close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ Valon.Trade

код для вставкиСкачать
ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ Valon.Trade Управление недвижимостью.
Программа построена по технологии Valonsoft с использованием программного конструктора Valon.Trade
Программа Valon.Trade Управление недвижимостью предназначена для полной автоматизации деятельности
организаций, которые сдают в аренду недвижимость (бизнес - центров, торговых центров, рынков, паркингов,
складов и т.д.). Программа простая и интуитивно понятная. При этом, она очень функциональна. Использование
программы позволяет сэкономить время и энергию, которые вы тратите на ведение вашего бизнеса. Как следствие,
вы получаете экономию денег. Таким образом, деньги, инвестированные в покупку нашей программы, окупаются в
кратчайшие сроки, а программа продолжает приносить вам пользу и увеличивать эффективность вашей
деятельности.
Программа состоит из трех основных элементов:
объекты (помещения, парковочные места, контрагенты и т.д.)
операции (договор аренды, заявки, платежи и т.д.).
отчеты (схема помещений, схема парковки, отчет по контрагентам и т.д.)
Над объектами совершаются операции (помещения сдаются в аренду, контрагенты совершают платежи и
т.д.), результат их взаимодействия отражается в отчетах. Весь процесс сопровождается нужными документами.
Обращаем ваше внимание на то, что описанная программа является типовым примером программы
для управления недвижимостью. Она может быть изменена (упрощена или дополнена) с учетом ваших
пожеланий в кратчайшие сроки (от нескольких часов, до нескольких дней).
1. ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТОВ
Помещения.
В объекте Помещения хранится
список всех помещений, которые
сдаются в аренду. Каждое помещение
имеет следующий набор характеристик:
наименование, этаж, на котором оно
располагается, вид (офисное, складское
и т.д.), арендатора, если помещение
находится в аренде, ставку (зависит от
типа цены) и т.д. Набор характеристик
помещений может быть любым, он не
ограничивается
списком,
который
показан на рисунке. Этот список можно
дополнить
нужными
вам
характеристиками за несколько минут.
Чтобы создать новое помещение
нажмите Создать, в появившемся окне
заполните необходимые поля и нажмите
Сохранить.
Каждому помещению можно добавить неограниченное число
фотографий. При поиске помещения для будущего арендатора можно
на месте показать ему, как выглядит его будущий офис или магазин.
Чтобы добавить фотографию, нажмите Рисунок и выберите
фотографию, которую хотите добавить. Фотографии хранятся во
вкладках, название которых соответствует названиям фотографий.
В программе есть возможность строить графические схемы
помещений. Каждое помещение располагается в определенном месте
матрицы. Общая картина отображается в отчете Схема помещений. На
этой схеме схематично располагаются ваши помещения. Если
помещение находится в аренде, то оно выделяется цветом, который
определен
арендатору
этого
помещения.
Подробнее об этом
читайте в разделе 3.
Чтобы определить положение
помещения
в матрице нажмите
Изменить
на
вкладке
Матрица.
Поместите курсор в нужное место и
нажмите
пробел,
чтобы
клетка
закрасилась. Таким образом нарисуйте схематично форму помещения. Эту форму можно двигать по матрице с
помощью стрелок, расположенных вверху. Когда вы нарисуете нужную форму и поместите ее в нужное место
матрицы, нажмите Сохранить.
Для создания нового помещения удобно использовать функцию Копия. Для этого выберите из списка
помещение, характеристики которого наиболее похожи с тем, которое хотите создать. Нажмите Копия, поменяйте
наименование и другие характеристики, если нужно. Затем нажмите вкладку Матрица. Если есть необходимость,
измените форму помещения и переместите его в нужное место матрицы.
Объект Помещения, как и все другие объекты и списки, оснащен фильтрами для удобного поиска нужного
объекта. Есть фильтр по наименованию, по этажам, по состоянию помещения (свободно или в аренде) и другие.
Можно установить фильтр по любой из характеристик помещения.
Список помещений можно экспортировать в таблицу Excel. Для этого нажмите кнопку Операции, которая
находится над списком помещений, выберите Экспорт в Excel – список помещений автоматически попадет в
таблицу Excel. Можно сделать и обратную операцию – импорт из Excel. Для этого нужно, чтобы заголовки столбцов
таблицы совпадали с названиями строк в объекте.
Парковочные места.
В
программе
Valon.Trade
Управление
недвижимостью
предусмотрена аренда парковочных
мест. Парковочные места, как и
помещения, представлены списком
объектов. Каждое из них имеет
наименование, флаг (в аренде или
свободно) и арендатора. Можно
добавить и другие характеристики, если
это
необходимо.
Арендатор
парковочному месту, как и помещению,
добавляется
автоматически
из
операции Договор парковки/ аренды,
т.е. после заключения договора с
арендатором на это место или
помещение.
Графическая
схема
парковочных мест строится так же, как
и графическая схема помещений:
каждому месту определяется положение в матрице, а общая схема выводится в отчете Схема парковок.
Объект парковочные места также оснащен фильтрами для удобства поиска нужного места из списка.
Контрагенты.
Объект Контрагенты - это
база данных ваших арендаторов.
Каждый арендатор имеет набор
характеристик, который вы можете
определить
сами. В нашем
примере
это:
наименование,
необходимые реквизиты, директор
и цвет арендатора (чтобы в
графических схемах помещений и
парковок было видно, какие
помещения он арендует). По
каждому контрагенту ведется
баланс. Он формируется на
основании
выставленных
арендатору
счетов
и
произведенных им платежей в
вашу пользу. Список арендаторов также оснащен фильтрами.
2. ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ
Договор аренды.
Эта
операция
предназначена для заключения
договора аренды с контрагентом.
Чтобы создать новый договор
нажмите Создать. Появится окно
операции. В нем выберите срок
действия договора, автоматически
посчитается количество месяцев,
на которое он будет заключен.
Выберите контрагента, нажав на
кнопку со значком поиска или из
выпадающего
списка.
Если
контрагента нет в вашей базе
данных, в окне со списком
контрагентов, открывшемся после
нажатия кнопки со значком
поиска, нажмите Создать, внесите
нужную информацию о контрагенте и нажмите Сохранить,
затем нажмите Выбрать, чтобы выбрать контрагента из
списка. Внесите, если нужно сумму страхового взноса,
стоимость и время уборки. Остальная информация
заполнится автоматически после добавления списка
арендуемых помещений. Нажмите Сохранить.
Затем нажмите кнопку Добавить списком (справа в
окошке Список объектов), откроется окно со списком
помещений. Выберите помещение, используя фильтры, и
нажмите выбрать.
Появится окно с характеристиками выбранного
помещения и его стоимостью. Нажмите Сохранить.
После этого снова появится окно со списком
помещений для выбора следующего помещения. Выберите
помещение, нажмите Выбрать, затем Сохранить. После того, как вы добавили все помещения, которые контрагент у
вас арендует по данному договору, в окне со списком помещений, открывшемся автоматически в очередной раз,
нажмите Отменить.
Если вы добавляете только одно
помещение к договору, то можно
воспользоваться кнопкой Добавить.
Тогда после выбора помещения окно не
будет автоматически открываться снова
для выбора следующего.
Чтобы
напечатать
договор
аренды, который вы создали, нажмите
Документ и выберите Договор аренды.
Документ откроется в MS Word и в него
автоматически попадут все данные,
которые вы внесли в операции. Вам
останется только отправить его на
печать, нажав Ctrl + P или Файл –
Печать.
В программе Valon.Trade Управление недвижимостью
можно формировать любые документы на основе информации из
базы данных: договоры, счета, платежные документы и т.д.
Подробнее об этом читайте в разделе 4.
Договор парковки.
Операция Договор парковки создается по такому
же принципу, как и операция Договор аренды. Сначала
создайте саму операцию: укажите даты, выберите
контрагента, укажите стоимость места и курс УЕ,
нажмите сохранить.
Затем списком добавьте парковочные места.
Суммарное количество парковочных мест посчитается
автоматически.
Также
автоматически
будут
произведены расчеты стоимости в УЕ и в рублях за
месяц и за весь период.
На основании операции можно напечатать
договор парковки или другой нужный вам документ.
Счета.
Операция счета предназначена для выставления счетов
контрагентам. Чтобы создать операцию нажмите Создать,
выберите контрагента, которому выставляете счет, нажмите
Сохранить.
Затем нажмите Добавить в окошке Состав счета. В
появившемся окне выберите из списка вид услуг, внесите
количество оказанных услуг (помещений, парковочных
мест) и цену услуги. Сумма посчитается автоматически.
Нажмите сохранить.
Если нужно, добавьте следующий вид услуг
таким же образом. Общая сумма счет посчитается
автоматически и будет отображаться в самой операции.
На основе операции можно напечатать счет
клиенту или другой нужный вам документ.
Заявки.
С помощью этой операции вы можете принимать
заявки от ваших арендаторов на выполнение каких-либо
работ (ремонт, уборка и т.д.). Чтобы принять новую заявку
нажмите Создать, выберите арендатора, выберите тип
заявки, укажите подробную информацию о предмете заявки
и ее стоимость и нажмите сохранить.
В заявках есть флаг Открытая, который означает, что
заявка еще не выполнена. По этому флагу, а также по
арендаторам, числам и другим характеристикам можно фильтровать заявки, чтобы удобнее было осуществлять
контроль их выполнения.
В операцию можно добавить исполнителя заявки, срок исполнения и другую информацию, если необходимо.
Платежи.
Эта операция предназначена для приема
платежей от контрагентов. Чтобы осуществить
платеж, создайте операцию, выберите контрагента –
автоматически появится его баланс, введите сумму
платежа и нажмите Сохранить.
В эту операцию можно добавить, например,
вид платежа, или поле для примечания, или другое
поле, которое вам нужно.
3. ОПИСАНИЕ ОТЧЕТОВ
В программе Valon.Trade Управление недвижимостью можно формировать любые отчеты на основании
информации из базы данных. Это могут быть отчеты о контрагентах, о заключенных за период договорах, о
договорах, срок которых истекает в ближайшее время, о платежах, о заявках, о ваших сотрудниках (если по ним
ведется учет) и т.д. За несколько минут можно сконструировать нужный вам отчет, который при нажатии одной
кнопки и установки нужных фильтров будет моментально выдавать вам нужную информацию в наиболее удобном
для восприятия виде.
В данном примере построены два отчета: Схема помещений и Схема парковок.
Схема помещений представляет собой матрицу объектов. В ней схематично расположены помещения.
Слева расположен список
всех помещений, ниже –
список
арендаторов,
каждому
из
которых
соответствует свой цвет.
Если поставить курсор на
помещение в матрице, то
автоматически выделится
помещение из списка и его
арендатор, и наоборот.
Кнопки Перейти к
объекту переместят вас в
список
объектов,
в
котором будет выделен
выбранный вам объект.
Схема помещений
фильтруется по этажам,
можно добавить фильтр по
арендаторам,
или
отображать
только
свободные помещения, или
любой другой фильтр.
Схема дает наглядное представление о том, кто из арендаторов какие помещения занимает и есть ли
свободные помещения. Таким образом, вы можете быстро найти свободное помещение, перейти к нему нажатием
одной кнопки и быстро получить о нем всю необходимую информацию: площадь, стоимость, фотографии и т.д.
Безусловно, такой механизм существенно повысит уровень обслуживания ваших клиентов.
Схема парковок
также представляет собой
матрицу,
на
которой
схематично расположены
объекты
(парковочные
места). Здесь есть список
парковочных
мест
и
список
арендаторов,
каждому
из
которых
принадлежит свой цвет
(такой же, как и в схеме
помещений).
Кнопки
Перейти
к
объекту
перемещают
вас
к
соответствующему списку
объектов,
в
котором
выделен выбранный вами
объект. В отчет можно
добавить любые фильтры.
Отчет
может
показывать схему в виде
матрицы (в клеточку), как
в примере Схемы помещений, либо без матрицы (белый лист), как в Схеме парковок.
Отчет Схема парковок дает вам четкое представление о том, есть ли у вас свободные парковочные места,
кому из арендаторов сдается то или иное место, а нажатием одной кнопки вы получаете полную информацию о
парковочном месте или о его арендаторе. Согласитесь, очень простой, удобный и наглядный механизм.
4. ДОКУМЕНТООБОРОТ
В программе Valon.Trade Управление
недвижимостью можно формировать любые
документы на основании операций и отчетов.
Документы формируются на базе шаблонов
MS Word. Чтобы напечатать документ
выберите нужную операцию, нажмите
Документ и выберите из списка нужный
документ. Необходимая информация из
операции автоматически подставится в
документ, который откроется в MS Word.
Печать
документа
производится
непосредственно из MS Word.
Документы
предварительно
формируются с помощью шаблонов MS
Word. Шаблоны можно создавать прямо из
программы. Для этого в нужной операции
нажмите
кнопку
документ,
выберите
Управление документами. Откроется окно
редактора шаблонов. Чтобы создать документ
нажмите Создать. Откроется шаблон MS Word,
в который автоматически попадут все поля,
присутствующие в операции. Введите в шаблон
текст документа, который вы хотите видеть. В места, где нужно вносить изменяемые в операции данные (арендатор,
расчетный счет и т.д.), подставьте соответствующую строку шаблона: [Договор аренды.Арендатор], [Договор
арендв.Р/с] и т.д. Отредактируйте документ и закройте его, выберите вариант сохранить. После этого в операции на
вкладке документ появится созданный вами документ.
Печать документов из программы позволяет сэкономить время на заполнение документов, исключает
ошибки в их заполнении, т.к. человеческий фактор отсутствует, документ легко читается, поскольку почерк у
вашего принтера четкий и понятный.
5. РАЗДЕЛЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ, РАБОТА ПО СЕТИ И ДРУГИЕ
ВОЗМОЖНОСТИ
Программа Valon.Trade Управление недвижимостью может работать по сети, объединяя несколько
компьютеров. При этом один из компьютеров используется как сервер, на котором храниться база данных и
структура программы. Остальные компьютеры работают с этой же базой данных.
Поскольку программа многопользовательская, в ней предусмотрено разделение прав доступа пользователей.
Можно наложить ограничение на создание, изменение, удаление операций или объектов, на возможность видеть
объекты, операции и отчеты, на изменение структуры программы и т.д. Например, менеджер по продажам может
только просматривать объекты, создавать контрагентов и заключать договоры, он не имеет доступа к оплатам и к
отчетам, не может менять цены и т.д. Директор, в свою очередь, имеет возможность просмотра всех операций и
отчетов и внесения изменений во все объекты и т.д.
Права доступа каждой категории пользователей
определяются руководством организации. Назначение прав
доступа производится специалистом в присутствии руководства
или после обсуждения этого вопроса с руководством, или самим
руководителем
(уполномоченным
сотрудником).
Когда
определены права доступа хотя бы для одного пользователя, то
при входе в программу необходимо ввести Имя и Пароль.
База данных хранится на одном из компьютеров локальной сети. Она размещается на любом из дисков,
кроме системного, как правило, на диске D. Это позволяет сохранить базу данных, если ваша операционная система
по каким-либо причинам перестанет работать. Однако, компьютер – вещь сложная. Сбои в его работе могут
привести к потере информации на любом из дисков. Такое случается редко, но все-таки случается. Надеемся, что вас
это не коснется, но лучше застраховаться. Мы рекомендуем периодически делать резервную копию вашей базы
данных. Файл базы данных хранится в папке с программой и имеет расширение .mdf (например, Rent office.mdf).
Резервное копирование этого файла хотя бы раз в месяц будет гарантией сохранности вашей информации.
Описанная программа Valon.Trade Управление недвижимостью является наиболее типовым вариантом
программы для учета аренды и управления объектами недвижимости. Технология построения программ, которую
мы используем, позволяет вносить изменения в готовую программу очень быстро, не прибегая к услугам
программистов. Т.е. вы можете делать это сами, или мы можем сделать это для вас. Программа может быть
быстро изменена или дополнена по вашим пожеланиям нужными вам операциями, объектами, отчетами
документами и т.д.
Мы также можем создать для вас индивидуальный проект за несколько дней.
Консультации по запуску и работе программы мы предоставляем бесплатно!
Если у вас возникают какие-либо вопросы по поводу нашей программы – пишите нам!
МЫ ВСЕГДА РАДЫ ОБЩЕНИЮ!
Контактная информация:
Наш сайт: http://noteh.ru/
Сайт нашего представительства: http://valonsoft.ru/
E-mail: boris.xn@gmail.com
Skype: boris_biz
ICQ: 380099800
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
137
Размер файла
1 323 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа