close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

D:\Rental MAX\Manual\RM_Manual_

код для вставкиСкачать
RENTAL MAX
1
Руководство пользователя
компьютерной программой по
управлению объектами недвижимости
«Рентал Макс»
2
RENTAL MAX
RENTAL MAX
3
Оглавление
Вступление. ........................................................................ 5
1. Установка программы. ....................................................... 5
2. Начало работы ................................................................ 9
Закладка Финансы Объекта .................................................. 11
Закладка Владение Объектом ............................................... 12
Закладка Реклама и Фотографии объекта ................................ 14
Закладка Оборудование и Комнаты объекта ............................ 14
Закладка Доходы и Расходы Объекта ..................................... 14
Единицы Объекта ............................................................... 15
Закладка Оборудование и Комнаты ....................................... 16
Закладка Реклама и Фотографии ........................................... 16
Закладка История Аренды .................................................... 16
Раздел Арендатор ............................................................... 17
Раздел Аренда ................................................................... 17
Раздел Аренда закладка Получение Платежей ......................... 22
Раздел Финансы ................................................................. 23
Раздел Менеджер (Управляющий) ......................................... 24
Раздел Владелец ................................................................ 25
Раздел Подрядчик ............................................................... 25
Раздел Напомнить ............................................................... 26
Раздел Мониторинг ............................................................. 27
Раздел Касса ..................................................................... 29
Сохранение информации о коммунальных платежах ................. 35
Стандартные платежи ......................................................... 36
Раздел Контакты ................................................................ 37
Раздел Подряды ................................................................. 37
Раздел Бронирование .......................................................... 39
Бронирование – Список ....................................................... 39
Бронирование – Таблица ..................................................... 41
Сервисные функции программы и настройки основного меню. ... 42
Отчеты ............................................................................. 45
Списки .............................................................................. 45
Собственность ................................................................... 45
Техническое обслуживание .................................................. 45
Финансы ........................................................................... 45
Арендаторы ....................................................................... 46
Почтовые наклейки ............................................................. 46
Поддерживаемые программы ................................................ 46
Письма ............................................................................. 46
Раздел Настройки ............................................................... 47
4
RENTAL MAX
RENTAL MAX
5
Вступление.
Мы благодарим Вас за то, что Вы приобрели нашу
компьютерную программу Рентал Макс для управления
коммерческой недвижимостью.
Программа Рентал Макс создана для реального учета
основных аспектов, встречающихся в повседневной
деятельности управляющего недвижимостью. Кроме
обычного набора функций для подобных программ, Рентал
Макс также содержит дополнительный модуль для мини
отелей, гостиниц, апартаментов, коттеджей с посуточной
арендой. В этот модуль входит система бронирования и
учета постояльцев.
1. Установка программы.
==========================================
Внимание! Не подключайте электронный ключ Guardant® к
компьютеру до того, как установлен драйвер.
==========================================
1.1. Для установки программы Рентал Макс, вставьте CD диск в CDпривод компьютера.
1. 2. Запустите программу инсталяции “setup.exe” из корневой
директории CD диска. Отвечайте на вопросы программы.
6
RENTAL MAX
1.3. После установки Рентал Макс, установите драйвер электронного
ключа Guardant®.
Для этого:
1.3.1. Запустите файл “instdrv.exe” из папки “Guardant” на CDдиске.
Для Windows® XP
это будет выглядеть так:
1.3.2. нажмите кнопку “Установить драйвер”;
появится сообщение об успешной установке драйвера, нажмите “Ок”;
1.3.3. нажмите кнопку “Выход”.
1.4. Подключите электронный ключ Guardant® к USB порту.
В правом нижнем углу появится сообщение об обнаружении USB
RENTAL MAX
7
устройства.
1.5. Мастер нового оборудования Microsoft® Windows® поможет
установить драйвер.
8
RENTAL MAX
Дравер электронного ключа Guardant® успешно установлен. Зеленая
лампочка в ключе должна загореться. Теперь можете запустить
программу Рентал Макс.
Для Windows® 98 или Windows® ME
Выполните пункты 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3. Появится сообщение, что
драйвер успешно установлен. Нажмите “Ок”.
Перезагрузите компьютер.
После перезагрузки подключите электронный ключ Guardant® к USBпорту компьютера. Зеленая лампочка в ключе должна загореться.
Теперь можете запустить программу Рентал Макс из меню “Пуск Программы - Rental Max”.
RENTAL MAX
9
2. Начало работы
Запустите программу Рентал Макс. Перед вами откроется панель
инструментов и рабочие окна.
Настройку программы необходимо начать с ввода существующих
объектов недвижимости. Нажмите кнопку ОБЪЕКТ. Перед вами
откроется информационное окно объекта недвижимости. В программе
Рентал Макс все объекты недвижимости структурированы по
принципу ОБЪЕКТ – ЕДИНИЦА.
Под Объектом может пониматься здание, дом, строение, включающее
в себя одну или более управляемых единиц, сдаваемых в аренду.
Например, компания управляет торговым комплексом, состоящим из
торговых площадок (отделов).
В этом случае ОБЪКТОМ является весь торговый комплекс, а
ЕДИНИЦЕЙ – каждый из отделов.
Объекто м может являт ься и виртуальный блок из о бъектов
не дв ижим ос ти , принад ле жа щи х ил и упра вл яе мых од ни м
собственником или управляющим. Например, компания управляет
сетью апартаментов посуточной аренды, расположенных в разных
зданиях и принадлежащих различным собственникам. В этом случае,
10
RENTAL MAX
Объектом может являться сеть апартаментов принадлежащих одному
и тому же собственнику, а единицей – каждые из отдельных
апартаментов, принадлежащих одному и тому же лицу.
В случае с мини отелем, Объектом является
сам мини отель, а единицей – каждый
отдельный номер.
Для того, чтобы ввести новый ОБЪЕКТ,
ще лк ни те пра во й кнопко й мышк и в
проводник слева от информационного
окна. Появится выпадающее меню НОВЫЙ
ОБЪЕКТ. Щелкните по надписи, и в окне
проводника появится НОВЫЙ ОБЪЕКТ.
Т еперь мо жно на ча ть запол не ни е
информации об объекте.
Дайте Объекту название, по возможности краткое, которое будет
фи гу ри ро ва ть в о вс ех разде ла х програ мм ы, напри ме р
«Апартаменты», «Склад» или «Садовая 22». Постарайтесь не давать
длинных названий типа «Мой любимый магазин», так как длинное
название сместит названия Единиц из области удобного просмотра.
Итак, вы ввели название Объекта.
Оно отобразилось в проводнике.
Его можно изменить в любое время.
Теперь необходимо ввести адрес
о бъ ек та .
Ес ли
О бъ ек т
виртуальный, то можно оставить
поле пустым или ввести адрес
одной из единиц. Необходимо
выбрать тип объекта, ввести год
постройки.
Назначить управляющего можно
после того как, будет заполнен
с оо тв ет ст ву ющ ий
разде л
про грам мы. Це на а ре нд ы и
к ол ич ес тв о ра зл ич ных ти по в
единиц появится автоматически
пос ле
запол не ни я
соответствующих разделов.
Тип объекта – можно отметить к
какому типу принадлежит данный
RENTAL MAX
11
о бъ ек т. В про грам ме пре дл агае тс я не ск ол ьк о ти по в –
Одноквартирный, Многоквартирный, Кондоминиум. Также вы можете
добавить любые типы. Если вы
хо ти те д об ав ит ь св ои т ипы
объектов – то их можно настроить
в сервисном разделе программы
Рентал Макс. В верхнем меню
програ мм ы на йд ит е пу нк т
На ст ро йк и – Базы да нных –
Аккаунты. Перед вами откроется
ок но с в ыпад аю щи м ме ню .
Выберите Типы объектов и с
пом ощ ью к но пк и Со зд ат ь –
введите столько типов, сколько
вам необходимо.
Кнопкой ДОБАВИТЬ НОВУЮ ЕДИНИЦУ может ввести единицу в
структуру ОБЪЕКТА, к чему мы вернемся позже, когда рассмотрим
подразделы ОБЪЕКТА (закладки справа).
Закладка Финансы Объекта
В эт ом разде ле с од ержи тс я
информация о дате приобретения
об ъе кт а соб ст ве нни ко м, е го
оценочной стоимостью и ценой
приобретения, данные о налоге
на собственность.
В этом же разделе можно ввести
данные об ипотечном кредите на
объект, страхо вках и ввести
напоминания о платежах.
При нажатии на кнопку Добавить
в разделе Кредитор появляется окно
Ипотечный заем.
В данном окне вы можете сохранить
ус та но во чную
и нф орма ци ю
о
к ре ди то ре , о су мм ах зай ма ,
ежемесячных платежах и их датах.
П ри жел ании , програ мм а мо же т
а вт ом ат ич ес ки
в ыд ав ат ь
ва м
напоминание об очередном платеже.
12
RENTAL MAX
Дл этого надо поставить галочку в окошке Добавить напоминание.
Так же можно запомнить и сам платеж. Для этого необходимо
сохранить запись в окне Ипотечный заем, нажав ОК. После этого,
вернувшись в окно Ипотечного займа, нажмете кнопку Запомнить
платеж.
Появится окно Запомнить платеж.
В нем можно установить название
ак ка унта , по ко то ро му б уд ет
на чи сл ят ьс я
пл ат еж,
скорректировать сумму и написать
ко мм ент арии. П осл е нажат ия
кнопки Сохранить, сохраненный стандартный платеж можно будет
найти в разделе Касса, нажав на кнопку Стандартные платежи на
нижней панели окна кассы.
Удаление и изменение записей производится с помощью кнопок
Просмотр и изменение.
Аналогично в разделе Финансы можно сохранить записи о Страховых
компаниях и их представителях. Точно также можно сохранить
неограниченное количество стандартных платежей по страховым
договорам.
Закладка Владение Объектом
В этом разделе содержится информация о собственниках Объекта.
Собственников необходимо ввести в соответствующем разделе
программы, после чего их можно будет выбрать из списка для
введения данных о владельце.
Дл я
со зд ания
с пи ск а
с об ст ве нник ов нео бх од им о
перейти в раздел Владелец. В
проводнике щелкните правой
к но пк ой
м ыш и.
П оя ви тс я
выпа да ющ ее м еню Но вый
владеле ц. Щелкните по этой
надписи. В проводнике появится
новая позиция Фамилия Имя
(Компания).
В окне справа от проводника
мо жно вв ес ти ус та но во чные
RENTAL MAX
13
данные на собственника. При нажатии на кнопку Добавить в адресную
книгу запись будет продублирована в адресно-телефонной книге
отсортированная по фамилии Собственника.
Кно пка Выплат ить деньги соб ственнику пред назна чена для
формирования платежей Собственнику. При нажатии, открывается
окно Выплата денег собственнику. В окне можно выбрать период
времени и объекты собственности принадлежащие собственнику
сейчас или принадлежавшие ранее.
При выборе объекта в окне учета финансов появляются записи о
средствах, поступивших на счет объектов, принадлежащих данному
Собственнику. С помощью это й подсказки вы можете легко
сориентироваться в том, какие суммы заработал собственник, какие
расходы были понесены и сколько денег вы можете ему отправить.
Сумму отправки вводим в окне Отправляем и нажимаем Выплатить.
В разделе Касса чек для данного Собственника формируется
автоматически.
Ана ло ги чно мо жно со зд ат ь не огра ни че нное к ол ич ес тв о
собственников.
Теперь из списка собственников,
возвращаемся в раздел Объект –
закладка Владение объектом и
добавляем собственника, нажав
кнопку Добавить.
Особенностью данного раздела
является то, что вы можете ввести
доли собственности для каждого
объекта. Например, Господин
Иванов – 51%, Господин Петров
– 49%.
Все ф инансо вые
на чис лени я б уду т производ итьс я в со отве тст вие с д оля ми
собственности. Если вы установите % соотношения не равные 100%
- программа выдаст предупреждение о необходимости ввода всех
собственников чтобы сравнять сумму долей владения со 100%.
Также в этом разделе настраиваются Комиссионные управляющего.
Можно выбрать несколько типов начислений, как фиксированный
платеж, процент от аренды, доплаты в течение простоя, надбавки к
подрядам.
Устанавливается дата начислений для комиссионных платежей
управляющему.
RENTAL MAX
14
Закладка Реклама и Фотографии объекта
В д анно м ра зд ел е мо жно
сохранить фотографии объектов,
поэ та жные
пла ны,
ко пи и
прав оустанавлива ющих
документов.
Также можно создать и сохранить
ст анда рт но е
ре кл ам но е
сообщение или объявление по
а ре нд е, и о пи са ни е ка к
добраться до объекта.
Закладка Оборудование и Комнаты объекта
Этот раздел предназначен для учета помещений и оборудования
объекта, не принадлежащим к
а ре нд уе мым
ед иниц ам .
Например: подвалы, котельные,
помещения охраны, прачечные.
В данные о помещениях можно
внес ти разме ры, ма те ри ал ы
отделки и виды установленного
та м
об оруд ов ания .
Дл я
об орудо ва ни я м ожно вв ес ти
да нные о гаранти и, д ат е
у ст анов ки , об сл ужив аю ще й
компании.
Закладка Доходы и Расходы Объекта
Данный раздел предназначен для
гра фи че ск ого
от ра же ни я
ре нт аб ел ьнос ти а ре нд ы и
содержания каждого объекта.
RENTAL MAX
15
Единицы Объекта
Как уже было сказано, в качестве
о бъ ек та м ы ра сс ма трив ае м
физическое или витруальное
объединение единиц, сдаваемых
в аренду. Например сумма Единиц
– коттеджей, образует Объект –
коттеджный поселок «Ручеек».
Для того, чтобы описать каждую
из единиц, заходим в раздел
Объект, выбираем нужный объект
в дереве проводника и, щелкнув
правой кнопкой мыши, выбираем
пункт меню Новая Единица. Перед нами открывается окно для
описания Единицы.
В ок не о пи са ни я Ед иниц ы
авто матиче ски выставля ется
Объек т, к кот орому Ед иница
принадлежит и адрес Объекта. В
эт ом же ок не м ожно в ве ст и
количество комнат и санузлов в
Ед иниц е,
ее
пл ощ ад ь
и
установить цену аренды в месяц.
В нижне й ч аст и окна м ожно
ввести произвольное описание
объекта или поместить наиболее
важные заметки.
В самом нижнем поле можно внести список запланированных дел
для данной единицы, который найдет свое отражение в системе
Напоминания. Для внесения нового напоминания нажмите кнопку
Добавить. Запись также можно удалить или изменить с помощью
соответствующих кнопок.
RENTAL MAX
16
Закладка Оборудование и Комнаты
В окне Комнаты можно создать
спис ок
пом ещ ений ,
принадлежащих данной Единице
и внести их основные параметры
и краткие описания.
В о кне Оборудов ание можно
в не ст и да нные о бо в се х
т ех ни че ск их
у ст ро йс тв ах ,
установленных в Единице. Для
внес ени я нов ого у ст рой ст ва
нажмите кнопку Добавить.
Закладка Реклама и Фотографии
В данном окне можно ввести
ст анда рт но е
ре кл ам но е
сообщение для Единицы,
ф о т о к о п и и
пр авоу станавли вающ их
до ку ме нт ов ,
те хнич ес ки е
паспорта и фотографии.
Закладка История Аренды
Этот раздел содержит историю
аренда то ро в
Ед иниц ы
с
указанием периодов аренды и
суммы выплаченной за все время
аренды. Нижнее окно содержит
график истории доходов Единицы
за текущий год.
RENTAL MAX
17
Раздел Арендатор
Данный раздел содержит установочную информацию на арендаторов.
Первая закладк а содержит самую необходим ую контактную
информацию. Из этого же окна можно внести данные в адреснотелефонную книгу.
Раздел конфиденциальная информация содержит паспортные данные
кл ие нт а, и нф орма ци ю о его труд оу ст ро йс тв е, с пи со к
автомототранспорта допущенного на объект.
В раздел фотографии можно внести фотографии самого арендатора,
копии его паспорта, договора аренды и других необходимых
документов.
Чт об ы
до ба ви ть
нов ого
арендатора, щелкните правой
кнопко й мыши в д ерев о
проводника слева от основной
панели. Появится выпадающее
меню:
Добавить несколько арендаторов
– дл я до ба вл ения гру ппы
арендаторов.
До ба ви ть а ре нд ат ора – дл я
добавления одного арендатора.
Нов ая Аренда – для созда ния но вого догов ора Аренды для
выбранного в списке арендатора. При создании договора можно
установить сроки начала и конца аренды, выбрать свободную или
освобождающуюся Единицу и установить режим помесячной аренды
с пролонгацией.
Раздел Аренда
Для того чтобы созд ать или
просмотреть запись об аренде,
выберите арендатора в разделе
арендатор и щелкните правой
кнопко й мыши – поя ви тс я
выпадающее меню с пунктом
Новая Аренда. Если запись об аренде уже была создана ранее – вы
увидите значок «+» у имени арендатора, нажав на который вы
увидите список записей об аренде.
При создании новой записи об аренде перед вами откроется окно
Новый арендный договор. В этом окне вы выбираете арендатора с
18
RENTAL MAX
котором вы хотите заключить договор (по умолчанию будет выбран
арендатор, которого вы выбрали в дереве арендаторов при открытии
формы). Далее выбираете Единицу Объекта, которую вы хотите сдать
в аренду. Для облегчения выбора Единицы вы можете задать условия
в ыб ора: ВСЕ е ди ни цы, ТО ЛЬКО С ВО БО ДН ЫЕ, ил и СКОР О
ОСВОБОЖДАЮЩИЕСЯ. Программа позволяет заключать договора
заранее – выбирая даты начала действия договора и его окончания.
Также предусмотрен вариант с ежемесячной пролонгацией договора,
когда клиент имеет право прекратить договор в любой последующий
месяц или наоборот продлить его при предварительном уведомлении.
Дата выезда в этом случае в записи не отображается. Для выбора
варианта с ежемесячной пролонгацией
- поставьте галочку
напротив соответствующей записи.
При нажатии кнопки OK открывается созданная форма записи об
аренде.
В этом окне отмечены даты начала и окончания договора аренды.
Отмечена активность договора в настоящее время.
Чт об ы
прио ст анов ит ь
де йс тв ую щу ю
аренду ,
необходимо выбрать в разделе
Арендатор соотве тствую щего
Арендатора, выбрать требуемый
до гов ор Аре нды из спи ска в
проводнике (у одного арендатора
могут быть несколько договоров
аренды) и в окне в правой части
убрать галочку в окошке «Аренда
активна». Если известна дата
в ые зд а
аренда то ра ,
рекомендуется поставить галочку напротив соответствующей записи
и выбрать дату выезда в календаре. С момента отмены аренды
перестают начисляться арендные и прочие платежи, и договор
аренды считается закрытым.
Все недополученные с арендатора деньги и затраты на ремонт или
клининг арендуемых площадей отражается в окне «Затраты на
переезд» в разделе Мониторнг.
Отмечены название Объекта, где Арендатор снимает Единицу. Для
просмотра данных об арендуемой Единице нажмите кнопочку OK
рядом с записью.
RENTAL MAX
19
Самый важный момент в записях об аренде – Начисления Арендной
платы и других платежей.
При создании договора аренда необходимо создать все финансовые
начисления оторые будут выставляться Арендатору в процессе
Аренды. Программа устроена так, что она автоматически формирует
начисления по оплате для Арендатора в установленный срок.
Программа отслеживает, было ли погашено данное начисление
арендатором в срок и, если не было, то возможно формирование
штрафных начислений в соответствие с правилами, которые вы сами
можете задать.
Внимание: идеология финансовой части программы построена на
формировании начислений и их последующем погашением. В
програ мм е не во зм ожно погас ит ь на чи сл ение , ко то ро е
предварительно не было создано.
Сделано это потому, что в реальной жизни начисление долга и его
опла та о че нь ч ас то разне се ны по врем ени и, к т ом у же ,
задолженности часто погашаются по частям. Наша программа
позволяет учитывать все эти моменты.
Итак, при заключении договора необходимо создать структуру
индивидуальных начислений для данного арендатора.
Прежде всего можно начать со страхового депозита – условно
возвратную сумму, которую вы удерживаете с арендатора на случай
порчи вашего имущества или
возникновения дополнительных
затра т на убо рку поме щения
после выезда арендатора. Данная
сумма не будет учитываться при
ежемесячных начислениях, и
запись о ней будет храниться в
окне Аренды. Если вы хотите
про ве ст и
ее
по
св ои м
бухгалтерским документам, то
вам придется внести ее вручную
в разделе Касса.
Для записи депозита нажмите кнопку Добавить в поле Депозиты.
Пред вами появится окно Информация о депозите. Выберите тип
операции: Страховой депозит. (При возврате депозита – необходимо
выбрать тип Возврат Депозита – в этом случае система сформирует
вашу задолженность перед арендатором по возврату депозита).
20
RENTAL MAX
Введите требуемую сумму и впишите необходимые комментарии для
памяти. Нажмите Сохранить – и необходимая запись о депозите будет
создана. Теперь, если вы хотите внести запись о депозите в кассовую
книгу, перейдите в соответствующий раздел Кассы и сформируйте
чек на сумму депозита. Обычно, этого не делают, потому что депозит
не является приходным активом, и от него не зависят выплаты
владельцами комиссионные управляющего. Перечень принятых
депозитов отображается в отчете Собственность – Страхове депозиты.
После того, как вы оформили депозит, можно создать начисления
по арендной плате. Для создания регулярных начислений нажмите
кнопку Добавить. Перед вами откроется окно Ежеме сячное
начисление.
Установите тип платежа. В базовом случае это будет Арендная плата.
Мы надеемся, что для ваших арендаторов не придется вводить такие
возможные типы ежемесячных начислений как Пени.
После выбора типа начисления
вв ед ит е су мм у на чи сл ения ,
напри ме р 15000 ру бл ей , и
ус та но ви те д ень ме ся ца , в
который будет начисляться долг
по платежу – просто введите
ц иф ру
от
1
до
30
с оо тв ет ст ву ющ ую
д ат е
регул ярных
на чи сл ений .
На чис ле ние арендно й пла ты
производится Назад – за реально
прожитый срок. Н ачи сл ения
вперед автоматически не производятся.
Пример. Сегодня 12 мая 2006 года. Я создаю договор аренды для
арендатора с 12 мая по 15 августа 2006 года. Я ставлю в качестве
дня оплаты 14-е число каждого месяца. В этом случае, первое
начисление будет произведено 14-го июня, а последнее – 14 августа.
Что же делать с периодом 12-14 мая и 14-15 августа – днями, которые
не вошли в начисления платежей? - спросите вы. Неужели я потеряю
эти деньги?
Нет! - ответим мы вам – мы не дадим вам потерять ни копейки! Мы
подумали об этом и создали функцию Доначислений, чтобы избежать
потерь за дни, не входящие в стандартный период.
RENTAL MAX
21
Идем в окно Аренда и нажимаем
кнопку Доначислить. Откроется
окно Дополнительная оплата. В
со от ве тс тв ую щи х
ок на х
уст анов ите Дату нач исле ния
долга, начало неоплаченного
периода – в нашем примере 12
мая 2006, и конец неоплаченного
периода – в нашем примере 14
мая 2006 года и программа сама
рассчитает размер долга исходя
из ко личества неоплач енных
дней и месячной арендной платы. Нажмите кнопку OK и перейдите в
меню Операции –> произвести расчет. После запуска расчетов
доначисленный долг появится в разделе Финансы, где отображаются
все имеющиеся начисления по долгам, и где также можно принять
платежи . Для более подробного опис ания раздела Финансы
перейдите в соответствующий раздел руководства ниже.
Если вашей арендной политикой предусмотрено начисление штрафов
и пеней, наша программа поможет вам и в этом вопросе.
В разделе пени Начислений вы можете установить:
1. Льготный период – количество дней, после начисления долга по
оплате аренды, когда вы будете терпеливо ждать поступления
арендной платы и не начислять арендатору штрафы и пени.
2. Первый фиксированный штрафной платеж – в рублях, который
будет начисляться при первой просрочке платежа в течение
льготного периода
3. Первый Процент – штраф в процентах от суммы арендной платы
который будет начислен в течение льготного периода. Если стиль
вашего управления гуманен – оставьте нули в полях Первый фикс. и
Первый проц. Если же вы исповедуете другие принципы, то
установите значения в соответствие с ними. Программа поможет вам
в любом случае.
4. Ежедневно фиксированный и Ежедневный процент – если
аренда то р не бл агоразум но пре не брег в аш им и лу чш им и
гуманистическими принципами в льготный период, то вы можете
отыграться на нем по полной программе, включив ему тот самый
широко известный Счетчик. Счетчик включается в окне начисления
ежедневного фиксированного штрафа за просрочку и в оке
начисления ежедневного процента за просрочку. Наша программа
будет исправно накручивать долги арендатору, упорно не желающему
RENTAL MAX
22
выполнять договорные условия. Право на все остальные действия
программа оставляет за вами.
Чтобы сохранить данные нажмите кнопку Сохранить.
Все начисления новых долгов пеней и т.п. производится при
вклю чении програм мы. Ес ли программа работае т на в ашем
компьютере постоянно, не выключаясь, то имеет смысл каждое утро
нажимать кнопку Произвести расчет в меню Операции. Или когда вы
вводите новое начисление и хотите его немедленно рассчитать.
Раздел Аренда закладка Получение Платежей
Раздел Прием платежей специально создан для приема различных
видов платежей со структуризацией платежей по различным долгам
и начислениям.
Как и говорилось ранее, платежи могут быть приняты, только по уже
начисленным долгам, которые отображаются в табличке в окне прием
платежей. Все сформированные начисления отсортированы по датам.
Чтобы принять платеж, щелкните по ячейке Платеж – и введите сумму,
которую вы собираетесь принять у арендатора прямо в ячейку. Сумма
может быть меньше, чем начисление, но не может превышать его.
Часто должники вносят деньги частями по разным начисленным
задолженностям. Подобная система позволяет удобно распределять
поступающие платежи между различными структурами долга.
Если платежи вносятся разными
вид ами (нал ичные, перев од,
кредитная карта) калькулятор
вве рху позв олит вам быс тро
сосчитать суммарный платеж.
На с лу ча й ес ли а ре нд ат ору
удастся разжалобить вас, и вы
простите ему начисленный долг
или же, напротив, негодяй бросит
вас и скроется в неизвестном
направлении, то вам придется
просто простить ему начисленный долг, ибо получить его уже не
будет представляться никакой реальной возможности. На этот случай
в каждой строке о задолженности при щелчке в строку, появляется
кнопка Простить. Нажатием на нее вы прощаете долг и аннулируете
начисление для данного долга для данного арендатора.
RENTAL MAX
23
С другой стороны большинство арендаторов будут безусловно
ответственными и будут приносить вам свои деньги вовремя. Для
тех из них у оказалось несколько категорий платежей – вы можете
заполнить все платежи одним нажатием кнопки Заполнить все, если
уверены, что арендатор принес
вс е де ньги , чт о вы с него
требуете.
П ос ле о су ще ст вл ения в се х
записей, когда деньги уже будут
у вас в руках, для принятия
пл ат ежей нажми те к но пк у
Принять. Программа произведет
необходимые перерасчеты, и
запи си о погашенных до лгах
исчезнут, а частично оплаченные
долги – уменьшатся.
Для внесения принятых платежей в кассовую книгу – перейдите в
раздел Операции -> Занести принятые платежи в чековую книгу.
Откроется окно Занесение платежей
в чековую книгу. В таблице отметьте
те платежи, которые вы хотите внести
и нажмите OK. Платежи отобразятся в
чековой книге.
Если вы хотите принять деньги быстро,
без детальной структуризации по
ст ат ья м на чи сл ений , вы м ожет е
сделать это в разделе Финансы.
Раздел Финансы
В этом разделе отражаются начисленные долги по всем статьям. Долги
отражаются в интегрированном виде по плательщикам. То есть, если
арендатор должен вам 3000 рублей за объект А и 5000 рублей за
объект В, то в строке задолженности будет отражена сумма долгов
А+В = 8000 рублям. Если вы хотите принять долги по каждому из
объектов отдельно, то перейдите в разделы Аренда – Прием
платежей, как описано в предыдущей главе.
В этом разделе вы можете оперативно отслеживать накопившиеся
неоплаченные долги.
Для принятия оплаты, щелкните по соответствующей записи, и после
RENTAL MAX
24
того как она будет выделена, нажмите кнопку Принять платеж
(принять) и запись об оплате будет произведена в чековой книге
после соответствующего подтверждения.
Для фиксации вида платежа:
Наличные, чек (перевод) или
кред ит на я ка рт а – на жм ит е
кнопку Настройки.
Если вы хотите принять платежи
по всем имеющимся в разделе
финансы долгам, нажмите кнопку
Выбрать все и затем – Принять.
Для снятия выделения нажмите
кнопку Снять выделение.
Раздел Менеджер (Управляющий)
Чт об ы
до ба ви ть
нов ого
менеджера, щелкните правой
кнопко й мыши
в д ерев о
проводника слева от основной
панели. Появится выпадающее
ме ню : Нов ый М енеджер и ли
Удалить. Введите установочные
данные на менеджера.
Чтобы приписать менеджера к
управ ля емо й нед вижимо ст и,
необходимо перейти в раздел
Объект, и выбрать менеджера из
выпад аю щего с пи ска в ок не
Менеджер. Список управляемых
объектов отразится в разделе
Менеджер автоматически.
В этом же окне можно добавить
ко нт ак тную
и нф орма ци ю
м енед же ра
в
т ел еф онно адресную книгу, нажав на кнопку
Добавить в адресную книгу.
RENTAL MAX
25
Раздел Владелец
В разделе Владелец вносится
ус танов очная информац ия о
владельце объекта.
Да нные м ожно д об ав ит ь в
адресную книгу.
В таблице в нижней части окна
от ра жа ют ся
в се
д ол и
со бс тв енно ст и в об ъе кт ах ,
принад ле жа щи х
да нном у
собственнику.
Кнопка Выплатить деньги собственнику
предназначена для формирования платежей
Собственнику. При нажатии, открывается
окно Выплата денег собственнику. В окне
можно выбрать период времени и объекты
со бс тв енно ст и
принад ле жа щи е
собственнику сейчас или принадлежавшие
ранее.
При выборе объекта в окне учета финансов
появляются записи о средствах, поступивших на счет объектов,
принадлежащих данному Собственнику. С помощью этой подсказки
вы можете легко сориентироваться в том, какие суммы заработал
собственник, какие расходы были понесены и сколько денег вы
можете ему отправить. Сумму отправки вводим в окне Отправляем и
нажимаем Выплатить.
В разделе Касса чек для данного Собственника формируется
автоматически.
Раздел Подрядчик
Под термином Подрядчик можно
под ра зу ме ва ть
л юб ого
контрагента, который оказывает
услуги или поставляет товары для
вашего бизнеса. В том числе в
раздел Подрядчики можно ввести
данные о наемном персонале.
Для того, чтобы добавить нового
П од ря дч ик а,
в ыб ерит е
необходимый вам тип подрядчика
26
RENTAL MAX
в дереве проводника и щелкните правой кнопкой мыши. Появится
выпадающее меню: Новый Подрядчик. Щелкните по надписи и
заполните открывшуюся форму для Подрядчика. Также можно нажать
на кнопку Добавить нового подрядчика.
Если вы не нашли нужный вам тип в классификации Подрядчиков –
щелкните правой кнопкой мыши в окне проводника и выберите пункт
Новый Тип подрядчиков. В открывшемся окне введите нужный вам
тип. После этого введите данные о подрядчике в обычном порядке.
Раздел Напомнить
В данном разделе автоматически
собираются данные о делах и
платежах, которые вы отметили
д ля пом ещ ения в разде л
Напомнить. Например платежи по
страховкам, выплаты по ипотеке,
нео бх од им ос ть про ве де ни я
пл анов ых раб от , де ла по
арендаторам, уход за придомовой
территорией и пр. Категории
напомина ний м ожно выбрать
внизу окна в выпадающем меню
«Категории».
Напоминания отсортированы по датам, по объектам. Можно
просмотреть все напоминания или только невыполненные. Для этого
необходимо установить галочку напротив указания «Показывать
только не выполненные».
Выполненные напоминания демонстрируются в начале списка.
Невыполненные напоминания, срок исполнения которых просрочен,
отмечаются значками Внимание (восклицательный знак на желтом
треугольнике). Чтобы изменить статус напоминания, щелкните по
напоминанию и нажмите кнопку Изменить. В выпадающем меню
Статус щелкните на позицию Выполненный для придания статуса
выполненного напоминания.
Также можно создать шаблоны для напоминания о регулярно
повторяющихся делах. Для этого нажмите на кнопку Шаблоны.
Появится окно с шаблонами напоминаний. Для создания нового
шаблона нажмите кнопку Новый. Появится окно, где вы можете
установить вид срочности исполнения, приписать напоминание к
RENTAL MAX
27
определенному объекту или установить, что напоминание не
относится ни к одному из объектов (позиция не объект). Можно
выбрать категорию напоминания, задать дату начала напоминаний,
срок выполнения и повторяемость напоминаний, ввести текст
напоминаний.
Раздел Мониторинг
Данный раздел предназначен для
о пе ра ти вного
от ра же ни я
фи на нс ов ого
со ст оя ни я
управляемого бизнеса. В нем мы
постарались отразить наиболее
важные параметры, требующие
контроля.
В левой половине окна находится
т аб ли ца
зад ол же ннос те й
арендаторов. Записи в таблице
за до лженно ст ей поя вл яю тс я
автоматически при не поступлении платежей от арендаторов в
определенные дни начисления им арендной платы. Так формируется
ли ст до лжнико в. При в нес ени и пла ты, запи си из та бли цы
а вт ом ат ич ес ки
у би ра ют ся .
Су мм арна я
за до лженно ст ь
демонстрируется в поле внизу окна.
В середине окна вверху находится таблица Потери от простоя. В ней
отражаются имеющиеся вакантные объекты и единицы, количество
дней простоя и количество незаработанных денег. Счетчик потерь
от простоя включается автоматически при возникновении вакансий
и останавливается при начале нового договора аренды.
Правая половина окна отражает затраты на смену арендатора,
включая ремонт, уборку, чистку и другие затраты. В нижнем окошке
отражается среднее значение затрат на выезд последних 10
арендаторов.
Данные о затратах на переезд появляются автоматически при
закрытии договора аренды (смотри описание раздела Арендатор).
Недополученные с арендатора деньги по аренде вносятся в этот
раздел автоматически.
Для добавления затрат на переезд сделайте двойной щелчок по
надписи с завершенной арендой в таблице. Откроется окно
«Стоимость переезда». В нем отражается название объекта, единица
аренды и Арендатор. Если переезд завершен, можно поставить
28
RENTAL MAX
соответствующую галочку напротив окошка «Переезд завершен». В
отдельном окошке отражается сумма недополученной арендной
платы.
Чтоб добавить запись в таблицу затрат нажмите кнопку Добавить.
Появится строка с тремя колонками Аккаунт, А, и сумма. Щелкните в
ячейку Аккаунт и внесите статью
рас хо да , на прим ер У бо рк а
пом ещ ения
и ли
зам ена
санфаянса. Вторая ячейка будет
иметь букву А если запись была
сформирована автоматически. В
третьей ячейке внеситие сумму
затрат по данному аккаунту.
В нижне м ит огов ом о кне
отразится суммарные затраты на
выезд арендатора.
Среднее значение затрат в самом
нижнем окне будет посчитано по достижении количества выездов
арендаторов равным десяти.
В центре средней панели находится собственно бизнесметер. Его
задача – отображать в цветографических схемах изменение баланса
дохода расходов в вашем бизнесе.
Первый верхний график ПРИХОД отражает динамику валового дохода
вашего бизнеса.
Верхний правый график РАСХОДЫ отражает динамику суммарных
расходов вашего бизнеса.
Нижний левый график ДОХОД показывает динамику прибыли (Приход
минус расходы).
Нижний правый график ПОТЕРИ ОТ ПРОСТОЯ показывает динамику
в потерях от простоя объектов и единиц без аренды.
Графики динамики позволяют сравнивать различные периоды
деятельности вашего бизнеса, чтобы вы могли всегда четко знать,
как идут ваши дела.
Для этого вы можете сравнить среднестатистические показатели по
следующим периодам:
- Текущая неделя (7 дней) и последний месяц (30 дней)
- Текущий месяц (30 дней) и последний год (365 дней)
- Текущий месяц (30 дней) и последние полгода (182 дня)
- Три последних месяца (90 дней) и последний год (365 дней)
- Три последних месяца (90 дней) и последние три года (1095 дней)
RENTAL MAX
29
Выбор периодов сравнения осуществляется щелчком правой кнопки
мыши на поле с графиками. В выпадающем меню можно выбрать
один из перечисленных периодов сравнения.
При в ыб оре од ного из период ов , програ мма ра ссч ит ыва ет
среднестатистический показатель за большой период (месяц,
полгода, год, три года) и сравнивает его с малым сравниваемым
периодом. Показатели за малый текущий период показываются у
правого края графика, средние показатели за большой период
показываются у левого края графика. Градуировка графиков
выполнена от -30% до +30% отклонения.
Если отклонение находится в пределах от о до 5% в худшую или
лучшую сторону цвет графика остается ЖЕЛТЫМ.
Если отклонение превышает 5% в худшую сторону, то график
начинает КРАСНЕТЬ в соответствии с увеличением отклонения.
Если отклонение превышает 5% в лучшую сторону, то график
начинает ЗЕЛЕНЕТЬ в соответствии с увеличением отклонения.
Таким образом, одного взгляда на систему Бизнесметер достаточно,
чтобы оценить текущее состояние ваших дел.
Раздел Касса
Раздел касса является аналогом
приходной - расходной книги. В
Кассе проводятся все движения
де не жных
с ре дс тв ,
и
автоматически подсчитывается
финансовый баланс.
Пл ат ежи дл я со бс тв енни ко в
недвижимости формируются в
кассовой книге автоматически
при осу щест влении в ыпла ты
денег собственнику в разделе
Владелец.
Касса дополнительно позволяет:
- проводить сверку баланса и платежей,
- рассчитывать амортизацию объектов,
- запоминать оплаченные показатели коммунальных платежей,
- формировать стандартные регулярно повторяющиеся платежи,
30
RENTAL MAX
- печатать чеки по нескольким стандартам (По стандартам США. В
дальнейшем, мы планируем создать печать платежных поручений
по Российским стандартам).
Для создания нового чека нажмите кнопку Новый чек на нижней
панели окна Кассы. В окне Кассы появится две новые строки,
выделенные желтым цветом.
Первая колонка отражает дату платежа, которую можно изменить,
щелкнув в запись – откроется выпадающий календарь.
Под записью о дате платежа находится запись о виде операции
Приход или Расход, с распределением по аккаунтам (видам
платежей).
В программе встроено несколько основных
аккаунтов. Если вы хотите добавить свои
виды платежей – то их можно настроить в
сервисном разделе программы Рентал
Макс. В верхнем меню программы найдите
пу нк т На ст ро йк и – Ба зы д анных –
Аккаунты. Перед вами откроется окно с
выпадающим меню. Выберите Аккаунты и с помощью кнопки Создать
– введите столько видов Аккаунтов, сколько вам необходимо.
С помощью кнопки Изменить можно задать свой индивидуальный
номер Аккаунта для внутреннего учета. Обратите внимание, что
расходные номера начинаются с 2000, а приходные с 1000.
В этом же разделе Настройки – Базы данных – Типы транзакций
можно настроить основные типы транзакций.
Итак, определив вид платежа и настроив при необходимости новые
виды аккаунтов, во второй колонке присваиваем чеку номер. Касса
будет автомати чески нумеровать чек, если вы выставите в
выпадающем меню позицию Следующий №. Номер чека можно
изменить, щелкнув по цифре номера. Если вам нужно записать другой
вид транзакции вы можете обозначить чек как ДЕПОЗИТ, или АТМ –
в случае если деньги не переводились, а были получены при снятии
суммы с банковской карты в банкомате.
В третьей колонке задается получатель платежа. Для выбора –
щелкните в ячейку и выберите получателя в выпадающем списке.
Если получателя нет в списке – можно впечатать его имя или
наименование в эту ячейку.
RENTAL MAX
31
В нижней ячейке третьей колонки
платеж приписывается к тому или
иному объекту или единице.
Щелкните по выпадающем меню
для выбора недвижимости, к
ко то ро й им ее т от но ше ни е
платеж. Если платеж не относится
к нед ви жим ост и – в ыбе ри те
позицию Не Объект.
Че тв ерта я
ко ло нк а
пре дназна че на д ля запис и
комментариев к платежу. Щелкните в нижнее поле для внесения
записи.
Пятая колонка предназначена для учета платежей по амортизации
объектов. Для начала работы с амортизацией, чек должен быть
сохранен. Перед началом работы с амортизацией программа
автоматически предложит вам сохранить текущий чек.
Окно амортиза ции. В данной
фо рм е от ра жа ет ся О бъ ек т
основного фонда, его базовая
с то им ос ть,
проц ент
использования Объекта в бизнес
целях, период конвенции, метод
а мо рт изац ии
и
перио д
амортизации.
В нижнем окне при нажат ии
кнопки рассчитать появляется
таблица расчета амортизации
объекта по годам. Данный платеж
в чековой книжке отмечается как амортизационный литерой “D”.
Шестая колонка предназначена для отметки о сверке фактического
баланса с записями в кассовой книге. Значком “r” отмечаются
сверенные с фактическим балансом чеки. Значком «С» отмечаются
чеки проверенные, но отложенные и не включенные в окончательную
сверку, которую вы можете сделать позднее. Подробно о системе
сверки написано ниже в соответствующем разделе.
Седьмая колонка – окно для ввода дебитной расходной суммы. Для
ввода суммы щелкните в ячейку и введите сумму. Расходная сумма
окрашивается в красный цвет.
32
RENTAL MAX
Восьмая колонка окно для ввода приходной кредитной суммы. Для
ввода суммы щелкните в ячейку и введите сумму. Приходная сумма
окрашивается в зеленый цвет.
Девятая колонка – сквозной баланс операций прихода и расхода.
Нижние ячейки седьмой, восьмой и девятой колонок содержат
управляющие кнопки.
Седьмая колонка – кнопка Ввод – для сохранения изменений в чеке.
Восьмая колонка – средство для
ра зд ел ения
пла те жа .
Ис по льзу ет ся , ко гд а пл ат еж
осуществляется одной суммой на
ра зные ц ел и ил и за разные
объекты. Для разделения чека
на жм ит е кнопку Р азде лы.
Появится новое окно Разделы
чека. Первой записью является
повторение записи в основном
чеке. В этом окне вы можете
расписать на какие именно цели
или объекты израсходована или получена сумма. Для этого нажав
на кнопку Добавить Раздел вы можете расписать исходную сумму на
разные объекты или цели. Суммы платежей необходимо сверять с
исходной. Первоначальную сумму можно удалить или исправить по
необходимости.
Программа выполнит автоматическую проверку.
Итоговая сумма демонстрируется внизу окна. Новый раздел можно
удалить кнопкой Удалить.
После того как чек был разделен в основной записи вместо записи о
назначении платежа и приписки его к определенному объекту
появится надпись -= Разделен=Для просмотра разделения сделайте двойной щелчок в надпись –
откроется окно Разделы чека.
Де вя тая к оло нк а с од ержит ит огов ый ск возно й б ал анс . Он
подсчитывается автоматически. Также автоматически можно провести
сверку баланса. Для автоматической проверки баланса сделайте
двойной щелчок по сумме баланса в чеке. Программа автоматически
проведет сверку доходов и расходов.
RENTAL MAX
33
Также в Кассе предусмотрена система сверки баланса с данными
Банковских отчетов. Довольно часто, между записями в приходнорасходной книге и банковскими отчетами о состоянии вашего счета
возникают разногласия. Часто вы забываете учитывать %% за
ведения счета, ежемесячные и годовые платежи за обслуживание
банковских карт. Также вы можете зарабатывать проценты с вашего
банковского счета, которые вы чаще всего забываете учитывать.
Для контроля баланса нами предложена система сверки записей в
Кассе и в банковских отчетах.
Система сверки проверяет записи начиная с последующей перед
последней сверенной в предыдущий раз. Для начала сверки нажмите
кнопку Сверка…
Перед вами откроется окно Сверочный банковский отчет.
В этом окне в разделе Информация из банковского отчета вы вводите
входящий баланс, который не был сверен ранее.
Важное примечание : если вы только
начали использовать программу, и до сего
момента сверка не производилась, то
входящий баланс равен нулю (0,00) даже
если в вашем банковском отчете первой
записью идет другая цифра. При первом
использовании программа автоматически
установит 0,00 как входящий баланс.
При да льне йш ем и спол ьзов ании С ве рк и програ мм а бу де т
устанавливать входящим балансом последнее значение сверенного
исходящего баланса. Если вы считаете, то он отличается, то вы
сможете ввести баланс вручную, использовав данные из банковского
отчета
В поле Исходящий баланс введите данные о балансе, которым
закрывается ваш банковский отчет.
В разделе Проценты и Банковское обслуживание необходимо ввести
дополнительные затраты из банковского отчета на ведение вашего
счета и ввести прибыль полученную от банка за использование ваших
денег на счету. Если вы вели кассовую книгу аккуратно, то, скорее
всего, расхождение в балансах из отчета и в кассовой книге будет
именно на размер заработанных вами процентов и издержек на
обслуживание счета. Если вы знаете, что расхождение возможно по
другим статьям, выберите наименование соответствующего аккаунта
из выпадающего меню. Если же вы что-то упустили, то система
предложит вам выписать корректирующий баланс чек, а сами деньги
вам придется доложить в кассу из своего кармана (шутка).
34
RENTAL MAX
Для начала св ерки положите
перед собой банковский отчет и
нажмите кнопку OK в правом углу
ок на с ве рк а. П еред в ам и
откроется окно сверки с записями
расходных Дебетовых транзакций
слева и приходных Кредитовых
операций справа. Каждое окно
имеет суммарный баланс внизу
формы.
В нижней панели окна вы увидите следующие записи:
- Разница входящего баланса – отражает разницу в банковских
записях и в кассовой книге по последнему сверенному балансу.
- Выверенный баланс – показывает текущий выверенный баланс
- Исходящий баланс – показывает исходящий баланс по кассовой
книге
- Разница – показывает разницу между текущим выверенным
балансом и балансом по кассовой книге. Если отклонение в Вашу
пользу – то есть на банковском счету больше денег, чем находится в
кассовой книге, то поле подсвечивается зеленым цветом.
Если отклонение не в Вашу пользу – то есть на банковском счету
ме ньше д енег, че м на хо ди тс я в ка сс ов ой к ни ге , то пол е
подсвечивается красным цветом.
Если отклонение равно нулю – поле остается белым.
Начинайте сверять записи транзакций в банковском отчете и в окнах
Дебита и Кредита. Если запись в окне соответствует записи в отчете
– щелкните на запись, чтобы отметить ее как проверенную галочкой.
Суммы в проверенных строках начинают подсчитываться в окне
балансов. Если строчки в банковском отчете не обнаружено, это
означает, что вы забыли провести данную транзакцию по банку.
Сверив окончательно доходы и расходы с банковским отчетом, вы
получите итоговую разницу баланса кассовой книги и банковского
счета.
Если записей очень много и вы не успеваете сверить все, вы можете
в любой момент прервать сверку, нажав на кнопку Отложить. В этом
случае вы сможете вернуться к проверке позднее, а проверенные
чеки будут промаркированы значком «С». При возврате к Сверке,
проверенные чеки сохранят свои галочки.
RENTAL MAX
35
Если вы успешно проверили все записи, то в итоге вы получите либо
полное соо тветствие банковск их и кассовых запи сей, либо
расхождения в ту или иную строну. Теперь, для исправления баланса
в кассовой книге, нажмите на кнопку Закончить.
Программа выведет сообщение, в котором сообщит об обнаруженных
отклонениях в учете и предложит вам провести автоматически
корректирующую транзакцию, чтобы свести разницу в балансах к
нулю. Нажмите OK, если вы хотите добавить такой корректирующий
чек в кассовую книгу. Докладывать или забирать из банка или из
своего кармана деньги в соответствии с корректирующей транзакцией
– решать уже вам.
По окончании сверки все проверенные записи будут промаркированы
значком «К»
(“reconciled”)
Если вы хотите заново провести сверку чеков, щелкнув на значки о
сверке вы можете изменить статус записи или удалить отметку о
сверке чека.
Сохранение информации о коммунальных платежах
Создав чек, вы можете сохранить
информацию о том, на какие именно
статьи расходов по коммунальным
показателям пошли деньги и какие
показатели были оплачены. Создав
чек и введя сумму сохраните его.
Пока чек выделен, нажмите кнопку
Коммунальные… Откроется окно в
к от орое
вы
мо же те
в ве ст и
оплачиваемые показатели счетчиков и соответствующие денежные
суммы.
Данные статистики по коммунальным платежам можно просмотреть
в разделе Отчеты – Тех. Обслуживание – Коммунальные расходы.
36
RENTAL MAX
Стандартные платежи
В кассовой книге можно сформировать набор шаблонов для
стандартных платежей, которые вы производите регулярно. В
программе предусмотрена возможность запомнить стандартные
платежи по Ипотеке и Страховкам. Чтобы сформировать такие
платежи перейдите в раздел Объект, выберите нужный объект и
откройте закладку Финансы. Нажав на кнопку Добавить в поле
Ипотечные кредиты. Перед вами откроется форма для создания
стандартного платежа. Введя все необходимые данные, в том числе
Сумму и Дату платежа, нажмите кнопку Запомнить платеж.
Информация о данном платеже попадет в таблицу Стандартные
платежи в Кассе.
Аналогично можно сформировать платежи в разделе Страховки в
той же закладке Финансы.
Для ввода в Кассу стандартного
пла те жа
нажми те
к но пк у
Стандартные платежи…
Перед вами откроется окно со
спис ко м
со храненных
стандартных платежей. Выберите
нужный ва м пл ат еж. При
необходимости, нажав на кнопку
Изменить, можно изменить все
парам ет ры
С та нд артного
платежа, включая разделение
платежа на отдельные аккаунты.
Для разделения платежа нажмите кнопку Разделить.
Для добавления стандартного платежа в кассовую книгу нажмите
кнопку Занести. Платеж будет автоматически добавлен в кассовую
книгу в соответствии с заданными параметрами. После этого окно
Стандартных платежей можно закрыть, используя соответствующую
кнопку.
RENTAL MAX
37
Раздел Контакты
Раздел Контакты содержит телефонно-адресную книгу всех ваших
ко нтрагент ов. Да нные об основных ка тегори ях, та ки х к ак
арендаторы, собственники, менеджеры, подрядчики можно внести в
телефонно-адресную книгу автоматически при заполнении карточек
с данными.
Также вы можете внести данные
и непосредственно в книге. Для
до ба вл ения нов ой запис и
нажмите на изображение ручки с
надпи сью Доба вить запись и
заполните открывшуюся форму.
Для пои ска запи си о ткро йте
со отве тст вующ ую нач альной
бу кв е
фа ми ли и
ил и
наименованию и найдите запись.
Для
про см от ра
пол но й
информации нажмите кнопку
Редактирование и Полный просмотр.
Для выбора метода сортировки в адресной книге откройте раздел
Настройки – Адресная книга и установите требуемый вид сортировки.
Также в этом разделе можно настроить автоматическое добавление
новых лиу из различных категорий.
Раздел Подряды
Раздел предназначен для учета всех работ производимых на объектах
или в единицах подрядчиками или персоналом.
Для создания новой записи о работах нажмите кнопку Новый подряд.
Пе ре д ва ми о тк ро ет ся о кно
управления подрядами.
В верхнем окне можно описать
возникшую проблему.
В ок ошк е Об ъек т – в ыб ра ть
объект или единицу к которой
относится заказ. Если заказ не
о тнос ит ся ни к од но му и з
объектов – выберите позицию НЕ
ОБЪЕКТ.
38
RENTAL MAX
Если к заказу или проблеме имеет отношение арендатор – поставьте
соответствующую галочку и выберите из списка арендатора.
Следующие окошки – дата обнаружения проблемы, дата назначения
на производство работ, дата, когда подрядчик обещал произвести
работы и дата, когда он фактически работы выполнил. Для активации
соответствующих окошек – поставьте галочки.
В окне гарантии можно записать какие именно гарантии предоставил
вам подрядчик на свои работы.
В окне заметки можно написать то, что вы думаете по поводу
производства работ подрядчиком.
Второй закладкой в разделе Подряд является учет затрат на Подряд.
Для внесения новой записи нажмите кнопку Добавить. Перед вами
откроется окно учета расходов на выполненный заказ.
В не го нужно в не ст и да ту ,
описа ни е рабо т, кол ич ест во
в ыпол не нных
раб от
по
определенной цене (например
замена стеклопакета, количество
– 3 , цена работы 1000 руб, цена
материала 3000 руб (цена за один
стеклопакет)). Итого (1000 руб +
3000 руб) Х 3 = 12000 рублей.
Общ ую ст оимос ть програ мма
рассчитает автоматически.
На каждый отдельный вид работ
необходимо создать отдельную запись. Если вы хотите выставить
счет арендатору за работы – отметьте соответствующее окошко
галочкой.
Вни мание! Начис ление аренда тору не буд ет сфо рмиров ано
автоматически - деньги необходимо принять от арендатора вручную
в кассовой книге.
Запись о подряде отразится в основном разделе. Статус выполнения
будет отражаться в колонке Выполнено.
Кнопками Изменить или Удалить можно управлять записями, а
переключателями показать все или только выполненные управлять
предъявлением списков подрядов.
RENTAL MAX
39
Раздел Бронирование
Раздел не имеет отдельной кнопки в меню и вызывается через пункт
меню Разделы – Бронирование. Сделано это из- за специфичности
функции, которая будет востребована не всеми пользователями
программы, а лишь теми, кто занимается краткосрочной арендой
недвижимости – квартир, гостиничных номеров, коттеджей и т.п.
Раздел позволяет использовать основную базу данных об объектах
недвижимости с их единицами аренды. Стоимость же посуточной
аренды задается именно в этом разделе.
Вся недвижимость для посуточной аренды может быть представлена
в виде списка с отображением всех состоявшихся бронирований и в
виде таблицы, где отображено все время (забронированное и
свободное) для каждой единицы.
Бронирование – Список
В этой форме можно осуществлять поиск имеющихся бронирований
по датам, номеру бронирования, фамилии клиента.
Добавить новую запись можно с
пом ощ ью к но пк и До ба ви ть.
Пе ре д ва ми о тк ро ет ся о кно
редактирования – добавления
записей о бронировании.
Выберите единицу в выпадающем
меню. Справа, в соответствующих
полях появится информация о
количестве комнат в единице и
тариф помесячной аренды. Тариф
выхо дного
дня
и
та ри ф
посуточной
аренды необходимо установить самостоятельно. Это
сделано для возможности реализации более гибкой ценовой
политики.
Ус та нов ите д аты за езда и в ые зда . П ос ле это го програм ма
самостоятельно рассчитает общую сумму аренды за весь период
исходя из суточного тарифа. Если вы приняли предоплату, внесите
ее сумму в соответствующее поле. Уточните вид платежа. Данные о
кредитной карте вы можете внести в соответствующие поля. Остаток
суммы после уплаты предоплаты программа отобразит в окне остаток.
40
RENTAL MAX
Отметьте время заезда и выезда гостя. Внесите контактную
информацию, включая Е-mail.
Для отправки клиенту подтверждения о бронировании вы можете
нажать кнопку Подтверждение и выбрать один из трех шаблонов
стандартных писем подтверждения бронирования. Программа
автоматически сформирует текст включая имя клиента, адрес
арендуемого объекта, даты аренды, номер бронирования.
Для отправки сообщения нажмите Послать.
Нами написан шаблон письма №1. Его вы можете использовать в
повседневной работе. Если вам понадобятся другие варианты писем,
вы можете редактировать шаблоны, найдя файлы писем по адресам:
C:\Program Files\Rental MAX\Booking Templates\Msg1.eml
C:\Program Files\Rental MAX\Booking Templates\Msg2.eml
C:\Program Files\Rental MAX\Booking Templates\Msg3.eml
Каждый шаблон письма выглядит примерно так:
Номер бронирования №[NUMBER]
Настоящим E-mail мы подтверждаем факт бронирования [UNIT] с
[FROM] по [TO]
Стоимость аренды [DAILY_RATE] в сутки
Общая стоимость проживания [TOTAL]
Вы заплатили депозит в размере [DEPOSIT]
При заезде Вам необходимо заплатить [DUE]
Пожалуйста, сообщите нам время вашего заезда.
С уважением,
Управляющий.
В теле письма вы можете изменять текст вне квадратных скобок, как
вам будет угодно. Английские надписи в квадратных скобках –
данные, кот орые авт омат ичес ки б ерут ся и з информ ации о
бронировании и подставляются в текст. Целесообразно учитывать
при создании нового шаблона.
Вы можете распечатать лист подтверждения бронирования и
сохранить его в документах или отправить клиенту по факсу. Для
печати нажмите кнопку Печать.
RENTAL MAX
41
Бронирование – Таблица
Вторая удобная форма предъявления информации о бронированиях
– табличная. В таблице визуально отображаются свободные,
зарезервированные и оплаченные даты проживания. Табличную
форму удобно использовать для планирования оптимального графика
заселений.
Для перехода в табличную форму нажмите кнопку Таблица.
В о тк рывш ей ся т аб ли це в ы
можете организовать просмотр
одновременно всех объектов или
выбрат ь прос мо тр о тд ел ьно
каждого из объектов.
Та кже мо жно от со рт иров ат ь
единицы объектов по количеству
ко мнат. Для эт ого в ыбе ри те
объект в выпадающем списке и
уст анов ите треб уемо е чи сло
ко мнат и нажми те П ои ск . В
табличной форме отобразятся
только требуемые вам единицы.
Если не устанавливать количество комнат, и нажать поиск, то
отобразятся все единицы данного объекта.
Также вы можете задать временные рамки поиска по датам «с» и
«по».
Зарезервированные и неоплаченные даты окрашиваются желтым
цветом, оплаченные даты – красным.
Для просмотра полной информации о бронировании сделайте двойной
щелчок в выделенные цветом ячейки. Откроется форма Бронирование
– редактирование записей, где можно просмотреть или изменить
информацию о бронировании.
Если сделать один щелчок в выделенные ячейки, краткая информация
о бронировании отобразится в окне информация внизу экрана.
Для удаления бронирования перейдите в форму Список, нажав
соответствующую кнопку, найдите запись о бронировании по номеру
или фамилии и удалите ее, нажав кнопку Удалить.
42
RENTAL MAX
Табличную форму удобнее использовать для поиска свободных мест
при поступлении запросов о бронировании, так как в ней визуально
отображаются все доступные варианты и их комбинации. Например,
вместо одной трехкомнатной квартиры, вы можете предложить
клиенту две однокомнатных, которые в данной момент свободны.
При поступлении запроса, вы уточняете требуемое количество комнат
в арендуемом объекте, даты заезда и выезда и нажмите Поиск.
Сервисные функции программы и настройки основного
меню.
Ве рх не е
ме ню
с од ержи т
следующие основные элементы:
Ра зд ел ы – со де ржит с пи ск и
основных разделов программы, в
том числе раздела бронирования
не о то браженно м в кнопка х
основного меню.
Операции – содержит основные
операции, которые необходимо
периодически выполнять:
- Занести принятые платежи в чековую книгу – операция по
занесению принятых платежей в чековую книгу. Все принятые в
разделе Аренда платежи будут перенесены в чековую книгу только
после нажатия данной кнопки. Сделано для удобства приема
платежей, которые можно принимать на протяжении длительного
отрезка времени, и лишь потом, по окончании приема всех требуемых
платежей занести все в чековую книгу. (допустим, когда принятые
деньги уже будут на депозите в банке).
- Рассчитать комиссионные – автоматическая функция для расчета
комиссионных управляющего в соответствии с условиями по
комиссионным платежам заданными в каждом из объектов. По
прошествии определенного периода, например 25 числа каждого
месяца, вы можете производить расчет своих комиссионных,
нажатием на данную кнопку. Программа автоматически их рассчитает
и выдаст сообщение о том, сколько именно денег вы можете забрать.
Также программа предложит произвести соответствующую расходную
запись в чековую книгу.
RENTAL MAX
43
- Произвести расчет – программа сконструирована таким образом,
что все новые начисления производятся автоматически при новом
включении программы. Если вы не выключаете программу, то для
произведения необходимых расчетов рекомендуется периодически
нажимать на эту кнопку.
- Амортизация – раздел для расчета амортизации оборудования и
недвижимости.
Амортизация Стандартная применяется для расчета амортизации
оборудования и движимых активов.
В ок на х вы в во ди те о пи са ни е ам орти зи ру ем ого ак ти ва ,
при на дл ежно ст ь его к то му и ли и но му о бъ ек ту , проц ент
использования актива для бизнеса, метод амортизации и период.
Амортизационный калькулятор рассчитает для вас амортизацию,
вычеты за текущий год и остаточную стоимость актива.
Амортизация Недвижимости – амортизационный калькулятор поможет
расс читать а мортиза цию ипот ечного к редита, амортизацию
земельных работ, движимого имущества и зданий. Для расчета
нажмите соответствующую кнопку и введите данные об амортизации.
- Ре зе рв но е ко пи ро ва ни е –
програ мм а по зв ол яе т ва м
по дс трах ов ат ьс я от пот ери
в ажных
да нных .
Си ст ем а
резервного
ко пи ро ва ни я
позволяет сохранять базу данных
в ви де о тд ел ьного фа йл а и
пе ре пи сыва ть
е го
на
незав ис им ый
нос ит ел ь
информации.
Резервные файлы сохраняются
по адресу C:\Program Files\Rental
MAX\Backup Из этого адреса вы можете скопировать файл на CD или
флеш носитель. Также можно воспользоваться кнопкой Сохранить и
указать путь – на какой носитель или диск записать резервную копию.
Для создания резервной копии базы данных нажмите кнопку Сделать
копию. Введите комментарии при необходимости и нажмите OK. Копия
будет сохранена и вы увидете ее в списке резервных копий под
название Backup1.bak
44
RENTAL MAX
Для восс танов ления базы из
резервной к опии в ыб ерит е
требуемую копию (информацию
о
к аждо й
ко пи и
мо жно
просмотреть с помощью кнопки
Дет ал и) и нажми те к но пк у
Восстановить. Если резервная
к опия б ыл а
с ох ра не на на
внешнем носителе или в любом
другом, отличном от стандартного
места на вашем компьютере =
используйте кнопку Загрузить,
чтобы открыть такую копию.
Удалить резервную копию можно с помощью кнопки Удалить. Закрыть
окно можно кнопкой Закрыть.
- Завершить сессию – функция для закрытия программы – аналогична
нажатию на крестик в верхнем правом углу рабочего окна. Перед
закрытием программа уточнит, действительно ли вы хотите выйти из
про граммы и, в случ ае пол ожите льного отве та, запроси т о
необходимости сделать резервное копирование базы данных.
- Э ле кт ро ме те р – уд об ный
калькулятор для бережливых
хозяев, показывающий стоимость
эксплуатации электроприборов
за различный период времени.
Мы в не сл и в ба зу д анных
о снов ные
са мые
р а с п р о с т р а н е н н ы е
эл ек тропри бо ры.
Выби ра я
продолжительность эксплуатации
вверху панели в таблице, вы
увиди те реальную стои мость
затраченной электроэнергии. Также, вы можете добавить любой
другой электроприбор с помощью кнопки Добавить новое устройство.
RENTAL MAX
Отчеты
Структура отчетов в программе:
Списки
- свободные единицы
- списки единиц
- список объектов
- список собственников
- список подрядчиков
- список арендаторов (отображаются и задолженности)
- текущие арендаторы (отображаются и задолженности)
- оборудование объектов
- оборудование единиц
- помещения в объектах
- комнаты в единицах
- список автомобилей
- список менеджеров
- список аккаунтов
- список ипотечных кредитов
- список страховых полисов
Собственность
- потери от простоя
- список объектов
- список единиц
- расширенный список единиц
- страховые депозиты
- истечение сроков аренд
- выдача наличных
- сбор аренды
Техническое обслуживание
- Коммунальные расходы
- коммунальные расходы – сравнительный
- подряды
- подряды - сравнительный
Финансы
- Чековая книга
- поступления наличных
- доходы и потери
- амортизация
- оперативный отчет
45
46
RENTAL MAX
Арендаторы
- Предупреждения
- учет арендаторов
- платежи арендаторов
- начисления арендаторам
- нарушения арендаторов
Почтовые наклейки
Система для создания почтовых наклеек на конверты с адресами
арендаторов, собственников и подрядчиков.
Позволяет выбрать различные категории адресатов и напечатать
конверты или постовые наклейки по различным стандартам.
Для настройки местоположения адреса на конверте нажмите кнопку
Настроить.
Поддерживаемые программы
Позволяет выбрать между Microsoft Internet Explorer или Microsoft
Word в качестве программ для вывода отчетов.
Письма
Мастер написания писем почти на все случаи в жизни арендатора.
Позволяет выбрать адресата и автоматически сформировать текст
письма.
Что бы изменить текст предлагаемых шаблонов зайдите в C:\Program
Files\Rental MAX\Letter Templates для редактирования текстов писем.
Также эта папка доступна по кнопке Start – Rental Max – Letter templates.
RENTAL MAX
47
Раздел Настройки
База данных – позволяет настроить виды аккаунтов и категории
записей в базе данных:
- типы подрядчиков
- типы объектов
- типы транзакций
- типы депозитов
- аккаунты
Для создания нового типа нажмите кнопку Создать. Для внесения
изменений – Изменить.
Внешний вид – позволяет настроить порядок панелей в рабочем окне
программы, и предъявление подрядов и договоров аренды.
Адресная книга - Для выбора метода сортировки в адресной книге
откройте раздел Настройки – Адресная книга и установите требуемый
вид сортировки.
Также в этом разделе можно настроить автоматическое добавление
новых лиц из различных категорий.
Бумага для писем – позволяет настроить печать логотипа из файла
Пользователи – система настройки Логинов и паролей для доступа в
програ мм у с со зд ание м опре де ле нных пра в дл я ка жд ого
пользователя.
Здесь вы сможете сменить при необходимости пароль. Для включения
авторизации при запуске программы поставьте галочку в напротив
соответствующей записи.
Персональная информация – служит для хранения информации о
вашей фирме.
48
RENTAL MAX
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
105
Размер файла
3 592 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа