close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ДОкумеНТАциОННОе ОбеСпечеНие

код для вставкиСкачать
О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина
Документационное
обеспечение
управления
в организации
Рекомендовано УМО по образованию
в области статистики и антикризисного управления
в качестве учебного пособия
для студентов высших учебных заведений,
обучающихся по специальности
«Антикризисное управление»
и другим экономическим специальностям
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
С59
Рецензенты:
О.П. Мамченко, заведующая кафедрой информационных систем в экономике
ГОУ ВПО «Алтайский государственный университет», д-р экон. наук, проф.,
С.В. Лобова, начальник информационно-аналитического управления аппарата
Алтайского краевого законодательного собрания, д-р экон. наук, проф.
Соколова О.Н.
С59 Документационное обеспечение управления в организации : учебное
пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. — М. : КНОРУС, 2010. — 160 с.
ISBN 978-5-406-00215-5
Основано на изучении и обобщении существующей теории и практики работы
с документами с учетом требований действующего законодательства и нормативнометодических актов и посвящено вопросам документационного обеспечения
управления в организации. Основное внимание уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТом
Р 6.30—2003.
Для студентов экономических и управленческих специальностей вузов и работников аппарата управления организацией.
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
Соколова Ольга Николаевна
Акимочкина Татьяна Алексеевна
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ
Санитарно-эпидемиологическое заключение
№ 77.99.60.953.Д.003365.04.09 от 01.04.2009 г.
Изд. № 1709. Подписано в печать 26.10.2009. Формат 60×90/16.
Гарнитура «PetersburgC». Печать офсетная.
Усл. печ. л. 10,0. Уч.изд. л. 7,0. Тираж 2000 экз. Заказ №
ООО «Издательство КноРус».
129110, Москва, ул. Большая Переяславская, 46, стр. 7
Тел.: (495) 6807254, 6800671, 6801278.
Email: office@knorus.ru http://www.knorus.ru
Отпечатано в ОАО «Тульская типография».
300600, г. Тула, проспект Ленина, 109.
ISBN 978-5-406-00215-5
Соколова О.Н., Акимочкина Т.А., 2010
ЗАО «МЦФЭР», 2010
ООО «Издательство КноРус», 2010
Оглавление
Введение................................................................................................................................4
Планы проведения семинарско-практических занятий.....................................................9
Тема 1. Сущность документационного обеспечения
управления (делопроизводства)
1.1. Основные понятия и определения...........................................................................15
1.2. Классификация документов....................................................................................19
1.3. Составные части делопроизводства........................................................................22
Тема 2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
2.1. Унификация и стандартизация. Состав и правила оформления реквизитов............24
2.1.1. Реквизиты заголовочной части документа.....................................................26
2.1.2. Реквизиты содержательной части документа.................................................31
2.1.3. Реквизиты оформляющей части документа...................................................35
2.2. Бланки документов предприятия.............................................................................40
Тема 3. Организационно-распорядительные, информационно-справочные
документы, документация по личному составу
3.1. Распорядительные документы................................................................................42
3.2. Организационные документы..................................................................................45
3.3. Протоколы...............................................................................................................47
3.4. Информационно-справочные документы................................................................49
3.5. Документация по личному составу..........................................................................55
Тема 4. Типичные ошибки в языке и стиле документов
4.1. Язык и стиль служебных документов.......................................................................59
4.2. Структурные, синтаксические, морфологические, лексические,
стилистические, технические ошибки и помехи.......................................................59
Тема 5. Организация работы с документами
5.1. Прием и первичная обработка документов..............................................................69
5.2. Предварительное рассмотрение, распределение и регистрация
поступивших документов........................................................................................70
5.3. Контроль исполнения документов...........................................................................73
5.4. Информационно-справочная работа.......................................................................75
5.5. Отправка документов..............................................................................................77
5.6. Формирование дел.................................................................................................78
5.7. Рекомендации по совершенствованию делопроизводства......................................80
Тема 6. Системы и методы хранения документов
6.1. Суть и основные требования к системам хранения документов...............................81
6.2. Методы классификации и правила хранения документов........................................82
Краткий словарь терминов.................................................................................................87
Рекомендуемая литература.............................................................................................101
Приложения.......................................................................................................................103
3
Введение
Курс «Документационное обеспечение управления в организации»
содержит теоретический и методический материал по двум неразрывно
связанным компонентам механизма управления:
1) собственно документы;
2) весь обслуживающий их делопроизводственный технологиче­
ский цикл, включая оформление, движение документов, конт­
роль исполнения и поисково-справочный аппарат; развернутые
характеристики основных нормативов в этой области; ГОСТы,
классификаторы, необходимые управленческому персоналу
для правильной и оперативной ориентировки и нахождения
справочной информации, и т.д.
Данный курс является логическим продолжением и конкретизацией основных положений курсов по теории управления и менеджмента,
в нем в концентрированной форме представлен комплекс документных
методик по оформлению и реализации управленческих функций, теснейшим образом объединенный с другими курсами управленческого
цикла.
Предметом изучения курса является комплекс действий, связанный с освоением структуры, функций, созданием документов. Рассматриваются принципы и способы документирования, организация
документооборота. Объектом изучения является управленческая документация.
Данный курс имеет научно-практическое содержание: предполагает чтение проблемных лекций, разбор ситуаций, практические занятия.
Основной целью является формирование понимания роли и значения
делопроизводства в управлении и привитие навыков по реализации
учебного материала на практике.
Содержание курса
Тема 1. Сущность документационного обеспечения
управления (делопроизводства)
Основные понятия и определения: документационное обеспечение
управления (делопроизводство), документирование, документоведение,
документооборот, информация и др. Взгляды различных авторов на
определение документа.
Классификация документов:
„„ по способу фиксации информации;
„„ содержанию;
„„ наименованию;
„„ способу изготовления;
„„ степени сложности;
„„ месту составления;
„„ месту назначения;
„„ срокам исполнения;
„„ происхождению;
„„ степени гласности;
„„ юридической силе;
„„ стадии создания;
„„ срокам хранения;
„„ характеру информации.
Основные части делопроизводства:
„„ система документации;
„„ система документирования;
„„ организация работы с документами.
Тема 2. Реквизиты управленческих документов
и правила их оформления
Государственные стандарты на документы. Сущность и значение
стандартизации и унификации. ГОСТы, устанавливающие определение,
назначение и состав видов документов, входящих в унифицированную­
систему, а также форматы, размеры полей документов, входящих в состав
унифицированной системы, расположение частей и зон документа.­
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Реквизит, формуляр, типовой формуляр (определения,
5
назначение, оформление). Формуляр-образец документа (расположение реквизитов, соответствующих ему).
Количество и порядок расположения реквизитов. ГОСТ P6.30—2003
и 30 реквизитов, составляющих формуляр-образец. Вид документа и совокупность требований к его изложению и форме.
Текст как главный элемент документа.
Смысловые части или логические элементы текста:
„„ введение;
„„ доказательство;
„„ заключение.
Зависимость количества и расположения логических элементов
текста от управленческой ситуации, вызвавшей создание документа.
Прямой и обратный порядок расположения логических элементов.
Заключения:
„„ активные (прямые и косвенные);
„„ пассивные (описательные).
Бланки документов. Общий бланк, бланк письма, бланк конкретно­
го вида документа.
Тема 3. Организационно-распорядительные,
информационно-справочные документы,
документация по личному составу
Общая характеристика распорядительных документов.
Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания
(определение, назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения).
Стадии подготовки основных видов распорядительных документов.­
Текст распорядительного документа, две его части: констатиру­
ющая, распорядительная.
Унифицированные системы организационно-распорядительной
документации.
Организационные документы (общая характеристика).
Уставы, положения, инструкции (определение, назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения).
Протокол как организационно-распорядительный документ (опре­
деление, назначение, содержание, порядок составления, применения,
утверждения). Текст протокола, две его части: вводная, основная. Полные и краткие протоколы.
Информационно-справочные документы (общая характеристика).
Справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные
письма, телеграммы, факсы, телефонограммы (определение, назначение,
содержание, порядок составления, применения, утверждения).
6
Инициативные и ответные письма, сопроводительные письма,
письма-приглашения, информационные, рекламные письма, письмаизвещения, письма-подтверждения, письма-напоминания, гарантийные
письма, оферты, рекламации. Электронное письмо.
Унификация делового письма (опыт США, западных стран, России).
Договор (определение, назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения).
Виды договоров: купли-продажи, дарения, поставки, подряда и др.
Формуляр типового договора.
Документация по личному составу (общая характеристика).
Личные дела, заявления, приказы по личному составу, трудовые
книж­ки, автобиографии, трудовые соглашения (контракты) (опре­
деление, назначение, содержание, порядок составления, применения,
утверждения).
Тема 4. Типичные ошибки в языке и стиле
деловой документации
Язык и стиль служебных документов. Особенности официальноделового стиля.
Типичные ошибки в языке и стиле.
Структурные ошибки.
Синтаксические ошибки:
„„ ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении;
„„ нарушение специфики употребления деепричастных оборотов;
„„ ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
Морфологические ошибки:
„„ согласование определений;
„„ ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных;
„„ ошибки при употреблении количественных имен числительных.­
Лексические ошибки:
„„ неправильное использование слов и терминов;
„„ неуместное или неправильное употребление иностранных
слов;
„„ плеоназмы;
„„ тавтология;
„„ в употреблении слов-паронимов;
7
в употреблении слов-синонимов;
сочетаемость слов.
Стилистические помехи:
„„ искусственное удлинение речи;
„„ употребление архаизмов.
Технические помехи:
„„ употребление прописных и строчных букв;
„„ полные и сокращенные названия;
„„ оформление дат и чисел в документах.
„„
„„
Тема 5. Организация работы с документами
Организация документооборота в учреждении.
Прием и первичная обработка документов. Входящие, исходящие,
внутренние документы. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Регистрация документов. Контроль исполнения документов. Информационно-справочная работа. Отправка
документов. Формирование дел. Рекомендации по совершенствованию
делопроизводства.
Архив учреждения.
Тема 6. Системы и методы хранения документов
Суть и основные требования к системам хранения документов.
Централи­зованная и децентрализованная системы хранения, их
преимущества и недос­татки.
Методы классификации документов:
„„ общий алфавитный метод;
„„ тематический метод;
„„ географический метод;
„„ порядковый метод;
„„ метод обратного порядка;
„„ десятичный метод;
„„ алфавитно-порядковый метод.
Поисковые карты, их применение, преимущества.
Система хранения бумаг: вертикальная, горизонтальная, другие
системы. Временное изъятие дел из хранения.
Система слежения.
Общие правила хранения документов.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
50
Размер файла
3 865 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа