close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Проект внедрения системы Docsvision

код для вставкиСкачать
Проект внедрения системы Docsvision
в ГК «Маяк»
Группа компаний «Маяк» — многопрофильное предприятие, состоящее из трех заводов металлоконструкций и нескольких фирм, специализирующихся на строительстве зданий и сооружений, ремонте, реконструкции
и утеплении кровель и фасадов, сбыте готовой продукции,
производимой заводами и обеспечивающих поставку сырья для нужд производства и сбыта.
Руководство ГК «Маяк» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота, чтобы
оптимизировать процесс работы с договорной документацией. Длительный процесс согласования договоров оказывал негативное воздействие на взаимоотношения с клиентами. В процессе документооборота бумаги часто
терялись, отсутствовал контроль над процессом согласования, и, в связи с этим, не было актуальной информации
по исполнению документов.
Ожидания от внедрения СЭД
сокращение времени на подготовку, согласование
договоров и последующую обработку;
отслеживание движения документа на всех этапах
его жизненного цикла;
получение оперативных отчетов по согласованию
и исполнению документов;
упорядочивание хранения договорной документации
с возможностью доступа к полной истории работы
с каждым документом;
организация совместной работы территориально
распределенных офисов.
Решение
Для реализации проекта по внедрению СЭД был приглашен «Вебзавод» — партнер «ДоксВижн», имеющий многолетний успешный
опыт ведения проектов, в том числе связанных с СЭД. Кроме того, «Вебзавод» и ГК «Маяк» уже имели положительный опыт сотрудничества над другими проектами. Руководство предприятия оценило профессионализм команды и высокое качество работ.
В качестве платформы для СЭД выбрана система Docsvision, функционал которой позволил максимально решить поставленные
заказчиком задачи.
Этапы проекта
анализ регламентов обработки договорной
документации;
опрос ключевых сотрудников, которые участвуют
в процессе согласования договоров, и обработки
пожеланий к внедряемой системе;
определение и составление схемы маршрутов
согласования для каждого вида договоров и по каждой
компании, входящей в ГК «Маяк»;
настройка электронного хранилища, необходимого
для упорядочивания договорной документации;
разработка сложных маршрутов согласования
договоров для каждой компании ГК «Маяк»;
опытная эксплуатация системы;
обучение сотрудников компаний ГК «Маяк» работе в СЭД,
в том числе в режиме живой демонстрации для персонала удаленных офисов.
Результат внедрения
Docsvision
Топ-менеджмент, руководители отделов, а так же другие сотрудники ГК «Маяк», ответственные за согласование договорной
документации, получили удобный инструмент для быстрой,
систематизированной и «прозрачной» работы с документами.
Для обеспечения удобного поиска документов команда «Вебзавода» адаптировала гибкий функционал системы под потребности заказчика. Для организации поиска документов были настроены соответствующие папки. Кроме поиска
по параметрам был реализован поиск договоров по состоянию,
актуализация которого производится автоматически, позволяя
фиксировать стадию обработки документа.
В рамках проекта эксперты «Вебзавода» также разработали
отчеты по контролю исполнительской дисциплины с возможностью сбора статистики по каждому согласующему лицу и настроили механизм автоматических уведомлений ответственных лиц
о появлении новых документов и критических, установленных
текущими документами, сроках работы, подходящих к концу.
М. Шульпин,
исполнительный директор
ГК «Маяк»:
«Внедрение
СЭД
способствовало
повышению
исполнительской
дисциплины сотрудников. Встроенный
механизм
напоминаний
о
новых/просроченных
заданиях
мотивирует сотрудников исполнять все в срок. Заметно сократилось время на согласование договоров— если
раньше документы согласовывались неделями, то сейчас в течение 2-3х дней. Договоры теперь не теряются,
и поиск любого необходимого документа занимает
не более нескольких секунд».
А. Овчинникова,
консультант по внедрению
СЭД компании «Вебзавод»:
В перспективе при помощи «Вебзавода» ГК «Маяк» предполагает
развитие внедренной СЭД для обеспечения других актуальных
бизнес-процессов.
За 2012 год с помощью Docsvision:
Согласовано 2600 договоров
Обработано 100 претензий
Создано 900 специализированных карточек
контрагентов
«Крупные компании стремятся максимально эффективно организовать
бизнес-процессы. В течение опытной
эксплуатации были получены замечания и пожелания к системе, которые
были учтены и исправлены в кратчайшие сроки. Это позволило пользователям приступить к работе с системой точно
в сроки, установленные договором».
400 сотрудников являются пользователями
Docsvision
Системный интегратор «Вебзавод» обладает 15-летним опытом разработки и внедрения IT-решений и программных комплексов. Компания является партнером ведущих мировых и российских производителей программного
обеспечения. На счету «Вебзавода» более 500 успешно реализованных проектов, среди которых интеграционные
решения для предприятий с количеством пользователей свыше 1000 человек.
г. Самара,
ул. Галактионовская,
157 офис 1106
тел. (846) 373-55-99
факс (846) 379-55-99
info@webzavod.ru
ООО «ДоксВижн» является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision.
Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании
стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне.
www.docsvision.com
info@docsvision.com
Москва
115230, Варшавское ш., д. 36,
строение 8, подъезд 5
+7 (499) 788-74-45
Санкт-Петербург
199178, наб. р. Смоленки, д. 33
+7 (812) 335-35-15
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
29
Размер файла
1 467 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа