close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Учет кадров и расчет зарплаты

код для вставкиСкачать
Глава 15. Учет кадров и расчет
зарплаты
Основные положения................................................................2
Основные документы по учету кадров и оплате труда.......... 2
Управление персоналом и учет кадров................................... 5
Штатное расписание..................................................................... 5
Прием сотрудника на работу....................................................... 13
Изменение места, условий, характеристик работы сотрудников.. 27
Увольнение сотрудника............................................................... 29
Текущая работа кадровой службы............................................... 34
Учет рабочего времени........................................................... 38
Рабочее время, графики рабочего времени................................. 38
Табели.........................................................................................44
Отпуска....................................................................................... 50
Отклонения от графика рабочего времени.................................. 59
Расчет заработной платы сотрудника................................... 63
Основы........................................................................................ 63
Расчет зарплаты.......................................................................... 78
Различные формы оплаты труда..................................................83
Доплаты, надбавки, премии.........................................................86
Различные выплаты по среднему.................................................96
Особенности оформления некоторых начислений......................107
Удержания и вычеты................................................................. 125
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)..................................136
Налоги и взносы, рассчитываемые от ФОТ................................ 149
Выдача заработной платы сотрудникам............................. 172
Теория ......................................................................................172
Практика....................................................................................173
Отражение расчетов по оплате труда в бухгалтерском и
налоговом учете.................................................................... 177
Теория.......................................................................................177
Практика....................................................................................178
1
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Основные положения
Персонал – важнейший фактор, обеспечивающий конкурентоспособность
и процветание компании, а заработная плата – существенная статья затрат
в себестоимости продукции, эффективный инструмент управления персоналом. В рамках комплекса СБиС++ учет кадров, труда и его оплаты ведется в задачах «Расчет зарплаты» и «Учет кадров». Общая схема, отражающая функционирование модуля «Учет кадров и расчет зарплаты» представлена на рисунке 1.
Учет рабочего
времени
Управление
персоналом и
учет кадров
Штатное
расписание,
первичные
документы,
приказы ...
Отработанное
сотрудниками
время
Затраты
Бухгалтерский
и налоговый
учет
Расчет
зарплаты
Налоги
Деньги
Выдача
зарплаты
Рис.1 - Общая схема функционирования модуля СБиС++ «Учет кадров и расчет зарплаты»
Основные документы по учету кадров
и оплате труда
2
Документ
Управление персоналом и учет кадров
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
По учету кадров
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N
Т-1)
Приказ (распоряжение) о приеме работников
на работу (Унифицированная форма N Т1а)
Личная карточка работника (Унифицированная
форма N Т-2)
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС))
Штатное расписание (Унифицированная
форма N Т-3)
Учетная карточка научного, научнопедагогического работника (Унифицированная
форма N Т-4)
Приказ (распоряжение) о переводе работника
на другую работу (Унифицированная
форма N Т-5)
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а)
Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работнику (Унифицированная
форма N Т-6)
Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работникам (Унифицированная
форма N Т-6а)
График отпусков (Унифицированная форма N Т-7)
Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицирован-
Документ «Трудовые договора»
Не реализовано
Справочник «Сотрудники»
Не реализовано
Справочник «Штатное расписание»
Не реализовано
Документ «Переводы»
Не реализовано
Документ «Приказ на отпуск»
Не реализовано
Справочник «Сотрудники»
Документ «Увольнения»
3
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
ная форма N Т-8)
Приказ (распоряжение) о прекращении
Не реализовано
(расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а)
Приказ (распоряжение) о направлении ра- Справочник «Сотрудники»
ботника в командировку (Унифицированная форма N Т-9)
Приказ (распоряжение) о направлении ра- Не реализовано
ботников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а)
Командировочное удостоверение (Унифи- Справочник «Сотрудники»
цированная форма N Т-10)
Служебное задание для направления в ко- Справочник «Сотрудники»
мандировку и отчет о его выполнении
(Унифицированная форма N Т-10а)
Приказ (распоряжение) о поощрении ра- Документ «Приказы»
ботника (Унифицированная форма N Т11)
Приказ (распоряжение) о поощрении ра- Документ «Приказы»
ботников (Унифицированная форма N Т11а)
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N
Т-12)
Табель учета рабочего времени (УнифиДокумент «Табели»
цированная форма N Т-13)
Расчетно-платежная ведомость (УнифиНе реализовано
цированная форма N Т-49)
Расчетная ведомость (Унифицированная Отчет «Расчетная ведомость»
форма
N Т-51)
Платежная ведомость (Унифицированная Документ «Межрасчетные выплаформа
N Т-53)
ты»
Документ «Выдача зарплаты»
Журнал регистрации платежных ведомо- Не реализовано
стей (Унифицированная форма N Т-53а)
Лицевой счет (Унифицированная форма
Не реализовано
N Т-54)
4
Управление персоналом и учет кадров
Лицевой счет (свт) (Унифицированная
Не реализовано
форма
N Т-54а)
Записка-расчет о предоставлении отпуска Лицевая сторона – документ
работнику (Унифицированная форма N Т- «Приказ на отпуск»
60)
Обратная сторона – документ
«Отпуск»
Записка-расчет при прекращении (растор- Лицевая сторона – документ
жении) трудового договора с работником «Увольнения»
(увольнении) (Унифицированная форма N Обратная сторона – документ
Т-61)
«Отпуск»
Акт о приеме работ, выполненных по
Не реализовано
срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной
работы (Унифицированная
форма N Т-73)
Управление персоналом и учет кадров
Управление персоналом и учет кадров – процесс, который включает в
себя множество составляющих, основные из которых мы рассмотрим.
Штатное расписание
Теория
Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением) применяется форма
№Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание содержит перечень
структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных
единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной
платы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание
также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя
организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание – это
основной инструмент планирования потребности в персонале и размера
затрат на оплату труда, а следовательно важный инструмент управления
персоналом.
Документов, регламентирующих обязательное составление штатного расписания организации, действующим законодательством не предусмотре5
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
но, но в налоговом законодательстве в ряде случаев указывается необходимость составления штатного расписания организации для подтверждения обоснованности применения льгот и правомерности отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг) определённых видов затрат.
Практика
Прежде всего следует указать программе: будете вы при работе в
комплексе СбиС++ использовать штатное расписание или нет. Дело в том,
что вести документооборот по учёту кадров в программе можно либо на
основе штатного расписания, либо просто на основе перечня должностей.
В зависимости от вашего выбора будут впоследствии формироваться документы о приёме на работу, о переводе, об увольнении и др. Штатное
расписание расширяет справочник должностей, но не заменяет его.
Переключение между этими режимами осуществляется через конфигурацию задачи.
Рис.2 – Признак использования штатного расписания в конфигурация задачи
«Расчет зарплаты»
Работа со штатным расписанием
Штатное расписание позволяет анализировать укомплектованность кадров, планировать персонал и затраты на него. Но его ведение увеличивает
6
Управление персоналом и учет кадров
количество необходимых действий для совершения одних и тех же операций с сотрудником, должностью, отделом и т.д. Соответственно, работая
со справочником должностей, пользователь «упрощает» себе жизнь, но
вместе с этим лишается многих полезных возможностей, которые предлагает СБИС.
Работать с штатным расписанием можно как в задаче «Зарплата», так и в
задаче «Учет кадров», пункт меню «Справочники» - «Штатное расписание» (рисунок 3).
Изменять штатное расписание можно как непосредственно в окне штатного расписания, так и при помощи документа «Приказ на изменения
штата». Рекомендуется первоначальный ввод штатного расписания выполнить непосредственно в справочнике, а все последующие изменения фиксировать отдельными документами реестра «Приказ на изменения штата».
О работе с документами данного реестра будет написано ниже.
Вы можете в любой момент перейти к использованию штатного расписания. При этом
СБиС поможет вам сформировать его структуру, на основании существующих должностей. Для этого
необходимо вызвать контекстное меню в левой части окна
«Штатное расписание» выполнить команду «Сформировать
штатное расписание по должностям»
Рис.3 – Штатное расписание
В левой части окна представлена организационная структура предприятия
– ее подразделения и отделы, в правой части содержится информация о
7
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
штатных должностях конкретного структурного подразделения, которые
можно добавлять, удалять, редактировать (рисунок 4).
Рис.4 – Информация о штатной должности
Значение полей диалога:
Должность – выбирается из справочника должностей. Должность
из справочника должностей является основой для штатной должности.
Введена с...по... – должность, у которой в данный интервал не попадает месяц расчета будет помечаться в списке серым цветом
Процент, Разряд – значение указывается как типовые для данной
должности, однако они могут быть изменены для конкретного сотрудника. Данные поля могут участвовать в расчете сумм зарплаты.
Оклад от… до…. – вилка окладов необходимо как для начальной
инициализации данных конкретного сотрудника, так и для планирования затрат на оплату труда
8
Управление персоналом и учет кадров
Штат - плановое число сотрудников на данной должности на текущую дату. Позволяет анализировать укомплектованность штатами
Изменение оклада/штата - здесь отражается история изменения
параметров штатной должности, вносимых документами «Приказы
на изменения штата»
График работы, Категория, Вид начисления/удержания, ШПЗ,
Аналитика – заполняются, в случае Если эти данные будут одинаковыми для всех сотрудников на это должности. Тогда значениями
этих полей будут инициализироваться соответствующей поля конкретной должности сотрудника. В противном случае заполнение
этих данных не обязательно.
Условия труда – указываются особые условия труда (выбираются
из справочника), которые необходимы для формирования отчетности в ПФ, в которой льготный стаж, отдельно учитывается
Описание штатной должности – текстовое описание данной
должности.
Постоянные начисления по должности – эти начисления будут
выполняться для всех сотрудников находящейся на данной должности.
Постоянные Н/У по штатной должности
отображаются в списке постоянных Н/У
должностей сотрудника и выделяются серым
цветом. Они не доступны для редактирования
из карточки сотрудника, поэтому все изменения необходимо
вносить непосредственно на карточке штатной должности.
Сотрудники на должности – здесь указывается список сотрудников, которые работают на данной штатной должности. Сотрудники, которые в текущем расчетном месяце уже являются уволенными или еще не были приняты отмечаются серым.
Подробное заполнение данных штатных должностей облегчит ввод первичных документов –
необходимое поля будут инициализироваться
нужными значениями. Этот принцип относится не только к должностям, но и к другим справочникам,
9
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
поэтому максимальное заполнение справочных данных в дальнейшем может существенно упростить и облегчить работу.
Как мы видим, штатные должности создаются на основании должностей,
из справочника должностей, которые помимо общих характеристик имеют
и несколько своих, о которых стоит упомянуть отдельно (см. рисунок 5).
Рис. 5 – Диалог редактирования должности
Формировать табель по – влияет на автоматическое заполнение
табелей сотрудников. Если установлена неправильная галочка, то
автоматическое заполнение будет давать пустой табель.
Сотрудники на должности – список сотрудников, которые работают на
данной должности в настоящий момент. Этот список отличается от аналогичного списка штатной должности, так как в нем будут отражаться все
сотрудники работающие на этой должности в различных структурных
подразделениях
Если организация не работает со штатным расписанием,
то справочник должностей, станет для нее единственным инструментом для работы с должностями и их характеристиками.
Регламентированные документы
Документ
10
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Управление персоналом и учет кадров
Штатное расписание (УнифицированСправочник «Штатное расписаная
ние»
форма N Т-3)
Дополнительные формы
Документ
Штатное расписание (с ФИО сотрудников)
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Справочник «Штатное расписание»
Изменения штатного расписания
Любые изменения в штатном расписании, которые осуществляются в рамках текущей деятельности, будь то введение новой должности в штат, введение или сокращение штатной единицы, изменение «вилки» окладов –
рекомендуется фиксировать в программе при помощи документов, формируемых в реестре «Приказы на изменения штата» (рисунок 6).
Рис.6 – Приказ на изменение штатного расписания
С помощью данного документа возможно выполнить три основных действия:
Добавить новую штатную должность
Изменить должность
Закрыть должность
1.
Добавить новую штатную должность
11
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Это действие, позволяет добавить штатную должность в выбранный раздел штатного расписания (рисунок 7). Заполнение полей штатной должности уже приведено в разделе «Штатное расписание»
Рис.7 – Добавление новой штатной должности
2.
Изменить должность
Изменяются параметры существующей штатной должности, вилка окладов и количество штатных единиц (рисунок 8).
Рис.8 – Изменение характеристик существующей штатной должности
12
Управление персоналом и учет кадров
Изменять должности сотрудников – если данный флажок установлен, то
у всех сотрудников находящихся на данной должности размер оклада будет изменен на новый минимальный оклад, указанный в вилке окладов
3.
Закрыть должность
Этим действием на указанную дату закрывается указанная штатная должность (рисунок 9).
Рис.9 – Закрытие существующей штатной должности
Закрывать должности сотрудников – если данный флажок установлен,
то у всех сотрудников находящихся на данной должности, данная должность будет закрыта указанной датой.
Дополнительные формы
Документ
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Перечень изменений в штатном распи- Реестр «Приказы на изменения
сании
штата»
Прием сотрудника на работу
Теория
Существует несколько основных вариантов оформления отношений между работником и работодателем, основные из которых представлены на
схеме (рисунок 10)
13
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Оформление приема на
работу
Заключение договора
Предоставление кандидатом
необходимых документы
Гражданско-правовой договор
(в соответствии с ГК РФ)
Паспорт или иной документ,
удостоверяющий личность;
Трудовая книжка
Страховое свидетельство государственного
пенсионного страхования
Документы воинского учета
Документ об образовании, о квалификации
или о наличии специальных знаний ( если
работа требует специальных знаний
Трудовой договор
(в соответствии с ТК РФ)
На неопределенный срок
(бессрочный трудовой договор)
На определенный срок не
более 5 лет (срочный трудовой
договор)
На основное место работы
Совместителем
Приказ на прием на
работу
Рис.10 – Оформление приема на работу
Трудовой договор
Согласно статье 56 Трудового Кодекса РФ трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной
трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном
размере выплачивать работнику заработную плату. В тоже время работник
обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую
функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего
трудового распорядка.
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.
В трудовом договоре указываются:
14
фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших
трудовой договор.
Управление персоналом и учет кадров
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за
исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
трудовая функция
место работы (с указанием структурного подразделения);
дата начала работы;
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации;
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за
работу в тяжёлых, вредных и (или) опасных условиях;
режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные
выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные
с трудовой деятельностью.
Трудовой договор может содержать дополнительные условия, не
ухудшающие положение работника по сравнению с требованиями
трудового законодательства и коллективного договора. К таковым
относится:
испытательный срок;
неразглашение служебной или коммерческой тайны;
обязанность работника отработать в организации определённый срок
после обучения, оплаченного за счёт работодателя.
15
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению
сторон и в письменной форме.
Трудовые договоры могут заключаться:
на неопределенный срок;
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Согласно статье 60 ТК РФ работодатель не может требовать от работника
выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определённого трудовым договором.
Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник
должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.
Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется.
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. В случаях получения основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста пятнадцати лет.
С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и
попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста четырнадцати лет, для выполнения в свободное от
учёбы время лёгкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения.
Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по
мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев когда трудовой договор
заключается впервые или работник поступает на работу на условиях
совместительства;
16
Управление персоналом и учет кадров
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных
знаний - при поступлении на работу, требующую. специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях с учетом специфики выполняемой работы федеральными законами может быть предусмотрена необходимость предъявления
при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами
Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем..
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы выдают каждому
застрахованному лицу страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, содержащее страховой номер и анкетные данные
указанного лица. Страховое свидетельство хранится у застрахованного
лица и действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
В том случае, если поступивший на работу не зарегистрирован в системе
обязательного пенсионного страхования, страхователь представляет на это
лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган в течение
двух недель с даты заключения договора.. Форма анкеты застрахованного
лица утверждается Пенсионным фондом РФ.
Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц подлежащих
призыву на военную службу. В соответствии с п. 23 постановления Правительства РФ от 25 декабря 1998 г. № 1541 «Об утверждении Положения о
воинском учете» для осуществления воинского учета руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники) организаций обязаны проверять при приеме на работу (учебу) у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения,
выданные взамен военных билетов), а у граждан, подлежащих призыву на
военную службу, - удостоверения граждан, подлежащих призыву на военную службу. При приеме указных документов гражданам выдается расписка.
17
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
При приеме на работу, к выполнению которой в соответствии с законодательством могут быть допущены только лица, имеющие специальное образование или подготовку (врачи, учителя, водители автомашин и др.), работодатель обязан потребовать от поступающего предъявления диплома
об окончании высшего или среднего специального учебного заведения
или иного соответствующего документа.
Если гражданин начинает работать в организации не с начала года, то ему
необходимо предъявить справку о доходах с предыдущей работы (форма
2-НДФЛ). Она нужна для получения работником стандартных налоговых
вычетов.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух
экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Оформление приказа о приёме на работу
Приём на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя,
изданным на основании заключённого трудового договора. Содержание
приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям
заключённого трудового договора.
Приказ (распоряжение) о приёме на работу подписывается руководителем
организации и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со
дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа
(распоряжения).
Совместительство
По заявлению работника работодатель имеет право разрешить ему работу
по другому трудовому договору в этой же организации по иной профессии, специальности или должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в порядке внутреннего совместительства.
Работник имеет право заключить трудовой договор с другим работодателем для работы на условиях внешнего совместительства.
Гражданско-правовые договора
Отношения, возникающие по договорам гражданско-правового характера,
регулируются Гражданским Кодексом РФ.
18
Управление персоналом и учет кадров
При такого рода договорах работник самостоятельно организует трудовой
процесс, выполняет работы (оказывает услуги) на свой страх и риск, несёт
риск за случайную порчу материалов или результата работы, до принятия
его работодателем, сам обеспечивает охрану труда. Работнику оплачивается конечный результат, если он (результат) соответствует критериям,
предусмотренным договором.
Практика
Создание карточки сотрудника
Оформление приема сотрудника на работу в программе всегда начинается
с карточки сотрудника (рисунок 11). Если работник принимается на работу впервые – она создается, иначе – редактируется. В ней указываются
анкетные данные кандидата, а также содержание и реквизиты предоставляемых сотрудником документов.
19
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис.11 – Карточка сотрудника
На главной закладке заполняются основные анкетные и паспортные данные. В окне, вызываемом по нажатию на кнопку «ПФ учет» заполняется
номер страхового свидетельства. На закладке «Стаж» заполняются данные о трудовой деятельности сотрудника, на основании его трудовой
книжки. Для заполнения других данных, которые работник обязан предоставить при приеме на работу необходимо перейти к заполнению прочих
анкетных данных, окно с которыми вызывается по кнопке «Анкетные
данные».
Данные об образовании сотрудника заполняются на закладке «Образование» (рисунок 12).
Рис.12 – Данные об образовании сотрудника
20
Управление персоналом и учет кадров
Данные о воинском учете заполняются на закладке «Воинский учет» (рисунок 13).
Рис.13 – Данные сотрудника по воинскому учету
Закладка «Навыки» содержит информацию о знании сотрудника иностранных языков, умении обращаться с компьютером и о наличии/отсутствии водительских прав и личного автомобиля.
Закладка «Доп. сведения» содержит информацию о семейном положении
сотрудника, его родственниках и детях, национальности, гражданстве,
ограничениях по состоянию здоровья, инвалидности и другое.
Заполнение многих анкетных данных в большинстве случаев необязательно, но позволит в дальнейшем строить необходимые выборки сотрудников
и отбирать их по заданным критериям.
Отметим также, что сотрудник предоставляет сведения о полученных доходах на прошлом месте в форме налоговой карточки 2-НДФЛ. Однако
внесение этих данных осуществляется не сотрудником кадровой службы,
а расчетчиком и будет подробно изложено в разделе «Налог на доходы
физических лиц».
Следующим этапом после заполнения карточки сотрудника является
оформления документа трудовой договор.
21
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Оформление трудового договора, приказа на прием на работу, гражданско-правового договора.
Трудовые договора и приказы на прием на работу оформляются в реестре
документов Трудовые договора».
Так как трудовой договор неразрывно связан с приказом о приеме на работу: приказ о приеме на работу создается на основании трудового договора, в программе не разделяются данные реестры и ведется единый –
трудовые договора. Однако трудовые договора и приказы о приеме на работу имеют разную нумерацию, поэтому документ «Трудовой договор» в
СБиС++ содержит отдельно дату и номер трудового договора, а также
дату и номер приказа о приеме на работу (рисунок 14).
Также документом «трудовой договор» может оформляться и гражданскоправовой договор, заключенный с сотрудниками. Это делается главным
образом тогда, когда необходимо контролировать время отработанной сотрудником. В этом случае у сотрудника создается должность с флагом
«договор подряда», на основании которой в дальнейшем могут создаваться табели.
22
Управление персоналом и учет кадров
Рис.14 – Трудовой договор
Операция – это поле в общем случае не заполняется
Таб номер, ФИО – сотрудник выбирается из справочника сотрудников, и данные поля заполняются на основании его карточки
В отделе – структурное подразделение (отдел), куда принимается
сотрудник. Выбирается из справочника структурных подразделений.
Испытательный срок – указывается только если есть.
Должность – Должность на которую принимается сотрудник. Выбирается из штатного расписания или из справочника должностей.
Если должность выбирается из штатного расписания, то возможно
автоматическое изменение поля «В отделе»
Флаг «Основная должность» – Признак основной должности на
данном предприятии, а следовательно внутреннего совместительства и совмещения – ставится если это основная должность для со23
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
трудника, не ставится если должность на условиях внутреннего
совместительства. Обратите внимание, что у сотрудника в любой
момент времени должна быть одна основная должность на данном
предприятии.
Флаг «Основное место работы» – Признак внешнего совместительства – если сотрудник работает на условиях внешнего совместительства, то этот признак не ставится, НО ставится флаг основная должность, так как эта должность на данном предприятии будет основной (и вероятно единственной).
Флаг «Договор подряда» – данный флаг устанавливается только
если работник принят не по трудовому, а по гражданско-правовому договору, а точнее по договору подряда. В этом случае данное
место работы для него в любом случае не будет основным, поэтому флаг «Основное место работы» нужно убрать.
Флаг «Свободный график» – ставится если у сотрудника свободный график работы. Необходим для корректного расчета показателя среднесписочной численности.
Характер работы, Принят с, Дата окончания договора – поля содержат о виде трудового договора (бессрочный или срочный), начале и окончании его действия.
Оклад, Тариф, Разряд, Процент, Штат – поля содержат о информацию
об условиях труда работника
Категория – определяет категорию работника, в рамках данного предприятия. Выбор осуществляется из справочника
Вид начисления/удержания, ШПЗ, Аналитика – эти данные инициализируются значениями заполненными на должности и в большинстве случаев не имеют значения для кадровика. Однако они крайне важны для расчетчика. Поэтому, если эти поля оказались не заполненными, то этот документ сохраняется без них, но не закрывается, а отдается на доработку в
расчетный отдел. Расчетный отдел либо дорабатывает документ, а также,
заполняет значения этих полей на соответствующей должности.
В момент закрытия документа «Трудовой договор» должность, с указанными в ней данными, добавляется в список должностей сотрудника (рисунок 15).
24
Управление персоналом и учет кадров
Рис.15 – Список должностей сотрудника
Соответственно, если расчетов по должности произведено не было и документ «Трудовой договор» будет открыт – должность сотрудника в списке
исчезнет.
Рекомендуемая последовательность действий
Сначала соискатель на вакантную должность направляется к руководителю структурного подразделения на собеседование. Пропуском на
предприятие ему служит приёмная записка. Работник отдела кадров
формирует в реестре «Трудовые договора» новый документ, указывая в нём только дату, номер, ФИО соискателя и штатную должность,
на которую тот претендует. Автоматически программой заполняются
название структурного подразделения, график работы, категория и
прочие сведения. Документ не закрывается. Приёмная записка печатается на бумаге. По результатам собеседования с руководителем
подразделения решается – будет ли сотрудник на работу принят. В
случае положительного результата с работником заключается трудовой договор.
Принимаемый на работу сотрудник должен предоставить в отдел кадров следующие документы: паспорт, трудовую книжку, военный билет, диплом или аттестат об образовании, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о постановке на учёт в налоговой инспекции, фотографии, справку о доходах с предыдущего места работы по
форме 2-НДФЛ. Данные заносятся в карточку сотрудника.
При заключении трудового договора работник отдела кадров корректирует уже созданный электронный документ. При этом указываются
установленный руководителем оклад и характер работы (постоянный,
25
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
временный, сезонный). Документ не закрывается. Трудовой договор
печатается на бумаге и подписывается работником и работодателем.
На основании трудового договора формируется приказ о приёме на
работу с заполнением всех полей электронного документа. Приказ закрывается и распечатывается в виде приказа о приёме на работу Т-1.
Зачастую у кадровика не бывает достаточно времени
для того чтобы должным образом заполнить все анкетные данные в присутствии работника. В таком случае
рекомендуется следующая процедура оформление трудовых отношений – сначала создается карточка, где заполняется только ФИО сотрудника и его паспортные
данные (так как они обязательно должны быть указаны
в трудовом договоре), затем оформляется трудовой договор, а уже потом, когда появляется время, заполняются остальные анкетные данные сотрудника
Приём сотрудника, который уже работал на вашем предприятии в
текущем году
Иногда бывают случаи, когда один и тот же работник несколько раз за текущий год увольнялся и, соответственно, принимался на работу в вашу организацию. Как быть в этом случае? Оперировать в программе вы будете с
одной единственной личной карточкой этого работника.
Если сотрудник на начало года уже работал на вашем предприятии, то
поле «Принят» в его карточке заполнено датой меньшей начала года. При
увольнении вы снимаете работника с должности (т.е. заполняете поле
«Снят» у должности), а также заполняете поле «Уволен» в карточке.
Прошёл месяц, и сотрудник вновь устраивается к вам на работу. Вы принимаете его на какую-то должность (делается новая запись в карточке), а
также очищаете поле «Уволен» в карточке. Поле «Принят» изменять не
надо! Кроме того, необходимо занести начальные данные из представленной работником справки 2-НДФЛ, выданной по предыдущему месту работы.
Если работник устроился работать на ваше предприятие впервые в текущем году, вы создаёте для него личную карточку, заполняете поле «Принят», делаете запись о должности, заносите начальные данные. При увольнении снимаете работника с должности, заполняете поле «Уволен». Если
сотрудник снова в текущем году к вам устраивается, вы очищаете поле
26
Управление персоналом и учет кадров
«Уволен», делаете новую запись о должности, заносите начальные данные. Поле «Принят» изменять не надо!
Регламентированные документы
Документ
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Документ «Трудовой договора»
Приказ о приеме на работу (Унифицированная форма № Т-1)
Личная карточка работника (Унифици- Справочник «Сотрудники»
рованная
форма N Т-2)
Дополнительные формы
Документ
Типовая форма трудового договора
Приемная записка
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Документ «Трудовой договора»
Типовая форма трудового договора
Изменение места, условий, характеристик работы
сотрудников
Теория
В соответствии со статьёй 72 ТК перевод на другую работу - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, а также перевод на
работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую
работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 ТК.
По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может
быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается (пункт 5 части первой статьи 77 настоящего Кодекса).
Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя
на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме
или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
27
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
Практика
Для изменения условий работы работника, перевода его с должности на
должность используется документ «Переводы» (рисунок 16). Данным документом можно оформить как перевод из одного структурного подразделения в другое, с одной должности на другую, так и смену условий работы, категории сотрудника, размера оплаты труда. Обязательно рекомендуется использовать данный документ, когда факт перевода должен быть
подтвержден формой Т-5.
Рис.16 – Приказ на перевод
Дата перевода – дата перевода на новую должность, в новое структурное
подразделение, изменения характеристик текущей должности
Причина перевода – причина перевода, выбирается из справочника, в
котором содержатся причины, указанные в ТК РФ.
С должности, На должность – указывается старая и новая должности сотрудника. Старая должности инициализируется программой автоматически. Обратите внимание, что если вы изменяете характеристики должности, то старая и новая должность должны совпадать
28
Управление персоналом и учет кадров
В подразделение – указывается новое структурное подразделение сотрудника. В случаи использования штатного расписания, оно автоматически заполнится на основании выбранной должности.
По графику – выбирается новый график работы сотрудника
Категория – новая категория сотрудника
Вид начисления – предлагается типовой для выбранной штатной должности вид начисления заработной платы. Если для данного сотрудника
расчёт будет вестись по другому правилу, его следует указать в этом поле,
выбрав из справочника «Виды начислений/удержаний»
Оклад, Разряд, Процент, Штат, Флаги, Характер работы, ШПЗ, Аналитика – новые характеристики должности
Регламентированные документы
Документ
Приказ (распоряжение) о переводе работника
на другую работу (Унифицированная
форма N Т-5)
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Документ «Переводы»
Увольнение сотрудника
Теория
Основаниями прекращения трудового договора являются:
соглашение сторон (статья 78 ТК);
истечение срока трудового договора (статья 79 ТК), за исключением
случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни
одна из сторон не потребовала их прекращения;
расторжение трудового договора по инициативе работника (статья
80 ТК);
расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 ТК);
перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
29
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности
(подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75
ТК);
отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая
статьи 74 ТК);
отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в
соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке,
установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73
ТК);
отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с
работодателем (часть первая статьи 72.1 ТК);
обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 ТК);
нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 ТК).
Трудовой договор может быть прекращён и по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами.
Во всех случаях днём увольнения работника является последний день его
работы.
Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:
ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем
сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя или несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной
квалификации, подтвержденной результатами аттестации; Допускается если невозможно перевести работника с его письменного согласия
на другую имеющуюся у работодателя работу
смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
30
Управление персоналом и учет кадров
неоднократного неисполнения работником без уважительных причин
трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:
прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных
причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его
(ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем
месте без уважительных причин более четырех часов подряд в
течение рабочего дня (смены);
появления работника на работе (на своем рабочем месте либо на
территории организации - работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в
связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника;
совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица,
уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;
установленного комиссией по охране труда или уполномоченным по
охране труда нарушения работником требований охраны труда, если
это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный
случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало
реальную угрозу наступления таких последствий;
совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают
основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя или
совершения работником, выполняющим воспитательные функции,
аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы. Увольнение работника не допускается позднее одного года со
дня обнаружения проступка работодателем;
принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером,
31
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;
однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;
представления работником работодателю подложных документов при
заключении трудового договора;
в других случаях, установленных ТК и иными федеральными законами.
Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.
Расторжение трудового договора по инициативе работника
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об
этом работодателя в письменной форме за две недели.
По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право
в любое время отозвать своё заявление. Увольнение в этом случае не
производится, если на его место не приглашён в письменной форме другой работник, которому не может быть отказано в заключении трудового
договора.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право
прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать
работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по
письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный
расчёт.
Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут, и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.
32
Практика
Управление персоналом и учет кадров
Увольнения сотрудника, а также расторжение трудовых договоров, которое не обязательно ведет к увольнению (например трудовых договоров на
внутреннее совместительство) оформляется документом «Увольнения»
(рисунок 17).
Рис.17 – Приказ на увольнение
Дата увольнения – дата увольнения сотрудника, окончания действия
трудового договора
Причина увольнения – причина увольнения выбирается из справочника,
в котором содержатся причины, регламентированные трудовым кодексом
РФ
С должности – указывается должность с которой увольняется сотрудник.
Тип – может быть увольнение, или прекращение трудового договора.
Неисп. дни – количество неиспользованных дней отпуска, за которые сотруднику необходимо выплатить компенсацию.
При закрытии документа на увольнение сотрудника задается вопрос о закрытии ВСЕХ
его постоянных начислений/удержаний, и в
случае положительного ответа, они прекращают свое действие датой увольнения. Такой вопрос задается и в случае простого заполнения даты «Уволен» на карточке сотрудника. При закрытии конкретной должности сотрудника задается вопрос о закрытии постоянных начисле33
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
ний/удержаний только по данной должности, и аналогично,
при положительном ответе, они прекращают свое действие.
Регламентированные документы
Документ
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Документ «Увольнения»
Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с
работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8)
Записка-расчет при прекращении (рас- Документ «Увольнения»
торжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная
форма N Т-61) (Лицевая сторона)
Текущая работа кадровой службы
Предоставление отчетности в ПФ
Кадровая служба на предприятии ответственна за предоставление следующих форм персонифицированного учета в отделение ПФ:
Предоставление отчетности в военкоматы
Одной из обязанностей кадровой службы является формирование отчетов
для военкоматов, с различным перечнем необходимых данных. Для решения данной задачи в программе предусмотрен специальный отчет («Отчеты» - «Список сотрудников для воинского учета»), при вызове которого
появляется следующее диалоговое окно (рисунок 18).
34
Управление персоналом и учет кадров
Рис.18 – Параметры построения отчета выбора сотрудников для воинского
учета
Отношение к службе, Годность к службе, Группа учета, Воинское звание, Отметка и дата снятия с учета, Бронь и дата брони, Райвоенкомат, Категория должности – если поле заполнено, то будут выбираться
сотрудники только с совпадающим значением, иначе это поле учитываться при выборе сотрудника не будет. Если слева от поля поставить галочку,
то оно будет напечатано в отчете иначе нет.
Воинский профиль, Военно-учетная специальность, Категория запаса, Мобилизационное предписание, Номер команды, партии – для данных полей дополнительно предусмотрен признак «Заполнено». Если поставлена галочка во флаге «Заполнено», то будут отбираться сотрудники
только у которых в данных полях есть хоть какая-то запись. Если же указать значение в самом поле, тогда будут отбираться сотрудники с точным
соответствием указанного поля его данным.
Дата заполнения – необходима для корректного извлечения данных о
должности сотрудника, так как эти сведения являются историческими
Дополнительно отображать – указываются дополнительные данные о
сотрудники, которые кадровый работник хотел бы видеть в отчете.
Результатом выполнения поиска по указанным данным будет отчет следующей формы (рисунок 19)
35
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис.19 – Отчет для воинского учета
Анализ движения кадров (Отчет для экофонда)
Сведения о сотрудниках принятых / уволенных за период можно получить
при помощи отчета «Принято-уволено за период». («Отчеты» - «Принято-уволено за период»)
Отбор сотрудников
Основной используемый инструмент для отбора сотрудников при расчете
сотрудников, это параметры выборки задаваемые на справочнике сотрудников по «Ctrl+Q». Данная выборка позволяет быстро отобрать рассчитанных, рассчитанных с ошибкой, не рассчитанных сотрудников, уволенных,
внешних совместителей, сотрудников работающих на договорах подряда.
В программе для отбора сотрудников по заданным критериям реализовано
два отчета «Отбор сотрудников по основным анкетным данным», «Отбор сотрудников по образованию» («Отчеты» - «Отобрать сотрудников
по признакам» - «По основным анкетным данным» / «По образованию»).
Архив уволенных сотрудников
Сотрудник считается уволенным, если в его карточке заполнено поле
«Уволен», и для всех его должностей заполнено поле «Снят». Удалить
карточку уволенного сотрудника не удастся, поскольку на него был
оформлен приказ о приёме на работу и, скорее всего, была начислена заработная плата. Возможны три варианта действий.
достаточно в справочнике «Сотрудники» нажать <Ctrl+Q>, снять
флаг «Показывать уволенных сотрудников», и уволенные больше будут не видны.
создаётся отдельный раздел справочника с названием «Уволенные». В
этот раздел с помощью комбинации клавиш <Ctrl+M> и переносятся
карточки уволенных.
36
Управление персоналом и учет кадров
Рекомендуемый порядок действий. До конца года и сдачи всех отчётов (по уволенным в текущем году отчёты сдаются в конце года)
запрещается программе показывать уволенных (п.1). После того, как
все отчёты по сотрудникам будут сданы, карточки уволенных сотрудников помещаются в специальный архив, где они и будут храниться.
Для этого отметьте нужные карточки в справочнике «Сотрудники»,
вызовите локальное меню (правой кнопкой мышки), выберите пункт
«Поместить в архив». При переносе сотрудника в архив все данные
по нему сохраняются. В любой момент вы можете «вернуть» карточку
назад из архива. Для этого необходимо в справочнике «Архив уволенных сотрудников» найти нужного сотрудника, вызвать локальное
меню и выбрать пункт «Извлечь из архива». Карточка сотрудника
появится в корне справочника «Сотрудники».
Нельзя заносить на одну и ту же карточку нескольких
сотрудников. Например, у вас была заведена карточка
на Петрова. Затем он уволился, и был принят на работу
Сидоров. Вы решили не заводить на Сидорова новую
карточку, а просто взяли и откорректировали карточку,
которая раньше принадлежала Петрову. Так делать нельзя! Карточку Петрова следует поместить в архив, а
для Сидорова завести новую. Если же через пару лет
уволенный Петров, карточка которого давно покоится в
архиве, снова будет принят на ваше предприятие, заводить на него новую карточку не надо, нужно просто извлечь из архива уже существующую, очистив при этом
поле «Уволен».
Резерв сотрудников
Одна из основных задач сотрудников отдела кадров – поиск кадров. Для
своевременного обеспечения процесса кадрами, их поиск обычно ведется
непрерывно. Для хранения информации о кандидатах на роль будущего
сотрудника в программе предусмотрен специальный справочник «Резерв
сотрудников». Когда кандидат станет сотрудником вашего предприятия,
на его карточке в справочнике резерва необходимо вызвать локальное и
меню и выбрать команду «Извлечь из резерва». Карточка будет перемещена в справочник «Сотрудники».
37
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Работа с самим справочником резерва, формирование в нём карточек и
поиск сотрудников осуществляется по тем же правилам, что и для справочника «Сотрудники».
Дополнительные формы
Документ
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Справочник «Сотрудники»
Сотрудники (краткий список)
Сотрудники с адресными и паспортны- Справочник «Сотрудники»
ми данными
Сотрудники с детьми
Справочник «Сотрудники»
Сотрудники с внутренними телефонами
Сотрудники с текущими должностями
Справочник «Сотрудники»
Справочник «Сотрудники»
Учет рабочего времени
Рабочее время, графики рабочего времени
Теория
Рабочим считается время в течение которого работник в соответствии с
правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями
трудового договора должен выполнять трудовые обязанности, а также
иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.
В зависимости от продолжительности различают следующие виды рабочего времени (рисунок 20)
Виды рабочего времени
Рабочее время нормальной
продолжительности
Сокращенное рабочее время
норма времени , установленная ст. 91 ТК РФ
составляет 40 часов в неделю
Полная мера продолжительности труда,
установленная для определенных условий
работы или категорий работников в
соответствии с законодательством
Рис. 20 – Виды рабочего времени
38
Неполное рабочее время
Часть полной меры продолжительности
труда, устанавливаемая по соглашению
между работником и работодателем при
приеме на работу либо впоследствии
Управление персоналом и учет кадров
Нормальная продолжительность рабочего времени работников не может
превышать 40 часов в неделю (ст.91 ТК РФ). Эта норма определена ТК
РФ в качестве исходной и именно исходя из этого общеустановленного
правила должна исчисляться меньшая норма рабочего времени, предусмотренная для некоторых категорий работников. Эта норма времени
должна выполняться сторонами трудового договора независимо от формы
собственности организации, где осуществляются трудовые отношения.
В соответствии с действующим порядком норма рабочего времени на
определенные периоды времени исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из следующей продолжительности ежедневной работы
(смены):
При 40-часовой рабочей неделе – 8 часов
При продолжительности рабочей недели менее 40 часов – количество
часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней
Согласно ст.95 ТК РФ продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.
В соответствии со ст. 112 ТК РФ при совпадении выходного и нерабочего
праздничного дней выходной день переносится на следующий после
праздничного рабочий день. Перенос выходных дней, совпадающих с
праздничными днями, осуществляется в организациях, применяющих различные режимы труда и отдыха, при которых работы в праздничные дни
не производится. Это в равной степени относится к режимам работы как с
постоянными фиксированными по дням недели выходными днями, так и
со скользящими днями отдыха: например, шестидневная рабочая неделя с
выходным днем в воскресенье, пятидневная рабочая неделя с выходными
днями в субботу и воскресенье, воскресенье и понедельник; трехбригадный график сменности со скользящими днями отдыха со значительным
сокращением ночных смен и т.д.
Сокращенная продолжительность рабочего времени предусмотрена для:
работников, не достигших возраста 18 лет
работников, занятых на работах с вредными условиями труда
работников, являющихся инвалидами I и II групп
В соответствии со ст.92 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего
времени сокращается
39
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
для работников в возрасте до 16 лет:
на 16 часов в неделю и составляет 24 часа в неделю, если они работают в период каникул;
в период же учебного года продолжительность их рабочего времени не может превышать половины нормы рабочего времени и составляет 12 часов в неделю;
для работников в возрасте от 16 до 18 лет:
на 4 часа в неделю и составляет 36 часов в неделю, если они работают в период каникул;
в период же учебного года продолжительность их рабочего времени не может превышать половины нормы рабочего времени и составляет 18 часов в неделю;
для работников, являющихся инвалидами I и II групп:
на 5 часов в неделю и составляет 35 часов в неделю;
для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными
условиями труда:
на 4 часа в неделю и более в порядке, установленном Правительством РФ;
Федеральным законом может быть установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для других категорий работников ( педагогических, медицинских и др. )
Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:
40
для работников:
в возрасте от 16 до 16 лет – 5 часов;
в возрасте от 16 до 18 лет – 7 часов;
для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных
учреждений начального и среднего профессионального образования,
совмещающих в течение учебного года учебу с работой:
в возрасте от 14 до 16 лет – 2,5 часа
в возрасте от 16 до 18 лет – 3,5 часа;
для инвалидов – в соответствии с медицинским заключением
Управление персоналом и учет кадров
Для работников, занятых на работах с вредными и (или ) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего
времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать
при 36-часовой рабочей неделе – 8 часов;
при 30-часовой рабочей неделе и менее – 6 часов (ст. 94 ТК РФ ).
Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени, утверждается в порядке, установленном законодательством.
Неполное рабочее время отличается от сокращенного тем, что сокращенное рабочее время является полной мерой продолжительности труда, установленного законом для определенных условий работы или категорий работников, а неполное рабочее время – лишь частью этой меры.
Поэтому при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени
или в зависимости от выполненного им объема работ (ст. 93 ТК РФ). Работник не вправе требовать при этом оплаты труда в размере не ниже
установленного государством МРОТ (ст.133 ТК РФ), так как эта гарантия
распространяется только на работников, выполнивших полную рабочую
норму.
Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников
каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.
О неполном рабочем времени указывается в трудовом договоре либо в
распоряжении (приказе) руководителя организации. Неполное рабочее
время может быть использовано сторонами трудовых отношений на условиях неполного рабочего дня или неполной рабочей недели по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и
впоследствии. В трудовых книжках неполное рабочее время не фиксируется.
Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день или неполную
рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей
(опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до 14 лет (ребенкаинвалида в возрасте до 18 лет), а также лица, осуществляющего уход за
больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
41
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Режим рабочего времени организации – это распределение работы в течение конкретного календарного периода. К элементам режима рабочего
времени следует отнести:
количество рабочих дней в неделю или другой период;
продолжительность и правила чередования смен;
время начала и окончания работы;
время и продолжительность перерывов и другие показатели (рисунок
21)
Виды рабочего времени
5-дневная рабочая неделя с
двумя выходными днями
Ненормированный
рабочий день
6-дневная рабочая неделя с
одним выходным днем
Режим гибкого
рабочего времени
Рабочая неделя с
предоставлением выходных
дней по скользящему графику
Режим гибкого
рабочего времени
Режим гибкого
рабочего времени
Рис. 21 – Режимы рабочего времени
На практике необходимо различать режим рабочего времени работников и
режим работы организации, так как организация может работать круглосуточно, а работник может быть занят на работе посменно.
Режим рабочего времени может быть как единым для работников организации, так и различным для отдельных подразделений и даже для работников, выполняющих неоднородные трудовые функции. В связи с этим, если
не ухудшаются условия труд работника по сравнению с установленными в
законодательстве и коллективном договоре организации, по соглашению
сторон трудового договора возможно установление индивидуального режима труда.
Практика
Все основные графики работы предприятия в целом, и отдельных сотрудников в частности хранятся в справочнике «Графики рабочего времени».
Графики рабочего времени определяют плановое число дней и часов, которые должны быть отработаны за тот или иной месяц (рис. 22).
Программа уже предлагает некоторый перечень основных типовых графиков, которые могут применяться на любом предприятии. Так, например,
42
Управление персоналом и учет кадров
пятидневка, пятидневка (полставки), график для отпусков (календарные
дни), для учебных отпусков и т.д.
Рис. 22 – Графики рабочего времени
Программа предоставляет все возможности для корректировки справочника: добавление своих графиков, либо корректировка имеющихся.
Заполнение графиков не вызывает никаких сложностей, необходимо лишь
выбрать нужный способ, нажав соответствующую кнопку:
«Циклически» - заполнение графика по указанному шаблону. Например, такой способ заполнения можно применить, если сотрудник работает по схеме «два через два»: два дня работает, два дня отдыхает.
«По дням недели» - заполнение графика по общему режиму работы: с
понедельника по пятницу рабочие дни, суббота, воскресенье - выходной день.
Рабочее время сотрудника может отличаться от типового графика
рабочего времени, однако это отклонение уже учитывается при непосредственном учете рабочего времени, посредством табелирования.
43
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Табели
Теория
Учет рабочего времени необходим для определения продолжительности
рабочего времени, для установления вознаграждения и контроля за соблюдением правил распорядка рабочего дня.
Возможны следующие основные варианты учета рабочего времени в зависимости от продолжительности учетного периода:
учетный период, равный рабочему дню, - когда его продолжительность, установленная законом, полностью отрабатывается в тот же
день – поденный учет
учетный период, равный рабочей неделе, - когда ее продолжительность, установленная в рабочих часах, полностью отрабатывается в
данной рабочей неделе – недельный учет
учетный период, превышающий неделю, в течение которого должна
быть в среднем соблюдена установленная трудовым законодательством для данной категории работников продолжительность рабочего
дня и рабочей недели, - суммированный учет рабочего времени.
Учет использования рабочего времени осуществляется на основании табельного учета.
Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.
Табельный учет охватывает всех работников организации. Табель
составляется в одном экземпляре табельщиком, или мастером, или
лицом на это уполномоченным, и передается в расчетный отдел
бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты
за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.
Практика
Табель, как в реальной жизни, так и в программе СБиС++ всегда связан с
конкретной должностью сотрудника – сколько у сотрудника должностей,
столько и табелей будет в расчётном периоде (рисунок 23).
Программа позволяет автоматически сформировать табели, с учетом данных о графике работы сотрудника, его больничных, отпусках и прочих от44
Управление персоналом и учет кадров
клонениях от графика. Поэтому в качестве основного предлагается следующий алгоритм работы.
1.
Автоматическое формирование табелей сотрудникам
2.
Для всех сотрудников предприятия:
Выбрав пункт меню Операции – Заполнить табели
Выбрав пункт меню Документы – Табели – Табели по предприятию, и в параметрах выборки не устанавливать подразделение. В этом случае будут показаны все табели по предприятию. Вызов в окне локального меню и команды «Заполнить
табели» приведет к заполнению всех табелей на предприятии.
Для всех сотрудников отдела
Выбрать пункт меню Документы – Табели – Табели по отделам, и выбрав в левой части окна нужное подразделение в правой части из локального меню вызвать команду «Заполнить
табели»
Выбрать пункт меню Документы – Табели – Табели по предприятию, и выбрав в левой части окна нужное подразделение в
правой части вызвать локальное меню и выполнить команду
«Заполнить табели»
Для отдельных сотрудников – отметить в окне «Расчетные
листки» или в справочнике «Сотрудники» нужных сотрудников,
вызвать локальное меню и выполнить команду Операции по сотруднику – Заполнить табели (или нажать комбинацию горячих
клавиш для выполнения данной команды – Ctrl + H)
Проверка и необходимая корректировка сформированных табелей:
Автоматически СБИС может формировать табели как по всему
предприятию, указанным отделам, так и по конкретным сотрудникам.
При обычном автоматическом заполнении табелей учитывается
график работы сотрудника и документы, показывающих отклонения от данного графика («Больничные/Отпуска»). Именно поэтому
рекомендуется первоначально осуществить ввод больничных и
отпусков, и только затем приступить к заполнению табелей.
В случае, если на должности сотрудника установлены признаки
формировать табели по путевым листам или наряд-заказам, то данные для табелей извлекаются из соответствующих документов по
45
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
данному сотруднику. Данная возможность позволяет связать учет
времени сотрудников с задачами «Путевые листы» и «Производство».
Иногда может оказаться необходимой ручная корректировка табелей - в случае если исходных данных не достаточно, или сотрудник работает по плавающему графику. В подобном случае расчетчик может отредактировать необходимые документы вручную.
Также существует возможность ручного ввода табелей. Для этого либо в
реестре «Табели по предприятию» либо «Табели по отделу» необходимо
нажать Insert и в появившемся диалоговом окне (рисунок 23) заполнить
необходимые сведения. Также в данном окне вы можете отредактировать
любые данные, по табелям, сформированным программой автоматически.
Рис. 23 – Табель сотрудника
Таб.номер, Фамилия И.О. – Сотрудник, на которого составляется табель
Должность – должность на которую составляется табель. Если у сотрудника две должности (одна на условиях внутреннего совместительства ), то
табелей у сотрудника в расчетном периоде также будет два.
Оклад, Тариф, Процент – данные которые сносятся с должности сотрудника, но при необходимости могут быть и откорректированы
46
Управление персоналом и учет кадров
Сумма – поле которое рассчитывается на основании алгоритма, описанного в выбранном виде Н/У и исходных данных, как указанных в табеле,
так и за его пределами (например анкетных данных сотрудника и т.п.).
Может быть указана вручную, но тогда табель должен быть закрыт, чтобы
сумма не изменилась в момент расчета зарплаты.
Дата начисления – указывается дата (месяц), за которую начисляется
данная выплата.
Отработанное время – в этом календаре указывается на что фактически
было израсходовано время сотрудника, с указанием часов и меток. Время
можно вводить как простым вводом чисел в нужных полях, так и вызывая
специальный диалог редактирования (Enter на поле) (рисунок 24).
Рис. 24 – Рабочее время, потраченное сотрудником за день
В этом диалоге указывается время, потраченное сотрудником за день, с
указанием соответствующих меток. Метки выбираются из специального
справочника, в котором представлены основные события, которые должны находить отражение в табеле (рисунок 25).
47
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис. 25 – Стандартные метки табеля
Метки в данный справочник пользователь может добавлять самостоятельно, однако менять существующие метки не рекомендуется, так как некоторые начисления/удержания их используют (например «Оплата сверхурочных», анализирует дни с меткой «С»)
На основании календаря автоматически заполняются следующие поля
Фактические/Плановые дни/часы – заполняются на основании календаря отработанного время, но могут быть изменены вручную. Это может
оказаться полезным, в случае если детально табели ведутся в бумажном
виде и расчетчикам необходимо заносить только итоговые величины.
Если эти поля будут изменены вручную, то календарь рабочего времени
будет заполнен знаками вопроса.
Кнопка «Заполнить по графику» – позволяет заполнить календарь отработанного времени на основании типового графика рабочего времени
48
Управление персоналом и учет кадров
Вид начисления/удержания – первоначально инициализируется видом
Н/У, связанным с должностью сотрудника. Может быть изменен на любое
Н/У из справочника. Основное предназначение состоит в определении алгоритм расчета суммы.
В отделе – указывается подразделение, в котором заполняется табель данного сотрудника. По умолчанию сносится с должности сотрудника.
Шифр затрат, Аналитика – данные о том на какой шифр затрат и вид
деятельности будет отнесена рассчитанная сумма. Сносятся с должности
сотрудника. Необходимы при закрытии периода и формировании проводок по зарплате
Закладка
«Расчеты
по
должности»
–
здесь
отражаются
начисления/удержания связанные с должностью табеля. К ним могут относиться различные премии, надбавки и доплаты, которые даются по конкретной должности.
Еще раз отметим, что Должность+Табель+Начисление – создают основу
расчета сотрудника с повременной оплатой труда. Должность содержит
основные данные для заполнения табеля и расчета оплаты. Табель содержит информацию об отработанном сотруднике времени. Начисление – это
«формула», позволяющая рассчитать сумму на основании данных должности и табеля. В зависимости от данной суммы рассчитываются постоянные начисления по данной должности.
Регламентированные документы
Документ
Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13)
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Документ «Табели»
Дополнительные формы
Документ
Табель учета рабочего времени (упрощенная форма)
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Документ «Табели»
49
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Отпуска
Теория
В соответствии с 19 главой ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, а также могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы,
работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим
в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в
других случаях, предусмотренных ТК и иными федеральными законами.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной
отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК и иными федеральными законами.
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного
оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого
отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника
по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть
предоставлен и до истечения шести месяцев. До истечения шести месяцев
непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до восемнадцати лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
50
Управление персоналом и учет кадров
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый
отпуск, включаются:
время фактической работы;
время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным
договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе
время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные
дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в
том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК;
время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает
14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда,
включается только фактически отработанное в соответствующих условиях
время.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в
любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в
порядке, установленном статьей ТК для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для
51
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под
роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на
другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
временной нетрудоспособности работника;
исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска
государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику
в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном
ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.
При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после
окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего
года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных
дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков
или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабо52
Управление персоналом и учет кадров
чий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или
любое количество дней из этой части.
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все
неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим
увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).
При этом днем увольнения считается последний день отпуска. При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска
полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В
этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без
сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется
по соглашению между работником и работодателем.
Работодатель обязан на основании письменного заявления работника
предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней
в году;
работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания,
связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных
дней в году;
работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;
работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти
близких родственников - до пяти календарных дней;
в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Практика
Основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также отпуска без
сохранения заработной платы оформляются в реестре «Приказы на
отпуск» (рисунок 26).
53
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис. 26 – Приказ на отпуск сотрудника
Таб. номер, ФИО –
отпуск
Сотрудник, на которого оформляется приказ на
В отделе – отдел, в котором трудится сотрудник. Данный отдел, будет
привязан к соответствующему виду начисления и впоследствии, при анализе выплат в разрезе подразделений, для данной выплаты будет взят
именно этот отдел
По должности – при необходимости указывается должность, по которой
предоставляется отпуск сотрудника (для раздельного расчета отпусков по
различным должностям). По умолчанию данное поле должно оставаться
пустым.
За период с, по – период, за который сотруднику предоставляется отпуск.
Данный период непосредственно влияет на заполнение таблицы Расчет
54
Управление персоналом и учет кадров
отпуска, на определение неиспользованных сотрудником дней отпуска.
Подробно данное положение будет расписано ниже.
Вид отпуска – поле, которое принимает два значения: очередной и
внеочередной. Если выбрано значение очередной, то количество дней
отпуска уменьшает количество неиспользованных дней отпуска за период,
в противном случае не уменьшает.
Основание отпуска – при необходимости указывается основание предоставления отпуска (график отпусков, заявление сотрудника).
Тип отпуска – из справочника выбирается тип предоставляемого отпуска
(рисунок 27).
Рис. 27 – Стандартные типы отпусков
К некоторым типам отпусков привязаны виды начислений/удержаний, которые регламентируют порядок расчета сумм для данного отпуска.
По графику – указывается график по которому предоставляется отпуск
Предоставлен отпуск с, по – указываются даты начала и окончания
отпуска
55
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Пропущено дней – показывается количество дней, проведенных сотрудником в отпуске, которое рассчитывается на основании выбранного графика и указанного интервала предоставления отпуска
Неиспользовано дней – количество дней, которые сотрудник может отгулять в данном периоде (который задается полями За период с, по )
Расчет отпуска – в данной таблице указывается количество дней отпуска,
которые сотрудник вправе отгулять за период
Планирование отпусков и учет использованных сотрудником дней
отпуска
Планирование и контроль выполнения графика отпусков осуществляется
при помощи нескольких инструментов:
Непосредственно графика отпусков
Инструментов контроля за отпусками конкретного сотрудника
Информационной поддержки при оформлении приказов на отпуск
График отпусков реализован в виде отчета, который строится в справочнике сотрудников (рисунок 28).
Рис. 28 – График отпусков
56
Управление персоналом и учет кадров
В настоящее время график отпусков в программе напрямую не связан с
приказами на отпуск и соответствие оформляемых отпусков графику кадровому работнику необходимо проверять самостоятельно.
Инструмент контроля за отпусками сотрудника. Работник кадровой
службы может увидеть отпуска сотрудника, предоставленные ему в течение всего периода его работы. Для этого в карточке сотрудника, необходимо перейти на закладку «Отпуска и больничные» (рисунок 29). На этой закладке в двух таблицах представлены отпуска, больничные и прочие периоды работы, которые оплачивались сотруднику исходя из среднего заработка.
В нижней части диалога вводится количество дней отпуска, которые положены сотруднику за один год. Эти данные можно вводить как отдельному
сотруднику, так и всему структурному подразделению или предприятию.
Для этого в карточке редактирования структурного подразделения, предусмотрена специальная таблица для ввода сведений о видах отпуска, которые предоставляются отделу (рисунок 30). Данные из этой таблицы наследуются всеми сотрудниками отдела, но для каждого отдельного сотрудника могут быть изменены.
Рис. 29 – Отпуска и больничные сотрудника
57
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис. 30 – Заполнение видов отпусков, положенных сотрудникам структурного
подразделения
Информационная поддержка при оформлении приказов на отпуск. Мы
знаем, что каждому сотруднику можно ввести виды отпуска, положенные
ему за отработанный период. Эти данные учитываются при вводе приказов на отпуск. Программа рассчитывает количество положенных дней
отпуска сотруднику за период, определяет количество израсходованных
дней отпуска за период (на основании перебора приказов на отпуск данному сотруднику с типом отпуска «Очередной») и в поле неиспользовано
дней показывает разность между этими двумя величинами. Таким образом, сотрудник кадровой службы при вводе приказа на отпуск сразу видит, сколько дней еще положено отгулять сотруднику в данном периоде.
Отметим, что под периодом понимаются интервалы в год, которые начинаются с момента приема сотрудника на работу – то есть для каждого сотрудника периоды, за которые предоставляются отпуска, будут своими.
Большая часть отпусков подлежит оплате. Однако, данный вопрос уже находится вне компетенции сотрудника кадровой службы, поэтому в программе предусмотрен следующий механизм разделения ввода отпусков
кадровыми работниками и последующим его расчетом в расчетном отделе: в момент закрытия приказа на отпуск, автоматически создается документ «Отпуск» в реестре, с которым работает только специалист расчетного отдела.
Подробно про оформление денежной компенсации за неиспользованный
отпуск и ее расчет мы расскажем ниже, когда будут рассматриваться
проблемы расчета заработной платы.
58
Управление персоналом и учет кадров
Регламентированные документы
Документ
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6)
Записка-расчет о предоставлении
отпуска работнику (Унифицированная
форма N Т-60)
График отпусков (Унифицированная
форма N Т-7)
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Документ «Приказ на отпуск»
Лицевая сторона – документ
«Приказ на отпуск»
Справочник «Сотрудники»
Отклонения от графика рабочего времени
Временная нетрудоспособность
Теория
При временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику
пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами. Период временной нетрудоспособности требует отражения
при учете рабочего времени сотрудника, на основании выданного ему
больничного листа.
Практика
Пособия по временной нетрудоспособности оформляются документом
«Больничные листы» (рисунок 31).
59
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис. 31 – Больничный лист сотрудника
Данный документ единый как для сотрудников кадровой службы и табельщиков, так и для расчетного отдела. Поэтому некоторые поля, при вводе
больничного листа, с целью учета рабочего времени допускается оставлять пустыми – они будут проверены и заполнены при расчете заработной
платы.
Таб. номер, ФИО – сотрудник, которому оформляется больничный лист.
Продолжение для – больничный лист может быть выдан сотруднику как
продолжение другого больничного листа. В этом случае в данном поле
необходимо указать уже введенный основной больничный лист, продолжением которого является текущий.
По графику – указывается график по которому будет рассчитываться количество пропущенных дней и заполняться табель сотрудника. По умолчанию данный график берется с основной действующей должности сотрудника.
С, По – указывается период нетрудоспособности.
Пропущено дней/часов – количество пропущенных дней часов, которое
определяется на основании выбранного графика и интервала. Изменение
количества дней автоматически повлечет изменение даты «По» больнич60
Управление персоналом и учет кадров
ного (в случае если указан график), но изменение количества часов на эти
данные не повлияет.
В отделе – отдел, в котором трудится сотрудник. Данный отдел, будет
привязан к соответствующему виду начисления и впоследствии, при анализе выплат в разрезе подразделений, для данной выплаты будет взят
именно этот отдел
Вид начисления/удержания – в данном случае необходимо указать вид
больничного, соответствующий тому, что указан в листке по временной
нетрудоспособности. Вид начисления необходимо выбирать либо из папки
«Больничные» либо из папки «Пособия».
Остальные данные уже заполняются сотрудниками расчетного отдела, и
ниже мы их приведем в качестве справочной информации
Время расчета «Дни/Часы» – выбирается каким образом выполняется
расчет среднего заработка при определении размера больничного, либо по
дням, либо по часам
Метка – метка больничного, выбирается из справочника меток. На период больничного данной меткой будет заполнены табели сотрудника. Если
метка не указана, то табели сотрудника останутся без изменения.
Процент – процент оплаты больничного, выбирается расчетчиком исходя
из стажа работы сотрудника, который справочно отражается на диалоге
документа
Среднее – размер среднего заработка, определяемый при расчете больничного. Данная величина справочная, и в стандартной настройке заполнение этого поля напрямую не влияет на расчет суммы больничного
Сумма, Сумма ФСС, Общая сумма – суммы оплаты больничных. Если
Сумма - сумма оплаты за счет средств предприятия, Сумма ФСС - сумма
оплаты за счет средств ФСС.
ШПЗ, Аналитика – статья затрат и вид деятельности на который будет
отнесен больничный за счет средств предприятия. По умолчанию инициализируется на основании данных текущей должности сотрудника.
В случае если больничный оплачивается всегда исключительно за счет
средств соцстраха, в момент выбора вида больничного в поле ШПЗ появится счет расчетов с соцстрахом, а вид деятельности будет пустым. В
этом случае изменять данные поля не нужно.
Кнопка «Рассчитать» – рассчитывает документ, на основании введенных
данных.
61
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Для учета рабочего времени данный документ важен тем, что на его основании автоматически изменяется табель сотрудника, меняется количество
фактически отработанных дней, в днях пропущенных в результате временной нетрудоспособности ставятся соответствующие метки. То есть пользователю нет необходимости выполнять двойную работу, достаточно ввести больничный и проверить табель.
Командировки и время, которое оплачивается исходя из
среднего заработка
Командировки, а также время, которое оплачивается по среднему, а именно гособязанности, мед. обследование или дни доноров и прочие оформляются в программе документом отпуск. Данный документ позволяет не
только рассчитать размер выплаты причитающейся сотруднику но и автоматически заполнить табель соответствующими метками.
Обратите внимание, что отпуска в программе
оформляются
документом
«Приказ
на
отпуск», который при закрытии создает документ «Отпуск», а командировки и прочие
выплаты по среднему оформляются документом «Отпуск»
сразу.
Заполнение данного документа аналогично заполнению документа больничный.
Прогулы и прочие отклонения
Прогулы и прочие отклонения от рабочего времени в программе не
оформляются отдельным документом, а вносятся соответствующие исправления в табель сотрудника. При этом у сотрудника автоматически изменяется количество фактически отработанных дней, а следовательно и
сумма начисленной зарплаты. Если за прогулы сотруднику положены дополнительные удержания, то они оформляются отдельным приказом.
Регламентированные документы
Документ
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Командировочное удостоверение (Уни- Справочник «Сотрудники»
фицированная форма N Т-10)
62
Управление персоналом и учет кадров
Служебное задание для направления в Справочник «Сотрудники»
командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а)
Расчет заработной платы сотрудника
Основы
Теория
Под оплатой труда (заработной платой) принято понимать вознаграждение, установленное работнику за выполнение трудовых обязанностей.
Основным источником выплат заработной платы всем категориям работающих является фонд оплаты труда (фонд заработной платы) – сумма
вознаграждений, предоставленных наемным работникам в соответствии с
количеством и качеством их труда, а также компенсаций, связанных с
условиями труда (рисунок).
Фонд заработной платы
Оплата за неотработанное
время
Оплата за отработанное время
Единовременные
поощрительные и другие
выплаты
Выплаты на питание , жилье,
топливо (регулярные)
Рис. 32 - Фонд заработной платы
Организация оплаты труда определяется тремя взаимосвязанными и взаимозависимыми элементами: тарифной системой, нормированием труда,
формами оплаты труда (рисунок).
63
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Фонд заработной платы
Нормирование труда
Тарифная система
Норма времени
Тарифная ставка
Норма выработки
Тарифная сетка
Фонд оплаты труда
Повременная
Сдельная
Норма обслуживания
Нормированное
задание
Рис. 33 - Организация оплаты труда
Тарифная система служит основой организации заработной платы рабочих и служащих и строится в зависимости от условий труда, квалификации работающих и
формы оплаты труда.
Нормирование труда предусматривает установление меры затрат труда на изготовление единицы изделия за единицу времени или выполнение заданного объема
работ в определенных организационно-технических условиях.
Практика
Работа в любой задаче комплекса, в том числе и в задаче «Зарплата», начинается с занесения в системе первоначальных сведений, необходимых
для дальнейшей работы с задачей. Напомним, что для перехода в задачу
«Зарплата» можно воспользоваться горячей клавишей «Alt+4».
Конфигурация задачи
Настройку системы необходимо начинать с настройки задачи, которая выполняется в диалоге «Конфигурация задачи», вызываемое из меню
«Услуги» и имеющее следующий вид:
64
Управление персоналом и учет кадров
Описание полей в диалоге:
Месяц расчета
В данном поле указывается текущий месяц расчёта. Автоматически программа предлагает месяц, соответствующий установленной в конфигурации рабочей дате («Главное меню/ Услуги/ Конфигурация рабочего места»). Этот же месяц отображается на панели инструментов «Зарплата».
На следующий месяц переносить всё, что меньше
Величина, указанная в данном поле, влияет на расчёт ведомостей к выдаче
зарплаты. Очень часто возникает необходимость выдавать зарплату сотрудникам без копеек, округляя сумму, причитающуюся к выдаче, до рубля. В этом случае, копейки будут перенесены в качестве остатка на следующий месяц.
При увольнении сотрудника остаток формироваться не
будет, вся причитающаяся работнику сумма (в том числе, и копейки) будет показана к выдаче.
Должности сотрудников выбираются
Здесь указывается вариант работы с должностями: через справочник
должностей (упрощённый вариант) или с использованием штатного распи65
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
сания (расширенный вариант). Оба варианта были описаны выше, когда
рассказывалось про работу со штатным расписанием в СБиС++.
Раздел правил операций
Указывается раздел из справочника правил операций. В дальнейшем, при
формировании документов по зарплате, необходимое правило для формирования проводок будет выбираться именно из этого раздела. Как правило, название необходимого раздела совпадает с названием задачи.
Параметры:
Переносить невыданное на след. месяц - выданной считается зарплата, на которую была сформирована ведомость на выдачу. Если
флаг установлен, то при расчёте заработной платы вся невыданная
зарплата переносится в остаток на следующий месяц. Если флаг не
установлен, то вся невыданная зарплата, кроме копеек, остаётся в месяце расчёта.
Невыданную зарплату можно будет выплатить в любое
время. Для этого необходимо перейти в тот месяц, в котором остались невыданные на руки суммы, и сформировать ведомость на выплату заработной платы.
Для контроля над выплатой заработной платы существует специальный отчёт – «Отчёт о выданной зарплате» («Главное меню/ Отчёты»). В нём содержится
информация о суммах начисленной и фактически выплаченной сотрудникам заработной плате. Подробнее о
выплате зарплаты написано в главе «Выдача зарплаты»
Протоколировать расчеты – если признак установлен, то в момент
расчета и формирования проводок открывается журнал сообщений, в
котором отражаются ошибки и сообщения, которые возникли в процессе расчета з/п и/или формировании проводок.
Показывать окно проводок после их создания – каждый раз, после
выполнения операции «Сформировать проводки», будет открываться окно «Проводки по зарплате».
Заполнение справочников
66
Управление персоналом и учет кадров
Как мы уже упоминали, работа с любой задачей в программе начинается с
занесения необходимой информации в справочниках. Помимо общих
справочников и справочников лиц, таких как «Правила операций»,
«План счетов», «Сотрудники», «Должности», «Штатное расписание» и
т.д., в задаче присутствуют дополнительный справочник, необходимый
для работы с задачей «Зарплата». Это «Виды начислений/ удержаний».
Данный справочник является основой расчета зарплаты. Используя
предложенные программой возможности, в этот справочник можно добавлять новые элементы, редактировать имеющиеся или удалять ненужные,
т.е. выполнять любые действия, как и с другими записями в программе.
Остановимся подробнее на некоторых его особенностях.
Виды начислений/удержаний
В данном справочнике задаются правила, по которым сотрудникам начисляется заработная плата, удерживаются установленные законодательством
налоги и иные сборы. Написание таких правил является самым трудным
этапом при освоении задачи.
Типовые виды начислений/удержаний
Программа предлагает вам справочник начислений/удержаний, в котором
уже описаны часто встречаемые начисления (по окладу, премии, больничные, отпуска и т.д.) и удержания (алименты, подоходный налог и т.д.):
(рисунок…)
Рис – Стандартные виды начислений/удержаний
67
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Все элементы справочника условно можно разделить на следующие
основные группы:
Начисления:
Начисления – содержит основные, наиболее используемые начисления: оклад, надбавки, доплаты.
Начисления по среднему – основные выплаты, которые рассчитываются исходя из среднего заработка, кроме больничных, пособий и
отпусков. Это командировки, гособязанности и т.д.
Премии – основные премии. Отдельно выделены квартальные и годовые премии, в силу их особого учёта при расчёте среднего заработка.
Договора и трудовые соглашения – данные этого раздела вида начисления выделяются отдельно, в силу особенностей их налогообложения.
Дотации – дотации, выплачиваемые предприятиями своим работникам.
Пособия – все регламентированные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности находятся в этой папке. При
этом здесь содержатся как пособия, оплачиваемые за счет средств
ФСС, так и пособия, оплачиваемые за счет средств предприятия.
Отпускные – начисления отпусков, а также компенсаций за неиспользованный отпуск.
Больничные – начисления различных видов пособий по временной
нетрудоспособности.
Материальная помощь – материальная помощь работникам предприятия.
Подарки и призы.
Прочие начисления – здесь собраны все начисления, которые могут
использоваться, но не попадают в ранее рассмотренные группы. В
частности, здесь находится начисление дивидендов.
Удержания:
68
Удержания – здесь хранятся основные регламентированные удержания – алименты, квартплата, штрафы, удержание ссуды, удержание
профсоюзных взносов.
Управление персоналом и учет кадров
Выплаты по кассе – здесь содержатся удержания с сотрудника, связанные с межрасчетными выплатами, которые соответственно должны оформляться межрасчетными ведомостями, например аванс.
Налоги – подоходный налог. Единственный налог, связанный с зарплатой, плательщиком которого является сам сотрудник. Поэтому для
сотрудника этот налог является удержанием. Для всех остальных налогов плательщиком является предприятие, поэтому для сотрудника
они не являются удержаниями и относятся к категории прочее.
Прочее:
Налоги. В свою очередь подразделяются на следующие группы:
Единый социальный налог. Здесь содержатся все основные и вспомогательные расчёты, связанные с начислением единого социального
налога и взносов в ПФ и обязательных страховых взносов от несчастных случаев (налоговые базы, льготы, сами налоги и взносы).
НДФЛ – помимо непосредственно удержания подоходного налога,
здесь содержится ряд расчётов, необходимых для правильного расчёта НДФЛ и заполнения карточки 2-НДФЛ – льготы и вычеты, а также доходы сотрудников, полученные за пределами предприятия, но о
которых предприятие обязано подать сведения в налоговую инспекцию (группа «Аналитики для обложения ПН»). Здесь также содержатся данные, необходимые для правильного расчёта НДФЛ, которые
заполняются для сотрудника, при его приёме на работу (группа «Данные при приеме на работу»).
Такая организация справочника, во-первых, ускоряет поиск нужного правила, а во-вторых, это нужно для расчёта заработной платы и построения
некоторых отчётов и справок.
Крайне не рекомендуется без особой необходимости изменять предложенное разбиение справочника. Во всяком случае, очень
осторожным следует быть с удалением и
изменениями правил из папки «НАЛОГИ»,
которые определяют льготы и порядок расчёта подоходного и единого социального налогов. На этапе освоения программы вообще не рекомендуем что-то удалять. А при создании новых правил (начислений, удержаний или прочих)
рекомендуем создавать их в уже имеющихся группах (папках).
69
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Основные принципы работы со справочниками, рассмотренные нами ранее, справедливы и для данного справочника: для добавления новой записи в справочнике можно воспользоваться, например, клавишей <Ins>, для
редактирования записи – клавишей <F3> и т.д. Подробнее об этом читайте
в руководстве пользователя СБиС++.
Описание вида начислений/удержаний
При добавлении нового вида или редактировании имеющего в справочнике вида начисления/удержания, следует обратить внимание на заполнение
следующих полей:
Название, Уточнение
Название вида начисления/удержания для справочника формируется из
двух составляющих: самого названия и дополнения, указанного в поле
«Уточнение». Здесь указывается название начисления/удержания, отражающее его суть. Часть названия, стоящая после символа «@» не будет выводиться в ведомостях и отчётах, а будет видна только на экране.
Имя
Здесь указывается короткое название начисления/удержания, которое впоследствии может быть использовано при расчёте заработной платы и построении отчётов. Программа допускает давать одинаковые имена сходным, по сути, правилам. Можно данное поле оставить пустым.
Код
Здесь может быть указан код – строка длиной до четырех символов. Код в
справочнике может быть не уникальным, то есть допускается присваивать
один и тот же код различным правилам. Для чего нужен код? В порядке
возрастания кода будут упорядочены записи в справочнике
начислений/удержаний, строки в расчётном листке, а также столбцы в расчётной ведомости и строки в сводной ведомости.
Если два или более вида начислений/удержаний имеют одинаковый код,
то в расчётной ведомости будет сформирован один столбец на все эти
виды. Например, все виды алиментов (и в кассу и на почту) имеют один и
тот же код. В расчётной ведомости для них будет выделен один общий
столбец. При печати расчётного листка данные начисления/удержания будут выведены одной строкой.
Тип
70
Управление персоналом и учет кадров
Нажмите в данном поле <стрелку вверх> и увидите, что программа
предлагает выбор из трёх вариантов: начисление, удержание или аналитика. Клавишей <Enter> выберите нужный.
Бухгалтерская операция
Нажав клавишу <стрелка вверх>, вы должны выбрать из открывшегося
справочника «Правила операций» ту операцию, которая определяет проводки по данному виду начислений/удержаний на счета бухгалтерского
учёта.
Для большинства начислений в качестве бухгалтерской операции выбирается «Начисление зарплаты» или «Начисление премий, дотаций» и т.д. Для
удержаний это будут операции – «Удержание подоходного налога»,
«Удержание алиментов» и т.д.
Шифр затрат
В этом поле вводом с клавиатуры или выбором из справочника «План
счетов» указывается типовой шифр производственных затрат (затратный
счёт, на который будут сделаны проводки). При оформлении документов,
в которые требуется выбор какого-либо начисления/удержания, в них будет автоматически копироваться шифр затрат, указанный в самом начислении/удержании. Можно оставить поле пустым.
Выполнять для всех
Те начисления/удержания, у которых стоит «галочка» в этом поле, будут
автоматически рассчитываться для каждого сотрудника, и если в результате расчёта будет получена не нулевая сумма, начисление/удержание
попадёт в расчетный листок.
Обычно эту «галочку» ставят для подоходного налога, ЕСН, то есть для
тех начислений/удержаний, которые не требуется вводить документами
(табелями, приказами и т.д.). Если начисление или удержание следует выполнять для всех сотрудников, и для его расчёта не требуется ввод дополнительных данных, «галочку» надо поставить. Если же не для всех, или
требуются дополнительные данные для расчёта (например, количество отработанных дней и часов, определяемое табелем) – «галочки» быть не
должно. Для большинства начислений/удержаний, в частности, для должностного оклада данный флаг устанавливать не надо!
Правило выполнения
Это поле должно содержать формулу расчёта начисления/удержания. Так,
в нашем примере, формула определяет сумму премии путём умножения
начисленных за месяц сумм на указанный в приказе процент:
71
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Сумма = СуммаЗаМесяц * Процент / 100;
Простейшим примером правила является его отсутствие – пустое правило.
Такие начисления/удержания вводятся готовыми суммами (расчёт по ним
не производится). В справочнике такие начисления/удержания без формулы расчёта отображаются серым цветом.
Зависит от начислений/удержаний
Здесь указывается, от каких начислений/удержаний зависит редактируемое начисление/удержание. При добавлении новой зависимости (клавишей <Ins>) открывается список всех начислений/удержаний, из которого
и делается выбор. В таблице зависимости можно указать, что
начисление/удержание зависит сразу от группы других начислений/удержаний (для выбора воспользуйтесь клавишей <Ctrl+Enter>).
Для каждой выбираемой позиции следует указать коэффициент зависимости: 1, 0, -1.
Например, база для исчисления подоходного налога определяется как
«Совокупный доход – Предусмотренные законодательством вычеты». То
есть в таблицу зависимостей начисления/удержания «Подоходный налог»
совокупный доход войдёт с коэффициентом «1», группа «ВЫЧЕТЫ» – с
коэффициентом «-1». Коэффициенты нужны для того, чтобы программа
знала, какие суммы нужно прибавлять, а какие вычитать при расчёте.
В нашем примере с премией, премия начисляется от всей суммы начислений (оклад, надбавка), то есть группа «НАЧИСЛЕНИЯ» войдёт в таблицу
зависимостей с коэффициентом «1».
Программа гарантирует, что на момент расчёта начисления/удержания будут рассчитаны все те начисления/удержания, от которых зависит данное.
Удалить ненужную зависимость можно клавишей <Del>.
Дополнительно
Эта кнопка позволяет задавать ряд дополнительных параметров, касающихся начислений по больничным листам и отпускным. В частности,
здесь можно указать метку, которой будут отмечены в табеле дни больничного или отпуска, и график, по которому будут определяться пропущенные дни. Таким образом, при вводе больничного или отпуска график и
метка устанавливаются те, которые указаны в выбранном виде начисления/удержания.
Кроме того, в дополнительных параметрах можно заполнить поле «Следующий вид н/у». Для чего это поле нужно? Помните, мы говорили с вами о
том, что при расчёте больничных и отпусков их можно разбивать по меся72
Управление персоналом и учет кадров
цам, то есть для больничного с 20.10.02 по 05.12.02 будет сформировано в
программе три отдельные записи – за дни нетрудоспособности октября,
ноября и декабря. Для каждой из этих записей требуется определить вид
начисления/удержания. При разбиении для каждой последующей части
будет браться вид начисления, указанный в поле «Следующий н/у» для начисления, выбранного в предыдущей части. Если это поле не будет заполнено, вид начисления в каждой последующей части меняться не будет.
Например, для октябрьской части больничного листа можно выбрать начисление «Больничный @ сделка по дням», в дополнительных параметрах
которого указан в качестве следующего «Больничный @ продолжение».
Тогда для ноябрьской и декабрьской частей вид начисления будет заполнен программой автоматически именно как «Больничный @
продолжение».
Ещё раз отметим, что создавать новые правила для расчёта зарплаты следует очень и очень осторожно. Если вы не уверены, что хорошо знаете
программу, а в частности функции программы, советуем обходиться теми
видами начислений и удержаний, которые уже заложены разработчиками.
Основная информация о сотрудниках
Главным объектом в задаче является, конечно же, сотрудник. Сведения
обо всех сотрудниках хранятся в справочнике «Сотрудники», о которой
мы уже рассказывали, но преимущественно с точки зрения кадрового учета.
Сейчас мы остановимся на наиболее важных данных карточки с точки зрения расчет заработной платы (рисунок…).
73
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис. – Карточка сотрудника
Данные карточки сотрудника и анкетные данные
1.
ШПЗ и аналитика – эти данные по умолчанию будут наследоваться
на все вновь вводимые должности, постоянные начисления/удержания. «Аналитика» в стандартной настройке в большинстве случаев –
это запись справочника «Виды деятельности». Принадлежность к
определенному налоговому режиму определяется именно в разрезе
видов деятельности, поэтому от выбранной аналитики будет зависеть,
в каком режиме налогообложении работает сотрудник – обычном НО,
ЕНВД или УСН. Сотрудники могут быть задействованы одновременно в нескольких видах деятельности организации. В подобном случае
сотруднику либо указывается несколько начислений с различными видами деятельности, либо в «ШПЗ» указывается распределяемый счет
затрат – тогда указывать вид деятельности не нужно.
2.
Дата рождения и пол – влияет на размер страховых взносов в ПФ.
По этим данным определяется группа ПФ, к которой относится сотрудник.
3.
Сведения об инвалидности – влияет на размер отчислений в ЕСН.
Если сотрудник является инвалидом – ему предоставляется льгота по
уплате ЕСН.
4.
Выдача зарплаты (в кассу, с копейками или без) влияет на расчет
сумм к выдаче в ведомостях
74
5.
Управление персоналом и учет кадров
Начальные данные – влияют на расчет НДФЛ. Здесь заносится
учтённый совокупный доход сотрудника, начисленный на предыдущем месте работы. Благодаря этому, программа знает - имеет ли сотрудник право на использование стандартных вычетов, или его доход
уже превысил допустимый. Также в этой таблице могут указываться
любые другие Н/У, необходимые для расчета зарплаты. Например,
если организация начинает работать в программе с середины года, то
здесь должны быть указаны данные о налогах, и налоговых базах,
остатках и т.п., рассчитанных до начала работы в СБиС++.
6.
Сведения о трудовой деятельности – влияют на определение максимального размера больничного. Если сотрудник не отработал фактически 3-х месяцев до наступления нетрудоспособности, больничный
оплачивается исходя из МРОТ. Однако сотрудник мог отработать
часть необходимого периода на другом месте работы. Поэтому программа анализирует записи сведений о трудовой деятельности.
7.
Стаж – расчётчик, исходя из стажа, и действующего законодательства
указывает процент оплаты больничного 60, 80 или 100%. Также стаж
может использоваться в специальных начислениях – «Выслуга лет» и
т.д.
8.
Расчетный счет сотрудника – необходим при перечислении зарплаты на карточки. Благодаря встроенным механизмам выгрузки данных
о выданной зарплате в электронном формате, можно передавать данные из программы напрямую в банк.
Должности сотрудника
1.
Принят, снят. Автоматическое заполнение табелей будет работать
только в этом временном интервале.
2.
Оклад, тариф, разряд, процент – исходные данные для расчета суммы выплаты по должности. Соответственно, необязательно заполнение всех полей. Если вы используете тарифную сетку, то заполняется
разряд. Если нет, и сотрудник на подневной оплате – оклад, почасовой
– тариф. Если сотрудник по каким-то причинам получает только определенный процент от оклада – указывается процент.
3.
График работы – график, по которому работает сотрудник на этой
должности. В соответствии с выбранным графиком будут автоматически заполняться табели. Также данным графиком будут инициализироваться первичные документы для данного сотрудника. График работы влияет на количество плановых дней/часов, которые должен отра75
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
ботать сотрудник, количество пропущенных дней/ часов за период для расчета пособий по временной нетрудоспособности и др.
4.
Признаки:
Основная должность – основная должность сотрудника в этой
организации. Если сотрудник внешний совместитель в данной организации, и это его единственная должность - данная галочка
должна быть поставлена. На любой момент времени работы в организации у сотрудника должна быть одна основная должность.
Данная должность используется при построении отчетов, в печатных формах документов других задач, в отдельных настройках
может использоваться в расчете зарплаты и т.д.
Основное место работы – если галочка не установлена, то сотрудник является внешним совместителем. В этом случае ему нельзя рассчитывать больничные.
Договор подряда – показывает, что это договор подряда. Строго
на расчет не влияет, так как для договора подряда используется
специальный вид начисления, однако позволяет отбирать нужных
сотрудников и формировать отчеты.
Свободный график – используется для расчета среднесписочной
численности. Если данный флаг установлен, то расчет среднесписочной численности для данного человека усложняется за счет
анализа табелей и т.п.
5.
Штат – используется в штатном расписании для подсчета сотрудников на должности. Полставки означает, что штат = 0.5.
6.
Характер работы и категория – прямо не влияют на расчет, однако
необходимы для корректного формирования отчетов.
Тарифная система
Основной тарифной системы является справочник «Тарифная сетка»
(«Сервис» - «Настройка учета» - «Тарифная сетка»), который сочетает в
себе как непосредственно тарифную сетку, так и тарифные ставки (рисунок ).
76
Управление персоналом и учет кадров
Рис. – Тарифная сетка
В справочнике задаются для каждого разряда значения тарифных ставок.
При этом данные значения могут быть историческими, и их история видна
в диалоге редактирования (рисунок ).
Рис. – Разряд и соответствующая тарифная ставка
Впоследствии данные, хранимые в этом справочнике будут использованы
в качестве исходных при расчете зарплаты.
77
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Расчет зарплаты
После того, как введены и/или откорректированы необходимые исходные
данные и первичные документа, наступает очередь расчета зарплаты. Расчет может осуществляться как для всех, так и только для выбранных сотрудников. О нюансах ввода отдельных документов в различных ситуациях, а также особенностях расчета отдельных сумм мы расскажем ниже, а
сейчас приведем общий алгоритм расчета зарплаты в СБиС++.
Расчет зарплаты с точки зрения программиста
С этой точки зрения расчет зарплаты означает выполнение кода всех необходимых Н/У для каждого сотрудника в последовательности, установленной таблицами зависимости начислений, участвующих в расчете. Под всеми Н/У в данном случае понимаются, как Н/У заданные явно для данного
сотрудника, Н/У введенные в первичных документах, Н/У заданные на
штатных должностях, а также все Н/У с признаком «Выполнять для всех».
К таким начислениям относятся налоги, налоговые базы, регламентированные льготы в зависимости от видов деятельности ( «Льгота по ЕСН для
ЕНВД и УСН» ), данных сотрудника ( «Льгота по ЕСН (инвалиды)» связанная с инвалидностью), начислений сотрудника ( «Льгота по СОЦ» появляющаяся вследствие выплат по договорам подряда ) и т.д.
Порядок расчета Н/У определяется таблицей зависимости по следующему
принципу – Н/У которое содержит в таблице зависимости другое Н/У, всегда выполняется после него.
Н/у «А» зависит от н/у «Б», «А» зависит от «В» и «В» зависит от «Б». Тогда порядок расчета Н/У будет следующим 1. «Б». 2. «В». 3. «А».
Очевидно, что неправильно введенная таблица зависимости может привести к невозможности определения однозначной последовательности расчета Н/У, то есть в случае взаимозависимости Н/У. В этом случае программа выдаст предупреждение, и не позволит осуществить расчет зарплаты, пока ошибка не будет устранена.
Расчет зарплаты с точки зрения бухгалтера
В процессе расчета для каждого сотрудника происходит определение
сумм начислений, удержаний и прочих видов расчетов (налогов, вспомогательных сумм «К выдаче», «Не выдано», «Остаток на след. месяц» ).
После расчета, у сотрудника появляется специальный значок – «рассчи78
Управление персоналом и учет кадров
тан». Если данного значка нет, это значит, что или сотрудник не был рассчитан, или после расчета вносились дополнительные изменения. Процесс
расчета зарплаты удобно контролировать в реестре «Расчетные листки».
В данном окне отражаются все рассчитанные Н/У для сотрудника. Также
из данного реестра для выбранных сотрудников можно построить
большинство стандартных отчетов «Личная карточка сотрудника», «Расчетная» и «Сводная ведомость» и т.д.
Обращаем внимание - в случае если у сотрудника нет значка рассчитан,
все что мы видим в правой части расчетного листка не влияет на проводки, НО УЧИТЫВАЕТСЯ ПРИ ПОСТРОЕНИИ ОТЧЕТОВ. Это может привести к ошибке при проверке правильности начисления зарплаты. Более
того, если сотрудник не рассчитан, то расчетам в правой части экрана для
данного сотрудника верить нельзя, так как они могли быть откорректированы вручную, расчет мог быть выполнен с ошибкой и т.п. Поэтому
контрольная точка для бухгалтера на этом этапе – все сотрудники рассчитаны (в реестре появился соответствующий значок) или закрыты (а этого
нельзя сделать без расчета сотрудника)
Расчет зарплаты – наиболее сложный, в алгоритмическом плане, этап работы, поэтому в его процессе могут возникать некоторые сообщения, в которых указывается, что именно мешает правильной работе программы. В
частности это могут быть «Не указан ШПЗ и/или аналитика у
сотрудника», «Не указана дата рождения у сотрудника» …. В этом случае
достаточно для нужного сотрудника исправить соответствующие замечания и пересчитать только данных сотрудников, не запуская повторный
расчет всего предприятия. Сотрудники, у которых в процессе расчета возникли ошибки/замечания, помечаются в реестре знаком восклицания. Данные сотрудники не считаются рассчитанными, и не участвуют в формировании проводок. Также знаком восклицания помечаются все первичные
документы, в которых фигурирует сотрудник, в данном расчетном периоде.
Иногда может возникнуть потребность зафиксировать данные по отдельным сотрудникам и предотвратить их дальнейшее изменение. В этом случае можно «закрыть» сотрудника по <Ctrl+Z>. Запись помечается галочкой
. Обращаем внимание, что закрыть можно только рассчитанного
сотрудника. В случае закрытия, программа при расчете игнорирует данных сотрудников и не позволяет изменять данные по данному сотруднику,
но в то же время это значит, что вы больше не сможете завести ни одного
документа для этого человека в данном расчетном месяце.
Отметим, что можно закрыть не только сотрудника но и любую запись
расчетного листка и любой документ. В этом случае при расчете игнори79
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
роваться соответственно будет либо конкретно Н/У, либо Н/У конкретного документа.
Если вы хотите отметить правильно или неправильно рассчитанных сотрудников, то можете воспользоваться комбинациями <Сtrl + “+”> и
<Сtrl + “-“> . Данные пометки не учитываются программой при расчете.
Работая с расчетным листком существует возможность зафиксировать исходные данные по нажатию комбинации <Сtrl + Х>. Запись расчета в
этом случае помечается серой галочкой
ются, но не фиксируется сумма расчета.
и исходные данные фиксиру-
У сотрудника есть постоянная надбавка в размере 10% к
окладу. В один из месяцев данная надбавка составила 20%.
Существует несколько возможных вариантов отражения
этих данных в программе:
в текущем месяце изменить размер процента в постоянных начислениях в карточке сотрудника;
ввести дополнительное начисление «надбавка» в размере 10% для
данного сотрудника;
в расчетном листке в начислении надбавка вместо 10% явно указать
20% и зафиксировать данный расчет.
Почему именно зафиксировать? Если мы не зафиксируем данное начисление, то процент при расчете будет взят из данных о постоянных Н/У и
будет равен 10%, а следовательно сумма посчитается исходя из 10%.
Если мы закроем данный расчет, указав 20% и не изменив вручную сумму,
то программа проигнорирует данный расчет и мы получим неправильные
данные – надбавка 20%, но сумма соответствует 10%. Фиксация заставит программу рассчитать данное начисление, но запретит программе
менять исходные данные. В результате мы получим надбавку 20% и сумму соответствующую 20%.
В целом механизм фиксации может оказаться полезным организациям, у
которых сотрудники в каждом месяце получают фиксированный перечень
постоянных Н/У, но с разными исходными данными, и при этом не удобно
для данных Н/У заводить отдельные документы. В этом случае исходный
список вводится в постоянные Н/У сотрудника, в каждом месяце в расчетном листке заполняются данные для расчета и производится фиксация.
80
Управление персоналом и учет кадров
Расчетные листки сотрудника
Расчетные листки сотрудника – это важный инструмент как ввода данных,
так и контроля за правильностью расчета отдельного сотрудника (рисунок)
Рис. Расчетный листок сотрудника
В расчетном листке вы можете увидеть все начисления/удержания сотрудника за период, рассчитанные налоги, сколько ему полагается выплатить
заработной платы, сколько уже выплачено, его долги предприятию и долги предприятия ему и многое другое. Также вы из этого окна вы можете
построить все основные отчеты по сотрудникам и зарплате – «Лицевой
счет сотрудника», «Расчетную ведомость» для одного или группы сотрудников , «Отчет о выданной зарплате», «Сводную ведомость». Из данного
реестра вы можете распечатать непосредственно сами расчетные листки,
которые выдаются сотруднику на руки, в момент выдачи заработной платы. В целом рекомендуется весь процесс расчета зарплаты контролировать при помощи данного окна.
Режим отражения прочих выплат и расшифровок в расчетном
листке
По умолчанию в расчетном листке не показываются прочие расчеты сотрудников, а именно – налоги, аналитики, вспомогательные расчеты. Однако в отдельных случаях данная необходимость возникает, особенно если
расчетчик хочет проверить правильность расчета налогов по сотруднику
или желает стереть все его расчеты в данном периоде. В этом случае необходимо либо включить флажок «Отображать прочее» в тулбаре расчетно81
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
го листка, либо нажав Ctrl+Q вызвать диалог режима отражения строк расчетного листка, и там выбрать какие именно записи он хочет видеть. Если
расчетчик не захочет видеть начисления или удержания, то данный
фильтр будет действовать только до следующего входа в программу, для
того чтобы избежать ошибок и путаницы со стороны пользователя.
Введение понятие расшифровочных Н/У значительно сократило перечень
видимых расчетов в расчетном листке. Это удобно, пока не возникает
необходимости детальной проверки расчетов сотрудника. В этом случае
расчетчику захочется увидеть все рассчитанные Н/У списком, без группировки. Этот режим можно вызвать по «Ctrl+Q» и выбрав вид отображения
«подробно».
Проверка правильности расчета зарплаты
В программе реализовано ряд стандартных отчетов, которые помогут бухгалтеру проверить правильность начисления зарплаты. К ним относятся:
Расчетная ведомость, Сводная ведомость, Отчет о выданной зарплате, Все
расчеты за период, Лицевая карточка сотрудника, Типовые журналы и отчеты вызываемые в справочнике сотрудников и другие
Иногда возникает необходимость построить некоторые отчеты только по отдельным сотрудникам. При
этом данные сотрудники могут находиться в разных
отделах и не попадать не под один общий классификационный признак. Это можно сделать находясь в расчетных листках.
Для этого необходимо отметить нужных сотрудников и по правой кнопке мыши построить интересующий отчет. В этом отчете будут учитываться только выбранные сотрудники.
Проверка правильности начисленных сумм может контролироваться индивидуально для каждого сотрудника при помощи расчетных листков и
отчетов Лицевая карточка сотрудника (Alt+F1 на сотруднике) и Расчетная ведомость, Отчет о выданной зарплате, а также в целом предприятию или по отдельным подразделениям, при помощи отчетов Сводная ведомость, Расчетная ведомость, Отчет о выданной зарплате. Проверка правильности расчета выплат по среднему контролируется для каждого документа отдельно, при помощи отчета «Справка по расчету среднего». В целом для проверки правильности начисленных сумм у расчетчика должен
быть некоторый ориентир, с которым бы он мог сравнить полученные результаты – например планируемый фонд оплаты труда. Также построение
отчетов по сотрудникам и упорядочивание их по полю сумма может помочь избежать некоторых ошибок ввода, в случае которых суммы будут
или слишком большими или слишком маленькими.
82
Управление персоналом и учет кадров
Отдельно в программе проверяется правильность начисления налогов, и
правильность формирования проводок и отражения результатов расчета и
выдачи зарплаты в бухгалтерском учете, о чем подробно будет написано
ниже.
Регламентированные документы
Расчетная ведомость (Унифицированная форма
N Т-51)
Отчет «Расчетная ведомость»
Дополнительные формы
Документ
Расчетный листок, Расчетный листок
(пара)
Расчетная ведомость (узкая)
Сводная ведомость, Сводная ведомость (узкая)
Как оформляется в СБиС++
(откуда можно напечатать)
Расчетные листки (список сотрудников)
Отчет «Расчетная ведомость»
Отчет «Сводная ведомость»
Различные формы оплаты труда
Теория
Формы, системы и размер оплаты труда работников предприятий, премии,
надбавки, а также другие виды доходов устанавливаются предприятием
самостоятельно. Вопросы оплаты труда регулируются с помощью договоров. Основными формами оплаты труда являются повременная и сдельная
(рисунок ).
83
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Фонд заработной платы
Повременная
Сдельная
Простая повременная
Прямая сдельная
Аккордная
Повременнопремиальная
Сдельнопрогрессивная
Косвенно-сдельная
Сдельнопремиальная
Рис. Формы и системы оплаты труда
Повременная – форма заработной платы, при которой заработная плата
зависит от количества затраченного времени (фактически отработанного)
с учетом квалификации работника и условий труда.
простая повременная – оплата производится за определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ
повременно-премиальная – оплата производится за определенное
количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ
Сдельная – форма заработной платы, при которой заработок зависит от
количества произведенных единиц продукции с учетом их качества, сложности и условий труда.
прямая сдельная – это оплата труда, при которой заработная плата
рабочих повышается в прямой зависимости от количества выработанных ими изделий и выполненных работ исходя из твердых сдельных
расценок, установленных с учетом необходимой квалификации.
сдельно-премиальная – предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки и конкретные показатели их производственной деятельности. Размер премии, как правило, устанавливается в процентном отношении к заработной плате.
сдельно-прогрессивная – предусматривает оплату выработанной
продукции в пределах установленных норм по прямым (неизменным)
расценкам, а изделие сверх нормы оплачиваются по повышенным расценкам согласно установленной шкале (по прогрессивно нарастающим расценкам), но нп свыше двойной сдельной расценки.
84
Управление персоналом и учет кадров
Заработная плата работникам моложе 18 лет при сокращенной продолжительности ежедневной работы выплачивается в таком же размере, как работникам соответствующих категорий при полной продолжительности
ежедневной работы.
Практика
Повременная система оплаты труда
Основным документом определяющим размер выплат сотруднику при
данной системе оплаты труда является табель учета рабочего времени (более подробно см. «Учет рабочего времени»). Основным начислением,
определяющим размер выплат «Должностной оклад/тариф». Таким образом, если сотрудник работает на повременной системе оплаты, необходимо придерживаться следующего алгоритма работы
Ввод карточки сотрудника (при необходимости)
Открытие должности сотрудника (или трудовым договором или непосредственно в карточке сотрудника)
В должности сотрудника обязательно указывается
Вид начисления/удержания – «Должностной оклад/тариф»
Основные исходные данные для расчета зарплаты
Процент – процент оплаты труда от базового уровня
Оклад, в этом случае размер базовых выплат будет определяться как
( ОКЛАД * Фактически отработанные дни * ( Процент / 100)) / Количество плановых дней в данном месяце, определяемом в соответствии с его графиком
работы;
ИЛИ
Тариф, в этом случае размер базовых выплат будет определяться как
(ТАРИФ * Фактически отработанные часы * ( Процент / 100)) / Количество плановых часов в данном месяце, определяемом в соответствии с его графиком работы;
ИЛИ
85
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Разряд, в этом случае размер базовых выплат будет определяться как
(ТАРИФНАЯ СТАВКА ЕГО РАЗРЯДА * Фактически отработанные дни * ( Процент / 100) ) / Количество плановых дней в
данном месяце, определяемом в соответствии с его графиком
работы;
Поля описаны в указании уменьшения приоритета, поэтому если
будут заполнены несколько полей, то будут использованы данные
поля имеющего больший приоритет.
Е
сли у сотрудника на должности заполнены Тариф и
Разряд то для расчета будет использоваться Тариф,
если заполнены Оклад и Тариф, то будет использоваться Оклад.
но
В нужном расчетном периоде на данную должность сотруднику заполняется табель
Данный сотрудник рассчитывается, в результате чего определяется
сумма выплат по данной системе оплаты труда.
Сдельная система оплаты труда
Подробнее о премировании сотрудника при повременной и сдельной системах оплаты труда смотрите в следующем разделе «Доплаты, надбавки,
премии»
Доплаты, надбавки, премии
Теория
Кроме размера тарифной ставки (должностного оклада), в трудовом договоре могут быть предусмотрены различные доплаты и надбавки стимулирующего и компенсационного характера (рисунок ).
86
Управление персоналом и учет кадров
Доплаты и надбавки
Компенсационные выплаты
связанные с режимом
работы
за работу в ночное время
за работу в выходные и
праздничные дни
за многосменный режим работы
за сверхурочную работу
Стимулирующие выплаты
связанные с
условиями труда
обусловленные районным
регулированием оплаты труда
за работу во вредных или
опасных условиях и на тяжелых
работах
надбавки к тарифным
ставкам и окладам
за профессиональное мастерство
за совмещение профессий и
должностей
за квалификационный разряд
за допуск к государственной
тайне
за вахтовый метод
в связи с подвижным разъездным
характером работы
за ученую степень, звание
в связи с подвижным разъездным
характером работы
за выслугу лет, стаж работы
за особые условия гос. службы
полевое довольствие
за классный чин,
дипломатический ранг
за знание иностранного языка
Рис. Доплаты и надбавки
Доплаты – это выплаты компенсационного характера, связанные с режимом работы и условиями труда. Доплата к заработной плате выплачивается работникам сверх тарифной ставки (оклада) с учетом интенсивности и
условий труда.
Надбавка – это денежная выплата сверх заработной платы, которая имеет
своей целью стимулировать работников к повышению квалификации, профессионального мастерства, а также к длительному выполнению трудовых
обязанностей в определенной местности
Доплата за работу в ночное время. Ночным считается время с 22 часов до
6 часов утра. Оно фиксируется в табелях учета рабочего времени итоговым количеством за месяц. Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором организации, но
не ниже размеров, установленных законодательством.
Оплата труда за работу в сверхурочное время. Сверхурочная работа
оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная
работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ).
Оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни. При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день перено87
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
сится на следующий после праздничного рабочий день (ст. 112 ТК РФ).
Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее
чем в двойном размере сдельщикам, работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам и работникам, получающим месячный оклад. По желанию работника, работавшего в выходной день или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день
отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК
РФ).
Практика
Все доплаты, надбавки и премии с точки зрения программы делятся на две
основные группы:
Единовременные
Постоянные
Примером единовременных являются разовые премии и доплаты.
Постоянными являются доплаты и надбавки, которые сотрудник
получает из месяца в месяц и условия выплаты которых в целом
остаются неизменными (не меняется или непосредственно сумма
выплаты, или процент, по которому она считается). Типичным
примером здесь выступает доплата за вредные условия труда, которая обычно считается в процентах от оклада.
В зависимости от вида доплат надбавок и премий в программе предусмотрены различные инструменты для работы с ними. Для единовременных
надбавок – разовые начисления и приказы, для постоянных – реестр постоянных начислений. Рассмотрим каждый из них более детально.
Единовременные доплаты, надбавки, премии
Ввод единовременных доплат, надбавок, премий приказом
Основным инструментом для ввода всех разовых начислений/удержаний,
а не только доплат, надбавок, премий выступает документ Приказы по
зарплате «Заработная плата/Приказы по зарплате» (рисунок ).
88
Управление персоналом и учет кадров
Рис. Приказ по зарплате
В шапке документа указываются следующие данные
Дата начисления, номер – Дата и номер документа. Обратите внимание,
что дата документа является именно датой начисления. Подробнее о раз89
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
нице между датой начисления и датой расчета можно прочитать в главе,
посвященной основам расчета заработной платы.
В отделе – необходимо заполнить если документ оформляется на конкретное подразделение. В этом случае сотрудники для списка приказа будут
предлагаться только из этого подразделения
Вид начисления/удержания – заполняется в случае если всем сотрудникам приказа полагается один вид доплат (надбавок, удержаний и т.д.).
Если виды начислений/удержаний у сотрудников приказа будут отличаться друг от друга данное поле необходимо оставить не заполненным.
Процент – заполняется в случае если всем сотрудникам установлен один
процент доплаты (штрафа и т.д.). В противном случае данное поле можно
не заполнять
ШПЗ, Аналитика – заполняется если выплат по данному приказу для
всех сотрудников идут за счет одного счета затрат и вида деятельности
(например путевки, мат. помощь, премия за счет прибыли и т.д.). Если
ШПЗ и Аналитика на шапке не заполнены, то для каждого сотрудника они
будут инициализироваться на основании данных хранимых на текущей
основной должности.
После заполнения шапки документа вводится список сотрудников, которым в данном случае полагается начислить премии, надбавки, доплаты (а
также провести удержания, о чем более подробно будет рассказано ниже).
При этом для каждого сотрудника в зависимости от вида начисления могут или должны быть заполнены следующие сведения
Сумма – заполняется в случае если выплата полагается в твердой сумме.
При этом сам документ необходимо закрыть, так как в противном случае в
момент расчета зарплаты сумма может измениться ( если это написано в
правиле выполнения начисления/удержания )
Процент, Дни, Часы, Кол-во, Цена, Разряд – данные приказа, которые
для некоторых Н/У являются исходными при расчете суммы
Должность – в случае если выплата дается по конкретной должности
( например премия по конкретной должности сотруднику, который на
условиях совместительства работает на двух должностях ), в этом поле
необходимо указать должность сотрудника.
Вид начисления/удержания – непосредственно вид доплаты, премии,
надбавки (а также различных удержаний, корректировок налогов и т.д.),
на которые оформляется приказ.
90
Управление персоналом и учет кадров
ШПЗ, Аналитика, Отдел – данные поля по умолчанию либо наследуются с шапки документа, либо инициализируются на основании данных сотрудника, но в рамках приказах могут быть изменены на нужные.
Еще раз обращаем внимание на факт закрытия приказа. Как и остальные документы в
зарплате, незакрытый приказ означает, что
при каждом расчете сотрудника, будет рассчитываться соответствующая строка приказа, что может повлечь изменение суммы. Соответственно закрытый приказ не зависит
от расчета зарплаты и суммы в нем уже не изменятся.
Ввод единовременных доплат, надбавок, премий разовым начислением
Разовые Н/У вводятся непосредственно в расчетном листке, по нажатию
Ins в правой части окна. Отличие подобного ввода от ввода соответствующих начислений через приказ в том, что они формально не связаны с документом. Мы рекомендуем использовать данный инструмент только в исключительных случаях, а применительно к начислению доплат, надбавок
и премий постараться воздержаться от его использования вовсе.
В СБиС++ предусмотрена возможность расшифровки разового Н/У (по
аналогии с больничными/отпусками) – то есть, одно разовое Н/У, являясь
«узлом», может содержать в себе множество «листьев» - расшифровок.
Наиболее удобен данный механизм для вынужденных корректировок расчетов. В других случаях использования данного механизма не рекомендуется.
Постоянные доплаты, надбавки, премии
Постоянные доплаты, надбавки, премии вводятся при помощи реестра постоянных начислений/удержаний сотрудника. При этом в программе различаются постоянные Н/У сотрудника и постоянные Н/У должности сотрудника.
Постоянные Н/У сотрудника
Данные начисления вводятся непосредственно на главной закладке
карточки сотрудника в задаче «Зарплата».
91
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Рис. – Постоянные Н/У сотрудника
Введенные в данном реестре Н/У действуют более одного расчетного месяца, и не относятся к конкретной должности сотрудника.
В стандартной настройке, помимо рассматриваемых доплат и надбавок здесь также вводятся
Налоговые вычеты для НДФЛ (стандартные и имущественные).
Постоянные удержания – алименты, штрафы, квартплата и т.д.
Обратите внимания, что если сотрудник работает на
двух должностях и вы вводите в данном реестре ему надбавку, вы тем самым подразумеваете ее расчет от обеих
должностей сотрудника, а точнее от всех его начислений. Если же вы хотите дать премию или доплату по конкретной должности, вам необходимо использовать реестр постоянных
Н/У на должности сотрудника
Постоянные Н/У на должности сотрудника
Данные начисления вводятся на карточке должности сотрудника
на второй закладке «Постоянные Н/У должности».
92
Управление персоналом и учет кадров
Рис. Постоянные Н/У по должности
В данном реестре отражаются не только виды начислений внесенные
пользователем для данного сотрудника, но также постоянные виды Н/У
введенные на штатной должности (см. раздел «Штатное расписание»).
Данные записи отмечены в списке серым цветом и недоступны для редактирования непосредственно из карточки сотрудника.
Должности сотрудника у которых есть постоянные Н/У отмечаются в
реестре специальным значком.
Основное отличие постоянных Н/У по должности от постоянных Н/У по всему сотруднику, в том, что они в своем расчете учитывают только выплаты по конкретной должности и не видят другие начисления/удержания.
Особенность данных начислений в том, что
они рассчитываются только для конкретной
должности. Но, для этого правило выполнения начисления/удержания обязательно
должно быть написано соответствующим образом ! В
противном случае введенное в данном реестре Н/У будет учитывать все расчеты по сотруднику, а не только произведенные по данной должности. Поэтому важно использовать
именно инсталляционные виды начислений/удержаний.
Краткое описание основных инсталляционных доплат, надбавок,
премий
В следующей таблице мы приведем краткое описание инсталляционных
начислений/удержаний папок «Начисления» и «Премии».
93
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Название
Описание
Надбавка
Выслуга лет /
процентом
или от даты
приема
Доплата за
вредность
Доплата за
ночное время
Доплата за
работу в выходные, доплата за работу в
праздничные,
оплата сверхурочных.
Доплата за
несвоевременную выдачу зарпла94
Доплаты, надбавки
Обыкновенная надбавка процентом, которая
дается только на основании должностного
оклада. Может стать основой для любой доплаты или надбавки, но следует обратить внимание на таблицу зависимостей
Предполагается что будет использовано как
постоянное Н/У. Если заполнено поле процент, то расчет будет вестись на его основе,
иначе в размере 10% за 10 и более полных отработанных лет и 5 % за 5-10 полных отработанных лет.
Расчет осуществляется на основании указанного процента. Предполагается что будет
оформляться постоянным Н/У на штатной
должности.
Доплата за ночное время может оформляться
как отдельным приказом, так и простым указанием в табеле метки «Н» и количества часов.
Если оформляется приказом и приказ не закрывается то исходными данными для расчета
служат часы, отработанные в ночное время и
должность, по которой данное время было отработано.
Аналогично доплате за ночное время, но метки в табеле – «П», «В», «С» соответственно.
Оплата сверхурочных не может оформляться
приказом с автоматическим расчетом, так как
в этом случае невозможно выделить первые
два и последующие часы отработанные сотрудником за период.
Вводится только единовременно с указанием
твердой суммы доплаты
Оформляться по
конкретной должности
Может
Может
Может
Должна
Должны
От указания
должности
расчет не
зависит
Управление персоналом и учет кадров
Описание
Оформляться по
конкретной должности
Название
ты / суммой
Премия разовая / суммой,
Премия ежемесячная /
суммой
Премия разовая / % за месяц, Премия
ежемесячная
/ % за месяц
Премия за
предыдущий
месяц
Премия по
итогам квартала (полугодия, года),
Выслуга
лет/за год
Премии
Вводятся приказом с указанием твердой суммы премии
От указания
должности
расчет не
зависит
Вводится либо приказом, либо постоянным
Н/У с указанием процента
Может
Рассчитывается на основании данных за предшествующий расчетный период
Может
Вводятся приказом с указанием твердой суммы премии
От указания
должности
расчет не
зависит
Регламентированные документы
Приказ (распоряжение) о поощрении
работника (Унифицированная форма
N Т-11)
Приказ (распоряжение) о поощрении
работников (Унифицированная форма
N Т-11а)
Документ «Приказы»
Документ «Приказы»
Дополнительные формы
Приказ по зарплате
Документ «Приказы»
95
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Различные выплаты по среднему
Теория
Как правило суммы рассчитанные по среднему выплачиваются работнику
за то время, когда он не находился на предприятии, но работодатель в соответствии с законодательством обязан оплачивать этот период.
Средний заработок выплачивается за счет средств работодателя в случаях:
Ежегодного очередного отпуска (ст. 114 ТК РФ)
Учебного отпуск (ст. 173-176 ТК РФ)
Компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (ст.127 ТК
РФ)
Выходноого пособия при увольнении и последующих выплат на период трудоустройства) (ст. 178 ТК РФ)
Перевода на более легкий труд по состоянию здоровья (ст.182 ТК РФ)
При прохождении медицинского обследования работником, обязанным в соответствии с ТК РФ пройти это обследование ) (ст. 185 ТК
РФ)
При безвозмездной сдаче крови и ее компонентов (за дни сдачи) (ст.
186 ТК РФ)
При направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от
производства (ст. 187 ТК РФ)
При направлении в служебные командировки (ст. 167 ТК РФ)
При выполнении государственных и общественных обязанностей в
рабочее время (ст. 171, 172 ТК РФ)
При переводе на нижеоплачиваемую работу вследствие простоя (ст.74
ТК РФ)
и другие …
Пособия по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам также исчисляются в порядке, установленном в соответствии со ст. 139 ТК РФ, а также ФЗ от 08.12.2003 № 166-ФЗ,
который разъясняется в постановлении от 24.12.2003 № 89. Конкретные особенности расчета средней заработной платы регламентируются Положением об особенностях порядка исчисления сред-
96
Управление персоналом и учет кадров
ней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 № 213.
Расчетный период – в настоящее время для всех выплат по среднему установлен нормативный расчетный период в 12 месяцев, однако он может изменяться на основании коллективного договора,
если это не ухудшает положение работника (для отпусков установлен ст.139 ТК РФ, для пособий по временной нетрудоспособности
ФЗ от 08.12.2003 № 166-ФЗ). То есть для определения суммы среднего заработка определяются выплаты за 12 календарных месяцев
предшествующих месяцу события (отпуска, временной нетрудоспособности и др.)
Учитываемые выплаты – в соответствии со статьей 139 ТК РФ, для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Однако согласно п.4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы из
расчётного периода для подсчёта среднего заработка исключается время, а
также начисленные суммы, когда:
а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;
б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по
причинам, не зависящим от работодателя и работника;
г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не
имел возможности выполнять свою работу;
д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные
дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с
законодательством Российской Федерации;
ж) работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой
сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом
методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае если работник за расчетный период не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней либо этот
97
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с пунктом 4 Положения, средний заработок определяется исходя
из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий
период времени, равный расчетному.
Методика исчисления среднего несколько отличается для оплаты отпусков (компенсаций за неиспользованный отпуск) и прочих выплат по среднему. Это связано в первую очередь с тем, что отпуска предоставляются в
календарных днях, в то время как другие выплаты рассчитаются на основании рабочих дней. Поэтому средний дневной заработок рассчитывается
для этих двух типов выплат по-разному.
Для отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск определяется только среднедневной заработок (среднечасовой не определяется) по след. формуле
Средний заработок в общем случае рассчитывается по формуле:
Ср. заработок =
n
Сi
,
i = 1 Тi
∑
где
n – количество месяцев в расчетном периоде
Сi – сумма учитываемых выплат в i-м месяце расчетного периода
Ti – учитываемое время в в i-м месяце расчетного периода
Основные отличия при расчете среднего для отпусков, компенсаций за
неиспользованный отпуск и прочих выплат по среднему связано именно с
переменной Ti. При этом необходимо помнить что из Ti в любом случае
исключается время, оплаченное по среднему, а также другое время, указанное в п.4 Постановления 233 ( см. п. «Учитываемые выплаты» ).
Для отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск Ti берется
только в днях (решение суда 13.07.2006 N ГКПИ06-637), при этом если
отпуск предоставляется в календарных днях: если месяц расчетного периода отработан полностью то Ti берется равным 29.4, иначе берется равным количеству дней отработанных в месяце расчетного периода по графику пятидневки, умноженном на 1.4.
В случае если отпуск предоставляется в рабочих днях - средний заработок
для оплаты отпусков, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной
заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной
98
Управление персоналом и учет кадров
рабочей недели. Количество рабочих дней в не полностью отработанных
месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели,
приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.
Для расчета пособий по временной нетрудоспособности, а также прочих
выплат по среднему Ti берется всегда как фактически отработанное время
в расчетном периоде, в днях или часах (при суммированном учете рабочего времени).
Порядок учета премий. В соответствии с п.14 Положения премии в расчете среднего учитываются обособленно от всех остальных выплат, фактически начисленных сотруднику за отчетный период.
ежемесячные премии и вознаграждения - не более одной выплаты за
одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;
премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере
месячной части за каждый месяц расчетного периода;
вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам
работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, - в
размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.
В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не
полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 4 Положения, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц).
Если работник проработал в организации неполный рабочий период, за
который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены
пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном настоящим пунктом.
Учет повышения заработной платы в интервале «начало расчетного периода – событие оплачиваемое по среднему»
При расчете среднего заработка для оплаты пособий, в случае повышения
заработной платы в расчетном периоде такое повышение учитывается с
даты повышения фактической заработной платы, в отличие от порядка для
99
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
отпусков. По этому при определении среднего заработка пункты 15 и 16
Постановления N213, регламентирующие индексацию среднего, не применяются (ФЗ 166-ФЗ от 08.12.2003). Таким образом специальная индексация среднего заработка выполняется только применительно к отпускам,
компенсациям за неиспользованный отпуск и прочим выплатам по среднему. Она регламентируется п.15 и 16 Постановления № 213, в них сказано,
что, при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения)
средний заработок работников повышается в следующем порядке, а также
при повышении размеров надбавок за квалификационный разряд
(классный чин, дипломатический ранг) и за особые условия государственной службы средний заработок работников повышается в следующим порядке:
если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения…), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода;
если повышение произошло после расчетного периода до наступления
случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;
если повышение произошло в период сохранения среднего заработка,
часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифных
ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) до окончания указанного периода.
Основные особенности определения сумм выплат по пособиям по временной нетрудоспособности.
Помимо указанных особенностей связанных с неиндексацией среднего
при расчете пособий, при их расчете следует учитывать еще ряд положений:
Размер пособия составляет при стаже:
более 8 лет - 100% заработка;
от 5 до 8 лет - 80% заработка;
до 5 лет - 60% заработка.
100
Управление персоналом и учет кадров
(Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 23.02.1984 N 191 (ред. от
14.08.1991, с изм. от 02.03.2006), "О ПОСОБИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ СОЦИАЛЬНОМУ СТРАХОВАНИЮ")
в соответствии с частью первой статьи 8 Закона 166-ФЗ от 08.12.2003,
заработная плата за работу на условиях совместительствв не учитывается в расчете среднего заработка
максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности и
максимальный размер пособия по беременности и родам за полный
календарный месяц не могут превышать 15000 рублей (ФЗ № 180-ФЗ
от 22.12.2005).
если сотрудник в течение последних 12 календарных месяцев перед
наступлением временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам проработал фактически менее трех месяцев, пособие по
временной нетрудоспособности (за исключением пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием) и пособие по беременности и родам выплачиваются в размере, не превышающем за полный
календарный месяц минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в
установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, - минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов. (ФЗ № 180-ФЗ от 22.12.2005)
пособие по временной нетрудоспособности вследствие заболевания
или травмы (за исключением несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний) выплачивается застрахованному за
первые два календарных дня временной нетрудоспособности за счет
средств работодателя, а с третьего дня временной нетрудоспособности - за счет средств Фонда (ФЗ от 29.12.2004 N 202-ФЗ (ред. от
12.06.2006))
пособие по временной нетрудоспособности по уходу за ребенком. Если
возраст ребенка не превышает 7 лет, пособие выдается одному из родителей (иному законному представителю) или иному члену семьи за весь
период амбулаторного лечения или совместного пребывания с ребенком в
больничном учреждении. Пособие по уходу за ребенком от 7 до 15 лет
выплачивается за период не более 15 дней, если по медицинскому заключению не требуется большего срока.
За пропущенные рабочие дни пособие по временной нетрудоспособности
(в период амбулаторного лечения ребенка) с 8-го календарного дня выдается в размере 50% заработка независимо от непрерывного трудового ста101
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
жа. Одиноким матерям, вдовам (вдовцам), разведенным женщинам (мужчинам) и женам военнослужащих срочной службы сокращенное пособие
выплачивается с 11-го календарного дня амбулаторного лечения ребенка.
Если ребенку 15 лет и более, пособие на период отпуска по уходу за ним в
случае его болезни не выплачивается
(Ст.22, 23, Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, утвержденных ВС РФ 22.07.1993 N 5487-1 (ред. от
07.03.2005)) (ст. 23 Основы законодательства об охране здоровья).
Практика
Все выплаты, которые рассчитываются по среднему оформляются в
реестре документов «Больничные» и «Отпуска» (рисунок 31 и рисунок ).
Выбор реестра осуществляется по следующей схеме – если выплата каким-либо образом связана с ФСС или попадает под определение пособие –
вводить ее следует в реестре «Больничные». В противном случае в реестре
«Отпуска». Пример – Пособие по беременности и родам – считается исходя из среднего заработка, так как пособие – вводим в реестре больничных.
Компенсация за военкомат – считается исходя из среднего заработка – так
как это не пособие и не связано с ФСС, оформляем в реестре отпусков.
Документы в реестре «Отпуска» также создаются программой автоматически, на основании документов «Приказы на отпуск» в задаче «Учет кадров».
102
Управление персоналом и учет кадров
Рис. – Отпуск
Основные данные документов «Больничный» и «Отпуск»
1.
Дата, Номер, Сотрудник, Вид начисления, График, по которому
считаются пропущенные дни и часы, непосредственно пропущенные
дни и часы и др. – данные которые вводятся на основании реального
первичного документа.
2.
Продолжение для (у больничного), по документам (у отпуска, на
закладке «Расшифровка») – данное поле позволяет указать документ, для которого текущий документ является продолжением. Основная идея продолжения в том, что средний заработок считается исходя
из даты начала предшествующего документа.
Больничный, с периодом 01.01.06 – 15.01.06, является продолжением больничного с периодом
15.12.05-31.12.05. В этом случае расчетный
период будет считаться исходя из даты
15.12.05, в результате будет интервал с 01.12.04 по 30.11.05.
Если бы не было указано, что больничный является продолжением, то расчетный период был бы с 01.01.05 – 31.12.05.
103
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
3. Переключатель «Дни/Часы» - указывает, как будет рассчитывать документ, в днях или в часах. Данный переключатель устанавливается
исходя из единиц учета рабочего времени сотрудника.
4.
ШПЗ, Аналитика – данные поля автоматически инициализируются
на основании данных сотрудника. В случае, если выплата по среднему, или ее часть может оплачиваться за счет средств предприятия
(отпуска, командировки, обычные больничные при обычном режиме
НО, большая часть больничных при ЕНВД и УСН), в этих полях указываются соответствующие счета затрат и аналитики для бухгалтерских проводок. Если выплата осуществляется целиком за счет средств
ФСС, то данные поля можно не заполнять или для наглядности поставить необходимый счет расчетов с ФСС. Программа при создании
расшифровок необходимые счета возьмет из псевдонимов.
5.
Метка – выбранной меткой дни будут помечены в табеле сотрудника.
6.
Должность – иногда существует необходимость рассчитать выплату
по среднему, только для определенной должности сотрудника, и отразить соответствующей метки, только в табеле соответствующем данной должности. В этом случае в этом поле необходимо указать нужную должность. По умолчанию оно остается пустым.
7.
У больничного - поле «Первый период (за счет предприятия), дни».
Данное поле необходимо в случае, если реальный график работы сотрудника не совпадает с типовым графиком. В подобной ситуации
программа не в состоянии правильно определить количество рабочих
дней в первом периоде больничного (первые два календарных дня для
обычного больничного или первые 7 – 10 календарных дней для больничного по уходу за ребенком до 14 лет).
Очевидно, что одно это поле не в состоянии решить все возможные возникающие проблемы (расчет по часам, длительный
уход за больным до 14 лет и т.д.), поэтому в этом случае обычно используется полуавтоматический вариант расчета (описан
ниже).
Расшифровки
Большинство выплат по среднему имеют сложную схему отражения в бухгалтерском учете. Поэтому для наглядности и удобства в процессе расчета они расшифровываются по следующим критериям:
1.
Временной – выплаты по среднему делятся по месяцам. Для отпусков
в этом случае в виде начисления подставляются необходимые
104
Управление персоналом и учет кадров
расшифровки «отпуск текущего месяца», «отпуск будущего месяца».
Некоторые больничные рассчитываются по периодам: выделяются
первые два дня, или первые 7-10 дней, что также отражается отдельными записями в расшифровках.
2.
По источникам финансирования и шифрам затрат. Больничные
расшифровываются, как «Больничный за счет средств предприятия» и
«Больничный за счет средств ФСС». Если выплата по среднему относится на несколько ШПЗ, то в расшифровках появится соответствующее количество записей.
Таким образом, общее количество расшифровок выплаты по среднему =
количество затронутых временных периодов х количество источников
оплаты.
Варианты расчетов выплат по среднему
Существует три варианта расчета выплаты по среднему:
1.
Автоматический расчет выплаты по среднему. Осуществляется по
нажатию на кнопку «Рассчитать» в документе или простом расчете сотрудника. Исходный документ при этом обязательно должен быть
открыт, иначе расчет по нему произведен не будет. В этом случае программа сама выполняет все необходимые операции и сохраняет рассчитанные данные в полях документа и расшифровках.
2.
Полуавтоматический. Используется, когда данных для расчета
выплаты по среднему в целом достаточно, но есть необходимость внести изменения в отдельные расшифровочные записи. Наиболее часто
этот вариант используется в случае, если реальный график сотрудника
не совпадает с типовым. Данный режим включается автоматически,
если пользователь изменил вручную (или создал) хотя бы одну
расшифровочную запись. В этом случае все расшифровочные записи
помечаются значком
. Нажатие на кнопку «Рассчитать» означает
не расчет больничного или отпуска в целом, а пересчёт расшифровок
на основании занесённых в них данных, а именно пересчитывается
сумма, исходя из пропущенных дней/часов и среднего.
3.
Ручной режим.
Проверка расчета выплаты по среднему
В документе мы можем видеть и редактировать список выплат, которые
были учтены для расчета среднего заработка.
105
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Основным инструментом проверки правильности расчёта выплаты по
среднему служит отчет «Справка по расчёту среднего».
Рис. – Справка по расчету среднего заработка
Данный отчет «повторяет» расчёт на основании необходимых исходных
данных, сравнивает полученный результат с суммами документа, и при
необходимости выдает соответствующие предупреждения. В самом отчёте
в наглядной форме представлен весь алгоритм расчёта среднего заработка,
итоговых сумм документа и их распределения по источникам и периодам.
При этом необходимо помнить, что исходные данные для повторения расчёта хранятся в виде параметров на документе «Больничный/Отпуск».
Данные параметры сохраняются только в момент расчёта больничного.
Поэтому для того, чтобы справка по среднему строилась правильно, необходимо:
Чтобы документ был хотя бы один раз рассчитан.
В тексте вида начисления использовались инсталляционные функции
расчета среднего заработка, такие как «Среднее2004()», «БолРасчетЧастей()», «СреднееМакс()», и т.д.
106
Управление персоналом и учет кадров
Данные ограничения относятся ко всем формам печатных отчетов, связанным с расчетом среднего заработка. (Справка по расчету среднего, оборотные стороны Т-60 и Т-61).
Регламентированные документы
Записка-расчет о предоставлении
отпуска работнику (Унифицированная
форма N Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61)
Обратная сторона – документ
«Отпуск»
Обратная сторона – документ
«Отпуск»
Дополнительные формы
Справка по расчету среднего
Документ «Отпуск», «Больничный»
Особенности оформления некоторых начислений
В данном подразделе мы обратим внимание на особенности оформления
некоторых, наиболее сложных, начислений в программе.
Пособия по временной нетрудоспособности
Ситуация: «сотрудник принёс больничный лист в следующем месяце»
Что делать, если сотрудник приносит больничный лист уже в следующем
месяце?
Итак, 20 августа сотрудник не вышел на работу, позвонил на предприятие
и сообщил, что болен, и ему выписан больничный лист. Месяц закончился, наступила осень, а сотрудник всё ещё болеет. Вы должны оформить
больничный лист с 20 августа до конца месяца, указать вид
начислений/удержаний «Больничный», поставить сумму «0», указать метку «б» (то есть не заглавную букву «Б», как для больничного, а маленькую
«б»), закрыть созданный документ. В текущем месяце дни болезни в табеле сотрудника будут помечены буквой «б», деньги по больничному в текущем месяце начисляться не будут. Заметим, что подобного результата
107
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
можно достичь и не оформляя этот «нулевой» больничный. Можно просто
вручную указать в табеле сотрудника метки «б» в дни неявки на работу.
В сентябре сотрудник выздоровел и принёс больничный. Находясь в программе в месяце расчёта «сентябрь», вы формируете документ в реестре
«Больничные», указывая фактические (из бумажного документа) даты начала и окончания болезни, вид начисления/удержания «Больничный».
Осталось рассчитать сотрудника и выдать ему в сентябре деньги за весь
период болезни.
Оформление отпуска по беременности и родам
Отпуск по беременности и родам оформляется в программе не обычным
приказом на отпуск, а переводом. Датой перевода будет считаться дата начала отпуска. Причина перевода – «отпуск по уходу за ребёнком». Должность остаётся текущая на всё время отпуска. График указывается
«Отпуск по беременности и родам». Штат ставится равным нулю, чтобы
можно было на данную должность принять другого человека. Вид работы
указать «Основная должность» и «Основное место работы». Характер работы – временный. Вид начисления/удержания ставится «Пособие по беременности и родам».
Пособие при рождении ребёнка
Теория
На основании статьи 11 Федерального Закона от 19 мая 1995 г. N 81 ФЗ
«О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» право на единовременное пособие при рождении (усыновлении в возрасте до трех месяцев) ребёнка имеет один из родителей либо лицо, его заменяющее. В
случае рождения (усыновления) двух или более детей пособие выплачивается на каждого ребенка. При рождении мёртвого ребёнка указанное пособие не выплачивается.
На основании статьи 12 указанного закона единовременное пособие при
рождении (усыновлении) ребёнка с 01.01.2006г. выплачивается в размере
8 000 рублей.
В районах и местностях, где законодательством установлен районный коэффициент к заработной плате, размер пособия определяется с применением районного коэффициента.
Выплачивается данная сумма по месту работы одного из родителей (либо
лица их заменяющего) из средств работодателя, но которые возвращаются
108
Управление персоналом и учет кадров
им из средств фонда социального страхования, т.е. работодатель не страдает. Если лицо, которому следует выплатить пособие, не работает, не
служит, не учится, то пособие выплачивается непосредственно органом
социальной защиты населения по месту жительства ребёнка.
Для того, чтобы получить пособие, необходимо предоставить в бухгалтерию по месту работы одного из родителей:
заявление в свободной форме о выдаче такого пособия;
справку о рождении ребёнка, выданную органами ЗАГС;
справку с места работы второго родителя, где недвусмысленно указывается, что этот родитель единовременного пособия при рождении
ребёнка не получал (обязательно печать и подпись главного бухгалтера и желательно руководителя).
Кроме того, к заявлению лица, заменяющего родителей (опекуна), о назначении единовременного пособия при рождении ребёнка прилагается выписка из решения органа местного самоуправления об установлении над
ребёнком опеки.
Единовременное пособие при рождении ребёнка выплачивается не
позднее десяти дней со дня представления всех необходимых документов.
Практика
В программе единовременное пособие при рождении ребёнка оформляется в реестре документов «Приказы». В создаваемый приказ следует выбрать вид н/у из группы «ПОСОБИЯ» справочника «Виды начислений
удержаний»: «Пособие при рождении ребёнка». Сумма пособия будет
указана программой при расчёте заработной платы. Сумму пособия можно указать в приказе вручную, но в этом случае необходимо обязательно
закрыть приказ.
Единовременное пособие женщинам, вставшим на учёт в ранние сроки беременности
Теория
На основании статьи 9 Федерального Закона от 19 мая 1995 г. N 81 ФЗ «О
государственных пособиях гражданам, имеющим детей» право на единовременное пособие дополнительно к пособию по беременности и родам
имеют женщины, вставшие на учёт в медицинских учреждениях в ранние
сроки беременности (до двенадцати недель).
109
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
С 01.01.2002 г. данное пособие выплачивается в размере 300 рублей.
Для его назначения необходимо предоставить справку из женской
консультации либо другого медицинского учреждения, поставившего женщину на учёт в ранние сроки беременности.
Пособие назначается и выплачивается одновременно с пособием по беременности и родам, если справка о постановке на учёт представляется одновременно с листком нетрудоспособности, либо в течение десяти дней
после представления справки о постановке на учёт в ранние сроки беременности, если указанная справка представлена позже.
Практика
В программе данное пособие оформляется в реестре документов «Приказы».
В приказ следует выбрать вид н/у «Пособие при постановке на учет в ранние сроки беременности». Сумма пособия будет указана программой при
расчёте заработной платы. Сумму пособия можно указать в приказе вручную, но этом случае необходимо закрыть приказ.
Отпуск по уходу за ребёнком до 1.5 лет
Теория
Согласно 256 статье Трудового Кодекса РФ по заявлению женщины ей
предоставляется отпуск по уходу за ребёнком до достижения им возраста
трёх лет. Порядок и сроки выплаты пособия по государственному социальному страхованию в период указанного отпуска определяются федеральным законом.
Отпуска по уходу за ребёнком могут быть использованы полностью или
по частям также отцом ребёнка, бабушкой, дедом, другим родственником
или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребёнком.
По заявлению женщины или лиц, осуществляющих уход за ребёнком, во
время нахождения в отпусках по уходу за ребёнком они могут работать на
условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права
на получение пособия по государственному социальному страхованию.
На период отпуска по уходу за ребёнком за работником сохраняется место
работы (должность).
110
Управление персоналом и учет кадров
Отпуска по уходу за ребёнком засчитываются в общий и непрерывный
трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением
случаев назначения пенсии на льготных условиях).
Ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребёнком до достижения им возраста полутора лет выплачивается со дня предоставления отпуска по уходу за рёбенком по день исполнения ребёнку возраста полутора лет. При предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до
достижения им возраста полутора лет по частям ежемесячное пособие на
период отпуска выплачивается пропорционально количеству календарных дней в месяце, приходящихся на отпуск по уходу за ребёнком. Пособие выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной
платы, стипендии, выдачи денежного довольствия. («Положение о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим
детей», принятое Постановлением Правительства РФ от 4.09.1995 г.
№883).
Постановлением Правительства РФ от 14.02.2002 N 102 установлен размер ежемесячного пособия – 500 руб.
Основанием для выплаты пособия являются заявление о начислении этого
пособия и копия свидетельства о рождении ребёнка.
Сотрудница с 19 сентября оформила отпуск
по уходу за ребёнком до достижения им
возраста полутора лет и представила
документы для назначения ежемесячного
пособия. В этом случае в сентябре пособие начисляется
за 12 дней, и размер его составит:
500 руб. * 12 дней : 30 дней = 200 рублей;
Начиная с октября пособие будет начисляться по 500
рублей в месяц.
Практика
Оформить в программе отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет можно
двумя способами: без использования документов по учёту кадров и с использованием таковых документов.
Сначала рассмотрим простейший случай, то есть когда кадровые документы в программу не вводятся.
В справочнике «Графики рабочего времени» есть график «Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет». Это циклически заполненный график, с нулевым количеством рабочих часов и днями, помеченными буквой «Р».
111
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
При уходе сотрудника в такой отпуск в его личную карточку следует внести следующие изменения:
Заполнить поле «Снять» у текущей должности. Дата снятия должна
предшествовать дате начала отпуска.
Принять сотрудника на ту же должность, но с видом начисления «Пособие по уходу за детьми до 1,5 лет» и графиком «Отпуск по уходу за
ребёнком до 1,5 лет». Дата принятия совпадает с датой начала отпуска.
При расчётах в табеле сотрудника будут указываться нерабочие дни, и станет начисляться соответствующее пособие. Стаж работы при этом не прерывается.
Если вы ведёте документы по учёту кадров, то все вышеперечисленные
изменения следует оформить в программе документом на перевод.
Дата перевода – дата начала отпуска по уходу за ребёнком.
С должности, На должность – текущая должность сотрудника (та, с которой он уходит в отпуск).
По графику – укажите «Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет».
Вид начисления/удержания – выберите из группы «ПОСОБИЯ» вид н/у
«Пособие по уходу за детьми до 1,5 лет».
Оклад – оставьте пустым.
Штат – поставьте значение «0», чтобы можно было на данную должность
принять другого человека., а также, чтобы правильно рассчитывалась
среднесписочная численность.
Установите флаги «Основная должность» и «Основное место работы», характер работы – временный.
После закрытия документа в карточке сотрудника в таблице «Должности»
появится новая запись.
Материальная выгода
Теория
Согласно статье 212 НК РФ доходом физических лиц в виде материальной выгоды считается:
112
Управление персоналом и учет кадров
материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заёмными средствами;
материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ,
услуг) у физических лиц в соответствии с гражданско-правовым договором, а также у организаций и индивидуальных предпринимателей,
являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику;
материальная выгода, полученная от приобретения ценных бумаг.
Период расчёта материальной выгоды, полученной от экономии
на процентах
Определение суммы материальной выгоды, выраженной как экономия на
процентах при получении заёмных средств, осуществляется на день уплаты процентов по полученным заёмным средствам, но не реже одного
раза в налоговый период (календарный год).
Определение суммы материальной выгоды в целях обложения налогом на доходы с физических лиц производится самим налогоплательщиком. Налогоплательщик вправе уполномочить организацию,
выдавшую заёмные (кредитные) средства, участвовать в отношениях по уплате налога на доходы с материальной выгоды, полученной
в виде экономии на процентах за пользование заёмными (кредитными) средствами, в качестве уполномоченного представителя налогоплательщика.
Уполномоченный представитель налогоплательщика – физического лица
осуществляет свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности.
Размер материальной выгоды, полученной от экономии на процентах
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заёмными средствами, определяется таким образом:
•
по рублёвым займам – как превышение суммы процентов за пользование заёмными средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из трёх четвертых действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ на дату получения таких средств (независимо от того, когда эти средства были
получены), над суммой процентов, исчисленной исходя из условий
договора;
113
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
• по валютным займам – как превышение суммы процентов за пользование заёмными средствами, выраженными в иностранной валюте, исчисленной исходя из 9 % годовых, над суммой процентов,
исчисленной исходя из условий договора.
Расчёт суммы материальной выгоды, полученной в виде экономии на процентах в налоговом периоде, рекомендуется производить в следующем порядке:
1.
Определяется сумма процентной платы за пользование заёмными
(кредитными) средствами исходя из трёх четвертых ставки рефинансирования, установленной Центральным банком России, по рублёвым
средствам (исходя из 9 процентов годовых по валютным средствам)
по формуле:
С1 = Зс х Пцб х Д\365 или 366 дней,
где
С1 – сумма процентной платы исходя из трёх четвертых действующей ставки рефинансирования Центрального банка России на дату
выдачи средств (исходя из 9 годовых по валютным средствам);
Зс – сумма заёмных (кредитных) средств, находящаяся в пользовании
в течение соответствующего количества дней в налоговом периоде;
Пцб – сумма процентов в размере трёх четвертых действующей ставки рефинансирования на дату получения рублёвых заёмных средств
(9 процентов годовых по валютным заёмным средствам);
Д – количество дней нахождения заёмных средств в пользовании налогоплательщика со дня выдачи займа (кредита) до дня уплаты процентов либо возврата суммы займа (кредита).
2.
Из суммы процентной платы, исчисленной исходя из трёх четвертых
ставки рефинансирования по рублёвым средствам (исходя из 9 годовых по валютным) – С1, вычитается сумма процентной платы, внесённой согласно условиям договора займа (кредита) – С2. При этом сумма процентной платы, внесенной заёмщиком исходя из условий договора, рассчитывается с учётом порядка её уплаты, предусмотренного
соответствующим договором. Сумма материальной выгоды определяется в размере полученной положительной разницы от произведенного вычитания (Мв).
С1 – С2 = Мв
Работнику организации 20 февраля этой
114
Управление персоналом и учет кадров
организацией выдан рублёвый займ в сумме 50 000 руб.
на три месяца. Процентная ставка за пользование
заёмными средствами по договору определена в размере
10% годовых. Займ с процентами возвращён 21 мая.
Уплачено процентов 1233 руб.
50 000 руб. х 10% х (90 дней:365 дней) = 1233 руб.
Организация, признаваемая на основании доверенности
налогоплательщика его уполномоченным представителем
в отношениях по уплате налога с суммы материальной
выгоды по заёмным средствам, производит определение
налоговой базы.
Ставка рефинансирования на дату выдачи заёмных
средств была установлена в размере 24% (размер
ставки принят условно), три четвертых от ставки
рефинансирования составили 18%. Сумма процентов за
период пользования заёмными средствами исходя из 18%
определена в размере 2219 руб.
50 000 руб. х 18% х ( 90 дней: 365 дней) = 2219 руб.
Сумма материальной выгоды, полученная от экономии на
процентах, составила 986 руб.
2219 руб. - 1233 руб. = 986 руб.
Размер материальной выгоды, полученной от приобретения товаров (работ, услуг)
При получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды
от приобретения товаров (работ, услуг) в соответствии с гражданско-правовым договором у физических лиц, у организаций и индивидуальных
предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику, налоговая база определяется как превышение цены
идентичных (однородных) товаров (работ, услуг), реализуемых лицами,
являющимися взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику, в
обычных условиях лицам, не являющимся взаимозависимыми, над ценами
реализации идентичных (однородных) товаров (работ, услуг) налогоплательщику.
Определение размера материальной выходы в этом случае производится
налоговыми агентами, являющимися источником дохода, либо налогоплательщиками, получившими доход от физических лиц, продавших им по
льготной цене своё имущество, не являющихся налоговыми агентами.
Размер материальной выгоды, полученной от приобретения ценных бумаг
115
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
В этом случае сумма материальной выгоды определяется как превышение
рыночной стоимости ценных бумаг над суммой фактических расходов налогоплательщика на их приобретение.
Исчисление суммы материальной выгоды производится налоговым агентом, продавшим ценные бумаги.
Если материальная выгода получена от приобретения ценных бумаг у других физических лиц в соответствии с гражданско-правовым договором,
исчисление суммы материальной выгоды производится налогоплательщиком самостоятельно.
Практика
Исчислять размер материальной выгоды, полученной работниками вашего
предприятия, вам придётся в случае:
если ваша организация предоставила работнику заёмные средства;
в случае продажи работникам товаров (работ, услуг) по ценам ниже
рыночных;
в случае продажи работникам ценных бумаг по ценам ниже рыночных.
Оформление материальной выгоды, полученной от экономии на
процентах
Оформляется материальная выгода в программе постоянным начислением/удержанием в карточке сотрудника.
Вид начисления/удержания – из папки «Налоги / НДФЛ / Аналитики для
обложения ПН / Иные доходы 3100» укажите вид н/у: «Материальная выгода».
Процент –ставка рефинансирования на момент получения.
Начисление действует с… по… –период действия удержания. Дату окончания заполнять не нужно. Расчёт будет производиться до тех пор, пока по
данному сотруднику остаётся дебетовое сальдо на счёте 73-01.
Кому/Лицо2 –договор займа, по которому рассчитывается материальная
выгода.
Шифр затрат, Сумма, Аналитика, Примечание – оставьте данные поля
не заполненными.
116
Управление персоналом и учет кадров
Оформление материальной выгоды в иных случаях
Если материальная выгода не связана с экономией на процентах, носит
разовый характер, например, вы продали сотрудникам предприятия свою
продукцию по льготной цене, то рассчитать сумму выгоды (как разницу
между ценой реализации и рыночной ценой) вам придётся самим. Рассчитанные суммы по каждому сотруднику заносятся в приказ, вид н/у указывается «Материальная выгода». Приказ следует закрыть (<Ctrl+Z>), чтобы при расчёте заработной платы суммы в нём не изменились.
Материальная помощь
Теория
Порядок и сроки предоставления материальной помощи
Материальная помощь – помощь, оказываемая нуждающимся работникам
предприятия, учреждения или другим лицам в вещественной или денежной формах.
Оказание материальной помощи может носить как единовременный, так и
постоянный характер. Оказание материальной помощи производится:
в рамках системы оплаты труда без включения начисленных сумм в
себестоимость продукции (работ, услуг);
вне рамок системы оплаты труда за счёт средств нераспределённой
прибыли организации или фондов специального назначения, создаваемых за счёт средств нераспределенной прибыли прошлых лет.
В первом случае материальная помощь оказывается на основании разработанного положения о порядке её выплаты, которое гарантирует получение материальной помощи каждым из сотрудников (или их
большинством) при соблюдении определённых условий. Такая материальная помощь не является единовременной.
Оказание такой материальной помощи предусматривается коллективным
договором, заключённым между администрацией и трудовым коллективом, а порядок её начисления и выплаты разъясняется в отдельно разрабатываемых положениях по оплате труда.
Кроме того, оказание материальной помощи как составной части оплаты
труда может быть предусмотрено требованиями нормативных законодательных актов или непосредственно условиями трудового договора между
администрацией организации (работодателем) и работником.
117
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Для решения всех вопросов, связанных с оказанием (выплатой) материальной помощи, вышеприведенными документами должны быть предусмотрены:
случаи и (или) основания для оказания помощи (исключительно к
отпуску работника, по решению самого работника один раз в год, по
итогам года и т. п.);
срок для выплаты материальной помощи;
размеры оказываемой (выплачиваемой) материальной помощи.
В каждом конкретном случае материальная помощь оказывается в соответствии с приказом (распоряжением) администрации организации, изданным на основании письменного заявления работника с просьбой об оказании ему материальной помощи.
Размер оказываемой материальной помощи в каждом конкретном случае
регулируется:
требованиями нормативного законодательного акта, предусматривающего оказание помощи отдельным категориям работников (например,
государственным служащим и лицам, должности которых не отнесены к государственным служащим, но осуществляющим техническое
обеспечение органов государственной власти);
положениями коллективного договора (соглашения) между трудовым
коллективом и администрацией организации или отдельно разработанного в организации положения по оплате труда (оказанию материальной помощи);
соглашением между администрацией организации (работодателем) и
работником (физическим лицом).
Во втором случае материальная помощь оказывается в связи с постигшими работников стихийным бедствием, пожаром, похищением имущества,
увечьем или смертью его близких родственников.
Материальная помощь, оказываемая в таких исключительных случаях, носит единовременный и компенсационный характер. Оказание такого рода
помощи также может быть предусмотрено коллективным договором. При
этом размеры выплачиваемой помощи до факта её предоставления ничем
не регулируются (за исключением случаев, предусмотренных законодательством), в связи с чем для определения выплачиваемой суммы необходимо дополнительное согласование между администрацией организации
(работодателем) и физическим лицом.
118
Управление персоналом и учет кадров
Основанием для выплаты единовременной материальной помощи также
служит приказ (распоряжение) администрации (руководителя) организации, изданный в соответствии с письменным заявлением физического
лица.
Сроки выплаты материальной помощи определяются соглашением между
администрацией организации и работником.
Отдельные случаи оказания материальной помощи предусмотрены
требованиями нормативных законодательных актов. При этом, если
такие требования обязательны для тех или иных хозяйствующих субъектов, выплата материальной помощи должна быть произведена в пользу соответствующих физических лиц в размере и сроки, предусмотренные действующим законодательством.
Материальная помощь и ЕСН
Отдельные виды материальной помощи подлежат обложению ЕСН, другие – нет.
Так, в соответствии с 238 статьёй Налогового Кодекса РФ не подлежат обложению ЕСН суммы единовременной материальной помощи, оказываемой налогоплательщиком:
физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью,
физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации;
членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью
члена (членов) его семьи.
Не подлежат налогообложению суммы материальной помощи, выплачиваемые физическим лицам за счет бюджетных источников организациями,
финансируемыми за счет средств бюджетов, не превышающие 3000 рублей на одно физическое лицо за налоговый период.
Материальная помощь и налог на доходы физических лиц
При исчислении НДФЛ необходимо учитывать, что в соответствии с п. 8
ст. 217 НК РФ налогообложению не подлежат суммы единовременной материальной помощи, оказываемой:
119
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью;
работодателями членам семьи умершего работника или работнику в
связи со смертью члена (членов) его семьи;
налогоплательщикам в виде гуманитарной помощи (содействия), а
также в виде благотворительной помощи (в денежной и натуральной
формах);
налогоплательщикам из числа малоимущих и социально незащищённых категорий граждан в виде сумм адресной социальной помощи (в
денежной и натуральной формах);
налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на
территории Российской Федерации, независимо от источника выплаты.
Кроме того, налогом на доходы физических лиц не облагаются суммы материальной помощи, оказываемой в иных случаях работодателями своим
работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с
выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, но в пределах до
4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Практика
В программе материальная помощь оформляется приказов в реестре документов «Приказы по зарплате». При этом обратите внимание на заполнение следующих полей:
Дата, Номер – дата и номер приказа.
Дата начисления – может быть любой, может отличаться от месяца расчёта.
Вид начисления/удержания – выберите из папки «МАТЕРИАЛЬНАЯ
ПОМОЩЬ» один из видов н/у: «Материальная помощь / обл. с предоставлением льготы» (этот вид н/у используется при предоставлении материальной помощи большинству работников, неработающим пенсионерам, то
есть когда предоставляется льгота 4000 руб. при налогообложении), «Материальная помощь / не обл.» (этот вид н/у используется, если материальная помощь не облагается налогами, например, при чрезвычайных ситуациях), «Материальная помощь / обл. без предоставления льготы» (данный
вид н/у выбирается, если материальная помощь облагается налогами в
полном
объёме).
120
Управление персоналом и учет кадров
Шифр затрат – заполнится автоматически при выборе начисления/удержания
Сумма – укажите сумму, предоставляемой материальной помощи, для
каждого сотрудника, помещаемого в приказ.
Закрытие документа – если вы выбрали вид н/у «Материальная помощь /
обл. с предоставлением льготы», не закрывайте приказ (по <Ctrl+Z>)!
Иначе при расчёте сотрудников не будет посчитана сумма льготы по налогам. При выборе другого вида н/у приказ можно закрыть.
Подарки
Теория
Подарки для сотрудников, как работающих в настоящее время на предприятии, так и уволившихся в связи с уходом на пенсию, организация
обычно приобретает за счёт собственных средств. Кроме того, подарки
могут делаться за счёт средств социального страхования.
Организация может делать подарки как всем работникам, например, в связи с каким-либо праздником, так и одному или нескольким работникам,
например, подарки к юбилею.
Подарки и ЕСН
Объектом налогообложения для налогоплательщиков-организаций согласно п. 1 статьи 236 Налогового Кодекса РФ признаются выплаты и иные
вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым
и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.
В соответствии с п. 3 статьи 236 НК РФ указанные выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль
организаций в текущем отчетном налоговом периоде.
Значит, в случае если организация приобрела подарки для своих сотрудников, и данные выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую
базу по налогу на прибыль организации в текущем отчётном налоговом
периоде, то они не подлежат обложению единым социальным налогом.
121
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Подарки сотрудникам, уволившимся из организации в связи с уходом на
пенсию, ЕСН не облагаются, так как отсутствует объект налогообложения.
Подарки за счёт средств социального страхования также не подлежат обложению ЕСН.
Подарки и НДФЛ
Стоимость подарков является доходом физического лица.
Согласно п. 28 статьи 217 НК РФ не подлежит обложению подоходным
налогом стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, и не подлежащих обложению налогом на наследование или дарение в соответствии с действующим законодательством, в размере 4000 руб. за налоговый период (год).
Стоимость подарков, сделанных за счёт средств социального страхования,
обложению НДФЛ не подлежит.
Практика
В программе выдача подарков оформляется приказом в реестре документов «Приказы по зарплате». При этом обратите внимание на заполнение
следующих полей:
Дата, Номер – дата и номер приказа.
Дата начисления – может быть любой, может отличаться от месяца расчёта.
Вид начисления/удержания – выберите из папки «ПОДАРКИ» вид н/у
«Подарки», если деньги на подарки были взяты из собственных средств
предприятия, или из раздела «ПОСОБИЯ» вид н/у «Подарки необл. / из
средств соцстраха», если подарки были сделаны за счёт средств социального страхования.
Шифр затрат – номер счёта для отнесения затрат по подаркам будет указан программой автоматически.
Сумма – укажите сумму, потраченную на приобретение подарка, для каждого сотрудника, помещаемого в приказ.
Закрытие документа – если выбран вид н/у «Подарки», не закрывайте
приказ (по <Ctrl+Z>)! Иначе при расчёте сотрудников не будет посчитана сумма льготы по НДФЛ в размере не более 4000 руб. в год. При выборе
вида н/у «Подарки необл. @ из средств соцстраха» приказ можно закрыть.
122
Призы
Управление персоналом и учет кадров
Теория
Призы могут выдаваться как в денежной, так и в натуральной форме.
Призы и ЕСН
Объектом налогообложения для налогоплательщиков-организаций согласно п. 1 статьи 236 Налогового Кодекса РФ признаются выплаты и иные
вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым
и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.
В соответствии с п. 3 статьи 236 НК РФ указанные выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль
организаций в текущем отчетном налоговом периоде.
Значит, в случае если стоимость призов не была отнесена к расходам,
уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организации в текущем отчётном налоговом периоде, то они не подлежат обложению единым социальным налогом.
Призы и НДФЛ
Стоимость призов является доходом физического лица.
Налоговый Кодекс РФ предусматривает три случая, которые могут возникнуть при налогообложении призов подоходным налогом:
согласно п. 28 статьи 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ в
размере 4000 руб. за налоговый период (год) стоимость призов в денежной и натуральной формах, полученных налогоплательщиками на
конкурсах и соревнованиях, проводимых в соответствии с решениями
Правительства Российской Федерации, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления, а также стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других
мероприятиях с целью рекламы товаров (работ, услуг);
123
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
стоимость призов, полученных в целях рекламы, в части превышения
4000 руб. за год, облагается подоходным налогом по ставке 35%;
стоимость призов, полученных в случаях, перечисленных в первом
пункте (по решению Правительства), в части превышения 4000 руб. за
год, облагается подоходным налогом по ставке 13%;
Стоимость призов, полученных при иных обстоятельствах облагается
в полном объёме по ставке 13%.
Практика
В программе выдача призов оформляется приказом в реестре документов
«Приказы по зарплате». При этом обратите внимание на заполнение следующих полей:
Дата, Номер – дата и номер приказа.
Дата начисления – может быть любой, может отличаться от месяца расчёта.
Вид начисления/удержания – выберите из раздела «ПРИЗЫ» вид н/у
«Призы / По решению правительства», «Призы / В целях рекламы» или
«Призы / Прочие» в зависимости от способа обложения данного вида призов подоходным налогом.
Шифр затрат – номер счёта для отнесения затрат по призам будет указан
программой автоматически при выборе вида начисления/удержания.
Сумма – укажите сумму, потраченную на приз, для каждого лица, помещаемого в приказ.
Закрытие документа – при выборе вида н/у «Призы / По решению правительства» или «Призы / В целях рекламы» не закрывайте приказ (по
<Ctrl+Z>)! Иначе при расчёте сотрудников не будет посчитана сумма
льготы по налогам. Если выбран вид н/у «Призы / Прочие», приказ можно
закрыть, никаких льгот для налогообложения таких сумм действующим
законодательством не предусмотрено.
Дивиденды
Теория
В целях настоящей книги достаточно будет сказать, что дивиденды представляют собой доходы от долевого участия в организации.
124
Управление персоналом и учет кадров
На основании статьи 214 Налогового Кодекса РФ дивиденды подлежат обложению подоходным налогом с физических лиц. Ставка обложения
предусмотрена в размере 9%.
Практика
Выплаты дивидентов в программе оформляются приказами в реестре документов «Приказы по зарплате».
Вид н/у в приказ выбирается из папки «ПРОЧИЕ НАЧИСЛЕНИЯ» – «Дивиденды и иные доходы от прироста капитала».
Сумма дивидентов в стандартной поставке программы не рассчитывается,
она указывается вручную для каждого работника, включённого в приказ.
Удержания и вычеты
Теория
Удержания из заработной платы могут производиться только в случаях,
предусмотренных законодательством ( ст. 137 ТК РФ). (рисунок )
Сразу оговоримся, что основное удержание из заработной платы – НДФЛ
мы рассмотрим отдельно в следующей главе.
125
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Удержания из заработной платы работника
Обязательные
удержания
По инициативе работодателя
взыскание задолженности по
основаниям, вытекающи м из
трудовых отношений
налог на доходы
физических лиц
удержания по
исполнительным
документам
на основании решений,
принимаемых работодателем
при взысканиях задолженности в
пользу третьих лиц
возвращение аванса, выданного в
счет з/п
из з/п лиц, отбывающих
исправительные работы
возврат сумм, излишне
выплаченных вследствие счетных
ошибок
штрафов, налагаемых судебными
и иными компетентными
органами
По заявлению работника ,
перечисление
алиментов на содержание детей
либо родителей
взносов по личному страхованию
профсоюзных взносов
платежей за приобретенные в
кредит товары
платежей за коммунальные
услуги и квартирной платы
платежей за содержание детей в
дошкольных учреждениях
погашение неизрасходованного и
своевременно не возвращенного
аванса, выданного на служебную
командировку
возврат сумм, полученных
работником за неотработанные
дни отпуска
возмещение материального
ущерба, причиненного
организации
Рис - Удержания из зарплаты
Порядок удержания сумм из заработной платы работников по исполнительным документам регламентируется Федеральным Закона от
21.07.97 N119-ФЗ.
Кроме того, при удержании алиментов следует руководствоваться Семейным Кодексом РФ, введённым в действие Федеральным законом от
29.12.95 N223-ФЗ.
А также Постановлением Правительства РФ от 18 июля 1996 г. N 841
"О ПЕРЕЧНЕ ВИДОВ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И ИНОГО ДОХОДА, ИЗ
КОТОРЫХ ПРОИЗВОДИТСЯ УДЕРЖАНИЕ АЛИМЕНТОВ НА НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ ДЕТЕЙ"
Исполнительные документы
Исполнительными документами, на основании которых могут производиться удержания, являются: исполнительные листы, выдаваемые судами;
судебные приказы; нотариально удостоверенные соглашения об уплате
алиментов; постановления органов (должностных лиц), уполномоченных
рассматривать дела об административных правонарушениях; постановления иных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
Расходы по совершению исполнительных действий
126
Управление персоналом и учет кадров
Помимо основной суммы долга, должник обязан оплатить и расходы по
совершению исполнительных действий, в частности, перевод (пересылку)
по почте взыскателю взысканных сумм (статья 82 ФЗ N119-ФЗ).
Порядок взыскания сумм по исполнительным документам
При недостаточности взысканной с должника денежной суммы для
удовлетворения всех требований по исполнительным документам в первую очередь удовлетворяются требования по взысканию алиментов, возмещению вреда, причиненного здоровью, а также возмещению вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца.
При недостаточности взысканной денежной суммы для полного удовлетворения всех требований они удовлетворяются пропорционально причитающейся каждому взыскателю сумме (статья 78 ФЗ N119-ФЗ).
Распространение взыскания на заработную плату
Взыскание на заработную плату и иные виды доходов должника обращается при исполнении решений о взыскании периодических платежей,
взыскании суммы, не превышающей двух минимальных размеров оплаты
труда, при отсутствии у должника имущества или недостаточности имущества для полного погашения взыскиваемых сумм.
При этом размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов
должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Ограничение размера взыскиваемой суммы
Согласно статье 78 ФЗ N119-ФЗ при исполнении исполнительного документа с должника может быть удержано не более 50 процентов заработной платы до полного погашения взыскиваемых сумм. При удержании из
заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 процентов заработка.
Однако, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью, возмещении вреда лицам, понёсшим ущерб в результате смерти кормильца, и возмещении за ущерб, причиненный преступлением, размер удержаний из заработной платы не может превышать 70 процентов.
Кроме того, на пособия по социальному страхованию (при временной нетрудоспособности, по беременности и родам, уходу за ребёнком в период
частично оплачиваемого отпуска и другим), а также пособия по безрабо127
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
тице взыскание производится только по решению суда, судебному приказу
о взыскании алиментов либо нотариально удостоверенному соглашению
об уплате алиментов или по решению суда о возмещении вреда, причинённого здоровью, и возмещении вреда лицам, понёсшим ущерб в результате
смерти кормильца.
Порядок взыскания и размер суммы алиментов
Выше мы упоминали, что одним из видов удержаний по исполнительным
документам являются алименты, а порядок взыскания алиментов и задолженности по алиментным обязательствам определяется Семейным кодексом Российской Федерации. Алименты представляют собой форму содержания несовершеннолетних детей.
Родители обязаны содержать своих несовершеннолетних детей. Порядок и
форма предоставления содержания несовершеннолетним детям определяются родителями самостоятельно. Родители вправе заключить соглашение
об уплате алиментов. В случае, если родители не предоставляют содержание своим несовершеннолетним детям, средства на содержание несовершеннолетних детей (алименты) взыскиваются с родителей в судебном порядке ежемесячно в размере: на одного ребенка – одной четверти, на двух
детей – одной трети, на трёх и более детей – половины заработка и(или)
иного дохода родителей.
Размер этих долей может быть уменьшен или увеличен судом с учётом материального или семейного положения сторон и иных заслуживающих
внимания обстоятельств.
Также, алименты могут быть взысканы в судебном порядке с трудоспособных совершеннолетних детей в пользу их нетрудоспособных нуждающихся в помощи родителей (статья 87 Семейного Кодекса РФ) и с
одного из супругов (бывших супругов) в пользу другого (статьи 89-90 Семейного Кодекса РФ). Размер алиментов в случае отсутствия соглашения
определяется судом.
Но в любом случае, размер алиментов не может превышать 70 процентов
заработка должника.
Полученные работодателем исполнительные документы для удержания
алиментов регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, назначаемому работодателем. Бухгалтерия регистрирует исполнительные
документы в специальном журнале (карточке) и хранит их наравне с ценными бумагами.
128
Управление персоналом и учет кадров
После регистрации исполнительных документов бухгалтерия извещает
лицо, получающее алименты, и судебного исполнителя о поступлении исполнительного листа путём направления заполненного обратного уведомления. Для нотариально удостоверенного соглашения об оплате алиментов
форма уведомления может быть произвольной.
В случае увольнения плательщика алиментов, работодатель, производивший их удержание на основании решения суда или нотариально удостоверенного соглашения, обязан в трёхдневный срок сообщить об увольнении,
а также о новом месте работы или жительства, если оно известно работодателю, судебному исполнителю по месту исполнения решения о взыскании алиментов и лицу, получающему алименты.
Удержанные бухгалтерией суммы по алиментным платежам должны быть
не позднее чем в 3-х дневный срок со дня выплаты заработной платы выданы лицу, получающему алименты, лично или переведены по почте.
Кассир при выдаче денег лично лицу, получающему алименты, или по его
доверенности отмечает номер, дату и место выдачи предъявленного паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, а
также место постоянной регистрации получателя.
При переводе лицу, получающему алименты, сумм платежей по почте,
бухгалтерия обязана на оборотной стороне талона к постовому переводу в
разделе "Для письменного сообщения" указывается:
сумма заработка,
за какой месяц взысканы алименты,
количество рабочих дней, фактически отработанных лицом, обязанным уплачивать алименты,
сумма налога на доходы физического лица,
процент и сумму удержания, в том числе в счёт погашения задолженности,
сумму оставшейся задолженности.
Аналогичная информация указывается в платёжном поручении, если перечисление алиментов производится на лицевой счёт, открытый в учреждении банка.
Если адрес лица, в пользу которого взыскиваются алименты, неизвестен,
об этом уведомляется народный суд по месту нахождения организации, и
удержанные сумм перечисляются на депозитный счёт этого суда.
129
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Виды заработной платы, из которых производится удержание
алиментов на несовершеннолетних детей
Удержание алиментов на содержание несовершеннолетних детей производится со всех видов заработной платы (денежного вознаграждения, содержания) и дополнительного вознаграждения, как по основному месту работы, так и за работу по совместительству, которые получают родители в денежной и натуральной форме, в том числе:
с суммы, начисленной по тарифным ставкам, должностным окладам,
по сдельным расценкам, или в процентах от выручки от реализации
продукции (выполнения работ и оказания услуг) и т.п.;
со всех видов доплат и надбавок к тарифным ставкам и должностным
окладам (за работу в опасных условиях труда, в ночное время; за квалификацию, совмещение профессий и должностей, временное заместительство, учёную степень и учёное звание, выслугу лет, стаж работы и т.п.);
с премий (вознаграждений), имеющих регулярный или периодический
характер, а также по итогам работы за год;
с оплаты за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные
дни;
с заработной платы, сохраняемой за время отпуска, а также с денежной компенсации за неиспользованный отпуск, в случае соединения
отпусков за несколько лет;
с сумм районных коэффициентов и надбавок к заработной плате;
с суммы среднего заработка, сохраняемого за время выполнения государственных и общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством о труде (кроме выходного пособия,
выплачиваемого при увольнении);
с суммы, равной стоимости оплачиваемого проезда транспортом общего пользования к месту работы и обратно;
с оплаты выполнения работ по договорам, заключаемым в соответствии с гражданским законодательством;
с пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по безработице только по решению суда и судебному приказу о
взыскании алиментов либо нотариально удостоверенному соглашению об уплате алиментов;
130
Управление персоналом и учет кадров
с сумм материальной помощи, кроме материальной помощи, оказываемой гражданам в связи со стихийным бедствием, с пожаром, хищением имущества, увечьем, а также с рождением ребенка, с регистрацией брака, со смертью лица, обязанного уплачивать алименты, или
его близких родственников.
Кроме того, алименты удерживаются со всех видов пенсий, стипендий, с
доходов по акциям и некоторым другим.
Практика
Удержания и вычеты, также как и премии, доплаты и надбавки могут быть
как единовременными, так и постоянными. Подробно об особенностях
ввода тех и других можно прочить выше в разделе «Доплаты, надбавки,
премии». Здесь мы приведем краткое описание основных инсталляционных удержаний и вычетов, с указанием ключевых особенностей их ввода.
Удержания по исполнительным документам
Алименты
Начисление алиментов
Алименты, равно как и все основные удержания находятся в папке «Удержания» справочника «Виды начислений/удержаний».
В программе различают алименты по способам перечисления средств: в
банк, в кассу, на почту.
Вводятся алименты постоянными удержаниями на сотруднике при этом
указываются:
Процент – процент удержания от суммы заработной платы за вычетом
НДФЛ
Начисление действует с, по – указываются дата начала и окончания действия алиментов
Кому/Лицо2 – указывается получатель алиментов из справочника частных лиц. У получателя обязательно должны быть заполнены необходимые
реквизиты ( адрес, расчетный счет и т.д. )
Для алиментов на почту и в банк дополнительно рассчитывается почтовый
сбор, который также удерживается из заработной платы сотрудника дополнительно к сумме алиментов.
131
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Для ввода сумм долга по алиментам сотрудника существуют специальные
виды Н/У «Долг по алиментам ….». Также как и алименты, задолженность
по ним вводится постоянным Н/У сотруднику, с указанием суммы долга в
поле сумма и процента удержания от зарплаты ( в поле процент). Если
процент не будет указан, то сумма будет рассчитываться в размере не более 70% от заработной платы, с учетом всех остальных удержаний
В момент расчета зарплаты суммы алиментов и почтовых сборов удерживаются из зарплаты сотрудников, однако это только начисление алиментов, их перечисление оформляется отдельно в задаче «Финансы»
Описание удержаний
Вид Н/У
Алименты / в кассу, Алименты / на
почту, Алименты / в банк
Долг по алиментам / в кассу, Долг по
алиментам / в кассу, Долг по алиментам / в банк
Почтовый сбор / с алиментов на почту, Почтовый сбор / с алиментов в
банк
Описание
Удержания, которые необходимо использовать при вводе алиментов
Удержания, которые необходимо использовать при вводе долга по алиментам
Удержания, которые создаются автоматически при расчете зарплаты
Перечисление алиментов
Перечисление алиментов документами «Ведомости в кассу» и «Ведомости
в банк».
Ведомость может быть сформирована программой автоматически, для
этого потребуется:
рассчитать заработную плату сотрудникам;
сформировать проводки по зарплате;
создать нужную ведомость.
в документе указать дату месяца, за который выплачиваются алименты;
в зависимости от вида алиментов выбрать нужную операцию: «Заполнить список алиментов на почту», «Заполнить список алиментов в
банк», «Заполнить список алиментов в кассу»
Нажать кнопку «Заполнить» на ведомость
132
Управление персоналом и учет кадров
В результате проделанной работы ведомость заполнится автоматически на
основании сумм сформированных проводок в задаче «Зарплата». Сформированную ведомость необходимо закрыть (<Ctrl+Z>), при этом:
Для алиментов на почту
Создается ведомость в кассу и закрывается РКО с правилом операции «Выплата удержаний по исполнит. листам / на почту по ведомости» в случае если почтовый перевод оплачивается на почте наличными
Создается ведомость в банк и закрывается Исходящим платежным
поручением с правилом операции «Перечисление удержаний по
исполнит. листам / на почту по ведомости», в случае если ваше
предприятие оплачивает почтовые переводы платёжным поручением на главпочтамт
Для алиментов в банк создается ведомость в банк и закрывается Исходящим платежным поручением с правилом операции «Перечисление
удержаний по исполнит. листам»
Для алиментов в кассу создается ведомость в кассу и закрывается
РКО с правилом операции «Выплата удержаний по исполнит. листам»
Для алиментов на почту существует возможность распечатать заявление и квитанции на почтовый перевод
непосредственно на основании расчетных данных. Для
этого необходимо построить в справочнике сотрудников отчет «Список алиментов» по «Ctrl+P»
Штрафы и прочие удержания по исполнительным листам
Удержание штрафов и прочих выплат по исполнительным листам, в зависимости от сумм может быть разовым или распределенным на некоторое
количество расчетных периодов. Поэтому в программе предусмотрено два
вида удержаний – для разовых случаев «Штраф в кассу / суммой» и
«Штраф в банк / суммой», для случаев когда штраф будет удерживаться в
течении нескольких месяцев «Штраф в кассу / % от начислений» и
«Штраф в банк / % от начислений».
«Штраф … / суммой» оформляется приказом или разовым Н/У, при этом
обязательны к заполнению следующие поля:
Сумма – сумма штрафа
133
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Аналитика ( Лицо ) – получатель платежа, выбирается из справочника
организаций.
«Штраф … / % от начислений» оформляется постоянным Н/У сотрудника,
при этом обязательны к заполнению следующие поля
Сумма – сумма штрафа
Процент – процент удержания от суммы заработной платы за вычетом
НДФЛ
Начисление действует с – указывается дата начала действия штрафа, при
этом как только сумма штрафа будет полностью удержано, несмотря на то
что это удержание будет активным, суммы по нему рассчитываться не будут. После этого желательно для удобства работы данное постоянное Н/У
закрыть.
Кому/Лицо2 – указывается получатель штрафа, который выбирается из
справочника организаций.
Перечисление штрафов происходит аналогично перечислению алиментов
– создается необходимая ведомость, выбирается правило «Заполнить список штрафов ….», ведомость заполняется и закрывается либо РКО либо
исходящим платежным поручением с правилом «Перечисление удержаний
по исполнит. листам».
Займы, кредиты
Здесь мы остановимся только на удержании займов и кредитов, а также
процентов по ним из заработной платы сотрудника.
Удержание займов
Удержание займов оформляется при помощи реестра постоянных Н/У. В
нем вводится запись, в которой вид удержания указывается «Удержание
займа» из папки «Удержания». Остальные поля в этом случае следует
трактовать следующим образом
Начисление действует с, по – указываются дата начала и окончания
удержания займа и процентов по нему
Кому / Лицо2 – указывается договор о выдаче займа сотрудника. Именно на его основании определяется сумма займа и процентов по нему,
подлежащих погашению
134
Управление персоналом и учет кадров
Процент – указывается процент от заработной платы за вычетом НДФЛ,
который максимально может отчисляться на погашение займа и процентов по нему
Сумма – указывается максимальная сумма, которая может ежемесячно
удерживаться из зарплаты сотрудника в счет погашения ссуды.
В момент расчета заработной платы, в случае если займ был процентным,
автоматически создается удержание «Удержание процента от займа», в котором отражается сумма удержанных процентов по займу в данном месяце. При этом сумму которая появляется у базового «Удержания займа»
следует понимать как сумму погашения обязательств исключительно в
доле займа, но не процентов по нему.
Удержание кредитов
Удержание кредитов, также как и займов, алиментов оформляются в
реестре постоянных Н/У сотрудника. Однако их удержание может производиться либо процентом от начислений сотрудника либо фиксированной
ежемесячной суммой. Для этого в инсталляционной настройке в папке
«Удержания» содержатся два вид Н/У «Удержание кредита / фикс. суммой», «Удержание кредита / % от начислений».
Поля диалога постоянных Н/У при этом трактуются следующим образом
Начисление действует с, по – указываются дата начала и окончания
удержания кредита
Кому / Лицо2 – не заполняется
Сумма – указывается сумма кредита и процентов по нему, которая подлежит удержанию.
Процент – указывается процент от заработной платы за вычетом НДФЛ,
который максимально может отчисляться на погашение займа и процентов по нему
Профсоюзные взносы
Профсоюзные взносы удерживаются в программе на основании анкетных
данных сотрудника. Если у сотрудника в поле «Профсоюз» стоит значение
«ДА», то с сотрудника удерживаются взнос в профсоюзе в размере 1% от
размера заработной платы, и у сотрудника появляется Н/У из папки
«Удержания» - «Профсоюзные взносы».
135
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Если требуется размер удерживаемых профсоюзных взносов, то пользователю будет необходимо отредактировать правило выполнения удержания «Профсоюзные взносы», например,
заменить …..*0.01 на другое число.
Прочие удержания
Прочие удержания в большинстве случаев не являются расчетными и могут заводиться как приказами, так и постоянными Н/У с обязательным
указанием твердой суммы удержания. К ним относятся «Квартплата»,
«Удержание сумм полученных услуг сверх лимита», «Удержание суммы
невозвращенного аванса», «Удержание стоимости трудовой книжки» и др.
Дополнительные формы
Список алиментов на почту, Список
алиментов на почту (квитанции)
Справочник «Сотрудники»
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Теория
Уплата налога на доходы с целью погашения обязательств работника
перед государством относится к обязательным удержаниям из заработной
платы работника. НДФЛ исчисляется и уплачивается на основании главы
23 части второй НК РФ.
Налогоплательщики
Согласно статье 207 НК РФ налогоплательщиками налога на доходы физических лиц признаются:
физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской
Федерации,
а также физические лица, получающие доходы от источников, в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.
Объект налогообложения
Объектом налогообложения признаётся доход, полученный налогоплательщиками:
136
Управление персоналом и учет кадров
от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами РФ – для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
от источников в Российской Федерации – для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.
К доходам от источников в Российской Федерации относятся:
дивиденды и проценты, полученные от российской организации, а
также проценты, полученные от российских индивидуальных предпринимателей и (или) иностранной организации в связи с деятельностью её постоянного представительства в Российской Федерации;
страховые выплаты при наступлении страхового случая, полученные
от российской организации и (или) от иностранной организации в связи с деятельностью её постоянного представительства в Российской
Федерации;
доходы, полученные от использования в Российской Федерации авторских или иных смежных прав;
доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в Российской Федерации;
доходы от реализации:
недвижимого имущества, находящегося в Российской Федерации;
в Российской Федерации акций или иных ценных бумаг, а так же долей
участия в уставном капитале организаций;
прав требования к российской организации или иностранной организации в связи с деятельностью ее постоянного представительства на территории Российской Федерации;
иного имущества, находящегося в Российской Федерации и принадлежащего физическому лицу;
вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в Российской Федерации.
пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты;
доходы, полученные от использования любых транспортных средств,
включая морские, речные, воздушные суда и автомобильные транспортные средства;
137
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
доходы, полученные от использования трубопроводов, линий электропередачи (ЛЭП), линий оптико-волоконной и (или) беспроводной связи, иных средств связи, включая компьютерные сети, на территории
Российской Федерации;
иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации.
К доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации, относятся:
дивиденды и проценты, полученные от иностранной организации;
страховые выплаты при наступлении страхового случая, полученные
от иностранной организации;
доходы от использования за пределами Российской Федерации авторских или иных смежных прав;
доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося за пределами Российской Федерации;
доходы от реализации:
недвижимого имущества, находящегося за пределами РФ;
за пределами РФ акций или иных ценных бумаг, а также долей
участия в уставных капиталах иностранных организаций;
прав требования к иностранной организации;
иного имущества, находящегося за пределами РФ;
вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами Российской Федерации;
пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, полученные налогоплательщиком в соответствии с законодательством иностранных государств;
доходы, полученные от использования любых транспортных средств,
включая морские, речные, воздушные суда и автомобильные транспортные средства;
иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности за пределами РФ.
Доходами не признаются доходы от операций, связанных с имущественными и неимущественными отношениями физических лиц, признаваемых
138
Управление персоналом и учет кадров
членами семьи и (или) близкими родственниками в соответствии с Семейным кодексом Российской Федерации, за исключением доходов, полученных указанными физическими лицами в результате заключения между
этими лицами договоров гражданско-правового характера или трудовых
соглашений.
При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или
право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде
материальной
выгоды.
Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению
суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.
Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки.
Дата получения дохода
Датой фактического получения дохода в виде заработной платы признаётся последний день месяца, за который ему был начислен доход
(ст.223 НК РФ);
Датой фактического получения других видов доходов является:
при получении доходов в денежной форме – день выплаты дохода;
при получении доходов в натуральной форме – день передачи доходов
в натуральной форме;
при получении доходов в виде материальной выгоды – день уплаты
налогоплательщиком процентов по полученным заёмным средствам,
день приобретения товаров (работ, услуг), день приобретения ценных
бумаг.
Организации обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Доходы, не подлежащие налогообложению
Статьей 217 НК РФ определен перечень доходов физических лиц, которые
не учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц:
государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребёнком),
139
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
а также иные выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии
с действующим законодательством. При этом к пособиям, не подлежащим налогообложению, относятся пособия по безработице, беременности и родам;
государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действующим законодательством;
вознаграждения донорам за сданную кровь, материнское молоко и
иную помощь;
алименты, получаемые налогоплательщиками;
суммы единовременной материальной помощи, оказываемой налогоплательщикам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством; работодателями членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
налогоплательщикам из числа малоимущих и социально незащищённых категорий граждан в виде сумм адресной социальной помощи (в
денежной и натуральной формах), оказываемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и внебюджетных фондов в соответствии с программами, утверждаемыми ежегодно соответствующими органами государственной власти; налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации, независимо от источника выплаты;
суммы полной или частичной компенсации стоимости путёвок, за исключением туристических, выплачиваемой работодателями своим работникам и (или) членам их семей, инвалидам, не работающим в данной организации, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, а также
суммы полной или частичной компенсации стоимости путёвок для детей, не достигших возраста 16 лет, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, выплачиваемые как за счёт средств работодателей, оставшихся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль организаций,
так и за счёт средств Фонда социального страхования Российской Федерации;
стипендии учащихся, студентов, аспирантов, ординаторов, адъюнктов
или докторантов учреждений высшего профессионального образования или послевузовского профессионального образования, научно-исследовательских учреждений, учащихся учреждений начального профессионального и среднего профессионального образования;
140
Управление персоналом и учет кадров
доходы налогоплательщиков, получаемые от продажи выращенных в
личных подсобных хозяйствах, находящихся на территории Российской Федерации, скота, кроликов, нутрий, птицы, диких животных и
птиц (как в живом виде, так и продуктов их убоя в сыром или переработанном виде), продукции животноводства, растениеводства, цветоводства и пчеловодства как в натуральном, так и в переработанном
виде;
доходы членов крестьянского (фермерского) хозяйства, получаемые в
этом хозяйстве от производства и реализации сельскохозяйственной
продукции, а также от производства сельскохозяйственной продукции, её переработки и реализации, – в течение пяти лет, считая с года
регистрации указанного хозяйства;
доходы налогоплательщиков, получаемые от сбора и сдачи лекарственных растений, дикорастущих ягод, орехов и иных плодов, грибов, другой дикорастущей продукции;
доходы в денежной и натуральной формах, получаемые от физических лиц в порядке наследования или дарения, за исключением вознаграждения, выплачиваемого наследникам (правопреемникам) авторов
произведений науки, литературы, искусства, а также открытий, изобретений и промышленных образцов;
призы в денежной и (или) натуральной формах, полученные спортсменами за призовые места на следующих спортивных соревнованиях: Олимпийских играх, чемпионатах и кубках мира и Европы от официальных организаторов или на основании решений органов государственной власти и органов местного самоуправления за счёт средств
соответствующих
бюджетов;
чемпионатах, первенствах и кубках Российской Федерации от официальных организаторов;
суммы, выплачиваемые организациями и (или) физическими лицами
детям-сиротам в возрасте до 24 лет на обучение в образовательных
учреждениях, имеющих соответствующие лицензии, либо за их обучение указанным учреждениям;
доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные по каждому из
следующих оснований за налоговый период:
стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей и не подлежащих
обложению налогом на наследование или дарение в соответствии с
действующим законодательством.
141
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Стоимость призов в денежной и натуральной формах, полученных
налогоплательщиками на конкурсах и соревнованиях, проводимых
в соответствии с решениями Правительства Российской Федерации, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления.
Суммы материальной помощи, оказываемой работодателями
своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту.
Стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях с целью рекламы товаров (работ, услуг).
Некоторые другие доходы.
Вычеты
Налоговые вычеты из доходов налогоплательщиков в соответствии со статьями 218-221 НК РФ дают основание уменьшать налогооблагаемый доход налогоплательщика. Налоговые вычеты представляют собой систему
четких и носящих всеобщий характер налоговых вычетов, предусмотренных в твердо фиксированных суммах. Вычеты разделены на четыре группы: стандартные, социальные, имущественные и профессиональные.
Стандартные налоговые вычеты
В ст.218 НК РФ приведены стандартные налоговые вычеты, которые
представляют собой необлагаемый минимум за каждый месяц налогового
периода в зависимости от категории налогоплательщика.
Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику:
одним из работодателей (по выбору налогоплательщика), выплачивающим доход;
на основании письменного заявления;
на основании документов, подтверждающих право на такие налоговые
вычеты (рисунок)
142
Управление персоналом и учет кадров
Удержания из заработной платы работника
В размере 3000 руб. за
каждый месяц налогового
периода (подп.1 п.1 ст.
218 НК РФ)
В размере 500 руб. за
каждый месяц налогового
периода (подп.2 п.1 ст.
218 НК РФ)
Ликвидаторам аварии на ЧАЭС, а
также другим лицам,
подвергшимся воздействию
радиации в результате аварий
или испытаний
Инвалилдам Великой
Отечественной войны
Героям Советского Союза и
Российской Федерации, лицам,
награжденным орденом Славы
трех степеней
Блокадникам и узникам
концлагерей
Участникам ВОВ
Военнослужащим, получившим
инвалидность I, II, III групп при
защите СССР, РФ
Инвалидам с детства, а также
инвалидам I и II групп
В размере 400 руб. за
каждый месяц налогового
периода (подп.3 п.1 ст.218
НК РФ)
Физическим лицам, являющимся
налоговыми резидентами РФ
(находящимся на территории РФ
более 183 дней в году)
В размере 600 руб. за
каждый месяц налогового
периода (подп.4 п.1 ст.218
НК РФ)
Родителям, супругам родителей,
опекунам, попечителям, на
попечении которых находится
ребенок
Действует до месяца в котором
доход, имчисленный
нарастающим итогом с начала
года превысил 20000 руб.,
начиная с этого месяца не
применяется
Лицам, пострадавшим от
воздействия радиации
Воинам-интернационалистам
Родителям и супругам
государственных служащих и
военнослужащих, погибших при
исполнении служебных
обязанностей или в результате
заболеваний, ранений
Вдовам (вдовцам). Одиноким
родителям, опекунам,
попечителям предоставляется
налоговый вычет в двойном
размере (1200 руб.)
Производится на каждого ребенка
в возрасте до 18 лет, а также на
каждого учащегося дневной
формы обучения в возрасте до 24
лет
Производится с месяца рождения
ребенка или того месяца, в
котором установлена опека и
сохраняется до того года, в
котором ребенок достиг
вышеуказанного возраста
Действует до того месяца , в
котором доход, исчисленный
нарастающим итогом с начала
года, превысил 40000 руб.
Предоставление указанного
вычета вдовам (вдовцам),
одиноким родителям
прекращается с месяца,
следующего за вступлением в
брак
Рис. Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ
Налогоплательщикам, имеющим право более чем на один
из перечисленных стандартных налоговых вычетов,
предоставляется максимальный из вычетов. Однако, вычеты на детей предоставляются независимо от остальных налоговых вычетов.
Социальные налоговые вычеты
Социальные вычеты предусмотрены 219 статьёй НК РФ:
в сумме доходов, перечисленных налогоплательщиком на благотворительные цели, но не более 25% суммы дохода, полученного в налоговом периоде (за год);
в сумме, уплаченной налогоплательщиком в течение года за своё обучение или своих детей, в возрасте до 24 лет на дневной форме обучения в образовательных учреждениях, но не более 50 000 рублей в год
на каждого ребёнка в общей сумме на обоих родителей;
в сумме, уплаченной налогоплательщиком в течение года за услуги по
лечению самого себя, супруга(и), своих родителей, детей до 18 лет, а
также в размере стоимости медикаментов, назначенных им врачом; но
не более 50 000 рублей.
143
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Социальные налоговые вычеты предоставляются на основании письменного заявления налогоплательщика при подаче налоговой декларации в
налоговый орган по окончании налогового периода.
Имущественные налоговые вычеты
В соответствии со ст. 220 НК РФ налогоплательщик имеет право на следующие имущественные вычеты
в суммах, полученных от продажи жилых домов, квартир, комнат,
включая приватизированные жилые помещения, дач, садовых домиков или земельных участков и долей в указанном имуществе, находившихся в собственности налогоплательщика менее трех лет, но не превышающих в целом 1 000 000 рублей, а также в суммах, полученных в
налоговом периоде от продажи иного имущества, находившегося в
собственности налогоплательщика менее трех лет, но не превышающих 125 000 рублей. При продаже жилых домов, квартир, комнат,
включая приватизированные жилые помещения, дач, садовых домиков и земельных участков и долей в указанном имуществе, находившихся в собственности налогоплательщика три года и более, а также
при продаже иного имущества, находившегося в собственности налогоплательщика три года и более, имущественный налоговый вычет
предоставляется в сумме, полученной налогоплательщиком при продаже указанного имущества.
в сумме, израсходованной налогоплательщиком на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого
дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них, в размере фактически произведенных расходов, а также в сумме, направленной на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных и иных организаций Российской Федерации и фактически израсходованным им на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры, комнаты или
доли (долей) в них. Общий размер данного вычета, не может превышать 1 000 000 рублей без учета сумм, направленных на погашение
процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных
и иных организаций Российской Федерации и фактически израсходованным налогоплательщиком на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры,
комнаты или доли (долей) в них.
Профессиональные налоговые вычеты
144
Управление персоналом и учет кадров
Профессиональные налоговые вычеты, установленные статьёй 221 НК
РФ, представляют собой расходы, непосредственно связанные с получением дохода от осуществления предпринимательской деятельности или частной практики, выполнения работ по договорам гражданско-правового характера.
Налоговые ставки
Налоговая ставка устанавливается в размере 35 процентов в отношении следующих доходов:
стоимости любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых
конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения размеров, указанных в пункте 28 статьи 217 НК РФ (4000 рублей);
страховых выплат по договорам добровольного страхования в части
превышения размеров, указанных в пункте 2 статьи 213 НК РФ (разница между суммами страховых выплат и суммами, внесёнными физическими лицами в виде страховых взносов, увеличенных страховщиками на сумму, рассчитанную исходя из действующей ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации на момент
заключения договора страхования);
процентных доходов по вкладам в банках в части превышения суммы,
рассчитанной исходя из трёх четвертых действующей ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, в течение
периода, за который начислены проценты, по рублёвым вкладам (за
исключением срочных пенсионных вкладов, внесённых на срок не менее шести месяцев) и 9 процентов годовых по вкладам в иностранной
валюте, а также процентных доходов по срочным пенсионным вкладам, внесённым до 1 января 2001 года на срок не менее шести месяцев, в части превышения суммы, рассчитанной исходя из действующей ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, в течение периода, за который начислены проценты;
суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками
заёмных средств в части превышения размеров, указанных в пункте 2
статьи 212 НК РФ.
Налоговая ставка устанавливается в размере 30 процентов в отношении
всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации.
145
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Налоговая ставка устанавливается в размере 9 процентов в отношении
доходов от долевого участия в деятельности организаций, полученных в
виде дивидендов.
Налоговая ставка устанавливается в размере 13 процентов в отношении остальных доходов.
Порядок исчисления налога
Сумма налога исчисляется как соответствующая налоговой ставке процентная доля налоговой базы. При этом налоговая база определяется как
денежное выражение доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.
Общая сумма налога исчисляется по итогам налогового периода применительно ко всем доходам налогоплательщика, дата получения которых относится к соответствующему налоговому периоду.
Сумма налога определяется в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.
Российские организации, индивидуальные предприниматели и постоянные представительства иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога.
При этом исчисление суммы налога производится без учёта доходов, полученных налогоплательщиком от других налоговых агентов, и удержанных другими налоговыми агентами сумм налога.
Практика
Анкетные данные сотрудника
Поскольку доходы, получаемые налогоплательшиками-резидентами РФ и
налогоплательщиками-не резидентами РФ, подлежат обложению налогом
на доходы с физических лиц по разным ставкам, то для сотрудников, не
являющихся резидентами РФ обязательно следует указать их дату прибытия в страну. Она указывается в поле «Дата прибытия нерезидента»
Оформление налоговых вычетов
146
Управление персоналом и учет кадров
Для каждого предоставляемого налогового вычета в карточке сотрудника
в разделе «Постоянные н/у» следует создать отдельную запись. При этом
обратите внимание на заполнение следующих полей диалогового окна:
Вид начисления/удержания – вид налогового вычета выбирается из
справочника
«Виды
начислений
удержаний»
из
группы
«НАЛОГИ/ЛЬГОТЫ ПО НАЛОГУ 13%/ВЫЧЕТЫ». В группе присутствуют все, предусмотренные законодательством, виды стандартный и имущественных налоговых вычетов.
ШПЗ, Аналитика – не заполняются
Сумма – оставьте поле пустым. Сумму вычета программа определит сама
(например, для вычетов в 400 и 600 (1200) рублей сумма вычета зависит
от величины налоговой базы – вычет предоставляется, если сумма налоговой базы не превышает 20 000 (40 000 рублей.)
Процент – оставьте поле пустым.
Кол_во – это поле следует заполнять только в случае вычета, предоставляемого на детей. Следует указать количество детей, на которых предоставляется вычет.
Начисление действует с… по… – обычно требуется указывать только
дату начала предоставления вычета сотруднику. Поле «По» необходимо
заполнять лишь для стандартного вычета на детей – датой, начиная с которой вычет предоставляться не будет (например, дату совершеннолетия
ребёнка).
Заметим, что вычет в 400 и 600 (1200) рублей автоматически будет
предоставляться только если налоговая база не превысила с начала года, нарастающим итогом 20 000 (40 000) рублей.
Данные при приёме на работу
Если сотрудник начал работать в вашей организации не с первого месяца
налогового периода (года), то вам необходимо внести в карточку сотрудника данные из справки о доходах, выданной ему по предыдущему месту
работу. Эти данные необходимы для правильного предоставления налоговых вычетов сотруднику.
Ввод начальных данных осуществляется в карточке сотрудника на закладке «Стаж и начальные данные» и заполните таблицу, выбирая виды начислений/удержаний папки «НАЛОГИ/НДФЛ/ДАННЫЕ ПРИ ПРИЁМЕ
НА РАБОТУ». Для каждой записи начальных данных надо указать дату и
147
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
общую сумму. Например, если сотрудник принят на работу с 01.04.02г., то
дата указывается «31.03.02».
Данные, необходимые для расчёта налога
Базу для обложения рассматриваемым налогом составляют доходы, полученные сотрудником. Поэтому для правильного расчёта налога необходимо, чтобы в программу были внесены все сведения, касающиеся полученных сотрудником доходов, в частности, документы на отпуск, больничные
листы, приказы на подарки, призы, материальную помощь и др.
Приказы на предоставление подарков, призов и материальной помощи, по которым законодательством предусмотрена льгота в налогообложении в 4000 рублей в год
(налоговый период), закрывать нельзя! Если вы закроете
такие приказы, то льгота не будет рассчитана.
Расчёт налога
Расчёт налога происходит автоматически на основании данных о доходах,
налоговых вычетах и налоговых льготах. После расчёта сотрудника в его
расчётном листке появляются записи о сумме облагаемого дохода, суммах
и видах предоставленных льгот и вычетов и сумма самого подлежащего
удержанию налога.
Проверка правильности начисления налога
Существует несколько основных вариантов проверки правильности начисления налогов и предоставления налоговых вычетов сотруднику
Для простой проверки правильности расчёта суммы налога можно построить лицевую карточку работника по <Alt+F1>, рассчитать налог
вручную и сверить с расчётом, сделанным программой.
Правильность налога можно проверить при помощи построения типовых налоговых карточек «1-НДФЛ» и «2-НДФЛ» по сотруднику, в которых реализована формальная проверка правильности показателей,
что в определенных случаях может указать на наличие проблем в расчете НДФЛ
148
Управление персоналом и учет кадров
Построить специальный журнал проверки правильности начисления
НДФЛ «Ведомость расчета подоходного налога» (строится по
Ctrl+F8 в справочнике сотрудников)
Для формальной проверки соответствия оформленных стандартных
вычетов анкетным данным можно построить «Отчет о льготах на сотрудников и детей» в справочнике сотрудников (по Ctrl+P)
Корректировка сумм начисленного налога
У пользователя может возникнуть необходимость изменить автоматически рассчитанную сумму НДФЛ. Корректировку самой суммы начисленного налога можно сделать, например, непосредственно в расчётном
листке сотрудника. Рассчитайте сотрудника, на строке расчётного листка
«Подоходный налог 13 (9,30,35)%» нажмите <Enter>, укажите нужное
значение и закройте сотрудника (<Ctrl+Z>), чтобы исправленная вами
сумма не поменялось, если вы по неосторожности снова станете этого человека рассчитывать.
Но учтите, что сумма налога считается нарастающим итогом с начала
года, а потому при расчётах следующего месяца все ваши исправления будут учтены.
Дополнительные формы
Налоговая карточка 1-НДФЛ
Реестр «1-НДФЛ»
Налоговая карточка 2-НДФЛ
Реестр «2-НДФЛ»
Налоги и взносы, рассчитываемые от ФОТ
Единый социальный налог и страховые взносы в ПФ
Теория
Порядок исчисления и уплаты единого социального налога (ЕСН) осуществляется в соответствии с главой 24 НК РФ
Налогоплательщик ЕСН
Плательщиками ЕСН являются:
Лица, производящие выплаты физическим лицам:
149
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Организации;
Индивидуальные предприниматели
Физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями
Индивидуальные предприниматели, адвокаты
Объект налогообложения
Объектом налогообложения для исчисления ЕСН налогоплательщикамиработодателями (кроме работодателей физических лиц) являются:
Выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями в
пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг
(за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным
предпринимателям), а также по авторским договорам (рисунок … )
Объект налогообложения для исчисления ЕСН
Для налогоплательщиковработодателей – организация,
индивидуальных
предпринимателей (ст. 235 НК РФ)
Выплаты и иные
вознаграждения,
начисляемые в пользу
физических лиц
По трудовым и гражданскоправовым договорам, предметом
которых является выполнение
работ, оказание услуг ( за
исключением вознаграждений,
выплачиваемых индивидуальным
предпринимателям)
По авторским договорам
Не признаются объектом
налогообложения выплаты
Производимые в рамках
гражданско-правовых договоров,
предметом которых является
переход права собственности или
иных вещных прав на имущество
(имущественные права), а также
договоров, связанных с
передачей в пользование
имущества (имущественных прав)
Если такие выплаты не отнесены
к расходам, уменьшающим
налоговую базу в текущем
отчетном (налоговом) периоде
Для налогоплательщиковработодателей – физических лиц,
не признаваемых индивидуальными
предпринимателями (ст. 235 НК
РФ)
Для налогоплательщиковнеработодателей – индивидуальных
предпринимателей, адвокатов (ст. 235
НК РФ)
Выплаты и иные
вознаграждения,
начисляемые в пользу
физических лиц
По трудовым и гражданскоправовым договорам, предметом
которых является выполнение
работ, оказание услуг
Не признаются объектом
налогообложения выплаты
Производимые в рамках
гражданско-правовых договоров,
предметом которых является
переход права собственности или
иных вещных прав на имущество
(имущественные права), а также
договоров, связанных с
передачей в пользование
имущества (имущественных прав)
Если такие выплаты не
уменьшают налоговую базу по
налогу на доходы физических лиц
в текущем отчетном (налоговым)
периоде
По налогу на прибыль (для
организаций)
По налогу на доходы физических
лиц ( для индивидуальных
предпринимателей)
Рис. – Объект налогообложения ЕСН
150
Доходы от предпринимательской
либо иной профессиональной
деятельности
За вычетом расходов, связанных
с их извлечением
Из дохода исключаются
фактически произведенные
расходы, связанные с
развитием крестьянского (
фермерского) хозяйства
Для налогоплательщиков членов
крестьянского (фермерского)
хозяйства, включая главу
крестьянского (фермерского)
хозяйства
Управление персоналом и учет кадров
Налоговая база
Налоговая база налогоплательщиков-работодателей (для организаций и
индивидуальных предпринимателей) определяется как сумма выплат и
иных вознаграждений, начисленных за налоговый период в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом
которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.
Налоговая база определяется отдельно по каждому работнику с начала
года по истечении каждого месяца нарастающим итогом причем не учитываются доходы, полученные работниками от других работодателей.
При расчете налоговой базы выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), учитываются как стоимость этих
товаров (работ, услуг) на день их выплаты. Выплаты рассчитываются исходя из их рыночных цен (тарифов). При этом в стоимость товаров (работу, услуг) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, а для подакцизных товаров и соответствующая сумма акцизов.
Суммы, не подлежащие налогообложению
Не подлежат налогообложению (статья 238 НК РФ):
государственные пособия, в том числе пособия по временной нетрудоспособности, пособия по уходу за больным ребёнком, пособия по
безработице, беременности и родам;
все виды установленных законодательством РФ, законодательными
актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с:
возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;
бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных
услуг, питания и продуктов, топлива или соответствующего денежного возмещения;
увольнением работников, включая компенсации за неиспользованный отпуск;
трудоустройством работников, уволенных в связи с осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата, реорганизацией или ликвидацией организации.
151
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
суммы единовременной материальной помощи, оказываемой налогоплательщиком:
физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим
чрезвычайным обстоятельством;
членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
суммы страховых платежей (взносов) по обязательному страхованию
работников;
Не подлежат налогообложению выплаты работникам организаций,
финансируемых за счёт средств бюджетов, не превышающие 3000 рублей на одно физическое лицо за налоговый период по каждому из
следующих оснований:
суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим
работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в
связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту;
суммы возмещения работодателями своим бывшим работникам
(пенсионерам по возрасту и (или) инвалидам) и (или) членам их семей стоимости приобретенных ими (для них) медикаментов, назначенных им лечащим врачом.
В налоговую базу (в части суммы налога, подлежащей уплате в
Фонд социального страхования Российской Федерации), не включаются также любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, авторским и лицензионным договорам.
Другие выплаты указанные в статье 238 НК РФ
Налоговые льготы
Статья 239 НК РФ предусматривает ряд налоговых льгот при уплате ЕСН.
От уплаты налога освобождаются:
организации любых организационно-правовых форм – с сумм выплат
и иных вознаграждений, не превышающих в течение налогового периода 100 000 рублей на каждого работника, являющегося инвалидом I,
II или III группы;
следующие категории налогоплательщиков-работодателей – с сумм
выплат и иных вознаграждений, не превышающих 100 000 рублей в
течение налогового периода на каждого отдельного работника:
152
Управление персоналом и учет кадров
общественные организации инвалидов, среди членов которых инвалиды и их законные представители составляют не менее 80 процентов, их региональные и местные отделения;
организации, уставный капитал которых полностью состоит из
вкладов общественных организаций инвалидов и в которых среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50 процентов, а доля заработной платы инвалидов в фонде оплаты труда
составляет не менее 25 процентов;
учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей, а также для оказания правовой и иной помощи инвалидам, детям-инвалидам и их
родителям, единственными собственниками имущества которых
являются указанные общественные организации инвалидов.
Однако, перечисленные льготы не распространяются на налогоплательщиков, занимающихся производством и (или) реализацией подакцизных товаров, минерального сырья, других полезных ископаемых.
налогоплательщики: индивидуальные предприниматели, адвокаты, являющиеся инвалидами I, II или III группы, в части доходов от их предпринимательской деятельности и иной профессиональной деятельности в размере, не превышающем 100 000 рублей в течение налогового
периода.
Налоговый период
Налоговым периодом признается календарный год. Отчётными периодами
по налогу признаются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.
Ставки налога
Налоговая
база на
каждого
отдельного
работника
нарастающим итогом с начала года
Федеральный бюджет
Фонд социального страхования
РФ
Фонды обязательного
медицинского страхования
Федераль- Территоный фонд риальный
ОМС
фонд
ОМС
Итого
153
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
До 280 000
рублей
От 280 001
рубля до 600
000 рублей
Свыше 600
000 рублей
20,0%
3,2%
0,8%
2,0%
26,0%
56 000 р. +
7,9% с суммы, превышающей
280 000 р.
81 280 р. +
2,0% с суммы, превышающей
600 000 р.
8 960 р. +
1,1% с суммы, превышающей
280 000 р.
12 480 р.
2240 р. +
0,5% с суммы, превышающей
280 000 р.
3 840 р.
5 600 р. +
0,5 % с суммы, превышающей
280 000 р.
7 200 р.
72 800 р +
10% с суммы, превышающей
280 000 р.
104 800 р +
2,0% с суммы, превышающей
600 000 р.
Порядок исчисления, порядок и сроки уплаты налога налогоплательщиками-работодателями
Статьей 243 НК РФ определен порядок, согласно которому сумма налога
исчисляется и уплачивается налогоплательщиками отдельно. отдельно в
федеральный бюджет и каждый фонд и определяется как соответствующая процентная доля налоговой базы.
Сумма налога, подлежащая уплате в Фонд социального страхования РФ,
подлежит уменьшению налогоплательщиками на сумму произведённых
ими самостоятельно расходов на цели государственного социального
страхования, предусмотренных законодательством.
В течение отчётного периода по итогам каждого календарного месяца налогоплательщики производят исчисление ежемесячных авансовых платежей по налогу. Уплата ежемесячных авансовых платежей производится не
позднее 15-го числа следующего месяца.
Данные о суммах исчисленных, а также уплаченных авансовых платежей,
данные о сумме налогового вычета, которым воспользовался налогоплательщик, а также о суммах фактически уплаченных страховых взносов за
тот же период налогоплательщик отражает в «Расчёте авансовых платежей по ЕСН», представляемом не позднее 20-го числа месяца, следующего
за отчётным периодом.
Налогоплательщики обязаны вести учёт сумм начисленных выплат и иных
вознаграждений, сумм налога, относящегося к ним, а также сумм налоговых вычетов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты.
Ежеквартально не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим
кварталом, налогоплательщики обязаны представлять в региональные
отделения Фонда социального страхования РФ «Расчётную ведомость по
154
Управление персоналом и учет кадров
средствам фонда социального страхования Российской Федерации (форма
4-ФСС РФ)», в которой отражаются данные о суммах:
начисленного налога в Фонд социального страхования РФ;
использованных на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком до достижения
им возраста полутора лет, при рождении ребёнка, на возмещение стоимости гарантированного перечня услуг и социального пособия на погребение, на другие виды пособий по государственному социальному
страхованию;
направленных ими в установленном порядке на санаторно-курортное
обслуживание работников и их детей;
расходов, подлежащих зачёту;
уплачиваемых в Фонд социального страхования РФ.
Налогоплательщики представляют налоговую декларацию по налогу по
форме, утвержденной Министерством РФ по налогам и сборам, не
позднее 30 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Копию налоговой декларации по налогу с отметкой налогового органа или
иным документом, подтверждающим предоставление декларации в налоговый орган, налогоплательщик не позднее 1 июля года, следующего за
истекшим налоговым периодом, представляет в территориальный орган
Пенсионного фонда РФ.
Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование
Наряду с уплатой единого социального налога налогоплательщики обязаны производить уплату страховых взносов на обязательное пенсионное
страхование. При этом суммы ЕСН, подлежащие уплате в федеральный
бюджет, уменьшаются налогоплательщиками на сумму начисленных ими
за тот же период страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Сумма налога (сумма авансового платежа по налогу), подлежащая уплате
в федеральный бюджет, уменьшается налогоплательщиками на сумму начисленных ими за тот же период страховых взносов (авансовых платежей
по страховому взносу) на обязательное пенсионное страхование (налоговый вычет) в пределах таких сумм, исчисленных исходя из тарифов страховых взносов, предусмотренных Федеральным законом от 15 декабря
2001 года N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации". При этом сумма налогового вычета не может превы155
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
шать сумму налога (сумму авансового платежа по налогу), подлежащую
уплате в федеральный бюджет, начисленную за тот же период.
Обращаем внимание, что налоговый вычет для ЕСН
рассчитывается в той же регрессионной шкале, в которой посчитан сам ЕСН. Это означает, что в случае совмещения обычного и специального режима налогообложения взносы в ПФ будут считаться отдельно в целом по работнику и
отдельно в доле только обычного налогообложения
Положениями Закона № 167-ФЗ (п.3 ст.9) установлено, что взносы на государственное пенсионное страхование (обеспечении) разделены на две
части:
единый социальный налог, поступающий в федеральный бюджет и
направляемый на финансирование базовой части трудовой пенсии;
страховые взносы, поступающие в бюджет Пенсионного фонда РФ и
направляемые на финансирование страховой и накопительной частей
трудовой пенсии
Согласно ст. 10 Закона «Об обязательном пенсионном страховании
в Российской Федерации» объект обложения и база для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование
совпадают с объектом налогообложения
Тарифы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование для работодателей, выступающих в качестве страхователей
База для начисления страховых взносов на
каждое физическое лицо, нарастающим
итогом
До 280000 рублей
От 280001 рубля до 600000
рублей
156
Для лиц 1966 года
рождения и старше
На финансирование страховой части трудовой пенсии
14,0 процента
Для лиц 1967 года рождения и моложе
На финансирование страховой части трудовой пенсии
8,0 процента
На финансирование накопительной части трудовой пенсии
6,0 процента
39200 рублей +
5,5 процента с
суммы, превышающей 280000 рублей
22400 рублей +
3,1 процента с
суммы, превышающей 280000 рублей
16800 рублей +
2,4 процента с
суммы, превышающей 280000 рублей
Свыше 600000
рублей
56800 рублей
Управление персоналом и учет кадров
32320 рублей
24480 рублей
В течение 2005 - 2007 годов для страхователей, которые указаны в подпункте 1 пункта 1 статьи 6 настоящего Федерального закона и выступают
в качестве работодателей для лиц 1967 года рождения и моложе, применяются следующие ставки страховых взносов:
База для начисления
страховых взносов на
каждое физическое
лицо, нарастающим
итогом
2005 – 2007 годы
на финансирование
страховой части трудовой пенсии
на финансирование накопительной части трудовой пенсии
До 280000 рублей
От 280001 рубля до
600000 рублей
10,0 процента
28000 рублей + 3,9 процента с суммы, превышающей 280000 рублей
40480 рублей
4,0 процента
11200 рублей + 1,6 процента с суммы, превышающей 280000 рублей
16320 рублей
Свыше 600000 рублей
Порядок исчисления и уплаты страховых взносов
Сумма страховых взносов исчисляется и уплачивается страхователями
ежемесячно отдельно в отношении каждой части страхового взноса и
определяется как соответствующая процентная доля базы для начисления
страховых взносов, исчисленной с начала расчётного периода, и тарифа
страхового взноса, указанного в таблице.
Уплата страховых взносов (авансовых платежей) производится не позднее
15-го числа следующего месяца и осуществляется отдельными платежными поручениями по каждой из частей страховых взносов в Пенсионный
фонд РФ.
Страхователи обязаны вести учёт сумм начисленных выплат и вознаграждений, составляющих базу для начисления страховых взносов и сумм
страховых взносов, относящихся к указанной базе, по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты (налоговая
карточка).
Данные об исчисленных и уплаченных суммах авансовых платежей страхователь отражает в «Расчёте по авансовым платежам в ПФ», представляемом не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчётным.
157
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
«Декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование» предоставляется не позднее 30 марта года, следующего за истекшим
расчётным периодом.
ЕСН при специальных налоговых режимах
Глава 26.2. «Упрощённая система налогообложения» НК РФ регулирует
общий порядок исчисления и уплаты единого налога.
Глава 26.3. «Система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности» НК РФ регулирует общий
порядок исчисления и уплаты ЕНВД.
Согласно НК применение упрощённой системы, а также уплата ЕНВД
освобождает предприятия от уплаты следующих основных налогов: НДС,
налога с продаж, налога на имущество, ЕСН и налога на прибыль.
Однако, применение специальных налоговых режимов не освобождает от
уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и
страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Кроме того, для работодателей, применяющих специальные налоговые режимы, предусмотрена возможность добровольной уплаты в ФСС страховых взносов на социальное страхование работников на случай временной
нетрудоспособности по тарифу в размере 3,0% налоговой базы ЕСН, определяемой в соответствии с главой 24 НК РФ.
Практика
Данные необходимые для корректного расчета сумм ЕСН и страховых взносов в ПФ
ЕСН в разрезе фондов, льготы по нему, а также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование рассчитываются программой автоматически на основании следующих исходных данных
Выплат сотруднику, произведенных в отчетном периоде. В зависимости от видов выплат, а также видов деятельности, по которым производятся выплаты (которые определяют налоговые режиму) формируется налоговая база ЕСН, льготы по ЕСН для спец. режимов налогообложения и др.
158
Управление персоналом и учет кадров
Даты рождения и пол сотрудника – заполняется в карточке сотрудника, необходимы для правильного определения размера страховых взносов в ПФ
Параметр ОСВОБОЖД_ЕСН. Если имеет значение 1, то это означает
что организация имеет льготы по ЕСН в соответствии с подп.2 п.1
ст.239 НК РФ (например организация является общественной организацией инвалидов)
Сведения об инвалидности сотрудника – заполняются в карточке сотрудника в окне, вызываемом по кнопке «Анкетные данные», необходимы для правильного предоставления льготы сотруднику по ЕСН,
как инвалиду.
Суммы налогов и взносов рассчитываются для каждого сотрудника в момент расчета заработной платы индивидуально. При этом в
расчетном листке появляется записи из папки «Налоги/ЕСН», описание которых приведено ниже
ЕСН-ПФ Страховая часть (нал.
вычет), ЕСН-ПФ Страховая
часть (ЕНВД), ЕСН-ПФ Страховая часть (УСН)
Сумма отчислений в ПФ (страховая
часть) по разным режимам налогообложения
ЕСН-ПФ Накопительная часть
(нал. вычет), ЕСН-ПФ Накопительная часть (ЕНВД), ЕСНПФ Накопительная часть
(УСН)
ЕСН-ПФ Федеральный бюджет
ЕСН-ФСС
ЕСН-ФФОМС
ЕСН-ТФОМС
Страховые взносы в ФСС (для
ЕНВД), Страховые взносы в
ФСС (для УСН)
Сумма отчислений в ПФ (накопительная часть) по разным режимам налогообложения
Выплаты, не уменьшающие
нал. базу по налогу на
прибыль
База освобожденная от ЕСН
Сумма отчислений в ФБ
Сумма отчислений в ФСС
Сумма отчислений в ФФОМС
Сумма отчислений в ТФОМС
Исчисленная сумма добровольных отчислений в ФСС для организация,
применяющих специальные налоговые
режимы
Суммы, выплаченные за счёт прибыли
предприятия
Сумма базы, освобождённой от обложения ЕСН (выплаты за счёт прибыли,
пособия по временной нетрудоспособ159
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
ности, компенсация за неиспользованный отпуск и пр.)
Налоговая база ЕСН / коррекСуммы корректировки неправильно
тировка
исчисленного ЕСН за прошлые отчётные периоды
Налоговая база ЕСН
Сумма налоговой базы
Льгота по ЕСН (инвалиды)
Сумма налоговой льготы, рассчитанная по основаниям статьи 239 НК РФ
Льгота по ЕСН для ЕНВД и
Сумма налоговой льготы для органиУСН
заций, применяющих специальные налоговые режимы
Отклонение базы СОЦ от базы
Сумма налоговой льготы, рассчитанЕСН
ная по основаниям статьи 238 НК (договора гражданско-правового характера и пр.)
Отклонение льготы СОЦ от
Показывает отклонение льготы по
ЕСН (инвалиды)
ЕСН (инвалиды) для расчета ЕСНФСС, в случае наличия у сотрудника
Отклонение базы СОЦ от базы ЕСН
Информацию о размере налогов и взносов, также как и любых других начислений/удержаний сотрудника можно при помощи стандартных отчетов – расчетной и сводной ведомости. Также в программе предусмотрены специальные инструменты проверки правильности начисления сумм ЕСН и взносов в ПФ
Инструменты проверки правильности начисления сумм ЕСН и ПФ
Лицевая карточка работника, вызываемая по <Alt+F1>, позволит посмотреть начисление налогов и взносов, а также налоговые базы и
льготы с начала года по отдельному сотруднику.
В программе реализованы нормативные формы, которые являются
основным инструментом проверки правильности расчета сумм ЕСН и
взносов в ПФ «Индивидуальные карточки учета сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование». Построить их можно в задаче «Электронная отчетность» в
специальном реестре. В данных формах наглядно отражено распределение сумм по шкалам регрессии, плюс реализована проверка на правильность расчета сумм налога (то есть соответствует ли фактическая
сумма, вновь рассчитанной)
Заполнение нормативных форм отчетности «Расчет по АП в ПФ»,
«Расчет по АП по ЕСН», «Декларации по страховым взносам на обяза160
Управление персоналом и учет кадров
тельное пенсионное страхование», «Налоговой декларации по ЕСН»,
«Расчётной ведомости по средствам фонда социального страхования
Российской Федерации (форма 4-ФСС РФ) позволит быстро обнаружить наличие ошибки в расчете ЕСН и ПФ в целом по организации
Специальные типовые журналы вызываемые по Ctrl+F8 из справочника сотрудников, помогут быстро найти ошибку в расчете ЕСН и ПФ
по всей организации или отдельному структурному подразделению, и
увидеть какой именно сотрудник был рассчитан неправильно. («Проверка ЕСН ФБ», «Проверка ЕСН ФСС», «Проверка ЕСН ФОМС и
ТОМС», «Проверка страховых взносов в ПФ»)
Типовые ошибки при расчете ЕСН
Неправильно рассчитана налогооблагаемая база:
неправильно задана таблица зависимостей вида н/у «Налоговая
база ЕСН»,
начисления, выплачиваемые из прибыли, оставшейся в распоряжении организации, неправильно включены в налогооблагаемую
базу.
Не предоставлена льгота по ЕСН:
у сотрудника не был проставлен признак инвалидности.
Не указаны (указаны неверно) дата рождения сотрудника и его пол
Если налогооблагаемая база ЕСН была рассчитана неправильно,
то неправильно рассчитаны и льгота по ЕСН, и аналитики по отчислениям в фонды, сделаны неправильные проводки по отчислениям
в фонды.
Если сотруднику не была предоставлена льгота по ЕСН, то по нему излишне рассчитаны аналитики по отчислениям в фонды и проводки по ним,
но налогооблагаемая база ЕСН рассчитана правильно.
Если в карточке сотрудника не указаны или указаны неверно дата рождения или пол, то неверно будут рассчитаны страховая и накопительная части обязательных страховых взносов в ПФ.
Для исправления данных ошибок проще всего пересчитать зарплату за эти
месяца. Такой способ допустим, если за тот период не была сдана бухгалтерская отчётность. Для этого нужно правильно настроить расчёт ЕСН
(см. технологию), удалить проводки за прошлый период, рассчитать всех,
и заново сформировать проводки.
161
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Но если отчёты за прошлый период сданы или пересчитать прошлые месяца невозможно по другим причинам, то корректировку расчётов придётся
делать в текущем месяце расчёта.
Корректировка ЕСН
Корректировка базы ЕСН
Корректировку нужно производить одним из способов:
Простой способ (база корректируется вручную, отчисления автоматически).
Этот способ можно применять, если у вас не используется регрессивная шкала.
Сначала вам придётся определить, какие начисления или аналитики, и
по каким шифрам затрат неправильно вошли в налогооблагаемую
базу. По каждому ШПЗ вручную рассчитайте сумму корректировки
налогооблагаемой базы. Для этого удобно воспользоваться лицевой
карточкой сотрудника <Alt+F1>.
Занесите эти суммы в приказ с видом н/у «Налоговая база ЕСН корректировка» с указанием суммы и ШПЗ. Приказ НЕ ЗАКРЫВАЙТЕ.
Теперь рассчитайте сотрудника, при этом автоматически рассчитываются суммы корректировки отчислений «ЕСН-ПФ», «ЕСН-ФФС»,
«ЕСН-ФФОМС», «ЕСН-ТФОМС» с теми же ШПЗ, которые были указаны в приказе. При необходимости рассчитывается и корректировка
льготы по ЕСН.
Как обычно формируете проводки за месяц, при этом будет сделаны
корректировочные проводки по отчислениям в фонды.
Сложный способ (база и отчисления корректируются вручную).
Этим способом следует воспользоваться при расчёте ЕСН по
регрессивной шкале.
В отличие от предыдущего варианта, в этом случае вручную корректируется не только база ЕСН, но и сами отчисления в фонды.
Сначала вам придётся определить, какие начисления или аналитики, и
по каким шифрам затрат неправильно вошли в налогооблагаемую
базу. По каждому ШПЗ вручную рассчитайте сумму корректировки
налогооблагаемой базы. Для этого удобно воспользоваться лицевой
карточкой сотрудника (ALT+F1).
162
Управление персоналом и учет кадров
Занесите эти суммы в приказ аналитикой «Налоговая база ЕСН корректировка» с указанием ШПЗ.
Рассчитайте для каждого ШПЗ сумму корректировки отчислений в
фонды с учётом той шкалы, которая использовалась в прошлом периоде. Это делается вручную по лицевой карточке сотрудника. Эти суммы занесите в этот же приказ с указанием ШПЗ аналитиками «ЕСНПФ», «ЕСН-ФФС», «ЕСН-ФФОМС», «ЕСН-ТФОМС». При необходимости в приказ вносится сумма корректировки льготы по ЕСН без
ШПЗ аналитикой «Льгота по ЕСН».
Этот приказ надо ЗАКРЫТЬ.
Как обычно формируются проводки за месяц, при этом будут сделаны
корректировочные проводки по отчислениям в фонды.
Корректировка льготы по ЕСН
Сначала определите общую сумму льготы по ЕСН, которую нужно предоставить сотруднику за корректируемый период.
Занесите эту сумму в приказ с аналитикой «Льгота по ЕСН (инвалиды)»
без указания ШПЗ.
Определите, какие суммы и с какими шифрами затрат вошли в налогооблагаемую базу за этот период. По каждому шифру затрат вручную рассчитайте сумму произведённых отчислений ЕСН по фондам.
Рассчитанные суммы занесите в этот же приказ аналитиками «ЕСН-ПФ»,
«ЕСН-ФФС», «ЕСН-ФФОМС», «ЕСН-ТФОМС» со знаком минус и указанием ШПЗ.
После этого приказ надо ЗАКРЫТЬ.
В одном приказе можно указать сразу несколько сотрудников.
Если после расчёта сотрудника в расчётном листке появляются отрицательные суммы отчислений ЕСН без ШПЗ, то скорее всего вы неправильно указали суммы корректировки ЕСН, а льготу по ЕСН правильно.
ЕСН и ПФ при специальных режимах налогообложения
Кратко остановимся на основных важных моментах расчета ЕСН и взносов в ПФ в случае если организация находится на специальном режиме налогообложения.
163
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Общие сведения о ЕСН и совмещении налоговых режимов
Мы знаем, что существуют режимы налогообложения «налог на прибыль»
и «упрощенная система налогообложения» (УСН). В свою очередь каждый из них может быть совмещен с налоговым режимом «единый налог на
вмененный доход» (ЕНВД). В свою очередь не допускается совмещения
«налога на прибыль» и УСН.
Поэтому в случаях, когда расходы по оплате труда некоторых работников
(например, бухгалтера) нельзя отнести к определенному режиму налогообложения (например, к УСН или ЕНВД) рассчитывается коэффициент
распределения между режимами налогообложения и пропорционально
этому коэффициенту распределяют расходы по оплате труда. Для определения коэффициента распределения используют отношение выручки
вдоль ЕНВД за месяц расчета к общей сумме доходов за месяц. Затем
часть расходов, равную произведению общей суммы распределяемых расходов на коэффициент распределения относят к ЕНВД; оставшуюся сумму – к основной системе налогообложения.
Настройка параметров и реализация расчетов в программе
Для настройки программы достаточно указать:
1.
режимы налогообложения, используемые организацией,
Для определения режима налогообложения организации в целом используется общий параметр «ВИД_НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ». По «умолчанию» значение этого параметра «ОБЫЧНЫЙ» (налог на прибыль). Если организация использует вид
налогообложения, отличный от налога на прибыль, следует изменить этот параметр. Возможные значения, отличные от значения «по умолчанию»: ОБЫЧНЫЙ+ЕВН, ЕВН, УСН_ДОХОДЫ, УСН_ДОХОДЫ+ЕВН, УСН_ДОХОДЫ-РАСХОДЫ, УСН_ДОХОДЫ-РАСХОДЫ+ЕВН. Эти значения запоминать не нужно, так как они выбираются в специальном диалоге.
2.
вид деятельности в начислениях сотрудников.
На начислениях сотрудников указывается аналитика из справочника
видов деятельности. Как правило, для работы организации, достаточно инсталляционных видов деятельности из папки «Продажа».
Остановимся более подробно на виде деятельности «05.Общие распределяемые расходы на продажу». В случае совмещения двух режимов налогообложения начисления с такой аналитикой подлежат
164
Управление персоналом и учет кадров
распределению пропорционально параметру «КОЭФ_ЕНВД_МЕС». В
случае, когда в параметре «ВИД_НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ» указан
один режим налогообложения, начисления с такой аналитикой распределению НЕ ПОДЛЕЖАТ!
3.
при наличии распределяемых между режимами налогообложения начислений
обязательно
необходимо
заполнить
параметр
«КОЭФ_ЕНВД_МЕС». Он может быть заполнен как вручную, так и
специальным правилом операции, вызываемом из документа «Бухгалтерские расчеты», которое для определения коэффициента распределения используют отношение выручки, относимой к ЕНВД за месяц
расчета к общей сумме доходов за месяц.
Разумеется, можно использовать в качестве аналитики на начислениях сотрудников виды деятельности, созданные пользователем. Для корректной
настройки видов деятельности, созданных пользователем необходимо
знать:
Для расчета зарплаты важны параметры на виде деятельности:
ВИД_ДЕЯТ_ЕНВД принимает значение «0» если данный вид деятельности не относится к ЕНВД или «1» - если относится к ЕНВД.
ТИП_ВИДА_ДЕЯТ может принимать значение «Подлежащие распределению». В этом случае если общий параметр «ВИД_НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ» указывает на совмещение различных налоговых режимов («налог на прибыль и ЕНВД» или «УСН и ЕНВД»), то при расчете суммы распределяются между этими режимами; если параметр указывает на наличие лишь одного налогового режима, то суммы не распределяются.
Расчет ЕСН и распределение налогов
При всех выплатах сотруднику набирается «Налоговая база ЕСН» - сумма,
облагаемая единым социальным налогом.
Поскольку при УСН и ЕНВД организации освобождаются от уплаты ЕСН,
то эту налоговую базу следует уменьшить на величину затрат, относимых
к УСН и ЕНВД. Для этого рассчитывается «Льгота по ЕСН для ЕНВД и
УСН». Соответственно для работников, не имеющих выплат в доле обычного режима налогообложения (налог на прибыль) сумма НУ «Налоговая
база ЕСН» должна совпадать с суммой льготы по ЕСН для ЕНВД и УСН.
Записи этих НУ можно увидеть в расчетных листках, поставив галочку
«отображать прочее».
165
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Взносы в пенсионный фонд отражаются разными Н/У при разных
налоговых режимах:
При обычном налоговом режиме отчисления на страховую и накопительную части (в виде налогового вычета) отражаются Н/У «ЕСН-ПФ
СЧ (нал. вычет)» и «ЕСН-ПФ НЧ (нал. вычет)», также рассчитываются
отчисления в федеральный бюджет - «ЕСН-Федеральный бюджет».
При УСН: отчисления на страховую и накопительную части формируются Н/У :«ЕСН-ПФ СЧ (УСН)» и «ЕСН-ПФ НЧ (УСН)».
При ЕНВД: отчисления на страховую и накопительную части: «ЕСНПФ СЧ (ЕНВД)» и «ЕСН-ПФ НЧ (ЕНВД)».
Отчисления в фонд социального страхования, при обычном налоговом режиме уплачиваются и сохраняются в Н/У «ЕСН-ФСС». При УСН и ЕНВД
взносы в ФСС уплачиваются добровольно исходя из процентной ставки,
указанной в параметре «СТАВКА_ФСС_ЕВН». Сохраняется в НУ «Страховые взносы в ФСС (для ЕНВД)» или «Страховые взносы в ФСС (для
УСН)».
При обычном налоговом режиме также рассчитываются отчисления
«ЕСН-ТФОМС» и «ЕСН-ФФОМС», которые отсутствуют при УСН и
ЕНВД.
Страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев
Теория
Обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний является видом социального
страхования и предусматривает:
обеспечение социальной защиты застрахованных и заинтересованности субъектов страхования в снижении профессионального риска;
возмещение вреда, причинённого жизни и здоровью застрахованного
при исполнении им обязанностей по трудовому договору (контракту)
и в иных установленных законом случаях;
обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.
Порядок начисления и расходования взносов на социальное страхование
от несчастных случаев регулируется Федеральным законом от 24 июля
166
Управление персоналом и учет кадров
1998г. N 125-ФЗ «Об обязательном страховании от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний».
Страхователи (плательщики взносов)
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляются и уплачиваются страхователями:
юридическими лицами независимо от организационно-правовой формы (в том числе иностранными организациями, осуществляющими
деятельность на территории РФ) и физическими лицами, нанимающими работников по трудовому договору (контракту);
юридическими и физическими лицами, обязанными их уплачивать
на основании гражданско-правовых договоров, заключенных с физическими лицами.
Страхователи подлежат обязательной регистрации в Фонде социального
страхования РФ (страховщик) в установленные сроки и в порядке, определяемом страховщиком.
Застрахованные
Застрахованным признаётся:
физическое лицо, подлежащее обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
физическое лицо, получившее повреждение здоровья вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, подтвержденное в установленном порядке и повлекшее утрату
профессиональной трудоспособности;
Обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний подлежат:
физические лица, выполняющие работу на основании трудового договора (контракта), заключенного со страхователем;
физические лица, осуждённые к лишению свободы и привлекаемые к
труду страхователем.
Физические лица, выполняющие работу на основании гражданско-правового договора, подлежат обязательному социальному, если в соответствии
167
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
с указанным договором страхователь обязан уплачивать страховщику
страховые взносы.
Облагаемая база для исчисления страховых взносов
Страховые взносы начисляются на начисленную по всем основаниям
оплату труда (доход) работников (в том числе внештатных, сезонных, временных, выполняющих работу по совместительству), лиц, осужденных к
лишению свободы и привлекаемых к труду страхователем, а в соответствующих случаях – на сумму вознаграждения по гражданско-правовому
договору.
Сумма оплаты труда (дохода), получаемая в иностранной валюте, пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на день получения.
Размер страхового взноса определяется по страховому тарифу, установленному исходя из класса профессионального риска отрасли (подотрасли)
экономики, к которой относится данный страхователь.
При назначении страхователю страховщиком в установленном порядке
скидки или надбавки к страховому тарифу размер подлежащих уплате
страховых взносов определяется с учётом этой скидки (надбавки).
Выплаты, на которые не начисляются страховые взносы
Страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные перечнем
выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утверждённым Постановлением Правительства РФ от
7 июля 1999г. N 765, за исключением вознаграждения, выплачиваемого
гражданам на основании гражданско-правового договора, если указанным
договором предусматривается уплата страховых взносов.
К выплатам, на которые не начисляются страховые взносы, относятся в
частности:
выходное пособие при прекращении трудового договора (контракта),
денежная компенсация за неиспользованный отпуск;
государственные пособия гражданам, имеющим детей, пособия по
временной нетрудоспособности, социальное пособие на погребение;
компенсация, выплачиваемая работнику (одному из родителей,
родственнику или опекуну, фактически осуществляющему уход за
ребёнком), находящемуся в отпуске по уходу за ребёнком;
168
Управление персоналом и учет кадров
материальная помощь, оказываемая работникам в связи с постигшим
их стихийным бедствием, пожаром, похищением имущества, увечьем,
а также в связи со смертью работника или его близких родственников;
доходы по акциям и другие доходы, получаемые от участия работников в управлении собственностью организации (дивиденды, проценты, выплаты по долевым паям и т. д.);
стоимость оплачиваемых работодателем путёвок на санаторно-курортное лечение и отдых работников и членов их семей;
некоторые другие выплаты.
Необходимо быть особо внимательным, так как облагаемая база для начисления страховых взносов может не совпадать с налогооблагаемой базой по ЕСН. Например, не облагаются ЕСН выплаты работникам организации, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль. К таким
выплатам, в частности, относятся суточные сверх установленных норм
или оплата путёвок на санаторно-курортное лечение. Если последнее не
облагается ни ЕСН, ни страховыми взносами, то суточные сверх норм
подлежат включению в облагаемую базу для начисления страховых взносов.
Страховые тарифы
В соответствии со статьёй 21 Закона N 125-ФЗ страховые тарифы, дифференцированные по группам отраслей (подотраслей) экономики в зависимости от класса профессионального риска, устанавливаются федеральным
законом, проект которого ежегодно вносится Правительством РФ в Государственную Думу и Федеральное Собрание РФ.
В настоящее время (начиная с 2006 года) действует закон от 22.12.2005 N
179-ФЗ "О СТРАХОВЫХ ТАРИФАХ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ НА ПРОИЗВОДСТВЕ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ЗАБОЛЕВАНИЙ НА 2006 ГОД".
Однако как отмечено в Законе N 125-ФЗ, он может быть изменен в 2007
году
Классификация, представленная в законе 179-ФЗ, предусматривает 22
класса профессионального риска, а наименования отраслей (подотраслей)
экономики, используемые в указанной классификации, соответствуют Общесоюзному классификатору «Отрасли народного хозяйства» (ОКОНХ).
169
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Организации и физические лица, являющиеся страхователями, подлежат
отнесению к отрасли (подотрасли) экономики, которой соответствует осуществляемый ими основной вид деятельности.
Для коммерческой организации основным является вид деятельности, который по итогам предыдущего года имеет наибольший удельный вес в общем объёме реализованной продукции (выполненных работ, оказанных
услуг), а для некоммерческой — вид деятельности, в котором по итогам
предыдущего года средняя численность работников имеет наибольший
удельный вес в общей численности работников организации.
Основной вид деятельности вновь созданных страхователей определяется
ими самостоятельно при регистрации в исполнительных органах ФСС.
Страхователи — бюджетные учреждения независимо от основного вида
деятельности относятся к I классу профессионального риска в части деятельности, которая финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников. Для предпринимательской деятельности бюджетных учреждений класс профессионального риска может быть определен в том же порядке, что и для коммерческой организации.
Скидки и надбавки
В соответствии со статьёй 22 Закона N 125-ФЗ страховые взносы уплачиваются страхователем исходя из страхового тарифа с учётом скидки или
надбавки, устанавливаемых страховщиком. Размер скидки или надбавки
зависит от состояния охраны труда, расходов на обеспечение по страхованию и не может превышать 40% страхового тарифа, установленного для
соответствующей отрасли (подотрасли) экономики.
Льготы
Статья 2 Закона N 17-ФЗ от 12.02.2001 устанавливает льготу, в соответствии с которой страховые взносы уплачиваются в размере 60% страховых тарифов:
организациями любых организационно-правовых форм в части начисленных по всем основаниям независимо от источников финансирования выплат в денежной и (или) натуральной формах (включая в соответствующих случаях вознаграждения по гражданско-правовым договорам) работникам, являющимся инвалидами I, II и III групп;
общественными организациями инвалидов (в том числе созданными
как союзы общественных организаций инвалидов), среди членов кото-
170
Управление персоналом и учет кадров
рых инвалиды и их законные представители составляют не менее
80%;
организациями, уставный капитал которых полностью состоит из
вкладов общественных организаций инвалидов и в которых среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50%, а доля заработной платы инвалидов в фонде оплаты труда — не менее 25%;
учреждениями, которые созданы для достижения образовательных,
культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных,
научных, информационных и иных социальных целей, а также для
оказания правовой и иной помощи инвалидам, детям-инвалидам и их
родителям, единственными собственниками имущества которых являются указанные общественные организации инвалидов.
Порядок и сроки уплаты взносов
Страхователи, выплачивающие застрахованным обеспечение по страхованию, перечисляют страховщику сумму, равную разнице между начисленными страховыми взносами (включая начисленные пени) и суммой
расходов на выплату данного обеспечения.
Страхователи, не выплачивающие застрахованным обеспечение по страхованию, перечисляют страховщику всю сумму начисленных страховых
взносов.
Сроки уплаты страховых взносов определены:
для страхователей, нанимающих работников по трудовому договору
(контракту), — ежемесячно в срок, установленный для получения
(перечисления) в банках или иных кредитных организациях средств на
выплату заработной платы за истекший месяц;
для страхователей, обязанных уплачивать страховые взносы на основании гражданско-правовых договоров, — в срок, установленный
страховщиком.
Подлежащие уплате страховые взносы и другие платежи (пени, штрафы)
перечисляются страхователями на единый централизованный банковский
счёт страховщика.
Отчётность
Страхователи в 2002г. ежеквартально составляют отчётность по средствам
на осуществление обязательного социального страхования от несчастных
случаев на производстве и профессиональных заболеваний по форме N 4171
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
ФСС РФ и представляют её страховщику до 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.
Практика
Расчет страховых взносов на обязательное страхование от несчастных
случаев, построен на тех же принципах, что и расчет ЕСН. После расчета
у сотрудника появляются следующие Н/У:
Налоговая база СОЦ2
Льгота по СОЦ2
Налоговая база СОЦ2 / корректировка
Страховые взносы СОЦ2
Сумма облагаемой базы
Льгота инвалидам ( в соответствии с #
ФЗ от 12.02.2001 N 17-ФЗ)
Сумма корректировки неправильно
исчисленной облагаемой базы
Размер исчисленных страховых взносов на обязательное страхование от
несчастных случаев
Проверка правильности начисленных взносов, осуществляется при помощи лицевой карточки сотрудника, а также построения отчета 4-ФСС.
Для правильного расчета страховых взносов, в программе необходимо
правильно заполнить параметр СОЦСТРСТАВКАДОП, определяющий
размер ставки страховых взносов, установленный для данной организации. По умолчанию в нем хранится значение 0.2%, установленное для первого класса профессионального риска.
Дополнительные формы
Индивидуальные карточки учета ЕСН
и ПФ
Реестр «Индивидуальные карточки учета ЕСН и ПФ»
Выдача заработной платы сотрудникам
Теория
В соответствии со ст.21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и
в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной
работы.
172
Управление персоналом и учет кадров
В соответствии со ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий
период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения
представительного органа работников.
Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в
банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым
договором.
Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.
Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или
трудовым договором.
Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день,
установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.
При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным
днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
После того как определена сумма заработной платы к выдаче на руки каждому сотруднику, результаты расчетов сумм переносятся в платежную ведомость и по ней выдается заработная плата.
Практика
В программе существует два реестра документов для выдачи заработной
платы – для проведения выплат в межрасчетный период – документ
«Межрасчетные выплаты», для окончательной выдачи заработной платы и закрытия периода – документ «Выдача зарплаты». Эти документы
служат основанием для печати типовой формы «Платежная ведомость Т53».
173
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Межрасчетные выплаты
Межрасчетные выплаты оформляются в течение расчетного месяца.
Поэтому после их оформления может потребоваться перерасчет зарплаты
сотрудникам данного документа. Вид Н/У – указываемый в данном документе в стандартной настройке должен быть обязательно «удержанием».
Это может быть «Аванс», «Прочая выплата» и т.п. При этом данные удержания видны в расчетном листке и в этом основное отличие межрасчетных выплат от ведомостей на выдачу. По нажатию на кнопку
«рассчитать», происходит расчет не только выбранных удержаний, а полностью сотрудников, указанных в списке документа. По своей сути данный документ очень похож на документ «Приказ по зарплате», с теми же
особенностями: закрытый документ не рассчитывается, строки документа
можно закрывать индивидуально. Однако есть и особенности. Закрытие
межрасчетной выплаты может повлечь созданию связанных документов в
задачах «Касса» или «Расчетный счет», что регулируется полем «Выписываемый документ». Поле «Получатель», позволит, что указывать в качестве получателя в связанных документах, самого сотрудника или аналитику.
Ведомости на выдачу
Это итоговый документ в расчетном периоде. Он может быть создан и отредактирован даже после закрытия период и формирования проводок.
Поэтому необходимо помнить, что если сам этот документ служит причиной проводок (как например это происходит в бюджетной настройке), то
оформлять его необходимо до закрытия периода, иначе ограничений на
оформление нет. При создании данного документа и заполнения списка
сотрудников, суммы автоматически рассчитываются для каждого из сотрудников. При этом учитываются входящие остатки, значение ограничений переносимых на следующий месяц остатков, признак сотрудника «выдавать с копейками». Инициализация значений сумм в ведомости идентична выполнению функции КВыдаче() для сотрудников. Однако зачастую
необходимо, получить не просто сумму к выдаче, а сумму к выдаче по
определенному ШПЗ, или аналитике (источнику, КБК в бюджете) и т.д. В
этом случае необходимо воспользоваться правилом расчета суммы. Правилом является любое Н/У, однако особенностью является то, что данное
Н/У не будет отображаться в расчетном листке и влиять на расчет.
Если по какой-либо причине сумма в ведомости оказалась больше, чем
«начислено» минус «удержано», разница пойдет в остаток с минусом, то
есть образуется долг за работником. Учтите, что в незакрытых ведомостях
174
Управление персоналом и учет кадров
на окончательные выплаты при перерасчёте зарплаты сотрудникам, входящим в эту ведомость, суммы к выдаче могут меняться.
Если сумма к выдаче у сотрудника отрицательная (долг за работником), то
в ведомости будет отражена нулевая сумма выплаты.
Еще раз хотим обратить ваше внимание на галочку
«переносить невыданное на следующий месяц», про которую мы уже рассказывали в разделе «Расчет заработной платы сотрудника / Основы / Практика / Конфигурация задачи». Значение этой галочки влияет на расчет окончательных сумм к выплате, так как в одном случае не учитываются долги за
сотрудником (сотруднику) перешедшие с предыдущего месяца, а в другом учитываются.
Информацию о выданной заработной плате сотрудникам за период можно
получить при помощи отчета о выданной зарплате «Отчеты/Отчет о выданной зарплате» (рисунок), который может быть построен за любой период, а также показать выдачу зарплаты в разрезе статей затрат. Также
этот отчет может отдельно показать суммы выплат произведенных в межрасчетный период.
175
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Отчет о выданной зарплате
Иногда возникает потребность (особенно у бюджетных организаций) посмотреть какие суммы были выданы сотруднику в разрезе статей затрат, прямо из расчетного листка. Отчет о выданной зарплате при этом
строить долго и неудобно. Быстро данные о выданной зарплате в этом
случае получить можно нажав «F2» и построив отчет о всех расчетах
сотрудника. Расчеты с типом «выдано» как раз и являются искомыми
суммами.
Экспорт ведомостей на выдачу заработной платы в системы
«Клиент-банк»
В программе реализован экспорт ведомостей в системы «Клиент-банк».
Для этого необходимо отметить нужные ведомости (межрасчетные или
ведомости на выдачу), вызвать правой кнопкой мышки, контекстное
меню, и выбрать пункт «Экспорт в клиент-банк».
Депонирование заработной платы
Депонирование заработной платы происходит в рамках задачи «Касса».
Для этого, предварительно нужная ведомость (межрасчетная или на окон176
Управление персоналом и учет кадров
чательную выдачу зарплаты) должна быть закрыта с созданием ведомости
в кассе (то есть в поле документа «Выписываемый документ» необходимо указать «Ведомость в кассу»). В результате, в реестре кассовых ведомостей будет создан документ, с фамилиями сотрудников, причитающимися им суммами. В ведомости в кассу напротив каждого сотрудника есть
флаг «выдано», и если у кого-то этот флаг проставлен не будет, то закрытие этой ведомости для сотрудников без отметки «Выдано» приведет к
формированию проводок на счете 76-ДЕП, то есть их зарплата будет депонирована. Подробное описание технологии депонирования заработной
платы вы найдете в описании задачи «Касса».
Регламентированные документы
Платежная ведомость (Унифицирован- Документ «Межрасчетные
ная форма
N Т-53)
выплаты»
Документ «Выдача зарплаты»
Отражение расчетов по оплате труда в
бухгалтерском и налоговом учете
Теория
Все расчеты с персоналом по оплате труда, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по всем видам заработной платы,
премиям, пособиям и другим выплатам, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия учитываются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Это пассивный счет,
поэтому все начисленные работникам суммы записываются по кредиту, а
удержанные и выданные им – по дебету счета 70. Кредитовое сальдо по
данному счету представляет собой переходящую задолженность по оплате
труда (рисунок).
Таким образом, в пассиве баланса на каждое 1-е число месяца, следующего за отчетным, будет числиться сумма кредиторской задолженности
предприятия по заработной плате работникам, начисленной за отчетный
месяц, но не выданной в нем. Сумма кредиторской задолженности равна
сумме заработной платы, причитающейся к выдаче на руки.
177
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Данные о начисленной оплате труда должны быть отнесены на соответствующие счета затрат в зависимости от назначения использованного в
организации труда.
Практика
Формирование проводок с точки зрения программиста
При формировании проводок для всех рассчитанных сотрудников, перебираются все расчеты данного расчетного периода. Для каждого из расчетов (Н/У) выполняется код правила операции, связанной с данным Н/У.
Результирующие проводки помещаются в память. В случае, если процесс
формирования проводок завершен успешно, проводки из памяти реально
создаются и остаются в базе данных, иначе все сформированные проводки
пропадают. В случае успешного закрытия периода создается фиктивный
документ «Закрытие зарплаты», с которым и связаны все сформированные
проводки. Поэтому, если в процессе закрытия периода ошибка возникла
хотя бы у одного сотрудника - период закрыть не удастся.
Формирование проводок с точки зрения бухгалтера
Закрытие периода для бухгалтера означает:
Формирование регламентированных бухгалтерских проводок, в соответствии с действующим законодательством.
Запрет на внесение изменений в рамках данного расчетного периода.
Ниже приведен список основных хозяйственных операций, которые отражаются в бухгалтерском учете при закрытии периода.
Корреспондирующие
счета
Дебет
Кредит
Начисление заработной платы
Начисление зарплаты с ШПЗ
Зарплата,
23, 25, 26,
70
Премии,
44, 91, 08
Отпуска,
Доплаты,
Надбавки
Мат. по91
70
мощь,
Призы,
Подарки,
Операция в программе
СБиС++ 2.2
178
Ситуация
Управление персоналом и
Дивиденды
Начисление отпуска будущего
В теку97
месяца
щем месяце
В следую- 23, 25, 26,
щем меся44
це
Начисление отпуска через месяц В теку97
щем месяце
Через ме23, 25, 26,
сяц
44
Начисление пособия по б/л за
23, 25, 26,
счет предприятия
44, 08
Начисление пособия по б/л за
69-СОЦ-1,
счет ФСС
69-СОЦ-3
Начисление пособия по б/л трав69-СОЦ-2
матизм
Удержания из заработной платы
Удержание алиментов в банк
70
Удержание алиментов в кассу
70
Удержание алиментов на почту
70
Удержание займа
Кратко70
срочного,
процентного
Кратко70
срочного,
беспроцентного
Долго70
срочного,
процентного
Долго70
срочного,
беспроцентного
Удержание кредита
70
Удержание штрафов в банк
70
учет кадров
70
97
70
97
70
70
70
76-ИСП-3
76-ИСП-2
76-ИСП-1
73-01-КПР
73-01-КБР
73-01-ДПР
73-01-ДБР
76-ПРОЧ
76-ИСП-4
179
Глава 15. Учет кадров и расчет зарплаты
Удержание квартплаты
70
76-КВ
Удержание профсоюзного взноса
70
76-ПРОФ
Удержание стоимости трудовых
70
73-04
книжек
Удержание сумм полученных
70
73-03
услуг сверх лимита
Удержание суммы невозвращен70
71-01
ного аванса
Удержание НДФЛ
По ставке
70
68-НДФЛ13%
13
По ставке
70
68-НДФЛ35%
35
По ставке
70
68-НДФЛ9%
9
По ставке
70
68-НДФЛ30%
30
Начисление ЕСН и страховых взносов на обязательное страхование
от несчастных случаев
Налоговая база ЕСН
ФБ
20,23,25,2
69-ФБ
6,44,08
(97)
ФОМС
20,23,25,2 69-ФОМС
6,44,08
(97)
ТОМС
20,23,25,2 69-ТОМС
6,44,08
(97)
ФСС
20,23,25,2 69-СОЦ-1
6,44,08
(97)
ПФ накоп. 20,23,25,2 69-ПФ-НЧ
часть
6,44,08
(97)
ПФ страх. 20,23,25,2 69-ПФ-СЧ
часть
6,44,08
(97)
Налоговая база СОЦ2
Обяза20,23,25,2 69-СОЦ-2
тельные
6,44,08
взносы
(97)
180
Управление персоналом и учет кадров
Добро20,23,25,2 69-СОЦ-3
вольные
6,44,08
взносы
(97)
при спец.
режимах
НО
Соответствие рассчитанной зарплаты сформированным проводкам
Проводки, сформированные в процессе закрытия периода можно увидеть
в отчете «Проводки по зарплате» (рисунок)
Рис. Проводки по зарплате
Отчет «Шахматная ведомость по зарплате» представляет собой по сути стандартную шахматную ведомость, которая «видит» только проводки, сформированные в
задаче зарплата.
В настоящий момент наиболее удобным средством проверки является
сравнение данных «Сводной ведомости» и данных отчетов «Проводки по
зарплате» и «Шахматная ведомость по зарплате» между собой.
181
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
989
Размер файла
1 700 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа