close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ISBN 978-5-699-54007

код для вставкиСкачать
УДК 651
ББК 65.050.2
Р 81
Авторский коллектив:
Екатерина Рощупкина, Лидия Чечета,
Нина Слепнёва, Надежда Малышева
Р 81
Рощупкина Е. В.
Кадровое дело : 100 рабочих ситуаций / Е. В. Рощупкина, Л. К. Чечета,
Н. В. Слепнёва, Н. И. Малышева. — М. : Эксмо, 2012. — 400 с. — (Отдел
кадров).
ISBN 978-5-699-54007-5
Это практическое руководство для бухгалтеров и других работников, которые занимаются непрофильным для них кадровым делом, посвящено острой и актуальной теме решения кадровых вопросов
без кадровика. Ведь, как известно, мало знать назубок правила и законы, надо уметь их применить на
практике.
Кто оплачивает бланк трудовой книжки, работник или работодатель? Обязано ли руководство
отпускать беременную сотрудницу к врачу всякий раз, как она того пожелает? Каким образом оформить на работу призывника без военно-учетного документа? В книге вы найдете ответы на все ежедневно возникающие вопросы и комментарии к наиболее распространенным рабочим ситуациям,
разъяснение трудовых норм, примеры основных локальных нормативных актов и образцы оформления документов.
Авторы, практикующие специалисты крупных компаний, эксперты и преподаватели, проиллюстрировали сухую теорию живыми историями, взятыми из личной практики и практики коллег,
из интернет-форумов и печатных СМИ. Поэтому предлагаемое пособие будет интересно и полезно
всем, кто так или иначе вступает в трудовые отношения.
УДК 651
ББК 65.050.2
ISBN 978-5-699-54007-5
© Коллектив авторов, 2012
© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2012
ОГЛАВЛЕНИЕ
Предисловие ...............................................................................................................7
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ..........................8
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Кадровые документы — отражение трудовых отношений ..............................8
Состав кадровой документации ....................................................................... 10
Регистрация документов................................................................................... 14
Формирование дел ............................................................................................ 19
Хранение и уничтожение документов............................................................. 26
ГЛАВА 2. ВАЖНЕЙШИЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ............................................ 30
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Штатное расписание......................................................................................... 30
Правила внутреннего трудового распорядка .................................................. 36
Положение об оплате труда и премировании ................................................ 40
Должностные инструкции — необязательно, но очень желательно ............ 45
ГЛАВА 3. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР................................................................................ 57
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
Форма трудового договора ............................................................................... 57
Обязательные условия ...................................................................................... 64
Дополнительные условия ................................................................................. 68
Срок трудового договора .................................................................................. 70
«Испытательный срок» ..................................................................................... 72
Ограничения сторон по возрасту и дееспособности.
Особенности трудовых договоров с несовершеннолетними......................... 77
3.7. Вступление трудового договора в силу ........................................................... 79
ГЛАВА 4. ПРИЕМ НА РАБОТУ, ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ................................ 80
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
Общий порядок оформления приема на работу ............................................ 80
Документы, предъявляемые работником ........................................................ 81
Приказ о приеме на работу .............................................................................. 85
Трудовая книжка. Запись о приеме на работу ............................................... 89
Личная карточка работника. Записи при приеме на работу ........................ 99
А нужно ли личное дело? ............................................................................... 108
ГЛАВА 5. ВОИНСКИЙ УЧЕТ В ОРГАНИЗАЦИИ .................................................. 109
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
Понятие и задачи воинского учета ............................................................... 109
Постановка организации на воинский учет ................................................. 111
Учетные мероприятия при оформлении «новичков» .................................. 114
Оформление «призывников».......................................................................... 116
4
Оглавление
5.5. Оформление офицеров запаса ....................................................................... 117
5.6. Оформление солдат и матросов, сержантов и старшин,
прапорщиков и мичманов.............................................................................. 119
5.7. Текущие учетные мероприятия ..................................................................... 120
ГЛАВА 6. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА ......................... 122
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
Понятие персональных данных ..................................................................... 122
Обработка персональных данных .................................................................. 123
Хранение и защита персональных данных ................................................... 126
Передача персональных данных .................................................................... 127
Положение о защите персональных данных работников ........................... 129
ГЛАВА 7. ОХРАНА ТРУДА.......................................................................................... 136
7.1. Основные направления государственной политики
в области охраны труда (ОТ).......................................................................... 136
7.2. Правила и инструкции по охране труда ....................................................... 137
7.3. Обязанности работодателя в отношении охраны труда (ОТ) ..................... 139
7.4. Инструктаж и обучение по охране труда. Проверка знаний ОТ ................ 142
7.5. Организация работ повышенной опасности ................................................ 151
7.6. Обязательные медицинские освидетельствования (осмотры) .................... 154
7.7. Аттестация рабочих мест по условиям труда ............................................... 156
7.8. Право на льготы и компенсации «за вредность» ......................................... 182
ГЛАВА 8. ОФОРМЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТИ................................................................................................. 188
8.1. Сохранность имущества и трудовой договор ............................................... 188
8.2. Сохранность имущества и договор о полной
материальной ответственности ...................................................................... 190
8.3. Когда индивидуальная, а когда коллективная?............................................ 197
ГЛАВА 9. УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ .................................................................. 203
9.1. Понятие «рабочее время» (РВ) с точки зрения
трудового законодательства ........................................................................... 203
9.2. Режим рабочего времени................................................................................ 204
9.3. Продолжительность рабочего времени ......................................................... 208
9.4. Исчисление нормы рабочего времени .......................................................... 216
9.5. Учет фактически отработанного времени..................................................... 217
9.6. Работа в ночное время ................................................................................... 225
ГЛАВА 10. ПЛАНИРОВАНИЕ ОТПУСКОВ ............................................................. 229
10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
10.6.
Ежегодные оплачиваемые отпуска .............................................................. 229
График отпусков ........................................................................................... 230
Продление или перенесение ежегодного отпуска ...................................... 236
Отзыв работника из отпуска ........................................................................ 239
Отпуск без сохранения заработной платы .................................................. 240
Учебный отпуск............................................................................................. 244
Оглавление
5
ГЛАВА 11. ОТПУСКА И ПОСОБИЯ, СВЯЗАННЫЕ
С ПОЯВЛЕНИЕМ В СЕМЬЕ РЕБЕНКА .................................................................. 253
11.1.
11.2.
11.3.
11.4.
11.5.
11.6.
Особенности регулирования труда лиц с семейными обязанностями..... 253
Отпуск и пособия по беременности и родам ............................................. 254
Единовременные пособия ............................................................................ 258
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет ................................................... 260
Пособие в отпуске по уходу за ребенком ................................................... 261
«Мама на полдня» и другие «рабочие ситуации» ....................................... 264
ГЛАВА 12. ОФОРМЛЕНИЕ ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ ........... 268
12.1. Листок временной нетрудоспособности ..................................................... 268
12.2. Предельная продолжительность
больничного листа ........................................................................................ 274
12.3. Пособие по временной нетрудоспособности ............................................. 275
12.4. Порядок расчета страхового стажа для оплаты больничного ................... 281
12.5. Что делать, если работник стал инвалидом ................................................ 286
ГЛАВА 13. ЗАМЕЩЕНИЕ ДЛИТЕЛЬНО
ОТСУТСТВУЮЩЕГО СОТРУДНИКА ...................................................................... 288
13.1. Совместительство и совмещение ................................................................. 288
13.2. Временный перевод ...................................................................................... 292
ГЛАВА 14. СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ........................................................ 297
14.1.
14.2.
14.3.
14.4.
14.5.
14.6.
Что такое служебная командировка ............................................................ 297
Оформление командировок ......................................................................... 299
Учет командированных................................................................................. 307
Расчет командировочного времени ............................................................. 308
Оплата труда .................................................................................................. 309
Возмещение «командировочных» расходов ................................................ 310
ГЛАВА 15. АТТЕСТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА .................................................................. 313
15.1. Вопрос обязательности проведения аттестации ......................................... 313
15.2. Положение об аттестации ............................................................................ 314
15.3. Порядок проведения аттестации ................................................................. 314
ГЛАВА 16. ИЗМЕНЕНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА......................... 322
16.1. Перевод на другую должность (работу) внутри организации ................... 322
16.2. Перевод на другую работу в соответствии
с медицинским заключением ...................................................................... 324
16.3. Изменение режима и оплаты труда, связанное с переменами
в организации или технологии работы ....................................................... 326
ГЛАВА 17. ПООЩРЕНИЯ ЗА ДОБРОСОВЕСТНЫЙ ТРУД.................................. 329
17.1. Виды поощрений .......................................................................................... 329
17.2. Положение о поощрении работников......................................................... 330
17.3. Оформление и учет представления к поощрениям ................................... 335
6
Оглавление
ГЛАВА 18. ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ВЗЫСКАНИЯ ................................................... 338
18.1.
18.2.
18.3.
18.4.
Что такое дисциплинарный проступок ....................................................... 338
Порядок применения и оформления дисциплинарных взысканий ......... 343
Снятие дисциплинарного взыскания .......................................................... 349
Учет дисциплинарных взысканий ............................................................... 350
ГЛАВА 19. ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ........................................ 351
19.1. Основания прекращения трудового договора.
Общий порядок прекращения трудового договора ................................... 351
19.2. Расторжение трудового договора по соглашению сторон ......................... 356
19.3. Расторжение трудового договора по инициативе работника .................... 360
19.4. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя ............... 364
19.5. Особенности увольнения при ликвидации ................................................. 367
19.6. Особенности увольнения при сокращении численности или штата
организации .................................................................................................. 372
19.7. Прекращение трудового договора по обстоятельствам,
не зависящим от воли сторон ..................................................................... 379
19.8. Прекращение трудового договора вследствие нарушения
законодательно установленных правил его заключения........................... 382
19.9. Прекращение срочного трудового договора ............................................... 383
ГЛАВА 20. ПЕРЕВОД К ДРУГОМУ РАБОТОДАТЕЛЮ ......................................... 387
20.1.
20.2.
20.3.
20.4.
Увольнение при переводе ............................................................................. 387
Перевод по просьбе работника .................................................................... 388
Перевод с согласия работника ..................................................................... 389
Условия работы при переводе...................................................................... 390
Указатель рабочих ситуаций ................................................................................. 391
Глава 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ —
ОТРАЖЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
Каждая организация в России, будь то крупный торгово-промышленный
холдинг, маленькая «семейная» фирма или индивидуальный предприниматель с наемными работниками, обязана вести кадровый учет и регламентировать деятельность своих сотрудников. Если компания настолько мала, что
кадровой службы нет, то заниматься этим придется либо самому руководителю, либо одному из его подчиненных, назначенному официально, т.е.
приказом работодателя.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) государство контролирует четкость ведения дел с помощью плановых и внеплановых проверок. Государственный надзор и контроль исполнения трудового
законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы
трудового права, — один из основных способов защиты трудовых прав и свобод граждан (ст. 352 ТК РФ). И хотя грамотно выстроенные, находящиеся в правовом поле, трудовые отношения выгодны как работникам, так
и работодателю, однако ответственность за правильность оформления
кадровых документов, а они есть отражение трудовых отношений, несет
именно работодатель1.
Проверяющих немало. Это, прежде всего, федеральная инспекция труда; затем, в определенных границах, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также органы
местного самоуправления. Наконец, точность и единообразие соблюдения
буквы закона отслеживают Генеральный прокурор РФ и подчиненные ему
структуры.
Права государственных инспекторов труда установлены ст. 357 ТК РФ.
Мы не будем здесь приводить весь список их полномочий при осуществлении госнадзора, но, чтобы продемонстрировать широту полномочий, процитируем:
«… имеют право… беспрепятственно в любое время суток при наличии
удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции
организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, работодателей — физических лиц;
запрашивать у работодателей и их представителей… и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения
надзорных и контрольных функций…».
1
В лице руководителя организации (предпринимателя).
1.1. Кадровые документы — отражение трудовых отношений
9
Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка
(ПВТР), трудовые договоры, личные карточки работников, трудовые книжки, Положение об обработке персональных данных работников, должностные инструкции, приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) и по дисциплинарной практике (поощрения, взыскания), приказы
о командировках и отпусках, график отпусков — эти документы должны
быть систематизированы и храниться в полном порядке, не только потому,
что в любой момент могут быть истребованы государственными инспекторами, но и потому, что они РЕАЛЬНО ВОСТРЕБОВАНЫ В РАБОТЕ.
Пример приказа о возложении обязанностей
по ведению кадровой документации
Закрытое акционерное общество «Успех-М»
(ЗАО «Успех-М»)
ПРИКАЗ
15.09.2011
№ 5-к
Москва
О возложении обязанностей по ведению кадровой документации
В связи с отсутствием в штатном расписании ЗАО «Успех-М» (далее — компания) должности специалиста, отвечающего за ведение кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить с 20 сентября 2011 года исполнение обязанностей по ведению
кадровой документации (согласно Приложению № 1* к настоящему приказу) на
Васильеву Марию Дмитриевну, бухгалтера компании, с ее согласия (заявление
от 12.09.2011 № 6).
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от
16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» и постановлением Минтруда РФ
от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» назначить с 20 сентября 2011 года ответственным за учет, ведение
и хранение трудовых книжек сотрудников бухгалтера компании Васильеву Марию
Дмитриевну.
С 20 сентября 2011 года внести изменения в должностную инструкцию бухгалтера, дополнив раздел «Обязанности» пунктом о ведении кадровой документации
на сотрудников компании.
За исполнение обязанностей производить ежемесячную доплату в размере
3000 (три тысячи) рублей.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор
Иванов
П.В. Иванов
(подпись)
С приказом ознакомлен(а)
Васильева
16.09.2011
* Приложение должно содержать полный перечень кадровых документов.
10
Глава 1. Организация кадрового делопроизводства
1.2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Видов кадровых документов очень много, среди них есть абсолютно
обязательные с точки зрения закона, для организаций любых форм собственности есть рекомендуемые (из практики известно, что они значительно
упрощают работу) и есть такие, без которых не обойтись в определенных
обстоятельствах. Для наглядности мы свели их в таблицу.
А. ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ,
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ЛЮБЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Название документа
Назначение
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Регламентирует в соответствии с Трудовым кодексом РФ и федеральными законами порядок
приема и увольнения работников, основные
права, обязанности и ответственность сторон
трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения
и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых прав в организации
Штатное расписание
(унифицированная форма
№ Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 № 1)
Закрепляет перечень структурных подразделений,
должностей, количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка,
месячный фонд заработной платы по отдельным
должностям и по организации в целом
Положение о защите персональных данных
Регламентирует в соответствии с Трудовым
кодексом РФ требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, права работника по защите персональных
данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту
персональных данных работника
Положение об оплате труда
и премировании
Закрепляет принятую в организации систему
материального стимулирования
График отпусков (унифицированная форма № Т-7, утв.
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
Отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех
структурных подразделений организации на
календарный год по месяцам
График сменности
Фиксирует расписание выходов на работу трудящихся, занятых в непрерывных и др. производствах, требующих применения на одном и том
же рабочем месте, участке нескольких последовательно чередующихся работников или бригад
Инструкция о порядке прохождения инструктажа по
технике безопасности
Регламентирует порядок прохождения инструктажа
работников, чья деятельность связана с опасным
производством или способным причинить вред
здоровью оборудованием, осуществляется на опасных объектах и пр., устанавливает ответственность
конкретных должностных лиц за инструктаж
1.2. Состав кадровой документации
11
Продолжение табл.
Б. ЛОКАЛЬНЫЕ ПРАВОВЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ,
РЕКОМЕНДОВАННЫЕ К ПРИМЕНЕНИЮ
Название документа
Назначение
Коллективный договор
Регулирует социально-трудовые отношения
в организации или у индивидуального предпринимателя
Должностные инструкции
Регламентируют основные задачи и функции,
права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью
Положения о структурных
подразделениях
Регламентируют основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность
структурного подразделения, порядок взаимодействия с другими подразделениями организации
Положение о персонале
Устанавливает: принципы взаимоотношений персонала и компании на уровне
корпоративной этики; способы организации труда, основные права и обязанности
персонала и компании, их взаимную ответственность
Положение об аттестации
Закрепляет цели и задачи аттестации, порядок
проведения оценочных мероприятий, принятия решений о дальнейшей судьбе аттестованного работника
Положение о комиссии
по трудовым спорам
Регламентирует состав и деятельность комиссии, созываемой в случае возникновения трудовых споров
Инструкция по ведению
кадрового делопроизводства
(может быть разделом в составе общей инструкции по
делопроизводству)
Регламентирует процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению кадровых документов в пределах организации
В. ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ, НАЛИЧИЕ
КОТОРЫХ ЗАВИСИТ ОТ СПЕЦИФИКИ ОРГАНИЗАЦИИ
Название документа
Назначение
Инструкция о порядке
инструктажа при работе с секретной документацией
Регламентирует порядок прохождения
инструктажа работников, чья деятельность
связана с секретной документацией, устанавливает ответственность конкретных
должностных лиц за инструктаж
12
Глава 1. Организация кадрового делопроизводства
Окончание табл.
Название документа
Назначение
Инструкция о порядке прохождения предварительных медицинских осмотров
Регламентирует порядок прохождения кандидатами на рабочие места медицинских
осмотров непосредственно перед приемом
на работу
Инструкция о порядке прохождения периодических медицинских осмотров
Регламентирует порядок прохождения
работниками медицинских осмотров
с определенной периодичностью или непосредственно перед началом трудового дня
(смены)
Положение о проведении конкурса на замещение вакантной
должности
Регламентирует порядок проведения конкурса на вакантную позицию
Г. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Название документа
Назначение
Приказы по производственным вопросам
Закрепляют устные распоряжения руководства в отношении производственных
вопросов
Приказы о штатном расписании
Вводят в действие штатное расписание (очередные редакции штатного расписания)
Служит для закрепления устного распоряПриказы о разработке (утверждении) инструкций по кадро- жения о разработке проекта инструкции
(вводит в действие окончательный вариант
вому делопроизводству
проекта инструкции)
Приказы о разработке и утверждении положения об аттестации
Служит для закрепления устного распоряжения о разработке проекта положения (вводит
в действие окончательный вариант проекта
положения)
Также в ведении кадровой службы находится обширный перечень обязательных документов по личному составу, к которым относятся:
Приказы (распоряжения) по личному составу
— о приеме на работу (унифицированные формы № Т-1, Т-1а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (унифицированные формы № Т-8, Т-8а, утв. постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1);
1.2. Состав кадровой документации
13
— о переводе на другую работу (унифицированные формы № Т-5, Т-5а,
утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— о направлении в командировку (унифицированные формы № Т-9, Т-9а,
утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— о предоставлении отпуска (унифицированные формы № Т-6, Т-6а, утв.
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— о поощрении (унифицированные формы № Т-11, Т-11а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— о наложении дисциплинарного взыскания.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работников
—
—
—
—
трудовые книжки;
трудовые договоры;
дополнительные соглашения к трудовым договорам;
копии приказов по личному составу.
Информационные и информационно-расчетные документы
— личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2, утв.
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— личные дела работников;
— командировочные удостоверения (унифицированная форма № Т-10,
утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— служебные задания для направления в командировку (унифицированная
форма № Т-10а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
№ 1) либо табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13,
утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
— акты, в том числе о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы
(унифицированная форма № Т-73, утв. постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1).
Служебная переписка
— заявления работников;
— служебные записки;
— объяснительные записки;
— представления (к поощрению).
Как видите, для значительной части кадровых документов приняты унифицированные формы, бланки которых можно приобрести или «скачать»
в Интернете. Формы остальных документов приходится разрабатывать самостоятельно, опираясь на здравый смысл. В дальнейшем мы на конкретных
примерах рассмотрим требования к составлению необходимых (обязательных и наиболее востребованных) в кадровом делопроизводстве документов.
А ближайшая наша тема — «Работа с документами».
14
Глава 1. Организация кадрового делопроизводства
!
ВНИМАНИЕ! Унифицированные формы нельзя «сокращать». Запрещено удалять реквизиты или редактировать их текст, но вносить дополнения допустимо. Если какой-то раздел оказался лишним, соответствующая колонка
или строка может быть сужена или просто оставлена пустой.
Вопросы организации документооборота, учета и хранения кадровой
документации крайне важны. Ведь чтобы распоряжения, инструкции, положения выполнялись, они как минимум должны доводиться до сведения
тех, кому адресованы. После этого документы лягут в свои папки — так
называемые «дела». При необходимости любой из документов должен быть
найден легко и быстро, утрата и подделка исключены. В отношении ряда
документов должны соблюдаться требования конфиденциальности. Помочь
в этом могут:
1) журналы и книги учета кадровой документации (формы для регистрации документов);
2) номенклатура дел (систематизированный перечень наименований заводимых дел с указанием сроков их хранения).
1.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Трудовое законодательство не регламентирует, чтобы журналы (книги)
регистрации и учета были заведены абсолютно для всех видов документов.
До недавнего времени в соответствии с постановлением Правительства РФ
от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» обязательны были только Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Теперь приказом
Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н, утверждены еще и Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и Журнал учета работников, прибывших в организацию,
в которую они командированы.
Однако практика показывает, что в компаниях средней численности,
кроме указанных обязательных форм, удобно вести учет, используя следующие журналы:
— регистрации трудовых договоров;
— регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— учета больничных листов;
— ознакомления с ПВТР и другими актами, связанными с трудовой деятельностью работников;
— выдачи справок по личному составу.
В компаниях, где активно практикуются командировки, разумно также
иметь журналы регистрации:
— приказов о командировках работников;
— командировочных удостоверений;
— служебных заданий.
1.3. Регистрация документов
15
В организациях, практикующих первичные и/или периодические медосмотры (предприятия общественного питания, транспорта, детские учреждения, медицинские и пр.), будет полезен журнал учета прохождения медицинских осмотров.
В крупных компаниях иногда приказы о приеме, переводе и увольнении работников регистрируют раздельно — в трех журналах, а также ведут
журнал регистрации локальных нормативных актов и книги учета личных дел
и личных карточек.
При значительном количестве в документообороте актов, протоколов,
докладных записок, входящих и исходящих документов могут потребоваться
соответствующие журналы (книги) учета.
Готовые учетные формы можно приобрести или «скачать» в Интернете,
но не возбраняются и «самоделки»1. На обложке журнала (книги) учета следует указать наименование организации и, если того требует содержание,
подразделения, номер журнала, виды документов (наименование операций), даты начала и окончания, срок хранения с указанием даты окончания
хранения. На первой странице рекомендуется поместить инструкцию по
ведению записей и форму для внесения сведений о работниках, ответственных за ведение учета в конкретные периоды (должность, ФИО, период
ведения, подпись). Разрешается ставить подпись на последней странице
журнала или на каждой его странице, на лицевой или оборотной стороне
обложки.
!
ВНИМАНИЕ! Работа с журналами, содержащими персональные данные сотрудников, должна быть регламентирована соответствующим положением.
Приложение № 2 к постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69
ФОРМА ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ
ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ
№
число
месяц
год
Дата
1
2
3
4
Приход
ОсноваОт кого
ние (наКоличество
получеименоно или
вание
трудовых
вклаСумма
кому
докумен- книжек
дышей
(руб.)
отпущета, № и
(серия
(серия
но
дата)
и номер) и номер)
5
6
7
8
9
Расход
Количество
трудовых
книжек
(серия
и номер)
вкладышей
(серия
и номер)
10
11
Сумма
(руб.)
12
1 Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена
постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по
заполнению трудовых книжек».
1
№
п/п
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
Дата приема на
работу, заполнения трудовой
книжки или
вкладыша в нее
число
месяц
год
Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки
Серия и номер трудовой книжки
или вкладыша в нее
Должность, профессия, специальность работника, который
сдал трудовую книжку или на
которого заполнена трудовая
книжка или вкладыш в нее
Наименование места работы (с
указанием структурного подразделения), куда принят работник
Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого
произведен прием работника
Расписка ответственного работника, принявшего или заполнившего трудовую книжку
Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши
в них (руб.)
Дата выдачи на руки трудовой
книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
13
Расписка работника в получении
трудовой книжки
Приложение № 3 к постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69
16
Глава 1. Организация кадрового делопроизводства
1.3. Регистрация документов
17
Пример формы журнала для регистрации приказов по личному составу
№
п/п
Номер
приказа
Дата
Дело
№
Краткое
содержание
приказа
Отметка об ознакомлении (подпись, дата)
ФИО ознакомленного, должность
1
2
3
4
5
6
7
Важно защитить журнал (книгу) учета от изъятий и вложений. Для этого следует разграфить и пронумеровать сразу все страницы, затем прошить
и скрепить шнур на последней стороне обложки либо сургучной печатью,
либо с помощью пломбы. Рядом с печатью (пломбой) можно сделать заверительную запись типа: «В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано,
опломбировано 120 страниц…» с подписью заверяющего, датой и печатью
организации (отдела кадров). Заверять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет право только руководитель организации. На
остальных может стоять подпись начальника отдела кадров, заместителя
генерального директора по работе с персоналом, если таковые имеются. Что
делать при отсутствии этих должностей в организации, может ли в данном
случае их заменить, например, бухгалтер, которому вменили в обязанность
ведение кадровой документации? Нет, не может, в этом случае гендиректору
придется заверять каждую страницу.
Специальных требований к ведению журналов (книг) учета не существует, но исторически сложились некие объективно полезные правила, которые
мы сейчас и перечислим.
Для сохранности отметок делать их лучше шариковой или гелевой ручкой
синего, черного или фиолетового цвета. Не следует оставлять пустые строки
между записями и прочеркивать пустые ячейки. Нельзя допускать никаких подчисток или замазок корректирующей жидкостью. Для исправления
ошибки можно, аккуратно зачеркнув одной горизонтальной чертой неверную запись, ниже, в той же графе, сделать верную, а в графе «Примечания»
отметить: «Исправлено в графе такой-то», поставить подпись с расшифровкой и дату. Если графы «Примечания» нет, то лучше воспользоваться порядком внесения исправлений в трудовую книжку: ничего не зачеркивая,
в той же графе, где допущена ошибка, ниже вписать: «Запись за №_____
недействительна» и внести правильную запись.
Дату окончания журнала проставляют на обложке, когда в нем будут заполнены все, кроме последней, страницы. После этого журнал отправляется
на хранение в архив организации. В целях соблюдения конфиденциальности
доступ к журналу имеет только работник, ответственный за его ведение,
и круг лиц, определенный локальными нормативными актами организации
(генеральный директор или главный бухгалтер). Если учетная форма требует
отметки (росписи) сотрудника об ознакомлении, делать это разрешается
18
Глава 1. Организация кадрового делопроизводства
лишь в присутствии лица, ответственного за ведение этой учетной формы.
Учетные формы, не требующие таких отметок1, можно вести в электронном виде, регулярно их архивируя и перенося на съемные диски, с целью
сохранности информации.
ВНИМАНИЕ! В крупных компаниях регистрируют не только отдельные
документы, но и подготовленные к работе учетные книги.
!
Рабочая ситуация
Срок хранения не вышел, а документа нет
Уволенный за пьянство работник не пожелал забрать трудовую книжку:
«Вы мне ее испортили!». Прошло три года, и вдруг он приходит и требует свой
документ. Стали искать — не нашли, видимо, трудовая книжка была утеряна
при переезде в новый офис…
ВОПРОС. Сколько хранить кадровую документацию? Как быть в случае ее
утраты?
?
Ответ мы найдем в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Для ряда
документов установлены конкретные сроки. Скажем, тарификационные
ведомости следует держать в течение 75 лет, командировочные удостоверения, листки нетрудоспособности — 5 лет. Столько же должны лежать
приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков,
о дежурствах, внутрироссийских и зарубежных командировках, дисциплинарных взысканиях. Остальные приказы по личному составу, личные
дела работников, трудовые договоры, личные карточки хранятся 75 лет.
Подлинники трудовых книжек и дипломов — до востребования, а невостребованные — 75 лет.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 также установлены
сроки хранения для следующих учетных форм:
— журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров; приема, перемещения (перевода), увольнения работников — 75 лет;
— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — 75 лет;
— журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений — 5 лет;
— журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте
работы — 5 лет;
— журналы (книги) учета отпусков — 3 года.
Срок хранения прочих учетных форм определяет руководитель организации по своему усмотрению.
1
За исключением Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки
и вкладышей в ней и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
1.4. Формирование дел
19
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель компании должен издать приказ о назначении комиссии по
расследованию причин утраты. При необходимости для участия в ней
приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют
актом, который утверждает руководитель организации (п. 6.8 Положения
о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином
СССР 29.07.1983 № 105). Юридические лица, а также должностные лица
и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в
Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную
и уголовную ответственность. Кодекс РФ об административных правонарушениях устанавливает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов влечет предупреждение
или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста
до трехсот рублей, на должностных лиц — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20
КоАП РФ).
1.4. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
ВНИМАНИЕ! При работе с документами необходимо руководствоваться
следующими нормативными актами: Федеральным законом от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; законами субъектов Российской Федерации об архивном деле; основными правилами работы
архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
!
Не важно, в каком формате ведется работа с документами, только в бумажном или в бумажном и электронном, она требует пунктуального следования раз и навсегда заданному порядку. Практика показывает, что путаницы
меньше там, где есть инструкция по кадровому делопроизводству, своего рода
методичка, устанавливающая перечень документов, основные требования
к их оформлению, правила подготовки, согласования, утверждения, учета,
хранения и передачи в Центральный городской архив.
В инструкции должен быть описан порядок формирования дел1, в частности, заголовки дел должны точно соответствовать принятой номенклатуре
дел, помещать в дела можно только исполненные, верно оформленные документы. Чтобы избежать неразберихи, необходимо следовать следующим
правилам:
— все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещать
вместе;
1
Изложен в Государственной системе документального обеспечения управления
(ГСДОУ), утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.
20
Глава 1. Организация кадрового делопроизводства
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (например, личные дела — заявления, автобиографии
и пр.);
— объединять в дело бумаги одного срока хранения;
— в деле сначала располагать основной документ, затем, соблюдая хронологию, возникающие по мере развития темы (решения вопроса); приложения — независимо от их даты — должны следовать за документом,
к которому относятся.
Лишние экземпляры, черновики или документы, обязательные к возврату, не являются объектом хранения в кадровых делах.
Насколько «пухлым» может быть дело и как быть, когда однотипных
документов за год образуется слишком много? Если набирается более 250
листов, следует заводить следующий том. В таком случае на обложках рядом
с номером дела нужно будет дописывать: «т. 1», «т. 2» и т.д.
Повторим: заголовки дел на папках должны соответствовать принятой
номенклатуре1. Их формулируют на основе определений документируемых
участков работы, обязательно указывая название структурного подразделения и период, к которым относятся документы.
К примеру, если распорядительная деятельность не слишком активна,
удобно для приказов по личному составу формировать два дела в соответствии со сроками хранения документов:
1) «Приказы (распоряжения) по личному составу подразделения N
о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных
командировках, изменении фамилии за 2009 г.» — 75 лет хранения;
2) «Приказы (распоряжения) по личному составу подразделения N
о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках за
2009 г.» — 5 лет хранения.
В названиях дел не допускаются неконкретные формулировки типа «Разное», «Переписка», «Все остальное», «Ивану Петровичу», «Никольское» и т.д.
1 Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов
организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
1.4. Формирование дел
21
Форма сводной номенклатуры дел организации*
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
УТВЕРЖДАЮ
25.12.2011 №
1
Москва
(место составления)
На
2012
Генеральный директор ЗАО «Успех-М»
Иванов
25.12.2011
П.В. Иванов
год
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
ед. хр.
Срок хранения
и № статей
по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _____________ № _______
от __________________ № _________
______________________________
*Выполняется на общем бланке организации.
(Приложение 7 Основных правил работы архивов организаций)
22
Глава 1. Организация кадрового делопроизводства
Форма номенклатуры дел структурного подразделения*
ЗАО «Успех-М»
бухгалтерия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
25.12.2011 №
1
Москва
(место составления)
На 2012 год1
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
ед. хр.
Срок хранения и
№ статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Главный бухгалтер
Петрова
25.12.2011
Е.М. Петрова
СОГЛАСОВАНО2
Протокол ЭК структурного подразделения
от _________ № _______________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
______________________________
*Выполняется на общем бланке организации.
(Приложение 8 Основных правил работы архивов организаций)
ВНИМАНИЕ! Существует три вида номенклатуры дел. ТИПОВАЯ —
устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. ПРИМЕРНАЯ — устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций,
на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит
рекомендательный характер. Обе используются для составления ИНДИВИДУАЛЬНОЙ номенклатуры дел — систематизированного перечня конкрет-
!
1 К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ
организации.
2
При наличии экспертной комиссии (ЭК) структурного подразделения.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
91
Размер файла
961 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа