close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ООО Документум Сервисиз Раша

код для вставкиСкачать
ООО “Документум Сервисиз Раша”
Решение
по автоматизации типовых процессов
предприятия
на платформе EMC Documentum eRoom
(BPT for eFlow)
МОСКВА 2007
СОДЕРЖАНИЕ
Состав решения и преимущества использования
3
Визуальное моделирование процессов (модуль интеграции eFlow)
5
Управление электронным архивом
12
Управление заявками
16
Согласование договоров
21
Служба HelpDesk
28
Управление материальными ценностями
33
Контроль исполнительской дисциплины
37
Управление проектами
41
Управление кадровым делопроизводством
44
Примеры отраслевых решений
47
Единое информационное пространство Аэропорта
47
Единое информационное пространство банка
48
Интранет-портал строительного холдинга
53
Сервисный Центр Магазина
63
Эффект от внедрения
76
2
Состав решения и преимущества использования
EMC Documentum eRoom представляет собой уникальный продукт,
эффективно решающий задачи коллективной работы с документами.
Основной акцент на использовании eRoom в работе предприятия ставится
на поддержку неформализованных процессов по работе с документами и
проектами.
eDM (eRoom Document Management), полностью построенное на
eRoom предлагает решить эти задачи более оперативно и дополнительно
охватить класс задач по электронному документообороту, раннее
реализуемый только при помощи модулей Enterprise Document Management
(EDM) EMC Documentum.
Данное решение построено в соответствии с концепцией web-портала
и составляющих его электронных комнат, что позволяет использовать
уникальный интерфейс eRoom для работы с формализованными
процессами управления и согласования документов.
Важной особенностью eDM является его реализация в виде
шаблонов процессов, изменяя которые можно тиражировать решения для
других задач, не применяя программирование и специальные знания.
Процессы оперативно изменяются в визуальном режиме, либо с
использованием MS Visio или при помощи drag-and-drop в eRoom.
eDM состоит из трех основных компонентов:
1) Библиотеки типовых настроек eLibrary, реализованных полностью
на средствах eRoom, с решающих следующие задачи:
Функциональные:
• Управление заявками;
• Согласование договоров;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Электронный архив;
• HelpDesk;
• Управление материальными ценностями;
• Управление портфелем проектов;
• Кадровое делопроизводство.
Отраслевые:
• Единое информационное пространство Аэропорта;
• Единое информационное пространство Банка;
• Интранет-портал строительного Холдинга;
• Сервисный центр Магазина.
2) Модуль интеграции eScan, реализованный в виде отдельного
компонента, работающего с продуктом ABBYY FormReader Engine и
предназначенного для имиджинга;
3) Модуль интеграции eFlow, реализованный в виде отдельного
компонента, работающего с продуктом Microsoft Visio и предназначенного
для
визуального моделирования процессов движения документов и
автоматической генерации комнат eRoom по данным нотациям.
3
Использование eDM позволяет:
1) Быстро решать ряд типовых задач бизнеса связанных с
документооборотом без привлечения ИТ-специалистов;
2) Подготовить компанию к внедрению полномасштабной системы
документооборота во время создания и апробирования бизнес-процессов
за счет средств оперативного изменения и тиражирования процессов;
3) Внедрить
документооборот
для
предприятий
с
быстро
меняющимся бизнесом;
4) Минимизировать затраты на внедренение промышленной системы
документооборота за счет интеграции с широкоиспользуемым ПО Microsoft
и Abbyy FineReader/FormReader;
4
Визуальное моделирование процессов (модуль интеграции
eFlow)
Бизнес-задача
• eFlow предназначен для автоматизации различных бизнеспроцессов таких как процедуры согласования и утверждения документации,
внесение изменений, прохождение заказа и др.
Описание
eFlow позволяет оперативно создать автоматизированные бизнеспроцессы обычными пользователями, не специалистами по технологиям
EMC Documentum eRoom.
У такого подхода есть важное преимущество - менеджмент имеет
возможность напрямую видеть те процессы и правила, которые работают в
организации. Понятно, что если правила спрятаны в исходном коде, то они
практически недоступны для руководителей и большинства бизнеспользователей. eFlow позволяет им не только легко проверить, каковы
текущие правила и процессы, но и изменить эти правила (если они имеют
на это право), минуя посредников в виде программистов и администраторов
системы.
eFlow дополняет средства EMC Documentum возможностью
оперативного создания процессов инициируемых пользователями системы
(так называемых Human to Human Flow).
eFlow оптимально подходит для автоматизизации небольших или
постоянно изменяющихся процессов. Со временем, стабильные части таких
процессов можно реализовать на уровне Documentum WorkFlow.
eFlow представляет собой исполняемый модуль, интегрируемый с
eRoom, который выполняет следующие функции:
1) импортирует диаграммы MS Visio, содержащие процессы
движения документов;
2) автоматически создает на основе диаграмм MS Visio готовые
комнаты eRoom.
Важной особенностью eFlow является возможность создавать
процессы не только с сервера, но и с клиентского рабочего места
пользователя eRoom. Такой подход позволяет координаторам бизнеспроцессов и аналитикам активно участвовать в оперативном создании и
изменении процессов не имея специальных знаний о программировании.
5
Основные формы
Процессы маршрутизации документов задаются в редакторе Microsoft
Visio.
Для создания диаграмм процессов в MS Visio используется палитра
элементов:
6
Описание элементов eFlow
Элемент
1
Folder
2
Copy
Графическая нотация
Описание
Создает
хранилище
документов (соотносится
с папкой eRoom).
Может
быть
также
соотнесено
с
ролью,
группой пользователей и
базовым
рабочим
местом.
Является
основным
элементом eFlow.
Создает
процесс
копирования документов
из одной папки в другую.
Может быть использован
для
ознакомления
с
документом
других
пользователей.
Элемент имеет несколько
параметров настройки:
Type
–
копировать
документы
либо
в
отдельно
создаваемую
вложенную
папку
именованную аналогично
названию процесса, либо
непосредственно в сам
Folder;
Condition
–
формула
проверки
заполнения
атрибутов,
представляющих custom
fields. Если условие не
выполняется,
то
выдается
предупреждение
и
документ не проводится
по процессу.
Text Condition – текст
предупреждения.
7
3
Move
4
Split
5
Action
Создает
процесс
переноса документов из
одной папки в другую.
Является
основным
элементом
маршрутизации
документов в eFlow.
Элемент имеет несколько
параметров настройки:
Type
–
копировать
документы
либо
в
отдельно
создаваемую
вложенную
папку
именованную аналогично
названию процесса, либо
непосредственно в сам
Folder;
Condition
–
формула
проверки
заполнения
атрибутов,
представляющих custom
fields. Если условие не
выполняется,
то
выдается
и
предупреждение
документ не проводится
по процессу.
Text Condition – текст
предупреждения.
Cоздает
процесс
синхронной
рассылки
документов из одной в
несколько папок.
Cоздает
процесс
перемещения документа
из одной папки в другую с
контролем выполнения;
При этом, папка
источника этого действия
будет содержать объект
“база данных” eRoom,
8
6
Action
Group
7
UI Link
хранящий
все
полученные в эту папку и
отправленные из нее
документы и поручения.
Формат
таблицы,
содержащей
контролирующую
информацию, может быть
изменен пользователем.
Организует
ветвление
процесса по условию.
Параметр,
на
основе
которого
проводится
выбор
маршрута
движения
документов,
представляет custom field.
Логика этого элемента
соответствует условному
оператору “CASE”.
Позволяет
получить
список объектов из любой
папки.
Может быть использован
для
контроля
над
создаваемыми
документами, либо для
доступа
к
постоянно
используемым
документам, например к
шаблонам договоров.
Из
элемента Folder может исходить неограниченное число
маршрутизирующих элементов.
Folder обычно используется в контексте рабочего места пользователя
в рамках web-портала eRoom
Если необходимо создать модель процесса, ориентированную на
определенные типы документов, то для этого рекомендуется
смоделировать на каждый тип документа свою диаграмму.
9
Файл в формате MS Visio, содержащий созданный маршрут
помещается в специальную папку eRoom, выделяется и компилируется
модулем интеграции eFlow. В результате компиляции, создается отдельная
комнату eRoom, включающая структуру рабочих мест, связанных между
собой маршрутами и правилами движения документов, определенных в
диаграмме MS Visio.
10
После автоматического создания новой комнаты, выполняющей
функцию по маршрутизации документов, необходимо лишь определить
права доступа на папки eRoom.
Комнаты eRoom c формированным процессом именуются из названия
страницы диаграммы MS Visio.
В каждой папке, сгенерированной комнаты, будут находиться кнопки
маршрутизации,
соответствующие
элементам
маршрутизации
(copy/move/split/action/action group) в диаграмме MS Visio.
eFlow поставляется с шаблонами типовых процессов по управлению
документами.
11
Управление электронным архивом
Бизнес-задачи
•
•
•
•
Потоковое сканирование, распознавание и передача в архив;
Автоматизация процесса передачи документов в архив;
Архивное хранение документов и ведение номенклатуры дел архива;
Автоматизация процесса обработки заявок на выдачу документов из
архива.
Схема процесса
Действующие лица
Сотрудник организации отправляет заявку на выдачу копии документа из
архива, ждет решения Архивариуса о выдачи
копии.
Сканирует бумажные документы, просматривает
Архивариус
заявки сотрудников организации, выполняет
запросы о наличии требуемых документов в архиве,
проверяет ограничения доступа к запрашиваемому
документу, по возможности производит выдачу (с
автоматической регистрацией акта выдачи) копии
документа.
12
Основные формы
Общая структура компонента – рабочее место Архивариуса.
Возможность группировать карточки документов по различным полям
упрощает задачу структуризации карточек в архиве.
13
Возможность потокового сканирования бумажных документов,
распознавания и автоматической загрузки в номенклатуру документов
архива с созданием распознанного документа в формате rtf/doc и
графического файла в формате tif/jpg/png.
14
Процедуры выдачи копии документа по требованию и регистрации акта
выдачи автоматизированы.
Решение о выдаче копии принимается в соответствии с
ограничениями доступа сотрудников разных отделов к документам архива.
Пример возможностей настройки компонента
(без использования программирования)
• Изменение списка отделов (сотрудников), которые могут запрашивать
копии документов в архиве (добавление/переименование отдела,
удаление отдела из списка).
• Изменение прав доступа отделов (сотрудников) к документам
определенного типа.
• Добавление новых рубрик документов (рубрики могут использоваться
для ограничения доступа).
• Изменение/добавление дополнительных полей карточки документа.
15
Управление заявками (Сервис-центр)
Бизнес-задачи
• Создание клиентской заявки на основе шаблона.
• Регистрация заявок клиентов в системе.
• Назначение исполнителей заявки и контроль исполнения.
Схема процесса
Действующие лица
Клиент
Координатор
Исполнители
создает заявку на основе шаблона, принятого в
организации; отправляет заявку в Сервис-центр,
получает ответ с решением по заявке.
рассматривает заявки клиентов, формулирует
задачу и назначает исполнителей, просматривает
отчеты о выполнении работ по заявке, формирует
ответ Клиенту.
выполняют работу, назначенную Координатором, и
отправляют отчеты об исполнении.
16
Основные формы
Общая структура компонента:
Шаблоны заявок могут быть разнообразными, в том числе –
документы Word. В зависимости от выбранного типа заявки Клиенту будет
предложена та или иная форма заявки.
17
Заявки клиентов поступают в специальную базу, где Координатор
Сервис-центра может просмотреть заявку, назначить Исполнителя из
списка доступных и направить ему задание с вложенными документами
(например, текстом заявки), ответить Клиенту и закрыть заявку.
18
Клиент может следить за прохождением заявки с помощью журнала
«Мои заявки». В журнале отображается статус заявки (новая заявка,
принята к рассмотрению в Сервис-центре, закрыта), к карточке заявки
прикрепляются уведомления и другие документы, отправляемые Клиенту
работниками Сервис-центра.
19
В тот момент, когда Координатор назначает исполнителя на заявку,
клиенту приходит уведомление о принятии заявки на рассмотрение с
присвоением ей уникального идентификационного номера.
Исполнитель рассматривает заявку, добавляет в нее документы или
описание решения и отсылает ее на рассмотрение координатору СервисЦентра. При этом статус заявки меняется на “исполнено”.
Координатор рассматривает выданное исполнителем решение. При
необходимости он может повторно направить заявку этому или другому
исполнителю, а также закрыть заявку.
При этом статус заявки изменяется на “закрыта” и клиенту
высылается уведомление с вложенными документами, описывающими
решение по данной заявке.
Пример возможностей настройки компонента
• Изменение списка исполнителей, которым могут направляться
задания по заявкам (добавление/переименование, удаление
исполнителя из списка).
• Изменение/добавление дополнительных полей карточки документазаявки.
• Изменение/добавление шаблонных форм заявки.
20
Согласование договоров
Бизнес-задачи
• Регистрация документов в системе.
• Рассылка документов согласующим лицам (последовательная,
одновременная).
• Контроль сроков рассмотрения.
• Мониторинг состояния процесса (кто и когда одобрил/отклонил
документ, у кого сейчас находится документ, и т.д.).
• Динамическая корректировка списка согласующих лиц.
• Архивное хранение документов по договору.
Схема процесса
Действующие лица
регистрирует новый проект договора в системе;
отправляет
зарегистрированный
проект
Координатору.
Координатор процессов составляет список согласующих лиц, назначает и
контролирует
сроки
рассмотрения,
согласования
запускает/перезапускает процесс согласования;
передает согласованный вариант договора в архив.
просматривают, комментируют, создают версии
Согласующие лица
документов, одобряют/отклоняют текущую версию
договора (проекта договора).
Секретарь
21
Пример возможностей настройки компонента
• Изменение списка лиц (отделов), которые могут участвовать в
согласовании (добавление/переименование, удаление отдела из
списка).
• Изменение/добавление дополнительных полей карточки договора.
Сценарий работы
Секретарь регистрирует новый проект договора, создавая запись о нем
в журнале «Регистрация проекта договора» и прикрепляя к ней необходимые
документы.
22
Секретарь отправляет пакет документов на согласование с помощью
команды «Отправить на согласование». Информация о новом проекте
договора попадает в журнал «Текущие процессы согласования», а документы
на время согласования перемещаются в папку «Документы по договорам».
Координатору и согласующим лицам передается только ссылка на эти
документы.
Координатор
просматривает
журнал
«Текущие
процессы
согласования» и видит там новый проект.
Координатор составляет список согласующих лиц, добавляя записи в
базу «Согласующие лица». Достаточно указать имя согласующего и срок
исполнения (рассмотрения).
23
После того, как список составлен, Координатор может начать процесс
согласования с помощью специальной команды «Запустить согласование».
Документы можно отправить согласующим лицам одновременно или по
очереди.
При старте процесса у согласующих лиц, выбранных Координатором,
появляется новая запись в журнале «Договоры, требующие согласования».
Согласующий видит непрочитанные записи как помеченные красным
треугольником.
24
Согласующий просматривает документы, прикрепленные к договору. Он
может внести изменения или создать новые версии документов.
После сохранения изменений Согласующему предлагается создать новую
версию документа.
Согласующий может посмотреть все версии документа, кликнув по
документу правой кнопкой мыши и выбрав «Показать версии» в контекстном
меню.
25
После завершения работы с документами, Согласующий может
одобрить или отклонить данную версию договора вызовом соответствующих
команд.
Координатор видит состояние процесса в журнале «Согласующие
лица». При продвижении (отклонении) договора согласующим лицом
автоматически проставляется дата выполнения и выполненное действие
(одобрено, отклонено). Таким образом, Координатор всегда видит, у кого на
рассмотрении находятся документы в данный момент.
Например, на иллюстрации видно, что документы вернулись в Отдел2
после того, как были отклонены Отделом3.
26
Флажки прогресса выполнения показывают, сколько дней осталось до
наступления контрольной даты (срока исполнения, назначенного
координатором). Зеленый флажок означает, что до истечения срока осталось
более двух дней, желтый – от нуля до двух дней, красный – исполнение
просрочено.
В демонстрационной версии компонента флажки обновляются не
автоматически, а запуском команды «Обновить прогресс».
Договоры,
согласование
которых
завершено,
помещаются
Архивариусом (или Координатором) в архив вызовом
команды
архивирования.
27
Служба HelpDesk
Бизнес-задачи
•
•
•
•
Создание клиентской заявки (обращения) на основе шаблона.
Регистрация в системе и первичная обработка обращений клиентов.
Эскалация обращений и контроль исполнения.
Управление базами знаний, профилями клиентов и соглашениями о
сервисе (Service Level Agreement, SLA).
Схема процесса
28
Действующие лица
Клиент
производит обращение в службу HelpDesk и ждет
ответа службы с решением по данному обращению.
Оператор
регистрирует обращения клиентов и производит их
первичную обработку в соответствии с профилем
конкретного Клиента и заключенного с Клиентом
соглашения о сервисе; самостоятельно отвечает на
вопросы, используя базу знаний по решенным
вопросам;
при
необходимости
производит
эскалацию обращения, направляя его специалистам
службы; получает отчеты от специалистов,
формирует ответ Клиенту.
выполняют работу по заданию Оператора и
отправляют отчеты с решением по данной задаче.
Специалисты службы
Основные формы
Общая структура компонента:
29
Заявки от Клиентов могут приниматься в различной форме: по
телефону, e-mail, через веб-интерфейс. Пример шаблонной формы заявки,
подаваемой через web, приведен на следующем изображении. Здесь
идентификатор Клиента является ссылкой на профиль Клиента. В профиле
указывается соглашение о сервисе, заключенное с данным Клиентом.
Список услуг из этого соглашения выводится в поле «Тип запроса» заявки.
В итоге, Клиенту предлагаются только услуги, на которые он «подписался».
30
Заявки клиентов регистрируются Оператором (вручную в случае
телефонного звонка и автоматически при подаче заявки через вебинтерфейс) в специальном журнале. В этом журнале Оператор может
просмотреть заявку, ответить Клиенту самостоятельно (по e-mail, через
веб). Оператор может передать заявку на рассмотрение специалистам
(эскалировать обращение).
Специалист службы HelpDesk проверяет направленные ему задания в
специальном журнале и отправляет отчеты Оператору о выполнении работ.
Оператор может направлять задание Специалисту несколько раз, пока
задача Клиента не будет решена. Даты последней эскалации и последнего
отчета фиксируются.
31
Клиент может следить за статусом заявки (обращения) с помощью
журнала «Мои обращения в HelpDesk». В журнале отображается статус
заявки (новая заявка, принята к рассмотрению службой HelpDesk, закрыта),
к карточке заявки прикрепляются уведомления и другие документы,
отправляемые Клиенту работниками HelpDesk.
Пример возможностей настройки компонента
• Добавление/изменение дополнительных полей в справочники, базы
знаний и т.п.
• Изменение списка обслуживаемых клиентов, профиля Клиента,
соглашения о сервисе с Клиентом.
• Изменение списка специалистов службы HelpDesk, которым может
перенаправляться запрос в случае эскалации.
• Возможно добавление новых шаблонных форм заявки.
32
Управление материальными ценностями
(Административно-хозяйственный отдел, АХО)
Бизнес-задачи
• Накопление и хранение информации об эксплуатации объектов,
имеющих материальную ценность;
• Автоматизация процесса обработки заявок на получение объектов;
• Автоматизация процесса приема - передачи материальных ценностей
сотруднику, на склад, в резерв.
Схема процесса
Действующие лица
Сотрудник организации создает заявку на основе шаблона, принятого в
данной организации, отправляет заявку в АХО и
ждет решения Работника АХО.
просматривает заявки сотрудников организации,
Работник АХО
выполняет запросы о наличии требуемых объектов
на складе, производит выдачу (с автоматической
регистрацией акта передачи объекта сотруднику)
объекта.
33
Основные формы
Общая структура компонента:
Пример простой шаблонной формы заявки:
34
Заявки сотрудников поступают в специальную базу, где работник АХО
может просмотреть заявку, проверить наличие объекта на складе и
произвести регистрацию акта передачи объекта сотруднику.
35
Карточки объектов хранятся в специальных журналах («Журнал
эксплуатации объектов», «Резерв на складе» и т.п.).
Пример возможностей настройки компонента
• Изменение списка отделов (сотрудников), которые могут отправлять
заявки на выдачу объектов (добавление/переименование отдела,
удаление отдела из списка).
• Добавление/удаление нового типа объектов (например,
«компьютерная техника», «офисная мебель», «расходные
материалы» и т.п.) в каталоги объектов.
• Изменение/добавление дополнительных полей в карточки каталогов
объектов.
36
Контроль исполнительской дисциплины
Бизнес-задачи
• Регистрация исполняемых документов в системе;
• Рассылка документов исполнителям (последовательная,
одновременная);
• Контроль сроков исполнения;
• Мониторинг состояния процесса (кто и когда выполнил документ, у
кого сейчас находится документ, и т.д.);
• Динамическая (во время выполнения) корректировка списка
исполнителей;
• Архивное хранение обработанных документов.
Схема процесса
Действующие лица
Секретарь
Координатор
Исполнители
Регистрирует исполняемые документы в системе;
отправляет
зарегистрированные
документы
Координатору.
составляет список исполнителей, назначает и
контролирует
сроки
исполнения,
запускает/перезапускает
процесс
исполнения,
просматривает отчеты от исполнителей; передает
обработанные документы в архив.
просматривают, комментируют, создают версии
документов, отправляют отчеты об исполнении
документов.
37
Основные формы
Информация о документе заносится Секретарем в систему в виде
карточки и прикрепленной к ней ссылки на файл документа. Файл документа
расположен в специальном хранилище. Основные команды (например,
«Отправить на исполнение») запускаются из окна просмотра карточки
документа.
Координатор рассылает исполнителям контрольную карточку задания с
ссылкой на документ.
38
Координатор составляет список исполнителей и задает сроки исполнения.
Координатор следит за состоянием процесса исполнения в
специальном журнале. При продвижении документа на следующий шаг (к
следующему исполнителю) поля соответствующих записей журнала
заполняются автоматически. Таким образом, Координатор всегда видит, у
кого документ находится на исполнении в данный момент.
Например, на иллюстрации видно, что документ был передан в Отдел2
15 января 2007 г. после того, как был выполнен в Отдел1.
Флажки показывают, сколько времени осталось до наступления
контрольного срока исполнения.
В приведенном примере видно, как можно изменить маршрут
последовательного исполнения, не приостанавливая процесс. Так как
документ находится в Отдел2 (см. рисунок выше), то после Отдел2
Координатор может добавить любое число исполнителей, и документы будут
переданы на рассмотрение им прежде, чем попасть в Отдел3.
Документы, исполнение которых завершено, могут помещаются
Архивариусом (или Координатором) в архив. Процедура передачи
документов в архив автоматизирована.
39
Пример возможностей настройки компонента
• Изменение списка отделов (сотрудников), которым могут
направляться документы для исполнения
(добавление/переименование отдела, удаление отдела из списка).
• Изменение/добавление дополнительных полей карточки документа.
• Динамическая корректировка маршрута исполнения документа.
40
Управление проектами
Бизнес-задачи
•
•
•
•
•
Календарно-ресурсное планирование;
Контроль качества выполнения работ и этапов проекта;
Формирование сводок и отчетов о ходе выполнения проекта;
Планирование проектов по временным параметрам;
Управление ресурсами.
Информационный поток проекта
41
Действующие лица
Контролирует сроки выполнения работ в рамках
портфеля программ; при необходимости, проводит
более детальный анализ данных по конкретной
программе, проекту.
Руководитель программ Контролирует сроки выполнения работ в рамках
проектной программы, распределяет ресурсы
между проектами, отправляет отчеты Генеральному
директору.
Руководитель проекта Контролирует сроки и качество выполнения работ в
рамках проекта, принимает (одобряет) очередной
выполненный этап работ, отправляет отчеты
Руководителю программ.
Поэтапно выполняют задания руководителя
Исполнители
проекта и составляют отчеты о выполнении
заданий.
Генеральный директор
Основные формы
Пример сводки по проектным программам филиалов организации
(уровень Генерального директора). Значки «светофора» отображают
состояние работ (работы выполняются вовремя, отстают, просрочены).
При нажатии на кастом-команду “актуализировать состояние работ”
автоматически пересчитываются все вложенные проектные-планы по
филиалам и проставляется текущее состояние работ.
Клик по названию филиала выводит более детальную информацию о
проектах филиала (уровень Руководителя программ). Информация о
проектах представлена в виде диаграммы Ганта.
42
Каждая строка в
Руководителя проекта):
диаграмме
соответствует
проекту
(уровень
Контроль работ по проекту осуществляется с помощью шаблона
качества – списка этапов проекта. Шаблон качества может использоваться
в как корпоративный стандарт выполнения работ.
На каждом этапе Руководитель проекта определяет, что, кому и в
какие сроки необходимо выполнить. По мере продвижения работ на данном
этапе Исполнители могут менять флажок статуса выполнения (от красного к
зеленому), а по завершении этапа Руководитель проекта ставит отметку о
принятии работ по данному этапу.
Суммарная продолжительность этапов, одобренных Руководителем
проекта, выносится в сводки на верхний уровень (Руководителю программ).
Пример возможностей настройки компонента
• Изменение списка филиалов в сводках (добавление/удаление
филиала).
• Добавление дополнительных полей, содержащих информацию о
проекте, в сводки.
• Дополнительная настройка способа отображения сводок.
43
Управление кадровым делопроизводством
Решение выполнено в виде комнаты, содержащей журналы, типовые
документы и основные процессы согласования в рамках российского
законодательства по кадровому делопроизводству.
44
45
46
Примеры отраслевых решений
Единое информационное пространство Аэропорта
Решение предназначено для создания единого информационного
пространства аэропорта для взаимодействия служащих, поставщиков и
заказчиков.
Решение позволяет охватить следующие задачи:
1) Корпоративный web-портал аэропорта, предоставляющий доступ к
22 службам аэропорта;
2) Единое хранилище документов всех служб аэропорта;
3) Сводная отчетность для руководства аэродрома о состоянии задач
по управлению аэродромом;
4) Автоматизация задачи управления заявками на закупку
материальных средств;
5) Согласование договоров юридического отдела;
6) Автоматизация работы маркетингового отдела (взаимодействие с
туристическими компаниями);
7) Распространение эксплутационной и ремонтной документации на
авиационную технику от поставщиков для ремонтных служб (он-лайновая
поддержка технического обслуживания парка самолетов);
8) Help Desk для поддержки работы сотрудников аэропорта в части
управления инцидентами;
9) Справочные материалы по работе служб аэропорта для клиентов.
47
Единое информационное пространство банка
Решение
позволяет
организовать
документооборот
всех
подразделений банка. В частности реализована задача отсылки и контроля
поручений по подразделениям банка.
Решение реализовано, как типовая настройка и построена на базе
библиотеки типовых решений eLibrary, реализованной на eRoom.
Поручения формируются в Канцелярии, там-же ведется журнал
контроля по исполнению поручений.
48
49
После закрытия поручения, оно автоматически со всеми
комментарияими и вложенными документами переносится в специально
отведенный раздел архива с номенклатурой дел.
50
Данное решение дополнительно может быть поставлено в виде
портлетов на J2EE портале BEA Weblogic или IBM Websphere, что
позволяет интегрировать управление документами на eRoom с
информационными системами банка.
51
Средствами eRoom можно организовать хранение документов
каждого подразделения банка в своем хранилище, что может быть
востребовано в территориально-распределенной инфраструктуре.
52
Интранет-портал строительного холдинга
Бизнес-задачи
• Автоматизация процесса управления заявками от акционеров к совету
директоров холдинга;
• Автоматизация процесса рассылки и контроля поручений между
предприятиями холдинга;
• Автоматизация процесса обработки заявок от предприятий в архив.
Схема процесса
Действующие лица
Акционер или
инвестор холдинга
Член Совета
Директоров
Секретарь
Представитель
предприятия холдинга
создает заявку по текущему положению дел на
основе шаблона, принятого в данной организации,
отправляет заявку в совет директоров и проверяет
выполнение.
просматривает заявки от акционеров, формирует
поручение для Секретариата и высылает отчет для
акционеров и инвесторов
Формирует поручения для предприятий холдинга,
контролирует и координирует процесс исполнения,
собирает отчеты от предприятий и отправляет в
Совет Директоров. Обрабатывает запросы на выдачу
архивных материалов.
Собирает материалы для отчета и высылает отчет
Секретарю. Высылает запросы в Архив на выдачу
материалов по строительству.
53
Основные формы
Общая структура портала:
Рабочее место акционера/ инвестора.
54
Формирование заявки.
55
Справочник проектов по строительству.
Журнал контроля заявок.
56
Рабочее место члена Совета Директоров.
Член Совета Директоров может отправить поручение на
рассмотрение в Секретариат на основе заявки от Акционера или
Инвестора.
57
Сообщение попадает в журнал “Исходящие” и автоматически
ставится на контроль.
58
Рабочее место Секретаря.
59
60
Рабочее место представителя предприятия холдинга.
Секретарь может контролировать процесс исполнения поручений
61
62
Сервисный Центр Магазина
Бизнес-задачи
• Автоматизация процесса обработки заявок клиентов магазина на
гарантийное обслуживание купленной продукции;
Схема процесса
63
Действующие лица
Оператор или
Диспетчер сервисного
центра
Координатор или
начальник
технического отдела
Сотрудники
технического отдела
Осуществляет поиск технической докуменации в
архиве или базе решенных вопросов.
В случае отсутствия необходимой информации
создает заявку и эскалирует запрос в технический
отдел.
просматривает заявки от диспетчера, формирует
поручение и перепоручения для сотрудников и
высылает диспетчеру отчет с решением
Создают отчеты по решению проблем и высылают
их координатору
Основные формы
64
65
66
-
67
68
69
70
71
72
73
74
75
Эффект от внедрения
Решение eDM будет максимально востребовано тремя основным
категориями заказчиков:
1) Предприятиями,
уже работающие на технологии EMC
Documentum eRoom и использующим ее для коллективной или проектной
работы. Используя eDM, в частности модуль интеграции eFlow, может быть
оптимизирована проектная работа с добавлением в нее формализованных
процессов.
2) Предприятиями, в которых часто изменяются бизнес-процессы и
необходимо оперативно их корректировать без использования ИТспециалистов.
При помощи модуля интеграции eFlow заказчики могут оперативно
проектировать широкий спектр приложений документооборота, которые
включают в себя гибкие, структурированные процессы с привлечением
методов групповой работы. eFlow использует простую и интуитивно
понятную визуальную модель документооборота, благодаря которой
разработка и внедрение приложений документооборота происходит
быстрее, чем когда бы то ни было ранее. Применение eFlow повышает
продуктивность работы и ее качество, сокращает рабочие циклы и в
конечном счете увеличивает прибыли.
3) Предприятиями SMB-сектора, для которых использование eDM:
• предоставит
типовые
и
легко-настраиваемые
решения,
закрывающие наиболее востребованные процессы документооборота;
• минимизирует
затраты
за
счет
интеграции
с
широко
распостранненым программным обеспечением: Microsoft и Abbyy;
• сократит расходы на командировки и носители информации, за
счет использования встроенной web-портальной технологии;
• позволит использовать у себя потенциал лучших в мире
промышленных технологий документооборота EMC Documentum.
По сравнению с EMC Documentum, который предназначен для
решения сложных задач по управлению контентом, eDM ориентирован на
решение задач, которые обладают следующими особенностями:
1) Акцент на использование человеко-центрических процессов
работы с документами;
2) Ориентированность на процессы, мало интегрированные с
внешними ИТ-системами предприятия;
3) Функционирование на платформе Microsoft.
Сочетание таких критериев на предприятии дает максимальный
эффект при внедерении решения eRoom Document Management.
При этом, общие затраты на проект по внедрению документооборота,
по сравнению с платформой EMC Documentum, снижаются более чем в два
раза.
eRoom Document Management – легкий, быстрый и недорогой способ
управлять документами предприятия при помощи лучшей в мире
платформы EMC Documentum.
76
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
102
Размер файла
6 473 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа