close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ИНСТРУКЦИЯ Работа с подрядчиками

код для вставкиСкачать
УТВЕРЖДАЮ
Директор
ООО «Лесная сертификация»
П.В. Трушевский
ИНСТРУКЦИЯ
Работа с подрядчиками
Код документа
Редакция
Разработчик
Дата утверждения
Дата начала действия
FC-INS-03
1.0
Трушевский П.В., Савулиди А.М.
31 декабря 2010 год
01 января 2011 год
Содержание
Введение.................................................................................................................................................... 2
1 Область применения и сфера действия .............................................................................................. 2
2 Нормативные ссылки ............................................................................................................................. 2
3 Термины и определения. Обозначения и сокращения ....................................................................... 2
4 Общие положения .................................................................................................................................. 2
5 Принятие решения о привлечении подрядчика, оценка и выбор подрядчика .................................. 3
6. Подготовка и заключение договора подряда ..................................................................................... 4
7. Контроль выполнения условий договора и приемка выполненных работ ....................................... 4
8 Ответственность .................................................................................................................................... 4
Приложение 1 - Требования FSC к подрядчикам для выполнения работ по сертификации ............. 6
Приложение 2 - Требования Компании к подрядчикам для выполнения работ по сертификации .... 8
Приложение 3 - Требования Компании к квалификации персонала подрядчика ................................ 9
Приложение 4 - Пример оформления Претензионного письма ......................................................... 10
Приложение 5 - Методика поиска и привлечения национальных экспертов ..................................... 11
© ООО «Лесная сертификация»
Введение
Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001
(п.7.4), ИСО/МЭК 65 (п. 4.4), FSC-STD-20-001(версия 2-1)(п.5).
1 Область применения и сфера действия
1.1 Настоящая инструкция устанавливает порядок взаимодействия Компании с подрядчиками и устанавливает требования к оценке, выбору, заключению договоров с подрядчиками, а также
к контролю качества исполнения условий договоров подряда и приемки выполненных работ.
1.2 Настоящая инструкция является обязательной для исполнения всеми сотрудниками
Компании.
2 Нормативные ссылки
FC-PF-1.12 Типовой договор, заключаемый с привлекаемым экспертом;
FSC-STD-20-001(версия 3.0) Общие требования к сертификационным органам, аккредитованным FSC: Применение руководства ИСО/МЭК 65:1996(Е) аккредитованными FSC сертификационными органами;
ИСО 9001: 2001 Системы менеджмента качества. Требования;
ИСО/МЭК 65 Общие требования к органам, применяющим системы сертификации продукции;
Требования к персоналу ООО «Лесная сертификация», участвующему в сертификационных
аудитах.
3 Термины и определения. Обозначения и сокращения
3.1 В настоящей инструкции применяются следующие термины и определения:
Коррекция (Correction) – это действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия (ГОСТ Р ИСО 9000:2001).
Несоответствие (Nonconformity) – невыполнение требований (ГОСТ Р ИСО 9000:2001).
Подрядчик (Contractor) – юридическое и (или) физическое лицо, которое в соответствии с
договором подряда выполняет необходимые Компании работы.
Результативность (Effectiveness) – степень реализации запланированной деятельности
и достижения запланированных результатов (ГОСТ Р ИСО 9000:2001).
3.2 В настоящей инструкции применяются следующие обозначения и сокращения:
FSC –Forest Stewardship Council-Лесной Попечительский Совет;
ГОСТ Р – государственный стандарт России;
ИСО – международная организация по стандартизации.
СМК – система менеджмента качества.
4 Общие положения
4.1. Целью процесса заключения, контроля и выполнения условий договора подряда является обеспечение выполнения обязательств Компании перед Заказчиком путем привлечения к
своей деятельности физических (предпринимателей) и/или юридических лиц на договорной основе, отвечающих требованиям Компании и иных обязательных требованиях об оказании качественных услуг Клиентам.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
2
© ООО «Лесная сертификация»
Достижение данной цели обеспечивается решением следующих задач:
• оценки и выбора подрядчиков;
• подготовки к заключению договора;
• заключения договора;
• контроля выполнения условий договора;
• приемки выполненных по договору работ.
5 Принятие решения о привлечении подрядчика, оценка и выбор подрядчика
5.1 Привлечение подрядчиков для выполнения работ осуществляется в следующих случаях:
• при сертификационной деятельности Компании для выполнения работ по договору с
клиентом;
• при выполнении работ по развитию Компании;
• по решению директора.
5.1.1 При сертификационной деятельности компании для выполнения работ по договору с
клиентом, ответственным за ведение работ с подрядчиком является директор. Решение о привлечении подрядчика принимается после заключения договора с клиентом. Ответственным за
поддержание сведений о потенциальных подрядчиках в рамках сертификационной деятельности
является директор.
5.1.2 При выполнении работ по развитию Компании, ответственным за ведение работ с
подрядчиком является сотрудник в соответствии с Бюджетом Компании на год. Решение о выполнении подрядных работ принимается ежегодно при формировании и утверждении Бюджета Компании на год.
5.1.3 При оперативной необходимости привлечения подрядчика, директор принимает решение и устно или протоколом совещания назначает ответственного за ведение работ с подрядчиком.
5.2. Для выбора подрядчиков на выполнение работ в Компании ведутся следующие перечни:
• перечень признанных поставщиков;
• перечень сторонних специалистов и организаций для подрядных работ по сертификационной деятельности, требования к подрядчикам указаны в п.5.3, Приложениях 1, 2, 3.
5.3 Критериями оценки подрядчиков, претендующих на заключение договора подряда, являются:
• дата учреждения юридического лица (регистрация индивидуального предпринимателя);
• дата начала фактической деятельности;
• состав учредителей компании-претендента;
• сумма вознаграждения за оказываемые услуги;
• квалификация привлекаемых специалистов – персонала подрядчика (требования к квалификации установлены Приложением 3);
• наличие оборудования и программного обеспечения, необходимых для выполнения требуемых работ;
• географическое месторасположение и наличие офиса (представительства);
• наличие публикаций о деятельности претендента;
• наличие научных публикаций по тематике предполагаемой деятельностям претендента.
5.4. Методика поиска и привлечения национальных экспертов приведена в Приложении 5.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
3
© ООО «Лесная сертификация»
6. Подготовка и заключение договора подряда
6.1. По представлению руководителя подразделения, ответственного за ведение подрядных работ в соответствии с п.5.1 директор принимает решение о выборе подрядчика.
6.2. После выбора подрядчика директор осуществляет переговоры с потенциальным подрядчиком (физическим лицом) или с руководителями компании-подрядчика по согласованию
условий предстоящих работ.
6.3. При полном согласовании условий предстоящей работы подрядчик представляет компании проект договора для проведения согласования.
6.4. Проект договора согласовывается с бухгалтером, юристом и представляется на подпись директору в срок не более 10 рабочих дней.
6.5. После подписания договора директором один его экземпляр передается подрядчику,
второй экземпляр – компании.
7. Контроль выполнения условий договора и приемка выполненных работ
7.1. После реализации работ по указанному договору подряда проверку выполнения работ
на соответствие установленным требованиям осуществляют ответственный сотрудник, который в
дальнейшем предоставляет результаты проверки Директору.
Проверка выполнения работ по договору может производиться при окончательной сдаче
работ подрядчиком или в процессе поэтапного ее завершения.
Периодичность проведения проверок результатов работ должна быть определена договором между сторонами.
7.2. В случае выявления несоответствий директор проводит переговоры с руководством
подрядчика на предмет их устранения.
В случае их неустранения в установленные сроки директор совместно с юристом составляет претензионное письмо, по получению которого подрядчик обязан провести корректирующие
действия. Копия письма передается юристу.
Ответственным за проверку работ, составление и предъявление претензионного письма
является сотрудник.
Требования к содержанию претензионного письма установлены Приложением 4.
7.3. После устранения выявленных несоответствий директор составляет двухсторонний
протокол (акт) об устранении несоответствий, который прилагается к договору.
7.4. В случае выявления несоответствий подрядчик производит действия по коррекции и
предоставляет результаты для проверки заказчику.
7.5. Сотрудники подразделения проверяют результативность действий по коррекции.
Данные оценки предоставляются директору.
7.6. Если работа выполнена подрядчиком без замечаний заказчика, либо результативно
выполнены корректирующие мероприятия, директор подписывает акт сдачи-приемки работ по договору.
7.7. Один экземпляр подписанного акта передается подрядчику, а второй - бухгалтеру для
оплаты выполненных работ в установленные договором сроки.
8 Ответственность
Директор Компании несет ответственность за:
• создание, ведение и актуализацию сведений о подрядчиках в соответствии с п.5.2;
• рассмотрение и согласование проекта договора подряда;
• заключение договора подряда и контроль исполнения его условий;
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
4
© ООО «Лесная сертификация»
• проверку работ по договору и выявление недостатков;
• организацию переговоров по решению вопроса об устранении недостатков, допущенных
подрядчиком в процессе выполнения условий договора подряда;
• составление претензионного письма.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
5
Приложение 1 - Требования FSC к подрядчикам для выполнения работ по сертификации
1. Компания имеет квалифицированный персонал для осуществления сертификационной
деятельности. В случае недостаточности персонала Компании по причинам их занятости или
причинам, продиктованным иными объективными обстоятельствами, например, такими как,
месторасположение претендента на сертификат, Компания может привлекать сторонних
специалистов или компании, имеющие специалистов соответствующей квалификации, на договорной основе для осуществления официальных сертификационных проектов.
2. В некоторых случаях заключение партнерских договоров способствует формированию и
развитию Компании как сертификационного органа и средством обучения ее персонала. Компания обязана оформлять документально любую договоренность о выполнении совместных мероприятий по сертификации с консультантами или партнерскими организациями.
Примечание:
В случае если Компания имеет аккредитацию FSC, данная аккредитация при FSC распространяется исключительно на Компанию ее получившую. Аккредитационный контракт, заключаемый между FSC и аккредитованным сертификационным органом, регулирует отношения исключительно между ними, при этом FSC не связан никакими контрактными отношениями с партнерскими организациями аккредитованного органа по сертификации.
3. Партнерские организации могут предлагать услуги, на оказание которых не распространяются требования аккредитации FSC, а также могут осуществлять сертификационные проекты
по стандартам, не отвечающим требованиям FSC. Со своей стороны, органы по сертификации,
аккредитованные FSC, гарантируют, что ими не осуществляется деятельность, не отвечающая
требованиям FSC, и она не поддерживается каким-либо образом.
4. FSC рассматривает соглашения с партнерскими компаниями о сотрудничестве как разновидность соглашения с консультантом. Контракт с партнерской организацией или специалистом, заключенный на предоставление услуг по сертификации, должен содержать обязательное условие о том, что в процессе работы подрядчики обязаны следовать и применять аккредитованную FSC систему сертификации сертификационного органа, а также условия, оговаривающие заявления партнерской организации, которые они не могут делать в связи с предлагаемыми услугами в рамках партнерских соглашений. Копия этого контракта должна быть составной частью дела и храниться в офисе аккредитованного органа по сертификации. Подобный контракт должен быть заключен и в том случае, если подрядчик уже связан другими
контрактами.
5. FSC обязывает аккредитованный FSC сертификационный орган предоставить гарантии
того, что партнерская организация не указывает в своей документации, что она обладает статусом аккредитованной при FSC компании. FSC оставляет за собой право лишить аккредитации орган по сертификации, чьи партнеры ложно декларируют себя аккредитованными организациями на основе своего сотрудничества с аккредитованным органом по сертификации. FSC
оставляет за собой право подать судебный иск на организации, неправомерно претендующие на статус аккредитованного органа.
6. Орган по сертификации, аккредитованный при FSC, ни при каких обстоятельствах не
имеет права перепоручать кому-либо вынесение сертификационного решения, равно как и передавать ответственность за решение о выдаче сертификата или о предоставлении Логотипа
FSC.
7. В случае если деятельность подрядчика в рамках других систем сертификации, имеющих воздействие или накладывающихся на систему FSC, или другая его деятельность в лесном
секторе могут привести к дезориентации рынка или уже послужили причиной к таковой и котоFC-INS-1.04-09 Работа с подрядчиками
6
© ООО «Лесная сертификация»
рая становится известна FSC, то в адрес аккредитованного органа по сертификации FSC выдвигает специальное требование по принятию корректирующих мер. При этом аккредитованный орган по сертификации обязан довести это требование до сведения подрядчика и проконтролировать его выполнение.
8. Партнерские организации обязуются применять Логотип FSC в соответствии с Указаниями по применению Торговой марки FSC. Партнерским организациям надлежит определять
свои услуги как услуги компании, «действующей от лица аккредитованного FSC сертификационного органа».
9. Подрядчики не могут самостоятельно предоставлять разрешение на применение торговых знаков FSC за исключением тех случаев, когда они прошли специальную подготовку и
получили соответствующие официальные полномочия от менеджера Торговой марки FSC.
10. Аккредитованный орган по сертификации обязуется поставить в известность FSC о
заключении контракта с новым подрядчиком или об изменении статуса подрядчика в течение
30 дней. FSC предоставляется следующая информация:
• название организации / имя подрядчика;
• контактная информация, в т.ч.: адрес, телефон, факс и адрес электронной почты;
• предмет контракта (географическое местоположение, тип сертификационной оценки и пр.);
• дата подписания контракта;
• дата истечения срока действия контракта.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
7
© ООО «Лесная сертификация»
Приложение 2 - Требования Компании к подрядчикам для выполнения работ по сертификации
1. Подрядчиками могут быть частные лица и организации, оказывающие широкий
спектр услуг. Этот спектр подразумевает также различные формы оказания услуг: от частного
консультанта, с которым заключается контракт на проведение и/или помощь в проведении
конкретного аудита, до целых компаний, контракт с которыми наделяет их полномочиями осуществлять все сертификационные аудиты и мониторинг в отдельной стране или регионе. Компетенция персонала подрядчиков установлена Приложением 4 к настоящей инструкции, а также в
«Требованиях к персоналу, участвующему в сертификационных аудитах».
Подбор подрядчиков должен отвечать требованиям аккредитационных стандартов и аккредитационного контракта с FSC.
2. Компания вправе привлекать подрядчиков для проведения сертификационных мероприятий только с получения согласия Клиента или требований FSC для соответствия проводимых работ сертификационной системе. Контракт, заключенный между сертификационным органом и Клиентом, должен содержать обязательное условие возможности привлечения сертификационным органом сторонних специалистов или компаний для проведения сертификационных
мероприятий в качестве подрядчиков. Сертификационный орган гарантирует Клиентам компетентность своих подрядчиков.
3. Аккредитованный орган по сертификации обязан обеспечить подрядчика пакетом необходимых для работы документов.
4. Подрядчики, так же как и аккредитованный орган по сертификации, должны выполнять
условия, установленные договорами, относительно случаев конфликта интересов.
5. Все материалы, разработанные подрядчиком с целью продвижения его услуг, подлежат утверждению органом по сертификации согласно нормативной документации FSC.
6. Аккредитованный орган по сертификации и/или подрядчик не должны проводить аудит
на предприятии клиента, которому подрядчик или специалист (эксперт, аудитор, национальный
эксперт) от органа по сертификации ранее предоставлял консультационные услуги по тем или
иным аспектам, входящим в сертификационную оценку.
7. В рамках мониторинга, осуществляемого FSC, месторасположения (офис) подрядчика
рассматривается как представительство аккредитованного органа по сертификации, поэтому
должен соответствовать аккредитационным стандартам. Представители FSC имеют право
осуществлять контрольные визиты в офис подрядчика, если такой визит представляется необходимым руководству FSC.
8. Копии всех материалов и информация о клиентах аккредитованного органа по сертификации (в т.ч. регламент и графики контрольных проверок, отчеты и т. п.) должны быть
предоставлены для оценки специалистами FSC по требованию в течение 48 часов с момента
запроса.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
8
Приложение 3 - Требования Компании к квалификации персонала подрядчика
1. Подбор аудиторов и экспертов для проведения сертификационных мероприятий осуществляется согласно аккредитационных стандартов FSC.
2. Аккредитованный орган по сертификации гарантирует тот факт, что персонал подрядчика, выполняющий работу для органа по сертификации, прошел соответствующую подготовку и имеет соответствующую квалификацию. К этой подготовке выдвигаются те же требования, что и к подготовке персонала, работающего в аккредитованном органе по сертификации. При необходимости аккредитованный орган по сертификации обязан обеспечить обучение подрядчика.
3. Сведения об образовании, специализации и профессиональном опыте всех сотрудников, участвующих в деятельности организации на основе постоянных и временных контрактов, должны иметься в распоряжении организации-работодателя, быть четкими и разборчиво
записанными, быть полными и своевременно обновляться.
Эти сведения должны включать:
• имя;
• принадлежность к организации, занимаемая должность;
• квалификация и профессиональный статус;
• практический профессиональный опыт;
• данные о тренингах в области сертификации лесоуправления и/или сертификации
цепочки поставок;
• контактный адрес;
• копия договора на выполнение работ или оказание услуг;
• копия соглашения о неразглашении конфиденциальной информации (если указанное
положение не содержится в договоре о выполнении работ или оказании услуг).
FC-INS-1.04-09 Работа с подрядчиками
9
© ООО «Лесная сертификация»
Приложение 4 - Пример оформления Претензионного письма
Генеральному директору
ООО «Лескарт»
И.П. Зарубину
Исх. № ___
от __.__.200__ года
Уважаемый Игорь Петрович!
Напоминаем, что ООО «Лескарт», несмотря на истекший 28 декабря 2004 года срок сдачи
работы (договор 7/10-03 от 15.10.2004 г.), не выполнил свои обязательства перед Заказчиком –
ООО «Лесная сертификация».
Просим Вас принять меры по скорейшему завершению работ и передаче нам отчета по
проведению предварительного аудита на предприятии ООО «Нега-лес» с учетом предоставленных нами замечаний.
Несвоевременное предоставление отчета рецензентам не позволяет нам выполнить наши
обязательства перед нашими заказчиками, что влечет за собой неисполнения условий договора и
наложение штрафных санкций, т.е. прямых убытков, которые ООО «Лесная сертификация» несет
по вине ООО «Лескарт».
В связи с этим, мы оставляем за собой право требовать от ООО «Лескарт» компенсации
наших прямых убытков, в т.ч. в судебном порядке.
Директор ООО «Лесная сертификация»
П.В. Трушевский
Примечания:
1. Претензионное письмо оформляется на фирменном бланке Компании.
2. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица.
3. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим
образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.
4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Например:
Директор института
Главный бухгалтер
5.
Личная подпись
Личная подпись
М.В. Ларин
З.В. Марьяш
Письмо заверяют печатью организации.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
10
© ООО «Лесная сертификация»
Приложение 5 - Методика поиска и привлечения национальных экспертов
1. Требования к национальным экспертам и условиям, в которых их привлечение к сертификационным аудитам, проводимым или планируемым к проведению Компанией являются необходимыми приведены в документе – «Требования к персоналу, участвующему в сертификационных
аудитах».
2. Сотрудник, осуществляющий поиск и отбор национального эксперта в качестве подрядчика Компании должен:
2.1. Получить от директора или из иных доступных ему источников информацию о компании-претенденте на сертификат, на аудит которой требуется привлечение национального эксперта, а именно:
а) область хозяйственной и иной попадающей под FSC сертификацию деятельности претендента;
б) особенности региона хозяйственной деятельности претендента (социальные, экономические, экологические);
в) распространение применения официального и/или национального языка страны проведения сертификационного аудита претендента;
г) принятой в стране проведения аудита претендента системе профессионального образования (рекомендательно).
2.2. Получить сведения о наличии в регионе проведения оценки претендента независимых
неправительственных организаций, образовательных учреждений или институтов, имеющих возможность оказать консультативную помощь в привлечении национальных экспертов по предполагаемым аспектам и профилю оценки.
2.3. Выяснить наличие офиса регионального или национального представительства FSC в
регионе проведения оценки.
2.4. Выяснить наличие консультационных центров по лесной сертификации в стране и/или
региона проведения предполагаемой оценки.
2.5. Получить иную информацию, позволяющую исполнить поручение по поиску и отбору
национального эксперта.
3. Собрав достаточно сведений, необходимых для определения перечня требований к
национальному эксперту, привлечение на сертификационный аудит которого является обязательным по аккредитованной сертификационной системе Компании, ответственный сотрудник:
3.1. Оформляет запрос в адрес независимых неправительственных организаций, образовательных учреждений, институтов или учреждений, имеющих возможность оказать консультативную помощь в привлечении национальных экспертов по предполагаемым аспектам и профилю
оценки, а при наличии также в адрес офиса регионального или национального представительства
FSC.
Запрос на английском и русском языках оформляется в соответствии требованиями Компании, предъявляемыми к исходящей документации, на утвержденном Компанией бланке и должен
содержать просьбу оказать содействие в привлечении национального эксперта или экспертов с
перечислением предъявляемых к ним требований и просьбой о направлении Компании контактной информации о возможно потенциальных национальных экспертах.
3.2. Подготовленный в соответствии с требованиями п. 3.1. запрос передается директору
для его рассмотрения и подписи.
3.3. Запрос за подписью директора направляется ответственным сотрудником в адреса его
получателей средствами связи, доступными адресатам и гарантирующими его получение последними.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
11
© ООО «Лесная сертификация»
4. После получения ответов на запросы (п. 3) вся полученная информация, после прохождения процедуры ее регистрации, передается директору для анализа и определения лиц, которым ответственным специалистом будет подготовлено предложение о привлечении его в качестве национального эксперта.
4.1. Директор определяет перечень лиц и базисные условия работы Компании с каждым
конкретным специалистом из предоставленного ему списка.
4.2. Перечень лиц с условиями работы с ним Компанией передается ответственному специалисту, который готовит каждому соответствующее предложение с приложением следующих документов:
- форма резюме для их заполнения кандидатами в качестве национальных экспертов;
- форма заявления о конфиденциальности:
- проект договора FC-PF-1.12.
5. По факту положительно ответа лица или лиц и подписании всех необходимых документов
такое лицо включается в перечень подрядчиков, которые подлежат привлечению на соответствующие сертификационные аудиты по мере их планирования и проведения, согласно аккредитованной FSC системой сертификации Компании.
FC-INS-03 Работа с подрядчиками
12
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
310
Размер файла
1 043 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа