close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина

код для вставкиСкачать
Б
А
К
А
Л
А
В
Р
И
О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
В ОРГАНИЗАЦИИ
Рекомендовано УМО по образованию
в области статистики и антикризисного управления
в качестве учебного пособия для студентов вузов,
обучающихся по специальности
«Антикризисное управление»
и другим экономическим специальностям
Второе издание, стереотипное
КНОРУС • МОСКВА • 2013
А
Т
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
С59
Рецензенты:
О.П. Мамченко, заведующая кафедрой информационных систем в экономике
ГОУ ВПО «Алтайский государственный университет», д-р экон. наук, проф.,
С.В. Лобова, начальник информационно-аналитического управления аппарата
Алтайского краевого законодательного собрания, д-р экон. наук, проф.
С59
Соколова О.Н.
Документационное обеспечение управления в организации : учебное
пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. — 2-е изд., стер. — М. : КНОРУС,
2013. — 160 с. — (Бакалавриат).
ISBN 978-5-406-02668-7
Основано на изучении и обобщении существующей теории и практики работы
с документами с учетом требований действующего законодательства и нормативнометодических актов. Посвящено вопросам документационного обеспечения
управления в организации. Основное внимание уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ
Р 6.30—2003.
Соответствует Федеральному государственному образовательному стандарту
высшего профессионального образования третьего поколения.
Для студентов бакалавриата всех профилей по направлениям подготовки «Менеджмент», «Экономика», «Государственное и муниципальное управление», «Бизнесинформатика». Будет полезно специалистам всех экономических и управленческих
специальностей, работникам аппарата управления организации.
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
Соколова Ольга Николаевна
Акимочкина Татьяна Алексеевна
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ
Сертификат соответствия № POCC RU. AE51. H 16208 от 04.06.2012 г.
Изд. № 4942. Подписано в печать 29.08.2012. Формат 60×90/16.
Гарнитура «PetersburgC». Печать офсетная.
Усл. печ. л. 10,0. Уч. изд. л. 6,1. Тираж 1000 экз. Заказ №
ООО «КноРус».
127015, Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 1.
Тел.: (495) 741-46-28.
E mail: office@knorus.ru http://www.knorus.ru
Отпечатано в ГУП МО «Коломенская типография».
140400, Московская обл., г. Коломна, ул. III Интернационала, 2а.
Тел.: 8 (496) 618-69-33, 618-60-16. E-mail: bab40@yandex.ru.
ISBN 978-5-406-02668-7
© Соколова О.Н., Акимочкина Т.А., 2013
© ООО «КноРус», 2013
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ...............................................................................................................................4
Содержание курса ................................................................................................................5
Тема 1. Сущность документационного обеспечения
управления (делопроизводства)
1.1. Основные понятия и определения ............................................................................9
1.2. Классификация документов ...................................................................................13
1.3. Составные части делопроизводства.......................................................................16
Тема 2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
2.1. Унификация и стандартизация. Состав и правила оформления реквизитов ...........18
2.1.1. Реквизиты заголовочной части документа ....................................................20
2.1.2. Реквизиты содержательной части документа................................................25
2.1.3. Реквизиты оформляющей части документа ..................................................29
2.2. Бланки документов предприятия ............................................................................34
Тема 3. Организационно-распорядительные, информационно-справочные
документы, документация по личному составу
3.1. Распорядительные документы ...............................................................................36
3.2. Организационные документы .................................................................................39
3.3. Протоколы..............................................................................................................41
3.4. Информационно-справочные документы ...............................................................43
3.5. Документация по личному составу .........................................................................49
Тема 4. Типичные ошибки в языке и стиле документов
4.1. Язык и стиль служебных документов ......................................................................53
4.2. Структурные, синтаксические, морфологические, лексические,
стилистические, технические ошибки и помехи......................................................53
Тема 5. Организация работы с документами
5.1. Прием и первичная обработка документов .............................................................63
5.2. Предварительное рассмотрение, распределение и регистрация
поступивших документов .......................................................................................64
5.3. Контроль исполнения документов ..........................................................................67
5.4. Информационно-справочная работа ......................................................................69
5.5. Отправка документов .............................................................................................71
5.6. Формирование дел ................................................................................................72
5.7. Рекомендации по совершенствованию делопроизводства.....................................74
Тема 6. Системы и методы хранения документов
6.1. Суть и основные требования к системам хранения документов ..............................75
6.2. Методы классификации и правила хранения документов .......................................76
Планы проведения семинарско-практических занятий ..................................................81
Краткий словарь терминов ................................................................................................87
Рекомендуемая литература.............................................................................................101
Приложения ......................................................................................................................103
3
ВВЕДЕНИЕ
Пособие «Документационное обеспечение управления в организации»
содержит теоретический и методический материал по двум неразрывно связанным компонентам механизма управления: 1) собственно документы; 2) весь
обслуживающий их делопроизводственный технологический цикл, включая
оформление, движение документов, конт роль исполнения и поисковосправочный аппарат; развернутые характеристики основных нормативов в этой
области; ГОСТы, классификаторы, необходимые управленческому персоналу
для правильной и оперативной ориентировки и нахождения справочной информации, и т.д.
Данный курс является логическим продолжением и конкретизацией
основных положений курсов по теории управления и менеджмента, в нем
в концентрированной форме представлен комплекс документных методик по
оформлению и реализации управленческих функций, теснейшим образом объединенный с другими элементами управленческого цикла. Предметом изучения
дисциплины является комплекс действий, связанный с освоением структуры,
функций, созданием документов. Рассматриваются принципы и способы документирования, организация документооборота. Объектом изучения является
управленческая документация.
Курс имеет научно-практическое содержание — предполагает чтение проблемных лекций, разбор ситуаций, практические занятия. Его цель:
„ сформировать понимание студентами логически верного и аргументированного документирования управленческой деятельности, осуществления деловой переписки;
„ ознакомить студентов с теоретическими и методологическими основами, нормативно-правовой базой документационного обеспечения
управления;
„ выявить особенности применения технологий создания документов,
использовать их в практической деятельности.
Изучение курса предполагает формирование у студентов следующих
общекультурных (ОК) и профессиональных (ПК) компетенций:
(ОК-6) — умеет логически верно, аргументированно и ясно строить устную
и письменную речь;
(ОК-19) — способен осуществлять деловое общение: публичные выступления, переговоры, проведение совещаний, деловую переписку, электронные
коммуникации;
(ПК-34) — владеет методами и программными средствами обработки
деловой информации, способен взаимодействовать со службами информационных технологий и эффективно использовать корпоративные информационные
системы.
Материал, представленный в данном пособии, апробирован в учебном
процессе при подготовке специалистов экономических и управленческих специальностей вузов.
4
СОДЕРЖАНИЕ КУРСА
Тема 1. Сущность документационного обеспечения
управления (делопроизводства)
Основные понятия и определения: документационное обеспечение
управления (делопроизводство), документирование, документоведение,
документооборот, информация и др. Взгляды различных авторов на
определение документа.
Классификация документов:
„ по способу фиксации информации;
„ содержанию;
„ наименованию;
„ способу изготовления;
„ степени сложности;
„ месту составления;
„ месту назначения;
„ срокам исполнения;
„ происхождению;
„ степени гласности;
„ юридической силе;
„ стадии создания;
„ срокам хранения;
„ характеру информации.
Основные части делопроизводства:
„ система документации;
„ система документирования;
„ организация работы с документами.
Тема 2. Реквизиты управленческих документов
и правила их оформления
Государственные стандарты на документы. Сущность и значение
стандартизации и унификации. ГОСТы, устанавливающие определение,
назначение и состав видов документов, входящих в унифицированную
систему, а также форматы, размеры полей документов, входящих в состав
унифицированной системы, расположение частей и зон документа.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Реквизит, формуляр, типовой формуляр (определения,
5
назначение, оформление). Формуляр-образец документа (расположение реквизитов, соответствующих ему).
Количество и порядок расположения реквизитов. ГОСТ P6.30—2003
и 30 реквизитов, составляющих формуляр-образец. Вид документа и совокупность требований к его изложению и форме.
Текст как главный элемент документа.
Смысловые части или логические элементы текста:
„ введение;
„ доказательство;
„ заключение.
Зависимость количества и расположения логических элементов
текста от управленческой ситуации, вызвавшей создание документа.
Прямой и обратный порядок расположения логических элементов.
Заключения:
„ активные (прямые и косвенные);
„ пассивные (описательные).
Бланки документов. Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Тема 3. Организационно-распорядительные,
информационно-справочные документы,
документация по личному составу
Общая характеристика распорядительных документов.
Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания
(определение, назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения).
Стадии подготовки основных видов распорядительных документов.
Текст распорядительного документа, две его части: констатирующая, распорядительная.
Унифицированные системы организационно-распорядительной
документации.
Организационные документы (общая характеристика).
Уставы, положения, инструкции (определение, назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения).
Протокол как организационно-распорядительный документ (определение, назначение, содержание, порядок составления, применения,
утверждения). Текст протокола, две его части: вводная, основная. Полные и краткие протоколы.
Информационно-справочные документы (общая характеристика).
Справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные
письма, телеграммы, факсы, телефонограммы (определение, назначение,
содержание, порядок составления, применения, утверждения).
6
Инициативные и ответные письма, сопроводительные письма,
письма-приглашения, информационные, рекламные письма, письмаизвещения, письма-подтверждения, письма-напоминания, гарантийные
письма, оферты, рекламации. Электронное письмо.
Унификация делового письма (опыт США, западных стран, России).
Договор (определение, назначение, содержание, порядок составления, применения, утверждения).
Виды договоров: купли-продажи, дарения, поставки, подряда и др.
Формуляр типового договора.
Документация по личному составу (общая характеристика).
Личные дела, заявления, приказы по личному составу, трудовые
книжки, автобиографии, трудовые соглашения (контракты) (определение, назначение, содержание, порядок составления, применения,
утверждения).
Тема 4. Типичные ошибки в языке и стиле
деловой документации
Язык и стиль служебных документов. Особенности официальноделового стиля.
Типичные ошибки в языке и стиле.
Структурные ошибки.
Синтаксические ошибки:
„ ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении;
„ нарушение специфики употребления деепричастных оборотов;
„ ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
Морфологические ошибки:
„ согласование определений;
„ ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных;
„ ошибки при употреблении количественных имен числительных.
Лексические ошибки:
„ неправильное использование слов и терминов;
„ неуместное или неправильное употребление иностранных
слов;
„ плеоназмы;
„ тавтология;
„ в употреблении слов-паронимов;
7
употреблении слов-синонимов;
сочетаемость слов.
Стилистические помехи:
„ искусственное удлинение речи;
„ употребление архаизмов.
Технические помехи:
„ употребление прописных и строчных букв;
„ полные и сокращенные названия;
„ оформление дат и чисел в документах.
„
„
Тема 5. Организация работы с документами
Организация документооборота в учреждении.
Прием и первичная обработка документов. Входящие, исходящие,
внутренние документы. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Регистрация документов. Контроль исполнения документов. Информационно-справочная работа. Отправка
документов. Формирование дел. Рекомендации по совершенствованию
делопроизводства.
Архив учреждения.
Тема 6. Системы и методы хранения документов
Суть и основные требования к системам хранения документов.
Централизованная и децентрализованная системы хранения, их
преимущества и недостатки.
Методы классификации документов:
„ общий алфавитный метод;
„ тематический метод;
„ географический метод;
„ порядковый метод;
„ метод обратного порядка;
„ десятичный метод;
„ алфавитно-порядковый метод.
Поисковые карты, их применение, преимущества.
Система хранения бумаг: вертикальная, горизонтальная, другие
системы. Временное изъятие дел из хранения.
Система слежения.
Общие правила хранения документов.
Документ
Категория
Типовые договоры
Просмотров
219
Размер файла
185 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа