close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ПОРЯДОК ПОДБОРА И ОФОРМЛЕНИЯ

код для вставкиСкачать
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
1.9. Положения о порядке подбора персонала,
приеме, переводах, и увольнении сотрудников
1.9.1.Порядок подбора и оформления новых
сотрудников
Инструкция
Содержание:
1. Назначение и область применения
2. Порядок ввода в действие
3. Базовые документы. Другие документы
4. Основные положения
4.1. Порядок подбора новых сотрудников
4.2.
Порядок оформления новых сотрудников
5. Список ревизий
1. Назначение и область применения
Целью данной инструкции является:
регламентировать порядок подбора и оформления новых сотрудников в
подразделения Компании.
обеспечить своевременный и качественный подбор руководителей, специалистов,
служащих и рабочих.
2. Порядок ввода в действие
Инструкция распространяется на всю Компанию и вводится в действие с момента ее
утверждения.
3. Базовые документы. Другие документы
Трудовое законодательство КР.
Нормативная документация КР.
Локальные нормативные акты Компании.
4. Основные положения
4.1. Порядок подбора новых сотрудников
4.1.1. Руководители подразделений представляют директору по персоналу заявку на
специалиста с обоснованием введения новой вакантной должности.
4.1.2. Директор по персоналу согласовывает Должностную инструкцию (описание
рабочего места) на вакантное место с руководителем подразделения и передает заявку
Генеральному директору Компании.
4.1.3. Генеральный директор подтверждает согласие своей подписью на заявке, таким
образом, давая распоряжение директору по персоналу о заполнении вакантной
должности или об открытии новой должности в Штатном расписании Компании.
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
В качестве причины отрицательного результата может быть несогласие генерального
директора с обоснованием новой должности.
4.1.4. Директор по персоналу корректирует штатное расписание в соответствии с
заявкой на специалиста и дает распоряжение менеджеру по персоналу о проведении
конкурса на вакантную должность.
4.1.5. Менеджер по персоналу на основании заявки о потребности в специалисте и
должностной
инструкции
анализирует
личностные
и
квалификационные
характеристики предполагаемого кандидата, согласовывает дополнительные
требования к новому сотруднику с руководителем подразделения и объявляет конкурс
на вакантную должность.
4.1.6. Менеджер по персоналу производит первоначальный отбор кандидатов на
заявленную вакансию, работая с:
базой данных кандидатов;
рекламой, объявлениями;
учебными заведениями;
центрами занятости;
фирмами, занимающимися подбором кадров;
компьютерными информационными сетями.
В качестве отрицательного результата может быть несоответствие кандидата профилю
требований заявки.
4.1.7. Первоначальное собеседование с кандидатом проводит менеджер по персоналу
на основании анкеты. Критериями отбора кандидатов являются:
презентация себя;
документы (паспорт, трудовая книжка, документы об образовании, воинском учете,
рекомендательные письма);
ожидаемая заработная плата.
В качестве причины отрицательного результата может быть несоответствие
личностных характеристик кандидата предполагаемой должности.
4.1.8. Руководители подразделений Компании определяют квалификацию, мастерство
кандидатов.
(Врач определяет пригодность состояния здоровья кандидатов по рабочим
специальностям, предусмотренным к прохождению обследования).
В качестве причины отрицательного результата может быть несоответствие
квалификации или состояния здоровья кандидата предполагаемой должности.
4.1.9. На основании оценок руководителей подразделений Компании и заключения
медицинского обследования Директор по персоналу ранжирует профили кандидатов и
представляет их на согласование Генеральному директору.
4.1.10. Генеральный директор рассматривает представленные кандидатуры и
принимает решение об условиях приема на работу.
В качестве причины отрицательного результата может быть недоговоренность по
существенным условиям труда.
4.1.11. Для окончательного решения менеджер по персоналу передает анкету кандидата
для проверки в службу безопасности.
В качестве причины отрицательного результата может быть несоответствие
корпоративной философии Компании.
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
4.2. Порядок оформления новых сотрудников
4.2.1. На основании принятого решения кандидат пишет заявление о приеме на работу,
которое визирует у руководителя направления, и передает его менеджеру по персоналу.
4.2.2. Менеджер по персоналу визирует заявление о приеме на работу в службе
безопасности и проверяет представленные документы:
1. Трудовая книжка.
2. Документы об образовании.
3. Паспорт.
4. Военный билет.
5. Фотография.
6. Справка о доходах с последнего места работы.
7. Страховое пенсионное свидетельство.
8. ИНН.
4.2.3. Менеджер по персоналу заносит данные о новом сотруднике на основании
документов в персональный компьютер и оформляет трудовой контракт в двух
экземплярах, приказ о приеме на работу нового сотрудника в соответствии с формой Т1, личную карточку в соответствии с формой Т-2.
4.2.4. Менеджер по персоналу визирует приказ о приеме на работу у руководителя
подразделения.
4.2.5. Генеральный директор подписывает приказ о приеме на работу и трудовой
договор, таким образом, разрешая новому сотруднику приступить к работе.
Копия приказа о приеме на работу передается в бухгалтерию.
4.2.6. На основании подписанных документов менеджер по персоналу уведомляет
нового сотрудника и руководителя подразделения о дате выхода на работу.
4.2.7. Менеджер по персоналу представляет нового сотрудника сотрудникам Компании,
знакомит с Правилами внутреннего трудового распорядка и действующими
локальными нормативными актами Компании.
4.2.8. Руководитель подразделения, принявший нового сотрудника, совместно с
менеджером по персоналу составляет адаптационный план работы на период
испытательного срока.
4.2.9. Контроль за исполнением должностных обязанностей в период испытательного
срока возлагается на руководителей подразделений Компании, где работает вновь
принятый сотрудник. По окончании испытательного срока руководитель
подразделения может выйти с ходатайством о повышении заработной платы к
генеральному директору Компании на основании оценки работы и выполнения плана
адаптационного периода.
Не выдержавшие испытательный срок могут быть уволены на основании Трудового
Кодекса КР или переведены на другую должность.
При отрицательном результате продолжается подбор кандидатов по заявке
подразделения на вакантную должность.
4.2.10. Работник, приступивший к работе после окончания испытательного срока,
считается постоянным сотрудником.
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
1.9.2. Порядок приема на работу
Работодатель, руководствуясь принципом подбора персонала по деловым качествам,
вправе выбрать из числа кандидатов наиболее подходящего по квалификации и опыту
работы сотрудника. Вышеуказанный принцип можно подтвердить:
заявкой на специалиста, поданной руководителем;
должностной инструкцией.
При приеме на работу сотрудник обязательно должен представить в кадровую службу:
9. паспорт (документ, удостоверяющий личность);
10. трудовую книжку;
11. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
12. документы воинского учета;
13. документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний.
Прием без этих документов возможен только в случае, когда человек
трудоустраивается впервые, т.е. одновременно оформляются трудовая книжка и
страховое свидетельство (статья __ Трудового Кодекса).
При оформлении на работу оформляются:
Трудовой договор;
Приказ о приеме на работу;
Ознакомление с локальными нормативными актами (Правила внутреннего
трудового распорядка (статьи __–__ Трудового Кодекса), должностная инструкция и
так далее).
Все документы подписываются сотрудником с датой ознакомления.
У сотрудника есть возможность потребовать копии документов о приеме на работу,
перемещении и т.д. (статья __ Трудового Кодекса), заверенных соответствующим
образом. В этом случае важно помнить, что все кадровые документы должны быть
оформлены в соответствии с формами Госкомстата: например, прием на работу
сотрудника — форма Т-1 или Т-1а (если сотрудников оформляется несколько
одновременно).
1.9.3. Положение о конкурсном отборе
руководителей структурных подразделений и
специалистов
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение регламентирует процедуру конкурсного отбора
руководителей структурных подразделений и специалистов компании.
1.2. Подбор руководителей структурных подразделений и специалистов в компанию
осуществляется на конкурсной основе на следующие должности (ст.18 КТ КР):
руководители подразделений компании;
заместители руководителей подразделений;
бухгалтер;
кладовщик;
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
менеджер;
экономист;
кассир;
офис-менеджер;
секретарь;
администратор;
фотооператор;
продавец-кассир;
водитель;
экспедитор;
оператор ПК;
контролер-ревизор;
системный администратор;
системный инженер;
инженер-программист;
завхоз;
инженер-наладчик.
1.3. Функции управления процедурой конкурсного отбора кандидатов на замещение
вакантных должностей руководителей структурных подразделений и специалистов
возлагаются на менеджера по персоналу.
2. Процедура конкурсного отбора
2.1. Конкурс на замещение вакантных должностей руководителей структурных
подразделений и специалистов проводится соответственно на основании заявки
генерального директора — в отношении руководителей структурных подразделений
прямого подчинения генеральному директору и руководителей подразделений — в
отношении подчиненных им руководителей и специалистов.
2.2. Требования к кандидатам разрабатываются на основе профиля формальных
требований к руководителю структурного подразделения или специалисту компании с
учетом профиля, масштаба деятельности соответствующего подразделения, специфики
и характера труда, наличия коммуникаций внутри компании и по отношению к
внешним контрагентам.
Требования к кандидату на замещение вакантной должности включают: опыт
профессиональной деятельности, трудовой стаж, в том числе в соответствующей
отрасли, образование, квалификацию, наличие определенных навыков, личных качеств,
возможно — возраст и пол.
Перечень требований к кандидату на замещение вакантной должности утверждается
для каждого конкретного случая.
2.3. Конкурсная процедура включает в себя следующие этапы:
2.3.1. Получение заявки на замещение вакантной должности и согласование сроков
закрытия вакансии.
2.3.2. Информирование потенциальных кандидатов о возможности участия в конкурсе
путем публикации сообщений в средствах массовой информации, подачи заявок в
службу занятости, Интернет.
2.3.3. Прием в отдел персонала резюме соискателя (анкеты на трудоустройство). К
резюме кандидат может приложить характеристику, рекомендации с последнего места
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
работы, любые другие документы, которые, по мнению кандидата, могут
характеризовать его профессиональные и личные качества.
2.3.4. Проведение тестирования для выявления личностных качеств кандидата на
замещение вакантной должности.
2.3.5. Проведение собеседования с кандидатом менеджером по персоналу.
2.3.6. Предоставление (для ознакомления) кандидатам необходимой информации о
деятельности компании, организационной структуре управления, характере,
специфике, режиме труда (не являющейся коммерческой тайной компании).
2.3.7. В случае успешного прохождения тестирования и собеседования соискатель
приглашается на следующий этап отбора.
2.3.8. Проведение собеседования с непосредственным руководителем структурного
подразделения. Составление заключения по результатам собеседования и сообщение о
результатах менеджеру по персоналу.
2.3.9. В случае замещения вакантной руководящей должности проводится
дополнительное собеседование с Директором по персоналу и организационному
развитию и Генеральным директором компании.
2.3.10. Предоставление заключения о результатах собеседования менеджеру по
персоналу для соответствующего оформления приема на работу.
2.3.11. Обеспечение знакомства кандидатов с руководящим составом и специалистами
компании.
2.4. В зависимости от категории должности соискателю устанавливается
испытательный срок:
руководящие должности — до 6 месяцев;
должности специалистов и рабочих — до 3 месяцев.
По окончании испытательного срока согласно «Плану вхождения в должность»
устанавливается соответствие работника занимаемой должности. О чем сообщается
менеджеру по персоналу.
2.5. Соискатель несет ответственность в соответствии с п.__ ст. __ ТК КР за
предоставление ложных сведений в анкете, полученной от работодателя.
Достоверность сведений необходимо подтвердить личной подписью соискателя.
1.9.4. Положение о порядке подбора персонала
Данная политика применима ко всем сотрудникам Группы Компаний
«_______________».
«_____________» старается мотивировать всех работников полностью раскрыть свой
потенциал. Для этого работники должны знать о должностях, которые появились в
организации, а также иметь возможность претендовать на должность…
…О возникновении всех должностей, менеджерских и нижестоящих, должны
публиковаться объявления посредством Системы извещения о должностях в Lotus
Notes. Однако могут существовать и исключения, в случаях если:
должность может быть заполнена посредством продвижения по службе работника;
перевод на должность является частью усилий по рациональному развитию
(переводы с учетом дальнейшего развития работника должны производиться только
после того, как все возможные кандидаты на должность будут рассмотрены);
имеет место реорганизация отдела или компании.
Если они заинтересованы и имеют достаточную квалификацию, работники могут
откликнуться на представившуюся возможность посредством этой системы.
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
Такое извещение о существующей должности должно содержать название должности и
ее краткое описание, включая обязанности и ответственность, минимальные
требования к кандидатурам и их квалификации, а также другие уместные данные.
Заинтересовавшиеся работники должны проинформировать своего контролера, а затем
связаться с отделом кадров до прекращения срока действия объявления. В случае если
работник отсутствует во время периода действия объявления, можно рассмотреть его
кандидатуру впоследствии, если еще не было принято решение о том, кто будет
занимать должность…
…В случае если кандидат не был обнаружен в пределах компании, отдел кадров
должен нести ответственность за набор сотрудника из сторонних ресурсов. Кандидаты
за пределами «__________» будут рассматриваться только после того, как все
возможности поиска квалифицированных кандидатов внутри компании будут
исчерпаны.
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
1.9.5.Регламент при увольнении
№ отдел
отдел
увольняющегося
1 сотрудника
2
3
4
отдел персонала
отдел персонала
отдел
увольняющегося
сотрудника
отдел персонала
5
6
7
8
9
10
все подразделения
все подразделения
все подразделения
все подразделения
отдел персонала
11 финансовый отдел
процесс
сроки
Предоставление в отдел персонала заявления
сотрудника об увольнении (с визой начальника за 2 недели до увольнения
отдела)
в течение 1–2 дней с
Подписание заявления у генерального директора
момента подачи заявления
Информация о том, что заявление подписано, день подписания заявления
передается руководителю подразделения
генеральным директором
В течение одного дня после
Руководитель подразделения принимает решение о подписания
генеральным
том, кому увольняющийся сотрудник передает дела. директором заявления
Подача сведений об увольнении сотрудника: кассиру
(проверка
наличия
долгов),
бухгалтерии
(оформление справки о доходах), начальнику день подписания заявления
учетного отдела (не выписывать товар в кредит)
генеральным директором
Передача дел увольняющимся сотрудником
Подписание обходного листа (бланк обходного листа
прилагается)
Предоставление в отдел персонала выданного
фирмой медицинского полиса
Предоставление в отдел персонала анкеты
увольняющегося
Приказ об увольнении и подпись сотрудника об
ознакомлении с приказом
Выдача
увольняющемуся
сотруднику
1–2 дня до увольнения
день увольнения
день увольнения
день увольнения
ответственный
руководитель
подразделения
менеджер по персоналу
менеджер по персоналу
руководитель
подразделения
менеджер по персоналу
руководитель
подразделения
увольняющийся
сотрудник
увольняющийся
сотрудник
увольняющийся
сотрудник
день увольнения
менеджер по персоналу
день увольнения
бухгалтер-экономист
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
окончательного расчета
12
отдел персонала
все подразделения
13
Выдача оформленной трудовой книжки, роспись
в день увольнения
сотрудника в журнале учета трудовых книжек
В
случае
непрохождения
сотрудником
испытательного срока или совершения сотрудником
проступка (влекущего за собой увольнение по
индивидуально
статье) руководитель принимает решение о сроках
увольнения сотрудника и согласовывает его с
Генеральным директором
менеджер по персоналу
руководитель
подразделения
Дисциплинарный проступок
все подразделения
1
все подразделения
2
все подразделения
3
все подразделения
4
генеральный
директор
5
6
отдел персонала
День
получения
составляет информации о проступке
работника
День
получения
Сотрудник,
совершивший
проступок,
пишет информации о проступке
объяснительную
работника
В случае отказа сотрудника писать объяснительную День
получения
составляется акт о проступке и подписывается тремя информации о проступке
свидетелями
работника
Документы передаются Генеральному директору для На следующий день после
принятия решения о наказании виновного оформления перечисленных
сотрудника
документов
Передача документов в отдел персонала с
резолюцией о принятом решении относительно
виновного сотрудника. Виды наказания: выговор, 1–2 дня после получения
материальное взыскание, увольнение
документов
Непосредственный
докладную записку
руководитель
Информирование непосредственного руководителя о День принятия решения
непосредственный
руководитель
непосредственный
руководитель
непосредственный
руководитель
непосредственный
руководитель
Генеральный директор
менеджер по персоналу
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
принятом решении
7
отдел персонала
Оформление
соответствующего
приказа
ознакомление с ним виновного сотрудника
и На следующий день после
поступления документов
менеджер по персоналу
AWesta Training
www.awesta.kg
www.nlp.kg
УТВЕРЖДЕНО
Приказом №
от «___» ________ 20___ года
№______
Ген. директор
________________
ФИО.
1.9.6. ПОЛОЖЕНИЕ
о защите персональных данных работников
1. Общие положения
Настоящее Положение устанавливает порядок приема, учета, сбора, поиска, обработки,
накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к
персональным данным сотрудников __________________.
Под сотрудниками подразумеваются лица, имеющие трудовые отношения с
_________________
1.1. Цель
Настоящее Положение является развитием комплекса мер, направленных на
обеспечение защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, посредством
планомерных действий по совершенствованию организации труда.
1.2. Основания
Основанием для разработки данного Положения являются:
Конституция КР от __.__.___;
Трудовой кодекс КР;
Кодекс КР об административных правонарушениях № ___-__ от __.__.____ г.;
Федеральный закон № __-__ от __.__.____ «Об информации, информатизации и
защите информации»;
Указ Президента КР № ___ от __.__.____ «Об утверждении перечня сведений
конфиденциального характера».
1.3. Порядок ввода в действие Положения о защите персональных
данных и изменений к нему
Положение о защите персональных данных и изменения к нему вводятся приказом по
общей деятельности холдинга «Издательский дом «Питер» и утверждаются
Президентом холдинга. Все сотрудники организации должны быть ознакомлены под
расписку с данным Положением и изменениями к нему.
2. Понятие и состав персональных данных
Под персональными данными сотрудников понимается информация, необходимая
работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного
сотрудника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни сотрудника,
позволяющие идентифицировать его личность. Персональные данные всегда являются
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
конфиденциальной, строго охраняемой информацией. К персональным данным
относятся:
все биографические сведения сотрудника;
образование;
специальность,
занимаемая должность;
наличие судимостей;
адрес места жительства;
домашний телефон;
состав семьи;
место работы или учебы членов семьи и родственников;
характер взаимоотношений в семье;
размер заработной платы;
содержание трудового договора;
состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
подлинники и копии приказов по личному составу;
личные дела, личные карточки (форма Т-2) и трудовые книжки сотрудников;
основания к приказам по личному составу;
дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке
сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
копии отчетов, направляемые в органы статистики;
анкета;
копии документов об образовании;
результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению
трудовых обязанностей;
фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным
сотрудника.
Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и
единое место обработки и хранения — соответствующий гриф ограничения на них не
ставится.
Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания
или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
Собственником информационных ресурсов (персональных данных) — является
субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования,
распоряжения этими ресурсами. Это любой гражданин, к личности которого относятся
соответствующие персональные данные, и который вступил (стал сотрудником) или
изъявил желание вступить в трудовые отношения с работодателем. Субъект
персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи работодателю своих
персональных данных.
Держателем персональных данных является работодатель, которому сотрудник
добровольно передает во владение свои персональные данные. Работодатель выполняет
функцию владения этими данными и обладает полномочиями распоряжения ими в
пределах, установленных законодательством.
Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются
физическим лицом, уполномоченным работодателем. Указанные права и обязанности
он может делегировать нижестоящим руководителям — своим заместителям,
руководителям структурных подразделений, работа которых требует знания
персональных данных работников или связана с обработкой этих данных.
Потребителями (пользователями) персональных данных являются юридические и
физические лица, обращающиеся к собственнику или держателю персональных данных
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
за получением необходимых сведений и пользующиеся ими без права передачи,
разглашения.
3.
Принципы
создания,
персональных данных
обработки
и
хранения
Обработка персональных данных включает в себя их получение, хранение,
комбинирование, передачу, а также актуализацию, блокирование, защиту,
уничтожение.
Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование
персональных данных сотрудника может осуществляться исключительно в целях
обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия
работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения
личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой
работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные сотрудника получаются у него самого. Если персональные
данные сотрудника возможно получить только у третьей стороны, то сотрудник должен
быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное
согласие. Работодатель должен сообщить сотруднику о целях, предполагаемых
источниках и способах получения персональных данных, а также о характере
подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать
письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных сотрудника о его
политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его
членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за
исключением случаев, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики.
Пакет анкетно-биографических и характеризующих материалов (далее «Личное дело»)
сотрудника формируется в «Личное дело» после издания приказа о его приеме на
работу. «Личное дело» обязательно содержит личную карточку формы Т-2, а также
может содержать документы, содержащие персональные данные сотрудника, в
порядке, отражающем процесс приема на работу: заявление сотрудника о приеме на
работу; анкета; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования
на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме
на работу; расписка сотрудника об ознакомлении с документами организации,
устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об
его правах и обязанностях в этой области; расписка сотрудника об ознакомлении его с
локальными нормативными актами организации.
Все документы хранятся в файлах, файлы содержатся в папках в алфавитном порядке
фамилий сотрудников.
Анкета является документом «Личного дела», представляющим собой перечень
вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе
с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или
проживания и т.п. Анкета заполняется сотрудником самостоятельно при оформлении
приема на работу.
При заполнении анкеты сотрудник должен заполнять все ее графы, на все вопросы
давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков,
помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных
документах.
В графе «Ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи сотрудника с
указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра);
далее перечисляются близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником.
Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
При заполнении анкеты и личной карточки Т-2 используются следующие документы:
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
паспорт;
трудовая книжка;
военный билет;
документы об образовании.
«Личное дело» пополняется на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника в
данной организации. Изменения, вносимые в карточку Т-2, должны быть
подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о
браке).
Сотрудник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой
деятельности, принимает от принимаемого на работу сотрудника документы, проверяет
полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с
предъявленными документами.
При обработке персональных данных сотрудников работодатель в лице Генерального
директора вправе определять способы обработки, документирования, хранения и
защиты персональных данных сотрудников холдинга «Издательский дом «Питер» на
базе современных информационных технологий.
Сотрудник обязан:
передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных,
документированных персональных данных, состав которых установлен
Трудовым кодексом.
своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных
данных.
Сотрудник имеет право на:
полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право
на получение копий любой записи, содержащей персональные данные
сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных действующим
законодательством Кыргызской Республики;
доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского
специалиста по своему выбору;
требование об исключении или исправлении неверных или неполных
персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением
требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные
данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю
о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
4. Доступ к персональным данным работников
Персональные данные добровольно передаются сотрудником непосредственно
держателю этих данных и потребителям внутри холдинга «Издательский дом «Питер»
исключительно для обработки и использования в работе.
1. Внешний доступ. К числу массовых потребителей персональных данных вне
холдинга «Издательский дом «Питер» можно отнести государственные и
негосударственные функциональные структуры:
налоговые инспекции;
правоохранительные органы;
органы статистики;
страховые агентства;
военкоматы;
органы социального страхования;
пенсионные фонды;
подразделения муниципальных органов управления;
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
2. Внутренний доступ. Внутри холдинга «Издательский дом «Питер» к разряду
потребителей персональных данных относятся сотрудники функциональных
структурных подразделений, которым эти данные необходимы для выполнения
должностных обязанностей:
все сотрудники отдела службы управления персоналом;
все сотрудники бухгалтерии;
руководители структурных подразделений.
В кадровом секторе хранятся личные карточки сотрудников, работающих в настоящее
время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые
запираются. Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.
После увольнения документы по личному составу передаются на хранение.
5. Передача персональных данных
При передаче персональных данных сотрудника работодатель должен соблюдать
следующие требования.
1. Передача внешнему потребителю.
Передача персональных данных от держателя или его представителей
внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в
целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих
данных.
При передаче персональных данных сотрудника потребителям (в том числе и в
коммерческих целях) за пределы холдинга «Издательский дом «Питер»
работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного
согласия сотрудника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях
предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника или в случаях,
установленных законодательством Кыргызской Республики.
Ответы на правомерные письменные запросы других фирм, учреждений и
организаций даются с разрешения Президента холдинга и только в письменной
форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем
персональных сведений.
Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной
информации по телефону или факсу.
Сведения передаются в письменной форме и должны иметь гриф
конфиденциальности.
По возможности персональные данные обезличиваются.
2. Передача внутреннему потребителю.
Работодатель вправе разрешать доступ к персональным данным сотрудников
только специально уполномоченным лицам, перечисленным в п. _ гл. _.
Потребители персональных данных должны подписать обязательство о
неразглашении персональных данных сотрудников. (Приложение №1)
6. Защита персональных данных
Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или
комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление
злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать
неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую
информацию.
Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия,
экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и
линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и
незаинтересованные в возникновении угрозы лица.
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и
динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности,
целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в
конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в
процессе управленческой и производственной деятельности компании.
1. «Внутренняя защита».
Основным виновником несанкционированного доступа к персональным данным
является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных.
Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документами и
базами данных входит в число основных направлений организационной защиты
информации и предназначена для разграничения полномочий руководителями и
специалистами компании. Для защиты персональных данных сотрудников необходимо
соблюдать ряд мер:
ограничение и регламентация состава сотрудников, функциональные
обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;
строгое избирательное и обоснованное распределение документов и
информации между сотрудниками;
рациональное размещение рабочих мест сотрудников, при котором
исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;
знание сотрудниками требований нормативно-методических документов по
защите информации и сохранении тайны;
наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными
документами и базами данных;
определение и регламентация состава сотрудников, имеющих право доступа
(входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
организация порядка уничтожения информации;
своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы
доступа сотрудниками подразделения;
воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделения по
предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными
документами;
не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места
руководителей. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только
Генеральному директору, Директору по персоналу, менеджеру по персоналу и в
исключительных случаях, по письменному разрешению Генерального
директора, руководителю структурного подразделения;
персональные компьютеры, на которых содержатся персональные данные,
должны быть защищены паролями доступа.
2. «Внешняя защита».
Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные
неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося
совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и
результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть
не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение,
уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов
документа и др.
Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного
отношения к деятельности компании, посетители, сотрудники других организационных
структур.
Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы,
технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих
материалов в отделе персонала.
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
Для защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:
порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
пропускной режим компании;
порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;
требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.
7. Ответственность за разглашение конфиденциальной
информации, связанной с персональными данными
Персональная ответственность — одно из главных требований к организации
функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие
обеспечения эффективности этой системы.
Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу,
несет персональную ответственность за данное разрешение.
Каждый сотрудник компании, получающий для работы конфиденциальный документ,
несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность
информации.
Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или
распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет
дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную
ответственность граждан и юридических лиц.
Руководитель Службы персонала
________________________________
AWesta Training
www.awesta.kg
www.nlp.kg
Приложение №1
к Положению об обработке и защите персональных
данных работников _________________
от «____» _____________ 200_ г.
Обязательство о неразглашении персональных данных
сотрудников _______________________
Служба персонала:
Бухгалтерия:
Отдел ИТ:
Руководители подразделений:
AWesta Training
www.awesta.kg
www.nlp.kg
Юрисконсульт
1.9.7.Регламент при приеме на работу
отдел
процесс
Отдел
розничной
торговли
Стажировка
Отдел
розничной
торговли
Предоставление в отдел персонала
анкеты прохождения стажировки c
указанием продавцов, проводивших
обучение
сроки
ответственный
1-8 дней
администраторы
день окончания
стажировки
администратор
По результатам стажировки выход работника на работу с испытательным сроком (от 1 до 3
месяцев)
Предоставление в отдел персонала
документов:
* паспорт
Все
подразделения
* трудовая книжка
* ИНН
* Страховое пенсионное св-во
* Справка о доходах
день окончания
стажировки или
1-й рабочий
день
новый сотрудник
день окончания
стажировки или
1-й рабочий
день
менеджер по
персоналу
1-й рабочий
день
менеджер по
персоналу
* Св-во о рождении детей
* Св-во о браке (для мужчин)
Работник заполняет документы:
* заявление о приеме
* трудовой договор
* заявление о налоговых вычетах
Отдел
персонала
* обязательство о неразглашении
коммерч.тайны (все кроме розницы),
положения о защите персональных
данных
* договор о мат.ответственности
(склад - коллективная, продавцы,
фотооператоры,
водители,
экспедиторы - индивидуальная)
Отдел
персонала
Ознакомление с корпоративными
нормами, правилами внутреннего
трудового распорядка
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
Все
подразделения
Ознакомление
с
должностной
инструкцией, положением об отделе
и
передача
подписанных
сотрудником документов в отдел
персонала
1-й рабочий
день
непосредственный
руководитель
Все
подразделения
Представление нового специалиста
генеральному
директору
(
специалисты среднего и высшего
звена)
с
предоставлением
информации о сотруднике: анкета,
результаты собеседования
1-й рабочий
день
непосредственный
руководитель
Все
подразделения
Подача сведений в отдел персонала
о необходимости доступа сотрудника
к базе 1С
1-й рабочий
день
непосредственный
руководитель
Отдел
персонала
Пересылка
карточки
сотрудника
системному администратору для
выдачи ключа доступа к помещениям
офиса,
создания
электронного
адреса и при необходимости доступа
к базе 1С
1-й рабочий
день
менеджер по
персоналу
Все
подразделения
Обеспечение
сотрудника
необходимым
инвентарем
и
канцелярскими принадлежностями
1-й рабочий
день
непосредственный
руководитель
Технический
отдел
Создание профиля сотрудника для
работы на ПК и программирование
ключа доступа к помещениям офиса.
При необходимости доступ к базе 1С
1-2-й рабочий
день
технический
директор
Отдел офисного
обеспечения
Выдача ключа доступа сотрудника к
помещениям офиса
1-2-й рабочий
день
офис-менеджер
Отдел
персонала
Представление нового специалиста
сотрудникам фирмы
1-й рабочий
день
менеджер по
персоналу (по
электронной
почте)
руководитель
подразделения
(лично)
Все
подразделения
Передача дел новому сотруднику.
Постановка целей и задач согласно
плана вхождения в должность.
1-й рабочий
день
руководитель
подразделения
Отдел
персонала
Информирование секретаря о Ф.И.О.
и дате рождения нового сотрудника
1-й рабочий
день
менеджер по
персоналу
Отдел
персонала
Оформление приказа о приеме на
работу с испытательным сроком
1- 5-й рабочий
день
менеджер по
персоналу
Отдел
персонала
Оформление
личного
дела
трудовой книжки работника
1-5 день с
начала
испытат.срока
(ТК РФ)
менеджер по
персоналу
окончание
испытательного
срока
непосредственный
руководитель
Все
подразделения
и
Предоставление в отдел персонала
заполненной анкеты прохождения
кандидатом испытательного срока
согласно
плана
вхождения
в
должность
www.awesta.kg
Отдел
персонала
AWesta Training
Предоставление
сведений
в
бухгалтерию о вновь принятых
сотрудниках, а также предоставление
и согласование информации о
планируемом в ближайшем месяце
наборе персонала.
www.nlp.kg
25-го числа
каждого месяца
менеджер по
персоналу
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
ЛИСТ
ознакомления с Положением об обработке и защите персональных
данных работников ____________________
№
п/п
Фамилия, имя, отчество работника
Дата и подпись работника
после ознакомления с
Положением
www.awesta.kg
AWesta Training
www.nlp.kg
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
53
Размер файла
461 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа