close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Министерство образования и

код для вставкиСкачать
Министерство образования и науки РФ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
"Московский государственный гуманитарный университет имени М. А. Шолохова"
Учебно-методический комплекс
дисциплины (код и название по ГОС ВПО)
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НАУЧНОЙ И УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)
по специальности 030501.65 Юриспруденция
Факультет
Кафедра
Юридический
Гражданского и уголовного права
Москва-2008
2
Часть I.
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НАУЧНОЙ И УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)
Разработал
Власов В.П.
Шелухин А.Ф.
Рабочая программа утверждена на заседании кафедры
Гражданского и уголовного права
Протокол № 4 от 15 ноября 2007
Зав. кафедрой Ложкин А.Г.
Раздел 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ
1.1. ВЫПИСКА ИЗ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО СТАНДАРТА ПО УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЕ
«Делопроизводство» как учебная дисциплина входит в национально-региональный компонент дисциплин Государственного образовательного стандарта профессионального образования, является факультативной дисциплиной; 82 часа.
Первый раздел составлен по материалам ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научноисследовательской работе. Структура и правила оформления», приведены образцы оформления
списка литературы по ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа», использованы
другие материалы. Во втором разделе использованы типовая инструкция по делопроизводству в
министерствах и ведомствах Российской Федерации, подготовленная Комитетом по делам архивов и утверждена решением Правительства РФ от 24 июня 1992 г. №1118-р. Приведен разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации» введенная в действие 01 июля 2003 года и другие материалы.
1.2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ
Цели курса:
- научиться применять систему государственных стандартов по документообороту во
время учебы, при проведении научно-исследовательских работ, при написании рефератов, курсовых и дипломных работ;
- научить студентов правильному пониманию задач и предназначения документирования управленческой деятельности, раскрыть роль данной деятельности по укреплению законности и росту экономического могущества предприятий, организаций и государства в целом;
- привить студентам практические навыки и умения в составлении документов как в
период своей учебно-научной деятельности в вузе, так и в процессе работы специалистом на
предприятии или в учреждении;
Задачи курса:
- прочно усвоить теоретические положения курса;
- обучить студентов составлять юридически грамотные документы;
- ознакомить с основными требованиями при составлении бланков организаций и других управленческих и распорядительных документов;
- ознакомить с основными правилами и требованиями ведения делопроизводства в
организации;
3
- условия и порядок применения в организации унифицированных форм управленческой и распорядительной документации;
- выработать устойчивые навыки применения полученных знаний.
1.3. ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
СТУДЕНТЫ ДОЛЖНЫ ЗНАТЬ ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, УМЕТЬ ПРАВИЛЬНО ПРИМЕНИТЬ ПОЛУЧЕННЫЕ ЗНАНИЯ НА ПРАКТИКЕ,
БЫСТРО В СООТВЕТСТВИИ С ТРЕБОВАНИЯМИ СТАНДАРТОВ И ЗАКОНА ОФОРМЛЯТЬ
УЧЕБНО-НАУЧНЫЕ РАБОТЫ И СОСТАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТЫ.
По окончании изучения курса студенты должны знать следующие основные положения
и понятия:
- основные требования к оформлению рефератов, курсовых и дипломных работ, а так
же оформление списка литературы;
- усвоить общие требования к структуре и правилам оформления отчетов о научноисследовательской работе;
- документ, свойства документа, информация и документ, носители информации;
- системы документации, управленческая документация;
- требования к составлению и оформлению, формуляр - образец, состав и расположение реквизитов;
- составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов,
служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения;
- систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения;
- современные способы и техника создания документов;
- деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и
выражения;
- правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами;
- корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая
корреспонденция;
- организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
- служба документационного обеспечения управления (СДОУ), её структура функции,
должностной состав;
- организация документооборота, особенности делопроизводства по обращениям граждан, конфиденциальное производство, автоматизация процессов документационного
обеспечения управления.
1.4. МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
1.4.1. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИЗУЧЕНИЯ
ДИСЦИПЛИНЫ ДЛЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ
Любая информация базируется на служебном документе. В процессе изучения учебных
программ вузе, уже на начальной стадии возникает необходимость правильного оформления
рефератов, курсовых работ, отчетов о научно-исследовательских работах и как результирующая
всей учебы в вузе - дипломной работы. В повседневной деятельности для повышения эффективности управления необходимо правильно оформлять организационно распорядительные и другие документы организации, постоянно совершенствовать работу с документами.
Правильная организация работы с документами влияет на качество работы всех управленческих звеньев персонала. Трудно представить какой - либо вид деятельности, не связанный
с получением, хранением или использованием информации.
4
К сожалению, многие руководители предприятий, организаций, отвечающие за правильную организацию документооборота, не знакомы с ГОСТами и нормативами по ведению делопроизводства и оформлению документов.
Документы являются одним из основных средств делового общения. Успех делового общения зависит в первую очередь от культуры партнеров, их благожелательности, нацеленности
на достижение совместной цели, и это всё проявляется в культуре составленных документов.
Как повысить свой имидж и престиж организации? Недостаточно правильно выполнить
работу, нужно грамотно её преподнести. Какие издать управленческие документы для активизации деятельности организации? Как грамотно составить деловое письмо? Как правильно составить договор? Какая система документации должна существовать в организации? Какие предъявляются требования к оформлению различных организационно распорядительных документов?
Каковы способы и техника создания деловых документов? Какова организация работы с документами, содержащими конфиденциальный характер?
На эти и другие множество вопросов даются ответы при изучении дисциплины «Документационное обеспечение научной и управленческой деятельности» («Делопроизводство»).
1.4.2. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИЗУЧЕНИЯ
ДИСЦИПЛИНЫ ДЛЯ СТУДЕНТО
Основное внимание при изучении уделяется подготовке организационно - распорядительных документов в учреждении и на предприятии, как основе всех управленческих функций.
Процесс обучения включает в себя аудиторные занятия (лекции, семинары, практические занятия) и самостоятельную работу студентов.
Во время семинарских занятий проверяется степень усвоения студентами полученных
теоретических знаний в ходе лекций и самостоятельной работы.
По окончании курса, студент должен самостоятельно составлять и оформлять все виды
документов не только в процессе учебы в вузе, но и находящихся в обороте организации, используя при этом последние достижения оргтехники. Уметь организовывать и вести учетную,
справочную, архивную работы в организации, вести и организовывать контроль своевременного
исполнения сроков, установленных документом, самостоятельно владеть навыками пользования
нормативной литературой по документационному обеспечению управления. Составлять номенклатуру дел, инструкции, производить согласование документов, готовить документы организации к передаче в архив.
Во время практических занятий с использованием ПК и другой оргтехники вырабатываются практические навыки в быстром и правильном оформлении и составлении различных
видов документов.
Массовое распространение компьютерной техники позволяет автоматизировать отдельные элементы делопроизводства в организации.
Практические занятия по темам курса осуществляются на компьютере по практике составления документов делопроизводства. Поэтому, обучение курса предполагает, что студент
самостоятельно освоит общие условия работы с такими программами как Microsoft Office – пакет автоматизации делопроизводства, Microsoft Word – текстовый процессор, Microsoft Excel –
система электронных таблиц, Microsoft Power Point – система подготовки презентаций, Microsoft
Access – система управления базами данных, Microsoft Mail – электронная почта.
1.5. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
5
1.5.1. Виды учебной деятельности студента по разделам дисциплины
Тема 1.Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения…………………………………...
Тема 2.Документирование управленческой деятельности. Документ. Информация. Классификация, реквизиты документов………
Реквизиты документов……………………………………………….
Тема 3.Основные требования к бланкам и оформлению управленческих документов…………………………………………………….
Тема 4.Основные правила составления и оформления организационных документов…………………………………………………….
Тема 5.Основные правила составления и оформления распорядительных документов…………………………………………………..
Тема 6.Служебное письмо и информационно-справочные документы
…..………………………………………………………………
Тема 7.Документы по личному составу ……………………………..
Тема 8.Делопроизводства в организации …………………………..
Тема 9.Работа с документами, содержащими сведения конфиденциального
характера ………………………………………………….
Второй раздел
Тема 10. Общие положения при составлении отчета о научноисследовательской деятельности……………………………………
Тема 11. Требования к содержанию структурных элементов
отчета…………………………………………………………………
Тема 12. Правила оформления отчета……………………………..
Тема 13. Оформление списка литературы по ГОСТ 7.80 -2000
л
л
л
л
л
л
л
л
л
л
л
п
п
1.5.2. Требования для получения оценки по курсу
Для проверки глубины изучения отдельных тем курса студентами выполняются контрольные
работы по темам практических занятий, а на итоговой стадии обучения студенты сдают зачет.
№
1.
Раздел 2. ОБЪЕМ ДИСЦИПЛИНЫ И ВИДЫ УЧЕБНОЙ РАБОТЫ
(по формам обучения)
Всего
Из них
Наименование темы
АудиСамоСеминар
Практи
торных
стоятельЛекции
ские
ческие
часов
ные
занятия
занятия
занятия
Первый раздел
Государственная система
документационного обеспечения управления. Основные положения.
4
3
-/-
2
6
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Документирование управленческой деятельности.
Классификация, реквизиты
документов.
Основные требования к
бланкам и оформлению
управленческих документов.
Основные правила составления и оформления организационных документов.
(Устав. Учредительный договор. Структура и штатная
численность. Штатное расписание).
Основные правила составление и оформления распорядительных документов.
Служебное письмо и информационно- справочные
документы.
Документы по личному составу. (Резюме, характеристики, анкеты. Трудовой
договор Трудовая книжка и
др.)
Делопроизводство в организации.
5
8
8
4
4
4
Требования к содержанию
структурных элементов отчета
Правила оформления
отчета
Оформление библиографической описи документа и
библиографической записи
Семинар
№3
8
2
10
2
6
2
8
7
4
Семинар
№4
2
2
8
2
6
2
2
8
Семинар
№6
2
8
2
2
6
-/-
2
4
Семинар
№5
7
7
4
4
Работа с документами, содержащими сведения кон6
3
фиденциального характера.
По первому разделу
форма контроля:
Контрольная работа 1.
Второй раздел
Общие положения при составлении отчета о научноисследовательской деятельности
Семинар
№2
2
-/-
2
2
2
2
6
4
2
1
-/Семинар
№7.
2
2
2
4
1
2
7
По второму разделу
форма контроля: Контрольная работа 2.
Форма контроля по курсу:
Зачет
ВСЕГО
72
43
14
17
72
Раздел 3. СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
3.1. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
Тема 1. Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основная цель ГСДОУ. Унифицированная система документации (УСД). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Значение документирования в управленческой деятельности для функционирования государственных учреждений, предприятий и организаций различных форм собственности, связи
их с другими предприятиями, организациями и государственными органами.
Состав управленческих документов. Унифицированные системы документации в организации, учреждении. Компетенция руководителя. Унификация и стандартизация управленческих
документов.
Осуществление функции документационного обеспечения управления по принятию
управленческих решений.
Тема 2. Документирование управленческой деятельности.
Документ. Информация. Классификация, реквизиты документов
Документ, его свойства. Информация и документ, носители информации.
Виды документов управленческой деятельности и их классификация.
Состав реквизитов документов по ГОСТу Р 6.30-2003, их расположение.
Эмблема организации, товарный знак и знак обслуживания.
Код формы документа. Наименование организации. Справочные данные об организации.
Наименование изданного документа. Дата издания документа. Регистрационный номер документа. Ссылка на регистровый номер и дату документа. Место составления документа.
Гриф конфиденциальности информации. Адресат. Гриф согласования и утверждения документа. Резолюции на документе. Заголовок документа. Правила составления текста документа. Отметка о наличии приложения к документу. Подпись ответственного лица за издание документа.
Визы согласования документа. Печать на документе. Отметка о заверке копии документа.
Отметка о поступлении документа в организацию, об его исполнении, и направлении документа на хранение. Требования к бланкам организации.
Тема 3. Основные требования к бланкам и оформлению
управленческих документов
Юридическая сила составленного документа.
Формуляр - образец документа. Формуляр и его обязательные реквизиты.
Классификация бланков. Унификация расположения реквизитов в тексте документов. Особенности документа на машинном носителе.
Обязательные реквизиты общего бланка. Обязательные реквизиты бланка письма. Обязательные реквизиты бланка конкретного вида документа.
Правила составления текста документа. Стилистика составления документа.
8
Тема 4. Основные правила составления и оформления
организационных документов
Классификация организационно-распорядительных документов.
Организационные документы. Значение организационных документов в правоспособности организации, учреждения. Требования Федеральных законов об обязательных положениях
Учредительных договоров, Уставов. Структура и штатная численность организации. Штатное
расписание. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Положение о филиале и представительстве. Доверенности на управление и выполнение
конкретных действий в организации. Должностные инструкции.
Тема 5. Основные правила составления и оформления
распорядительных документов
Виды распорядительные документы. Приказы по основной деятельности, распоряжения,
решения, указания. Правила составления распорядительных документов их реквизиты. Условия
издания распорядительных документов. Контроль в организации по исполнению распорядительных документов. Правила ознакомления с распорядительными документами работниками
организации.
Тема 6. Служебное письмо и информационно-справочные документы
Место письма в организационно распорядительных документах. Виды писем. Письмопросьба. Письмо-ответ. Сопроводительное письмо. Гарантийное письмо. Письмо-извещение.
Письмо-напоминание. Письмо подтверждение. Циркулярные письма. Требования по деловому
обыкновению письма, стилистике используемых выражений. Заключительная формула обращения письма.
Акты, протоколы, докладные записки, справки, телеграммы - как носители служебной
информации.
Тема 7. Документы по личному составу
Трудовой кодекс РФ о форме трудового договора в Российской Федерации. Основания
расторжения трудового договора. Трудовая книжка, как подтверждение стажа работы. Унифицированные формы кадровых документов. Порядок оформления личных карточек, личных дел
работников. Правила составления Резюме. Автобиография. Характеристика с места работы.
Порядок записей в трудовые книжки.
Тема 8. Делопроизводство в организации
Служба документационного обеспечения управления (СДОУ). Значение, структура,
функции, должностной состав СДОУ в организации. Обязанности секретаря референта. Типовая
технология организации документооборота. Виды документооборота. Порядок работы секретарь референта с входящими, исходящими, и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел в организации. Виды номенклатуры дел. Правила оформления дел. Сроки хранения дел и
их уничтожение.
Правила использования оттиска печати при оформлении различных документов. Особенности делопроизводства по обращениям граждан. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.
Тема 9. Работа с документами, содержащими сведения
конфиденциального характера
9
Сведения и их закрепление в Российском законодательстве, как данные конфиденциального характера. Виды сведений конфиденциального характера. Правила оформления документов, носящих конфиденциальную информацию.
Основания для установления на документах грифов: для служебного пользования, секретно, коммерческая тайна. Правила хранения указанных документов в организации.
Меры юридического и иного характера по ограничению постороннего доступа к указанным документам. Меры ответственности для граждан допустивших несанкционированное использование сведений конфиденциального характера.
Учет документов с грифом "КТ". Формы журналов учета и выдачи материалов с грифом
"КТ". Порядок оформления надписи о конфиденциальном характере документа.
3.2. Второй раздел
Тема 10. Общие положения при составлении отчета о научно-исследовательской
деятельности
Область применения ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления». Общие положения.
Тема 11. Требования к содержанию структурных элементов отчета
Структурными элементами отчета о НИР являются: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание, нормативные ссылки, определения, обозначения и сокращения, основная часть, заключение, список использованных источников, приложения.
Тема 12. Правила оформления отчета
Общие требования. Построение отчета. Нумерация разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Нумерация страниц отчета. Иллюстрации и таблицы. Примечания. Ссылки и сноски.
Тема 13. Оформление библиографической описи документа
и библиографической записи
Статья в серийном издании. Статья в книге и сборнике. Статья на депоненте. Перевод
статьи и др. материалов. Авторское свидетельство. Нормативные документы типа ГОСТ, ОСТ,
РСТП, ТУ, РД. Методические рекомендации. Отчеты по НИР. Книга. Диссертации и автореферат. Интернет. Ссылки и сноски.
4. Методические рекомендации по темам курса
Первый раздел
Тема 1. Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного
управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ- упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных
10
технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование
работы аппарата управления.
В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления: Госкомстатом России, Росархивом, Госстандартом России.
Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, и самостоятельных коммерческих и некоммерческих организаций, предоставленных им Законами Российской Федерации и другими законодательными актами.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы фиксации на
различных носителях. Все управленческие решения фиксируются на бумажном носителе, магнитных лентах, дискетах и др.
Состав управленческих документов определяется как государством, так и самим предприятием исходя из компетенции и функции организации. Единство правил документирования
управленческих действий на всех уровнях обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения (ГСДОУ) и унифицированных систем документации
(УСД) - это комплекс документов, созданных по единым требованиям.
УСД предназначены для использования так с помощью вычислительной техники, так и
обычных методах обработки.
Значение документирования в управленческой деятельности для функционирования государственных учреждений, предприятий и организаций различных форм собственности, связи
их с другими предприятиями, организациями и государственными органами.
Унифицированные системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов на предприятии, разрабатываются унифицированные формы как в целом по министерству, ведомству, или
в самом предприятии.
В Российской Федерации установлена унифицированная система стандартизации документов (УСД). Форма юридического закрепления унификации. Стандарты документов бывают:
государственные (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Стандарты необходимы для уменьшения числа принимаемых документов, недопущения дубляжа функций, достижения эффективности пользования. Характерными примерами унификации
документов государством это- налоговая отчетность, формы документов для кадровых служб
организаций предприятий и т.д.
УСД - комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общероссийского назначения, унифицированных
форм документов других уровней управления и Общесоюзных классификаторов техникоэкономической информации (ОКТЭИ), устанавливается Госстандартом России.
Общероссийский классификаторы представляют собой систематизированные перечни
наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
С 1 июля 1996г. действует «Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах» №ОК 026-95, разработанный Всероссийским научноисследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России
11
Он создан для обеспечения функционирования и взаимодействия автоматизированного
банка данных общероссийских классификаторов ВНИИКИ Госстандарта России с автоматизированным банком классификаторов федерального уровня Госкомстата России, автоматизированными банками данных организаций - разработчиков общероссийских классификаторов и
другими автоматизированными банками и автоматизированными системами обработки информации.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) №ОК 011-93,
разработан Госстандартом России и вступил в силу с 1 июля 1997 г.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
- регистрации форм документов;
- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
- сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм документов;
- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
- контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных
знаков и контрольного числа (КЧ).
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
- блока идентификации;
- блока наименований объекта классификации.
Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.
Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
XX
XX
XXX
X
Класс форм
Подкласс форм
Регистрационный номер
Контрольное число
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной
формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.
12
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046
Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд
09
01
004
6
Унифицированная система документации Пенсионного фонда
Документация по учету и распределению средств
Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный
фонд
Контрольное число
Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N
835 «О первичных учетных документах» заинтересованных федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные
формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности.
В создаваемых на основе настоящего общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указанных специализированных форм первичных учетных
документов должны использоваться в подклассах класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» серии кодов 700-999, а в видах форм - серии кодов 70-99 (действует дополнительно с 7/2000).
Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов. Пример
таблицы ОКУД приводится ниже.
Код
0200000
0211000
КЧ
Наименование формы
2
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0
Документация по созданию организации,
предприятия
0211031
0211071
3
5
0211072
1
0211073
8
0211101
1
Индекс
Периодичность
Договор об аренде
Заявление на государственную регистрацию
Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)
Письмо об изготовлении печати, штампа
…
Госкомстат России утвердил множество унифицированных форм различных документов
образующихся в деятельности организаций, часть из них приведены в настоящих методических
рекомендациях, и даны в перечне нормативно правовых актов, предлагаемом для изучения.
13
В качестве примера унификации форм документов можно привести - Постановление
Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных
активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном
строительстве" (с изм. и доп. от 25 января, 2 июля, 11 ноября 1999 г., 29 декабря 2000 г., 6 апреля 2001 г., 28 января 2002 г.).
Постановление Государственного комитета РФ по статистике
от 30 октября 1997 г. №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации" (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 25.01.1999 N 5, от 02.07.1999 N 51; Постановления Росстата от 11.11.1999 N 100, Постановления Госкомстата РФ от 06.04.2001 N
26).
Тема 2. Документирование управленческой деятельности.
Документ. Информация. Классификация, реквизиты
документов
Документ, его свойства. Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели изменения. Первоначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднейшая производная форма documentum, в узком смысле слово означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась в сфере научной и практической деятельности. Историческая наука
определяет документ как важнейший исторический источник, документалистика считает документом любую фиксированную информацию.
В русский язык понятие «документ» ввел император Петр I, который перевел его как
«письменное свидетельство», выделив тем самым его правовой аспект.
В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М.,
1983) документ - «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком
способом для передачи ее во времени и в пространстве» т.е. отдается предпочтение его информационной и историко-архивной функциям.
В сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления.
Управленческий документ - особая форма осуществления компетенционных задач и
функций государственного или иного органа управления, поэтому на передний план выступают
не его формальные признаки, присущие любому документу, а содержательные, которые выводят управленческий документ в отдельную особую категорию документов.
Документ - средство закрепления и передачи управленческих решений, правовых
норм и иной служебной информации с помощью материального носителя, обладающее
обязательными реквизитами.
Документирование - создание различных видов документов по установленным правилам.
Результатом документирования является документ. Соблюдение правил документирования придает юридическую силу документу, т. е. закрепляет его особое свойство, сообщаемое документу
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается обязательным для каждого из его видов набором обязательных реквизитов (элементов оформления), к которым относятся бланк адресанта
или издавшего органа, наименование адресата, подпись, дата, регистрационный номер, печать,
заверительная подпись и др.
Обычно под документом мы понимаем определенную информацию на бумажном носителе. Но все чаще встречается электронный документ. В практике и научных дискуссиях под
электронным документом понимается в одном случае машинный носитель управленческой информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в чет-
14
вертом - ячейка в памяти ПЭВМ, в пятом - изображение на экране (виртуальный, интерактивный документ).
В Федеральном законе от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
электронный документ - особый вид документа, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.84 № 3549 утвержден ГОСТ 6.10.4-84.
Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Однако электронное документирование по различным причинам, в том числе в силу громоздкости и высокой стоимости технического обеспечения юридической идентификации электронного документа, широкого распространения в государственном управлении Российской
Федерации пока не получило.
Функции документа. Социальная - реализация важнейших социальных потребностей
общества в целом, его коллективных и индивидуальных субъектов;
Правовая - установление правового статуса участников общественных отношений; Управленческая - закрепление властных предписаний, и запретов, посредством которых осуществляется
организованное целенаправленное воздействие на общественные отношения; Информационная сохранение информации во времени и пространстве и связь между элементами системы управления, средство личного общения субъектов; Культурная - передача культурных обычаев и традиций; Историческая – создание архивов, фиксация развития отношений.
Для управления большое значение имеет систематизация документационных комплексов, документооборот которых осуществляется в учреждении, организации.
Существуют следующие системы документации: организационно-распорядительная,
плановая, отчетная, финансовая, по материально-техническому обеспечению, договорная, по
информационному сопровождению основной деятельности.
Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности учреждений и организаций занимает система организационно-распорядительной документации.
Информация и документ, носители информации.
В соответствии со ст. 2 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»
под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Все вопросы регулирования процессом распространения информации находятся в соответствии с п. «и» ст.71 Конституции Российской Федерации в ведении Российской Федерации. Об информации Конституция Российской Федерации
говорит в статьях – 24, 42 и других.
Информация — одна из основ жизнедеятельности общества. Ее достоверность и оперативное получение — залог правильности и своевременности принятия любого решения.
Простое и понятное определение информации дал С. И. Ожегов. Это, во-первых, сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, во-вторых, сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-либо.
Основной принцип информационных отношений, провозглашаемый Всеобщей Декларацией прав человека от 10 декабря 1948 года. Европейской Конвенцией о защите прав человека
и основных свобод от 4 ноября 1950 года, Международным пактом о гражданских и политических правах от 16 декабря 1966 года, а также Конституциями некоторых стран мира (в том числе Швейцарии, Испании, России, Республики Беларусь), — свобода информации, все ограничения которой должны быть установлены законом, которые необходимы для уважения прав
и репутации других лиц или для охраны государственной безопасности, общественного порядка, здоровья и нравственности населения.
15
В п. 3 ст. 10 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" дается перечень документированной информации, которая не может быть отнесена к категории ограниченного доступа. Запрещено относить к подобной информации, в частности, законодательные и
другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти,
органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права,
свободы и обязанности граждан, порядок их реализации.
Пункт 1 ст. 8 этого Закона определяет круг субъектов информационных отношений, которые обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Правительство РФ утверждает перечни представляемой в обязательном порядке документированной информации, перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов.
Информация и связь названы в п. "и" ст. 71 Конституции РФ в числе техникоэкономических систем, для нормального функционирования которых требуется централизация,
поэтому в компетенции государства находятся вопросы правового регулирования информационных отношений.
Реализуя свои функции, государство не только обеспечивает правовое регулирование
свободного доступа к информации, но и ограничивает доступ к информации определенных видов.
Подавляющая часть информации об организациях, гражданах сосредоточена в документах учреждениях, организаций, предприятий, поэтому регулированию документооборота в них
государству придает особое значение.
Согласно п. 2 ст. 8 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" порядок обязательного представления информации, отнесенной к государственной тайне, и конфиденциальной информации устанавливается и осуществляется в соответствии с законодательством об этих категориях информации. Такой порядок определен только в отношении государственной тайны.
В соответствии со ст. 21 Закона об информации защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу. Режим защиты устанавливается только в отношении трех видов информации:
1) сведений, отнесенных к государственной тайне;
2) конфиденциальной документированной информации;
3) персональных данных.
Что касается правового регулирования доступа к конфиденциальной, служебной, коммерческой информации, то специальный законодательный акт пока отсутствует. В Российской
Федерации данный вопрос решается посредством введения соответствующих положений в различные нормативные акты. В соответствии с п. 5 ст. 10 ФЗ "Об информации, информатизации и
защите информации" отнесение информации к категории конфиденциальной осуществляется в
порядке, установленном законодательством РФ, за исключением случаев, предусмотренных ст.
11 названного ФЗ, в которой речь идет об информации, о персональных данных на граждан.
Виды документов управленческой деятельности и их классификация.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
Юридическая сила документа состоит в том, чтобы каждый документ был составлен и
подписан руководителем того органа организации, который вправе выпускать этот вид документа, в соответствии с законом, учредительными документами организации.
16
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления
издают следующие распорядительные документы:
Советы Министров РФ, автономных республик: постановления, распоряжения и дают
поручения;
Министерства РФ, автономных республик; приказы, инструкции, указания;
Государственные комитеты и комиссии: постановления, приказы, инструкции, указания;
Главные управления Министерств РФ, автономных республик: приказы, инструкции,
указания;
Правительства субъектов Российской Федерации, их управления и отделы: решения, распоряжения, приказы, инструкции, указания (управления и отделы);
Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций: приказы, инструкции, указания;
Кооперативные организации - решения.
Общественные организации - постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять
нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по нормативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме
документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).
Совместные распорядительные документы актов, полномочных издавать различные по
форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу
распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме,
установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в
форме установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть
приостановлено соответствующими компетентными органами, в том числе на определенный
срок.
Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или
суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемых на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируется в протокол.
В соответствии с действующим законодательством создаются следующие распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения, указания, инструкции,
поручения.
Решения, постановления приказы издаются для принятия нормативного или индивидуального акта по основным вопросам компетенции организации. Решениями оформляются итоговые управленческие действия коллегиальных органов управления организацией или учредителей или в форме положений.
Распоряжения и указания издаются, обычно по оперативным вопросам носящих разовый
характер.
17
Ход принятия решений в коллегиальных органах оформляется протоколом. Протоколы
оформляются в соответствии с ходом заседания используя стенограммы, звуковую запись, запись выступлений, оглашений справок решений, постановлений т.п. Протокол обязательно
должен быть подписан председателем и секретарем. Все представленные документы при обсуждении заверяются председателем и секретарем и хранятся с первым экземпляром протокола.
Для оперативной связи с подведомственными и другими организациями используются
письма, телеграммы, телефонограммы через факс, связь или телефон.
Для деятельности организации также издаются стандарты предприятия, положения, уставы, планы, отчеты, правила и др. Все указанные документы согласуются с соответствующими
службами предприятия, заверяются юрисконсультом (право второй подписи) и утверждаются
руководителем предприятия, организации. Документы денежного характера или распоряжения
товароматериальными ценностями подписываются руководителем организации и главным бухгалтером
На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем углу печатают пометку: Приложение с точным названием документа и даты его принятия.
Классификация документов:
1-Документы по производственной деятельности. По общим и административным вопросам;
2-Документы по функциям управления. Документы по личному составу (кадры), финансовые документы, бухгалтерские, отделов планирования, снабжения и сбыта, юридической
службы и далее по подразделениям;
3-Документы по их наименованиям: протоколы, решения, записки, приказы, распоряжения, договора и т. д.;
4-Документы по средствам фиксации: письменные, графические, фотодокументы, документ на машинном носителе и т.д.;
5-По содержанию: организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция), распорядительные (приказ, распоряжение , указание, решение, инструкция), информационно-справочные, бухгалтерские, документы по личному составу и др;
6.По видам:
Унифицированные (типовые) т.е. обязательные к применению в определенной области
деятельности;
Примерные т.е. имеющие рекомендательные характер;
Индивидуальные;
Трафаретные;
7-Документы по месту их составления: документы внутренние, документы составленные
совместно с другими организациями, документы представленные другими организациями;
8-Документы по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный
срок, несрочные, где срок не установлен;
9-Документы по виду оформления: подлинные, копии, нотариально заверенные;
10- По юридической силе: подлинник, копия, дубликат, выписка, отпуск. Отпуск – копия
исходящего документа, остающаяся в организации (на нем проставляется дата и регистрационный номер документа, он может быть подписан руководителем). Подлинник документа - это
надлежащим образом оформленный экземпляр документа, подписанный руководителем, в соответствии с его должностными обязанностями, составленный в первый раз. Такой документ
может иметь несколько экземпляров, о чем ставится отметка на самом документе.
18
Копия документа - абсолютно точное воспроизведение подлинника документа, заверенное в соответствии с правилами делового обыкновения. Копии заверяются как самой организацией издавшей документ, организацией принявший этот документ, или нотариусом. На данном
документе ставится пометка "копия".
На копиях служебных документов ставится печать организации, издавшего документ, заверяется подписью руководителя и ставится дата заверения подлинности копии документа. Выданный дубликат документа, имеет одинаковую юридическую силу с подлинником;
11.По степени сложности: простые, посвященные одному вопросу, сложные, посвященные нескольким проблемам;
12.По месту составления: внешние и внутренние по отношению к организации;
13.По степени полноты представленной в документе информации: полные и выписки;
14.По срокам хранения: кратковременного хранения (до 10 лет), долговременного хранения (до 75 лет), постоянного хранения.
Реквизиты документов
Необходимые реквизиты документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Совокупность реквизитов составляют и форму документа. Полнота реквизитов устанавливает и юридическую
силу данного документа. В стандарте 30 реквизитов. Указанные в стандарте требования к реквизитам документа носят рекомендательный характер. Составление документов от лица двух и
более организаций оформляются без бланка.
Расположение реквизитов и границы их зон для углового и продольного бланков приведены на рисунке в ГОСТ Р 6.30-2003.
01. 02. Государственный герб РФ, герб субъекта РФ
Государственный герб РФ помещается на бланках органов государственной власти РФ,
федеральных министерств, ведомств.
Порядок использования изображения герба субъекта РФ на бланках документов определяется нормативными актами органов государственной власти этих субъектов. Порядок использования герба Российской Федерации утвержден федеральным конституционным законом "О
государственном гербе Российской Федерации" от 25.12.2000 г. №2-ФКЗ. (с изменениями в редакции закона от 9 июля 2002 г.).
Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с
закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с
золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла
- скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем
плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и
попранного конем дракона.
Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита (в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами, перечисленными в
статье 1 Федерального конституционного закона), а также в одноцветном варианте.
Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на
бланках:
федеральных конституционных законов и федеральных законов;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
решений Конституционного Суда Российской Федерации;
19
решений Верховного Суда Российской Федерации;
решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на
бланках:
Администрации Президента Российской Федерации;
полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
федеральных органов исполнительной власти;
Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Счетной палаты Российской Федерации;
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
федеральных судов;
органов прокуратуры Российской Федерации;
дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением Федерального конституционного закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Образец герба Российской Федерации, герба города Москвы:
Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации
и метрологии от 25.12.2002 N 504-ст «О переносе даты введения государственного стандарта» с
1 июля 2003 года вводится в действие ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
В исполнение закона «О государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 г.
№2-ФКЗ. Соответствующие органы исполнительной власти государства издают организационно исполнительный документ о правилах и условиях использования герба Российской Федерации.
20
Так Центральным банком России издан приказ №02-219 «О порядке исполнения Указа
Президента РФ №2050 «О государственном гербе РФ», действовавший ранее с 30 ноября 1993г.
Субъекты Российской Федерации могут самостоятельно издавать законы и нормативные
акты об используемом гербе и символике. Субъект Российской Федерации город Москва, воспользовался таким правом и издал закон города Москвы от 1 февраля 1995 г. № 4-12 «О гербе и
флаге города Москвы», закон города Москвы № 39 от 11 июня 2003 г. «О гербе города Москвы», закон города Москвы от 11 июня 2003 года №40 «О государственной и муниципальной
символике в городе Москве», Постановлением правительства Москвы от 07.10.03 № 837-ПП
утверждено «Положение о порядке использования государственной символики города Москвы
юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
В соответствии со статьей 3 Закона, герб города Москвы представляет собой изображение на темно-красном геральдическом щите с отношением ширины к высоте 8:9 развернутого
вправо от зрителя всадника - Святого Георгия Победоносца в серебряных доспехах и голубой
мантии (плаще), на серебряном коне, поражающего золотым копьем черного Змия.
Изображение герба города Москвы размещается:
- на зданиях Московской городской Думы, мэрии и Правительства Москвы;
- в залах заседаний Московской городской Думы и Правительства Москвы;
- на должностном нагрудном знаке Мэра Москвы;
- на вывесках, печатях, штампах и бланках органов представительной и исполнительной власти города;
- на официальных печатных изданиях органов представительной и исполнительной власти
Москвы;
- на транспортных средствах ГУВД Москвы;
- на указателях границ города при въезде в Москву.
Допускается использование изображения герба:
- в качестве праздничного оформления Дня города, городских фестивалей и других мероприятий;
-на личных бланках, штампах, визитных карточках депутатов Московской городской Думы,
руководителей органов представительной и исполнительной власти города. Порядок использования изображения герба юридическими и физическими лицами в коммерческих целях регламентируется Инструкцией, утверждаемой Мэром Москвы.
Герб города Москвы в многоцветном варианте используется на бланках:
а) законов города Москвы;
б) постановлений Московской городской Думы;
в) указов и распоряжений Мэра Москвы;
г) постановлений и распоряжений Правительства Москвы;
д) решений Уставного суда города Москвы;
е) Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы, в случаях, установленных частями 3 и 4 настоящей статьи.
Герб города Москвы в одноцветном варианте используется на бланках:
а) правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных
лиц;
б) Московской городской избирательной комиссии;
в) Контрольно-счетной палаты Москвы;
г) Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве;
д) иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц;
е) мировых судей города Москвы;
ж) иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.
21
Указом Мэра Москвы устанавливается порядок использования многоцветного и одноцветного вариантов герба города Москвы на бланках Мэра Москвы, Правительства Москвы.
Печать с изображением герба города Москвы имеют:
а) Мэр Москвы;
б) Московская городская Дума;
в) Правительство Москвы и иные органы исполнительной власти города Москвы;
г) Московская городская избирательная комиссия;
д) Контрольно-счетная палата Москвы;
е) Уставный суд города Москвы;
ж) Уполномоченный по правам ребенка в городе Москве.
Печать с изображением герба города Москвы могут иметь иные государственные органы
города Москвы и их должностные лица.
Все случаи использования герба города Москвы на печатях должны быть указаны в правовых актах города Москвы: законах города Москвы, постановлениях Московской городской
Думы, указах Мэра Москвы или постановлениях Правительства Москвы.
03. Эмблема организации, товарный знак, знак обслуживания
Товарный знак. В соответствии с Законом Российской Федерации от 23.09.92 г. № 35201 (в ред. от 11.12.02 г. № 166-ФЗ) "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях
мест происхождения товаров" товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых
услуг (далее - товары) юридических или физических лиц. На зарегистрированный товарный
знак выдается свидетельство. Оно удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное
право на него в отношении товаров, указанных в свидетельстве.
Товарные знаки регистрируются в соответствии с Законом Российской Федерации - словесные, изобразительные, любого цвета, объемные или другие обозначения, а также их комбинации.
Правообладатель вправе использовать товарный знак и запрещать его использование
другими лицами. Никто не может использовать охраняемый в Российской Федерации товарный
знак без разрешения правообладателя.
Приказом Российского агентства по патентам и товарным знакам от 5.03.03г. № 32 утверждены Правила составления, подачи и рассмотрения заявки на регистрацию товарного знака
и знака обслуживания.
Существуют индивидуальные и коллективные товарные знаки. Индивидуальные условные обозначения могут быть зарегистрированы на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Владельцами коллективных товарных знаков являются союзы, хозяйственные ассоциации и иные добровольные объединения предприятий.
Эмблема. Эмблема помещается на бланках организации в соответствии с ее уставом.
Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке. Если на бланке имеется герб
РФ или субъекта РФ, то эмблему организации на бланке не воспроизводят.
Эмблемы бывают различных видов и назначений:
-эмблема- Геральдический знак;
-эмблема-логотип;
-эмблема символ.
Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 1999 года N 338 «Об учреждении
геральдического знака – эмблемы федеральных органов правительственной связи и информации» установлены правила применения геральдического знака –эмблемы.
22
Геральдический знак - эмблема федеральных органов правительственной связи и информации (далее именуется - эмблема федеральных органов правительственной связи и информации) является знаком, устанавливающим принадлежность военнослужащих, а также вооружения, военной техники и другого имущества к федеральным органам правительственной связи и
информации.
Эмблема федеральных органов правительственной связи и информации помещается на
угловых штампах или бланках с угловыми штампами федеральных органов правительственной
связи и информации и их подразделений.
Геральдический знак - эмблема федеральных органов правительственной связи и информации представляет собой фигуру золотого двуглавого орла с поднятыми вверх распущенными
крыльями. Орел увенчан тремя коронами, соединенными лентой. На груди орла треугольный,
вытянутый книзу щит с вырезанными верхними углами. Поле щита черное. В поле щита - вертикально поставленный золотой скипетр, переплетенный золотыми молниями. В правой лапе
орла перуны, в левой лапе - лавровый венок с развевающейся лентой.
Геральдический знак - эмблема федеральных органов правительственной связи и информации может выполняться в черно-белом изображении.
Разрешается изображение геральдического знака - эмблемы федеральных органов правительственной связи и информации на фоне цветов Государственного флага Российской Федерации (большая эмблема).
Допускается использование в качестве самостоятельной эмблемы федеральных органов
правительственной связи и информации изображения щита, аналогичного расположенному на
груди орла (малая эмблема).
Введение в действие геральдического знака-эмблемы для федеральных органов исполнительной власти осуществляется Указами Президента Российской Федерации.
04. Код организации
Согласно положению о ведении общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО), утвержденного первым замминистра Экономики России, председателем Госстандарта России, первым зам председателя ГТК России от 21.12.93 по пункту 3.1.1 объектами
ОКПО являются предприятия, организации, учреждения и объединения, обладающие правами
юридического лица, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, а
также полные товарищества, филиалы, представительства, отделения и другие обособленные
подразделения предприятий и организаций, осуществляющие свою деятельность в соответствии
с действующим законодательством Российской Федерации. ОКПО присваивается организации
при ее регистрации. Включает восемь цифр.
05. Основной государственный номер (ОГРН) юридического лица
Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо
записи о первом представлении в соответствии с Федеральным законом сведений о юридическом лице, зарегистрированном до введения в действие указанного Закона «О государственной
регистрации юридических лиц», является основным государственным регистрационным номером (ОГРН) и используется в качестве номера регистрационного дела этого юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) указывается:
-во всех записях в государственном реестре, относящихся к данному юридическому лицу;
-в документах, подтверждающих факты внесения соответствующих записей в государственный реестр;
-во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием;
-в сведениях о государственной регистрации, публикуемых регистрирующими органами.
23
Структура государственного регистрационного номера записи государственного реестра
приведена ниже.
Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный
реестр юридических лиц, состоит из 13 цифр, расположенных в следующей последовательности:
С
Г
Г
К
К
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Ч
Где:
С (1-й знак) - признак отнесения государственного регистрационного номера записи: к основному государственному регистрационному номеру (ОГРН)* - 1;
к иному государственному регистрационному номеру записи - 2;
ГГ (со 2-го по 3-й знак) - две последние цифры года внесения записи в государственный реестр;
КК (4-й, 5-й знаки) - порядковый номер субъекта Российской Федерации по перечню субъектов Российской Федерации, установленному статьей 65 Конституции Российской Федерации;
ХХХХХХХ (с 6-го по 12-й знак) - номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года;
Ч (13-й знак) - контрольное число: младший разряд остатка от деления предыдущего 12значного числа на 11.
Кроме того, государство установило «Перечень государственных органов, в которые в
обязательном порядке представляются сведения о государственной регистрации юридических
лиц»
1. Министерство юстиции Российской Федерации и его территориальные органы.
2. Центральный банк Российской Федерации.
3. Иные федеральные органы исполнительной власти, которым подведомственны создание,
реорганизация, ликвидация отдельных видов юридических лиц.
4. Территориальные органы федерального казначейства.
5. Таможенные органы Российской Федерации.
6. Территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации.
7. Региональные отделения Фонда социального страхования Российской Федерации.
8. Территориальные органы Государственного комитета Российской Федерации по статистике.
9. Территориальные органы Федеральной службы налоговой полиции Российской Федерации.
10. Территориальные органы Комитета Российской Федерации по финансовому мониторингу.
11. Территориальные органы Министерства Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства.
12. Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг.
13. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП)
Пунктом 7 ст. 84 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 31.07.98 (в ред. Федерального закона от 09.07.99 N 154-ФЗ) установлено, что каждому налогоплательщику присваивается единый по всем видам налогов и сборов, в том числе
подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу Российской
Федерации и на всей территории Российской Федерации, идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН). Налоговый орган указывает идентификационный номер налогоплательщика во всех направляемых ему уведомлениях. Каждый налогоплательщик указывает свой
ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении и ином документе, а также
в иных случаях, предусмотренных законодательством.
24
Порядок и условия присвоения, применения, а также изменения ИНН определяются Министерством Российской Федерации по налогам и сборам. Такой порядок был утвержден соответствующим приказом и зарегистрирован в Минюсте России 22.12.98 N 1664. ИНН указывается в выдаваемом налогоплательщику свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе, а
также в уведомлениях, направляемых ему налоговым органом. В случае возникновения необходимости подтвердить свой ИНН перед третьими лицами налогоплательщик должен предъявить
это свидетельство. ИНН присваивается как физическим, так и юридическим лицам.
Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН)
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) формируется как цифровой код,
состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева направо следующее:
- код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), (NNNN);
- собственно порядковый номер:
- для налогоплательщиков - организаций - 5 знаков (XXXXX),
- для налогоплательщиков - физических лиц - 6 знаков (XXXXXX);
- контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному Государственной налоговой службой Российской Федерации:
- для налогоплательщиков - организаций - 1 знак (С),
- для налогоплательщиков - физических лиц - 2 знака (СС).
Алгоритм расчета контрольного числа может быть опубликован по специальному распоряжению Государственной налоговой службы Российской Федерации.
Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) представляет собой:
- для налогоплательщика – организации - десятизначный цифровой код:
N N N N X X X X X C
- для налогоплательщика - физического лица - двенадцатизначный цифровой код:
N N N N X X X X X
X
C
C
В связи с особенностями учета налогоплательщиков - организаций, определенных положениями абзаца 2 пункта 1 статьи 83 Кодекса, в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП), который состоит из следующей последовательности цифр слева направо:
- код государственной налоговой инспекции, которая осуществила постановку на учет организации по месту ее нахождения, месту нахождения ее филиала и (или) представительства, расположенного на территории Российской Федерации, или по месту нахождения принадлежащего
ей недвижимого имущества и транспортных средств (NNNN);
- код причины постановки на учет (PP);
- порядковый номер постановки на учет по соответствующей причине (XXX).
Структура кода причины постановки на учет представляет собой девятизначный цифровой код:
N N N N P P X X X
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) присваивается каждому налогоплательщику при постановке его на учет в налоговом органе:
- для организации - по месту нахождения;
- для физического лица - по месту жительства;
- для организации - налогового агента, не учтенной в качестве налогоплательщика, - по
месту нахождения.
Код причины постановки на учет присваивается организации по месту нахождения организации, филиала, и её имущества.
25
07. Код формы документа
Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД) №ОК-011-93, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299, в котором приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм
документов. Например; код формы документа «Устав»-0211231, где 02-класс формы (Унифицированная система организационно распорядительной документации), 11 - подкласс формы (11 документация по созданию организации, 12 - по реорганизации предприятия, 81 - по приему на
работу и т.д.), 231 - регистрационный номер формы документа (Устав). Основные положения
кода документа даны ранее в разделе «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения».
08. Наименование организации
В соответствии со статьей 54 ГК РФ, ст.4 Закона №2008-ФЗ «Об акционерных обществах» и ст. 4 Закона №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» юридическое
лицо имеет свое фирменное наименование, содержащее указание на его организационноправовую форму. Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом
случаях наименования коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица
Наименование должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сначала указывается полное наименование организации, затем, ниже, в
скобках сокращенное (если имеется и закреплено в учредительных документах). В наименовании могут использоваться общепринятые сокращения типа ОАО, ЗАО, АОР, ПО, 000.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации
или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Над наименованием организаций указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации:
Например, министерства
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСЕЛЬХОЗ)
Наименование филиала, территориального отделения, представительства располагается
ниже наименования организации и указывается в том случае, если он (оно) является автором
документа. Наименование на иностранном языке указывается если оно закреплено в Уставе организации.
09. Справочные данные об организации
Включают почтовый адрес, номера телефонов, номер факсов, адрес электронной почты и
др. Группы цифр в номере телефона рекомендуется разделять дефисом (111-22-33).
На письмах по вопросам расчетно-денежных операций указываются банковские реквизиты.
На внутренних документах реквизит отсутствует.
10. Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть
определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов,
26
предусмотренным ОКУД (класс 0200000) (Общероссийский классификатор управленческой документации).
Оформляется наименование вида документа прописными буквами, от границы левого
поля.
Например:
ПРИКАЗ
АКТ (наименование АКТ разрешается печатать вразрядку).
В служебном письме реквизит отсутствует.
11. Дата документа
Один из главных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата
заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;
год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а
также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Датой документа, подписанного несколькими организациями, является последняя дата
указанная одним из сторон при подписании документа. Эта дата не зависит от дат регистрации
документов в организациях.
Оформляется от границы левого поля арабскими цифрами в последовательности: день,
месяц, год. Например, 08.07.99 (недостающую цифру в дне или месяце заменяют нулем, что,
однако, нормативными актами не регламентируется). Дата протокола совещания, продолжавшегося несколько дней, оформляется следующим образом: 10-14.08.99
Допускается вначале даты указывать год, затем месяц и день.
В нормативных и финансовых документах рекомендуется словесно-цифровой способ
оформления даты (без кавычек): 05 мая 1975 г.
12. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Состоит регистрационный документ из порядкового номера документа, проставляемого в
течение календарного года, и других индексов, принятых в организации (например, индекс дела
по номенклатуре дел, индекс структурного подразделения и др.). Так, для служебного письма
номер может быть оформлен следующим образом: № 03-15/36 (03 - индекс структурного подразделения, 15 номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 36 - порядковый
номер документа).
Регистрационный номер документа, составленного несколькими организациями, состоит
из регистрационных номеров каждой организации, проставленных через косую черту в порядке
указания авторов в документе.
Располагается на одной строке с датой, при угловом расположении реквизитов - от второго положения табулятора.
27
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный
номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
На договорах, соглашениях и т. п. указывают место составления документа, если по её
реквизитам невозможно определить место составления или издания документа.
Примеры: 1)г. Волгоград. 2) г. Егорьевск, Московской области. 3) Москва.
15. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в
именительном падеже.
Например:
Минсельхоз России
Департамент науки.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО «Интеграция»
А.А.Иванову
или
АО «Интеграция»
Главному бухгалтеру
М.М.Колотовой
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой
длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
"Интеграция"
Н.Н.Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список
рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
28
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес,
например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт инноваций
Москва, 117393,
Оренбургская ул., д.15,
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,
например:
Образцову О.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Располагается в правом верхнем углу документа, от четвертого положения табулятора.
Составные части реквизита печатаются на отдельных строках через два интервала. Документ
может иметь не более четырех адресатов, слово «копия» перед адресатами не ставится. При
большем количестве адресатов составляется список рассылки документа.
Если документ адресуется организации или его структурному подразделению, то они
указываются в именительном падеже.
Если адресат - должностное лицо, то должность указывается в дательном падеже:
ОАО «Интеграция»
Генеральному директору
Селедкину И.П.
Если адресат - физическое лило, то указывается почтовый адрес, а затем фамилия, инициалы получателя:
111621, Москва,
ул. Б. Косинская д. 1, кв. 1
Селедкину И.П.
16.Гриф утверждения документа
Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документам. Слово Утверждаю в кавычки не ставятся. Гриф утверждения располагается в правом
верхнем углу. Допускается центровка текста по отношении к длинной строке.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Иванов
И.И. Иванов
01.01.02
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
29
Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению
1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов оборудования;
экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений и т.д.)
2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное
строительство; проведение научно - исследовательских, проектно - конструкторских и технологических работ; технические и т.д.)
3. Инструкции (правила) - (должностные, по делопроизводству, технике безопасности,
внутреннего трудового распорядка и т.д.)
4. Нормативы (расхода сырья, материалов; технологического проектирования, численности сотрудников и т.д.)
5. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.)
6. Планы (производственные; проектно - изыскательских, научно
- исследовательских работ; работы коллегии и т.д.)
7. Положения (о структурном подразделении и т.д.)
8. Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)
9. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений;
капитальное строительство и т.д.).
17. Резолюция
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом пишется
руководителем и включает: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения (конкретные и краткие указания к действию), срок исполнения, подпись руководителя, дату подписания.
Если документ не требует конкретных действий (прислан для сведения), то резолюция
выглядит следующим образом: «В дело».
Если в резолюции несколько фамилий исполнителей, то ответственный за исполнение
документа - первый.
Петрову П.П., Сидорову С.С.,
Сидорову С.С., Иванову С.С.
Подготовить проект заключения
к 01.01.2002
Иванов 29.12.2001
Допускается оформление резолюции на отдельном листе, который в дальнейшем подшивается в дело (но не скрепляется с документом).
18. Заголовок к тексту
Облегчает регистрацию документа. Включает краткое содержание документа (одна фраза, несколько слов). Как правило, отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», «чего?», или «кого?».
Например:
О предоставлении отпуска. Об увольнении Иванова И.И. О лицензировании.
Должностная инструкция ведущего эксперта.
Печатается от нулевого положения табулятора. Длина строки заголовка - не более 28
знаков В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок к тексту акта, протокола, должностной инструкции, правил, штатного расписания, структуры и штатной численности должны сочетаться в падеже с наименованием документа:
30
АКТ
списания оборудования
ПРОТОКОЛ
заседания Ученого совета
Заголовок к тексту должны иметь документы формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм и бланках формата А5.
19. Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или
штампом "Контроль". Можно применять яркие цвета –Красный цвет.
Проставляется на документах, исполнение которых контролируется руководством. Если
срок не указан, то срок равен одному месяцу.
20 Текст документа
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на
государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Это основная часть документа. Текст может быть оформлен в виде анкеты, таблицы,
связного текста или в сочетании этих элементов. Общие требования:
- краткость, четкость, корректность изложения информации;
простота и однозначность формулировок;
- объективность, обоснованность, достоверность информации;
- структурирование текста;
- использование общепринятых оборотов и сокращений;
- документ, по возможности, должен быть простым (т.е. посвящен одному вопросу).
Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным, доброжелательным. В текстах писем следует избегать категоричных выражении.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени
("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно,
должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы,
предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например,
приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или
ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок
к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Текст может быть разделен на разделы, подразделы, пункты и подпункты с нумерацией
арабскими цифрами и с точками после них:
1. Раздел; 1.1, Подраздел; 1.1.1.Пункт; 1.1.1.1. Подпункт.
31
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от
первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного
числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД
считает возможным").
21. Отметка о наличии приложения
Документы приложения могут быть следующих видов:
- утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);
- поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
- направляемые с письмом в другие организации.
Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документприложение.
Если название приложения указано в тексте, то реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
Если в тексте нет указаний на приложение, то необходимо указать его наименование.
При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указываются.
Если приложение направляется не всем адресатам письма, то реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.
При большом количестве приложений оформляется опись.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем
углу пишут «Приложение» с указанием его порядкового номера (без символа №), наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:
Приложение № 4
к приказу директора
от 31.12.2001 №1111
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также
центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
32
Приложение № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251
22. Подпись
Включает наименование должности (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если на бланке), личную подпись, инициалы и,
без пробела, фамилию. Наименование должности печатают от нулевого положения табулятора,
расшифровку подписи - на уровне последней строки наименования должности от шестого положения табулятора.
Генеральный директор
ООО«Интеграция»
Личная подпись
И.И. Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью, через два интервала. При равных
должностях подписи располагают на одном уровне.
Директор
Личная подпись
П.П. Петров
Главный бухгалтер
Личная подпись
С.С. Сидорова
При отсутствии руководителя документ подписывает заместитель с указанием его должности, инициалов и фамилии. Не допускается дописывать от руки «За», «Зам.», ставить косую
черту перед наименованием должности.
В документах, составленных комиссией, чаще указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии:
Председатель комиссии:
Члены комиссии:
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
И.И. Иванов
П.П. Петров
С.С. Сидорова
23. Гриф согласования документа
Используется для внешнего согласования документа, и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи, даты согласования
При согласовании документа должностным лицом указывается:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора
ООО "Интеграция"
Личная подпись И.И. Иванов
01.01.2002
При согласовании документа коллегиальным органом, протоколом, письмом и т.п.:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Совета директоров ОАО "Интеграция"
От 01.01.2002 №1
33
Оформляется после реквизита «Подпись», от нулевого положения табулятора; расшифровка подписи - от второго положения табулятора. Вели грифов согласования два - они располагаются на одном уровне, при большем количестве - их располагают двумя вертикальными рядами Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе, при этом на документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
На титульных листах отчетов гриф согласования располагается в левом верхнем углу.
24. Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой согласования документа.
Виза включает подпись, расшифровку подписи, при необходимости должность визирующего документ. Если имеются замечания на отдельном листе, то они прилагаются к документу. Допускается полистное визирование документа и его приложения.
Допускается оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Например:
Начальник претензионно-искового отдела
Личная подпись
А.Ф Кокин
01 января 2003 г.
Например:
Замечания прилагаются
Юрисконсульт
Личная подпись
И.И. Иванов
01.01.2002
25. Оттиск печати
В соответствии с законами «Об обществах с ограниченной ответственности», «Об Акционерных обществах», «О государственных муниципальных унитарных предприятиях», организация обязаны иметь печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском
языке и указание на место нахождения. Печать предприятия может содержать также его фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Форму печати выбирает организация самостоятельно. Форма печати по деловому обыкновению круглая. Для иных целей внутреннего обращения печать может быть иной формы. Печать удостоверяет права должностного лица. Оттиск печати следует проставлять, чтобы он захватывал часть наименования должности, лица подписавшего документ. В организации разрабатывается положение о правилах проставления печати организации, которым следует секретариат.
Если на печати воспроизводится герб Российской Федерации, то дополнительно к требованиям о применении печати применяется положения федерального закона «О государственном гербе Российской Федерации».
Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 25
12.2003 года №504-ст введен в действие с 1 июля 2003 года ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Формы, размеры и технические требования».
Правила использование печати указаны в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 №435 и
рекомендованы для использования всеми министерствами и ведомствами. Эти правила сохраняются в действии до настоящего времени.
На документах, требующих особого удостоверения ставится печать. Гербовая печать ставится на тех документах, воспроизведение оттиска гербовой печати на которых специально
предусмотрено нормативным актом - на трудовых книжках, титульных листах. Иногда применение предусмотрено как обязательное: во всех случаях удостоверения прав физических и
34
юридических лиц, при установлении фактов вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей, на уставах, положениях организаций и предприятий, на
доверенностях, договорах, удостоверениях.
Печать, воспроизводит наименование учреждения, без изображения герба, а также печати его структурных подразделений (не гербовые) могут ставиться: на копиях документах, на
размноженных экземплярах, справках, и т.п.
В государственной системе документационного обеспечения управления, утвержденные
Приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33 (ГСДОУ) правила использования гербовой печати
изложены очень сжато. Использование же других печатей не обозначено.
Организация должна самостоятельно издать инструкция о правилах пользования печатей
и штампов. На основании имеющихся материалов и собственного опыта организации составляются перечень наименований документов, заверяемых печатью и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению заверяемых печатью соответствующего подразделения.
Порядок использования штампов при документировании управленческой деятельности
не упорядочен и не регламентирован. На практике их множество видов и форм. Изображение
государственной символики в угловых штампах не допускается.
В соответствии со ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизводств подписи
с помощью средств механического копирования, т.е. в виде штампа, допускается только при наличии соответствующего нормативного акта или соглашения сторон. Использование факсимиле
при оформлении подлинников документов запрещается.
Для негосударственных структур аналогом гербовой печати используется печать без герба.
Примерный перечь документов, на которых ставится печать
1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.);
2. Архивная копия;
3. Архивная справка;
4. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.);
6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное
строительство; технические и т.д.);
7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
8. Командировочные удостоверения;
9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения
финансово - хозяйственных операций;
10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк, на
получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.);
12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и
т.д.);
13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и
т.д.);
15. Соглашения;
35
16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.);
18. Титульные списки;
19. Удостоверения;
20. Штатные расписания;
26. Отметка о заверении копии
При заверении проставляется надпись "Верно", наименование должностного лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку фамилии, дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, определенной в положении.
27. Отметка об исполнителе
Располагается на лицевой стороне последнего листа документа, а при отсутствии места на его оборотной стороне в левом нижнем углу. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона.
Исполнитель
И.И. Иванов
111-11-11
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие
данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен
документ.
Документ, подшиваемый для хранения в дело, должен обязательно иметь отметку об исполнении.
Например:
В дело 5/22. Отправлено письмо № 9/99 от 01.01.03.
подпись
Иванов 02.01.03
29. Отметка о поступлении документа в организацию
Выполняется от руки или проставляется с помощью регистрационного штампа. Включает порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты):
ОАО «Интеграция»
Дата 01.01.02
вх. Номер 1/01
30. Идентификатор электронной копии документа
Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на
машинном носителе, дату, код оператора и другие поисковые данные, установленные в организации.
36
Гриф ограничения доступа к документу
Данный гриф предусмотрен специальными инструкциями по секретному делопроизводству и может быть применен в коммерческих организациях при установлении в них режима
коммерческой и служебной тайны в соответствии с приказом руководителя организации.
Проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. В государственных организациях используются грифы: «Для служебного пользования»,
«Секретно», «Совершенно секретно», в негосударственных - «Конфиденциально», «Строго
конфиденциально», «Конфиденциально - особый контроль», «Коммерческая тайна» (или «КТ»),
Могут использоваться также указания: «Лично», «Только адресату».
Печатается без кавычек над реквизитами «Адресат» и «Гриф утверждения», начиная от
пятого положения табулятора. Под грифом ограничения доступа ставится номер экземпляра документа.
Например:
Секретно Экз. № 1
Тема 3. Основные требования к бланкам и оформлению управленческих документов
Для того, чтобы документ имел юридическую силу в силу делового обыкновения, он
должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документов.
Формуляр имеет обязательный набор составных частей (реквизитов), рассмотренных
выше в методическом пособии.
Обычно, документы оформляются на бланках. Бланки могут быть трех видов: 1) общий
бланк, 2) бланк письма, 3) бланк конкретного вида.
Бланки изготавливаются на белой бумаге формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм),
А3, А6.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь
поля не менее, мм:
20 - верхнее;
20 - левое;
10 - правое;
20 - нижнее.
Максимальная длина строки многострочечных реквизитов составляет 28 знаков. Точку в
конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Слова страница (стр.) и знаки препинания не ставятся.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование
файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ
25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 1977-74, ГОСТ 1978-74, а информация закодирована в соответствии с
общероссийским классификаторами технико-экономической информации.
37
Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, оформленным по ГОСТ
6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
Для машиночитаемых документов и машинограмм установлен комплекс обязательных
реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ 6.10.4-84).
Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограммы записывается по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит "местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в
следующем виде:
Код населенного пункта, где находится организация - создатель машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с Общероссийским классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления РФ, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта.
Код и название формы документа записываются по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД) или отраслевому (ведомственному), республиканскому
классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.
Дата изготовления документа записывается по ГОСТ 6.10.1-88 с указанием времени записи документа, позволяющем идентифицировать ее с машинным протоколом.
Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица,
ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ.
Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа.
Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать
обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений.
При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в составе реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).
Полный состав реквизитов машинограмм, правила их оформления и расположения определяются требованиями унифицированных систем документации, а в случае их отсутствия - в
соответствии с требованиями отраслевых стандартов и настоящих требований.
Бланки каждого из вида изготавливаются на основе углового и продольного расположения реквизитов.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах
границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка, при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух
языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
38
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Общий бланк. Он может быть использован для составления любых документов кроме
писем. Бланк содержит следующие реквизиты:
1)Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб муниципального образования. Данные бланки подлежат учету. На бланках проставляются порядковые номера, вносимые типографским способом.
2)Эмблему организации, учреждения или торговый знак.
3)Наименование организации.
4) наименование вышестоящей организации.
5)Код организации.
6)Справочные данные об организации.
7)Имеются реквизиты - дата и регистрационный номер документа.
8)Гриф утверждения.
9)Заголовок к тексту.
10) Отметка о контроле.
Бланк письма. Он содержит 1) Для организаций имеющий на это право Государственный герб Российской Федерации (Субъекта Российской Федерации). 2)Эмблему организации,
учреждения или торговый знак. 3)Наименование организации. 4) наименование вышестоящей
организации. 5)Код организации. 6)Справочные данные об организации. При необходимости на
нем проставляются ограниченно отметки для зон реквизитов дата, регистрационный номер,
ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа. Он составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и только дополняется наименованием соответствующего вида документа.
Например: "ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т.д. т.п.
Разновидностью Бланков всех видов организации можно использовать и Бланк структурного подразделения. В данном бланке указывается наряду с организацией и название конкретного структурного подразделения.
Пример: "ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА", "СЕКТОР ПРИВАТИЗАЦИИ", "ДЕПАРТАМЕНТ
ФИНАНСОВ"
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16
кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10, ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита
"Наименование организации" возможно увеличения шрифта до 24 кегля.
Каждый абзац начинается с красной "строки" (первое положение табулятора). Сноски
печатаются на том же листе, где они находится.
Текст служебных документов можно разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Их нумеруют арабскими цифрами, например:
1. — первый раздел
1.1. — первый раздел, первый подраздел
1.2.1. — первый раздел, второй подраздел, первый пункт
1.2.2.1 — первый раздел, второй подраздел, второй пункт, первый подпункт.
Если в тексте документа имеются примечания или делается ссылка на документ, послуживший основанием для его издания, то слова «Примечание» или «Основание» печатают от левого поля (0-е положение табулятора), а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал строчными буквами.
39
Например:
Основание: заявление Селедкина И.П. и докладная записка заведующего отделом.
Разрешается печатать текст документа на лицевой и оборотной стороне листа. При
оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются
арабскими цифрами без знаков препинания посередине верхнего поля листа. Первая страница не
нумеруется.
Оформляя документы печатным способом, необходимо реквизиты располагать в пределах границ, установленных формуляром образцов с допуском ±2 мм. При этом следует помнить
и о правилах машинописного оформления материала.
Оттиск знаков в работе должен быть четким и ясным, линии строк ровными, пробелы
между знаками, буквами и цифрами размещены но соответствующим правилам:
— перед знаком препинания пробел не делается, после знака препинания — обязательный пробел, например:
точка. Запятая, вопросительный знак? Восклицательный знак! Точка с запятой; двоеточие:
—знак «тире» с двух сторон выделяется пробелом,
Москва — столица Российской Федерации
—знак «дефис» печатают без пробелов
(Москва-река)
—текст, заключенный в кавычки и в скобки, от знаков пробелом не отделяется, например:
«кавычки», (скобки);
—знаки №, § употребляются только с цифрами и отделяются от них пробелом, например: № 13,
§ 6. Знак % от чисел пробелом не отделяется: 100%. Знаки §, №. % при множественных числах
не повторяются,
например:
№ 1, 2, 3; 100—110%; § 4—6;
— арабские и римские числа от текста отделяются пробелом, например: 25 человек, ХУП век и
т.д. Для написания римских цифр используют заглавные буквы П, Ш, У, Х и др. Римскими цифрами обозначают тома, века, конференции, съезды, кварталы и др.
—Многозначные арабские числа разделяются на классы (по три цифры справа налево), например: 12 345, 123 456, 1 234 567... Четырехзначные числа на классы
не разделяются, например: 2002 год. Печатая арабские цифры в столбики (в таблице), их располагают по разрядам, т.е. единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.;
— при обозначении смежных дат используют знак «дефис»,
например: 1992—1999 гг, ХУI—XX вв.
Учебный, хозяйственный, операционный год пишут через скобку и вторую дату при этом
обозначают сокращенно, например: 2001/02 уч. г.;
— количественные числительные, выраженные арабскими цифрами, падежных окончаний
не имеют, например: 5 спортсменов, 12 человек.
Порядковые числительные, выраженные арабскими числами, имеют падежные окончания,
например: 1-я бригада, 12-й этаж... При множественных числах падежные окончания ставят у
последнего числа, например: 1, 2 и 3-я линии. Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют,
например: ХII конференция, III том;
— сложные прилагательные, первой частью которых является числительное, пишут через дефис, например: 60-летие В. Высоцкого, 3-процентный вклад;
— простые, смешанные и десятичные дроби обозначают следующим образом: 1/2, 5 3/4, 0,25.
Существительные, стоящие после дроби, согласуются с дробной частью, например; 0/0,5 грамма;
40
— заголовки в тексте служебных документов и в таблицах пишут от левого поля (0-го положения табулятора) строчными буквами через один интервал. Каждая строка многострочных заголовков должна иметь законченное смысловое выражение. Точка в конце заголовка не ставится.
Например: О внесении изменений в приказ № 1234
Другие заголовки пишут прописными буквами в центре (относительно текста) или от левого
поля (0-го положения табулятора) по тем же правилам.
Подзаголовки пишут строчными буквами, их можно подчеркивать.
Расстояние от заголовка до подзаголовка 1,5-2 интервала, от подзаголовка до текста 3-4 интервала;
— если в тексте имеются примечания, то их оформляют по следующей форме: слова «Примечание» или «Примечания» печатают от левого поля (0-е положение табулятора), а относящийся к
ним текст через один межстрочный интервал.
Употребление сокращений. Сокращения слов, словосочетаний можно подразделить на лексические и графические.
Лексические образуются из частей или первых букв слов (ВЧК, МЧС, ГИБДД, ОВД, ГУВД)
(Москомприрода, Москомзем) (зам, пом, стар.) (ООО, ОАО, ЗАО). Графические образуются из
частей и букв слова и используются только в документах (кв., др., янв., руб., млн.,) (г-н, общ-во,
р-н) (т.д., т.п., т.е., см., л.).
Предложения в тексте документе должны быть простыми, односоставными или двухсоставными. В деловом письме можно использовать языковые формулы.
Например: Сообщаем, что; Направляем на рассмотрение и согласование.
41
Не менее 3 мм
01 02 03
17мм
08 09 10
04 05 06 07
16
19
51мм
15
91мм
11 12
13
14
17
22мм
10
мм
18
73мм
88мм
20
ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
20мм
21 22 25
20мм
23 24 26
40мм
28 30
16мм
29
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
20мм
42
3мм
01 02 03
16
19
17мм
73мм
08 09 10
04 05 06 07
20мм
11 12
10мм
15
13 14
18
18мм
17
20
ТЕКСТ
21 22 25
40мм
20мм
23 24 26
27
28 30
20мм
ДОКУМЕНТА
16мм
29
20мм
10мм
43
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного
бланка
Тема 4. Основные правила составления и оформления
организационных документов
Существует следующая классификация организационно-распорядительных документов.
1)Организационные документы: учредительные документы, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция.
2)Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, решение, инструкции,
инструкции, задания.
3)Служебные письма и информационно-справочные документы.
4)Документы по личному составу.
Организационные документы.
Все государственные, частные предприятия, некоммерческие организации действуют на
основании устава или учредительного договора. Исключения из данного правила допускаются
в соответствии с законом.
Устав - свод правил, утвержденных учредителями организации. Уставы определяют организацию той или иной формы предприятия. Существуют обязательные разделы устава организации, указанные в Федеральных законах по отдельным формам организации предприятия.
Организация считается учрежденной только после её государственной регистрации.
При утверждении Устава унитарного предприятия в соответствии с Распоряжением Минимущества России от 16.02.00 (с изменениями на 6 марта 2001г.) №188-р применяется рекомендуемая Примерная форма устава федерального государственного унитарного предприятия.
Учредительный договор содержит договоренность сторон о создании определенного
вида организации и методов её функционирования. А в организациях Полного товарищества,
Товарищества на вере, Некоммерческие партнерства учредительный договор - основной учредительный документ.
Структура и штатная численность. Она разрабатывается организацией для установления подразделений организации и их функций, наименование должностей в подразделениях и
количество работников. Структура и штатная численность согласовывается с заместителем организации и главным бухгалтером и утверждается руководителем. Подпись руководителя заверяется печатью организации. Смотри пример.
Штатное расписание. В отличие от штатной численности в штатном расписании закрепляются должностные оклады, надбавки к окладам по каждой штатной единице. Утверждается
месячный фонд заработной платы. Штатное расписание утверждается руководителем ежегодно
по состоянию на 1 января. Гриф утверждения заверяется печатью.
Смотри пример: Штатное расписание (форма № Т-3) Применяется для оформления
структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом
(Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном
44
фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации
или уполномоченным им лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением)
руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Правила внутреннего трудового распорядка. Ст. 21 ТК РФ и ч. 4 ст. 189 ТК РФ называют Правила внутреннего трудового распорядка локальным нормативным актом, определяющим организацию работы предприятия, обязанности работников и администрации, внутренним
режим работы, время начало работы окончания, перерывы в работе. Структура текста и порядок
оформления Правил унифицирован на общегосударственном уровне, унифицированной системой организационно - распорядительной документации (УСОРД).
Правила включают в себя следующие разделы: "Общие положения", "Порядок приема,
перевода и увольнения рабочих и служащих", "Основные права и обязанности рабочих и служащих", "Основные обязанности администрации", "Рабочее время и его использование", "Поощрения за успехи в работе", "Взыскания за нарушения трудовой дисциплины", "Внутриобъектный режим".
Правила разрабатываются кадровой службой в соответствии со ст. 190 ТК РФ. В правилах внутреннего трудового распорядка делается ссылка на Коллективный договор между администрацией организации и трудовым коллективом с участием профсоюзного органа. Правила
внутреннего трудового распорядка утверждаются директором. Делается отметка о согласовании правил внутреннего трудового распорядка на общем собрании трудового коллектива и дату
его проведения.
При составлении Правил можно использовать Типовые правила внутреннего трудового
распорядка для рабочих и служащих предприятий учреждений и организаций, разработанные и
утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 №213
ИНСТИТУТ
УТВЕРЖДАЮ
Научно-исследовательский
Директор Института
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ
И.И. Иванов
ЧИСЛЕННОСТЬ
01.01.2008
01.01.2008
№
Наименование структурных подразделений
Штатная числени должностей
ность
1.
Административно управленческий персонал (АУП).
10
2.
Отдел научного обеспечения продовольственной безопасно5
сти и антикризисных программ АПК.
3.
Отдел по разработке инновационных федеральных и регио5
нальных программ АПК.
4.
Отдел технико - экономических обоснований, анализа и ин5
формации.
5
Отдел адаптации спецпрограмм в АПК.
5
6.
Отдел консультационно - внедренческой работы в АПК.
5
7.
Отдел разработки и освоения инновационных оргпроектов
в животноводстве и растениеводстве.
5
8.
Отдел по финансовым, правовым проблемам и маркетингу в
АПК.
5
9.
Хозяйственный отдел.
5
Всего:
50
45
Заместитель директора
по персоналу
Главный бухгалтер
Юрисконсульт
подпись
подпись
подпись
А.Ф. Крылов
А.А. Пометова
И.И. Громова
Положение о структурном подразделении составляется при его наличии не зависимо,
оформлено оно как обособленное подразделением или нет. Положение определяет правовой
статус, задачи, функции. Если обособленное структурное подразделение указано в Уставе организации как Филиал или Представительство, то руководителю одновременно выдается доверенность на осуществление конкретной деятельности подразделения. Правила выдачи доверенности указаны в гражданском кодексе Российской Федерации.
Унифицированная форма N Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 6 апреля 2001 г. N 26
Код
Форма по ОКУД 0301016
по ОКПО
наименование организации
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Номер документа
НА "__" ______ 20__ ГОДА
Дата
Утверждено
Приказ от "_" ____ 20_ года N _________
Штат в количестве _____________ единиц
с месячным фондом заработной платы
_______________________________ рублей
Структурное
подразделение
Наиме ко
новад
ние
1
Профессия
(должность)
2
3
Количество
Штатных
единиц
4
Оклад
(тарифная
ставка)
руб.
5
Надбавка
вид
ви
д
вид
6
7
8
Месячный
фонд заработной
платы, руб.
Примечание
9
10
ИТОГО:
Руководители структурных
подразделений
_____________ _____________
______________ _____________
/__________________/
/__________________/
46
Главный бухгалтер
должность
подпись
______________ _____________
расшифровка подписи
/__________________/
В положении имеются основные разделы: Общие положения. Основные задачи. Функции. Права и обязанности подразделения. Ответственность руководителя подразделения и работников.
Взаимоотношения с основным подразделением. Организация работы. Правила выдачи и продления действия доверенности.
Должностная инструкция определяет правовое положение работника в
организации. Должностная инструкция составляется по каждой должности.
Она утверждается приказом директора, или может входить составной частью в трудовой договор, заключаемый в письменной форме.
Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения директором, а для
работника с момента его ознакомления с ней и подписи в бланке должностной инструкции.
Должностная инструкция имеет следующие основные разделы: Общие положения.
Функции. Должностные обязанности. Права. Ответственность. Взаимоотношения с другими
подразделениями и работниками. Данные разделы могут быть выделены отдельными разделами,
или не выделены в тексте.
Пример:
Приложение к трудовому договору
от 13 января 2002 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Начальник хозяйственного отдела
Должностные обязанности. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее
состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения ЦНИИМ, а
также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.). Производит оформление всего имущества ЦНИИМ в соответствии с действующим законодательством. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных
ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ. Обеспечивает подразделения предприятия, учреждения, организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их
сохранностью и проведением своевременного ремонта. Организует оформление необходимых
документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских
принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности. Контролирует рациональное расходование материалов и
средств, выделяемых для хозяйственных целей. Организует прием, регистрацию и необходимое
обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Руководит работами по
благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. Выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня. Обеспечивает выполнение противопо-
47
жарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря. Принимает, меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники. Руководит
работниками отдела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы Министерства сельского хозяйство Российской Федерации, касающиеся
административно-хозяйственного обслуживания; структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития; порядок ведения табельного учета; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства
механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации
труда, производства и управления; основы трудового законодательства; правила внутреннего
трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требовать исполнения правил внутреннего трудового распорядка и законодательства
Российской Федерации от работников хозяйственного отдела.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее 5 лет.
Директор
/ Е.И. Базаров /
м.п.
С должностной инструкцией ознакомлен: " 13" января 2002 г
________________________________________
/ И.И. Иванов/
Тема 5. Основные правила составления и оформления распорядительных документов
Приказ - правовой акт, издаваемый организацией для решения основных оперативных
задач. Приказы издаются только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказ, отмена приказа производится изданием нового приказа. Приказ, дополняющий
ранее изданный приказ должен иметь оговорку в тексте. «В дополнение к приказу №___ от
________2001.»
Директор подписывает приказ после лиц, с которыми приказ согласовывался. Юрисконсульт организации, обладающий правом второй подписи под всеми нормативно правовыми документами, влекущими изменение прав и установления обязанностей работников организации,
подписывает приказ после всех лиц согласовывающих приказ, может возвратить приказ исполнителю для изменения приказа указав на несоответствия приказа требованиям действующего
законодательства. Юрист со своей визой и со всеми замечаниями данными лицами согласовывавшие приказ, представляет приказ на подпись директору (право второй подписи).
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании,
излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального
характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной
формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содер-
48
жать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том,
на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или
организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий
федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по
основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Приказ (распоряжение) печатаются на бланке установленной формы шрифтом размером
N 13.
Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты:
Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака
"N" и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2000 г. N 21;
03.07.2000 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата,
номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается
вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с
указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может
делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
Последним пунктом определяется структурное подразделение или должностное лицо, на
которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если права по контролю за исполнением приказа никому не передаются, то приказ может содержать фразу: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
Секретарь - референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. Один экземпляр приказа может быть вывешен для ознакомления,
другой экземпляр, который идет в дело подшивается в дело с росписями лиц ознакомившихся с
приказом.
Приказ копируется секретарем и раздается исполнителям работ.
Пример приказа:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«ИНТЕГРАЦИЯ»
49
ПРИКАЗ
01 января 2003 г
№1
г. Москва
О создании претензионно-искового отдела
Для улучшения правового обеспечения прав покупателей, быстрого рассмотрения претензий по качеству продукции
П Р И К А З Ы В А Ю:
1.Создать претензионно-исковой отдел ООО "Интеграция".
2.Утвердить изменения в структуре и штатной численности организации.
3.Заместителю директора по персоналу Иванову И.И. до 1 апреля 2002 года укомплектовать
отдел кадрами по срочным трудовым договорам.
4.Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор
Подпись
П.П. Петров
Подпись
Подпись
Подпись
С.С. Сидоров
А.А. Пометова
К.К. Крылов
Согласовано:
Зам. директора по персоналу
Главный бухгалтер
Юрисконсульт
Распоряжение - правовой акт, издаваемый в организациях директором и его заместителями для решения оперативных вопросов, локальных, действующих для узкого круга лиц и на
ограниченный срок. Обычно они издаются по таким вопросам: о составлении графика отпусков, о создании комиссий, об изменении места расположения структурных подразделений и т. п.
Указание - форма управленческого решения издающееся в исполнение приказа, инструкций. Как обычно оно носит разовых характер, конкретному лицу, на одно действие. Текст
констатирующей части начинается словами: "В целях…", "Во исполнение…" . Распорядительная часть указания начинается словами ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ.
Решение - распорядительный документ принимается коллегиальными органами
управления Министерств, ведомств, организаций, союзов организаций и т. д. Распорядительная
часть решения начинается словами РЕШИЛ или РЕШИЛА.
Бланк распоряжения, указания и решения оформляется по правилам оформления бланка
Приказа.
Тема 6.Служебное письмо и информационно-справочные документы
Письмо один из распространенных способов общения между организациями. Они должно отвечать требованиям деловой переписки.
Письмо должно быть оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности бумаг. В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать. Бланк служебного письма печатается на бумаге
формата А-4 и А-5. Бланк может иметь расположение - продольное или угловое.
Полное наименование организации пишется в именительном падеже. Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных документов.
50
Можно выделить следующие виды служебных писем составляемых в деятельности организаций: письмо-сообщение (информационное), сопроводительное письмо, письмонапоминание, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, циркулярное письмо, письмопросьбу, письмо-благодарность, письмо-предложение (оферту), письмо-согласие (акцепт), рекламацию.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Текст должен включать
слова обращения и слова прощания.
Пример: "Уважаемый Александр Федорович!", "Уважаемый г-н Иванов!", "Уважаемая
господина Петрова!", "Уважаемые коллеги!", "Уважаемые господа!".
Отсутствие обращения допустимо при наличии коллективного адресата, при направлении письма юридическому лицу.
Заключительная фраза пишется: "С уважением, " "С благодарностью, " "С наилучшими
пожеланиями,". Дату и регистрационный номер письма желательно проставлять машинописным способом.
Письмо должно быть кратким, не более одной страницы, полным, осветившим одновременно все интересующие вопросы, корректным по форме.
В письме-просьбе излагаются кратко и уважительно просьба о скорейшем выполнении
определенной договоренности. Начинается письмо фразой "Просим Вас …", "Обращаемся к
Вам с просьбой…".
Сопроводительное письмо составляется при отправке контрагенту
документов, материальных ценностей. Данное письмо является средством контроля за движением
документов и ценностей. Начинается письмо фразой "Высылаем Вам..", "Направляем
Вам…". Обязательный реквизит данного письма наличие приложения.
Письмо подтверждение высылается для подтверждения получения документов, материальных ценностей. Письмо-ответ должно начинаться со слов "В ответ на Ваш запрос от…".
Гарантийное письмо - письмо обязательство, подтверждение исполнения обещаний в будущем. В письме имеются фразы : "Гарантируем оплату…(доставку)", "Гарантируем предоставление …".
В письме-сообщении используются фразы :"Ставим Вас в известность…", "Доводим до
вашего сведения…".
В письме напоминание используются фразы: "Напоминает Вам, что…", "В очередной
раз сообщаем..", "Ещё раз просим…".
Циркулярное письмо направляется из вышестоящей организации в структурные подразделения имеет одинаковое содержание начинается с фраз: "В целях…", "Во исполнение…".
Рекламация (Претензия). Коммерческий документ – претензия стороне, нарушившей условия договора. В данном документе высказывается требование о возмещении причиненного
ущерба и исполнением отдельных условий договора, или в полном объеме. Требования о применении претензии устанавливаются самими сторонами участниками гражданско-правовых отношений.
Оферта. Письменное предложение заключить гражданско-правовую сделку. Оформляется по правилам Гражданского кодекса РФ.
Акцепт. Ответ-согласие на оферту о заключении договора между сторонами.
К иным информационно-справочным документам можно отнести Акт, Протокол,
Докладную записку, Объяснительную записку, справку, телефонограмму, телеграмму.
Акт. Акт-документ, составленный несколькими лицами. Он подтверждает факты, события. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об
организации. Вводной части акта указывается основание для его составления. Акт может быть
составлен как самими участниками так и в присутствии понятых. Акт может иметь заголовок.
51
"О недостаче ТМЦ", "О нарушении трудовой дисциплине". Для ряда актов он должен быть утвержден руководителем. Заинтересованные лица должны ознакомиться с актом.
Пример:
АКТ
о нарушении трудовой дисциплины
г. Москва
от 1 апреля 2003 г.
Мною, начальником отдела перевозки ООО "ЦНИИМ-Интеграция" Ивановым И.И. в помещении гаража организации, в присутствии зам. начальника отдела перевозки Петрова П.П. и зав.
склада Сидорова С.С. составлен настоящий акт в том, что 1 апреля 2002 года в 12 часов на
своем рабочем месте рабочий отдела перевозки Непутевый Н.Н. находился в состоянии алкогольного опьянения, которое подтверждается запахом спиртного изо рта Непутевого Н.Н.,
неуверенной, шатающейся походкой, несвязанной речью, грубым разговором с начальником и
рабочими отдела. В связи с нахождением Непутевого Н.Н. в нетрезвом состоянии на рабочем
месте он не допущен к выполнению трудовых обязанностей.
Начальник отдела перевозки
ООО "ЦНИИМ-Интеграция"
подпись
И.И. Иванов
Зам начальника отдела перевозки
ООО "ЦНИИМ-Интеграция"
подпись
П.П. Петров
Зав. складом
подпись
С.С. Сидорова
Работник
подпись
Н.Н. Непутевый
Непутевый Н.Н. с указанным актом был ознакомлен 01.04.02 путем прочтения акта в слух, но
от подписи отказался.
Начальник отдела перевозки
ООО "ЦНИИМ-Интеграция"
подпись
И.И. Иванов
Зам начальника отдела перевозки
ООО "ЦНИИМ-Интеграция"
подпись
П.П. Петров
Зав. складом
подпись
С.С. Сидорова
Протокол. В протоколах фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на
собраниях, советах, комиссиях, заседаниях, совещаниях. Оформляются на основе заранее подготовленных материалов (повестки дня, регистрационного листа, текстов докладов, справок по
рассматриваемым вопросам и др.) и по записям (стенограмме, конспекту) секретаря или диктофонной записи хода обсуждения вопросов во время заседания, совещания.
Заголовок протокола - название коллегиального органа и вид коллегиальной деятельности. Он должен сочетаться в падеже с наименованием документа (ПРОТОКОЛ... общего собрания акционеров; ПРОТОКОЛ... заседания Ученого совета)
Дата протокола - дата проведения совещания, заседания (01.01.01,). Текст состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется следующим образом:
Председатель: фамилия, инициалы
Секретарь: фамилия, инициалы
Присутствовали: должность, фамилия, инициалы ...(в алфавитном порядке по фамилиям)
Приглашенные: должность, фамилия, инициалы...
Повестка дня:
52
1 Об итогах...
Доклад ...
2. Утверждение ....
Сообщение ...
Если присутствующих (приглашенных) более 10, то в протоколе указывается их общее
количество, а список прилагается к протоколу:
Присутствовали: 66 сотрудников (список прилагается) Присутствовали: 71 сотрудник, для принятия решений Необходимо присутствие 68 сотрудников (кворум).
Вопросы в повестке дня нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их
важности; каждый - с новой сроки.
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с повесткой дня. Каждый
раздел включает три составные части:
СЛУШАЛИ…
ВЫСТУПИЛИ...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
Фамилии докладчиков и выступавших - в именительном падеже, содержание выступлений - от третьего лица единственного числа.
Протокол подписывают председатель и секретарь. К протоколу подшиваются все представленные на заседание (собрание) документы: списки, доклады, справки, оформляемые как
приложения.
Пример:
ОАО «Интеграция»
ПРОТОКОЛ
01.01.03 №1 Москва
производственного совещания
Председатель: Иванов И.И.
Секретарь Петрова П.П.
Присутствовали: 16 человек список (прилагается). Приглашенные: директор НИИ «АБВГД»
Сидоров И.Г.
Повестка дня:
1. О результатах переговоров о заключении договора.
Докладчик - гл. инженер Симонов В.П
1. СЛУШАЛИ:
Симонов В.П. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Сидоров Л.Г. - предложил признать успешными результаты проведение предварительных договоров, предложил заключить договор.
Попов П.И. - поддержал предложения Сидорова Л.Г.
ПОСТАНОВИЛИ: заключить договор с НИИ «ВГД»
Председатель
Секретарь
В дело № 5-17
Рыжева 01.01.01.
подпись
подпись
И.И. Иванов
П.П. Петрова
53
Докладная записка. Докладная записка адресуется руководителю. Она информирует о
фактах, событиях, формирует выводы и предложения. Докладная записка может выполняться на
листе бумаге. Текст обычно состоит из двух частей: излагается проблема и вносятся предложения. В докладной записке ставится дата её написания и должность и подпись лица, предоставляющего докладную записку руководителю.
Справка - информационный документ, содержит описание, констатацию факта, события. Справка выдается адресату и посту требования. Справка, направленная, внешнему пользователю оформляется на бланке организации.
Телеграмма. Телеграмма заполняется на специальном бланке без переноса слов, без
предлогов, союзов, знаков препинания. Телеграмму подписывает руководитель. Его подпись
заверяется печатью организации. В органах связи посланная телеграмма заверяется. При отправке телефонограмма указывается лицо принявшее телефонограмму. Сведения об отправленных и принятых телеграммах заносятся в журналы секретариата.
Тема 7. Документы по личному составу
С 1 февраля 2002 года трудовые отношения в организации с работниками регулируются
Трудовым кодексом Российской Федерации введенным в действие Федеральным законом от 30.
12.01 № 197-ФЗ. Трудовой кодекс предусматривает совокупность документов по фиксации
трудовых отношений.
Это следующие документы: Трудовой договор, приказы по личному составу, трудовые
книжки, личные карточки формы, личные дела, лицевые счета по заработной плате. С 1 января
1998 года введены унифицированные формы некоторых документов.
Типовые формы, ранее, утвержденные Постановлением Государственного комитета РФ
по статистике от 30 октября 1997 г. №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации" (в ред. Постановлений Госкомстата РФ №5 от 25.01.1999, №51 от
02.07.1999 N 51; Постановления Росстата №100 от 11.11.1999; Постановления Госкомстата РФ
№ 26,от 06.04.2001, с изменениями внесенными Постановлением Госкомстата России №1, от
05.01.2004 г.) должны использоваться в организациях во всех формах собственности.
Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 утверждены новые формы по
учету кадров, они также должны быть использованы во всех организациях:
№Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу",
№Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу",
№Т-2 "Личная карточка работника",
№Т2ГС "Личная карточка государственного служащего",
№Т-3 "Штатное расписание",
№Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника",
№Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу",
№Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу"
№Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику",
№Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам",
№Т-7 "График отпусков",
№Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с
работником",
№Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта)
с работниками",
№Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
№Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",
№Т-10 "Командировочное удостоверение",
54
№Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении",
№Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника",
№Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
И.т.д.
При работе с документами по личному составу необходимо соблюдать специфичность
сведений личного характера в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.
После подписания трудового договора или заявления о приеме на работу оформляется
приказ о приеме на работу. Проект приказа о приеме на работу печатается в трёх экземплярах.
Инспектор службы кадров отдает приказ на визирование в следующей последовательности: руководитель службы кадров, руководитель структурного подразделения, работник бухгалтерии,
заместитель руководителя организации, курирующий данное структурное подразделение, юрисконсульт. Руководитель завизированный приказ подписывает первый экземпляр. Остальные
экземпляры приказы заверяются инспектором кадров как копии. Первый экземпляр передается
в службу документации, заполняет личную карточку, записывает факт приема в трудовую
книжку, помещает второй экземпляр в личное дело, третий экземпляр передает в бухгалтерию,
где работнику присваивается табельный номер и открывается на него лицевой счет (форма Т54 или Т-54а).
В соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной
документации по учеты труда и его оплаты, Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1),Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту).
Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование
структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер
предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ
(распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую
книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2 или N
Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).
55
Пример приказов:
Унифицированная форма N Т-1
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 06.04.2001 N 26
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
0301001
наименование организации
Номер документа
Дата
ПРИКАЗ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)
О ПРИЕМЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ
Принять на работу
Дата
с
по
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
в _______________________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
___________________________________________________________________________________
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория)
___________________________________________________________________________________
Квалификации
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
условия приема на работу, характер работы
с окладом (тарифной ставкой) _________________________________ руб. _______________ коп.
надбавкой __________________________________________________ руб. _______________ коп.
с испытательным сроком ______________________________________________________ месяцев
Основание:
Трудовой договор (контракт) от "_______"
________________ 20___года
N _____
Руководитель организации _____________ ___________________/_______________________/
должность подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен _________________ "_____" ________________ 20__ г.
подпись работника
56
Унифицированная форма N Т-5
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 06.04.2001 N 26
Форма по ОКУД
по ОКПО
Коды
0301004
наименование организации
Номер
документа
Дата
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
Дата
Перевести на другую работу
с
по
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
прежнее место
работы
наименование структурного подразделения
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
причина перевода
новое место
работы
наименование структурного подразделения
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
оклад (тарифная ставка)
надбавкой
руб.
коп.
руб.
коп.
57
Основание:
Трудовой договор (контракт) от
"
"
Основание:
Трудовой договор (контракт) от "_______"
20
года
N
________________ 20___года
N _____
Руководитель организации _____________ ___________________/_________________/
должность подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен _________________ "_____" ___________ 20__ г.
подпись работника
Личная карточка работника (форма N Т-2), личная карточка государственного служащего
(форма N Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС) применяется для учета
лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы N Т-2 указывается
степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со
словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий
право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие
данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на
граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан,
подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр,
например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194A");
58
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной
службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в
соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и
изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение
ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной
службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной
службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву
на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста
пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию
здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с
воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе III "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы N Т-2.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Штатное расписание (форма N Т-3) .
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень
структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением)
руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Учетная карточка научного, научно - педагогического работника (форма N Т-4)
Применяется в научных, научно - исследовательских, научно - производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.
Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
59
В п. 4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.
П. 5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов (дипломов),
включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.
В п. 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно - педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.
На каждого научного и научно - педагогического работника ведется также личная карточка
(форма N Т-2).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5), приказ
(распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а) применяются для
оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным
им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о
переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы N Т-2 или N Т-2ГС),
лицевом счете (формы N Т-54 или N Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством,
коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).
Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под
расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в
личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику".
График отпусков (форма N Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии)
и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
60
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работниками (форма N Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения
работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой
книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка - расчет при прекращении
действия трудового договора (контракта) с работником".
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) приказ
(распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а) применяются для
оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и). Заполняются работником
кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом.
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное
подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов,
другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим
время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время
убытия из него (них)).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые
заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа
(распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом)
составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные
расходы.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N
Т-10а) применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о
направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).
Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе,
который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в
бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11), приказ (распоряжение) о
поощрении работников (форма N Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за
успехи в работе.
Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения
организации, в котором работает работник.
61
Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме __ руб. __ коп.".
Бланки по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате
труда.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т12), табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13) применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.
В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по
оплате труда допускается использование раздела 1 "Учет использования рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы
должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом
(листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме N Т12 графы 4 - 18, 20 - 35; в форме N Т-13 графа 4) отведено две строки: одна строка - для отметок
условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества
часов по ним.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий
и т.п.).
Форма N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени" применяется в условиях
автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия
(должность), табельный номер и т.п., то есть данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой
технологией обработки данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на
титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13.
Расчетно - платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51),
платежная ведомость (форма N Т-53) применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.
При применении расчетно - платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и
платежные документы не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других
документов. В графах "начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ,
62
предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.
На титульном листе расчетно - платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на
выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным
лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно - платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, у которых заработная плата (выплата) не получена, соответственно в графах 6 и 22, 23 делается отметка "Депонировано". При
необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по
общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки
информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной
формы.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и
регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.
Лицевой счет (форма N Т-54), лицевой счет (форма N Т-54а) применяются для отражения
сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Заполняются работником бухгалтерии.
Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных
работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники (свт) и содержит только условно - постоянные реквизиты о работнике.
Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и
удержаний.
Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) применяется для
расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему
ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма
выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего
заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный
учет рабочего времени.
63
Записка - расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма
N Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником
кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск,
а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.
Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73) применяется для оформления и учета приемки сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору (контракту), заключенному на
время выполнения определенной работы. Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается
руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для
расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.
Резюме - необходимый документ в работе по набору кадров.
Сведения в резюме вносятся самим гражданином в объеме требования организацией о
его профессиональной деятельности, образовании, знание иностранных языков, возможности
работать по гибкому графику и с не нормированным рабочим днем. В некоторых организациях
просят указать цель обращения о приеме на работу. Необходимыми сведениями в резюме является: Анкетные данные претендента, его место жительство, семейное положение, образование
по специальности, профессиональный опыт работы по специальности, последнее место работы,
основания увольнения. В дополнительных сведениях указывают знание смежных специальностей, использование которых возможно на искомой должности.
Пример:
РЕЗЮМЕ
01.01.2003
Ф.И.0.: Орликов Олег Олегович
АДРЕС: ул. Красносолнечная, д. 17, кв. 1, Москва, 111621
ТЕЛЕФОН: 222- 33 44
ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 09 декабря 1948 г., Москва
ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь, сына
ОБРАЗОВАНИЕ: 1970 - 1975 - Московский институт стали и сплавов по специальности
ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации ИНЖЕНЕРСИСТЕМОТЕХНИК- 1967 - 1977 - средняя школа № 227 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации
ПРОГРАММИСТ.
ОПЫТ РАБОТЫ: С 1990 г. по настоящее время - начальник отдела информатики в финансовой компании "Интеграция" (обеспечивал программную поддержку деятельности компании и
64
функционирование вычислительной техники).
С 1982 по 1992 г. - инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал
вычислительные комплексы).
С 1980 по 1982 г. - старший техник в Московском государственный университет Сервиса
(разрабатывал алгоритмы АРМ).
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами в средах DOS и WINDOWS, а также владею системами
программирования на языках PASKAL, С и СУБД, таких как DBASE, FOX PRO и другое.
Имею ряд публикаций в специальном журнале "Компьютер".
Владею английским, французским, испанским языками (читаю и перевожу со словарем). По
требованию могу представить необходимые рекомендации.
Подпись
О.О. Орликов
Характеристика выдается администрацией учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности
сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части.
Первая — это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако если это требование
специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть
может быть оформлена как обычный текст, т.е. начинаться от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.
Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств .сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение
характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как
правило, руководитель учреждения.
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности граждан. В Соответствии со ст. 66 Трудового Кодекса РФ форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливается для работодателей Правительством Российской Федерации.
Постановлением № 252 от 2 августа 1995г. Государственный комитет ССР по труду и
социальным вопросам утвердил инструкцию «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Данные положения были изменены Постановлением
Правительства Российской федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках». В нем
65
приводится форма трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ведения и хранения трудовых
книжек.
На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно
происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта,
справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности).
На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:
-фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);
-дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Она содержит число, месяц и год. Например: 22 февраля 1999 г.;
-сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата. Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании справок из
учебных заведений).
На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной
подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.
На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают
запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:
графа № 1 — номер записи;
графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);
графа № 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);
графа № 4 — на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).
При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессию, разряд). Например, «Принята на должность преподавателя профиля «Бухгалтерский учет».
В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении
названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку работника.
При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наименование структурного
подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность зам. директора»
При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину
увольнения и сделать ссылку на статью, пункт закона. Например, «Уволена в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию), ст. 80 Трудового Кодекса РФ».
В образце формы № Т-8, утв. 06.04.01 указывается, что запись делается следующей формы
""Уволить "22" февраля 2002 года".
Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе
соответствующего раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения.
Любая запись в трудовую книжку производится в соответствии с приказом по личному
составу аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и
печатью. Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут быть в фамилии,
имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки, а ссылки на
66
документ (основание для изменений) на внутреннюю обложку книжки, где заверяются подписью и печатью.
В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на самой книжке
делается надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ____».
При утере трудовой книжки работнику выдается дубликат, при этом в правом верхнем
углу титульного листа делают запись «Дубликат».
Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости
работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку.
При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику
его трудовою книжку с записью об увольнении.
Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного
должностного лица и печатью.
Согласно ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Росархивом 06.10.00, срок хранения
личных дел руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных
органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, - постоянно. Срок хранения личных дел работников -75 лет. В соответствии со
ст. 338 Перечня, если на предприятии личные дела не ведутся, трудовые договора формируются
в отдельные дела и хранятся 75 лет.
Выписка из трудовой книжки оформляется в виде ее ксерокопии, и каждый лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме : "Верно: должность, личная подпись,
инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".
Статья 62 ТК РФ указывает, что трудовая книжка, с записью об увольнении выдается ему
в день увольнения.
Пример "Предупреждение об увольнении":
Бланк организации
Исх.№90 от 30.06.02.
Инженеру транспортного цеха
ООО "Интеграция"
Б.Б.Басову
Предупреждение о предстоящем высвобождении
Уважаемый Борис Борисович!
ООО "Интеграция" в связи с мероприятиями по сокращению численности и штата работников в соответствии с требованиями ст.180 ТК РФ предупреждает Вас о предстоящем
увольнении по п.2 ст.81 ТК РФ 31 августа 2002 г.
Одновременно с предупреждением предлагаем имеющиеся вакансии в организации: водитель, слесарь.
Директор ООО "Интеграция"
( А.А. Асов.)
Предупреждение получил 30.06.02
_________________________________________________ (Б.Б. Басов)
(подпись)
67
Пример "Акта":
30.06.02.
АКТ
О подтверждении факта отказа от предложенных мест
по трудоустройству
г. Москва
В присутствии Б.Б. Басова, инженера транспортного цеха, подтверждаем его отказ
от предложенных мест по трудоустройству в связи увольнением по п.2 ст.81 ТК РФ.
Б.Б. Басов не принял предложений работодателя о трудоустройстве в должности водителя или слесаря.
_______________________________ В.В. Володин (водитель)
_______________________________ Г.Г. Ганин (водитель)
_______________________________ Д.Д. Данилина (инженер отдела кадров)
С актом ознакомлен 30.06.02
_______________________________Б.Б. Басов
(подпись)
Платежная ведомость. Она оформляется бухгалтером. В соответствии с Трудовым Кодексом РФ заработная плата выдается два раза в месяц. С апреля 2001 года введена новая унифицированная форма платежной ведомости, которая должна быть использована всеми организациями.
Пример:
Унифицированная
форма № Т-53
Утверждена постановлением
Госкомстата России
От 06.04.01 № 26
Форма по ОКУД
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ НАУЧНО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
по ОКПО
ИНСТИТУТ ИННОВАЦИОННЫХ ПРОБЛЕМ И МАРКЕТИНГА В
АПК
Код
0301011
05109486
В кассу для оплаты в срок
С "___" ___________________ 200___ года по "___ " ____________________ 200___года
СУММА:__________________________________________________________________________
Директор ЦНИИМ
/ Е.И. Базаров /
подпись
Главный бухгалтер
/ А.А. Пометова/
подпись
"____" _______________ 200___года
ПЛАТЕЖНАЯ
ВЕДОМОСТЬ
НОМЕР
документа
ДАТА
составления
Расчетный
период
68
с
Таб.
№.
Ф. И. О.
К выдаче
Подпись
по
Примеча
ние
ИТОГО к выдаче:
Количество листов: ______________
По настоящей ведомости выплачено :_________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
И депонировано: __________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Выплату произвел:
кассир
___________________ /______________________/
подпись
Расходный кассовый ордер № ___________________ от "_______"______________200___ г.
Проверил бухгалтер:
___________________ /____________________/
Перечень документов применяемых в службах кадров
Оформление организации труда работников:
Коллективный договор, устав (положение) организации, правила внутреннего трудового
распорядка, положение о подразделении, должностная инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание, приказ о распределении обязанностей между руководством.
Заключение трудового договора и оформление приема на работу:
Трудовой договор, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, личный
листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография, резюме.
Оформление перевода на другую работу:
Заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу,
приказ о переводе на другую работу.
Оформление представления отпусков:
График отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска,
расчет времени периода отпуска.
Оформление поощрения работников:
Представление о поощрении, приказ о поощрении.
Оформление наложения дисциплинарных взысканий на работников:
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, акт об отказе написать объяснительную записку, заключение о
нарушении трудовой дисциплины, виза юриста организации при проверке правильности установления факта нарушения, приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Оформление аттестации работников:
69
Коллективный трудовой договор, Положение о проведении аттестации в организации с
примерным перечнем показателей для оценки квалификации работника, приказ о создании аттестационной комиссии и проведении аттестации, представление на аттестацию работника, график проведения аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист, приказ
об утверждении итогов аттестации.
Оформление учета использования рабочего времени:
График предоставления отпусков по организации, график предоставления дополнительных дней отдыха, заявление об установлении (отметке) неполного рабочего времени, заявка о
проведении сверхурочных работ, протокол заседания выборного профсоюзного органа, приказ о
проведении сверхурочных работ, журнал учета сверхурочных работ, сводный журнал учета
сверхурочных работ.
Оформление привлечения работников к работе в выходные дни:
Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха, заявление об отгуле(ах), распоряжение о предоставлении отгула(ов).
Оформление служебных командировок:
Программа командировка, приказ о командировании, командировочное удостоверение,
журнал учета работников, выбывших и прибывающих в командировках, отчет о командировке,
авансовый отчет.
Прекращение трудового договора и оформление увольнения с работы:
Заявление об увольнении, приказ об увольнении, уведомление об увольнении, представление о расторжении трудового договора, протокол выборного профсоюзного органа.
Тема 8. Делопроизводство в организации
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ).
Наиболее распространенной формой службы документационного обеспечения управления в организациях и предприятиях является канцелярия. В министерствах и ведомствах создается управление делами, в некоторых организациях создаются отделы документационного
обеспечения управления. В основном на предприятиях малого бизнеса и средних предприятиях
функцию службы ДОУ исполняет секретарь или иной сотрудник, назначенный приказом руководителя учреждения, организации.
Служба ДОУ, канцелярия – это самостоятельное структурное подразделение, которое
может состоять из несколько сотрудников, подчиняющихся непосредственно руководителю организации.
Служба ДОУ обычно состоит из подразделений выполняющие отдельные функция службы: секретариата, машинописного бюро, контрольной группы, копировально-множительного
бюро, архива.
Работа службы ДОУ строится на основе «Инструкции по делопроизводству», утверждаемой руководителем организации.
Права и обязанности работников службы ДОУ определяются их должностными инструкциями, утверждаемые руководителем организации, являющихся обязательными при заключении с ними трудовых договоров.
Основными задачами службы ДОУ являются:
- организация и обеспечение функционирования в подразделениях организации единой системы делопроизводства;
- совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной и организационной техники;
70
-
-
-
обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в организации, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений руководству
организации по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота;
организационно-методическое руководство службами делопроизводства в организации;
разработка сводной номенклатуры дел организации;
оформление и выпуск приказов, распоряжений и поручений руководителя организации;
оформление и учет поручений руководителя организации, заместителей руководителя организаций и заведующего канцелярией (службы ДОУ);
документационное обеспечение подразделений организации;
документационное обеспечение и техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых руководителем организации;
прием, учет, направление и доставка поступающей служебной корреспонденции;
отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;
справочная работа по входящим и исходящим документам;
техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительных и стенографических работ;
проведение репрографических и факсимильных работ, оперативная полиграфия;
отбор, учет, хранение, создание фонда копий приказов и распоряжений руководителя организации;
подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в организации;
Функции службы ДОУ организации:
взаимодействует со структурными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации по вопросам организации и совершенствования делопроизводства;
совместно с отделами кадров организации организует учебу по вопросам делопроизводства;
взаимодействует с различными организациями, министерствами, государственными комитетами и ведомствами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации в целях создания осуществления связей между организациями и учреждениями, по
вопросам подготовки и проведения совещаний и других мероприятий;
подготавливает с участием других подразделений организаций инструкции и методические материалы, направленные на организацию работы в рамках единой системы делопроизводства;
изучает зарубежный опыт в области документоведения;
согласовывает технические задания на разработку и заказы на приобретение, в том числе
за рубежом, копировально-множительной, машинописной, звукозаписывающей и организационной техники, необходимой для выполнения возложенных на службу ДОУ задач;
участвует в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности, проработке
и подписании контрактов на осуществление соответствующих закупок указанных изделий;
выступает заказчиком на выполнение другими организациями по договорам работ, связанных с совершенствованием делопроизводства;
пользуется печатями и бланками со своим наименованием;
ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;
Организация рабочих мест работников организации, в том числе автоматизация.
Служба ДОУ несет ответственность за:
71
- Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
- Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) имеет право:
- запрашивать и получать от структурных подразделений организации материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на ДОУ, требовать своевременного представления всех необходимых материалов к заседаниям, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым руководителем организации;
- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации;
- возвращать исполнителям в структурные организации для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;
- привлекать по согласованию с руководителями подразделений организации специалистов
научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций,
методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации способов и приемов работы с документами, унификации и регламентации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.
- Указания службы ДОУ по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении материалов и служебной корреспонденции, являются обязательными для структурных
подразделений организации.
Примерная структура текста должностной
инструкции для работников службы ДОУ
Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.
В «Общих положениях» устанавливаются следующие:
основные задачи работника, например, основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей
деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.
В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы
(например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях,
проведения инструктажей и т.д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
порядок исполнения поручений;
этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
72
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются, и т.д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень
выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными
критериями являются качества работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.
Организация документооборота. Основные термины и определения делопроизводства
даны в ГОСТе Р 51141-98:
делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным
правилам;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем
самым первичное определение термина "документ" как способ доказательства. Только грамотно
составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований ТК РФ.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность
и первичное оформление документов.
При работе с документами необходимо руководствоваться законодательными и нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают порядок составления и
оформления документов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства в организации.
Организация делопроизводства предприятия это, прежде всего:
- составление документов и правила их оформления;
- организация работы с документами (прием, обработка, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела).
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения,
отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются
руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
73
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники
должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с
возможностями этих средств.
Для правильной деятельности службы документационного обеспечения организации, совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности
путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, в организации разрабатывается и утверждается «Инструкция по делопроизводству».
Для федеральных органов исполнительной власти разработана «Типовая инструкция по
делопроизводству», утвержденная приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.
Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и
распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.
Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на
основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и настоящей Типовой инструкции по делопроизводству.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией
или сотрудниками службы документационного обеспечения. При поступлении документов в
нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется
правильность доставки, целостность упаковки документов.
Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в
случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом "лично" в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению.
При поступлении машиночитаемых документов в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые
непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделение по рассмотрению писем граждан.
74
Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного
должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе
документационного обеспечения.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается
ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией,
в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления, сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами
Министерства связи РФ.
Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью
оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Передача документов внутри организации между структурными подразделениями
осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих
документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу
ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом
подписи документов и распределением обязанностей.
Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.
Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Учет количества документов организации должен проводиться в комплексе с другими
мероприятиями по совершенствованию работы с документами.
Проводится как полный, так и выборочный учет документов организации (по отдельным
структурным подразделениям или группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета
принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.
75
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.
Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.
Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и
представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с
документами.
Информационно-поисковая система.
В организациях создаются Информационно-поисковая система по документам организации (ИПС) ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение документов.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел;
классификатора корреспондентов; классификатора структурных подразделений (при наличии
типовых структур); классификатора названий видов документов; классификатора вопросов деятельности организаций; классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях,
жалобах граждан и др.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания
поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и
задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
• гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору, ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем
проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
76
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива
документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел,
классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.
В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по
используемому классификатору. Составные части индекса друг от друга косой чертой.
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления,
создаваемые - в день подписания или утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
После регистрации документа в журнале или на карточке составляются справочные
картотеки.
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами.
Составляются следующие картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к
ведомственным нормативам, приказам, решениям и др.
Оперативное хранение документов.
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту
их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение
дел в службе документационного обеспечения).
Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность
документов.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.
На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.
Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
Канцелярия организации осуществляет основную функцию по обработке документов.
Основные задачи канцелярии являются :
1)Прием входящей документации, разметка документа, регистрация, отправка исходящих
документов;
2)Рассылка распорядительный документов;
3)Контроль за исполнением документов, и формирования дел;
4)Определение сроков хранения;
5)Передача в архив, уничтожение документов.
С входящими документами секретарь-референт работает по следующей схеме: Прием
документа, проверка правильности адресования. Сортировка, и разметка. Регистрация. Передача
документа зам. директора, в структурные подразделения. Доклад документа руководителю.
Внесение резолюции в журнал контроля. Передача документа исполнителю. Контроль по срокам исполнения. Доклад руководителю о нарушенных сроках. Подшивка в дела исполненного
документа с материалами приложения.
С исходящими документами секретарь-референт работает по следующей
77
схеме: Составление проекта исходящих документов. Проверка правильности оформления проекта документа. Согласование проекта с руководителем. Подписание документа руководителем.
Регистрация документа. Простановка номера и даты на документе. Проверка правильности адресования. Отправка документа адресату. Подшивка второго экземпляра с копиями исполненных документов в дело.
С внутренними документами секретарь-референт работает по схеме работы с исходящими документами, но завершающий этап работы является использование их в справочноинформационной работе внутри предприятия и определения сроков их хранения.
Осуществление контроля за исполнением документов.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает
постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов
осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом.
Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материальнотехническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих
структурных подразделениях.
За соблюдением контроля над исполнением документов существует журнальный учет,
или дополнительно картотечный учет. Регистрация и есть начальный этап контроля за исполнением. В журнале имеется специальная графа "Отметка об исполнении". На самом заявлении,
документе на левом поле, ставится красным цветом буква "К" и дата предполагаемого доклада.
В журнале делается аналогичная отметка.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата
и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет
храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения,
в котором исполнен документ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в регистрационно-контрольной форме (РКФ-карточке, журнале) проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
Составление номенклатур дел. В организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная.
Изменение номенклатуры дел принято осуществлять не чаще один раз в пять лет.
Разделы номенклатуры, как правило, наименование структурных подразделений организации. Располагаемых по степени значимости. Внутри разделов размещаются документы организационные, распорядительные, справочные. Им присваивается номера через дефис. По окон-
78
чании года в деле оформляется запись о количестве листов в деле. В деле документы могут располагаться в хронологическом порядке, по номерам, в порядке алфавита по фамилиям и т.п.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуре дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел,
обеспечения поиска документов и учета дел, установления сроков хранения различных дел.
Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Различаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и
структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в
отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит
рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждается их руководителями. Перед утверждением
типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с государственной архивной службы.
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения
на основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел
согласовывает с экспертной комиссией вышестоящей организации.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными
номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранение.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из
индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядок номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в
необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий - используется в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1
января следующего года.
В течение года в текущую номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила:
-в дело помещаются только исполненные документы;
-в дело подшиваются подлинники документов или заверенные копии;
-дело формируется из документов одного календарного года;
79
-дела формируются по срокам постоянного и временного хранения ;
-приложения к документу приобщаются вместе с документом;
-объем дела не должен превышать 250 листов.
В соответствии с «Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных
обществ», утвержденным Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от
16.07.03 №03-33/пс, организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом, а организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений. Передача документов из одного структурного подразделения в другое регистрируется в учетном журнале канцелярии.
Хранению подлежат все подлинники документов общества, а в случае их утраты или повреждения, подлежат хранению заверенные копии утерянных или поврежденных документов.
По каждому случаю утраты или повреждения документов должен быть составлен акт, подписанный руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества.
Подлежащие хранению документы, до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих
кабинетах по месту нахождения исполнительного органа общества. Документы хранящиеся в
архиве должны храниться в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Выдача документов общества производится только на срок один месяц и под расписку,
работникам, с которыми общество состоит в трудовых или гражданско-правовых отношениях с
разрешения единоличного исполнительного органа или уполномоченного им лица. На выданный документ заводится карточка-заместитель. В карточке-заместителе указывается: вид выданного документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица получившего документ, дата
его возвращения, графы расписок о получении и выдаче документа. А также делается резервная
копия этого документа.
В случае ликвидации общества, если она имело договор с учреждением системы Федерального архивной службы России, и часть его документов отнесена в составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений не имелось с
архивом, то государственный архив обязан принять только документы по личному составу работников. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной
комиссии или конкурсным управляющим. При реорганизации общества место хранения документов определяется решением о преобразовании, передаточным актом, или разделительным
балансом.
Дела в организации хранятся в течение сроков установленных государством в соответствии с:
• «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных Росархивом 6 октября 2000
г.;
• приказом МНС РФ от 16 октября 2001 г. N БГ-3-18/413 утвердившего «Перечень специфических документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков хранения»;
• «Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 10 марта 2000 г.,
согласованным Центральной экспертной комиссией Банка России (протокол N 4 от 15
ноября 1999 г. и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (протокол N 4 от 28 декабря 1999 г.);
80
•
«Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от
16.07.03 №03-33/пс.
Наряду с ними следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), систему перечней по научно-технической документации,
а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК
Росархива о сроках хранения определенных документов.
Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе
исполнительной власти и организациях создается постоянно действующая экспертная комиссия
и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях. Председателем
экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
Экспертные комиссии (ЭК) совместно с делопроизводственной службой и архивом, определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль над его проведением.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно. Экспертные комиссии определяют совместно с делопроизводственной службой и архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности
документов и осуществляют контроль над ее проведением.
Решения ЭК и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их
утверждения руководителем организации. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документы с истекшими сроками хранения к уничтожению.
В зависимости от установленного срока хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию
листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление, в необходимых случаях,
внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия учреждения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела
и других).
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Документы постоянного или длительного хранения описываются в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Основных правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях" (М., 1991).
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Способ уничтожения включенных в акт документов определяет сама организация. Запрещается использовать эти документы для хозяйственных нужд.
81
Виды документооборота.
В зависимости от характера документов, сведений содержащихся в нем документооборот
в организации с этими документами может носить отличный характер от общего правила. К таким видам документооборота можно отнести: 1-делопроизводство в бухгалтерском учете; 2делопроизводство по обращениям с гражданами; 3-делопроизводство с документами, содержащими сведения конфиденциального характера.
Документооборот в бухгалтерском учете. Документооборот в бухгалтерском учете организаций регулируется Положением, утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983 г.
№105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете». Положение устанавливает
порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных
документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями,
объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете,
так и на государственном бюджете.
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с
требованиями Положения.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они
должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных
форм, разрабатываемых и утверждаемых соответствующими министерствами и ведомствами
России.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается, что влечет их
недействительность.
В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается
создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны
соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящих указаний о
придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ
предприятий, учреждений и других нормативных актов.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для
отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. В
условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может
формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях, в соответствии с
ГОСТом 6.10.4-84 от 01.07.87 г.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от
других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.
Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.
График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия,
учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения
работ.
82
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию,
учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи
их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из
бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных
случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у
предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного
следствия прокуратуры и судами на основании постановления, предварительного следствия
прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу
предприятия, учреждения. В необходимых случаях в регистр приобщается карточка заместитель
на изъятый документ с описью его содержания, или просто его копия.
Делопроизводство по обращениям граждан.
Порядок и организация рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан и юридических лиц в организациях строится в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета
СССР от 12.04.68 N 2453-VII и в редакции Указов Президиума ВС СССР от 04.03.80 N 1662-Х,
от 02.02.88 N 8422-XI, и Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений, жалоб в
организации, утвержденной руководителем организации.
Обращения граждан поступают в виде предложении, заявлений, жалоб.
Предложения, заявления и жалобы граждан государственные органы разрешают в соответствии с их компетенцией, установленной Конституцией РФ предложения и заявления подаются гражданами в те государственные и общественные органы, предприятия, учреждения, организации или тем должностным лицам, к непосредственному ведению которых относится разрешение данного вопроса.
Жалобы подаются в те органы или тем должностным лицам, которым непосредственно
подчинены государственный, общественный орган, предприятие, учреждение, организация или
должностное лицо действия, которых обжалуются.
Прием граждан в организации должен проводиться в установленные и доведенные до
сведения граждан дни и часы, в удобное для них время, в необходимых случаях - в вечерние часы, по месту работы и жительства.
Личную ответственность за организацию приема и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных и общественных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях несут их руководители Государственные и общественные органы, пред-
83
приятия, учреждения, организации, их руководители другие должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб обязаны:
• внимательно разбираться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
• принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям, жалобам, обеспечивать
своевременное и правильное исполнение этих решений;
• сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по предложениям, заявлениям, жалобам, а в случаях их отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
• систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы, содержащиеся
в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы государственных и общественных органов,
предприятий, учреждений и организаций.
Гражданин, не согласный с решением, принятым по его предложению, заявлению, жалобе, имеет право обжаловать это решение в тот орган или тому должностному лицу, которым непосредственно подчинены государственный, общественный орган, предприятие, учреждение,
организация или должностное лицо, принявшие обжалуемое решение.
Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других
видов делопроизводства, на регистрационно-контрольных карточках.
Руководители и другие должностные лица организации проводят личный прием граждан
в установленные дни и часы.
Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в
обращениях граждан, несут руководители организации их заместители, осуществлявшего прием
и исполнение заявления, жалобы или устного обращения.
Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан возлагается на
группу документационного обеспечения (ДОУ), который проверяет порядок ведения делопроизводства в аппарате организации и принимает меры к совершенствованию этой работы.
Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, бюрократическое
отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут за собой ответственность в соответствии с существующим законодательством.
Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред государственным,
общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.
Прием и регистрация обращений граждан
Прием и регистрация обращений граждан в организации осуществляется одним из сотрудников группу документационного обеспечения (ДОУ).
В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение организации он должен быть передан в группу документационного обеспечения для регистрации.
Все поступающие обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных
карточках в 3-х экземплярах по установленной в организации форме в день их поступления.
Первый экземпляр карточки с распиской структурного подразделения в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй - в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий - вместе с документом передается в структурное подразделение - исполнитель.
После исполнения заявления, жалобы первый экземпляр карточки со всеми отметками об ис-
84
полнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений. Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу
С момента поступления обращений и регистрации начинается отсчет срока их исполнения.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также регистрируются
в группе документационного обеспечения (ДОУ) на карточках или в журналах.
Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера документа
(например, А-1, где "А" начальная буква фамилии автора, а "1" порядковый номер поступившего документа).
При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается
регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на
карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и
тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло
больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения в организации, повторными не
считаются и учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением
порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-1/2, А-1/3).
Организации, учреждения всех форм собственности и государственные структуры в целях улучшения работы с гражданами самостоятельно решают вопрос о разработке различных
бланков для контроля по работе с заявлениями, жалобами, предложениями граждан. Примером
может служить Приказ Государственного комитета РФ от 01.09.2003 г. №947, установившего
формы: Решение таможенного органа по жалобе на решение, действие (бездействие) таможенного органа или его должностного лица, Акт о рассмотрении жалобы на решение, действие
(бездействие) должностного лица таможни или таможенного поста в упрощенном порядке.
Данные документы все оформляются на общем бланке организации.
Пример:
РЕШЕНИЕ №
По жалобе на ___________________________________________________________
(Должностное лицо, организация, чьи решения, действия (бездействия)
обжалуются)
«_____»___________20___ г.
______________________
(место рассмотрения)
Рассмотрев жалобу гражданина ___________________________________________
_______________________________________________________________________
Установил:
_______________________________________________________________________
(существо жалобы)
_______________________________________________________________________
(оценка доводов жалобы и правовых оснований обжалуемого решения, действий
(бездействия)
_______________________________________________________________________
организации или его должностного лица)
__________________________________________________________________
(доводы и правовые основания принимаемого решения)
85
Решил:
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________
Должность лица организации
принявшего решение по жалобы
подпись
/инициалы фамилия/
АКТ №
О рассмотрении жалобы, действие (бездействие)
должностного лица
«_____»___________20___ г.
______________________
(место
со-
ставления акта)
Рассмотрев устную жалобу гражданина __________________________________
_______________________________________________________________________
1._____________________________________________________________________
(существо устной жалобы)
_______________________________________________________________________
(оценка доводов жалобы и правовых оснований обжалуемого решения, действий
(бездействия)
_______________________________________________________________________
организации или его должностного лица)
2. __________________________________________________________________
(существо, доводы и правовые основания принимаемого решения)
_______________________________________________________________________
Акт составлен по желанию заявителя
___________________________________
Подпись заявителя
Рассмотрение жалобы на решение действие (бездействие) должностного лица организации, и
принятие решений по ней не является препятствием для подачи жалобы на решение, действие
(бездействие) организации или его должностного лица в общем порядке
Должность лица организации
принявшего решение по жалобы
подпись
/инициалы, фамилия/
Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов
Обращения граждан и депутатов, поступающие в организацию рассматриваются руководителем организации.
Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к ведению государственного учреждения и организации, они направляются не позднее чем в пятидневный срок по
принадлежности; одновременно письменно об этом извещаются заявители, а при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться с предложением, заявлением, жалобой.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным
лицам, действия которых обжалуются.
При рассмотрении обращений граждан необходимо:
86
•
внимательно разбираться в их существе; в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверок, принимать другие меры для
объективного разрешения вопроса;
• принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
• сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
• систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические
замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения,
совершенствования работы таможенных органов.
Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня
поступления.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо осуществление специальной
проверки, истребование дополнительных документов либо принятие других мер, сроки разрешения, в порядке исключения, продлеваются руководством организации, но не более чем на
один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются:
в государственных органах Российской Федерации в срок до 15 дней со дня их поступления в
орган, обязанный разрешить вопрос по существу, в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления заявления
или жалобы в орган, обязанный разрешить вопрос по существу.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководителем или заместителем руководителя соответствующего органа, предприятия, учреждения и организации, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или
жалобу.
Предложения, заявления и жалобы военнослужащих, связанные с прохождением службы,
подаются, рассматриваются и разрешаются в соответствии с Уставом внутренней службы и
Дисциплинарным уставом Вооруженных Сил России.
Обращением депутата (депутатов) является письмо, оформленное, как правило, на
бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос членов Совета Федерации
и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, должно
дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания
Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения
парламентского запроса или в иной, установленной соответствующей палатой Федерального
Собрания Российской Федерации, срок. Если не требуется дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
Обращения депутатов всех уровней берутся на контроль руководителем организации.
Письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, в которых содержатся наиболее важные предложения, ставятся
87
на обсуждение оперативных совещаний с участием руководителя организации и по ним принимаются соответствующие решения. О результатах рассмотрения сообщается лично депутату.
Обращения граждан, поступающие из редакций газет и журналов, телевидения, радио и
других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные Инструкцией изданной в организации.
Если необходимо осуществление тщательной проверки, истребование дополнительных
документов, сроки, в порядке исключения, продлеваются руководством организации, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом заявителю.
Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования. Причем в ответах
должны быть даны разъяснения по всем вопросам, затронутым заявителем.
Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на действующее законодательство, согласовываются с Юридическим отделом организации.
Ответы на обращения граждан даются за подписью руководителя организации. Ответ дается в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись
в регистрационно-контрольной карточке.
Ответы подписанные руководством организации передаются в группу документационного обеспечения (ДОУ) для проставления исходящего номера и даты отправления.
Номер ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), в
которое подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в
них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие и обоснованные ответы, соответствующие действующему законодательству.
Организация контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан
Письма граждан могут браться на контроль. В этих случаях на контрольнорегистрационной карточке и на обращении проставляется знак "Контроль".
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по
разрешению предложения, заявления, жалобы.
Решение о снятии с контроля принимается руководителем организации.
Группа документационного обеспечения (ДОУ):
• направляет обращения граждан исполнителям для рассмотрения;
• проверяет сроки исполнения по предложениям, заявлениям, жалобам;
• ежеквартально представляет руководителю организации сводку о ходе рассмотрения поступивших обращений граждан;
• представляет в конце января следующего года сведения о количестве и ходе рассмотрения
обращений граждан за год.
• группе документационного обеспечения предоставляется право осуществлять проверки состояния дел с рассмотрением обращений. Результаты проверок докладываются руководству
организации.
Обобщенные аналитические справки по результатам рассмотрения обращений граждан
составляются отделом документационного обеспечения по мере необходимости.
Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и их хранение
Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами
возвращаются группе документационного обеспечения для централизованного формирования
дел.
88
Формирование и хранение обращений у исполнителей запрещается, даже если они им
адресованы.
На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись "В дело"
и личная подпись руководителя, принявшего это решение.
Обращения граждан формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности организации.
При небольшом количестве обращений допускается формирование их в дело по нескольким вопросам с отражением указанных вопросов в заголовке дела.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их
полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Дела с обращениями граждан хранятся в течение 5 лет, затем уничтожаются в установленном порядке.
В необходимых случаях решением Экспертной комиссии (ЭК) может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решение ЭК об увеличении сроков хранения подлежит обязательному утверждению руководителем организации.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и связанные с ними
документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
Форма:
Журнал учета писем, жалоб и заявлений
Откуда поКому адресоступило
N Дата постуКраткое
вано для расписьмо (жап\п
пления
содержание
лоба, заявлесмотрения
ние), адрес
1
2
3
4
5
Сроки рассмотрения
Отметка о
выполнении
Примечание
6
7
8
Форма: Журнал приема посетителей по личным вопросам руководством организации, учреждения.
ПриняФ.И.О.
тое репосети- По какому во- Кто приРоспись Отметка Пришение
N
Время
Дата
теля (ме- просу (краткое нимает
исполни- о выпол- мечап\п.
приема
(россто жисодержание)
Ф.И.О.
теля
нении
ние
пись,
тельства)
дата)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.
Автоматизация процессов документационного обеспечения управления (ДОУ) – это система, построенная на основе применения средств вычислительной техники, и информационных
технологиях. Автоматизация процессов ДОУ относится к функциональной подсистеме автоматизации системы управления предприятием и данная подсистема информационного обеспечения включает в сой состав внешнее информационное обеспечение в виде входных и выход-
89
ных документов, внутреннее, направленное на организацию базы данных самого предприятия.
Документирование деятельности связанной с технической подготовкой производства, самим
производством, материально-техническим снабжением, бухгалтерским учетом, сбытом, кадрами, качеством выпускаемой продукции и услуг, финансами и т.д.
Автоматизация процессов ДОУ может входить в комплекс системы автоматизации
управления предприятием, разработанных для отдельных предприятий и организаций и унифицированных разработок, так и носить локальный характер, только для системы ДОУ.
Наиболее часто встречаемые системы управления предприятием, в которых разработаны
и встроены системы автоматизации ДОУ (делопроизводство и документооборот) это следующие системы:
• R/3 от SAP AG
• Oracle Applications от Oracle
• Baan от Baan
• Renaissnce CS от Ross Systems
• БОСС-КОРПОРАЦИЯ от АйТи
Многие российские разработчики систем управления стараются копировать указанные
выше системы.
Система БОСС-КОРПОРАЦИЯ активно используется в России, установлена и функционируем в государственных бюджетных учреждениях –Московский Государственный Университет, Институт физики высоких энергий, Российский Фонд правовых реформ …, на предприятиях рекламного и издательского характера –Экстра-М, Открытые системы, Известия…, в
нефтегазовой отрасли –Роснефть, Сахалинморнефтегаз, Юкос и т. д.
Однако любая автоматизированная система не что иное, как набор разработанных электронных форм, сопоставимых между собой для возможного сбора и анализа
различных
данных. А сами данные обязательно вводятся в формы программ компьютера оператором.
Современные программы Microsoft Office – пакет автоматизации делопроизводства, Microsoft Word – текстовый процессор, Microsoft Excel – система электронных таблиц, Microsoft
Power Point – система подготовки презентаций, Microsoft Access – система управления базами
данных, Microsoft Mail – электронная почта, позволяют самим пользователям составить программы и использовать их в работе службы ДОУ. Все эти программы массового спроса сделаны в расчете на обычного пользователя, не обладающего опытом и большими навыками. Это
очень удобные и упрощенные системы в обращении машины и человека.
Microsoft Office позволяет самим разработать различные типы документов и форм. Все
программы пакета унифицированы и взаимосвязаны друг с другом. Главная цель студента в самостоятельной работе – научиться грамотно работать на компьютере с использованием программ делопроизводства.
Тема 9. Работа с документами, содержащими сведения
конфиденциального характера
В органах государственной власти всегда имела особую значимость и остроту проблема
конфиденциальности делопроизводства. Ю.Крижанич более трехсот лет назад обращаясь к слугам государевым, призывал к «умению владеть государственной тайной, скрывать неискусность
и всякие общие пороки нашего российского «племени» соблюдать достоинство и славу народную».
Тайна – это понятие, имеющее несколько значений. Но в делопроизводстве под тайной
понимается то, что осознанно скрывается от других, что известно определенному кругу лиц.
90
Государственная тайна – защищаемая государством сведения в области его военной, внутриполитической, внешнеполитической, экономической, разведывательной, оперативно-розыскной
деятельности, оглашение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации,
или иной значительный ущерб.
Служебная тайна – охраняемая государством сведения в любой области политики,
управления, науки, производства, разглашение которых может нанести ущерб как государственным интересам, так и интересам ведомств, организаций и гражданам.
Условия, при которых информация может быть отнесена к коммерческой тайне, указаны
в ст. 139 ГК РФ - это действительная или потенциальная коммерческая ценность, в силу неизвестности её третьим лицам, отсутствие свободного доступа к этой информации в организации,
принятие мер в организации (технических, административных, правовых и т.д.) к охране данной информации.
Российское законодательство содержит множество разновидностей конфиденциальной
информации, которая по смыслу закона относится в конкретной организации к коммерческой, и
соответствует условиям ст. 139 ГК РФ.
Тайна следствия (ст. 139 УПК РСФСР, ст. 310 УК РФ, п. 2 Перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188); тайна
судопроизводства (ст. 9 АПК РФ, ст. 9 ГПК РСФСР, ст. 18 УПК РСФСР); тайна мер безопасности участников уголовного процесса (ст. 311 УК РФ); тайна мер безопасности, применяемых в
отношении должностных лиц правоохранительных или контролирующих органов (ст. 320 УК
РФ); тайна частной жизни граждан (ст. 23, 24 Конституции РФ); семейная и личная тайна (ч. 1
ст. 23 Конституции РФ, ст. 150 ГК РФ, ст. 137 УК РФ); налоговая тайна (ст. 102 Налогового кодекса РФ); профессиональная тайна (ст. 155 УК РФ); адвокатская тайна (ч. 3 ст. 16 Закона
РСФСР от 20 ноября 1980 года "Об утверждении Положения об адвокатуре РСФСР", Закон РФ
«Об адвокатской деятельности и адвокатуре»); нотариальная тайна (ч. 2 ст. 5, ст. 14, ч. 3 ст. 28
Основ законодательства РФ о нотариате от 11 февраля 1993 года №4462-1); медицинская тайна
(ч. 2 ст. 15 Семейного кодекса РФ); тайна усыновления (удочерения) (ст. 155 УК РФ, п. 1 ст. 47
ФЗ от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", ст. 139 Семейного кодекса РФ); тайна связи (тайна переписки, тайна телефонных переговоров, тайна почтовых сообщений, тайна телеграфных сообщений) (вытекает из смысла ч. 2 ст. 23 Конституции РФ; ст. 15
ФЗ от 17 июля 1999 года № 176-ФЗ "О почтовой связи"; ст. 32 ФЗ от 16 февраля 1995 года № 15ФЗ "О связи"; журналистская тайна (вытекает из смысла ч. 5 ст. 29 Конституции РФ и ст. 3 Закона РФ от 27 декабря 1991 года "О средствах массовой информации"); тайна записей актов
гражданского состояния (ЗАГС) (ст. 12 ФЗ "Об актах гражданского состояния"); тайна завещания (п. 3 ст. 1172 проекта третьей части ГК РФ); врачебная тайна (ч. 5 ст. 31 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 года № 5487-I); служебная тайна (ст.
139 ГК РФ, ст. 155 УК РФ): коммерческая тайна (ст. 139 ГК РФ, ст. 183 УК РФ): секреты производства (ст. 1032 ГК РФ); тайна пенсионного счета и тайна выплаты негосударственной пенсии
(ст. 15 ФЗ от 7 мая 1998 года № 75-ФЗ "О негосударственных пенсионных фондах" предпринимательская и промышленная тайна (ст. 26 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Словацкой Республики об избежании двойного налогообложения доходов и имущества от 24 июня 1994 года); торговая, научно-техническая и производственная тайна (ст. 10
Закона РФ от 22 марта 1991 года "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках"); технологическая тайна (п. 9 Положения о Государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей Министерства торговли РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 мая 1993 года № 501); тайна изобретения,
полезной модели, промышленного образца (п. 6 названного выше Перечня сведений конфиденциального характера); тайна селекционного достижения (по моему мнению, по аналогии с п. 6
Перечня); тайна научного опыта и тайна торгового процесса (ст. 12 и 29 Соглашения между
91
Правительством РФ и Правительством Королевства Нидерландов об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от налогообложения в отношении налогов на доходы и имущество от 16 декабря 1996 года); банковская тайна, тайна банковского счета, тайна
операций по счету и тайна сведений о клиенте (ст. 857 ГК РФ, ст. 183 УК РФ); тайна страхования (тайна сведений о страхователе, тайна сведений о состоянии здоровья страхователя, тайна
сведений об имущественном положении страхователя, тайна сведений о застрахованном лице,
тайна сведений о состоянии здоровья застрахованного лица, тайна сведений об имущественном
положении застрахованного лица, тайна сведений о выгодоприобретателе, тайна сведений о состоянии здоровья выгодоприобретателе, тайна об имущественном положении выгодоприобретателя) — ст. 946 ГК РФ; тайна исповеди (п. 7 ст. 3 ФЗ от 26 сентября 1997 года № 125-ФЗ "О
свободе совести и о религиозных объединениях).
Под режимом секретности понимается система установленных норм и правил, определяющих порядок и условия обеспечения сохранности сведений, не доступности их другим лицам. Указанный режим предполагает специальный порядок оформления, хранения, рассылку
документов, ведения специальной номенклатуры дел секретных документов, специальную
форму отчетности, способов уничтожения секретных документов, допуск к работе с этими
документами специальных людей по списку.
Необходимая секретность достигается строгим соблюдением комплекса правовых, организационных, кадровых, воспитательных, экономических норм и правил.
Секретное делопроизводство ведется особыми структурными подразделениями, укомплектованными специально обученными работниками.
Работа по организации режима секретности строится таким образом, чтобы она была неотъемлемой частью в целостной системе обеспечения защиты государственной тайны и конфиденциальной служебной переписки.
Некоторые принципы работы с секретными документами:
- знакомиться с теми документами, на знакомство, с которыми в силу служебных обязанностей было получено разрешение;
- вести учет находящихся у исполнителя секретных служебных документов;
- получать и сдавать секретные документы по специальному журналу;
- немедленное информирование соответствующей службы об утере секретного документа;
- предъявлять все секретные документы по первому требованию соответствующей
службы.
Определение степени секретности документа.
Степень секретности сведений, составляющих государственную тайну и конфиденциальной информации, определяет степень тяжести ущерба, который может быть нанесен государству , его органам или организации.
Федеральным законом РФ «О государственной тайне» установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну: «Совершенно секретно. Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно». Использование перечисленных грифов секретности
для засекречивания сведений , не отнесенных к государственной тайне, не допускается.
Гриф «Совершенно секретно. Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов с особо охраняемой государственной тайной.
Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих
сведения государственную тайную.
Гриф «Секретно» устанавливается для документов содержащих сведения служебного характера, не являющиеся государственной тайной.
92
Гриф конфиденциальности может обозначаться, как «КТ» –коммерческая тайна на документах коммерческой организации
На документах имеющие информацию ограниченного распространения может стоять
гриф «Для служебного пользования».
Основанием для засекречивания сведений, полученных работниками в результате управленческой или иной деятельности является установленный в этой организации перечень сведений, подлежащих засекречиванию.
Форма обязательства о неразглашении информации, составляющей коммерческую
тайну.
Такое обязательство может быть оформлено как записью непосредственно в тексте самого трудового договора, так и в виде отдельного документа, являющегося приложением к трудовому договору.
Разработке формы и содержания соответствующего раздела трудового договора или отдельного приложения к нему в части, касающейся сохранения информации, составляющей коммерческую тайну, необходимо уделить самое серьезное внимание. Данное обстоятельство обусловлено тем, что в случае разглашения работником информации, составляющей коммерческую
тайну, эти документы составят юридическую основу для привлечения такого работника к ответственности и взыскания причиненного ущерба.
Формулирование условий должно опираться на предусмотренный законодательством
Российской Федерации, перечень норм, посредством которых осуществляется правовое регулирование защиты информации и, в частности, коммерческой тайны.
Конкретная предполагаемая коммерческая информация-тайна должна быть сформулирована в приказе по организации, что является коммерческой тайной (сведения о результатах переговоров с партнерами, условия заключения договоров, процессы, предполагаемые разработки,
маркетинговые исследования, предполагаемый план организации по расширению рынка, научные исследования, новые технологические процессы и т.д. и т.п.);
Все сотрудники должны под расписку знакомиться с приказом об установлении коммерческой тайны.
Прежде всего, здесь должен найти свое отражение смысл норм, предусмотренных:
-Конституцией РФ —ч.2 ст. 23; ч. 2 ст. 24; ч. 4. ст. 29; ч. 1 ст. 35;
- ст.57, ч.7 ст.243 Трудового Кодекса РФ;
-Федеральным законом РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации";
-ст. 139 Гражданского кодекса РФ и постановлением Правительства РСФСР от 5 декабря
1991 года № 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну";
-положениями о защите коммерческой тайны, предусмотренными уставом организации
(работодателя).
В любой форме предупреждения о коммерческой тайне, необходимы следующие
обязательства:
-не разглашать коммерческую тайну организации информацию, которая будет ему доверена или станет, известна по работе;
-не передавать третьим лицам и не раскрывать публично информацию, составляющую
коммерческую тайну организации;
-сохранять информацию, составляющую коммерческую тайну тех организаций, с которыми имеются деловые отношения;
-выполнять относящиеся к работнику требования приказов, инструкций и положений по
обеспечению сохранности коммерческой тайны организации;
-не использовать информацию, составляющую коммерческую тайну организации, при
занятии другой деятельностью;
93
-в случае попытки посторонних лиц получить от работника информацию, составляющую
коммерческую тайну организации, незамедлительно известить об этом соответствующее должностное лицо;
-незамедлительно сообщать соответствующему должностному яйцу организации об утрате или недостаче носителей информации, составляющей коммерческую тайну (удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, личных печатей), которые могут привести к разглашению коммерческой тайны организации;
-в случае увольнения все носители информации, составляющей коммерческую тайну организации (документы, чертежи, рукописи диски, дискеты, и др.), которые находились в распоряжении работника, передать соответствующему должностному лицу организации.
-помимо указанных положений, может быть предусмотрено также ограничительное условие на случай увольнения работника в соответствии, с которым уволившийся работник обязан
в течение определенного срока (два, три года) не разглашать и не использовать для себя или
других лиц информацию, составляющую коммерческую тайну.
-может быть предусмотрено и положение, предупреждающее работника о возможном наступлении гражданской, административной, уголовной либо иной ответственности в случае нарушения взятых работником обязательств.
Другой категорией субъектов коммерческой тайны является непосредственно руководитель организации. В силу своих должностных обязанностей и
представленных ему собственником правомочий (если такой руководитель сам не является собственником организации, а значит, и обладателем коммерческой тайны) руководитель организации может быть наделен исключительными правами по организации защиты информации, составляющей коммерческую тайну (реализация нормы п. 1 ст. 139 ГК).
Данное обстоятельство, в свою очередь, означает, что такой руководитель обладает также исключительными возможностями в части информированности об охраняемых законом
коммерческих секретах, в том числе и о коммерческой тайне руководимой им организации.
На руководителя организации должны быть возложены определенные обязанности по
обеспечению сохранности коммерческой тайны организации.
В связи с этим в трудовой договор, заключаемый с руководителем при его найме, назначении или избрании участниками (учредителями) организации, целесообразно включить соответствующие положения по данному вопросу.
Приказом директора назначается лицо ответственное за учет, хранение и использование
документов конфиденциального характера. На первом листе документа ставится гриф в правом
верхнем углу надпись: "Конфиденциально. Экз.№1" или сокращенно "КТ Экз. №1". На документе проставляется количество экземпляров документа и их место нахождение.
Например: Составлен в двух экз.
Экз. №1 - в адрес;
Экз. №2 - в дело № 2-3.
Все документы должны быть зарегистрированы в журнале с грифом "КТ".
Все листы журнала нумеруются и журнал опечатывается.
В журнале содержит следующие графы: №/№ по порядку, Дата регистрации документа.
Дата и номер входящего документа, Откуда поступил, краткое содержание, количество листов. Количество экземпляров, исполнитель, примечание для особых отметок.
Для выдачи документов, находившихся на хранение должен быть свой журнал, оформленный по правилам входящего журнала. В журнал содержат следующие графы: Номер выданного документа, дата выдачи, Заголовок документа, количество листов, количество экз., кому
выдан, подпись за полученных документ, отметка о возврате с датой и подписью, примечание
для особых отметок.
94
Материалы с грифом "КТ" формируются в отдельное дело. На внутренней стороне пишется список сотрудников имеющих право пользования с делом. В начале дела подшивается
внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверительный лист о наличии листов
подшивки с подписью ответственного лица.
В случае утраты документа с грифом "КТ" назначается комиссия для расследования
данного факта.
Пример приказа об установлении коммерческой тайны в организации:
-/-/МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЦНИИМ - Интеграция
ПРИКАЗ №___
г. Москва
29 января 2003г.
Об обеспечении охраны коммерческой тайны
и иной конфиденциальной информации
В современных условиях, связанных с обострившейся конкуренцией на рынке товаров и
услуг, важнейшее значение приобретают определение, строгое соблюдение и обеспечение режима охраны коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации Общества. Успех
предпринимательской деятельности в настоящее время во многом определяется способностью
Общества принять все необходимые меры для создания условий защиты коммерческой тайны.
Согласно ст. 139 Гражданского кодекса РФ информация составляет коммерческую
тайну, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность (то есть
способность быть объектом рыночного оборота) в силу неизвестности ее третьим лицам,
отсутствует к ней свободный доступ на законном основании и организация принимает меры к
охране ее конфиденциальности.
Под коммерческой тайной Общества следует понимать преднамеренно скрываемые по
коммерческим соображениям сведения о различных сторонах и сферах производственнохозяйственной, управленческой, научно-технической, финансово-экономической деятельности
Общества, разглашение которых может нанести ущерб его интересам.
Сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть представлены работниками
Общества в соответствии с выполняемыми ими функциональными обязанностями только по
требованию правоохранительных, государственных надзорных и контролирующих органов согласно действующему законодательству Российской Федерации (органы прокуратуры, внутренних дел, суда, налоговой полиции, министерства по налогам и сборам).
В целях зашиты от недобросовестной конкуренции, обеспечения охраны интеллектуальной и иной собственности Общества, условий и порядка осуществления предпринимательской
95
деятельности на основании ст. 139 ГК РФ, Указа Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188
"Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" в соответствии со ст. 5
Устава Общества,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Отнести к сведениям, составляющим коммерческую тайну Общества:
— объекты интеллектуальной деятельности и научно-технические разработки [открытия, изобретения, рационализаторские предложения, полезные модели, конструкции, промышленные образцы, не запатентованные по каким-либо, как правило экономическим, мотивам; программы для ЭВМ, базы данных, секреты производства ("ноу-хау")];
— нормативно-технологическую и конструкторскую документацию;
— состав поставщиков и потребителей продукции, товаров, услуг и сырья;
— номенклатуру выпускаемой продукции (не перечисленную в прайс-листе);
— содержание конкретных предпринимательских договоров;
— себестоимость выпускаемой продукции, структуру цены и условия конкретных сделок;
— сведения о предполагаемом спросе и предложении на продукцию, товары и услуги Общества;
— текущие данные о размерах имущества Общества и его денежных средствах, сведения о запасах на складе сырья, материалов;
— сведения о товарно-денежных оборотах Общества, банковских операциях, кредитах
конкретных банков;
— состояние счетов в банках и расчетов Общества с другими организациями;
— данные о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других коммерческих
организаций, в процентные облигации и займы;
— нормативы, используемые в составлении бухгалтерских отчетов;
— содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности;
— рабочие документы органов управления Общества;
— материалы анализа финансово-хозяйственной деятельности Общества;
— любые специальные знания, включая практический опыт специалистов, применяемые
не только в производстве, но и в иных областях предпринимательской деятельности: торговле, маркетинге, менеджменте, имеющие коммерческую ценность, разглашение которых может повлечь за собой причинение ущерба Обществу.
2. Отнести к сведениям конфиденциального характера:
— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни членов Общества и
работников Общества, позволяющие идентифицировать их личность (персональные данные),
за исключением сведений, разрешенных законами к распространению;
— сведения о расчетах с персоналом по всем основаниям (заработная плата, получение
ссуд, пособий, материальной помощи и т. п.);
— служебные сведения, доступ к которым ограничен, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений;
— другие сведения, касающиеся интересов личности акционеров и работников Общества, которые они считают необходимым сохранять в качестве конфиденциальных.
3. В трудовых договорах с каждым работником, имеющим доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, предусматривать условие о неразглашении охраняемой Обществом коммерческой тайны.
96
4.Установить, что работники, разгласившие сведения, составляющие коммерческую
тайну Общества вопреки трудовому договору, привлекаются к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения по инициативе администрации по подл. "в" п. 6 ст. 81 Трудового кодекса РФ и возмещают причиненный Обществу ущерб.
5. Довести до сведения, что в соответствии со ст. 183 Уголовного кодекса РФ лица, нарушившие режим обеспечения конфиденциальности и причинившие крупный ущерб Обществу,
за собирание сведений, составляющих коммерческую тайну, путем похищения документов,
подкупа или угроз и иным незаконным способом в целях разглашения за их разглашение или незаконное использование привлекаются к уголовной ответственности.
6.Назначить ответственным за создание условий сохранения и осуществляющим контроль за обеспечением защиты коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации в
Обществе, начальника отдела кадров Сухорукова Сергея Викторовича.
7.Назначить ответственным за установление обстоятельств разглашения сведений,
составляющих коммерческую тайну и конфиденциальную информацию, начальника службы
безопасности Сухорукова С.С
8. Установить, что отнесение сведений к коммерческой тайне и иной конфиденциальной информации не исключает возможности общения между работниками Общества на
предмет, объявления такой (конфиденциальной информацией)
9. Начальнику отдела кадров Сухорукову С.В. обеспечить при приеме на работу и заключении трудовых договоров ознакомление каждого работника Общества с настоящим приказом под роспись.
10. Секретарю-делопроизводителю административного отдела довести приказ до заместителей генерального директора, руководителей структурных подразделений прямого подчинения генеральному директору. Указанным руководителям довести приказ до сведения подчиненного персонала под роспись.
11. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор
Иванов И.И.
-/-/-
Второй раздел.
Тема 10. Общие положения при составлении отчета о научно-исследовательской
деятельности
Область применения ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе.
Структура и правила оформления». Нормативные ссылки. Общие положения Структура отчета.
Применимость ГОСТ 7.32-2001 к составлению учебно-научной документации в вузе: рефератов, курсовых и дипломных работ, а так же при написании статей и другой печатной продукции.
Стандарт устанавливает общие требования к структуре и правилам оформления научных
и технических отчетов, а так же правила для тех случаев, когда единая процедура оформления
будет содействовать обмену информацией, совершенствуя обработку отчета в информационной
системе.
Стандарт распространяется на отчеты о фундаментальных, поисковых, прикладных научно-исследовательских работах (НИР) по всем областям науки и техники, выполняемых научно-исследовательскими, проектными, конструкторскими организациями, высшими учебными
заведениями, научно-производственными и производственными объединениями, промышленными предприятиями, акционерными обществами и другими организациями.
97
Положения настоящего стандарта могут быть использованы при подготовке отчета в
других сферах научной деятельности, в том числе и при выполнении учебно-научных НИР. В
стандарте использованы нормативные ссылки на другие стандарты, которые приведены в приложении 1.
В стандарте указано, что он не распространяется на отчеты о НИР гуманитарного профиля. Поскольку в стандарте 7.32-91 такой оговорки не было, и для отчетов о НИР гуманитарного
профиля стандарт не разработан, отчеты о НИР составляются по правилам, изложенным в ГОСТ
7.32-2001.
Общие положения. Отчет о НИР – научно-технический документ, который содержит
систематизированные данные о научно-исследовательской работе, описывает состояние научной (научно-технической) проблемы, процесс и/или результаты научного исследования.
По результатам выполнения НИР составляется заключительный отчет о работе в целом.
Кроме того, по отдельным этапам НИР могут быть составлены промежуточные отчеты, что отражается в Техническом задании на НИР и в календарном плане выполнения НИР.
Ответственность за достоверность данных, содержащихся в отчете, и за соответствие его
требованиям настоящего стандарта несет организация-исполнитель.
Отчет о НИР подлежит обязательному нормоконтролю в организации-исполнителе. При
проведении нормоконтроля рекомендуется руководствоваться ГОСТ 2.111.
В целях формирования федеральных информационных ресурсов, обеспечения распространения результатов научных исследований и разработок на территории Российской Федерации и во исполнение положений Федерального закона Российской Федерации «Об обязательном
экземпляре документов» 1 Приказом Миннауки РФ от 17 ноября 1997 г. N 125 утверждено Положение о государственной регистрации и учете открытых научно-исследовательских и опытноконструкторских работ. Положение устанавливает единые требования государственной регистрации научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (далее - НИОКР) и доставки
обязательного бесплатного экземпляра отчета о них во Всероссийский научно-технический информационный центр (далее - ВНТИЦ) для его регистрации и учета в целях формирования национального библиотечно-информационного фонда Российской Федерации, выпуска информационных изданий о нем, обеспечения его сохранности и использования.
Обязательной государственной регистрации во ВНТИЦ подлежат все открытые НИОКР,
выполняемые организациями Российской Федерации независимо от их организационноправовых форм.
Тема 11. Требования к содержанию структурных элементов отчета
Структурными элементами отчета о НИР являются: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание, нормативные ссылки, определения, обозначения и сокращения, основная часть, заключение, список использованных источников, приложения.
Обязательные структурные элементы выделены полужирным шрифтом. Остальные
структурные элементы включают в отчет по усмотрению исполнителя НИР с учетом требований
к структурным элементам и правилам заполнения отчета по ГОСТ 7.32-2001.
Титульный лист является первой страницей отчета о НИР (в т.ч. реферата, курсовой или
дипломной работы) и служит источником информации, необходимой для обработки, идентификации и поиска документа.
На титульном листе отчета о НИР приводятся следующие сведения:
• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации-исполнителя НИР;
1
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов». Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 1, ст.1.
98
•
•
•
•
•
•
•
•
•
коды государственного рубрикатора научно-технической информации (ГРНТИ) и
индекс универсальной десятичной классификации (УДК);
номера, идентифицирующие отчет;
грифы согласования и утверждения;
наименование работы;
наименование отчета;
вид отчета (заключительный, промежуточный);
номер (шифр работы);
должности, ученые степени, ученые звания, фамилии и инициалы руководителей
организации-исполнителя НИР, руководителей НИР;
место и дату составления отчета.
Титульный лист реферата, курсовой или дипломной работы содержит несколько усеченные сведения. Реферат, курсовую и дипломную работу в вузе выполняет, как правило, один студент и эта учебно-научная работа является индивидуальной. В этом случае на титульном лисе
указывается исполнитель, факультет (кафедра) и группа, и список исполнителей в отчете не
приводится. При выполнении учебно-научной НИР одним исполнителем (студентом), на титульном листе указывается должность, ученая степень, ученое звание фамилия и инициалы научного руководителя НИР (принимающего работу педагога). Образцы титульных листов приведены в приложениях 2, 3.и 4.
Список исполнителей содержит фамилии и инициалы, должности, ученые степени,
ученые звания. Слева указывают должности, ученые степени, ученые звания исполнителей и
соисполнителей (если печатается в несколько строк, то печатать через 1 межстрочный интервал), справа указывают инициалы и фамилии исполнителей и соисполнителей. Возле каждой
фамилии в скобках следует указывать номер раздела (подраздела) и фактическую часть работы,
подготовленную конкретным исполнителем. Для соисполнителей следует также указывать наименование организации-соисполнителя.
Например:
Руководитель темы
декан факультета, д-р. социолог. наук, проф.
П.К.Иванов (введение, раз_______________________________ дел 3, заключение)
подпись, дата
Исполнители:
Ст. науч. сотр., канд. пед.
наук, доцент
Зав. кафедрой, д-р. пед. наук, проф.
Студент 3 курса ист. фак.
А.В.Бобылев (раздел 1, со_______________________________ циологические
исследоваподпись, дата
ния)
Д.И.Васильев (раздел 2, обработка результатов со_______________________________ циологических
исследоваподпись, дата
ний)
И.А. Петров (раздел 1, сбор
_______________________________ данных по программе ис-
99
подпись, дата
Студент 4 курса ист. фак.
Нормоконтроль
_____________________________
подпись, дата
_____________________
подпись, дата
следований, приложения 1 и
2)
В.К. Сидоров (раздел 2,
систематизация результатов социологического опроса, приложение 3)
С.А. Андреев
Соисполнители:
Ст. науч. сотр. канд. пед. _______________________
наук
подпись, дата
А.А. Смирнов (раздел 3)
«Институт
открытого
образования»
Если отчет выполнен одним исполнителем, то его должность, ученую степень, ученое
звание, фамилию и инициалы следует указывать на титульном листе отчета.
Реферат должен содержать:
• сведения об объеме отчета, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве частей отчета, количестве использованных источников;
• перечень ключевых слов;
• текст реферата.
Перечень ключевых слов должен включать от 5 до 15 слов или словосочетаний из текста
отчета, которые в наибольшей мере характеризуют его содержание и обеспечивают возможность информационного поиска. Ключевые слова приводятся в именительном падеже и печатаются строчными буквами в строку через запятые.
Текст реферата должен отражать:
• объект исследования или разработки;
• цель работы;
• методологию или метод проведения работы;
• результаты работы;
• основные методологические, конструктивные, технологические и техникоэксплуатационные характеристики;
• степень внедрения;
• рекомендации по внедрению или итоги внедрения результатов НИР;
• область применения;
• экономическую эффективность или значимость работы;
• прогнозные предположения о развитии объекта исследования. Если отчет не содержит сведений по какой-либо из перечисленных структурных частей реферата,
то в тексте реферата она опускается, при этом последовательность изложения сохраняется.
Пример написания реферата.
Реферат
Отчет 145 с., 3 ч., 24 рис., 12 табл., 50 источников, 3 прил.
МОДЕРНИЗАЦИЯ ОБРАЗОВАНИЯ, ЗАНЯТОСТЬ НАСЕЛЕНИЯ, ЭКОНОМИКА ОБРА-
100
ЗОВАНИЯ, ПЕДАГОГИКА ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ, ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ, ДИСТАНЦИОННОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Объектом исследования являлись проблемы подготовки учителей в педагогических вузах
России в соответствии с разработанной правительством России Концепцией модернизации
образования на период до 2010 года.
Цель работы – разработка методики повышения квалификации учительских кадров в
отдаленных от центра регионах России.
В процессе работы определен посредством социологического опроса средне статистический уровень подготовки учительских кадров, их социальный состав и намерения по повышению своей квалификации без отрыва от основной деятельности.
В результате исследования получены новые данные по развитию дистанционного образования в России, предложены методы и способы реализации программы повышения квалификации учительских кадров через Интернет-портал открытого образования.
Эффективность методики апробирована в Институте открытого образования при
Министерстве образования и науки России и филиалах МГОПУ им. М.А. Шолохова и предложена к внедрению в масштабах отрасли.
Содержание включает введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют наименование), заключение, список использованных источников и наименование
приложений с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы отчета о НИР.
При составлении отчета, состоящего из двух и более частей, в каждой из них должно
быть свое содержание. При этом в первой части помещают содержание всего отчета с указанием
номеров частей, в последующих — только содержание соответствующей части. Допускается в
первой части вместо содержания последующих частей указывать только их наименования.
В отчете о НИР объемом не более 10 страниц содержание допускается не составлять.
Нормативные ссылки.
Структурный элемент «Нормативные ссылки» содержит перечень стандартов, на которые в тексте отчета дана ссылка.
Перечень ссылочных стандартов начинают со слов: «В настоящем отчете о НИР использованы ссылки на следующие стандарты». В перечень включают обозначения стандартов и их
наименования в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений.
Определения, обозначения и сокращения.
Структурный элемент «Определения» содержит определения, необходимые для уточнения или установления терминов, используемых в НИР.
Структурный элемент «Обозначения и сокращения» содержит перечень обозначений и
сокращений, применяемых в данном отчете о НИР.
Запись определений, обозначений и сокращений проводят в порядке приведения их в
тексте отчета с необходимой расшифровкой и пояснениями.
Перечень определений, обозначений и сокращений начинают со слов: «В настоящем отчете о НИР применяют следующие термины с соответствующими определениями, обозначениями и сокращениями».
Введение должно содержать оценку современного состояния решаемой научной или
научно-технической проблемы, основание и исходные данные для разработки темы,
обоснование необходимости проведения НИР, сведения о планируемом научно-техническом
уровне разработки, о патентных исследованиях и выводы из них, сведения о метрологическом
обеспечении НИР. Во введении должны быть показаны актуальность и новизна темы, связь
данной работы с другими научно-исследовательскими работами.
101
Основная часть.
В основной части отчета приводят данные, отражающие сущность, методику и основные
результаты выполненной НИР.
Основная часть должна содержать:
а) выбор направления исследований, включающий обоснование направления,
исследования, методы решения задач и их сравнительную оценку, описание выбранной общей
методики проведения НИР;
б) процесс теоретических и (или) экспериментальных исследований, включая
определение характера и содержания теоретических исследований, методы исследований,
методы расчета, обоснование необходимости проведения экспериментальных работ, принципы
действия разработанных объектов, их характеристики;
в) обобщение и оценку результатов исследований, включающих оценку полноты
решения поставленной задачи и предложения по дальнейшему направлению работ, оценку
достоверности полученных результатов и их сравнение с аналогичными результатами
отечественных и зарубежных работ, обоснование необходимости проведения дополнительных
исследований, отрицательные результаты, приводящие к необходимости прекращения
дальнейших исследований.
Заключение должно содержать:
• краткие выводы по результатам выполнения НИР или отдельных её этапов;
• оценку полноты решений поставленных задач;
• разработку рекомендаций и исходных данных по конкретному использованию результатов НИР;
• оценку технико-экономической эффективности внедрения;
• оценку научно-технического уровня выполненной НИР в сравнении с лучшими
достижениями в данной области.
Список использованных источников должен содержать сведения об источниках,
использованных при составлении отчета. Сведения об источниках приводятся в соответствии с
требованиями ГОСТ 7.1.
Приложения. В приложения рекомендуется включать материалы, связанные с
выполненной НИР, которые по каким-либо причинам не могут быть включены в основную
часть. В приложения могут быть включены:
• статистический материал;
• промежуточные математические доказательства, формулы и расчеты;
• таблицы вспомогательных цифровых данных;
• протоколы испытаний, описание аппаратуры и приборов, применяемых при
проведении
экспериментов,
измерений
и
испытаний;
заключение
метрологической экспертизы;
• инструкции, методики, разработанные в процессе выполнения НИР;
• иллюстрации вспомогательного характера;
• копии технического задания на НИР, программы работ, договора или другого
исходного документа для выполнения НИР;
• протокол рассмотрения выполненной НИР на ученом или научно-техническом
совете; акты внедрения результатов НИР и др.
В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением справочного приложения
«Библиография», которое располагают последним. Каждое приложение следует начинать с но-
102
вой страницы с указанием наверху справа страницы слова «Приложение», его обозначения и
степени.
Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно
текста с прописной буквы отдельной строкой.
В отчетах по гуманитарным НИР приложения обозначают арабскими цифрами начиная с
цифры 1. Если в документе одно приложение, оно обозначается одним словом «Приложение»
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения
Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию
страниц.
Тема 12. Правила оформления отчета
Общие требования. Изложение текста и оформление отчета выполняют в соответствии с
требованиями настоящего стандарта, ГОСТ 2.105 и ГОСТ 6.38. 2 Страницы текста отчета о НИР
и включенные в отчет иллюстрации и таблицы должны соответствовать формату А4 по ГОСТ
9327. Отчет о НИР должен быть выполнен любым печатным способом на пишущей машинке
или с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа белой бумаги формата А4
через полтора интервала. Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков
— не менее 1,8 мм (кегль не менее 12).
Текст отчета следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое — 10 мм,
верхнее — 20 мм, левое и нижнее — 20 мм. Разрешается использовать компьютерные
возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах
применяя шрифты разной гарнитуры.
При выполнении отчета необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность
и четкость изображения по всему отчету. В отчете должны быть четкие, нерасплывшиеся линии,
буквы, цифры и знаки.
Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе подготовки
отчета, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на
том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными
чернилами, пастой или тушью — рукописным способом.
Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного
прежнего текста (графики) не допускаются. После внесения исправлений документ должен
удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.
Сокращение русских слов и словосочетаний в отчете — по ГОСТ 7.12.
Построение отчета.
Наименование структурных элементов отчета «Список исполнителей», «Реферат»,
«Содержание», «Нормативные ссылки», «Определения», «Обозначения и сокращения»,
«Введение», «Заключение», «Список использованных источников» служат заголовками
структурных элементов отчета.
Нумерация разделов и подразделов отчета. Основную часть отчета следует делить на
разделы, подразделы и пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. При
делении текста отчета на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал
законченную информацию. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать
арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. должны иметь порядковую нумерацию в
пределах всего текста, за исключением приложений.
Пример — 1,2,3 и т. д.
2
На территории Российской Федерации действуют ГОСТ Р 15.011-96 и ГОСТ Р 6.30—97.
103
Номер подраздела или пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела
или пункта, разделенные точкой.
Пример - 1.1, 1.2, 1.3 и т. д.
Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер
подпункта, разделенные точкой.
Пример - 1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 и т. д.
После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта в тексте точку не ставят.
Поскольку данный стандарт не распространяется на отчеты гуманитарного профиля, то при
их составлении необходимо применять правила пунктуации русского языка: после номера
раздела, подраздела, пункта и подпункта ставится точка.
Пример:
• раздел - 1., 2., 3. и т.д.;
• подраздел – 1.1., 1.2., 1.3. и т.д.;
• пункт – 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., 1.1.4. и т.д.
Если текст отчета подразделяют только на пункты, их следует нумеровать, за
исключением приложений, порядковыми номерами в пределах всего отчета.
Если раздел или подраздел имеет только один пункт или пункт имеет один подпункт, то
нумеровать его не следует.
Нумерация страниц отчета.
Страницы отчета следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную
нумерацию по всему тексту отчета включая приложения, входящие в состав отчета. Номер
страницы проставляют в центре нижней части листа без точки. В отчетах и научноисследовательских работах гуманитарного профиля номер страницы проставляют в правом
верхнем углу страницы, без дополнительных знаков (тире, точки).
Титульный лист включают в общую нумерацию страниц отчета. Номер страницы на
титульном листе не проставляют. Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных
листах, включают в общую нумерацию страниц отчета. Иллюстрации и таблицы на листе
формата A3 учитывают как одну страницу.
Иллюстрации и таблицы.
Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, компьютерные распечатки, диаграммы,
фотоснимки), а так же таблицы следует располагать в отчете непосредственно после текста, в
котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Иллюстрации могут быть в
компьютерном исполнении, в том числе и цветные. На все иллюстрации должны быть даны
ссылки в отчете.
Чертежи, графики, диаграммы, схемы, иллюстрации, помещаемые в отчете, должны
соответствовать требованиям государственных стандартов Единой системы конструкторской
документации (ЕСКД).
Допускается выполнение чертежей, графиков, диаграмм, схем посредством
использования компьютерной печати.
Фотоснимки размером меньше формата А4 должны быть наклеены на стандартные
листы белой бумаги.
Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложений, следует нумеровать арабскими
цифрами сквозной нумерацией. Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной
нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок I». Слово «рисунок» и его
наименование располагают посередине строки. Иллюстрации, при необходимости, могут иметь
104
наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и
наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом:
«Рисунок 1. Схема места происшествия».
При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2» при
сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.
Оформление таблиц в отчете должно соответствовать ГОСТ 1.5 и ГОСТ 2.105.
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.
Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким.
Название таблицы в технических отчетах следует помещать над таблицей слева, без абзацного
отступа в одну строку с ее номером через тире. В отчетах по НИР по гманитарным наукам
название таблицы следует помщать по центру под номром таблицы, которая помещается справа.
Например:
Таблица 32
Результативность научно-исследовательской деятельность студентов юридического
факультета в 2003 году
На все таблицы должны быть ссылки в отчете. При ссылке следует писать слово
«таблица» с указанием ее номера. Таблицу с большим количеством строк допускается
переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу)
слово «Таблица» и номер ее указывают один раз справа над первой частью таблицы, над
другими частями пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например:
«Продолжение таблицы I». При переносе таблицы на другой лист (страницу) заголовок
помешают только над ее первой частью.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами
сквозной нумерацией.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном
числе, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с
заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце
заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Таблицы слева, справа и снизу, как
правило, ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший,
чем в тексте. Разделять заголовки и подзаголовки боковина и граф диагональными линиями не
допускается.
Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается
не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При
необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Примечания. Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзаца и не
подчеркивать. Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала. Примечания не должны
содержать требований.
Примечания следует помешать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания. Если примечание одно, то после
слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами без проставления точки.
Пример.
Примечания:
105
1 ___________________________________________________________
2 ___________________________________________________________
Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание
таблицы.
Тема 13. Оформление библиографической описи документа
и библиографической записи
Список литературы оформляется по межгосударственному стандарту ГОСТ 7.80-2000
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления».
Данный стандарт разработан Российской книжной палатой Комитета Российской Федерации по печати, Российской государственной библиотекой, Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело». Постановлением Госстандарта Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 6 октября 2000 г. №253-ст введен в действие с 1 июля 2001 года.
Кроме указанного стандарта при оформлении библиографической описи документа и
библиографической записи используются:
ГОСТ 7.1—84 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.4—95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения
ГОСТ 7.12—93 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила
ГОСТ 7.23—96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания информационные. Структура и оформление
ГОСТ 7.51—98 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и
издательское оформление
ГОСТ 7.59—90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации
ГОСТ 7.61—96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Государственные (национальные) библиографические указатели. Общие требования
ГОСТ 7.76—96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения
Примеры библиографических записей:
Библиографическая запись с заголовком, содержащим имя лица
Анурин, В.Ф. Интеллект и социум: Введ. в социологию интеллекта: Монография/ В.Ф.
Анурин; Нижегор. гос. ун-т им. Н.И Лобачевского. — Н. Новгород: Изд-во Нижегор. ун-та,
1997. — 436 с: ил.; 21 см. — Ч. текста прил.: анг. - Библиогр.: с. 344-348. Из прил: Тесты на
выявление уровны интеллекта. —ISDN 5-85746- 099-9:Б. ц., 1000 экз.
Ивенин, Б.А. Грешники: Повести/Владимир Ивенин, Елена Козина. — Саранск: Морд. кн.
изд-во, 1997. - 163 с: ил.; 21 см. - ISBN 5-7595-1305-2 (в пер.): Б. ц., 1000 экз.
Большаков, А.В. Основы философских знаний: Основы гуманитар, и соц.-экон. дисциплин: Курс лекций для преподавателей и студентов сред. спец. учеб. заведений / [А.В. Больша-
106
ков, СВ. Грехнев, В.И. Добрынина]; Науч.-метод, центр сред. проф. образования Рос. Федерации. — М.: НМЦСПО, 1997. — 228 с.; 21 см. — Авт. указаны на 3-й с. — Б. ц., 1000 экз.
Иннокентий (Борисов, И.А.). Шесть акафистов архиепископа Херсонского и Таврического Иннокентия (Борисова). - М.: Изд-во Моск. Патриархии: Благо, [1997? ] - 157, [2] с: ил.;
17 см. - ISBN 5-7902-0017-6 (Благо): Б. ц, 10000 экз.
Библиографическая запись с заголовком, содержащим наименование организации
Институт российской истории (Москва). Доклады института Российской истории
РАН, 1995 — 1996 гг. / Рос. акад. наук. — М.: ИРИ, 1997. — 250 с; 20 см. — Б. ц., 250 экз.
«Компьютеризация в музеях», всероссийская конф. (1996; Москва). Сборник докладов
всероссийской конференции «Компьютеризация в музеях» (9 — 12 апр. 1996 г.). — М.: Б. и.,
1997. — 184 с: ил.; 22 см. — Б. ц.
Российская Федерация. Президент (1991 — ; Б.Н. Ельцин). Об очередном этапе предварительной компенсации вкладов отдельных граждан Российской Федерации в Сберегательном банке Российской Федерации, обесценившихся в 1992 — 1995 годах: Указ Президента Рос.
Федерации // Рос. газ. — 1997. — 3 дек. — С.4.
Российская Федерация. Совет Федерации. О мероприятиях по розыску и возвращению
из Чеченской Республики российских военнослужащих, а также других граждан, удерживаемых в качестве заложников: [Постановление Совета Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации]
// Рос. Газ. — 1997. — 4 дек. — С. 4.
Российская Федерация. Правительство. О Государственной хлебной инспекции при
Правительстве Российской Федерации: Постановление Правительства Рос. Федерации // Рос.
газ. — 1997. — 26 нояб. — С. 7.
Российская Федерация. Законы. Федеральный закон о внесении изменений и дополнений
в Семейный кодекс Российской Федерации // Рос. газ. — 1997. — 19 нояб. — С.4.
Библиографическая запись с заголовком, содержащим унифицированное заглавие
Повесть о Шемякиной суде. Шемякин суд // Рус. слово. — 1997. — № 10. — С.5 — 28.
Библия. Н. 3. Евангелие от Марка. Евангелие от Иоанна. Послание к римлянам. Апокалипсис: Пер./ Славян. библейский фонд. - СПб.: Б. и.; 1997 - 159 с.; 22 см. - ISBN 5-85733-081-I (В
пер.): Б. ц., 1500 экз.
Библиографическая запись с заголовком, содержащим обозначение документа
ГОСТ 7.9-95 (ИСО 214—76). Реферат и аннотация. Общие требования: Межгос. стандарт. — Введ. 01.07.97 // Стандарты по издательскому делу / Сост. А.А. Джиго, СЮ. Калинин.
— М., 1998. — С. 132—137.
Библиографическая запись с заголовком, содержащим географическое название
Любинский, р-на. (Омская обл.) Фатеев ВМ. Здравствуй, Любинский!:
Хроника жизни рабочего пос. Любинский и насел, пунктов Любинск. р-на Омс. обл. —
Омск: Изд-полигр. комплекс «Омич», 1997. - 230 с.: ил.; 21 см. - ISBN 5-86849-174-2: Б. Ц., 3000
экз.
Статья в серийном издании:
Авторов не более трех:
107
Иванов, И.И., Петров, А.А., Сидоров, И.В. Исследование процессов течения// Изв. АН
СССР. Сер. "Э".- 1982.-№ 2-С. 71-77.
Авторов не более четырех:
Исследование
процессов
течения/
И.И.Иванов,
А.А.Петров,
И.В.Сидоров,
Е.К.Зайцев//МТТ, сер.11.-1985.-№ 3-С. 11-12.
Авторов более четырех:
Исследование процессов течения/ И.И.Иванов, А.А.Петров, И.В.Сидоров и др.// Вест.
МГУ. Сер. 5.-1985.-Том 3; № 4.-С. 11-12.
Статья в книге и сборнике:
Исследование процессов релаксации / И.И.Иванов, Е.И.Зайцев//механика деформирования: Сборник научн. трудов ИПМ. –М., 1983.-Вып.3-С. 94-96.
Зайцев, В.И. Разрушение пластмасс // Прочность: учебное пособие/ А.В.Петров,
И.И.Сидоров, В.А.Сухов и др. –М.,, 1983.-С. 155-166.
Статья на депоненте:
Лисицин, Л.Г., Медведев, А.И. Определение характеристик/ ЦНИИ. –М.,1933. -18с.- Деп.
в ЦНИИНТИ 27.02.83; № 13924.
Определение характеристик/Л.Г. Лисицин, .А.И. Медведев; ЦНИИ.-М.,1333.-18с.- Деп.в
ЦНИИНТИ 27.02.83; № 13924.- Реф. в ИНПЛ.-1984.-вып.4.-С. 9-10.
Перевод статьи и др. материалов:
Исследование систем / ВЦП.- № 4314.-М.,13.04.84.-34с.-Пер.ст. из журн.: MMM-1980.19; № 4.-Р.478-487.
Исследование систем / ВЦП.-№ 4314.-34с.-Пер.ст. Исследование систем / ВЦП.-№
4314.-34 с.-Пер.материала фирмы: MMM -1978.-29 р. США.
Исследование систем / ВЦП.- № 4314.-М.,13.04.84.-34.-Пер.кн.: MMM 1977.-215 р.
Авторское свидетельство:
А.С.10079 СССР, МКИ В25М25/00. Устройство систем / А.К.Киселев.- № 3160005/2528; заявл.23.11.81; Опубл.30.03.83; Приоритет 26.06.82.
Нормативные документы типа ГОСТ, ОСТ, РСТ, СТП, ТУ. РД:
ГОСТ 12.1 003-76. Способ списания.- Взамен ГОСТ 12.1.001-70; Введ.01.01.78 до
01.07.84. - 9 с. - Группа 019.
Методические рекомендации.
Методическое руководство по расчету на прочность / ЦНИИ; НПО “Ель” - Инв.
№11102.- М., 1971.-112 с.
Отчеты.
Одной организации:
Отработка системы: Отчет о НИР (заключит.)/ ЦНИИ; Руководитель
Ю.И.Краснов; И.И.Иванов, П.П.Петров, С.С.Сидоров и др. - Шифр темы "Талант"; ГР № Я
677789; Инв.№46773.- М.,1985.-77с.
Отработка системы: Отчет о НИР (заключит.)/ ЦНИИ; Руководитель
Ю.И.Краснов.- Шифр темы "Талант"; ГР №Я 677789; Инв.№46773.-М., 1985.-77с.-Отв.исполн.
И.И. Иванов, П.П. Петров, С.С. Сидоров и др.
Более одной организации :
Разработка комплекса: Отчет о НИР(заключит.)/ ЦНИИ; Руководитель
Ю.И.Краснов.- Шифр темы "Атлас"; ГР № Я 677788; Инв. №46772.- М.,1985.-88с.- Отв. исп.
И.И.Иванов, П.П.Петров, С.С.Сидоров и др.; Соисполн.: НПО "Свема", Е.Л.Зайдев,
В.Л.Лисицин; НПО"Ель", Р.Л.Кукушкин.
Разработка комплекса: Отчет о НИР(заключит.)/ ЦНИИ, НПО"Свема", НПО"Ель";
Руководитель Ю.И.Краснов; И.И.Иванов, П.П.Петров, С.С.Сидоров и др.- Шифр темы "Атлас"; ГР № Я 677788; Инв.№46772.- М.,1985.-88с.
108
Книга:
Количество авторов не более трех:
Прохоров, И.В. Исследование процессов.- М.: Наука, 1978.-321 с.
Авторов не более четырех:
Делопроизводство: учебное пособие / И.И.Иванов, П.П.Петров, С.С.Сидоров,
Е.М.Зайцев. –М.:МГОПУ, 2004.-120 с.
Авторов более четырех:
Сотрудничество / И.И.Иванов, П.П.Петров, С.С.Сидоров и др.: АН СССР. ИПМ. – Киев.: Наук.думка. 1933.- 270 с.
Диссертация и автореферат:
Иванов, И.И. Методы исследования: Дис... канд.техн.наук. -М.,1982.-212 с.
Петров П.П. Методы прогнозирования: Автореф. дис ... д-pa техн. наук. -М.,1983.-2.7с.
Петров, П.П. Методы прогнозирования: Дис...д-pa техн. наук/ЦНИИ.-Инв.№46667. -М.,
1983.-273с.
Материалы, полученные в электронном виде из Интернет.
Проблемы дистанционного образования: материалы международной конференции
ЮНЕСКО / /www.informika.ru. – (15.03.2001)
Ссылки. В отчете допускаются ссылки на данный документ, стандарты, технические условия и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом. Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы
и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций
данного документа.
При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при
этом допускается не указывать год их утверждения при условии полного описания стандарта в
списке использованных источников в соответствии с ГОСТ 7.1.
Ссылки на использованные источники следует приводить в квадратных скобках, которые
проставляются в конце предложения или абзаца после точки.
Сноска это ссылка на источник, выдержки из которого находится на странице, где приводится материал первоисточника (цитата или основная канва из книги, документа, стандарта,
статьи, диссертации, реферата и т.д.)
Пример.
Так отмечается, что научное информирование и научный анализ образовательной деятельности становится ведущей чертой образовательной системы. 3 Научное обоснование содержания и технологий педагогического образования является предметом исследований научно-педагогических коллективов многих ведущих вузов 4 .
3
Ладыжец Н.С. Образование и наука в регионе: проблемы и возможности развития // Вестн. Удм. ун-та. 1995. № 6.
С. 94 – 104.
4
Богуславский М.В. Педагогические цивилизации: общее и особенное // Рос. ист. журн. 1996. № 1. С. 17 – 22.
109
Раздел 4. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
4.1. ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ
Перечень вопросов к зачету
1.
2.
3.
4.
Делопроизводство и его становление в России.
Роль и значение деловой документации в деятельности организации.
Нормативно- правовая база делопроизводства.
Основные положения государственной системы документационного обеспечения управленческой деятельности (ГСДОУ), УСД.
5. Основные положения по документированию управленческой деятельности.
6. Унификация и стандартизация управленческих документов.
7. Документ и его функция. Информация и документ.
8. Классификация деловых документов.
9. Виды и правила оформления управленческих документов.
10. Виды и правила оформления распорядительных документов.
11. Порядок оформления Структуры и штатной численности организации.
12. Порядок оформления Штатного расписания.
13. Содержание и порядок издания правил внутреннего трудового распорядка.
14. Порядок издания положения о структурном подразделении организации.
15. Размеры бумаги, рекомендуемой в применении делопроизводстве.
16. Размеры полей деловых документов.
17. Нумерация страниц в документах.
18. Формуляр-образец. Виды бланков и требования к бланкам документов.
19. Способы оформления дат в документах.
20. Сокращение слов и словосочетаний в текстах документов.
21. Оформление в документах написания чисел.
22. Порядок написания в документах физических величин.
23. Порядок оформления таблиц и выводов.
24. Сроки исполнения документов.
25. Реквизиты документов и правила их применения в различных документах.
26. Правила использования Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта
Российской Федерации на бланках и в печатях.
27. Правила использования печатей организации.
28. Формуляры документов и их виды.
29. Требования о наложении резолюций на документах.
30. Правила составления текста документа.
31. Основы языка, стиля лексики деловых документов.
32. Понятие и виды организационно-правовых документов.
33. Структура учредительного договора, устава организации.
34. Структура организации и штатная численность персонала.
35. Штатное расписание.
36. Правила внутреннего трудового распорядка.
37. Положение о структурном подразделении.
38. Инструкции организационно-методического назначения.
39. Должностная инструкция.
40. Понятие и виды распорядительных документов.
41. Правила разработки распорядительных документов.
42. Правила разработки распорядительных документов при коллегиальном принятии решений.
110
43. Правила оформления постановлений.
44. Понятие и оформление приказов по основной деятельности.
45. Понятие и оформление распоряжений.
46. Понятие и оформление указаний.
47. Понятие и оформление решений.
48. Понятие и оформление оперативно-информационных документов.
49. Служебное письмо. Виды служебных писем.
50. Понятие, функции, правила оформления делового письма.
51. Этикет в деловой переписке.
52. Особенности оформления документов при общении с зарубежными партнерами.
53. Особенности оформления телеграмм, телефонограмм, факсов, электронной почты и других
информационно- справочных документов.
54. Виды справочно-информационных документов.
55. Оформление докладной и объяснительных записок.
56. Структура доклада и отчета на совещании, заседании и т.д. т.п.
57. Правила составления протоколов.
58. Виды справок и их реквизиты.
59. Акт. Его реквизиты. Условия составления и утверждения.
60. Виды документов по трудовым правоотношениям.
61. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
62. Юридический статус анкеты и личного листа по учету кадров.
63. Правила оформления трудового договора.
64. Правила оформления приказа о приеме на работу.
65. Унификация форм кадровых документов.
66. Оформление коммерческой тайны при составлении Трудового договора.
67. Правила оформления и ведения трудовой книжки.
68. Правила составления резюме.
69. Автобиография и характеристика на работника.
70. Правила документирования служебной командировки.
71. Правила оформления отпуска работнику.
72. Правила оформления оценки деятельности персонала организации (Аттестация).
73. Правила оформления мер поощрения и взыскания работника.
74. Правила документирования процесса увольнения.
75. Право второй подписи в организации юрисконсульта на правовых документах.
76. Регистрация документов, её принципы и формы. Регистрационный индекс.
77. Особенности делопроизводства по обращениям граждан.
78. Виды обращений граждан их характеристика.
79. Организация работы с документами в организации.
80. Понятие и принципы организации документооборота в организации.
81. Функции и задачи подразделений службы делопроизводства.
82. Структура службы документационного обеспечения управления (СДОУ).
83. Положение (инструкция) службы документационного обеспечения управления.
84. Порядок регистрации входящих и исходящих документов, приказов.
85. Индексация документов (реквизит 12).
86. Контроль над исполнительской дисциплиной. Способы контроля.
87. Номенклатура дел. Порядок формирования дел.
88. Сроки и порядок хранения документов. Экспертиза ценности документов. Отбор дел для
дальнейшего хранения и уничтожения.
89. Понятие конфиденциальной информации, коммерческой тайны.
111
90. Организации режима секретности в структурах государственного аппарата.
91. Виды степени секретности сведений, порядок её присвоения.
92. Работа с документами, содержащие коммерческую тайную.
93. Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан.
94. Порядок осуществления контроля по обращениям граждан руководителем организации.
95. Порядок оформления принятых мер по обращениям граждан в организацию.
96. Сроки хранения и порядок уничтожения предложений, заявлений и жалоб граждан.
97. Понятие и сущность термина Делопроизводство.
98. Порядок оформления в организации сведений о наличии коммерческой тайны.
4.2. ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ КОНТРОЛЬ
Контрольная работа
Студент предоставляет, разработанные им на листе формата А4 документы с оформлением
подписи руководителя в документе и иные биографические данные от своего имени.
1. Формуляр документа с расположением на нем реквизитов углового и продольного бланка
документа.
2. Структура и штатная численность.
3. Штатное расписание.
4. Должностная инструкция на работника.
5. Приказ по основной деятельности предприятия, организации.
6. Решение совета директоров организации.
7. Докладная записка о нарушении трудового законодательства.
8. Акт о нарушении трудовой дисциплины.
9. Одну из унифицированных форм (Т-1 – Т-11) документов по личному составу организации.
10. Резюме с ходатайством о приеме на работу на должность юриста, или другую должность.
11. Характеристика на работника.
12. Предупреждение о предстоящем увольнении по сокращению штатов.
13. Решение организации, предприятия по результатам рассмотрения жалобы, заявления, предложения гражданина.
14. Акт организации, предприятия о рассмотрении жалобы на действие или бездействие служащего.
15. Заполнить журнал учета писем, жалоб и заявлений.
16. Заполнить журнал приема посетителей по личным вопросам.
Составить шаблон курсовой работы, дипломного проекта.
4.3. Рекомендуемая литература
Перечень рекомендуемых нормативно-правовых актов,
научной и учебной литературы
Нормативно-правовые акты:
1. Конституция Российской Федерации. –М., 1993 г.
2. ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ
6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 - ГОСТ 2.034-77,
ГОСТ 1977-74, ГОСТ 1978-74. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы.
3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М., 1983.
112
4. ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10, ГОСТ 3489.33. Типографские шрифты размером
от 6 до 16 кегля.
5. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М., 1998. С.
1.
6. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы
документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники: Постановление Госстандарта СССР от 09.10.84 № 3549.
7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело, термины и определения: Постановление Госстандарта России от 27.02.98 № 28.
8. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. –Веденного в действие с 01.07.2003 г.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Приказ Главархив СССР №33 от 25 мая 1988 г.
11. Гражданский кодекс Российской Федерации. Закон РФ №51-ФЗ от 30 ноября 1994 г.
12. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях: Постановление Госкомтруда СССР от 20.06.74 №162 (с изм. и доп. 2003 г.).
13. Инструкция по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения (с изм. и доп. от 7 декабря 2000 г., 27 августа 2001 г., 30 ноября 2001
г.): Постановление Госкомстата РФ от 19 января 2000 г. N 4.
14. Квалификационный справочник должностей, специалистов и других служащих: Постановление Минтруда России от 21.08.98 №37.
15. О государственной тайне. Закон РФ № 5485-1 от 21 июля 1998 г.
16. О Государственном гербе Российской Федерации. Федеральный конституционный закон №
2-ФКЗ от 9 июля 2002 г.
17. О первичных учетных документах: Постановление Правительства Российской Федерации от
08.07.97 №835.
18. О трудовых книжках: Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля
2003 г. №225.
19. О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну: Постановление
Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года № 35.
20. О порядке и условиях выплаты процентных надбавок к должностному окладу (тарифной
ставке) должностных лиц и граждан, допущенных к государственной тайне: Постановление
Правительства Российской Федерации от 14.10.94г. №1161.
21. О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров. Закон РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.
22. О товарных знаках, знаках обслуживания, наименование мест происхождения товара. Закон
РФ №3520-1 от 23 сентября 1992 г. (в редакции закона 2002г.)
23. О языках народов РСФСР. Закон РСФСР от 25 октября 1991г.
24. Об информации, информатизации и защите информации. Закон РФ № 24-ФЗ от 20 февраля
1995 года.
25. Об унифицированных формах федерального государственного статистического наблюдения:
Постановление Госкомстата РФ от 1 апреля 1998 г. N 37.
26. Об установлении форм Решения и Акта на рассмотрение жалоб граждан: Приказ Государственного таможенного комитета РФ от 01.09.2003 г. №947.
27. Об утверждении Перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет:
Постановление Правительства Российской Федерации от 25.02.00 №163.
113
28. Об утверждении Перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин: Постановление Правительства Российской Федерации от 25.02.00 №162.
29. Об утверждении приложений N 2 и N 3 к Инструкции по заполнению унифицированных
форм федерального государственного статистического наблюдения NN П-1 - П-4" (с изм. и
доп. от 19 января 2000 г.): Постановление Госкомстата РФ от 23 февраля 1999 г. N 14.
30. Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1
«Авансовый отчет»: Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55.
31. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 25.01.1999 N 5, от 02.07.1999 N 51; Постановления Росстата от
11.11.1999 N 100, Постановления Госкомстата РФ от 06.04.2001 N 26): Постановление
Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. №71а.
32. Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных
случаев на производстве: Постановление Минтруда России от 07.07.99 №19.
33. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг
(ОКДП) №ОК 004-93.
34. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) №ОК-011-93: Постановление Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299.
35. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: Приказ Главархива СССР от 25.05.88 N 33.
36. Основные правила работы ведомственных архивов: Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N
263.
37. Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Закон РФ от 7июля1993 г.№5341-1.
38. Перечень специфических документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с
указанием сроков хранения, утвержденный: Приказ МНС РФ от 16 октября 2001 г. N БГ-318/413.
39. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения: Росархив от 06.10.00.
40. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения: Постановление Росархива от 6 октября 2000г.
41. Положение об Архивном фонде Российской Федерации: Указ президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.( В ред. от 19 ноября 2003г)
42. Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ: Постановление
Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.03. №03-33/пс.
43. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20.
44. Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Госкомстата России от 24.03.99 №20.
45. Постановление Госкомстата РФ от 8 декабря 1998 г. N 122 "Об утверждении Дополнений и
изменений в Инструкцию по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения NN П-1, П-2, П-3, П-4" (с изм. и доп. от 19 января 2000
г.).
46. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:
Постановление Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68.
47. Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий,
учреждений, организаций: Постановление Госкомтруда ССР от 20.07.84 № 213.
48. Трудовой Кодекс Российской Федерации. Закон РФ №197-ФЗ от 30 декабря 2001 г.
114
49. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций,
по учету результатов инвентаризации" (с изм. и доп. от 27 марта, 3 мая 2000 г.): Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N88.
50. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарноматериальных ценностей в местах хранения: Постановление Российского статистического
агентства от 9 августа 1999 г. №66.
51. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных
машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте: Постановление Госкомстата РФ от
28 ноября 1997 г. N 78.
52. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной
продукции и сырья: Постановление Госкомстата РФ от 29 сентября 1997 г. N 68.
53. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций:
Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.
54. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
Постановление Госкомтата России от 06.04.01 №26, с изменениями внесенными Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004 г.
55. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты,
основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (с изм. и доп. от 25 января, 2 июля,
11 ноября 1999 г., 29 декабря 2000 г., 6 апреля 2001 г., 28 января 2002 г.): Постановление
Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.
Научная и учебная литература:
1. Алексенцев А. Конфиденциальное делопроизводство. –М., 2001 г. 160 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие 9-е изд. –М.:ЗАО Бизнес-школа.
Интел-Синтез. 2003 г.
3. Банасюкевич В. Д. Функции управленческих документов // Терминологические проблемы в
области документоведения и архивоведения. Тезисы сообщ. к теор. семинару /. –М.: ВНИИДАД. 1973. С. 69.
4. Басаков М.И. Договорная документация для предпринимателя: Образцы оформления учредительных документов, предпринимательских и трудовых договоров: Практическое пособие.
–М.:ИКЦ «Март»; Ростов н/Д Издательский центр «МарТ», 2004.
5. Галахов В. Делопроизводство: Образцы, документы. –М., 2003г.
6. Давыдова Э. Делопроизводство: Уч.-практ. руководство. –М., 2002г.
7. Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. –Питер.2003г.
8. Елизаветина Т. Делопроизводство на компьютере. –М., 2002 г.
9. Елпатьевский А. В., Ханпира Э. И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. №1.
1987. С. 54.
10. Кирсанов М.В. Деловая переписка: Учебное пособие. –М.: Инфра-М. 2002гг. 102 с.
11. Кирсанов М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. –
М.,2002г. 320 с.
12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Учебное пособие: Курс делопроизводства. –М.:ИНФРА-МСибирское соглашение. 2000 г.
13. Комышев А.Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие. –М.,
2000 г. 224 с.
14. Лагутина Т.М. Деловое письмо: Справочник. –2-е изд., -СПб.:»Издательский дом Герда»,
2004.
15. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. –М., 2002г. С.74.
16. Отле П. Руководство к администрированию. –М., 1924 г.
115
17. Паневчик В. Делопроизводство. Докумен. и орг.техн. обеспечение управления. –М., 2003г.
18. Побед М. Документооборот предприятия. –М.: Приор 2002 г.
19. Подобед М. Делопроизводство в органах исполнительной власти. –М., 2002 г.224 с.
20. Пшенко А.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса. –М., 2002 г.
21. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. –М., 2003 г. 400 с.
22. Рохманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. –М.:
Высш.шк., 1998 г.
23. Санкина Л. Делопроизводство. Практическое пособие. –М.: МЦФЭР. 2002 г.
24. Сокова А. Н. К вопросу о документной систематике // Советские архивы. №4. 1976 г.
25. Стенюков М. Делопроизводство. Конспект лекций. –М.: ПРИОР. 2002г.
Стенюков М. Справочник по делопроизводству. –М.: Приор-издат. 2003 г.
Часть II.
Аудиторные занятия и методика организации самостоятельной работы.
Тематика семинарских и практических занятий
Семинар 1. По теме: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Документирование управленческой деятельности. Классификация, реквизиты документов
Вопросы для подготовки к обсуждению на семинарском занятии
1. Понятие и значение Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ).
2. Унифицированная система стандартизации документов (УСД) её значение и правила применения. Системы стандартов.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
4. Компетенция руководителей организации.
5. Состав управленческих документов.
6. Классификация документов. Унифицированные системы документации.
7. Реквизиты документов по ГОСТу Р 6.30-2003
8. Визы согласования документа. Печать организации на документе.
Семинар 2. По теме: Основные требования к бланкам и оформлению управленческих документов
Вопросы для подготовки к обсуждению на семинарском занятии
1.Юридическая сила документа.
2.Формуляр образец документа.
3.Обязательные реквизиты бланка.
4.Правила составления текста документа.
Практическое занятие по теме семинара
Вопросы на практическое занятие
116
1.Составление формуляра бланка, составление общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа в организации на основе продольного расположения реквизитов.
2.Составление формуляра бланка, составление общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа в организации на основе углового расположения реквизитов.
Семинар 3. По теме: Основные правила составления и оформления организационных документов
Вопросы для подготовки к обсуждению на семинарском занятии
1. Классификация организационно-распорядительных документов.
2.Понятие организационных документов.
2. Виды организационных документов.
3. Требования Федеральных законов Российской Федерации к организационным документам.
Практическое занятие по теме семинара
Вопросы на практическое занятие
1.Составить макет Учредительного договора, Устава, Положение о структурном подразделении.
2.Составить Структуру и штатную численность, Штатное расписание на организацию.
3.Составить макет правил внутреннего трудового распорядке в организации.
4.Составить Должностную инструкцию на работника организации.
Семинар 4. По теме: Основные правила составления и оформления распорядительных документов
Вопросы для подготовки к обсуждению на семинарском занятии
1. Виды распорядительные документы.
2. Приказы, распоряжения, решения, указания по основной деятельности.
3. Правила составления распорядительных документов их реквизиты.
4. Условия издания распорядительных документов.
5. Осуществление контроля за исполнением распорядительных документов.
Практическое занятие по теме семинара
Вопросы на практическое занятие
1.Составить проект Приказа по организации с листом согласования.
2.Составить проект Приказа совместного с другой организацией.
3.Составить проект Распоряжения по организации.
4.Составить Указание руководителя.
5.Составить Решение коллегиального органа организации.
Семинар 5. По теме: Служебное письмо и информационно-справочные документы. Документы по личному составу
Вопросы для подготовки к обсуждению на семинарском занятии
1. Виды служебных писем, правила их составления.
117
2. Правила составления Актов, Протоколов, Докладных, телеграмм, справок и др. справочных
документов.
3. Трудовой кодекс РФ о форме трудового договора в Российской Федерации.
4. Порядок оформления расторжения трудового договора.
5. Трудовая книжка, как документ - подтверждение стажа работы. Порядок записей в трудовую
книжку.
6. Унифицированные формы при оформлении документов по личному составу.
Практическое занятие по теме семинара
Вопросы на практическое занятие
1. Составить служебные письма: письмо-сообщение (информационное), сопроводительное
письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, циркулярное
письмо, письмо-просьбу, письмо-благодарность, письмо-предложение (оферту), письмосогласие (акцепт), рекламацию.
2. Составить Акт о выполнении объема работ.
3. Составить Протокол совещания коллегиального органа организации.
4. Составить Докладную о нарушении техники безопасности на производстве.
5. Составить телеграмму (оферту и акцепт), справку.
6. Составить трудовой договор.
7. Составить формы:
№Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу",
№Т-2 "Личная карточка работника",
№Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу",
№Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику",
№Т-7 "График отпусков",
№Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с
работником",
№Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
№Т-9а " Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",
№Т-10 "Командировочное удостоверение",
№Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении",
№Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника",
8. Составить Резюме, характеристику на работника, Предупреждение о предстоящем высвобождении.
Семинар 6. По теме: Организация делопроизводства в организации. Работа с документами, содержащими сведения конфиденциального характера
Вопросы для подготовки к обсуждению на семинарском занятии
1. Задачи, и порядок функционирования службы документационного обеспечения управления.
2. Организация документооборота (входящие, исходящие документы, обращаемые внутри организации ).
3. Контроль за исполнением документов.
4. Номенклатура дел в организации. Формирование дел. Сроки хранения документов.
5. Особенности делопроизводства по обращениям граждан.
6. Закрепление в Российском законодательстве сведений конфиденциального характера.
7. Виды сведений конфиденциального характера.
118
8. Правила оформления документов, носящих конфиденциальную информацию.
9. Правила хранения в организации документов конфиденциального характера.
10. Меры юридического и иного характера по ограничению постороннего доступа к указанным
документам.
11. Меры ответственности для граждан допустивших несанкционированное использование сведений конфиденциального характера.
Практическое занятие по теме семинара
Вопросы на практическое занятие
1. Составить макет инструкции по делопроизводству в организации.
2. Составить журналы о регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Провести регистрацию по каждому журналу трех документов.
3. Составить Номенклатуру дел организации.
4. Составить: Акт о сдаче дел в архив, Акт о выделении дел к уничтожению и Акт уничтожения дел.
5. Составить Приказ о наличии коммерческой тайны в организации.
6. Составить Обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны.
7. Составить трудовой договор с включением в него обязательств о неразглашении коммерческой тайны.
Составить Претензию о возмещение вреда причиненного гражданином разглашением коммерческой тайны организации
Семинар 7. По теме: Общие положения при составлении отчета о научноисследовательской деятельности. Требования к содержанию структурных элементов отчета. Правила оформления отчета. Оформление библиографической описи документа и
библиографической записи
Вопросы для подготовки к обсуждению на семинарском занятии
1.
2.
3.
4.
5.
Применение ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления». Общие положения.
Применение Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.80-2000 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Заголовок.
Общие требования и правила составления»
Требования к содержанию структурных элементов отчета.
Общие требования, правила оформления, построения отчета.
Оформление библиографической описи документа и библиографической записи
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
754
Размер файла
1 290 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа