close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

Отдел управления проектами: - pa

код для вставкиСкачать
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Отдел управления проектами:
предпосылки для создания
в организации и примерная структура*
Предположим, что в вашей компании успешно внедрена СЭД. Но в ближайшем будущем планируется внедрение других информационных систем
(например, ERP, CRM), запуск корпоративного портала компании или
вообще запланирована целая программа по информатизации компании.
Как управлять этими проектами? Точечный подход будет уже неэффективен, т. к. решение однотипных вопросов индивидуально по каждому проекту будет отнимать много времени, не говоря уже о дублировании решений. В этой статье мы рассмотрим вопрос создания в
компании структурного подразделения, которое выполняло бы две основные функции: развитие методологии по управлению проектами и
непосредственное управление проектами – а также перечислим обязанности сотрудников такого отдела и требования к их квалификации.
Структура подразделения
по управлению проектами*
Школа заказчика
Н.В. Артонкина,
координатор
программы проектов
ИТ-компании
© Н.В. Артонкина, 2013
32
Итак, руководство компании приняло решение о создании отдела управления проектами.
Какова его структура? Поскольку двумя основными функциями отдела будут развитие методологии по управлению проектами и непосредственно управление проектами, то в отделе
кроме руководителей и администраторов проектов (в компетенции которых должно находиться непосредственно управление проектами) должны также быть и сотрудники, отвечающие
за методологию проектного управления. На перспективу развития отдела можно включить в его структуру специалиста по
информационным системам управления проектами (ИСУП).
В штатных структурах крупных компаний может быть создано
несколько проектных офисов, чьи зоны компетенции разделены в соответствии с типами курируемых ими проектов, например: ИТ-проекты, организационные проекты и т. д.
Таким образом, предлагаемая структура подразделения
выглядит следующим образом:
* Продолжение. Начало см.: Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 11–12; 2013. № 1–3.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
Школа заказчика
Руководитель отдела
Руководители
проектов
Администраторы
проектов
Методолог
по управлению
проектами
Специалист
по ИСУП
Отдел управления проектами
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Структура подразделения по управлению проектами
Экспертом в области управления проектами Ильиной О.Н.
было проведено исследование 29 российских компаний, которые
осуществляли внедрение корпоративной системы управления
проектами (КСУП). Проведенное исследование показало, что
в подавляющем большинстве в качестве методологической
основы КСУП используется стандарт PMBOK*. Поэтому и мы
будем отталкиваться от методологии PMI.
В методологии PMI подразделение (отдел) по работе с
проектами носит название «офис управления проектами». Согласно PMI, офис управления проектами (Project management
office, PMO) – это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов**.
В PMBОK выделены следующие основные функции PMO:
● определение и разработка методологии, наилучших
практик и стандартов управления проектами;
● клиринговые услуги*** и управление принципами, процедурами, шаблонами проекта и другой общей документацией;
● осуществление централизованного конфигурационного
менеджмента для всех проектов РМО;
● создание централизованного репозитория и управление
общими и уникальными рисками для всех проектов;
● организация центрального офиса для руководства и
управления инструментами проекта (например, общее
для предприятия программное обеспечение для управления проектами);
● централизованная координация коммуникаций между
различными проектами;
* Ильина О.М. Методология управления проектами. М.: ИНФРА-М, 2011.
** Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK).
Четвертое издание. 2008. Project Management Institute, Four Campus Boulevard,
Newton Square, PA 19073-3299 USA/США.
*** Клиринг (англ. clearing, от clear – очищать, вносить ясность) – система безналичных расчетов, основанная на зачете взаимных требований и обязательств.
document@mcfr.ru
33
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
●
●
●
создание обучающей платформы для менеджеров проектов;
осуществление централизованного мониторинга всех
бюджетов и графиков проектов РМО, обычно на уровне предприятия;
координация общих стандартов качества проектов
между менеджером проекта и любым внешним или
внутренним сотрудником, отвечающим за качество, или
организацией, следящей за соблюдением стандартов*.
Обязанности руководителя отдела
по управлению проектами
Школа заказчика
У руководителя отдела управления проектами в предлагаемой
структуре отдела широкий перечень обязанностей. Перечислим их:
● формирование, внедрение и постоянное совершенствование методологии управления проектами в компании;
● создание процесса рассмотрения проектных инициатив
(не любая инициатива может трансформироваться в
проект) и управление этим процессом;
● обеспечение реализации проектных инициатив;
● обеспечение процедур регулярной отчетности по проектам;
● обеспечение процедур обучения сотрудников компании
процессам управления проектами, работе с ИСУП;
● аттестация профессионального уровня сотрудников
отдела и предоставление отчетов по факту проведенной
аттестации;
● определение требований к профессиональным качествам
и компетенциям сотрудников отдела;
● непосредственное участие в наборе персонала, оценке
навыков;
● планирование загрузки и распределения ресурсов;
● разработка и поддержание в актуальном состоянии
системы мотивации сотрудников отдела;
● организация взаимодействия с другими подразделениями, участие в разрешении конфликтных ситуаций.
Что касается требований к квалификации, то, на наш взгляд,
помимо глубоких знаний и практического опыта в сфере управления проектами, руководитель соответствующего отдела должен обладать и сильными управленческими навыками.
В приложении 1 приведен вариант положения об отделе
управления проектами.
* Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK).
Четвертое издание. 2008. Project Management Institute, Four Campus Boulevard,
Newton Square, PA 19073-3299 USA/США.
34
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
Школа заказчика
Обращаем ваше внимание на то, что в положении закреплены два важных момента:
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
1. Руководитель отдела имеет право требовать и получать
от других структурных подразделений компании необходимые
документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим
в компетенцию отдела управления проектами.
2. Руководитель отдела имеет право при решении вопросов, связанных с поручениями руководства, привлекать к
совместной работе сотрудников других подразделений компании.
Реализация проектов не может происходить исключительно в пределах отдела управления проектами: в нее должны быть
вовлечены сотрудники других структурных подразделений
компании. Нормы, зафиксированные перечисленными пунктами, дают руководителю отдела управления проектами право
привлекать к работе сотрудников подразделений, которые не
находятся в его подчинении. Это убережет от возможных споров и ненужных трений в ходе реализации проекта.
Конечно, эти нормы можно предусмотреть в Уставе проекта, но, как показывает практика, внутренний нормативный
акт компании более эффективен в таких случаях.
Функции руководителя проекта (проектов)
Что касается обязанностей руководителя проекта (проектов),
то ключевыми можно определить следующие:
● организация работ на старте проекта и координация
работ в ходе его выполнения;
● формирование плана работ;
● руководство проектной командой, отслеживание сроков,
трудозатрат, бюджетирование;
● взаимодействие с заказчиками в рамках проектов;
● проведение обследования предметной области, разработка и согласование проектной и рабочей документации;
● предоставление руководству оперативной информации
о ходе проекта.
Требования к квалификации:
● опыт управления проектами;
● знание предметной области (для проектов внедрения
СЭД – документооборот, архивное дело);
● профессиональные знания технологий создания информационных систем;
● владение методикой обследования и анализа предметной области‚ управления требованиями‚ планирования
и ведения проектов‚ знание стандартов разработки и
document@mcfr.ru
35
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
оформления документации на всех фазах жизненного
цикла информационной системы;
● знание особенностей и опыт финансового сопровождения проекта (работа с договорами‚ управление бюджетом проекта‚ ведение протоколов и т. д.).
В приложении 2 приведен примерный образец должностной инструкции руководителя проекта (проектов).
Функции администратора проекта (проектов)
Школа заказчика
Обязанности и требования к квалификации администратора
проекта (проектов) были подробно рассмотрены в нашем журнале ранее*, поэтому здесь мы повторяться не будем, а перечислим основные из них:
● организация и ведение внешнего и внутреннего проектного документооборота;
● подготовка отчетной документации по проекту в необходимых разрезах на основе данных, представленных
членами проектной команды;
● поддержка в актуальном состоянии плана-графика работ
по проекту;
● поддержка работы коллегиальных органов проекта (организация совещаний, формирование повестки, протоколирование совещаний);
● своевременное информирование участников проектов
об изменениях в проектном плане и документации;
● ведение библиотеки проекта, поддержание ее в актуальном состоянии, контроль полноты предоставления
в ней всей проектной документации;
● консультирование проектных команд в части методологии управления проектами;
● подготовка документов для заключения договоров с
заказчиками и подрядчиками, а также документов по
исполнению договоров;
● ведение бюджета проекта (актуализация бюджета проекта, планирование движения денежных средств).
Требования к квалификации:
● знание методологии управления проектами PMI** (требуется знание именно той проектной методологии, на
которой в компании построено все проектное управление);
* Артонкина Н.В. Функции администратора проекта // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2013. № 3. С. 36-42.
** PMI (англ. Project Management Institute – Институт управления проектами) –
международный некоммерческий институт управления проектами, разработавший набор признанных на международном уровне стандартов по управлению
проектами, программами, портфелями проектов и развитию компетенций менеджеров проектов и программ.
36
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
●
●
Школа заказчика
●
знание MS Project на уровне опытного пользователя
(основной инструмент в планировании проектов);
знание нормативных документов по делопроизводству
и архивному делу (администратор проекта ведет переписку, протоколирует совещания, по окончании проекта формирует архив);
знание ГОСТов серии 34 (администратор проекта осуществляет проверку правильности оформления проектной документации);
базовые знания бухгалтерского и управленческого учета.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
●
Методолог по управлению проектами
Этот специалист будет очень полезен на этапе внедрения КСУП,
а затем для дальнейшего ее сопровождения. Кроме того, тесное
взаимодействие с руководителями и администраторами проектов позволяет построить в компании не теоретическую КСУП,
а учитывающую реальные потребности, помогающую в разрешении существующих проблем.
Ниже приведен перечень основных обязанностей и требований к квалификации методолога по управлению проектами:
● разработка и актуализация корпоративных регламентов
и методологий по управлению проектами, портфелями,
программами в части управления сроками, ресурсами,
рисками;
● разработка шаблонов документов по проектному управлению;
● проведение аудита исполнения проектной методологии
в компании, планирование и проведение корректирующих мероприятий;
● консультирование сотрудников по вопросам осуществления проектной деятельности, вопросам соответствия
проектных документов требованиям нормативных документов компании по управлению проектами, включая
разработку учебных материалов для проведения обучения по проектному управлению;
● ведение базы знаний по проектам;
● внедрение корпоративной системы управления проектами;
● формирование бизнес-требований к информационной
системе управления проектами;
● внедрение информационной системы управления проектами.
Требования к квалификации:
● практический опыт внедрения КСУП: опыт разработки
и внедрения регламентов, методологий, процедур в области проектного управления;
document@mcfr.ru
37
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
знание методологий управления проектами (PMI/IPMA
в зависимости от используемой в компании методологии);
● знание методологии управления программами и портфелями;
● дополнительное образование в области управления
проектами, управления программами и портфелями
проектов;
● знание MS Project Professional и одной из информационных систем управления проектами.
На основе приведенной в приложении 2 должностной
инструкции руководителя проектов можно составить должностную инструкцию методолога по управлению проектами,
переработав ее в соответствии с функциями и квалификационными требованиями методолога по управлению проектами и
специалиста по ИСУП, о котором речь пойдет далее.
●
На заметку!
Информационные системы
управления проектами
являются инструментом
для отслеживания временных рамок проектов, а также
трудовых, материальнотехнических и финансовых
ресурсов проектов.
Специалист по ИСУП
Школа заказчика
Наличие этого специалиста в отделе управления проектами не
является обязательным – он может быть включен в структуру
ИТ-отдела компании. Зачем нужен такой специалист? Как показывает практика, после успешного внедрения КСУП руководство компании постепенно приходит к тому, что нужен
информационный ресурс по управлению проектами, либо внедрение ИСУП может быть запланировано вторым шагом после
внедрения КСУП. В этом случае в игру вступает специалист по
ИСУП. После непосредственного выбора информационной
системы управления проектами ее требуется внедрить, а затем
осуществлять поддержку. Специалист по ИСУП проводит работы по развертыванию системы, настройке; пишет инструкции
для пользователей, обучает их работе в системе и т. д. Ниже
приведено примерное описание обязанностей и квалификационных требований к этому специалисту.
Обязанности:
● развертывание и сопровождение MS SharePoint/MS
Project Server 2007/2010/Primavera (в зависимости от
используемой информационной системы управления);
● выполнение работ по установке и настройке сервиса;
● подготовка инструкций пользователей;
● обучение пользователей работе с ИСУП;
● поддержка ИСУП (добавление пользователей, настройка представлений, перенос библиотек, корректировка
календарных планов).
Требования к квалификации:
● участие в проектах внедрения систем управления проектами;
38
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
●
опыт настройки и администрирования MS SharePoint/
MS Project Server 2007/2010/Primavera (в зависимости
от используемой информационной системы управления);
навыки написания инструкции пользователя, руководства по администрированию системы, технического
задания и т. д.
Школа заказчика
●
Сертификация по управлению проектами
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Как мы уже упоминали выше, наиболее распространенной методологией управления проектами в российских компаниях
является методология PMI (Project Management Institute). Поэтому в первую очередь рассмотрим сертификацию PMI.
Например, для того чтобы быть допущенным к экзамену на
степень PMP*, специалисту с высшим образованием требуется:
1. Не менее 35 часов обучения управлению проектами
(засчитываются только те учебные курсы и мероприятия,
которые зарегистрированы в PMI как дающие необходимые
часы).
2. Не менее 36 месяцев опыта работы по управлению
проектами (необходимо набрать 4500 часов работы по управлению проектами в течение 36 месяцев. Учитывается опыт
работы в роли руководителя проекта, спонсора проекта,
руководителя рабочей группы или другого участника проектной команды).
Только при соблюдении двух перечисленных условий специалист может подать заявку на сдачу экзамена PMP.
Сертификационный экзамен проходит в форме тестирования по следующим областям знаний:
● общие вопросы управления проектами;
● управление интеграцией проекта;
● управление содержанием проекта;
● управление расписанием проекта;
● управление стоимостью проекта;
● управление качеством проекта;
● управление человеческими ресурсами проекта;
● управление рисками проекта;
● управление поставками проекта;
● управление документацией проекта;
● управление взаимодействием в проекте.
* Сертификация на степень PMP (Project Management Professional) – это степень
в области управления проектами, доступная для специалистов из отдельных
отраслей, получение которой дает возможность стать членом самого крупного
и престижного сообщества сертифицированных специалистов в области управления проектами.
document@mcfr.ru
39
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Школа заказчика
Методология IPMA* менее распространена в нашей стране, однако она также используется.
Сертификация IPMA основана на международных требованиях к компетентности специалистов по управлению проектами (International Competence Baseline, ICB). Сертификационная программа IPMA включает в себя четыре уровня:
1. Сертифицированный директор программ или проектов (уровень А).
Сертифицированный директор программ или проектов
должен:
● быть способным управлять всеми проектами компании,
проектами ее отделения или всеми проектами программы;
● иметь минимум 5-летний опыт управления комплексными проектами и программами, из которых кандидат
не менее 3 лет был ответственен за руководство, координацию и управление портфелем проектов;
● уметь осуществлять руководство координацией и контролем всех проектов компании или ее отделения;
● иметь портфель конкретных стратегических предложений по общему управлению в компании;
● принимать участие в подготовке персонала, задействованного в управлении проектами, и управляющих проектами;
● нести ответственность за реализацию управления проектами, разработку руководящих и нормативных материалов, а также применение основных методов и
средств.
2. Сертифицированный управляющий проектами (уровень В).
Сертифицированный управляющий проектами должен:
● быть способным самостоятельно управлять сложными
проектами;
● иметь минимум 5-летний опыт управления проектами,
из которых не менее 3 лет – в качестве ответственного
за руководство и управление сложными проектами;
● уметь осуществлять руководство координацией и контролем всех проектов компании или ее отделения;
● иметь портфель конкретных стратегических предложений по общему управлению в компании;
● принимать участие в подготовке персонала, задействованного в управлении проектами, и управляющих проектами;
* IPMA (International Project Management Association) – Международная ассоциация по управлению проектами, созданная в 1965 г. как некоммерческая профессиональная организация. Ее основная цель – содействие в развитии, широком распространении и практическом применении методов и средств
управления проектами по всему миру.
40
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
нести ответственность за реализацию управления проектами, разработку руководящих и нормативных материалов, а также применение основных методов и
средств.
3. Сертифицированный профессионал по управлению
проектами (уровень С).
Сертифицированный профессионал по управлению проектами должен:
● быть способным самостоятельно управлять несложными проектами и помогать управляющему сложными
проектами во всех функциональных областях управления проектами;
● иметь минимум 3-летний опыт управления проектами
в качестве руководителя в функциональных областях
несложного проекта;
● нести ответственность за осуществление несложного
проекта;
● управлять небольшими группами персонала по управлению проектом;
● применять методы, средства и инструментарий по
управлению проектами;
● быть способным работать в качестве руководителя группы специалистов, входящей в команду сложного проекта, и нести ответственность за соответствующие параметры проекта.
4. Сертифицированный специалист по управлению проектами (уровень D).
Сертифицированный специалист по управлению проектами должен:
● обладать знаниями во всех областях управления проектами и быть способным применять их в некоторых
областях как специалист;
● обладать широким спектром знаний в управлении проектами и быть способным применять эти знания на
практике;
● быть способным выступать в качестве члена команды
проекта в любой функциональной области по управлению проектами.
Итак, в данной статье были рассмотрены вопросы создания подразделения, отвечающего за реализацию проектов и
формирование проектной методологии в компании, а также
обязанности и требования к квалификации ключевых сотрудников этого подразделения. В следующей статье мы подробнее
осветим вопросы регламентации процессов управления проектами.
document@mcfr.ru
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Школа заказчика
●
41
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Приложение 1
Положение об отделе управления проектами
1. Общие положения
1.1. Отдел управления проектами является структурным подразделением
ООО «Рассвет».
1.2. Отдел создается и ликвидируется генеральным директором ООО «Рассвет».
1.3. Отдел управления проектами подчиняется генеральному директору ООО
«Рассвет».
1.4. Отдел управления проектами возглавляет руководитель проекта. В случае его отсутствия руководство отделом осуществляет специалист, на которого
возложено исполнение обязанностей.
1.5. В своей деятельности отдел управления проектами руководствуется
действующим законодательством РФ, настоящим Положением, другими внутренними нормативными документами компании, приказами и распоряжениями
генерального директора.
2. Структура
2.1. Структура отдела управления проектами.
Руководитель отдела
Руководители
проектов
Администраторы
проектов
Методолог
по управлению
проектами
Специалист
по ИСУП
Отдел управления проектами
Школа заказчика
2.2. Структуру и штатное расписание отдела управления проектами руководитель отдела представляет на утверждение генеральному директору после согласования с руководителем отдела по работе с персоналом.
2.3. Руководитель отдела управления проектами назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора. Другие сотрудники отдела управления проектами назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности приказом генерального директора.
2.4. Обязанности между сотрудниками отдела управления проектами распределяются на основе должностных инструкций, подготовленных руководителем
отдела управления проектами, согласованных с руководителем отдела по работе
с персоналом.
3. Функции
Отдел управления проектами выполняет следующие функции:
3.1. Формирование, внедрение и постоянное совершенствование методологии
управления проектами в компании.
42
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
Школа заказчика
3.2. Создание процесса рассмотрения проектных инициатив и управление
им.
document@mcfr.ru
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
3.3. Обеспечение реализации проектных инициатив.
3.4. Обеспечение процедур обучения сотрудников компании процессам
управления проектами, работе с ИСУП.
3.5. Обеспечение реализации проектов с соответствии с плановыми параметрами.
3.6. Разработка и исполнение ресурсных планов проектов, мониторинг фактического использования ресурсов.
3.7. Формирование предложений по организационной структуре отдела
управления проектами.
3.8. Формирование и исполнение планов и бюджетов по оценке, обучению,
сертификации и развитию персонала.
3.9. Формирование базы знаний и архива проектов.
3.10. Подготовка проектной документации.
3.11. Осуществление нормоконтроля проектной документации.
3.12. Обеспечение соответствия перечня и содержания проектной документации требованиям внутренних нормативных документов компании.
3.13. Создание библиотеки проектных документов и регулярная актуализация
документов в библиотеках проектов.
3.14. Подготовка проектов распорядительных документов по проектам.
3.15. Обеспечение процедур регулярной отчетности по проектам.
4. Права
Сотрудники отдела управления проектами имеют право:
4.1. Требовать и получать от других структурных подразделений компании
необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в
компетенцию отдела управления проектами.
4.2. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела управления проектами, а также по вопросам, не требующим согласования с Генеральным директором.
4.3. Проводить совещания и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию отдела управления проектами.
4.4. При решении вопросов, связанных с поручениями руководства, привлекать к совместной работе сотрудников других подразделений компании.
4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим
в компетенцию отдела управления проектами.
4.6. Организовывать выполнение проектов с заданным качеством в рамках
запланированных бюджетных, временных и ресурсных ограничений при условии
соблюдения требований внутренних нормативных документов компании.
5. Ключевые показатели эффективности
5.1. Показателями эффективности работы отдела управления проектами
являются:
● реализация проектов в соответствии с плановыми параметрами;
● реализация проектов в соответствии с внутренними нормативными документами компании.
43
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
6. Ответственность
Сотрудники отдела управления проектами несут ответственность за:
6.1. Выполнение функций, перечисленных в разделе 3 настоящего Положения.
6.2. Организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки
и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
6.3. Своевременность и качество исполнения поручений генерального директора.
6.4. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразделении, и
соблюдение правил пожарной безопасности.
6.5. Соблюдение сотрудниками подразделения трудовой и производственной
дисциплины.
Приложение 2
Должностная инструкция руководителя проектов
Школа заказчика
1. Общие положения
1.1. Руководитель проектов отдела управления проектами (далее – руководитель проектов) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению руководителя отдела управления проектами.
1.2. Руководитель проектов подчиняется непосредственно руководителю
отдела управления проектами.
1.3. В своей деятельности руководитель проектов руководствуется:
● трудовым законодательством;
● правилами внутреннего трудового распорядка;
● приказами и распоряжениями по компании;
● указаниями вышестоящего непосредственного руководителя;
● настоящей должностной инструкцией;
● внутренними нормативными документами;
● уставом проекта.
1.4. На время отсутствия руководителя проектов его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке сотрудник.
2. Квалификационные требования
2.1. На должность руководителя проектов назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет, стаж работы
в области управления проектами не менее 2 лет.
2.2. Руководитель проектов должен знать:
● стандарты в области управления проектами (PMI PMBOK, ГОСТы серии 34);
● нормативные документы компании по управлению проектами;
● методики оценки экономической эффективности проектов;
● основы финансового менеджмента и работы с договорами;
● основы делопроизводства и документооборота (требование для руководителей проектов по внедрению СЭД);
44
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
Школа заказчика
нормативно-правовые акты по делопроизводству и архивному делу (требование для руководителей проектов по внедрению СЭД);
● правила внутреннего трудового распорядка.
2.3. Руководитель проектов должен обладать:
● навыками работы на ПК (пакет MS Office, включая MS Project);
● опытом управления проектами;
● навыками ведения переговоров;
● навыками разрешения конфликтов.
3. Функции
На руководителя проектов возлагаются следующие функции:
3.1. Осуществление руководства проектами в соответствии с действующей
в компании методологией управления проектами:
3.1.1. Организация подготовки проекта: инициация и планирование.
3.1.2. Организация работ по проекту: обеспечение проекта необходимыми
ресурсами.
3.1.3. Управление проектами: контроль хода проекта и своевременная корректировка в случае отклонений.
3.1.4. Организация завершения проекта: сдача-приемка результатов проекта.
4. Должностные обязанности
Руководитель проектов обязан:
4.1. Соблюдать внутренние нормативные документы компании, регламентирующие проектное управление.
4.2. Формировать рабочую группу проекта, координировать ее работу.
4.3. Уточнять содержание проекта и осуществлять планирование проекта.
4.4. Обеспечивать соблюдение требуемого качества результатов проекта.
4.5. Организовывать работу с подрядчиками и поставщиками по проекту.
4.6. Обеспечивать соблюдение утвержденных сроков выполнения работ по
проекту.
4.7. Обеспечивать соблюдение утвержденного бюджета проекта.
4.8. Обеспечивать соблюдение утвержденного объема проекта.
4.9. Организовывать работу рабочей группы проекта с рисками проекта
(идентификация, качественный и количественный анализ, разработка планов по
реагированию на риски).
4.10. Управлять коммуникациями в проекте.
4.11. Предоставлять регулярные отчеты о ходе выполнения работ на проекте.
4.12. Обеспечивать ведение архива проекта в соответствии с нормативными
документами компании, регламентирующими управление проектами.
4.13. Организовывать разработку документов и управление проектами в соответствии с нормативными документами компании, регламентирующими управление проектами.
4.14. Организовывать и проводить регулярные совещания проектной команды.
4.15. Отслеживать отклонения от плана, вносить корректировки в план и
согласовывать его со всеми участниками проекта.
4.16. Анализировать возможное влияние отклонений в выполненных объемах
работ на ход реализации проекта в целом.
document@mcfr.ru
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
●
45
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Школа заказчика
4.17. Исполнять распоряжения и указания непосредственного руководителя.
4.18. Предоставлять непосредственному руководителю планы работ, информацию и отчеты о проделанной работе, своевременно информировать об отклонениях в работе от установленных требований, а также о проблемах в выполнении обязанностей, которые не могут быть устранены собственными действиями.
5. Права
Руководитель проектов имеет право:
5.1. Вести переписку, организовывать совещания рабочих групп и встречи в
рамках своих должностных обязанностей.
5.2. Участвовать в переговорах с представителями сторонних субподрядных
организаций по проектам.
5.3. Визировать внутренние и направляемые во внешние организации документы в пределах своих полномочий.
5.4. Требовать от участников рабочих групп полного предоставления информации, необходимой для эффективного выполнения возложенных обязанностей.
5.5. Подавать непосредственному руководителю предложения по совершенствованию и развитию деятельности отдела.
5.6. Эскалировать проблемы, возникающие в проекте и находящиеся вне
зоны компетенции руководителя проекта, на соответствующие органы управления проектом.
5.7. Контролировать выполнение плановых заданий и своевременное выполнение отдельных поручений и заданий сотрудниками отдела управления проектами.
5.8. Запрашивать лично или по поручению руководства компании от структурных подразделений и служб материалы, документы или информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5.9. Требовать от руководителей структурных подразделений компании
оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
5.10. Готовить предложения по распределению премиального фонда проекта
между находящимися под его руководством сотрудниками.
6. Ответственность
Руководитель проектов несет ответственность:
6.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, а также
в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
6.2. За невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководителя и генерального директора компании.
6.3. За непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности компании, ее сотрудникам.
6.4. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
6.5. За причинение материального ущерба – в пределах, предусмотренных
действующим трудовым, уголовным, гражданским и административным законодательством РФ.
46
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2013
Документ
Категория
Экономика
Просмотров
1 143
Размер файла
321 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа