
ТН
Табельный номер сотрудника, если в 24106
организации ведется табельная нумерация.
*Фамилия Имя Фамилия, имя, отчество сотрудника.
Отчество
Пример
Петрова Анна
Ивановна
*Исполняемая Должность сотрудника, по которой бухгалтер
должность
оформляется больничный лист.
*Болел с
Дата начала действия больничного ли- 09.02.2009
ста. Автоматически вносится дата, введенная при входе в систему. Редактируется вручную.
*Дней нетрудо- Количество дней болезни. Вносится 4
способности
автоматически при заполнении полей
*Болел с и *Болел по.
*Болел по
Дата окончания действия больничного 12.02.2009
листа.
*Код
вида Вид больничного. От выбранного вида 1
больничного
больничного зависит значение поля
Процент оплаты. Выбирается из справочника.
*Вид больнич- Вносится автоматически при заполне- По болезни
ного
нии поля *Код вида больничного.
*Серия
листа
мед. Серия медицинского листа.
ВК
*Номер
листа
мед. Номер медицинского листа.
2656971
81
Название
Описание
Пример
Является прод- Позволяет учитывать, предоставлен ли флажок
лением боль- данный больничный листок впервые установлен
ничного
или является продолжением другого
больничного листа.
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
11. После заполнения полей приказа утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
12. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму О расчете больничного листа.
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати
документ.
г) Распечатайте документ.
13. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке Прочие приказы / Больничный лист (с продлением отпусков).
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Прочие отпуска / Больничный лист с продлением отпусков.
82
Командировка
Как оформить служебную командировку
и напечатать командировочное удостоверение
При направлении сотрудника в командировку оформляются следующие документы:
• служебное задание;
• приказ о направлении работника в командировку;
• командировочное удостоверение.
Несмотря на то, что ТК РФ допускает издавать приказ о направлении сотрудника в командировку без служебного задания, в системе служебное задание необходимо оформлять. Это выполняется с
помощью приказа Служебное задание + направление в командировку.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо оформить документы сотруднице Ивановой Наталье Степановне,
которая отправляется в командировку в г. Москва для посещения семинара.
Командировка начинается 30.01.2009 г. и продлится 6 дней. Время нахождения
в пути — 2 дня. Семинар организован компанией ЗАО «Умный человек».
Для того чтобы создать приказ Служебное задание + направление в командировку, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается
список сотрудников данной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Иванова).
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
83
Рис. 1. Окно выбора сотрудника
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ. В результате этого действия открывается окно выбора приказа (рис. 2).
Рис. 2. Окно выбора приказа
84
7. В окне выбора приказа выберите Командировки / СЗ + направление в
командировку и нажмите на кнопку Выбор (рис. 2). В результате этого
действия открывается окно выбора даты приказа.
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа
(рис. 3). Поля приказа заполняются по порядку слева направо.
Рис. 3. Окно создания нового приказа
10. В открывшемся окне должны быть заполнены следующие поля:
Название
Описание
ТН
Табельный номер сотрудника, если в 24106
организации ведется табельная нумерация.
*ФИО
Фамилия, имя, отчество сотрудника.
*Исполняемая Должность сотрудника, по
должность
оформляется командировка.
*Номер СЗ
Номер служебного задания.
Пример
Иванова
Наталья
Степановна
которой бухгалтер
72
*Дата начала Дата начала командировки.
командировки
30.01.2009
*Дата
конца Дата окончания командировки.
командировки
04.02.2009
85
Название
Описание
Организации
Выберите из справочника организацию,
в которую направляется сотрудник. Для
этого:
Пример
а) В поле Организации двойным нажатием на левую кнопку мыши откройте окно Организации для командировок.
б) В открывшемся окне двойным нажатием на левую кнопку мыши в поле
Код откройте справочник Организации для командировок.
в) В справочнике выберите наименование организации и нажмите на кнопку Выбор.
г) Если в справочнике необходимая
организация отсутствует, добавьте ее
самостоятельно. Для этого нажмите
на клавишу Insert. В появившемся
окне в поле Код введите уникальный код (001), в поле Имя — наименование организации (ЗАО «Умный
человек»), в поле Адрес адрес организации. Способ заполнения описан
Ввод паспортных данных».
данных
в статье «Ввод
Нажмите на кнопку
(Сохранить
и закрыть). Запись добавлена в
справочник.
д) В окне Организации для командировок выберите организацию (ЗАО
«Умный человек») и нажмите ОК.
*Ном. команд. Номер командировочного удостовере- 72
уд.
ния
11. При необходимости измените значения этих полей с помощью справочника (справочник открывается двойным нажатием левой кнопки мыши) или
вручную.
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
86
12. После заполнения полей приказа утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
13. Распечатайте командировочное удостоверение. Для этого:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму Т-10. Командировочное удостоверение
(Унифицированная форма).
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати
документ.
г) Распечатайте документ.
14. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму Т-9 Направление в командировку (Унифицированная форма).
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати
документ.
г) Распечатайте документ.
15. Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в группе Командировки / СЗ +
направление в командировку.
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Командировки / СЗ + направление в командировку.
87
Как оформить продление командировки
Рассмотрим следующий пример:
Иванова Наталья Степановна с 30.01.2009 г. находится в командировке. Командировка оформлена с помощью приказа СЗ + направление в командировку
№ 72. Дата окончания командировки в соответствии с приказом — 04.02.2009.
В связи с производственной необходимостью командировка сотрудницы продлевается до 08.02.2009 г.
Для того чтобы оформить продление командировки, выполните следующие
действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Приказы. В результате открывается окно Реестр приказов.
3. В левой части реестра приказов выберите пункт Командировки /
СЗ+направление в командировку. В правой части окна отображается список приказов выбранной группы.
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
4. В списке приказов установите курсор мыши на приказе № 72.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Заменить приказ (рис. 1). В результате
этого действия открывается окно выбора даты приказа.
Рис. 1. Выбор приказа для продления командировки
88
7. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
8. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания приказа (рис. 2). Поля
приказа заполняются по порядку слева направо.
Рис. 2. Окно создания приказа при продлении командировки
9. В окне создания приказа в поле *Дата конца командировки измените дату
окончания командировки (04.02.09) на новую дату (08.02.09). Нажмите на
клавишу Enter. Автоматически изменяются значения полей Срок (дни) (10)
и *Дата конца отсутствия (08.02.09).
10. После заполнения полей приказа утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ). Только после утверждения информация о приказе
вносится в личную карточку и табель сотрудника.
11. В окне с сообщением об утверждении приказа нажмите ОК.
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
12. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) Нажмите на кнопку
формы.
(Печать). Откроется окно выбора печатной
б) Выберите печатную форму Продление командировки.
в) Предварительно просмотрите содержимое печатной формы с помощью кнопки
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати
документ.
г) Распечатайте документ.
89
13.Формирование приказа завершено.
Приказ сохраняется в реестре приказов (пункт меню Текущая работа / Приказы) в группе Командировки / СЗ + направление в командировку (рис. 3).
Исходный приказ (№ 72) также хранится в реестре приказов с пометкой Заменен (рис. 3).
Рис. 3. Реестр приказов
Подробную информацию обо всех полях приказа и его печатных
формах см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Приказы / Реестр приказов /
Командировки / СЗ + направление в командировку.
90
Отчетность в Пенсионный фонд
Как сформировать
анкету застрахованного лица АДВ-1
Если у сотрудника отсутствует страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, работодатель заполняет и отправляет в ПФР анкету застрахованного лица АДВ-1, содержащую данные, необходимые для присвоения
работнику СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета ПФР). В системе для
этих целей используют отчет АДВ-1.
I. Подготовка к формированию отчета
Обратите внимание. Для корректного формирования отчета, в системе должны быть заполнены следующие реквизиты:
1. В личной карточке сотрудника:
• Фамилия, Имя, Отчество; пол; дата рождения; место рождения;
• данные паспорта;
• адрес регистрации и адрес проживания (если отличается от адреса
регистрации).
2. В карточке фирмы:
• на вкладке Реквизиты регистрации - ОКФС;
• на вкладке Реквизиты регистрации (доп.) - регистрационный номер
в ПФ, код ЕГРЮЛ или ОГРН;
• на вкладке Основная информация, раздел Руководители, имеющие
право подписи документов - исполнитель (для передачи данных в
ПФР), руководитель (для передачи данных в ПФР).
II. Формирование отчета
Рассмотрим следующий пример:
У сотрудника Селиванова Н. В. отсутствует страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Необходимо сформировать в системе анкету застрахованного лица АДВ-1.
Для того чтобы построить отчет, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис /
91
Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация / Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на нужной организации. В правой части окна отображается список её сотрудников (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в отчет
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на строке с фамилией
Селиванов Н. В.
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
92
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать
данные в отчет (рис. 1). В результате этого действия открывается окно
выбора отчета (рис. 2).
7. В окне выбора отчета в папке 3. Персонифицированный учет выберите АДВ-1 Анкета застрахованного лица и нажмите на кнопку Выбор. В
результате этого действия открывается окно выбора даты отчета.
Рис. 2. Окно выбора приказа
8. В открывшемся окне укажите дату, на которую строится отчет.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря.
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового отчета.
10. На вкладке Основная информация должны быть заполнены следующие параметры (см. рис. 3) :
93
Название
Описание
Данные из примера
Фирма
Организация, в которой
работает сотрудник.
Если работник является
сотрудником нескольких
организаций одновременно,
в данном поле должна быть
указана организация, которая является страхователем.
(ИП Иванов).
Выбирать только тех, на кого
не поданы
заявки
Если флажок установлен – в
список включаются только
сотрудники, у которых не
указан номер страхового
свидетельства в личной карточке (в разделе Основная
информация).
снимите флажок
Передавать
только тех,
у кого есть
должность на
дату построения отчета
Если флажок установлен, в
список не включаются уволенные сотрудники и претенденты.
установите флажок
Передавать
только тех,
у кого есть
основная
должность в
фирме
Если флажок установлен,
в список не включаются
сотрудники, работающие в
организации по совместительству.
снимите флажок
Рис. 3. Параметры отчета
Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
11. В открывшемся окне выберите Анкета застрахованного лица (АДВ-1)
и просмотрите ее (кнопка Просмотр
).
94
Если какие-либо данные в печатной форме не заполнены, откройте электронную карточку сотрудника и внесите недостающие
сведения, затем сохраните изменения. Постройте отчет заново.
Закройте анкету.
III. Разбивка документов на пачки
После того как отчет сформирован, полученные данные по сотрудникам выгружаются в файл установленного формата для передачи в ПФ в электронном
виде и/или распечатываются.
Перед выгрузкой данных в файл или печатью документа всегда выполняется
разбиение данных на пачки.
Для того чтобы выполнить разбиение сведений о сотрудниках на пачки, выполните следующие действия:
1. В форме готового отчета (рис. 4) на панели инструментов нажмите на
кнопку
(Автопересчет). В результате этого действия открывается
окно Выберите тип автопересчета.
Рис. 4. Выбор типа автопересчета
2. В открывшемся окне (рис. 5) выберите Автокорректировка пачки и
номера в пачке — пересчет пачек и номеров документов в пачках.
3. Нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается
окно Введите параметры.
Рис. 5. Выбор номера пачки
95
4. В окне Введите параметры укажите порядковый номер пачки. Нажмите
ОК.
В построенном отчете для каждого сотрудника проставляется номер пачки и
номер документа в пачке.
IV. Выгрузка данных в файл для передачи в ПФ
Для того чтобы осуществить выгрузку данных отчета в файл установленного
формата, выполните следующие действия:
1. В форме готового отчета на панели инструментов нажмите на кнопку
(Печать).
2. В открывшемся окне выбора печатной формы установите флажок Выгрузка АДВ-1 в файлы в формате XML.
3. В том же окне нажмите на кнопку
(Выгрузка). В результате этого
действия открывается окно Введите параметры.
В открывшемся окне ввода параметров укажите:
Папка для выгрузки – укажите путь до папки, в которую сохраняется файл с данными. Если для передачи данных используете дискету,
вставьте ее и выберите папку (например, A:\PF).
Вызывать CheckXML - флажок установлен. Проверка файлов осуществляется проверочной программой CheckXML, если она установлена на
компьютере пользователя.
Если такой программы на компьютере нет, файлы можно проверить, не
прибегая к помощи проверочной программы, на портале разработчика
CheckXML http://www.buhsoft.ru/?title=pressa/xmltest/at.php.
Настройки шифрования - оставьте пустым.
Нажмите ОК. Начнется процесс выгрузки данных.
Рис. 6. Выбор папки для выгрузки
96
Если при проверке программой CheckXML обнаружены ошибки, исправьте их и сформируйте отчет заново.
По окончании процесса появляется сообщение о том, что выгрузка завершена.
Файл, сформированный для передачи в ПФ, сохраняется в указанную папку.
V. Печать описи и анкет
В форме отчета на панели инструментов нажмите на кнопку
(Печать).
1. В открывшемся окне выбора печатной формы установите флажки
• Печать описи АДВ-1
• Анкета застрахованного лица АДВ-1
2. После выбора типа печати распечатайте документы (кнопка
Печать)
или просмотрите до начала печати, если есть необходимость (кнопка
Просмотр).
Печать документов завершена.
Как сформировать заявление
об обмене страхового свидетельства АДВ-2
Если в страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования
обнаружена ошибка, либо если персональные данные работника, указанные в
нем изменились, следует оформить Заявление об обмене страхового свидетельства АДВ-2 и передать его в ПФР.
АДВ-2 формируется в случае внесения изменений в реквизиты: Фамилия, или Имя, или Отчество, или Пол, или Дата Рождения или
Место рождения. В случае изменения других реквизитов формировать такой отчет не нужно. Тем не менее, изменившиеся данные,
такие как: Адрес регистрации, Адрес фактический или Паспортные
данные, должны быть также учтены при подготовке отчета.
I. Подготовка к отчету
Прежде чем сформировать отчет, убедитесь, что в карточке сотрудника изменения в вышеперечисленные реквизиты внесены. Нужный сотрудник не попадет в отчет, если вы не внесли изменения!
97
Если данные изменялись простой заменой значения, сотрудник не
попадет в отчет. Т. е., внося новое значение, не удаляйте старое!
Изменения вносятся методом добавления новой строки с новым значением
в реквизит. Для внесения изменений следует нажать на кнопку
справа от
реквизита и перевести отображение реквизита в режим [История]. Затем, нажав Insert, добавить новую строку, ввести дату, с которой действует новое значение реквизита, и новое значение (например, фамилия Игошина изменилась
на Иванову (рис.1).
Рис. 1. Изменение реквизита Фамилия
Для корректного формирования отчета также в карточке фирмы должны быть
заполнены следующие реквизиты:
•
на вкладке Реквизиты регистрации - ОКФС;
•
на вкладке Реквизиты регистрации (доп.) - регистрационный номер в
ПФ, код ЕГРЮЛ или ОГРН;
•
на вкладке Основная информация, раздел Руководители, имеющие
право подписи документов - исполнитель (для передачи данных в ПФР),
руководитель (для передачи данных в ПФР).
II. Формирование отчета
Рассмотрим следующий пример:
У сотрудницы Игошиной Н. С. изменилась фамилия (Иванова). В связи с этим
необходимо в системе сформировать заявление об обмене страхового свидетельства АДВ-2.
Для того чтобы сформировать отчет, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис /
Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация / Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на нужной организации. В правой части окна отображается список её сотрудников (рис. 2).
98
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 2. Передача данных в отчет
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на строке с фамилией
Игошина Н. С.
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать
данные в отчет (рис. 2). В результате этого действия открывается окно
выбора отчета (рис. 3).
7. В окне выбора отчета в папке 3. Персонифицированный учет выберите АДВ-2 Заявление об обмене страхового свидетельства и нажмите
на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается окно выбора
99
даты отчета.
Рис. 3. Окно выбора отчета
8. В открывшемся окне укажите дату, на которую строится отчет.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового отчета.
10. На вкладке Основная информация должны быть заполнены следующие параметры:
Название
Описание
Данные из примера
Фирма
Организация, в которой
работает сотрудник.
ИП Иванов
Если работник является
сотрудником нескольких
организаций одновременно,
в данном поле должна быть
указана организация, которая является страхователем.
100
Название
Описание
Данные из примера
Передать только тех, у кого
изменились
ФИО, пол, дата
или место рождения
Если флажок установлен, в
список включаются только
те сотрудники, у которых
произошла смена перечисленных реквизитов.
снимите флажок
Передавать
только тех, у
кого есть основная должность в
фирме
Если флажок установлен,
в список не включаются
сотрудники, работающие в
организации по совместительству.
снимите флажок
Рис. 4. Параметры отчета
Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
11. В открывшемся окне выберите Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2) и просмотрите (кнопка Просмотр
).
Если какие-либо данные в печатной форме не заполнены, откройте электронную карточку сотрудника и внесите недостающие
сведения, затем сохраните изменения. Постройте отчет заново.
В отчете отображаются только изменившиеся данные! Например, если адрес не изменялся, то в отчете, согласно инструкции
ПФ по формированию АДВ-2, он не отобразится.
Закройте документ.
III. Разбивка документов на пачки
После того как отчет сформирован, полученные данные по сотрудникам вы101
гружаются в файл установленного формата для передачи в ПФ в электронном
виде и/или распечатываются.
Перед выгрузкой данных в файл или печатью документа всегда выполняется
разбиение данных на пачки.
Для того чтобы выполнить разбиение сведений о сотрудниках на пачки, выполните следующие действия:
1. В форме готового отчета на панели инструментов нажмите на кнопку
(Автопересчет). В результате этого действия открывается окно Выберите тип автопересчета (рис. 5).
Рис. 5. Выбор типа автопересчета
2. В открывшемся окне выберите Автокорректировка пачки и номера в
пачке — пересчет пачек и номеров документов в пачках.
3. Нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается
окно Введите параметры (рис. 6).
4. В окне Введите параметры укажите порядковый номер пачки. Нажмите
ОК.
Рис.6. Нумерация пачек
В построенном отчете для каждого сотрудника проставляется номер пачки и
номер документа в пачке.
102
IV. Выгрузка данных в файл для передачи в ПФ
Для того чтобы осуществить выгрузку данных отчета в файл установленного
формата, выполните следующие действия:
1. В форме готового отчета на панели инструментов нажмите на кнопку
(Печать).
2. В открывшемся окне выбора печатной формы установите флажок Выгрузка АДВ-2 в файлы в формате XML.
3. В том же окне нажмите на кнопку
(Выгрузка). В результате этого
действия открывается окно Введите параметры.
Рис. 7. Выбор папки для выгрузки
В открывшемся окне ввода параметров укажите:
Папка для выгрузки – выберите папку, в которую сохраняется файл с
данными. Если для передачи данных используете дискету, вставьте ее и
выберите папку (например, A:\PF).
Вызывать CheckXML - флажок установлен. Проверка файлов осуществляется проверочной программой CheckXML, если она установлена на
компьютере пользователя.
Если такой программы на компьютере нет, файлы можно проверить, не
прибегая к помощи проверочной программы, на портале разработчика
CheckXML http://www.buhsoft.ru/?title=pressa/xmltest/at.php.
Настройки шифрования - оставьте пустым.
Нажмите ОК. Начнется процесс выгрузки данных.
Если при проверке программой CheckXML обнаружены ошибки, исправьте их и сформируйте отчет заново.
103
V. Печать описи и анкет
Для того чтобы напечатать готовый отчет, выполните следующие действия:
1. В форме отчета на панели инструментов нажмите на кнопку
чать).
(Пе-
2. В открывшемся окне выбора печатной формы установите флажки
• Печать описи АДВ-2
• Заявление об обмене страхового свидетельства АДВ-2
3. После выбора типа печати распечатайте документы (кнопка
Печать)
или просмотрите до начала печати, если есть необходимость (кнопка
Просмотр).
Печать документов завершена.
Как сформировать заявление о выдаче дубликата
страхового свидетельства АДВ-3
В случае утери сотрудником страхового свидетельства государственного пенсионного страхования работодатель формирует и отправляет в ПФР заявление
о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3. В системе для этого применяют отчет АДВ-3 Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства.
I. Подготовка к формированию отчета
Обратите внимание. Для корректного формирования отчета в системе должны
быть заполнены следующие реквизиты:
1. В личной карточке сотрудника:
•
Фамилия, Имя, Отчество; пол; дата рождения; место рождения;
•
данные паспорта;
•
адрес регистрации или адрес проживания (если отличается от адреса
регистрации).
2. В карточке фирмы:
104
•
на вкладке Реквизиты регистрации - ОКФС;
•
на вкладке Реквизиты регистрации (доп.) - регистрационный номер
в ПФ, код ЕГРЮЛ или ОГРН;
•
на вкладке Основная информация, раздел Руководители, имеющие
право подписи документов - исполнитель (для передачи данных в
ПФР), руководитель (для передачи данных в ПФР).
II. Формирование отчета
Рассмотрим следующий пример:
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования Селиванова Н. В. было утеряно. Необходимо сформировать в системе заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3.
Для того чтобы сформировать отчет, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис /
Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация / Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на нужной организации. В правой части окна отображается список её сотрудников (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в отчет
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на строке с фамилией
сотрудника, которому необходимо выдать страховое свидетельство.
105
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать
данные в отчет (рис. 1). В результате этого действия открывается окно
выбора отчета (рис. 2).
7. В окне выбора отчета в папке 3. Персонифицированный учет выберите АДВ-3 Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства
и нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается
окно выбора даты отчета.
Рис. 2. Окно выбора отчета
8. В открывшемся окне укажите дату, на которую строится отчет.
106
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового отчета.
10. На вкладке Основная информация должны быть заполнены следующие параметры (см. рис. 3):
Название
Описание
Данные из примера
Фирма
Организация, в которой работает сотрудник.
ИП Иванов
Если работник является сотрудником нескольких организаций одновременно, в
данном поле должна быть
указана организация, которая
является страхователем.
Передать
только тех,
у кого есть
основная
должность в
фирме
снимите флажок
Если флажок установлен, в
список не включаются сотрудники, работающие в организации по совместительству.
Рис. 3. Параметры отчета
Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
11. В открывшемся окне выберите Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства и просмотрите (кнопка
Просмотр ).
Если какие-либо данные в печатной форме не заполнены, откройте электронную карточку сотрудника и внесите недостающие
сведения, затем сохраните изменения. Постройте отчет заново.
Закройте заявление.
107
III. Разбивка документов на пачки
После того, как отчет сформирован, полученные данные по сотрудникам выгружаются в файл установленного формата для передачи в ПФ в электронном
виде и/или распечатываются.
Перед выгрузкой данных в файл или печатью документа всегда выполняется
разбиение данных на пачки.
Для того чтобы выполнить разбиение сведений о сотрудниках на пачки, выполните следующие действия:
1. В форме готового отчета на панели инструментов нажмите на кнопку
(Автопересчет). В результате этого действия открывается окно Выберите тип автопересчета.
2. В открывшемся окне выберите Автокорректировка пачки и номера в
пачке — пересчет пачек и номеров документов в пачках.
3. Нажмите на кнопку Выбор. В результате этого действия открывается
окно Введите параметры.
Рис. 4. Выбор типа автопересчета
Рис.5. Нумерация пачек
4. В окне Введите параметры укажите порядковый номер пачки. Нажмите
ОК.
В построенном отчете для каждого сотрудника проставляется номер пачки и
номер документа в пачке.
108
IV. Выгрузка данных в файл для передачи в ПФ
Для того чтобы осуществить выгрузку данных отчета в файл установленного
формата, выполните следующие действия:
1. В форме готового отчета на панели инструментов нажмите на кнопку
(Печать).
2. В открывшемся окне выбора печатной формы установите флажок Выгрузка АДВ-2 в файлы в формате XML.
3. В том же окне нажмите на кнопку
(Выгрузка). В результате этого
действия открывается окно Введите параметры.
В открывшемся окне ввода параметров укажите:
Папка для выгрузки – выберите папку, в которую сохраняется файл с
данными. Если для передачи данных используете дискету, вставьте ее и
выберите папку (например, A:\PF).
Рис. 6. Выбор папки для выгрузки
Вызывать CheckXML - флажок установлен. Проверка файлов осуществляется проверочной программой CheckXML, если она установлена на
компьютере пользователя.
Если такой программы на компьютере нет, файлы можно проверить, не
прибегая к помощи проверочной программы, на портале разработчика
CheckXML http://www.buhsoft.ru/?title=pressa/xmltest/at.php.
Настройки шифрования - оставьте пустым.
Нажмите ОК. Начнется процесс выгрузки данных.
Если при проверке программой CheckXML обнаружены ошибки, исправьте их и сформируйте отчет заново.
По окончании процесса появляется сообщение о том, что выгрузка завершена.
Файл, сформированный для передачи в ПФ, сохраняется в указанную папку.
109
V. Печать описи и заявления
Для того чтобы напечатать готовый отчет, выполните следующие действия:
1. В форме отчета на панели инструментов нажмите накнопку
(Печать).
2. В открывшемся окне выбора печатной формы установите флажки:
• Печать описи АДВ-3
• Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства
3. После выбора типа печати распечатайте документы (кнопка
Печать)
или просмотрите до начала печати, если есть необходимость (кнопка
Просмотр).
Печать документов завершена.
110
Отчетность в военные комиссариаты
Как сформировать отчет
о принятых военнообязанных сотрудниках
Для получения информации о принятых в организацию военнообязанных сотрудниках за период используют отчет Принятые военнообязанные.
В отчет включаются сотрудники на основании сведений, указанных в личной
карточке на вкладках Основная информация, Паспортные данные, Воинский учет (подробно о заполнении данных вкладок см. статьи «Как внести
основные данные о работнике в систему» и «Как внести дополнительные данные о работнике в систему»).
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо получить список военнообязанных сотрудников, принятых на
основной вид работы в Сибирский Государственный Университет в период с
01.06. 2009 по 15.06.2009.
Для того чтобы построить отчет, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов.
3. В левой части реестра выберите группу 4. Воинский учет / Принятые военнообязанные.
4. Нажмите на значок
(Создать отчет). В результате этого действия открывается окно выбора даты отчета.
5. Введите дату, на которую необходимо получить информацию.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
6. Нажмите на кнопку Выбор. Появится диалоговое окно для ввода параметров отчета.
7. Заполните следующие параметры на вкладке Основная информация:
111
Выделенные параметры обязательны для заполнения.
Подчеркнутые параметры можно заполнять с помощью справочников. Справочник вызывается нажатием на клавишу F2.
Название
Описание
Данные из примера
Начало периода Укажите период, за который нужКонец периода но сформировать список сотрудников.
01.06. 2009
Фирмы
Организация, список сотрудников
которой нужно получить.
Сибирский Государственный Университет
Подразделения
Заполните, если нужно получить
список сотрудников не всей фирмы, а одного из ее отделов.
не указано
Вид работы
Если нужно получить список принятых сотрудников, работающих
на каком-либо одном виде работы, выберите нужный.
основной
Комиссариаты
Выберите комиссариат, для
которого формируется отчет.
Если поле не заполнить, в отчет
включаются сотрудники без учета
комиссариата приписки.
Ленинский районный комиссариат г.
Новосибирска
15.06. 2009
Если комиссариата нет в справочнике, добавьте его (см. статью
«Ввод паспортных данных» раздел
«Как добавить новую запись в
справочник»).
Призывники
Запасники на
общем учете
Запасники на
специальном
учете
Запасники, снятые с учета
112
Если в список нужно включить
флажок установлен
сотрудников, относящихся к одной флажок установлен
из указанных категорий, установите флажок.
флажок установлен
Если не нужно – снимите флажок.
флажок установлен
Рис. 1. Параметры отчета
Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
9. В открывшемся окне выберите Принятые военнообязанные
военнообязанные. При необходимости просмотрите ее (кнопка
Просмотр).
10. Распечатайте документ (кнопка
Печать).
Как сформировать отчет
об уволенных военнообязанных сотрудниках
Для получения информации об уволенных из организации военнообязанных
сотрудниках за конкретный период используют отчет Уволенные военнообязанные.
В отчет включаются сотрудники на основании сведений, указанных в личной
карточке на вкладках Основная информация, Паспортные данные, Воинский учет (подробно о заполнении данных вкладок см. статьи «Как внести
основные данные о работнике в систему» и «Как внести дополнительные данные о работнике в систему»).
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо получить список военнообязанных сотрудников, уволенных с
113
основного места работы из Сибирского Государственного Университета в период с 01.06.2009 по 15.06.2009.
Для того чтобы построить отчет, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов.
3. В левой части реестра выберите группу 4. Воинский учет / Уволенные
военнообязанные.
4. Нажмите на значок
(Создать отчет). В результате этого действия открывается окно выбора даты отчета.
5. Введите дату, на которую необходимо получить информацию.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
6. Нажмите на кнопку Выбор. Появится диалоговое окно для ввода параметров отчета.
7. Заполните следующие параметры на вкладке Основная информация:
Выделенные параметры обязательны для заполнения.
Подчеркнутые параметры можно заполнять с помощью справочников. Справочник вызывается нажатием на клавишу F2.
Название
Описание
Данные из примера
Начало периода Укажите период, за который нужно сформировать список сотрудКонец периода ников.
01.06. 2009
Фирмы
Организация, список сотрудников
которой нужно получить.
Сибирский Государственный Университет
Подразделения
Заполните, если нужно получить
список сотрудников не всей фирмы, а одного из ее отделов.
не указано
Вид работы
Если нужно получить список уволенных сотрудников, работавших
на каком-либо одном виде работы, выберите нужный.
основной
114
15.06. 2009
Название
Описание
Данные из примера
Причина увольнения
Если нужно получить список сотрудников, уволенных по какойлибо одной причине, выберите
нужную.
не указана
Основание
увольнения
Если нужно получить список сотрудников, уволенных на основании какой-либо одной статьи ТК
РФ, выберите ее.
не указано
Комиссариаты
Выберите комиссариат, для которого формируется отчет. Если
поле не заполнить, список формируется по всем указанным в
системе комиссариатам.
Ленинский районный комиссариат г.
Новосибирска
Призывники
Если в список нужно включить
флажок установлен
сотрудников, относящихся к одной флажок установлен
из указанных категорий, установите флажок.
флажок установлен
Запасники на
общем учете
Запасники на
специальном
учете
Если не нужно — снимите флажок.
флажок установлен
Запасники, снятые с учета
Рис.1. Параметры отчета
115
Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
8. В открывшемся окне выберите Уволенные военнообязанные. При необходимости просмотрите ее (кнопка
Просмотр).
9. Распечатайте документ (кнопка
Печать).
Как сформировать отчет
о численности работающих и забронированных
военнообязанных (форма № 6)
Для получения информации о количестве работающих и забронированных
военнообязанных сотрудников в системе используют отчет Форма №-6 о численности работающих и забронированных военнообязанных.
Для того чтобы отчет сформировался корректно:
•
в электронной карточке сотрудника должны быть заполнены
реквизиты на вкладках Основная информация, Паспортные
данные, Воинский учет, Образование (если кто-либо из сотрудников является студентом дневного отделения ВУЗа, укажите это обязательно). Подробно о заполнении данных вкладок
см. статьи «Как внести основные данные о работнике в систему» и «Как внести дополнительные данные о работнике в систему».
•
в электронной карточке каждой штатной единицы на вкладке
Должность и профессия должны быть заполнены реквизиты
Должность (для должностей служащих) и Профессия (для рабочих профессий).
Для того чтобы построить отчет, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов.
3. В левой части реестра выберите группу 4. Воинский учет / Форма №-6 о
численности работающих и забронированных военнообязанных.
(Создать отчет). В результате этого действия откры4. Нажмите на значок
вается окно выбора даты отчета.
5. Введите дату, на которую необходимо получить информацию. Нажмите на
кнопку Выбор. Появится диалоговое окно для ввода параметров отчета.
6. Заполните следующие параметры на вкладке Основная информация:
116
Название
Описание
Фирмы
Укажите фирму, список сотрудников которой нужно
получить.
Подразделения
Заполняется, если нужно получить список сотрудников не всей фирмы, а одного из ее отделов.
Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
Если появилось сообщение об ошибке «Сотрудник ФИО … не является ни руководителем, ни специалистом, ни служащим, ни рабочим, ни учащимся», значит:
•
либо в карточке штатной единицы, на которой указанный сотрудник работает, не заполнена вкладка Должность и профессия,
•
либо в карточке сотрудника не заполнена вкладка Образование.
Заполните вкладки и постройте отчет заново.
7. В открывшемся окне выберите Форма №6. О численности работающих и
забронированных военнообязанных.
8. При необходимости просмотрите ее (кнопка
9. Распечатайте документ (кнопка
Просмотр).
Печать).
117
Прочие отчеты
Как получить список сотрудников,
принятых в организацию
В системе существует возможность при необходимости получать списки сотрудников, принятых в организацию в каком-либо периоде. Для этого используют отчет Принятые за период.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо получить список сотрудников, принятых на работу по совместительству в Сибирский Государственный Университет на факультет естественных
наук в период с сентября по ноябрь 2008 года.
Для того чтобы построить отчет выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов.
3. В левой части реестра выберите группу 6. Списки / Движение персонала /
Принятые за период. Нажмите на значок
(Создать отчет). В результате этого действия открывается окно выбора даты отчета.
4. Введите дату, на которую необходимо получить информацию. Нажмите на
кнопку Выбор. Появится диалоговое окно для ввода параметров отчета.
5. Заполните следующие параметры:
Выделенные параметры обязательны для заполнения.
Подчеркнутые параметры можно заполнять с помощью справочников. Справочник вызывается нажатием на клавишу F2.
Название
Описание
Пример
Начало периода Укажите период, за который нужно 01.09.2008
Конец периода сформировать список принятых со- 30.11.2008
трудников.
118
Фирмы
Укажите фирму, список сотрудников Сибирский Гокоторой нужно получить.
сударственный
Университет
Подразделения
Если нужно получить список сотруд- факультет
ников не всей фирмы, а одного из ее естественных
подразделений, выберите нужное.
наук
Название
Описание
Пример
Вид работы
Если нужно получить список сотруд- по совместиников, принятых на какой-либо один тельству
вид работы, выберите нужный.
Заполнение вышеперечисленных параметров позволяет получить список
совместителей, которые были приняты в выбранную организацию в указанном периоде.
Все остальные параметры не являются обязательными для заполнения. С их помощью можно «сужать круг поиска», указывая,
какие именно категории сотрудников нужно включать в список.
Например, если в поле Источник комплектования указать После окончания Вуза, в список включаются только сотрудники, у
которых при приеме указан именно этот источник комплектования.
Рис.1. Параметры отчета
6. Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
119
7. В открывшемся окне выберите Список принятых за период
период. При необходимости просмотрите ее (кнопка
Просмотр).
8. Распечатайте документ (кнопка
Печать).
Как получить список сотрудников,
уволенных из организации
В системе существует возможность при необходимости получать списки сотрудников, уволенных из организации за какой-либо период. Для этого используют отчет Уволенные за период.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо получить список сотрудников, работавших по совместительству
и уволенных из организации Сибирский Государственный Университет в июне
2008 года.
Для того чтобы построить отчет выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов.
3. В левой части реестра выберите группу 6. Списки / Движение персонала /
Уволенные за период. Нажмите на значок
(Создать отчет). В результате этого действия открывается окно выбора даты отчета.
4. Введите дату, на которую необходимо получить информацию. Нажмите на
кнопку Выбор. Появится диалоговое окно для ввода параметра отчета. Параметры заполняются по порядку сверху вниз.
5. Заполните следующие параметры на вкладке Основная информация:
Выделенные параметры обязательны для заполнения.
Подчеркнутые параметры можно заполнять с помощью справочников. Справочник вызывается нажатием на клавишу F2.
Название
Описание
Пример
Начало периода Укажите период, за который нужно 01.09.2008
Конец периода сформировать список уволенных со- 30.11.2008
трудников.
120
Название
Описание
Пример
Фирмы
Укажите фирму, список сотрудников Сибирский Гокоторой нужно получить.
сударственный
Университет
Вид работы
Если нужно получить список уво- по совместиленных сотрудников, работавших на тельству
каком-либо одном виде работы, выберите нужный.
Заполнение вышеперечисленных параметров позволяет получить список
совместителей, которые были уволены из выбранной организации в указанном периоде.
Все остальные параметры не являются обязательными для заполнения. С их помощью можно «сужать круг поиска», указывая, какие
именно категории сотрудников нужно включать в список. Например, если в поле Причина увольнения указать В связи с выходом
на пенсию, в список включаются только сотрудники, уволенные по
указанной причине. Сотрудники, уволенные по другим причинам, в
список не включаются.
Рис.1. Параметры отчета
121
6. Нажмите ОК. Открывается окно выбора печатной формы.
7. В открывшемся окне выберите Список уволенных за период
период. При необходимости просмотрите ее (кнопка
Просмотр).
8. Распечатайте документ (кнопка
Печать).
Как получить список сотрудников с указанием
различных данных
Список с указанием возраста, паспортных данных
и адреса регистрации
В системе существует возможность при необходимости формировать списки
сотрудников с указанием различных данных. Для этого используют отчет По
заданным критериям.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо получить список мужчин в возрасте до 40 лет с указанием адреса
регистрации и паспортных данных.
Для того чтобы сформировать список, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов (рис. 1).
3. В левой части реестра выберите группу 6. Списки / Сотрудники /
по заданным критериям.
Рис. 1. Реестр отчетов
122
4. Нажмите на значок
(Создать отчет) в левой части реестра. В результате
этого действия открывается окно выбора даты отчета.
5. Введите дату, на которую необходимо получить информацию. Нажмите на
кнопку Выбор. Появляется окно для ввода параметров отчета (рис. 2). Параметры заполняются по порядку сверху вниз.
Подчеркнутые параметры или наличие в поле кнопки
свидетельствуют о том, что параметр возможно заполнить с помощью справочника. Чтобы открыть справочник, нажмите на подчеркнутый параметр или кнопку
.
Рис. 2. Окно ввода параметров отчета
6. На вкладке Основная информация заполните следующие параметры:
• Пол — мужской;
• Возраст от — 0;
• Возраст до — 40.
123
7. Нажмите ОК. В результате сформируется список сотрудников мужского
пола в возрасте до 40 лет. Список представлен в виде таблицы с указанием табельного номера, фамилии, имени и отчества сотрудника и даты его
рождения.
Поля, содержащие символ %, заполняются в соответствии со следующими правилами:
•
если в поле введена буква (цифра) перед символом %, то в списке
отобразятся данные, имеющие в начале указанную букву (цифру) (например, в поле Фамилия введено значение А% — отобразится список сотрудников, фамилии которых начинаются на
букву А);
•
если в поле введена буква (цифра) после символа %, то в списке
отобразятся данные, имеющие в конце указанную букву (цифру)
(например, в поле Фамилия введено значение %ин — отобразится список сотрудников, фамилии которых заканчиваются на
— ин).
Возможно также указать полное значение, без использования символа % (например, Иванова).
8. При печати списка существует возможность напечатать данный список с дополнительными сведениями о сотрудниках (например, паспортными данными и адресом регистрации). Для этого:
(Печать). В результате открывается окно вы а) Нажмите на кнопку
бора печатной формы.
б) В окне выбора печатной формы выберите Список сотрудников по
заданным критериям.
в) При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите на
кнопку
(Просмотр). В результате открывается окно выбора сведений, которые необходимо включить при печати списка сотрудников.
г) В открывшемся окне установите флажки напротив необходимых данных (Вывести паспортные данные; Вывести адрес регистрации).
д) Нажмите ОК. Открывается подготовленный к печати список (рис. 3).
124
Рис. 3. Список сотрудников
с указанием возраста, паспортных данных и адреса регистрации
е) Распечатайте документ стандартными средствами печати.
Список с указанием вида образования
и учебного заведения
В системе существует возможность при необходимости формировать списки
сотрудников с указанием различных данных. Для этого используют отчет По
заданным критериям.
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо получить список сотрудников, имеющих высшее образование с
указанием учебного заведения, которое они окончили.
Для того чтобы сформировать список, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Отчеты. В результате открывается реестр отчетов (рис. 1).
125
Рис. 1. Реестр отчетов
3. В левой части реестра выберите группу 6. Списки / Сотрудники /
по заданным критериям.
4. Нажмите на значок
(Создать отчет) в левой части реестра. В результате
этого действия открывается окно выбора даты отчета.
5. Введите дату, на которую необходимо получить информацию. Нажмите на
кнопку Выбор. Появляется окно для ввода параметров отчета (рис. 2). Параметры заполняются по порядку сверху вниз.
Рис. 2. Окно ввода параметров отчета
126
Подчеркнутые параметры или наличие в поле кнопки
свидетельствуют о том, что параметр возможно заполнить с помощью справочника. Чтобы открыть справочник, нажмите на подчеркнутый параметр или кнопку
.
6. На вкладке Основная информация заполните следующие параметры:
• Вид образования — Высшее образование.
7. Нажмите ОК. В результате формируется список сотрудников, имеющих высшее образование.
Список представлен в виде таблицы с указанием табельного номера, фамилии, имени и отчества сотрудника и даты его рождения.
8. При печати списка существует возможность напечатать данный список с дополнительными сведениями о сотрудниках (например, учебное заведение).
Для этого:
(Печать). В результате открывается окно вы а) Нажмите на кнопку
бора печатной формы.
б) В окне выбора печатной формы выберите Список сотрудников по
заданным критериям.
в) При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите на
кнопку
(Просмотр). В результате открывается окно выбора сведений, которые необходимо включить при печати списка сотрудников.
г) В открывшемся окне на вкладке Данные об образовании установите
флажок Вывести учебное заведение.
д) Нажмите ОК. Открывается подготовленный к печати список (рис. 3).
127
Рис. 3. Список сотрудников
с указанием вида образования и учебного заведения
е) Распечатайте документ стандартными средствами печати.
128
Учет рабочего времени в системе
Как настроить производственный календарь
(праздничные дни и переносы)
Производственный календарь содержит информацию о количестве рабочих,
выходных и праздничных дней. Ежегодно в целях рационального использования выходных и нерабочих праздничных дней Правительство Российской Федерации заранее принимает соответствующее постановление «О переносе выходных дней».
В соответствии с данным постановлением в систему нужно внести изменения, а
именно настроить справочники Праздничных дней и Переносов.
С учетом настроек данных справочников автоматически вносятся изменения в
табель учета рабочего времени и график работы сотрудника.
Рассмотрим настройку календаря на примере новогодних каникул 2009 года.
Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:
• 1, 2, 3, 4 и 5 января - Новогодние каникулы;
• 7 января - Рождество Христово;
• А также согласно постановлению правительства в 2009 году выходной
день с воскресенья 11 января переносится на пятницу 9 января.
Также, когда совпадают выходной и нерабочий праздничный день, выходной
переносится на следующий после праздничного дня рабочий день. Таким образом:
• выходной 3 января переносится на 6 января;
• выходной 4 января - на 8 января;
• выходной 11 января (воскресенье) переносится на 9 января (пятница).
Необходимо внести соответствующие изменения в систему.
Рис. 1. Производственный календарь на январь 2009 г.
129
Настройка производственного календаря в системе происходит в два этапа:
проверка справочника Праздничные дни и настройка справочника Переносы.
I. Проверка справочника Праздничные дни.
Убедитесь, что в справочнике Праздничные дни присутствует информация
обо всех официальных нерабочих днях. Для этого:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис /
Выбор рабочего места).
2. Откройте справочник Праздничные дни (пункт меню Справочники /
Праздники и переносы).
3. Для удобства отсортируйте праздники по наименованию. Для этого:
а) Установите курсор на любую строку в столбце Название.
б) Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню и выберите пункт
Работа с таблицей / Сортировать. Названия праздников отображаются в алфавитном порядке.
Рис. 2. Справочник Праздничные дни
4. Убедитесь, что праздничные дни 1, 2, 3, 4, 5 (Новый год) и 7 января (Рождество Христово) присутствуют в справочнике.
130
В справочнике в поле Действует с указана дата, начиная с которой данный день официально признан нерабочим праздничным
днем.
В поле Действует по указана дата, после которой данный день
официально нерабочим праздничным днем не считается (в случае
если праздник отменен).
5. Закройте справочник.
II. Настройка справочника Переносы
Необходимо внести изменения в справочник Переносы, а именно поочередно
отобразить следующие переносы:
•
с 3 на 6 января;
•
с 4 на 8 января;
•
с 11 на 9 января.
1. Укажите, что 06.01.2009 считается выходным днем вместо 03.01.2009.
Для этого:
а) Откройте справочник Переносы (пункт меню Справочники / Праздники и переносы).
б) Нажмите на значок
(Добавить).
в) В открывшемся окне в поле День укажите дату 06.01.2009, а в поле Как
день укажите 03.01.2009.
г) Нажмите на значок
(Сохранить и закрыть). 6 января в систему
внесен как выходной день вместо 3 января.
2. Укажите, что 08.01.2009 считается выходным днем вместо 04.01.2009 по
аналогии с вышеописанной процедурой.
3. Чтобы указать, что 11 января (воскресенье) переносится на 9 января
(пятница), выполните следующее:
а) Укажите что 11 января - рабочий день. Для этого добавьте новый перенос (
Добавить), в поле День укажите 11.01.2009, а в поле Как
день укажите 09.01.2009.
б) Укажите что 9 января - выходной день. Для этого добавьте новый перенос (
Добавить), в поле День укажите 09.01.2009, а в поле Как
день укажите 11.01.2009 (рис. 3).
131
Рис. 3. Справочник Переносы
Производственный календарь настроен. Проверить, верно ли настроен календарь можно в любом графике работы. Для этого:
а) В меню выберите пункт меню Справочники / Режимы и графики
работы / Графики работы. Откроется справочник графиков работы.
б) Выберите любой график (например, ПЯТИДНЕВНЫЙ). Нажмите на кнопку
(Печать). Откроется окно выбора печатной формы.
в) Выберите Печать графика работы и нажмите на кнопку
смотр). Откроется окно ввода параметров.
(Про-
г) Укажите период просмотра графика (с 1 января по 31 января). Откроется график работы. В нем выходные дни отмечены буквой В, а рабочие – буквой Я. Проверьте, правильно ли отображаются переносы в
графике.
Перезагрузите систему.
Как внести информацию об изменении графика
работы сотрудника
Для того чтобы внести в систему информацию об изменении графика работы
сотрудника, используется приказ Изменение графика работы.
Рассмотрим следующий пример:
Петрова Анна Ивановна работает в ИП Иванов в должности специалиста отдела кадров по пятидневному графику работы. С 20.02.2011 г. по 20.03.2011 г. ее
необходимо перевести на шестидневный рабочий график.
Для того чтобы создать приказ Изменение графика работы, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
132
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Организация
/ Персонал. В результате открывается окно Персонал.
3. В левой части открывшегося окна установите курсор на папке той организации, в которой работает сотрудник (ИП Иванов). В правой части окна отображается список сотрудников выбранной организации (рис. 1).
Чтобы список сотрудников отображался полностью, установите
флажок Все входящие.
Рис. 1. Передача данных в приказ
4. В списке сотрудников установите курсор мыши на фамилии сотрудника
(Петрова).
Чтобы выбрать несколько сотрудников, нажмите на клавишу
Shift и, удерживая ее, перемещайтесь по списку с помощью клавиш
«стрелка вверх» / «стрелка вниз». Если сотрудника выделять не
нужно, отпустите Shift.
Чтобы выделить всех сотрудников, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.
Чтобы снять выделение, используйте сочетание клавиш Alt+A.
5. Вызовите контекстное меню нажатием правой кнопки мыши.
6. В контекстном меню выберите пункт Передать данные в... / Передать данные в приказ (рис. 1). В результате этого действия открывается окно выбора
приказа (рис. 2).
133
Рис. 2. Окно выбора приказа
7. В окне выбора приказа выберите Прочие приказы / Изменение графика
работы и нажмите на кнопку Выбор (рис. 2). В результате этого действия открывается окно выбора даты приказа.
8. В открывшемся окне укажите дату, от которой создается приказ.
По умолчанию предлагается дата, с которой выполнен вход в систему. При необходимости измените ее вручную или с помощью
встроенного календаря (кнопка
).
9. Нажмите ОК. В результате открывается окно создания нового приказа (рис.
3). Поля заполняются по порядку слева направо
Рис. 3. Окно создания нового приказа
10. В открывшемся окне на вкладке Перевод должны быть заполнены следующие поля:
134
Название
Описание
Пример
*Фамилия Имя Отчество
Фамилия, имя, отчество сотрудника
Петрова Анна
Ивановна
*Исполняемая
должность
Должность сотрудника, по
специалист откоторой оформляется приказ. дела кадров
*Сменить график
с...
Дата начала действия нового
графика.
20.02.2011
Сменить график
по...
Дата окончания действия
нового графика. Заполняется,
если график изменяется на
определенное время.
20.03.2011
*Код нового графика
Код и наименование нового
графика.
1-6 дн.; Шестидневный
Если в связи с изменением
графика работы с сотрудником заключается дополнительное соглашение к
трудовому договору, внесите
номер, дату, код, наименование причины и описание
соглашения.
48
*Название нового
графика
№ Доп. соглашения к договору
Дата соглашения
Код причины доп.
соглашения
Причина доп. соглашения
20.02.2011
01
Изменение
условий оплаты
труда
Обязательными для заполнения являются поля, отмеченные значком *. В случае если какое-либо из обязательных полей не заполнено, при утверждении приказа появляется сообщение об ошибке.
Закройте данное сообщение и заполните указанные поля.
11. При необходимости измените вручную или с помощью справочника (клавиша F2) значения полей, заполненных автоматически.
12. После заполнения полей приказа (рис. 3) утвердите его с помощью кнопки
(Принять приказ).
При необходимости внести изменения в утвержденный приказ следует сначала его отменить с помощью кнопки
(Отменить
приказ), выполнить редактирование, а затем снова его утвердить.
135
13. При необходимости распечатать приказ выполните следующие действия:
а) В верхней части окна создания приказа нажмите на кнопку
(Печать). Откроется окно выбора печатной формы.
б) Выберите печатную форму:
• Приказ об изменении графика работы при необходимости распечатать приказ;
• Дополнительное соглашение к трудовому договору при необходимости распечатать доп. соглашение.
в) Для просмотра документа перед печатью нажмите на кнопку
(Просмотр). Открывается подготовленный к печати документ.
г) Распечатайте документ стандартными средствами печати.
Формирование приказа завершено. Приказ сохраняется в реестре приказов
(пункт меню Текущая работа / Приказы) в папке Прочие приказы / Изменение графика работы.
Табельный учет
Как заполнить табель
Табели сотрудников в системе заполняются автоматически на основании графиков работы сотрудников и утвержденных приказов (о приеме, переводе, отпусках, командировках, больничных и т.д.).
Для того чтобы табели сотрудников формировались и заполнялись автоматически, выполните предварительную настройку табельного учета. Настройка табельного учета выполняется с помощью:
•
мастера ввода в эксплуатацию (подробнее см. контекстную справку системы (клавиша F1) статья Основной функционал системы / Мастер ввода
в эксплуатацию / Табельный учет);
•
пункта меню Настройка / Табельный учет (подробнее см. контекстную
справку системы (клавиша F1), статья Основной функционал системы
/ Учет рабочего времени / Табельный учет / Табели (администрирование).
В табеле учета рабочего времени отображается не только количество часов,
отработанных каждым сотрудником, но и ежедневно фиксируются количество
явок и неявок сотрудника на работу, причины неявок, сведения о сверхурочных
работах, командировках, простоях, время болезни и отпуска и т.д. Отметки в
табеле о причинах неявок на работу вносятся на основании соответствующих
136
документов (например, на основании листка нетрудоспособности и т. д.).
Рассмотрим следующий пример:
Сотрудник Коваленин Д. Г. в течение первой недели месяца работал каждый
день по 10 часов за рабочую смену. Переработки не фиксировались с помощью приказов. Необходимо в табеле сотрудника изменить рабочее время.
Для этого:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Табели. В результате открывается реестр табелей (рис. 1).
Рис. 1. Реестр табелей
Реестр табелей визуально делится на две части: левую и правую (рис. 1).
В левой части отображаются группы табелей.
В правой части — табели выбранной группы за указанный период.
3. Откройте табель двойным нажатием левой кнопки мыши (рис. 2).
Рис. 2. Табель
4. В открывшемся табеле выберите режим просмотра С рабочим временем
(справа от панели инструментов). Для каждого сотрудника в табеле отображаются:
137
• КОД - коды рабочего времени по каждому дню месяца (например, Я –
явка, В - выходной).
• РВ – рабочее время.
5. Установите курсор в строке РВ напротив фамилии нужного сотрудника (Коваленин Д. Г.) откройте двойным нажатием и исправьте значения ячеек первой рабочей недели месяца (10).
6. Сохраните отредактированный табель нажатием на кнопку
(Сохранить)
или
(Сохранить и закрыть). Табель сохраняется в реестр табелей.
7. В правой части Реестра табелей выделите измененный табель и утвердите
его нажатием на кнопку
(Утвердить табель).
После утверждения табеля его редактирование невозможно, поэтому табель утверждают в конце месяца.
Как напечатать заполненный табель
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо распечатать заполненный табель подразделения Шахта №1 формы Т-13 (Унифицированная) на листе формата А4, ориентация страницы —
книжная.
Чтобы напечатать заполненный табель, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор
рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Табели. В результате открывается реестр табелей (рис. 1).
Рис. 1. Реестр табелей
3. В Реестре табелей на панели инструментов нажмите на кнопку
(Печать). В результате открывается окно выбора печатной формы ( рис. 2).
138
Рис. 2. Окно выбора печатной формы табеля
4. В открывшемся окне выберите печатную форму Т-13 (Унифицированная).
5. При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите на кнопку
(Просмотр). В результате открывается окно ввода параметров.
Рис. 3. Окно ввода параметров
6. В окне ввода параметров в поле Ориентация страницы из раскрывающегося списка выберите Книжная (рис. 3). Нажмите OK. Открывается подготовленный к печати документ.
7. Выполните печать табеля стандартными средствами печати.
Подробную информацию о настройке и ведении табельного учета см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья
Основной функционал системы / Учет рабочего времени / Табельный учет.
139
Как напечатать пустой табель («пустографку»)
Рассмотрим следующий пример:
Необходимо распечатать пустой табель подразделения, то есть в печатной форме отображаются только фамилии сотрудников подразделения и информация
о количестве календарных дней в месяце, а остальные ячейки пустые. Пустой
табель должен быть формы Т-13 (Унифицированная) на листе формата А4,
ориентация страницы — книжная.
Чтобы напечатать пустой табель, выполните следующие действия:
1. Выберите рабочее место Работа с персоналом (пункт меню Сервис / Выбор рабочего места).
2. В рабочем месте Работа с персоналом выберите пункт меню Текущая работа / Табели. В результате открывается реестр табелей (рис. 1).
Рис. 1. Реестр табелей
3. В Реестре табелей на панели инструментов нажмите на кнопку
(Печать). В результате открывается окно выбора печатной формы ( рис. 2).
Рис. 2. Окно выбора печатной формы табеля
4. В открывшемся окне выберите печатную форму Т-13 (Унифицированная).
5. При необходимости просмотреть документ перед печатью нажмите на кнопку
(Просмотр). В результате открывается окно ввода параметров.
140
Рис. 3. Окно ввода параметров
6. В окне ввода параметров снимите флажок Печатать заполненный табель.
7. В поле Ориентация страницы из раскрывающегося списка выберите Книжная (рис. 3).
8. В открывшемся окне нажмите OK. Открывается подготовленный к печати
документ.
9. Выполните печать табеля стандартными средствами печати.
Подробную информацию о настройке и ведении табельного учета
см. в контекстной справке системы (клавиша F1), статья Основной функционал системы / Учет рабочего времени / Табельный
учет.
141
Для заметок
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
47
Размер файла
23 331 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа