close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Кадровый документооборот

код для вставкиСкачать
Бухгалтерский ДАЙДЖЕСТ
Кадровый документооборот
Учитываем изменения с 2013 года
Издательство «Наша бухгалтерия»
2013 год
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Серия информационных приложений к электронному журналу «Наша бухгалтерия»
«Бухгалтерский дайджест» распространяется БЕСПЛАТНО и только в электронном виде.
Для гарантированного получения всех материалов Издательства «Наша бухгалтерия» на свой
email, оформите БЕСПЛАТНУЮ ПОДПИСКУ на сайте:
www.nashabuh.ru
Бухгалтерский ДАЙДЖЕСТ*
Кадровый документооборот. Учитываем изменения с 2013 года
* Дайджест (от англ. digest — краткое изложение,
резюме; от лат. digerere — разделять) — это
подборка выдержек из различных источников на
определенную тематику.
(Материал из Википедии — свободной Интернет-энциклопедии)
Издательство
«Наша
бухгалтерия»
заинтересовано в широком распространении
информационных материалов, подготовленных
редакцией и ее партнерами. Поэтому, если вы
перешлете наши материалы своим друзьям по
email и/или распространите любым другим не
запрещенным законом способом, то мы заранее
говорим Вам - СПАСИБО!
ОСОБОЕ СПАСИБО мы говорим читателям,
которые публикуют наши материалы:
- в социальных сетях;
- на профессиональных форумах Интернета;
- на собственных сайтах.
Редакция не несет ответственности за ущерб, который может
быть причинен в результате использования, неиспользования или
ненадлежащего использования информации, содержащейся в
материалах e-mail-журнала и приложений к нему.
Редакция гарантирует актуальность информации на момент
выхода e-mail-журнала и/или его приложений.
© Copyright Издательство «Наша бухгалтерия», 2013
2
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
ОГЛАВЛЕНИЕ:
Общие положения кадрового документооборота на предприятии .......................... 4
Нормативные правовые акты, регламентирующие кадровый документооборот .... 5
Формы документов ..................................................................................................... 8
Прием и хранение документов ..................................................................................10
Оформление документов, выдача копий ..................................................................10
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2013 г. N 141/3030785-2617 (о применении форм первичных учетных документов в связи с
вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О
бухгалтерском учете")................................................................................................17
Оформляем прием на работу .....................................................................................18
Основания прекращения трудового договора ..........................................................20
Рабочее время .............................................................................................................27
Систематизация информации: как организовать документооборот........................28
Передача дел в архив .................................................................................................30
3
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Общие положения кадрового документооборота на
предприятии
Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения
организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и
численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в
Трудовом кодексе.
Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в
частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые
договоры с работниками предусмотрена ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки - ст. 66
ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189 ТК РФ. Создание
или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными
законами (в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от
27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) или книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей - Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках").
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.
1. По степени обязательности:
- обязательные документы - для ведения во всех организациях, независимо от
сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
- рекомендательные документы - носящие рекомендательный характер;
- специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения.
2. По целевой принадлежности:
- документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу,
переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка
работника и др.);
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и
организацией труда.
3. По функциональному назначению:
- внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы
организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации,
деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
- информационно-расчетные документы - в них содержится информация, на
которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы,
служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы,
расчетные листы и т.д.);
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно
трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением
трудовой деятельности;
- распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для
передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения,
постановления, указания);
- журналы контроля и учета - журналы (книги) учета и регистрации документов,
служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и
придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.
К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:
- штатное расписание;
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- личную карточку;
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу);
4
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
- график отпусков;
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта);
- табель учета использования рабочего времени;
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение по защите персональных данных работника;
- трудовую книжку;
- локальные акты по охране труда.
Нормативные правовые акты, регламентирующие
кадровый документооборот
1. Трудовой кодекс РФ:
- Статья 8 ТК РФ. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового
права
- Статья 22 ТК РФ. Основные права и обязанности работодателя
- Статья 56 ТК РФ. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора
- Статья 57 ТК РФ. Содержание трудового договора
- Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового
договора
- Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка
- Статья 67 ТК РФ. Форма трудового договора
- Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу
- Статья 69 ТК РФ. Медицинский осмотр (обследование) при заключении
трудового договора
- Статья 71 ТК РФ. Результат испытания при приеме на работу
- Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового
договора
- Статья 72.1 ТК РФ. Перевод на другую работу. Перемещение
- Статья 72.2 ТК РФ. Временный перевод на другую работу
- Статья 73 ТК РФ. Перевод работника на другую работу в соответствии с
медицинским заключением
- Статья 74 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового
договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических
условий труда
- Статья 77 ТК РФ. Общие основания прекращения трудового договора
- Статья 78 ТК РФ. Расторжение трудового договора по соглашению сторон
- Статья 79 ТК РФ. Прекращение срочного трудового договора
- Статья 80 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по
собственному желанию)
- Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
- Статья 82 ТК РФ. Обязательное участие выборного органа первичной
профсоюзной организации в рассмотрении вопросов, связанных с расторжением
трудового договора по инициативе работодателя
- Статья 83 ТК РФ. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не
зависящим от воли сторон
- Статья 84 ТК РФ. Прекращение трудового договора вследствие нарушения
установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения
трудового договора
- Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового
договора
5
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
- Статья 86 ТК РФ. Общие требования при обработке персональных данных
работника и гарантии их защиты
- Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников
- Статья 91 ТК РФ. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность
рабочего времени
- Статья 99 ТК РФ. Сверхурочная работа
- Статья 113 ТК РФ. Запрещение работы в выходные и нерабочие праздничные
дни. Исключительные случаи привлечения работников к работе в выходные и нерабочие
праздничные дни
- Статья 122 ТК РФ. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
- Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых
отпусков
- Статья 124 ТК РФ. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого
отпуска
- Статья 125 ТК РФ. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части.
Отзыв из отпуска
- Статья 126 ТК РФ. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной
компенсацией
- Статья 127 ТК РФ. Реализация права на отпуск при увольнении работника
- Статья 128 ТК РФ. Отпуск без сохранения заработной платы
- Статья 135 ТК РФ. Установление заработной платы
- Статья 136 ТК РФ. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы
- Статья 139 ТК РФ. Исчисление средней заработной платы
- Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении
- Статья 180 ТК РФ. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации
организации, сокращении численности или штата работников организации
- Статья 189 ТК РФ. Дисциплина труда и трудовой распорядок
- Статья 190 ТК РФ. Порядок утверждения правил внутреннего трудового
распорядка
- Статья 191 ТК РФ. Поощрения за труд
- Статья 193 ТК РФ. Порядок применения дисциплинарных взысканий
- Статья 209 ТК РФ. Основные понятия
- Статья 212 ТК РФ. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных
условий и охраны труда
- Статья 217 ТК РФ. Служба охраны труда в организации
- Статья 243 ТК РФ. Случаи полной материальной ответственности
- Статья 244 ТК РФ. Письменные договоры о полной материальной
ответственности работников
- Статья 266 ТК РФ. Медицинские осмотры (обследования) лиц в возрасте до
восемнадцати лет
- Статья 328 ТК РФ. Прием на работу, непосредственно связанную с движением
транспортных средств
- Статья 331 ТК РФ. Право на занятие педагогической деятельностью
- Глава 32 ТК РФ. Ученический договор
2. Часть IV ГК РФ
3. Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном
социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с
материнством"
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации"
6
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
7. Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических
лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля
(надзора) и муниципального контроля"
8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.
Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)
9. Положение о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27
ноября 2006 г. N 719)
10. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой
книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 г. N 225)
11. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об
особенностях направления работников в служебные командировки"
12. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда
РФ от 10 октября 2003 г. N 69)
13. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении
перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми
работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм
договоров о полной материальной ответственности":
- Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с
которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной
индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества
- Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная
(бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам
имущества
14. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26
апреля 2011 г. N 342н "Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по
условиям труда"
15. Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда
работников организаций (утв. Постановлением Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13
января 2003 г. N 1/29)
16. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 1 июня
2009 г. N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников
специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной
защиты"
17. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11
сентября 2009 г. N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников,
выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в
организацию, в которую они командированы"
18. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от
25 августа 2010 г. N 558)
19. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие
постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
20. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998
г. N 28)
7
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Формы документов
1. Унифицированная форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на
работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
2. Унифицированная форма N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников
на работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
3. Унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника" (утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
4. Унифицированная форма N Т-3 "Штатное расписание" (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
5. Унифицированная форма N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на
другую работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
6. Унифицированная форма N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников
на другую работу" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
7. Унифицированная форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работнику" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
8. Унифицированная форма N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работникам" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
9. Унифицированная форма N Т-7 "График отпусков" (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
10. Унифицированная форма N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
11. Унифицированная форма N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)" (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
12. Унифицированная форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты")
13. Унифицированная форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты")
14. Унифицированная форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" (утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
8
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
15. Унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в
командировку и отчет о его выполнении" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5
января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты")
16. Унифицированная форма N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении
работника" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
17. Унифицированная форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении
работников" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
18. Унифицированная форма N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета
оплаты труда" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
19. Унифицированная форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" (утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
20. Унифицированная форма N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска
работнику" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты")
21. Унифицированная форма N Т-61 "Записка-расчет при прекращении
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
22. Унифицированная форма N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" (утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
23. Унифицированная форма N Т-51 "Расчетная ведомость" (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
24. Унифицированная форма N Т-53 "Платежная ведомость" (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
25. Унифицированная форма N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по
срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной
работы" (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты")
26. Форма трудовой книжки (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля
2003 г. N 225 "О трудовых книжках")
27. Форма вкладыша в трудовую книжку (утв. Постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках")
28. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек")
29. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв.
Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции
по заполнению трудовых книжек")
9
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Прием и хранение документов
1. Трудовой кодекс РФ:
- Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового
договора
- Статья 85 ТК РФ. Понятие персональных данных работника. Обработка
персональных данных работника
- Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников
- Статья 283 ТК РФ. Документы, предъявляемые при приеме на работу по
совместительству
2. Статья 13.11 КоАП РФ. Нарушение установленного законом порядка сбора,
хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных
данных)
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации":
- Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного
самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской
деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности
архивных документов
- Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
4. Раздел VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства
РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Учет и хранение трудовых книжек
5. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от
25 августа 2010 г. N 558)
6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
(утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января
2007 г. N 19)
7. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии
Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Оформление документов, выдача копий
1. Трудовой кодекс РФ:
- Статья 62 ТК РФ. Выдача копий документов, связанных с работой
- Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу
- Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового
договора
- Статья 89 ТК РФ. Права работников в целях обеспечения защиты персональных
данных, хранящихся у работодателя
2. Статья 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об
обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в
связи с материнством". Права и обязанности страхователей
3. Статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации". Документирование информации
4. Статья 13.2. Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ "О правовом
положении иностранных граждан в Российской Федерации"
10
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
5. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и
свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов,
касающихся прав граждан"
6. Раздел II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Ведение трудовых книжек (утв.
постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93
(ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г.
N 299)
8. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации
(утв. постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1)
9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного
агентства от 23 декабря 2009 г. N 76)
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие
постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
11. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998
г. N 28)
Обязательные кадровые документы, их виды, состав и
основные нормативные требования
Наименование документа
Нормативные требования к нему
Прием на работу
Трудовые договоры
Приказы о приеме на работу
Договоры о полной материальной
ответственности с определенными
категориями работников (при наличии в
штате продавцов, кассиров и др.)
Трудовые книжки
Личные карточки работников
Книга учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них (пронумерованная и
прошнурованная)
Главы 10, 11 ТК РФ
Статьи 243, 244 ТК РФ
Статья 68 ТК РФ
Унифицированные формы N Т-1, Т-1а,
утвержденные постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Статья 244 ТК РФ
Постановление Минтруда РФ от
31.12.2002 N 85 "Об утверждении
перечней должностей и работ,
замещаемых или выполняемых
работниками, с которыми работодатель
может заключать письменные
договоры о полной индивидуальной
или коллективной (бригадной)
материальной ответственности, а также
типовых форм договоров о полной
материальной ответственности"
Статьи 65, 66 ТК РФ
Форма N Т-2, утвержденная
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Приложение N 3 к постановлению
Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
11
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
Приходно-расходная книга по учету
бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее
Документы воинского учета
Журнал (листы) ознакомления работников
с локальными нормативными актами
работодателя при приеме на работу
www.nashabuh.ru
Приложение N 2 к постановлению
Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Статья 65 ТК РФ
Постановление Правительства РФ от
27.11.2006 N 719 "Об утверждении
Положения о воинском учете"
Статья 68 ТК РФ
Отпуска
График отпусков на календарный год
Личные заявления работников по отпускам
(на отпуска без сохранения заработной
платы; от работников, поступивших на
работу позднее составления графика
отпусков; от работников, имеющих право
на использование отпуска в удобное для
них время; о перенесении отпуска; о
разделении отпуска на части и др.)
Письменные извещения работодателем
работников о времени начала отпуска.
Приказы о предоставлении отпуска
Документы, подтверждающие начисление
и выплату отпускных
Приказы о предоставлении отпуска и
другие приказы по отпускам
Статья 123 ТК РФ
Форма N Т-7, утвержденная
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Статьи 122-125 ТК РФ
Статья 123 ТК РФ
Статьи 127, 136, 139, 140 ТК РФ
Формы N Т-49, Т-51, Т-53, Т-60,
утвержденные постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Статьи 124-127 ТК РФ
Формы Т-6, Т-6а, утвержденные
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Аттестация работников
Положение об аттестации работников
Приказ о назначении аттестационной
комиссии
Акты аттестационной комиссии
Аттестационные листы
Графики проведения аттестации
работников
Уведомления работников о проведении
аттестации
Приказ о проведении аттестации
работников
Протоколы аттестационной комиссии
Статья 81 ТК РФ
Охрана труда
Комплект нормативных правовых актов по
Часть 2 статьи 212 ТК РФ
12
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
охране труда, сформированный с учетом
специфики деятельности работодателя
Правила и инструкции по охране труда
Документы по аттестации рабочих мест по
условиям труда
Документы, подтверждающие
прохождение работниками
предварительных и периодических
медицинских осмотров (в случаях,
предусмотренных трудовым
законодательством)
Журналы регистрации мероприятий по
охране труда (вводного инструктажа,
первичного инструктажа и др.)
www.nashabuh.ru
Статьи 212, 217 ТК РФ
Статьи 209, 212 ТК РФ
Приказ Министерства здравоохранения
и социального развития РФ от 26
апреля 2011 г. N 342н "Об утверждении
Порядка проведения аттестации
рабочих мест по условиям труда"
Статьи 69, 266, 328, 331 ТК РФ
Приказ Минздравсоцразвития РФ от
16.08.2004 N 83 "Об утверждении
перечней вредных и (или) опасных
производственных факторов и работ,
при выполнении которых проводятся
предварительные и периодические
медицинские осмотры (обследования),
и Порядка проведения этих осмотров
(обследований)"
Приказ Минздравмедпрома РФ от
14.03.1996 N 90 "О порядке проведения
предварительных и периодических
медицинских осмотров работников и
медицинских регламентах допуска к
профессии"
Порядок обучения по охране труда и
проверки знаний требований охраны
труда работников организации
(утвержден постановлением Минтруда
РФ N 1, Минобразования РФ N 29 от
13.01.2003)
Приказ Минздравсоцразвития РФ от
01.06.2009 N 290н "Об утверждении
Межотраслевых правил обеспечения
работников специальной одеждой,
специальной обувью и другими
средствами индивидуальной защиты"
Программы по охране труда
Журналы и карточки выдачи работникам
СИЗ
Служебные командировки
Приказы о направлении работников в
служебную командировку
Служебные задания для направления в
командировку и отчеты о его выполнении
Постановление Правительства РФ от
13.10.2008 N 749 "Об особенностях
направления работников в служебные
командировки"
Формы N Т-9, Т-9а, утвержденные
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Постановление Правительства РФ от
13.10.2008 N 749 "Об особенностях
направления работников в служебные
13
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
командировки"
Форма N Т-10а, утвержденная
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Командировочные удостоверения
работников
Журнал учета работников, выбывающих в
служебные командировки из
командирующей организации
Приказ Минздравсоцразвития РФ от
11.09.2009 N 739н "Об утверждении
Порядка и форм учета работников,
выбывающих в служебные
командировки из командирующей
организации и прибывших в
организацию, в которую они
командированы"
Журнал учета работников, прибывших в
организацию, в которую они
командированы
Дисциплина труда
Правила внутреннего трудового распорядка Статьи 189, 190 ТК РФ
и приказ об их утверждении (или
коллективный договор)
Приказы о поощрении работников
Статья 191 ТК РФ
Формы N Т-11, Т-11а, утвержденные
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Приказы и иные документы, связанные с
Статья 193 ТК РФ
наложением дисциплинарных взысканий
(докладные записки, объяснительные
записки, акты, иные документы,
касающиеся проведения дисциплинарного
расследования)
Оплата труда и нетрудоспособности
Штатное расписание, утвержденное
приказом работодателя
Положение об оплате труда
Табели учета рабочего времени
Статья 135 ТК РФ
Форма N Т-3, утвержденная
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Статья 91 ТК РФ
Формы N Т-12, Т-13, утвержденные
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Форма расчетного листка, выдаваемого
Статья 136 ТК РФ
работникам при выплате заработной платы
Первичные и другие документы по выплате Статьи 135, 136 ТК РФ
заработной платы
Формы N Т-49, Т-51, Т-53,
утвержденные постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Листки временной нетрудоспособности
Федеральный закон от 29.12.2006 N
255-ФЗ "Об обязательном социальном
14
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
Акты о приемке работ, выполненных по
трудовому договору, заключенному на
время выполнения определенной работы
www.nashabuh.ru
страховании на случай временной
нетрудоспособности и в связи с
материнством"
Форма N Т-73, утвержденная
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Изменение трудового договора
Дополнительные соглашения к трудовому
договору
Приказы о переводе на другую работу и
иные приказы об изменении трудового
договора
Предложения о переводе на другую работу
Уведомление работника об изменении
определенных сторонами условий
трудового договора
Статьи 72-74 ТК РФ
Статьи 72-74 ТК РФ
Формы N Т-5, Т-5а, утвержденные
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Статьи 73-74 ТК РФ
Статья 74 ТК РФ
Привлечение к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие
праздничные дни
Приказы о привлечении работников к
сверхурочной работе, работе в выходные и
нерабочие праздничные дни
Письменные согласия работников на
выполнение сверхурочной работы, работы
в выходные и праздничные дни
Документы, подтверждающие разъяснение
работникам их права отказаться от
выполнения сверхурочной работы, работы
в выходные и праздничные дни (для
определенных категорий работников)
Статьи 99, 113 ТК РФ
Прекращение трудового договора
Документы, подтверждающие наличие
оснований для увольнения (заявления об
увольнении по собственному желанию,
соглашения о прекращении трудового
договора и др.)
Уведомления и извещения работников (об
истечении срока трудового договора, о
прекращении трудового договора в период
испытания, о предстоящем увольнении в
связи с ликвидацией или сокращением, о
предложении вакансий и др.)
Приказы об увольнении с работы
Статьи 77-84 ТК РФ
Статьи 71, 79, 82, 180 ТК РФ
Статья 84.1 ТК РФ
Формы N Т-8, Т-8а, утвержденные
постановлением Госкомстата РФ от
05.01.2004 N 1
Документирование закрытых сведений
Положение о персональных данных
работников и об их защите (или другие
Статья 87 ТК РФ
Федеральный закон от 27.07.2006 N
15
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
документы, регулирующие порядок
использования персональных данных
работников)
Положение о коммерческой тайне, включая
перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну
Соглашения с работниками, касающиеся
вопросов обеспечения
конфиденциальности коммерческой тайны
www.nashabuh.ru
152-ФЗ "О персональных данных"
Статьи 8, 81 ТК РФ
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98ФЗ "О коммерческой тайне"
Часть IV ГК РФ
Статьи 57, 81 ТК РФ
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98ФЗ "О коммерческой тайне"
Часть IV ГК РФ
Обучение работников
Ученический договор
Соглашения об обучении
Приказы о направлении работников на
обучение (курсы повышения
квалификации, стажировки и т. п.)
Глава 32 ТК РФ
Статья 57 ТК РФ
Глава 32 ТК РФ
Глава 32 ТК РФ
Регистрация, учет и хранение кадровой документации
Журнал учета кадровых приказов и
распоряжений работодателя
Федеральный закон от 22.10.2004 N
125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации"
Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием
сроков хранения (утвержден
Росархивом 06.10.2000)
Журналы ознакомления работников с
локальными нормативными актами
Журнал учета мероприятий по контролю
Статьи 22, 67 ТК РФ
Положение (инструкция) по кадровому
делопроизводству
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к
оформлению документов" (введен в
действие с 01.07.2003)
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и
архивное дело. Термины и
определения"
Типовая инструкция по
делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти
(утверждена приказом Минкультуры
Федеральный закон от 26.12.2008 N
294-ФЗ "О защите прав юридических
лиц и индивидуальных
предпринимателей при осуществлении
государственного контроля (надзора) и
муниципального контроля"
16
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
РФ от 08.11.2005 N 536)
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от
14 мая 2013 г. N 14-1/3030785-2617 (о применении форм
первичных учетных документов в связи с вступлением в
силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ
"О бухгалтерском учете")
С 1 января 2013 г. вступил в силу новый Закон о бухучете.
В связи с этим с указанной даты унифицированные формы по учету труда и его
оплаты, утвержденные Госкомстатом России, не обязательны к применению.
По новому закону формы первичных учетных документов утверждаются
руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица,
отвечающего за ведение бухучета. Вместе с тем формы первичных учетных документов
для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным
законодательством (аналогичной позиции придерживается Минфин России).
Упомянутым законом определены обязательные реквизиты первичного учетного
документа. Но не установлены ограничения на включение дополнительных реквизитов.
Таким образом, организациям (кроме государственного сектора) нужно
самостоятельно утвердить формы первичных учетных документов для отображения
соответствующих фактов хозяйственной деятельности (напр., прием на работу,
направление в командировку, учет рабочего времени и др.).
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства
Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение
по вопросу применения форм первичных учетных документов в связи с вступлением в
силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее Закон N 402-ФЗ) и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты
Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской
Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам,
отнесенным
к
компетенции
Министерства,
в
случаях,
предусмотренных
законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является
разъяснением и нормативным правовым актом, а лишь содержит мнение специалистов.
С 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу положений Закона N 402-ФЗ
унифицированные формы по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением
Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты",
не являются обязательными к применению. Так, согласно части 4 статьи 9 Закона N 402ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического
субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение
бухгалтерского учета. Вместе с тем формы первичных учетных документов для
организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным
законодательством Российской Федерации (аналогичной позиции придерживается
Минфин России в соответствии с Информацией N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1
января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском
учете").
Частью 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ установлены обязательные реквизиты
первичного учетного документа:
17
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной
жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку,
операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо
наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность
оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их
фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Отмечаем, что Законом N 402-ФЗ не установлены ограничения на включение в
данные документы дополнительных реквизитов.
Таким образом, в целях учета труда и его оплаты организациям (за исключением
государственного сектора) теперь необходимо самостоятельно утвердить формы
первичных учетных документов для документального отображения соответствующих
требованиям трудового законодательства фактов хозяйственной деятельности (например,
прием работников на работу, направление в командировку, учет рабочего времени,
другие).
Директор
Департамента оплаты труда,
трудовых отношений
и социального партнерства
М.С. Маслова
Оформляем прием на работу
Прием сотрудников на работу, как правило, производят на основании их заявлений. В
заявлении сотрудник должен указать:
- дату, с которой он приступает к работе;
- должность, на которую он поступает.
Заявление составляют в свободной форме, так как типового бланка для него не
предусмотрено.
На основании заявления кадровая служба организации оформляет приказ о
зачислении сотрудника на работу (форма N Т-1 или Т-1а) и оформляет его личную
карточку (форма N Т-2).
После этого с сотрудником заключают трудовой договор. Согласно Трудовому
кодексу РФ, трудовой договор заключают в письменной форме в 2 экземплярах: один
передают работнику, другой остается в организации.
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1 и Т1а)
Для приказов о приеме на работу предусмотрены типовые бланки. Их формы
утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
Если на работу принимают одного сотрудника, приказ составляют по форме N Т-1,
если нескольких - по форме N Т-1а.
Приказ составляют в одном экземпляре. В приказе указывают должность, на
которую принимается сотрудник, его оклад, номер и дату трудового договора.
На основании приказа в трудовой книжке сотрудника делают запись о его приеме
на работу.
Приказ подписывает руководитель организации. Сотрудник должен ознакомиться с
приказом и поставить на нем свою подпись.
Приказ хранят в архиве организации 75 лет.
18
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Личная карточка работника (форма N Т-2)
Для личной карточки работника предусмотрен типовой бланк. Его форма
утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
Обратите внимание: все кадровые учетные документы, включая форму N Т-2,
компания может разработать самостоятельно, соблюдая требования к обязательным
реквизитам первичных документов. Такие разъяснения дал Роструд России в своем
письме от 14 февраля 2013 года N ПГ/1487-6-1.
О том какие обязательные реквизиты должен содержать каждый первичный
документ читайте в разделе I "Общие требования" ситуация "Обязательные реквизиты".
Личную карточку составляют в одном экземпляре на каждого сотрудника
организации.
Заполняет карточку работник отдела кадров или другой сотрудник,
уполномоченный на это руководителем организации; на небольших предприятиях, как
правило, бухгалтер.
Заполняя карточку, используют данные следующих документов:
- приказа о приеме сотрудника на работу;
- трудовой книжки;
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- военного билета;
- диплома об окончании учебного заведения или других документов об
образовании;
- свидетельства государственного пенсионного страхования;
- свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (о присвоении ИНН).
В разделе I "Общие сведения" карточки указывают коды места рождения
сотрудника, его гражданства, образования и квалификации.
Чтобы определить соответствующие коды, вы можете воспользоваться
следующими классификаторами:
- код по ОКАТО - Общероссийским классификатором объектов административнотерриториального деления (ОК 019-95);
- код по ОКИН - Общероссийским классификатором информации о населении (ОК
018-95);
- код по ОКСО - Общероссийским классификатором специальностей по
образованию (ОК 009-2003);
- код по ОКПДТР - Общероссийским классификатором профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).
В строке 5 "Знание иностранного языка" указывают наименования иностранных
языков, которыми владеет сотрудник, и степень его знаний (например: "владею
свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем").
В строке 7 "Профессия" указывают основную и смежные профессии, по которым
может работать сотрудник.
Строка 8 "Стаж работы" содержит сведения об общем и непрерывном стаже, а
также стаж работы, дающий право на получение надбавки за выслугу лет. Эту строку
заполняют на основании данных, указанных в трудовой книжке сотрудника.
Однако в настоящее время понятие общего и непрерывного стажа отсутствует. При
заполнении строки 8 "Стаж работы" необходимо указывать страховой стаж работника. На
основе указанного страхового стажа рассчитывают пособие по временной
нетрудоспособности.
Так как действующая форма не содержит сведений о страховом стаже, вы можете
дополнить строку 8 формы N Т-2 графой "Страховой стаж".
19
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Обратите внимание: с 2010 года изменился порядок исчисления страхового стажа.
Так, наряду с периодами работы в него включают периоды прохождения военной службы
и иной службы, предусмотренной Федеральным законом от 12 февраля 1993 г. N 4468-1.
Порядок определения стажа, дающего право на получение надбавки за выслугу лет,
должен быть установлен в трудовом договоре с работником или в утвержденном на
предприятии Положении об оплате труда.
Строку 9 "Состояние в браке" необходимо заполнить в соответствии с
Классификатором ОКИН с указанием кодов. Записи могут быть такими:
- никогда не состоял (не состояла в браке) - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4.
Раздел II карточки "Сведения о воинском учете" заполняют на основании:
- военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного
билета);
- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Записи в разделы III-VIII карточки вносят в течение работы сотрудника в
организации.
Раздел III заполняют в соответствии с приказами о приеме сотрудника на работу и
о его переводе на другую должность (работу). Сотрудник должен удостоверять каждую
запись в этом разделе своей подписью (графа 6).
Разделы IV, V и VI заполняют на основании документов об образовании
сотрудника (аттестата, свидетельства или удостоверения о повышении квалификации или
переподготовке и т. д.).
Раздел VII заполняют в соответствии с приказами о поощрениях сотрудника.
В разделе VIII указывают все виды отпусков, которые были предоставлены
сотруднику за время его работы в организации.
В разделе X указывают любые другие сведения о сотруднике, которые могут
повлиять на условия и порядок его работы (например, об инвалидности).
Если какие-либо сведения о работнике изменились, то в личную карточку вносят
необходимые исправления. Все исправления заверяют подписью сотрудника кадровой
службы.
Личная карточка должна храниться в архиве организации 75 лет.
Основания прекращения трудового договора
Общие основания прекращения трудового договора перечислены в части первой ст.
77 ТК РФ. При этом в силу части второй этой статьи трудовой договор может быть
прекращен и по основаниям, предусмотренным в других статьях Трудового кодекса РФ и
иных федеральных законов.
Стороны трудового договора по соглашению между собой вправе устанавливать
дополнительные основания его прекращения только в случае, когда закон прямо
допускает это. Так, Трудовой кодекс РФ позволяет предусмотреть дополнительные
основания увольнения в трудовом договоре, заключенном со следующими категориями
работников:
- руководитель организации (п. 3 ст. 278 ТК РФ);
- сотрудник, работающий у работодателя - физического лица, в том числе
индивидуального предпринимателя (часть первая ст. 307, часть пятая ст. 20 ТК РФ);
- надомник (ст. 312 ТК РФ);
- работник религиозной организации (часть первая ст. 347 ТК РФ).
Могут возникать ситуации, когда имеется более одного основания прекращения
трудового договора. В таких случаях трудовые отношения прекращаются по тому
основанию, увольнение по которому должно быть произведено раньше по времени.
20
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
10.12.2012 работодатель получил от работника заявление об увольнении по
собственному желанию без указания даты. С 20.12.2012 работник не появляется на своем
рабочем месте. Из телефонных переговоров утром 24.12.2012 стало понятно, что
уважительных причин отсутствия у него нет. Однако работодатель в такой ситуации не
имеет возможности уволить работника за прогул, поскольку нужно еще соблюсти
процедуру применения дисциплинарного взыскания, а 24.12.2012 истекает двухнедельный
срок предупреждения работодателя. В такой ситуации работодатель обязан произвести
увольнение работника по собственному желанию.
Важно понимать, что не всякая договоренность с работником об обстоятельствах
увольнения означает необходимость прекращения трудового договора по такому
основанию, как соглашение сторон.
Например, в силу части второй ст. 80 ТК РФ по соглашению между работником и
работодателем трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока
предупреждения об увольнении. Если при расторжении договора по соглашению сторон
предметом соглашения между работником и работодателем является прекращение
трудового договора, то предмет соглашения, указанного в части второй ст. 80 ТК РФ, - это
сокращение срока предупреждения работодателя о расторжении работником трудового
договора по собственному желанию. Соответственно, если работник выразил намерение
расторгнуть трудовой договор по собственному желанию до истечения срока
предупреждения об увольнении, а работодатель согласен с названной работником датой
увольнения, основанием увольнения является именно собственное желание работника (п.
3 части первой ст. 77 ТК РФ), а не соглашение сторон (п. 1 части первой ст. 77 ТК РФ).
Другой пример. В соответствии с частью третьей ст. 180 ТК РФ работодатель,
предупредивший работника об увольнении в связи с ликвидацией организации или
сокращением численности (штата) работников организации, вправе с письменного
согласия работника расторгнуть с ним трудовой договор до истечения срока
предупреждения об увольнении. Если работник принял предложение работодателя о
досрочном увольнении, трудовые отношения все равно прекращаются по п. 1 или п. 2
части первой ст. 81 ТК РФ, а не по соглашению сторон.
Прекращение трудового договора (увольнение)
В Трудовом кодексе РФ используются такие понятия, как прекращение трудового
договора, расторжение трудового договора, увольнение. Хотя определение этим терминам
в законе не дается, по контексту понятно, что под прекращением трудового договора
понимается всякое прекращение трудовых отношений между работником и
работодателем вне зависимости от того, что явилось причиной этого. Понятие
"увольнение" является синонимом словосочетания "прекращение трудового договора".
Под расторжением трудового договора в главе 13 ТК РФ понимается прекращение
трудовых отношений по воле обеих сторон или одной из сторон трудового договора.
Иными словами, расторжение является частным случаем прекращения трудового
договора. Однако в других главах Трудового кодекса РФ такая терминология не всегда
соблюдается. Например, очевидно, что в части третьей ст. 232 ТК РФ под расторжением
трудового договора понимается его прекращение по любому основанию, а в части
четвертой ст. 58, части третьей ст. 178, части второй ст. 261 ТК РФ формулировка
"расторжение трудового договора" используется применительно к таким основаниям
прекращения трудовых отношений, которые не связаны с инициативой какой-либо из
сторон. Полагаем, что при составлении кадровых документов работодателю следует
пользоваться той терминологией, которую законодатель использует непосредственно при
закреплении конкретного основания увольнения.
Чтобы увольнение было законным, необходимо правильно выбрать основание и
соблюсти установленный законом порядок увольнения. В случае возникновения спора с
работником по поводу законности увольнения обязанность доказывания этих
21
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
обстоятельств возложена на работодателя (см. п. 21, п. 23 постановления Пленума
Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Если же работодателю не удастся доказать в суде,
что основание для увольнения действительно было, или в процессе рассмотрения спора
выяснится, что порядок увольнения не был соблюден, работник подлежит
восстановлению на работе.
Увольнение совместителя
Все общие основания прекращения трудового договора, предусмотренные ст. 77
ТК РФ, распространяются на внешних и внутренних совместителей.
Кроме того, ст. 288 ТК РФ установлено дополнительное основание прекращения
трудового договора с лицами, работающими по совместительству. Трудовой договор,
заключенный на неопределенный срок с лицом, работающим по совместительству, может
быть прекращен в случае приема на работу сотрудника, для которого эта работа будет
являться основной.
Срочный трудовой договор по этому основанию прекращен быть не может.
Работодатель, намеренный прекратить бессрочный трудовой договор с
работником-совместителем на основании ст. 288 ТК РФ, обязан предупредить об этом
работника в письменной форме не менее чем за 2 недели до прекращения трудового
договора. Такое предупреждение составляется работодателем в произвольной форме. На
наш взгляд, в нем достаточно указать дату и номер трудового договора, который
подлежит прекращению, его стороны, а также дату предстоящего прекращения трудового
договора со ссылкой на ст. 288 ТК РФ. Можно включить в данное предупреждение и иные
сведения, доведение которых до работника, по мнению работодателя, необходимо. При
этом работодатель должен располагать доказательствами, что уведомление было получено
работником.
Увольнение работника-совместителя на основании ст. 288 ТК РФ правомерно, если
на дату увольнения на его место реально принят работник, для которого эта работа
является основной (см., например, определение СК по гражданским делам Московского
городского суда от 19.08.2010 N 33-26143). Иными словами, одно только намерение
работодателя принять вместо работника-совместителя основного работника не является
основанием для увольнения по ст. 288 ТК РФ.
Из содержания ст. 288 и п. 14 части первой ст. 81 ТК РФ следует, что увольнение
совместителя в случае приема основного работника осуществляется по инициативе
работодателя (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 12.12.2011 N
33-12651). Поэтому по ст. 288 ТК РФ нельзя уволить беременную женщину-совместителя
(часть первая ст. 261 ТК РФ), а также лиц, перечисленных в части четвертой ст. 261 ТК
РФ. Кроме того, на основании этой нормы нельзя уволить любого работникасовместителя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в
отпуске (часть шестая ст. 81 ТК РФ).
Может возникнуть ситуация, когда работодателю точно известно, что работниксовместитель будет отсутствовать на рабочем месте более двух недель (например,
находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет), а работник, для которого
занимаемая совместителем должность будет являться основной, уже найден. В этом
случае работодатель вправе предупредить совместителя о том, что он будет уволен после
отпадения препятствующих этому оснований, но не ранее чем через 2 недели со дня
предупреждения. С основным работником в такой ситуации не требуется заключать
срочный трудовой договор, даже если он будет принят на полную ставку. Ведь новый
работник принят не для замены совместителя исключительно на время его отсутствия, а
продолжит работу после его увольнения.
22
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Расторжение трудового договора по соглашению сторон
Соглашение сторон как основание прекращения трудового договора
предусмотрено пунктом 1 части первой ст. 77 ТК РФ.
Согласно ст. 78 ТК РФ трудовой договор может быть в любое время расторгнут по
соглашению его сторон. При достижении договоренности между работником и
работодателем может быть расторгнут как трудовой договор, заключенный на
неопределенный срок, так и срочный трудовой договор. Момент прекращения трудовых
отношений в этом случае определяется сторонами (п. 20 постановления Пленума
Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2; далее - Постановление Пленума N 2).
Закон не устанавливает никаких ограничений по периодам, на которые может
приходиться дата расторжения трудового договора по соглашению сторон. Увольнение
работника по этому основанию допускается в период беременности, временной
нетрудоспособности или пребывания в отпуске.
Предложить расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон может как
работник, так и работодатель. При этом по смыслу ст. 78 ТК РФ такая инициатива
обязательно должна быть поддержана другой стороной трудового договора. Отсутствие
согласия какой-либо из сторон означает невозможность расторжения договора по данному
основанию. У стороны, к которой обращается инициатор расторжения, нет обязанности
согласиться с предложением.
Согласие на расторжение трудового договора может быть только безусловным.
Иными словами, если одна из сторон предлагает расторгнуть трудовой договор
определенного числа и на определенных условиях, то другая сторона либо соглашается на
прекращение отношений с этой даты и на таких условиях, либо вообще не дает согласия
на расторжение договора. Это не означает, что стороны не могут вести переговоры и идти
на уступки друг другу, однако, дав согласие, нельзя затем в одностороннем порядке
изменить содержание соглашения. В частности, работодатель не может сам переносить
дату увольнения по соглашению сторон, о которой просит работник, на более поздний
срок, как это иногда возможно при увольнении работника по собственному желанию.
Полностью отказаться от заключенного соглашения о расторжении трудового
договора в одностороннем порядке также нельзя. Как указал Конституционный Суд РФ в
своем определении от 13.10.2009 N 1091-О-О, достижение договоренности о прекращении
трудового договора на основе добровольного соглашения его сторон допускает
возможность аннулирования такой договоренности исключительно посредством
согласованного волеизъявления работника и работодателя, что исключает совершение как
работником, так и работодателем произвольных односторонних действий, направленных
на отказ от ранее достигнутого соглашения. Аналогичные разъяснения содержатся в п. 20
Постановления Пленума N 2.
В случае возникновения спора о законности увольнения по соглашению сторон
бремя доказывания распределяется между работником и работодателем на основании
общего принципа: каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она
ссылается как на основания своих требований и возражений (ч. 1 ст. 56 ГПК РФ).
Обстоятельства, подлежащие доказыванию каждой из сторон, удачно сформулированы в
определении судебной коллегии по гражданским делам Астраханского областного суда от
01.07.2009. Так, бремя доказывания лежит на работодателе в пределах сведений,
изложенных в приказе (распоряжении) об увольнении работника. Работодатель должен
доказать наличие соглашения о расторжении трудового договора и определенной даты, с
которой заключенное соглашение вступает в силу и прекращаются трудовые отношения
между работником и работодателем, а также другие обстоятельства, относящиеся к
существу трудового спора. В то же время работник, возбудивший спор по поводу
законности расторжения с ним трудового договора, должен обосновать свои требования, а
именно, по какой причине он был вынужден заключить соглашение о расторжении
23
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
трудового договора против своей воли. Суды удовлетворяют требования работников о
восстановлении на работе только при наличии доказательств принуждения их
работодателем к подписанию соглашения (см., например, определения Московского
городского суда от 24.03.2011 N 33-8111 и от 30.01.2012 N 33-2519).
Увольнение по инициативе работника
В соответствии с частью первой ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть
трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем
за 2 недели, если иной срок не установлен законом.
Работники, заключившие срочный трудовой договор, в полной мере обладают этим
правом. Зафиксированное в договоре условие о том, что работник не имеет права
уволиться по собственному желанию, не подлежит применению (ст. 9 ТК РФ).
Трудовым кодексом РФ установлены следующие специальные сроки
предупреждения работодателя об увольнении по собственному желанию.
Срок
предупреждения
Категория работников
Основание
(минимальный)
работник,
пожелавший
расторгнуть
трудовой
договор
в
период
испытательного срока
за 3 календарных дня
работник,
заключивший
трудовой договор на срок до
двух месяцев
работник,
занятый
на
сезонных работах
руководитель организации
за 1 месяц
за 1 месяц (кроме случаев,
когда трудовой договор
заключен на срок менее 4
месяцев
или
когда
спортсмен, тренер
трудовым
договором
предусмотрен
срок
предупреждения,
превышающий 1 месяц)
работник,
заключивший
трудовой
договор
с устанавливается трудовым
работодателем - физическим договором
лицом
ст. 71 ТК РФ
ст. 292 ТК РФ
ст. 296 ТК РФ
ст. 280 ТК РФ
ст. 348.12 ТК РФ
ст. 307 ТК РФ
Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день
после получения работодателем заявления работника об увольнении (часть первая ст. 80
ТК РФ).
Заявление работника об увольнении по собственному желанию работодатель
получил в понедельник 29.10.2012. Двухнедельный срок предупреждения об увольнении
начинается со вторника 30.10.2012 и заканчивается в понедельник 12.11.2012.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания
срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (часть четвертая ст. 14 ТК
РФ). Соответственно, последним днем срока предупреждения об увольнении всегда будет
рабочий для сотрудника день.
Течение срока предупреждения об увольнении не прерывается в связи отсутствием
работника на работе.
24
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
В законе говорится об обязанности работника заранее предупредить работодателя о
своем намерении уволиться, но не об обязанности отработать 2 недели или иной срок
после предупреждения. Поэтому время, когда решивший уволиться работник находится
на больничном, в отпуске либо отсутствует на работе по иной причине, засчитывается в
срок предупреждения.
Разумеется, при отсутствии оснований, освобождающих от работы, работник по
день увольнения включительно в рабочее время должен исполнять свои трудовые
обязанности.
Если работник просит уволить его до истечения срока предупреждения об
увольнении, работодатель всегда может выполнить эту просьбу (часть вторая ст. 80 ТК
РФ). Обязанностью работодателя это становится в случаях, предусмотренных частью
третьей ст. 80 ТК РФ:
- работник не имеет возможности продолжить работу. Закон напрямую относит к
таким ситуациям зачисление в образовательное учреждение и выход на пенсию, при этом
перечень оставлен открытым. В п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от
17.03.2004 N 2 (далее - постановление Пленума N 2) указано, что это могут быть иные
уважительные причины, в силу которых работник не может продолжать работу, например,
направление мужа (жены) на работу за границу, к новому месту службы;
- установлено нарушение работодателем трудового законодательства и иных
нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных
нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового
договора. Названные нарушения могут быть установлены, в частности, органами,
осуществляющими государственный надзор и контроль за соблюдением трудового
законодательства, профсоюзами, комиссиями по трудовым спорам, судом (п. 22
постановления Пленума N 2).
По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право
прекратить работу (часть пятая ст. 80 ТК РФ). Если же по истечении этого срока трудовой
договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие
трудового договора продолжается (часть шестая ст. 80 ТК РФ).
Обязательным условием расторжения трудового договора по инициативе
работника является добровольность волеизъявления на увольнение.
Если при возникновении спора бывший работник утверждает, что работодатель
вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию, то это
обстоятельство подлежит проверке, а обязанность доказать его возлагается на работника
(п. 22 постановления Пленума N 2, кассационное определение СК по гражданским делам
Московского городского суда от 08.07.2010 N 33-20388).
Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию
Согласно части пятой ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о
причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с
формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на
соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи указанных нормативно-правовых
актов.
Порядок внесения записей в трудовые книжки урегулирован Правилами ведения и
хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
(далее - Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной
постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).
На какую статью ссылаться?
25
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
Расторжение трудового договора по инициативе работника в качестве основания
прекращения трудового договора указано в п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ. Порядок же
прекращения трудового договора по этому основанию регламентирован в ст. 80 ТК РФ.
В п. 15 Правил указано, что при прекращении трудового договора по основаниям,
предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового
договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли
сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового
договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
Таким образом, внося запись об увольнении работника по собственному желанию,
ссылаться нужно на статью 77, а не на статью 80 ТК РФ.
Какую использовать формулировку?
Споры по этому вопросу ведутся давно. Одни настаивают на том, что точное
соответствие формулировке закона обеспечивает лишь запись "трудовой договор
расторгнут по инициативе работника", поскольку именно так это основание
сформулировано в ст. 77 ТК РФ. Другие считают единственно верным вариантом тот, что
указан в п. 5.2 Инструкции: "уволен по собственному желанию".
На наш взгляд, может быть использована любая из указанных формулировок,
поскольку обе они встречаются в ТК РФ и употребляются в качестве синонимичных. В
частности, статья 80 ТК РФ называется "Расторжение трудового договора по инициативе
работника (по собственному желанию)". В то же время в п. 5.2 Инструкции указана только
одна из вышеприведенных формулировок: "уволен по собственному желанию". Поэтому
этот вариант нам представляется предпочтительным.
Федеральная служба по труду и занятости в письме от 11.01.2010 N 3888-6-1
разъясняет, что при прекращении трудового договора по инициативе работника запись в
трудовой книжке производится примерно следующего содержания: "Уволен по
собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской
Федерации". Как видим, Роструд предлагает использовать формулировку из Инструкции,
однако не настаивает на том, что такой вариант единственно возможный.
В любом случае значение этого вопроса серьезно преувеличено. Судебная практика
подтверждает, что неточность формулировки не приводит к ущемлению прав работника,
если содержание записи позволяет правильно определить основание увольнения (см.,
например, определение Санкт-Петербургского городского суда от 28.02.2012 N 332906/2012, определение Московского городского суда от 02.08.2010 N 4г-6809/2010).
Как оформить ссылку?
Обратите внимание, что пример записи, приведенный в Инструкции, не содержит
указания на часть статьи ТК РФ. Тем не менее, делая ссылку, нужно указывать не только
пункт, но и часть статьи, поскольку такое требование содержится в ТК РФ и Правилах нормативных правовых актах, обладающих большей юридической силой, чем
Инструкция. Кроме того, нужно помнить о том, что все записи в трудовой книжке
производятся без каких-либо сокращений (п. 11 Правил).
В п. 5.6 Инструкции указано, что при расторжении трудового договора по
инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает
предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении
трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.
Искать в каком-то одном официальном документе исчерпывающий перечень таких
причин бесполезно. Льготы и преимущества, зависящие от причины увольнения,
закреплены в различных нормативных правовых актах, причем не только федеральных, но
и региональных.
Например, Положение о порядке и условиях предоставления педагогическим
работникам образовательных учреждений длительного отпуска сроком до одного года,
26
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
утвержденное приказом Минобразования РФ от 07.12.2000 N 3570, предусматривает, что
стаж непрерывной преподавательской работы не прерывается при поступлении на
преподавательскую работу после увольнения с преподавательской работы по
собственному желанию в связи с переводом мужа (жены) на работу в другую местность
независимо от перерыва в работе или после увольнения по собственному желанию в связи
с уходом на пенсию. Жены военнослужащих, которые расторгли трудовой договор в связи
с перемещением их мужей к новому месту военной службы, имеют право получить по
месту службы мужа выходное пособие в размере двухмесячной средней заработной платы
(приказ Минобороны РФ от 11.07.2002 N 265). Постановлением главы администрации
(губернатора) Краснодарского края от 27.11.2008 N 1219 (п. 2.2.7 Приложения N 9)
предусмотрено, что работникам государственных учреждений здравоохранения
Краснодарского края может устанавливаться выплата за стаж непрерывной работы и
такой стаж сохраняется в случае, в частности, расторжения трудового договора в связи с
уходом за ребенком в возрасте до 14 лет или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет при
поступлении на работу до достижения ребенком указанного возраста.
Если увольняющийся по собственному желанию сотрудник указал в заявлении
конкретную причину увольнения, а работодатель сомневается, вносить ли ее в трудовую
книжку, можно поинтересоваться у работника, на какие льготы и преимущества он
рассчитывает. В любом случае дополнение по просьбе работника "обычной" записи об
увольнении по собственному желанию любой уважительной причиной такого увольнения
не будет ошибкой.
Рабочее время
Рабочим признается время, в течение которого работник в соответствии с
правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен
исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии
с нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (часть первая ст. 91
ТК РФ).
Трудовой кодекс РФ к иным периодам, являющимся рабочим временем, относит:
- перерывы для кормления ребенка (часть четвертая ст. 258 ТК РФ);
- специальные перерывы для обогревания и отдыха (часть вторая ст. 109 ТК РФ);
- время прохождения обязательных медицинских осмотров (обследований) в
начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены)
(часть третья ст. 213 ТК РФ);
- время дежурства на дому медицинских работников медицинских организаций
(каждый час дежурства учитывается как 1/2 часа рабочего времени) (часть шестая ст. 350
ТК РФ).
Кроме того, по смыслу закона к рабочему времени относятся специальные
перерывы, обусловленные технологией и организацией производства и труда (часть
первая ст. 109 ТК РФ).
В нормативных правовых актах, регулирующих особенности режима рабочего
времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер
работы, устанавливаются и другие периоды, являющиеся рабочим временем для таких
работников. Так, например, время присутствия на рабочем месте водителя, когда он не
управляет автомобилем при направлении в рейс двух водителей, засчитывается ему в
рабочее время в размере не менее 50 процентов (п. 22 Положения об особенностях режима
рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного приказом
Минтранса России от 20.08.2004 N 15). Для диспетчера управления воздушным
движением рабочим временем является, в частности, профессиональная и (или)
техническая учеба продолжительностью не более 8 часов в месяц (п. 3 Положения об
особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников, осуществляющих
27
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
управление воздушным движением гражданской авиации Российской Федерации,
утвержденного приказом Минтранса России от 30.01.2004 N 10).
Рабочее время не перестает быть таковым в случае простоя, то есть временной
приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или
организационного характера (часть третья ст. 72.2, ст. 157 ТК РФ). Такой вывод основан
на том, что законом простой не отнесен ко времени отдыха и подразумевается, что
работник должен приступить к выполнению работы сразу после устранения причин ее
приостановки.
А вот время командировки не является рабочим в том смысле, в каком оно
определено в ст. 91 ТК РФ. Согласно статьям 166 и 167 ТК РФ на время командировки
работник прекращает исполнять трудовые обязанности по занимаемой им должности в
месте своей постоянной работы и выполняет конкретное служебное поручение вне места
такой работы.
Систематизация информации: как организовать
документооборот
По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного
взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие
документы:
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК
РФ);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение об адаптации работников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому
учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие
журналы:
- журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения
продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с
обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае
возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой
книжки работнику;
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого
количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных
трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в
связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении
срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен
быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном
случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой
договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета
порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников
фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо
каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его
ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами
работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до
подписания трудового договора;
- журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
28
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
журнал
прохождения
работниками
обязательного
медицинского
освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество
составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.
Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету
кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
При этом необходимые бумаги должны со ответствовать унифицированным формам,
утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. N 26 (личные
карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об
увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета
использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).
Следует отметить, что в компании могут отсутствовать некоторые
вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные
обязанности могут быть включены в положения трудового договора.
Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так,
если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть
составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть
положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать
положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень
сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники
должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка
являются обязательным документом, но они могут являться приложением к
коллективному договору.
График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним
должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники
фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако
график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие
дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае
не совпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать
заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса
отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть
извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен
предоставляться в соответствии с приказом.
У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на
основной работе.
Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе
трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это
выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто
скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не
подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом
заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами
законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания
гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления
документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.
Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами
(непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные
дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).
На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не
денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК
РФ и может быть также проверено инспекторами.
В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы,
неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить
29
Приложение к журналу «Наша бухгалтерия»
www.nashabuh.ru
приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им
определить сроки расчетов при увольнении или отпуске.
Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при
отпуске - за три дня до его начала. Если по каким-либо причинам предписанные законом
сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не
ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236
ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры
могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5
000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае
выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям
труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. Она предполагает оценку
рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности
работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо
проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест
хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта
аттестации рабочего места по условиям труда.
Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и
обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное
оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание
на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные
требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию
соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.),
регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам,
принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации).
Документы должны быть согласованы между собой.
Передача дел в архив
В организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу
ценности, составляются описи, которые закрепляют систематизацию дел путем
присвоения каждому делу индивидуального номера, а также раскрывают в заголовке дела
его состав и содержание.
Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения
свыше 10 лет сдаются в архив по описям. Дела принимаются работником архива в
присутствии сотрудника кадровой службы. В конце каждого экземпляра описи
проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического
количества дел, переданных в архив, и номера соответствующих дел, если таковые будут.
Под заверительной надписью ставятся дата приема-передачи дел и подписи лиц,
осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки
толщиной 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешком на обе стороны.
Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы.
Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре при этом
допускается хранить их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после
чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
30
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
89
Размер файла
490 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа