close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

?

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

код для вставкиСкачать
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
ПЕРЕВОЗОЧНОГО ПРОЦЕССА
А.А. Орлюк, директор Барыбинского филиала ВНИИУП МПС РФ, канд. эконом. наук.
А.Н. Ефимов, профессор кафедры ЭВМ МГУПС, доктор техн. наук
А.Е. Нартов, инженер
Реформирование железнодорожного транспорта предполагает появление на
рынке транспортных услуг новых субъектов — частных владельцев транспортных
средств, компаний-перевозчиков, экспедиторов, выполняющих новые функции.
Появление этих субъектов, а также ОАО РЖД вместо МПС, совмещающего
функции государственного и хозяйствующего субъекта, неизбежно отразится на
целях, структуре, принципах действия и технических средствах информационных и
управляющих систем железнодорожного транспорта.
Практически все ныне действующие системы созданы на алгоритмической
базе, отражающей технологию перевозочного процесса 60-70-х годов. За
прошедшие десятилетия сменились несколько поколений вычислительной
техники, но формы и правила документооборота в основном остались неизменными.
Дальнейшее развитие информационных систем, теперь уже в ОАО РЖД,
потребует отражения в их алгоритмах новых технологий грузовой и поездной
работы; в формах документов - отношений между новыми участниками процесса
перевозок; в технике документооборота - перехода к безбумажным технологиям и
электронному документообороту.
Работы по созданию систем электронного документооборота уже ведутся. В
конце 80-х годов в ПКТБ АСУЖТ была создана Автоматизированная
информационная система организации перевозок грузов по безбумажной
технологии с использованием электронной накладной (АИС ЭДВ). Она
автоматизирует документооборот между участниками перевозочного процесса за
счет использования электронных документов-сообщений при выполнении таких
операций, как оформление договора перевозки, переадресовка груза, перегрузка,
пересечение границы. Также на основе информации из этих документов АИС ЭДВ
ведет электронное транспортное досье" по грузовым отправкам, базу данных,
работающую в реальном масштабе времени и хранящую информацию о
проводимых с отправками в пути следования технологических операциях. Тем
самым совершенствуется информационная база для разработки и реализации
прикладных проектов, связанных, например, с контролем за соблюдением условий
перевозки, сроков доставки грузов и расчетов за перевозки.
Однако АИС ЭДВ обладает рядом недостатков. Дело в том, что она не
поддерживает современные технологии обработки данных, поэтому прикладным
программам невозможно получить информацию от АИС ЭДВ стандартными
средствами, например SQL-запросами. При реализации проекта в дополнение к
его основным задачам встает трудоемкая проблема реализации взаимосвязи с
АИС ЭДВ. Ее необходимо решать заново для каждого нового проекта.
Кроме того, АИС ЭДВ не представляет некоторые важные функции.
Например, с ее помощью грузоотправитель не может выяснить месторасположение
груза во время перевозки. Система "помнит" только последнюю операцию,
произведенную с отправкой. В АИС ЭДВ не реализована электронная цифровая
подпись,
которая
согласно
современному
законодательству
является
обязательным атрибутом электронных документов.
Решить эти проблемы можно, обратившись к промышленным системам
электронного документооборота - готовым программным продуктам, активно
продвигаемым на рынок фирмами-разработчиками.
Возникает необходимость рассмотреть основные черты электронного
документооборота на примере документов, обеспечивающих процесс перевозки
грузов в настоящее время, и оценить преимущества и недостатки наиболее
известных промышленных систем электронного документооборота (ЭД).
ПРОМЫШЛЕННАЯ СИСТЕМА
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Что же представляет собой такая система? В обобщенную систему
электронного документооборота входят следующие программные модули:
 архива электронных документов. Реализуется на СУБД (система
управления базами данных), файл-серверах или хранилищах собственных
разработок;
 маршрутизации документов. Отвечает за передачу документов между
пользователями. При произвольной маршрутизации каждый получатель сам
решает, кто будет следующим получателем документа, или же может произвольно
изменять первоначальный маршрут документа. Жесткая маршрутизация перемещение документа между пользователями по строго описанному заранее
маршруту;
 поиска, обеспечивающий атрибутивный и полнотекстовый поиск
документов;
 безопасности, обеспечивающий разграничение доступа к документам и
предоставляющий средства шифрования и создания электронной цифровой
подписи;
 инструментальных средств для разработки прикладных задач;
 WEB-доступа.
Особенностью
промышленных
систем
документооборота
является
возможность работы в качестве WEB-сервера для предоставления пользователям
доступа к документам через Internet/ Intranet. Некоторые из них позволяют
использовать WEB-браузер в качестве полноценного клиентского приложения.
Перечисленные средства дают возможность создать единую интегрированную
систему, способную выполнять все необходимые операции с электронными
документами. Внедрение подобной системы на железнодорожном транспорте
решило бы проблему с электронной цифровой подписью в перевозочных
документах, позволило контролировать любую грузовую отправку, в любой момент
получить о ней полную информацию, предоставило базу для решения прикладных
задач, основанную на современных технологиях обработки данных, создать форму
единого "электронного перевозочного документа", постепенно автоматизировать
практически весь документооборот МПС, уменьшить общее количество документов в
отрасли и облегчить работу с ними.
ДОКУМЕНТООБОРОТ ПЕРЕВОЗОЧНОГО ПРОЦЕССА.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ПЕРЕВОЗОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ
Перевозочный процесс сопровождают несколько десятков документов. Их
можно
разделить
на
пять
групп:
организационно-распорядительные,
перевозочные, сопроводительные, акты и служебные.
К организационно-распорядительным можно отнести документы,
инициирующие перевозку, — заявки на перевозку грузов, а также заявления и
распоряжения, от которых так или иначе зависит маршрут и целостность отправки.
Например, распоряжение о перегрузке груза в другой вагон, отцепке вагона,
заявление и распоряжение о переадресации груза и др.
К перевозочным документам относятся накладная, дорожная ведомость, ее
корешок и квитанция о приеме груза. В этих документах отражаются все сведения о
грузе, операциях с отправкой, оплатой, указываются ссылки на смежные документы
(распоряжения, квитанции, акты и т. д.). Накладная и дорожная ведомость
сопровождают отправку на всем пути следования до станции назначения, корешок
дорожной ведомости остается на станции отправления. Квитанция о приеме груза к
перевозке выдается под подпись грузоотправителю, что и является
подтверждением заключения договора на перевозку груза. Перевозочные
документы имеют юридическую силу. Именно их используют при расследовании
несохранных перевозок и других претензий к железной дороге.
Сопроводительные
документы
используются
для
выполнения
дополнительных операций с грузом. Они также подтверждают, что такие операции
выполнены. Под дополнительными операциями понимается таможенный,
санитарный, ветеринарный контроль и т. д. Соответственно, состав
сопроводительных документов зависит от самого груза, характера и вида перевозок.
К ним можно отнести документ о качестве скоропортящихся грузов, ветеринарное
свидетельство для перевозки животных и продуктов, аварийный листок для
разрядных грузов, карантинный сертификат. Как правило, создателями этих
документов, сопровождающих груз вплоть до окончания перевозки, являются
сторонние организации.
Акты бывают общей формы, коммерческие, о техническом состоянии вагона,
контейнера; вскрытии вагона, контейнера; повреждении вагона, контейнера,
недосливе цистерн, экспертизы.
К служебным документам можно отнести книгу регистрации извещений, в
которой подтверждаются факты извещения грузополучателя о подаче вагонов под
погрузку и грузоотправителя о прибытии груза.
Документом, инициирующим грузоперевозку, является заявка на перевозку
груза, составляемая грузоотправителем и предъявляемая в управление дороги.
По результатам согласования заявки в управлении дороги выносится решение принять заявку к исполнению или отклонить в случае, если невозможно
осуществить данную перевозку. Далее, в "соответствии с заявкой,
грузоотправитель заполняет перевозочные документы и предъявляет их на
станцию отправления, где определяется точная дата начала погрузки,
составляется и ведется учетная карточка обеспечения заявки на перевозку, о чем
извещается грузоотправитель.
По окончании погрузки товарный кассир станции выдает грузоотправителю
квитанцию о приеме груза. Корешок дорожной ведомости остается в делах
станции, а накладная, дорожная ведомость и вагонные листы, заполненные
приемосдатчиками, отправляются вместе с грузом. К ним также прилагаются
сопроводительные документы. На промежуточных станциях в перевозочных
документах проставляются календарные штемпели о проследовании, отмечаются
операции, выполняемые с грузом, даются ссылки на соответствующие операциям
документы. Грузополучателя извещают о прибытии груза по окончании перевозки.
Извещение регистрируется. В перевозочных документах делаются отметки об
окончании перевозки, раскредитовании груза, указываются данные о
грузополучателе и доверенности на получение груза. Дорожная ведомость
остается на станции назначения, а накладная у грузополучателя. Схема
документооборота перевозочного процесса представлена на рисунке.
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ
Документы, участвующие в перевозочном процессе, хорошо формализованы
и структурированы. Практически все они имеют стандартный бланк. Этот факт
позволяет системе электронного документооборота представлять большинство
документов, тесно связанных с перевозочным процессом, в виде таблиц
реляционных баз данных. Такими документами легко управлять, их легче
защитить, из них удобно извлекать информацию. Это свойство будет полезно при
передаче данных перевозочных документов в АСУЖТ. Однако ввиду того, что на
данный момент стандарты обмена электронными документами между
организациями отсутствуют, некоторое количество документов, предоставляемых
сторонними
организациями,
могут
"вливаться"
в
документооборот
исключительно в бумажном виде. Кроме того, не все документы целесообразно
представлять в виде таблиц. Например, с организационно-распорядительными
документами и актами удобнее работать как с текстовыми документами.
Маршруты движения этих документов отлажены и практически неизменны.
Это обстоятельство позволяет заложить в систему документооборота жесткую
неизменную логику передачи документов от пользователя к пользователю и
избежать затрат на модули маршрутизации. Однако необходимо иметь в виду,
что в таком случае изменение маршрутов движения документов (в силу каких-либо
причин) повлечет за собой необходимость изменения системы документооборота
на программном уровне.
Итак, "электронный перевозочный документ" может быть составным и
представлять собой некий "конверт", содержащий перевозочные документы в
виде таблиц базы данных, акты, распорядительные документы в виде текстовых
файлов, электронные образы сопроводительных и других документов,
предоставляемых в бумажном виде.
Каждый из компонентов такого документа должен иметь необходимые
электронные цифровые подписи.
Таким образом, учитывая все вышесказанное, а также территориально
распределенный характер работы с перевозочными документами, промышленная
система электронного документооборота должна иметь возможность совместной
работы нескольких удаленных серверов, которые обменивались бы между собой
электронными документами. Иначе говоря, система должна быть легко
масштабируема; обеспечивать работу с документами, представленными в
различных форматах; уметь работать с составными документами и
реляционными СУБД, либо иметь собственный способ хранения данных
(аналогично системе Lotus); обладать средствами жесткой маршрутизации
документов, криптографической защиты, разграничения доступа, иметь
интерфейсы собственной разработки или уже готовые для взаимодействия со
смежными программами.
ПРОМЫШЛЕННЫЕ СИСТЕМЫ,
ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Обратившись к системам документооборота, имеющимся на рынке, можно
выделить среди них несколько основных групп.
Первая - системы, направленные на создание общекорпоративной
информационной среды, так называемые EDM-системы (Electronic Document
Management). Они могут организовать территориально распределенное
хранилище документов и служить стандартным средством создания и обмена
документами в организации. Как правило, такие системы не имеют средств жесткой
маршрутизации документов и какого-либо собственного формата представления
данных, но могут хранить файлы любого формата и работать с реляционными
СУБД. К этой группе можно отнести такие системы, как Effect Office, Lotus Notes/
Domino/Domino.Doc, Hummingbird DOCS Open.
Вторая — системы управления потоками работ (workflow-системы). В отличие
от предыдущей группы они используются прежде всего для жесткой
маршрутизации не только документов, но и любой другой необходимой
информации. Такие системы имеют графические средства для описания маршрута
движения информации между пользователями в виде блок-схемы. Маршруты
могут быть сложными, содержать распараллеливания, условия и циклы. Эти
средства позволяют настроить такую систему на технологию обработки информации,
принятую на предприятии, с минимумом затрат на программирование, а в случае
изменения технологии быстро адаптировать систему. Workflow-системы, как
правило, не могут самостоятельно хранить внешние документы. Примером такой
системы являются Staffware Workflow, Lotus Domino Workflow (расширяет
возможности Lotus Notes/Domino).
Третья — продукты, объединяющие в себе возможности систем первых двух
групп. К ним относятся Documentum, Filenet Panagon.
Четвертая — системы автоматизации делопроизводства и документооборота
управления. Документы, с которыми работают такие системы, -это договоры,
заявления, распоряжения и т. п. Системы, представленные в этой группе, - самые
распространенные на отечественном рынке. Они выполняют функции, необходимые
для
автоматизации
"традиционного
отечественного
делопроизводства",
отличительной особенностью которого является централизованный контроль над
документами.
Системы автоматизации делопроизводства ведут карточки документов, в
которых регистрируются все действия, совершаемые над документами, позволяют
контролировать исполнительскую дисциплину, поддерживают жизненный цикл
документа (регистрация, согласование, подписание, исполнение, хранение,
уничтожение). К этой группе относятся БОСС-Референт, CompanyMedia
(расширяет возможности Lotus Notes/Domino), Landocs, Дело-96.
Решений для автоматизации документооборота перевозочного процесса
может быть несколько. Это могла бы быть доработка какой-либо системы из первой
группы, например, Lotus Notes/Domino. В пользу этого решения - возможность
работы сервера Lotus Domino под управлением большого числа различных
операционных систем, в том числе OS/390, легкость масштабирования, одна из
лучших систем безопасности среди подобных программных продуктов. Недостатком
такого подхода является необходимость создания специфического программного
обеспечения для Lotus Notes, что требует дополнительного обучения разработчиков
специфическим средствам разработки.
Возможно также решение в виде интеграции систем из первых двух групп,
например Staffware и DOCS Open. Однако такое решение может оказаться сложным
в реализации и более дорогим по сравнению с другими вариантами.
Наиболее полно представленным требованиям удовлетворяют системы из
третьей группы, например Documentum. Documentum работает с составными
документами, имеет средства маршрутизации,
масштабируется,
тесно
интегрирован с Microsoft Visual Studio - средством разработки, фактически
ставшим промышленным стандартом. Работает с большим числом СУБД, в том
числе DB2. К недостаткам Documentum можно отнести то, что серверная часть не
реализована для OS/390.
Итак, проведенный анализ промышленных систем ЭД позволяет выделить
множество уже реализованных функций, которые будут необходимы для будущей
системы ЭД. Необходимость же реализации функций, специфичных именно для
железнодорожного транспорта, дает основания утверждать, что любая, взятая
за основу, промышленная система потребует доработки. Следует иметь в виду,
что масштаб и стоимость работ для создания системы ЭД сетевого уровня будут
соизмеримы с затратами и длительностью создания систем АСОУП и ДИСПАРК.
Приступать к разработке такой системы можно будет лишь после того, как в
новых условиях определится номенклатура, формы документов и правила
документооборота. Имело бы смысл привлечь к финансированию создания нового
поколения информационных систем инвесторов из числа "новых" участников
перевозочного процесса.
«Автоматика, связь, информатика», №11 2002г.
Документ
Категория
Компьютеры, Программирование
Просмотров
333
Размер файла
77 Кб
Теги
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа