close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Правила внутреннего документооборота в БГМУ

код для вставкиСкачать
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПРИКАЗ
/В
«
2014 г.
г. Уфа
Об утверждении правил внутреннего документооборота
В целях обеспечения эффективной и согласованной работы всех
структурных
подразделений
ГБОУ
ВПО
БГМУ
Минздрава
России,
установления порядка во внутреннем документообороте университета,
недопущения нарушений при формировании, согласовании и подписании
документов (приказов, распоряжений, положений, договоров, служебных
записок и т.д.), п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемые Правила внутреннего документооборота в
ГБОУ ВПО БГМУ Минздрава России (Приложение №1).
2. Всем
структурным
подразделениям
университета
изучить
и
обеспечить неукоснительное соблюдение данных правил.
3. Начальнику отдела документации Арамелевой Ю.Н. размножить
приказ
и
довести
до
сведения
ответственных
лиц
и
структурных
подразделений университета (в т.ч. Клиника БГМУ, КСП).
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника ОПУ
Агашкова Д. А.
В.Н. Павлов
Приказ подготовил:
Начальник ОПУ
Согласовано:
Проректор по учебной работе
(2/<П
М А. Нартайлаков
Проректор по лечебной работе
В А . Катаев
Проректор по НИР
Д.Ю. Пережогин
Проректор по безопасности
Проректор по АХР
А.А. Цыглин
( п
К '
'<
Р.И. Сафин
Проректор по ВСРС
Р.А. Зиангиров
Главный бухгалтер
Г.Г. Байчурина
Начальник ОД
Ю.Н. Арамелева
Приложение №1
к приказу ректора ГБОУ ВПО БГМУ
Минздрава России
№
от
______ 2014г.
Правила внутреннего документооборота
в ГБОУ ВПО БГМУ Минздрава России
Настоящие Правила устанавливают порядок внутреннего документооборота
и формирования документов для согласования, сроки их рассмотрения
визирующими структурными подразделениями,
а также порядок
выставления замечаний и их устранения. Правила обязательны для всех
структурных подразделений ГБОУ ВПО БГМУ Минздрава России (далее по
тексту - Университет):
1. Порядок подготовки документов для согласования
1.1. Инициатор согласования (далее - «Инициатор») готовит комплект
документов для согласования (проект договора без проставления в нем даты
и номера, приказа, распоряжения, положение, заявка на оплату и т.д.) либо
оформляется служебная записка на предоставление информации.
Инициатором согласования является руководитель (декан, зав. кафедры,
проректор, главный врач и т.д.) конкретного структурного подразделения
Университета, Клиники БГМУ, КСП. Внесение изменений по собственной
инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование,
допускается только в экстренных случаях (обнаружение существенных
ошибок, например, неверный расчет, формулировка текста и т.д.).
1.2. Инициатор для каждого согласующего подразделения самостоятельно
оформляет отдельный лист согласования к проекту договора по форме,
указанной в Приложении №1 к настоящим правилам (помимо листа
согласования, в договоре также ставится штамп с необходимыми
визирующими подразделениями Университета), в котором указывает
название документа, согласующее подразделение и дату направления. Иные
документы университета направляются в структурные подразделения без
оформления листа согласования.
1.3. В случае оформления служебной записки, либо передачи документов на
рассмотрение (экспертизу, согласование и т.д.) со служебной запиской в
согласующее подразделение,
последняя регистрируется в отделе
документации Университета. Ответ на служебную записку, а также
завизированный (согласованный) документ направляется в отдел
документации для последующей регистрации и передачи в заинтересованное
структурное подразделение.
1.4. Согласующие подразделения:
1.4.1. При согласовании проекта приказа, документ необходимо подписывать
у следующих лиц (очередность указана в порядке возрастания):
- руководитель структурного подразделения, подготовивший проект приказа;
- начальник отдела документации;
- начальник организационно-правового управления;
- начальник планово-финансового управления (только в приказах, связанных
с финансовыми операциями);
- главный бухгалтер (только в приказах, связанных с финансовыми и
имущественными операциями);
- проректор по направлению деятельности;
- ректор (в случае отсутствия - и.о. ректора).
1.4.2. Порядок согласования проекта договора указан в п.4.3.1 настоящих
Правил.
<
1.4.3. Проект доверенности на конкретное лицо должен быть завизирован
начальником организационно-правового управления, также должен стоять
образец подписи лица на кого оформляется доверенность и в заключение
документ подписывается ректором университета.
1.4.4. Служебные (докладные, пояснительные) записки, оформляемые в
конкретный
адрес,
подписываются
руководителем
структурного
подразделения подготовившего данную записку (подпись, расшифровка
подписи, дата).
1.5. Любая документация адресованная ректору университета, проректору по
направлению деятельности, руководителю структурного подразделения — в
обязательном порядке должна первоначально регистрироваться в отделе
документации.
2. Порядок и сроки согласования документов / формирования замечаний
2.1. Каждое из согласующих подразделений (ПФУ, бухгалтерия,
юридический отдел и т.д.) в двухдневный срок с момента получения
служебной записки (пакета документов) к рассмотрению обязано:
- согласовать документ (проект договора, заявку на оплату, штатное
расписание, проект положения и т.д.);
- в случае несогласия с представленными данными, подготовить
мотивированный ответ Инициатору обращения (относительно служебной
записки на предоставление информации и иных сведений);
- подготовить исчерпывающий список замечаний (при экспертизе проекта
договора, положения, заявки на оплату и т.д.).
Исключением является согласование (визирование) проектов кадровых
приказов и распоряжений, рассмотрение которых осуществляется в течение
одного рабочего дня с момента получения документа.
2.2. В случае, если объем документации представленной на согласование не
позволяет в двухдневный срок рассмотреть и согласовать ее, либо в
представленной служебной записке необходимо дать ответ с отражением
обширной информации, требующей дополнительной проверки совместно с
иными структурными подразделениями Университета, согласующим
подразделением оформляется служебная записка на имя Инициатора
представленных документов, в которой указываются:
- причина невозможности дать ответ в установленные сроки (согласования
документов);
- скорректированные сроки представления информации (согласования
документов). Отсрочка в написании ответа (согласования документов)
предоставляется на срок не более трех рабочих дней (общий суммированный
срок в данном случае составит - 5 рабочих дней).
2.3. В листе согласований делается отметка «Согласовано» или «С
замечаниями» (список замечаний прилагается), либо оформляется служебная
записка в адрес Инициатора документов с изложением в ней замечаний по
существу, либо в проставленном штампе ставится подпись согласующего
лица и дата подписания документа.
2.4. Задержка документов без объяснения причин - не допускается.
3. Порядок устранения замечаний
3.1. Инициатор документа вносит исправления по полученным замечаниям. В
случае, если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном
соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель
направляет руководителю согласующего подразделения пояснительную
записку, объясняющую ситуацию.
3.2. Для урегулирования возникших разногласий Исполнитель может
провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.
4. Особенности оформления и подписания проекта договора
4.1. Оформление проекта договора (составление проекта договора или
организация рассмотрения поступившего от контрагента проекта договора, а
также протокола разногласий к договору, протокола согласования
разногласий) осуществляется структурным подразделением по направлению
деятельности Университета (РСО, УМУ, ОД, бухгалтерия, ЦНИЛ, отделы и
т.д.) в соответствии с его компетенцией (далее - "Ответственное
подразделение") при участии юридического отдела (при необходимости контрактной службы). Ответственность за содержание и условия проекта
договора о цене, сроках, номенклатуре товара, выполняемых работах и
оказываемых услугах несет Ответственное подразделение.
4.2. Ответственное подразделение по согласованию с руководителями других
заинтересованных структурных подразделений может привлекать к
оформлению
проекта договора
специалистов
этих
структурных
подразделений.
Круг заинтересованных структурных подразделений, привлекаемых к
оформлению проекта договора, определяется руководителем Ответственного
подразделения (с учетом специфики конкретного вида договора).
4.3. Визирование и подписание проекта договора:
4.3.1. Проект договора, до его подписания ректором Университета, в
обязательном порядке должен быть завизирован последовательно
следующими должностными лицами Университета (по очередности
прохождения документа):
- исполнитель (ответственное структурное подразделение);
- начальник планово-финансового управления;
- начальник юридического отдела (при его отсутствии ставится подпись
начальника организационно-правового управления);
- начальник контрактной службы (относительно гос. закупок);
- главный бухгалтер.
4.3.2. Виза должна включать подпись, её расшифровку (фамилия, инициалы)
и дату визирования. Визы проставляются на обратной стороне листа
договора где указана его цена (в договорах без обеспечения штамп ставится
на любой странице) в специально проставленном штампе, экземпляр
которого остается на хранении в университете.
4.3.3. Визирование проекта договора ответственными структурными
подразделениями осуществляется в соответствии с их компетенцией.
4.3.4. Замёчания и предложения к проекту договора, имеющиеся у
согласующих структурных подразделений, излагаются письменно в
прилагаемом листе согласования с внесением правок в текст договора.
4.3.5. Ответственное подразделение учитывает в проекте договора все
замечания и предложения согласующих структурных подразделений по
вопросам, входящим в их компетенцию.
При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям
Ответственное подразделение разрешает их в рабочем порядке совместно с
юридическим
отделом
и
другими
согласующими
структурными
подразделениями.
При не урегулировании разногласий по условиям проекта договора,
окончательное решение по ним принимает ректор университета.
4.3.6. Руководитель согласующего структурного подразделения при
отсутствии замечаний к проекту договора должен завизировать его не
позднее двух рабочих дней с момента его поступления на рассмотрение.
За
исключением
срока
рассмотрения/визирования
договора
контрактной службой, где он продлевается на срок от 5 (пяти) до 7 (семи)
календарных дней в целях размещения извещения об осуществлении закупки
в единой информационной системе (основание: ч. 2 ст.93 Федерального
закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ,
услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).
4.3.7. Ответственное подразделение должно планировать процедуру
заключения договора с учетом сроков, указанных в настоящих правилах,
необходимых для их согласования, визирования, регистрации и т.п.
4.3.8. Ответственность за своевременное согласование и содержание проекта
договора по вопросам, входящим в компетенцию заинтересованного
структурного подразделения, возлагается на руководителя этого
подразделения.
4.4. Подписание договора:
4.4.1 Договор, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий,
другие документы об урегулировании разногласий подписывает ректор
университета, действующий на основании Устава, или уполномоченное им
лицо, действующее на основании доверенности, подписанной ректором
университета. Использование факсимиле (клише-печати, воспроизводящей
собственноручную подпись) не допускается. Вышеуказанные документы
оформляются ответственным структурным подразделением при участии
юридического отдела университета (при необходимости - контрактной
службы).
В состав подписи входят:
- должность лица, подписывающего документ;
- личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия);
- дата подписания.
4.4.2. Договоры, протоколы разногласий, протоколы согласования
разногласий после их подписания скрепляются печатью университета.
4.4.3. После подписания договора юридический отдел (контрактная служба)
проставляет дату договора на всех экземплярах (за исключением договоров,
поступивших на рассмотрение от контрагента, в которых присутствует номер
и дата).
4.5. Регистрация договора:
4.5.1. Все подлинные экземпляры заключенного гражданско-правового
договора (подписанные уполномоченными лицами сторон, скрепленные
печатями), а также все документы об урегулировании разногласий с
контрагентом (протокол разногласий, протокол согласования разногласий,
письма, телеграммы и др. документы) передаются Ответственным
подразделением в юридический отдел для регистрации.
Все экземпляры договора, связанные с гос. закупками передаются на
регистрацию в контрактную службу.
4.5.2. Регистрация переданных в вышеуказанном порядке договоров ведется
юридическим отделом и контрактной службой отдельно от других
документов (в журналах, на карточках, с применением технических средств
либо в электронной базе данных).
4.5.3. Регистрационные формы должны содержать необходимые реквизиты
(порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование сторон
договора, предмет договора, сумма договора, отметка о сдаче на архивное
хранение).
4.5.4. После регистрации договора один экземпляр (оригинал),
завизированный в университете, передается на хранение ответственным
подразделением в бухгалтерию (только договора с обеспечением, за
исключением договоров на обучение, которые передаются на хранение в
планово-финансовое управление).
Остальные зарегистрированные экземпляры
Ответственному структурному подразделению.
договора
передаются
4.6. Учет и контроль исполнения обязательств по договору:
4.6.1. После регистрации договора Ответственное подразделение
изготавливает необходимое количество копий экземпляра договора и
передает в другие структурные подразделения, участвующие в исполнении
или контроле за исполнением договорных обязательств. Оригиналы
договоров с обеспечением - хранится в бухгалтерии. Договора не имеющие
финансового обеспечения (договора намерения, рамочные, научные)
хранятся в конкретном структурном подразделении университета,
ответственном за его исполнение.
4.6.2. Ответственное подразделение осуществляет учет и контроль за
исполнением обязательств по договору на основании его копии путем
ведения оперативного и сводного учета выполненных договорных
обязательств.
4.6.3. Оперативный учет должен обеспечивать определение результатов
выполнения договорных обязательств за каждый отчетный период: месяц,
квартал, с начала года нарастающим (убывающим) итогом отдельно по
каждому договору.
Сводный учет осуществляется путем дополнительной обработки
(группировки, выборки, суммирования) данных оперативного учета за
отчетный период и должен отражать обобщенные данные о выполнении
обязательств по договорам.
4.6.4. Руководитель Ответственного подразделения определяет форму учета
исполнения обязательств по договору (в журналах, на карточках, с
применением технических средств), а также периодичность: ежемесячно,
ежеквартально, с начала года нарастающим (убывающим) итогом отдельно
по каждому договору.
4.7. Хранение договоров:
4.7.1. Ответственное подразделение обязано передать экземпляр договора,
подписанный в университете, в бухгалтерию, которая осуществляет их
хранение (касается договоров с обеспечением, за исключением договоров на
обучение передаваемых на хранение в планово-финансовое управление).
4.7.2. Подлинники либо копии договоров, принятые на хранение, выдаются
на основании мотивированного запроса структурного подразделения
университета, оформленного служебной запиской за подписью руководителя
структурного подразделения с указанием сотрудника, которому должен быть
вручен подлинник договора под роспись.
5. Сфера действия
5.1. Настоящие правила распространяются на все структурные подразделения
и сферы деятельности университета. Правила обязательны для исполнения
всеми сотрудниками ГБОУ ВПО БГМУ Минздрава России (в т.ч. Клиника
БГМУ, КСП), в чьи служебные обязанности входит подготовка, оформление,
согласование и подписание документов.
6. Ответственность
6.1.
Ответственный
руководитель
структурного
подразделения,
подготовивший ответ на поступившую к нему служебную записку,
согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность
за своевременность ответа, его правильность и соответствие интересам
университета.
6.2.
Руководителю
структурного
подразделения
университета,
игнорирующему
поступающие
запросы
от
других
структурных
подразделений, либо подготовившему ответ на поступившую к нему
служебную записку с нарушением установленных настоящими Правилами
сроков, либо задерживающему подписание (согласование, визирование)
поступающей к нему документации, по приказу ректора Университета
объявляется замечание. В случае повторного и последующего нарушения
установленных правил документооборота и порядка согласования
документации, по приказу ректора Университета объявляется выговор.
6.3. Во всем остальном, что не оговорено настоящими Правилами следует
руководствоваться действующим законодательством и локальными
нормативными актами (внутренними документами) Университета.
Правила подготовил:
Начальник ОПУ
Д.А. Агашков
Приложение №1
к правилам внутреннего документооборота
в ГБОУ ВПО БГМУ Минздрава России
утвержденных приказом БГМУ
№
cf&
от «
е>3______ 2014г.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту договора №________ от «___ » ____________20___г.
между
государственным бюджетным образовательным учреждением высшего
профессионального образования «Башкирский государственный медицинский
университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации
(ГБОУ ВПО БГМУ Минздрава России)
и ____________________ _______ (указывается наименование контрагента)
Ф.И.О. и
должность
Байчурина Г.Г. главный бухгалтер
ГалимоваХ.В. начальник
юридического
отдела(либо
указывается
начальник
контрактной
службы Хаванская
О.В., в случае,
когда это связано с
гос. закупками)
Воробьева С.Н. начальник
планово­
финансового
управления
В данной строке
указывается
ответственный
исполнитель по
договору
|
Дата
поступления
Дата
выдачи
Подпись
Отметка о
наличии
замечаний
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
67
Размер файла
269 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа