close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Клуб Перевозчиков

код для вставкиСкачать
1
Иволгин И.Г.
e-mail: igor432@balticom.lv ; igor.ivolgin@eurologistik.lv
тел. +371 914 29 50
Клуб Перевозчиков
Интегрированная информационная система.
Краткое описание.
2
1. Оглавление
1.Оглавление
2
2. Введение
3
3. Краткое описание структуры «Клуба Перевозчиков»
4
4. Пакеты программ
7
4.1
7
АРМ экспедитора грузов
4.1.1 Назначение программы
7
4.1.2.Последовательность прохождения информации
и документов в системе управления загрузками
7
4.2. Пакет программ для транспортной фирмы
11
4.2.1 Схема передачи информации между автоматизированными рабочими местами транспортной фирмы
11
4.2.2 Краткие характеристики автоматизированных рабочих
мест транспортной фирмы
13
4.2.2.1 Отдел кадров (АРМ Кадровика)
13
4.2.2.2 Автопарк (АРМ Инженера автопарка)
15
4.2.2.3 Колонна (АРМ Механика автоколонны)
17
4.2.2.4 Диспетчерский Отдел (АРМ Диспетчера транспортного
Отдела)
19
4.2.2.5 АРМ Бухгалтера
23
5. Заключение
25
3
2. Введение
Желание многих экспедиторов грузов и перевозчиков с одной стороны уйти от
огромного объема рутинных работ, на которых занята большая часть
работников управления предприятиями: бесконечное переписывание заявок
на транспортировку грузов, ведение бесконечного количества журналов,
подготовка достаточно трудоемких отчетов по перевозкам грузов и анализу
экономической деятельности, документации по подготовке транспорта к
рейсу, обработке командировочных отчетов водителей и т.д. и т.п., с другой
стороны более чем на 50-60% уменьшить расходы на телекоммуникацию
(телефоны и факсы), львиная доля которых составляет международные
тарифы, а также оптимизировать количество работников, занятых
управленческим трудом привело к началу разработки информационноорганизационной структуры, которая была условно названа «КЛУБОМ
ПЕРЕВОЗЧИКОВ».
Эта структура как информационная система является интегрированной, т.е.
сочетающей в себе автоматизированные системы управления предприятиями
с одной стороны и системой информационого обмена между предприятиями с
другой стороны.
Либерализация цен в Латвии на быстродействующие каналы Интернета и
переход экспедиторов и транспортников на компьютерный обмен
информацией позволяет резко сократить расход на телекоммуникации и
уменьшить количество работников, занятых в сфере управления. При этом
уменьшается время на поготовку различного рода документаций. Теперь
руководство предприятиями может получить полную информацию об
экономической ситуации на предприятии в режиме реального времени,
находясь в любой точке Земного Шара за достаточно низкую цену.
Ниже представлено краткое описание самой системы и ее элементов.
Программное обеспечение нижнего и частично среднего уровня разработано
и
внедрено
на
предприятиях
транспортного
объединения
«MONOTRANSPORTE / www.monotransporte.lv / ( Фирмы SIA TRANSPORTS
M1, SIA MONOTRANSPORTE, SAU MONOTRANSPORTE, QUADRO
TRANSPORTE, ELVIA и др. ), а также в рижском подраделении EURLOGISTIKRIGA / www.eurologistik.lv / международного концерна EUROLOGISTIK.
4
3. Краткое описание структуры «Клуба Перевозчиков»
«Клуб Перевозчиков» представляет собой систему структуированных связей
между клиентами (грузовладельцами), группой экспедиторов (случай
перепродажи заявок) и транспортными фирмами.
На рис.1 представлена схема передачи информации межу всеми участниками
процесса перевозок, входящих в “Клуб Перевозчиков”
Рис.1 Схема передачи информации межу всеми участниками процесса перевозок
Грузовладелец теперь передает заявку на транспортировку грузов не через
факс или телефон, а через каналы Интернета либо с помощью специальной
программы, имеющей готовые шаблоны для данного предприятия, либо через
броузер (см. Рис.2)
В Интернете формы заявок на транспортировку грузов можно увидеть по
и
адресам: http://www.eurologistik.lv/rus/index.html
http://www.monotransporte.lv/rus/index.html
5
Рис2. Форма заявки на транспортировку грузов
Посланная заявка в электронной форме поступает на ''рабочий стол”
экспедитора (Автоматизированное Рабочее Место [далее по тексту АРМ –
прим. автора] экспедитора грузов), где происходит совмещение заявки по
соответствии условиям перевозки с подходящим транспортом (из списка
общего банка данных «Свободный транспорт») и автоматической записи в
электронный Журнал Регистрации Рейсов. Если подходящего транспорта
нет в наличии, экспедитор может выставить заявку на продажу в Интернет.
Одновременно с записью в Журнал Регистрации Рейсов АРМ экспедитора
грузов оправляет сообщение в транспортную фирму об использовании
транспортного средства, а также данные о грузе, времени и месте загрузки и
разгрузки.
Диспетчерский отдел транспортной фирмы получив сообщение, дает
разрешение на ввод информации (заявка + транспорт-исполнитель) в свой
Журнал регистрации. В момент записи в Базы Данных транспортной фирмы
экспедитору через каналы Интернета передается подтверждение на рейс.
Получив это подтверждение программы АРМ диспетчера фиксируют дату
начала рейса и производят предварительный расчет фрахта в
соответствующей валюте.
6
Все валютные расчеты во всех программах производятся автоматически.
Данные во всех программах поступают с общей базы данных «Курсы валют»
Рис.3 База данных по курсам валют
Сразу после регистрации рейса АРМ диспетчера генерирует sms-сообщение
водителю о местах и времени загрузки/разгрузки, а также предоставляется
информация о наиболее оптимальных пограничных переходах.
Данные о ситуации на пограничных переходах (длина очереди и время
обработки одной машины) поступает от водителей транспортных фирм и
хранится в общем банке данных по справочной и руководящей документации
в разделе «Ситуация на пограничных переходах».
По завершении рейса диспетчер транспортной фирмы может вновь ввести
номер машины и имя водителя в список банка данных «Свободный
транспорт» для последующей загрузки машины.
Все банки данных общего пользования размещаются на
Информационного Центра, обслуживающего «Клуб перевозчиков».
серверах
7
4. Пакеты программ.
4.1 АРМ экспедитора грузов.
4.1.1 Назначение программы
Программа управления загрузками «АРМ экспедитора грузов» является
частью информационной системы «Клуб Перевозчиков» и предназначена
для:
• Сбора, обработки и регистрации входящих от клиентов заявок на
транспортировку грузов
• Автоматизированной обработки информации по свободному транспорту
• Автоматизации процесса совмещения заявок на транспортировку грузов со
свободным транспортом с целью последующей организации процесса
перевозок
• Контроля за процессом транспортировки грузов
• Регистрации рейсов
• Ведения документации (заявки, договора, счета)
• Автоматизированного отслеживания платежей
• Эспорта / Импорта данных в другие программы (бухгалтерские, АРМ
диспетчера и др.)
• Анализа экономической деятельности
4.1.2. Последовательность прохождения информации и документов в
системе управления загрузками.
На рис.4 представлено главное меню программы «АРМ экспедитора
грузов».
Ввод первичной информации (заявки на транспортировку грузов)
осуществляется клиентом либо с помощью специальной программы,
имеющей готовые шаблоны для данного предприятия, либо через броузер
(см. выше Рис.2)
Список свободного транспорта принимается автоматически из общего банка
данных «Свободный транспорт» (см.рис.1) или вводиться вручную через
пункт меню "Доступный транспорт".
8
Рис.4 Главное меню программы «АРМ экспедитора грузов»
Рис.5. Банк Заявок и Договоров на перевозку грузов. Просмотр и отбраковка заявок.
После ввода информации в БАНК ЗАЯВОК заявки попадают в окно
"ПРОСМОТРА И ОТБРАКОВКИ ЗАЯВОК" (Рис.5). В этом окне производится
распределение информации по следующим направлениям: в БАНК ЗАЯВОК -
9
для последующего подбора автомашин,
в БАНК ДОГОВОРОВ - для
предварительного вывода форм договоров и последующего ввода
информации в ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ РЕЙСОВ (по необходимости), в
БАЗУ ДАННЫХ ОБМЕНА (на рис.5 помечена как Заявка на продажу ) с
последующим автоматическим выводом информации в INTERNET для
продажи.
Рис.6 Рабочий стол фрахт-менеджера. Поиск и подбор заказов (заявок) и А/М.
Отобранные заявки на перевозку грузов попадают на рабочий стол фрахтменеджера (рис.6), где производятся операции совмещения заявок со
свободным транспортом, закреплением заявок за конкретной автомашиной, а
также записью информации в ЖУРНАЛ КОНТРОЛЯ ЗАГРУЗОК с
автоматической отправкой информации о грузе, времени и месте загрузки и
разгрузки с указанием машины в транспортную фирму. Для удобства стол
снабжен активными картами - при нажатии на определенную область карты,
пользователю выдается информация из базы данных о свободных грузах и
транспорте. Фильтрация информации осуществляется программой в
соответствии с буквенным индексом, приведенным на активной карте.
ЖУРНАЛ КОНТРОЛЯ ЗАГРУЗОК обеспечивает активный контроль за
процессом транспортировки грузов. Предоставляет фрахт-менеджеру
возможность отправки информации о грузе, времени и месте загрузки и
разгрузки на мобильный телефон водителя через каналы INTERNET'а.
10
Рис.7 ЖУРНАЛ КОНТРОЛЯ ЗАГРУЗОК
При установке знака “галочка” в поле «Факт загрузки» производится запись
данных в Журнал Регистрации Рейсов. При установке знака “галочка” в поле
«Сообщено водителю» производится автоматическая отправка информации
на моб.телефон водителя транспортного средства. При установке знака
“галочка” в поле «Факт разгрузки» производится запись даты окончания
рейса в ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ РЕЙСОВ (рис.8). Одновременно с этим
данные из ЖУРНАЛА КОНТРОЛЯ ЗАГРУЗОК удаляются и фиксируется
район завершения рейса для организации последующих загрузок. ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ РЕЙСОВ содержит всю необходимую информацию для
последующего анализа экономической деятельности предприятия
Справочники «КАТАЛОГ ПРЕДПРИЯТИЙ», «ДОСТУПНЫЙ ТРАНСПОРТ»
позволяют сократить объем и время ввода и обработки информации на всех
этапах работы.
База данных "ТЕКУЩИЙ КУРС ВАЛЮТ" обеспечивает данными процесс
автоматизации конвертации валют.
11
Рис.8 ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ РЕЙСОВ
4.2 Пакет программ для транспортной фирмы.
4.2.1
Схема
передачи
автоматизированными
рабочими
фирмы.
информации
между
местами
транспортной
На рис.9 (см. ниже) представлена схема передачи информации между
автоматизированными рабочими местами транспортной фирмы.
На автоматизированных рабочих местах «ОТДЕЛ КАДРОВ» (АРМ Кадровика)
и «АВТОПАРК» (АРМ Инженера автопарка) ведется подготовка первичных
учетных данных соответственно по кадрам и парку. Эти данные поступают на
автоматизированное рабочее место «КОЛОННА» (АРМ Механика
автоколонны), где происходит формирование данных по транспортной
единице: тягач + прицеп/полуприцеп + водитель + мобильный телефон + ADR
+ сателит спутниковой системы (системы NAVISAT или QTRACS).
Сформированные данные поступают в Диспетчерский Отдел (АРМ
Диспетчера транспортного отдела), где ведется подготовка транспорта к
рейсу. Данные по транспорту и заявкам на транспортировку грузов поступают
в Журнал Регистрации Рейсов, где они фиксируются. Одновременно с
открытием рейса происходит синхронизация данных между Журналом
Регистрации Рейсов транспортной фирмы и Журналом Регистрации
Рейсов экспедиционной фирмы через каналы ИНТЕРНЕТА.
12
Рис.9 Схема передачи информации между автоматизированными рабочими местами
транспортной фирмы
От провайдера мобильной связи (в частности от компании «TELE2») поступают счета в
обслуживающий информационно-вычислительный центр, где они обрабатываются в
автоматическом режиме и по каналам ИНТЕРНЕТА передаются в электронной форме в
транспортную фирму. На рис.10 показана программа обработки счетов.
Рис.10 Программа обработки счетов
С момента завершения погрузочных работ АРМ Диспетчера транспортного
отдела формирует и передает данные для АРМ Бухгалтера, где
оформляются счета и происходит автоматическое отслеживание платежей.
13
Список злостных неплательщиков выводится в ИНТЕРНЕТ на сайт фирмы
для публичного обзора (“черный список”).
По завершении рейса АРМ Диспетчера транспортного отдела автоматически
обрабатывает все данные по расходам на рейс (расход на топливо, данные
по отчетам от водителей, расходы на мобильную связь и т.д.) и доходам
(включая данные по банку, наличному расчету и взаимозачету). После этого
формируются различные отчеты в режиме реального времени: отчет по
реализации (на текущий момент), задолжности и т.д.
4.2.2 Краткие характеристики автоматизированных рабочих
мест транспортной фирмы
4.2.2.1 Отдел кадров (АРМ Кадровика)
На рис.11 представлен титульный лист (основное меню) программы.
АРМ Кадровика предназначен для сбора и обработки первичных данных по
кадровому составу предприятия, подготовки и вывода на печать трудовых
договоров (см. ниже рис.12), подготовки и вывода анкетных данных для
получения виз в иностранных посольствах (см.рис.13), подготовки и вывода
документов, предоставляемых как в госорганы, так и руководству фирмы
(рис.14). Имеется возможность ведения кадрового учета по нескольким
фирмам (при этом к-во фирм неограничено,-прим.автора). Данные,
подготовленные с помощью этой программы, используются в программе АРМ
Механика автоколонны, а также других программах.
14
Рис.11 Титульный лист (основное меню) программы АРМ Кадровика
Рис.12 Карточка кадрового учета
Рис.12 Карточка кадрового учета
Рис.13 Окно подготовки и вывода анкетных данных для получения виз в иностранных
посольствах с возможностью передачи анкет в посольства через электронную почту
15
Рис.14 Окно вывода документов по кадровому учету по каждому из предприятий (фирм)
4.2.2.2 Автопарк (АРМ Инженера автопарка)
На рис.15. Показан титульный лист (основное меню) программы.
АРМ Инженера автопарка предназначен для ведения учетных данных по
тягачам, автомобилям, прицепам и полуприцепам, подготовке актов приемапередачи, актов списания и других документов. На рис.16 представлена
учетная карточка на А/М и тягачи, а на рис.17 – учетная карточка на прицепы
и полуприцепы. Данные, подготовленные с помощью этой программы,
используются в программе АРМ Механика автоколонны, а также других
программах.
Рис.15. Титульный лист (основное меню) программы АРМ Инженера автопарка
16
Рис.16 Учетная карточка на А/М и тягачи
Рис.17 Учетная карточка на прицепы и полуприцепы
17
4.2.2.3 Колонна (АРМ Механика автоколонны)
На рис.18. Показан титульный лист (основное меню) программы.
АРМ Механика автоколонны предназначено для подготовки данных по
транспортной единице (экипажу): тягач + прицеп/полуприцеп + водитель +
мобильный телефон + ADR + сателит спутниковой системы (системы
NAVISAT или QTRACS), ввода и обработки данных на водителей по
международным
сертификатам,
медицинским
справкам
и
ADRудостоверениям, ввода и обработки данных по тягачам: ADR-сертификаты,
техосмотр, лицензии, зеленые серификаты и т.д., а также учета резины и
ГСМ. Исходными данными являются данные подготовленные на
автоматизированных рабочих местах «ОТДЕЛ КАДРОВ» и «АВТОПАРК».
Данные, поготовленные с помощью этой программы используются в Журнале
Регистрации Рейсов АРМ Диспетчера транспортного отдела. На рис.19
показано окно формирования транспортной единицы. На рис.20 представлено
окно сертификации водительского состава. На рис.21 представлено окно
сертификации подвижного состава.
Рис.18. Титульный лист (основное меню) программы АРМ Механика автоколонны
18
Рис.19. Окно формирования транспортной единицы (этап подготовки транспорта к рейсу)
Рис.20 Окно сертификации водительского состава
19
рис.21 Окно сертификации подвижного состава
4.2.2.4 Диспетчерский Отдел ( АРМ Диспетчера транспортного
отдела )
На рис.22. Показан титульный лист (основное меню) программы.
АРМ Диспетчера транспортного отдела предназначен для ввода, обработки и
вывода на печать всей информации связанной с рейсами (международными и
местными; они учитываются раздельно – прим.автора) (см. рис.23):
- по грузам: вид, характер и объем груза.
- по подвижному составу: просмотр и обработка данных по тягачу,
прицепу (полуприцепу) (данные готовят АРМы Инженера автопарка и
Механика автоколонны), водителю (данные готовит АРМ Кадровика),
мобильному телефону, маршруту, местам и датам загрузок и разгрузок.
- по документам: ввод и обработка данных по документам к рейсу: TIR,
CMR, CEMT, дозволы, страховки, кредитные карточки и т.д.
- по доходам: ввод и обработка заявок на транспортировку грузов(рис.2426) включая автоматический прием и обработку информации от
экспедитора и синхронизацию данных между Журналом Регистрации
Рейсов транспортной фирмы и Журналом Регистрации Рейсов
экспедиционной фирмы через каналы ИНТЕРНЕТА, просмотр информации
по платежам и задолжностям (см. рис. 27; эту информацию готовит АРМ
Бухгалтера), полная автоматизация валютных расчетов.
- по расходам: ввод и автоматическая обработка данных по расходам на
рейс (включая командировочные отчеты от водителей): топливо (с учетом
различных заправок STATOIL, LUKOIL, SHELL и др.), зарплата водителя,
20
стоимость документов на рейс, автоматический расчет расходов на
мобильную связь на данный рейс (эти данные готовит информационный
центр и пересылает их в локальную базу данных через каналы
ИНТЕРНЕТА) , дорожные расходы, экологию, стоянки, транзит и конвой и
т.д. (см. рис.28)
- по клиентам: ввод и обработка данных по реквизитам клиентов (см.
рис.29). Эти данные используются для подговки договоров и далее в АРМе
Бухгалтера для выставления счетов.
Рис. 22 Титульный лист (основное меню) программы АРМ Диспетчера транспортного
отдела
Рис. 23 Журнал Регистрации Рейсов (раздел международных перевозок)
21
Рис. 24 Ввод и обработка заявок на перевозку грузов в Журнале Регистрации Рейсов
Рис. 24 Банк заказов (заявок) на перевозку грузов
22
Рис. 26 Ввод, просмотр и корректировка заказа (заявки на перевозку грузов)
Рис. 27 Просмотр информации по платежам и задолжностям
Рис. 28 Статьи расходов на рейс
23
Рис. 29 Ввод и обработка данных по клиентам. Данные также могут поступать с WEB-сайта
организации.
4.2.2.5 АРМ Бухгалтера
На рис.30. Показан титульный лист (основное меню) программы.
АРМ Бухгалтера транспортного отдела предназначен для подготовки счетов
(счет-фактуры), автоматического отслеживания платежей и задолжностей,
автоматического ввода данных по финансовым документам (счетам) в
программу бхгалтерского учета. При вводе данных в программу бух.учета
программа АРМ Бухгалтера автоматически определяет номера счета дебита
и счета кредита и расчитывает аналитический код (содержащий такие
параметры, как счета дебита / кредита, номер документа, код валюты, код
перевозки и т.д.), необходимый для работы программы бух.учета.
Рис.30. Показан титульный лист (основное меню) программы АРМ Бухгалтера
24
Исходными данными для работы программы АРМ Бухгалтера, являются
данные, подготовленные на АРМе Диспетчера транспортного отдела.
На рис.31 показано информационно-поисковое окно по заказам, рейсам и
платежам. На рис.32 представлено окно “Таблица платежей”. На рис.33 – окно
работы с счет-фактурой.
Рис.31 Информационно-поисковое окно по заказам, рейсам и платежам
Рис.32 Таблица платежей
25
Рис.33 Окно работы с счет-фактурой
5. Заключение
Применение этой системы позволит в дальнейшем:
- сократить расходы на сферу управления предприятием
- оптимизировать количество рабочих мест
- перевести управленческих работников с уровня исполнителя на уровень
специалистов, принимающих решения.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
50
Размер файла
2 816 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа